JP2023132829A - 情報処理装置及び情報処理プログラム - Google Patents

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Abstract

【課題】ワークフローに関連付けられたフォルダがユーザにより選択された際に、当該ユーザが要求すると推測される処理を実行する。【解決手段】ユーザが電子データを選択しつつ、ワークフローに関連付けられたフォルダに対応するフォルダアイコン３２を選択した場合は、処理実行部２２が当該電子データに対して当該ワークフローの処理の実行を開始するか、又は、表示制御部２４が当該ワークフローの設定内容を変更するための設定変更画面を表示させる。ユーザが電子データを選択せずに、ワークフローに関連付けられたフォルダに対応するフォルダアイコン３２を選択した場合は、表示制御部２４は、当該ワークフローの進捗状況を、当該ユーザが用いるユーザ端末のディスプレイに表示させる。【選択図】図１８

Description

本発明は、情報処理装置及び情報処理プログラムに関する。
従来、電子データに対する一連の処理の処理内容が予め定められたワークフローが利用されている。電子データに対して処理を実行するワークフローを特定する特定操作を行うことで、当該ワークフローに沿って当該電子データの処理を行うことができる。なお、本明細書では、電子文書をワークフローに実行させることを、電子文書をワークフローに投入する、と記載する場合がある。
特許文献１には、ワークフローに関する条件、ワークフローの進捗状況、及び、各作業者の業務に関する情報に基づいて、ワークフローの未来の進捗状況を予測するワークフローシステムが開示されている。また、特許文献２には、モニタ画面に表示された画像ファイルをマウスカーソルで選択すると、当該画像ファイルに関する情報を表示するコンピュータシステムが開示されている。
特開平８－１９０５８４号公報 特開２００３－１５９２３号公報
ところで、ワークフローとフォルダとが関連付けられる場合がある。この場合、ワークフローに関連付けられたフォルダには、当該ワークフローにより実行される電子データが格納される。例えば、１つのワークフローが複数のフォルダに関連付けられている場合は、当該ワークフローの処理が進むに従って、当該ワークフローに関連付けられたフォルダからフォルダへ電子データが移動していく。また、１つのフォルダが、複数のワークフローに関連付けられる場合も有り得る。
ここで、ワークフローに関連付けられたフォルダが表示部に表示され、ユーザによって当該フォルダが選択された際に、プロセッサが、当該ワークフローに関する種々の処理を実行することが考えられる。
本発明の目的は、ワークフローに関連付けられたフォルダがユーザにより選択された際に、当該ユーザが要求すると推測される処理を実行することにある。
請求項１に係る発明は、プロセッサを備え、前記プロセッサは、ワークフローに関連付けられたフォルダを表示部に表示させ、ユーザが電子データを選択しつつ前記フォルダを選択した場合は、前記電子データに対して前記ワークフローを実行し、ユーザが電子データを選択せずに前記フォルダを選択した場合は、前記ワークフローの進捗状況を前記表示部に表示させる、ことを特徴とする情報処理装置である。
請求項２に係る発明は、プロセッサを備え、前記プロセッサは、ワークフローに関連付けられたフォルダを表示部に表示させ、ユーザが電子データを選択しつつ前記フォルダを選択した場合は、前記ワークフローの設定内容を変更するための設定変更画面を前記表示部に表示させ、ユーザが電子データを選択せずに前記フォルダを選択した場合は、前記ワークフローの進捗状況を前記表示部に表示させる、ことを特徴とする情報処理装置である。
請求項３に係る発明は、前記プロセッサは、前記電子データに対応するデータアイコンを前記表示部に表示させ、前記ユーザが前記データアイコンを前記フォルダ上にドラッグした場合に、前記ユーザが電子データを選択しつつ前記フォルダを選択したと判定する、ことを特徴とする請求項１又は２に記載の情報処理装置である。
請求項４に係る発明は、前記プロセッサは、前記データアイコンをドラッグせずに、画面上を移動するカーソルが前記ユーザの操作によって前記フォルダの上に位置した場合に、前記ユーザが電子データを選択せずに前記フォルダを選択したと判定する、ことを特徴とする請求項１から３のいずれか１項に記載の情報処理装置である。
請求項５に係る発明は、前記プロセッサは、前記ユーザが、一時的にデータを保存できるメモリ内の領域であるクリップボードに電子データを保存させた状態で前記フォルダを選択した場合に、前記ユーザが電子データを選択しつつ前記フォルダを選択したと判定する、ことを特徴とする請求項１又は２に記載の情報処理装置である。
請求項６に係る発明は、前記プロセッサは、前記ユーザが、一時的にデータを保存できるメモリ内の領域であるクリップボードに電子データを保存させない状態で前記フォルダを選択した場合に、前記ユーザが電子データを選択せずに前記フォルダを選択したと判定する、ことを特徴とする請求項１、２、又は５に記載の情報処理装置である。
請求項７に係る発明は、コンピュータに、ワークフローに関連付けられたフォルダを表示部に表示させ、ユーザが電子データを選択しつつ前記フォルダを選択した場合は、前記電子データに対して前記ワークフローを実行し、ユーザが電子データを選択せずに前記フォルダを選択した場合は、前記ワークフローの進捗状況を前記表示部に表示させる、ことを特徴とする情報処理プログラムである。
請求項８に係る発明は、コンピュータに、ワークフローに関連付けられたフォルダを表示部に表示させ、ユーザが電子データを選択しつつ前記フォルダを選択した場合は、前記ワークフローの設定内容を変更するための設定変更画面を前記表示部に表示させ、ユーザが電子データを選択せずに前記フォルダを選択した場合は、前記ワークフローの進捗状況を前記表示部に表示させる、ことを特徴とする情報処理プログラムである。
請求項１、２、７、又は８に係る発明によれば、ワークフローに関連付けられたフォルダがユーザにより選択された際に、当該ユーザが要求すると推測される処理を実行することができる。
請求項３に係る発明によれば、ユーザは、データアイコンをフォルダにドラッグアンドドロップすることで、電子データを選択しつつフォルダを選択することができる。
請求項４に係る発明によれば、ユーザは、カーソルをフォルダの上に位置させることで、電子データを選択せずにフォルダを選択することができる。
請求項５に係る発明によれば、ユーザは、電子データをクリップボードに保存した上でフォルダを選択することで、電子データを選択しつつフォルダを選択することができる。
請求項６に係る発明によれば、ユーザは、電子データをクリップボードに保存させない状態でフォルダを選択することで、電子データを選択せずにフォルダを選択することができる。
本実施形態に係る情報処理装置の構成概略図である。 ワークフローの構造の例を示す概念図である。 データアイコンがフォルダアイコンにドラッグされる様子を示す図である。 設定変更ダイアログの例を示す図である。 設定変更ボックスの例を示す図である。 処理追加ボタンの例を示す図である。 設定変更画面がキャンセルされた後の画面の例を示す図である。 設定適用規則ボックスの例を示す図である。 ＭＹ設定ボタンの例を示す図である。 ユーザが電子データを選択しつつフォルダアイコンを選択した場合の処理内容を設定するための処理内容設定チェックボックスの例を示す図である。 カーソルがフォルダアイコンの上に位置した状態を示す図である。 進捗状況ダイアログの例を示す図である。 処理完了データの表示例を示す図である。 警告の表示例を示す図である。 ワークフローが処理中の電子データが無い場合の表示例を示す図である。 設定変更ボックスの例を示す図である。 操作ボックスの例を示す図である。 本実施形態に係る情報処理装置の処理の流れを示すフローチャートである。
＜情報処理装置の概要＞
図１は、本実施形態に係る情報処理装置１０の構成概略図である。本実施形態に係る情報処理装置１０は、電子データを管理するデータ管理サービスを提供するサーバである。データ管理サービスとは、ユーザから受け付けた電子データをデータベースに記憶することで管理し、ユーザからの要求に応じて管理している電子データを当該ユーザに提供する処理などを実行するサービスである。また、データ管理サービスにおいて、管理している電子データに対して種々の処理が実行可能となっている。なお、電子データとは代表的には電子文書であるが、電子データは電子文書に限られず、例えば画像データやプログラムデータなどであってもよい。
詳しくは後述するが、本実施形態に係るデータ管理サービスにおいては、電子データに対する一連の処理の処理内容が定められたワークフローが定義可能となっており、ユーザは、定義されたワークフローに沿って電子データを処理することが可能となっている。ワークフローに含まれる各処理の処理内容は、ユーザが設定可能となっていてよい。
なお、以下に説明する機能を発揮可能な限りにおいて（換言すれば以下に説明する電子データ提供サービスを提供可能な限りにおいて）、情報処理装置１０はサーバに限られず、種々のコンピュータから構成されてもよい。また、以下に説明する情報処理装置１０の機能は、複数のコンピュータの協働によって実現されてもよい。
図１に示される通り、本実施形態に係る情報処理装置１０は、通信インターフェース１２、メモリ１４、及びプロセッサ１６を含んで構成される。情報処理装置１０がパーソナルコンピュータやタブレット端末などである場合、情報処理装置１０には、種々の画面を表示する表示部としてのディスプレイ（例えば液晶パネルなどで構成される）や、ユーザの指示を入力するための入力インターフェース（例えばマウスやタッチパネルで構成される）をさらに備えていてもよい。
通信インターフェース１２は、ＮＩＣ（Network Interface Card）などから構成される。通信インターフェース１２は、ＬＡＮ（Local Area Network）やインターネットなどの通信回線を介して、他の装置と通信する機能を発揮する。本実施形態では情報処理装置１０がサーバであるため、通信インターフェース１２は、データ管理サービスの提供を受けようとするユーザが使用するユーザ端末（例えばパーソナルコンピュータやタブレット端末）からのアクセスを受け付ける。また、通信インターフェース１２は、表示部としてのユーザ端末のディスプレイに種々の画面を表示させるための画面情報や、データ管理サービスにて管理されている電子データをユーザ端末に送信する。
メモリ１４は、ＨＤＤ（Hard Disk Drive）、ＳＳＤ（Solid State Drive）、ｅＭＭＣ（embedded Multi Media Card）、ＲＯＭ（Read Only Memory）あるいはＲＡＭ（Random Access Memory）などを含んで構成される。メモリ１４には、情報処理装置１０の各部を動作させるための情報処理プログラムが記憶される。なお、情報処理プログラムは、ＵＳＢ（Universal Serial Bus）メモリ又はＣＤ－ＲＯＭなどのコンピュータ読み取り可能な非一時的な記憶媒体に格納することもできる。情報処理装置１０は、そのような記憶媒体から情報処理プログラムを読み取って実行することができる。また、メモリ１４には、データ管理サービスのユーザとして登録されたユーザを一意に識別するユーザＩＤと認証情報（パスワードなど）とが関連付けられたユーザＤＢ（DataBase）（不図示）が記憶される。
さらに、図１に示すように、メモリ１４には、電子データＤＢ１８及びワークフローＤＢ２０が記憶される。
電子データＤＢ１８は、情報処理装置１０、すなわちデータ管理サービスで管理される電子データ及びその属性情報が記憶されるデータベースである。本実施形態では、電子データＤＢ１８においては、電子データを格納するための複数のフォルダが定義されており、各電子データは、当該フォルダに格納されることで電子データＤＢ１８に記憶される。電子データの属性情報とは、例えば、電子データの名前、拡張子（データ形式）、データ容量、データ管理サービスにアップロードしたユーザのユーザＩＤ、あるいは、データ管理サービスにアップロードされた日時などを示す情報が含まれるが、これらに限られるものではない。
特に、ワークフロー（詳細後述）に係る処理を実行中の電子データの属性情報には、当該ワークフローを示す情報が含まれる。当該ワークフローを示す情報とは、例えば、当該電子データが投入されたワークフローを識別する情報、及び、当該ワークフローに当該電子データを投入したユーザを識別するユーザＩＤなどである。換言すれば、電子データＤＢ１８に記憶されている電子データの中には、当該電子データに係る処理を実行中のワークフローが関連付けられた電子データが存在する。
ワークフローＤＢ２０は、ワークフローに関する情報が記憶されるデータベースである。ワークフローに関する情報とは、ワークフローの設定内容を示す情報、及び、ワークフローの進捗状況を示す情報を含む。
ワークフローの設定内容には、ワークフローの構造が含まれる。ワークフローの構造とは、電子データに対して順次行われる処理の処理内容及び処理の順番を示すものである。ワークフローとしては、複数の処理が直列に並ぶものであってもよいし、一部の処理が並列に並べられたものでもよい。また、本実施形態におけるワークフローには、単一の処理から構成されるものも含むものとする。
図２は、ワークフローの構造の例を示す概念図である。図２に示されるワークフローにおいては、第１の処理（１番目に実行される処理）として「部署Ａによる承認／フォルダＢに移動」が定義され、第１の処理が完了した後に行う第２の処理（２番目に実行される処理）として「ユーザＢによる承認」が定義され、第２の処理が完了した後に行う第３の処理（３番目に実行される処理）として「確認済みフォルダに格納」が定義され、第３の処理が完了した後に行う第４の処理（４番目に実行される処理）として「部署Ｃに通知」が定義されている。
このようなワークフローを予め定義しておくことで、ユーザは、電子文書を当該ワークフローに投入することで、当該ワークフローに沿って当該電子文書を処理することができる。
また、ワークフローの設定内容には、ワークフローに含まれる処理の処理内容が含まれる。例えば、図２に示されたワークフローの第１の処理の内容である「部署Ａによる承認／フォルダＢに移動」という処理内容が、ワークフローの設定内容に含まれる。
また、図２に示されたワークフローの第１及び第３の処理のように、ワークフローに含まれる処理には、電子データＤＢ１８で定義されているフォルダが関連付けられている場合がある。例えば、図２に示されたワークフローの第１の処理には「フォルダＢ」というフォルダが関連付けられており、第３の処理には「確認済みフォルダ」というフォルダが関連付けられている。このように、ワークフローには１又は複数のフォルダを関連付けることが可能である。換言すれば、電子データＤＢ１８で定義されているフォルダの中には、特定のワークフローに関連付けられたフォルダが存在する。また、１つのフォルダが複数のワークフローに関連付けられていてもよい。換言すれば、複数のワークフローが同じフォルダを利用するものであってもよい。
一般的に、ワークフローに投入された電子データは、当該ワークフローの処理に関連付けられたフォルダに格納される。したがって、ワークフローに含まれる複数の処理にフォルダが関連付けられている場合、当該ワークフローに投入された電子データは、当該ワークフローの処理の進行に応じて、各処理に関連付けられた各フォルダを移動することになる。例えば、図２に示されたワークフローの場合、第１の処理において、電子データがフォルダＢに格納され、第３の処理において、当該電子データがフォルダＢから確認済フォルダに格納される。
このように、ワークフローの処理にフォルダが関連付けられている場合、当該ワークフローの設定内容には、当該ワークフローの各処理に関連付けられたフォルダも含まれる。
ワークフローの進捗状況とは、当該ワークフローに投入された各電子文書の進捗状況である。進捗状況とは、例えば、各電子文書に対して、当該ワークフローで定義された各処理のどの処理まで完了しているか、あるいは、各電子文書が当該ワークフローに定義されたどのフォルダに格納されているかなどを含むものである。
図１に戻り、プロセッサ１６は、広義的なプロセッサを指し、汎用的なプロセッサ（例えばＣＰＵ（Central Processing Unit）など）、及び、専用の処理装置（例えばＧＰＵ（Graphics Processing Unit）、ＡＳＩＣ（Application Specific Integrated Circuit）、ＦＰＧＡ（Field-Programmable Gate Array）、あるいは、プログラマブル論理デバイスなど）の少なくとも１つを含んで構成される。プロセッサ１６としては、１つの処理装置によるものではなく、物理的に離れた位置に存在する複数の処理装置の協働により構成されるものであってもよい。図１に示すように、プロセッサ１６は、メモリ１４に記憶された情報処理プログラムに従って、処理実行部２２、表示制御部２４、及び設定変更部２６としての機能を発揮する。
処理実行部２２は、データ管理サービスに関する種々の処理を実行する。例えば、処理実行部２２は、ユーザが利用するユーザ端末からデータ管理サービスへのアクセスを受けると、所定の方法（例えばユーザＩＤとパスワードの入力など）によって当該ユーザを認証する。その上で、処理実行部２２は、当該ユーザからの指示に基づいて、データ管理サービスで管理される電子データについての処理を実行する。例えば、処理実行部２２は、ユーザからの指示に従って、ユーザ端末から受信した電子データを電子データＤＢ１８内のフォルダに格納する処理を実行する。また、ユーザからの要求に従って、電子データＤＢ１８に記憶されている電子データに対する処理を実行し、あるいは、当該ユーザが利用するユーザ端末に電子データを送信する。
特に、処理実行部２２は、データ管理サービスにおいて、ワークフローＤＢ２０で定義されているワークフローに沿って、電子データに関する処理を実行する。例えば、所定の電子データ（これは、電子データＤＢ１８に記憶されている電子データであってもよいし、新たにユーザ端末から送信された電子データであってもよい）を、あるワークフローに投入する指示をユーザから受けると、処理実行部２２は、ワークフローＤＢ２０を参照して、ユーザが指示したワークフローの設定内容（構造、処理内容、フォルダなど）を参照し、当該ワークフローに沿って当該所定の電子データに対する処理を実行する。
表示制御部２４は、データ管理サービスに係る画面を表示部に表示させる処理を実行する。本実施形態では、情報処理装置１０がサーバであるから、表示制御部２４は、ユーザがデータ管理サービスにアクセスする際に利用したユーザ端末のディスプレイにデータ管理サービスに係る画面を表示させる。情報処理装置１０がパーソナルコンピュータやタブレット端末などであり、情報処理装置１０自身がディスプレイを有している場合は、表示制御部２４は、情報処理装置１０のディスプレイにデータ管理サービスに係る画面を表示させてもよい。
設定変更部２６は、ユーザの指示に基づいて、ワークフローＤＢ２０で定義されているワークフローの設定内容を変更する処理を実行する。
＜プロセッサの処理の概要＞
以下、図３～図１７を適宜参照しつつ、処理実行部２２、表示制御部２４、及び設定変更部２６の処理の詳細について説明する。
図３は、表示制御部２４がユーザ端末のディスプレイに表示させた、データ管理サービスに係る画面の例を示す図である。本実施形態では、図３に示すように、表示制御部２４は、データ管理サービスの内容を表示するデータ管理サービスウィンドウ３０をユーザ端末のディスプレイに表示させる。データ管理サービスウィンドウ３０には、電子データＤＢ１８にて定義されているフォルダを示すフォルダアイコン３２、及び、電子データＤＢ１８に記憶されている電子データを示すデータアイコン（例えば特定のフォルダに格納されたデータに対応するデータアイコン）３４が表示されている。このような内容の画面は、ユーザがデータ管理サービスにアクセスしたときに最初に表示される初期画面であってよい。
図３に示されたデータ管理サービスウィンドウ３０の内容は、データ管理サービスから提供される画面（すなわち表示制御部２４により表示される画面）の一例であり、ユーザの指示に応じて、種々の画面がデータ管理サービスウィンドウ３０に表示され得る。例えば、ユーザの指示に応じて、ワークフローＤＢ２０で定義されているワークフローの一覧や、各ワークフローの設定内容を示す画面などをデータ管理サービスウィンドウ３０に表示させることができる。
データ管理サービスウィンドウ３０に表示されるフォルダアイコン３２の中には、ワークフローに関連付けたフォルダに対応するフォルダアイコン３２がある。換言すれば、ワークフローに関連付けられたフォルダに対応したフォルダアイコン３２がデータ管理サービスウィンドウ３０に表示される。ユーザは、電子データを選択した上でフォルダアイコン３２を選択することで、当該フォルダアイコン３２に対応するフォルダ画関連付けられているワークフローに選択した電子データを投入することができる。
また、データ管理サービスのユーザは、ワークフローＤＢ２０で定義されているワークフローの設定内容を変更することができる。ワークフローの設定内容を変更したい場合、通常、ユーザは、データ管理サービスウィンドウ３０において、まずワークフローの一覧を表示させるための操作を行ってワークフローの一覧を表示させ、次いで所望のワークフローを選択し、さらに、選択したワークフローの設定内容を変更させるための設定変更画面を表示させるための操作を行って設定変更画面を表示させ、その上で当該設定変更画面において設定を変更する、という一連の操作を行う必要がある。もちろん、このようにしても、ユーザはワークフローの設定内容を変更し得るのであるが、詳しくは後述するように、本実施形態では、ユーザは、電子データを選択した上でフォルダアイコン３２を選択することで、ワークフローの設定内容を変更するための設定変更画面を表示させることができるようになっている。
また、データ管理サービスのユーザは、例えば、データ管理サービスウィンドウ３０のように、電子データＤＢ１８にて定義されているフォルダを示すフォルダアイコン３２が表示されている場合、当該フォルダを基準として、当該フォルダに関連付けられた１又は複数のワークフローの進捗状況を確認したい場合がある。ワークフローの進捗状況を確認したい場合、通常、ユーザは、データ管理サービスウィンドウ３０において、まずワークフローの一覧を表示させるための操作を行ってワークフローの一覧を表示させ、次いで所望のワークフローを選択し、さらに、選択したワークフローの進捗状況を表示する画面を表示させるための操作を行う、という一連の操作を行う必要がある。もちろん、このようにしても、ユーザはワークフローの進捗状況を確認し得るのであるが、この方法によると、今表示されているフォルダアイコン３２に関連付けられている１又は複数のワークフローの進捗状況を容易に把握するのは難しい。また、この方法によると、ワークフローの進捗状況を表示させる手間が掛かってしまう。詳しくは後述するように、本実施形態では、ユーザは、フォルダアイコン３２を選択することで、当該フォルダアイコン３２に対応するフォルダに関連付けられているワークフローの進捗状況を表示させることができるようになっている。
上述のように、ワークフローに関連付けられたフォルダに対応するフォルダアイコン３２が画面に表示されている場合、本実施形態では、ユーザが当該フォルダアイコン３２を選択したことに応じて、プロセッサ１６は、電子データを当該フォルダに関連付けられたワークフローに投入する処理、当該ワークフローの設定変更画面を表示させる処理、及び、当該ワークフローの進捗状況を表示させる処理を行う。これらの処理を同時に行うと、画面の表示内容が煩雑になり得ることから、プロセッサ１６としては、ユーザがフォルダアイコン３２を選択したことに応じて、上記の処理のいずれかを行うことが望ましい。
プロセッサ１６は、ユーザがフォルダアイコン３２を選択した際に、上記の処理のいずれを実行するかを選択させる画面を表示させるようにしてもよいが、表示処理及びユーザ選択が煩わしくなり得る。したがって、プロセッサ１６としては、ユーザの操作内容（指示内容）に基づいて、当該ユーザが要求すると推測される処理を自動的に実行するとよい。
＜ユーザが電子データを選択しつつフォルダアイコンを選択した場合の処理（１）＞
具体的には、ユーザが電子データを選択しつつ、ワークフローに関連付けられたフォルダに対応するフォルダアイコン３２を選択した場合は、処理実行部２２は、当該電子データに対して当該ワークフローの処理の実行を開始する。これは、ユーザが電子データを選択しつつフォルダアイコン３２を選択した場合は、ユーザは、選択している電子データを当該フォルダアイコン３２に対応するフォルダが関連付けられたワークフローに投入したいと考えている可能性が高いからである。
本実施形態では、プロセッサ１６は、ユーザが、ワークフローに関連付けられたフォルダに対応するフォルダアイコン３２上にデータアイコン３４をドラッグした場合に、当該ユーザが電子データを選択しつつ、ワークフローに関連付けられたフォルダに対応するフォルダアイコン３２を選択したと判定する。
例えば、図３を参照し、フォルダＢがあるワークフローに関連付けられているとする。ユーザは、まず、ワークフローに投入する電子データを選択し（ここでは、「ＸＸ．ｐｄｆ」という電子データであるとする）、図３に示すように、選択した電子データに対応するデータアイコン３４を、フォルダＢに対応するフォルダアイコン３２上にドラッグする。データアイコン３４をフォルダアイコン３２上にドラッグすることは、ユーザが電子データ（「ＸＸ．ｐｄｆ」という電子データ）を選択しつつ、ワークフローに関連付けられたフォルダ（フォルダＢ）を選択することに相当する。そうすると、当該電子データは当該ワークフローに投入され、処理実行部２２は、当該電子データに対する当該ワークフローの処理の実行を開始する。なお、ユーザが選択したフォルダが複数のワークフローに関連付けられている場合、表示制御部２４は、当該複数のワークフローのうち、どのワークフローに当該電子データを投入させるのかを選択させる画面を表示させ、処理実行部２２は、当該電子データに対して、ユーザが選択したワークフローの処理の実行を開始するとよい。
フォルダＢに対応するフォルダアイコン３２とは、フォルダの形状を示すオブジェクトのみならず、その横に表示されたフォルダ名を含む範囲の領域を含むものであってよい。また、ユーザが選択した電子データは、ユーザ端末に記憶された電子データ（つまり電子データＤＢ１８に未だ記憶されていない電子データ）であってもよいし、データ管理サービスウィンドウ３０内に対応するデータアイコン３４が示された、電子データＤＢ１８に記憶されている電子データであってもよい。言うまでもないが、ドラッグ先となるフォルダアイコン３２は、データ管理サービスウィンドウ３０内に表示されている。
ユーザが電子データを選択しつつ、ワークフローに関連付けられたフォルダに対応するフォルダアイコン３２を選択する操作は、上述のドラッグ操作に限られない。例えば、ユーザが電子データを指定しつつ「Ｃｔｒｌ」キーと「Ｃ」キーを押すことで、当該電子データをクリップボードに保存させた状態で、ワークフローに関連付けられたフォルダに対応するフォルダアイコン３２を選択（例えばマウス操作により画面上を移動するカーソルでフォルダアイコン３２をクリックした場合など）する操作であってもよい。なお、クリップボードとは、一時的にデータを保存できるメモリ１４内の領域である。
＜ユーザが電子データを選択しつつフォルダアイコンを選択した場合の処理（２）＞
ユーザが電子データを選択しつつ、ワークフローに関連付けられたフォルダに対応するフォルダアイコン３２を選択した場合は、処理実行部２２が当該電子データに対して当該ワークフローの処理の実行を開始するのに代えて、表示制御部２４が、当該ワークフローの設定内容を変更するための設定変更画面を、当該ユーザが用いるユーザ端末のディスプレイに表示させるようにしてもよい。これは、ユーザが電子データを選択しつつフォルダアイコン３２を選択した場合は、ユーザは、当該フォルダアイコン３２に対応するフォルダが関連付けられたワークフローの設定内容を変更した上で、当該電子データを当該ワークフローに投入したいと考えている場合も想定されるからである。
ユーザが電子データを選択しつつ、ワークフローに関連付けられたフォルダに対応するフォルダアイコン３２を選択すると、表示制御部２４は、データ管理サービスウィンドウ３０内に、フォルダＢに関連付けられたワークフローの設定変更画面を表示させる。なお、ここでも、ユーザは、ワークフローに関連付けられたフォルダに対応するフォルダアイコン３２上にデータアイコン３４をドラッグさせるか、あるいは、電子データをクリップボードに保存させた状態で当該データアイコン３４を選択することで、ユーザが電子データを選択しつつ、ワークフローに関連付けられたフォルダに対応するフォルダアイコン３２を選択することができる。
図４は、設定変更画面の表示例を示す図である。本実施形態では、表示制御部２４は、設定変更画面として、データ管理サービスウィンドウ３０内に、ユーザが選択したワークフロー（図３の例ではフォルダＢに関連付けられたワークフロー）の設定内容を変更するための設定変更ダイアログ４０を表示させる。
本実施形態では、設定変更ダイアログ４０において、当該ワークフローの構造が示されている。具体的には、設定変更ダイアログ４０には、当該ワークフローに含まれる処理の内容を示す処理内容オブジェクト４２が含まれる。当該ワークフローが複数の処理を含む場合には、設定変更ダイアログ４０には、複数の処理内容オブジェクト４２が含まれると共に、処理の順番を示す矢印オブジェクト４４が含まれる。また、設定変更ダイアログ４０には、決定ボタン４６、変更ボタン４８、キャンセルボタン５０が含まれる。
なお、ユーザが選択したフォルダが複数のワークフローに関連付けられている場合、設定変更ダイアログ４０において、当該複数のワークフローの設定内容が変更できるとよい。
表示制御部２４が、データアイコン３４がフォルダアイコン３２にドラッグアンドドロップされたことではなく、データアイコン３４がフォルダアイコン３２にドラッグされただけで、設定変更ダイアログ４０を表示させるようにすることで、ユーザがデータアイコン３４を複数のフォルダアイコン３２の上に逐次ドラッグしていくことにより、各フォルダに関連付けられたワークフローの構造を示す設定変更ダイアログ４０が逐次表示される。このように、ユーザは、簡易的な操作で各フォルダに関連付けられたワークフローの構造を確認することができる。
ユーザは、フォルダアイコン３２の上にデータアイコン３４をドラッグすることで表示された設定変更ダイアログ４０を確認し、当該設定変更ダイアログ４０に示されたワークフローの設定内容を変更したい場合、そこでドロップ操作を行う。これにより、当該設定変更ダイアログ４０の表示が維持される。
本実施形態では、設定変更ダイアログ４０において、ユーザは、特定したワークフローに含まれる各処理の処理内容の簡易的な変更、処理に関連付けられているフォルダの変更、及び、ワークフローへの新たな処理の追加が可能となっている。すなわち、本実施形態では、設定変更ダイアログ４０は、ユーザが特定したワークフローの簡易的な設定変更が可能な簡易設定変更を行うためのダイアログである。もちろん、これは一例であり、設定変更ダイアログ４０において、当該ワークフローの詳細な設定内容の変更（例えば全ての設定内容の変更）が可能となっていてもよい。
マウス操作によって処理内容オブジェクト４２にカーソルを合わせるなどすることで、ユーザが処理内容オブジェクト４２を選択すると、表示制御部２４は、図５に示すように、選択された処理内容オブジェクト４２の内容を変更するための設定変更ボックス５２を表示させる。図５の例では、当該設定変更ボックス５２では、選択された処理内容オブジェクト４２が示す処理内容「部署Ｃに通知」における通知先を変更することができるようになっている。もちろん、変更する処理内容はこれには限られない。例えば、選択された処理内容オブジェクト４２が示す処理内容がフォルダに電子データを格納するものである場合、設定変更ボックス５２において、当該処理によって電子データが格納されるフォルダを変更できるようになっていてもよい。
また、マウス操作によって矢印オブジェクト４４にカーソルを合わせるなどすることで、ユーザが矢印オブジェクト４４を選択すると、表示制御部２４は、図６に示すように、選択された矢印オブジェクト４４が繋ぐ２つの処理内容の間に実行される新たな処理を追加するための処理追加ボタン５４を表示させる。ユーザが処理追加ボタン５４を操作すると、表示制御部２４は、追加される処理の内容を決定するためのボックス（不図示）を表示し、ユーザは当該ボックスに対して追加される処理の内容を決定する。そうすると、選択した矢印オブジェクト４４が示す位置に、新たな処理が追加される。
設定変更ダイアログ４０においてユーザがワークフローの設定内容を変更し、決定ボタン４６を操作すると、設定変更部２６は、当該ワークフローの設定内容を変更する。すなわち、設定変更部２６は、ワークフローＤＢにおける当該ワークフローの設定内容を更新する。つまり、決定ボタン４６は、当該ワークフローの設定内容を確定する指示をユーザが入力するためのボタンである。また、ユーザが決定ボタン４６を操作することによって、表示制御部２４は、設定変更ダイアログ４０を消去し、処理実行部２２は、ユーザが選択した電子データに対して当該ワークフローの実行を開始する。換言すれば、ユーザが選択した電子データ（図３の例では「ＸＸ．ｐｄｆ」という電子データ）が当該ワークフローに投入される。
設定変更ダイアログ４０に含まれる変更ボタン４８は、当該ワークフローの詳細な設定を変更するための詳細設定変更画面を表示させるためのボタンである。つまり、ユーザが変更ボタン４８を操作すると、表示制御部２４は、設定変更ダイアログ４０に代えて、当該ワークフローについての詳細設定変更画面を表示させる。
設定変更ダイアログ４０に含まれるキャンセルボタン５０は、設定変更ダイアログ４０における当該ワークフローの設定変更をキャンセルするためのボタンである。つまり、ユーザがキャンセルボタン５０を操作すると、設定変更部２６は、設定変更ダイアログ４０でユーザが設定した設定内容を破棄し、ワークフローＤＢにおける当該ワークフローの設定内容を更新しない。
また、ユーザがキャンセルボタン５０を操作すると、表示制御部２４は、設定変更ダイアログ４０を消去する。ここで、ユーザは、当該ワークフローの設定内容の変更はキャンセルしたいが、選択した電子データを当該ワークフローに投入したい場合がある。その場合、設定変更ダイアログ４０が消去された後、再度、当該電子データに対応するデータアイコン３４を、当該ワークフローに対応するフォルダアイコン３２までドラッグアンドドロップするのは手間である。
このことに鑑み、表示制御部２４は、図７に示すように、画面上において、先にフォルダアイコン３２上にドラッグしたデータアイコン３４を、当該フォルダアイコン３２上に保持しておくとよい。ユーザは、保持されたデータアイコン３４を操作（例えばクリック）することで、当該データアイコン３４に対応する電子データを当該フォルダアイコン３２に対応するワークフローに投入することができる。
設定変更ダイアログ４０により変更されたワークフローの設定内容が、当該ワークフローに投入された全ての電子データの処理を行う際に適用されるのが不都合な場合が考えられる。したがって、設定変更ダイアログ４０においてユーザにより変更されたワークフローの設定後の設定内容が適用される電子データの範囲を当該ユーザが設定可能であるとよい。本明細書では、設定変更ダイアログ４０に対するユーザの操作によって変更される前の当該ワークフローの設定内容を「変更前設定」と呼び、設定変更ダイアログ４０に対するユーザの操作によって変更された後の当該ワークフローの設定内容を「変更後設定」と呼ぶ。また、当該ワークフローに投入された電子データのうち、変更後設定が適用される電子データを第１電子データと呼び、変更前設定が適用される電子データ（換言すれば第１電子データ以外の電子データ）を第２電子データと呼ぶ。
本実施形態では、設定変更ダイアログ４０において、第１電子データの範囲を決定するための適用規則をユーザが指定することができるようになっている。例えば、図８に示すように、ユーザが矢印オブジェクト４４を選択すると、表示制御部２４は、適用規則を指定するための適用規則チェックボックス６０を含む処理追加ボタン５４’を表示させる。図８の例では、「個人設定」、「今回の処理だけ」、及び「毎回設定」のいずれかを選択可能な適用規則チェックボックス６０を含む処理追加ボタン５４’が示されている。
例えば、ユーザが、適用規則チェックボックス６０において「個人設定」を選択して決定ボタン４６を操作すると、変更後設定が適用される第１電子データ、この場合は、追加された新たな処理が実行される第１電子データの範囲を、当該ユーザが当該ワークフローに投入した電子データとすることができる。換言すれば、当該ユーザ以外のユーザが当該ワークフローに入力した電子データは第２電子データとなり、当該第２電子データに対しては、変更前設定が適用される。この場合は、第２電子データに対しては、追加された新たな処理が実行されない。
また、ユーザが、適用規則チェックボックス６０において「今回の処理だけ」を選択して決定ボタン４６を操作すると、変更後設定が適用される第１電子データの範囲を、今回ユーザが当該ワークフローに投入した電子データのみとすることができる。換言すれば、今回ユーザが選択した電子データ以外の電子データは第２電子データとなり、当該第２電子データに対しては、変更前設定が適用される。
また、ユーザが、適用規則チェックボックス６０において「毎回設定」を選択して決定ボタン４６を操作すると、変更後設定が適用される第１電子データの範囲を、当該ワークフローに投入された全ての電子データとすることができる。この場合、第２電子データは無いこととなる。
上述した第１電子データの範囲を決定するための適用規則は一例であり、その他にも種々の適用規則が考えられる。例えば、当該ワークフローに投入された所定数の電子データを第１電子データとする、所定時間内に当該ワークフローに投入された電子データを第１電子データとする、あるグループに属するユーザが入力した電子データを第１電子データとする、などが考えられる。
設定変更ダイアログ４０において、ユーザが、第１電子データの範囲を決定するための適用規則を指定した上で、ワークフローの設定内容を変更し、決定ボタン４６を操作すると、設定変更部２６は、ワークフローＤＢ２０において、当該ワークフローに関連付けられた変更前設定を残しつつ、設定後変更を当該ワークフローに関連付けて新たに記憶させる。さらに、設定変更部２６は、ワークフローＤＢ２０において、当該ワークフローに関連付けて、設定変更ダイアログ４０においてユーザが指定した適用規則、及び、当該ユーザのユーザＩＤを記憶させておく。
これにより、その後、当該ワークフローに対して電子データが投入された際、処理実行部２２は、ワークフローＤＢを参照して、当該電子データが第１電子データであるか第２電子データであるか、換言すれば、当該電子データに対して変更前設定を適用して当該ワークフローを実行するか、当該電子データに対して変更後設定を適用して当該ワークフローを実行するかを決定することができる。
第１電子データの範囲を決定するための適用規則の指定方法は上記の方法には限られない。例えば、図９に示すように、表示制御部２４は、ＭＹ設定ボタン６２を含む設定変更ダイアログ４０を表示させるようにしてもよい。ユーザは、ＭＹ設定ボタン６２を操作した上で、ワークフローの設定内容を変更すると、変更後設定が適用される第１電子データの範囲を、当該ユーザが当該ワークフローに投入した電子データとすることができる。
また、設定変更ダイアログ４０において変更した設定内容が、自分が投入した電子データに対する処理だけに適用されるのか、他人が当該ワークフローに投入した電子データに対する処理にも適用されるのかをユーザが把握できるのが望ましい。したがって、表示制御部２４は、変更された設定内容が、自分が投入した電子データに対する処理だけに適用されるのか、他人が当該ワークフローに投入した電子データに対する処理にも適用されるのかを、設定変更ダイアログ４０において識別可能な態様で表示するとよい。
例えば、ユーザがＭＹ設定ボタン６２を操作した上で、「ＭＹフォルダに送る」という新たな処理を追加する設定変更をした場合、表示制御部２４は、図９に示すように、当該「ＭＹフォルダに送る」処理に対応する処理内容オブジェクト４２を他の処理内容オブジェクト４２（すなわち変更前から存在している処理内容オブジェクト４２）とは異なる態様で表示させる。これにより、ユーザは、「ＭＹフォルダに送る」処理に対応する処理が自分が投入した電子データに対する処理のみに適用されることを把握することができる。なお、図８の例において、適用規則チェックボックス６０において「個人設定」又は「今回の処理だけ」を選択した場合にも同様に、表示制御部２４は、変更された設定内容が、自分が投入した電子データに対する処理だけに適用されるのか、他人が当該ワークフローに投入した電子データに対する処理にも適用されるのかを、設定変更ダイアログ４０において識別可能な態様で表示するとよい。
ユーザが電子データを選択しつつ、ワークフローに関連付けられたフォルダに対応するフォルダアイコン３２を選択した場合に、処理実行部２２が当該電子データに対して当該ワークフローの処理の実行を開始するのか、表示制御部２４が当該ワークフローの設定変更ダイアログ４０を表示させるのかを、ユーザが設定できるとよい。本明細書では、ユーザが電子データを選択しつつ、ワークフローに関連付けられたフォルダに対応するフォルダアイコン３２を選択した場合に、表示制御部２４が当該ワークフローの設定変更ダイアログ４０を表示させる情報処理装置１０の動作モードを第１動作モードと呼び、ユーザが電子データを選択しつつ、ワークフローに関連付けられたフォルダに対応するフォルダアイコン３２を選択した場合に、処理実行部２２が当該電子データに対して当該ワークフローの処理の実行を開始する情報処理装置１０の動作モードを第２動作モードと呼ぶ。
情報処理装置１０の動作モードの設定方法は種々の方法を採用し得るが、本実施形態では、図１０に示すように、表示制御部２４は、情報処理装置１０の動作モードの設定を行うための処理内容設定チェックボックス６４を含む設定変更ダイアログ４０を表示させるようにしてもよい。ユーザは、処理内容設定チェックボックス６４にチェックを入れることで、情報処理装置１０の動作モードを第１モードから第２モードに変更することができる。もちろん、別途の設定画面において、情報処理装置１０の動作モードを再度第１モードに変更することが可能であってよい。
なお、情報処理装置１０の動作モードはユーザ毎に設定可能であってもよい。例えば、メモリ１４に記憶されたユーザＤＢにおいて、ユーザＩＤに、当該ユーザＩＤが示すユーザが情報処理装置１０（すなわちデータ管理サービス）にアクセスしたときの動作モードを示す情報を関連付けて記憶させておく。表示制御部２４は、認証されたユーザＩＤと、ユーザＤＢに記憶された当該情報とに基づいて、情報処理装置１０の動作モード、すなわち、当該ユーザにより特定操作がされたことに応じて設定変更ダイアログ４０を表示するか否かを決定する。
＜ユーザが電子データを選択せずにフォルダアイコンを選択した場合の処理＞
一方、ユーザが電子データを選択せずに、ワークフローに関連付けられたフォルダに対応するフォルダアイコン３２を選択した場合は、表示制御部２４は、当該ワークフローの進捗状況を、当該ユーザが用いるユーザ端末のディスプレイに表示させる。これは、ユーザが電子データを選択せずにフォルダアイコン３２を選択した場合は、ユーザは、少なくとも当該ワークフローに電子データを投入したいわけではなく、単に当該ワークフローの進捗状況を確認したいと考えている可能性が高いからである。
本実施形態では、プロセッサ１６は、図１１に示されるように、ユーザがデータアイコン３４をドラッグせずに、ユーザのマウス操作などにより画面上を移動するカーソルが、ワークフローに関連付けられたフォルダに対応するフォルダアイコン３２上に位置した場合に、当該ユーザが電子データを選択せずに、ワークフローに関連付けられたフォルダに対応するフォルダアイコン３２を選択したと判定する。これにより、表示制御部２４は、当該ワークフローの進捗状況をデータ管理サービスウィンドウ３０に表示させる。
ユーザが電子データを選択せずに、ワークフローに関連付けられたフォルダに対応するフォルダアイコン３２を選択する操作は、上述のカーソル操作に限られない。例えば、クリップボードに電子データを保存させない状態で、ワークフローに関連付けられたフォルダに対応するフォルダアイコン３２を選択する操作であってもよい。
図１２は、ワークフローの進捗状況の表示例を示す図である。本実施形態では、表示制御部２４は、ワークフローの進捗状況として、データ管理サービスウィンドウ３０内に、ユーザが選択したフォルダ（図１２の例ではフォルダＢ）に関連付けられたワークフローの進捗状況を表す進捗状況ダイアログ７０を表示させる。
本実施形態では、表示制御部２４は、進捗状況ダイアログ７０において、当該ワークフローに関連付けられたフォルダと、当該フォルダに格納されている電子データとの対応関係を表示させる。なお、進捗状況の表示態様は、これに限るものではない。例えば、表示制御部２４は、当該ワークフローに投入された各電子データが、当該ワークフローにおけるどの処理まで完了したのかを示す表やグラフなどの態様で進捗状況を表示するようにしてもよい。
具体的には、本実施形態では、表示制御部２４は、進捗状況ダイアログ７０において、当該ワークフローに関連付けられた１又は複数のフォルダに対応するフォルダオブジェクト７２を表示させる。当然ながら、進捗状況ダイアログ７０に含まれるフォルダオブジェクト７２の中には、ユーザが選択したフォルダ（図１２の例ではフォルダＢ）に対応するフォルダオブジェクト７２が含まれる。各フォルダオブジェクト７２は、矢印オブジェクトで繋がれることで、当該ワークフローにおける処理順が明示されるとよい。
表示制御部２４は、各フォルダオブジェクト７２に関連付けて、各フォルダオブジェクト７２に対応するフォルダに格納されている電子データに対応するデータアイコン７４を表示する。本実施形態は、フォルダオブジェクト７２は枠形状を有しており、表示制御部２４は、当該フォルダオブジェクト７２に対応するフォルダに格納された電子データに対応するデータアイコン７４を、当該フォルダオブジェクト７２の枠内に表示する。これにより、ユーザは、当該ワークフローに関連付けられた各フォルダにどの電子データが格納されているか、すなわち、各電子データの当該ワークフローにおける進捗状況を把握することができる。
なお、当該ワークフローに関連付けられているフォルダの数が多い場合など、進捗状況ダイアログ７０において、複数のフォルダオブジェクト７２を同時に表示させることが困難な場合は、進捗状況ダイアログ７０内において画面スクロールが可能となっていてもよい。
ここで、本実施形態では、表示制御部２４は、フォルダを選択したユーザが当該ワークフローに投入した電子データに対応するデータアイコン７４のみを進捗状況ダイアログ７０に表示させる。換言すれば、表示制御部２４は、当該ユーザ以外のユーザが当該ワークフローに投入した電子データに対応するデータアイコン７４を進捗状況ダイアログ７０に表示しない。具体的には、表示制御部２４は、電子データＤＢ１８に格納された情報に基づいて、当該ユーザが当該ワークフローに投入した電子データを識別し、識別された電子データに対応するデータアイコン７４を進捗状況ダイアログ７０に表示させる。もちろん、進捗状況ダイアログ７０において、全てのユーザにより当該ワークフローに投入された電子データに対応するデータアイコン７４を表示するようにしてもよい。また、当該ユーザが当該ワークフローに投入した電子データに対応するデータアイコン７４のみを表示するか、全てのユーザにより当該ワークフローに投入された電子データに対応するデータアイコン７４を表示するかをユーザが切り替え可能となっていてもよい。
なお、ユーザが選択したフォルダが複数のワークフローに関連付けられている場合、表示制御部２４は、進捗状況ダイアログ７０において、当該複数のワークフローの進捗状況を表示させるとよい。
本実施形態では、表示制御部２４は、ユーザ操作によってカーソルがフォルダオブジェクト７２上に位置したことによって、進捗状況ダイアログ７０を表示させる。これにより、ユーザにとっては、画面に表示されたフォルダを基準として、当該フォルダに関連付けられた１又は複数のワークフローの進捗状況を確認することができる。また、ユーザがカーソルを複数のフォルダアイコン３２の上に逐次移動させることにより、各フォルダに関連付けられたワークフローの進捗状況を示す進捗状況ダイアログ７０が逐次表示される。このように、ユーザは、簡易的な操作で各フォルダに関連付けられたワークフローの進捗状況を確認することができる。
なお、進捗状況ダイアログ７０には、閉じるボタン７６が含まれている。ユーザが閉じるボタン７６を操作したことに応じて、表示制御部２４は、進捗状況ダイアログ７０を消去する。
進捗状況ダイアログ７０において、ユーザがカーソルをフォルダオブジェクト７２を上に位置させるなどして、フォルダオブジェクト７２を選択すると、表示制御部２４は、当該フォルダオブジェクト７２に対応するフォルダに関連付けられた処理内容を表す処理内容ボックス７８を表示させるとよい。これにより、ユーザは、進捗状況ダイアログ７０において、当該ワークフローに含まれる各処理の処理内容を把握することができる。このように、進捗状況ダイアログ７０において、当該ワークフローに含まれる各処理の処理内容（各処理に関連付けられているフォルダを含む）及び処理順番を示すことができるから、進捗状況ダイアログ７０は、当該ワークフローの構造を示すものであるとも言える。
進捗状況ダイアログ７０には、履歴確認ボタン８０が含まれる。ユーザが履歴確認ボタン８０を操作すると、表示制御部２４は、当該ワークフローの進捗状況として、過去に当該ワークフローに投入され、当該ワークフローにおける処理が完了した電子データである処理完了データを進捗状況ダイアログ７０に表示させる。
図１３は、処理完了データの表示例を示す図である。図１３の例では、各処理完了データのデータ名、各処理完了データが当該ワークフローに投入された投入日時、各処理完了データに対する当該ワークフローの処理が完了した完了日時が表の態様で示されているが、処理完了データの表示例はこれには限られない。なお、図１３の例では、表示制御部２４は、各処理完了データに関連付けられた消去用チェックボックス８２及び削除ボタン８４を表示させている。ユーザが消去用チェックボックス８２を選択した上で削除ボタン８４を操作すると、当該消去用チェックボックス８２に関連付けられた処理完了データが以後表示されなくなる。また、表示制御部２４は戻るボタン８６を表示させ、ユーザが戻るボタン８６を操作すると、表示制御部２４は、再度図１２に示す内容を進捗状況ダイアログ７０に表示させる。
ユーザが選択したフォルダに関連付けられたワークフローに投入された電子データのうち、所定時間以上、処理が滞っている電子データがある場合、表示制御部２４は、当該電子データについての警告を進捗状況ダイアログ７０において表示させるとよい。図１４は、警告の表示例を示す図である。例えば、当該ワークフローにおいて、文書Ｂについての処理が所定時間以上滞っている場合、表示制御部２４は、文書Ｂに対応するデータアイコン７４の近傍に、警告を表す警告オブジェクト８８を表示させる。これにより、ユーザは、当該ワークフローにおける処理が滞っている電子データを把握することができる。
ユーザ選択したフォルダに関連付けられたワークフローが処理中の電子データが無い場合、換言すれば、当該ワークフローに関連付けられた全てのフォルダに電子データが格納されていない場合も考えられる。その場合、表示制御部２４は、当該ワークフローの進捗状況として、当該ワークフローにおいて処理中の電子データが無いことを進捗状況ダイアログ７０に表示させるとよい。例えば、図１５に示すように、表示制御部２４は、進捗状況ダイアログ７０に、「処理中の文書はありません。」のようなメッセージを表示させる。
ユーザが、進捗状況ダイアログ７０に対する操作によって、当該ワークフローの設定内容が変更可能であるとよい。換言すれば、設定変更部２６は、進捗状況ダイアログ７０に対するユーザの操作に応じて、当該ワークフローの設定内容を変更する（ワークフローＤＢ２０における設定内容を更新する）とよい。例えば、ユーザが進捗状況ダイアログ７０に表示されたフォルダオブジェクト７２上にカーソルを位置させると、表示制御部２４は、図１６に示すような、当該ワークフローの設定内容を変更するための設定変更ボックス９０を進捗状況ダイアログ７０に表示させる。ユーザは、当該設定変更ボックス９０に対する操作によって、当該ワークフローの設定内容を変更することができる。当該ワークフローの設定内容の変更とは、例えば、ワークフローに含まれる各処理の処理内容の変更、各処理に関連付けられているフォルダの変更、あるいは、新たな処理の追加などが含まれるが、これらに限られるものではない。
ここで、設定変更ボックス９０により変更されたワークフローの設定内容が、当該ワークフローに投入された全ての電子データの処理を行う際に適用されるのが不都合な場合が考えられる。したがって、設定変更ボックス９０においてユーザにより変更されたワークフローの設定後の設定内容が適用される電子データの範囲を当該ユーザが設定可能であるとよい。本明細書では、設定変更ボックス９０に対するユーザの操作によって変更される前の当該ワークフローの設定内容も「変更前設定」と呼び、設定変更ボックス９０に対するユーザの操作によって変更された後の当該ワークフローの設定内容も「変更後設定」と呼ぶ。また、当該ワークフローに投入された電子データのうち、変更後設定が適用される電子データを第１電子データと呼び、変更前設定が適用される電子データ（換言すれば第１電子データ以外の電子データ）を第２電子データと呼ぶ。
本実施形態では、設定変更ボックス９０において、第１電子データの範囲を決定するための適用規則をユーザが指定することができるようになっている。例えば、図１６に示すように、表示制御部２４は、適用規則を指定するための適用規則チェックボックス９２を含む設定変更ボックス９０を表示させる。図１６の例では、「個人設定」、「今回の処理だけ」、及び「毎回設定」のいずれかを選択可能な適用規則チェックボックス９２を含む設定変更ボックス９０が示されている。
例えば、ユーザが、適用規則チェックボックス９２において「個人設定」を選択して当該ワークフローの設定内容を変更すると、変更後設定が適用される第１電子データの範囲を、当該ユーザが当該ワークフローに投入した電子データとすることができる。換言すれば、当該ユーザ以外のユーザが当該ワークフローに入力した電子データは第２電子データとなり、当該第２電子データに対しては、変更前設定が適用される。
また、ユーザが、適用規則チェックボックス９２において「今回の処理だけ」を選択して当該ワークフローの設定内容を変更すると、変更後設定が適用される第１電子データの範囲を、今回ユーザが当該ワークフローに投入した電子データのみとすることができる。換言すれば、今回ユーザが選択した電子データ以外の電子データは第２電子データとなり、当該第２電子データに対しては、変更前設定が適用される。
また、ユーザが、適用規則チェックボックス９２において「毎回設定」を選択して当該ワークフローの設定内容を変更すると、変更後設定が適用される第１電子データの範囲を、当該ワークフローに投入された全ての電子データとすることができる。この場合、第２電子データは無いこととなる。
上述した第１電子データの範囲を決定するための適用規則は一例であり、その他にも種々の適用規則が考えられる。例えば、当該ワークフローに投入された所定数の電子データを第１電子データとする、所定時間内に当該ワークフローに投入された電子データを第１電子データとする、あるグループに属するユーザが入力した電子データを第１電子データとする、などが考えられる。
設定変更ボックス９０において、ユーザが、第１電子データの範囲を決定するための適用規則を指定した上で、ワークフローの設定内容を変更すると、設定変更部２６は、ワークフローＤＢ２０において、当該ワークフローに関連付けられた変更前設定を残しつつ、設定後変更を当該ワークフローに関連付けて新たに記憶させる。さらに、設定変更部２６は、ワークフローＤＢ２０において、当該ワークフローに関連付けて、進捗状況ダイアログ７０においてユーザが指定した適用規則、及び、当該ユーザのユーザＩＤを記憶させておく。
これにより、その後、当該ワークフローに対して電子データが投入された際、処理実行部２２は、ワークフローＤＢを参照して、当該電子データが第１電子データであるか第２電子データであるか、換言すれば、当該電子データに対して変更前設定を適用して当該ワークフローを実行するか、当該電子データに対して変更後設定を適用して当該ワークフローを実行するかを決定することができる。
ユーザが、進捗状況ダイアログ７０において表示されたデータアイコン７４に対する操作によって、当該データアイコン７４に対応する電子データについての処理を実行可能であるとよい。換言すれば、処理実行部２２は、進捗状況ダイアログ７０において表示されたデータアイコン７４に対するユーザの操作に応じて、当該データアイコン７４に対応する電子データについての処理を実行するとよい。
例えば、ユーザが進捗状況ダイアログ７０に表示されたデータアイコン７４上にカーソルを位置させると、表示制御部２４は、図１７に示すような、当該データアイコン７４に対応する電子データについての処理を指示するための操作ボックス９４を進捗状況ダイアログ７０に表示させる。ユーザは、当該設定変更ボックス９０に対する操作によって、当該ワークフローの設定内容を変更することができる。例えば、操作ボックス９４に対する操作により、ユーザは、当該電子データをワークフローから取り消す処理、当該電子データをワークフローから取り消すと共に当該電子データを当該ワークフローに投入したユーザに通知する処理、当該電子データを当該ワークフローに含まれる他のフォルダに移動させる処理などが可能である。なお、操作ボックス９４に対する操作により実行可能な処理はこれに限られるものではない。
＜情報処理装置の処理の流れ＞
本実施形態に係る情報処理装置１０の構成は以上の通りである。以下、図１８に示すフローチャートに従って、本実施形態に係る情報処理装置１０の処理の流れを説明する。
ステップＳ１０において、ユーザがデータ管理サービスにアクセスすると、処理実行部２２は、当該ユーザの認証を行う。ユーザが認証されると、表示制御部２４は、当該ユーザが利用するユーザ端末のディスプレイに、ワークフローに関連付けられたフォルダに対応するフォルダアイコン３２を含むデータ管理サービスウィンドウ３０（図３又は図１１参照）を表示させる。
ステップＳ１２において、プロセッサ１６は、ワークフローに関連付けられたフォルダに対応するフォルダアイコン３２がユーザによって選択されたか否かを判定する。例えば、プロセッサ１６は、カーソルが当該フォルダアイコン３２上に位置したか否かを判定する。当該フォルダアイコン３２が選択された場合はステップＳ１４に進む。
ステップＳ１４において、プロセッサ１６は、ステップＳ１０にてユーザがフォルダアイコン３２を選択した際に、ユーザによって電子データを選択されているか否かを判定する。例えば、プロセッサ１６は、ユーザが電子データに対応するデータアイコン３４をドラッグしながらカーソルを当該フォルダアイコン３２上に位置させた場合、あるいは、ユーザがクリップボードに電子データを保存しつつカーソルを当該フォルダアイコン３２上に位置させた場合は、ユーザによって電子データが選択されている、と判定する。一方、プロセッサ１６は、ユーザがクリップボードに電子データを保存せずにカーソルを当該フォルダアイコン３２上に位置させた場合は、ユーザによって電子データが選択されていない、判定する。
ユーザによって電子データが選択されていない場合はステップＳ１６に進む。ステップＳ１６において、表示制御部２４は、データ管理サービスウィンドウ３０内に、ユーザが選択したフォルダに関連付けられたワークフローの進捗状況を表す進捗状況ダイアログ７０を表示させる。
ステップＳ１４において、ユーザによって電子データが選択されている場合はステップＳ１８に進む。
ステップＳ１８において、処理実行部２２は、当該ユーザにとっての情報処理装置１０の動作モードが第１動作モードか第２動作モードであるかを判定する。
情報処理装置１０の動作モードが第２動作モードである場合はステップＳ２０に進み、ステップＳ２０において、処理実行部２２は、ユーザが選択した電子データを、当該ユーザが選択したフォルダに関連付けられたワークフローに投入する。
情報処理装置１０の動作モードが第１動作モードである場合はステップＳ２２に進み、ステップＳ１８において、表示制御部２４は、データ管理サービスウィンドウ３０内に、設定変更ダイアログ４０（図４参照）を表示させる。上述の通り、ユーザは、設定変更ダイアログ４０にて当該ワークフローの設定内容を変更した後、決定ボタン４６を操作することで、選択した電子データを当該ワークフローに投入することができる。
以上、本発明に係る実施形態を説明したが、本発明は上記実施形態に限られるものではなく、本発明の趣旨を逸脱しない限りにおいて種々の変更が可能である。
１０ 情報処理装置、１２ 通信インターフェース、１４ メモリ、１６ プロセッサ、１８ 電子データＤＢ、２０ ワークフローＤＢ、２２ 処理実行部、２４ 表示制御部、２６ 設定変更部、３０ データ管理サービスウィンドウ、３２ フォルダアイコン、３４，７２ データアイコン、４０ 設定変更ダイアログ、４２ 処理内容オブジェクト、４４ 矢印オブジェクト、４６ 決定ボタン、４８ 変更ボタン、５０ キャンセルボタン、５２，９０ 設定変更ボックス、５４，５４’ 処理追加ボタン、５６ 属性表示画面、５８ 処理指示ボタン、６０，９２ 適用規則チェックボックス、６２ ＭＹ設定ボタン、６４ 処理内容設定チェックボックス、７０ 進捗状況ダイアログ、７２ フォルダオブジェクト、７６ 閉じるボタン、７８ 処理内容ボックス、８０ 履歴確認ボタン、８２ 消去用チェックボックス、８４ 削除ボタン、８６ 戻るボタン、８８ 警告オブジェクト、９４ 操作ボックス。

Claims (8)

  1. プロセッサを備え、
    前記プロセッサは、
    ワークフローに関連付けられたフォルダを表示部に表示させ、
    ユーザが電子データを選択しつつ前記フォルダを選択した場合は、前記電子データに対して前記ワークフローを実行し、ユーザが電子データを選択せずに前記フォルダを選択した場合は、前記ワークフローの進捗状況を前記表示部に表示させる、
    ことを特徴とする情報処理装置。
  2. プロセッサを備え、
    前記プロセッサは、
    ワークフローに関連付けられたフォルダを表示部に表示させ、
    ユーザが電子データを選択しつつ前記フォルダを選択した場合は、前記ワークフローの設定内容を変更するための設定変更画面を前記表示部に表示させ、ユーザが電子データを選択せずに前記フォルダを選択した場合は、前記ワークフローの進捗状況を前記表示部に表示させる、
    ことを特徴とする情報処理装置。
  3. 前記プロセッサは、
    前記電子データに対応するデータアイコンを前記表示部に表示させ、
    前記ユーザが前記データアイコンを前記フォルダ上にドラッグした場合に、前記ユーザが電子データを選択しつつ前記フォルダを選択したと判定する、
    ことを特徴とする請求項１又は２に記載の情報処理装置。
  4. 前記プロセッサは、
    前記データアイコンをドラッグせずに、画面上を移動するカーソルが前記ユーザの操作によって前記フォルダの上に位置した場合に、前記ユーザが電子データを選択せずに前記フォルダを選択したと判定する、
    ことを特徴とする請求項１から３のいずれか１項に記載の情報処理装置。
  5. 前記プロセッサは、
    前記ユーザが、一時的にデータを保存できるメモリ内の領域であるクリップボードに電子データを保存させた状態で前記フォルダを選択した場合に、前記ユーザが電子データを選択しつつ前記フォルダを選択したと判定する、
    ことを特徴とする請求項１又は２に記載の情報処理装置。
  6. 前記プロセッサは、
    前記ユーザが、一時的にデータを保存できるメモリ内の領域であるクリップボードに電子データを保存させない状態で前記フォルダを選択した場合に、前記ユーザが電子データを選択せずに前記フォルダを選択したと判定する、
    ことを特徴とする請求項１、２、又は５に記載の情報処理装置。
  7. コンピュータに、
    ワークフローに関連付けられたフォルダを表示部に表示させ、
    ユーザが電子データを選択しつつ前記フォルダを選択した場合は、前記電子データに対して前記ワークフローを実行し、ユーザが電子データを選択せずに前記フォルダを選択した場合は、前記ワークフローの進捗状況を前記表示部に表示させる、
    ことを特徴とする情報処理プログラム。
  8. コンピュータに、
    ワークフローに関連付けられたフォルダを表示部に表示させ、
    ユーザが電子データを選択しつつ前記フォルダを選択した場合は、前記ワークフローの設定内容を変更するための設定変更画面を前記表示部に表示させ、ユーザが電子データを選択せずに前記フォルダを選択した場合は、前記ワークフローの進捗状況を前記表示部に表示させる、
    ことを特徴とする情報処理プログラム。
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