JP3288856B2 - Electronic information filing equipment - Google Patents

Description

【発明の詳細な説明】DETAILED DESCRIPTION OF THE INVENTION

【０００１】[0001]

【産業上の利用分野】この発明は、主に企業内において
電子化した文書や図面等の電子情報を管理する電子情報
ファイリング装置に関するものである。BACKGROUND OF THE INVENTION 1. Field of the Invention The present invention relates to an electronic information filing apparatus for managing electronic information such as documents and drawings digitized in a company.

【０００２】[0002]

【従来の技術】図１１は従来の電子情報ファイリング装
置の構成を示すブロック図である。図において、１は電
子情報である実体データ２の名称、保管場所等の付属情
報であるキーデータであり、実体データ２と同様データ
ベース装置３２、補助記憶媒体３３のいずれかに保管さ
れている。３はコンピュータ３０の操作員が検索条件、
検索要求をデータ管理手段５に入力するデータ入力手
段、４は取り出した実体データ２を出力するデータ出力
手段、６はデータ管理手段がキーデータ１にアクセスす
るアクセス先選択手段、７はデータベース装置３２に保
管されたデータベース情報、８は補助記憶媒体３３内の
取り外し可能な外部記憶媒体、９は同じく補助記憶媒体
３３内の外部記憶媒体、１０は外部通信利用手段１８及
び外部通信接続装置１９に接続される他のコンピュー
タ、１１はキーデータ１の保管場所を保管してある利用
環境情報、１３はキーデータ１または実体データ２を保
管場所から取り出す場合に検索条件または実体データ管
理番号がアクセス先選択手段６から渡されるデータベー
スアクセス手段、１４はデータベースアクセス手段から
の情報を元にデータベース情報７を検索するデータベー
ス管理手段、１６は保管場所が取り外し可能な外部記憶
媒体８または外部記憶媒体９である場合に情報がアクセ
ス先選択手段６から渡される外部記憶媒体アクセス装
置、２１はキーデータ１に実体データ２が圧縮されてい
るという情報があった場合に、実体データ２を伸張する
圧縮伸張手段８１を有するデータ加工手段である。デー
タベース装置３２、補助記憶媒体３３は操作員の操作す
るコンピュータ上でも、外部通信接続装置１９を介して
ネットワーク等の外部通信手段と接続してある他のコン
ピュータ１０上にあってもよい。2. Description of the Related Art FIG. 11 is a block diagram showing a configuration of a conventional electronic information filing apparatus. In the figure, reference numeral 1 denotes key data which is auxiliary information such as the name and storage location of the entity data 2 which is electronic information, and is stored in one of the database device 32 and the auxiliary storage medium 33 like the entity data 2. 3 is a search condition by the operator of the computer 30;
A data input means for inputting a search request to the data management means 5; a data output means 4 for outputting the retrieved entity data 2; an access destination selection means 6 for the data management means to access the key data 1; , 8 is a removable external storage medium in the auxiliary storage medium 33, 9 is an external storage medium in the same auxiliary storage medium 33, 10 is connected to the external communication utilization means 18 and the external communication connection device 19 Computer 11 to be used, the use environment information in which the storage location of the key data 1 is stored, 13 the search condition or the entity data management number when the key data 1 or the entity data 2 is taken out from the storage location, the access destination selection. The database access means 14 passed from the means 6 is a database based on the information from the database access means. Database management means for retrieving the storage information 7; 16 an external storage medium access device to which information is passed from the access destination selection means 6 when the storage location is a removable external storage medium 8 or 9; This is a data processing means having a compression / decompression means 81 for decompressing the substance data 2 when the data 1 contains information that the substance data 2 is compressed. The database device 32 and the auxiliary storage medium 33 may be on a computer operated by an operator or on another computer 10 connected to external communication means such as a network via the external communication connection device 19.

【０００３】図１２は従来の電子情報ファイリング装置
の構成におけるデータ管理手段の構成の詳細を示すブロ
ック図である。図１２において、４０は操作員がデータ
入力手段３を用いて検索条件と検索要求をデータ管理手
段５に入力するとそのデータが渡される検索手段、４１
はアクセス先選択手段６を経由してキーデータ１を検索
するキーデータアクセス手段、４２はアクセス先選択手
段６を経由して実体データ２にアクセスし実体データを
取り出す実体データアクセス手段、４３は操作員がデー
タ入力手段３からデータ更新要求と更新するデータのキ
ーデータ１と実体データ２を入力するとそのデータが検
索手段４０に渡される前に経由する更新手段、４７は他
のコンピュータから更新するデータのキーデータ１と実
体データ２が入力される通信情報利用手段である。FIG. 12 is a block diagram showing details of the configuration of data management means in the configuration of a conventional electronic information filing apparatus. In FIG. 12, reference numeral 40 denotes search means to which data is passed when an operator inputs search conditions and a search request to the data management means 5 using the data input means 3;
Is key data access means for retrieving key data 1 via access destination selection means 6, 42 is entity data access means for accessing entity data 2 and extracting entity data via access destination selection means 6, 43 is operation When a member inputs a data update request and key data 1 and entity data 2 of data to be updated from the data input means 3, the update means passes through before the data is passed to the search means 40, and 47 denotes data to be updated from another computer This is communication information utilization means to which key data 1 and entity data 2 are input.

【０００４】次に、動作について説明する。コンピュー
タ３０を操作する操作員が、ある電子情報を利用したい
場合、データ入力手段３を用いて利用したい電子情報の
名称等の付属情報を検索条件とし、検索要求とともにデ
ータ管理手段５に入力する。データ管理手段５では、ア
クセス先選択手段６を通してキーデータ１にアクセスし
て、複数のキーデータ１の中から検索条件に合致したキ
ーデータ１を１つまたは、複数取り出す。このとき、キ
ーデータ１の保管場所は利用環境情報１１に保管されて
いるので、この情報をデータ管理手段５が読み出してキ
ーデータ１の保管場所を特定する。取り出したキーデー
タ１には実体データの保管場所が情報として存在するの
で、これをもとにアクセス先選択手段６を介して実体デ
ータ２を取り出す。取り出した実体データ２はデータ出
力手段４を介して出力する。実体データ２を取り出すと
きに、キーデータ１に実体データ２が圧縮されていると
いう情報があった場合は、データ加工手段２１の中の圧
縮伸張手段８１を用いて実体データ２を伸張する。Next, the operation will be described. When the operator who operates the computer 30 wants to use certain electronic information, the data input unit 3 uses the data input unit 3 to input auxiliary information such as the name of the electronic information to be used as a search condition, and inputs it to the data management unit 5 together with the search request. The data management unit 5 accesses the key data 1 through the access destination selection unit 6 and extracts one or a plurality of key data 1 that match the search condition from the plurality of key data 1. At this time, since the storage location of the key data 1 is stored in the usage environment information 11, the data management means 5 reads this information and specifies the storage location of the key data 1. Since the retrieved key data 1 includes information on the storage location of the entity data, the entity data 2 is extracted via the access destination selecting means 6 based on the information. The extracted entity data 2 is output via the data output means 4. If the key data 1 contains information that the entity data 2 is compressed when the entity data 2 is extracted, the entity data 2 is expanded using the compression / expansion means 81 in the data processing means 21.

【０００５】次に、データ管理手段５の動作について説
明する。操作員がデータ入力手段３を用いて利用したい
電子情報の名称等の付属情報を検索条件とし、検索要求
とともにデータ管理手段５に入力すると、検索条件と検
索要求は検索手段４０に渡される。検索手段４０では利
用環境情報１１に記録してあるキーデータ１の保管場所
をもとに、キーデータアクセス手段４１、アクセス先選
択手段６を経由してキーデータ１を検索する。検索結果
はアクセス先選択手段６、キーデータアクセス手段４１
を経由して検索手段４０に渡される。検索手段４０で
は、キーデータ１に保管されている実体データ２の保管
場所を元に、実体データアクセス手段４２、アクセス先
選択手段６、を経由して実体データ２にアクセスし、実
体データ２を取り出す。取り出した実体データ２はデー
タ出力手段４に出力される。Next, the operation of the data management means 5 will be described. When the operator uses the data input unit 3 to input additional information such as the name of the electronic information to be used as a search condition and inputs it to the data management unit 5 together with the search request, the search condition and the search request are passed to the search unit 40. The search means 40 searches the key data 1 via the key data access means 41 and the access destination selection means 6 based on the storage location of the key data 1 recorded in the usage environment information 11. The search result is obtained by the access destination selection means 6 and the key data access means 41.
Is passed to the search means 40 via The search unit 40 accesses the entity data 2 via the entity data access unit 42 and the access destination selection unit 6 based on the storage location of the entity data 2 stored in the key data 1, and retrieves the entity data 2. Take out. The extracted entity data 2 is output to the data output means 4.

【０００６】次に、データを更新するときの動作を図１
２を元に説明する。操作員がデータ入力手段３からデー
タ更新要求と更新するデータのキーデータ１と実体デー
タ２を入力すると、更新手段４３を経由して検索手段４
０にその要求が渡される。検索手段４０ではこれらをも
とにキーデータアクセス手段４１、アクセス先選択手段
６を経由して更新するキーデータ１を検索して更新し、
実体データアクセス手段４２、アクセス先選択手段６、
を経由して更新する実体データ２を更新する。このと
き、更新するデータのキーデータ１と実体データ２は操
作員が入力しなくても他のコンピュータ１０から通信情
報利用手段４７を用いて入手しても、補助記憶媒体及び
そのアクセス装置３３から入手してもよい。その指示は
操作員が行ない入手は更新手段４３が行なう。Next, the operation when updating data is shown in FIG.
2 will be described. When the operator inputs the data update request and the key data 1 and the entity data 2 of the data to be updated from the data input means 3, the search means 4 via the updating means 43.
0 is passed the request. The retrieval means 40 retrieves and updates the key data 1 to be updated via the key data access means 41 and the access destination selection means 6 based on these,
Entity data access means 42, access destination selection means 6,
The entity data 2 to be updated is updated via. At this time, the key data 1 and the substantive data 2 of the data to be updated are obtained from the auxiliary storage medium and the access device 33 thereof even if the key data 1 and the entity data 2 are obtained from another computer 10 using the communication information utilization means 47 without being input by the operator. May be obtained. The instruction is given by the operator, and the acquisition is performed by the updating means 43.

【０００７】アクセス先選択手段６からキーデータ１、
もしくは、実体データ２を保管場所から取り出す方法に
ついて説明する。保管場所がデータベース装置３２であ
る場合、データベースアクセス手段１３にキーデータ１
の検索条件または、データ実体データ２を特定するため
にあらかじめ実体データ２と関連づけて保管してある実
体データ管理番号を渡す。するとその情報がデータベー
ス管理手段１４に送られ、データベース管理手段１４で
はその情報を元にデータベース情報を検索し、検索結果
であるキーデータ１または、実体データ２をデータベー
スアクセス手段１３に渡す。データベースアクセス手段
１３ではそのデータをアクセス先選択手段６に渡す。保
管場所が取り外し可能な外部記憶媒体８または外部記憶
媒体９である場合、外部記憶媒体アクセス装置１６にキ
ーデータ１または実体データ２が保管されている媒体の
名称やディレクトリ情報等の保管場所を渡すと、外部記
憶媒体アクセス装置１６が取り外し可能な外部記憶媒体
８または外部記憶媒体９の記憶情報を検索してキーデー
タ１または実体データ２を取り出してアクセス先選択手
段６に返す。保管場所が他のコンピュータ１０上に接続
されているデータベース装置または、補助記憶媒体及び
そのアクセス装置の場合、予め外部通信利用手段１８、
外部通信接続手段１９を経由して他のコンピュータ１０
上に接続されているそれらの装置から同様の方法でキー
データ１、実体データ２を取り出す。[0007] The key data 1,
Alternatively, a method of extracting the entity data 2 from the storage location will be described. When the storage location is the database device 32, the key data 1 is stored in the database access unit 13.
Or the entity data management number stored in advance in association with the entity data 2 to specify the entity data 2. Then, the information is sent to the database management unit 14, which searches the database information based on the information, and passes the key data 1 or the entity data 2 as the search result to the database access unit 13. The database access unit 13 passes the data to the access destination selection unit 6. When the storage location is the removable external storage medium 8 or the external storage medium 9, the storage location such as the name of the medium in which the key data 1 or the entity data 2 is stored and the directory information are passed to the external storage medium access device 16. Then, the external storage medium access device 16 retrieves the storage information of the removable external storage medium 8 or the external storage medium 9 to extract the key data 1 or the entity data 2 and returns it to the access destination selecting means 6. If the storage location is a database device connected to another computer 10 or an auxiliary storage medium and its access device, the external communication using means 18
Another computer 10 via the external communication connection means 19
The key data 1 and the substantive data 2 are extracted from those devices connected above in the same manner.

【０００８】従来の電子情報ファイリング装置における
データ更新方式の特徴について説明する。図１３は従来
の電子情報ファイリング装置のデータ更新機能を示す。
ホストコンピュータ５０においてマスタデータ５１を管
理し、データに更新があった場合にデータの転送５５に
よって（電子情報ファイリング装置のある）コンピュー
タ３０に更新情報を配布する。このとき配布するのはそ
の時点で更新のあったデータであり、データの名称をＡ
としたときの転送内容５６に例が示してある。特開平０
３−２８２７４６号公報においてこれと類似した更新方
法が示されている。バックアップデータについて説明す
る。コンピュータ３０においてデータ出力手段４を用い
てキーデータ１、実体データ２のバックアップをバック
アップデータ５４として出力し、保存する。障害等が発
生して、コンピュータ３０に保存してあるキーデータ
１、実体データ２が損傷、または消失した場合、バック
アップデータ５４をデータ入力手段３より入力してデー
タを元に戻す。またはホストコンピュータ５０から全て
のデータをコンピュータ３０に転送して、データ入力手
段３より入力してデータを元に戻す。[0008] The characteristics of the data updating method in the conventional electronic information filing apparatus will be described. FIG. 13 shows a data update function of a conventional electronic information filing apparatus.
The master data 51 is managed in the host computer 50, and when the data is updated, the update information is distributed to the computer 30 (having the electronic information filing device) by the data transfer 55. At this time, the data distributed at that time is distributed, and the name of the data is A
An example is shown in the transfer contents 56 in the case of "1". JP 0
JP-A-3-282746 discloses a similar updating method. The backup data will be described. The backup of the key data 1 and the entity data 2 is output as backup data 54 using the data output means 4 in the computer 30 and stored. When a failure or the like occurs and the key data 1 and the entity data 2 stored in the computer 30 are damaged or lost, the backup data 54 is input from the data input means 3 to restore the data. Alternatively, all the data is transferred from the host computer 50 to the computer 30 and input from the data input means 3 to restore the data.

【０００９】従来の電子情報ファイリング装置における
データ管理方式の特徴について説明する。図１４は従来
の電子情報ファイリング装置のデータ管理機能を示す。
管理対象である実体データ２が、複数の外部記憶媒体に
アクセスする装置６０に組み込まれている外部記憶媒体
９に保管している場合において、操作員が電子情報ファ
イリング装置を操作して実体データ２（図１４の例では
Ａの外部記憶媒体９にある実体データ２）を利用した場
合、その実体データ２が他の補助記憶媒体６２にコピー
される。次の操作からは、複数の外部記憶媒体にアクセ
スする装置６０内部にある切り替え装置６１がＡ以外の
外部記憶媒体９と接続している場合でも、切り替え装置
６１の接続先をＡの外部記憶媒体９に切り替えなくても
他の補助記憶媒体６２からさきほど利用した実体データ
２が利用できる。特開平０５−２８２０２号公報におい
てこれと類似したデータ管理方式が示されている。The features of the data management system in the conventional electronic information filing device will be described. FIG. 14 shows a data management function of a conventional electronic information filing apparatus.
When the entity data 2 to be managed is stored in the external storage medium 9 incorporated in the device 60 for accessing a plurality of external storage media, the operator operates the electronic information filing apparatus to execute the entity data 2. When the (substance data 2 in the external storage medium 9A in the example of FIG. 14) is used, the substance data 2 is copied to another auxiliary storage medium 62. From the next operation, even when the switching device 61 inside the device 60 that accesses a plurality of external storage media is connected to the external storage medium 9 other than A, the connection destination of the switching device 61 is changed to the external storage medium of A. 9, the entity data 2 used previously can be used from the other auxiliary storage medium 62. Japanese Patent Application Laid-Open No. 05-28202 discloses a similar data management method.

【００１０】従来の電子情報ファイリング装置における
セキュリティ機能の特徴について説明する。図１５は従
来の電子情報ファイリング装置のセキュリティ機能を示
す。管理対象であるキーデータ１または、実体データ２
が、データベース装置３２に保管されている場合、操作
員がデータ入力手段を介してデータベース装置３２のコ
ネクトのパスワードを入力することにより、キーデータ
１または、実体データ２を利用できる。管理対象である
キーデータ１または、実体データ２が、他のコンピュー
タ１０に保管されている場合、操作員がデータ入力手段
を介して他のコンピュータ１０にログインすることによ
り、キーデータ１または、実体データ２を利用できる。The features of the security function in the conventional electronic information filing device will be described. FIG. 15 shows a security function of a conventional electronic information filing apparatus. Key data 1 or entity data 2 to be managed
Is stored in the database device 32, the operator can use the key data 1 or the entity data 2 by inputting the connect password of the database device 32 through the data input means. When the key data 1 or the entity data 2 to be managed is stored in another computer 10, the operator logs in to the other computer 10 via the data input unit, and the key data 1 or the entity data 2 is stored. Data 2 is available.

【００１１】従来の電子情報ファイリング装置における
外部通信接続装置の使用方法の特徴について説明する。
図１６は従来の電子情報ファイリング装置の外部通信接
続装置の使用方法を示す。管理対象であるキーデータ１
または実体データ２が、他のコンピュータ１０上に保管
してある場合、操作員が使用するコンピュータ３０と他
のコンピュータ１０の間で予めログイン等の接続関係を
樹立しておく。特開平０４−３１４１４６号公報におけ
るネットワーク上のデータの利用方法において、これと
類似した内容の記述がある。The characteristics of the method of using the external communication connection device in the conventional electronic information filing device will be described.
FIG. 16 shows a method of using an external communication connection device of a conventional electronic information filing device. Key data 1 to be managed
Alternatively, when the entity data 2 is stored on another computer 10, a connection relationship such as login is established between the computer 30 used by the operator and the other computer 10 in advance. Japanese Patent Application Laid-Open No. 04-314146 discloses a method of using data on a network, which has a description similar to that.

【００１２】従来の電子情報ファイリング装置における
媒体選択機能の特徴について説明する。図１７は従来の
電子情報ファイリング装置の媒体選択機能を示す。管理
対象である実体データ２が、データベース装置３２に保
存されている場合、その実体データ２のキーデータ１に
はデータベース装置３２の中のデータベース名称１４
１，１４２がしるされている。このデータベース装置３
２を利用するためには、アクセス先選択手段６から利用
できるように接続関係が樹立されている必要がある。The features of the medium selection function in the conventional electronic information filing device will be described. FIG. 17 shows a medium selection function of a conventional electronic information filing apparatus. When the entity data 2 to be managed is stored in the database device 32, the key data 1 of the entity data 2 includes the database name 14 in the database device 32.
1,142 have been marked. This database device 3
In order to use 2, a connection relationship needs to be established so as to be used from the access destination selection unit 6.

【００１３】[0013]

【発明が解決しようとする課題】従来の電子情報ファイ
リング装置は以上のような構成であり、また以上のよう
な機能を有しているので、データを更新するときに、マ
スタデータの保管してあるホストコンピュータと接続す
る必要があり、ネットワークを接続していないコンピュ
ータでは装置を構築できないという問題があった。ま
た、利用しているキーデータ、または実体データが消失
するような事故があった場合、ホストコンピュータから
全データを転送する必要があり、転送費用が高いこと
や、転送中にネットワークがこむという問題があり、更
新データは順次最新のデータのみ送るので、保管してあ
ったバックアップデータを元に戻しても最後にバックア
ップをとってから現在までに更新した情報のみを調べて
ホストコンピュータからそのデータだけを選択して転送
しなくてはならず、煩わしいという問題があった。ま
た、取り外し可能な記録媒体に更新情報を記録しても、
常に最新の更新情報のみ送るので、それをバックアップ
データにした場合、過去に送られた取り外し可能な記録
媒体を全て保管しなくてはならないという問題があっ
た。また、データの更新には、マスタデータを管理する
部門での更新情報の出力処理と出力された更新情報を更
新する電子情報ファイリング装置に入力して更新する更
新処理の２つの処理が必要であり、煩わしいという問題
があった。The conventional electronic information filing apparatus has the above-mentioned configuration and has the above-mentioned functions. Therefore, when updating data, it is necessary to store the master data. There is a problem that it is necessary to connect to a certain host computer, and an apparatus cannot be constructed on a computer not connected to a network. In addition, in the event that key data or entity data being used is lost, it is necessary to transfer all data from the host computer, resulting in high transfer costs and network congestion during transfer. Since only the latest data is sent in sequence, even if the backup data that was stored is restored, only the information that has been updated so far since the last backup was taken and only that data was sent from the host computer. Has to be selected and transferred, which is troublesome. Also, even if the update information is recorded on a removable recording medium,
Since only the latest update information is always sent, if it is used as backup data, there is a problem that all removable recording media sent in the past must be stored. Updating of data requires two processes: a process of outputting update information in a department that manages master data, and a process of updating the output update information by inputting it to an electronic information filing apparatus that updates the information. There was a problem that it was bothersome.

【００１４】また、データ管理方式では、一度使用した
データのみをデータを取り出すときに便利な媒体にコピ
ーするので、使用頻度の少ないデータでもデータを取り
出すときに便利な媒体にコピーされてしまい効率が悪い
という問題があった。また、光磁気ディスク等の外部記
憶媒体を複数利用する場合において、扱う外部記憶媒体
が増えるとそれらをアクセスする装置の内部においてア
クセスする外部記憶媒体の切り替えに時間がかかるとい
う問題があった。Further, in the data management method, only data used once is copied to a convenient medium when data is taken out. Therefore, even data that is used less frequently is copied to a convenient medium when data is taken out, resulting in low efficiency. There was a problem of bad. Further, when a plurality of external storage media such as a magneto-optical disk are used, there is a problem that if the number of external storage media to be handled increases, it takes time to switch the external storage media to be accessed inside a device that accesses them.

【００１５】また、データのセキュリティ機能について
は、データの保管してあるデータベースのパスワード、
コンピュータのログイン機能等を用いているため、デー
タごとに個別にセキュリティをかけたり、利用者ごとに
個別にセキュリティをかけることはできないという問題
があった。As for the data security function, the password of the database storing the data,
Since a computer log-in function and the like are used, there is a problem that it is not possible to individually secure data or to secure individual users.

【００１６】また、外部通信装置の利用方法について
は、他のコンピュータを利用する場合は、オンラインで
データのやりとりができるようにログイン等の接続関係
を結ぶ必要があるという問題があった。Further, as for the method of using the external communication device, when another computer is used, there is a problem that it is necessary to establish a connection relationship such as login so that data can be exchanged online.

【００１７】データベース装置にデータを保管する場
合、接続関係を結んだ１つのデータベース装置にデータ
を保管する必要があった。When storing data in a database device, it is necessary to store the data in one connected database device.

【００１８】この発明は上記のような問題を解決するた
めになされたもので、更新機能に取り外し可能な記憶媒
体によるデータの配布更新する更新機能と、更新データ
の更新時期の情報である版を管理、指定して更新する旧
版更新機能と、データの使用頻度に従って使用頻度の高
いデータをより高速に取り出せるようにする頻度別利用
データ移動機能と、データを複数の補助記憶媒体に保管
するときに、データを再配置してより少ない補助記憶装
置で電子情報ファイリング装置を利用できるようにする
補助記憶媒体利用数減少化機能と、データ管理、加工に
おいてデータを暗号化する暗号化データ管理機能と、デ
ータを認証できるようにする認証処理機能と、認証情報
を管理する認証情報管理機能と、認証情報を確認する認
証情報確認機能と、外部通信手段を利用時に動的に接続
処理を行なう外部通信利用自動接続機能と、複数の種別
のデータベースにアクセスできるようにする複数データ
ベース接続機能を追加することを目的としている。SUMMARY OF THE INVENTION The present invention has been made to solve the above-described problems. An update function for distributing and updating data through a removable storage medium is provided for the update function, and a version which is information on the update time of the update data is provided. An old version update function that manages and specifies and updates, a frequency-based usage data movement function that enables faster retrieval of frequently used data according to the data usage frequency, and when storing data on multiple auxiliary storage media A function of reducing the number of auxiliary storage media used to relocate data and use the electronic information filing device with less auxiliary storage, and an encrypted data management function of encrypting data in data management and processing; An authentication processing function that enables data authentication, an authentication information management function that manages authentication information, and an authentication information confirmation function that checks authentication information And external communication utilizing automatic connection function for dynamically the connection process when using the external communication means, aims at adding multiple database connections function to provide access to a database of a plurality of types.

【００１９】[0019]

【課題を解決するための手段】請求項１の電子情報ファ
イリング装置は、実体データと、キーデータを管理し、
キーデータをもとに利用したい実体データを検索して取
り出す電子情報ファイリング装置において、キーデータ
を管理情報として記憶する媒体管理手段と、取り外し可
能な補助記憶媒体からキーデータを読み出す手段と、読
み出したキーデータの内容をもとに媒体管理手段が記憶
しているキーデータを更新する更新手段と、を備え、取
り外し可能な補助記憶媒体を他の電子情報ファイリング
装置に接続してキーデータ検索条件を変更するのみで同
様の実体データの検索取り出しを行ない、キーデータに
含まれる実体データをいつ改訂したかの記録である版情
報を管理する版管理手段と、補助記憶媒体に記憶された
複数の版の実体データに対応する複数のキーデータの中
から操作員の指定した版に対応するキーデータを選択的
に読み出す検索手段とを備えたものである。 An electronic information filing apparatus according to claim 1 manages entity data and key data,
In an electronic information filing apparatus for searching and extracting entity data desired to be used based on key data, a medium management means for storing key data as management information, a means for reading key data from a removable auxiliary storage medium, Updating means for updating the key data stored in the medium management means based on the content of the key data, and connecting the removable auxiliary storage medium to another electronic information filing apparatus to set the key data search condition. The same entity data can be searched and retrieved just by changing the
An edition that is a record of when the contained entity data was revised
Version management means for managing information stored in an auxiliary storage medium.
In multiple key data corresponding to multiple versions of entity data
Select key data corresponding to the version specified by the operator from
And a search means for reading the data.

【００２０】[0020]

【００２１】[0021]

【作用】請求項１の電子情報ファイリング装置は、取り
外し可能な補助記憶媒体の情報を投入処理をせずに利用
でき、データ消失時のデータ復旧作業が容易になる。 According to the electronic information filing apparatus of the first aspect, the information of the removable auxiliary storage medium can be used without performing the input processing, and the data recovery work at the time of data loss is facilitated.

【００２２】[0022]

【００２３】請求項５の電子情報ファイリング装置は、
実体データと、キーデータを管理し、該キーデータをも
とに利用したい前記実体データを検索して取り出す電子
情報ファイリング装置において、複数の補助記憶媒体上
にある前記実体データを利用する場合に、該実体データ
を保管できる量の多い前記補助記憶媒体へ、他の補助記
憶媒体から前記実体データを移動する手段を備えたもの
である。According to a fifth aspect of the present invention, there is provided an electronic information filing apparatus.
In the electronic information filing apparatus which manages entity data and key data and retrieves and retrieves the entity data desired to be used based on the key data, when using the entity data on a plurality of auxiliary storage media, Means for moving the entity data from another auxiliary storage medium to the auxiliary storage medium having a large amount of storing the entity data.

【００２４】請求項６の電子情報ファイリング装置は、
実体データと、キーデータを管理し、該キーデータをも
とに利用したい前記実体データを検索して取り出す電子
情報ファイリング装置において、前記実体データを暗号
化してから保存するデータ暗号化手段と、データを利用
する要求があった場合に前記暗号化済みの実体データを
入力された複号化キーを用いて複号化する手段と、を備
えたものである。The electronic information filing apparatus according to claim 6 is
In an electronic information filing apparatus for managing entity data and key data, and searching and retrieving the entity data desired to be used based on the key data, data encryption means for encrypting and storing the entity data; And means for decrypting the encrypted entity data by using the input decryption key when a request to use is issued.

【００２５】請求項７の電子情報ファイリング装置は、
実体データと、キーデータを管理し、該キーデータをも
とに利用したい前記実体データを検索して取り出す電子
情報ファイリング装置において、電子情報を前記実体デ
ータとして登録または更新する場合にディジタル署名を
行う認証処理手段と、該認証情報を前記キーデータにい
れて管理する認証情報管理手段と、前記実体データを取
り出した場合に該実体データが改ざんされているか確認
する認証確認手段と、を備えたものである。The electronic information filing apparatus according to claim 7 is
In an electronic information filing apparatus which manages entity data and key data and retrieves and retrieves the entity data desired to be used based on the key data, a digital signature is performed when electronic information is registered or updated as the entity data. Authentication processing means, authentication information management means for managing the authentication information in the key data, and authentication confirmation means for confirming whether the substance data has been tampered with when the substance data is taken out. It is.

【００２６】請求項８の電子情報ファイリング装置は、
実体データと、キーデータを管理し、該キーデータをも
とに利用したい前記実体データを検索して取り出す電子
情報ファイリング装置において、操作員が操作するコン
ピュータ以外の他のコンピュータに対して外部通信手段
を用いて接続している場合に、前記他のコンピュータ、
または該他のコンピュータに接続している補助記憶媒体
に前記実体データを保管する外部通信手段利用データ管
理手段と、前記操作員が操作するコンピュータが利用す
る前記実体データを保管している前記他のコンピュータ
等の接続関係を樹立していない場合でも、前記外部通信
手段を介して自動的に接続する外部通信利用自動接続手
段と、を備えたものである。An electronic information filing apparatus according to claim 8 is
In an electronic information filing apparatus which manages entity data and key data, and retrieves and retrieves the entity data desired to be used based on the key data, an external communication means for a computer other than a computer operated by an operator When connected using, the other computer,
Or an external communication means utilization data management means for storing the entity data in an auxiliary storage medium connected to the other computer; and the other entity storing the entity data used by a computer operated by the operator. External communication use automatic connection means for automatically connecting via the external communication means even when a connection relationship with a computer or the like is not established.

【００２７】請求項９の電子情報ファイリング装置は、
実体データと、キーデータを管理し、該キーデータをも
とに利用したい前記実体データを検索して取り出す電子
情報ファイリング装置において、前記実体データ、キー
データの保管場所がデータベースである場合、前記キー
データの保管場所を特定するための情報、または前記実
体データの保管場所を特定するためのキーデータに含ま
れる情報に保管するデータベース識別子管理手段と、該
識別子に従って実際にデータベースを選択的に接続する
複数データベース接続手段と、を備えたものである。The electronic information filing apparatus according to claim 9 is
In an electronic information filing apparatus which manages entity data and key data and retrieves and retrieves the entity data desired to be used based on the key data, when the storage location of the entity data and key data is a database, Database identifier management means for storing information for specifying a data storage location or information included in key data for specifying the entity data storage location, and selectively connecting a database in accordance with the identifier; And a plurality of database connection means.

【００２８】[0028]

【作用】請求項１の電子情報ファイリング装置は、取り
外し可能な補助記憶媒体の情報を投入処理をせずに利用
できる。According to the electronic information filing apparatus of the first aspect, information of a removable auxiliary storage medium can be used without performing input processing.

【００２９】請求項２の電子情報ファイリング装置は、
データ消失時のデータ復旧作業が容易になる。The electronic information filing apparatus according to claim 2 is
Data recovery work in case of data loss becomes easy.

【００３０】請求項３の電子情報ファイリング装置は、
データを取り出す速度が向上する。According to a third aspect of the invention, there is provided an electronic information filing apparatus.
The speed at which data is retrieved is improved.

【００３１】請求項４の電子情報ファイリング装置は、
さらにデータを取り出す速度が向上する。The electronic information filing apparatus according to claim 4 is
Further, the speed of extracting data is improved.

【００３２】請求項５の電子情報ファイリング装置は、
補助記憶媒体の数が減少する。The electronic information filing apparatus according to claim 5 is
The number of auxiliary storage media is reduced.

【００３３】請求項６の電子情報ファイリング装置は、
電子情報を暗号化して保管する。[0033] The electronic information filing apparatus of claim 6 is
Store and encrypt electronic information.

【００３４】請求項７の電子情報ファイリング装置は、
電子情報にディジタル署名をする。The electronic information filing apparatus according to claim 7 is
Digitally sign electronic information.

【００３５】請求項８の電子情報ファイリング装置は、
複数のコンピュータを利用した電子情報ファイリング装
置を利用するときに、コンピュータへのログイン等の接
続処理を操作員が意識しなくてよい。An electronic information filing apparatus according to claim 8 is
When using an electronic information filing apparatus using a plurality of computers, the operator need not be conscious of connection processing such as logging in to a computer.

【００３６】請求項９の電子情報ファイリング装置は、
複数データベース接続機能によって利用範囲を広げるこ
とができる。The electronic information filing apparatus according to claim 9 is
The use range can be expanded by the multiple database connection function.

【００３７】[0037]

【実施例】【Example】

実施例１．図１においてこの発明の実施例１に係る電子
情報ファイリング装置の構成図を示す。図２において図
１の電子情報ファイリング装置の構成図中のデータ管理
手段の構成図を示す。図３においてデータ加工手段の構
成図を示す。図４において、電子情報ファイリング装置
のデータ更新機能を示す。他のコンピュータ１０で取り
外し可能な記録媒体８にデータの更新情報が記憶され
て、その取り外し可能な記録媒体８が物理的に操作員が
操作する（電子情報ファイリング装置のある）コンピュ
ータ３０に設置される。次に操作員が電子情報ファイリ
ング装置を操作して更新情報を電子情報ファイリング装
置上にあるデータに更新させる。更新情報が記憶されて
いる取り外し可能な記録媒体８の記憶内容が最新、例え
ば今日現在の更新情報だけではなく、１ヶ月前の更新情
報、２ヶ月前の更新情報も記憶されているとする。Embodiment 1 FIG. FIG. 1 shows a configuration diagram of an electronic information filing apparatus according to Embodiment 1 of the present invention. FIG. 2 shows a configuration diagram of the data management means in the configuration diagram of the electronic information filing apparatus of FIG. FIG. 3 shows a configuration diagram of the data processing means. FIG. 4 shows a data update function of the electronic information filing apparatus. Data update information is stored in a removable recording medium 8 by another computer 10, and the removable recording medium 8 is installed in a computer 30 (having an electronic information filing device) which is physically operated by an operator. You. Next, the operator operates the electronic information filing device to update the update information to data on the electronic information filing device. It is assumed that the storage content of the removable recording medium 8 in which the update information is stored is the latest, for example, not only the update information as of today but also the update information one month ago and the update information two months ago is stored.

【００３８】図１、図２を用い取り外し可能な記録媒体
８からのデータ更新方法について説明する。操作員がデ
ータ入力手段３からデータ更新手段４３にデータの更新
と更新情報が取り外し可能な記録媒体８にあることを更
新手段４３に渡す。このとき、同時に取り外し可能な記
録媒体８を識別する名称等のデータを渡す。更新手段４
３は、検索手段４０をとおして媒体管理手段４５に、取
り外し可能な記録媒体８を識別する名称等のデータを渡
す。次に媒体管理手段４５はアクセス先選択手段６を介
して媒体選択手段１５に記録媒体８を識別する名称等の
データを送る。媒体選択手段１５では、外部記憶媒体ア
クセス装置１６を介して取り外し可能な記録媒体８を識
別する名称等のデータを有した取り外し可能な記録媒体
８が接続関係にあるかを調べる。もし、接続関係にない
場合はその旨を媒体管理手段４５に返し、媒体管理手段
４５はデータ出力手段４にその内容を出力する。もし接
続関係にある場合はその旨を媒体管理手段４５に返す。
媒体管理手段４５は更新手段４３にその内容を渡す。更
新手段４３は版管理手段４４に更新情報の版についての
問い合わせ要求を送る。版管理手段４４は、アクセス先
選択手段６を経由して更新情報が保管されている補助記
憶媒体の更新情報にアクセスし、いつの時点の更新情報
かを取り出す。版管理手段４４はデータ出力手段４にそ
の情報を出力する。操作員はその出力を確認して、更新
したい更新情報の版の情報をデータ入力手段３から更新
手段４３へ入力する。更新手段４３では版管理手段４４
に版の情報を送る。版管理手段では、その版の情報に一
致した版の更新情報のみを取り出して更新手段４３に渡
す。更新手段では、検索手段４０、アクセス先選択手段
を介してその更新情報で更新する必要があるキーデータ
１を検索する。検索してきたキーデータ１と、その内容
で示される保管場所にある実体データ２に対して更新情
報をもとに更新する。A method of updating data from the removable recording medium 8 will be described with reference to FIGS. The operator passes the update of the data and the fact that the update information is present on the removable recording medium 8 to the updating means 43 from the data input means 3 to the data updating means 43. At this time, data such as a name for identifying the removable recording medium 8 is transferred at the same time. Update means 4
3 passes data such as a name for identifying the removable recording medium 8 to the medium management means 45 through the search means 40. Next, the medium management unit 45 sends data such as a name for identifying the recording medium 8 to the medium selection unit 15 via the access destination selection unit 6. The medium selection unit 15 checks whether the removable recording medium 8 having data such as a name for identifying the removable recording medium 8 via the external storage medium access device 16 is connected. If there is no connection relationship, the effect is returned to the medium management means 45, and the medium management means 45 outputs the contents to the data output means 4. If there is a connection relationship, the effect is returned to the medium management means 45.
The medium management means 45 passes the contents to the updating means 43. The updating means 43 sends an inquiry request for the version of the update information to the version managing means 44. The version management means 44 accesses the update information of the auxiliary storage medium in which the update information is stored via the access destination selection means 6, and extracts the update information at what point in time. The version management means 44 outputs the information to the data output means 4. The operator checks the output and inputs the version information of the update information to be updated from the data input unit 3 to the update unit 43. In the updating means 43, the version managing means 44
Send version information to In the version management means, only the update information of the version that matches the information of the version is extracted and passed to the updating means 43. The updating unit searches for key data 1 that needs to be updated with the update information via the searching unit 40 and the access destination selecting unit. The searched key data 1 and the entity data 2 in the storage location indicated by the contents are updated based on the update information.

【００３９】この実施例によれば、取り外し可能な補助
記憶媒体に、媒体を識別する名称等のデータを記憶させ
ておくことと、媒体管理手段によってこれを識別するこ
とにより、補助記憶媒体が利用できる。補助記憶媒体に
更新情報を１ヶ月前、２ヶ月前というように複数の版の
分を保管しておき、更新時に版管理手段が操作員の指定
する版に選択的に更新できる。これにより、データを過
去の任意の版に戻すことができる。According to this embodiment, the data such as the name for identifying the medium is stored in the removable auxiliary storage medium, and this is identified by the medium management means, so that the auxiliary storage medium can be used. it can. The update information is stored in the auxiliary storage medium for a plurality of versions, such as one month before and two months ago, and the version management means can selectively update to the version specified by the operator at the time of update. This allows the data to be returned to any previous version.

【００４０】実施例２．図１０において、電子情報ファ
イリング装置のデータ更新機能を示す。操作員が操作す
る（電子情報ファイリング装置のある）コンピュータ３
０にデータを更新するときに、更新情報が記憶されてい
る取り外し可能な記録媒体８の記憶内容が最新、例えば
今日現在の更新情報だけでなく、１ヶ月前の更新情報、
２ヶ月前の更新情報も記憶されていたとする。図４にお
いて、電子情報ファイリング装置のデータ更新機能を示
す。他のコンピュータ１０で取り外し可能な記録媒体８
にデータの更新情報が記憶されて、その取り外し可能な
記録媒体８が物理的に操作員が操作する（電子情報ファ
イリング装置のある）コンピュータ３０に設置される。
次に操作員が電子情報ファイリング装置を操作して更新
情報を電子情報ファイリング装置上にあるデータに更新
させる。Embodiment 2 FIG. FIG. 10 shows a data update function of the electronic information filing apparatus. Computer 3 (with electronic information filing device) operated by operator
When the data is updated to 0, the storage content of the removable recording medium 8 in which the update information is stored is the latest, for example, not only the update information as of today but also the update information one month ago,
It is assumed that update information two months ago is also stored. FIG. 4 shows a data update function of the electronic information filing apparatus. Recording medium 8 removable by another computer 10
The update information of the data is stored in the computer, and the removable recording medium 8 is installed in the computer 30 (having the electronic information filing device) which is physically operated by the operator.
Next, the operator operates the electronic information filing device to update the update information to data on the electronic information filing device.

【００４１】図１、図２を用い取り外し可能な記録媒体
８からのデータ取り出し方法について説明する。操作員
がデータ入力手段３から検索手段４０にデータを利用し
たいという内容と、キーデータの検索条件を伝える。検
索手段４０は媒体管理手段４５に現在利用できる媒体の
確認依頼を送る。媒体管理手段４５は現在接続している
取り外し可能な記録媒体８の媒体の名称をアクセス先選
択手段６を通して確認する。もし媒体が接続されている
場合はその媒体の名称を検索手段４０に返す。検索手段
４０では、もし取り外し可能な記録媒体８が接続されて
いる場合は、キーデータアクセス手段４１、アクセス先
選択手段６を通してその媒体にあるキーデータ１を検索
する。もしキーデータ１が見つかれば、そのキーデータ
１に含まれる名称の実体データ２を同じ取り外し可能な
記録媒体８から実体データアクセス手段４２、アクセス
先選択手段６を経由して取り出す。もしキーデータ１が
見つからない場合は、利用環境１１に記憶されているキ
ーデータの保管場所へ、キーデータアクセス手段４１、
アクセス先選択手段６を通してアクセスし、キーデータ
を検索する。もしキーデータ１が見つかれば、そのキー
データ１に含まれる保管場所から実体データ２を実体デ
ータアクセス手段４２、アクセス先選択手段６を経由し
て取り出す。検索手段４０は取り出した実体データ２を
データ出力手段４から出力する。A method of extracting data from the removable recording medium 8 will be described with reference to FIGS. The operator informs the search means 40 from the data input means 3 that the operator wants to use the data and the key data search conditions. The search means 40 sends a request for confirming the currently available medium to the medium management means 45. The medium management unit 45 confirms the name of the medium of the currently connected removable recording medium 8 through the access destination selection unit 6. If a medium is connected, the name of the medium is returned to the search means 40. If the removable recording medium 8 is connected, the search means 40 searches the key data 1 in the medium through the key data access means 41 and the access destination selection means 6. If the key data 1 is found, the entity data 2 having the name included in the key data 1 is extracted from the same removable recording medium 8 via the entity data access means 42 and the access destination selection means 6. If the key data 1 is not found, the key data access means 41 is sent to the storage location of the key data stored in the use environment 11.
Access is made through the access destination selection means 6 to search for key data. If the key data 1 is found, the entity data 2 is extracted from the storage location included in the key data 1 via the entity data access means 42 and the access destination selection means 6. The search means 40 outputs the retrieved entity data 2 from the data output means 4.

【００４２】[0042]

【発明の効果】請求項１の電子情報ファイリング装置
は、実体データと、キーデータを管理し、キーデータを
もとに利用したい実体データを検索して取り出す電子情
報ファイリング装置において、キーデータを管理情報と
して記憶する媒体管理手段と、取り外し可能な補助記憶
媒体からキーデータを読み出す手段と、読み出したキー
データの内容をもとに媒体管理手段が記憶しているキー
データを更新する更新手段と、を備え、取り外し可能な
補助記憶媒体を他の電子情報ファイリング装置に接続し
てキーデータ検索条件を変更するのみで同様の実体デー
タの検索取り出しを行ない、キーデータに含まれる実体
データをいつ改訂したかの記録である版情報を管理する
版管理手段と、補助記憶媒体に記憶された複数の版の実
体データに対応する複数のキーデータの中から操作員の
指定した版に対応するキーデータを選択的に読み出す検
索手段とを備えた構成にしたので、データ投入処理を行
わずにネットワークに接続していないコンピュータから
でも他のコンピュータ上の電子情報ファイリング装置の
データを利用できるようになり、また電子情報ファイリ
ング装置のデータが消失したときのデータ復旧の作業時
間が軽減される。 According to the first aspect of the present invention, there is provided an electronic information filing apparatus which manages entity data and key data, and retrieves and retrieves entity data to be used based on the key data. Medium management means for storing as information, means for reading key data from a removable auxiliary storage medium, updating means for updating the key data stored in the medium management means based on the content of the read key data, The same substantive data is retrieved and retrieved only by changing the key data retrieval condition by connecting the removable auxiliary storage medium to another electronic information filing device, and the substantive entity included in the key data is provided.
Manage version information, which is a record of when data was revised
Version control means and the execution of a plurality of versions stored in the auxiliary storage medium.
From multiple key data corresponding to body data,
The key data corresponding to the specified version is selectively read.
Since a configuration that includes a search means, without the data input process from any computer that is not connected to the network will be able to utilize the data of the electronic information filing apparatus on other computers, also electronic information Filing
For data recovery when the data in the storage device is lost
The time is reduced.

【００４３】[0043]

【００４４】図１、図２、図３、図５において、データ
管理の機能について説明する。図５の取り外し可能な外
部記憶媒体８、外部記憶媒体９にアクセス頻度の高いデ
ータがあったとする。図２の実体データアクセス手段４
２またはキーデータアクセス手段４１からそれらのデー
タにアクセスをした場合、頻度管理手段４８にアクセス
したことを伝える。頻度管理手段４８はアクセス頻度情
報２６から今までのそのデータへのアクセス頻度を取得
し、それが予め利用環境情報１１に設定してある高利用
基準頻度より高い場合、そのデータをアクセス速度の速
い外部記憶媒体７０に移動する。逆にそれが予め利用環
境情報１１に設定してある低利用基準頻度より低い場
合、そのデータを空き領域の多い外部記憶媒体７０、ま
たは、アクセス頻度情報から判断したアクセス頻度の低
い外部記憶媒体７０に移動する。このとき、データ加工
手段２１の圧縮伸張手段９５においてデータを圧縮す
る。The data management function will be described with reference to FIGS. 1, 2, 3 and 5. It is assumed that the removable storage medium 8 and the storage medium 9 shown in FIG. 5 have frequently accessed data. Entity data access means 4 of FIG.
2 or the key data access means 41, the frequency management means 48 is notified of the access. The frequency management means 48 acquires the access frequency of the data up to now from the access frequency information 26, and if the frequency is higher than the high usage reference frequency set in advance in the usage environment information 11, the data is stored at a high access speed. Move to the external storage medium 70. Conversely, if the frequency is lower than the low usage reference frequency preset in the usage environment information 11, the data is stored in the external storage medium 70 with a large free space or the external storage medium 70 with a low access frequency determined from the access frequency information. Go to At this time, the data is compressed by the compression / expansion means 95 of the data processing means 21.

【００４５】この実施例によれば、利用頻度の高い情報
を高速に取り出せるようになり、データの検索、取り出
し時間が短くなる。また使用頻度の低いデータだけを圧
縮したり大容量の記憶媒体に保管することにより利用頻
度の高いデータの取り出し時間を遅くせずに保管できる
データ量を多くできる。According to this embodiment, frequently used information can be extracted at high speed, and the time for searching and extracting data is shortened. In addition, by compressing only infrequently used data or storing it in a large-capacity storage medium, it is possible to increase the amount of data that can be stored without delaying the retrieval time of frequently used data.

【００４６】実施例４．図１、図２、図６を用いて、デ
ータ管理の機能について説明する。図６において、外部
記憶媒体８を３個（名称Ａ、名称Ｂ、名称Ｃ）内包した
複数の外部記憶媒体にアクセスする装置６０がある。そ
れぞれの外部記憶媒体にはデータが記憶されているとす
る。データ管理手段から外部記憶媒体８にデータをアク
セスしたとする。このとき、図２の媒体確認手段４５が
Ａ，Ｂ，Ｃの各外部記憶媒体８に記憶スペースの空き領
域と、使用中の記憶スペースの領域を確認する。媒体確
認手段では、もしこれらの空き領域、使用中の領域を合
わせて計算し、例えばＡの外部記憶媒体８に記憶してあ
るデータをＢまたはＣの外部記憶媒体８に移動すれば、
Ａの外部記憶媒体８に記憶してあるデータが全て削除で
きる場合は、アクセス先選択手段を用いて移動を行な
う。Embodiment 4 FIG. The data management function will be described with reference to FIG. 1, FIG. 2, and FIG. In FIG. 6, there is a device 60 for accessing a plurality of external storage media including three external storage media 8 (name A, name B, name C). It is assumed that data is stored in each external storage medium. It is assumed that data is accessed from the data management means to the external storage medium 8. At this time, the medium checking means 45 of FIG. 2 checks the free space of the storage space and the area of the storage space being used in each of the external storage media 8 of A, B and C. In the medium checking means, if these free areas and the used areas are calculated together, for example, if the data stored in the external storage medium 8 of A is moved to the external storage medium 8 of B or C,
If all the data stored in the external storage medium 8 of A can be deleted, the transfer is performed using the access destination selection means.

【００４７】この実施例によれば、同じ量のデータを保
管する場合でも、利用する外部記憶媒体の数を減らすこ
ともできるので安価にシステムを利用できる。According to this embodiment, even when storing the same amount of data, the number of external storage media to be used can be reduced, so that the system can be used at low cost.

【００４８】実施例５．図１、図２、図３、図７を用い
て、セキュリティ機能について説明する。図７において
実体データ２は暗号化されたデータ１０２であるとす
る。操作員がデータを取り出す要求を電子情報ファイリ
ング装置に対して行うとき、データ入力手段３から検索
手段４０へデータの検索条件、検索要求、複号化鍵を入
力する。この複号化鍵はデータ加工手段２１の中の複号
化手段９１に渡される。検索手段４０からキーデータア
クセス手段４１、アクセス先選択手段６を通してキーデ
ータにアクセスし、検索条件にあったキーデータ１を検
索する。検索手段４０では、検索結果であるキーデータ
１に記憶されている実体データ２の保管位置から、アク
セス先選択手段６、実体データ加工手段２１、実体デー
タアクセス手段４２、を通して実体データ２を取り出
す。前述のように実体データ２は実施例５においては暗
号化されたデータ１０２であるので、データ加工手段２
１の中の複号化手段９２を通るときに、予め到着してい
た複号化鍵を用いて複号化をして元の実体データ２に変
換する。検索手段から実体データ２はデータ出力手段に
出力される。そして、操作員がデータを投入する要求を
電子情報ファイリング装置に対して行うとき、データ入
力手段３から検索手段４０へ投入するデータ、キーデー
タ、投入するデータを保管する予定の場所の情報、暗号
化鍵を入力する。キーデータは投入するデータを保管す
る予定の場所の情報とともにキーデータアクセス手段４
１から、アクセス先選択手段６を通してキーデータ１の
保管場所に保管する。この保管場所は利用環境情報１１
に記述されている。投入するデータは投入するデータを
保管する予定の場所へ、実体データアクセス手段４２、
実体データ加工手段２１、アクセス先選択手段６を通し
て保管する。データ加工手段２１の中の暗号化手段９１
を通るときに、暗号化鍵を用いてデータを暗号化する。Embodiment 5 FIG. The security function will be described with reference to FIG. 1, FIG. 2, FIG. 3, and FIG. In FIG. 7, it is assumed that the entity data 2 is the encrypted data 102. When the operator issues a request to retrieve data to the electronic information filing apparatus, the data input unit 3 inputs a data search condition, a search request, and a decryption key to the search unit 40. This decryption key is passed to the decryption means 91 in the data processing means 21. The key data is accessed from the search unit 40 through the key data access unit 41 and the access destination selection unit 6, and the key data 1 that matches the search condition is searched. The search means 40 extracts the entity data 2 from the storage location of the entity data 2 stored in the key data 1 as the search result through the access destination selecting means 6, the entity data processing means 21, and the entity data access means 42. As described above, since the entity data 2 is the encrypted data 102 in the fifth embodiment, the data processing unit 2
When the data passes through the decryption means 92 in 1, it is decrypted using the decryption key that has arrived in advance and is converted into the original entity data 2. The entity data 2 is output from the search means to the data output means. When the operator makes a request to input data to the electronic information filing apparatus, data to be input from the data input means 3 to the search means 40, key data, information on a place where the input data is to be stored, encryption, Enter the activation key. The key data is key data access means 4 together with information on a place where the input data is to be stored.
1 is stored in the storage location of the key data 1 through the access destination selection means 6. This storage location is usage environment information 11
It is described in. The data to be input is stored in a place where the data to be input is to be stored.
It is stored through the entity data processing means 21 and the access destination selection means 6. Encryption means 91 in data processing means 21
, The data is encrypted using the encryption key.

【００４９】この実施例によれば、データを暗号化する
ことに、複号化鍵を知らない操作員がデータを検索して
も正しく表示されないので、データの秘密性を守ること
ができる。According to this embodiment, when encrypting data, even if an operator who does not know the decryption key retrieves the data, the data is not displayed correctly, so that the secrecy of the data can be protected.

【００５０】実施例６．図１、図２、図３、図７を用い
て、セキュリティ機能について説明する。図７において
キーデータ１には実体データ２の認証情報１０３が保管
されているとする。操作員がデータを取り出す要求を電
子情報ファイリング装置に対して行うとき、データ入力
手段３から検索手段４０へデータの検索条件、検索要
求、公開鍵特定情報を入力する。この公開鍵特定情報は
データ加工手段２１の中の認証確認手段９４に渡され
る。検索手段４０からキーデータアクセス手段４１、ア
クセス先選択手段６を通してキーデータにアクセスし、
検索条件にあったキーデータ１を検索する。検索手段４
０では、検索結果であるキーデータ１に記憶されている
実体データ２の保管位置から、アクセス先選択手段６、
実体データ加工手段２１、実体データアクセス手段４
２、を通して実体データ２を取り出す。データ加工手段
２１の中の認証確認手段９４を通るときに、予め到着し
ていた公開鍵特定情報を用いて公開鍵情報から認証確認
を行なう公開鍵を特定して取り出し認証の確認をして確
認結果をデータ出力手段４から出力する。検索手段から
実体データ２はデータ出力手段に出力される。そして、
操作員がデータを投入する要求を電子情報ファイリング
装置に対して行うとき、データ入力手段３から検索手段
４０へ投入するデータ、キーデータ、投入するデータを
保管する予定の場所の情報、認証情報作成鍵を入力す
る。キーデータは投入するデータを保管する予定の場所
の情報とともにキーデータアクセス手段４１から、アク
セス先選択手段６を通してキーデータ１の保管場所に保
管する。この保管場所は利用環境情報１１に記述されて
いる。投入するデータは投入するデータを保管する予定
の場所へ、実体データアクセス手段４２、実体データ加
工手段２１、アクセス先選択手段６を通して保管する。
データ加工手段２１の中の認証情報作成手段９３を通る
ときに、データに対して認証情報作成鍵でディジタル署
名を行い認証情報が作成される。作成された認証情報
は、データ管理手段５の中の検索手段４０に戻される。
検索手段４０では、この認証情報を先ほど保管したキー
データに同じ経路でアクセスして追加する。Embodiment 6 FIG. The security function will be described with reference to FIG. 1, FIG. 2, FIG. 3, and FIG. In FIG. 7, it is assumed that the authentication information 103 of the entity data 2 is stored in the key data 1. When the operator issues a request to retrieve data to the electronic information filing apparatus, the data input unit 3 inputs data search conditions, a search request, and public key identification information to the search unit 40. This public key specifying information is passed to the authentication confirmation means 94 in the data processing means 21. The key data is accessed from the search means 40 through the key data access means 41 and the access destination selection means 6,
The key data 1 that matches the search condition is searched. Search means 4
0, the access destination selecting means 6, from the storage position of the entity data 2 stored in the key data 1 as the search result,
Entity data processing means 21, Entity data access means 4
2, the entity data 2 is extracted. When passing through the authentication confirming means 94 in the data processing means 21, the public key for performing the authentication confirmation is specified and extracted from the public key information using the public key specifying information which has arrived in advance, and the authentication is confirmed and confirmed. The result is output from the data output means 4. The entity data 2 is output from the search means to the data output means. And
When the operator makes a request to input data to the electronic information filing apparatus, data to be input from the data input means 3 to the search means 40, key data, information of a place where the input data is to be stored, and creation of authentication information Enter the key. The key data is stored in the storage location of the key data 1 from the key data access means 41 through the access destination selection means 6 together with information on the place where the input data is to be stored. This storage location is described in the usage environment information 11. The input data is stored in a place where the input data is to be stored, through the entity data access unit 42, the entity data processing unit 21, and the access destination selection unit 6.
When the data passes through the authentication information creation means 93 in the data processing means 21, the data is digitally signed with an authentication information creation key to create authentication information. The created authentication information is returned to the search means 40 in the data management means 5.
The search means 40 accesses and adds the authentication information to the key data stored earlier by the same route.

【００５１】この実施例によれば、認証情報データを利
用することにより、検索対象のデータが不正に改ざんさ
れているかどうかを確認でき、管理データの管理が安全
に行える。According to this embodiment, by using the authentication information data, it is possible to confirm whether or not the data to be searched has been tampered with, and the management of the management data can be performed safely.

【００５２】実施例７．図１、図２、図３、図８を用い
て、外部通信利用機能について説明する。図８におい
て、操作員が利用するコンピュータ３０から他のコンピ
ュータ１０を利用する場合、以下のようにアクセスす
る。図２の検索手段４０から外部のコンピュータにアク
セスする場合、通信情報利用手段４７に利用したい他の
コンピュータ１０のマシン名等のような特定情報を送
る。通信情報利用手段４７から、アクセス先選択手段６
を経由して、図１の外部通信利用手段１８、外部通信接
続手段１９にアクセスし特定情報によって特定される他
のコンピュータ１０と接続関係にあるかどうかを判断す
る。もし、接続関係がない場合、アクセス先選択手段６
を経由して、図１の接続手段１７に接続命令を送る。接
続手段１７からは外部通信利用手段１８、外部通信接続
手段１９を経由して他のコンピュータにログイン等の
（接続命令によって指定された）接続方法によって接続
する。通信情報利用手段４７から利用可能であることを
検索手段４０に伝える。検索手段４０から外部のコンピ
ュータにアクセスする。Embodiment 7 FIG. The external communication use function will be described with reference to FIGS. 1, 2, 3, and 8. FIG. In FIG. 8, when using another computer 10 from the computer 30 used by the operator, access is made as follows. When an external computer is accessed from the search means 40 in FIG. 2, specific information such as the machine name of another computer 10 to be used is transmitted to the communication information use means 47. From the communication information using means 47, the access destination selecting means 6
Via the external communication utilization means 18 and the external communication connection means 19 in FIG. 1 to determine whether or not there is a connection relationship with another computer 10 specified by the specific information. If there is no connection, the access destination selecting means 6
Is sent to the connection means 17 of FIG. The connection means 17 connects to another computer via the external communication utilization means 18 and the external communication connection means 19 by a connection method (designated by a connection command) such as login. It informs the search means 40 that it can be used from the communication information use means 47. The search means 40 accesses an external computer.

【００５３】この実施例によれば、複数のマシンを利用
した電子情報ファイリング装置を利用するときに、マシ
ンへのログイン等の接続処理を操作員が意識しなくても
よい。According to this embodiment, when using an electronic information filing apparatus using a plurality of machines, the operator does not have to be conscious of connection processing such as login to a machine.

【００５４】実施例８．図１、図２、図３、図９を用い
て、データベースアクセス機能について説明する。図９
において、操作員が操作を行ない、データベースに保管
されているデータを取り出す流れを示す。操作員がデー
タ入力手段３から検索手段４０へ検索条件、検索要求を
入力する。検索手段４０からキーデータアクセス手段４
１、アクセス先選択手段６を経由してキーデータ１にア
クセスする。検索条件に一致したキーデータ１を取り出
す。キーデータ１に含まれる実体データの保管場所の中
にデータベースの種別があった場合、その情報をアクセ
ス先選択手段を通してデータベース選択手段１２に渡
す。データベース選択手段では渡されたデータベース種
別のデータベースにコネクトする。コネクトに必要な情
報は利用環境情報１１から得るか、操作員が入力する。
データベース選択手段１２からは、コネクト後に検索手
段４０へデータベースが利用可能であることを伝える。
検索手段４０は実体データアクセス手段４２とアクセス
先選択手段６を経由してデータベース装置３２にアクセ
スする。検索手段４０は実体データ２を取り出し、デー
タ出力手段４へ出力する。Embodiment 8 FIG. The database access function will be described with reference to FIG. 1, FIG. 2, FIG. 3, and FIG. FIG.
Shows a flow in which an operator performs an operation and retrieves data stored in a database. An operator inputs a search condition and a search request from the data input unit 3 to the search unit 40. Key data access means 4 from search means 40
1. Access key data 1 via access destination selecting means 6. The key data 1 that matches the search condition is extracted. If there is a database type in the storage location of the entity data included in the key data 1, the information is passed to the database selection unit 12 through the access destination selection unit. The database selection means connects to the database of the passed database type. Information necessary for the connection is obtained from the usage environment information 11 or input by an operator.
The database selection unit 12 informs the search unit 40 that the database is available after the connection.
The search unit 40 accesses the database device 32 via the entity data access unit 42 and the access destination selection unit 6. The search means 40 extracts the entity data 2 and outputs it to the data output means 4.

【００５５】この実施例によれば、複数種類のデータベ
ースにばらばら既に保管済みのデータを検索できるよう
になる。According to this embodiment, it is possible to search for data already stored separately in a plurality of types of databases.

【００５６】[0056]

【発明の効果】請求項１の電子情報ファイリング装置
は、実体データと、キーデータを管理し、該キーデータ
をもとに利用したい前記実体データを検索して取り出す
電子情報ファイリング装置において、取り外し可能な補
助記憶媒体と、この補助記憶媒体に前記キーデータを書
き込む手段と、該補助記憶媒体のキーデータを読み出す
手段と、を備えた構成にしたので、データ投入処理を行
わずにネットワークに接続していないコンピュータから
でも他のコンピュータ上の電子情報ファイリング装置の
データを利用できるようになる。According to the electronic information filing apparatus of the first aspect, the electronic information filing apparatus manages entity data and key data, and retrieves and retrieves the entity data desired to be used based on the key data. And a means for writing the key data to the auxiliary storage medium, and a means for reading the key data from the auxiliary storage medium, so that it is connected to a network without performing data input processing. The data of the electronic information filing device on another computer can be used from a computer that does not have it.

【００５７】請求項２の電子情報ファイリング装置は、
実体データと、キーデータを管理し、該キーデータをも
とに利用したい前記実体データを検索して取り出す電子
情報ファイリング装置において、前記キーデータに前記
実体データをいつ改訂したかの記録である版情報を付加
して管理する版情報管理手段と、前記実体データに更新
のあった最新の更新情報及び過去に更新のあった旧版の
更新情報を合わせて補助記憶媒体に記憶する手段と、を
備えた構成にしたので、電子情報ファイリング装置のデ
ータが消失したときのデータ復旧の作業時間が軽減され
る。The electronic information filing device according to claim 2 is
In an electronic information filing apparatus which manages entity data and key data, and retrieves and retrieves the entity data desired to be used based on the key data, a version as a record of when the entity data was revised in the key data Version information management means for adding and managing information, and means for storing, in an auxiliary storage medium, the latest update information that has been updated in the entity data and the update information of an old version that has been updated in the past. With this configuration, the time required for data recovery when data in the electronic information filing device is lost is reduced.

【００５８】請求項３の電子情報ファイリング装置は、
実体データと、キーデータを管理し、該キーデータをも
とに利用したい前記実体データを検索して取り出す電子
情報ファイリング装置において、前記実体データの使用
頻度を記録する使用頻度記録手段と、使用頻度の高い前
記実体データを取り出し速度の速い保管場所に移動する
手段を備えた構成にしたので、データにアクセスする時
間を短縮できる。The electronic information filing apparatus of claim 3 is
An electronic information filing apparatus which manages entity data and key data and retrieves and retrieves the entity data desired to be used based on the key data; a usage frequency recording unit for recording a usage frequency of the entity data; The means for moving the entity data having a high data rate to a storage location having a high retrieval speed is provided, so that the time required to access the data can be reduced.

【００５９】請求項４の電子情報ファイリング装置は、
請求項３記載の電子情報ファイリング装置において、使
用頻度の低い実体データは電子情報を保管できる量の多
い保管場所へ圧縮して移動する手段を備えた構成にした
ので、さらにデータにアクセスする時間を短縮できる。The electronic information filing apparatus of claim 4 is
The electronic information filing apparatus according to claim 3, further comprising means for compressing and moving the infrequently used entity data to a storage location where a large amount of electronic information can be stored. Can be shortened.

【００６０】請求項５の電子情報ファイリング装置は、
実体データと、キーデータを管理し、該キーデータをも
とに利用したい前記実体データを検索して取り出す電子
情報ファイリング装置において、複数の補助記憶媒体上
にある前記実体データを利用する場合に、該実体データ
を保管できる量の多い前記補助記憶媒体へ、他の補助記
憶媒体から前記実体データを移動する手段を備えた構成
にしたので、複数の補助記憶媒体を用いた電子情報ファ
イリング装置使用時に補助記憶媒体の必要数を減らし、
コストを低減できる。The electronic information filing apparatus according to claim 5 is
In the electronic information filing apparatus which manages entity data and key data and retrieves and retrieves the entity data desired to be used based on the key data, when using the entity data on a plurality of auxiliary storage media, Since the configuration is provided with means for moving the entity data from another auxiliary storage medium to the auxiliary storage medium having a large amount of storing the entity data, the electronic information filing apparatus using a plurality of auxiliary storage media can be used. Reduce the number of auxiliary storage media required,
Cost can be reduced.

【００６１】請求項６の電子情報ファイリング装置は、
実体データと、キーデータを管理し、該キーデータをも
とに利用したい前記実体データを検索して取り出す電子
情報ファイリング装置において、前記実体データを暗号
化してから保存するデータ暗号化手段と、データを利用
する要求があった場合に前記暗号化済みの実体データを
入力された複号化キーを用いて複号化する手段と、を備
えた構成にしたので、個人別の保全管理が可能になる。The electronic information filing apparatus of claim 6 is
In an electronic information filing apparatus for managing entity data and key data, and searching and retrieving the entity data desired to be used based on the key data, data encryption means for encrypting and storing the entity data; Means for decrypting the encrypted entity data using the input decryption key when there is a request to use Become.

【００６２】請求項７の電子情報ファイリング装置は、
実体データと、キーデータを管理し、該キーデータをも
とに利用したい前記実体データを検索して取り出す電子
情報ファイリング装置において、電子情報を前記実体デ
ータとして登録または更新する場合にディジタル署名を
行う認証処理手段と、該認証情報を前記キーデータにい
れて管理する認証情報管理手段と、前記実体データを取
り出した場合に該実体データが改ざんされているか確認
する認証確認手段と、を備えた構成にしたので、データ
の不正改ざんが検知できるようになり、電子情報ファイ
リング装置を用いて重要データのやりとりが可能にな
る。The electronic information filing apparatus according to claim 7 is
In an electronic information filing apparatus which manages entity data and key data and retrieves and retrieves the entity data desired to be used based on the key data, a digital signature is performed when electronic information is registered or updated as the entity data. A configuration comprising: authentication processing means; authentication information management means for managing the authentication information in the key data; and authentication confirmation means for checking whether the substance data has been falsified when the substance data is taken out. As a result, unauthorized tampering of data can be detected, and important data can be exchanged using an electronic information filing device.

【００６３】請求項８の電子情報ファイリング装置は、
実体データと、キーデータを管理し、該キーデータをも
とに利用したい前記実体データを検索して取り出す電子
情報ファイリング装置において、操作員が操作するコン
ピュータ以外の他のコンピュータに対して外部通信手段
を用いて接続している場合に、前記他のコンピュータ、
または該他のコンピュータに接続している補助記憶媒体
に前記実体データを保管する外部通信手段利用データ管
理手段と、前記操作員が操作するコンピュータが利用す
る前記実体データを保管している前記他のコンピュータ
等の接続関係を樹立していない場合でも、前記外部通信
手段を介して自動的に接続する外部通信利用自動接続手
段と、を備えた構成にしたので、複数のコンピュータを
利用した電子情報ファイリング装置を利用するときに、
コンピュータへのログイン等の接続処理を操作員が意識
しなくてよい。An electronic information filing apparatus according to claim 8 is
In an electronic information filing apparatus which manages entity data and key data, and retrieves and retrieves the entity data desired to be used based on the key data, an external communication means for a computer other than a computer operated by an operator When connected using, the other computer,
Or an external communication means utilization data management means for storing the entity data in an auxiliary storage medium connected to the other computer; and the other entity storing the entity data used by a computer operated by the operator. Even when a connection relationship between the computers and the like is not established, an external communication use automatic connection means for automatically connecting via the external communication means is provided, so that electronic information filing using a plurality of computers is provided. When using the device,
The operator does not need to be aware of the connection processing such as logging in to the computer.

【００６４】請求項９の電子情報ファイリング装置は、
実体データと、キーデータを管理し、該キーデータをも
とに利用したい前記実体データを検索して取り出す電子
情報ファイリング装置において、前記実体データ、キー
データの保管場所がデータベースである場合、前記キー
データの保管場所を特定するための情報、または前記実
体データの保管場所を特定するためのキーデータに含ま
れる情報に保管するデータベース識別子管理手段と、該
識別子に従って実際にデータベースを選択的に接続する
複数データベース接続手段と、を備えた構成にしたの
で、既存のデータベースデータを新たに構築する電子情
報ファイリング装置で管理できるようになる。The electronic information filing apparatus according to claim 9 is
In an electronic information filing apparatus which manages entity data and key data and retrieves and retrieves the entity data desired to be used based on the key data, when the storage location of the entity data and key data is a database, Database identifier management means for storing information for specifying a data storage location or information included in key data for specifying the entity data storage location, and selectively connecting a database in accordance with the identifier; With the configuration including a plurality of database connection means, the existing database data can be managed by the electronic information filing apparatus which newly constructs.

【図面の簡単な説明】[Brief description of the drawings]

【図１】 この発明の実施例１〜８の構成図である。FIG. 1 is a configuration diagram of Embodiments 1 to 8 of the present invention.

【図２】 この発明の実施例１〜８のデータ管理手段の
構成図である。FIG. 2 is a configuration diagram of data management means according to the first to eighth embodiments of the present invention.

【図３】 この発明の実施例１，３，５〜８のデータ加
工手段の構成図である。FIG. 3 is a configuration diagram of data processing means according to embodiments 1, 3, 5 to 8 of the present invention;

【図４】 この発明の実施例１，２のデータ更新機能の
説明図である。FIG. 4 is an explanatory diagram of a data update function according to the first and second embodiments of the present invention.

【図５】 この発明の実施例３のデータ管理機能の説明
図である。FIG. 5 is an explanatory diagram of a data management function according to a third embodiment of the present invention.

【図６】 この発明の実施例４のデータ管理機能の説明
図である。FIG. 6 is an explanatory diagram of a data management function according to a fourth embodiment of the present invention.

【図７】 この発明の実施例５，６のセキュリティ管理
機能の説明図である。FIG. 7 is an explanatory diagram of a security management function according to the fifth and sixth embodiments of the present invention.

【図８】 この発明の実施例７の外部通信接続装置の使
用方法である。FIG. 8 shows a method for using an external communication connection device according to a seventh embodiment of the present invention.

【図９】 この発明の実施例８の媒体選択機能の説明図
である。FIG. 9 is an explanatory diagram of a medium selection function according to an eighth embodiment of the present invention.

【図１０】 この発明の実施例２の更新機能の説明図で
ある。FIG. 10 is an explanatory diagram of an update function according to the second embodiment of the present invention.

【図１１】 従来の電子ファイリング装置の構成図であ
る。FIG. 11 is a configuration diagram of a conventional electronic filing apparatus.

【図１２】 従来の電子ファイリング装置を構成するデ
ータ管理手段の構成図である。FIG. 12 is a configuration diagram of a data management unit included in a conventional electronic filing apparatus.

【図１３】 従来の電子ファイリング装置におけるデー
タ更新機能の説明図である。FIG. 13 is an explanatory diagram of a data update function in a conventional electronic filing device.

【図１４】 従来の電子ファイリング装置におけるデー
タ管理手段の説明図である。FIG. 14 is an explanatory diagram of data management means in a conventional electronic filing device.

【図１５】 従来の電子ファイリング装置におけるセキ
ュリティ管理機能の説明図である。FIG. 15 is an explanatory diagram of a security management function in a conventional electronic filing device.

【図１６】 従来の電子ファイリング装置における外部
通信接続装置の使用方法を示す図である。FIG. 16 is a diagram illustrating a method of using an external communication connection device in a conventional electronic filing device.

【図１７】 従来の電子ファイリング装置における媒体
選択機能の説明図である。FIG. 17 is an explanatory diagram of a medium selection function in a conventional electronic filing apparatus.

【符号の説明】[Explanation of symbols]

１ キーデータ、２ 実体データ、３ データ入力手
段、４ データ出力手段、５ データ管理手段、６ ア
クセス先選択手段、７ データベース情報、８取り外し
可能な外部記憶媒体、９ 外部記憶媒体、１０ 他のコ
ンピュータ、１１ 利用環境情報、１３ データベース
アクセス手段、１４ データベース管理手段、１５ 媒
体選択手段、１６ 外部記憶媒体アクセス装置、１７
接続手段、１８ 外部通信利用手段、１９ 外部通信接
続装置、２１ データ加工手段、２４ 改訂キーデー
タ、２５ 改訂実体データ、２６ アクセス頻度情報、
２８公開鍵情報、３０ コンピュータ、３１ 管理情
報、３２ データベース装置、３３ 補助記憶媒体及び
そのアクセス装置、４０ 検索手段、４１ キーデータ
アクセス手段、４２ 実体データアクセス手段、４３
更新手段、４４ 版管理手段、４５ 媒体管理手段、４
７ 通信情報利用手段、４８ 頻度管理手段、４９ 権
限確認手段、５１ マスタデータ、５２ キーデータ、
５３ 実体データ、５４ バックアップデータ、６０
複数の外部記憶媒体にアクセスする装置、６１ 切り替
え機能、６２ 他の補助記憶媒体、６６ 未移動デー
タ、６７全データ移動処理、６８ 一時保管機能、７０
アクセス速度の速い外部記憶媒体、７１ アクセス頻
度の高い、データ７２ 空き領域の多い外部記憶媒体、
７３ アクセス頻度の低いデータ、９０ データ加工情
報アクセス手段、９１ 暗号化手段、９２ 複号化手
段、９３ 認証情報作成手段、９４ 認証確認手段、９
５ 圧縮伸張手段、１０２ 暗号化データ、１０３ 実
体データの認証情報、１０４ 暗号化、複号化用鍵デー
タ入力、１０５ データの暗号化、複号化、１０６ 認
証情報作成用キーデータ入力、１０７ 認証情報作成、
１０８ 認証情報の公開鍵による確認、１５４ 物理的
配送、２０２ 更新情報、２０３ 更新情報か確認、２
０４ 優先アクセス。DESCRIPTION OF SYMBOLS 1 Key data, 2 entity data, 3 data input means, 4 data output means, 5 data management means, 6 access destination selection means, 7 database information, 8 removable external storage medium, 9 external storage medium, 10 other computers , 11 usage environment information, 13 database access means, 14 database management means, 15 medium selection means, 16 external storage medium access device, 17
Connecting means, 18 external communication using means, 19 external communication connecting device, 21 data processing means, 24 revised key data, 25 revised entity data, 26 access frequency information,
28 public key information, 30 computer, 31 management information, 32 database device, 33 auxiliary storage medium and its access device, 40 search means, 41 key data access means, 42 entity data access means, 43
Updating means, 44 version management means, 45 medium management means, 4
7 communication information utilization means, 48 frequency management means, 49 authority confirmation means, 51 master data, 52 key data,
53 entity data, 54 backup data, 60
Device for accessing a plurality of external storage media, 61 Switching function, 62 Other auxiliary storage media, 66 Unmigrated data, 67 All data migration processing, 68 Temporary storage function, 70
An external storage medium with a high access speed; an external storage medium with a high access frequency;
73 data with low access frequency, 90 data processing information access means, 91 encryption means, 92 decryption means, 93 authentication information creation means, 94 authentication confirmation means, 9
5 Compression / expansion means, 102 Encrypted data, 103 Authentication information of entity data, 104 Encryption, input of key data for decryption, 105 Data encryption, decryption, 106 Input of key data for generating authentication information, 107 authentication Information creation,
108 Confirmation of authentication information by public key, 154 Physical delivery, 202 Update information, 203 Confirmation of update information, 2
04 Priority access.

Claims (1)

(57)【特許請求の範囲】(57) [Claims] 【請求項１】 電子情報（以下、実体データという）
と、該実体データの名称、検索用キー情報、保管場所等
の付属情報（以下、キーデータという）を管理し、該キ
ーデータをもとに利用したい前記実体データを検索して
取り出す電子情報ファイリング装置において、キーデー
タを管理情報として記憶する媒体管理手段と、取り外し
可能な補助記憶媒体からキーデータを読み出す手段と、
読み出した該キーデータの内容をもとに前記媒体管理手
段が記憶している前記キーデータを更新する更新手段
と、を備え、前記取り外し可能な補助記憶媒体を他の電
子情報ファイリング装置に接続してキーデータ検索条件
を変更するのみで同様の実体データの検索取り出しを行
ない、前記キーデータに含まれる実体データをいつ改訂
したかの記録である版情報を管理する版管理手段と、前
記補助記憶媒体に記憶された複数の版の実体データに対
応する複数のキーデータの中から操作員の指定した版に
対応するキーデータを選択的に読み出す検索手段と、を
備えたことを特徴とする電子情報ファイリング装置。 1. Electronic information (hereinafter referred to as entity data)
Electronic information filing that manages ancillary information (hereinafter, referred to as key data) such as the name of the entity data, search key information, storage location, etc., and retrieves and retrieves the entity data desired to be used based on the key data. In the device, a medium management means for storing key data as management information, a means for reading key data from a removable auxiliary storage medium,
Updating means for updating the key data stored in the medium management means based on the read content of the key data, wherein the removable auxiliary storage medium is connected to another electronic information filing apparatus. key data search lines <br/> gastric search retrieval of similar entity data only changing Te, when revising the entity data included in the key data
Version management means for managing version information that is a record of whether
Multiple versions of the entity data stored in the auxiliary storage medium.
The version specified by the operator from the corresponding key data
Search means for selectively reading out the corresponding key data;
An electronic information filing device, comprising: