JP2021157839A - Document preparation system, server device, client device, and computer program - Google Patents
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Abstract
Description
本発明は、各種の申請又は申込を行う際の提出書類を作成する技術に関する。 The present invention relates to a technique for preparing various applications or documents to be submitted when making an application.
従来、官公庁等への申請又は届出、企業等への申込又は契約等の各種の手続は、予め用意された帳票に手続者(ユーザ)が必要事項を記入して提出先に提出するという方法で行われている。また、近年では、ネットワーク技術の進歩やペーパーレス化の推進に伴い、手続に必要な書類を電子データでネットワークを介して提出すること(所謂、オンライン手続)も行われている。特許文献1には、引っ越し、結婚等のイベントに伴って必要となる手続の提出書類を一覧表示して手続者に提示することにより、オンライン手続を行う際のユーザの負担を軽減するシステムが開示されている。
Conventionally, various procedures such as application or notification to government offices, application to companies, contracts, etc. have been submitted to the submission destination by the procedure person (user) filling in the necessary items on the form prepared in advance. It is done. Further, in recent years, with the progress of network technology and the promotion of paperless offices, documents necessary for procedures are submitted as electronic data via a network (so-called online procedure).
しかしながら、手続を行う際にどの書類を提出すべきかの判断はユーザが行う必要があり、また、同じイベントであってもユーザの状況によって提出すべき書類が異なる場合があり、ユーザが提出すべき書類を適切に特定することは難しい。誤った書類が窓口に提出された場合、ユーザは修正又は適切な書類への記入を改めて行う必要があり、ユーザ及び窓口の担当者の負担が増大する。 However, it is necessary for the user to decide which documents should be submitted when performing the procedure, and even for the same event, the documents to be submitted may differ depending on the user's situation, and the user should submit. It is difficult to properly identify the documents. If an incorrect document is submitted to the counter, the user will have to make corrections or fill out the appropriate document again, increasing the burden on the user and the person in charge at the counter.
本発明は、このような事情に鑑みてなされたものであり、その目的とするところは、各種の手続に必要な書類の作成工程を効率化することが可能な書類作成システム、該システムで用いられるサーバ装置、クライアント装置、及びコンピュータプログラムを提供することにある。 The present invention has been made in view of such circumstances, and an object of the present invention is a document preparation system capable of streamlining the document preparation process necessary for various procedures, which is used in the system. The purpose is to provide a server device, a client device, and a computer program.
本発明の一態様に係る書類作成システムは、サーバ装置と、該サーバ装置に通信接続されるクライアント装置との間で送受信される書類に関する情報に基づき書類を作成する書類作成システムにおいて、前記クライアント装置は、前記書類の作成に係る質問内容を前記サーバ装置から受信する受信部と、受信した質問内容を表示、印刷又は音声により出力する質問出力部と、前記質問内容への回答を受け付ける回答受付部と、該回答受付部により受け付けられた回答内容を示す回答情報を前記サーバ装置へ送信する第1送信部とを備え、前記サーバ装置は、複数のドキュメントファイルを記憶する第1記憶部と、前記書類の作成に係る質問内容を記憶する第2記憶部と、前記回答情報に基づきドキュメントファイルを前記第1記憶部から抽出する抽出部と、抽出部により抽出されたドキュメントファイルをクライアント装置へ送信する第2送信部とを備え、前記クライアント装置は、個人情報を取得する取得部と、前記サーバ装置から送信されたドキュメントファイルに前記個人情報を追加して書類を作成する作成部とを備える。 The document creation system according to one aspect of the present invention is a document creation system that creates a document based on information about a document transmitted and received between a server device and a client device that is communicated and connected to the server device. Is a receiving unit that receives the question content related to the preparation of the document from the server device, a question output unit that displays, prints, or outputs the received question content by voice, and an answer receiving unit that receives an answer to the question content. The server device includes a first transmission unit that transmits response information indicating the content of the response received by the response reception unit to the server device, and the server device stores the plurality of document files and the first storage unit. A second storage unit that stores the contents of questions related to document creation, an extraction unit that extracts a document file from the first storage unit based on the answer information, and a document file extracted by the extraction unit are transmitted to the client device. The client device includes a second transmission unit, and the client device includes an acquisition unit for acquiring personal information and a creation unit for adding the personal information to a document file transmitted from the server device to create a document.
本発明の一態様に係る書類作成システムでは、前記クライアント装置は、出力させた質問内容と、該質問に対し前記回答受付部にて受け付けた回答とを対応させた回答結果を表示、印刷出力又は音声出力する。 In the document creation system according to one aspect of the present invention, the client device displays, prints out, or prints out the answer result in which the output question content and the answer received by the answer reception unit correspond to the question. Output audio.
本発明の一態様に係る書類作成システムでは、前記クライアント装置は、種別の異なる2つ以上のクライアント装置であり、第1のクライアント装置は前記受信部、質問出力部、回答受付部、及び第1送信部を備え、第2のクライアント装置は前記取得部及び作成部を備え、前記サーバ装置の第2送信部は、ドキュメントファイルを前記第2のクライアント装置へ送信する。 In the document creation system according to one aspect of the present invention, the client device is two or more client devices of different types, and the first client device is the receiving unit, the question output unit, the answer receiving unit, and the first. A transmission unit is provided, the second client device includes the acquisition unit and the creation unit, and the second transmission unit of the server device transmits a document file to the second client device.
本発明の一態様に係る書類作成システムでは、前記ドキュメントファイルは夫々1又は複数の書類データを含み、前記サーバ装置の抽出部は、前記回答情報に基づきドキュメントファイルに含まれる1又は複数の書類データの内の必要な書類データを選択し、前記クライアント装置の前記作成部は、前記送信されたドキュメントファイルの内、前記抽出部により前記回答情報に基づいて選択された1又は複数の書類データに前記個人情報を追加して書類を作成する。 In the document creation system according to one aspect of the present invention, each of the document files includes one or more document data, and the extraction unit of the server device contains one or more document data included in the document file based on the answer information. The required document data is selected from the above, and the creating unit of the client device selects one or a plurality of document data selected by the extracting unit based on the answer information from the transmitted document file. Create documents by adding personal information.
本発明の一態様に係る書類作成システムでは、前記クライアント装置は更に、ドキュメントファイルに含まれる1又は複数の書類データの内の選択された書類データを示す情報、及び選択された書類データの提出先の情報を含む案内ページを表示、印刷、又は音声により出力する案内出力部を備える。 In the document creation system according to one aspect of the present invention, the client device further includes information indicating selected document data among one or a plurality of document data included in the document file, and a destination for submitting the selected document data. It is provided with a guidance output unit that displays, prints, or outputs a guidance page containing the information of.
本発明の一態様に係る書類作成システムでは、前記取得部は、記憶媒体に記憶されている個人情報を読み取る読取部と、該読取部が読み取る個人情報以外の個人情報の入力を入力インタフェースにより受け付ける個人情報受付部とを有する。 In the document creation system according to one aspect of the present invention, the acquisition unit receives a reading unit that reads personal information stored in a storage medium and an input interface for inputting personal information other than the personal information read by the reading unit. It has a personal information reception department.
本発明の一態様に係る書類作成システムでは、前記回答受付部は、前記質問出力部が質問を1つ出力する都度、回答を受け付け、前記質問出力部は、各質問への回答内容に応じた質問内容の遷移を示す遷移情報に基づき、前記回答受付部が受け付けた回答の内容に応じて、次の質問又は質問の終了通知を1つ出力する。 In the document preparation system according to one aspect of the present invention, the answer receiving unit receives an answer each time the question output unit outputs one question, and the question output unit responds to the content of the answer to each question. Based on the transition information indicating the transition of the question content, one next question or the end notification of the question is output according to the content of the answer received by the answer reception unit.
本発明の一態様に係る書類作成システムでは、前記ドキュメントファイルは、入力フォーム付きPDFである。 In the document creation system according to one aspect of the present invention, the document file is a PDF with an input form.
本発明の一態様に係る書類作成システムでは、前記質問内容は、Webページとして記憶してある。 In the document preparation system according to one aspect of the present invention, the question content is stored as a Web page.
本発明の一態様に係るサーバ装置は、クライアント装置との間で送受信する書類に関する情報に基づき、書類の作成を支援する処理を実行するサーバ装置において、前記書類に対応する複数のドキュメントファイルを記憶する第1記憶部と、前記書類の作成に係る質問内容を記憶する第2記憶部と、前記質問内容を送信する第1送信部と、前記質問内容への回答を示す回答情報を受信する回答受信部と、前記回答情報に基づいて個人情報入力用のドキュメントファイルを前記第1記憶部から抽出する抽出部と、該抽出部により抽出されたドキュメントファイルを送信する第2送信部とを備える。 The server device according to one aspect of the present invention stores a plurality of document files corresponding to the documents in the server device that executes a process of supporting the creation of the documents based on the information about the documents sent and received to and from the client device. A first storage unit for storing a question content, a second storage unit for storing the question content related to the preparation of the document, a first transmission unit for transmitting the question content, and an answer for receiving answer information indicating an answer to the question content. It includes a receiving unit, an extraction unit that extracts a document file for inputting personal information from the first storage unit based on the response information, and a second transmitting unit that transmits the document file extracted by the extraction unit.
本発明の一態様に係るクライアント装置は、サーバ装置との間で送受信する書類に関する情報に基づき、書類の作成を支援するクライアント装置において、前記書類の作成に係る質問内容を前記サーバ装置から受信する受信部と、受信した質問内容を表示、印刷又は音声により出力する質問出力部と、前記質問内容への回答を受け付ける回答受付部と、該回答受付部により受け付けられた回答内容を示す回答情報を前記サーバ装置へ送信する送信部とを備える。 The client device according to one aspect of the present invention receives from the server device the content of a question related to the creation of the document in the client device that supports the creation of the document based on the information about the document sent to and received from the server device. The receiving unit, the question output unit that displays, prints, or outputs the received question content, the answer receiving unit that accepts the answer to the question content, and the answer information indicating the answer content received by the answer receiving unit. It includes a transmission unit that transmits to the server device.
本発明の一態様に係るクライアント装置は、サーバ装置との間で送受信する書類に関する情報に基づき、書類の作成を支援するクライアント装置において、個人情報を取得する取得部と、前記サーバ装置から送信され、他のクライアント装置にて受け付けられた質問への回答内容を示す回答情報に基づき抽出された1又は複数の書類データを含むドキュメントファイルを受信する受信部と、受信したドキュメントファイルの内、前記回答情報に基づき選択された1又は複数の書類データに前記個人情報を追加して書類を作成する作成部とを備える。 The client device according to one aspect of the present invention is a client device that supports the creation of documents based on information about documents sent and received to and from the server device, and is transmitted from the acquisition unit that acquires personal information and the server device. , The receiver that receives the document file containing one or more document data extracted based on the answer information indicating the answer contents to the question received by the other client device, and the above-mentioned answer among the received document files. It is provided with a creation unit that creates a document by adding the personal information to one or a plurality of document data selected based on the information.
本発明の一態様に係るコンピュータプログラムは、コンピュータに、書類の作成を支援する処理を実行させるコンピュータプログラムにおいて、前記コンピュータに、前記書類に対応する複数のドキュメントファイルを予め記憶し、前記書類の作成に係る質問内容を前記ドキュメントとは別に予め記憶し、第1のクライアント装置へ記憶してある質問内容を送信し、前記質問内容への回答を示す回答情報を前記第1のクライアント装置から受信し、前記回答情報に基づき、個人情報入力用のドキュメントファイルを抽出し、抽出されたドキュメントファイルを前記第1のクライアント装置、又は該第1のクライアント装置とは異なる第2のクライアント装置へ送信する処理を実行させる。 A computer program according to an aspect of the present invention is a computer program that causes a computer to execute a process for supporting the creation of a document. The computer stores a plurality of document files corresponding to the documents in advance, and creates the documents. The question content related to the above document is stored in advance separately from the document, the stored question content is transmitted to the first client device, and the answer information indicating the answer to the question content is received from the first client device. , A process of extracting a document file for inputting personal information based on the answer information and transmitting the extracted document file to the first client device or a second client device different from the first client device. To execute.
本発明の一態様に係るコンピュータプログラムは、コンピュータに、書類の作成を支援する処理を実行させるコンピュータプログラムにおいて、前記コンピュータに、前記書類の作成に係る質問内容をサーバ装置から受信し、受信した質問内容を表示、印刷又は音声により出力し、前記質問内容への回答を受け付け、受け付けられた回答内容を示す回答情報を前記サーバ装置へ送信する処理を実行させる。 The computer program according to one aspect of the present invention is a computer program that causes a computer to execute a process for supporting the creation of a document. The computer receives a question content related to the creation of the document from a server device, and the received question is received. The process of displaying, printing, or outputting the content by voice, accepting the answer to the question content, and transmitting the answer information indicating the received answer content to the server device is executed.
本発明の一態様に係るコンピュータプログラムは、コンピュータに、書類の作成を支援する処理を実行させるコンピュータプログラムにおいて、個人情報を取得し、他のクライアント装置にて受け付けられた質問への回答内容を示す回答情報に基づき抽出された1又は複数の書類データを含むドキュメントファイルをサーバ装置から受信し、受信したドキュメントファイルの内、前記回答情報に基づき選択された1又は複数の書類データに前記個人情報を追加して書類を作成する処理を実行させる。 The computer program according to one aspect of the present invention is a computer program that causes a computer to execute a process of supporting the creation of documents, acquires personal information, and indicates the contents of answers to questions received by another client device. A document file containing one or more document data extracted based on the answer information is received from the server device, and the personal information is added to one or more document data selected based on the answer information among the received document files. Perform the process of creating additional documents.
本発明の一態様にあっては、イベントに伴って必要となる手続の提出書類を作成する際のユーザの作業負担が軽減される。しかも多様な端末装置を用いて書類の作成を行なうことを可能としたため、ユーザは普段用いている身近な情報端末装置を利用でき、作業が効率化される。また、ユーザが適切な書類を用意できるため窓口の担当者が書類をスムーズに受理することができ、書類の作成のみならず窓口担当者による受付業務の効率化が可能となる。 In one aspect of the present invention, the workload of the user when creating the documents to be submitted for the procedure required for the event is reduced. Moreover, since it is possible to create documents using various terminal devices, users can use familiar information terminal devices that they usually use, and work becomes more efficient. In addition, since the user can prepare appropriate documents, the person in charge at the counter can smoothly receive the documents, and it is possible not only to create the documents but also to improve the efficiency of the reception work by the person in charge at the counter.
以下、図面を用いて本発明の実施の形態を具体的に説明する。以下の実施の形態では、出生、死亡、結婚、離婚、引っ越し(転出、転入、転居)等のライフイベントに伴って官公庁へ提出する必要がある書類の作成を例に説明する。しかしながら本願は、官公庁への提出書類だけでなく、企業等への申込又は契約等の際に必要となる書類の作成にも適用できる。 Hereinafter, embodiments of the present invention will be specifically described with reference to the drawings. In the following embodiment, preparation of documents that need to be submitted to government offices in connection with a life event such as birth, death, marriage, divorce, moving (moving, moving in, moving) will be described as an example. However, the present application can be applied not only to documents to be submitted to government offices but also to preparation of documents required for application or contract to a company or the like.
(実施の形態1)
図1は、実施の形態1における書類作成システム100の構成を示すブロック図である。書類作成システム100は、サーバ装置1及びクライアント装置2を含み、サーバ装置1及びクライアント装置2間は、ネットワークNを介して通信接続が可能である。
(Embodiment 1)
FIG. 1 is a block diagram showing a configuration of a
サーバ装置1は、官公庁(例えば役所)が管理するサーバコンピュータである。サーバ装置1は、制御部10、記憶装置11、一時記憶装置12及び通信部13を備える。勿論、本システムを企業等への申込に適用する場合は、サーバ装置1は当該企業が管理する。
The
制御部10は、CPU(Central Processing Unit )等を用いたプロセッサである。制御部10は、記憶装置11に記憶されているWebサーバプログラムPaに基づくWebサーバとしての処理、及び書類作成支援プログラムPbに基づく書類作成支援装置としての処理を実行する。一時記憶装置12は、DRAM(Dynamic Random Access Memory)等の揮発性メモリを用いて制御部10の処理により生成される情報を一時的に記憶する。
The
記憶装置11は、例えばハードディスク又はフラッシュメモリ等の不揮発性メモリを含む。記憶装置11には、上述したようにWebサーバプログラムPa及び書類作成支援プログラムPbが記憶されている。WebサーバプログラムPaは、サーバ装置1がネットワークNを介して官公庁用のWebページを開示するWebサーバとして機能するためのサーバプログラムである。書類作成支援プログラムPbは、開示されているWebページを介してクライアント装置2から情報を受信し、受信した情報に対する特定の処理をサーバ装置1へ実行させるプログラムである。記憶装置11はサーバ装置1内部に含まれるものであってもよいが、制御部10から読み取りが可能であればサーバ装置1と接続された外部記憶装置であってもよい。特に、手続きナビDB112、及び記入ナビDB111はこれらの外部記憶装置に、障害に対応し得るよう安全に記憶されており、制御部10から読み出しが可能であることが好ましい。
The
サーバ装置1の記憶装置11の内部又は外部記憶装置にて記憶されている記入ナビDB(Data Base )111は、作成対象の書類に対応するドキュメントファイルD1群を含む。ドキュメントファイルD1はライフイベントの項目(出生、死亡、…等)毎に1つずつ作成されてある。ドキュメントファイルD1は、ライフイベントの項目に対応する申請が可能な書類のドキュメントデータを全てまとめた書類セットであり、その項目について官公庁が用意している帳票の電子データを全て含む。例えば、出生というライフイベントに対応するドキュメントファイルD1は、官公庁が用意する出生に関する手続きに必要な8種類の帳票に夫々対応する全てのドキュメントデータ(イメージデータ)を含む。なおドキュメントファイルD1の形式は、このように全てのドキュメントデータを含んでおき、必要に応じてデータを抽出して合体して1ファイルとするような形式か、又は、予め組み合わせが決まっているドキュメントデータの組み合わせから構成されるドキュメントファイルD1をその組み合わせの分だけ作成しておく形式が考えられる。
The entry navigation DB (Data Base) 111 stored in the internal or external storage device of the
またドキュメントファイルD1は、各書類の記入欄に入力されるべき複数の個人情報の入力画面表示用のデータを含む。そしてドキュメントファイルD1は更に、入力画面に入力された情報を項目毎に一旦記憶するためのテーブルと、含まれている全ての帳票の内の必要な書類のみを選択して表示又は出力することを可能とする出力テーブルとを含む。テーブルは夫々非表示のデータである。ドキュメントファイルD1に含まれる入力画面表示用のデータ及びテーブルを「記入ナビ」と呼ぶ。なおイメージデータは例えばPDF(Portable Document Format)であって、記入ナビ付きの書類イメージデータはフォーム付きPDFで実現される。ただし印刷に適したフォーマットのドキュメントデータであり、電子的入力を可能とするデータを含むことができればPDFに限られない。 Further, the document file D1 includes data for displaying a plurality of personal information input screens to be input in the entry fields of each document. Then, the document file D1 further selects and displays or outputs only the necessary documents from the table for temporarily storing the information input on the input screen for each item and all the included forms. Includes an output table that allows it. Each table is hidden data. The data and table for input screen display included in the document file D1 are called "entry navigation". The image data is, for example, PDF (Portable Document Format), and the document image data with the entry navigation is realized by the PDF with the form. However, the document data is not limited to PDF as long as it is document data in a format suitable for printing and can include data that enables electronic input.
また記入ナビDB111には、各イベントに対応付けて案内書ページが記憶されている。案内書ページは、各ドキュメントデータについての説明及び提出先の案内を含むページであり、ドキュメントファイルD1へ合体可能な形式のデータである。実施の形態1の例ではフォーム付きPDFデータである。
Further, in the
手続きナビDB112は、書類作成の前段階としてどのような書類が必要かをナビゲートするための質問及び質問に対する回答欄(選択肢)を含む画面のWebページファイルW群を含む。各画面には選択肢に応じて次の適切な質問を含む画面へのリンクが含まれており、つまりWebページファイルW群は回答(選択肢)に応じて質問画面が遷移するように設計してある画面遷移情報に対応する。質問画面は最終的には、ドキュメントファイルD1群の内、質問の回答に基づき選択されるべきドキュメントファイルD1へのリンクを含み、当該リンクを選択することによって必要な書類のドキュメントファイルD1へ到達することが可能にしてある。
The
手続きナビDB112はまた、どのような書類が必要かをナビゲートするための質問及び質問に対する回答欄を含むページを表示するためのドキュメントファイルD2群を記憶してある。つまりドキュメントファイルD2群は、WebページファイルW群に代替可能なデータである。なおドキュメントファイルD2はライフイベントの項目毎に1つずつ作成されており、フォーム付きPDFである。Webページではなくフォーム付きPDFにて同様に、質問及び質問に対する回答欄を含む画面の表示用データを含み、入力された回答(選択肢)に応じて次の適切な質問を含むページを示すリンク情報を含み、回答に応じてページが遷移するように設計してある。またドキュメントファイルD2は、各質問に対していずれの選択肢が選択されたかを夫々格納するテーブルが含まれている。なおWebページファイルW群及びドキュメントファイルD2群はいずれか一方が記憶されていればよく、好ましくはWebページファイルW群が記憶されていればよい。
The
通信部13は、ネットワークNを介した通信接続及びデータ送受信を実現するデバイスである。具体的にはネットワークNに対応したネットワークカードである。
The
クライアント装置2は、書類作成システム100を利用するユーザが用いるコンピュータであり、家庭で使用されるデスクトップ型若しくはラップトップ型のパーソナルコンピュータ(以下PCという。)である。なおクライアント装置2は有線又は無線による通信機能と、後述するドキュメントファイルD1の表示機能とを有していればよく、スマートフォン又はタブレット型端末であってもよい。クライアント装置2は、制御部20、記憶装置21、一時記憶装置22、通信部23、表示部24、及び操作部25を備える。
The
制御部20は、CPUを用いたプロセッサである。制御部20は、記憶装置21に記憶されているドキュメントプログラムPcを含む各種プログラムに基づき制御処理を実行する。一時記憶装置22は、DRAM等の揮発性メモリを用いて制御部20の処理により生成される情報を一時的に記憶する。
The
記憶装置21は、ハードディスク又はフラッシュメモリ等の不揮発性メモリを含む。記憶装置21は、フォーム付きPDF等のドキュメントファイルD1又はドキュメントファイルD2を表示させることが可能なドキュメントプログラムPc、及びWebブラウザプログラムPdを含む各種プログラムを記憶している。
The
通信部23は、有線通信用のネットワークカード等の通信デバイスを含む。通信部23は、ユーザネットワークN3及びプロバイダサーバ経由にて公衆網N1と通信接続され、制御部20はネットワークN経由でサーバ装置1と情報を送受信することが可能である。通信部23は無線通信デバイスを更に含んでもよい。無線通信デバイスは、基地局BSに接続する通信規格に基づく無線通信デバイス及びアクセスポイントAP1への接続に対応する無線通信デバイスを含む。
The
表示部24は、液晶ディスプレイ、有機EL(Electro Luminescence)ディスプレイ等のディスプレイを用いる。表示部24は制御部20の処理に基づき、各種情報を表示する。表示部24はWebブラウザプログラムPdに基づき、サーバ装置1から提供されるWebページWのイメージを表示する。表示部24はタッチパネル内蔵型ディスプレイでもよい。
The
操作部25は、キーボード及びマウス等のユーザインタフェースである。操作部25はユーザによる操作情報を制御部20へ通知する。表示部24がタッチパネル内蔵型ディスプレイである場合、操作部25は内蔵タッチパネルである。その他、ユーザの操作入力を受け付けるデバイスであればよい。
The
ネットワークNは、所謂インターネットである公衆網N1、公衆網N1へのアクセスポイントAP1、通信キャリアが提供するキャリアネットワークN2、及びキャリアネットワークへアクセスするための基地局BSを含む。ネットワークNは、公衆網N1に接続される家庭内LAN(Local Area Network)等のユーザネットワークN3を含む。 The network N includes a public network N1 which is a so-called Internet, an access point AP1 to the public network N1, a carrier network N2 provided by a communication carrier, and a base station BS for accessing the carrier network. The network N includes a user network N3 such as a home LAN (Local Area Network) connected to the public network N1.
プリンタ3は、有線又は無線通信によりユーザネットワークN3を介してクライアント装置2と通信接続が可能であり、クライアント装置2から送信される印刷出力データに基づき、所定の印刷媒体へ印刷出力を行う。
The
図2は、書類作成システムにて実行される処理手順の一例を示すフローチャートである。以下に説明する処理手順は、クライアント装置2でユーザにより、サーバ装置1のWebサーバ機能によって閲覧可能とされてある官公庁のWebページから、ユーザが所望するライフイベントに関する書類作成サービスへの選択がなされた場合に実行される。
FIG. 2 is a flowchart showing an example of a processing procedure executed by the document creation system. In the processing procedure described below, the user selects the document creation service related to the life event desired by the user from the Web page of the government office that can be viewed by the user by the Web server function of the
クライアント装置2の制御部20は、書類作成に係るデータの要求をサーバ装置1へ送信する(ステップS201)。要求とはサーバ装置1側で用意してあるWebページへのアクセスである。
The
サーバ装置1の制御部10は、WebサーバプログラムPaに基づき、クライアント装置2からの要求を受信し(ステップS101)、要求元のクライアント装置2の種別を判別する(ステップS102)。種別とはクライアント装置2がPCであるか又はスマートフォン若しくはタブレット端末であるか等である。種別は、クライアント装置2の制御部20がWebブラウザプログラムPdに基づいてデータ要求と共に送信するブラウザ情報に基づき、クライアント装置2のOS(Operating System)により判別される。なお、ステップS101のデータ要求時に、制御部20がクライアント装置2の物理アドレス情報を送信し、これに基づき判別されてもよい。
The
制御部10は、WebサーバプログラムPaから書類作成支援プログラムPbを起動して、書類作成支援プログラムPbに基づいて判別した種別に応じて手続ナビDB112から、選択されたライフイベントに対応するファイルを抽出する(ステップS103)。ステップS103において制御部10は、種別がPCである場合はドキュメントファイルD2を抽出し、種別がスマートフォン又はタブレット端末である場合はWebページファイルWを抽出する。制御部10は抽出したファイル(WebページファイルW又はドキュメントファイルD2)をクライアント装置2へ送信する(ステップS104)。なおステップS103において種別がPCである場合であっても、ファイルをダウンロードして質問へ回答するのか、Webブラウザ上で質問へ回答するのかのいずれかの選択が可能であるとよい。この場合、制御部10は、その選択結果に応じて、ドキュメントファイルD1でなくWebページファイルWを抽出する。
The
クライアント装置2の制御部20は、WebブラウザプログラムPdに基づいてファイル(W又はD2)を受信し(ステップS202)、受信したファイルに基づき質問及び質問に対する回答欄を含む画面を表示部24に表示する(ステップS203)。制御部20は、操作部24にて各回答欄へ入力される質問に対する回答の内容を示す確認画面を表示し(ステップS204)、確認された各質問への回答を含む回答情報を収集し、サーバ装置1へ送信する(ステップS205)。なおステップS205にて、WebページファイルWに基づき質問が表示される場合には、回答情報はサーバ装置1側にて収集される。ここで注目すべきは、この回答情報には個人情報が含まれていないことである。サーバ装置1へはクライアント装置2のアドレス情報、WebブラウザプログラムPdに対応付けて記憶されるcookie等は送信可能であるが個人情報の特定はされない。
The
サーバ装置1の制御部10は、接続されているクライアント装置2に対する質問への回答に対応する回答情報を取得する(ステップS105)。制御部10は、取得した回答情報に基づいて記入ナビDB111から、選択されるべきドキュメントデータを含むドキュメントファイルD1及び案内ページのデータを抽出する(ステップS106)。なおドキュメントファイルD1には識別情報が予め付与され、回答の組み合わせと対応付けて記憶されており、制御部10はこれを参照して必要なドキュメントデータを含むドキュメントファイルD1を抽出する。制御部10は、抽出したドキュメントファイルD1及び案内ページのデータを合体して(又は別個に)クライアント装置2へ送信し(ステップS107)、当該ユーザの書類作成に係るサーバ装置1側の処理を終了する。
The
クライアント装置2の制御部20は、ドキュメント表示プログラムPcに基づき、受信したドキュメントファイルD1及び該ドキュメントファイルD1に対応する案内ページを受信する(ステップS206)。制御部20は、受信したドキュメントファイルD1に含まれるフォーム情報に従って、個人情報の入力画面を表示し、表示中の入力画面に含まれる各入力欄への入力を受け付ける(ステップS207)。制御部20は、ドキュメント表示プログラムPcに基づき、入力された入力情報をドキュメントファイルD1のフォーム情報に含まれるテーブル内に格納する(ステップS208)。テーブルには項目(名前、住所等)毎に識別情報が付与されており、ステップS208に格納された入力情報は、ドキュメントファイルD1に含まれる同一の項目に対応する入力欄へ自動的に転記されるようにしてある。
The
なおステップS207及びステップS208では制御部20は、入力情報が明らかに誤った情報であるか否かを判断し、誤っている場合には「範囲外です」「入力が誤っている」などのエラーメッセージを出力するチェック処理を行ってもよい。具体的にはドキュメントファイルD1のフォーム情報には、各入力欄への識別情報の他に、当該識別情報に対して入力されるテキスト又は選択肢に対する条件(カタカナ、1〜12の月数、暦情報)が予め設定されており、その条件を満たさない場合に上述のようなエラーメッセージを出力する。
In step S207 and step S208, the
制御部20は、ドキュメントファイルD1に含まれる選択された書類を示すフォーム情報に基づき、必要な書類を示す情報と、各書類の提出先の情報等を示す案内ページを表示させる(ステップS209)。案内ページには、入力情報に基づいて各欄が記入済みの書類のプレビュー表示のボタン、又は記入済みのドキュメントデータを出力印刷させるボタンが含まれているとよい。制御部20は、選択されている書類について、テーブルに格納された入力情報によって各欄が記入済みとなったドキュメントデータ(イメージデータ)のプレビュー表示を行う(ステップS210)。更に制御部20は、プレビュー表示画面内、又は操作部25にてそのボタンが選択されると、案内ページ及び各ドキュメントデータを印刷出力し(ステップS211)、処理を終了する。
Based on the form information indicating the selected document included in the document file D1, the
なお図2のフローチャートに示した処理の順序は一例であって、例えばステップS209〜211では、プレビュー表示を先に行なってから(S210)、案内ページを表示させてもよいし(S209)、印刷出力のボタンはプレビュー表示画面内にも書類毎に表示されるようにしてもよい。 The order of processing shown in the flowchart of FIG. 2 is an example. For example, in steps S209 to 211, the preview display may be performed first (S210), and then the guide page may be displayed (S209), and printing may be performed. The output button may be displayed for each document in the preview display screen as well.
以下図3〜図13を用いて、図2のフローチャートにて説明した処理手順について具体例を示しながら説明する。なお以下では、ユーザが「出生(赤ちゃんが生まれたら)」というライフイベントに関する書類作成サービスへの選択をした場合を例にして説明する。 Hereinafter, the processing procedure described in the flowchart of FIG. 2 will be described with reference to FIGS. 3 to 13 with reference to specific examples. In the following, the case where the user selects the document creation service related to the life event "birth (when a baby is born)" will be described as an example.
実施の形態1では、ステップS102においてサーバ装置1により、クライアント装置2の種別はPCであると判別される(S102)。そしてサーバ装置1の制御部10は、手続きナビDB112から、「出生」に関する質問及び質問への回答を受け付けるためのドキュメントファイルD2を抽出する(S103)。
In the first embodiment, in step S102, the
クライアント装置2の制御部20はドキュメントプログラムPcに基づき、受信したドキュメントファイルD2に含まれる質問画面を表示する(S203)。図3は、質問及び回答欄を含む画面の内容例を示す説明図である。図3は、ドキュメントファイルD2に基づく初期画面が示されている。初期画面には「出生」に係る4つの質問が表示されており、1つ目の質問(質問1)に対応する回答(はい、いいえ)の入力フォーム(ボタン)41,42がいずれか一方のみを選択できるように表示されている。
The
図4は、ページ遷移テーブルの説明図である。図4に示す情報はドキュメントファイルD2にフォーム情報として含まれており、予めページ遷移の設計に基づいて記録されてある。WebページファイルWが送信される場合は、ページ遷移テーブルには各ページ間のリンク情報が対応する。図4では例えば、「質問1」のみを示す初期画面にて「はい」の入力フォーム41が選択された場合には、「質問2」及び「質問3」を省略して「質問4」及び「質問4」に対する選択肢を示す画面へ遷移することが示されている。また図4では、初期画面にて「いいえ」の入力フォーム42が選択された場合には、「質問2」及び「質問2」に対する選択肢を示す画面へ遷移することを示す遷移情報が示されている。
FIG. 4 is an explanatory diagram of the page transition table. The information shown in FIG. 4 is included in the document file D2 as form information, and is recorded in advance based on the page transition design. When the Web page file W is transmitted, the link information between each page corresponds to the page transition table. In FIG. 4, for example, when the
図5は、質問画面の遷移例を示す説明図である。具体的には、図5は図3に示した初期的な画面が図4に示したフォーム情報に基づいて遷移する例を示している。図5Aは、「質問1」に対し「はい」の入力フォーム41が選択された場合の表示画面例を示している。図5Bは「質問1」に対し「いいえ」の入力フォーム42が選択され、「質問2」に対し「はい」の入力フォーム41が選択され、更に「質問4」に対し「いいえ」の入力フォーム42が選択された場合の表示画面例を示している。このように質問内容を表示するためのページ遷移テーブルに基づき質問を表示するようにしてあるから回答不要な質問は表示されることがなく、これにより誤った回答がなされることを防止できる。
FIG. 5 is an explanatory diagram showing a transition example of the question screen. Specifically, FIG. 5 shows an example in which the initial screen shown in FIG. 3 transitions based on the form information shown in FIG. FIG. 5A shows an example of a display screen when the “Yes”
図6は、回答情報の内容例を示す説明図である。回答情報は、ドキュメントファイルD2のフォーム情報にテーブル形式で含まれており、初期的には各欄は空欄となっている。各欄へ質問への回答が格納されて回答情報となる。図6Aは、図5Aの選択に対応し、図6Bは、図5Bの選択に対応する。なお図6では回答情報として選択肢の文字に対応する「はい」「いいえ」の内容が示されているが、夫々に対応する識別情報(例えば「1」及び「0」、「Y」及び「N」等)であってもよいことは勿論である。 FIG. 6 is an explanatory diagram showing an example of the contents of the response information. The answer information is included in the form information of the document file D2 in a table format, and each column is initially blank. Answers to questions are stored in each column and become answer information. FIG. 6A corresponds to the selection of FIG. 5A and FIG. 6B corresponds to the selection of FIG. 5B. In FIG. 6, the contents of "yes" and "no" corresponding to the characters of the choices are shown as the answer information, but the identification information corresponding to each (for example, "1" and "0", "Y" and "N" Of course, it may be "etc.).
図7は、回答情報の確認画面の内容例を示す説明図である。図7の確認画面はドキュメントファイルD2に含まれる1ページであり、制御部20はドキュメントファイルD2から当該ページを確認画面として抽出して表示する。確認画面では図7に示すように回答情報が格納されたテーブルに基づき、夫々に対する回答結果が反映されて表示されている。回答内容(回答結果)を表示することにより、どのような回答がなされたかをユーザが確認することができる。図7の確認画面は印刷出力されるようにしてもよい。そして確認画面には、作成する書類のドキュメントデータを取得するためのリンク43及びリンク44が含まれる。リンク43は、クライアント装置2上で記入を可能とするドキュメントファイルD1を提供するWebページへのリンクに対応している。リンク44は、各欄が空欄のまま印刷可能としてあるドキュメントデータを、必要な書類分だけまとめたファイルを提供するWebページへのリンクに対応している。リンク43又は44が選択されると、制御部20はこれを契機に、確認された回答情報を送信する(S205)。
FIG. 7 is an explanatory diagram showing an example of the contents of the response information confirmation screen. The confirmation screen of FIG. 7 is one page included in the document file D2, and the
図8は、ドキュメントファイルD2に含まれるページの一例を示す説明図である。図6に示した回答情報がサーバ装置1へ送信されると(S205)、サーバ装置1では回答情報を参照して、回答情報が示す回答の組み合わせ(回答パターン)と対応する識別情報が付与されたドキュメントファイルD1及び案内ページのデータが抽出される(S106)。抽出されたドキュメントファイルD1には、ライフイベントに関する全ての書類が含まれているが、ステップS107で送信されるドキュメントファイルD1のフォーム情報には、回答情報に基づき選択された必要な書類のみを示す情報が格納される。クライアント装置2の制御部20は、ドキュメントプログラムPcに基づき、フォーム情報に格納されている必要な書類を示す情報を参照して図8に示したように、回答情報に応じて必要な書類がいずれであるかを示すチェックボックスを示して案内ページを表示する。当該案内ページに含まれる「進む」のフォームがドキュメントプログラムPc上で選択されると、制御部20は個人情報の入力を受け付ける入力画面を表示する(S207)。
FIG. 8 is an explanatory diagram showing an example of a page included in the document file D2. When the answer information shown in FIG. 6 is transmitted to the server device 1 (S205), the
図9は、個人情報の入力画面の内容例を示す説明図である。個人情報の入力画面はドキュメントファイルD1に含まれるページ及びファイルに含まれるフォーム情報に基づき表示される。図9に示す通り、入力画面には申請者の個人情報(名前、生年月日、住所等)のテキストを入力する欄であるテキストボックス45,46、又は複数の選択肢の内のいずれかを選択するプルダウンメニュー(リストボックス)47,48が含まれている。
FIG. 9 is an explanatory diagram showing an example of the contents of the personal information input screen. The personal information input screen is displayed based on the page included in the document file D1 and the form information included in the file. As shown in FIG. 9, on the input screen, select one of the
図10は、個人情報が入力された入力画面の内容例を示す説明図である。図10に示すように各入力欄に個人情報が入力された場合、制御部20によりそれらの入力情報がドキュメントファイルD1内のテーブルに格納されるなどして一時的に記憶される(S208)。ドキュメントファイルD1のフォーム情報では具体的には、入力画面の入力欄及びドキュメントデータの入力欄夫々に対応する識別情報(「住所」、「申請者姓」、「申請者名」、「申請者姓フリガナ」、「申請者名フリガナ」、又はそれらに対応する番号若しくは記号等)が予め付与されている。そして制御部20は入力又は選択された内容を識別情報毎にテーブルに格納して記憶する。なお表示されている入力画面には「クリア」ボタンが含まれている。この「クリア」ボタンが選択された場合には、フォーム情報に基づき、入力されたテキスト、選択肢等が初期化され、テーブルに格納された情報も初期化される。また図10に示すように個人情報の入力画面には、更に他の個人情報の入力を受け付ける画面が含まれてもよい。例えば申請者の配偶者及び子供の子順情報を入力するための画面が含まれる。
FIG. 10 is an explanatory diagram showing an example of the contents of an input screen in which personal information is input. When personal information is input to each input field as shown in FIG. 10, the input information is temporarily stored by the
個人情報の入力画面に入力が完了されると、制御部20は、案内ページを表示させる(S210)。図11は、案内ページの内容例を示す説明図である。図11に示すように案内ページは、図8のページに対応するページであり、提出書類に記入すべき情報の入力が終了したことを通知するメッセージと、作成された書類の印刷を指示する「印刷」ボタンとが表示されている。「印刷」ボタンが選択された場合、作成された書類のイメージデータが印刷される。これによりユーザは、記入済みの書類をそのまま提出先へ持参して提出することができる。
When the input on the personal information input screen is completed, the
また案内ページには、選択されたライフイベントに関する全書類の内、作成された書類の内容が表示されるとよい。図11の例では、チェックボックスで表示されている。図11に示す案内ページでは、「5.乳幼児医療費受給資格認定申請書」及び「7.児童手当額改定届」に対応するチェックボックスにチェックが記載されており、これらの書類が作成されたこと即ちこれらの書類の提出が必要であることが示されている。このように、必要な書類のみが選択されて表示又は印刷されるから、ユーザにとっては不要な書類を用意する手間が省け、更に書類をチェックする窓口担当者の作業も効率化される。なおこのとき、必要な書類の選択の根拠となった回答情報の内容を示すページも印刷されるようにしてもよい。印刷されたページは書類の選択の根拠の証拠となり、事後的に手続きを修正する際に利用することができる可能性がある。 In addition, the information page should display the contents of the created documents out of all the documents related to the selected life event. In the example of FIG. 11, it is displayed as a check box. On the information page shown in FIG. 11, check boxes corresponding to "5. Application for qualification for receiving medical expenses for infants" and "7. Notification of revision of children's allowance" are checked, and these documents were created. That is, it is indicated that the submission of these documents is required. In this way, since only the necessary documents are selected and displayed or printed, the user can save the trouble of preparing unnecessary documents, and the work of the person in charge of checking the documents is also streamlined. At this time, a page showing the content of the response information that is the basis for selecting the necessary documents may also be printed. The printed page provides evidence of the document selection and may be used in subsequent amendments to the procedure.
また案内ページには、図11に示すように提出先の情報のリンク情報L1,L2及び下部に示す提出手順を案内するメッセージが更に加えられている。これらの情報及びメッセージの追記は、上述の処理手順の内のステップS209又はS210の前に行われるとよい。リンク情報L1,L2が選択された場合、WebブラウザプログラムPdによって、提出先の窓口についての詳細な説明を案内するWebページ(又はPDFファイル)が表示部24に表示されるとよい。詳細な説明とは例えば官公庁の地図、官公庁内の窓口の案内図、電話番号、開庁時間等である。このように、手順及び提出先の情報をもまとめて示すことにより、ユーザは手続を行う際に迷うことが無く、利便性が向上する。なお「印刷」ボタンが選択された場合、案内ページも印刷されるようにすることが好ましい。案内ページも印刷出力されることで、印刷された書類の提出先を参照することができる。
Further, as shown in FIG. 11, a message for guiding the link information L1 and L2 of the submission destination information and the submission procedure shown at the bottom is further added to the guidance page. The addition of these information and messages may be performed before step S209 or S210 in the above processing procedure. When the link information L1 and L2 are selected, it is preferable that the Web browser program Pd displays a Web page (or PDF file) on the
案内ページが表示される際に、制御部20は必要な書類のドキュメントデータのプレビュー表示を行うとよい。案内ページ内の「印刷」ボタンが選択された場合にプレビュー表示が行われるようにしてもよいし、案内ページと共に別ウィンドウで表示されるようにしてもよい。図12及び図13は、記入済みとなった書類のプレビュー表示例を示す説明図である。図12は「乳幼児医療費受給資格認定申請書」のプレビュー表示であり、図13は「児童手当額改定届」のプレビュー表示である。図12及び図13に示すプレビューを表示する際、制御部20は、テーブルに格納されている入力情報をそれに対応する識別情報を基に、当該識別情報が付与されているドキュメントデータ内の各入力欄に転記している。図12及び図13には、図10にて入力された個人情報が、各欄に対応する識別情報に基づいて自動的に転記されていることが示されている。
When the guidance page is displayed, the
このようにユーザは、図9の個人情報の入力画面に必要な情報を入力操作するのみで、住所、氏名、続柄等の基本的な項目について何度も繰り返し記入することなしに、フォント情報を用いて正確に記入された書類のデータを取得することが可能である。書類作成システム100によって書類提出の工程を効率化することができ、ユーザの利便性が向上すると共に書類を受け付ける官公庁の担当者の負担を軽減することが可能になる。また個人情報の入力の際にはフォーム付きPDFを用いることにより、クライアント装置2から外部へ入力情報が送信されないから、Webページに各情報を入力する場合と比較して情報漏洩のリスクを低減できる。
In this way, the user simply inputs the necessary information on the personal information input screen shown in FIG. 9, and inputs the font information without repeatedly entering basic items such as the address, name, and relationship. It is possible to obtain the data of documents that have been filled out accurately using. The
なお図12のプレビュー表示には、「ご案内ページへ」というボタンが含まれている。このボタンは、ドキュメントプログラムPcに基づき、プレビュー画面上で制御部20が表示させているソフトウェアボタンである。制御部20は「ご案内ページへ」というボタンが選択された場合に、図11に示すような案内ページを表示するようにしてもよい。
The preview display of FIG. 12 includes a button "to guide page". This button is a software button displayed by the
図14は、個人情報の入力画面の変形例を示す説明図である。個人情報の入力の際に、質問へ回答するように対話形式で個人情報の入力を促す態様とすることができる。これにより手続者は迷うことなく各情報の入力を行うことができると共に、入力も例の発生を抑制することができるので、書類の作成を効率よく行うことが可能になる。 FIG. 14 is an explanatory diagram showing a modified example of the personal information input screen. When inputting personal information, it is possible to interactively prompt the input of personal information so as to answer a question. As a result, the procedure person can input each information without hesitation, and the input can suppress the occurrence of examples, so that the document can be efficiently created.
また制御部20は、プリンタ3へ印刷データを送信した後に、書類作成の終了指示を受け付ける終了画面を表示してもよい。この場合、終了画面には、入力情報をクライアント装置2の記憶装置21に保存するか否かを受け付ける欄が含まれるとよい。制御部20はこの欄にて保存することが選択された場合、ドキュメントファイルD1のフォーム情報に含まれる入力情報が格納されたテーブルを記憶装置21に記憶する。ドキュメントファイルD1そのものを記憶装置21に記憶してもよい。なおこのとき、対応する回答情報も共に記憶するようにしてもよい。また制御部20は、保存しないことが選択された場合、ドキュメントファイルD1に関する情報を一時記憶装置21から消去する。このとき、対応するドキュメントファイルD2及びその回答情報を消去してもよい。これにより、個人情報等の漏洩を防ぐことが可能となる。
Further, the
またステップS206にてドキュメントファイルD1及び案内ページを受信した後は、制御部20はドキュメントファイルD1を一時記憶装置11に一旦記憶し、WebブラウザプログラムPdを終了、即ちサーバ装置1との通信接続は切断するとよい。制御部20はステップS207以後の処理は、クライアント装置2及びプリンタ3を含むホームネットワーク内で行うとよい。これにより個人情報の漏洩のリスクを低減できる。
After receiving the document file D1 and the guide page in step S206, the
なお図9〜図14の各ページは、フォーム付きPDFに限られない。つまりPDFに組み込まれるフォーム情報として各テーブルを含み、テーブル内に入力情報が格納されて記憶される構成に限られない。制御部20は、フォーム付きPDFの形式に限定されることなしに、同じようにドキュメントデータを作成してもよい。例えば制御部20は各書類の入力欄を画像認識等によって認識して識別し、それらに入力されるテキスト及び選択肢の内容を、別途入力インタフェースを介して受け付けて一時記憶装置22に各入力欄の識別情報と対応付けて記憶する。そして各書類のイメージデータ上に、入力されたテキスト及び選択肢を示す図形(丸など)を重畳表示する等の制御によっても実現できる。
The pages of FIGS. 9 to 14 are not limited to PDF with a form. That is, the form information incorporated in the PDF is not limited to the configuration in which each table is included and the input information is stored and stored in the table. The
実施の形態1に示すように、本開示の書類作成システム100では、個人情報の入力画面及び個人情報が反映されたドキュメントデータの作成についてはドキュメントファイルD1で実現し、その前段階の質問への回答については別途ドキュメントファイルD2で実現される。これにより、ドキュメントファイルD1は必要最低限のデータ量となるから、クライアント装置2の負担を軽減することができる。
As shown in the first embodiment, in the
(実施の形態2)
図15は、実施の形態2における書類作成システム100bの構成を示すブロック図である。実施の形態2において書類作成システム100bは、サーバ装置1とクライアント装置2a及びクライアント装置2bとを含む。クライアント装置2aは実施の形態1におけるクライアント装置2と同様にPCを用いる。クライアント装置2bはスマートフォンを用いる。クライアント装置2a及びクライアント装置2bは、実施の形態1におけるクライアント装置2と同様のハードウェア構成を有するため対応する符号を付して各々の詳細な説明は省略する。ただしクライアント装置2bの通信部23bは、無線通信デバイスであり、アクセスポイントAP1を介して公衆網N1に接続するか、ユーザの無線ルータAP2を介してユーザネットワークN3に接続するか、又は基地局BSを介してキャリアネットワークN2に接続する。クライアント装置2bは通信部23bにより、いずれかのルートによりネットワークNを介してサーバ装置1と通信接続することが可能である。そして記憶装置21bには、ドキュメントプログラムPcは記憶されておらずともよく、少なくともWebブラウザプログラムPdが実行可能に記憶されている。更に表示部24bは、タッチパネル内蔵型ディスプレイであり、操作部25bは表示部24bと一体化されたディスプレイ内蔵型のタッチパネル及び筐体に設けられた数個のボタン群である。
(Embodiment 2)
FIG. 15 is a block diagram showing the configuration of the
そして実施の形態2では、手続きナビDB112におけるドキュメントファイルD2は使用しないため図示を省略している。以下に示す通り、スマートフォンであるクライアント装置2bでは、WebページファイルWにて質問への回答が受け付けられる。
Since the document file D2 in the
図16は、実施の形態2の書類作成システム100bにおける処理手順の一例を示すフローチャートである。なお実施の形態2における処理手順は、図2のフローチャートに示した処理手順と共通する処理手順を含む。共通する処理手順には同一のステップ番号を付して詳細な説明を省略する。
FIG. 16 is a flowchart showing an example of a processing procedure in the
実施の形態2においては、クライアント装置2bを操作するユーザにより、サーバ装置1のWebサーバ機能によって閲覧される官公庁のWebページから、ユーザが所望するライフイベントに関する書類作成サービスへの選択がなされた場合に処理が開始される。
In the second embodiment, when the user who operates the
クライアント装置2bの制御部20bがデータ要求をサーバ装置1へ送信する(S201)。
The
サーバ装置1の制御部10は、種別をスマートフォンであると判別し(S102)、ステップS103にてWebページファイルWを抽出し(S103)、クライアント装置2bへ送信する(S104)。
The
クライアント装置2bの制御部20bは、受信したWebページファイルWに基づき質問及び質問に対する回答欄を含む画面(ページ)を表示部24bに表示し(S203)、確認画面(ページ)を表示する(S204)。制御部20bは、確認画面で確認された回答情報を収集し、サーバ装置1へ送信し(ステップS215)、処理を終了する。実施の形態2ではこのとき、ドキュメントファイルD1の送信先をクライアント装置2aとするための宛先情報を回答情報に対応付けて送信する(S215)。宛先情報は例えばクライアント装置2aから受信が可能な電子メールのメールアドレスである。その他、クライアント装置2aから取得する際に識別可能な情報であればメールアドレスに限られず、アカウント情報、又は一時的なパスワードであってもよい。
Based on the received Web page file W, the
なおステップS203、ステップS204及びステップS215におけるページ遷移は、WebページファイルWに基づくため、サーバ装置1側でWebサーバプログラムPaに基づき実行されてもよい。この場合、回答情報はページ遷移の都度、例えば質問にて「はい」又は「いいえ」が選択される都度にサーバ装置1側へ送信され、一時記憶装置12にて、クライアント装置2bを識別する情報に対応付けて収集されて記憶される。なおWebページファイルWを用いた場合であっても各画面は、実施の形態1における図3、図5及び図7で示した態様と同様に表示することができる。
Since the page transitions in steps S203, S204, and S215 are based on the Web page file W, they may be executed on the
サーバ装置1の制御部10は、クライアント装置2bから回答情報と対応付けて宛先情報を受信する(ステップS115)。そして制御部10は、ステップS106で抽出したドキュメントファイルD1及び案内ページのデータを、宛先情報に基づきクライアント装置2aへ送信し(ステップS117)、処理を終了する。ステップS117では例えば、サーバ装置1からドキュメントファイルD1及び案内ページのデータを添付した電子メールを送信するか、又はドキュメントファイルD1及び案内ページのデータへのリンク情報を含む電子メールを送信するとよい。その他、宛先情報が示すアカウント情報向けに、抽出されたドキュメントファイルD1及び案内ページのデータへのリンク情報を通知するとよい。
The
PCであるクライアント装置2aでは、制御部20aは、電子メールの受信又は電子メール若しくはアカウントに通知されるリンク情報を選択することにより、抽出されたドキュメントファイルD1及び案内ページのデータを受信する(S206)。以後の処理手順は、実施の形態1におけるクライアント装置2の処理手順と同一であるので詳細な説明を省略する。
In the
このようにして実施の形態2においてもユーザは、スマートフォンであるクライアント装置2bにて質問に回答するのみで必要な書類のデータのみを取得できる。またユーザは、クライアント装置2aを用いて個人情報の入力画面に必要な情報を入力操作するのみで、住所、氏名、続柄等の基本的な項目について何度も繰り返し記入することなしに、フォント情報を用いて正確に記入された書類のデータを取得することが可能である。書類作成システム100bによって書類提出の工程を効率化することができ、ユーザの利便性が向上すると共に書類を受け付ける官公庁の担当者の負担を軽減することが可能になる。
In this way, also in the second embodiment, the user can acquire only the necessary document data only by answering the question on the
クライアント装置2bは比較的小型であり、ドキュメントファイルD1又はD2に基づくドキュメントの表示処理及びフォーム入力の処理がPCを用いる場合よりも操作性の点で困難である。しかしながら本実施の形態2では、質問及びそれに対する回答を収集する工程と、それらの情報に基づき帳票記入をナビゲーションする工程とを別個の処理とした。回答の収集の工程にはドキュメントファイルD2を使用せずともWebページベースで処理を進めることが可能である。
The
なお、実施の形態2においては、ステップS215にて、回答情報に対応付けて宛先情報を送信するに際し、図7に示した確認画面上でリンク44が選択された場合には、宛先情報をクライアント装置2b自身としてもよい。リンク44は、各欄が空欄のまま印刷可能としてあるドキュメントデータを、必要な書類分だけまとめたファイルを提供するWebページへのリンクである。クライアント装置2bの制御部20bは、ドキュメントファイルD1に対する操作は困難であるため、そのファイルをリンクが示すWebページからダウンロードし、通信部23bを介してプリンタ3へ直接的に印刷データを出力してもよい。この場合、クライアント装置2aを用いることなしに必要な書類のみを取得でき、ユーザは何れの書類に記入をすべきかを迷うことがない。このとき案内ページが共にリンク先のWebページから提供されて印刷されるようにすることで、記入した書類群の提出先及び提出順序、その他の必要な書類等についての情報を得ることができ、ユーザは提出先を迷うことが無い。このようにして、質問及びそれに対する回答を収集する工程と、それらの情報に基づき帳票記入をナビゲーションする工程とを別個の処理としたことで、ユーザは身近な情報処理端末であるクライアント装置2bを用い、少なくとも必要な書類の印刷までは可能となり、利便性が向上する。
In the second embodiment, when the
(実施の形態3)
図17は、実施の形態3における書類作成システム100cの構成を示すブロック図である。実施の形態3において書類作成システム100cは、サーバ装置1とクライアント装置2b及びクライアント装置2cとを含む。クライアント装置2bは、実施の形態2における装置と同一であるから同一の符号を付して詳細な説明を省略する。クライアント装置2cは、実施の形態1におけるクライアント装置2aと同様にPCを用いる。ただしクライアント装置2cは、サーバ装置1を管理する官公庁等の公共施設に用意されているPCである。図18は、実施の形態3におけるクライアント装置2cを示す模式図である。図18に示すようにクライアント装置2cは書類の提出先の窓口等の近くに設置されている記入コーナー等に設けられている。
(Embodiment 3)
FIG. 17 is a block diagram showing the configuration of the
クライアント装置2cは、図17に示すように官公庁ネットワークN4に接続されている。官公庁ネットワークN4には、サーバ装置1が接続されていてもよい。
The
実施の形態3におけるクライアント装置2cは、実施の形態1におけるクライアント装置2と同様のハードウェア構成を有するため対応する符号を付して各々の詳細な説明は省略する。ただしクライアント装置2cの通信部23cには、プリンタ4が接続されている。またクライアント装置2cは例えばUSB(Universal Serial Bus)等の入出力インタフェースである入出力部26を備え、入出力部26は読取装置6と接続されている。
Since the
読取装置6は、例えばIC(Integrated Circuit)カードリーダである。その他非接触式のリーダであってもよいし、OCR(Optical Character Recognition )機能を有する装置であってもよいし、バーコードリーダ等を用いてもよい。読取装置6はICカード等の記憶媒体6に記憶されている情報を読み取る。記憶媒体6は例えばマイナンバーカードに貼付してあるICカードであり、読取装置6はマイナンバーカードから、ユーザ個人の氏名、住所、生年月日、及び性別等の個人情報を読み取ることが可能である。また読取装置6がOCR機能の装置である場合、マイナンバーカード又は免許証等の個人情報が印刷された用紙に記載してある個人の氏名、住所、生年月日及び性別等の個人情報を読み取るようにしてもよい。読取装置6はその他、ユーザの個人情報が記憶されたメモリ、データベース等から個人情報を読み取る構成とすることができる。
The
図19は、実施の形態3の書類作成システム100cにおける処理手順の一例を示すフローチャートである。なお実施の形態3における処理手順は、実施の形態1の図2のフローチャート及び実施の形態2の図16のフローチャートに示した処理手順と共通する処理手順を含む。共通する処理手順には同一のステップ番号を付して詳細な説明を省略する。
FIG. 19 is a flowchart showing an example of a processing procedure in the
実施の形態3においては、ステップS204でクライアント装置2bの表示部24bに表示される確認画面には、官公庁の記入コーナーのクライアント装置2cでドキュメントファイルD1を作成することを選択するためのリンクを含むこととする。そしてクライアント装置2bの制御部20bは、クライアント装置2cを使用することが選択された場合、これを示す情報と共に回答情報を送信する(S205)。
In the third embodiment, the confirmation screen displayed on the
サーバ装置1の制御部10は、クライアント装置2cを使用することが選択された場合、ステップS106で抽出したドキュメントファイルD1及び案内ページをダウンロードすることが可能なWebページを作成する(ステップS127)。制御部10は、作成したWebページのアドレス情報をクライアント装置2bへ送信し(ステップS128)、処理を終了する。ステップS127で作成されたWebページは、例えば3日間などの限られた時間のみ閲覧できるものとし、更に当該WebページをWebブラウザで表示するための一時的な識別情報(英数字又は記号、若しくは両方を用いる)を設けるとよい。クライアント装置2bのメールアドレス等を識別情報として使用してもよい。
When it is selected to use the
クライアント装置2bの制御部20bは、サーバ装置1から送信されたアドレス情報を示す画面を表示部24bに表示し(ステップS256)、処理を終了する。アドレス情報は文字列でもよいし、二次元バーコード等に変換されたものでもよい。
The
ユーザは、書類の提出先の官公庁へ赴き、記入コーナーのクライアント装置2cを使用する。クライアント装置2cでは初期的に、書類作成システム100dのポータルサイトのページがWebブラウザプログラムPdに基づき表示部24cに表示されている。ユーザは、クライアント装置2bの表示部24bに表示されたアドレス情報を、上述のポータルサイトの所定の入力欄に操作部25cから入力する。その他アドレス情報が二次元バーコードに変換されている場合には、クライアント装置2cの読取装置6からこれを読み取って取得してもよい。これによりクライアント装置2cの制御部20cは、ドキュメントファイルD1及び案内ページをダウンロードするWebページへアクセスし、これらを受信する(ステップS226)。
The user goes to the government office to which the document is submitted and uses the
そして実施の形態3におけるクライアント装置2cは、上述したように読取装置6と接続されている。したがって、ユーザは個人情報を操作部25cから入力することなしに、所持するマイナンバーカードの情報を読取装置6に読み取らせる。クライアント装置2cの制御部20cは、読取装置6から個人情報を読み取り(ステップS227)、読み取った個人情報を入力情報としてドキュメントファイルD1のテーブルに格納する(S208)。制御部20cは、回答情報を基にドキュメントファイルD1に含まれているフォーム情報と格納された入力情報とに基づき、必要な書類を選択し、選択された書類と、各書類の提出先の情報等を示す案内ページを表示させる(S209)。制御部20cは、選択された書類について、入力情報によって各欄が記入済みとなったドキュメントデータ(イメージデータ)のプレビュー表示を行い(S210)、案内ページ及び各ドキュメントデータをプリンタ4から印刷出力し(S211)、処理を終了する。
The
なお実施の形態3においては、クライアント装置2cは、サーバ装置1から受信したドキュメントファイルD1を、印刷終了後には一時記憶装置22c又は記憶装置21cから必ず消去する。個人情報の漏洩を防ぐためである。
In the third embodiment, the
このように、ユーザは自宅のPC等を用いることなしに、所持するスマートフォンであるクライアント装置2bにて質問に回答するのみで必要な書類を取得することができる。そしてクライアント装置2cを用いてマイナンバーカードを読取装置6に読み取らせるのみで、個人情報について何度も繰り返し記入することなしに正確に記入された書類のデータを取得し、直ちに所定の窓口に提出することが可能である。書類作成システム100cによって書類提出の工程を効率化することができ、ユーザの利便性が向上すると共に書類を受け付ける官公庁の窓口担当者の負担を軽減することが可能になる。
In this way, the user can obtain the necessary documents simply by answering the question with the
なお実施の形態3における読取装置6については、実施の形態1,2におけるクライアント装置2aにも対応させることが可能である。特に、ユーザが所有するクライアント装置2(又は2a)に読取装置6を接続し、マイナンバーカードから個人情報を読み取る場合には、クライアント装置2の制御部20はマイナンバーカードの電子証明書を使用してオンライン手続を行うことも可能である。この場合制御部20は、ステップS210に表示される案内ページにて、「オンライン手続」を選択するボタンを表示させ、該ボタンが選択された場合には、個人情報の転記済みの各書類のデータに電子証明書に基づく電子署名を付与する。この場合制御部20は、電子署名と共に暗号化してサーバ装置1宛てに安全に送信することができる。
The
(実施の形態4)
図20は、実施の形態4における書類作成システム100dの構成を示すブロック図である。実施の形態4において書類作成システム100dは、サーバ装置1とクライアント装置2c及びクライアント装置2dとを含む。クライアント装置2cは、実施の形態3におけるクライアント装置2cと同一であるから同一の符号を付して詳細な説明を省略する。クライアント装置2dは、作成される書類の提出先である官公庁等の入口等に設置された受付端末機であり、設置態様は図18に示している。
(Embodiment 4)
FIG. 20 is a block diagram showing the configuration of the
クライアント装置2dは、実施の形態1におけるクライアント装置2のようなPCベースで実現可能であり、筐体内部に制御部20d、記憶装置21d、一時記憶装置22d、通信部23d、表示部24d、操作部25d及び印刷部27を備える。制御部20d、記憶装置21d、一時記憶装置22d、及び通信部23dについては実施の形態1におけるクライアント装置2と同様の構成であるから対応する符号を付して詳細な説明を省略する。なお制御部20dは、後述する印刷部27等へ制御信号を伝送するための制御基板と接続されていてもよい。そして実施の形態4におけるクライアント装置2bの通信部23dは、官公庁ネットワークN4に接続されており、同様にネットワークN4に接続されているサーバ装置1と通信接続が可能である。
The
クライアント装置2dの記憶装置21dには、サーバ装置1から受信するWebページファイルWを元に質問に対する回答欄を含む画面を表示するための手続きナビ表示プログラムPeが記憶されている。手続きナビ表示プログラムPeは、汎用的なブラウザプログラムと異なり、受付端末機の表示部24d及び操作部25dに特化した画面構成を実現するためのプログラムである。例えば制御部20dは、初期的には書類作成システム100d以外の官公庁への訪問者向けの案内メニューを表示部24dに表示しており、案内メニューの内の手続きメニューが選択された場合に、手続きナビ表示プログラムPeを読み出して実行する。
The
またクライアント装置2dの表示部24dは、液晶ディスプレイ、有機EL(Electro Luminescence)ディスプレイ等のディスプレイを用い、更にタッチパネルである操作部25dと一体に構成されたタッチパネル内蔵型ディスプレイである。なお表示部24dは、実施の形態1におけるクライアント装置2同様に、タッチパネル内蔵型ではないディスプレイでもよく、操作部24dもキーボード等のユーザインタフェースであってもよい。
The
印刷部27は、所定の用紙に文字又は画像を印字するモジュールを用い、制御部20dからの指示に応じて受付番号等の識別情報を印刷し、クライアント装置2dの筐体表面に露出させた排出口から印刷済み用紙を排出する。
The
図21は、実施の形態4の書類作成システム100dにおける処理手順の一例を示すフローチャートである。なお実施の形態4における処理手順は、実施の形態1の図2のフローチャート及び実施の形態3の図19のフローチャートに示した処理手順と共通する処理手順を含む。共通する処理手順には同一のステップ番号を付して詳細な説明を省略する。
FIG. 21 is a flowchart showing an example of a processing procedure in the
実施の形態4においては、受付端末機であるクライアント装置2dを操作するユーザが、表示部24dに表示されている案内メニューから、例えば「出生」等のライフイベントのメニューを選択し、その中でも書類提出メニューを選択した場合に以下の処理を開始する。
In the fourth embodiment, the user who operates the
クライアント装置2dの制御部20bは、メニュー選択を受け付けると、選択されたライフイベントに係る窓口での識別番号(受付番号)の発行及び書類作成についてのデータを要求する(ステップS201)。
When the
サーバ装置1の制御部10は、クライアント装置2dからの要求を受信すると、識別番号を発行し(ステップS131)、手続きナビDB112から対応するWebページファイルWを抽出し(S103)、クライアント装置2bへ識別番号と共に送信する(ステップS134)。
When the
クライアント装置2dの制御部20dは、WebページファイルWと共に識別番号を受信し(ステップS232)、WebページファイルWに基づき質問及び質問に対する回答欄を含む画面(ページ)を表示部24bに表示し(S203)、確認画面(ページ)を表示する(S204)。制御部20dは、確認画面で確認された回答情報を収集し、受信した識別番号と対応付けてサーバ装置1へ送信し(ステップS235)、識別番号を印刷部27から印刷出力し(ステップS236)、処理を終了する。WebページファイルWを用いた場合であっても各画面は、実施の形態1における図3、図5及び図7で示した態様と同様か、又はより簡素な画面として表示することができる。
The
ステップS236で印刷出力された識別番号をユーザは認識し、次に記入コーナーへ向かう。ステップS236で印刷出力された用紙には、記入コーナーの場所等について案内メッセージが印刷されているとよい。なおクライアント装置2dの画面にも、案内メッセージが表示されているとよい。
The user recognizes the identification number printed out in step S236, and then heads to the entry corner. It is preferable that a guidance message is printed on the paper printed out in step S236 regarding the location of the entry corner and the like. It is preferable that the guidance message is also displayed on the screen of the
サーバ装置1の制御部10は、送信された回答情報を識別番号と対応付けて受信し(ステップS135)、受信した回答情報に基づき記入ナビDB111からドキュメントファイルD1及び案内ページを抽出する(S106)。そして制御部10は、抽出したドキュメントファイルD1及び案内ページを一時記憶装置11に識別番号と対応付けて一旦記憶する(ステップS671)。なお制御部10は、ステップS671にて識別番号と対応付けて回答情報も記憶しておいてもよい。回答情報は書類の選択の根拠の証拠となり、事後的に手続きを修正する際に利用することができる可能性がある。
The
ユーザが記入コーナーのクライアント装置2cを使用し、表示部24cに表示されている書類作成システム100dのポータルサイトの所定の入力欄に操作部25cを用いて識別番号を入力する。これによりクライアント装置2cの制御部20cは、識別番号をサーバ装置1へ送信してドキュメントファイルD1の送信を要求する(ステップS267)。
The user uses the
サーバ装置1の制御部10は、識別番号と共に送信の要求を受信し(ステップS672)、一時記憶装置21に記憶しておいた識別番号と対応するドキュメントファイルD1及び案内ページをクライアント装置2cへ送信し(ステップS137)、処理を終了する。
The
クライアント装置2cの制御部20cは、送信の要求に応じてドキュメントファイルD1及び案内ページを受信すると(S206)、読取装置6を用いて個人情報を読み取る(S227)。なおステップS227に代替してユーザの操作部25cから個人情報の入力を受け付けてもよい(S207)。以後制御部20cは、ステップS208〜S211の処理を実行し、処理を終了する。
When the
これによりユーザは、スマートフォン又はPCなどの情報端末装置を所有していなくとも、受付端末機であるクライアント装置2dにて質問に回答し、クライアント装置2cを用いてマイナンバーカードを読取装置6に読み取らせるのみの簡単な操作を行えばよい。これらの操作によりユーザは、個人情報について何度も繰り返し記入することなしに正確に記入された書類のデータを取得し、直ちに所定の窓口に提出することが可能である。質問及びそれに対する回答を収集する工程と、それらの情報に基づき帳票記入をナビゲーションする工程とを別個の処理としたことで、受付端末機にて個人情報によらない質問の回答を回収する工程までを進めることができる。このように書類作成システム100dによって書類提出の工程を効率化することができ、ユーザの利便性が向上すると共に書類を受け付ける官公庁の担当者の負担を軽減することが可能になる。
As a result, even if the user does not own an information terminal device such as a smartphone or a PC, the
なお実施の形態4における受付端末機であるクライアント装置2dは、質問及び質問に対する回答を受け付ける処理を、ユーザとの間で音声を用いて対話的に行ってもよい。この場合、クライアント装置2dはスピーカ及びマイクロフォンを用いて各画面の表示に加えて案内音声、質問内容の音声を出力させ、回答をマイクロフォンにて受け付け、音声認識を行って回答を収集する。
The
今回開示された実施の形態はすべての点で例示であって、制限的なものでは無いと考えられるべきである。本発明の範囲は、上記した意味では無く、特許請求の範囲によって示され、特許請求の範囲と均等の意味及び範囲内でのすべての変更が含まれることが意図される。 The embodiments disclosed this time should be considered as exemplary in all respects and not restrictive. The scope of the present invention is indicated by the scope of claims, not the above-mentioned meaning, and is intended to include all modifications within the meaning and scope equivalent to the scope of claims.
100,100b,100c,100d 書類作成システム
1 サーバ装置
10 制御部
11 記憶装置
111 記入ナビDB(第1記憶部)
112 手続きナビDB112(第2記憶部)
2,2a,2b,2c,2d クライアント装置
20,20a,20b,20c,20d 制御部
24,24a,24b,24c,24d 表示部
D1 ドキュメントファイル
D2 ドキュメントファイル(質問内容)
W Webページファイル(質問内容)
Pa Webサーバプログラム
Pb 書類作成支援プログラム
Pc ドキュメントプログラム
Pd Webブラウザプログラム
Pe 手続きナビ表示プログラム
100, 100b, 100c, 100d
112 Procedure navigation DB 112 (second storage unit)
2,2a, 2b, 2c,
W Web page file (question content)
Pa Web server program Pb Document creation support program Pc Document program Pd Web browser program Pe Procedure navigation display program
Claims (1)
前記クライアント装置は、
前記書類の作成に係る質問内容を前記サーバ装置から受信する受信部と、
受信した質問内容を表示、印刷又は音声により出力する質問出力部と、
前記質問内容への回答を受け付ける回答受付部と、
該回答受付部により受け付けられた回答内容を示す回答情報を前記サーバ装置へ送信する第1送信部と
を備え、
前記サーバ装置は、
複数のドキュメントファイルを記憶する第1記憶部と、
前記書類の作成に係る質問内容を記憶する第2記憶部と、
前記回答情報に基づきドキュメントファイルを前記第1記憶部から抽出する抽出部と、
抽出部により抽出されたドキュメントファイルをクライアント装置へ送信する第2送信部と
を備え、
前記クライアント装置は、
個人情報を取得する取得部と、
前記サーバ装置から送信されたドキュメントファイルに前記個人情報を追加して書類を作成する作成部と
を備えることを特徴とする書類作成システム。 In a document creation system that creates documents based on information about documents sent and received between a server device and a client device that is connected to the server device by communication.
The client device
A receiving unit that receives the question content related to the preparation of the document from the server device, and
A question output unit that displays, prints, or outputs the received question content by voice,
The answer reception department that accepts answers to the above questions and
It is provided with a first transmission unit that transmits response information indicating the content of the response received by the response reception unit to the server device.
The server device
The first storage unit that stores multiple document files,
A second storage unit that stores the contents of questions related to the preparation of the above documents,
An extraction unit that extracts a document file from the first storage unit based on the answer information, and an extraction unit.
It is equipped with a second transmitter that transmits the document file extracted by the extractor to the client device.
The client device
The acquisition department that acquires personal information and
A document creation system including a creation unit for adding the personal information to a document file transmitted from the server device to create a document.
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