JP3652230B2 - レポート管理装置および方法 - Google Patents
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Description
【０００１】
【発明の属する技術分野】
この発明は、ネットワークを介して送られるレポートを管理する技術に関し、とくに、電子メールを用いたレポートをスケジュール管理システム等に組み入れて管理する技術に関する。この発明は、スケジュール管理、電子掲示板、電子メール、予約、電話帳等の機能を有するいわゆるグループウェアシステム（情報共有システム）とともに利用することが可能である。
【０００２】
【従来の技術】
電子掲示板（電子会議室、伝言板）、メール送受信、スケジュール管理、電話帳管理、施設利用予約管理等の機能を提供するグループウェアが知られている。これらは従来オフィス内でＬＡＮ（構内通信網）や仮想ＬＡＮを介して利用されていた。また、近年ウェブ閲覧機能やメール閲覧機能を有するインテリジェント携帯電話機が出現してオフィス外からもグループウェアを利用できるようになってきている。このようにグループウェアはオフィス内に止まらず遠隔地から情報の共有を可能にするようになってきている。
【０００３】
本発明者は、このようなグループウェアシステムにおいて、遠隔地からのレポートを簡易に取得する手法について、鋭意研究し、この発明をなすにいたった。
【０００４】
【発明が解決する課題】
この発明は、遠隔地からのレポートも簡易に取得する技術を提供することを目的としている。また、この発明は、グループウェアシステムのスケジュール管理機能や電子メール送受信機能を利用して遠隔地からのレポートも簡易に取得する技術を提供することを目的としている。
【０００５】
【課題を解決するための手段】
この発明によれば、上述の目的を達成するために、特許請求の範囲に記載のとおりの構成を採用している。ここでは、特許請求の範囲の記載について補充的に説明を行なっておく。
【０００６】
すなわち、この発明の一側面によれば、上述の目的を達成するために、レポート管理装置に：スケジュールを登録する手段と；上記スケジュールに関連して一意の記号を生成する手段と；所定のメールアカウントに上記一意の記号を含む電子メールを送信する手段と；上記電子メールに対応して返送され、上記一意の記号を含む電子メールを受信する手段と；受信した上記電子メールを解析して電子メールによる所定の送信内容を取り出す手段と；取り出した上記送信内容を上記一意の記号に基づいて上記スケジュールと関連付けて記憶する手段と；記憶した上記送信内容を、上記スケジュールに関連して表示する手段とを設けるようにしている。
【０００７】
この構成においては、スケジュールに一意の記号を割り当てこれを出入り口にしてレポート要求とレポート受信を行うようにしている。したがって、スケジュール例えば所定の会議に必要なレポートの作成を電子メールで要求し、この電子メールに対して返信されてくるメールからその会議に必要なレポートを生成し、閲覧可能にすることができる。
【０００８】
上述のレポートはスケジュールととものＨＴＭＬ（ＸＭＬでもよい）でフォーマット化してもよい。このようにするとウェブベースのシステムにおいて簡易に表示が行える。
【０００９】
上述の一意の記号は、数字、アルファベット、その他の記号、またはそれらを連結してなる記号列である。
【００１０】
また、この発明の他の側面によれば、上述の目的を達成するために、レポート管理装置に：一意の記号を生成する手段と；所定のメールアカウントに上記一意の記号を含む電子メールを送信する手段と；上記電子メールに対応して返送され、上記一意の記号を含む電子メールを受信する手段と；受信した上記電子メールを解析して電子メールによる所定の送信内容を取り出す手段と；取り出した上記送信内容を上記一意の記号に基づいて上記所定の送信内容を含む文書を生成する手段と；生成した上記文書を記憶する手段と；記憶した上記文書を表示する手段とを設けるようにしている。
【００１１】
この構成においても、一意の記号を基準にしてレポート要求とレポート受信を行うようにし簡易にレポートを管理することができる。
【００１２】
また、この発明のさらに他の側面によれば、上述の目的を達成するために、レポート管理サーバと撮像装置付き電子メールクライアント端末とネットワークを介して接続されたレポート管理サーバにおいて：一意の記号を生成するステップと；上記電子メールクライアント端末のメールアカウントに上記一意の記号を含む電子メールを送信するステップと；上記電子メールクライアント端末から返送され、上記一意の記号と上記撮像装置により生成されたイメージファイルとを含む電子メールを受信するステップと；受信した上記電子メールを解析して電子メールに含まれる上記一意の記号と上記撮像装置により生成されたイメージファイルとを取り出すステップと；上記一意の記号に基づいて上記イメージファイルを含む文書を生成するステップと；生成した上記文書を記憶するステップと；記憶した上記文書を表示するステップとを実行するようにしている。
【００１３】
この構成においても、一意の記号を基準にしてレポート要求とレポート受信を行うようにし簡易にレポートを管理することができる。
【００１４】
なお、レポート管理サーバは、１つのコンピュータシステムで構成されてもよいし、複数のコンピュータシステムで構成されてもよい。また、「レポート管理サーバ」という名称に限定されず実質的に同様なサービスを提供するものであればどのようなサーバでもよい。
【００１５】
なお、この発明は装置またはシステムとして実現できるのみでなく、方法としても実現可能である。また、そのような発明の一部をソフトウェアとして構成することができることはもちろんである。またそのようなソフトウェアをコンピュータに実行させるために用いるソフトウェア製品（記録媒体）もこの発明の技術的な範囲に含まれることも当然である。
【００１６】
【発明の実施の形態】
以下、この発明の実施例について説明する。
【００１７】
図１は、この発明をグループウェアシステムに適用した実施例を示しており、この図において、グループウェアシステム１０、ウェブ閲覧・メール閲覧機能付き携帯電話機２０、クライアント端末３０等がインターネット４０に接続されている。より具体的には、携帯電話機２０はパケット網５０および移動体電話センタ６０を介してインターネット４０に接続されている。クライアント端末３０は例えばＰＰＰ（ポイント・ツー・ポイント・プロトコル）プロトコルによってインターネットサービスプロバイダ７０にダイアルアップで接続されこのインターネットサービスプロバイダ７０を介してインターネット４０に接続されている。なお、固定電話加入者網や移動体加入者網についてはとくに図では示していないが、通話等で適宜利用される。
【００１８】
この例において、グループウェアシステム１０は、種々の企業や団体、グループにグループウェアシステムを提供するものである。利用者は、組織内部のＬＡＮ１０９に接続されたクライアント端末３０ａからグループウェアの各種サービスの提供を受けることもできるし、外部からクライアント端末３０を用いインターネット４０を介してグループウェアシステム１０にアクセスし、同様のサービスの提供を受けることもできる。
【００１９】
グループウェアシステム１０は、ウェブサーバ１０１、アプリケーションサーバ１０２、データベース管理システム１０３、メールサーバ１０５、メール受信クライアント１０６、メール送信クライアント１０７、ルータ１０８等を有している。これらコンピュータリソースはＬＡＮ１０９に接続されている。
【００２０】
ウェブサーバ１０１は、ＨＴＴＰ（ハイパーテキストトランスファプロトコル）プロトコルに従ってクライアント（クライアント端末３０や携帯電話機２０）から要求を受け取り、要求に応じたＨＴＭＬ文書（ＸＭＬ文書）をクライアントに転送する。アプリケーションサーバ１０２は、ウェブサーバ１０１を介してクライアントから送られたプログラム名および引数に基づいて種々の処理を実行するものである。アプリケーションサーバ１０２にかえてウェブサーバ１０１のＣＧＩ（コモンゲートインタフェース）のプログラムを用いてもよい。データベース管理システム１０３は、データベース１０４を管理するものである。データベース１０４はスケジュールシステム、電子掲示板システム、予約システム、電話帳システム等に用いる各種データを記憶するものである。
【００２１】
ウェブサーバ１０１、アプリケーションサーバ１０２、データベース管理システム１０３を用いて具体的なグループウェアシステムの機能が実現される。クライアントはウェブベースでグループウェアシステムの各種の機能を利用できる。
【００２２】
メールサーバ１０５はＳＭＴＰ（シンプルメールトランスファプロトコル）デーモンやＰＯＰ３（ポストオフィスプロトコル３版）デーモンを実行するものであり、メールの配送、メールボックスからのダウンロードを行なう。
【００２３】
メール受信クライアント１０６は、ウェブベースでメールにアクセスするときにクライアントに代ってメールサーバ１０５のＰＯＰ３デーモンにメール読み出し要求を送りメールを取り出すものである。取り出したメールはウェブサーバ１０１を介してＨＴＭＬ文書としてクライアントに転送されウェブベースで閲覧する。
【００２４】
メール送信クライアント１０７は、スケジュールに関してリポートを要求する場合に、関係する利用者に電子メールを送信するものである。これについては後に詳述する。
【００２５】
クライアント端末３０は、例えば、オフィスや住居３０１に配置されたパーソナルコンピュータ、ワークステーション、インテリジェントゲーム機、インテリジェント家庭電気製品（例えばテレビ受像機、セットトップボックス）等であり、ウェブブラウザを実装している。クライアント端末３０は、グループウェアシステム１０が提供するグループウェアシステムにアクセスし、電子掲示板システム、電子メール、スケジュール管理、予約管理、電話帳閲覧等を行なうことができる。グループウェアシステム１０はインターネット４０上に公開されているため、パスワード等の本人認証やグループ認証を行なうことが望ましい。また適宜ファイヤーウォール等のセキュリティ機構が設けられることが望ましい。
【００２６】
移動体電話センタ６０は、移動体電話網運営会社により設けられるものであり、移動体電話網運営会社のパケット網５０とインターネット４０との間のインタフェースを実現するゲートウェイ６０１やメールサーバ６０２を有している。メールサーバ６０２は、メール転送やメールダウンロードの機能を実現するとともに、固有の機能も提供している。この例のメールサーバ６０２は、メールサーバ６０２のメールアカウントに送られてきたメールを原則としてパケット網５０を介して携帯電話機２０に自動的に転送する機能６０２ａを有している。
【００２７】
携帯電話機２０は、基地局および移動体電話網（図示しない）を介して他の電話機と通話を行うことができ、さらに、基地局、パケット網５０、移動体電話センタ６０を介してインターネット４０にアクセスしてウェブの閲覧等を行なえる。この携帯電話機２０は、例えば、図２に示すように、キー操作部２０１および表示部２０２を有している。また、携帯電話機２０が、通話機能２０３のほかに、ウェブ閲覧機能２０４およびメール閲覧機能２０５を有している。
【００２８】
具体的には、所定のスクロールキー等を用いてブックマークに登録されたＵＲＬを選択して簡易にウェブの閲覧を行なえる。さらに、メールの作成送信やメールの閲覧を行なえる。
【００２９】
つぎにグループウェアシステムのうちのスケジュール管理システムについて説明する。図３は、スケジュール管理システムの構成を模式的に示している。図３の各構成要素は実際にはプログラムにより実現される。図３において、グループウェアシステム１０のスケジュール管理システム８０は、スケジュール登録部８０１、コード生成部８０２、電子メール作成部８０３、電子メール受信部８０４、ヘッダ解析部８０５、レポート登録部８０６、スケジュール出力部８０７、レポート出力部８０８、スケジュールデータベース８０９、レポートデータベース８１０、コード対応表８１１等を含んでいる。スケジュール管理システム８０はクライアント（クライアント端末３０ａ、３０、携帯電話機２０）との間でスケジュールに関連して種々のデータや要求のやり取りを行う。
【００３０】
スケジュール登録部８０１はクライアントのスケジュール登録インタフェース９０１からスケジュール情報とともにスケジュール登録要求を受け取り、スケジュールデータベース８０９にスケジュール情報を登録する。スケジュール情報は例えば図４に示すようなものである。スケジュールＩＤは年月日やシリアル番号に基づいて採番される。
【００３１】
コード生成部８０２はスケジュール登録要求に基づいてスケジュール情報に対して一意のコードを生成する。コード生成部８０２は、コードとスケジュール情報のスケジュールＩＤとを関係付けてコード対応表８１１に登録する。コード対応表８１１の対応情報は例えば図５に示すようなものである。なお、このコードは、後に説明するように、電子メールのヘッダ（サブジェクト部分）に埋め込まれるが、改竄防止のため、暗号化される。改竄の有無は復号時に判別することができる。コードは例えば数字、アルファベット、その他の記号からなる所定桁の記号列である。その他種々の記号を用いることができる。
【００３２】
電子メール作成部８０３は、レポート作成者の電子メールアカウントへ送信するレポート作成メールを作成する。このレポート作成メールは、サブジェクトにコード（暗号化）を含み、スケジュール管理システム８０用に予約された電子メールアカウントを発信者とするものである。受信者は、レポート作成を要求される者の電子メールアカウントである。このように作成された電子メールはメール送信クライアント１０７に渡され、メールサーバ１０５等を介してクライアントに送られる。
【００３３】
クライアントの電子メール受信部９０２は電子メールを受信する。メッセージ・添付ファイル作成部９０３はユーザに入力に基づいてメッセージや添付ファイルを用意し返信メールに含ませる。電子メール送信部９０４は返信メールをスケジュール管理システム８０宛に送信する。
【００３４】
スケジュール管理システム８０の電子メール受信部８０４はクライアントの電子メール送信部９０４から返信された電子メールを受信するものであり、この電子メールはヘッダ解析部８０５に渡される。ヘッダ解析部はテキスト処理を行うものであり、ヘッダのサブジェクトのコードを抜き出し、復号し、改竄チェックを行い、この後、コード対応表８１１を参照してスケジュールＩＤを取り出す。レポート登録部８０６は、スケジュールＩＤの下でメッセージやレポート（メッセージや添付ファイルからなる）のＨＴＭＬ文書のアドレスを管理するレポート情報をレポートデータベース８１０に登録する。レポートデータベース８１０に登録されるレポート情報は例えば図６に示すようなものである。
【００３５】
クライアントのスケジュール出力インタフェース９０５はスケジュール管理システム８０のスケジュール出力部８０７にスケジュール閲覧要求を送り、スケジュール情報（ＨＴＭＬ文書）を取り出すものである。クライアントのレポート出力インタフェース９０６はスケジュール管理システム８０のレポート出力部８０８にレポート出力要求を送り、レポート情報（ＨＴＭＬ文書）を取り出すものである。
【００３６】
つぎにこの実施例の動作について詳細に説明する。
【００３７】
図７は、実施例におけるスケジュール登録の動作を示しており、その処理は以下のとおりである。
【００３８】
［ステップＳ１０］：クライアントからスケジュール登録要求が送られスケジュール情報が入力される。このスケジュール登録は例えば図１１に示すインタフェースで行われる。図１１においてレポート作成メールにチェックが行われると、レポート作成者にメールが送られる。送信対象者は「送信アドレス」に規定される。
［ステップＳ１１］：レポート作成メールが指示されているかどうかを判別する。レポート作成メールが指示されている場合にはステップＳ１２へ進む。指示されていない場合にはステップＳ１６へ進む。
［ステップＳ１２］：コード生成部８０２が一意のコードを生成する。
［ステップＳ１３］：コード生成部８０２が一意のコードとスケジュールＩＤとの対応関係を示すデータをコード対応表８１１に登録する。
［ステップＳ１４］：電子メール作成部８０３がレポート作成用の電子メールを生成する。この電子メールはステップＳ１５で説明するようにレポート作成者宛に送られ、その受信メールは例えば図１３に示すようなものである。図１３において件名にはコードを暗号化してもの（「Ｋｅｙ」以下の記号列）が含まれる。
［ステップＳ１５］：メール送信クライアント１０７がメールを受け取りクライアントに送信する。
［ステップＳ１６］：スケジュール登録部８０１がスケジュールデータベース８０９にスケジュール情報を登録する。
【００３９】
上述のように送信されたレポート作成メールは、図３にも示すように、クライアントの電子メール受信部９０２により受信され、これに対してメッセージ、添付ファイルを付けて返信が行われる。クライアントの電子メール送信部９０４はこの返信メールをスケジュール管理システム８０へ送信する。スケジュール管理システム８０は返信メールを受け取ってレポートを取りだし、スケジュールに関連付けてスケジュールデータベース８０９に登録する。
【００４０】
図８はこの実施例のレポート登録の動作を示しており、その処理は以下のとおりである。
【００４１】
［ステップＳ２０］：スケジュール管理システム８０の電子メール受信部８０４が返信メールを受信する。なお、返信メールは例えば図１４に示すようなものであり、ヘッダの件名にコードの暗号文を含み、またボディにメッセージ（レポート）を含み、必要に応じて、テキスト、イメージ、音声等の任意の形態の添付ファイルを含む。
［ステップＳ２１］：ヘッダ解析部８０５は受け取った電子メールを解析して（テキスト処理）、コード、メッセージ、添付ファイルを抜き出す。なお、コードは暗号化されているので暗号文を復号する。
［ステップＳ２２］：ヘッダ解析部８０５はコード対応表８１１を表引きしてスケジュールＩＤを取り出す。
［ステップＳ２３］：レポート登録部８０６はメッセージや添付ファイルからレポートのＨＴＭＬ文書を生成し、所定の記憶領域に記憶する。ＨＴＭＬ文書のレポート表示は例えば図１５に示すようなものであり、これは図１４の返信メールの内容に対応するものである。レポート登録部８０６は、さらに、レポート情報を整え、レポートデータベース８１０に登録する。レポート情報は、先に述べたように、例えば図６に示すようなものである。
【００４２】
図９はスケジュール閲覧時の動作を示しており、そのときの処理は以下のとおりである。
【００４３】
［ステップＳ３０］：スケジュール管理システム８０のスケジュール出力部８０７が、クライアントのスケジュール出力インタフェース９０５からのスケジュール閲覧要求を受け取る。
［ステップＳ３１］：スケジュール出力部８０７はスケジュール閲覧要求に含まれるスケジュールＩＤに基づいてスケジュールデータベース８０９から対応するスケジュール情報を取り出す。
［ステップＳ３２］：スケジュール出力部８０７は、取り出したスケジュール情報を利用してスケジュールのＨＴＭＬ文書を作成する。このスケジュール表示は例えば図１２に示すようなものであり、これは図１１で入力されたスケジュール情報に対応するものである。図１２においてはレポート作成が指示されたスケジュール案件に関し「レポート」の表示を行っている。
［ステップＳ３３］：ＨＴＭＬ文書はクライアントのスケジュール出力インタフェース９０５に送られる。クライアントにおいてこれに基づいてスケジュール表示（図１２）が行われる
【００４４】
図１０はレポート閲覧時の動作を示している。レポートの閲覧は、スケジュールの「リポート」表示を操作したりして行うことができる。レポート閲覧時の処理は以下のとおりである。
【００４５】
［ステップＳ４０］：スケジュール管理システム８０のレポート出力部８０８が、クライアントのレポート出力インタフェース９０６からのレポート閲覧要求を受け取る。
［ステップＳ４１］：レポート出力部８０８はレポート閲覧要求に含まれるレポートＩＤに基づいてレポートデータベース８１０から対応するレポート情報を取り出す。
［ステップＳ４２］：レポート出力部８０８は、取り出したレポート情報を利用してスケジュールのＨＴＭＬ文書を取り出す。
［ステップＳ４３］：ＨＴＭＬ文書はクライアントのレポート出力インタフェース９０６に送られる。クライアントにおいてこれに基づいてレポート表示（図１５）が行われる
【００４６】
なお、ユーザが作成したレポートはユーザおよびスケジュール期間を指定して一覧できる。図１６はユーザＡ、Ｂ、Ｃ、Ｄについて２０００年９月１９日から１週間の期間を指定してレポートの一覧を表示したものである。この例では、ユーザＡが「ミーティング」のスケジュールでレポートを作成し、ユーザＢが「予算」のスケジュールでレポートを作成している。これらの表示を操作してそれぞれのレポートの詳細を図１５に示すように閲覧することができる。
【００４７】
また、図１７に示すように、「レポート」を対象にしてキーワード検索を行いレポートを取りだし、その詳細を閲覧することもできる。「レポート」の検索範囲はレポートのＨＴＭＬ文書が保管されている領域である。図１７の例ではスケジュール、タスクリスト、電子メール、メーリングリスト、ファイル等、グループウェアシステムの他のリソースの一部として「レポート」の内容を検索可能とし、知識の共有化を図るようにしている。
【００４８】
以上で実施例の説明を終了する。
【００４９】
なお、この発明は上述の実施例に限定されるものではなくその趣旨を逸脱しない範囲で種々変更が可能である。
【００５０】
図１８は、カメラ付き携帯電話機２０ａを用いた変形例を示している。この例では、レポート送信メールを所望のカメラ付き携帯電話機２０ａに送り、携帯電話機２０ａのカメラで撮像した画像を返信メールに含ませて（添付して）グループウェアシステム（レポート管理サーバ）１０に送り返すようにしている。グループウェアシステム１０はこれら画像をＨＴＭＬ文書（ＸＭＬ文書）等にフォーマット化してユーザが見やすいように加工する。このようにすると現場の画像を対比させながら閲覧できる等の効果がある。この場合、レポート返信メールはスケジュールと無関係でもよい。例えば、所定の目的、ルーチンワークごとにコードを付し、これによりレポート返信メールを管理し、目的、ルーチンワークごとにＨＴＭＬ文書等を即座に生成するようにできる（例えばＨＴＭＬの雛型を用意する）。
【００５１】
【発明の効果】
以上説明したように、この発明によれば、グループウェアまたは遠隔地からのレポートを簡易に管理することが可能となる。
【図面の簡単な説明】
【図１】 この発明の実施例を全体として示すブロック図である。
【図２】 この実施例で用いる携帯電話機を説明する図である。
【図３】 この実施例のスケジュール管理システム８０を模式的に示すブロック図である。
【図４】 この実施例のスケジュール管理システム８０のスケジュール情報の例を説明する図である。
【図５】 この実施例のスケジュール管理システム８０のコード対応表の例を説明する図である。
【図６】 この実施例のスケジュール管理システム８０のレポート情報の例を説明する図である。
【図７】 この実施例のスケジュール登録動作を説明する図である。
【図８】 この実施例のレポート登録動作を説明する図である。
【図９】 この実施例のスケジュール閲覧時の動作を説明する図である。
【図１０】 この実施例のレポート閲覧時の動作を説明する図である。
【図１１】 この実施例のスケジュール登録画面の例を説明する図である。
【図１２】 この実施例のスケジュール表示画面の例を説明する図である。
【図１３】 この実施例のレポート作成メール受信画面の例を説明する図である。
【図１４】 この実施例のレポート作成メールに対する返信の送信画面の例を説明する図である。
【図１５】 この実施例のレポート閲覧画面の例を説明する図である。
【図１６】 この実施例のレポート一覧画面の例を説明する図である。
【図１７】 この実施例の検索画面の例を説明する図である。
【図１８】 この実施例の変形例を説明する図である。
【符号の説明】
１０ グループウェアシステム
２０ 携帯電話機
２０ａ 携帯電話機
３０ クライアント端末
３０ａ クライアント端末
４０ インターネット
５０ パケット網
６０ 移動体電話センタ
７０ インターネットサービスプロバイダ
８０ スケジュール管理システム
１０１ ウェブサーバ
１０２ アプリケーションサーバ
１０３ データベース管理システム
１０４ データベース
１０５ メールサーバ
１０６ メール受信クライアント
１０７ メール送信クライアント
１０８ ルータ
２０１ キー操作部
２０２ 表示部
２０３ 通話機能
２０４ ウェブ閲覧機能
２０５ メール閲覧機能
３０１ 住居
６０１ ゲートウェイ
６０２ メールサーバ
８０１ スケジュール登録部
８０２ コード生成部
８０３ 電子メール作成部
８０４ 電子メール受信部
８０５ ヘッダ解析部
８０６ レポート登録部
８０７ スケジュール出力部
８０８ レポート出力部
８０９ スケジュールデータベース
８１０ レポートデータベース
８１１ コード対応表
９０１ スケジュール登録インタフェース
９０２ 電子メール受信部
９０３ メッセージ・添付ファイル作成部
９０４ 電子メール送信部
９０５ スケジュール出力インタフェース
９０６ レポート出力インタフェース
【発明の属する技術分野】
この発明は、ネットワークを介して送られるレポートを管理する技術に関し、とくに、電子メールを用いたレポートをスケジュール管理システム等に組み入れて管理する技術に関する。この発明は、スケジュール管理、電子掲示板、電子メール、予約、電話帳等の機能を有するいわゆるグループウェアシステム（情報共有システム）とともに利用することが可能である。
【０００２】
【従来の技術】
電子掲示板（電子会議室、伝言板）、メール送受信、スケジュール管理、電話帳管理、施設利用予約管理等の機能を提供するグループウェアが知られている。これらは従来オフィス内でＬＡＮ（構内通信網）や仮想ＬＡＮを介して利用されていた。また、近年ウェブ閲覧機能やメール閲覧機能を有するインテリジェント携帯電話機が出現してオフィス外からもグループウェアを利用できるようになってきている。このようにグループウェアはオフィス内に止まらず遠隔地から情報の共有を可能にするようになってきている。
【０００３】
本発明者は、このようなグループウェアシステムにおいて、遠隔地からのレポートを簡易に取得する手法について、鋭意研究し、この発明をなすにいたった。
【０００４】
【発明が解決する課題】
この発明は、遠隔地からのレポートも簡易に取得する技術を提供することを目的としている。また、この発明は、グループウェアシステムのスケジュール管理機能や電子メール送受信機能を利用して遠隔地からのレポートも簡易に取得する技術を提供することを目的としている。
【０００５】
【課題を解決するための手段】
この発明によれば、上述の目的を達成するために、特許請求の範囲に記載のとおりの構成を採用している。ここでは、特許請求の範囲の記載について補充的に説明を行なっておく。
【０００６】
すなわち、この発明の一側面によれば、上述の目的を達成するために、レポート管理装置に：スケジュールを登録する手段と；上記スケジュールに関連して一意の記号を生成する手段と；所定のメールアカウントに上記一意の記号を含む電子メールを送信する手段と；上記電子メールに対応して返送され、上記一意の記号を含む電子メールを受信する手段と；受信した上記電子メールを解析して電子メールによる所定の送信内容を取り出す手段と；取り出した上記送信内容を上記一意の記号に基づいて上記スケジュールと関連付けて記憶する手段と；記憶した上記送信内容を、上記スケジュールに関連して表示する手段とを設けるようにしている。
【０００７】
この構成においては、スケジュールに一意の記号を割り当てこれを出入り口にしてレポート要求とレポート受信を行うようにしている。したがって、スケジュール例えば所定の会議に必要なレポートの作成を電子メールで要求し、この電子メールに対して返信されてくるメールからその会議に必要なレポートを生成し、閲覧可能にすることができる。
【０００８】
上述のレポートはスケジュールととものＨＴＭＬ（ＸＭＬでもよい）でフォーマット化してもよい。このようにするとウェブベースのシステムにおいて簡易に表示が行える。
【０００９】
上述の一意の記号は、数字、アルファベット、その他の記号、またはそれらを連結してなる記号列である。
【００１０】
また、この発明の他の側面によれば、上述の目的を達成するために、レポート管理装置に：一意の記号を生成する手段と；所定のメールアカウントに上記一意の記号を含む電子メールを送信する手段と；上記電子メールに対応して返送され、上記一意の記号を含む電子メールを受信する手段と；受信した上記電子メールを解析して電子メールによる所定の送信内容を取り出す手段と；取り出した上記送信内容を上記一意の記号に基づいて上記所定の送信内容を含む文書を生成する手段と；生成した上記文書を記憶する手段と；記憶した上記文書を表示する手段とを設けるようにしている。
【００１１】
この構成においても、一意の記号を基準にしてレポート要求とレポート受信を行うようにし簡易にレポートを管理することができる。
【００１２】
また、この発明のさらに他の側面によれば、上述の目的を達成するために、レポート管理サーバと撮像装置付き電子メールクライアント端末とネットワークを介して接続されたレポート管理サーバにおいて：一意の記号を生成するステップと；上記電子メールクライアント端末のメールアカウントに上記一意の記号を含む電子メールを送信するステップと；上記電子メールクライアント端末から返送され、上記一意の記号と上記撮像装置により生成されたイメージファイルとを含む電子メールを受信するステップと；受信した上記電子メールを解析して電子メールに含まれる上記一意の記号と上記撮像装置により生成されたイメージファイルとを取り出すステップと；上記一意の記号に基づいて上記イメージファイルを含む文書を生成するステップと；生成した上記文書を記憶するステップと；記憶した上記文書を表示するステップとを実行するようにしている。
【００１３】
この構成においても、一意の記号を基準にしてレポート要求とレポート受信を行うようにし簡易にレポートを管理することができる。
【００１４】
なお、レポート管理サーバは、１つのコンピュータシステムで構成されてもよいし、複数のコンピュータシステムで構成されてもよい。また、「レポート管理サーバ」という名称に限定されず実質的に同様なサービスを提供するものであればどのようなサーバでもよい。
【００１５】
なお、この発明は装置またはシステムとして実現できるのみでなく、方法としても実現可能である。また、そのような発明の一部をソフトウェアとして構成することができることはもちろんである。またそのようなソフトウェアをコンピュータに実行させるために用いるソフトウェア製品（記録媒体）もこの発明の技術的な範囲に含まれることも当然である。
【００１６】
【発明の実施の形態】
以下、この発明の実施例について説明する。
【００１７】
図１は、この発明をグループウェアシステムに適用した実施例を示しており、この図において、グループウェアシステム１０、ウェブ閲覧・メール閲覧機能付き携帯電話機２０、クライアント端末３０等がインターネット４０に接続されている。より具体的には、携帯電話機２０はパケット網５０および移動体電話センタ６０を介してインターネット４０に接続されている。クライアント端末３０は例えばＰＰＰ（ポイント・ツー・ポイント・プロトコル）プロトコルによってインターネットサービスプロバイダ７０にダイアルアップで接続されこのインターネットサービスプロバイダ７０を介してインターネット４０に接続されている。なお、固定電話加入者網や移動体加入者網についてはとくに図では示していないが、通話等で適宜利用される。
【００１８】
この例において、グループウェアシステム１０は、種々の企業や団体、グループにグループウェアシステムを提供するものである。利用者は、組織内部のＬＡＮ１０９に接続されたクライアント端末３０ａからグループウェアの各種サービスの提供を受けることもできるし、外部からクライアント端末３０を用いインターネット４０を介してグループウェアシステム１０にアクセスし、同様のサービスの提供を受けることもできる。
【００１９】
グループウェアシステム１０は、ウェブサーバ１０１、アプリケーションサーバ１０２、データベース管理システム１０３、メールサーバ１０５、メール受信クライアント１０６、メール送信クライアント１０７、ルータ１０８等を有している。これらコンピュータリソースはＬＡＮ１０９に接続されている。
【００２０】
ウェブサーバ１０１は、ＨＴＴＰ（ハイパーテキストトランスファプロトコル）プロトコルに従ってクライアント（クライアント端末３０や携帯電話機２０）から要求を受け取り、要求に応じたＨＴＭＬ文書（ＸＭＬ文書）をクライアントに転送する。アプリケーションサーバ１０２は、ウェブサーバ１０１を介してクライアントから送られたプログラム名および引数に基づいて種々の処理を実行するものである。アプリケーションサーバ１０２にかえてウェブサーバ１０１のＣＧＩ（コモンゲートインタフェース）のプログラムを用いてもよい。データベース管理システム１０３は、データベース１０４を管理するものである。データベース１０４はスケジュールシステム、電子掲示板システム、予約システム、電話帳システム等に用いる各種データを記憶するものである。
【００２１】
ウェブサーバ１０１、アプリケーションサーバ１０２、データベース管理システム１０３を用いて具体的なグループウェアシステムの機能が実現される。クライアントはウェブベースでグループウェアシステムの各種の機能を利用できる。
【００２２】
メールサーバ１０５はＳＭＴＰ（シンプルメールトランスファプロトコル）デーモンやＰＯＰ３（ポストオフィスプロトコル３版）デーモンを実行するものであり、メールの配送、メールボックスからのダウンロードを行なう。
【００２３】
メール受信クライアント１０６は、ウェブベースでメールにアクセスするときにクライアントに代ってメールサーバ１０５のＰＯＰ３デーモンにメール読み出し要求を送りメールを取り出すものである。取り出したメールはウェブサーバ１０１を介してＨＴＭＬ文書としてクライアントに転送されウェブベースで閲覧する。
【００２４】
メール送信クライアント１０７は、スケジュールに関してリポートを要求する場合に、関係する利用者に電子メールを送信するものである。これについては後に詳述する。
【００２５】
クライアント端末３０は、例えば、オフィスや住居３０１に配置されたパーソナルコンピュータ、ワークステーション、インテリジェントゲーム機、インテリジェント家庭電気製品（例えばテレビ受像機、セットトップボックス）等であり、ウェブブラウザを実装している。クライアント端末３０は、グループウェアシステム１０が提供するグループウェアシステムにアクセスし、電子掲示板システム、電子メール、スケジュール管理、予約管理、電話帳閲覧等を行なうことができる。グループウェアシステム１０はインターネット４０上に公開されているため、パスワード等の本人認証やグループ認証を行なうことが望ましい。また適宜ファイヤーウォール等のセキュリティ機構が設けられることが望ましい。
【００２６】
移動体電話センタ６０は、移動体電話網運営会社により設けられるものであり、移動体電話網運営会社のパケット網５０とインターネット４０との間のインタフェースを実現するゲートウェイ６０１やメールサーバ６０２を有している。メールサーバ６０２は、メール転送やメールダウンロードの機能を実現するとともに、固有の機能も提供している。この例のメールサーバ６０２は、メールサーバ６０２のメールアカウントに送られてきたメールを原則としてパケット網５０を介して携帯電話機２０に自動的に転送する機能６０２ａを有している。
【００２７】
携帯電話機２０は、基地局および移動体電話網（図示しない）を介して他の電話機と通話を行うことができ、さらに、基地局、パケット網５０、移動体電話センタ６０を介してインターネット４０にアクセスしてウェブの閲覧等を行なえる。この携帯電話機２０は、例えば、図２に示すように、キー操作部２０１および表示部２０２を有している。また、携帯電話機２０が、通話機能２０３のほかに、ウェブ閲覧機能２０４およびメール閲覧機能２０５を有している。
【００２８】
具体的には、所定のスクロールキー等を用いてブックマークに登録されたＵＲＬを選択して簡易にウェブの閲覧を行なえる。さらに、メールの作成送信やメールの閲覧を行なえる。
【００２９】
つぎにグループウェアシステムのうちのスケジュール管理システムについて説明する。図３は、スケジュール管理システムの構成を模式的に示している。図３の各構成要素は実際にはプログラムにより実現される。図３において、グループウェアシステム１０のスケジュール管理システム８０は、スケジュール登録部８０１、コード生成部８０２、電子メール作成部８０３、電子メール受信部８０４、ヘッダ解析部８０５、レポート登録部８０６、スケジュール出力部８０７、レポート出力部８０８、スケジュールデータベース８０９、レポートデータベース８１０、コード対応表８１１等を含んでいる。スケジュール管理システム８０はクライアント（クライアント端末３０ａ、３０、携帯電話機２０）との間でスケジュールに関連して種々のデータや要求のやり取りを行う。
【００３０】
スケジュール登録部８０１はクライアントのスケジュール登録インタフェース９０１からスケジュール情報とともにスケジュール登録要求を受け取り、スケジュールデータベース８０９にスケジュール情報を登録する。スケジュール情報は例えば図４に示すようなものである。スケジュールＩＤは年月日やシリアル番号に基づいて採番される。
【００３１】
コード生成部８０２はスケジュール登録要求に基づいてスケジュール情報に対して一意のコードを生成する。コード生成部８０２は、コードとスケジュール情報のスケジュールＩＤとを関係付けてコード対応表８１１に登録する。コード対応表８１１の対応情報は例えば図５に示すようなものである。なお、このコードは、後に説明するように、電子メールのヘッダ（サブジェクト部分）に埋め込まれるが、改竄防止のため、暗号化される。改竄の有無は復号時に判別することができる。コードは例えば数字、アルファベット、その他の記号からなる所定桁の記号列である。その他種々の記号を用いることができる。
【００３２】
電子メール作成部８０３は、レポート作成者の電子メールアカウントへ送信するレポート作成メールを作成する。このレポート作成メールは、サブジェクトにコード（暗号化）を含み、スケジュール管理システム８０用に予約された電子メールアカウントを発信者とするものである。受信者は、レポート作成を要求される者の電子メールアカウントである。このように作成された電子メールはメール送信クライアント１０７に渡され、メールサーバ１０５等を介してクライアントに送られる。
【００３３】
クライアントの電子メール受信部９０２は電子メールを受信する。メッセージ・添付ファイル作成部９０３はユーザに入力に基づいてメッセージや添付ファイルを用意し返信メールに含ませる。電子メール送信部９０４は返信メールをスケジュール管理システム８０宛に送信する。
【００３４】
スケジュール管理システム８０の電子メール受信部８０４はクライアントの電子メール送信部９０４から返信された電子メールを受信するものであり、この電子メールはヘッダ解析部８０５に渡される。ヘッダ解析部はテキスト処理を行うものであり、ヘッダのサブジェクトのコードを抜き出し、復号し、改竄チェックを行い、この後、コード対応表８１１を参照してスケジュールＩＤを取り出す。レポート登録部８０６は、スケジュールＩＤの下でメッセージやレポート（メッセージや添付ファイルからなる）のＨＴＭＬ文書のアドレスを管理するレポート情報をレポートデータベース８１０に登録する。レポートデータベース８１０に登録されるレポート情報は例えば図６に示すようなものである。
【００３５】
クライアントのスケジュール出力インタフェース９０５はスケジュール管理システム８０のスケジュール出力部８０７にスケジュール閲覧要求を送り、スケジュール情報（ＨＴＭＬ文書）を取り出すものである。クライアントのレポート出力インタフェース９０６はスケジュール管理システム８０のレポート出力部８０８にレポート出力要求を送り、レポート情報（ＨＴＭＬ文書）を取り出すものである。
【００３６】
つぎにこの実施例の動作について詳細に説明する。
【００３７】
図７は、実施例におけるスケジュール登録の動作を示しており、その処理は以下のとおりである。
【００３８】
［ステップＳ１０］：クライアントからスケジュール登録要求が送られスケジュール情報が入力される。このスケジュール登録は例えば図１１に示すインタフェースで行われる。図１１においてレポート作成メールにチェックが行われると、レポート作成者にメールが送られる。送信対象者は「送信アドレス」に規定される。
［ステップＳ１１］：レポート作成メールが指示されているかどうかを判別する。レポート作成メールが指示されている場合にはステップＳ１２へ進む。指示されていない場合にはステップＳ１６へ進む。
［ステップＳ１２］：コード生成部８０２が一意のコードを生成する。
［ステップＳ１３］：コード生成部８０２が一意のコードとスケジュールＩＤとの対応関係を示すデータをコード対応表８１１に登録する。
［ステップＳ１４］：電子メール作成部８０３がレポート作成用の電子メールを生成する。この電子メールはステップＳ１５で説明するようにレポート作成者宛に送られ、その受信メールは例えば図１３に示すようなものである。図１３において件名にはコードを暗号化してもの（「Ｋｅｙ」以下の記号列）が含まれる。
［ステップＳ１５］：メール送信クライアント１０７がメールを受け取りクライアントに送信する。
［ステップＳ１６］：スケジュール登録部８０１がスケジュールデータベース８０９にスケジュール情報を登録する。
【００３９】
上述のように送信されたレポート作成メールは、図３にも示すように、クライアントの電子メール受信部９０２により受信され、これに対してメッセージ、添付ファイルを付けて返信が行われる。クライアントの電子メール送信部９０４はこの返信メールをスケジュール管理システム８０へ送信する。スケジュール管理システム８０は返信メールを受け取ってレポートを取りだし、スケジュールに関連付けてスケジュールデータベース８０９に登録する。
【００４０】
図８はこの実施例のレポート登録の動作を示しており、その処理は以下のとおりである。
【００４１】
［ステップＳ２０］：スケジュール管理システム８０の電子メール受信部８０４が返信メールを受信する。なお、返信メールは例えば図１４に示すようなものであり、ヘッダの件名にコードの暗号文を含み、またボディにメッセージ（レポート）を含み、必要に応じて、テキスト、イメージ、音声等の任意の形態の添付ファイルを含む。
［ステップＳ２１］：ヘッダ解析部８０５は受け取った電子メールを解析して（テキスト処理）、コード、メッセージ、添付ファイルを抜き出す。なお、コードは暗号化されているので暗号文を復号する。
［ステップＳ２２］：ヘッダ解析部８０５はコード対応表８１１を表引きしてスケジュールＩＤを取り出す。
［ステップＳ２３］：レポート登録部８０６はメッセージや添付ファイルからレポートのＨＴＭＬ文書を生成し、所定の記憶領域に記憶する。ＨＴＭＬ文書のレポート表示は例えば図１５に示すようなものであり、これは図１４の返信メールの内容に対応するものである。レポート登録部８０６は、さらに、レポート情報を整え、レポートデータベース８１０に登録する。レポート情報は、先に述べたように、例えば図６に示すようなものである。
【００４２】
図９はスケジュール閲覧時の動作を示しており、そのときの処理は以下のとおりである。
【００４３】
［ステップＳ３０］：スケジュール管理システム８０のスケジュール出力部８０７が、クライアントのスケジュール出力インタフェース９０５からのスケジュール閲覧要求を受け取る。
［ステップＳ３１］：スケジュール出力部８０７はスケジュール閲覧要求に含まれるスケジュールＩＤに基づいてスケジュールデータベース８０９から対応するスケジュール情報を取り出す。
［ステップＳ３２］：スケジュール出力部８０７は、取り出したスケジュール情報を利用してスケジュールのＨＴＭＬ文書を作成する。このスケジュール表示は例えば図１２に示すようなものであり、これは図１１で入力されたスケジュール情報に対応するものである。図１２においてはレポート作成が指示されたスケジュール案件に関し「レポート」の表示を行っている。
［ステップＳ３３］：ＨＴＭＬ文書はクライアントのスケジュール出力インタフェース９０５に送られる。クライアントにおいてこれに基づいてスケジュール表示（図１２）が行われる
【００４４】
図１０はレポート閲覧時の動作を示している。レポートの閲覧は、スケジュールの「リポート」表示を操作したりして行うことができる。レポート閲覧時の処理は以下のとおりである。
【００４５】
［ステップＳ４０］：スケジュール管理システム８０のレポート出力部８０８が、クライアントのレポート出力インタフェース９０６からのレポート閲覧要求を受け取る。
［ステップＳ４１］：レポート出力部８０８はレポート閲覧要求に含まれるレポートＩＤに基づいてレポートデータベース８１０から対応するレポート情報を取り出す。
［ステップＳ４２］：レポート出力部８０８は、取り出したレポート情報を利用してスケジュールのＨＴＭＬ文書を取り出す。
［ステップＳ４３］：ＨＴＭＬ文書はクライアントのレポート出力インタフェース９０６に送られる。クライアントにおいてこれに基づいてレポート表示（図１５）が行われる
【００４６】
なお、ユーザが作成したレポートはユーザおよびスケジュール期間を指定して一覧できる。図１６はユーザＡ、Ｂ、Ｃ、Ｄについて２０００年９月１９日から１週間の期間を指定してレポートの一覧を表示したものである。この例では、ユーザＡが「ミーティング」のスケジュールでレポートを作成し、ユーザＢが「予算」のスケジュールでレポートを作成している。これらの表示を操作してそれぞれのレポートの詳細を図１５に示すように閲覧することができる。
【００４７】
また、図１７に示すように、「レポート」を対象にしてキーワード検索を行いレポートを取りだし、その詳細を閲覧することもできる。「レポート」の検索範囲はレポートのＨＴＭＬ文書が保管されている領域である。図１７の例ではスケジュール、タスクリスト、電子メール、メーリングリスト、ファイル等、グループウェアシステムの他のリソースの一部として「レポート」の内容を検索可能とし、知識の共有化を図るようにしている。
【００４８】
以上で実施例の説明を終了する。
【００４９】
なお、この発明は上述の実施例に限定されるものではなくその趣旨を逸脱しない範囲で種々変更が可能である。
【００５０】
図１８は、カメラ付き携帯電話機２０ａを用いた変形例を示している。この例では、レポート送信メールを所望のカメラ付き携帯電話機２０ａに送り、携帯電話機２０ａのカメラで撮像した画像を返信メールに含ませて（添付して）グループウェアシステム（レポート管理サーバ）１０に送り返すようにしている。グループウェアシステム１０はこれら画像をＨＴＭＬ文書（ＸＭＬ文書）等にフォーマット化してユーザが見やすいように加工する。このようにすると現場の画像を対比させながら閲覧できる等の効果がある。この場合、レポート返信メールはスケジュールと無関係でもよい。例えば、所定の目的、ルーチンワークごとにコードを付し、これによりレポート返信メールを管理し、目的、ルーチンワークごとにＨＴＭＬ文書等を即座に生成するようにできる（例えばＨＴＭＬの雛型を用意する）。
【００５１】
【発明の効果】
以上説明したように、この発明によれば、グループウェアまたは遠隔地からのレポートを簡易に管理することが可能となる。
【図面の簡単な説明】
【図１】 この発明の実施例を全体として示すブロック図である。
【図２】 この実施例で用いる携帯電話機を説明する図である。
【図３】 この実施例のスケジュール管理システム８０を模式的に示すブロック図である。
【図４】 この実施例のスケジュール管理システム８０のスケジュール情報の例を説明する図である。
【図５】 この実施例のスケジュール管理システム８０のコード対応表の例を説明する図である。
【図６】 この実施例のスケジュール管理システム８０のレポート情報の例を説明する図である。
【図７】 この実施例のスケジュール登録動作を説明する図である。
【図８】 この実施例のレポート登録動作を説明する図である。
【図９】 この実施例のスケジュール閲覧時の動作を説明する図である。
【図１０】 この実施例のレポート閲覧時の動作を説明する図である。
【図１１】 この実施例のスケジュール登録画面の例を説明する図である。
【図１２】 この実施例のスケジュール表示画面の例を説明する図である。
【図１３】 この実施例のレポート作成メール受信画面の例を説明する図である。
【図１４】 この実施例のレポート作成メールに対する返信の送信画面の例を説明する図である。
【図１５】 この実施例のレポート閲覧画面の例を説明する図である。
【図１６】 この実施例のレポート一覧画面の例を説明する図である。
【図１７】 この実施例の検索画面の例を説明する図である。
【図１８】 この実施例の変形例を説明する図である。
【符号の説明】
１０ グループウェアシステム
２０ 携帯電話機
２０ａ 携帯電話機
３０ クライアント端末
３０ａ クライアント端末
４０ インターネット
５０ パケット網
６０ 移動体電話センタ
７０ インターネットサービスプロバイダ
８０ スケジュール管理システム
１０１ ウェブサーバ
１０２ アプリケーションサーバ
１０３ データベース管理システム
１０４ データベース
１０５ メールサーバ
１０６ メール受信クライアント
１０７ メール送信クライアント
１０８ ルータ
２０１ キー操作部
２０２ 表示部
２０３ 通話機能
２０４ ウェブ閲覧機能
２０５ メール閲覧機能
３０１ 住居
６０１ ゲートウェイ
６０２ メールサーバ
８０１ スケジュール登録部
８０２ コード生成部
８０３ 電子メール作成部
８０４ 電子メール受信部
８０５ ヘッダ解析部
８０６ レポート登録部
８０７ スケジュール出力部
８０８ レポート出力部
８０９ スケジュールデータベース
８１０ レポートデータベース
８１１ コード対応表
９０１ スケジュール登録インタフェース
９０２ 電子メール受信部
９０３ メッセージ・添付ファイル作成部
９０４ 電子メール送信部
９０５ スケジュール出力インタフェース
９０６ レポート出力インタフェース
Claims (8)
- スケジュールをスケジュール記憶部（８０９）に登録するスケジュール登録手段（８０１）と、
上記スケジュールに関連して一意の記号を生成する一意記号生成手段（８０２）と、
所定のメールアカウントに上記一意の記号を含む電子メールを送信する電子メール送信手段（８０３、１０７）と、
上記電子メールに対応して返送され、上記一意の記号を含む電子メールを受信する電子メール受信手段（８０４）と、
受信した上記電子メールを解析して電子メールによる所定の送信内容を取り出す送信内容取り出し手段（８０５）と、
取り出した上記送信内容を上記一意の記号に基づいて上記スケジュールと関連付けて記憶する送信内容記憶手段（８１０）と、
記憶した上記送信内容を、上記スケジュールに関連して表示する送信内容表示手段（８０８）とを有することを特徴とするレポート管理装置。 - 上記送信内容はＨＴＭＬ文書に変換されて記憶される請求項１記載のレポート管理装置。
- 上記送信内容は、電子メールのヘッダ、ボディおよび添付ファイルの少なくとも１つを含む請求項１または２記載のレポート管理装置。
- 上記一意の記号は、電子メールのヘッダ、ボディおよび添付ファイルのいずれかに含まれる請求項１、２または３記載のレポート管理装置。
- 上記添付ファイルは、テキスト、イメージおよび音声のデータの少なくとも１つとする請求項１、２、３または４記載のレポート管理装置。
- スケジュールをスケジュール記憶部（８０９）に登録するスケジュール登録手段（８０１）と、
上記スケジュールに関連して一意の記号を生成する一意記号生成手段（８０２）と、
所定のメールアカウントに上記一意の記号を含む電子メールを送信する電子メール送信手段（８０３、１０７）と、
上記電子メールに対応して返送され、上記一意の記号を含む電子メールを受信する電子メール受信手段（８０４）と、
受信した上記電子メールを解析して電子メールによる所定の送信内容を取り出す送信内容取り出し手段（８０５）と、
取り出した上記送信内容を上記一意の記号に基づいて上記スケジュールと関連付けて記憶する送信内容記憶手段（８１０）と、
記憶した上記送信内容を、上記スケジュールに関連して表示する送信内容表示手段（８０８）とを有することを特徴とするグループウェア・システム。 - スケジュール登録手段（８０１）がスケジュール記憶部（８０９）にスケジュールを登録するステップと、
一意記号生成手段（８０２）が上記スケジュールに関連して一意の記号を生成するステップと、
電子メール送信手段（８０３、１０７）が所定のメールアカウントに上記一意の記号を含む電子メールを送信するステップと、
電子メール受信手段（８０４）が、上記電子メールに対応して返送され、上記一意の記号を含む電子メールを受信するステップと、
送信内容取り出し手段（８０５）が、受信した上記電子メールを解析して電子メールによる所定の送信内容を取り出すステップと、
送信内容記憶手段（８１９）が、取り出した上記送信内容を上記一意の記号に基づいて上記スケジュールと関連付けて記憶するステップと、
送信内容表示手段（８０８）が、記憶した上記送信内容を、上記スケジュールに関連して表示するステップとを有することを特徴とするレポート管理方法。 - スケジュール登録手段（８０１）がスケジュール記憶部（８０９）にスケジュールを登録するステップと、
一意記号生成手段（８０２）が上記スケジュールに関連して一意の記号を生成するステップと、
電子メール送信手段（８０３、１０７）が所定のメールアカウントに上記一意の記号を含む電子メールを送信するステップと、
電子メール受信手段（８０４）が、上記電子メールに対応して返送され、上記一意の記号を含む電子メールを受信するステップと、
送信内容取り出し手段（８０５）が、受信した上記電子メールを解析して電子メールによる所定の送信内容を取り出すステップと、
送信内容記憶手段（８１９）が、取り出した上記送信内容を上記一意の記号に基づいて上記スケジュールと関連付けて記憶するステップと、
送信内容表示手段（８０８）が、記憶した上記送信内容を、上記スケジュールに関連して表示するステップとをコンピュータに実行させるために用いるコンピュータプログラムをコンピュータ読み出し可能に記憶する、レポート管理用の記録媒体。
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