JP2021114166A - 文書管理・閲覧システムとその注釈文生成表示方法 - Google Patents

Abstract

【課題】文書に含まれる用語が選択されたときにその用語に対する最新かつ適切な注釈文を表示でき、かつ、注釈文の作成と維持に要する労力を低減できる文書管理・閲覧システムを提供する。【解決手段】文書管理・閲覧システム１０は、文書を蓄積する蓄積部１１と、用語が与えられたときに用語に対する注釈文を人工知能によって生成する注釈文生成部２０と、利用者に対して蓄積部１１に蓄積された文書を表示する処理を実行するとともに、利用者に対して表示された文書において利用者が選択した用語について、その用語を注釈文生成部２０に入力して注釈文を生成させ、注釈文生成部２０が生成した注釈文を利用者に対して表示する処理を実行する制御部１３と、を有する。【選択図】図１

Description

本発明は、文書管理・閲覧システムに関し、特に、文書管理・閲覧システムによって管理された文書に含まれる用語の理解を支援する注釈文の生成と表示に関する。

各種の文書を蓄積して管理し、利用者によって検索されまたは指定された文書を表示あるいは出力することによって提示して利用者の閲覧に供する文書管理・閲覧システムがある。利用者は、その必要とする文書を検索し、検索された文書を例えばコンピュータの表示画面上に表示する。文書管理・閲覧システムによる管理の対象となる文書として契約書や約款などがあるが、これらの文書は、契約において使用される用語や法律に詳しくないと理解することが難しい。同様に文書管理・閲覧システムによる管理の対象となる文書としてマニュアルや規定集などがあるが、これらの文書は分量が膨大であり、その記載内容をすぐに把握することが難しい。文書管理・閲覧システムで管理される文書の適切な理解のためにはその文書に含まれる用語の意味や定義などを知っている必要があるが、そのことは実際には難しく、文書の閲覧者は、詳しく内容を知りたい用語やよく分からない用語に遭遇するたびに、その用語をキーとして検索を行う必要が生じる。例えば、窓口対応業務などを文書管理・閲覧システムを用いて遂行する場合を考えると、顧客からの問い合わせに基づいて文書を検索し、検索された文書の内容を顧客に伝えるが、そのとき、その文書に含まれる用語などに疑問が生じたとき、その用語をキーとしてその文書内での検索やその用語を含む他の文書の検索を行う必要があり、再度の検索に要する時間の分だけ、業務効率が低下することになる。文書の適切な理解のためには、その文書に含まれる用語を解説する注釈文をその文書の閲覧者に対して適時に提示できることが求められる。

文書に含まれる用語についての注釈文を適時にその文書の閲覧者に提示する方法として、文書自体をハイパーテキスト文書として構成し、用語ごとにその用語に対する注釈文を含むファイルをリンクとしてその文書に埋め込む方法が知られている。この方法によれば、コンピュータの表示装置においてその文書を表示しているときにマウスなどで用語をクリックすれば、例えばブラウザなどが起動してその用語に対する注釈文が表示される。また特許文献１は、文書管理・閲覧システムであって、表示されている文書中の用語がマウス操作などによって選択されたときに、その選択された用語をキーとして文書管理・閲覧システム内の他の文書の検索やインターネット上の検索を行って検索結果を表示できるシステムを開示している。

特開２００６−７９３６６号公報

特許文献１に記載された方法は、文書中に含まれて利用者によって選択された用語をキーとして検索を行うものであるが、用語の理解に役立つ検索結果が必ず得られることを保証するものではない。一方、文書をハイパーテキスト文書とし、文書に含まれる用語に対してその用語についての注釈文のファイルに対するリンクを埋め込む場合、用語ごとの注釈文を予め作成してファイルとする必要があって注釈文の作成に労力を要する。特に、文書管理・閲覧システムに蓄積される文書の量が多い場合には、注釈文の作成に多大な作業時間がかかり、人手で実行することが非現実的となる。さらに注釈文を作成しても、注釈文の作成後に例えば法改正があって法律の名称が変更されるなど、日時の経過によってその注釈文が不適切なものとなる場合があり、最新の状況に適合するように注釈文を維持し続けることにも大きなコストがかかる。

本発明の目的は、文書に含まれる用語が選択されたときにその用語に対する最新かつ適切な注釈文を表示でき、かつ、注釈文の作成と維持に要する労力を低減できる文書管理・閲覧システムとその注釈文生成表示方法とを提供することにある。

上記の目的を達成するために本発明の文書管理・閲覧システムは、
文書を蓄積して管理し利用者に提示する文書管理・閲覧システムにおいて、
前記文書を蓄積する蓄積部と、
用語が与えられたときに前記用語に対する注釈文を人工知能によって生成する注釈文生成部と、
前記利用者に対して前記蓄積部に蓄積された文書を表示する処理を実行するとともに、前記利用者に対して表示された前記文書において前記利用者が選択した用語について、当該用語を前記注釈文生成部に入力して注釈文を生成させ、前記注釈文生成部が生成した前記注釈文を前記利用者に対して表示する処理を実行する制御部と、
を有することを特徴とする。

上記の目的を達成するために本発明の注釈文生成表示方法は、
文書を蓄積して管理し利用者に提示する文書管理・閲覧システムにおける注釈文生成表示方法において、
文書管理・閲覧システムに蓄積された文書を利用者に対して表示するステップと、
前記利用者に対して表示された前記文書において前記利用者が選択した用語について、人工知能によって当該用語に対応する注釈文を生成するステップと、
生成した前記注釈文を前記利用者に対して表示するステップと、
を有することを特徴とする。

上記のように構成された本発明においては、表示された文書において利用者が用語を選択したときに、その選択された用語に関し、人工知能を用いて注釈文を生成して表示する。人工知能を使用することにより、人手を介することなく文書中の用語に対する最新かつ的確な注釈文を利用者に対して適時に表示することが可能になるとともに、注釈文の作成と維持に要する労力を低減することができる。

本発明において注釈文は、利用者によって選択された用語に関連する関連文書を少なくとも文書管理・閲覧システムに蓄積された文書の中から検索して取得し、人工知能を使用して関連文書の要約文を生成して注釈文とすることによって生成することができる。利用者によって選択された用語を例えば検索キーとして使用し、文書管理・閲覧システムに蓄積された文書に対して検索を行って関連文書を取得することにより、文書管理・閲覧システムに現に存在する最新版の文書である関連文書を取得してその要約文を生成できることになるので、用語に対する最新かつ適切な注釈文を生成できるようになる。

関連文書の取得では、文書管理・閲覧システムに蓄積された文書から関連文書を取得するだけでなく、例えばインターネットなどのネットワークを介して接続した外部サーバから関連文書を検索して取得してもよい。外部サーバから関連文書を取得することにより、文書管理・閲覧システムに蓄積された文書からは適切な関連文書を取得できない場合であっても注釈文を生成することが可能になる。ただし、外部サーバから取得される関連文書には検索ノイズに相当するものが含まれる可能性も高いため、要約文の生成に際しては、文書管理・閲覧システムから取得した関連文書を優先して用いることが好ましい。また、一定数を超える関連文書が取得される場合には、関連文書ごとに用語との類似度を算出し、類似度がしきい値を超える２以上の所定数の関連文書から要約文を生成することが好ましい。類似度に基づいて関連文書を選択することにより、より適切な内容の注釈文を得ることができる。また、複数の関連文書に点在している情報を集約することにより、さらに適切な情報を含む注釈文を一挙に得ることができる。

本発明によれば、文書に含まれる用語が選択されたときにその用語に対する最新かつ適切な注釈文を表示でき、かつ、注釈文の作成と維持に要する労力を低減できる。

本発明の実施の一形態の文書管理・閲覧システムの構成を示すブロック図である。 注釈文を生成する処理を示すフローチャートである。 文書中の用語の選択と注釈文の表示とを示す図である。

次に、本発明の実施の形態について、図面を参照して説明する。図１は、本発明の実施の一形態の文書管理・閲覧システムの構成を示すブロック図である。文書管理・閲覧システム１０は、例えばサーバ用コンピュータによって構成されるものであり、事業体などにおいて発生する文書を蓄積して管理し、利用者によって検索されまたは指定された文書を表示あるいは出力することによって提示して利用者の閲覧に供する。

文書管理・閲覧システム１０には、ローカルエリアネットワーク（ＬＡＮ）や仮想プライベートネットワーク（ＶＰＮ）などのネットワーク３０を介して、利用者が使用する１または複数の端末５０が接続する。端末５０としては、グラフィカルユーザインタフェース（ＧＵＩ）を備えたパーソナルコンピュータなどが使用され、文書管理・閲覧システム１０によって利用者に表示される文書は、端末５０の表示装置上に表示される。文書管理・閲覧システム１０は、この文書管理・閲覧システム１０による管理対象である文書を蓄積する蓄積部１１と、注釈文を生成する注釈文生成部２０と、制御部１３とを備えている。注釈文とは、蓄積部１１に蓄積された文書に含まれる各用語について、その用語を解説してその用語の理解を支援する文章のことであり、人工知能（ＡＩ）を用いて生成されるものである。本実施形態では、後述するように、注釈文は、オンデマンドで、すなわちそれが必要になったときに生成される。

制御部１３は、文書管理・閲覧システム１０においてネットワーク３０を介して利用者の端末５０とのインタフェースとなる部分であり、利用者からの要求に基づいて蓄積部１１内の文書を検索して検索された文書を利用者の端末５０の表示画面に表示する処理を実行する。また制御部１３は、利用者の端末５０の画面において表示されている文書において、利用者がその文書に含まれる用語を端末５０の画面上で選択した場合に、選択された用語が端末５０から通知されて、通知された用語に基づいて注釈文生成部２０に注釈文を生成させ、生成された注釈文を利用者の端末５０の画面に表示する処理も実行する。制御部１３のこれらの処理を実行する機能は、サーバ用コンピュータによって構成された文書管理・閲覧システム１０において実行されるコンピュータプログラムによって実現することができる。

注釈文生成部２０は、端末５０から通知された用語に関連する関連文書を少なくとも蓄積部１１に蓄積された文書の中から検索して取得する関連文書取得部２２と、人工知能を使用して関連文書の要約文を注釈文として生成する要約文生成部２３とを備えている。ここで関連文書とは、対象となる用語についての説明や解説などを含む可能性がある文書のことである。多くの場合、関連文書は、対象となる用語そのものも含んでいる。

端末５０は、その画面に文書管理・閲覧システム１０から送られてきた文書や注釈文を表示するとともに、画面に表示された文書に含まれる用語が利用者によって選択されたときに、その用語を文書管理・閲覧システムに送信する機能を有する。このような端末５０の機能は、一般的なブラウザソフトウェアあるいは専用のアプリケーションによって実行される。なお、文書管理・閲覧システム１０のうち、制御部１３の機能を端末５０において実現することも可能である。

次に、注釈文生成の処理について、図２を用いて説明する。まず、ステップ１０１において、制御部１３は、端末５０から、端末５０において利用者に対して表示されている文書において利用者が選択した用語を受け付け、その用語を注釈文生成部２０に転送する。するとステップ１０２において、関連文書取得部２２は、転送されてきた用語を検索キーとして、蓄積部１１に蓄積されている文書の中から関連文書を検索して取得する。転送されてきた用語を含む文書が多数検索されることもあるが、その場合には、注釈文として用いられる要約文の生成に適した文書を関連文書とする。関連文書は、対象とする用語を解説するものであることが適しているから、対象とする用語に関する言及、被言及の関係を調べて関連文書を絞り込むことができる。あるいは、「ＦａｓｔＴｅｘｔ」ソフトウェアなどを用いて用語の分散表現を取得した上で、関連文書の候補となる文書に対してコサイン類似度などの手法を用いて用語に対するその文書の類似度を計算し、類似度に基づいて関連文書を選択してもよい。「Ｄｏｃ２Ｖｅｃ」ソフトウェアを使用し、用語に対する類似度に基づいて関連文書を選択してもよい。用語に対する類似度に基づいて関連文書を絞り込むときは、基本的には類似度が高い文書を関連文書とする。類似度に基づいて関連文書を選択することにより、より適切な内容の注釈文を得ることができる。関連文書の候補となる文書が一定数を超えて取得されるときは、類似度がしきい値を超える、２以上の所定数の文書を関連文書としてそれらの関連文書から要約文を生成することができる。この場合、複数の関連文書に点在している情報を集約することになるので、さらに適切な情報を含む注釈文を一挙に得ることができる。しきい値や所定数は、類似度の算出方法やどれだけの関連文書から要約文を生成するかに応じて予め定められる。

以上の説明では、関連文書取得部２２は、蓄積部１１に蓄積されている文書の中から関連文書を取得しているが、関連文書の検索範囲を拡大することも可能である。図１において破線で示すように、インターネットなどの外部ネットワーク６０に外部サーバ６１が接続しているときに、関連文書取得部２２は、外部サーバ６１に格納されている文書から関連文書を取得してもよい。外部サーバ６１から関連文書を取得することにより、蓄積部１１に蓄積された文書からは適切な関連文書を取得できない場合であっても注釈文を生成することが可能になる。

続いてステップ１０３において、要約文生成部２３が、関連文書取得部２２が取得した関連文書から人工知能を用いて要約文を生成する。要約文は、例えば「ＬｅｘＲａｎｋ」ソフトウェアを使用して生成される。蓄積部１１から取得された関連文書と外部サーバ６１から取得された関連文書があるときは、蓄積部１１から取得された関連文書を優先して要約文を生成する。これは、外部サーバ６１から取得される関連文書には検索ノイズに相当するものが含まれる可能性も高く、正確性に欠けるものが存在するおそれがあるためである。そののちステップ１０４において、要約文生成部２３は、生成した要約文を注釈文として制御部１３に出力し、制御部１３は、その注釈文を利用者の端末５０の表示画面に表示するためにその注釈文を端末５０に送信する。

以上、本実施形態における注釈文の生成を説明したが、「ＦａｓｔＴｅｘｔ」、「Ｄｏｃ２Ｖｅｃ」、「ＬｅｘＲａｎｋ」の各ソフトウェアはオープンソースソフトウェアであり、容易に実装することができる。また、コサイン類似度などを算出するソフトウェアもオープンソースソフトウェアとして入手可能である。本実施形態において注釈文生成部２０は、サーバ用コンピュータによって構成される文書管理・閲覧システム１０上で実行されるソフトウェアによって実現することができる。

次に、本実施形態での利用者の端末５０における文書中の用語の選択と注釈文の表示とについて、図３を用いて説明する。文書管理・閲覧システム１０の蓄積部１１に蓄積されている文書のいずれかが端末５０の表示画面に表示されているとして、図３は、表示画面に文書に表示されている状態を示している。文書は、表示画面内の文書表示ウィンドウ７０内に表示されている。文書が例えばハイパーテキスト文書、あるいは文字コードが埋め込まれているＰＤＦ（ポータブルドキュメントフォーマット）文書であるとすると、利用者は、マウスなどを使用して表示中の文書に含まれる文字列を選択することができる。表示画面がタッチパネルであれば、対象とする文字列の先頭文字に指を置いてその文字列の範囲をドラッグすることにより、その文字列を選択することができる。本実施形態では、表示画面において選択された文字列を、表示中の文書において利用者が選択した用語とする。図３では、四角で囲まれた「個人情報保護方針」の文字列７１が選択された用語である。選択された文字列７１については、表示色を変える、その文字列７１の部分の背景色を変えるなどして強調表示されるようにすることが好ましい。ブラウザあるいはＰＤＦ文書において文字列を選択した場合には、通常、その文字列は強調表示される。さらに、表示されている文書において、選択された文字列と同じ文字列が選択された箇所以外にも存在する場合には、それらの箇所における同一文字列を強調表示するようにしてもよい。

そして利用者は、用語が選択された状態で例えばマウスの右クリックによりコンテキストメニューを呼び出し、コンテキストメニュー中の「注釈文の表示」を選択すると、選択された用語が制御部１３に送信され、その結果、注釈文生成部２０がその用語に対応する注釈文を生成し、生成された注釈文は制御部１３から端末５０に送られる、端末５０では、その表示画面において選択された文字列７１に対応して図３に示すように吹き出し７２が現れる。吹き出し７２の内部には、選択された用語（ここでは「個人情報保護方針」）に対して生成された注釈文が表示される。注釈文の表示方法としては、吹き出しによる方法のほか、ポップアップウィンドウによる方法、新規タブあるいは別ページによる方法、別コラムによる方法、新規または別ウィンドウによる方法などがある。コンテキスメニューに「注釈文の表示」を追加し、「注釈文の表示」が選択されたときに、選択された用語のデータを制御部１３に送信し、制御部１３から送られてきた注釈文を何らかの形態で表示させることは、専用アプリケーションによって実現できるし、一般的なブラウザを使用する場合においてもブラウザにおける設定やその端末５０のオペレーティングシステム（ＯＳ）の設定によって実現することができる。

本実施形態の文書管理・閲覧システム１０によれば、端末５０において表示されている文書において利用者が用語を選択したときに、人工知能によりその用語に対する注釈文が自動的に生成されて端末５０の表示画面上に表示される。利用者は、文書中の用語を解説した注釈文を短時間のうちに画面に表示させることができ、この文書管理・閲覧システム１０によれば、利用者による文書の理解を支援することができる。利用者の要求のあった時点で人工知能を用いて注釈文を生成しているので最新の内容で的確な注釈文を得ることができるとともに、注釈文の作成と維持に要する労力を低減できる。本実施形態によれば、例えば窓口対応業務に本実施形態の文書管理・閲覧システム１０を使用する場合、文書中に含まれる用語の意味などを調べるために検索を行う時間を削減でき、顧客からの問い合あせに対して素早く対応することが可能になって、業務効率が大きく向上する。

１０ 文書管理・閲覧システム
１１ 蓄積部
１３ 制御部
２０ 注釈文生成部
２２ 関連文書取得部
２３ 要約文生成部
３０ ネットワーク
５０ 端末
６０ 外部ネットワーク
６１ 外部サーバ

Claims (8)

1. 文書を蓄積して管理し利用者に提示する文書管理・閲覧システムにおいて、
   前記文書を蓄積する蓄積部と、
   用語が与えられたときに前記用語に対する注釈文を人工知能によって生成する注釈文生成部と、
   前記利用者に対して前記蓄積部に蓄積された文書を表示する処理を実行するとともに、前記利用者に対して表示された前記文書において前記利用者が選択した用語について、当該用語を前記注釈文生成部に入力して注釈文を生成させ、前記注釈文生成部が生成した前記注釈文を前記利用者に対して表示する処理を実行する制御部と、
   を有することを特徴とする、文書管理・蓄積システム。
2. 前記注釈文生成部は、
   前記利用者が選択した前記用語に関連する関連文書を少なくとも蓄積部に蓄積された文書の中から検索して取得する関連文書取得部と、
   人工知能を使用して前記関連文書の要約文を生成して前記注釈文として出力する要約文生成部と、
   を有する、請求項１に記載の文書管理・蓄積システム。
3. 前記関連文書取得部は、ネットワークを介して接続した外部サーバからも前記関連文書を検索して取得し、
   前記要約文生成部は、前記外部サーバから取得した前記関連文書よりも前記蓄積部から取得した前記関連文書を優先して前記要約文を生成する、請求項２に記載の文書管理・蓄積システム。
4. 前記関連文書取得部は、取得した前記関連文書と前記用語との類似度を算出し、
   前記要約文生成部は、前記類似度がしきい値を超える複数の前記関連文書から前記要約文を生成する、請求項２に記載の文書管理・閲覧システム。
5. 文書を蓄積して管理し利用者に提示する文書管理・閲覧システムにおける注釈文生成表示方法において、
   文書管理・閲覧システムに蓄積された文書を利用者に対して表示するステップと、
   前記利用者に対して表示された前記文書において前記利用者が選択した用語について、人工知能によって当該用語に対応する注釈文を生成するステップと、
   生成した前記注釈文を前記利用者に対して表示するステップと、
   を有することを特徴とする、注釈文生成表示方法。
6. 前記注釈文を生成するステップは、
   前記利用者によって選択された前記用語に関連する関連文書を少なくとも前記文書管理・閲覧システムに蓄積された文書の中から検索して取得する関連文書取得ステップと、
   人工知能を使用して前記関連文書の要約文を生成して前記注釈文とする要約文生成ステップと、
   を有する、請求項５に記載の注釈文生成表示方法。
7. 前記関連文書取得ステップにおいて、ネットワークを介して接続した外部サーバからも前記関連文書を検索して取得し、
   前記要約文生成ステップにおいて、前記外部サーバから取得した前記関連文書よりも前記文書管理・閲覧システムから取得した前記関連文書を優先して前記要約文を生成する、請求項６に記載の注釈文生成表示方法。
8. 前記関連文書取得ステップにおいて、取得した前記関連文書と前記用語との類似度を算出し、
   前記要約文生成ステップにおいて、前記類似度がしきい値を超える複数の前記関連文書から前記要約文を生成する、請求項６に記載の注釈文生成表示方法。

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