JP3558376B2

JP3558376B2 - Electronic filing equipment

Info

Publication number: JP3558376B2
Application number: JP19381394A
Authority: JP
Inventors: 信二蓮沼
Original assignee: Panasonic Corp; Matsushita Electric Industrial Co Ltd
Current assignee: Panasonic Corp; Panasonic Holdings Corp
Priority date: 1994-07-27
Filing date: 1994-07-27
Publication date: 2004-08-25
Anticipated expiration: 2019-08-25
Also published as: JPH0844765A

Description

【０００１】
【産業上の利用分野】
本発明は、文書に分類を付して保管管理する電子ファイリング装置に関し、特に、関連する分類や文書に対して簡単にアクセスできるように構成したものである。
【０００２】
【従来の技術】
従来の電子ファイリング装置では、多数の文書が、文書管理を容易にするためにディレクトリ等の階層構造の分類で仕分けされ、光ディスクやハードディスク等の電子ファイル記憶手段に格納管理されている。このような階層構造を採る電子ファイリングシステムの一例を図２に示している。図２では、分類は営業部内の組織毎に作成され、その下に各組織のユーザが、さらにその下にユーザ毎の見積書、提案書、決裁書といった分類が展開され、作成された文書はこのような分類によって管理されている。また、フォーマットという分類により、見積書や提案書を統一したフォーマット用紙が管理され、価格一覧の分類により各製品の価格が管理されている。
【０００３】
また、各文書にキーワードを設定し、このキーワードを集めたデータベースを作成して、キーワードによる文書管理も行なわれている。
【０００４】
【発明が解決しようとする課題】
しかし、従来の電子ファイリング装置では、階層構造に従い分類を手繰って所望の分類または文書を探索することは容易であるが、階層の異なる系列にある分類や文書を検索する場合には、横の関連が無いために、階層構造を元から辿らなければならず、多くの手間を必要とする。例えば、営業１部の担当者がＡ社に対して見積書を作成する場合には、まず、フォーマット分類下の見積書フォーマットをオープンし、その後、価格一覧分類に移って、見積書作成に必要なデータの入った価格リスト文書をオープンし、見積書作成の参考にするため過去にＡ社に提出した見積書をＡ社／見積書分類を辿ってオープンする、というように、見積書作成に必要な文書を一つ一つ分類を手繰って選択しなければならないという問題点を有していた。
【０００５】
本発明は、このような従来の問題点を解決するものであり、任意の分類または文書を選択したときに、ユーザが設定した管理情報に従って、選択した分類または文書と関連する分類や文書とが同一画面上に自動的に表示され、そのために必要な分類や文書の探索が容易であり、また、そうした関連分類や関連文書の表示をユーザに応じて制限する等、多面的な文書管理が可能な電子ファイリング装置を提供することを目的としている。
【０００６】
【課題を解決するための手段】
そこで、本発明では、蓄積する文書を、階層構造の分類を用いて管理する電子ファイリング装置において、この階層構造を手繰って上位の分類から下位の分類または文書を選択する分類文書選択手段と、分類及び文書の各々に付与したキーワードを保管管理するキーワード管理手段と、分類の各々に、分類関連情報としてキーワードの検索条件を設定する分類関連情報管理手段と、分類文書選択手段により分類が選択されたときに、その分類の分類関連情報に設定されている検索条件によってキーワード検索を行なうキーワード検索手段と、分類文書選択手段により選択された分類を開く際に、キーワード検索手段により検索された検索結果一覧を併せて表示する表示手段とによって電子ファイリング装置を構成している。
【０００９】
また、この表示手段が、一覧表示された検索結果の１つをユーザが選択したときに、該当する分類または文書を展開して表示するように構成している。
【００１０】
また、この分類関連情報管理手段により、キーワードの検索条件とともに、分類の各々と関連する分類または文書の情報を分類関連情報として設定することができるように構成している。
【００２０】
【作用】
そのため、新たに文書を作成したり、分類や文書を閲覧したり、文書を編集する際に、ユーザが階層検索やキーワード検索で得た分類や文書を選択すると、選択された分類や文書と共に、それらに関連する分類や文書が画面上に併せて表示される。また、関連情報がキーワードの検索条件の形で設定されているときは、画面上に、選択された分類や文書と共に、その検索条件でキーワード検索を実施した結果の一覧が併せて表示され、その一覧の中から分類または文書を指定すると、指定された分類または文書が画面上に表示される。従って、ユーザは、それらの関連する分類や文書を一つ一つ階層構造を手繰って選択したり、キーワード検索で求めたりする必要がなくなり、目指す分類や文書を短時間で探すことが可能になる。
【００２１】
また、それらの関連情報は、ユーザ単位で設定することができ、アクセスが許可されているユーザ以外は、その関連情報に設定されている文書または分類を表示させることができない。
【００２２】
【実施例】
（第１実施例）
本発明の電子ファイリング装置の第１実施例は、図１のブロック図に示すように、分類の作成、削除を行なう分類管理手段１０１と、分類を選択した際、選択分類下に格納されている分類、文書を表示する分類表示手段１０２と、指定された分類にユーザ単位で分類関連情報を作成、更新、削除および分類関連情報実行アクセス権、実行優先レベルの設定を行なう分類関連情報管理手段１０３と、分類をオープンする際に指定された分類に設定されている分類関連情報の解析を実行する分類関連情報解析手段１０４と、文書の作成、登録、削除を行なう文書管理手段１０５と、指定された文書を表示する文書表示手段１０６と、指定された文書にユーザ単位で文書関連情報を作成、更新、削除および文書関連情報実行アクセス権、実行優先レベルの設定を行なう文書関連情報管理手段１０７と、文書をオープンする際に指定された文書に設定されている文書関連情報の解析を実行する文書関連情報解析手段１０８と、分類作成時または文書作成時に作成した分類または文書にキーワードを設定するキーワード設定手段１０９と、指定された検索条件に従いデータベースに問い合わせを行なうキーワード検索手段１１０と、キーワード検索の結果、ヒットした分類および文書情報を一覧表示するキーワード検索結果表示手段１１１と、分類および文書に設定されたキーワードをデータベースとして管理するキーワード管理手段１１２と、格納されている文書を編集または新規に文書を作成する文書編集手段１１３と、階層管理されている分類および文書を選択するための分類文書選択手段１１４と、分類管理手段１０１および文書管理手段１０５で作成された分類および文書を保管管理する文書保管管理手段１１５と、電子ファイリング装置のユーザを管理するユーザ管理手段１１６とを備えている。
【００２３】
次に、以上のように構成された電子ファイリング装置の分類関連情報設定の動作を図６のフローチャートに基づいて説明する。
【００２４】
ステップ６０１：まず、ユーザは分類関連情報を設定する分類を選択し、
ステップ６０２：ユーザが関連情報実行権保有者か否かのチェックを行ない、関連情報実行権保有者であれば、
ステップ６０３：分類関連情報管理手段１０３を起動し、
ステップ６０４：分類関連情報を設定し、
ステップ６０５：分類関連情報管理手段１０３を終了させる。
【００２５】
前記分類関連情報管理手段１０３により設定される分類関連情報の一例を図７に示している。７０１は設定されている関連情報の番号であり、番号７０１毎に関連情報の種別７０２（ここで、Ｎは分類、Ｄが文書、Ｒが検索条件をそれぞれ示している）と関連情報の内容７０３とが設定される。なお、Ｎ（分類）とＤ（文書）の場合には文書または分類の名称を設定し、選択された分類下に格納されている文書または作成されている分類を分類関連情報として選択する場合には、名称のみを設定し、同一管理構造内の異なる分類、異なる分類下の文書または異なる管理構造内の分類および文書を設定する場合には、階層構造の先頭からの位置と共に名称を設定する。また、Ｒ（検索）の場合には、キーワードを管理するデータベースへの問い合わせの検索条件を設定する。ここで、検索条件Ｒは、データベースからデータを取り出すために指定する項目Ｓ、データベース内に作成されたテーブル名ｔ、問合わせの条件ｗ、検索結果を表示する際のソート項目ｏからなる。ただし、文書および分類にキーワードを付与せず、キーワードデータベースを構築しない場合には、分類関連情報として検索条件を設定することはできない。
【００２６】
また、図７に示すように、設定された関連情報にアクセスできるユーザ名７０４が設定される。これは、関連情報と共に分類の所有者が設定する。関連情報実行権をもつユーザ毎に設定された関連情報実施一覧７０５に示すように、各ユーザに対して一覧表示を実施する関連情報番号７０６（関連情報番号の並び順が優先順位である）、選択された関連情報番号７０６のうちいくつの関連情報の展開表示を実行するかを指定した番号（関連情報実行数）７０７、関連情報実施の結果オープンされた分類または文書に設定されている関連情報についてさらにアクセスの実施を認める数ｎ（＝１、２、・・・ｘ）７０８が設定される。このｎと関連情報の表示との関係を図１２に示す。ここで、ｎ＝１の場合には、指定された分類に設定されている関連情報の表示のみを実行する。ｎ＝２の場合には、選択された分類に設定されている関連情報の表示を実行した後、さらに関連情報に設定されている文書、分類または検索の結果、得られた文書および分類に設定されている関連情報の表示を実行する。
【００２７】
こうした設定を実行した後、分類関連情報管理手段１０３による分類関連情報の設定処理を終了する。
【００２８】
（第２実施例）
次に、本発明の第２実施例として、分類に設定されている分類関連情報を利用して関連情報の表示を実行するときの基本動作を図８のフローチャートに基づいて説明する。
【００２９】
ステップ８０１：ユーザが文書管理階層構造の任意の分類を分類文書選択手段１１４により選択し、そのオープンを指示すると、
ステップ８０２：選択されたものが分類か文書かを識別し、分類選択である場合には、
ステップ８０４：分類表示手段１０２により選択された分類下に格納されている文書および選択分類下に作成されている分類の表示を行ない、
ステップ８０５：選択された分類に分類関連情報が設定されているか否かを分類関連情報解析手段１０４により判断し、分類関連情報が設定されている場合には、
ステップ８０６：分類関連情報にしたがって関連分類の表示等の処理を行なう。
ステップ８０２において、文書選択であれば、
ステップ８０３：文書選択処理を行なう。
【００３０】
ここで、例えば、分類“見積書”を選択し、オープンして表示する場合、分類“見積書”を選択しオープンすると、図３に示すように分類“見積書”３００の下に格納されている文書群３０５が分類表示手段１０２により表示され、次に分類“見積書”に設定されている分類関連情報３０１の２つの分類３０２、３０３および１つの文書３０４が分類関連情報解析手段１０４により解析され、分類表示手段１０２や文書表示手段１０６を用いて表示が行なわれる。この場合の表示例が、分類関連情報３０２、３０３に設定されている分類のオープン状態の表示例３０６、３０７、分類関連情報３０４に設定されている文書のオープン状態の表示例３０８として図３に示されている。この分類関連情報に検索条件を設定し実行した場合の表示例が図５に示されている。
【００３１】
（第３実施例）
本発明の第３実施例として、分類関連情報にユーザ単位の関連情報実行権が設定されている場合の分類関連情報の実行動作を図９のフローチャートに基づいて説明する。
【００３２】
ステップ９０１：ユーザが文書管理階層構造の任意の分類を分類文書選択手段１１４により選択し、分類のオープンを指示すると、
ステップ９０２：選択されたものが分類か文書かを識別し、分類選択である場合には、
ステップ９０４：分類表示手段１０２により、選択された分類下に格納されている文書および選択分類下に作成されている分類の表示を行ない、
ステップ９０５：選択された分類に分類関連情報が設定されているか否かを分類関連情報解析手段１０４により判断し、分類関連情報が設定されている場合には、
ステップ９０６：電子ファイリングシステムを使用している実行ユーザ名を取得する。
【００３３】
ステップ９０７：分類関連情報解析手段１０４は、獲得した実行ユーザ名が図７に示すユーザ情報内にユーザ名７０５が登録されているかによって分類関連情報を実行する権限を持ったユーザか否かをチェックし、分類の所有者により分類関連情報を実行する権限を与えられているユーザの場合には、
ステップ９０８：分類関連情報に設定されている情報に従い分類関連情報解析手段１０４により分類関連情報の解析が行なわれ、表示が実行される。
【００３４】
ステップ９０７において、分類関連情報実行の権限を持たないユーザと判断した場合には、分類関連情報の実行は行なわれず、分類表示手段１０２により選択された分類下に格納されている文書および分類が表示されるだけとなる。図７に示す分類関連情報によれば、実行ユーザがｕｓｒ１の場合、ｕｓｒ１の情報を取り込み、設定されている関連情報番号７０６を抜き出す。抜き出した関連情報番号順に関連情報番号７０１を検索し、合致する番号の関連情報７０２、７０３を取得する。ｕｓｒ１では、関連情報番号１と３と４の表示が実行されることになる。
【００３５】
ステップ９０２において、文書選択であれば、
ステップ９０３：文書選択処理を行なう。
【００３６】
次に、このときの分類関連情報解析手段による解析動作及び表示手段による表示動作を図１０のフローチャートに基づいて説明する。
【００３７】
ステップ１００１：分類関連情報解析手段１０４は、まず分類関連情報の先頭の情報を取り込み、
ステップ１００２：関連情報を解析し、
ステップ１００３：図７に示す関連情報種別７０２により関連情報の種別をチェックし、関連情報が分類の場合には、
ステップ１００４：選択された分類とは異なる領域に、関連情報に設定された分類下に格納されている文書および分類を分類表示手段１０２により表示する。表示された文書分類はユーザが自由に選択することができ、分類表示手段１０２は、選択された文書分類をオープンする。
【００３８】
ステップ１００５：関連情報が文書かのチェックを行ない、文書の場合には、
ステップ１００６：文書表示手段１０６により文書を表示する。
【００３９】
ステップ１００７：関連情報が検索条件かのチェックを行ない、検索条件の場合には、
ステップ１００８：キーワード検索手段１１０により関連情報に設定されている検索条件によりキーワード・データベースに問い合わせを行ない、検索条件に合致するデータが存在する場合には、キーワード検索結果表示手段１１１により検索結果一覧を表示する。表示された検索結果一覧よりユーザは任意の文書または分類を選択してオープンすることができる。
【００４０】
ステップ１００７において、ＮＯであれば、
ステップ１００９：関連情報の有無のチェックを行い、有りの場合、ステップ１００１に戻り、関連情報がなくなるまで、前述のステップを繰り返す。
【００４１】
（第４実施例）
次に、本発明の第４実施例として、ユーザ毎に設定されている分類関連情報の表示を実行する動作を図１１のフローチャートに基づいて説明する。
【００４２】
ステップ１１０１：電子ファイリングシステムの使用ユーザが階層検索により文書管理階層構造の分類を手繰り、任意の分類をオープンすると、分類関連情報内にユーザに対応する情報（ユーザ情報）が存在するか否かを分類関連情報解析手段１０４がチェックし、ユーザ情報が存在する場合には、
ステップ１１０２：分類関連情報解析手段１０４はユーザ情報を取り込み、
ステップ１１０３：設定されている図７の関連情報実行数７０７を取り出し、
ステップ１１０４：設定されている最初の分類関連情報番号を取得し、
ステップ１１０５：取得した分類関連情報番号７０１により分類関連情報リストを検索し同一の番号が設定されている分類関連情報を読み込み、
ステップ１１０６：読み込んだ分類関連情報の関連情報種別７０２をチェックし、
ステップ１１０７：関連情報が分類かのチェックを行ない、分類の場合、
ステップ１１０８：分類オープン処理を行ない、
ステップ１１０９：関連情報が文書かのチェックを行ない、文書の場合、
ステップ１１１０：文書オープン処理を行ない、
ステップ１１１１：関連情報が検索条件かのチェックを行ない、検索条件の場合、
ステップ１１１２：検索処理を行ない、
ステップ１１１３：（関連情報実行数−１）が０かのチェックを行ない、ＮＯであれば、
ステップ１１１４：ユーザ情報の中にさらに関連情報番号が設定されているか否かをチェックし、関連情報番号が設定されている場合には、ステップ１１０４に戻り順次ステップ１１０４〜１１１４を実行することで関連情報番号と関連情報実行数に対応する分類関連情報を実行する。
【００４３】
なお、図７の７０８に示す分類関連情報を実行する回数ｎが設定されている場合には、設定されている値に従い、関連情報に設定されている文書、分類および検索条件を実行し、取り出された文書または分類に設定されている関連情報を実行する。
【００４４】
また、連続して関連情報を実行する関係を図１２に示す。ここで、ｎの値が０の場合には、ユーザ情報に関連情報番号が設定されていても分類関連情報の表示は実行されず、選択した分類下に格納されている文書または分類が表示されるだけとなる。ｎ＝１の場合には、選択された分類に設定された分類関連情報の表示を実行する。ｎ＝２の場合には、分類関連情報に設定されている分類または文書に設定されている分類関連情報または文書関連情報も関連情報解析手段により解析され、表示が実行される。ｎの値に従い連続的に関連情報の表示を実行している際、ｎの値となる前に関連情報が設定されていなければその時点で関連情報の表示は中止される。
【００４５】
前記ステップ１１０１において、オープンしたユーザに対応ユーザ情報が無い場合には、分類関連情報の表示は実行されず、選択された分類下に格納されている文書および分類は分類表示手段１０２により表示されるだけである。
【００４６】
なお、前述のユーザ情報が設定されているユーザは分類関連情報実行の権限をもったユーザである。
【００４７】
（第５実施例）
第１実施例から第４実施例は、いずれも文書を管理する階層構造を手繰る階層検索により分類を選択した場合の実施例であるが、本発明の第５実施例では、図４に示したように、文書を管理する文書管理階層構造と階層構造を構成する分類および階層構造に格納される文書とにキーワードを付与してデータベース化し、このデータベースをキーワード検索することにより所望の分類を選択する。この検索動作の場合、ユーザは、キーワード検索手段１１０を介して、所望の検索条件によりキーワードデータベースに問い合わせを行ない、キーワード検索結果表示手段１１１によりキーワード検索結果一覧を表示する。
【００４８】
検索結果一覧に表示された分類に分類関連情報を設定する場合には、検索結果一覧上で分類を選択した上で第１実施例と同様に分類関連情報管理手段１０３を起動して分類関連情報の設定を行なう。また、検索結果一覧に表示されている分類を選択してオープンした場合には、第２実施例から第３実施例と同様に、選択された分類に設定されている分類関連情報が併せて表示される。
【００４９】
（第６実施例）
本発明の第６実施例では、分類と同様に、文書に対して、文書関連情報を設定している。この場合、階層検索またはキーワード検索により任意の文書を選択し、この文書に、文書関連情報管理手段１０７を用いて、文書関連情報として関連する文書、分類および検索条件をユーザ単位で設定する。その後は、分類の場合と同じように、文書を選んでオープンした場合に、文書オープンのユーザ名を取得し、ユーザに対応した文書関連情報が文書関連情報解析手段１０８により解析され、表示が実行される。
【００５０】
なお、各実施例では、分類または文書を選択したときに、その分類または文書と併せて、関連情報に設定されている分類または文書が画面上に表示されるように構成しているが、関連情報の分類または文書をそのまま表示したのでは画面上が混雑する場合には、関連情報の一覧を画面に表示し、その中から必要なものをユーザに選択させるように構成することもできる。
【００５１】
【発明の効果】
以上の実施例に基づく説明から明らかなように、本発明は、分類および文書にユーザ単位で分類関連情報、文書関連情報として、分類名、文書名および検索条件、関連情報の実行権限等を設定、解析する手段を設けることにより、新たに文書を作成する場合や分類または文書を閲覧、文書の編集を行なう際、ユーザの所望する分類または文書を選択するだけで、選択された分類、文書に関連する分類、文書が画面上に表示され、関連する分類または文書を一つ一つ階層構造を手繰って選択する必要がなくなる。
【００５２】
また、関連情報に検索条件を設定できることにより固定の文書または分類と関連付けるのではなく、“最新の作成文書”や“ユーザＸＸが作成した全文書”といった柔軟な関連づけを可能とするものである。
【００５３】
さらに、分類関連情報管理手段および分類関連情報解析手段、文書関連情報管理手段および文書関連情報解析手段により、ユーザ単位での関連情報の設定、実行が可能となり、固定的な文書管理構造ではなくユーザ毎の文書管理構造の構築を実現するものである。
【図面の簡単な説明】
【図１】本発明の電子ファイリング装置のブロック図、
【図２】文書管理する階層構造と分類関連情報を示す図、
【図３】本発明における分類関連情報に分類および文書が設定されている場合の分類関連情報の表示を実行した図、
【図４】文書管理する階層構造と分類および文書に設定されているキーワードを管理するデ−タベース表を示す図、
【図５】分類関連情報として文書と検索条件が設定され、その分類関連情報の表示を実行した場合の図、
【図６】本発明の第１実施例の分類関連情報設定動作のフローチャート、
【図７】本発明における分類関連情報の設定例を示す図、
【図８】本発明の第２実施例の設定されている分類関連情報を実行する基本動作のフローチャート、
【図９】本発明の第３実施例の分類関連情報実行権限の設定された分類関連情報の実行動作のフローチャート、
【図１０】本発明の分類関連情報の解析および実行動作のフローチャート、
【図１１】本発明の第４実施例の分類関連情報に設定されたユーザ毎のユーザ情報に従って分類関連情報の表示動作を実行するフローチャート、
【図１２】本発明の分類関連情報の関連情報の表示を実行する際の次数と実行の深さとの関係を示す関連図である。
【符号の説明】
１０１分類管理手段
１０２分類表示手段
１０３分類関連情報管理手段
１０４分類関連情報解析手段
１０５文書管理手段
１０６文書表示手段
１０７文書関連情報管理手段
１０８文書関連情報解析手段
１０９キーワード設定手段
１１０キーワード検索手段
１１１キーワード検索結果表示手段
１１２キーワード管理手段
１１３文書編集手段
１１４分類文書選択手段
１１５文書保管管理手段
１１６ユーザ管理手段[0001]
[Industrial applications]
The present invention relates to an electronic filing apparatus for storing and managing documents by assigning classifications, and more particularly, to an electronic filing device configured to allow easy access to related classifications and documents.
[0002]
[Prior art]
In a conventional electronic filing apparatus, a large number of documents are sorted according to a hierarchical structure such as a directory in order to facilitate document management, and stored and managed in electronic file storage means such as an optical disk or a hard disk. FIG. 2 shows an example of an electronic filing system having such a hierarchical structure. In FIG. 2, the classification is created for each organization in the sales department, and the user of each organization is developed under the organization, and further, the classification such as the estimate, proposal, and decision paper for each user is developed under the organization. It is managed by such a classification. In addition, a format called “format” manages a format sheet in which quotes and proposals are unified, and a price list classifies the price of each product.
[0003]
In addition, a keyword is set for each document, a database in which the keywords are collected is created, and document management using the keyword is performed.
[0004]
[Problems to be solved by the invention]
However, in the conventional electronic filing device, it is easy to search for a desired classification or document by performing classification according to the hierarchical structure. Since there is no association, the hierarchical structure must be traced from the beginning, and a lot of work is required. For example, when a person in charge of sales creates a quotation for Company A, first open a quotation format under the format classification, and then move to price list classification to create a quotation. To open a price list document containing important data and open a quote submitted in the past to Company A to follow the Company A / Quote classification for reference in creating a quote, There is a problem that necessary documents have to be selected one by one by sorting.
[0005]
The present invention solves such a conventional problem. When an arbitrary classification or document is selected, the classification or document related to the selected classification or document is determined according to management information set by the user. Automatically displayed on the same screen, it is easy to search for the necessary classifications and documents, and multi-faceted document management, such as restricting the display of related classifications and related documents according to the user, is possible The purpose of the present invention is to provide a simple electronic filing device.
[0006]
[Means for Solving the Problems]
Therefore, according to the present invention, in an electronic filing apparatus that manages documents to be stored using a hierarchical structure classification, a classification document selection unit that selects the lower classification or the document from the higher classification by repeating the hierarchical structure, A keyword management unit that stores and manages the keywords assigned to each of the classification and the document, a classification-related information management unit that sets a keyword search condition as the classification-related information for each classification, and a classification is selected by the classification document selection unit. The keyword search means for performing a keyword search according to the search condition set in the category-related information of the category, and the search result searched by the keyword search means when opening the category selected by the category document selection means An electronic filing apparatus is constituted by the display means for displaying the list together.
[0009]
Further, the display means is configured such that when one of the search results displayed in the list is selected by the user, the corresponding classification or document is expanded and displayed.
[0010]
The classification-related information management means is configured so that information on a classification or a document associated with each of the classifications can be set as the classification-related information together with the keyword search condition.
[0020]
[Action]
Therefore, when a user creates a new document, browses a class or a document, or edits a document, when the user selects a class or a document obtained by a hierarchical search or a keyword search, the user selects a class or a document along with the selected class and the document. The related classifications and documents are also displayed on the screen. When the related information is set in the form of a keyword search condition, a list of the results of performing the keyword search with the search condition is displayed on the screen together with the selected classification or document. When a category or document is specified from the list, the specified category or document is displayed on the screen. Therefore, the user does not need to repeatedly select the related classifications and documents one by one in a hierarchical structure, or to search for them by a keyword search. Become.
[0021]
In addition, such related information can be set for each user, and a document or a classification set in the related information cannot be displayed except for a user who is permitted to access.
[0022]
【Example】
(First embodiment)
In the first embodiment of the electronic filing apparatus of the present invention, as shown in the block diagram of FIG. 1, a classification management means 101 for creating and deleting a classification, and when a classification is selected, it is stored under the selected classification. Classification display means 102 for displaying classifications and documents, and classification-related information management means 103 for creating, updating, and deleting classification-related information for each user in a specified classification, and setting access rights for execution of classification-related information and execution priority levels A class-related information analyzing unit 104 for analyzing the class-related information set in the class specified when the class is opened; a document managing unit 105 for creating, registering, and deleting a document; A document display unit 106 for displaying a document that has been added, and creating, updating, and deleting document-related information for a specified document on a user-by-user basis; Document-related information management means 107 for setting the file, document-related information analyzing means 108 for executing the analysis of the document-related information set in the specified document when the document is opened, A keyword setting means 109 for setting a keyword to a category or a document created at the time; a keyword search means 110 for inquiring a database according to designated search conditions; a keyword for displaying a list of hit categories and document information as a result of the keyword search A search result display unit 111, a keyword management unit 112 that manages keywords set in the classification and the document as a database, a document editing unit 113 that edits a stored document or creates a new document, and is hierarchically managed. Classification document selection to select the classification and document A stage 114, a document storage management unit 115 for storing management classification and documents created with the classification management unit 101 and the document management unit 105, and a user management unit 116 for managing a user of the electronic filing apparatus.
[0023]
Next, the operation of setting the classification-related information of the electronic filing apparatus configured as described above will be described with reference to the flowchart of FIG.
[0024]
Step 601: First, the user selects a classification for which classification-related information is to be set,
Step 602: Check whether the user is a related information execution right holder, and if the user is a related information execution right holder,
Step 603: Activate the classification related information management means 103,
Step 604: Set classification related information,
Step 605: Terminate the classification related information management means 103.
[0025]
FIG. 7 shows an example of the classification related information set by the classification related information management means 103. Reference numeral 701 denotes the number of the related information that has been set. For each number 701, the type 702 of the related information (here, N indicates a classification, D indicates a document, and R indicates a search condition) and the content 703 of the related information Is set. In the case of N (classification) and D (document), the name of the document or classification is set, and when a document stored under the selected classification or a classification created is selected as classification-related information. Sets only the name, and when setting a different classification within the same management structure, a document under a different classification, or a classification and a document within a different management structure, sets the name together with the position from the top of the hierarchical structure. In the case of R (search), a search condition for an inquiry to a database that manages keywords is set. Here, the search condition R includes an item S specified to retrieve data from the database, a table name t created in the database, a query condition w, and a sort item o for displaying search results. However, if keywords are not assigned to documents and classifications and a keyword database is not constructed, search conditions cannot be set as classification-related information.
[0026]
In addition, as shown in FIG. 7, a user name 704 that can access the set related information is set. This is set by the class owner along with the relevant information. As shown in a related information execution list 705 set for each user having the related information execution right, a related information number 706 (list of related information numbers is a priority order) for performing a list display for each user; A number (related information execution number) 707 specifying how many pieces of related information are to be expanded and displayed out of the selected related information numbers 706, and related information set in the class or document opened as a result of the related information implementation Are further set to a number n (= 1, 2,... X) 708 that permits access. FIG. 12 shows the relationship between n and the display of related information. Here, when n = 1, only the display of the related information set to the designated classification is executed. In the case of n = 2, after the related information set in the selected category is displayed, the document set in the related information, the result of the classification or search, and the obtained document and the category are set. Execute the display of related information.
[0027]
After performing such setting, the setting process of the classification-related information by the classification-related information management unit 103 ends.
[0028]
(Second embodiment)
Next, as a second embodiment of the present invention, a basic operation when displaying related information using the class related information set for the class will be described with reference to the flowchart of FIG.
[0029]
Step 801: When the user selects an arbitrary classification of the document management hierarchical structure by the classification document selection means 114 and instructs to open it,
Step 802: Identify whether the selected one is a classification or a document.
Step 804: Display the documents stored under the classification selected by the classification display means 102 and the classification created under the selected classification.
Step 805: The classification-related information analyzing means 104 determines whether or not the classification-related information is set for the selected classification, and if the classification-related information is set,
Step 806: Processing such as display of a related category is performed according to the category related information.
In step 802, if a document is selected,
Step 803: Perform document selection processing.
[0030]
Here, for example, when the classification “estimate” is selected and opened for display, when the classification “estimate” is selected and opened, as shown in FIG. Document group 305 is displayed by the classification display means 102, and the two classifications 302, 303 and one document 304 of the classification-related information 301 set to the classification “estimate” are analyzed by the classification-related information analysis means 104. Then, display is performed using the classification display means 102 and the document display means 106. In this case, display examples 306 and 307 of the open state of the classification set in the classification related information 302 and 303 and display examples 308 of the open state of the document set in the classification related information 304 are shown in FIG. It is shown. FIG. 5 shows a display example when a search condition is set and executed in the classification related information.
[0031]
(Third embodiment)
As a third embodiment of the present invention, an operation of executing the classification-related information when the relevant-information execution right for each user is set in the classification-related information will be described with reference to the flowchart of FIG.
[0032]
Step 901: When the user selects an arbitrary classification of the document management hierarchical structure by the classification document selection means 114 and instructs to open the classification,
Step 902: Identify whether the selected one is a classification or a document.
Step 904: The classification display means 102 displays the documents stored under the selected classification and the classifications created under the selected classification.
Step 905: The classification-related information analyzing means 104 determines whether or not the classification-related information is set for the selected classification, and if the classification-related information is set,
Step 906: Acquire the name of the execution user who is using the electronic filing system.
[0033]
Step 907: The classification-related information analysis means 104 checks whether or not the acquired execution user name is a user who has authority to execute the classification-related information based on whether the user name 705 is registered in the user information shown in FIG. And the user has been authorized to execute the classification related information by the classification owner,
Step 908: The classification related information is analyzed by the classification related information analyzing means 104 according to the information set in the classification related information, and the display is executed.
[0034]
If it is determined in step 907 that the user does not have the authority to execute the classification-related information, the execution of the classification-related information is not performed, and the documents and the classifications stored under the classification selected by the classification display unit 102 are displayed. Only be done. According to the classification related information shown in FIG. 7, when the execution user is usr1, the information of usr1 is taken in and the set related information number 706 is extracted. The related information numbers 701 are searched in the order of the extracted related information numbers, and the related information 702 and 703 of the matching numbers are obtained. In usr1, display of related information numbers 1, 3 and 4 is executed.
[0035]
In step 902, if the document is selected,
Step 903: A document selection process is performed.
[0036]
Next, the analysis operation by the classification-related information analysis means and the display operation by the display means at this time will be described based on the flowchart of FIG.
[0037]
Step 1001: The classification related information analysis means 104 first takes in the head information of the classification related information,
Step 1002: Analyze the related information,
Step 1003: The type of the related information is checked by the related information type 702 shown in FIG.
Step 1004: The document and the classification stored under the classification set in the related information are displayed by the classification display means 102 in an area different from the selected classification. The displayed document classification can be freely selected by the user, and the classification display means 102 opens the selected document classification.
[0038]
Step 1005: Check whether the related information is a document.
Step 1006: The document is displayed by the document display means 106.
[0039]
Step 1007: Check whether the related information is a search condition.
Step 1008: An inquiry is made to the keyword database according to the search conditions set in the related information by the keyword search means 110, and if there is data matching the search conditions, a search result list is displayed by the keyword search result display means 111. indicate. The user can select and open an arbitrary document or classification from the displayed search result list.
[0040]
If NO in step 1007,
Step 1009: Check whether or not there is related information. If yes, return to step 1001 and repeat the above steps until there is no more related information.
[0041]
(Fourth embodiment)
Next, as a fourth embodiment of the present invention, an operation of displaying classification-related information set for each user will be described with reference to the flowchart in FIG.
[0042]
Step 1101: When the user of the electronic filing system performs classification of the document management hierarchical structure by hierarchical search and opens an arbitrary classification, it is determined whether or not information (user information) corresponding to the user exists in the classification related information. The classification-related information analysis means 104 checks and, if user information exists,
Step 1102: The classification related information analysis means 104 takes in the user information,
Step 1103: Retrieve the set related information execution number 707 in FIG.
Step 1104: Acquire the first set classification-related information number,
Step 1105: Search the classification related information list by the obtained classification related information number 701 and read the classification related information set with the same number,
Step 1106: Check the related information type 702 of the read classification related information,
Step 1107: Check whether the related information is a classification.
Step 1108: Perform classification open processing.
Step 1109: Check whether the related information is a document.
Step 1110: Perform document open processing,
Step 1111: Check whether the related information is a search condition.
Step 1112: Perform search processing,
Step 1113: Check whether (number of related information executed−1) is 0, and if NO,
Step 1114: It is checked whether or not the related information number is further set in the user information. If the related information number is set, the process returns to step 1104 and sequentially executes steps 1104 to 1114 to set the related information number. The classification related information corresponding to the information number and the related information execution number is executed.
[0043]
When the number n of executions of the classification related information shown at 708 in FIG. 7 is set, the document, classification, and search conditions set in the related information are executed according to the set value, and the extracted information is retrieved. Executes the related information set for the specified document or classification.
[0044]
FIG. 12 shows a relationship in which related information is continuously executed. Here, when the value of n is 0, the display of the classification related information is not executed even if the related information number is set in the user information, and the document or the classification stored under the selected classification is displayed. Only When n = 1, the display of the classification-related information set for the selected classification is executed. In the case of n = 2, the classification-related information or document-related information set in the classification or the document set in the classification-related information is also analyzed by the related information analysis means and displayed. When the related information is continuously displayed according to the value of n, if the related information is not set before the value of n is reached, the display of the related information is stopped at that point.
[0045]
In step 1101, if there is no corresponding user information for the opened user, the display of the classification related information is not executed, and the documents and classifications stored under the selected classification are displayed by the classification display unit 102. Only.
[0046]
The user to which the above-described user information is set is a user who has authority to execute the classification related information.
[0047]
(Fifth embodiment)
Each of the first to fourth embodiments is an embodiment in which a classification is selected by a hierarchical search that manages a hierarchical structure for managing documents. In a fifth embodiment of the present invention, FIG. As described above, a keyword is assigned to the document management hierarchical structure for managing documents and the classifications constituting the hierarchical structure and the documents stored in the hierarchical structure to create a database, and a desired classification is selected by searching the database for keywords. I do. In the case of this search operation, the user makes an inquiry to the keyword database according to desired search conditions via the keyword search means 110, and displays a keyword search result list by the keyword search result display means 111.
[0048]
When setting the classification-related information in the classification displayed in the search result list, the user selects the classification on the search result list, activates the classification-related information management unit 103 in the same manner as in the first embodiment, and executes the classification-related information. Make the settings for When a category displayed in the search result list is selected and opened, the category-related information set for the selected category is also displayed in the same manner as in the second to third embodiments. Is done.
[0049]
(Sixth embodiment)
In the sixth embodiment of the present invention, document-related information is set for a document as in the case of classification. In this case, an arbitrary document is selected by a hierarchical search or a keyword search, and a related document, a classification, and a search condition are set as the document-related information for each user by using the document-related information management unit 107. Thereafter, as in the case of classification, when a document is selected and opened, the user name of the document open is acquired, the document-related information corresponding to the user is analyzed by the document-related information analysis means 108, and the display is executed. Is done.
[0050]
In each embodiment, when a classification or a document is selected, the classification or the document set in the related information is displayed on the screen together with the classification or the document. If the screen is crowded if the information classification or the document is displayed as it is, a list of related information may be displayed on the screen, and the user may select necessary information from the list.
[0051]
【The invention's effect】
As is clear from the description based on the above embodiments, the present invention sets the classification name, the document name and the search condition, the execution authority of the relevant information, and the like as the classification-related information and the document-related information for each user in the classification and the document. By providing a means for analyzing, when creating a new document, browsing a class or a document, and editing a document, simply selecting a desired class or a document by the user, the selected class or the document The related categories or documents are displayed on the screen, eliminating the need to select the related categories or documents one by one in a hierarchical structure.
[0052]
Further, since search conditions can be set in the related information, a flexible association such as “latest created document” or “all documents created by the user XX” is enabled, instead of associating with a fixed document or classification.
[0053]
Further, the classification-related information management means and the classification-related information analysis means, the document-related information management means, and the document-related information analysis means enable setting and execution of related information on a user-by-user basis. This realizes the construction of a document management structure for each document.
[Brief description of the drawings]
FIG. 1 is a block diagram of an electronic filing apparatus according to the present invention;
FIG. 2 is a diagram showing a hierarchical structure for managing documents and classification related information;
FIG. 3 is a view showing display of classification-related information when a classification and a document are set in the classification-related information according to the present invention;
FIG. 4 is a diagram showing a hierarchical structure and classification for managing documents, and a database table for managing keywords set in documents;
FIG. 5 is a diagram when a document and a search condition are set as classification related information and the display of the classification related information is executed;
FIG. 6 is a flowchart of a classification-related information setting operation according to the first embodiment of the present invention;
FIG. 7 is a diagram showing an example of setting classification-related information according to the present invention;
FIG. 8 is a flowchart of a basic operation for executing the set classification-related information according to the second embodiment of the present invention;
FIG. 9 is a flowchart of an operation of executing the classification-related information to which the classification-related information execution authority is set according to the third embodiment of the present invention;
FIG. 10 is a flowchart of an operation of analyzing and executing classification-related information according to the present invention;
FIG. 11 is a flowchart for executing a display operation of classification-related information according to user information for each user set in the classification-related information according to the fourth embodiment of the present invention;
FIG. 12 is an association diagram showing a relationship between an order and an execution depth when displaying related information of the classification related information according to the present invention.
[Explanation of symbols]
101 Classification management means 102 Classification display means 103 Classification-related information management means 104 Classification-related information analysis means 105 Document management means 106 Document display means 107 Document-related information management means 108 Document-related information analysis means 109 Keyword setting means 110 Keyword search means 111 Keywords Search result display means 112 Keyword management means 113 Document editing means 114 Classified document selection means 115 Document storage management means 116 User management means

Claims

蓄積する文書を、階層構造の分類を用いて管理する電子ファイリング装置において、
前記階層構造を手繰って上位の分類から下位の分類または文書を選択する分類文書選択手段と、
前記分類及び文書の各々に付与したキーワードを保管管理するキーワード管理手段と、
前記分類の各々に、分類関連情報としてキーワードの検索条件を設定する分類関連情報管理手段と、
前記分類文書選択手段により分類が選択されたときに、その分類の分類関連情報に設定されている検索条件によってキーワード検索を行なうキーワード検索手段と、
前記分類文書選択手段により選択された分類を開く際に、前記キーワード検索手段により検索された検索結果一覧を併せて表示する表示手段と
を設けたことを特徴とする電子ファイリング装置。In an electronic filing device that manages documents to be stored using a hierarchical structure classification,
Classification document selecting means for selecting a lower classification or a document from a higher classification by repeating the hierarchical structure;
Keyword management means for storing and managing keywords assigned to each of the classification and the document;
A classification-related information management unit that sets a keyword search condition as classification-related information for each of the classifications;
When a classification is selected by the classification document selection means, a keyword search means for performing a keyword search according to search conditions set in the classification related information of the classification;
An electronic filing apparatus, further comprising a display unit for displaying a list of search results searched by the keyword search unit when the classification selected by the classification document selection unit is opened.

前記表示手段が、前記一覧表示された検索結果の１つをユーザが選択したときに、該当する分類または文書を展開して表示することを特徴とする請求項１に記載の電子ファイリング装置。2. The electronic filing apparatus according to claim 1, wherein when the user selects one of the list-displayed search results, the display unit expands and displays a corresponding classification or document. 3.

前記分類関連情報管理手段が、前記キーワードの検索条件とともに、前記分類の各々と関連する分類または文書の情報を分類関連情報として設定することを特徴とする請求項１に記載の電子ファイリング装置。2. The electronic filing apparatus according to claim 1, wherein the classification-related information management unit sets classification or document information related to each of the classifications as classification-related information, together with the keyword search condition. 3.