JP3889067B2

JP3889067B2 - Document management apparatus and document management method

Info

Publication number: JP3889067B2
Application number: JP00850195A
Authority: JP
Inventors: 理恵子渡辺
Original assignee: Fujitsu Ltd
Current assignee: Fujitsu Ltd
Priority date: 1995-01-23
Filing date: 1995-01-23
Publication date: 2007-03-07
Anticipated expiration: 2022-03-07
Also published as: JPH08202691A

Description

【０００１】
【産業上の利用分野】
本発明は、関連した多数の文書を管理しながら作成する文書管理装置及び文書管理方法に関するものである。
【０００２】
【従来の技術】
全ての文書に関する情報をデータベースに登録し、そのデータベースから編集すべき文書を検索する。
【０００３】
【発明が解決しようとする課題】
全ての文書に関する情報をデータベースに登録する作業が必要となるので、その作業に労力が費やされる。
【０００４】
本発明は上記従来の事情に鑑みてなされたものであり、その目的は、関連した多くの文書を容易に効率良く管理することが可能となる装置及び方法を提供することにある。
【０００５】
【課題を解決するための手段】
・第１発明の装置
文書ファイルに対し、文書ファイルの先頭部分に該当する検索項目情報を挿入する挿入手段と、
文書ファイルの検索項目情報を蓄積したデータベースの検索項目情報を参照して、該当する文書ファイルを検索する検索手段と、
前記検索手段での検索結果から文書リストを出力する第１の出力手段と、
前記第１の出力手段によって出力された文書リストから操作者が選択した文書ファイルに前記挿入手段が検索項目情報を挿入した文書ファイルを出力する第２の出力手段と、
前記第２の出力手段により出力された検索項目情報が挿入された文書ファイルの編集を行うための処理を行う文書作成手段と、
前記文書作成手段による文書ファイルの編集処理が行われた後、該文書ファイルに挿入されている検索項目情報が更新されていれば、検索項目情報を蓄積したデータベースの自動更新を行う更新手段と、
を設けたことを特徴とする。
・第２発明の方法
文書ファイル及び該文書ファイルの検索項目情報を記憶するデータベースを有する文書管理装置における文書管理方法であって、
前記文書管理装置が、
検索項目情報を前記データベースの検索項目情報を参照して、操作者が入力した検索条件の文書ファイルの検索を行う検索ステップと、
前記検索手段での検索結果から文書リストを出力する第１の出力ステップと、
前記第１の出力ステップによって出力された文書リストから操作者が選択した文書ファイルの先頭部分に検索項目情報を挿入した文書ファイルを出力する第２の出力ステップと、
前記第２の出力ステップにより出力された文書ファイルの編集処理を行う文書作成ステップと、
前記文書作成ステップによって編集された文書ファイルに挿入されている検索項目情報が更新されていれば、前記データベースの検索項目情報の自動更新を行う更新ステップと、
を設けたことを特徴とする。
【０００６】
【作用】
文書の作成作業を行なう者は同文書の検索で必要となる文字列をその文書内に挿入する。
検索項目設定手段２０は作成された文書内から同文書の検索に必要となる上記文字列の抽出条件を予め設定する。
【０００７】
文書検索情報登録手段２２は設定された条件に基づいて作成済みの文書からこの文字列を抽出し、抽出した文字列を作成済みの文書（文字列を抽出した文書）と対応させて登録する。
【０００８】
編集文書検索手段２４は文書検索の条件が与えられると、この条件に合致した文字列を登録内容から検索し、検索した文字列と対応した文書を登録内容より特定する。
【０００９】
【実施例】
図３には実施例の構成が示されており、同図において、複数の端末３００がネットワーク３０２を介してワークステーション３０４と接続されている。
【００１０】
ワークステーション３０４にはハードディスク３０６が設けられており、このシステムの管理者はいずれかの端末３００またはワークステーション３０４を、文書編集の作業者は任意の端末３００を各々操作する。
【００１１】
図４において、システムの管理者はいずれかの端末３００またはワークステーション３０４を操作し、対象となる文書群の管理体系に沿って文書の目次を設定し（ステップ４００）、目次の各項目に該当の文書名を割り当てる（ステップ４０２）。
【００１２】
例えば管理対象の文書群がＡ，Ｂ，Ｃに区分でき、Ａに文書ａ１，ａ２及びａ３が、Ｂに文書ｂ１，ｂ２及びｂ３が、Ｃに文書ｃ１，ｃ２及びｃ３が各々属する場合、管理者は目次Ａ，Ｂ，Ｃを設定し、目次Ａの各項目に文書ａ１，ａ２及びａ３の名称を割り当て、
目次Ｂの各項目に文書ｂ１，ｂ２及びｂ３の名称を割り当て、目次Ｃの各項目に文書ｃ１，ｃ２及びｃ３の名称を割り当てる。
【００１３】
最後に、記入欄の情報全てが自動的に文書群管理用のデータベースに登録される（ステップ４１０）。そのデータベースはハードディスク３０６に予め構築されている。
【００１４】
文書編集の作業者がいずれかの端末３００からワークステーション３０４へログインすると、図６において、その端末３００は目次検索を行なうか否かの問い合わせ表示を最初に行なう（ステップ６００）。
【００１５】
目次検索を行なう旨の指示を入力すると、文書目次の一覧が表示されることから、作業者は端末３００を操作していずれかの目次を選択する（ステップ６０２）。
【００１６】
これにより、作業者選択の目次に割り当てられていた文書名が端末３００に表示されるので、作業者は編集すべき文書（複数であっても良い）の名称を表示されていたものから選択する（ステップ６０４）。
【００１７】
作業者が編集すべき文書の名称を選択すると、全ての文書名につきファイルが自動的に作成され（ステップ６０３）、その際に、各ファイルの先頭部分へ文書検索情報の記入欄が自動的に挿入される（ステップ６０５）。
【００１８】
図５ではこの記入欄（テンプレート）の構成が説明されており、同記入欄には目次の名称，ファイル編集者，ファイル作成日・・・文書群の名称を記入する項目部分が用意され、既に判明している情報（目次の名称，ファイル名，ファイル作成日，文書群の名称など）は該当の項目部分へ自動的に書き込まれる。そのファイル名を引数としてエディタ（ハードディスク３０６に格納されている）が起動され（ステップ６０６）、同ファイルの編集（ステップ６０８）が開始される。
【００１９】
前記ファイル名は他の文書ファイルと重複しないように自動的に決定され、例えば新規に作成された順にファイル名が０００００００１．１ＤＯＣ，０００００００２．ＤＯＣ，０００００００３．ＤＯＣと付される。
文書ファイルの編集作業が終了すると、文書検索情報の記入欄が更新されたか否かが調べられ（ステップ６１０：作業者はファイル作成日を書き換え、文書検索のキーワードを記入欄へ書き込む）、更新されたことが確認されると、データベースも自動更新される（ステップ６１２）。
【００２０】
また、ログイン時に文書編集の作業者が目次検索を選択せず、多項目検索を選択した場合（ステップ６００−＞６１４−＞６１６）、同作業者は文書の検索条件を入力する（ステップ６１６）。
【００２１】
このときに適切な検索結果（編集の対象となる文書の名称が含まれる文書名リスト）が得られると（ステップ６１８，６２０）、作業者は編集すべき文書の名称を表示されていたものから選択し（ステップ６０４）、ファイル編集を開始する（ステップ６０６・・・）。
【００２２】
文書編集の作業者が新たな文書を作成する場合には、目次名と文書名を入力する（ステップ６２２：目次を表示させて項目を選択させて半自動的に行なっても良い）。
これにより同文書のファイルが自動的に生成されて図５の記入欄がそのファイルの先頭部分へ挿入され（ステップ６２４，６２６）、既に判明している情報の記入欄に対する自動書込み（ステップ６２８）と、文書群管理用のデータベースへの自動登録（ステップ６３０）が行なわれてから、エディタが立ち上げられて新たな文書の編集作業が開始される（ステップ６０６・・・）。
【００２３】
図７では文書検索情報の設定作用及びデータベース登録作用が説明されており、システムの管理者は同図の検索情報パターン設定画面を表示させ、目次の名称，ファイル編集者，ファイル作成日・・・文書群の名称の各検索項目につき、それらの文書ファイル内における挿入位置（行位置，桁位置，桁数）を入力して設定する。
【００２４】
文書が編集され又は新たに作成されると、文書検索情報の設定内容が参照され、目次の名称，ファイル編集者，ファイル作成日・・・文書群の名称がその文書ファイル内における該当の位置から各々抽出されてデータベースへ登録される。
多項目検索が行われる場合、目次の名称，ファイル編集者，ファイル作成日・・・文書群の名称に関する各項目について検索条件が入力され、その条件に合致したファイルの文書名がデータベースから抽出され、表示出力される。
【００２５】
以上のように、管理者が文書群の管理体系を考慮して文書目次を作成し、目次に各文書名を対応させる。
文書編集の作業者は目次を利用して編集対象の文書を選択し、その文書を編集する。
したがって、文書の命名規則を全ての文書編集の作業者に徹底させることが不要となる。
【００２６】
さらに、文書名がファイル名と別個に管理されるので、文書名の長さが制限されることはなく、文書名からその内容を直ちに把握できる。
このため、文書命名の誤りを招くことはなく、その結果、全体の作業効率が高められる。
【００２７】
また、文書編集の作業者が編集文書へ該文書の検索情報を挿入すると、自動的にその文書から同文書の検索情報が抽出され、文書と検索情報とが対応して登録されるので、データベースの登録作業が著しく容易となる。
【００２８】
【発明の効果】
以上説明したように本発明によれば、作成された文書から同文書の検索情報が自動的に抽出されて登録されることから、この登録内容より目的の文書を効率良く検索でき、その上、文書の検索情報をデータベースへ登録する作業を省略することが可能となる。
【図面の簡単な説明】
【図１】文書管理装置の原理説明図である。
【図２】文書管理装置の原理説明図である。
【図３】実施例の構成説明図である。
【図４】検索情報記入欄の説明図である。
【図５】実施例の作用を説明するフローチャートである。
【図６】実施例の作用を説明するフローチャートである。
【図７】実施例の作用説明図である。
【図８】実施例の作用説明図である。
【符号の説明】
３００端末
３０２ネットワーク
３０４ワークステーション
３０６ハードディスク[0001]
[Industrial application fields]
The present invention relates to a document management apparatus and a document management method for creating a number of related documents while managing them.
[0002]
[Prior art]
Information on all documents is registered in a database, and a document to be edited is searched from the database.
[0003]
[Problems to be solved by the invention]
Since it is necessary to register information related to all the documents in the database, labor is spent on the operation.
[0004]
The present invention has been made in view of the above-described conventional circumstances, and an object of the present invention is to provide an apparatus and method capable of easily and efficiently managing many related documents.
[0005]
[Means for Solving the Problems]
Insert means for inserting search item information corresponding to the head portion of the document file with respect to the apparatus document file of the first invention;
Search means for searching for a corresponding document file with reference to the search item information in the database storing the search item information of the document file,
First output means for outputting a document list from a search result in the search means;
Second output means for outputting the document file in which the insertion means inserts the search item information into the document file selected by the operator from the document list output by the first output means;
Document creation means for performing processing for editing the document file in which the search item information output by the second output means is inserted;
After editing the document file by the document creation means has been performed, if the search item information inserted in said document file is updated, and updating means for automatically updating the database storing the search item information ,
Is provided.
Method of the second invention A document management method in a document management apparatus having a database storing a document file and search item information of the document file,
The document management device is
A search step of searching for a document file of a search condition input by an operator with reference to search item information in the database for search item information;
A first output step of outputting a document list from a search result in the search means;
A second output step of outputting a document file in which search item information is inserted at the head portion of the document file selected by the operator from the document list output in the first output step;
A document creation step for editing the document file output by the second output step;
If the search item information inserted in the document file edited by the document creation step has been updated, an update step for automatically updating the search item information in the database;
Is provided.
[0006]
[Action]
A person who creates a document inserts a character string necessary for searching the document into the document.
The search item setting means 20 presets the character string extraction conditions necessary for searching the document from the created document.
[0007]
The document search information registration unit 22 extracts this character string from the created document based on the set condition, and registers the extracted character string in association with the created document (document from which the character string has been extracted).
[0008]
When a document search condition is given, the edited document search unit 24 searches the registered content for a character string that matches the condition, and specifies a document corresponding to the searched character string from the registered content.
[0009]
【Example】
FIG. 3 shows a configuration of the embodiment, in which a plurality of terminals 300 are connected to a workstation 304 via a network 302.
[0010]
The workstation 304 is provided with a hard disk 306, and an administrator of this system operates one of the terminals 300 or the workstation 304, and a document editing operator operates an arbitrary terminal 300.
[0011]
In FIG. 4, the system administrator operates one of the terminals 300 or the workstation 304 to set a document table of contents in accordance with the target document group management system (step 400), and corresponds to each item of the table of contents. The document name is assigned (step 402).
[0012]
For example, if the document group to be managed can be classified into A, B, and C, documents a1, a2, and a3 belong to A, documents b1, b2, and b3 belong to B, and documents c1, c2, and c3 belong to C. The person sets the table of contents A, B, and C, assigns the names of the documents a1, a2, and a3 to the items of the table of contents A,
The names of the documents b1, b2, and b3 are assigned to the items of the table of contents B, and the names of the documents c1, c2, and c3 are assigned to the items of the table of contents C.
[0013]
Finally, all the information in the entry column is automatically registered in the document group management database (step 410). The database is built in the hard disk 306 in advance.
[0014]
When a document editing operator logs in to the workstation 304 from any of the terminals 300, in FIG. 6, the terminal 300 first displays an inquiry as to whether or not to perform a table of contents search (step 600).
[0015]
When an instruction to perform a table of contents search is input, a list of document contents is displayed, and the operator operates the terminal 300 to select one of the contents (step 602).
[0016]
As a result, the document name assigned to the table of contents for selecting the worker is displayed on the terminal 300, so the worker selects the name of the document (or a plurality of documents) to be edited from those displayed. (Step 604).
[0017]
When the name of the document to be edited is selected by the operator, a file is automatically created for every document name (step 603). At that time, an entry field for document search information is automatically added to the head of each file. Inserted (step 605).
[0018]
FIG. 5 illustrates the structure of this entry field (template). In this entry field, an item part for entering the name of the table of contents, the file editor, the file creation date, etc. is already prepared. The information that has been identified (the table of contents name, file name, file creation date, document group name, etc.) is automatically written in the corresponding item part. An editor (stored in the hard disk 306) is activated with the file name as an argument (step 606), and editing of the file (step 608) is started.
[0019]
The file name is automatically determined so as not to be duplicated with other document files. For example, the file names are 00000001.1DOC, 00000002. DOC, 00000003. It is attached with DOC.
When the editing of the document file is completed, it is checked whether or not the entry field of the document search information has been updated (step 610: the operator rewrites the file creation date and writes the keyword for document search into the entry field) and is updated. If it is confirmed, the database is also automatically updated (step 612).
[0020]
Also, when the document editing operator selects the multi-item search without selecting the table of contents search at the time of login (step 600->614-> 616), the worker inputs the document search conditions (step 616). .
[0021]
At this time, when an appropriate search result (a document name list including the names of documents to be edited) is obtained (steps 618 and 620), the operator can display the name of the document to be edited. Selection is made (step 604), and file editing is started (step 606 ...).
[0022]
When a document editing operator creates a new document, the table of contents name and the document name are input (step 622: the table of contents may be displayed and an item may be selected for semi-automatic operation).
As a result, a file of the same document is automatically generated, and the entry field of FIG. 5 is inserted at the beginning of the file (steps 624 and 626), and automatic writing to the entry field of information already known (step 628). Then, after automatic registration in the document group management database (step 630) is performed, an editor is started and editing of a new document is started (step 606...).
[0023]
FIG. 7 illustrates the document search information setting operation and the database registration operation. The system administrator displays the search information pattern setting screen shown in FIG. 7 to display the table of contents name, file editor, file creation date, and so on. For each search item of the document group name, the insertion position (line position, column position, number of columns) in the document file is input and set.
[0024]
When a document is edited or newly created, the setting contents of the document search information are referred to, and the table of contents name, file editor, file creation date, etc., the name of the document group from the corresponding position in the document file Each is extracted and registered in the database.
When a multi-item search is performed, search conditions are entered for each item related to the table of contents name, file editor, file creation date ... document group name, and the document name of the file that matches the conditions is extracted from the database. Is output.
[0025]
As described above, the administrator creates a document table of contents in consideration of the document group management system, and associates each document name with the table of contents.
A document editing operator selects a document to be edited using the table of contents and edits the document.
Therefore, it is not necessary to ensure that all document editing operators have a document naming rule.
[0026]
Further, since the document name is managed separately from the file name, the length of the document name is not limited, and the contents can be immediately grasped from the document name.
For this reason, an error in document naming is not caused, and as a result, the overall work efficiency is improved.
[0027]
Further, when a document editing operator inserts search information of the document into the edited document, the search information of the document is automatically extracted from the document, and the document and the search information are registered correspondingly. The registration work is greatly facilitated.
[0028]
【The invention's effect】
As described above, according to the present invention, since the search information of the document is automatically extracted from the created document and registered, the target document can be efficiently searched from the registered contents. The task of registering document search information in the database can be omitted.
[Brief description of the drawings]
FIG. 1 is a diagram illustrating the principle of a document management apparatus.
FIG. 2 is a diagram illustrating the principle of a document management apparatus.
FIG. 3 is a configuration explanatory diagram of an embodiment.
FIG. 4 is an explanatory diagram of a search information entry column.
FIG. 5 is a flowchart for explaining the operation of the embodiment.
FIG. 6 is a flowchart for explaining the operation of the embodiment.
FIG. 7 is an operation explanatory diagram of the embodiment.
FIG. 8 is an operation explanatory diagram of the embodiment.
[Explanation of symbols]
300 Terminal 302 Network 304 Workstation 306 Hard Disk

Claims

文書ファイルに対し、文書ファイルの先頭部分に該当する検索項目情報を挿入する挿入手段と、
文書ファイルの検索項目情報を蓄積したデータベースの検索項目情報を参照して、該当する文書ファイルを検索する検索手段と、
前記検索手段での検索結果から文書リストを出力する第１の出力手段と、
前記第１の出力手段によって出力された文書リストから操作者が選択した文書ファイルに前記挿入手段が検索項目情報を挿入した文書ファイルを出力する第２の出力手段と、
前記第２の出力手段により出力された検索項目情報が挿入された文書ファイルの編集を行うための処理を行う文書作成手段と、
前記文書作成手段による文書ファイルの編集処理が行われた後、該文書ファイルに挿入されている検索項目情報が更新されていれば、検索項目情報を蓄積したデータベースの自動更新を行う更新手段と、
を設けたことを特徴とする文書管理装置。Insertion means for inserting search item information corresponding to the top part of the document file with respect to the document file,
Search means for searching for a corresponding document file with reference to the search item information in the database storing the search item information of the document file,
First output means for outputting a document list from a search result in the search means;
Second output means for outputting the document file in which the insertion means inserts the search item information into the document file selected by the operator from the document list output by the first output means;
Document creation means for performing processing for editing the document file in which the search item information output by the second output means is inserted;
After editing the document file by the document creation means has been performed, if the search item information inserted in said document file is updated, and updating means for automatically updating the database storing the search item information ,
A document management apparatus characterized by comprising:

文書ファイル及び該文書ファイルの検索項目情報を記憶するデータベースを有する文書管理装置における文書管理方法であって、
前記文書管理装置が、
検索項目情報を前記データベースの検索項目情報を参照して、操作者が入力した検索条件の文書ファイルの検索を行う検索ステップと、
前記検索手段での検索結果から文書リストを出力する第１の出力ステップと、
前記第１の出力ステップによって出力された文書リストから操作者が選択した文書ファイルの先頭部分に検索項目情報を挿入した文書ファイルを出力する第２の出力ステップと、
前記第２の出力ステップにより出力された文書ファイルの編集処理を行う文書作成ステップと、
前記文書作成ステップによって編集された文書ファイルに挿入されている検索項目情報が更新されていれば、前記データベースの検索項目情報の自動更新を行う更新ステップと、
を設けたことを特徴とする文書管理方法。A document management method in a document management apparatus having a database for storing a document file and search item information of the document file,
The document management device is
A search step of searching for a document file of a search condition input by an operator with reference to search item information in the database for search item information;
A first output step of outputting a document list from a search result in the search means;
A second output step of outputting a document file in which search item information is inserted at the head portion of the document file selected by the operator from the document list output in the first output step;
A document creation step for editing the document file output by the second output step;
If the search item information inserted in the document file edited by the document creation step has been updated, an update step for automatically updating the search item information in the database;
A document management method characterized by comprising: