JP2022060716A - Printing system and printing management device - Google Patents
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Abstract
Description
本発明は、印刷システム及び印刷管理装置に関する。 The present invention relates to a printing system and a printing management device.
近年、働き方改革の推進や感染症予防の観点から、在宅ワークやテレワークを導入する企業が増えている。在宅ワークやテレワークでは、社外から社内のネットワークにアクセスし、業務に必要なファイルの閲覧や編集、業務アプリケーションを利用するためのリモートアクセス環境などが提供されている。
リモートアクセス環境を構築する技術としては、RAS(Remote Access Service)やVPN(Virtual Private Network)などが知られている。リモートアクセスの一例として、RASで社内ネットワークにアクセスし、Windows(登録商標)のリモートデスクトップ機能で普段自身が使用しているパソコンを操作する。このとき、編集したファイルを出力したい場合、社内のパソコンから出力できる印刷装置は社内に設置された印刷装置となるため、自宅や作業先の印刷装置に出力することはできない。
In recent years, an increasing number of companies have introduced home work and telework from the perspective of promoting work style reforms and preventing infectious diseases. For home work and telework, a remote access environment for accessing the internal network from outside the company, viewing and editing files necessary for business, and using business applications is provided.
RAS (Remote Access Service) and VPN (Virtual Private Network) are known as technologies for constructing a remote access environment. As an example of remote access, access the company network with RAS and operate the personal computer that you usually use with the remote desktop function of Windows (registered trademark). At this time, if you want to output the edited file, the printing device that can be output from the personal computer in the company is the printing device installed in the company, so it cannot be output to the printing device at home or at work.
そのような場合のために、クラウド上のサービスに印刷データを送信し、出力したい印刷装置にクラウド上の印刷データをダウンロードし印刷するシステムが知られている。こうしたシステムの一例として、例えばNT-ware Systemprogrammierungs-GmbH社のUniFLOW(登録商標)というサービスがある。このサービスでは、ユーザは予めアカウント登録とデバイス登録を行ってから、登録されたデバイスでUniFLOWにログインして印刷ジョブを登録する。これにより、登録された印刷ジョブを所望の印刷装置から出力することができる。 For such a case, a system is known in which print data is transmitted to a service on the cloud, and print data on the cloud is downloaded and printed on a printing device to be output. As an example of such a system, there is, for example, a service called UniFLOW (registered trademark) of NT-ware Systemrmierungs-GmbH. In this service, the user registers an account and a device in advance, and then logs in to UniFLOW with the registered device to register a print job. As a result, the registered print job can be output from a desired printing device.
こうしたサービスを利用すると、リモートデスクトップ機能で接続した社内のパソコンからUniFLOWにログインし印刷ジョブを登録して、予め登録された自宅の印刷装置でUniFLOWにログインし登録されたジョブを印刷することができる。このように、予め登録されたアカウントとデバイスでログインすることを必須とすることで、不正な印刷装置への出力等を防ぐことができる。しかし、自宅の印刷装置に印刷ジョブを出力する場合、社内の印刷装置に出力する場合と比べ、出力物の流出などの機密漏洩のリスクが高くなってしまう。そのため、出力しようとしているアカウントと印刷装置から、出力前に出力の許可を判断する承認フローを設けることで、機密漏洩のリスクを軽減することが考えられる。 By using these services, you can log in to UniFLOW from an in-house personal computer connected by the remote desktop function, register a print job, log in to UniFLOW with a pre-registered home printing device, and print the registered job. .. In this way, by making it essential to log in with a pre-registered account and device, it is possible to prevent output to an unauthorized printing device or the like. However, when a print job is output to a printing device at home, the risk of confidentiality leakage such as leakage of output is higher than when outputting to a printing device in the company. Therefore, it is conceivable to reduce the risk of confidentiality leakage by providing an approval flow for determining the permission of output from the account and printing device to be output before output.
しかし、クラウド上の印刷サービスを使用した印刷ジョブの出力は、在宅ワークやテレワークの時だけではなく、社内で印刷をする場合でも利用される。そのため、すべての場合で承認フローを必須とすると、出力者、承認者ともに煩わしい場合がある。このような観点から、特許文献1には、ユーザによる印刷要求時に、ユーザの位置情報が行動予定と一致すれば印刷ジョブを送信し、一致しない場合は承認者の承認を求める技術が開示されている。これにより、セキュリティを保ちながらユーザの近くにある出力装置に出力することができる。 However, the output of a print job using a print service on the cloud is used not only for home work and tele work, but also for printing in-house. Therefore, if the approval flow is mandatory in all cases, both the output person and the approver may be troublesome. From this point of view, Patent Document 1 discloses a technique of transmitting a print job if the user's position information matches the action schedule and requesting the approval of the approver if the user's position information does not match when the user requests printing. There is. This makes it possible to output to an output device near the user while maintaining security.
しかし、特許文献1では、ユーザの位置情報と行動予定が異なる場合には、社内にいるユーザが社内にある印刷装置に出力する場合でも、承認者による承認が求められることから、手続きが煩雑となってしまう。 However, in Patent Document 1, when the user's location information and the action schedule are different, even if the user in the company outputs to the printing device in the company, the approval by the approver is required, so that the procedure is complicated. turn into.
そこで、本発明は、印刷ジョブを印刷装置に出力する際に、セキュリティを保ちながら、不要な承認フローを省き、手続きの煩わしさを軽減させる印刷システムを提供することを目的とする。 Therefore, an object of the present invention is to provide a printing system that reduces unnecessary approval flow and reduces the troublesome procedure while maintaining security when outputting a print job to a printing device.
本発明は、印刷管理装置と、第1のネットワークに接続され、前記印刷管理装置に印刷ジョブを送信する第1の情報処理装置と、前記第1のネットワークに接続された第1の印刷装置と、第2のネットワークに接続された第2の印刷装置と、を備えた印刷システムであって、前記印刷管理装置は、前記印刷ジョブの出力先が前記第1の印刷装置である場合、第2の情報処理装置に前記印刷ジョブの印刷実行の承認を依頼し、前記印刷ジョブの出力先が前記第2の印刷装置である場合、前記第2の情報処理装置に前記印刷ジョブの印刷実行の承認を依頼することなく、前記第2の印刷装置に前記印刷ジョブを送信することを特徴とする。 The present invention includes a print management device, a first information processing device connected to the first network and transmitting a print job to the print management device, and a first printing device connected to the first network. , A printing system including a second printing device connected to a second network, wherein the print management device is a second printing device when the output destination of the printing job is the first printing device. When the information processing apparatus of the above is requested to approve the printing execution of the print job and the output destination of the printing job is the second printing apparatus, the second information processing apparatus approves the printing execution of the printing job. It is characterized in that the print job is transmitted to the second printing apparatus without requesting.
本発明によれば、セキュリティを保ちながら、印刷ジョブを印刷装置に出力する際の手続きの煩わしさを軽減させることができる。 According to the present invention, it is possible to reduce the troublesome procedure when outputting a print job to a printing device while maintaining security.
以下に、図面を参照して、本発明を実施するための実施例について説明する。
ただし、以下に説明する実施例はあくまで例示であり、本発明の範囲をそれらに限定する趣旨のものではない。また、以下の実施例で説明されている特徴の組み合わせの全てが本発明の解決手段に必須のものとは限らない。
Hereinafter, examples for carrying out the present invention will be described with reference to the drawings.
However, the examples described below are merely examples, and are not intended to limit the scope of the present invention to them. In addition, not all combinations of features described in the following examples are essential for the means of solving the present invention.
<実施例1>
図1は、本実施例に係る印刷システムの構成を示すシステム構成図である。
情報処理装置100及び印刷装置101は、それぞれ、社外で利用される情報処理装置及び印刷装置(以下、「社外のデバイス」ともいう)である。ここで、社外のデバイスとは、会社の外という意味には限られず、ユーザの自宅や外出先などの社外で利用され、ユーザが属する会社などの組織によって管理されていないデバイスを意味する。情報処理装置100と印刷装置101は、社外のネットワーク102を介して通信可能に接続されている。
情報処理装置103及び印刷装置104は、それぞれ、社内にある情報処理装置及び印刷装置(以下、「社内のデバイス」ともいう)である。ここで、社内のデバイスとは、会社の内という意味には限られず、ユーザのオフィスなどで利用され、印刷実行を承認する承認者(又は、承認者が属する会社などの組織)によって管理されているデバイスを意味する。情報処理装置103と印刷装置104は、社内のネットワーク105を介して通信可能に接続されている。
<Example 1>
FIG. 1 is a system configuration diagram showing a configuration of a printing system according to this embodiment.
The
The
クラウド印刷サーバ106は、アカウント管理、デバイス管理、ジョブ管理などの印刷管理装置として機能するサーバである。また、承認サーバ107は、印刷実行の承認依頼を受け付け、承認者とやり取りし、承認者の回答である承認結果を返信するサーバである。
情報処理装置100及び103、印刷装置101及び104は、不図示のProxyサーバやファイアウォールを介し、クラウド印刷サーバ106及び承認サーバ107と通信可能に接続されている。
なお、図1の印刷システムでは、社外の情報処理装置100及び印刷装置101、社内の情報処理装置103及び印刷装置104は、それぞれ、1台のみが図示されているが、それぞれ、複数台で構成してもよい。
The
The
In the printing system of FIG. 1, only one external
図2は、印刷装置101及び104のハードウェア構成を示すブロック図である。
印刷装置101は、シート上の画像を読み取る読取機能、シートに画像を印刷する印刷機能を有する。また、印刷装置101は、画像データを外部装置に送信するファイル送信機能なども有する。
ここでは、印刷装置のハードウェア構成として印刷装置101について説明する。印刷装置104のハードウェア構成は、印刷装置101と基本的に同じ構成であるが、異なる部分があってもよい。
FIG. 2 is a block diagram showing a hardware configuration of the
The
Here, the
CPU201を含む制御部200は、印刷装置101全体の動作を制御する。CPU201は、ROM202またはストレージ204に記憶された制御プログラムを読み出して、読取制御や印刷制御などの各種制御を行う。ROM202は、CPU201で実行可能な制御プログラムを記憶する。RAM203は、CPU201の主記憶メモリであり、ワークエリアとして、また、ROM202及びストレージ204に記憶された各種制御プログラムを展開するための一時記憶領域として用いられる。ストレージ204は、印刷データ、画像データ、各種プログラム、及び各種設定情報を記憶する。
The
操作部I/F206は、操作部207と接続する。操作部207は、ユーザに対して情報を表示したり、ユーザからの入力を検出したりする。
読取部I/F208は、読取部209と接続する。読取部209は、シート上の画像を読み取って、画像データを生成する。読取部209によって生成された画像データは、外部装置に送信される。また、この画像データを用いてシート上に画像が印刷される。読取部209は、原稿フィーダー(不図示)に載置されたシートを1枚ずつ搬送させながら読み取ることが可能である。
The operation unit I /
The reading unit I /
印刷部I/F210は、印刷部211と接続する。印刷すべき画像データは、印刷部I/F210を介して印刷部211に転送される。印刷部211は、制御コマンド及び印刷すべき画像データを受信し、この画像データに基づいた画像をシート上に印刷する。
印刷部211の印刷方式は、電子写真方式であってもよいし、インクジェット方式であってもよい。電子写真方式の場合、印刷部211は、感光体上に静電潜像を形成した後トナーにより現像し、そのトナー像をシートに転写し、転写されたトナー像を定着することにより画像を形成する。一方、インクジェット方式の場合、印刷部211はインクを吐出することによりシートに画像を印刷する。
The printing unit I / F 210 is connected to the
The printing method of the
印刷装置101は、ネットワークI/F205を介してネットワーク102、105に接続される。
ネットワークI/F205を介して受信された印刷データは、ストレージ204又はROM202に記憶された印刷データを解析するためのソフトウェアモジュール(不図示のPDL解析部)によって解析される。PDL解析部は、様々な種類のページ記述言語(PDL:Page Description Language)で表現された印刷データに基づいて印刷部211で印刷するためのデータを生成する。
The
The print data received via the network I /
図3は、印刷装置101及び104のソフトウェア構成を表すブロック図である。ここでは、印刷装置のソフトウェア構成として印刷装置101について説明する。印刷装置104のソフトウェア構成は、印刷装置101と基本的に同じ構成であるが、異なる部分があってもよい。
FIG. 3 is a block diagram showing a software configuration of the
制御部301は、他の機能部を制御し、スキャン、送信、印刷、表示処理などの印刷装置101内で発生する各処理の実行を統括的に制御する。
UI制御部302は、操作部I/F206を介して操作部207を制御する。具体的には、操作部207においてユーザへの通知や選択肢等の表示を行い、また、操作部207においてユーザによる操作を受け付け、操作内容を他の機能部に通知する。
スキャン処理部303は、読取部I/F208を介して読取部209でスキャンを実行し、読み取ったスキャン画像を記憶部307に記憶する。
プリント処理部304は、印刷部I/F210を介して印刷部211で印刷を実行する。
The
The
The
The
認証処理部305は、ユーザによるログイン/ログアウト要求を受け付ける。ログイン要求を受け付けると、後述のクラウド印刷サーバ106に認証情報を送信し認証を行う。
通信部306は、ネットワークI/F205を介してネットワーク102及び105上の情報処理装置100及び103や、他の機器とデータ送受信等の通信を行う。
記憶部307は、他の機能部からの指示により、指定されたデータをROM202、RAM203、またはストレージ204に記憶する。また、ROM202、RAM203、またはストレージ204に記憶されているデータを読み出す。
The
The
The
図4は、情報処理装置100及び103のハードウェア構成を表すブロック図である。ここでは、情報処理装置のハードウェア構成として情報処理装置100について説明する。情報処理装置103のハードウェア構成は、情報処理装置100と基本的に同じ構成であるが、異なる部分があってもよい。
FIG. 4 is a block diagram showing the hardware configurations of the
CPU401は、システム全体を制御するプロセッサである。RAM402は、CPU401が動作するためのシステムワークメモリであり、プログラムを記録するためのプログラムメモリとして使用される。NVMEM403は不揮発性メモリであり、設定情報等を記録する。ROM404は書き換え不可能な不揮発性メモリであり、各種プログラムが記録される。HDD405はデータ記憶領域である。
USB I/F 408は、USBデバイスに接続するための機能ユニットである。ネットワークI/F 407は、ネットワークに接続するための機能ユニットである。
以上のデバイスがシステムバス406上に配置される。
The
The USB I /
The above devices are arranged on the
図5は、情報処理装置100及び103のソフトウェア構成を示すブロック図である。ここでは、情報処理装置のソフトウェア構成として情報処理装置100について説明する。情報処理装置103のソフトウェア構成は、情報処理装置100と基本的に同じ構成であるが、異なる部分があってもよい。
図5に示す各機能部は、情報処理装置100が有するCPU401が制御プログラムを実行することにより実現される。
FIG. 5 is a block diagram showing software configurations of the
Each functional unit shown in FIG. 5 is realized by the
制御部501は、情報処理装置100のCPU401の資源を制御しプロセス管理を行い、各処理の実行を統括的に制御する。ジョブ生成部502は、情報処理装置100内の不図示の各アプリケーションから指示を受け、印刷ジョブを生成し、通信部505を介しジョブを送信する。ファイル管理部503は、記憶部506に記憶された各種データの読み書きを管理する。
認証処理部504は、アカウント管理を行い、認証要求を処理する。通信部505は、ネットワークI/F407やUSB I/F208を介して他の機器とデータ送受信等の通信を行う。記憶部506は、ファイル管理部503からの指示により、指定されたデータをRAM402、NVMEM403、ROM404またはHDD405に記憶する。また、RAM402、NVMEM403、ROM404またはHDD405に記憶されているデータを読み出す。
The
The
図6は、クラウド印刷サーバ106及び承認サーバ107のハードウェア構成を示すブロック図である。ここでは、印刷管理装置として機能するクラウド印刷サーバ106のハードウェア構成について説明する。承認サーバ107のハードウェア構成は、クラウド印刷サーバ106と基本的に同じ構成であるが、異なる部分があってもよい。また、図6では、クラウド印刷サーバ106及び承認サーバ107は、それぞれ1台の情報処理装置で構成される例について説明するが、それぞれ複数台の情報処理装置で構成されるものであってもよい。
FIG. 6 is a block diagram showing the hardware configurations of the
CPU601を含む制御部600は、クラウド印刷サーバ106の全体の動作を制御する。CPU601は演算回路からなり、ROM602またはHDD604に記憶されたプログラムをRAM603に読み出し、種々の処理を実行する。ROM602は、クラウド印刷サービスの制御に用いられるシステムプログラムなどを記憶する。HDD604は記憶領域としての機能を有し、種々の処理を実行するアプリケーションプログラムなどを記憶する。なお、HDD604は記憶装置の一例であり、HDD(Hard Disk Drive)以外にもSSD(Solid State Drive)などにより構成することができる。
通信部I/F605は、クラウド印刷サーバ106に種々の機器を接続するためのインターフェースである。クラウド印刷サーバ106は、CPU601の制御に基づいて、情報処理装置100及び103、印刷装置101及び104などと、ネットワーク102及び105を介して通信を行う。
The
The communication unit I /
図7は、クラウド印刷サーバ106のソフトウェア構成図である。図7に示す各機能部は、クラウド印刷サーバ106が有するCPU601が制御プログラムを実行することにより実現される。なお、図7に示される各機能部を有するクラウド印刷サーバ106は、1台の情報処理装置で実現されるものであってもよく、また、複数台の情報処理装置で実現されるものであってもよい。
FIG. 7 is a software configuration diagram of the
認証処理部701は、クラウド印刷サーバ106へのログイン/ログアウト要求を処理する。具体的には、ユーザや印刷装置101または104からログインの認証要求を受け取ると、記憶部707に記憶されたアカウント管理情報708を参照して認証処理を行い、認証結果を返信する。
ジョブ受信部702は、通信部I/F605を介して情報処理装置100または103や他の不図示の機器から印刷ジョブを受信する。ジョブ受信部702は印刷ジョブを受信すると、ジョブ制御部703に印刷ジョブを送信する。
ジョブ制御部703は、ジョブ受信部702から受信したデータを記憶部707に指示しジョブデータ710として記憶する。
The
The
The
ジョブ取得要求受付部704は、認証処理部701により認証された印刷装置101または104からジョブ取得要求を受け付ける。ジョブ取得要求受付部704はジョブ制御部703にジョブ取得要求がされた印刷ジョブの情報を送信する。ここでは、認証された印刷装置が社外の印刷装置101である場合について説明する。
The job acquisition
ジョブ制御部703はデバイス特定部705に、ジョブ取得要求がなされた印刷装置101の情報を送信し、印刷装置101が社内のデバイスであるか社外のデバイスであるかの特定を指示する。
デバイス特定部705は、記憶部707に格納されたデバイス管理情報709を参照し、ジョブ制御部703から受信した印刷装置101の情報を特定する。そして、特定した結果をジョブ制御部703に送信する。ここでは、印刷装置101のIPアドレスを基に、デバイス管理情報709で管理されているデバイス一覧から社内のデバイスとして登録されているか社外のデバイスとして登録されているかを判定する。
The
The
ジョブ制御部703は、デバイス特定部705により印刷装置101が社外のデバイスであると判定されると、承認制御部706にジョブ情報を送信し承認を要求する。ここで、ジョブ情報は、ジョブオーナー(印刷ジョブの送信者)、印刷対象のドキュメント名、出力先のデバイス情報などからなる。
承認制御部706は、受信したジョブ情報を承認サーバ107に送信し、承認要求を行う。そして、承認サーバ107から承認結果が通知されると、その結果をジョブ制御部703に通知する。
When the
The
記憶部707は、他の機能部からの指示により、指定されたデータをROM602、RAM603、またはHDD604に記憶する。また、ROM602、RAM603、またはHDD604に記憶されているデータを読み出す。さらに、記憶部707は、登録されているアカウントの管理情報708、デバイスの管理情報709、ジョブ受信部702を介して受信したジョブデータ710などを管理している。
The
図8は、承認サーバ107のソフトウェア構成図である。図8に示す各機能部は、承認サーバ107が有するCPU601が制御プログラムを実行することにより実現される。なお、図8に示される各機能部を有する承認サーバ107は、1台の情報処理装置で実現されるものであってもよく、また、複数台の情報処理装置で実現されるものであってもよい。
FIG. 8 is a software configuration diagram of the
承認受付部801は、クラウド印刷サーバ106から承認要求を受け付ける。そして、承認要求と共に受信したジョブ情報を承認者特定部802に送信する。
承認者特定部802は、記憶部804に記憶された承認管理情報(図11で後述する)を基に承認依頼の送信先となる承認者を特定する。
The
The
承認依頼部803は、ジョブ情報の送信と併せて、承認者特定部802により特定された承認者に印刷実行の承認を依頼する。そして、承認者からの回答である承認結果を承認受付部801に通知する。
記憶部804は、他の機能部からの指示により、指定されたデータをROM602、RAM603またはHDD604に記憶する。また、ROM602、RAM603またはHDD604に記憶されているデータを読み出す。本実施例では、記憶部804は、例えば、ジョブオーナーに紐づく承認者情報などの承認管理情報を記憶している。
承認受付部801は、承認者による承認結果をクラウド印刷サーバ106に送信する。
なお、本実施例では、承認サーバ107が承認者の特定を実施するように構成する。ただし、クラウド印刷サーバ106が、承認者の特定を実施し、特定した承認者に関する情報を承認依頼時に承認サーバ107に通知するようにしても良い。
The
The
The
In this embodiment, the
図9は、在宅ワークのユーザの情報処理装置100が社内にある情報処理装置103にリモートアクセスし、社内のファイルを自宅にある印刷装置101に出力する際の流れを示すシーケンスの一例である。
まず、ユーザは自宅や外出先などの社外で利用される情報処理装置(以下、「社外の情報処理装置」という)100を操作し、社内にある情報処理装置(以下、「社内の情報処理装置」という)103にリモートアクセスでログインする(S901)。次に、社内の共有フォルダ上のファイルを自宅にある印刷装置(以下、「社外の印刷装置」という)101に出力するため、ユーザは社内の情報処理装置103を操作し、クラウド印刷サーバ106にログインする(S902)。
ログインの要求を受け付けると、クラウド印刷サーバ106は、認証処理部701においてログイン要求を処理する(S903)。
FIG. 9 is an example of a sequence showing a flow when the
First, the user operates an information processing device (hereinafter referred to as "external information processing device") 100 used outside the company such as at home or on the go, and then operates an in-house information processing device (hereinafter referred to as "in-house information processing device"). ”) 103 by remote access (S901). Next, in order to output the file on the shared folder in the company to the
Upon receiving the login request, the
ログイン後、ユーザは社内の情報処理装置103のジョブ生成部502を介し、所望のファイルの印刷ジョブを生成し、クラウド印刷サーバ106に送信する(S904)。ここで、ユーザは、出力先の印刷装置として、実際の印刷装置ではなく、クラウド印刷サービスを選択することにより、クラウド印刷サービスを利用することができる。
印刷ジョブが送信されると、クラウド印刷サーバ106は、ジョブ受信部702において印刷ジョブを受信し、ジョブデータ710として記憶部707に記憶する(S905)。
After logging in, the user generates a print job of a desired file via the
When the print job is transmitted, the
次に、ユーザは社外の印刷装置101の操作部207を操作し、認証処理部305を介しクラウド印刷サーバ106にログインする(S906)。なお、社外の印刷装置101の操作部207にはクラウド印刷サーバ106にログインするためのボタンが表示されており、ユーザは当該ボタンを選択し、IDとパスワードを入力することで、クラウド印刷サーバ106にログインをすることができる。
ログインの要求を受け付けると、クラウド印刷サーバ106は認証処理部701においてログイン要求を処理する(S907)。
Next, the user operates the
Upon receiving the login request, the
ログインに成功すると、クラウド印刷サーバ106は、社外の印刷装置101に対して、ログインしたユーザに紐づけられた印刷ジョブの名称やジョブの投入日時などの書誌情報を社外の印刷装置101に送信する。ユーザは社外の印刷装置101の操作部207を介し、出力したい印刷ジョブを選択する。そして、社外の印刷装置101は、クラウド印刷サーバ106に対してジョブデータを要求し、印刷実行を指示する(S908)。
印刷実行の指示を受けると、クラウド印刷サーバ106はジョブ取得要求受付部704においてジョブ取得要求を受け付ける。そして、デバイス特定部705において、出力先の印刷装置101が社内のデバイスであるか否かを判定する(S909)。
When the login is successful, the
Upon receiving the print execution instruction, the
ここでは、出力先の印刷装置101が社外のデバイスと判定されるため、クラウド印刷サーバ106はジョブ制御部703を介して承認サーバ107に承認を依頼する(S910)。この際、クラウド印刷サーバ106は、出力に使用される印刷装置を履歴として残すために、印刷装置101の情報を印刷が指示された印刷ジョブの情報と対応づけて記録しておく。
承認の依頼を受けると、承認サーバ107は承認受付部801において受信したジョブ情報からジョブオーナー(ここでは、ユーザAとする)を抽出し、記憶部804に記憶された承認管理情報からユーザAに紐づいた承認者を特定する。そして、承認サーバ107は特定された承認者に承認依頼部803を介して承認依頼メッセージを通知する(S911)。
Here, since the output
Upon receiving the approval request, the
承認者は、承認依頼メッセージ(図12で後述する)を参照し、印刷実行の許可または却下を選択する。そして、承認依頼部803を介して承認者により印刷実行が許可された通知を受けると(S912)、承認サーバ107は承認受付部801を介してクラウド印刷サーバ106に印刷許可を通知する(S913)。
The approver refers to the approval request message (described later in FIG. 12) and selects permission or rejection of printing execution. Then, upon receiving the notification that the print execution is permitted by the approver via the approval request unit 803 (S912), the
承認サーバ107による印刷許可を受けると、クラウド印刷サーバ106はジョブ制御部703を介して社外の印刷装置101にジョブデータ710を送信する(S914)。この際、クラウド印刷サーバ106は、出力された印刷ジョブを承認者などが後から確認することができるように、ジョブデータ710を印刷履歴として記録しておく。印刷履歴を記録する方式としては、例えば、ジョブデータ710の画像をサムネイルとして記録したり、ジョブデータ710の画像の保存先であるファイルパスを記録したりしてもよい。
ジョブデータ710を受信すると、社外の印刷装置101はジョブデータ710を出力する(S915)。
Upon receiving the print permission from the
Upon receiving the
なお、図9のシーケンスでは、ユーザは自宅などにある社外の情報処理装置100からリモート操作する社内の情報処理装置103からクラウド印刷サーバ106にログインする例について記載した。しかし、これに限られず、社外の情報処理装置100から直接、クラウド印刷サーバ106にログインするように構成することもできる。
In the sequence of FIG. 9, a user logs in to the
次に、図10を用いて、クラウド印刷サーバ106の記憶部707に記憶されている、各印刷装置の識別情報を示すデバイス管理情報709について説明する。図10はデバイス管理情報709の一例を示している。本実施例では、クラウド印刷サービスを使用するデバイスは全て、デバイス管理情報709において管理されている。図10に示すデバイス管理情報709を利用することで、クラウド印刷サーバ106は各印刷装置が社内の印刷装置であるか否かを判定することができる。
Next, the
図10において、デバイス名1001は、印刷装置を一意に特定できる名称である。シリアル番号1002は、印刷装置の製品固有のシリアル番号である。IPアドレス1003は、それぞれのローカルエリアネットワーク内で各印刷装置に割り振られたIPアドレスである。ロケーション1004は、印刷装置の設置場所である。管理番号1005は、社内のデバイスに割り振られた番号である。社内デバイス1006は、社内のデバイスである場合にはYesに、社外のデバイスである場合にはNoに設定される。デバイス管理情報709には、図10に示した項目以外にも、MACアドレスなどの項目があっても良い。
In FIG. 10, the
ユーザが印刷装置を操作してクラウド印刷サービスに当該印刷装置を登録するための指示をすると、図10に示すようなデバイス管理情報709に当該印刷装置が登録される。その際に、シリアル番号1002やIPアドレス1003が登録される。また、ロケーション1004、管理番号1005、社内デバイス1006については、印刷装置からクラウド印刷サーバ106に登録要求を送信した後、管理者またはユーザがクラウド印刷サーバ106にログインをして設定することにより登録される。
When the user operates the printing device and gives an instruction to register the printing device in the cloud printing service, the printing device is registered in the
クラウド印刷サーバ106のデバイス特定部705は、ジョブ制御部703からジョブデータを要求する印刷装置のIPアドレスを取得する。そして、デバイス管理情報709に登録されたデバイスのIPアドレス1003と合致する印刷装置を検索し、例えばロケーション1004に管理番号が入っていたら、社内のデバイスと判定する。または、ロケーション1004に入力されたオフィス名が予め登録されたオフィス名と一致したら、社内のデバイスと判定する。または、社内デバイス1006がYesで設定されていれば、社内のデバイスと判定する。または、上記のいずれかを組み合わせて判定しても良い。
The
図10の例では、例えば、社内のデバイスである印刷装置104については、ロケーション1004にはオフィス内の設定場所(xxオフィス4F)が設定され、管理番号1005があり(2018-01)、社内デバイス1006にはYesが設定されている。また、社外のデバイスである印刷装置101については、ロケーション1004にはユーザAの家(A home)が設定され、管理番号1005はなく(none)、社内デバイス1006にはNoが設定されている。
In the example of FIG. 10, for example, for the
次に、図11を用いて、承認サーバ107の記憶部804に記憶される承認管理情報について説明する。図11の(a)から(c)は、承認管理情報の一例を示している。なお、承認管理情報は、予め管理者またはユーザによって承認サーバ107に登録されている。
Next, the approval management information stored in the
図11(a)において、ジョブオーナーは、承認受付部801が受信したジョブ情報に含まれる。承認者特定部802は、受信したジョブオーナー名に合致するジョブオーナーを承認管理情報から特定し、そのジョブオーナーに紐づく承認者を特定する。図11(a)の例では、例えばジョブオーナーがユーザAである場合、承認者が3人設定されている(XXX室長、YYY室長、ZZZ室長)。承認依頼は、設定されている承認者全員に送信しても良いし、まず一人に送信し、決められた時間内に応答がなければ、次の承認者に送信しても良い。また、何人目の承認者まで承認依頼を送信するかを、適宜設定しても良い。
ジョブオーナーがユーザBである場合も、承認者が3人設定されている(HHH部長、III部長、JJJ部長)。
In FIG. 11A, the job owner is included in the job information received by the
Even when the job owner is user B, three approvers are set (HHH manager, III manager, JJJ manager).
また、図11(a)において、noneは承認不要で印刷実行が可能であること、rejectedはいかなる場合でも印刷実行の承認が却下されることを示している。
すなわち、例えばユーザCについては、承認不要で印刷実行が可能である。また、ユーザNは、いかなる場合でも印刷実行の承認が却下される。
Further, in FIG. 11A, none indicates that printing can be executed without approval, and rejected indicates that approval for printing execution is rejected in any case.
That is, for example, for user C, printing can be executed without approval. Further, the user N is rejected from the approval of printing execution in any case.
図11(a)の例では、ユーザAについての承認者であるXXX室長が特定されると、承認依頼部803は図11(b)で示されるXXX室長の登録情報を参照し、XXX室長に承認依頼を通知する。この通知は、例えば、メールアドレスにメールを行うことであっても良いし、チャットアプリのようなアプリケーションを用いた通知でも良い。なお、後者の場合であれば、例えば登録されたアプリケーションのIDを使用して通知する。どのような方法で通知を行うかは、承認者などが予め設定しておくことができる。
In the example of FIG. 11 (a), when the XXX room manager who is the approver for the user A is specified, the
また、承認者は、図11(a)のようなジョブオーナーではなく、図11(c)に示されるように、出力先の印刷装置に紐づけて設定しても良い。図11(c)の例では、例えば印刷装置PRIVATE-Aに出力するという承認依頼を受けると、承認依頼部803は承認者管理情報を参照し、AAA室長(及び、CCC室長)に承認を依頼する。
Further, the approver may be set in association with the printing device of the output destination as shown in FIG. 11 (c) instead of the job owner as shown in FIG. 11 (a). In the example of FIG. 11 (c), for example, when an approval request for output to the printing device PRIVATE-A is received, the
次に、図12を用いて、承認者端末の画面上に表示される承認依頼メッセージについて説明する。図12は承認依頼メッセージの一例を示している。本実施例では、承認サーバ107と承認者とは承認用のアプリケーションやメールでやり取りをする。承認者は、パソコン、モバイル端末などの承認者端末において承認依頼部803からの承認依頼メッセージを受け、許可または却下を選択する。図12に示される承認依頼メッセージには、承認依頼日時(Date)、印刷実行者(User)、ドキュメント名(Job)、出力装置(Device)が表示されている。図12の例では、ユーザAがファイル名Document.pdfをPRIVATE-Aという印刷装置に出力を依頼していることを示している。
承認者は、印刷実行者名、ドキュメント名、出力装置を参照し、承認または却下を選択する。また、印刷実行者に対して確認したいことがあれば、図12の承認依頼メッセージに含まれるような問い合わせボタンを押下することにより、容易に問い合わせられるようにしても良い。
また、図12に示すメッセージにプレビュー表示ボタンを設け、承認者が承認前に印刷される文書の内容を確認することができるようにしてもよい。
Next, the approval request message displayed on the screen of the approver terminal will be described with reference to FIG. 12. FIG. 12 shows an example of an approval request message. In this embodiment, the
The approver refers to the printer performer name, document name, and output device, and selects approval or rejection. Further, if there is something that the print executor wants to confirm, the inquiry may be made easily by pressing the inquiry button as included in the approval request message of FIG.
Further, the message shown in FIG. 12 may be provided with a preview display button so that the approver can confirm the content of the document to be printed before approval.
図13は、社外の情報処理装置100が社内の情報処理装置103にリモートアクセスでログインし、社内のファイルを社外の印刷装置101に出力する場合におけるクラウド印刷サーバ106が実行する処理の一例を示すフローチャートである。図13のフローチャートに示される各処理は、クラウド印刷サーバ106のCPU601がROM602またはHDD604に記憶されたプログラムを読み出し実行することにより、行われる。
FIG. 13 shows an example of the processing executed by the
クラウド印刷サーバ106の認証処理部701は、社外の情報処理装置100からログインした社内の情報処理装置103からログイン要求を受け付けると、ログイン処理を行う(S1301)。次に、ジョブ受信部702は社内の情報処理装置103から印刷ジョブを受け付け(S1302)、記憶部707にジョブデータ710として記憶する(S1303)。
When the
続いて、認証処理部701は、社外の印刷装置101からログイン要求を受け付けると、ログイン処理を行う(S1304)。ジョブ取得要求受付部704は印刷装置101からジョブ取得要求を受け付ける(S1305)。デバイス特定部705は、ジョブ制御部703がジョブ取得要求受付部704から取得した出力先の印刷装置のIPアドレスなどのジョブ情報を取得する(S1306)。
Subsequently, when the
デバイス特定部705は、記憶部707に記憶されたデバイス管理情報709を参照し、印刷装置101が社内のデバイスであるか社外のデバイスであるかを判定する(S1307)。社内の印刷装置104である場合(S1307:Yes)、ジョブ制御部703はジョブ取得要求をした印刷装置104にジョブデータ710を送信する(S1308)。
本実施例では、デバイス管理情報709のIPアドレス1003から特定された印刷装置101について、ロケーション1004にはユーザAの家(A home)、管理番号1005はなく(none)、社内デバイス1006にはNoが設定されている。このため、印刷装置101は社外のデバイスであると判定される(S1307:No)。そこで、ジョブ制御部703は承認制御部706に承認要求を行い、承認制御部706は承認サーバ107にジョブ情報を送信し承認依頼を行う(S1309)。さらに、ジョブ制御部703は出力先の印刷装置101の情報を記憶部707に記録する(S1310)。
The
In this embodiment, regarding the
承認サーバ107の承認受付部801が承認依頼を受信すると、承認者特定部802は承認管理情報を参照しジョブオーナーについての承認者を特定する。そして、承認依頼部803は承認者に対し承認依頼を行う。
承認者により承認結果が通知されると、承認受付部801は承認結果をクラウド印刷サーバ106に送信する。承認制御部706が受信した承認結果が承認である場合(S1311:Yes)、ジョブ制御部703はジョブデータ710に画像に関する情報を印刷履歴として記憶部707に記録する(S1312)。S1312では、印刷された文書のファイル名やサムネイル画像など印刷された画像データに関する情報と、印刷に使われた印刷装置の情報、印刷を指示したユーザ名、承認者などを対応づけて記憶する。このようにすることで、印刷が完了した後も、どのような印刷が行われたかの情報をユーザや承認者が確認することができる。そして、ジョブ制御部703は社外の印刷装置101にジョブデータ710を送信する(S1308)。
一方、承認者による承認結果が拒否である場合(S1311:No)、ジョブ制御部703は社外の印刷装置101に印刷実行拒否を通知する(S1313)。そして、印刷装置101には操作部I/F206を介し操作部207に印刷実行不可のメッセージが表示される。
When the
When the approver notifies the approval result, the
On the other hand, when the approval result by the approver is rejected (S1311: No), the
<実施例2>
ところで、近年、ビジネスチャットがオフィスに浸透してきており、また、チャットボットと呼ばれる自動会話プログラムも注目されている。チャットボットについては開発者向けのAPI等が公開され、技術的なハードルも下がっており、チャットボットの数は増え続けている。
前述の実施例1では、承認サーバ107は承認者との間で承認用のアプリケーションやメールでやり取りを行う例を示したが、承認サーバ107をチャットボットとすることも可能である。そこで、実施例2では、チャットボットに予め承認者のチャットアカウントを登録しておき、承認が依頼されると承認者のチャットに承認依頼メッセージを送信する。これにより、承認者は普段のチャットと同じような感覚で承認依頼を処理することができる。
<Example 2>
By the way, in recent years, business chat has become widespread in offices, and an automatic conversation program called a chatbot is also attracting attention. As for chatbots, APIs for developers have been released, technical hurdles have been lowered, and the number of chatbots continues to increase.
In the first embodiment described above, the
図14は、在宅ワークのユーザの情報処理装置100が社内の情報処理装置103にリモートアクセスし、社内のファイルを社外の印刷装置101に出力する際において、承認フローをチャットボット経由で行う場合の流れを示すシーケンスの一例である。
図14に示すシーケンスは、出力先の印刷装置が社内のデバイスであるか否かを判定する部分(S901~S909)、及び、承認後の部分(S914、S915)は、図9のシーケンスと同様である。
FIG. 14 shows a case where the
In the sequence shown in FIG. 14, the portion (S901 to S909) for determining whether or not the printing device at the output destination is an in-house device and the portion (S914, S915) after approval are the same as the sequence in FIG. Is.
印刷装置101が社外のデバイスであると判定されると、クラウド印刷サーバ106のジョブ制御部703は承認用のチャットボットに承認を依頼する(S1410)。この際、クラウド印刷サーバ106は、出力に使用される印刷装置を履歴として残すために、印刷装置101の情報を記録しておく。
承認要求を受けたチャットボットは、予め登録されたジョブオーナーに紐づくチャットアカウントを特定し、チャットサーバを経由し(S1411)、承認者のチャットに承認依頼メッセージを送信する(S1412)。
When it is determined that the
The chatbot that receives the approval request identifies the chat account associated with the job owner registered in advance, and sends an approval request message to the chat of the approver via the chat server (S1411) (S1412).
送信された承認依頼メッセージは、承認者のチャットに表示される(S1413)。承認者は、表示された承認依頼メッセージを確認し、予め決められたテキストを返信することで、承認または却下を通知することができる。承認者がチャットで承認依頼メッセージを承認すると、チャットサーバを経由し(S1414)、チャットボットに承認が送信される(S1415)。そして、クラウド印刷サーバ106に印刷許可が通知される(S1416)。
The transmitted approval request message is displayed in the chat of the approver (S1413). The approver can notify the approval or rejection by checking the displayed approval request message and replying with a predetermined text. When the approver approves the approval request message in chat, the approval is sent to the chatbot via the chat server (S1414) (S1415). Then, the
なお、前述した各実施例では、印刷装置101がクラウド印刷サーバ106に対してジョブデータを要求して印刷する例を示したが、承認者による承認を経ることによりクラウド印刷サーバ106が印刷装置101にジョブデータを送信するようにしても良い。
このように、自宅や外出先からリモートアクセスして社内のファイルを出力する際、出力先の印刷装置が社外のデバイスである場合にのみ、承認依頼を行うことで、依頼者、承認者とも煩雑さが軽減される。また、出力前に承認者による印刷実行者、出力対象のドキュメント、出力先の印刷装置の確認ができるため、機密漏洩のリスクのコントロールが可能となる。
In each of the above-described embodiments, the
In this way, when outputting an in-house file by remote access from home or outside, by requesting approval only when the printing device of the output destination is an external device, both the requester and the approver are complicated. Is reduced. In addition, since the approver can confirm the print executor, the document to be output, and the printing device of the output destination before output, it is possible to control the risk of confidentiality leakage.
<その他の実施例>
本発明は、上述の実施例の1以上の機能を実現するプログラムを、ネットワーク又は記憶媒体を介してシステム又は装置に供給し、そのシステム又は装置のコンピュータにおける1つ以上のプロセッサがプログラムを読出し実行する処理でも実現可能である。また、1以上の機能を実現する回路(例えば、ASIC)によっても実現可能である。
また、本発明は、複数の機器から構成されるシステムに適用しても、1つの機器からなる装置に適用してもよい。
本発明は上述の実施例に限定されるものではなく、本発明の趣旨に基づき種々の変形が可能であり、それらを本発明の範囲から除外するものではない。すなわち、上述した実施例及びその変形例を組み合わせた構成も全て本発明に含まれるものである。
<Other Examples>
The present invention supplies a program that realizes one or more functions of the above-described embodiment to a system or device via a network or storage medium, and one or more processors in the computer of the system or device reads and executes the program. It can also be realized by the processing to be performed. It can also be realized by a circuit (for example, ASIC) that realizes one or more functions.
Further, the present invention may be applied to a system composed of a plurality of devices or a device composed of one device.
The present invention is not limited to the above-mentioned examples, and various modifications can be made based on the gist of the present invention, and these are not excluded from the scope of the present invention. That is, all the configurations in which the above-mentioned Examples and variations thereof are combined are also included in the present invention.
100 社外の情報処理装置
101 社外の印刷装置
103 社内の情報処理装置
104 社内の印刷装置
106 クラウド印刷サーバ
107 承認サーバ
100 External
Claims (12)
第1のネットワークに接続され、前記印刷管理装置に印刷ジョブを送信する第1の情報処理装置と、
前記第1のネットワークに接続された第1の印刷装置と、
第2のネットワークに接続された第2の印刷装置と、
を備えた印刷システムであって、
前記印刷管理装置は、
前記印刷ジョブの出力先が前記第1の印刷装置である場合、第2の情報処理装置に前記印刷ジョブの印刷実行の承認を依頼し、
前記印刷ジョブの出力先が前記第2の印刷装置である場合、前記第2の情報処理装置に前記印刷ジョブの印刷実行の承認を依頼することなく、前記第2の印刷装置に前記印刷ジョブを送信する
ことを特徴とする印刷システム。 Print management device and
A first information processing device connected to the first network and transmitting a print job to the print management device,
The first printing device connected to the first network and
A second printing device connected to the second network,
It is a printing system equipped with
The print management device is
When the output destination of the print job is the first printing device, the second information processing device is requested to approve the printing execution of the print job.
When the output destination of the print job is the second printing device, the printing job is sent to the second printing device without requesting the second information processing device to approve the printing execution of the printing job. A printing system characterized by sending.
前記第2の情報処理装置から前記印刷実行の承認を受けた場合、前記第1の印刷装置に前記印刷ジョブを送信し、
前記第2の情報処理装置から前記印刷実行の却下を受けた場合、前記第1の印刷装置に前記印刷ジョブを送信しない
ことを特徴とする請求項1に記載の印刷システム。 The print management device is
When the printing execution is approved by the second information processing device, the print job is transmitted to the first printing device.
The printing system according to claim 1, wherein the print job is not transmitted to the first printing device when the printing execution is rejected by the second information processing device.
ことを特徴とする請求項1又は2に記載の印刷システム。 The print management device is characterized in that it determines whether the print device to which the print job is output is connected to the first network or the second network. The printing system according to 2.
ことを特徴とする請求項3に記載の印刷システム。 The first information processing apparatus determines whether the printing apparatus to which the printing job is output is connected to the first network based on the management information storing the identification information of each printing apparatus. The printing system according to claim 3, wherein it is determined whether or not the printer is connected to the network of 2.
ことを特徴とする請求項4に記載の印刷システム。 The printing system according to claim 4, wherein the identification information includes a location where each printing device is installed.
ことを特徴とする請求項1乃至5のいずれか1項に記載の印刷システム。 The printing system according to any one of claims 1 to 5, wherein the print management device requests approval of printing execution of the print job via a chatbot.
ことを特徴とする請求項1乃至6のいずれか1項に記載の印刷システム。 The second information processing apparatus is any one of claims 1 to 6, wherein the second information processing apparatus sends a message for requesting approval of the print execution to the terminal of the approver who approves the print execution of the print job. The printing system according to item 1.
ことを特徴とする請求項7に記載の印刷システム。 The printing system according to claim 7, wherein the second information processing apparatus notifies the print management apparatus of approval or rejection of printing execution of the print job in response to a response from the approver. ..
ことを特徴とする請求項7又は8に記載の印刷システム。 The printing system according to claim 7, wherein the approver is associated with the sender of the print job.
ことを特徴とする請求項7又は8に記載の印刷システム。 The printing system according to claim 7, wherein the approver is associated with the printing job.
前記第2の印刷装置は社内にある
ことを特徴とする請求項1乃至10のいずれか1項に記載の印刷システム。 The first printing device is outside the company and is located outside the company.
The printing system according to any one of claims 1 to 10, wherein the second printing apparatus is in-house.
前記印刷ジョブの出力先が前記第1の印刷装置である場合、第2の情報処理装置に前記印刷ジョブの印刷実行の承認を依頼し、
前記印刷ジョブの出力先が前記第2の印刷装置である場合、前記第2の情報処理装置に前記印刷ジョブの印刷実行の承認を依頼することなく、前記第2の印刷装置に前記印刷ジョブを送信する
ことを特徴とする印刷管理装置。 A print management device connected to a first printing device connected to a first network and a second printing device connected to a second network, and receiving a print job from the first information processing device. There,
When the output destination of the print job is the first printing device, the second information processing device is requested to approve the printing execution of the print job.
When the output destination of the print job is the second printing device, the printing job is sent to the second printing device without requesting the second information processing device to approve the printing execution of the printing job. A print management device characterized by transmitting.
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