JP4324060B2 - 文書管理システム及びその方法と文書管理装置及び当該装置の制御方法 - Google Patents

Description

本発明は、文書の管理及び印刷を行う文書管理システム及びその方法と文書管理装置及び当該装置の制御方法に関するものである。

ＬＡＮを介して文書を読み取り可能なデバイスと、文書を管理するサーバ、プリンタ及びそれらを利用するためのＰＣ等のクライアントとが接続された文書管理システムが、オフィスなどで構築されている。このような文書管理システムにおいて、クライアントから文書の印刷を指示する場合、各種印刷項目を設定するための印刷設定画面をクライアントで表示し、その画面を見ながら各種印刷項目を設定している。このような印刷設定画面では、各設定項目が画一的に配置されており、使用者により、或はフォルダが文書を含むか、或は文書の内容等の種々の要件の違いにより、印刷設定画面のレイアウトを変更する機能は提供されていなかった。

また印刷設定画面の各設定項目を、使用者ごとに表示するか、表示しないかを保存しておき、各使用者ごとに表示する設定項目を制限する例として特許文献１がある。
特開２００２−１３３３９２号公報

これに対して、印刷設定画面を表示する際に、文書ごと、文書が登録されているフォルダごと、或は文書のワークフローのプロセスごとに、印刷設定画面の表示形態を変更することにより、より使用者の作業効率の向上を図った文書管理システムの出現が望まれていた。

本発明は上記問題点に鑑みてなされたもので、文書の印刷設定画面を表示する際に、文書ごと或は文書が登録されているフォルダごとに設定項目及び印刷設定画面の表示設定情報を記憶しておき、設定項目の追加・変更に応じて印刷設定画面の表示を変更するとともに、文書がフォルダ間或いは記憶領域間で移動されたときに、その移動先のフォルダ或いは記憶領域の表示設定に応じて、その移動された文書の印刷設定画面が表示される文書管理システム及びその方法と文書管理装置及び当該装置の制御方法を提供することを目的としている。

本発明の一態様に係る文書管理システムは以下のような構成を備える。即ち、
データベースに文書を登録して管理する文書管理システムであって、
文書或は当該文書を含むフォルダごとに、前記文書を印刷する印刷設定画面の複数の設定項目の設定情報を保存する設定情報記憶手段と、
前記印刷設定画面の表示設定情報を記憶する表示設定記憶手段と、
前記設定情報記憶手段に記憶されている設定項目の変更或は追加が指示されると、前記印刷設定画面の表示変更情報を記憶する表示設定変更記憶手段と、
文書の印刷が指示されると、前記設定情報記憶手段の設定情報と前記表示変更情報とに基づいて前記文書の印刷設定画面を表示する印刷設定表示手段と、
フォルダ間で文書を移動するように指示する移動指示手段と、
移動先のフォルダに対応する印刷設定画面の表示設定情報に基づいて、前記移動された文書の印刷設定画面を表示するように制御する印刷設定表示制御手段と、
を有することを特徴とする。

本発明の一態様に係る文書管理方法は以下のような工程を備える。即ち、
データベースに文書を登録して管理する文書管理方法であって、
文書或は当該文書を含むフォルダごとに、前記文書を印刷する印刷設定画面の複数の設定項目の設定情報を保存する設定情報記憶工程と、
前記印刷設定画面の表示設定情報を記憶する表示設定記憶工程と、
前記設定項目の変更或は追加に応じて前記印刷設定画面の表示変更情報を記憶する表示設定変更記憶工程と、
文書の印刷が指示されると、前記設定情報記憶工程で記憶された設定情報と前記表示変更情報とに基づいて前記文書の印刷設定画面を表示する印刷設定表示工程と、
記憶領域間で文書を移動するように指示する移動指示工程と、
移動先の記憶領域に対応する印刷設定画面の表示設定情報に基づいて、前記移動された文書の印刷設定画面を表示するように制御する印刷設定表示制御工程と、
を有することを特徴とする。

本発明によれば、印刷設定画面を表示する際に、文書ごと、文書が登録されているフォルダごとに、印刷設定画面の表示形態を変更して表示するとともに、文書がフォルダ間或いは記憶領域間で移動されたときに、その移動先のフォルダ或いは記憶領域の表示設定情報に応じて、その移動された文書の印刷設定画面を表示することにより、ユーザによる作業効率を向上できる。

以下、添付図面を参照して本発明の好適な実施の形態を詳しく説明する。

図１は、本発明の実施の形態に係る文書管理システムの構成を示す図である。

この文書管理システムは、パーソナルコンピュータのＯＳ上で動作するクライアントサーバ型のアプリケーションにより制御されており、スキャナ等のデバイスや、ＯＳで管理されているファイルから文書を取り込み、文書の管理及び印刷を行うことができる。１０００，１３００はクライアントで、一般のパーソナルコンピュータ等で構成されており、ネットワーク１２００を介してサーバ１１００やプリンタ１３００，１６００と接続されている。これらクライアント１０００，１３００から、この文書管理システムで保存している文書を印刷装置（プリンタ）１５００，１６００を使用して印刷させることもできる。

図２は、本実施の形態に係る文書管理システムのクライアント１０００の機能構成を示す機能ブロック図である。尚、クライアント１３００についてもクライアント１０００と同様の機能構成であるため、その説明を省略する。

＜文書入出力処理部＞
まず、文書の入出力や操作を行う処理部について説明する。

ユーザは、ユーザインターフェース１００１を介して文書管理サーバ１１００に対して文書の登録や、文書管理サーバ１１００からの文書の獲得、或は文書の検索といった操作を行うことができる。ユーザインターフェース１００１を使用して操作された情報はコマンド制御部１００２で解析され、適切な処理が行われる。また必要であれば、文書管理サーバ１１００と通信を行うためのコマンドがここで作成される。デバイス制御部１００３はスキャナ等の、このクライアント１０００に接続されたデバイスを制御しており、デバイスで入力或は読み取られた文書を入力したり受信することができる。文書管理サーバ１１００のＯＳにより保存された文書ファイルは、文書をインポートする形態で、ファイル制御部１００４により入力処理される。またここでは、文書管理サーバ１１００で管理するファイルを、サーバ１１００のＯＳにエクスポートする処理も行われる。外部モジュール通信部１００５は、外部アプリケーションとの通信を行い、文書管理サーバ１１００の文書を外部アプリケーションに渡したり、外部アプリケーションから文書を受け取る処理を行う。例えば、ＭＡＰＩに対応したメーラに文書管理サーバ１１００で管理している文書を渡したりする処理はここで行われる。

印刷制御部１０２０は、それぞれのプリンタ１５００，１６００の機種に依存する情報を管理するプリンタドライバ１０２１，１０２２を有し、これらプリンタドライバ１０２１，１０２２は、この文書管理システムで選択された文書のイメージ情報と、印刷環境設定とを基に、対応するプリンタの機能に準拠した印刷データを生成する。こうして生成された印刷データは、データ格納手段であるプリンタスプーラ（不図示）に格納された後、ネットワーク接続部１０２０を経由してプリンタ１５００（１６００）に送付される。尚、ここでいう印刷データとは、例えばプリンタがプリンタ言語（ＰＤＬ）を理解できる場合のコマンド群であったり、プリンタ側でイメージ処理のみを行うといった場合のイメージデータであったり、プリンタの機能や能力に対応した全てのデータのことを意味することは言うまでもない。また、このプリンタドライバは、プリンタの機種に依存する情報を管理するためプリンタの機種ごとに用意されており、本実施の形態では、プリンタ１５００用のプリンタドライバ１０２１と、プリンタ１６００用のプリンタドライバ１０２２がそれぞれ印刷制御部１０２０に用意されている。

＜クライアントシステム内部処理部＞
次に、クライアント１０００に配置される各種処理部について説明する。

文書管理制御部１００６はクライアントの主要部であり、ユーザインターフェース１００１、デバイス制御部１００３を含む入出力処理部より渡された文書、画像やコマンドに応じて処理を行う。ファイル解析部１００８は、登録された文書が画像として扱うことのできる文書かどうかを判断する。画像として扱える文書であればイメージ文書処理部１０１０によって必要に応じて画像処理が行われ、画像として扱えないコード文書であればコード文書処理部１００９で処理が行われる。文書管理サーバ１１００でコード文書に処理が行われることはあまりないが、コード文書に対するサムネイルの作成処理や、文書属性の取得等は、このコード文書処理部１００９で行われる。また、プレビューイメージ作成動作もイメージ文書処理部１０１０で行われる。

通信制御部１０１１は、文書管理サーバ１１００と通信するための制御を行う。本実施の形態の通信制御部１０１１は、文書管理サーバ１１００の処理に特化した制御のみを行っており、ＴＣＰ／ＩＰ等の通信そのものの制御は、ネットワーク接続部１０１２を使用している。ＸＳＬＴプロセッサ１０３０は、ＸＭＬデータをＸＳＬＴスタイルシート情報を基に別のＸＭＬ文書に変更するアプリケーションである。ＨＴＭＬ１０３１は、ＨＴＭＬ形式のデータをクライアントのユーザインターフェース１００１で表示させるためのアプリケーションである。ＸＳＬパーサ及びＤＯＭアプリケーション（以下、ＸＳＬパーサ）１０３２は、ＸＭＬデータやＸＳＬＴスタイルシートをＤＯＭツリーにメモリ展開してノードの検索、追加、変更を行うアプリケーションである。

表示部１０４０、及びキーボードやマウスなどを含む入力部１０４１は、上述のユーザインターフェース１００１の入出力機能を実現している。

図３は、本実施の形態に係る文書管理システムのサーバ１１００の機能構成を示す機能ブロック図である。

＜文書管理サーバ１１００＞
次に、文書管理サーバ１１００に配置される各種処理部について説明する。

通信制御部１１０１は、クライアントの前述の通信制御部１０１１と通信するための制御を行う。但し、サーバの通信制御部１１０１は、多数のクライアントの通信制御部と同時に通信を行うことが可能になっている。本実施の形態の通信制御部１１０１は、文書管理サーバ１１００の処理に特化した制御のみを行っており、ＴＣＰ／ＩＰ等の通信そのものの制御はネットワーク接続部１１１２を使用している。検索制御部１１０２は、クライアントから依頼された文書等の検索のための処理を行ったり、登録された文書の検索用のインデックス作成のための処理を行っている。ファイル解析部１１０３、コード文書処理部１１０４、イメージ文書処理部１１０５のそれぞれの主な機能は、図２を参照して説明したクライアント１０００の構成と同じであるが、サーバ１１００では、登録された文書データに応じて検索用のインデックスを文書データから抽出する処理を行っている。つまり、登録されたファイルの種別をファイル解析部１１０３で判断し、コード文書であれば、インデックスデータをコード文書処理部１１０４を使用して抽出し、一方、イメージ文書であればイメージ文書処理部１１０５でイメージ処理を行い、ＯＣＲエンジン１１０６を使用してインデックスデータを抽出する。文書管理制御部１１０７は、文書管理に関する全ての処理の振り分けを行っている。

次に、サーバ１１００のデータベース処理部について説明する。データベース制御部１１０８は、データベース１１０９〜１１１１に保存するデータを作成し、ボリュームデータベース１１０９、属性データベース１１１０、全文検索用データベース１１１１に対応する文書データを保存する処理を行う。また、クライアントからの要求に応じて、それぞれのデータベースからデータを取り出し、クライアントに渡す文書データを作成する処理を行う。ここでボリュームデータベース１１０９は、画像文書やコード文書そのものを保存している。属性データベース１１１０は、文書の名前や作成日付、コメント等の属性に関する文書の情報、及びフォルダ名、作成日付、付加情報等のフォルダの情報を保存している。この属性データベース１１１０は、本実施の形態に係る文書管理システムを使用するユーザの情報や、印刷設定画面の表示用ＸＭＬデータ等、種々の設定データも保存している。全文検索用データベース１１１１は、登録された文書データからテキストデータを抽出し、インデックス情報としたデータを登録している。クライアントで全文検索が行われると、この全文検索用データベース１１１１が検索される。

＜プリンタ＞
図４は、本実施の形態に係るプリンタ１５００の機能構成を示す機能ブロック図である。尚、プリンタ１６００はプリンタ１５００と同様の構成であるため、その説明を省略する。

プリンタ１５００は、機能的に大きく分けて印刷制御部１５０１、オペレーションパネル部（オペレーションパネル）１５０２、出力制御部１５０３，プリンタエンジン部１５０４とに分けられる。

印刷制御部１５０１は、サーバ１１００及びクライアント１０００との通信手段であるネットワーク接続部１５１０と、通信処理を制御する通信制御部１５１１と、印刷制御処理を実行するにあたり、各種データを格納する記憶手段であるファイルシステム１５１２と、印刷制御処理実行部１５１３と、印刷データの解析を行うデータ解析部１５１４と、描画処理実行部１５１５と、ページメモリ１５１６等を備えている。

通信制御部１５１１は、サーバ１１００及びクライアント１０００からの印刷データの受信及びプリンタの状態を通知するための通信制御手段として機能する。本実施の形態の通信制御部１５１１は、文書管理サーバ１１００の処理に特化した制御のみを行っており、ＴＣＰ／ＩＰ等の通信そのものの制御は、ネットワーク接続部１５１０を使用している。このネットワーク接続部１５１０を経由して通信制御部１５１１が受信した印刷データは、データ解析部１５１４によって解析される。データ解析部１５１４は、各印刷制御用コマンドに準じた制御プログラムにより構成されており、このデータ解析部１５１４で解析されたコマンドは、描画に関する印刷データの解析結果を描画処理実行部１５１５においてより処理しやすい統一的な形式の中間コードの形に変換される。また給紙選択やフォーム登録等の描画以外のコマンドは、印刷制御処理実行部１５１３で処理される。描画処理実行部１５１５では、データ解析部１５１４で作成された中間コードによって各描画コマンドを実行し、文字や図形、イメージの各オブジェクトをページメモリ１５１６に随時展開していく。尚、一般的に印刷制御部１５０１は、中央演算処理装置（ＣＰＵ）、リードオンリーメモリ（ＲＯＭ）、ランダムアクセスメモリ（ＲＡＭ）等を用いたコンピュータシステムによって構成されている。

プリンタの機能として原画像にスタンプイメージを上書きして印刷するスタンプ機能も知られている。このスタンプ機能を実行する際には、印刷制御処理実行部１５１３がファイルシステム１５１２のスタンプイメージデータを描画処理実行部１５１５に送付する。このスタンプイメージを受け取った描画処理実行部１５１５は、そのスタンプイメージを原画像に上書きする。また各部の処理は、マルチタスクモニタ（リアルタイムＯＳ）の下でタイムシェアリングに処理される構成であってもよいし、各機能ごとに専用のコントローラハードウェアを用意して独立して処理される構成であってもかまわない。

図５は、本実施の形態に係る文書管理システムのクライアント１０００（１３００）による文書登録処理を説明するフローチャートである。

まずステップＳ１で、クライアント１０００でアプリケーションを実行してファイルを取り込む。この処理ではデバイス制御部１００３、ファイル制御部１００４、外部モジュール制御部１００５を使用して、ＯＳの管理の下に存在しているファイルや、スキャナからの画像、外部アプリケーションからの文書データを文書管理アプリケーションに取り込む。次にステップＳ２で、ステップＳ１で取り込んだ文書ファイルを解析する。この解析処理は、ファイル解析部１００８で行われ、取り込んだ文書データが文書管理システムで扱えるかどうかの判断や、文書ファイル自体の属性情報等の取り込みといった処理を行う。次にステップＳ３で、ステップＳ２で解析された文書が画像文書であるかコード文書であるかを判断する。この判断もファイル解析部１００８で行われる。

尚、クライアントから文書管理サーバ１１００に文書を登録する際には、クライアントで文書を確認するために表示されるサムネイルを、その文書と同時に登録する必要がある。本実施の形態の文書管理システムでは、このサムネイルの作成処理をクライアントで行っている。そのために、ファイルの内容を解析する必要があり、その結果、そのファイルを処理するモジュールを変更している。

ステップＳ３でコード文書であると判定するとステップＳ４に進み、コード文書処理が行われる。この処理はコード文書処理部１００９で行われ、ここではコード文書から表示するためのサムネイルを作成したり、コード文書のコードに保存された属性情報を取り出すことが行われる。一方、ステップＳ３でイメージ文書と判定するとステップＳ５に進み、イメージ文書の処理が行われる。この処理はイメージ文書処理部１０１０で行われ、ここではサムネイルの作成等を行う。そしてステップＳ６に進み、登録するイメージ文書を画像変換して保存するかどうかを判断し、画像変換の必要があればステップＳ７でイメージ文書の画像変換を行う。こうしてステップＳ４、ステップＳ６或はステップＳ７の処理の後ステップＳ８に進み、サムネイル及び文書データをサーバ１１００に送信する。このステップＳ８では、通信制御部１０１１がネットワーク接続部１０１２を通じてサムネイル及び文書データをサーバ１１００に送信する。本実施の形態では、通信のプロトコルとしてＴＣＰ／ＩＰが用いられ、ＴＣＰ／ＩＰに関する基本的な処理はネットワーク接続部１０１２が処理するものとする。以上がクライアントにおける文書登録処理である。

図６は、本実施の形態に係る文書管理システムの文書管理サーバ１１００による文書登録処理を説明するフローチャートである。

ステップＳ１１で、図５のフローチャートで示す処理を実行してクライアント１０００から送信されたデータを受信する。この受信処理はネットワーク接続部１１１２を通じて通信制御部１１０１で行われる。ここでもクライアントの場合と同様に、ＴＣＰ／ＩＰに関する基本的な処理はネットワーク接続部１１１２が処理するものとする。次にステップＳ１２で、その受信したファイルを解析する。この解析処理は、検索制御部１１０２からの指示に基づいてファイル解析部１１０３で行われる。次にステップＳ１３で、その解析した文書が画像文書であるか、コード文書であるかを判断する。この判断もファイル解析部１１０３で行われる。これは文書管理サーバ１１００に文書を登録した後、その登録した文書を検索するためには、文書検索用のインデックスデータを文書から抽出する必要があるため、文書登録に際して文書ファイルの内容を解析している。この解析の結果、その文書ファイルを処理するモジュールを変更している。

ステップＳ１３で、コード文書と判定するとステップＳ１４に進み、コード文書処理が行われる。この処理はコード文書処理部１１０４で行われ、ここではコード文書から検索用インデックスデータを抽出する。一方、イメージ文書と判定するとステップＳ１５に進み、イメージ文書処理が行われる。この処理はイメージ文書処理部１１０５で行われ、文書の画像変換を行う。ここで行う画像変換は、ＯＣＲに適した画像を得るための処理であり、実際にデータベースに登録される画像はクライアントから受信した文書をそのまま登録する。次にステップＳ１６で、ステップＳ１５で変換された画像にＯＣＲ処理を行い、検索用インデックスデータを抽出する。

ステップＳ１４或はステップＳ１６を実行した後ステップＳ１７に進み、クライアントから受信した文書を、ボリュームデータベース１１０９に保存する。このボリュームデータベース１１０９に保存されるデータは、受信した文書そのもの及びそのサムネイルデータである。次にステップＳ１８で、その文書から抽出した検索用のインデックスデータを全文検索用データベース１１１１に登録する。そしてステップＳ１９で、文書の属性データ及び、ボリュームデータベース１１０９に登録した文書のＩＤ、全文検索用データベース１１１１に登録した検索用インデックスデータのＩＤを属性データベース１１１０に登録する。これによって、属性データベース１１１０、ボリュームデータベース１１０９、全文検索用データベース１１１１に登録されたデータの対応付けを行っている。以上がサーバ１１００における文書登録処理である。

図７は、本実施の形態に係る文書管理サーバ１１００の属性データベース１１１０に登録されているデータのデータ構造を示す概念図である。尚、ここではデータ構造をツリー構造で示しているが、必ずしもツリー構造である必要はない。

３００１は、属性データベース１１１０のルートであり、全ての登録されるデータはルートの子データである。３００２はフォルダデータであり、ユーザがデータを格納するためのフォルダのデータである。このフォルダデータ３００２は、フォルダＩＤ、フォルダ属性情報とフォルダ付加情報とを含んでいる。フォルダは複数存在することができるので、最上位に存在するフォルダはその数分だけ、３００３で示すように、ルートの直下に接続される子データとして登録される。

３００４は文書データであり、フォルダの子データとして存在する。この文書データ３００４は、文書ＩＤ、文書属性情報と文書付加情報とを含んでいる。文書属性情報には、文書名や更新日時、コメントデータ等のデータが含まれている。この文書データ３００４もフォルダの下に複数存在できるので、文書の数だけ文書データ３００５で示すように登録できる。また、このフォルダの下に更にフォルダを従属させて、フォルダの階層化構造を採ることも可能である。この場合はフォルダ３００６で示すように登録される。

３００７はページデータで、文書データ３００４で特定された文書の各ページに関する情報を保存している。このページデータ３００７は、ページＩＤとページ属性情報、検索インデックスＩＤ、ボリュームデータＩＤを含んでいる。検索インデックスＩＤは、全文検索用データベース１１１１に保存された情報のＩＤを示し、ボリュームデータＩＤはボリュームデータベース１１０９に登録されたＩＤで、各ＩＤに基づいて、それぞれ対応するデータベースから、そのページの情報を引き出すことが可能である。ページ属性情報には、ページ番号、ページのファイルフォーマット等の情報が保存される。このページデータ３００７も、その文書のページ数だけ存在でき、３００８のように登録される。但し、コード文書はページ毎に分割して保存することができないために、１ページしか存在しない文書として扱われ、その文書のページデータは１つしか存在しない。尚、ページデータ３００９は、文書データ３００４で特定された文書のページに関する情報を記憶している。また各ページデータは、アノテーション（注釈）ＩＤ、及びその位置、大きさ情報を含んでいる。

図８は、本実施の形態に係る文書管理システムにおいて、クライアント１０００で、文書が指定されて印刷が指示された際に、その文書の印刷設定画面を表示部１０４０に表示する処理を説明するフローチャートである。尚、ここでは図９に示す印刷設定ＸＭＬデータ８００をサーバ１１００から取得して、表示部１０４０に印刷設定画面８０３を表示する場合で説明する。

ステップＳ２１で、クライアント１０００のユーザは、ユーザインターフェース１００１の入力部１０４１を使用して文書を選択して印刷指示を行う。次にステップＳ２２で、この印刷指示を受け取った文書管理制御部１００６は、サーバ１１００に対して、印刷設定画面のＸＭＬデータ８００とＨＴＭＬ変換用ＸＳＬＴスタイルシート８０１を通信制御部１０１１を通じて要求する（これらについては図９を参照して後述する）。この要求を受け取ったサーバ１１００の文書管理部１１０７は、属性データベース１１１０の印刷設定画面のＸＭＬデータ８００とＨＴＭＬ変換用ＸＳＬＴスタイルシート８０１を、通信制御部１１０１を通じてクライアント１０００に送付する。こうしてステップＳ２３で、クライアント１０００の文書管理制御部１００６は、サーバ１１００から受け取った印刷設定画面のＸＭＬデータ８００とＨＴＭＬ変換用ＸＳＬＴスタイルシート８０１とを基に、ＸＳＬＴプロセッサ１０３０を使用して、印刷設定画面のＨＴＭＬデータ８０２（図９）を作成する。そしてステップＳ２４で、クライアント１０００の文書管理制御部１００６は、印刷設定画面用のＨＴＭＬデータ８０２を基に作成した印刷設定画面８０３用の表示データを、ＨＴＭＬ表示部１０３１を使用してユーザインターフェース１００１の表示部１０４０に表示する。

＜印刷設定画面の表示＞
以下に、印刷設定画面の表示処理について説明する。

図９は、本実施の形態に係るクライアント１０００における印刷設定画面の表示処理を説明する図で、図９（Ａ）は、印刷設定ＸＭＬデータから印刷設定画面を表示する処理の概念を示しており、図９（Ｂ）は、この印刷設定ＸＭＬデータ８００の記述例を示している。

８００は、印刷設定画面を記述しているＸＭＬデータを示し、印刷設定画面の設定項目情報がＸＭＬ形式で記述されている。８０１はＸＭＬデータ８００をＨＴＭＬ形式に変換するためのＸＳＬＴスタイルシートである。これら印刷設定画面のＸＭＬデータ８００とＸＳＬＴスタイルシート８０１は、サーバ１１００の属性データベース１１１０に保存されている。ＨＴＭＬデータ８０２は、ＸＭＬデータ８００をＸＳＬＴスタイルシート８０１の情報を基に、クライアント１０００のＸＳＬＴプロセッサ１０３０でＨＴＭＬ変換して作成される印刷設定画面を示すＨＴＭＬデータである。この印刷設定画面のＨＴＭＬデータ８０２を、ＨＴＭＬ表示部１０３１でクライアント１０００の表示形式に変更して、印刷設定画面８０３としてユーザインターフェース１００１の表示部１０４０に表示する。

図９（Ｂ）は、サーバ１１００から供給される印刷設定画面のＸＭＬデータ８００の記述例を示している。

８１０は、ＸＭＬ文書であることを宣言するためのＸＭＬ宣言部分である。８１４は、実際のデータ部分であるＸＭＬインスタンス部分である。一般的なＸＭＬ文書には、ＸＭＬ文書のタグ構造を定義するための文書型宣言部分があるが、本実施の形態では省略して示している。

図９（Ａ）の印刷設定画面のＸＭＬデータ８００の例では、ＸＭＬインスタンス部分８１４に、「印刷部数」「ページ範囲」「スタンプ」の３つの設定項目が存在し、それぞれエリア８１１，８１２，８１３に、それらの設定内容が記述されている。エリア８１１では、「印刷部数」について、名称（「印刷部数」）が＜title＞タグ内で、設定の種類（ここでは「edit box」）が＜class＞タグ内で、初期値（ここでは「１」）が＜value＞タグ内で、表示サイズ（ここでは「small」）が＜size＞タグ内で、それぞれ記述されている。

同様に８１２では、「ページ範囲」について、名称（「ページ範囲」）が＜title＞タグ内で、設定の種類（「radio button」）が＜class＞タグ内で、初期値（「all」（全て））が＜value＞タグ内で、表示サイズ（「small」）が＜size＞タグ内で、それぞれ記述されている。ここでは、設定の種類として＜class＞タグ内にラジオボタン（radio button）が設定されているため、＜radioitem＞タグ内にラジオボタンの選択項目（「全て」「現在のページ」「ページ指定」）が記述されている。

これにより図９（Ａ）の画面例８０３で示すように、「ページ範囲」にはそれぞれラジオボタン付きの項目「全て」「現在のページ」「ページ指定」が表示され、初期値に応じて「全て」のラジオボタンがチェックされている。

またラジオボタンの選択項目の「ページ指定」項目にエディットボックス（edit box）を配置するため、「ページ指定」が記述されている＜radioitem＞のタグの子ノードとして＜subclass＞タグ内にエディットボックス（「edit box」）を記述している。

これは図９（Ａ）の画面８０３におけるエディットボックス８０４に相当している。

同様に８１３では、「スタンプ」について、名称（「スタンプ」）が＜title＞タグ内で、設定の種類（「dropdown」）が＜class＞タグ内で、初期値（「承認」）が＜value＞タグ内で、表示サイズ（「small」）が＜size＞タグ内で、それぞれ記述されている。ここでは、設定の種類としてドロップダウンリストボックスが設定されているため、＜listitem＞タグ内に、ドロップダウンリストボックスの選択項目（「なし」「承認」「却下」）が記述されている。

従って、図９（Ａ）の画面８０３において、８０５をクリックすると、ドロップダウンメニュとして、「なし」「承認」「却下」の選択項目が表示されることが分かる。

＜印刷設定画面８０３のレイアウト情報を登録＞
以下に、印刷設定画面８０３のレイアウトを変更するためのレイアウト情報の登録について説明する。尚、この印刷設定画面８０３は、各フォルダごとに設定することができる。

図１０は、印刷設定画面のレイアウトを変更するための、レイアウト情報を設定するための設定画面の概観図である。

図において、１０１は、印刷設定画面に表示される設定項目のレイアウトの変更に使用される表示エリアを示し、１０２は印刷設定項目を選択するためのエリア、１０３は設定結果の保存或はキャンセルを指示するためのエリアである。ここでは、印刷設定画面には「部数」「両面印刷」「出力サイズ」の項目が表示されており、それぞれの初期値は「１」「両面」「Ａ４」となっている。

ここで表示エリア１０１の「表示する設定項目」リストの項目のいずれかを選択し、「設定項目」リストの上にある「下矢印」ボタン１０４を指示すると、その選択された項目がエリア１０２の「設定項目」リストに移動する。逆に「設定項目」リストの項目を選択して「設定項目」リストの上にある「上矢印」ボタン１０５を指示すると、その選択された項目がエリア１０１の「表示する設定項目」リストに移動する。

また、この「表示する設定項目」リストに表示されている項目の「初期値」を選択すると、その初期値が編集可能状態になり、キーボード等で、その初期値として任意の値を入力して、初期値を変更することができる。またエリア１０１の「表示する設定項目」リストに表示されている項目を選択して、「表示する設定項目」リスト右の「上矢印」ボタン１０６或は「下矢印」ボタン１０７を指示すると、その選択した項目の「表示する設定項目」リスト上の順番が変更される。またエリア１０１の「表示する設定項目」リストに表示されている項目を選択して、「表示する設定項目」リスト右の「サイズ」ドロップダウンリストボックス１０８の値を変更することで、その項目の表示サイズを変更することができる。

またエリア１０２の「追加」ボタン１０９を指示すると、新規に設定項目を追加するための設定画面（不図示）が表示され、新たに項目を追加することができる。またエリア１０２の「設定項目」リストから項目を選択して「削除」ボタン１１０を指示すると、その選択した項目を削除できる。また「インポート」ボタン１１１を指示すると、その選択したプリンタドライバから設定項目を追加するための設定画面（不図示）が表示され、その選択されたプリンタドライバの設定項目を追加することができる。

更に、上述した設定項目の編集の後、エリア１０３の「ＯＫ」ボタン１１２を指示すると、エリア１０１の「表示する設定項目」で選択された各項目について、エリア１０２で追加、変更された、表示順番、初期値、サイズ情報等を反映するためのＸＳＬＴスタイルシート８０１が作成され、その選択されたフォルダの付加情報として保存される。キャンセルボタン１１３は、この画面を使用して設定、変更された内容を登録せずに、この処理を終了させる。

図１１は、本実施の形態に係る文書管理システムのクライアント１０００において、フォルダの印刷設定画面のレイアウトを変更するためのレイアウト情報を設定する処理を説明するフローチャートである。

ステップＳ３１において、クライアント１０００のユーザは、ユーザインターフェース１００１の入力部１０４１を使用してフォルダを選択し、レイアウト変更画面の表示を指示する。これにより図１０に示す画面が表示される。次にステップＳ３２で、この印刷指示を受け取った文書管理制御部１００６は、サーバ１１００に対して、その選択されたフォルダの印刷設定画面レイアウト変更用ＸＳＬＴスタイルシート８０１を通信制御部１０１１を通じて要求する。この要求を受け取ったサーバ１１００の文書管理部１１０７は、属性データベース１１１０に格納されている、その選択されたフォルダの付加情報を確認して、もしあれば、そのフォルダに対応する印刷設定画面レイアウト変更用ＸＳＬＴスタイルシートを、通信制御部１１０１を通じてクライアント１０００に送信する。もし対応するデータがなければ、属性データベース１１１０のデフォルトのＸＳＬＴスタイルシートを、通信制御部１１０１を通じてクライアント１０００に送付する。

こうしてステップＳ３２で、選択したフォルダに対応する印刷設定画面レイアウト変更用ＸＳＬＴスタイルシートがサーバ１１００から送られてくるとステップＳ３３に進んで、それを取得するが、サーバ１１００に保存されていないときはデフォルトのＸＳＬＴスタイルシートを受信することになる。

こうしてステップＳ３３或はＳ３４を実行した後ステップＳ３５に進み、クライアント１０００は、その印刷設定画面レイアウト変更用ＸＳＬＴスタイルシートを受け取り、文書管理制御部１００６により、印刷設定画面レイアウト変更用設定画面（図１０）を作成して表示部１０４０に表示する。こうして表示された設定画面（図１０）を用いて、前述したようにしてユーザはレイアウト変更のための操作及び設定を行うことができる。

次にステップＳ３６で、ユーザが「ＯＫ」ボタン１１２を指示することにより、その変更したレイアウト情報の保存を指示するとステップＳ３７に進み、文書管理制御部１００６は、設定画面の設定項目を反映した印刷設定画面レイアウト変更用ＸＳＬＴスタイルシートを作成する。そしてステップＳ３８で、文書管理制御部１００６は、印刷設定画面レイアウト変更用ＸＳＬＴスタイルシート及び選択されたフォルダへの保存要求をサーバ１１００に対して、通信制御部１０１１を通じて送信する。

このようにして、この印刷設定画面レイアウト変更用ＸＳＬＴスタイルシート及び保存要求を受け取ったサーバ１１００の文書管理部１１０７は、属性データベース１１１０の、その選択されたフォルダの付加情報に、クライアント１０００から受信した印刷設定画面レイアウト変更用ＸＳＬＴスタイルシートを格納する。

＜レイアウトを変更した印刷設定画面の表示＞
以下に、レイアウトを変更した印刷設定画面の表示動作について説明する。

図１２及び図１３は、本実施の形態に係るクライアント１０００における印刷設定画面の変更を説明する図で、図１２（Ａ）は、本実施の形態の印刷設定ＸＭＬデータ、及びフォルダの印刷設定画面レイアウト変更用ＸＳＬＴスタイルシートから印刷設定画面を表示する処理を示し、図１２（Ｂ）は、印刷設定画面レイアウト変更用ＸＳＬＴスタイルシートの記述例を示している。また図１３は、レイアウト変更情報が反映された印刷設定ＸＭＬデータの記述例を示した図である。

印刷設定画面のＸＭＬデータ８００は、印刷設定画面の設定項目情報をＸＭＬ形式で記述している。印刷設定画面レイアウト変更用ＸＳＬＴスタイルシート１３０は、ＸＭＬデータ８００をＨＴＭＬ形式に変換するためのＸＳＬＴスタイルシートである。これらＸＭＬデータ８００とＸＳＬＴスタイルシート１３０、及び後述するＸＳＬＴスタイルシート８０１は、サーバ１１００の属性データベース１１１０に保存されている。

レイアウト変更ＸＭＬデータ１３１は、ＸＭＬデータ８００をＸＳＬＴスタイルシート１３０の情報を基にクライアント１０００のＸＳＬＴプロセッサ１０３０でＸＭＬ変換して作成される、レイアウト変更情報が反映された印刷設定画面のＸＭＬデータである。ＨＴＭＬデータ１３２は、ＸＭＬデータ１３１をＸＳＬＴスタイルシート８０１の情報を基にクライアント１０００のＸＳＬＴプロセッサ１０３０でＨＴＭＬ変換して作成される、印刷設定画面のＨＴＭＬデータである。この印刷設定画面のＨＴＭＬデータ１３２を、ＨＴＭＬ表示部１０３１でクライアント１０００の表示形式に変更して、印刷設定画面１３３として表示部１０４０に表示する。

図１２（Ｂ）は、印刷設定画面レイアウト変更用ＸＳＬＴスタイルシートであるＸＳＬＴスタイルシート１３０の記述例を示した図である。

このＸＳＬＴスタイルシート１３０もＸＭＬ形式で記述されるため、ＸＭＬ文書であることを宣言するためのＸＭＬ宣言部分１３４と、実際のデータ部分であるＸＭＬインスタンス部分１３５とに分けられる。一般的なＸＭＬ文書には、ＸＭＬ文書のタグ構造を定義するための文書型宣言部分があるが、本実施の形態では省略する。

この印刷設定画面レイアウト変更用ＸＳＬＴスタイルシート１３０の例では、ＸＭＬインスタンス部分１３５内に、ＸＳＬＴスタイルシートの宣言部分１３６と、実際のスタイルシートを定義しているエリア１３７，１３８が含まれる。エリア１３６は、＜xsl:stylesheet＞タグの属性情報として記載されており、スタイルシートのバージョン、名前空間等を記載している。エリア１３７では、エリア１３８の処理を行う定義が記述されている。具体的には、＜xsl:apply-templates＞タグの属性として、「select = "//item"」が記述されており、ＸＭＬデータのルート及び全ての子ノードに対して、エリア１３８で記述された処理を行うように記述されている。

このエリア１３８では、＜item＞タグの要素内容を選択して処理を変更するため、＜xsl:choose＞タグと、＜xsl:when＞タグが記載されている。具体的には＜xsl:when＞タグの属性として、「test="title=印刷部数"」が記述されており、ＸＭＬデータの＜title＞タグの要素内容が「印刷部数」の場合に、＜xsl:when＞タグ内で記載されている処理を行う。この＜xsl:when＞タグ内の処理は、＜item＞タグ内に、＜title＞タグ、＜class＞タグ、＜value＞タグ、＜size＞タグを記載する。＜title＞タグ内の要素内容は、＜xsl:value-of select="."/＞として定義されているので、元のＸＭＬデータと同じ値を使用する。同様に、＜class＞タグ内の要素内容は＜xsl:value-of select="class"/＞として定義されているので元のＸＭＬデータと同じ値を使用する。しかし、ここでは＜value＞タグの要素内容は「１０」、＜size＞タグの要素内容は「large」に記述されているので、元のＸＭＬデータの＜value＞タグの要素内容は「１０」に、＜size＞タグの要素内容は「karge」に変更される。

図１３は、レイアウト変更情報が反映された印刷設定画面のＸＭＬデータ１３１の記述例を示す図である。

この記述は、ＸＭＬ文書であることを宣言するためのＸＭＬ宣言部分１４０と、実際のデータ部分であるＸＭＬインスタンス部分１４１との分けられる。一般的なＸＭＬ文書には、ＸＭＬ文書のタグ構造を定義するための文書型宣言部分があるが、本実施の形態では省略する。レイアウト変更情報が反映された印刷設定画面のＸＭＬデータ１３１の例では、ＸＭＬインスタンス部分１４１に、「印刷部数」の設定項目だけが存在し、エリア１４２に、その設定内容が記述されている。このエリア１４２では、「印刷部数」について、名称が＜title＞タグ内で、設定の種類が＜class＞タグ内で、初期値が＜value＞タグ内で、表示サイズが＜size＞タグ内で、それぞれ記述されている。レイアウト変更前の印刷設定画面のＸＭＬデータ８００と比較すると、図９（Ｂ）のエリア８１２，８１３が削除されており、エリア８１１についても、＜title＞タグ及び＜class＞タグ内の記述は変更されていないが、図１３では、＜value＞タグの要素内容は「１０」に、＜size＞タグの要素内容は「large」に変更されている。

図１４は、本実施の形態に係るクライアント及びサーバ１１００における、印刷設定ＸＭＬデータ及びフォルダの印刷設定画面のレイアウト変更情報から印刷設定画面を表示する処理を示すフローチャートである。

まずステップＳ４１で、ユーザはユーザインターフェース１００１の入力部１０４１により文書を選択して印刷指示を行う。次にステップＳ４２で、この印刷指示を受け取った文書管理制御部１００６は、印刷設定画面のＸＭＬデータ８００とＨＴＭＬ変換用ＸＳＬＴスタイルシート８０１とフォルダの印刷設定画面レイアウト変更用ＸＳＬＴスタイルシート１３０を通信制御部１０１１を通じて、サーバ１１００に要求する。

次にステップＳ４３で、この要求を受け取ったサーバ１１００の文書管理部１１０７は、属性データベース１１１０内の選択されたフォルダの付加情報を確認する。ここで選択されたフォルダに印刷設定画面レイアウト変更用ＸＳＬＴスタイルシート１３０が保存されていればステップＳ４４に進み、それを取得する。一方、保存されていなければステップＳ４５に進み、属性データベース１１１０のデフォルトのＸＳＬＴスタイルシートを取得する。

こうしてステップＳ４４或はＳ４５を実行した後ステップＳ４６に進み、その要求を受け取ったサーバ１１００の文書管理部１１０７は、属性データベース１１１０の印刷設定画面のＸＭＬデータ８００とＨＴＭＬ変換用ＸＳＬＴスタイルシート８０１と印刷設定画面レイアウト変更用ＸＳＬＴスタイルシート１３０を、通信制御部１１０１を通じてクライアント１０００に送付する。次にステップＳ４７で、クライアント１０００の文書管理制御部１００６は、クライアント１０００のＯＳ等で管理されているメモリ等の情報から現在使用するプリンタを判別し、現在使用するプリンタのプリンタドライバから印刷設定項目を取得する。例えば、クライアント１０００で現在使用するプリンタとしてプリンタ１５００が選択されていれば、文書管理制御部１００６はプリンタドライバ１０２１から印刷設定項目を取得する。また或は現在使用するプリンタとしてプリンタ１６００が選択されていればプリンタドライバ１０２２から印刷設定項目を取得する。

次にステップＳ４８で、クライアント１０００の文書管理制御部１００６は、印刷設定画面レイアウト変更用ＸＳＬＴスタイルシート１３０を、ＸＳＬパーサ１０３２を使用してメモリに展開して、印刷設定項目を取得して、現在使用するプリンタの印刷設定項目と比較する。ここで、現在使用するプリンタの設定項目にない設定項目が、印刷設定画面レイアウト変更用ＸＳＬＴスタイルシート１３０にあればステップＳ４９に進み、現在使用するプリンタの設定項目にない設定項目を、印刷設定画面レイアウト変更用ＸＳＬＴスタイルシート１３０から削除してステップＳ５０に進む。ステップＳ４８で全ての項目が一致するときはそのままステップＳ５０に進む。

次にステップＳ５０で、クライアント１０００の文書管理制御部１００６は、受け取った印刷設定画面のＸＭＬデータ８００と印刷設定画面レイアウト変更用ＸＳＬＴスタイルシート８０１とを基に、ＸＳＬＴプロセッサ１０３０を使用して、印刷設定画面のＸＭＬデータ１３１を作成する。次にステップＳ５１で、クライアント１０００の文書管理制御部１００６は、受け取った印刷設定画面のＸＭＬデータ１３１と、ＨＴＭＬ変換用ＸＳＬＴスタイルシート８０１とを基に、ＸＳＬＴプロセッサ１０３０を使用して、印刷設定画面のＨＴＭＬデータ１３２を作成する。そしてステップＳ５２で、クライアント１０００の文書管理制御部１００６は、印刷設定画面用のＨＴＭＬデータ１３２を基に、ＨＴＭＬ表示部１０３１を使用して、その作成した印刷設定画面１３３を、ユーザインターフェース１００１の表示部１０４０を用いて表示する。

以上説明したように本実施の形態によれば、登録している文書の各フォルダごとに、その印刷設定画面を作成して登録できる。また、その印刷設定画面を読み出して、その印刷設定を変更或は追加でき、その変更或は追加した設定内容を、文書データに対応付けて登録することができる。

［実施の形態の変形例］
図１５は、本発明の実施の形態に係る文書管理システムにおいて、文書をフォルダ間で移動することによるワークフローを実現した場合のフォルダ及び文書を示す概念図である。

図において、この文書管理システム内に、作業者ユーザと承認者が登録されており、登録フォルダ１２２の付加情報として、作業者ユーザ及び承認者に文書の登録及び変更許可が設定されている。また承認フォルダ１２３の付加情報として、承認者のみに文書の登録及び変更許可が設定されている。このようなアクセス制限が各フォルダに設定されている場合に、作業者ユーザは、登録フォルダ１２２に文書１２０を登録したり、登録フォルダ１２２の文書１２０に対して編集動作を行うことが可能であるが、登録フォルダ１２２の文書１２０を承認フォルダ１２３に移動することはできない。一方、承認者は、登録フォルダ１２２の文書１２０の内容を確認して、登録フォルダ１２２の文書１２０を承認フォルダ１２３に移動することができる。

図１６は、本実施の形態に係る文書管理システムにおいて、文書をフォルダ間で移動することによりワークフローを実現した文書管理システム上のフォルダ、文書及びそれぞれのフォルダ内の文書を印刷するときの印刷設定画面を示す概念図である。

図において、登録フォルダ１２２には、一例として作業者ユーザが文書の確認用に印刷を行うことを考慮して、「ページ範囲」項目を表示して初期値に「現在のページ」が選択されている印刷設定画面１６４を表示するためのレイアウト変更ＸＳＬＴスタイルシート１６０が登録されている。ここで登録フォルダ１２２の文書１６１を選択して、ユーザが印刷指示を行った場合に、印刷設定画面レイアウト変更用ＸＳＬＴスタイルシート１６０を用いて、図１４のフローチャートと同様の処理を行い、「ページ範囲」項目を表示して初期値に「現在のページ」が選択されている印刷設定画面１６４が表示される。

一方、承認フォルダ１２３には、一例として承認済みの文書を正式に提出することを考慮して、「スタンプ」及び「印刷部数」項目を表示する印刷設定画面１６５が設定されている。特に「スタンプ」項目のサイズが大きく表示される印刷設定画面を表示するためのレイアウト変更ＸＳＬＴスタイルシート１６２が登録されている。ここで承認フォルダ１２３の文書１６３を選択して、ユーザが印刷指示を行った場合に、印刷設定画面レイアウト変更用ＸＳＬＴスタイルシート１６２を用いて、図１４のフローチャートと同様の処理を行うことにより、１６５に示すような、「スタンプ」及び「印刷部数」項目が表示される。ここでは、ＸＳＬＴスタイルシート１６２に基づいて、「スタンプ」項目のサイズが大きく表示されている。

また、スタンプ機能のないプリンタが選択されている場合、印刷設定画面レイアウト変更用ＸＳＬＴスタイルシート１６２を用いて、図１４のフローチャートと同様の処理を行うと、その結果、プリンタが有していない「スタンプ」機能の設定項目が削除され、「印刷部数」項目のみが表示された印刷設定画面１６６が表示される。

このように、文書が保存されているフォルダにおけるＸＳＬＴスタイルシートに応じて、そこに保存されている文書の印刷設定画面が変更される。また、プリントを行うプリンタの機能にない設定項目が含まれていると、その設定項目を除いた印刷項目の設定画面が表示される。

このようにワークフローを実現した文書管理システム上で、ワークフローのそれぞれのプロセスに応じた印刷設定画面の表示が実現できる。

＜ワークフローのプロセスに応じた、レイアウトを変更した印刷設定画面の表示＞
図１７は、本実施の形態に係る文書管理システムにおいて、フォルダ間での文書の移動及び文書の付加情報の変更によりワークフローを実現した文書管理システム上のフォルダ及び文書を示す概念図である。

図において、文書管理システム内に、作業者ユーザと承認者Ａと承認者Ｂが登録されており、登録フォルダ１２２の付加情報として、作業者ユーザ、承認者Ａ及びＢに文書の登録及び変更許可が設定されており、承認フォルダ１２３の付加情報として、承認者Ａのみに文書の登録及び変更許可が設定されているとする。このようなアクセス制限が各フォルダに設定されている場合に、作業者ユーザは、登録フォルダ１２２に文書を登録したり、登録フォルダ１２２の文書に対して編集動作を行うことができるが、登録フォルダ１２２の文書１７０を承認フォルダ１２３に移動することはできない。

一方、承認者Ａ及び承認者Ｂは、登録フォルダ１２２の文書１７０の内容を確認して、その文書１７０を承認フォルダ１２３に移動することができる。このときに移動された文書１７０の付加情報に、移動した承認者Ａ又は承認者Ｂの承認情報が「非承認」から「承認」に変更される。

また承認者Ｂは、承認者Ａが承認フォルダ１２３に移動した文書１７０に対して、承認画面（不図示）上で承認操作を行い、その文書１７０の付加情報の承認者Ｂの承認状態を「非承認」から「承認」に変更することができる。同様に、承認者Ａは、承認者Ｂが承認フォルダ１２３に移動した文書１７０に対して承認画面上で承認操作を行い、その文書１７０の付加情報の承認者Ａの承認状態を「非承認」から「承認」に変更することができる。

図１８は、承認フォルダ１２３へのフォルダ移動による文書の承認状態への状態変更、及び承認処理による文書の承認状態への状態変更の処理を示すフローチャートである。

ステップＳ６１において、ユーザはユーザインターフェース１００１の入力部１０４１で文書を選択して、異なるフォルダへの移動を指示する。次にステップＳ６２で、印刷指示を受け取った文書管理制御部１００６は、予め取得していた移動先フォルダの付加情報内に保存されているアクセス権情報を取得し、現在のユーザに移動先フォルダへの書込み許可があるかどうかを判定し、書き込み許可が無いときはステップＳ６３に進み、「処理が失敗したこと」を示すメッセージをユーザインターフェース１００１の表示部１０４０に表示して処理を終了する。

一方、ステップＳ６２で、書き込み許可があるときはステップＳ６４に進み、文書管理制御部１００６は、予め取得していた移動先フォルダの付加情報を確認して、承認フォルダ１２３かどうかを判別する。承認フォルダ１２３でなければステップＳ６５に進み、文書管理制御部１００６は、サーバ１１００に対して、文書ＩＤ、移動元フォルダＩＤ、移動先フォルダＩＤ及び文書のフォルダ間での移動要求を通信制御部１０１１を通じて送信する。次にステップＳ６６で、その要求を受け取ったサーバ１１００の文書管理部１１０７は、文書ＩＤ、移動元フォルダＩＤ、移動先フォルダＩＤを基に、文書のフォルダ間での移動を実現するために属性データベース１１１０の情報を変更する。こうして文書のフォルダ移動処理のみを実行して処理を終了する。

一方、承認フォルダ１２３であればステップＳ６７に進み、文書管理制御部１００６は、サーバ１１００に対して、文書ＩＤ、移動元フォルダＩＤ、移動先フォルダＩＤ、承認者のユーザＩＤ、文書の承認要求及び文書のフォルダ間での移動要求を通信制御部１０１１を通じて送付する。次にステップＳ６８で、この要求を受け取ったサーバ１１００の文書管理部１１０７は、文書ＩＤ、移動元フォルダＩＤ、移動先フォルダＩＤを基に、文書のフォルダ移動を実現するために属性データベース１１１０の情報を変更すると共に、承認者のユーザＩＤを基に、文書の付加情報内の承認情報を、承認者が「非承認」から「承認」に変更したという状態を保存して、文書のフォルダ移動処理と文書の承認処理を終了する。

図１９は、承認フォルダ１２３の文書を指定して承認する処理を説明するフローチャートである。

ステップＳ７１において、ユーザはユーザインターフェース１００１の入力部１０４１で文書を選択して、承認を指示する。次にステップＳ７２で、文書管理制御部１００６は、文書のフォルダの付加情報を確認して、承認フォルダ１２３かどうかを判別して、承認フォルダ１２３でなければステップＳ７６に進み、「処理が失敗したこと」を示すメッセージをユーザインターフェース１００１上の表示部１０４０に表示する。

一方、ステップＳ７２で、その選択された文書が承認フォルダ１２３にあるときはステップＳ７３に進み、文書管理制御部１００６は、文書の付加情報を確認して、現在のユーザがこの文書を承認しているかを判別する。承認していればステップＳ７６に進み、「すでに承認している」ことを示すメッセージをユーザインターフェース１００１の表示部１０４０に表示する。ステップＳ７３で承認していない場合はステップＳ７４に進み、文書管理制御部１００６は、文書ＩＤ、承認者のユーザＩＤ、文書の承認要求を通信制御部１０１１を通じてサーバ１１００に送付する。次にステップＳ７５で、この要求を受け取ったサーバ１１００の文書管理部１１０７は、承認者のユーザＩＤを基に文書の付加情報内の承認情報を、承認者が「非承認」から「承認」に変更したという状態を保存して、文書の承認処理が終了する。

図２０は、印刷設定項目を文書の承認状態によって変更するための設定画面を説明する図である。

図において、エリア２０１は印刷設定項目の選択を行うエリアで、２０２は、その選択された印刷設定項目の表示状態の変更を指示するエリア、そして２０３は、設定結果の保存或はキャンセルを指示するためのエリアである。

エリア２０１の「追加」ボタン２１０が指示されると、新規に設定項目を追加するための設定画面（不図示）が表示されて、新たに印刷設定項目を追加できる。またエリア２０１の「設定項目」リストの、ある項目を選択して「削除」ボタン２１１を指示すると、その指示された項目を、この選択項目から削除することができる。またエリア２０１の「インポート」ボタン２１２を指示すると、選択したプリンタドライバから設定項目を追加するための設定画面（不図示）が表示され、選択されたプリンタドライバの設定項目を追加できる。

エリア２０２では、エリア２０１で選択された項目の表示設定を変更できる。例えば、エリア２０１の「常に表示」ラジオボタンが選択されていれば、文書の承認状態によらず、常にこの印刷設定項目が表示される。「承認必要」ラジオボタンが選択されていれば、「承認者」リストの全てのユーザが文書を承認していなければ、この印刷設定項目が表示されない。また「承認ユーザ」リストの右に表示されている「追加」ボタン２１３を指示すると、新規に文書管理システム内で管理しているユーザを追加するための設定画面（不図示）が表示され、新たに承認ユーザを追加することができる。また承認ユーザリストからユーザを選択して、「削除」ボタン２１４を指示すると、その選択されているユーザが承認ユーザリストから削除される。

更に、エリア２０３の「ＯＫ」ボタン２１５を指示すると、この画面を使用して設定された印刷設定項目野承認情報が、サーバ１１００の属性データベース１１１０に保存される。一方、「キャンセル」ボタンが指示されると、それまでの操作により設定された項目が登録されることなく消去される。

図２１は、本実施の形態に係る印刷設定ＸＭＬデータ８００及びフォルダの印刷設定画面のレイアウト変更情報から印刷設定画面を表示する処理を説明するフローチャートである。

ステップＳ８１において、ユーザはユーザインターフェース１００１の入力部１０４１を使用して文書を選択して印刷指示を行う。次にステップＳ８２で、印刷指示を受け取った文書管理制御部１００６は、印刷設定画面のＸＭＬデータ８００とＨＴＭＬ変換用ＸＳＬＴスタイルシート８０１とフォルダの印刷設定画面レイアウト変更用ＸＳＬＴスタイルシート１３０と、図２０を参照して説明した印刷設定項目の承認情報を通信制御部１０１１を通じてサーバ１１００に要求する。次にステップＳ８３で、この要求を受け取ったサーバ１１００の文書管理部１１０７は、属性データベース１１１０に格納されている、その選択されたフォルダの付加情報を確認する。ここで選択されたフォルダに印刷設定画面レイアウト変更用ＸＳＬＴスタイルシート１３０が保存されていればステップＳ８４に進み、そのＸＳＬＴスタイルシート１３０を取得する。一方、ステップＳ８３で保存されていなければステップＳ８５に進み、属性データベース１１１０のデフォルトのＸＳＬＴスタイルシートを取得する。

こうしてステップＳ８４或はステップＳ８５を実行した後ステップＳ８６に進み、その要求を受け取ったサーバ１１００の文書管理部１１０７は、属性データベース１１１０の印刷設定画面のＸＭＬデータ８００とＨＴＭＬ変換用ＸＳＬＴスタイルシート８０１と印刷設定画面レイアウト変更用ＸＳＬＴスタイルシート１３０と印刷設定項目の承認情報を、通信制御部１１０１を通じてクライアント１０００に送付する。次にステップＳ８７で、クライアント１０００の文書管理制御部１００６は、クライアント１０００のＯＳ等で管理されているメモリ等の情報から、現在使用するプリンタを判別し、それに対応するプリンタドライバから印刷設定項目を取得する。例えば、クライアント１０００において、現在使用するプリンタとしてプリンタ１５００が選択されていれば、文書管理制御部１００６はプリンタドライバ１０２１から印刷設定項目を取得し、現在使用するプリンタとしてプリンタ１６００が選択されていればプリンタドライバ１０２２から印刷設定項目を取得する。

次にステップＳ８８で、クライアント１０００の文書管理制御部１００６は、印刷設定画面レイアウト変更用ＸＳＬＴスタイルシート１３０を、ＸＳＬパーサ１０３２を使用してメモリ展開して印刷設定項目を取得して、現在使用するプリンタの印刷設定項目と比較する。ここで現在使用するプリンタの設定項目にない設定項目が、印刷設定画面レイアウト変更用ＸＳＬＴスタイルシート１３０にあればステップＳ８９に進み、印刷設定画面レイアウト変更用ＸＳＬＴスタイルシート１３０から、プリンタの設定項目にない設定項目を削除してステップＳ９０に進む。一方、ステップＳ８８で、全ての印刷設定項目が一致しているときはステップＳ９０に進む。

ステップＳ９０では、クライアント１０００の文書管理制御部１００６は、印刷設定項目の承認情報と、選択された文書の付加情報内の文書の承認状態を比較して、「非承認」状態で表示できない印刷設定画面の項目を判別する。ステップＳ９１で、クライアント１０００の文書管理制御部１００６は、印刷設定画面レイアウト変更用ＸＳＬＴスタイルシート１３０を、ＸＳＬパーサ１０３２を使用してメモリ展開して、印刷設定項目を取得して、承認状態が「非承認」で表示できない設定項目が、印刷設定画面レイアウト変更用ＸＳＬＴスタイルシート１３０にあればステップＳ９２に進み、印刷設定画面レイアウト変更用ＸＳＬＴスタイルシート１３０から削除してステップＳ９３に進む。ステップＳ９３では、クライアント１０００の文書管理制御部１００６は、受け取った印刷設定画面のＸＭＬデータ８００と印刷設定画面レイアウト変更用ＸＳＬＴスタイルシート１３０とを基に、ＸＳＬＴプロセッサ１０３０を使用して、印刷設定画面のＸＭＬデータを作成する。次にステップＳ９４で、クライアント１０００の文書管理制御部１００６は、受け取った印刷設定画面のＸＭＬデータ８００とＨＴＭＬ変換用ＸＳＬＴスタイルシート１３０とを基に、ＸＳＬＴプロセッサ１０３０を使用して、印刷設定画面のＨＴＭＬデータ１３２を作成する。そしてステップＳ９５で、クライアント１０００の文書管理制御部１００６は、印刷設定画面のＨＴＭＬデータ１３２を基に、ＨＴＭＬ表示部１０３１を使用して作成した印刷設定画面を、ユーザインターフェース１００１の表示部１０４０に表示する。

図２２は、文書のフォルダ間の移動、及び文書の付加情報の変更によりワークフローを実現した文書管理システム上のフォルダ、文書及びそれぞれのフォルダ内の文書を印刷するときの印刷設定画面を示す概念図である。

図において、承認フォルダ１２３には、一例として承認済みの文書を正式に提出することを考慮して、「スタンプ１」及び「スタンプ２」項目が表示されており、特に「スタンプ１」項目には、サイズが大きく表示される印刷設定画面を表示するためのレイアウト変更ＸＳＬＴスタイルシート２２１が登録されている。ここで、一例として図２０で示す設定画面で、印刷設定の「スタンプ１」項目を表示するために承認者Ａの承認が必要であり、「スタンプ２」項目を表示するために承認者Ｂの承認が必要であると設定されているものとする。

承認者Ａのみに承認されている文書２２２を選択して、印刷指示を行った場合には、印刷設定画面レイアウト変更用ＸＳＬＴスタイルシート２２１を用いて、図２１のフローチャートと同様の処理を行った結果、「スタンプ１」項目のみが大きいサイズで表示された印刷設定画面２２３が表示される。

同様に、承認者Ｂのみに承認されている文書２２４を選択して、印刷指示を行った場合には、印刷設定画面レイアウト変更用ＸＳＬＴスタイルシート２２１を用いて、図２１のフローチャートと同様の処理を行った結果、「スタンプ２」項目のみが表示された印刷設定画面２２５が表示される。

同様に、承認者Ａ及び承認者Ｂに承認されている文書２２６を選択して、印刷指示を行った場合には、印刷設定画面レイアウト変更用ＸＳＬＴスタイルシート２２１を用いて、図２１のフローチャートと同様の処理を行った結果、「スタンプ１」項目と「スタンプ２」項目の両方が表示され、「スタンプ１」が大きいサイズで表示された印刷設定画面２２７が表示される。

このようにワークフローを実現した文書管理システム上で、ワークフローのそれぞれのプロセスに応じた印刷設定画面の表示が実現できる。

また本実施の形態では、文書管理システムのフォルダの付加情報として、印刷設定画面レイアウト変更用ＸＳＬＴスタイルシートを保存して、文書が登録されているフォルダ毎に印刷設定画面のレイアウトを変更したが、文書の付加情報として印刷設定画面レイアウト変更用ＸＳＬＴスタイルシートを保存して、文書毎に印刷設定画面のレイアウト変更を実現できることはいうまでもない。

［他の実施の形態］
本発明の目的は前述したように、実施の形態の機能を実現するソフトウェアのプログラムコードを記録した記憶媒体をシステム或は装置に提供し、そのシステム或は装置のコンピュータ（又はＣＰＵやＭＰＵ）が記憶媒体に格納されたプログラムコードを読み出し実行することによっても達成される。この場合、記憶媒体から読み出されたプログラムコード自体が前述した実施形態の機能を実現することになり、そのプログラムコードを記憶した記憶媒体は本発明を構成することになる。このようなプログラムコードを供給するための記憶媒体としては、例えば、フロッピィ（登録商標）ディスク、ハードディスク、光ディスク、光磁気ディスク、ＣＤ−ＲＯＭ，ＣＤ−Ｒ、磁気テープ、不揮発性のメモリカード、ＲＯＭなどを用いることができる。

また、コンピュータが読み出したプログラムコードを実行することにより、前述した実施の形態の機能が実現されるだけでなく、そのプログラムコードの指示に基づき、コンピュータで稼動しているＯＳ（オペレーティングシステム）などが実際の処理の一部又は全部を行い、その処理によって前述した実施の形態の機能が実現される場合も含まれる。

更に、記憶媒体から読み出されたプログラムコードが、コンピュータに挿入された機能拡張ボードやコンピュータに接続された機能拡張ユニットに備わるメモリに書きこまれた後、そのプログラムコードの指示に基づき、その機能拡張ボードや機能拡張ユニットに備わるＣＰＵなどが実際の処理の一部又は全部を行い、その処理によって前述した実施の形態の機能が実現される場合も含む。

本発明の実施の形態に係る文書管理システムの構成を示す図である。 本実施の形態に係る文書管理システムのクライアントの機能構成を示す機能ブロック図である。 本実施の形態に係る文書管理システムのサーバの機能構成を示す機能ブロック図である。 本実施の形態に係るプリンタの機能構成を示す機能ブロック図である。 本実施の形態に係る文書管理システムのクライアントによる文書登録処理を説明するフローチャートである。 本実施の形態に係る文書管理システムの文書管理サーバによる文書登録処理を説明するフローチャートである。 本実施の形態に係るサーバの属性データベースに登録されているデータのデータ構造を示す概念図である。 本実施の形態に係る文書管理システムにおいて、印刷設定ＸＭＬデータから印刷設定画面を表示する処理を説明するフローチャートである。 本実施の形態に係るクライアントにおける印刷設定を説明する図である。 フォルダごとに印刷設定画面のレイアウトを変更するための、レイアウト情報を設定するための設定画面の概観図である。 本実施の形態に係る文書管理システムにおいて、フォルダごとに印刷設定画面のレイアウトを変更するためのレイアウト情報を設定する処理を説明するフローチャートである。 本実施の形態に係るクライアントにおける印刷設定を説明する図である。 レイアウト変更情報が反映された印刷設定画面のＸＭＬデータの記述例を示す図である。 本実施の形態に係る文書管理システムのクライアント及びサーバによる、印刷設定ＸＭＬデータ及びフォルダの印刷設定画面のレイアウト変更情報から印刷設定画面を表示する処理を示すフローチャートである。 本実施の形態野変形例に係る文書管理システムにおいて、文書のフォルダ移動によりワークフローを実現した場合のフォルダ及び文書を示す概念図である。 本実施の形態に係る文書管理システムにおいて、文書のフォルダ移動によりワークフローを実現した文書管理システム上のフォルダ、文書及びそれぞれのフォルダ内の文書を印刷するときの印刷設定画面を示す概念図である。 本実施の形態に係る文書管理システムにおいて、文書のフォルダ移動及び文書の付加情報の変更によりワークフローを実現した文書管理システム上のフォルダ及び文書を示す概念図である。 承認フォルダへのフォルダ移動による文書の承認状態への状態変更、及び承認処理による文書の承認状態への状態変更の処理を示すフローチャートである。 承認フォルダの文書を指定して承認する処理を説明するフローチャートである。 印刷設定項目を文書の承認状態によって変更するための設定画面を説明する図である。 本実施の形態に係る印刷設定ＸＭＬデータ及びフォルダの印刷設定画面のレイアウト変更情報から印刷設定画面を表示する処理を説明するフローチャートである。 文書のフォルダ間の移動、及び文書の付加情報の変更によりワークフローを実現した文書管理システム上のフォルダ、文書及びそれぞれのフォルダ内の文書を印刷するときの印刷設定画面を示す概念図である。

Claims (17)

1. データベースに文書を登録して管理する文書管理システムであって、
   文書或は当該文書を含むフォルダごとに、前記文書を印刷する印刷設定画面の複数の設定項目の設定情報を保存する設定情報記憶手段と、
   前記印刷設定画面の表示設定情報を記憶する表示設定記憶手段と、
   前記設定情報記憶手段に記憶されている設定項目の変更或は追加が指示されると、前記印刷設定画面の表示変更情報を記憶する表示設定変更記憶手段と、
   文書の印刷が指示されると、前記設定情報記憶手段の設定情報と前記表示変更情報とに基づいて前記文書の印刷設定画面を表示する印刷設定表示手段と、
   フォルダ間で文書を移動するように指示する移動指示手段と、
   移動先のフォルダに対応する印刷設定画面の表示設定情報に基づいて、前記移動された文書の印刷設定画面を表示するように制御する印刷設定表示制御手段と、
   を有することを特徴とする文書管理システム。
2. 前記設定情報はＸＭＬデータで記述され、前記表示設定情報及び前記表示変更情報は前記ＸＭＬデータをＨＴＭＬ形式のデータに変換するためのＸＳＬＴデータであることを特徴とする請求項１に記載の文書管理システム。
3. 前記印刷設定表示手段は、前記設定情報の内、前記文書の印刷に選択された印刷装置が有する機能に対応する設定情報だけを表示することを特徴とする請求項１又は２に記載の文書管理システム。
4. 前記印刷設定画面の設定項目の追加及び削除を指示する手段と、
   前記設定項目の表示順を指定する手段と、
   前記設定項目のそれぞれを編集する手段と、
   を更に有することを特徴とする請求項１乃至３のいずれか１項に記載の文書管理システム。
5. データベースに文書を登録して管理する文書管理方法であって、
   文書或は当該文書を含むフォルダごとに、前記文書を印刷する印刷設定画面の複数の設定項目の設定情報を保存する設定情報記憶工程と、
   前記印刷設定画面の表示設定情報を記憶する表示設定記憶工程と、
   前記設定項目の変更或は追加に応じて前記印刷設定画面の表示変更情報を記憶する表示設定変更記憶工程と、
   文書の印刷が指示されると、前記設定情報記憶工程で記憶された設定情報と前記表示変更情報とに基づいて前記文書の印刷設定画面を表示する印刷設定表示工程と、
   フォルダ間で文書を移動するように指示する移動指示工程と、
   移動先のフォルダに対応する印刷設定画面の表示設定情報に基づいて、前記移動された文書の印刷設定画面を表示するように制御する印刷設定表示制御工程と、
   を有することを特徴とする文書管理方法。
6. 前記設定情報はＸＭＬデータで記述され、前記表示設定情報及び前記表示変更情報は前記ＸＭＬデータをＨＴＭＬ形式のデータに変換するためのＸＳＬＴデータであることを特徴とする請求項５に記載の文書管理方法。
7. 前記印刷設定表示工程では、前記設定情報の内、前記文書の印刷に選択された印刷装置が有する機能に対応する設定情報だけを表示することを特徴とする請求項５又は６に記載の文書管理方法。
8. 前記印刷設定画面の設定項目の追加及び削除を指示する工程と、
   前記設定項目の表示順を指定する工程と、
   前記設定項目のそれぞれを編集する工程と、
   を更に有することを特徴とする請求項５乃至７のいずれか１項に記載の文書管理方法。
9. データベースに文書を登録して管理する文書管理装置であって、
   文書或は当該文書を含む記憶領域ごとに、前記文書を印刷する印刷設定画面の複数の設定項目の設定情報を保存する設定情報記憶手段と、
   前記印刷設定画面の表示設定情報を記憶する表示設定記憶手段と、
   前記設定情報記憶手段に記憶されている設定項目の変更或は追加が指示されると、前記印刷設定画面の表示変更情報を記憶する表示設定変更記憶手段と、
   文書の印刷が指示されると、前記設定情報記憶手段に保存された設定情報と前記表示変更情報とに基づいて前記文書の印刷設定画面を表示する印刷設定表示手段と、
   記憶領域間で文書を移動するように指示する移動指示手段と、
   移動先の記憶領域に対応する印刷設定画面の表示設定情報に基づいて、前記移動された文書の印刷設定画面を表示するように制御する印刷設定表示制御手段と、
   を有することを特徴とする文書管理装置。
10. 前記設定情報はＸＭＬデータで記述され、前記表示設定情報及び前記表示変更情報は前記ＸＭＬデータをＨＴＭＬ形式のデータに変換するためのＸＳＬＴデータであることを特徴とする請求項９に記載の文書管理装置。
11. 前記印刷設定表示手段は、前記設定情報の内、前記文書の印刷に選択された印刷装置が有する機能に対応する設定情報だけを表示することを特徴とする請求項９又は１０に記載の文書管理装置。
12. 前記印刷設定画面の設定項目の追加及び削除を指示する手段と、
    前記設定項目の表示順を指定する手段と、
    前記設定項目のそれぞれを編集する手段と、
    を更に有することを特徴とする請求項９乃至１１のいずれか１項に記載の文書管理装置。
13. データベースに文書を登録して管理する文書管理装置の制御方法であって、
    文書或は当該文書を含む記憶領域ごとに、前記文書を印刷する印刷設定画面の複数の設定項目の設定情報を保存する設定情報記憶工程と、
    前記印刷設定画面の表示設定情報を記憶する表示設定記憶工程と、
    前記設定項目の変更或は追加に応じて前記印刷設定画面の表示変更情報を記憶する表示設定変更記憶工程と、
    文書の印刷が指示されると、前記設定情報記憶工程の設定情報と前記表示変更情報とに基づいて前記文書の印刷設定画面を表示する印刷設定表示工程と、
    記憶領域間で文書を移動するように指示する移動指示工程と、
    移動先の記憶領域に対応する印刷設定画面の表示設定情報に基づいて、前記移動された文書の印刷設定画面を表示するように制御する印刷設定表示制御工程と、
    を有することを特徴とする文書管理装置の制御方法。
14. 前記設定情報はＸＭＬデータで記述され、前記表示設定情報及び前記表示変更情報は前記ＸＭＬデータをＨＴＭＬ形式のデータに変換するためのＸＳＬＴデータであることを特徴とする請求項１３に記載の文書管理装置の制御方法。
15. 前記印刷設定表示工程では、前記設定情報の内、前記文書の印刷に選択された印刷装置が有する機能に対応する設定情報だけを表示することを特徴とする請求項１３に記載の文書管理装置の制御方法。
16. 前記印刷設定画面の設定項目の追加及び削除を指示する工程と、
    前記設定項目の表示順を指定する工程と、
    前記設定項目のそれぞれを編集する工程と、
    を更に有することを特徴とする請求項１３乃至１５のいずれか１項に記載の文書管理装置の制御方法。
17. データベースに文書を登録して管理する文書管理装置の制御方法をコンピュータで実行させるためのプログラムであって、
    文書或は当該文書を含む記憶領域ごとに、前記文書を印刷する印刷設定画面の複数の設定項目の設定情報を保存する設定情報記憶工程と、
    前記印刷設定画面の表示設定情報を記憶する表示設定記憶工程と、
    前記設定項目の変更或は追加に応じて前記印刷設定画面の表示変更情報を記憶する表示設定変更記憶工程と、
    文書の印刷が指示されると、前記設定情報記憶工程の設定情報と前記表示変更情報とに基づいて前記文書の印刷設定画面を表示する印刷設定表示工程と、
    記憶領域間で文書を移動するように指示する移動指示工程と、
    移動先の記憶領域に対応する印刷設定画面の表示設定情報に基づいて、前記移動された文書の印刷設定画面を表示するように制御する印刷設定表示制御工程と、
    を有することを特徴とするプログラム。

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