JP3929824B2 - 会計処理装置および自動仕訳プログラムを記録したコンピュータ読み取り可能な記憶媒体 - Google Patents
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Description
【発明の属する技術分野】
本発明は、出納帳や補助簿等の記入と同様な感覚で帳簿データを入力・表示しうる記帳入力・表示技術に関し、特に、専門的な会計・税務知識のない小規模法人や個人事業者向けの会計システムにおいて、取引を記帳する際に行う自動仕訳技術に関する。
【0002】
【従来の技術】
従来、会計事務所とその顧問先(会計事務所との契約により会計処理又は会計処理にかかわる指導を委託した個人又は企業をいう)間で会計処理を行う方式として、顧問先で入力したある期間(日、週、月)内の会計データ(会計処理時に会計伝票メモ等からデータ入力されたデータや仕訳データをいう)を会計事務所に通信回線を介して送信したり、記憶媒体に記憶して郵送したりして会計事務所側で会計処理を行う方式がある。
【0003】
しかしながら、専門的な会計・税務知識のない小規模法人や個人事業者の場合は会計データ入力をできるだけ容易にする必要があるので、入力方式に様々な工夫を凝らした会計処理システムが提案、開発されている。
【0004】
例えば、(イ)特開2001−155097公報には多種のデータを仕訳レスで入力可能とする会計プログラムを記憶した記憶媒体が開示されている。この会計プログラムは、取引区分相当の選択を各取引の入力伝票上で行なうことで複式簿記に必須の複合仕訳を入力させるものであり、帳簿の選択、取引区分の選択、決済区分の選択と進むことで、借方勘定科目、貸方勘定科目、消費税額などを順次決定するようにしている。
【0005】
また、(ロ)特開2001−167221公報には取引名称の一覧から選択した結果により仕訳を行う自動仕訳記帳システムが開示されている。この自動仕訳記帳システムでは、取引名称の一覧から選択された取引種別に応じた取引の名称をさらに一覧表示する段階を踏むことで、複式簿記の仕訳を確定する方式をとっている。
【0006】
また、(ニ)特開平7−85169号公報には、仕訳の組み合せを自動仕訳設定表に設定して呼び出し可能とする会計簿記システムが開示されている。この会計簿記システムでは自動仕訳の設定表と取引別仕訳関連定義表を持ち、自動仕訳を入力する場合には自動仕訳設定表から該当する取引を選択することで複合仕訳を入力し、自動仕訳の入力で無い場合には取引別仕訳関連定義表から取引名称を選択したうえで定義表に示される勘定科目範囲の選択入力を行なうようにしている。
【0007】
【発明が解決しようとする課題】
また、上記(イ)の記録媒体に記憶された会計プログラムでは、取引区分相当の選択を各取引の入力伝票上で行うことで複式簿記に必須の複合仕訳を入力させるものであり、帳簿の選択、取引区分の選択、決済区分の選択と進むことで、借方勘定科目、貸方勘定科目、消費税額などを順次決定するようになっている。このため、入力・選択項目が多く、知識の無いオペレータを想定してステップバイステップの入力をさせているものの、簡単な記帳作業とはならないという問題点があり、更に、自由な摘要入力を行なえないという問題点がある。
【0008】
また、上記(ロ)の自動仕訳記帳システムでは、取引名称の一覧から選択された取引種別に応じた取引の明細をさらに一覧表示する段階を踏むことで、複式簿記の仕訳を確定する方式、つまり、取引明細をそのつど一覧選択表示しながらステップバイステップで仕訳を行うので選択オペレーションが煩雑となるという問題点がある。
【0009】
また、上記(ハ)の会計簿記システムは、自動仕訳の設定表と取引別仕訳関連定義表を持ち、自動仕訳を入力する場合には自動仕訳設定表から該当する取引を選択することで複合仕訳を入力し、自動仕訳の入力で無い場合には取引別仕訳関連定義表から取引名称を選択したうえで定義表に示される勘定科目範囲の選択入力を行なうものであり、入力時に、自動仕訳設定表の摘要一覧から選ばせる方式を取るため、仕訳設定表に登録されている仕訳数が多くなった場合には選択が困難となるという問題点がある。また、取引別仕訳関連定義表の取引名称を選択する場合には、貸方勘定科目、借方勘定科目を選択するオペレーションが必要となり、会計知識のないオペレータにとって入力困難となる可能性があるといった問題点もある。
【0010】
本発明は、上記従来の問題点を解決するためになされたものであり、記帳入力の際に摘要入力を行うだけで自動仕訳され、専門的な会計・税務知識のない小規模法人や個人事業者が、簡単に出納帳や補助簿の記帳入力を行うことができる記帳システム、自動仕訳方法、自動仕訳プログラム及びこのような自動仕訳プログラムを記憶した記憶媒体の提供を目的とする。
【0011】
【課題を解決するための手段】
上記課題を解決するために、請求項1に記載の発明の会計処理装置は、表示部と、摘要名と勘定科目情報を対応させて記憶した摘要辞書と、データ入力時に表示部の画面に表示されている所定の入力領域にユーザの操作によりデータを入力するためのキー入力手段と、データ入力手段による帳簿データ入力時に、キー入力手段によって記帳画面の所定の入力領域に入力された摘要文字列を用いて摘要辞書を検索してその摘要文字列に対応する摘要名および勘定科目情報を取得する摘要辞書検索手段と、摘要辞書検索手段による摘要辞書の結果、入力された摘要文字列全体を含む摘要名が摘要辞書に存在しないときに、摘要文字列の先頭又は後尾から1文字を取り去ったそれぞれの連続文字列で摘要辞書を検索し、該連続文字列を含む摘要名が検索されるまで更に1文字ずつ文字を取り去って摘要辞書を検索してその摘要文字列に対応する摘要名および勘定科目情報を取得する動作を前記連続文字列が2文字になるまで繰り返す部分一致検索手段と、摘要辞書検索手段若しくは部分一致検索手段によって取得された勘定科目情報を基にキー入力手段により入力された帳簿データを自動仕訳する自動仕訳制御手段と、を備えたことを特徴とする。
【0013】
また、請求項3に記載の発明の自動仕訳プログラムを記録したコンピュータ読み取り可能な記録媒体は、表示部と、摘要名と勘定科目情報を対応させて記憶した摘要辞書と、ユーザの操作によりデータを入力するためのデータ入力手段と、を備えたコンピュータを、データ入力手段による帳簿データ入力時に、データ入力手段により入力された摘要文字列を用いて摘要辞書を検索してその摘要文字列に対応する摘要名および勘定科目情報を取得する摘要辞書検索手段、摘要辞書検索手段による摘要辞書の検索の結果、入力された摘要文字列全体を含む摘要名が摘要辞書に存在しないときに、摘要文字列の先頭又は後尾から1文字を取り去ったそれぞれの連続文字列で摘要辞書を検索し、該連続文字列を含む摘要名が検索されるまで更に1文字ずつ文字を取り去って摘要辞書を検索して、摘要文字列に対応する摘要名および勘定科目情報を取得する動作を連続文字列が2文字になるまで繰り返す部分一致検索手段、摘要辞書検索手段若しくは部分一致検索手段によって取得された勘定科目情報を基にデータ入力手段により入力された帳簿データを自動仕訳する自動仕訳制 御手段として機能させるための自動仕訳プログラムを記録したコンピュータ読み取り可能とする。
【0014】
【発明の実施の形態】
以下の説明では、現金出納帳データや預金出納帳データ等の出納帳データを出納帳データと記し、売掛帳データや買掛帳データ等の補助簿データを補助簿データと記し、出納帳データ及び補助簿データを帳簿データと記す。
【0015】
図1は本発明の記帳システムを摘要可能な会計処理装置のハードウエア構成を示すブロック図であり、会計処理装置1は、制御部10、キー入力部11、ポインティングデバイスとしてのマウス12、記憶媒体アクセス部13、表示部14、保存記憶メモリ15及びプリンタ17を備えている。なお、ネットワークと接続して外部装置とデータ授受を行う通信制御部16を備えるようにしてもよい。また、小規模法人や小規模事業者の使用する会計処理装置として、同様の構成を備えたパーソナルコンピュータ(パソコン)を用いることができる。
【0016】
制御部10は、CPU、プログラム格納メモリおよびRAM等の周辺回路(図示せず)からなり、上述の各構成部分の動作及び会計処理装置1全体の動作を制御する。また、プログラム格納メモリには制御プログラム、本発明の自動仕訳プログラム等のサブプログラム又はプログラムモジュールを含む記帳システムプログラムと各帳簿毎の記帳データ入力/表示画面のフォーマットデータや定数等を格納している。
【0017】
キー入力部11はデータ入力用のキーボードやファンクションキー等を備え、オペレータはキーボードやファンクションキー等を用いて領収書や納品書、売上伝票等のメモを基に帳簿データの入力、摘要文字列の入力やウインドウに一覧表示された取引区分の選択(指定)等を行う。キー操作が行われると制御部10に選択又は指定されたキーのコード及び状態信号等が送出される。
【0018】
マウス12は画面上に表示される選択ボタンやアイコン、メニュー等を選択する選択手段や、ウインドウに一覧表示される取引名や摘要名等の選択手段等として用いられ、オペレータによりクリック操作が行われると制御部10に選択又は指定された画面上の指定位置情報が送出される。
【0019】
記憶媒体アクセス部13は、CDやFD、MD等の記憶媒体を着脱自在に構成され、本発明の記帳システムのインストール時に、記憶媒体に記憶された仕訳プログラムを含む記帳システム用プログラムを読み取ったり、記憶媒体に記憶されたデータを読み取ったり、会計年度の切替え時に前年度データを記憶媒体に書き込んだりする際に駆動される。
【0020】
表示部14はディスプレイ等の表示装置からなり、処理選択用のアイコンやボタン、或いはメニューやメッセージを表示すると共に、入力画面や帳簿等の表示を行う。また、キー入力された帳簿データや、摘要及び科目情報等を入力/表示画面の所定の位置に表示する。
【0021】
保存記憶メモリ15は、HD(ハードディスク)やMO(光ディスク)等のようにデータの保存記憶及び読み出しが可能なメモリであり、記帳システム及び他のシステムで規定されたファイル領域が確保されており、各ファイルには記帳システム用の、各帳簿ファイル、元帳ファイル、取引辞書ファイル2、摘要辞書ファイル3、科目名ファイル4、仕訳ファイル5等のファイルが記憶される。
【0022】
なお、ROM等のプログラム格納メモリに代えてプログラム格納領域が確保し、インストールされた各種システム(この例では、OS(オペレーティング・システム))や自動仕訳プログラム等を含む記帳入力処理プログラム等や各帳簿に対応した画面フォーマットデータや定数等を格納するようにしてもよい。
【0023】
日常的に発生する取引は、取引の際発行される領収書や納品書、売上伝票等のメモを基に会計処理装置1に入力の際、オペレータは取引日付、摘要及び金額を入力すればよく、摘要入力により、取引は自動仕訳されて仕訳ファイル及び記帳入力対象となった出納帳又は補助簿に相当する出納帳ファイル又は補助簿ファイルに書き込まれる。
【0024】
また、オペレータの指示に基き、所定の時期に、仕訳ファイル5(図5)に書き込まれた仕訳済み帳簿データにより総勘定元帳ファイルや補助元帳ファイルが更新される。また、このようにして会計処理装置1に保存記憶された取引は、オペレータの指示に基き、一定期間毎(日、月、季、期、年度等)に集計され、試算表として所定のフォーマットで表示部14に表示したりプリンタ17に出力することができる。図2は取引辞書ファイル2に記憶される取引辞書レコード20の構成例を示す図である。図2で、取引辞書レコード20は、取引を分類した取引区分コードを記憶した取引区分コード記憶領域(取引区分コード欄、以下、レコードやデータ内の記憶領域を単に欄と略称する)21、借方科目情報及び貸方科目情報と対応付けられた取引区分名(実施例では、全角漢字であるが半角英数字でもよい)を記憶した取引名欄22、借方科目情報を記憶した借方欄23、貸方科目情報を記憶した貸方欄24、及び一覧表示する取引の範囲(つまり、勘定科目の範囲)を記憶した勘定科目範囲欄25を備えている。
【0025】
また、取引辞書レコード20は予め作成され取引辞書ファイル2に記憶されており、帳簿毎に作成された記帳画面(図6)で帳簿レコードの入力時に取引辞書ファイル2から取り出されて各取引区分コード、図7(a)に示すように取引区分コード及び取引名が一覧表示される(相手勘定科目名を表示してもよい)。
【0026】
図3は摘要辞書ファイル3に記憶される摘要辞書レコード30の構成例を示す図である。なお、摘要辞書ファイル3にはメーカー提供の必須摘要(変更・削除不可)やメーカー提供の標準的な摘要(変更可)及びオペレータが登録した摘要(変更・削除可)が登録されている。また、摘要辞書ファイル3を帳簿別に作成するようにしてもよい。
【0027】
図3で、摘要辞書レコード30は、借方科目情報を記憶する借方欄31、貸方科目情報を記憶する貸方欄32、借方科目情報又は貸方科目情報と対応付けられた取引名(実施例では、全角漢字であるが半角英数字でもよい)を記憶する摘要欄33、メーカー提供の更新禁止のレコードか、ユーザによって登録されたレコードかの別を示す情報を記憶するユーザ使用フラグ欄34及びオペレータが摘要辞書編集時に使用可能なレコードか否かを示す情報を記憶する使用許可フラグ欄35を備えている。
【0028】
また、借方欄31は勘定科目コードを記憶する勘定科目コード欄31−1、課税区分を記憶する課区欄31−2、消費税率を記憶する税区欄31−3及び内税、外税等の消費税税種区分を記憶する消費税税種区分欄31−4を有し、貸方欄32は勘定科目コードを記憶する勘定科目コード欄32−1、課税区分を記憶する課区欄32−2、消費税率を記憶する税区欄32−3及び内税、外税等の消費税税種区分を記憶する消費税税種区分欄32−4を有している。更に、摘要欄33は摘要名を記憶する摘要名欄33−1とオペレータによってキー入力される摘要の説明(例えば、摘要が「お茶代」のとき「来客用(玉露)」といった説明)を記憶する説明文欄33−2とを有している。なお、説明文欄33−2を設けずにすべて摘要として摘要欄33に記憶するようにしてもよい。
【0029】
図4は科目名ファイル4に記憶される勘定科目名レコード40の構成例を示す図である。図4で、勘定科目名レコード40は勘定科目コードを記憶した勘定科目コード欄41、補助科目コードを記憶した補助科目コード欄42、勘定科目名、補助科目名、課区(課税区分名)等の科目情報の名称を記憶した科目情報名称欄43及びこのレコードの勘定科目が借方科目か貸方科目かを示す貸借コードを記憶した貸借コード欄44からなる。
【0030】
また、勘定科目名レコード40は予め作成され科目名ファイル4に記憶されているが、科目名称はオペレータによって変更可能である。また、科目名ファイル4は、自動仕訳プログラムによって取引が絞り込まれ、摘要辞書ファイル3が検索されたとき取得する科目コードで検索され、科目コードが一致したレコードの科目情報名称欄43が記帳画面に表示される。
【0031】
図5は仕訳ファイル5に記憶される仕訳済み帳簿データの構成例を示す図であり、仕訳済み帳簿データ50は、日付を記憶する日付欄51、伝票番号を記憶する伝票番号欄52、借方科目情報欄53、貸方科目情報欄54、摘要を記憶する摘要欄55、伝票展開番号欄56及び訂正フラグ欄57を有している。また、借方科目情報欄53及び貸方科目情報欄54は、科目コードを記憶する科目コード欄53−1、54−1と、科目を細分した補助科目コードを記憶する補助科目コード欄53−2、54−2と、金額を記憶する金額欄53−3、54−3と、課税区分コードを記憶する課区欄53−4、54−4と、消費税率を記憶する税区欄53−5、54−5と、消費税が内税か、外税か、課税対象外かを示すコードを記憶する税種区分欄53−6、54−6と、消費税額を記憶する消費税額欄53−7、54−7とからなっている。
【0032】
なお、訂正フラグ欄57の値は仕訳時はオフ(=「0」)であるが訂正(追加、修正、削除)記帳入力がなされると該当する帳簿データ50の訂正フラグ欄57の値はオン(=「1」)となる。
【0033】
図6は入力/表示画面としての記帳画面の一実施例を示す図であり、記帳画面(この例では出納帳画面のうちの現金出納帳画面)60は、記帳入力処理する帳簿等の種類(現金出納帳、小口現金出納帳、預金出納帳、売掛帳、買掛帳、応用帳、振替伝票、仕訳帳、元帳、補助元帳、日計表、試算表、管理メニュー等)を示すボタンやアイコン等が表示されている帳簿処理選択領域(帳簿処理選択欄;以下、画面上に割り当てられた領域も単に欄と称する)61と、帳簿データの記帳処理等の種類、例えば、追加、訂正、削除、検索、摘要登録、集計、・・、印刷、終了等、を示すボタン等が設けられた記帳処理選択欄62と、入力/表示する帳簿データが消費税抜きか消費税込みかを表示する消費税入力方法表示欄63(消費税入力方法表示欄63が表示されない記帳画面もある)と、取引科目名等を表示する取引科目表示欄64と、見出しを表示する見出表示欄65と、期首残高入力/表示欄66と、複数の行からなるデータ入力/表示欄67と、合計欄68を配置してなる。なお、帳簿処理選択欄61及び記帳処理選択欄62に表示されるボタン等の種類や名称は記帳画面の種類や仕様変更によって異なる場合がある。
【0034】
見出表示欄65には、選択された帳簿と同じ形式の配列で、日付欄、取引区分欄、摘要欄、相手科目名、補助科目名、課区、税区、借方金額(この例では入金額)、貸方金額(この例では出金額)及び合計額を意味する見出しが表示される。また、データ入力/表示欄67にはキー入力により記帳され帳簿データが入力に追従して1行1仕訳で表示される。
【0035】
上記図6の記帳画面60から入力された帳簿データは仕訳処理されて帳簿データファイルに格納される。また、帳簿データの訂正処理や検証時にはこれらの入力画面上に帳簿データファイル等に記憶されているデータを1行1仕訳で表示できる。
【0036】
なお、データ入力/表示行は上下にスクロールし、データ入力時には、1仕訳分の入力が終わると次の行の先頭にカーソルが移動するが、データ入力/表示欄67の行数を超えた場合は、順次スクロールアップされるので、次の行にデータ入力を行うことができる。また、オペレータが手動によりスクロールさせることもできる。
【0037】
また、データ入力/表示欄67の各データ入力行は、帳簿データ入力が定型仕訳によって入力されたデータの場合は色表示等によって明示する入力区分欄67−1と、取引月日を入力/表示する日付欄67−2と、日付欄67−2に日付を入力した後、ウインドウ表示される取引区分のうちから選択された取引コードを表示する取引区分欄67−3と、摘要を入力/表示する摘要欄67−4と、摘要の入力によって自動的に相手科目名、補助科目、課区及び税区を表示する相手科目欄67−5、補助科目欄67−6、課区欄67−7、税区欄67−8と、借方金額(この例では入金額)を入力/表示する借方金額(この例では入金欄)67−9と、貸方金額(この例では出金額)を入力/表示する貸方金額欄(この例では出金欄)67−10と、残高を表示する残高欄67−11からなる。
【0038】
カーソルが取引区分欄67−3に移動すると取引区分、取引名等の取引区分情報を一覧表示したウインドウ(図7(a))や摘要欄67−4に摘要文字列がキー入力された場合に対応する摘要名を一覧表示したウインドウ(図7(b))を記帳画面上に表示することができる。
【0039】
また、1データ入力後は自動的に改行がなされるが、訂正等の必要のある場合はマウス12で必要な行をクリックしてカーソルを移動させ、その位置から処理を開始できる。また、帳簿処理選択欄61に表示されているボタン(又はアイコン)をクリックすることにより、記帳画面60で入力又は表示中であっても画面を選択された帳簿の処理画面(記帳画面等)に切替えて当該処理を実行することができる。また、記帳処理選択欄62のボタンをクリックすることにより、特定の処理、例えば、新規データの入力、訂正、削除、挿入、検索、摘要登録、印刷、・・・等の処理を実行できる。
【0040】
図7は取引名絞込みによる仕訳の一実施例を示す図であり、図7(a)は取引区分情報表示ウインドウの一実施例を示す図であり、図7(b)は選択された取引名及び科目情報の自動入力/表示(仕訳)の一実施例を示す図である。
【0041】
図7(a)で、符号70は取引区分情報表示ウインドウであり、取引区分情報表示ウインドウ70には取引辞書ファイル2に記憶されている取引辞書レコードのうち、記帳画面が表している帳簿の科目(この例では「現金」)の勘定科目範囲の取引辞書レコードの取引区分コード欄21及び取引名欄22に記憶されている取引コード及び取引名が取引区分情報71として一覧表示される(図7(a)で、表示されている取引区分情報のうち、「1.現金売上」を例とすると「1」が取引コード、「現金売上」が取引名である)。
【0042】
取引区分情報表示ウインドウ70で、入力データの取引に該当する取引名等の情報が表示されている行にマウスカーソルを移動させてクリックするか、該当の取引区分コードをキー入力することによって選択され、図7(b)に示すように表示される。
【0043】
また、図7(b)は図6の記帳画面60の部分図であり、図7(a)の取引区分情報表示ウインドウ70で取引名が選択されると、選択された取引区分コードが記帳画面60の取引区分欄67−3に、取引名が摘要欄67−4に、相手勘定科目名が相手科目欄67−5に、補助科目名が補助科目欄67−6に、課税区分名が課区欄67−7に自動入力され、表示される。また、この場合、カーソルが摘要欄67−4の最後の文字の次の位置に移動し、摘要文字列が入力可能となる。
【0044】
図8は摘要名検索による仕訳の一実施例を示す図であり、図8(a)は摘要欄にキー入力した摘要文字列の一実施例を示す図、図8(b)は摘要情報表示ウインドウの一実施例を示す図、図8(c)は選択された摘要名及び科目情報の自動入力/表示(仕訳)の一実施例を示す図である。
【0045】
図8(a)は図6の記帳画面60の部分図であり、図7(b)で取引区分情報表示ウインドウ70で取引名を選択せず、特定のコード(例えば、「29」)をキー入力してカーソルを摘要欄67−4の先頭に移動させ、オペレータがキー入力した摘要文字列の一例(「現金(玉露)」)である。なお、摘要名の検索を行うためには摘要を表す文字列の先頭から2文字以上の摘要文字列が入力されればよい。摘要文字列入力後、Enterキー等の押し下げ等による確認操作があると、図8(b)に示すような摘要情報表示ウインドウが開かれ、入力した摘要文字列をキーとしてその摘要文字列全体に一致する摘要文字列を得る全部一致検索又は全部一致検索でキー入力された摘要文字列全体に一致する摘要が検索されなかった場合に実行される部分一致検索で摘要辞書ファイル2から検索された摘要名およびその科目情報が一覧表示される。なお、摘要名欄67−4に表示された摘要名に該当しない摘要がある場合などにもキー入力による摘要文字列の入力を行なうことができる。
【0046】
図8(b)で、符号80は摘要情報表示ウインドウであり、摘要情報表示ウインドウ80には摘要辞書ファイル3に記憶されている摘要辞書レコードの摘要名のうち、摘要名の属する取引の取引区分コード81と、キー入力した摘要文字列と一致する文字列を含む摘要名82と、その摘要名と対応付けられた科目情報、つまり、相手科目名83、課区84及び税区85が摘要名情報として一覧表示される。
【0047】
摘要情報表示ウインドウ80に一覧表示されている摘要名情報はカーソル上下ボタン88をクリックして上下させることによりスクロールさせることができる。また、該当する摘要名が表示されている行にマウスカーソルを移動させてクリックすることによって選択され、図8(c)に示すように表示される。
【0048】
図8(c)は記帳画面60の部分図であり、図8(b)の摘要情報表示ウインドウ80で摘要名が選択されると、選択された摘要名が記帳画面60の摘要欄67−4に、相手勘定科目名が相手科目欄67−5に、補助科目名が補助科目欄67−6に、課税区分名が課区欄67−7に、消費税率が税区欄67−8に自動入力され、表示される。
【0049】
図9は自動仕訳プログラムによる会計処理装置の動作例を示すフローチャートであり、記帳画面として図6に示した現金出納帳画面を例としているがこれに限定されない。
【0050】
会計処理装置1の制御部10は、帳簿データ(この例では入・出金データ)の入力の際、カーソルがデータ入力/表示行の取引区分欄67−3に移動したか否かを監視し、取引区分欄67−3に移動した場合はステップS2に遷移する(ステップS1)。
【0051】
カーソルが取引区分欄67−3に移動すると、帳簿(この場合は現金出納帳)に対応した取引辞書ファイル2に記憶されている取引辞書レコード20のうち、記帳画面の科目(記帳画面を図6の現金出納帳画面とする例では「現金」)に関連する取引辞書レコードを順次取り出してその取引区分コード、取引区分名、相手方科目情報及び勘定科目範囲をRAMに順次記憶し、一覧テーブルとする。ここで、記帳画面の借方取引に関連する取引は記帳画面の種類によって規定され、取引区分コードで分類されているので、記帳画面の種類がわかれば借方取引に関連する取引を取引辞書ファイル2から取り出すことができる(ステップS2)。
【0052】
次に、RAMに記憶された科目情報名称を取り出して、取引区分コード、取引名、相手科目名及び課税区分名からなる一覧テーブルをRAMに作成し、このテーブルデータを順次表示部14に送って図7(a)に示すような取引区分情報表示ウインドウ70に取引区分コード及び取引名を一覧表示する(ステップS3)。
【0053】
オペレータが、取引区分情報表示ウインドウ70に一覧表示された取引区分情報のうち、該当するものにマウスカーソルを移動させてクリックするか、表示されている取引区分コードを取引区分欄67−3にキー入力した場合はその取引名が選択され、ステップS5に遷移する。また、カーソルを摘要欄に移動した場合はステップS7に遷移する(ステップS4)。
【0054】
上記ステップS4で取引名等の取引区分情報が選択された場合は、選択された取引区分情報をキーとしてRAMに一時記憶し、複数の、取引区分コード、取引名及び勘定科目情報のなかから、選択された取引区分情報に対応する借方勘定科目コード及び貸方勘定科目コードを取得し(ステップS5)、取得した勘定科目コード中で相手先科目となる勘定科目の科目コードをキーとして科目名ファイル4を検索し、科目情報を取り出し、図7(b)に示すように選択された取引名を摘要名として記帳画面60の摘要欄67−4に、取得した科目情報名を相手科目欄67−5、補助科目欄67−6、課区欄67−7及び税区欄67−8に自動入力し、現在入力中の入力行に表示する(ステップS6)。
【0055】
制御部10はキー入力部11から2文字以上の文字コード列を受け取ると、摘要文字列の入力があったものとし、文字列入力後ステップS9に遷移する(ステップS7)。また、オペレータによる確認操作があった場合は、取引情報表示ウインドウ70に表示されている取引名を摘要名とし、取引名の科目情報を摘要の科目情報としてステップS16に遷移する。また、確認操作がない場合はステップS7に戻るので、キー入力により摘要文字列の変更をすることができる(ステップS8)。
【0056】
摘要欄67−4に図8(a)に示したような摘要キー入力があると、記帳画面の科目(この例では「現金」)コード)とキー入力された文字列(=摘要文字列)とをキーとして摘要辞書ファイル3の全レコードを検索し(ステップS9)、摘要辞書レコード30の摘要名欄33−1に記憶されている摘要名(文字列)が入力された摘要文字列全体と一致する文字列を含んでいるレコードを順次取り出して、その摘要及び科目情報をRAMに順次記憶して一覧テーブルとし、ステップS12に遷移する。また、入力した摘要文字列全体を含むレコードがない場合にはステップS11に遷移する(ステップS10)。
【0057】
入力した摘要文字列全体を含むレコードがない場合には、摘要部分一致サブプログラム(図11参照)を呼び出し、摘要辞書ファイル3の摘要辞書レコード30のうち、入力された摘要文字列の部分文字列(連続文字列)のうち、一致する最長の部分文字列を含む摘要名を有する摘要辞書レコードを順次取り出して、その摘要及びレコードの科目情報をRAMに順次記憶して一覧テーブルとし、ステップS12に遷移する。また、部分一致検索で一致する摘要がない場合には摘要辞書ファイル3の摘要辞書レコード30の、摘要及び科目情報を順次読み出してRAMに記憶して一覧テーブルとし、ステップS12に遷移する(ステップS11)。
【0058】
RAMに記憶された相手科目情報に含まれている勘定科目コードをキーとして科目名ファイル4を検索し、科目情報名称を取り出して、摘要名、相手科目名、補助科目名、課税区分名、消費税率からなる一覧テーブルをRAMに作成し、このテーブルデータを順次表示部14に送って摘要名、科目情報名等(相手科目名、補助科目名、課税区分名、消費税率)を一覧表示する。なお、実施例では、摘要名及び科目情報名称等は図8(b)に示すような摘要情報表示ウインドウ80に一覧表示され、上下カーソルボタン88をマウス12でクリックしてカーソル89を上下させると一覧表が上下にスクロールする。また、ステップS11の部分一致検索により取り出された摘要名及び科目情報を基に表示される摘要表示ウインドウはステップS9の全部一致検索によって取り出された摘要名及び科目情報を基に表示される摘要表示ウインドウとは表示色を変えて(例えば、グレー色で)表示される(ステップS12)。
【0059】
次に、オペレータが、摘要情報表示ウインドウ80に一覧表示された摘要名等のうち、該当するものにマウスカーソルを移動させてクリックして選択した場合は、ステップS15に遷移し(ステップS13)、摘要情報表示ウインドウ80に一覧表示された摘要名等を選択しない場合、つまり、キー入力した摘要文字列を摘要とするときは、オペレータが改行操作(Enterキー又はタブ(Tab)キーの押し下げ)を行うと摘要欄67−4にキー入力されている摘要文字列を摘要名として決定しステップS16に遷移する(ステップS14)。
【0060】
RAMに一時記憶した複数の、摘要名及び科目情報のなかから、上記ステップS13又はS14で選択又は決定された摘要名に対応する科目情報名を取得し、図8(c)に示すように選択された摘要名を記帳画面60の摘要欄67−4に、取得した科目情報を相手科目欄67−5、補助科目欄67−6、課区欄67−7及び税区欄67−8に自動入力し、表示する。これにより、ステップS9の全部一致検索の場合も、ステップS11の部分一致検索の場合も、摘要欄67−4に表示されている摘要文字列は、摘要辞書ファイル3から取り出された摘要名で置換される(ステップS15)。
【0061】
金額欄への金額入力が終わると確認操作の有無を調べ、確認操作があった場合は期首残高との差し引き計算による残高計算及び残高欄67−11への残高表示を行なった後(ステップS16)、日付を日付欄51に、自動発行される伝票番号を伝票番号欄52に、記帳画面の科目情報コード(この例では「現金」科目コード)を借方科目情報欄53又は貸方科目情報欄54に、相手科目情報を貸方科目情報欄54又は借方科目情報欄53に、選択した摘要名+入力した説明文を摘要欄55に、借方金額欄(この例では入金欄)67−9及び貸方金額欄(この例では出金欄)67−10に入力された金額を借方金額欄53−3及び貸方金額欄54−3に、伝票番号を伝票展開番号欄56にコピーし、訂正フラグ欄57をオフ(=「0」)とした仕訳済み帳簿データ50を生成して仕訳ファイル5に記憶する(ステップS17)。
【0062】
金額欄への入力終了後、改行操作が成されるとカーソルを次のデータ入力行の日付欄67−2に移動してステップS1に戻る(ステップS18)。
【0063】
上記図9のフローチャートにより、摘要入力により自動仕訳を行うことができるので、帳簿に記帳する感覚で入力及び選択操作を行えばユーザが仕訳をしなくても自動的に入力データの仕訳が行われるので、仕訳等の経理知識がなくても帳簿データの入力を行うことができる。
【0064】
図10は部分一致検索の説明図であり、図10(a)は入力された摘要文字列「山田さん出張分経費」を部分一致検索文字列(文字数n=9)とした例であり、図10(b)は摘要辞書レコードに記憶されている摘要の一例である。
【0065】
図9のステップS9の摘要文字列全部検索で摘要辞書ファイル3に摘要文字列「山田さん出張分経費」を含む摘要辞書レコードがない場合は、まず第1のループで、部分一致検索サブプログラムは入力された摘要文字列(n=9文字)から右1文字を除いた(n−1=8)文字分の文字列「山田さん出張分経」及び左1文字を除いた(nー1=8)文字分の文字列「田さん出張分経費」を切り出し、それぞれをキーとして各1回ずつ全ての摘要辞書レコードの摘要名欄33−1に記憶されている摘要(文字列)を検索する。
【0066】
この例では、摘要辞書レコードの摘要名欄33−1に記憶されている摘要(文字列)に図10(b)に示す文字列「出張の精算」があっても、8文字分の文字列「山田さん出張分経」及び8文字分の文字列「田さん出張分経費」とは一致しないので次のループ2で更に7文字分の3個の文字列「山田さん出張分」、「田さん出張分経」、「さん出張分経費」を切り出し、それぞれをキーとして各1回ずつ全ての摘要辞書レコードの摘要名欄33−1に記憶されている摘要(文字列)を検索する。
【0067】
この例では、図10(b)に示す文字列「出張の精算」と7文字分の文字列は一致しないので、ループ3、・・・、ループ6を繰り返したあと、ループ7で摘要文字列の2文字分の8個の文字列を切り出し、それぞれをキーとして各1回ずつ全ての摘要辞書レコードの摘要名欄33−1に記憶されている摘要(文字列)を検索すると、8個の文字列のうち5個目の文字列「出張」が図10(b)に示す摘要名欄33−1に記憶されている摘要の文字列「出張の精算」のなかの「出張」と一致するので、部分一致があったこととなり、摘要「出張の精算」が取得される。上述のような動作で摘要辞書ファイル3のなかで入力された摘要文字列と部分一致する摘要辞書レコードを全て抽出することができる。
【0068】
図11は、部分一致検索サブプログラムによる摘要検索動作例を示すフローチャートであり、図9のフローチャートのステップS11の動作例に相当する。
【0069】
図9のステップS10で、入力した摘要文字列を含むレコードがない場合には、まず、摘要文字列のサイズ(文字数)をnに設定し、オフセット数x(ループ数=x+1)を1に設定し(ステップT1)、繰り返しカウンタiの値を=1に、摘要文字列の文字数jをn−xに設定する(ステップT2)。
【0070】
次に、摘要辞書ファイル3に記憶されている各摘要辞書レコード30の摘要名欄33−1に記憶されている摘要(文字列)を、入力した摘要文字列の文字数jをi回変化させて検索し(ステップT3)、一致した文字列の有無を調べ一致した文字列がある場合はステップT5に遷移し、一致する文字列がなかった場合はステップT6に遷移する(ステップT4)。
【0071】
上記ステップT4で部分一致する文字列があった場合は、摘要辞書ファイル3に記憶されている摘要辞書レコード30のうち、部分一致した文字列を含む摘要を有するものを全て取り出して、その摘要及びレコードの科目情報をRAMに順次記憶して一覧テーブルとし、図9のステップS12に遷移する(ステップT5)。
【0072】
上記ステップT4で部分一致する文字列がなかった場合は、繰り返しカウンタiの値と、オフセット数xの値を比較し、i>xの場合はステップT8に遷移し、i≦xの場合はステップT7に遷移する(ステップT6)。繰り返しカウンタi≦オフセット数xの値の場合は、繰り返しカウンタiと摘要文字列の文字数jに1を加えてステップT3に戻る(ステップT7)。
【0073】
一方、繰り返しカウンタi>オフセット数xの値の場合は、比較する摘要文字列の文字数(n−x)が2以下か否かを調べ、n−x≦2の場合はステップT9に遷移し、n−x>2の場合はステップT10に遷移する(ステップT8)。
【0074】
上記ステップT8でn−x≦2の場合は部分一致する文字列がないので、摘要辞書ファイル3の摘要辞書レコード30の摘要及び科目情報を順次読み出してRAMに記憶して一覧テーブルとし、図9のステップS12に遷移する(ステップT9)。
【0075】
また、n−x>2の場合はオフセット数の値xに1を加えてステップT2に戻る(ステップT10)。
【0076】
上記図11のフローチャートの構成により、入力された摘要文字列の中の連続する2文字以上の文字列が摘要辞書ファイルの摘要の文字列に含まれている場合は、含まれている文字列の中で最長の文字列を含む摘要名及び科目情報を一覧表示できるので、オペレータは該当する摘要文字列の一部を入力するだけで摘要を絞り込んで検索することができ、摘要文字列入力の手間を少なくすることができる。
【0077】
なお、上記図11のフローチャートでオフセット数x=0とした場合は図9のステップS9の全部一致検索動作に相当するので、図9のステップS9で、図11のフローチャートのステップT1でオフセット数x=0とした部分一致検索動作を行うようにしてもよい。この場合、図9のステップS10とS11は不要となる。また、図9のステップS11の動作に相当するサブプログラムを図9のフローチャートのステップS9でオフセット数x=0、j=1として呼び出し、ステップS11でオフセット数=1、j==n−xとして呼び出すようにしてもよい。
【0078】
なお、上記各実施例ではデータ入力/表示画面として現金出納帳記帳用の記帳画面を例としたが現金出納帳に限定されない。また、上記各実施例の説明では、出納帳データや補助簿データを1行1取引で入力/表示するデータ入力/表示画面の記帳入力処理で自動仕訳を行う場合を例として示したが、本発明は帳簿データの記帳入力の場合に限定されず、伝票等のメモを基に会計データを入力する場合についても適用できる。
【0079】
以上、本発明のいくつかの一実施例について説明したが本発明は上記各実施例に限定されるものではなく、種々の変形実施が可能であることはいうまでもない。
【0080】
【発明の効果】
上記説明したように、本発明によれば、摘要入力により自動仕訳を行うことができるので、帳簿に記帳する感覚で入力及び選択操作を行えばユーザが仕訳をしなくても自動的に入力データの仕訳が行われるので、仕訳等の経理知識がなくても帳簿データの入力を行うことができる。
【0081】
更に、摘要辞書に入力した摘要文字列を含む摘要名が存在しない場合は、摘要文字列の部分一致検索機能により、入力された摘要文字列の部分文字列を含む摘要辞書ファイルの摘要の摘要名及び科目情報を一覧表示するので、オペレータは該当する摘要文字列の一部を入力するだけで摘要を絞り込んで検索することができ、摘要文字列入力の手間を少なくすることができる。
【図面の簡単な説明】
【図1】本発明の記帳システムを摘要可能な会計処理装置のハードウエア構成を示すブロック図である。
【図2】取引辞書ファイルに記憶される取引辞書レコードの構成例を示す図である。
【図3】摘要辞書ファイルに記憶される摘要辞書レコードの構成例を示す図である。
【図4】科目名ファイルに記憶される勘定科目名レコードの構成例を示す図である。
【図5】仕訳ファイルに記憶される仕訳済み帳簿データの構成例を示す図である。
【図6】入力/表示画面としての記帳画面の一実施例を示す図である。
【図7】取引名絞込みによる仕訳の一実施例を示す図である。
【図8】摘要名検索による仕訳の一実施例を示す図である。
【図9】自動仕訳プログラムによる会計処理装置の動作例を示すフローチャートである。
【図10】部分一致検索の説明図である。
【図11】部分一致検索サブプログラムによる摘要検索動作例を示すフローチャートである。
【符号の説明】
1 会計処理装置
2 取引辞書ファイル(取引辞書)
3 摘要辞書ファイル(摘要辞書)
5 仕訳ファイル(仕訳データメモリ)
10 制御部(取引辞書検索手段、摘要辞書検索手段、取引名取得手段、摘要名取得手段、部分一致検索手段、仕訳データ生成手段)
11 キー入力部(帳簿データ入力手段、摘要文字列入力手段)
12 マウス(取引名選択手段、摘要情報選択手段)
14 表示部(仕訳表示手段)
60 入力/表示画面、記帳画面(帳簿データ入力手段、仕訳表示手段、第1〜第3の仕訳表示手段))
70 取引区分情報表示ウインドウ(取引区分情報表示手段)
80 摘要情報表示ウインドウ(摘要情報表示手段)
Claims (2)
- 表示部と、摘要名と勘定科目情報を対応させて記憶した摘要辞書と、
データ入力時に表示部の画面に表示されている所定の入力領域にユーザの操作によりデータを入力するためのキー入力手段と、
前記キー入力手段による帳簿データ入力時に、前記キー入力手段によって前記記帳画面の所定の入力領域に入力された摘要文字列を用いて前記摘要辞書を検索してその摘要文字列に対応する摘要名および勘定科目情報を取得する摘要辞書検索手段と、
前記摘要辞書検索手段による前記摘要辞書検索の結果、入力された摘要文字列全体を含む摘要名が前記摘要辞書に存在しないときに、前記摘要文字列の先頭又は後尾から1文字を取り去ったそれぞれの連続文字列で前記摘要辞書を検索し、該連続文字列を含む摘要名が検索されるまで更に1文字ずつ文字を取り去って前記摘要辞書を検索してその摘要文字列に対応する摘要名および勘定科目情報を取得する動作を前記連続文字列が2文字になるまで繰り返す部分一致検索手段と、
前記摘要辞書検索手段若しくは前記部分一致検索手段によって取得された勘定科目情報を基に前記キー入力手段により入力された帳簿データを自動仕訳する自動仕訳制御手段と、
を備えたことを特徴とする会計処理装置。 - 表示部と、摘要名と勘定科目情報を対応させて記憶した摘要辞書と、ユーザの操作によりデータを入力するためのデータ入力手段と、を備えたコンピュータを、
前記データ入力手段による帳簿データ入力時に、前記データ入力手段により入力された摘要文字列を用いて前記摘要辞書を検索してその摘要文字列に対応する摘要名および勘定科目情報を取得する摘要辞書検索手段、
前記摘要辞書検索手段による前記摘要辞書検索の結果、入力された摘要文字列全体を含む摘要名が前記摘要辞書に存在しないときに、前記摘要文字列の先頭又は後尾から1文字を取り去ったそれぞれの連続文字列で前記摘要辞書を検索し、該連続文字列を含む摘要名が検索されるまで更に1文字ずつ文字を取り去って前記摘要辞書を検索して、前記摘要文字列に対応する摘要名および勘定科目情報を取得する動作を前記連続文字列が2文字になるまで繰り返す部分一致検索手段、
前記摘要辞書検索手段若しくは前記部分一致検索手段によって取得された勘定科目情報を基に前記データ入力手段により入力された帳簿データを自動仕訳する自動仕訳制御手段、
として機能させるための自動仕訳プログラムを記録したコンピュータ読み取り可能な記録媒体。
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