JP4297281B2 - 文書データ送受信装置 - Google Patents

Description

公衆回線網に接続して文書データを送受信するファクシミリ通信機能と、ネットワークに接続して文書データを送受信する電子メール機能を備えた文書データ送受信装置に関する。

近年、公衆回線網に接続し文書データをイメージデータとして送受信するファクシミリ通信機能と、ネットワークに接続して文書データをイメージデータとして送受信する電子メール機能を備えた文書データ送受信装置が実用化されている。こうした文書データ送受信装置では、従来のファクシミリ装置をベースに開発されているため、使い勝手の点で課題があった。こうした課題を解決するため、例えば、特許文献１では、電子メールを用いて画情報を送信する場合、ユーザ情報テーブルに登録されているユーザ情報及び任意入力される送信者名称等が参照されて電子メールを構成する各種要素にセットされるので、電子メールで画情報を送信する場合の使い勝手が向上する点が記載されている。また、特許文献２では、ファクシミリ装置をネットワークに接続して共用する場合に、原稿を送信する際にユーザの認証を行い、原稿にユーザ認証したユーザ特定情報を付加するようにした点が記載されており、他人のなりすましによる文書データの送信を防止するようにしている。
特開２００３−２４４３８６号公報 特開２００２−１０００８号公報

文書データ送受信装置を複数のユーザで使用する場合、特許文献１のように、ユーザ情報テーブルに登録されたユーザのみ使用するようにすることで、安全性を向上させるようにされているが、送信する毎にこうしたユーザ認証が行われることは、利便性の面ではよくない。そのため予め利用者を制限するか否か設定することで、ユーザ認証なしで送信可能としてもよいが、その場合には安全性が低下してしまう。

そこで、本発明は、安全性を維持しながら利便性についても向上することが可能な文書データ送受信装置を提供することを目的とする。

本発明１に係る文書データ送受信装置は、公衆回線網に接続して文書データを送受信するファクシミリ通信手段と、ネットワークに接続して文書データを送受信する電子メール送受信手段と、ファクシミリ番号と電子メールアドレスとを含むユーザ情報を記憶する記憶手段と、前記ファクシミリ通信手段で文書データを送信するときに、前記記憶手段に記憶されたユーザ情報から送信者を選択する選択手段と、前記記憶手段に記憶されたユーザ情報のうち前記選択手段で送信者として選択されたユーザ情報に送信者設定フラグを登録する登録手段と、前記電子メール送受信手段で文書データを送信するとき、前記記憶手段に記憶されたユーザ情報のうち、前記登録手段で送信者設定フラグが登録されたユーザ情報の電子メールアドレスを送信者として設定する設定手段とを備えたことを特徴とする。

本発明２に係る別の文書データ送受信装置は、本発明１の文書データ送受信装置において、前記電子メール送受信手段で文書データを送信するときの送信者を自動で設定するか否かを設定する送信者自動設定手段をさらに備え、前記送信者自動設定手段で送信者を自動で設定するが設定されているとき、前記登録手段で送信者設定フラグが登録されたユーザ情報の電子メールアドレスを送信者として設定し、前記送信者自動設定手段で送信者を自動で設定しないが設定されているときは、前記登録手段で送信者設定フラグが登録されたユーザ情報の電子メールアドレスを送信者として設定しないことを特徴とする。

本発明に係る文書データ送受信装置は、上記のような構成を有することで、ファクシミリ通信機能を用いて文書データを送信する際に選択した送信者情報を登録しておき、電子メール機能により文書データを送信する際には登録した送信者情報を用いて送信するようにしたので、一度送信を行って送信者情報を登録すると以後の送信処理では送信者情報が自動的に登録された送信者情報に設定されてユーザが設定する必要がなくなる。そのため、ユーザの設定操作が省略されて利便性が向上するようになる。また、安全性の面では、最初の送信者情報を選択する際にチェックしておけば、従来と同様の安全性を確保することができ、安全性が低下することがない。そして、送信者情報を選択する際に、アドレス帳として記憶されたユーザ情報を利用するようにすれば、送信のためのユーザ情報を別途作成する必要がなくなる。また、文書データを送信する際に送信者情報の選択を条件とするか否か条件設定することで、装置を利用する実態に合せた安全性対策を設定することができる。すなわち、安全性を向上させたい場合には、送信者情報の選択を条件とすることで、記憶されたユーザ情報の中から送信者を選択することができなくなるが、送信者情報の選択を条件としないようにすれば、記憶されたユーザ情報以外の宛先にも文書データを送信することができるようになる。

なお、本明細書において、「文書データ」とは、テキストデータ、イメージデータ及び原稿読取データといった文書に関連するデータ全般を意味する。

以下、本発明に係る実施形態について詳しく説明する。なお、以下に説明する実施形態は、本発明を実施するにあたって好ましい具体例であるから、技術的に種々の限定がなされているが、本発明は、以下の説明において特に発明を限定する旨明記されていない限り、これらの形態に限定されるものではない。

図１は、本発明に係る実施形態に関する概略ブロック構成図を示している。図１において、システム制御部１は、装置全体の制御処理及びファクシミリ伝送制御手順処理などの各種制御処理を行うものであり、システムメモリ２は、システム制御部１が実行する制御処理プログラム、および、処理プログラムを実行するときに必要な各種データなどを記憶するとともに、システム制御部１のワークエリアを構成するものであり、パラメータメモリ３は、装置に固有な各種の情報を記憶するためのものであり、時計回路４は、現在時刻情報を出力するものである。

スキャナ５は、所定の解像度で原稿画像を読み取るためのものであり、プロッタ６は、所定の解像度で画像を記録出力するためのものであり、キャラクタジェネレータ７は、図形文字を表示する際の表示データを発生するためのものであり、操作表示部８は、装置を操作するためのもので、各種の操作キー、および、各種の表示器からなる。

符号化復号化部９は、画信号を符号化圧縮するとともに、符号化圧縮されているイメージデータを元の画信号に復号化するためのものであり、画像蓄積装置１０は、符号化圧縮された状態の画情報を多数記憶するためのものである。

Ｇ３ファクシミリモデム１１は、Ｇ３ファクシミリのモデム機能を実現するためのものであり、伝送手順信号をやりとりするための低速モデム機能（Ｖ．２１モデム）及び主にイメージデータを送受信するための高速モデム機能（Ｖ．１７モデム、Ｖ．３４モデム、Ｖ．２９モデム、Ｖ．２７ｔｅｒモデムなど）を備えている。

網制御装置１２は、装置をアナログ公衆回線網ＰＳＴＮに接続するためのものであり、自動発着信機能を備えている。

ＬＡＮインターフェース回路１３は、装置をＬＡＮに接続するためのものであり、ＬＡＮ伝送制御部１４は、ＬＡＮを介して他のデータ端末装置との間やインターネットを介して種々のデータを送受信するための各種所定のプロトコルスイートの通信制御処理を実行するためのものである。

これらの、システム制御部１、システムメモリ２、パラメータメモリ３、時計回路４、スキャナ５、プロッタ６、キャラクタジェネレータ７、操作表示部８、符号化復号化部９、画像蓄積装置１０、Ｇ３ファクシミリモデム１１、網制御装置１２及びＬＡＮ伝送制御部１４は、内部バス１５に接続されており、これらの各要素間でのデータの送受信は、主としてこの内部バス１５を介して行われている。

また、網制御装置１２とＧ３ファクシミリモデム１１との間のデータの送受信は、直接行なわれている。

ここで、本実施例において、基本的には、ＬＡＮに接続されている端末相互間でのデータの送受信は、いわゆるＴＣＰ／ＩＰと呼ばれるトランスポートレイヤまでの伝送プロトコルと、それ以上の上位レイヤの通信プロトコルとの組み合わせ（いわゆるプロトコルスイート）が適用して行われる。例えば、電子メールのデータのやりとりでは上位レイヤの通信プロトコルとしてＳＭＴＰ（Ｓｉｍｐｌｅ Ｍａｉｌ Ｔｒａｎｓｆｅｒ Ｐｒｏｔｏｃｏｌ）という通信プロトコルが適用される。

また、各端末がメールサーバ装置ＳＭに対して、ユーザ宛の電子メールの受信確認や取得要求などのために適用するプロトコルとしては、いわゆるＰＯＰ（Ｐｏｓｔ Ｏｆｆｉｃｅ Ｐｒｏｔｏｃｏｌ）などを適用することができる。

また、ＴＣＰ／ＩＰ、ＳＭＴＰ、ＰＯＰなどの通信プロトコル及び電子メールのデータ形式やデータ構造などについては、それぞれＩＥＴＦから発行されているＲＦＣ文書により規定されている。例えば、ＴＣＰはＲＦＣ７９３、ＩＰはＲＦＣ７９３、ＳＭＴＰはＲＦＣ８２１、電子メールの形式は、ＲＦＣ８２２、ＲＦＣ１５２１、ＲＦＣ１５２２（ＭＩＭＥ（Ｍｕｌｔｉ ＰｕｒｐｏｓｅＭａｉｌ Ｅｘｔｅｎｓｉｏｎ）形式）などでそれぞれ規定されている。

そして、原稿を読み取ったイメージデータをアナログ公衆回線網ＰＳＴＮを介して他のＧ３ファクシミリ装置へ、又は、ＬＡＮ（さらには、インターネット）を介して他の文書データ送受信装置へ送信するとともに、アナログ公衆回線網ＰＳＴＮを介して他のＧ３ファクシミリ装置より受信したイメージデータを、例えば、そのときに指定されたサブアドレスに対応したユーザに対して電子メールを用いて転送したり、ＬＡＮを介して他の文書データ送受信装置から（電子メールで）受信したイメージデータをアナログ公衆回線網ＰＳＴＮを介して別のＧ３ファクシミリ装置へ転送する転送サービス機能等を備えている。

本実施形態では、文書データを送信する際に送信者情報の選択を条件とするか否か設定できるようになっている。すなわち、装置のシステムメモリ２に記憶されたユーザ情報の中から送信者情報を選択することを送信する場合の条件とすれば、それ以外の送信者に対して利用を制限することができる。また、ユーザ認証を組み合せることで、認証されたユーザであってそれに対応するユーザ情報がシステムメモリ２に記憶されている場合のみ送信が行えるようになり、他人のなりすましに対しても有効な安全対策とすることができる。

図２は、記憶されたユーザ情報の一例を示している。図２（ａ）に示すように、ユーザ情報テーブルは、複数のユーザ情報が登録されており、個々のユーザ情報の詳細は、図２（ｂ）に示すような項目からなる。この例では、ユーザ情報は、ユーザ情報を識別するためのユーザＩＤ、登録されたユーザ名称、認証の際に参照される認証ＩＤ、電子メール機能を用いてイメージデータを送信する際に参照される電子メールアドレス、ファクシミリ通信機能を用いてイメージデータを送信する際に参照されるファクシミリ番号、ユーザを送信者として設定するか否かを指定するための送信者設定フラグからなる。送信者設定フラグが設定されると、そのユーザ情報が送信者情報として登録される。こうしたユーザ情報は、アドレス帳に登録されている場合には、アドレス帳のデータを用いてもよい。

図３は、ＦＡＸ送信処理を行う場合の処理フローを示している。ＦＡＸ送信する原稿をスキャナ５にセットすると（Ｓ１００）、送信者選択の条件設定がセットされているかチェックする（Ｓ１０１）。送信者選択がセットされている場合には、送信設定画面を表示して（Ｓ１０２）ユーザコード、送信者等の設定データを入力する（Ｓ１０３）。送信者の選択は、アドレス帳のリストから選択してもよいし、ユーザ情報のＩＤを入力するようにしてもよい。そして、送信者が選択されたかチェックし（Ｓ１０４）、送信者が選択されている場合には、その送信者設定フラグをセットする（Ｓ１０５）。

次に、ＦＡＸ送信する宛先を入力すると（Ｓ１０６）スタート入力されたかチェックする（Ｓ１０７）。宛先入力では、ワンタッチダイアル機能や短縮ダイアル機能を用いた周知の任意の宛先入力方法を採用することができる。スタート入力があるとスキャナ５による原稿読取処理が行われて（Ｓ１０８）送信ファイルが作成される（Ｓ１０９）。そして、送信者設定フラグがセットされたユーザ情報のユーザ名称を取得して（Ｓ１１０）送信側名称として設定され、送信ファイルを公衆回線ＰＳＴＮを通して送信する処理が行われて（Ｓ１１１）終了する。ステップＳ１０４において、送信者選択に関する入力が行われなかったり、装置に記憶されたユーザ情報の中から選択されていなかったりする場合には、送信不可表示が行われて（Ｓ１１２）そのまま終了する。

また、ステップＳ１０１において、送信者選択の設定がセットされていない場合には、送信設定画面が表示されて（Ｓ１１３）ユーザコード、送信者等の設定入力がユーザにより行われる（Ｓ１１４）が、ステップＳ１０４のような送信者のチェックは行われずにステップＳ１０６に進む。

以上のＦＡＸ送信処理において、選択された送信者情報は送信者設定フラグをセットすることで登録され、以後の送信処理においても登録された送信者情報が用いられるようになる。図４は、電子メール送信処理を行う場合において登録された送信者情報を用いる場合の処理フローを示している。送信原稿をスキャナ５にセットすると（Ｓ２００）、送信者選択の条件設定がセットされているかチェックする（Ｓ２０１）。送信者選択がセットされている場合には、送信設定画面を表示して（Ｓ２０２）、登録された送信者情報を取得し（Ｓ２０３）、ユーザコード等のユーザが入力する設定データとともに入力される（Ｓ２０４）。

次に、電子メール送信する宛先を入力すると（Ｓ２０５）スタート入力されたかチェックする（Ｓ２０６）。スタート入力があるとスキャナ５による原稿読取処理が行われて（Ｓ２０７）送信ファイルが作成される（Ｓ２０８）。そして、ユーザ情報テーブルから送信者として選択したユーザ情報の電子メールアドレスを取得して（Ｓ２０９）送信側電子メールアドレスに設定して送信ファイルをＬＡＮを通して送信する処理が行われて（Ｓ２１０）終了する。

ステップＳ２０１において、送信者選択の設定がセットされていない場合には、送信設定画面が表示されて（Ｓ２１１）ユーザコード、送信者等の設定データの入力がユーザにより行われ（Ｓ２１２）、送信者情報の自動的な設定は行われない。

以上のような送信処理を行うことで、最初の送信処理において選択された送信者情報が以後の送信処理において自動的に設定されるので、ユーザがいちいち送信者を設定する必要がなくなり、利便性が向上する。そして、最初の送信者の設定では、ユーザ情報として記憶された情報から選択されるため、それ以外の送信者情報を設定することができず、安全性が低下することはない。また、送信者選択の条件を設定しておかなければ、ユーザ情報テーブル以外の送信者を入力することもでき、従来と同様に送信処理を行うことも可能である。

このように送信者情報を登録しておくことは、個人認証設定する場合にも行うことができる。図５は、個人認証設定を行う場合の電子メール送信処理に関する処理フローを示している。送信原稿をスキャナ５にセットすると（Ｓ３００）、送信者選択の条件設定がセットされているかチェックする（Ｓ３０１）。送信者選択がセットされている場合には、送信設定画面を表示する（Ｓ３０２）。送信設定画面において、ユーザＩＤを入力すると、パスワード入力欄が表示されて認証データが入力される（Ｓ３０３）。入力された認証データの正当性がチェックされ（Ｓ３０４）、正当でないと判断されるとエラー表示されて終了する。正当と判断された場合には、ユーザＩＤに対応するユーザ情報が記憶されているかチェックし（Ｓ３０５）、認証されたユーザＩＤに対応するユーザ情報が記憶されている場合には、そのユーザ情報を送信者情報として選択する（Ｓ３０６）。選択されたユーザ情報の送信者設定フラグはセットされる。

次に、電子メール送信する宛先を入力すると（Ｓ３０７）スタート入力されたかチェックする（Ｓ３０８）。スタート入力があるとスキャナ５による原稿読取処理が行われて（Ｓ３０９）送信ファイルが作成される（Ｓ３１０）。そして、ユーザ情報テーブルから送信者として選択したユーザ情報の電子メールアドレスを取得して（Ｓ３１１）送信側電子メールアドレスに設定して送信ファイルをＬＡＮを通して送信する処理が行われて（Ｓ３１２）終了する。

ステップＳ３０４において、認証されたユーザＩＤに対応するユーザ情報が記憶されていない場合には、送信不可表示が行われて（Ｓ３１３）そのまま終了する。

ステップＳ３０１において、送信者選択の設定がセットされていない場合には、送信設定画面が表示されて（Ｓ３１４）ステップＳ３０３と同様に認証データが入力され（Ｓ３１５）、入力された認証データの正当性がチェックされる（Ｓ３１６）。正当でないと判断されるとエラー表示されて終了する。正当と判断された場合には、ユーザＩＤに対応するユーザ情報が記憶されているかチェックし（Ｓ３１７）、ユーザ情報が記憶されている場合には、その情報が送信者情報として選択される（Ｓ３１８）。選択されたユーザ情報の送信者設定フラグはセットされる。ステップＳ３１７において、入力されたユーザＩＤに対応するユーザ情報が記憶されていない場合には、装置固有の設定情報を送信者情報として選択する（Ｓ３１９）。以後ステップＳ３０７に進んで電子メール送信処理が行われるが、ステップＳ３１９において装置固有の設定情報が送信者情報として設定された場合には、装置固有の電子メールアドレスが送信側電子メールアドレスとして設定される。

以上のように送信処理することで、正当に認証されたユーザのユーザ情報を用いて送信者情報を自動的に設定するので、利便性が向上し、認証されたユーザのユーザ情報が記憶されていない場合には送信不可とすることで、安全性を確保することができる。また、送信者選択が設定されていない場合でも、認証されたユーザのユーザ情報が記憶されている場合にはその情報を用いて送信者選択を行い、ユーザ情報が記憶されていない場合には、装置固有の設定情報を送信者情報とするので、他人になりすまして送信することが困難となって安全性を高めることができる。

本発明に係る実施形態に関する概略ブロック構成図である。 記憶されたユーザ情報の一例である。 ＦＡＸ送信処理を行う場合の処理フローである。 電子メール送信処理を行う場合の処理フローである。 個人認証設定を行う場合の電子メール送信処理の処理フローである。

符号の説明

１・・・システム制御部 ２・・・システムメモリ ３・・・パラメータメモリ ４・・・時計回路 ５・・・スキャナ ６・・・プロッタ ７・・・キャラクタジェネレータ ８・・・操作表示部 ９・・・符号化復号化部 １０・・・画像蓄積装置 １１・・・Ｇ３ファクシミリモデム １２・・・網制御装置 １３・・・ＬＡＮ １４・・・ＬＡＮ伝送制御部。

Claims (2)

1. 公衆回線網に接続して文書データを送受信するファクシミリ通信手段と、
   ネットワークに接続して文書データを送受信する電子メール送受信手段と、
   ファクシミリ番号と電子メールアドレスとを含むユーザ情報を記憶する記憶手段と、
   前記ファクシミリ通信手段で文書データを送信するときに、前記記憶手段に記憶されたユーザ情報から送信者を選択する選択手段と、
   前記記憶手段に記憶されたユーザ情報のうち前記選択手段で送信者として選択されたユーザ情報に送信者設定フラグを登録する登録手段と、
   前記電子メール送受信手段で文書データを送信するとき、前記記憶手段に記憶されたユーザ情報のうち、前記登録手段で送信者設定フラグが登録されたユーザ情報の電子メールアドレスを送信者として設定する設定手段と
   を備えたことを特徴とする文書データ送受信装置。
   
2. 前記電子メール送受信手段で文書データを送信するときの送信者を自動で設定するか否かを設定する送信者自動設定手段をさらに備え、
   前記送信者自動設定手段で送信者を自動で設定するが設定されているとき、前記登録手段で送信者設定フラグが登録されたユーザ情報の電子メールアドレスを送信者として設定し、
   前記送信者自動設定手段で送信者を自動で設定しないが設定されているときは、前記登録手段で送信者設定フラグが登録されたユーザ情報の電子メールアドレスを送信者として設定しないこと
   を特徴とする、請求項１に記載の文書データ送受信装置。
   

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