JP3918998B2

JP3918998B2 - Circulation document management device

Info

Publication number: JP3918998B2
Application number: JP2002144680A
Authority: JP
Inventors: 政史江口; 直人片岡
Original assignee: Murata Machinery Ltd
Current assignee: Murata Machinery Ltd
Priority date: 2002-05-20
Filing date: 2002-05-20
Publication date: 2007-05-23
Anticipated expiration: 2022-05-20
Also published as: JP2003338900A

Description

【０００１】
【発明の利用分野】
この発明は回覧文書の管理に関する。
【０００２】
【従来技術】
発明者等は、回覧文書を電子的に回覧することを検討した。回覧文書やその回覧状況の管理には、インターネットファクシミリ装置などの文書管理装置を用い、回覧文書の送付にはＬＡＮを用いて、ユーザの端末へと回覧文書を送付して回覧する。そして回覧には所定の順序を設けて、順序に沿って回覧が行われるようにする。発明者は、このような回覧文書の管理装置を検討した。
【０００３】
しかしながら回覧文書を送付されたユーザには、他の人の意見などを確認してから、後で自分の意見を決めたいなどの場合もあり得る。また今は回覧文書に目を通すだけの時間がないので、後でもう一度回覧を受けたいなどのこともある。そこで順序を定めて回覧する場合に、回覧文書の送付を受けたユーザが、回覧の順序を変更できると便利である。発明者はこのような点に着目して、本発明に到った。
【０００４】
【発明の課題】
この発明の基本的課題は、回覧文書を電子的に送付する際に、回覧文書を送付されたユーザが後で処理したい場合に、回覧の処理を後回しにできるようにすることにある（請求項１〜４）。
【０００５】
【発明の構成】
この発明の回覧文書の管理装置は、回覧文書を、所定の順序で電子的にユーザに回付するための装置において、次の回覧先と回覧期限の記憶部と、回覧先のユーザ毎のレコードから成り、かつ前記各レコードに未読／既読の処理状況と、最後の回覧先のレコードを除いて、次の回覧先のレコードのアドレスとを記載することにより回覧の順序を定めた回覧先テーブル、とを備えた記憶手段と、回覧文書を送付されたユーザからの、回覧を後回しにしたい旨の要求を受け付けると、次の回覧先を変更し、かつ前記回覧期限に所定時間を加えたものを新たな回覧期限とするように、前記次の回覧先と回覧期限の記憶部の記憶を更新し、かつ回覧を後回しにしたい旨を要求したユーザに対して、前記処理状況を未読にしたまま、回覧の順序を後回しに変更して、前記ユーザの次のユーザを次の回覧先とするように、回覧先テーブルを更新することにより、該ユーザの回覧順序を後回しにするように回覧の順序を変更するための手段を設けたことを特徴とする（請求項１）。
【０００６】
なお回覧の処理状況を、未読／後回し／既読などの３種類以上に分類する場合、後回しは未読と同義語であり、未読を後回しに変えても、処理状況を未読に保つことになる。未読に保つとは、回覧を後回しにしたユーザの処理状況を、既読などの、回覧を処理済みで再送付の必要がない、カテゴリーに変更しないことを意味する。
【０００７】
好ましくは、前記回覧先テーブルの各レコードに回覧先のユーザがコメントを書き込むためのコメント欄を設けると共に、該回覧先テーブルを回覧先の各ユーザが参照自在に構成する（請求項２）。
特に好ましくは、前記回覧先テーブルを回覧文書毎に設けると共に、前記記憶部として前記記憶手段には他に、複数の回覧文書に対して、回覧文書のＩＤと次の回覧先と回覧の期限とを記憶した回覧文書管理テーブルを設ける（請求項３）。
【０００８】
好ましくは、前記管理手段に、回覧文書を送付したユーザに対する回覧文書の回覧期限を記憶すると共に、期限内に処理しなかったユーザに対して回覧文書を処理するように警告するようにする（請求項４）。
【０００９】
【発明の作用と効果】
この発明では、ユーザからの回覧を後回しにしたい旨の要求を受け付けると、そのユーザの回覧順序を後回しにするように、回覧の順序を変更するので、他の人の回覧が済むのを待って自分も回覧を処理したい、などの要求に対応できる。また回覧の順序を変更する際に、変更前の回覧期限に所定の時間を加えて回覧期限も変更する。
【００１０】
この発明では、回覧文書の次の回覧先と、回覧の順序と、未読／既読の回覧の処理状況とを記憶して、回覧を管理し、回覧を後回しにしたいとの要求を受け付けると、未読／既読の処理状況を変えずに、後回しにすることを要求したユーザの次のユーザを次の回覧先とするように、回覧の順序を変更する。このため回覧順序を変更するための、具体的な構成を提供することができる。
さらにこの発明では、回覧先テーブルでのレコードのアドレスにより回覧の順序を管理できる。
【００１１】
請求項２の発明では、回覧先テーブルにユーザがコメントを書き込んで、他のユーザがこれを見ることが出来る。
請求項３の発明では、回覧文書毎の回覧先テーブルと、複数の回覧文書に対する回覧管理テーブルとを設けて、回覧を管理する。
【００１２】
請求項４の発明では、回覧文書の回覧期限を管理し、期限内に処理しなかったユーザに対して警告するので、回覧の遅れを防止できる。
【００１３】
【実施例】
図１〜図９に、実施例とその変形とを示す。図１に、回覧文書の管理装置を兼ねたインターネットファクシミリ装置２を示すと、インターネットファクシミリ装置２はＬＡＮ４を介してメールサーバ６やルータ８に接続され、ルータ８はインターネット９に接続されている。そしてメールサーバ６やルータ８を介して、インターネットファクシミリの通信を行う。なおこの明細書で、通信は送信と受信の双方を意味するものとする。インターネットファクシミリ装置２は、ＬＡＮ４を介して、複数台のユーザの端末１０に接続されている。
【００１４】
回覧に関して説明すると、インターネットファクシミリ装置２は回覧文書の管理装置を兼ねており、回覧文書の送付を受けるユーザの端末１０からするとサーバに相当する。そして回覧に関して、ユーザの端末１０はクライアントと見なすことができる。なお回覧対象は、全てのユーザを対象としても良く、一部のユーザのみを回覧対象として回覧の対象をその都度定めても良い。また回覧の順序は、固定でも、回覧文書毎に決定する可変のものでも良い。
【００１５】
インターネットファクシミリ装置２には、G３やG４などのファクシミリ機能を提供するためのG３ファクシミリ機能処理部１２と、インターネットファクシミリ機能を提供するためのインターネットファクシミリ機能処理部１４と、端末１０にWebページを送出し、Webページ上でインターネットやG３などのファクシミリの送信、着信したファクシミリ文書などのダウンロード、あるいは回覧文書のダウンロードなどができるようにするためのHTTPサーバ機能処理部１６とが設けてある。
【００１６】
HTTPサーバ機能処理部には、Webページの余白に表示するメッセージを管理するためのメッセージ管理部２０と、着信したファクシミリ文書などに対するワークフローを管理するためのワークフロー管理部２２と、回覧文書を管理するための回覧管理部２４とを設けてある。回覧文書を管理するためのテーブルとして、回覧文書管理テーブル２５を設け、少なくとも回覧文書のＩＤ（回覧のＩＤ）と次の回覧先情報のメモリ上のアドレス値と、回覧期限とを記載する。回覧文書管理テーブルには、これ以外に、回覧文書のタイトルや、回覧元のユーザのＩＤを記憶することが好ましい。
【００１７】
回覧先テーブル２６には、少なくとも回覧を受けるユーザのＩＤのリストと、次の回覧先を示す情報（レコード）のメモリ上のアドレス値（図３での次の回覧先情報のアドレス値）を記憶する。ここでいうアドレスは、クライアントのＩＰアドレスなどではなく、メモリ上の回覧先テーブルの各レコードが記憶されているアドレスである。またここでの”回覧”は、クライアントに直接回覧文書を送信することではなく、インターネットファクシミリ装置などの文書管理サーバ上で、回覧先のユーザのフォルダに回覧文書を入れることである。
【００１８】
回覧先テーブル２６にはこれ以外に、回覧を受けるユーザの未読／既読の種類、前の回覧先情報のアドレス値などを記憶することが好ましい。さらに回覧文書に対してユーザが出席／欠席、賛成／反対などの意見を述べたり、あるいは「○○のようにしてはどうでしょうか」などの意見を記載するためのコメント欄を設けることが好ましい。回覧先テーブル２６は回覧文書毎に設け、回覧文書と共にユーザがテーブル２６のデータを見れるようにすることが好ましい。インターネットファクシミリ装置２は、ファクシミリ通信や回覧以外に、コピー機として作用し、またネットワークプリンタとしても作用するので、コピー機能処理部３０とネットワークプリンタ機能処理部３２とを設ける。
【００１９】
図２に、回覧文書の発生から回覧の過程を示す。回覧文書は、例えば着信文書のTSI信号，着信文書中のキーワードなどに基づいて分類されて、所定の端末に送付され、回覧の要否が決定される。キーワードとしては例えば、インターネットファクシミリ受信の場合の、ヘッダやサブジェクト欄の記載などを用いる。また着信文書をマニュアルで区別して、内容に応じて適当な端末に送付する。
【００２０】
着信文書の送付を受けた端末、例えばここでは佐藤氏の端末では、回覧に回すものとそうでないものとに分類し、回覧管理部２４へ送付する。同様に、山田氏の端末で回覧文書が発生すると、回覧管理部２４へと送付する。端末１０から回覧文書が送付されると回覧先テーブルが作成され、回覧文書管理テーブルに回覧のＩＤ、回覧の件名、及び回覧元のユーザＩＤと次の回覧先情報のアドレス値、回覧期限などがセットされる。また回覧先テーブル２６は回覧文書毎に設け、回覧を受けるユーザのＩＤをリストすると共に、未読／既読の初期値を０（未読）にセットし、次の回覧先情報のアドレス値と、前の回覧先情報のアドレス値とを記憶する。なお以下では簡単のために、アドレス値を単にアドレスと呼ぶことがある。回覧管理部２４は、回覧先テーブル２６に次の回覧先のチェーンで記載された順序に従って、回覧文書を次の回覧先のユーザの端末に送付し、ユーザが回覧を処理すると、さらに次の回覧先へと送付する。
【００２１】
図２に回覧のルートを示すと、回覧の管理は回覧管理部２４で行い、回覧文書を次のユーザへ送付すると、回覧を処理もしくは後回しとの入力を受け付け、インターネットファクシミリ装置内で次のユーザへ回覧文書を送付する。
【００２２】
回覧の過程で、回覧文書の送付を受けたユーザ（例えばここでは秋山氏）が、回覧を後回しにしたとする。するとこの場合、回覧のルートは図２の鎖線のように変更され、秋山氏は順序の変更が可能な範囲で、最後に回覧を受けるように順序が変更され、秋山氏の次の回覧先へ回覧文書が送付される。順序の変更が可能な範囲で最後とは、例えば最後に回覧を受けるユーザが固定されている場合、そのユーザの１つ前の順序という意味である。
【００２３】
図３，図４に、回覧文書管理テーブル２５や回覧先テーブル２６を示す。回覧文書管理テーブル２５には、前記のように回覧文書のＩＤと件名並びに回覧元のユーザＩＤと次の回覧先情報のメモリ上のアドレス値を記載し、他に、次の回覧先のユーザの回覧期限が記載されている。回覧先テーブル２６は回覧文書毎に設けられ、回覧を受けるユーザのＩＤと、未読／既読の状態、並びに次の回覧先情報のメモリ上のアドレス値と前の回覧先情報のメモリ上のアドレスを記載し、好ましくは他に、出席／欠席などのコメントの記入欄が設けてある。ここでは、秋山氏、木村氏、田中氏、山田氏に対する情報がメモリ上にセットされているアドレスがそれぞれ80002800，8000280C，80002818，80002824であるものとする。
【００２４】
例えば最初の回覧先である秋山氏が、未読のまま回覧の順序を後回しにしたい場合、秋山氏のレコードでは、前の回覧先に現在の最後の回覧先である山田氏のレコードのアドレスを記入し、秋山氏の次の回覧先はないので、次の回覧先のアドレスを空欄に変更する。秋山氏の次に回覧を受けるはずの木村氏のレコードでは、前の回覧先のアドレスを空欄に変更する。山田氏のレコードでは、最後の回覧先ではなくなるので、次の回覧先のアドレスとして秋山氏のレコードのアドレスを記入する。このように回覧先テーブルを変更する。また回覧文書管理テーブルでは、該当する回覧文書（ID1110）について、次の回覧先のレコードのアドレスを秋山氏のレコードのアドレスから木村氏のレコードのアドレスへ変更する。回覧期限の５月３１日１４時００分は秋山氏に割り当てられた回覧期限なので、これに所定期限（ここでは４時間）を加えて、木村氏の回覧期限を同じ日の１８時に変更する。
【００２５】
図５に、ユーザの端末でのWebページの表示を示す。このページは着信文書の表示ページで、ユーザが端末からインターネットファクシミリ装置にアクセスして、着信文書の表示を選択した際に表示される。例えばここでは新着フォルダに回覧文書として社内報２００１年８月号が到着している。そしてここでこの文書を選択すると、画像表示領域に回覧文書が表示される。このようにしてファクシミリ受信した文書を、ＬＡＮを介して関係者に回覧することができ、またユーザの端末で発生した文書も、ＬＡＮを介して回覧することができる。さらに不在の設定をオンすると、回覧の順序が後回しにされる。またメッセージ表示欄には、ユーザ間の短いメッセージが順次表示される。
【００２６】
図６〜図８に、回覧の処理のうち回覧順序の変更に関係する部分を示す。図６のステップ１で、回覧先テーブルに最初の回覧先のユーザＩＤをセットし、状態を未読にセットする。またステップ２で、回覧文書管理テーブルに、回覧文書のＩＤと件名、回覧元のユーザＩＤ並びに最初の回覧先のレコードのアドレス、などをセットする。そして次の回覧先があれば（ステップ３）、次の回覧先のレコードを設けて、ユーザＩＤを記載して状態を未読にセットし、前の回覧先のレコードのアドレスをセットする。また前の回覧先のレコードでは、次の回覧先のレコードのアドレスをセットする（ステップ４，ステップ５）。
【００２７】
このようにして、回覧先テーブルに次の回覧先を１レコードずつ追加することにより、回覧の順序を定めて、全ての回覧先のレコードを回覧先テーブルに記載する。そして回覧文書管理テーブルでの、次の回覧先のレコードのアドレスで示されるレコードに記載されているユーザに回覧文書を送付する（ステップ６）。回覧文書の送付を受けたユーザでは、回覧を今すぐ処理するか、後に回すかの選択を行い（ステップ７）、後に回す場合、結合子２からステップ１２へジャンプし、回覧を処理する場合、結合子１からステップ８へとジャンプする。
【００２８】
回覧を処理した場合、回覧先テーブルでの該当するユーザのレコードでの、未読／既読の状態を既読に変更する（ステップ８）。次に回覧先テーブルの該当するレコードに、次の回覧先のレコードのアドレスがセットされているかどうか、つまり最後の回覧先ではないのかどうかをチェックし（ステップ９）、次の回覧先のレコードのアドレスがセットされていれば、回覧文書管理テーブルの次の回覧先のレコードのアドレスの値を、回覧先テーブルでの次の回覧先のレコードのアドレスの値に変更する。これによって回覧先が１人分変更される（ステップ１０）。
【００２９】
最後の回覧先で回覧の処理が行われた場合、回覧文書管理テーブルの回覧元ユーザに回覧文書を送り、回覧を終了する（ステップ１１）。ステップ１０を実行すると、結合子３からステップ６へ戻り、ステップ６からステップ１０を経て結合子３へ戻るサイクルから脱出するには、回覧の完了（ステップ１１）または回覧の後回し（ステップ７から結合子２へ分岐）のいずれかが必要である。回覧を後回しにすると、結合子２からステップ１２に進んで、回覧先テーブルに次の回覧先のアドレスがセットされているかどうかをチェックする。ここで、最後の回覧先の場合、これ以上回覧を後回しにできないので、最後の回覧先である旨をユーザの端末に表示する（ステップ１３）。そして結合子５からステップ７に戻り、ユーザが回覧を処理するように促す。
【００３０】
最後の回覧先以外のユーザが、回覧の処理を後回しにすると、結合子４から図８のステップ１４に移り、回覧先テーブルでの次の回覧先のレコードのアドレスを順に辿って、最後の回覧先のレコードのアドレスを探す。そしてステップ１５で、最後の回覧先の次の回覧先のレコードのアドレスとして、現在の回覧先（回覧を後回しにしたユーザ）のレコードのアドレスをセットし、回覧を後回しにする。また回覧を後回しにしたユーザの次に回欄を受けるはずであったユーザのレコードで、前の回覧先のレコードのアドレスを、回覧を後回しにした回覧先のレコードでの、前の回覧先のレコードのアドレスに変更する。これと同時に、回覧を後回しにしたユーザの１つ前に回覧を受けたユーザがあれば、そのレコードでの次の回覧先のレコードのアドレスを、後回しにしたユーザの次に回覧を受けるはずであったユーザのレコードのアドレスに変更する（ステップ１６）。さらに回覧文書管理テーブルでの、次の回覧先のレコードのアドレスを、後回しにする回覧先の、次の回覧先のレコードのアドレスの値に変更する（ステップ１７）。またステップ１８で、後回しにした回覧先のレコードでの、前の回覧先のレコードのアドレスを、順序の変更前の最後の回覧先のレコードのアドレスに変更し、次の回覧先のレコードのアドレスをクリアする。
【００３１】
これ以外に、外出中のユーザを後回しにし、かつ回覧の期限を設ける場合の処理を図９に示す。この処理は図６のステップ６及びステップ７に置き換えればよい。結合子３から図９のステップ２１に入り、次の回覧先が外出中が在席かをチェックし、外出中の場合、図８の回覧順序の変更のステップ（ステップ１４〜ステップ１８）へと移る。なお外出中のユーザが最後の回覧先である場合、結合子４へとジャンプせずに、ステップ２２へと進むようにしても良い。
【００３２】
ステップ２２では、現在時刻に１人当たりの回覧の処理所要時間（Ｔ時間）を加えた時刻を、回覧文書管理テーブルの回覧期限にセットする。そして回覧文書管理テーブルでの、次の回覧先のアドレスのユーザに回覧文書を送付する（ステップ２３）。以降は、回覧期限までに回覧の処理もしくは後回しが入力されるかどうかをチェックし、回覧期限内に回覧処理も後回しもされなかった場合（ステップ２４〜ステップ２６）、そのユーザがサーバにアクセスして文書のチェックを行った際に、「回覧期限を過ぎています」などの警告表示を行う。
【００３３】
実施例での回覧はワークフロー文書の回覧などを含んでおり、回覧文書の配信はサーバ内に限らず、ＬＡＮやインターネットなどを介してクライアントや遠隔地のユーザに回覧しても良い。実施例では回覧の順序を変更できるので、後で回覧を処理したいユーザには回覧の順序を遅らせることができる。
【図面の簡単な説明】
【図１】実施例の、回覧文書管理機能を備えたインターネットファクシミリ装置の、使用環境を示すブロック図
【図２】実施例での、回覧文書の発生と、回覧の管理、及び回覧の順序の変更を模式的に示す図
【図３】実施例での回覧文書管理テーブルを示す図
【図４】実施例での、回覧先テーブルを示す図
【図５】実施例で、ユーザの端末に表示されるWebページの例を示す図
【図６】実施例での、回覧文書の送付アルゴリズムを示すフローチャートで、ユーザが、回覧を処理する／後回しにするの選択を行うまでのステップを示す。
【図７】図６に続くアルゴリズムを示すフローチャートで、回覧を処理する際の、未読状態から既読状態への変更と次の回覧先の変更とを示すと共に、最後の回覧先では回覧の順序を変更できないことに伴う処理とを示す。
【図８】回覧を後回しにする際の処理を示すフローチャートで、現在の回覧先を最後の回覧先に変更し、次の回覧先に回覧文書を送付するための処理を示す。
【図９】変形例のアルゴリズムを示すフローチャートで、外出中のユーザへの回覧を後回しにし、回覧先毎に回覧期限を設けて、期限内に回覧を処理しないと警告するためのアルゴリズムを示す。
【符号の説明】
２インターネットファクシミリ装置
４ＬＡＮ
６メールサーバ
８ルータ
９インターネット
１０ユーザの端末（クライアント）
１２Ｇ３ファクシミリ機能処理部
１４インターネットファクシミリ機能処理部
１６ HTTPサーバ機能処理部
２０メッセージ管理部
２２ワークフロー管理部
２４回覧管理部
２５回覧文書管理テーブル
２６回覧先テーブル
３０コピー機能処理部
３２ネットワークプリンタ機能処理部[0001]
[Field of the Invention]
The present invention relates to management of circulation documents.
[0002]
[Prior art]
The inventors have considered electronic circulation of circulation documents. A document management device such as an Internet facsimile machine is used for managing the circulation document and its circulation status, and the circulation document is sent to the user's terminal using the LAN for sending the circulation document. A predetermined order is provided for circulation, and circulation is performed in accordance with the order. The inventor examined such a circulation document management apparatus.
[0003]
However, there may be a case where the user who sent the circulation document wants to decide his / her opinion later after confirming the opinion of another person. Also, there is currently no time to look through the circulation document, so there are times when you want to receive the circulation again later. Therefore, it is convenient that the user who has received the circulation document can change the circulation order when the circulation is determined. The inventor arrived at the present invention paying attention to such points.
[0004]
[Problems of the Invention]
It is a basic object of the present invention to allow a circulation process to be postponed when a user who has sent the circulation document wants to process the circulation document later when electronically sending the circulation document. 1-4 ).
[0005]
[Structure of the invention]
A circulation document management device according to the present invention is a device for electronically circulating a circulation document to a user in a predetermined order, a storage unit for a next circulation destination and a circulation time limit, and a record for each user at the circulation destination. A circulation destination table in which the order of circulation is determined by describing the unread / read processing status and the address of the next circulation destination record excluding the last circulation destination record in each record. When a request from the user who sent the circulation document to postpone the circulation is received, the next circulation destination is changed and a predetermined time is added to the circulation deadline. The processing status is left unread for the user who has updated the storage of the next circulation destination and the circulation time limit storage unit and requested that the circulation be delayed. Postpone the circulation order Means for changing the circulation order so that the circulation order of the user is postponed by updating the circulation destination table so that the next user of the user is the next circulation destination. (Claim 1).
[0006]
When the processing status of circulation is classified into three or more types such as unread / post-rotated / read-read, the post-rotation is a synonym for unread, and the processing status is kept unread even if the unread is changed to post-post. Keeping unread means that the processing status of the user who has postponed circulation is not changed to a category such as already read, where the circulation has been processed and re-sending is not necessary.
[0007]
Preferably, the user of the circulation destination in each record of the circulation destination table provided with a comment field for writing a comment, the user of the circulation destination the routing slip table constitutes freely reference (claim 2).
Particularly preferably, the circulation destination table is provided for each circulation document, and in addition to the storage means as the storage unit, for a plurality of circulation documents, the circulation document ID, the next circulation destination, and the circulation time limit, Is provided a circulation document management table ( claim 3 ).
[0008]
Preferably, said management means stores the circulation period of the circulation document to the user who sent the circular document, so as to warn to process circulation document to users who were not treated in time (according Item 4 ).
[0009]
[Operation and effect of the invention]
In this invention, when a request from the user to postpone the circulation is received, the circulation order is changed so that the circulation order of the user is postponed, so it is necessary to wait for the circulation of others. I can respond to requests such as I want to process the circulation. When changing the order of circulation, the circulation deadline is also changed by adding a predetermined time to the circulation deadline before the change.
[0010]
In the present invention, when the next circulation destination of the circulation document, the circulation order, and the processing status of the unread / read circulation are stored, the request for managing the circulation and deferring the circulation is received. The order of circulation is changed so that the next user of the user who has requested to postpone is set as the next circulation destination without changing the unread / read processing status. Therefore, it is possible to provide a specific configuration for changing the circulation order.
Furthermore, according to the present invention, the circulation order can be managed by the address of the record in the circulation destination table.
[0011]
In the invention of claim 2 , a user writes a comment in the circulation destination table and other users can see it.
According to the third aspect of the present invention, circulation is managed by providing a circulation destination table for each circulation document and a circulation management table for a plurality of circulation documents.
[0012]
In the invention of claim 4 , the circulation deadline of the circulation document is managed and a warning is given to the user who has not processed the circulation document within the deadline, so that the circulation delay can be prevented.
[0013]
【Example】
1 to 9 show an embodiment and its modifications. FIG. 1 shows an Internet facsimile machine 2 that also serves as a circulation document management device. The Internet facsimile machine 2 is connected to a mail server 6 and a router 8 via a LAN 4, and the router 8 is connected to the Internet 9. Then, Internet facsimile communication is performed via the mail server 6 and the router 8. In this specification, communication means both transmission and reception. The Internet facsimile machine 2 is connected to a plurality of user terminals 10 via a LAN 4.
[0014]
As for the circulation, the Internet facsimile machine 2 also serves as a circulation document management device, and corresponds to a server from the terminal 10 of the user who receives the circulation document. Regarding the circulation, the user terminal 10 can be regarded as a client. The circulation target may be for all users, or only a part of users may be the circulation target and the circulation target may be determined each time. Further, the circulation order may be fixed or variable for each circulation document.
[0015]
The Internet facsimile machine 2 sends a G3 facsimile function processing unit 12 for providing a facsimile function such as G3 and G4, an Internet facsimile function processing unit 14 for providing an Internet facsimile function, and a Web page to the terminal 10. In addition, an HTTP server function processing unit 16 is provided for enabling transmission of facsimiles such as the Internet and G3, downloading of incoming facsimile documents, or circulation documents on a Web page.
[0016]
The HTTP server function processing unit manages a message management unit 20 for managing a message to be displayed in the margin of a Web page, a workflow management unit 22 for managing a workflow for an incoming facsimile document, and a circulation document. A circulation management unit 24 is provided. The circulation document management table 25 is provided as a table for managing the circulation document, and describes at least the ID of the circulation document (circulation ID), the address value in the memory of the next circulation destination information, and the circulation time limit . In addition to this, the circulation document management table preferably stores the title of the circulation document and the ID of the user of the circulation source.
[0017]
The circulation destination table 26 stores at least a list of IDs of users who receive circulation and an address value (address value of the next circulation destination information in FIG. 3) of information (record) indicating the next circulation destination. To do. The address here is not the IP address of the client or the like, but an address at which each record of the circulation destination table in the memory is stored. The “circulation” here is not to send the circulation document directly to the client but to place the circulation document in the folder of the circulation destination user on the document management server such as an Internet facsimile machine.
[0018]
In addition to this, the circulation destination table 26 preferably stores the unread / read type of the user receiving the circulation, the address value of the previous circulation destination information, and the like. Furthermore, it is preferable to provide a comment field for the user to give his / her opinion on attendance / absence, approval / disagreement, or to write an opinion such as “How about XX” for the circulation document. The circulation destination table 26 is preferably provided for each circulation document so that the user can view the data in the table 26 together with the circulation document. Since the Internet facsimile machine 2 functions as a copying machine and a network printer in addition to facsimile communication and circulation, a copy function processing unit 30 and a network printer function processing unit 32 are provided.
[0019]
FIG. 2 shows the process of circulation from the generation of the circulation document. The circulation document is classified based on, for example, the TSI signal of the incoming document, the keyword in the incoming document, etc., and sent to a predetermined terminal, and the necessity of circulation is determined. As the keyword, for example, a description in a header or a subject column in the case of Internet facsimile reception is used. The incoming document is manually distinguished and sent to an appropriate terminal according to the content.
[0020]
At the terminal that has received the incoming document, for example, Mr. Sato's terminal, the terminal is classified into one that is sent to circulation and one that is not sent to the circulation management unit 24. Similarly, when a circulation document is generated at Mr. Yamada's terminal, it is sent to the circulation management unit 24. When the circulation document is sent from the terminal 10, a circulation destination table is created, and the circulation document management table includes the circulation ID, the circulation subject, the user ID of the circulation source, the address value of the next circulation destination information, the circulation time limit, and the like. Set. The circulation destination table 26 is provided for each circulation document, lists the ID of the user who receives the circulation, sets the unread / read initial value to 0 (unread), sets the address value of the next circulation destination information, and the previous value. And the address value of the circulation destination information. Hereinafter, for the sake of simplicity, the address value may be simply referred to as an address. The circulation management unit 24 sends the circulation document to the terminal of the user of the next circulation destination in the order described in the circulation destination table 26 in the circulation destination table 26, and when the user processes the circulation, the next circulation is further performed. Send it forward.
[0021]
In FIG. 2, the circulation route is managed by the circulation management unit 24. When the circulation document is sent to the next user, the input of processing or post-circulation is accepted, and the next user in the Internet facsimile machine is accepted. Send the circulation document to.
[0022]
Assume that a user (for example, Mr. Akiyama in this case) who received the circulation document in the circulation process postponed the circulation. Then, in this case, the route of the circulation is changed as shown by the chain line in FIG. 2, and Akiyama changes the order so that the order can be changed at the end, and the order is changed to the next circulation destination of Mr. Akiyama. A circulation document is sent. The term “last in the range in which the order can be changed” means, for example, the order immediately before the user when the user who receives the circulation at the end is fixed.
[0023]
3 and 4 show the circulation document management table 25 and the circulation destination table 26. The circulation document management table 25 describes a memory on the address value of the ID and subject as well as circulation source user ID and the next circulation destination information circulation document as, otherwise, the next circulation destination user The circulation deadline is written. The circulation destination table 26 is provided for each circulation document, and the ID of the user who receives the circulation, the unread / read state, the address value in the memory of the next circulation destination information, and the address in the memory of the previous circulation destination information. In addition, there is preferably a comment entry column such as attendance / absence. Here, it is assumed that the addresses where the information for Mr. Akiyama, Mr. Kimura, Mr. Tanaka, and Mr. Yamada are set in the memory are 8802800, 8280280C, 8802818, 88000824, respectively.
[0024]
For example, if Mr. Akiyama, the first circulation destination, wants to postpone the circulation without reading, the record address of Mr. Yamada, the current last circulation destination, is entered in the previous circulation destination in the record of Mr. Akiyama. However, since there is no next circulation destination for Mr. Akiyama, the address of the next circulation destination is changed to blank. In the record of Mr. Kimura who should be circulated next to Mr. Akiyama, change the address of the previous circulation destination to blank. Since Mr. Yamada's record is not the last circulation destination, the address of Mr. Akiyama's record is entered as the address of the next circulation destination. In this way, the circulation destination table is changed. In the circulation document management table, for the corresponding circulation document (ID1110), the address of the next circulation destination record is changed from the address of the record of Mr. Akiyama to the address of the record of Mr. Kimura. The circulation deadline of May 31, 14:00 is the circulation deadline assigned to Mr. Akiyama, so a predetermined deadline (here, 4 hours) is added to this, and Mr. Kimura's circulation deadline is changed to 18:00 on the same day.
[0025]
FIG. 5 shows the display of a Web page on the user's terminal. This page is a page for displaying an incoming document, and is displayed when the user accesses the Internet facsimile machine from the terminal and selects display of the incoming document. For example, an in-house newsletter August 2001 has arrived in the new arrival folder as a circulation document. When this document is selected here, the circulation document is displayed in the image display area. Documents received by facsimile in this way can be circulated to related parties via the LAN, and documents generated on the user's terminal can also be circulated via the LAN. Further, when the absence setting is turned on, the circulation order is postponed. Short messages between users are sequentially displayed in the message display field.
[0026]
6 to 8 show parts related to the change of the circulation order in the circulation process. In step 1 of FIG. 6, the user ID of the first circulation destination is set in the circulation destination table, and the state is set to unread. In step 2, the ID and subject of the circulation document, the user ID of the circulation source, the address of the first circulation destination record, and the like are set in the circulation document management table. If there is the next circulation destination (step 3), the next circulation destination record is provided, the user ID is described, the state is set to unread, and the address of the previous circulation destination record is set. In the previous circulation destination record, the address of the next circulation destination record is set (steps 4 and 5).
[0027]
In this way, by adding the next circulation destination to the circulation destination table one record at a time, the circulation order is determined and all the circulation destination records are described in the circulation destination table. Then, the circulation document is sent to the user described in the record indicated by the address of the next circulation destination record in the circulation document management table (step 6). The user who has received the circulation document selects whether to process the circulation now or later (step 7). When the circulation is performed later, the process jumps from the connector 2 to step 12 to process the circulation. Jump from connector 1 to step 8.
[0028]
When the circulation is processed, the unread / read state in the corresponding user record in the circulation destination table is changed to read (step 8). Next, it is checked whether the address of the next circulation destination record is set in the corresponding record of the circulation destination table, that is, whether it is not the last circulation destination (step 9), and the next circulation destination record is checked. If the address is set, the address value of the next circulation destination record in the circulation document management table is changed to the address value of the next circulation destination record in the circulation destination table. As a result, the circulation destination is changed by one person (step 10).
[0029]
When the circulation processing is performed at the last circulation destination, the circulation document is sent to the circulation source user in the circulation document management table, and the circulation is ended (step 11). When step 10 is executed, return from the connector 3 to step 6 and exit from the cycle from step 6 to step 10 via step 10 is completed (step 11) or post-circulation (join from step 7). Either branch to child 2) is required. If the circulation is postponed, the process proceeds from the connector 2 to step 12 to check whether the address of the next circulation destination is set in the circulation destination table. Here, in the case of the last circulation destination, since the circulation cannot be delayed any more, the fact that it is the last circulation destination is displayed on the user terminal (step 13). Then, the process returns from the connector 5 to Step 7 to prompt the user to process the circulation.
[0030]
When a user other than the last circulation destination postpones the circulation processing, the process proceeds from the connector 4 to step 14 in FIG. 8, and the address of the next circulation destination record in the circulation destination table is sequentially traced to obtain the last circulation. Find the address of the previous record. In step 15, the address of the record of the current circulation destination (the user who made the circulation later) is set as the address of the record of the circulation destination next to the last circulation destination, and the circulation is delayed. Also, in the record of the user who was supposed to receive the circulation column next to the user who made the circulation later, the address of the record of the previous circulation destination is the address of the previous circulation destination in the record of the circulation destination that was made the circulation later. Change to the address of the record. At the same time, if there is a user who has been circulated before the user who has postponed circulation, the address of the record of the next circulation destination in that record should be circulated next to the user who has postponed circulation. The address is changed to the record address of the user (step 16). Further, the address of the next circulation destination record in the circulation document management table is changed to the value of the address of the next circulation destination record of the circulation destination to be postponed (step 17). In step 18, the address of the previous circulation destination record in the circulation destination record that has been postponed is changed to the address of the last circulation destination record before the order change, and the address of the next circulation destination record. To clear.
[0031]
In addition to this, FIG. 9 shows a process in a case where the user who is going out is postponed and a deadline for circulation is provided. This processing may be replaced with Step 6 and Step 7 in FIG. Step 21 of FIG. 9 is entered from the connector 3, and it is checked whether the next circulation destination is out of office, and if it is out of office, the flow proceeds to the steps of changing the circulation order (steps 14 to 18) of FIG. Move. If the user who is out is the last circulation destination, the process may proceed to step 22 without jumping to the connector 4.
[0032]
In step 22, the time obtained by adding the processing time required for circulation (T time) per person to the current time is set as the circulation deadline of the circulation document management table. Then, the circulation document is sent to the user at the address of the next circulation destination in the circulation document management table (step 23). Thereafter, it is checked whether or not a circulation process or a postponement is input before the circulation deadline. If the circulation process is not postponed within the circulation deadline (steps 24 to 26), the user accesses the server. When a document is checked, a warning message such as “Circuit deadline has passed” is displayed.
[0033]
Circulation in the embodiment includes circulation of a workflow document, and the circulation of the circulation document is not limited to the server, but may be circulated to a client or a remote user via a LAN or the Internet. In the embodiment, since the circulation order can be changed, the circulation order can be delayed for a user who wants to process the circulation later.
[Brief description of the drawings]
FIG. 1 is a block diagram showing an operating environment of an Internet facsimile apparatus having a circulation document management function according to an embodiment. FIG. 2 is a diagram showing generation of circulation documents, circulation management, and circulation order in the embodiment. FIG. 3 is a diagram showing a circulation document management table in the embodiment. FIG. 4 is a diagram showing a circulation destination table in the embodiment. FIG. 5 is displayed on the user terminal in the embodiment. FIG. 6 is a flowchart showing a circulation document sending algorithm in the embodiment, and shows steps until the user selects to process / post-circulate.
FIG. 7 is a flowchart showing an algorithm following FIG. 6, showing a change from an unread state to a read state and a change of the next circulation destination when processing a circulation, and the circulation order at the last circulation destination; Shows the processing associated with the inability to change.
FIG. 8 is a flowchart showing processing when circulation is delayed, and shows processing for changing the current circulation destination to the last circulation destination and sending the circulation document to the next circulation destination.
FIG. 9 is a flowchart showing an algorithm of a modified example, showing an algorithm for postponing circulation to a user who is going out, providing a circulation deadline for each circulation destination, and warning that the circulation is not processed within the deadline.
[Explanation of symbols]
2 Internet facsimile machine 4 LAN
6 Mail server 8 Router 9 Internet 10 User terminal (client)
12 G3 facsimile function processing unit 14 Internet facsimile function processing unit 16 HTTP server function processing unit 20 Message management unit 22 Workflow management unit 24 Circulation management unit 25 Circulation document management table 26 Circulation destination table 30 Copy function processing unit 32 Network printer function processing unit

Claims

回覧文書を、所定の順序で電子的にユーザに回付するための装置において、
次の回覧先と回覧期限の記憶部と、
回覧先のユーザ毎のレコードから成り、かつ前記各レコードに未読／既読の処理状況と、最後の回覧先のレコードを除いて、次の回覧先のレコードのアドレスとを記載することにより回覧の順序を定めた回覧先テーブル、
とを備えた記憶手段と、
回覧文書を送付されたユーザからの、回覧を後回しにしたい旨の要求を受け付けると、
次の回覧先を変更し、かつ前記回覧期限に所定時間を加えたものを新たな回覧期限とするように、前記次の回覧先と回覧期限の記憶部の記憶を更新し、
かつ回覧を後回しにしたい旨を要求したユーザに対して、前記処理状況を未読にしたまま、回覧の順序を後回しに変更して、前記ユーザの次のユーザを次の回覧先とするように、回覧先テーブルを更新することにより、
該ユーザの回覧順序を後回しにするように回覧の順序を変更するための手段を設けたことを特徴とする、回覧文書の管理装置。In an apparatus for electronically circulating a circulation document to a user in a predetermined order,
A storage section for the next circulation destination and the circulation deadline;
It consists of records for each user at the circulation destination, and the processing status of unread / read has been described in each record, and the address of the next circulation destination record is described by excluding the last circulation destination record. Circulation destination table, with an order
A storage means comprising:
When we receive a request from the user who sent the circulation document to postpone the circulation,
Updating the next circulation destination and the memory of the circulation deadline storage unit so as to change the next circulation destination and add a predetermined time to the circulation deadline as a new circulation deadline,
And for the user who requested that the circulation be postponed, change the order of circulation to postponement while leaving the processing status unread so that the next user of the user becomes the next circulation destination, By updating the routing table,
An apparatus for managing a circulation document , comprising means for changing the circulation order so that the circulation order of the user is postponed .

前記回覧先テーブルの各レコードに回覧先のユーザがコメントを書き込むためのコメント欄を設けると共に、
該回覧先テーブルを回覧先の各ユーザが参照自在に構成したことを特徴とする、請求項１の回覧文書の管理装置。 In addition to providing a comment field for the user of the circulation destination to write a comment in each record of the circulation destination table,
2. The circulation document management apparatus according to claim 1, wherein each circulation destination user can refer to the circulation destination table .

前記回覧先テーブルを回覧文書毎に設けると共に、前記次の回覧先と回覧期限の記憶部を、複数の回覧文書に対して、回覧文書のＩＤと次の回覧先と回覧の期限とを記載した回覧文書管理テーブルで構成したことを特徴とする、請求項１または２の回覧文書の管理装置。 The circulation destination table is provided for each circulation document, and the storage unit for the next circulation destination and the circulation deadline describes the ID of the circulation document, the next circulation destination, and the circulation deadline for a plurality of circulation documents. 3. The circulation document management apparatus according to claim 1, wherein the circulation document management table comprises a circulation document management table .

回覧期限内に回覧しなかったユーザに対して回覧文書を処理するように警告するように構成したことを特徴とする、請求項１〜３のいずれかの回覧文書の管理装置。 4. The circulation document management apparatus according to claim 1 , wherein a warning is issued to a user who has not circulated within the circulation time limit so as to process the circulation document.