JP3720584B2

JP3720584B2 - 事務機器の管理システムとそのホストコンピュータ

Info

Publication number: JP3720584B2
Application number: JP17415398A
Authority: JP
Inventors: 常義村中
Original assignee: Ricoh Co Ltd
Current assignee: Ricoh Co Ltd
Priority date: 1998-06-05
Filing date: 1998-06-05
Publication date: 2005-11-30
Anticipated expiration: 2018-06-05
Also published as: JPH11352846A

Description

【０００１】
【発明の属する技術分野】
本発明は、複写機、プリンタ、ファクシミリなどの事務機器（ＯＡ機器；オフィスオートメーション機器）の管理システム、特に事務機器における消耗品の在庫データを管理、通報する事務機器の管理システムと、その事務機器を管理するホストコンピュータに関する。
【０００２】
【従来の技術】
ＯＡ機器においては、機器内の用紙やトナー等の消耗品が無くなった場合に、これを検知して操作パネルにその旨を表示するようになっており、このことによりユーザーに補充を促すことが行われている。ところで、一般に消耗品の在庫管理は、ユーザーに任されているため、不慣れなユーザーの場合あるいは不慣れでなくても消耗品が無くなるまで気が付かないケースがある。その場合、消耗品を手配してから到着するまでＯＡ機器が使用出来なくなる不具合がある。
【０００３】
このようなことから通信機能を備えたＯＡ機器が、回線を介してホストコンピュータに接続されたＯＡ機器管理システムが提案されている。この管理システムでは、各ＯＡ機器におけるトナーエンドやトナーニアエンド、用紙の単位枚数終了、ステープル針の単位使用量の終了の場合に、回線を通じてホストコンピュータにそのデータを送信し、これら稼動情報をホストコンピュータで管理するようになっている。
【０００４】
【発明が解決しようとする課題】
上述のＯＡ機器管理システムは、各ＯＡ機器が、トナーエンドやトナーニアエンドが発生した場合、あるいは用紙の消費量やステープル針の消費量が規定の値を超えた場合に、ホストコンピュータにデータを送信するものであり、ホストコンピュータは、単にトナーエンド等を受信することで消耗品の消費量をカウントしているだけである。従って、ユーザー側の消耗品の在庫を管理補充するためのものではなく、上述したユーザーサイドでの消耗品の管理補充を行うことはできない。
【０００５】
この問題を解決するためには、各ＯＡ機器の消耗品の使用データを常に監視しておき、ホストコンピュータの在庫量データに基づいて、ユーザーサイドの在庫が補充時期に来ているか否か判断し、配送部等に消耗品の配送指示を営業の担当者等が行うようにすることが考えられる。しかし、用紙などは多数の種類のＯＡ機器で使用され、ユーザーも多数いることから、管理することが困難になっている。従って、ユーザーからの電話などによる要求によって消耗品の手配を行っているのが実情である。
【０００６】
本発明は事務機器における消耗品の在庫管理を行い、消耗品の在庫切れを無くすことにより、ユーザー側での負担と、供給者側での補充の負担を軽減することができる事務機器の管理システム、およびそのホストコンピュータを提供することを目的とするものである。
【０００７】
【課題を解決するための手段】
上記目的を達成するために、請求項１記載の発明は、消耗品の状態を管理する管理手段と、アダプタ装置とデータ送受信を行う通信手段とを備えた事務機器と、事務機器およびホストコンピュータとの通信制御を行う制御手段を備えたアダプタ装置と、アダプタ装置と通信を行う通信手段と、該通信手段により送受信されるデータ、アダプタ装置および事務機器の管理データを蓄積する記憶手段とを備えたホストコンピュータとを有する事務機器の管理システムにおいて、アダプタ装置の制御手段が、事務機器で所定量の消耗品が使用されたときにその情報をホストコンピュータに通知し、そのホストコンピュータが、事務機器における単位期間の消耗品平均使用量に基づいて上記通知の平均間隔を設定し、該設定した平均間隔を超えて上記通知がない場合に警告を行うデータ処理手段を備えたものである。
【０００８】
上記目的を達成するために、請求項２記載の発明は、消耗品の状態を管理する管理手段と、アダプタ装置とデータ送受信を行う通信手段とを備えた事務機器と、事務機器およびホストコンピュータとの通信制御を行う制御手段を備えたアダプタ装置と、アダプタ装置と通信を行う通信手段と、該通信手段により送受信されるデータ、アダプタ装置および事務機器の管理データを蓄積する記憶手段とを備えたホストコンピュータとを有する事務機器の管理システムにおいて、アダプタ装置の制御手段が、事務機器で所定量の消耗品が使用されたときにその情報をホストコンピュータに通知し、ホストコンピュータが、上記通知から特定の消耗品の使用量が発注量に達したと判断した場合に、当該消耗品に加え、使用量が発注量に比して所定量少ない上記特定の消耗品以外の他の消耗品についても発注処理を行うデータ処理手段を備えたものである。
【０００９】
上記目的を達成するために、請求項３記載の発明は、アダプタ装置と通信を行う通信手段と、該通信手段により送受信されるデータ、アダプタ装置および該アダプタ装置と通信可能な事務機器の管理データを蓄積する記憶手段とを備えたホストコンピュータであって、事務機器における単位期間の消耗品平均使用量に基づいて、該事務機器からの所定量の消耗品が使用されたときのその情報の通知の平均間隔を設定し、該設定した平均間隔を超えて上記通知がない場合に警告を行うデータ処理手段を設けたものである。
【００１０】
上記目的を達成するために、請求項４記載の発明は、アダプタ装置と通信を行う通信手段と、該通信手段により送受信されるデータ、アダプタ装置および該アダプタ装置と通信可能な事務機器の管理データを蓄積する記憶手段とを備えたホストコンピュータであって、事務機器からの所定量の消耗品が使用されたときのその情報の通知から特定の消耗品の使用量が発注量に達したと判断した場合に、当該消耗品に加え、使用量が発注量に比して所定量少ない上記特定の消耗品以外の他の消耗品についても発注処理を行うデータ処理手段を備えたものである。
【００１１】
【発明の実施の形態】
以下、本発明の実施の形態を添付図面を参照しながら説明する。図１は本発明の実施の形態を示す事務機器の管理システムのブロック図である。複数種類のＯＡ機器１０１〜１０５からなるＯＡ機器群１００と、アダプタ装置２００と、ホストコンピュータ３００と、外部システム４００からなる。アダプタ装置２００は、通信回線５００に接続され、ホストコンピュータ３００からの指令をＯＡ機器群１００に転送したり、逆にＯＡ機器群１００からの各種情報を通信回線５００を経由してホストコンピュータ３００に転送する。このアダプタ装置２００は、２４時間通電を行っていて、通常、ＯＡ機器群１００の電源がオフされている夜間でもホストコンピュータ３００との通信を可能にしている。
【００１２】
なお、１台のアダプタ装置２００には、複数のＯＡ機器１０１〜１０５が接続できる。アダプタ装置２００とＯＡ機器群１００とは、シリアル通信ＲＳ−４８５によりマルチドロップ接続をしていて、アダプタ装置２００からのポーリング、セレクティングによりＯＡ機器群１００との通信を行っている。
【００１３】
ホストコンピュータ３００の通信手段は、アダプタ装置２００とデータの送受信を行い、またＯＡ機器群１００ともデータの送受信を行う。また、ホストコンピュータ３００と外部システム４００とは通信回線６００を介してデータの送受信を行う。外部システム４００は、配送システム、顧客管理システム等に最終的に接続される。
【００１４】
ホストコンピュータ３００の記憶手段は、各ＯＡ機器１０１〜１０５、アダプタ装置２００の各種管理情報を記憶している。また、各ＯＡ機器１０１〜１０５に関する使用者の情報も記憶することができる。また、各ＯＡ機器１０１〜１０５での消耗品の使用量を計数することができる。また、各ＯＡ機器１０１〜１０５での想定在庫量を記憶することができる。さらに、各ＯＡ機器１０１〜１０５で使用する消耗品の種別、量、発注単位を記憶することができる。
【００１５】
ホストコンピュータ３００のデータ処理手段は、ＯＡ機器群１００から通報される消費された単位毎のデータを受信した通信手段（通信回線５００）からのデータにより、ＯＡ機器群１００の現在の在庫量から使用量を減算して想定在庫量を計算する。想定在庫量が設定されている値よりも少なくなった場合には、外部システム４００との通信を行う通信手段（通信回線６００）に対して、該当ＯＡ機器の必要管理情報を選択付加して外部へデータ通信を行うように指示する。通信手段からの通信成功を受けて、データ処理手段は想定在庫量を初期設定し、記憶手段に格納する。
【００１６】
ホストコンピュータ３００の表示手段は、現在のホストコンピュータ３００で保持する各種データを表示する。ホストコンピュータ３００の印刷手段は、現在のホストコンピュータ３００で保持する各種データを印刷する。
【００１７】
図２はアダプタ装置のブロック図である。アダプタ装置２００は、ＯＡ機器群１００の制御、及び通信回線５００を経由してホストコンピュータ３００からの指令の送受信を実行する制御部２０１、ＯＡ機器群１００からの各種通報により、ホストコンピュータ３００に発呼を行うオートダイアラ部２０２、通信回線５００をＯＡ機器群１００側に接続するか、一般電話機２０４側に接続するかの切り替え制御を行う回線制御部２０３により概略構成される。
【００１８】
制御部２０１は、詳細は省略するが一般ＯＡ機器と同じように、制御プログラムを格納する制御ＲＯＭ、これを読み出すことにより制御を実行するＣＰＵ、データを一時格納するＲＡＭ、電池によりバックアップされた不揮発ＲＡＭ、シリアル通信制御ユニット、入出力ポート、現在時刻を知るためのリアルタイムクロック等により構成される。
【００１９】
不揮発ＲＡＭには、ホストコンピュータ３００、ＯＡ機器群１００の一方から他方への転送データ、ＯＡ機器群１００の中から１台を特定するそれぞれのデバイスコード及びＩＤコード、ホストコンピュータ３００の電話番号、回線接続が不成功だった場合の再発呼回数、再発呼間隔等を記憶している。
【００２０】
ＯＡ機器群１００の消耗品の使用データと、ある時のＯＡ機器群１００の設置場所におけるＯＡ機器群１００内の在庫量及びその場所での在庫量に基づいて、消耗品が補充時期に来ているか判断し、配送部等に消耗品の配送指示を行う。このような補充時期を判断するためには、ホストコンピュータ３００において、ユーザー側の現在の消耗品在庫量を正確に把握しておく必要がある。ユーザー側の消耗品の在庫量は、例えば、あるときに当初の在庫量を調査し、その在庫量をホストコンピュータ３００に設定することにより、実在庫量とホストコンピュータ３００での想定在庫量の同期を取ることにより設定する。
【００２１】
以下、具体的動作について説明する。ＯＡ機器群１００が使用する消耗品は多岐にわたるが、例として紙について説明する。紙はサイズにより種類が多数あるし、また、消耗品として登録している用紙の製品も多数ある。ここではそれを分かり易くするために、Ａ４，Ａ３の紙で記述する。また製品もある特定の製品について記述するものとする。ＯＡ機器の例として複写機を考える。
【００２２】
複写機で消耗品の使用量を計数できるものとする。この計数は、使用する紙の種類で別々に計数できる場合と、紙が格納されている場所でのサイズと方向により計数できる場合がある。複写機を使用する度に、該当の計数機が計数を行い、予め複写機で設定された枚数を計数すると、フラグを立て、ホストコンピュータ３００へ通知する状態が発生したことを示す。このフラグはホストコンピュータ３００へ通知するために、アダプタ装置２００へ状態情報が伝達されると降ろされる。こうすることにより、使用量に応じた回数の状態がホストコンピュータ３００へ通知される。
【００２３】
アダプタ装置２００は、それに接続されたＯＡ機器群１００を判別するコードを持っており、ホストコンピュータ３００にはその情報が記憶されている。接続されているＯＡ機器群１００との通信を行っており、通信をすることによりアダプタ装置２００はＯＡ機器群１００の状態を監視している。各種状態変化の度にその状態情報を引き取り、情報の種類により直ちにホストコンピュータ３００に通知するもの、蓄積しておくもの等、その情報により処理を実行する。消耗品使用によるフラグを見て状態が変化したことを知り、このフラグ状態をＯＡ機器群１００より取り込む。
【００２４】
アダプタ装置２００は、ＯＡ機器群１００が消耗品を規定量使用したことを認識し、その内容をホストコンピュータ３００に通信回線５００を通して送信する。送信するに当たって、送信する相手を選択することが出来るので、消耗品の情報の通信先として登録してあるホストコンピュータ３００の識別番号（電話番号等）に従って接続する。通信は通報（コールと呼ぶ）の種類により識別子等が当てられており、効率が良い通信を行う。
【００２５】
また、アダプタ装置２００は、ホストコンピュータ３００からのコマンドによって、通信先へのテスト通報を行う機能を有する。これはホストコンピュータ３００からのコマンドにより、アダプタ装置２００に識別される通報先にテスト通報を行うものである。コマンドを受信すると通信を終了し、ある定められたもしくは設定された、もしくはコマンドによる規定回数の再試行を含んだ通信を行うため、ある時間後にテスト通報を実行する。これにより、ホストコンピュータ３００とアダプタ装置２００の間の通信路の確認が可能となる。
【００２６】
また同じように、ＯＡ機器群１００は、ホストコンピュータ３００からのコマンドにより、通信先へのテスト通報を行う機能を有する。またＯＡ機器群１００は、ホストコンピュータ３００からのコマンドによらないテスト通報機能を有することにより、ホストコンピュータ３００とは非同期でのテストを行うことができる。ホストコンピュータ３００は、ＯＡ機器群１００の管理情報として、ＯＡ機器群１００の識別子、登録日、ユーザー情報、連絡先、サービス担当、販売店等の情報と共に、消耗品、例えば紙の種類（コート紙、一般紙）、サイズ、発注量、発注情報送信先等の情報も記憶する。
【００２７】
使用量データ算出方法は、使った使用量を累積する方法と、初期設定値から使用量を減算する方法がある。使用量累積方式では、外部に通報するための基準は客との契約による使用量であり、使用量減算方式では、客先における消耗品の実在庫量と記憶する想定在庫量の同期を取ることにより、想定在庫量が契約で定められた在庫量より少なくなったことを検出すると発注情報が生成される。その発注情報は外部システム４００を含めた当該システム外へ通知する。通知の種類は、例えばＦＡＸであったり、表示装置への表示であったり、印刷機器への印刷であったり、通信回線を経由した通知である。
【００２８】
ＯＡ機器群１００は、サプライコールとなる消耗品の消耗量単位をその入力部より設定することができる。これによりユーザー毎での通報間隔の最適化を図ることができる。また、ホストコンピュータ３００よりこのデータをＯＡ機器群に通信回線５００を介して設定することができる。ＯＡ機器群１００は、消耗品を規定使用量使用すると、規定使用量を使用したことを示すデータをホストコンピュータ３００に通報する機能を有するが、その機能を有効にするか無効にするかを設定することができる。それはホストコンピュータ３００から通信回線５００を介して設定することもできるし、ＯＡ機器群１００の入力部からも可能である。
【００２９】
発注点は、ユーザー毎やＯＡ機器毎に設定されているが、長期休暇などにより、消耗品の配送が遅れてユーザー側における消耗品不足が発生することがある。それを防ぐために、長期休暇が発生する場合には、従来の設定よりも少ない量での発注をすることによりユーザー側の消耗品は一時的には多くなるが、消耗品切れを防ぐことができる。そのために、発注点の設定を一律に変更することにより、従来よりも早期に消耗品の発注、配送が可能となる。また、一律でなく特定のユーザー、特定のＯＡ機器のみを対象とすることも可能となる。そのために、暦機能を持たせ（これはユーザー毎、ＯＡ機器毎の何れでも可能）、その期間は従来の発注点とは別の発注点に従う。これは逆に消耗品の消費の少ない時期の設定も可能であるので、その場合には後述の監視期間を変更することにより対応が可能となる。
【００３０】
一定間隔で来る予定のサプライコールが来ない場合には、システムアラームを出す。ユーザー毎に（具体的にはＯＡ機器毎に）、月間の平均使用量が判明しているため、上記方式での通知では、通知するコールの間隔を想定することができる。しかし何らかの事情（ＯＡ機器の不具合）通信装置不良等によりサプライコールが通知出来ない場合があるので、それを想定して、ＯＡ機器毎、ユーザー毎と、平均使用量等により、平均通知間隔を設定し、コールが発生した時点から次のコールの到来までの間について時間監視を行う。設定した時間を経過してもコールが到来しない場合には警告を表示したり印刷を行う。または外部システム４００に対して通知を行うことによりユーザーの在庫の確認を実際に行って、ユーザーでの消耗品切れの防止を行う。
【００３１】
１種類の消耗品に対して、その度に発送していては配送が増えるだけであるので、それを避けるために、ある消耗品がその発注量に達した場合に、他の契約されている消耗品についても検査するが、その場合には規定値に達していなくてもある範囲内であれば（例えば発注量検出の３０％以内）、同時に発注する。例として、Ａ４の紙とＡ３の紙で示すと、Ａ４の紙の消費量がある基準に達した判断した場合には、Ａ４の紙の発注を外部システム４００に行うが、そのとき、同時発注を許可しているユーザーに対しては、Ａ３の紙の発注点に達していなくても、同時発注点に達していた場合にはＡ３の紙の発注も同時に行う。これにより２回の配送を１回の配送で行うことができ、配送費用も削減できる。
【００３２】
消耗品のうち、用紙などは多数の種類のＯＡ機器で同時使用されていることが通常であり、実際のＯＡ機器での使用量と、それによる実在庫量変動は、ホストコンピュータ３００における想定在庫量と食い違いが発生する。これは定期的、または補充のときに再設定する方法等により常に同期を取ることができる。しかしながら、ホストコンピュータ３００側から配送センターに配送指示を行ってから実際にユーザー側に配送が行われるまでにはタイムラグがある。定常的なタイムラグは、ホストコンピュータ３００側で把握できるが、配送タイミングがずれたり、配送の数量が変更になったときに、ホストコンピュータ３００側にフィードバックがなければ正確な在庫管理を行うことができなくなる。そこで本実施形態では、ユーザーの発注量に対して、ユーザー側の消耗品を管理するＯＡ機器に対する割り当て量（実際には発注量−他のＯＡ機器使用量）を設定することにより、ユーザーへの発注量の適正化を図ることができる。
【００３３】
図３、図４はホストコンピュータにおける消耗品管理業務のフロー図である。上述した内容をまとめたものであるが、ユーザーからのサプライコールを受けたとき、ホストコンピュータ３００では、（１０）サプライコール受信、（１１）発注点検出（長期休暇対応）、（１２）受注データ作成、（１３）休暇情報受信、（１４）受注データ送信、（１５）システム在庫問い合わせ、（１６）棚卸依頼処理、（１７）棚卸入力、（１８），（１９）受注状況照会等の処理を行う。なお、図中、１は使用量データベース、２は休暇データベース、３は機器、顧客データベース、４はログファイル、５は受注データベース、６は休暇予定入力、７は在庫引当て、８は発注報告、９は出荷指示、１０は配送、１１はシステム在庫問い合わせ、１２は印刷、１３は発注報告書、１４は納品、１５は現在個数、１６は表示、１７は棚卸警告リスト、１８は棚卸入力依頼、１９は棚卸入力依頼票、２０は返答無し、２１は返答有り、２２は棚卸入力、２３は照会入力、２４は統計データベース、２５は受注状況、２６は受注状況印刷、の各機能、あるいは処理を示す。
【００３４】
【発明の効果】
この発明によれば、ホストコンピュータが、事務機器における消耗品の在庫管理を行い、消耗品の在庫切れを無くすことにより、ユーザー側での負担と、供給者側での補充の負担を軽減することができる。
【００３５】
請求項１，３記載の発明によれば更に、サプライコール（事務機器からの所定量の消耗品が使用されたときのその情報の通知）のタイミングが経過してもサプライコールが無い場合に異常と判断する（設定した平均間隔を超えて上記通知がない場合に警告を行う）ことにより、ユーザー側の消耗品切れを防止することができる。
【００３６】
請求項２，４記載の発明によれば更に、１回の発注で他の消耗品も一緒に発注することにより、配送回数を減らすことができ、消耗品発注の効率を向上させることができる。
【図面の簡単な説明】
【図１】本発明の実施の形態を示す事務機器の管理システムのブロック図である。
【図２】アダプタ装置のブロック図である。
【図３】ホストコンピュータにおける消耗品管理業務のフロー図（その１）である。
【図４】ホストコンピュータにおける消耗品管理業務のフロー図（その２）である。
【符号の説明】
１００ＯＡ機器群
１０１〜１０５ＯＡ機器
２００アダプタ装置
３００ホストコンピュータ
４００外部システム
５００，６００通信回線

Claims

消耗品の状態を管理する管理手段と、アダプタ装置とデータ送受信を行う通信手段とを備えた事務機器と、
前記事務機器およびホストコンピュータとの通信制御を行う制御手段を備えたアダプタ装置と、
前記アダプタ装置と通信を行う通信手段と、該通信手段により送受信されるデータ、前記アダプタ装置および事務機器の管理データを蓄積する記憶手段とを備えたホストコンピュータとを有する事務機器の管理システムにおいて、
前記アダプタ装置の制御手段は、前記事務機器で所定量の消耗品が使用されたときにその情報を前記ホストコンピュータに通知し、
前記ホストコンピュータは、前記事務機器における単位期間の消耗品平均使用量に基づいて前記通知の平均間隔を設定し、該設定した平均間隔を超えて前記通知がない場合に警告を行うデータ処理手段を有することを特徴とする事務機器の管理システム。
消耗品の状態を管理する管理手段と、アダプタ装置とデータ送受信を行う通信手段とを備えた事務機器と、
前記事務機器およびホストコンピュータとの通信制御を行う制御手段を備えたアダプタ装置と、
前記アダプタ装置と通信を行う通信手段と、該通信手段により送受信されるデータ、前記アダプタ装置および事務機器の管理データを蓄積する記憶手段とを備えたホストコンピュータとを有する事務機器の管理システムにおいて、
前記アダプタ装置の制御手段は、前記事務機器で所定量の消耗品が使用されたときにその情報を前記ホストコンピュータに通知し、
前記ホストコンピュータは、前記通知から特定の消耗品の使用量が発注量に達したと判断した場合に、当該消耗品に加え、使用量が発注量に比して所定量少ない前記特定の消耗品以外の他の消耗品についても発注処理を行うデータ処理手段を有することを特徴とする事務機器の管理システム。
アダプタ装置と通信を行う通信手段と、該通信手段により送受信されるデータ、前記アダプタ装置および該アダプタ装置と通信可能な事務機器の管理データを蓄積する記憶手段とを備えたホストコンピュータであって、
前記事務機器における単位期間の消耗品平均使用量に基づいて、該事務機器からの所定量の消耗品が使用されたときのその情報の通知の平均間隔を設定し、該設定した平均間隔を超えて前記通知がない場合に警告を行うデータ処理手段を設けたことを特徴とするホストコンピュータ。
アダプタ装置と通信を行う通信手段と、該通信手段により送受信されるデータ、前記アダプタ装置および該アダプタ装置と通信可能な事務機器の管理データを蓄積する記憶手段とを備えたホストコンピュータであって、
前記事務機器からの所定量の消耗品が使用されたときのその情報の通知から特定の消耗品の使用量が発注量に達したと判断した場合に、当該消耗品に加え、使用量が発注量に比して所定量少ない前記特定の消耗品以外の他の消耗品についても発注処理を行うデータ処理手段を有することを特徴とするホストコンピュータ。