JP3005021B2 - 文書処理方法及び装置 - Google Patents

Description

【発明の詳細な説明】 ［産業上の利用分野］ 本発明は、文書処理方法及び装置に関するものであっ
て、特に出力態様を書式情報により定める文書情報を扱
う文書処理方法及び装置に関するものである。

〔従来の技術〕

文書データの構成として、文書のテキストデータや図
形・イメージデータ、それらのデータをどのような態様
で出力するかを指定する書式データをもち、カラーで出
力を行う際には書式データにおいて色を指定するものは
あった。

また、カラー態様をもつデータを単色の出力装置で出
力する際に、カラーを濃淡に応じて単純に白黒に変換し
て出力するものはあった。

〔発明が解決しようとしている問題点〕

しかしながら、上記従来例では次のような欠点があ
る。

文書データにおいて、ある部分の強調等を目的とし
て、部分的に他とは異なる色の指定をした場合、そのカ
ラー文書画像を濃淡に応じて単純に白黒に変換して出力
したのでは、カラー画像において色指定により得られる
効果と同様の効果を得ることは不可能である。

例えば、本文文字色が黒色の文書データにおいて、見
出しの色だけ赤色にして見出し部分を特別に目立たせよ
うとした場合、このカラー文書画像をその濃淡に従って
白黒画像に変換すると、見出し部分は黒と白の中間色に
変換され、かえって本文よりも目立たなくなってしま
い、カラー文書画像で得ようとした効果は全く得られな
い。

［問題点を解決する為の手段］ 本発明によれば、上記従来技術の問題点を解決する為
に、文書情報を出力する出力装置の特性を判別し、前記
文書情報に対応付けて予め記憶されている複数の書式情
報の中から、前記判別された出力装置の特性に適切な書
式情報を選択し、前記選択された書式情報により設定さ
れる出力態様で、前記文書情報を前記出力装置より出力
するよう制御する書処理方法及び装置を提供する。

本発明によれば、上記従来技術の問題点を解決する為
に、好ましくは前記出力装置の特性に替えて、出力装置
の種類とする。

本発明によれば、上記従来技術の問題点を解決する為
に、好ましくは前記書式情報において値が設定されてい
ない書式項目があった場合に、当該書式項目については
他方の書式情報において当該書式項目に対して設定され
ている値を適用する。本発明によれば、上記従来技術の
問題点を解決する為に、好ましくは前記選択された書式
情報により設定される出力態様で、前記出力装置により
文書情報を出力することが可能か否かを判定し、前記判
定において否と判定された場合に、前記選択された書式
情報を修正する。

〔実施例〕

以下、添付図面に従って本発明に係る実施例を詳細に
説明する。

［文書処理装置の構成］ 第１図は本実施例における文書処理装置のブロツク構
成図である。

図中、１は本装置全体を制御するCPUであり、２は書
き変え可能なROM（リード・オンリー・メモリ）で、内
部に第２図のようなプリンタ種別テーブル20を格納して
いる。３はメモリであり、磁気デイスク４に格納されて
いる文書処理に係るプログラム、例えば後述する第５図
の処理を実行するプログラムが必要に応じて読み込ま
れ、CPU1はそのプログラムをもとに文書処理の制御・実
行をする。４は磁気デイスクであり、第５図のような処
理のプログラム、第３図（ｂ）のような文書データ、第
４図（ａ）のような書式データが格納されている。５は
キーボードであり、プログラムを実行するうえで必要な
種々の情報を入力するためのものである。６は文書等を
カラーで表示する表示装置である。８は文書をカラーで
印刷できるカラープリンタである。７はセレクタであ
り、カラープリンタ８を本文書処理装置と接続すると伴
に、他のワークステーシヨン９とも接続しており、必要
に応じてカラープリンタ８と他のワークステーシヨン９
を切替えたり、どちらとつながれているかを示す信号を
発信したりしている。例えば、本文書処理装置でカラー
プリンタ８を使用中に、他のワークステーシヨン９がカ
ラープリンタを使用しようとすると、セレクタ７は他の
ワークステーシヨン９へ対し、カラープリンタ８はすで
に使用中である事を示す信号を返す機能を有す。また、
他のワークステーシヨン９がカラープリンタ８を使用中
に、本文書処理装置がカラープリンタを使用しようとす
ると、セレクタ７は、本文書処理装置へ対し、カラープ
リンタ８はすでに使用中である事を示す信号を返す。10
は文書画像を白黒の単色で印刷する白黒プリンタであ
る。本実施例においては白黒プリンタを例にとって説明
するが、これは白黒プリンタに限らず、他の色の単色プ
リンタでも良いし、２色、３色のプリンタでも良い。

なお、上述のように本文書処理装置にはカラープリン
タ８と単色プリンタ10の２台のプリンタが接続されてい
るが、これらのプリンタは機器番号等、各々のプリンタ
の持つ特性が識別できるようになっており、本実施例に
おいてはカラープリンタを機器番号１、白黒プリンタを
機器番号２とする。また、後述の書式データ（第３図
（ｂ）、第４図（ａ））では、カラープリンタを第１プ
リンタ、白黒プリンタを第２プリンタとする。

［プリンタ種別テーブル］ 第２図は、本装置と接続しているプリンタの種別を管
理する管理情報の一例であるプリンタ種別テーブルであ
る。本実施例ではこのテーブルはEEROM2に格納されてい
る。

図中プリンタ種別テーブル20がこのプリンタ種別テー
ブルであり、プリンタの機器番号21と、そのプリンタの
プリンタ種別22が対応づけて記憶されている。図中、プ
リンタ種別において、カラーはカラープリンタ、白黒は
白黒プリンタを表わす。

［文書データと出力結果］ 第３図は本実施例における文書データとその出力結果
を説明する第１の例である。文書データは、出力したい
文字列と、それらの書式を制御する文字列からなるテキ
ストデータ30（第３図（ａ））と、書式の項目毎の出力
態様を設定する書式データ31（第３図（ｂ））から構成
されている。

テキストデータ30において、 は、出力時にその箇所で改行する事を示す制御記号であ
る。また〈…〉で囲まれた文字列は、書式を制御するた
めの制御文字列で、〈大見出開始〉から〈大見出終了〉
で囲まれたテキストが大見出しであり、〈小見出開始〉
から〈小見出終了〉で囲まれたテキストが小見出しであ
る事を示す。なお、いずれの見出しにも属さないテキス
トの部分は本文となる。

第３図（ｂ）における書式データ31にはテキストデー
タ30を第１プリンタおよび第２プリンタへ出力する際必
要となる書式データが記載されている。書式データを表
示装置上に表示し、キーボード５等を用いて所望の出力
態様となるように書式を設定する。図中、第１プリンタ
へ出力する際の書式データは40の列に、第２プリンタへ
出力する際の書式データは41の列に示されている。な
お、前述したように、本実施例では、第１プリンタはカ
ラープリンタで、第２プリンタは単色プリンタである。
また、本実施例ではプリンタの種別は２種類としたが、
第２図のプリンタ種別テーブル、第３図（ｂ）において
項目を増せば複数種のプリンタで接続することも可能と
なる。書式データの各設定項目の内容は次のとおりであ
る。図中32は大見出しの出力方法、33は小見出しの出力
方法、34は本文の出力方法、35は本文出力時の文字と文
字の間隔である字間の設定値、36は本文出力時の行と行
の間隔である行間の設定値、37はその他の書式項目、例
えば紙面の左右の余白の大きさや天地の余白の大きさ等
が記載されている。38には書式の出力プリンタとして第
１プリンタの欄にカラープリンタを示す“カラー”の設
定値が、また第２プリンタの欄に白黒プリンタを示す
“白黒”の設定値が記載されている。第２プリンタに関
する書式設定において、空白の欄は、第１プリンタの値
がそのまま適用されるものとする。見出し32、33の設定
における揃えに関して、“中央”はセンタリングをし、
“左”は左合わせをし、“右”は右合わせをする事を示
す。また、見出し32、33の設定における修飾に関して
“通常”は特になにもしない事を示す。「修飾」のその
他の設定値としては文字列に下線を引く事を示す“アン
ダーライン”（後述、第４図（ａ））や文字列の上に線
を引く事を示す“オーバライン”等がある。

第３図（ｃ）の42は第３図（ａ）のテキストデータを
第３図（ｂ）の第１プリンタの書式設定値40に従ってカ
ラープリンタへ出力したときの出力例である。図中、43
aの大見出しは赤色で、43bの小見出しは緑色で、その他
の本文は黒色で印刷されている。

第３図（ｄ）の44は、第３図（ａ）のテキストデータ
を第３図（ｂ）の第２プリンタの書式設定値に従って白
黒プリンタへ出力したときの出力例である。本図で示さ
れるように、大見出し45a、小見出し45bはゴシツク体で
出力されており、本文は明朝体で出力されている。

大見出し、小見出しは、本文に対して目立つようにカ
ラー出力の際は本文とは異なる色で印字されているが
（第３図（ｃ））、白黒出力の場合は同様な効果を得る
ために、見出しを本文とは異なる書体で出力している。

第４図は本実施例における文書データとその出力結果
を説明する第２の例である。本例は白黒プリンタをカラ
ー原稿の文章内容の稿正出力用に用いた場合の例であ
る。

本実施例における文書データは、白黒プリンタ（第２
プリンタ）用の書式設定値を除いては前記第１の例（第
３図（ａ）、（ｂ））と同じである。第４図（ａ）に本
実施例での書式データを示す。本図で示されるように、
第１プリンタ用の設定値は第１例と同じである。第２プ
リンタ用の設定値は、大見出し、小見出しの修飾の欄に
“アンダーライン”を設定し、行間は稿正データを手で
書込むのに便利なようにカラー出力時に比べて余分にあ
けている。なお、カラー出力時にカラーで印字される部
分は、白黒プリンタでの稿正出力時はアンダーラインを
付して印字するように決めておけば、大見出し、小見出
しがカラー印字される事が白黒出力原稿上でも判別でき
る。

第２の例におけるカラープリンタへの出力例は第１の
例（第３図（ｃ））と同じである。第４図（ｂ）、
（ｃ）に第２の例における白黒プリンタへの出力結果の
例を示す。図中50、51がこの出力結果である。本図で示
されるように、大見出し52a、小見出し52bは、アンダー
ライン付きで印字されており、また本文の行間はカラー
プリンタ出力（第３図（ｃ））に比べて、広くあいてお
り、稿正時に稿正データを手で書込むのに好適になって
いる。

［処理手順］ 第５図は本実施例において、プリンタで文書データを
印字するときの処理手順を示す流れ図である。

本実施例では第５図に示す処理を開始する前に、あら
かじめオペレータは、どの文書データをどの機器番号の
プリンタで出力するかを指定しているものについて説明
することとする。先ず、ステツプS10で指定された文書
データを磁気デイスク４からメモリ３に読込む。次にス
テツプS11でEEROM2内のプリンタ種別テーブル20から指
定された出力プリンタの機器番号をもとにしてそのプリ
ンタのプリンタ種別、つまりプリンタの特性を求める。
ステツプS12では出力プリンタ種別を判断し、カラープ
リンタへの出力なら（“カラー”の場合）次にステツプ
S13を実行し、白黒プリンタへの出力なら（“白黒”の
場合）次にステツプS14を実行する。ステツプS13では、
テキストデータを第１プリンタ（カラープリンタ）の書
式データに従ってカラープリンタへカラー出力する。ス
テツプS14では、メモリ３内の書式データ31、40におい
て第２プリンタの書式データに関して、色指定できる項
目に出力するプリンタが出力可能な色以外の値が設定さ
れているか否かをCPU1がチエツクする。本実施例におい
て、書式の中で色指定できる項目とは大見出し、小見出
し、本文における文字色である（第３図（ｂ）、第４図
（ａ））が、それに限らず、書式データに色指定の項目
を追加すればどの書式項目にも文字色を指定することが
可能となる。ステツプS15では、出力プリンタの出力不
可能な色が設定されているとステツプS14で判断されれ
ば書式データの修正が必要なため、次にステツプS16を
行い、出力プリンタの出力可能な色のみが設定されてい
る場合は次にステツプS17を行うようにCPU1において処
理を選択する。ステツプS16では、色指定に関する項目
を白黒プリンタ出力可能なように書式データを表示装置
６に表示しながら、キーボード５等を用いて修正する。
本実施例では黒または白以外の色が指定されていればそ
の色を、一律、黒色に変更するものとする。ステツプS1
7では、白黒プリンタ用の書式に従ってテキストデータ
を出力する。また、出力装置が複数色出力可能なプリン
タの場合は、出力可能な色の範囲で修正が必要な所を随
時変更する。

ステツプS16における書式データの修正は、もともと
の書式データを修正してもよいし、または、一時的な修
正書式データを作成してもよい。一時修正書式データを
作成した場合は、ステツプS17の出力ではこの修正書式
データを用いるものとする。ステツプS14〜S16の処理
は、書式データ作成時に行ってもよい。これらの処理を
書式データ作成時に行った場合は、第２プリンタ（白黒
プリンタ）用の書式データの中で、色指定に関する項目
については、常に黒または白しか設定できない事にな
る。

ステツプS17で、出力する際、文書データ中にテキス
ト以外で色指定のあるデータ（例えば、カラーのイメー
ジデータ等）があった場合は、濃淡に従って白黒表示デ
ータに変換して出力するものとする。

本実施例ではカラープリンタ出力用に作成された文書
データを白黒プリンタへ好適に出力する方法について述
べた。しかし、本願発明はプリンタへ出力する場合だけ
にかぎるものではない。書式データ31における第１プリ
ンタおよび第２プリンタの２つの出力装置はテキストデ
ータが書式に従って出力できる装置なら、プリンタ以外
のいかなる出力装置でもかまわない。例えば、第２プリ
ンタの代わりにデイスプレイを指定しておき、デイスプ
レイ上は編集作業に好適なように、本文文字サイズを大
きな値に設定した書式で表示し、プリンタ（第１プリン
タ）へは最終印刷物にふさわしい書式で印刷する目的の
ためにも本発明は適用できる。

本実施例では、２つの出力装置（第１プリンタで第２
プリンタ）に対して、各々、その出力装置に好適な書式
データが設定可能なようにした。しかし、本発明におけ
る出力装置は２つに限定されるものではない。出力装置
の種類が３つ以上の場合でも、その各々に対して書式デ
ータが設定できるようにすれば、３つ以上の出力装置そ
れぞれに対して好適に出力する事が、本発明を用いてお
こなえる。

［発明の効果］ 以上説明したように、本発明によれば、一つ一つの文
書の各々に対して、それぞれの文書に適切な複数の書式
情報を予め記憶しておくことで、出力装置の特性に従っ
てその文書に対応付けて記憶されている複数の書式情報
の中から適切な書式情報を選択するという簡便な処理
で、例えば部分的に文字列を強調する等の各文書に期待
する出力態様を、各文書の内容に適した出力態様の設定
により、特性の異なるどの出力装置でも実現させること
を可能とする。

【図面の簡単な説明】

第１図は本実施例における文書処理装置のブロツク構成
図、 第２図は本実施例におけるプリンタ種別テーブルを示す
図、 第３図は本実施例における文書データおよび出力結果の
第１の例を説明する図、 第４図は本実施例における文書データおよび出力結果の
第２の例を説明する図、 第５図は本実施例における処理手順を示す流れ図であ
る。 図中、１はCPU、２はEEROM、３はメモリ、４は磁気デイ
スク、５はキーボード、６は表示装置、７はセレクタ、
８はカラープリンタ、10は白黒プリンタ、20はプリンタ
種別テーブル、31は書式データである。

Claims (8)

(57)【特許請求の範囲】
1. 【請求項１】文書情報を出力する出力装置の特性を判別
   し、 前記文書情報に対応付けて予め記憶されている複数の書
   式情報の中から、前記判別された出力装置の特性に適切
   な書式情報を選択し、 前記選択された書式情報により設定される出力態様で、
   前記文書情報を前記出力装置より出力するよう制御する
   ことを特徴とする文書処理方法。
2. 【請求項２】前記出力装置の特性に替えて、出力装置の
   種類とすることを特徴とする請求項１に記載の文書処理
   方法。
3. 【請求項３】前記書式情報において値が設定されていな
   い書式項目があった場合に、当該書式項目については他
   方の書式情報において当該書式項目に対して設定されて
   いる値を適用することを特徴とする請求項１に記載の文
   書処理方法。
4. 【請求項４】前記選択された書式情報により設定される
   出力態様で、前記出力装置により文書情報を出力するこ
   とが可能か否かを判定し、 前記判定において否と判定された場合に、前記選択され
   た書式情報を修正することを特徴とする請求項１に記載
   の文書処理方法。
5. 【請求項５】文書情報を出力する出力装置の特性を判別
   する判別手段と、 前記文書情報に対応付けて予め記憶されている複数の書
   式情報の中から、前記判別された出力装置の特性に適切
   な書式情報を選択する書式情報選択手段と、 前記書式情報選択手段により選択された書式情報により
   設定される出力態様で、前記文書情報を前記出力装置よ
   り出力するよう制御する出力制御手段とを有することを
   特徴とする文書処理装置。
6. 【請求項６】前記出力装置の特性に替えて、出力装置の
   種類とすることを特徴とする請求項５に記載の文書処理
   装置。
7. 【請求項７】前記書式情報において値が設定されていな
   い書式項目があった場合に、当該書式項目については他
   方の書式情報において当該書式項目に対して設定されて
   いる値を適用することを特徴とする請求項５に記載の文
   書処理装置。
8. 【請求項８】前記書式情報選択手段により選択された書
   式情報により設定される出力態様で、前記出力装置によ
   り文書情報を出力することが可能か否かを判定する判定
   手段と、 前記判定手段において否と判定された場合に、前記選択
   された書式情報を修正する修正手段を有したことを特徴
   とする請求項５に記載の文書処理装置。