JP2020160521A

JP2020160521A - 文書管理装置、文書管理方法、及び、プログラム

Info

Publication number: JP2020160521A
Application number: JP2019056227A
Authority: JP
Inventors: 翼松下; Tsubasa Matsushita
Original assignee: NEC Corp
Current assignee: NEC Corp
Priority date: 2019-03-25
Filing date: 2019-03-25
Publication date: 2020-10-01
Anticipated expiration: 2039-03-25
Also published as: JP7326803B2

Abstract

【課題】他の執筆者の確認工数を削減する。【解決手段】文書管理装置１は、文書要素記憶部としての文書要素ＤＢ１１と、関係情報記憶部としての関係情報ＤＢ１２、変更種別取得部４、影響範囲特定部５、アクション決定部６を備える。文書要素ＤＢ１１は、複数の文書要素を記憶する。関係情報ＤＢ１２は、複数の文書要素間の関係性に関する関係情報を記憶する。変更種別取得部４は、複数の文書要素のうち何れかの文書要素に対する変更の種別を取得する。影響範囲特定部５は、関係情報に基づいて、複数の文書要素のうち当該変更の対象となる文書要素と関係性を有する文書要素を特定する。アクション決定部６は、変更の種別に基づいて、影響範囲特定部５によって特定された文書要素の執筆者に対して通知を行うか決定する。【選択図】図１

Description

本発明は、文書管理装置、文書管理方法、及び、プログラムに関する。

ある文書を変更する際には、執筆者はその文書全体や他の文書との間の内容に矛盾が生じないように変更する必要がある。そのため、執筆者はその文書や関連する文書から変更に対する影響範囲を特定し、該当箇所への影響や変更を考慮する必要がある。

しかし、膨大な文書が存在する場合、その中から該当する箇所を探し出し、それぞれに対して変更の必要性を確認する作業は執筆者にとって大きな負担となっている。

また、変更しようとしている文書が執筆者の認識していない文書により参照されている可能性もあり、その場合は、参照元の文書の内容に矛盾が生じる可能性が高い。

特定の文書を変更した際の影響範囲を特定する技術として、例えば、特許文献１（特開２０１０−１０８２０６号公報）や特許文献２（特開２０１０−２５７３６９号公報）が提案されている。

特許文献１では、文書ファイルに対して、その文書が依存している文書、その文書が依存を与えている文書の情報を持たせることで、変更の影響範囲を特定している。

特許文献２では、ある文書を変更した際に影響する他文書を直接システムに登録することで変更の影響範囲を特定している。

しかし、上記何れの特許文献においても、文書あるいはシステムに登録されたリンク情報により到達できる範囲は全て影響範囲として検出される。そのため、実際には影響を受けない部分まで検出される。

また、これらの仕組みでは例えば誤字の修正やレイアウトの変更といった、他文書への影響を与えない変更を行った場合でも、影響のある文書として他文書が検出されてしまう。

従って、上記特許文献では、執筆者が変更を加える場合は、システムで検出したすべての文書を確認し、各文書に対する変更の必要性の有無を検討する必要があり、手間がかかっていた。

本開示の目的は、上述した課題の何れかを解決する技術を提供することにある。

本開示の第１の観点によれば、複数の文書要素を記憶する文書要素記憶部と、前記複数の文書要素間の関係性に関する関係情報を記憶する関係情報記憶部と、前記複数の文書要素のうち何れかの文書要素に対する変更の種別を取得する変更種別取得部と、前記関係情報に基づいて、前記複数の文書要素のうち当該変更の対象となる文書要素と関係性を有する文書要素を特定する影響範囲特定部と、前記変更の種別に基づいて、前記影響範囲特定部によって特定された文書要素の執筆者に対して通知を行うか決定するアクション決定部と、を備えた、文書管理装置が提供される。
本開示の第２の観点によれば、複数の文書要素のうち何れかの文書要素に対する変更の種別を取得する変更種別取得ステップと、前記複数の文書要素間の関係性に関する関係情報に基づいて、前記複数の文書要素のうち当該変更の対象となる文書要素と関係性を有する文書要素を特定する影響範囲特定ステップと、前記変更の種別に基づいて、前記影響範囲特定ステップで特定された文書要素の執筆者に対して通知を行うか決定するアクション決定ステップと、を含む、文書管理方法が提供される。

本発明によれば、レイアウトの変更や誤記の訂正など、他の文書要素へ影響しない変更の種別にあっては当該文書要素の執筆者に対して通知そのものを行わないため、執筆者の確認工数を効果的に削減できる。

文書管理装置の機能ブロック図である。文書管理装置の機能ブロック図である。文書の定義を例示する図である。文書要素の変更の種別を例示する図である。文書要素間の関係性を例示する図である。アクションＤＢを例示する図である。文書管理装置に文書を登録する際の制御フローである。文書管理装置に登録された文書の文書要素を変更する際の制御フローである。変更対象である文書要素と関係性がある文書要素を特定する際の制御フローである。幾つかの文書を例示する図である。文書要素ＤＢを例示する図である。関係情報ＤＢを例示する図である。ユーザにより関係情報が追加された関係情報ＤＢを例示する図である。文書要素No.6の関係元となっている文書要素が抽出された様子を示す図である。文書要素No.6の関係元となっている文書要素が抽出された様子を示す図である。関連する文書要素毎に、アクションDBから抽出されたアクションを示す図である。

（第１実施形態）
以下、図１を参照して、第１実施形態を説明する。図１に示すように、文書管理装置１００は、中央演算処理器としてのCPU１００ａと、読み書き自由のRAM１００ｂ、読み出し専用のROM１００ｃを備えている。そして、CPU１００ａがROM１００ｃに記憶されている制御プログラムを読み出して実行する。制御プログラムは、CPU１００ａなどのハードウェアを、文書要素ＤＢ１０２、関係情報ＤＢ１０３、変更種別取得部１０４、影響範囲特定部１０５、アクション決定部１０６として機能させる。

文書要素ＤＢ１０２は、文書要素記憶部の一具体例であって、複数の文書要素を記憶する。

関係情報ＤＢ１０３は、関係情報記憶部の一具体例であって、複数の文書要素間の関係性に関する関係情報を記憶する。

変更種別取得部１０４は、複数の文書要素のうち何れかの文書要素に対する変更の種別を取得する。

影響範囲特定部１０５は、関係情報ＤＢ１０３に記憶された関係情報に基づいて、複数の文書要素のうち当該変更の対象となる文書要素と関係性を有する文書要素を特定する。

アクション決定部１０６は、変更種別取得部１０４が取得した変更の種別に基づいて、影響範囲特定部１０５によって特定された文書要素の執筆者に対して通知を行うか決定する。

以上の構成によれば、レイアウトの変更や誤記の訂正など、他の文書要素へ影響しない変更の種別にあっては当該文書要素の執筆者に対して通知そのものを行わないため、執筆者の確認工数を効果的に削減できる。

（第２実施形態）
以下、図２から図１６を参照して、第２実施形態を説明する。図２に示すように、文書管理装置１は、中央演算処理器としてのCPU１ａと、読み書き自由のRAM１ｂ、読み出し専用のROM１ｃを備えている。そして、CPU１ａがROM１ｃに記憶されている制御プログラムを読み出して実行する。制御プログラムは、CPU１ａなどのハードウェアを、文書登録部２、関係登録部３、変更種別取得部４、影響範囲特定部５、アクション決定部６、アクション実行部７として機能させる。また、制御プログラムは、CPU１ａなどのハードウェアを、文書記憶部１０、文書要素ＤＢ１１、関係情報ＤＢ１２、アクションＤＢ１３として機能させる。

文書登録部２は、ユーザが入力した入力文書を文書記憶部１０に登録する。また、文書登録部２は、入力文書を文書要素へと分割し、当該文書要素を文書要素ＤＢ１１及び関係情報ＤＢ１２に登録する。

関係登録部３は、文書要素ＤＢ１１に登録された複数の文書要素間に存在する関係に関する関係情報を生成して関係情報ＤＢ１２に登録する。また、関係登録部３は、ユーザにより入力された個別の関係情報を関係情報ＤＢ１２に登録する。

変更種別取得部４は、複数の文書要素のうち何れかの文書要素に対する変更の種別を取得する。

影響範囲特定部５は、関係情報に基づいて、複数の文書要素のうち当該変更の対象となる文書要素と関係性を有する文書要素を少なくとも１つ特定する。

アクション決定部６は、変更の種別に基づいて、影響範囲特定部５によって特定された文書要素の執筆者に対して通知を行うか決定する。

アクション実行部７は、アクション決定部６によって決定されたアクションを実行する。具体的には、アクション実行部７は、例えば、影響範囲特定部５によって特定された文書要素の執筆者に対して文書要素の変更を通知する。また、アクション実行部７は、影響範囲特定部５によって特定された文書要素を含む文書をユーザに提示したり、ユーザによって変更された文書の保存を行う。

文書記憶部１０は、文書管理装置１が管理する複数の文書を記憶する。

文書要素ＤＢ１１は、文書要素記憶部の一具体例である。文書要素ＤＢ１１は、各文書を構成する複数の文書要素を記憶するＤＢである。文書要素ＤＢ１１の具体例を図１１に示している。文書要素ＤＢ１１は、フィールドとして、文書要素を一意に特定する識別子、その文書要素をユーザが特定するためのキー(例えばファイル名と文書中の文字)、及び、その文書要素の執筆者情報を含む。

図３には、文書の定義を示している。図３に示すように、独立した情報として扱える最小の単位の情報を1つのトピックとして記載し、類似したトピックを文書要素としてまとめている。トピックの本文は自然言語や表などのデータといったコンテンツ、あるいは他文書へのリンクの組み合わせで構成される。以降の説明では章や節など、文書を構成する塊を文書要素とする。なお別の塊を文書要素としてもよい。例えば、文書を任意の範囲に分割し、それぞれに対して文書要素であることを示すタグを付与することにより、自由に文書要素を定義することができる。

関係情報ＤＢ１２は、関係情報記憶部の一具体例である。関係情報ＤＢ１２は、文書要素ＤＢ１１に登録された複数の文書要素間の関係性に関する関係情報を記憶する。関係情報ＤＢ１２の具体例を図１２に示している。関係情報ＤＢ１２は、フィールドとして、関係元と関係先の文書要素の識別子と、これらの関係性の種別を含む。

図５には、関係情報が示す関係性を例示している。主従関係は、一方の文書要素が変更された際に他方の文書要素を変更する必要がある関係である。換言すれば、主従関係は、一方の内容が変更された際に、他方も変更する必要がある関係である。

詳細関係は、一方の文書要素の補足説明が他方の文書要素に記載された関係である。換言すれば、詳細関係は、一方に記載する内容を、他方へ記載を依頼する関係である。

参照関係は、一方の文書要素に他方の文書要素の参照を指示する記載がある関係である。換言すれば、参照関係は、一方に記載する内容を、他方を参照する形で記載する関係である。

アクションＤＢ１３は、文書変更時にアクション実行部７が実行するアクションを記憶する。アクションＤＢ１３の具体例を図６に示している。アクションＤＢ１３のフィールドとして、文書要素間の関係性の種類、関係の方向性、変更の種別、事前アクション、事後アクションを含む。事前アクションとはユーザが変更を決定する前にアクション実行部７が行うアクションであり、事後アクションとはユーザが変更を決定した後にアクション実行部７が行うアクションである。なお、図４には、文書要素に対する変更の種別を例示している。

次に、図７を参照して、文書管理装置１に文書を新たに登録する際の文書登録部２の動作を説明する。

S60:
先ず、文書登録部２は、ユーザによって入力された入力文書を文書記憶部１０に登録する。

S61:
次に、文書登録部２は、上記文書を章、節、項に分解し、それぞれを文書要素ＤＢ１１に文書要素として登録する。

S62:
次に、関係登録部３は、文書登録部２によって登録された複数の文書要素の中で、項から節、節から章など、１つの文書要素とその文書要素に対して上位となる文書要素との関係を関係情報として関係情報ＤＢ１２に登録する。

S63:
更に、関係登録部３は、ステップS62で自動的に登録された関係情報を補足すべく、ユーザに対して、文書要素ＤＢ１１に登録されている文書要素間の関係性の関係情報の入力を求める。関係登録部３は、ユーザによって入力された関係情報を関係情報ＤＢ１２に登録する。

次に、図８を参照して、文書要素ＤＢ１１に登録されている文書要素を変更する際の文書管理装置１の動作を説明する。

S71:
先ず、影響範囲特定部５は、ユーザが変更する文書要素を文書要素ＤＢ１１から取得する。

S72:
次に、影響範囲特定部５は、関係情報ＤＢ１２を参照し、上記文書要素の変更に伴って影響を受け得る文書要素及び当該文書要素との関係の種別を取得する。S72の詳細は後述する。

S73:
次に、変更種別取得部４は、ユーザによる文書要素の変更の種別を取得する。

S74:
次に、アクション決定部６は、上記変更の種別に基づいて、アクションＤＢ１３から該当するアクションを取得する。

S75:
次に、アクション実行部７は、ステップS74で取得したアクションのうち事前アクションを実行する。

S76:
次に、アクション実行部７は、ユーザに対し、上記変更の実行有無を確認する。

S77:
次に、アクション実行部７は、ユーザが変更実行を選択した場合、ステップS74で取得したアクションのうち事後アクションを実行する。

S78:
アクション実行部７は、更に、変更された文書を文書記憶部１０に登録する。

次に、図８の関係情報の取得（S72）に関する制御フローを、図９を参照して説明する。

S81:
先ず、影響範囲特定部５は、関係情報ＤＢ１２を参照し、ステップS71で取得した文書要素を関係元又は関係先とするレコードの存在有無を確認する。ただし、このとき、関係の種類が上位文書のものは別途ステップS83で処理するため対象外とする。

S82:
レコードが存在した場合は（S81:YES）、影響範囲特定部５は、変更対象である文書要素と関係を持つすべての文書要素とその関係性の方向、関係の種類を保持する。レコードが存在しない場合は（S81:NO）、影響範囲特定部５は、処理をS83に進める。

S83:
次に、影響範囲特定部５は、関係情報ＤＢ１２を参照し、変更対象である文書要素の上位となる文書要素が存在するかどうかを確認する。

上位文書要素が存在した場合は（S83:YES）、影響範囲特定部５は、当該文書要素を変更対象である文書要素として処理をS81に戻す。上位文書要素が存在しない場合は（S83:NO）、影響範囲特定部５は、関係情報の取得を終了し、次の処理（図８のS73）を実行する。

以下、文書のシステム適用例をITシステム開発における設計文書例を用いて説明する。適用対象の文書を図１０に例示する。図１０には、文書の具体例として、要件定義書、機能設計書、詳細設計書、別文書Ｘ、参照文書Yを示している。

図１１には、各文書の文書要素が登録された文書要素ＤＢ１１を示している。図１２には、関係登録部３によって自動的に生成された関係情報ＤＢ１２を示している。図１３には、ユーザによって関係情報が補充された後の関係情報ＤＢ１２を示している。

以下、変更の例として、機能設計書の「1.1 機能A1」のトピックを変更するケースを説明する。機能設計書の「1.1 機能A1」は、図１１に示す文書要素ＤＢ１１において文書要素No.6に相当している。

この場合、影響範囲特定部５は、図１３に示す関係情報ＤＢ１２を参照して、文書要素No.6が関係元又は関係先（ただし、上位下位関係は除く。以下、同様。）となっている文書要素を図１４に示すように取得する（S81:YES、S82）。また、影響範囲特定部５は、図１３に示す関係情報ＤＢ１２を参照して、文書要素No.6の上位の文書要素として、文書要素No.5及び文書要素No.4を取得する（S83:YES）。また、影響範囲特定部５は、図１３に示す関係情報ＤＢ１２を参照して、文書要素No.4又はNo.5が関係元又は関係先となっている文書要素として文書要素No.2を取得する（S81:YES、S82）。こうして響範囲特定部５が文書要素No.6に関連して抽出した関連情報を図１５に示す。図１５に示す関係文書欄には、文書要素No.6を変更したことによって影響を受ける文書要素が抽出されている。

次に、アクション決定部６は、文書要素No.6を変更したことによって影響を受ける文書要素、及び、文書要素No.6に対する変更の種別に基づいて、アクションＤＢ１３から対応するアクションを取得する。ここで取得されたアクションを図１６に示す。

次に、アクション実行部７は、上記の取得したアクションを実行する。具体的には、アクション実行部７は、先ず、図１６に示される事前アクションを実行する。即ち、アクション実行部７は、文書要素No.6を変更しようとしているユーザに対し、「1.要件A」,「1.1詳細A1」,「別文書X」の内容を提示し、ユーザに対して、文書要素No.6の変更によって影響を受ける文書要素を認識させる。

ついで、ユーザは、上記アクション実行部７によって提示された内容を確認し、継続して文書要素No.6の変更を実行するか、変更を中止するか選択する。

ユーザが変更を実行することを選択した場合、アクション実行部７は、ユーザによる変更後、図１６に示す事後アクションを実行する。即ち、アクション実行部７は、「1.1 詳細A11」「別文書X」の執筆者に対して、機能設計書の「1.1 機能A1」が変更されたことを通知する。

以上の構成によれば、レイアウトの変更や誤記の訂正など、他の文書要素へ影響しない変更の種別にあっては通知そのものを行わないため、執筆者の確認工数を更に効果的に削減できる。

以上に、第２実施形態を説明した。上記第２実施形態は以下の特徴を有する。

即ち、文書管理装置１は、文書要素記憶部としての文書要素ＤＢ１１と、関係情報記憶部としての関係情報ＤＢ１２、変更種別取得部４、影響範囲特定部５、アクション決定部６を備える。文書要素ＤＢ１１は、複数の文書要素を記憶する。関係情報ＤＢ１２は、複数の文書要素間の関係性に関する関係情報を記憶する。変更種別取得部４は、複数の文書要素のうち何れかの文書要素に対する変更の種別を取得する。影響範囲特定部５は、関係情報に基づいて、複数の文書要素のうち当該変更の対象となる文書要素と関係性を有する文書要素を特定する。アクション決定部６は、変更の種別に基づいて、影響範囲特定部５によって特定された文書要素の執筆者に対して通知を行うか決定する。以上の構成によれば、レイアウトの変更や誤記の訂正など、他の文書要素へ影響しない変更の種別にあっては通知そのものを行わないため、執筆者の確認工数を更に効果的に削減できる。

また、関係情報が示す関係性は、以下の少なくとも何れか１つを含む。
（１）一方の文書要素が変更された際に他方の文書要素を変更する必要がある主従関係。
（２）一方の文書要素の補足説明が他方の文書要素に記載された詳細関係。
（３）一方の文書要素に他方の文書要素の参照を指示する記載がある参照関係。

また、変更の種別は、追加、削除、及び、変更の少なくとも何れか１つを含む。

文書管理方法は、変更種別取得ステップ（S73）と、影響範囲特定ステップ（S72）と、アクション決定ステップ（S74）と、を含む。以上の方法によれば、レイアウトの変更や誤記の訂正など、他の文書要素へ影響しない変更の種別にあっては通知そのものを行わないため、執筆者の確認工数を更に効果的に削減できる。

上記第２実施形態は、例えば、以下のように変更できる。

例えば、文書管理装置１に文書編集機能を持たせてもよい。

この文書編集機能は、文書要素を指定することで、関係する文書を作成する機能を持つこととする。そうすることで、ユーザが関係情報を登録する操作(S63)は文書編集時に同時に行えるようになる。

また、文書変更時のユーザ選択(S76)の選択結果を蓄積してもよい。そうすることで、次回以降に同様の変更をした際にユーザに対応を推薦することが可能となる。

上述の例において、プログラムは、様々なタイプの非一時的なコンピュータ可読媒体（non-transitory computer readable medium）を用いて格納され、コンピュータに供給することができる。非一時的なコンピュータ可読媒体は、様々なタイプの実体のある記録媒体（tangible storage medium）を含む。非一時的なコンピュータ可読媒体の例は、磁気記録媒体（例えばフレキシブルディスク、磁気テープ、ハードディスクドライブ）、光磁気記録媒体（例えば光磁気ディスク）を含む。非一時的なコンピュータ可読媒体の例は、更に、ＣＤ−ＲＯＭ（Read Only Memory）、ＣＤ−Ｒ、ＣＤ−Ｒ／Ｗ、半導体メモリ（例えば、マスクＲＯＭを含む。非一時的なコンピュータ可読媒体の例は、更に、ＰＲＯＭ（Programmable ROM）、ＥＰＲＯＭ（Erasable PROM）、フラッシュＲＯＭ、ＲＡＭ（random access memory））を含む。また、プログラムは、様々なタイプの一時的なコンピュータ可読媒体（transitory computer readable medium）によってコンピュータに供給されてもよい。一時的なコンピュータ可読媒体の例は、電気信号、光信号、及び電磁波を含む。一時的なコンピュータ可読媒体は、電線及び光ファイバ等の有線通信路、又は無線通信路を介して、プログラムをコンピュータに供給できる。

１００文書管理装置
１０２文書要素ＤＢ
１０３関係情報ＤＢ
１０４変更種別取得部
１０５影響範囲特定部
１０６アクション決定部

Claims

複数の文書要素を記憶する文書要素記憶部と、
前記複数の文書要素間の関係性に関する関係情報を記憶する関係情報記憶部と、
前記複数の文書要素のうち何れかの文書要素に対する変更の種別を取得する変更種別取得部と、
前記関係情報に基づいて、前記複数の文書要素のうち当該変更の対象となる文書要素と関係性を有する文書要素を特定する影響範囲特定部と、
前記変更の種別に基づいて、前記影響範囲特定部によって特定された文書要素の執筆者に対して通知を行うか決定するアクション決定部と、
を備えた、
文書管理装置。
請求項１に記載の文書管理装置であって、
前記関係情報が示す関係性は、
一方の文書要素が変更された際に他方の文書要素を変更する必要がある主従関係、
一方の文書要素の補足説明が他方の文書要素に記載された詳細関係、
一方の文書要素に他方の文書要素の参照を指示する記載がある参照関係、
の少なくとも何れか１つを含む、
文書管理装置。
請求項１又は２に記載の文書管理装置であって、
前記変更の種別は、追加、削除、及び、変更の少なくとも何れか１つを含む、
文書管理装置。
複数の文書要素のうち何れかの文書要素に対する変更の種別を取得する変更種別取得ステップと、
前記複数の文書要素間の関係性に関する関係情報に基づいて、前記複数の文書要素のうち当該変更の対象となる文書要素と関係性を有する文書要素を特定する影響範囲特定ステップと、
前記変更の種別に基づいて、前記影響範囲特定ステップで特定された文書要素の執筆者に対して通知を行うか決定するアクション決定ステップと、
を含む、
文書管理方法。
コンピュータに、請求項４に記載の文書管理方法を実行させるためのプログラム。