JP2020091793A - 連携管理装置および連携管理方法 - Google Patents

Abstract

【課題】チャットを利用してタスクの実行を完了した後、その実行中の状況を踏まえてユーザが有効な改善を行うことができるようにするための有用な情報を提供することができるようにする。【解決手段】ユーザにより行われるタスクに付与されるコンテンツやタスクの状態遷移などを管理するタスク管理部２１と、タスクに関連付けられたチャットルームでのメッセージのやり取りやチャットに付与されるコンテンツなどを管理するチャット管理部２２と、タスク管理情報およびチャット管理情報を用いて所定の情報処理を行う情報処理部２３と、その情報処理の結果をユーザに提示する情報提示部２４とを備え、チャットと連携してタスクの実行が完了したときに、タスクやチャットの実行状況を示す情報処理の結果をユーザに提示することにより、タスク実行の改善を行うのに有用な情報をユーザに提供できるようにする。【選択図】図２

Description

本発明は、連携管理装置および連携管理方法に関し、特に、ユーザにより行われるタスクと、当該タスクに関わるユーザ間のコミュニケーション手段であるチャットとを連携して管理する装置および方法に用いて好適なものである。

近年、ビジネス上の様々な業務にビジネスチャットが使われ始めている。ビジネスチャットは、電子メールの代わりにチャットを用いることによって社内でのコミュニケーションを円滑にすることを主目的としたものであり、チャットによる業務連絡のほか、業務上のタスク管理、スケジュール管理、効率的な情報共有、ワークフロー管理、書類自動作成などの機能を備えたものも提供されている。

例えば、タスク管理に関して、会話情報からタスクを発生することに関する技術が知られている（例えば、特許文献１，２参照）。また、会話情報とタスクとを関連付けて管理することに関する技術も知られている（例えば、特許文献３〜５参照）。

特許文献１に記載のシステムでは、ディープラーニング人工神経網基盤のタスク提供プラットフォームを提供するサーバが、電子機器にインストールされた少なくとも１つのメッセージアプリケーションから会話情報を抽出し、自然語処理のためのＣＮＮ（Convolutional Neural Network）学習モデルと文章生成のためのＲＮＮ（Recurrent Neural Network）学習モデルとを利用して会話情報からタスク情報を抽出する。そして、当該抽出したタスク情報を、電子機器にインストールされたタスク提供アプリケーションに提供する。

特許文献２に記載のシステムでは、インターネットをベースとするチャットセッションから検索されるテキストコンテンツを抽出し、かつ、構文解析して、構文解析されたテキストに含まれている手がかり語または用語を使用して、テキストコンテンツまたはテキストコンテンツの一部をタスクとして分類することができるかどうかを判定する。そして、識別されたタスクをユーザに提示し、受け入れられると、そのタスクをユーザのタスクアプリケーションに取り込む。

特許文献３に記載のシステムは、業務と業務から発生した掲示板の書き込みとを紐づけ、業務毎に書き込みを整理して共有できる仕組みを備える。例えば、社員はプロジェクトに業務内容を登録し、随時進捗を登録していく。業務で問題が発生した場合は、掲示板に問題を書き込み、プロジェクトに所属する社員にアドバイスを求める。プロジェクトに所属する社員では解決できないと思った場合には、日記に書き込むことで、社内広くにアドバイスを求める。そして、日記を読んだ製品の販売メンバーがアドバイスを書き込む。

特許文献４に記載のシステムは、構成員の業務活動を含む業務活動マップと関連した業務活動マップメモリ領域、および、メッセージスレッドを通じて具現されたチャットルームと関連したチャットルームメモリ領域を含むメモリ部と、第１構成員から業務活動が受信された場合、業務活動に業務活動マップ内の通信のためのチャットルームの生成有無を決定して、メッセージスレッドを関連させて業務活動マップを更新する業務活動マップ処理部とを備える。チャットルームは業務活動マップと関連し、メッセージスレッドを通じて具現される。具体的には、チャットルームはユーザの要請によって特定業務活動に関連して生成される。

特許文献５に記載のシステムでは、メッセージコミュニケーションツールが、プロジェクトと関連するプロジェクト情報とプロジェクトまたはプロジェクトと関連するタスクの完了日情報を含むメッセージをタスクとして認識してトラッキングし、タスクをトラッキングすることによってタスクに対するメンバーおよび非メンバーを識別し、メッセージコミュニケーションツールを通じて非メンバーにプロジェクトと関連するタスクを割り当ててタスクの使用権限を付与することにより、非メンバーとメンバーとが協業できるようにする。

特開２０１８−４１４４３号公報 特表２０１４−５２３５８５号公報 特開２００９−１８７０４４号公報 特開２０１８−１１３０１２号公報 特開２０１７−２０１５２９号公報

以上のように、ビジネス上の業務でチャットを利用するシステムが種々提供されている。しかしながら、従来のシステムは何れも、タスクの発生や、実行中のタスクの管理に関する仕組みを提供するものばかりであり、完了したタスクを有効に活用する仕組みを提供するものはなかった。そのため、例えばビジネスチャットシステムを利用してチームでタスクを実行した後、タスクの実行方法やチャットでのコミュニケーション方法などに関して次への改善につなげようとしても何を参考にしてよいか分からず、有効な改善を行うことができないという問題があった。

本発明は、このような問題を解決するために成されたものであり、チャットを利用してタスクの実行を完了した後、その実行中の状況を踏まえてユーザが有効な改善を行うことができるようにするための有用な情報を提供できるようにすることを目的とする。

上記した課題を解決するために、本発明では、ユーザにより行われるタスクの生成、タスクの実行担当者、タスクに付与されるコンテンツ、および、タスクの開始から完了までの状態遷移を管理するとともに、当該タスクに関連付けてチャットを行うためのチャットルームの生成、チャットルームへの参加者、チャットルーム内でのメッセージのやり取り、および、チャットに付与されるコンテンツを管理する。そして、タスクが完了したときなどに、タスクに関連する１以上の管理情報およびチャットに関連する１以上の管理情報を用いて所定の情報処理を行って、その情報処理の結果をユーザに提示するようにしている。

上記のように構成した本発明によれば、チャットと連携してタスクの実行が完了すると、タスクの実行中に管理されていたタスクに関連する１以上の管理情報とチャットに関連する１以上の管理情報とを用いて所定の情報処理が行われ、その情報処理の結果がユーザに提示される。この情報処理の結果は、タスクやチャットの実行状況を示す有用な情報であり、ユーザはこの提示された情報により、タスク実行中の状況を踏まえて有効な改善を行うことができる。

本実施形態による連携管理装置を適応したチャット・タスク管理システムの全体構成例を示す図である。 本実施形態によるサーバ装置（連携管理装置）の機能構成例を示すブロック図である。 本実施形態のタスクデータ記憶部に記憶されるタスクデータ（タスク管理情報）の例を示す図である。 本実施形態のチャットルームデータ記憶部に記憶されるチャットルームデータ（チャット管理情報）の例を示す図である。 本実施形態のメッセージデータ記憶部に記憶されるメッセージデータ（チャット管理情報）の例を示す図である。 本実施形態の分析データ記憶部に記憶される統計情報の例を示す図である。 本実施形態の分析データ記憶部に記憶される相関係数の例を示す図である。 本実施形態によるサーバ装置（連携管理装置）の動作例を示すフローチャートである。

以下、本発明の一実施形態を図面に基づいて説明する。図１は、本実施形態による連携管理装置を適応したチャット・タスク管理システムの全体構成例を示す図である。図１に示すように、チャット・タスク管理システムは、複数のユーザ端末１００_-1，１００_-2，・・・，１００_-n（以下、単にユーザ端末１００と表記することがある）とサーバ装置２００と備え、当該ユーザ端末１００とサーバ装置２００とがインターネットや携帯電話網を含む通信ネットワークを介して接続可能に構成されている。

ユーザ端末１００は、例えばスマートフォン、タブレット端末、ノート型パソコンなどの携帯端末、あるいは据置型のパソコンなどにより構成される。ユーザ端末１００には、チャット・タスク管理システムが提供するチャット管理機能およびタスク管理機能を利用するための専用のアプリケーションプログラム（以下、専用アプリという）がインストールされている。ユーザ端末１００を使用するユーザは、専用アプリを通じてサーバ装置２００にユーザ登録をすることにより、ユーザＩＤおよびパスワードの発行を受ける。ユーザ登録は、例えば、ユーザの氏名、所属部署などの属性情報を登録することによって行う。

サーバ装置２００は、連携管理装置に相当するものであり、ユーザ登録したユーザ端末１００に対してタスク管理機能およびチャット管理機能を提供する。タスク管理機能およびチャット管理機能は互いに連携しており、サーバ装置２００は、ユーザにより行われるタスクと、当該タスクにおけるユーザ間のコミュニケーション手段であるチャットとを連携して管理する。また、サーバ装置２００は、統計処理や傾向分析などの情報処理機能およびその結果の情報提示機能も有しており、これらの機能もタスク管理機能およびチャット管理機能と連携して動作する。

タスク管理機能では主に、タスクを生成し、タスクに付与されたコンテンツ等を管理するとともに、当該タスクの開始から完了までの状態遷移を管理する。チャット管理機能では主に、タスクに関連付けてチャットルームを生成し、当該チャットルーム内で行われるユーザ間のメッセージのやり取りや付与されたコンテンツ等を管理する。また、チャット管理機能では、タスクの状態が「完了」となったときに、当該タスクの振り返り用のチャットルームを自動生成する。情報処理機能では、タスクの状態が「完了」となったときに、タスクに関する管理情報やチャットに関する管理情報を用いて所定の統計処理や傾向分析などを行う。情報提示機能では、自動生成された振り返り用のチャットルームに対して情報処理の結果を投稿することにより、情報処理の内容をユーザに提示する。

以上の各機能の詳細を、図２を用いて説明する。図２は、本実施形態によるサーバ装置２００（連携管理装置）の機能構成例を示すブロック図である。図２に示すように、本実施形態のサーバ装置２００は、記憶媒体として、タスクデータ記憶部２０１、チャットルームデータ記憶部２０２、メッセージデータ記憶部２０３および分析データ記憶部２０４を備えている。

また、本実施形態のサーバ装置２００は、その機能構成として、タスク管理部２１、チャット管理部２２、情報処理部２３および情報提示部２４を備えている。タスク管理部２１は、より具体的な機能構成として、タスク生成部２１Ａ、タスク編集部２１Ｂおよび状態管理部２１Ｃを備えている。チャット管理部２２は、より具体的な機能構成として、チャットルーム生成部２２Ａ、チャットルーム編集部２２Ｂおよびメッセージ管理部２２Ｃを備えている。情報処理部２３は、より具体的な機能構成として、統計処理部２３Ａおよび傾向分析部２３Ｂを備えている。

上記各機能ブロック２１〜２４は、ハードウェア、ＤＳＰ（Digital Signal Processor）、ソフトウェアの何れによっても構成することが可能である。例えばソフトウェアによって構成する場合、上記各機能ブロック２１〜２４は、実際にはコンピュータのＣＰＵ、ＲＡＭ、ＲＯＭなどを備えて構成され、ＲＡＭやＲＯＭ、ハードディスクまたは半導体メモリ等の記録媒体に記憶されたプログラムが動作することによって実現される。

タスク管理部２１は、タスクの生成、タスクの実行担当者、タスクに付与されるコンテンツ、および、タスクの生成から開始および完了までの状態遷移を管理する。本実施形態において扱うタスクは、複数人のメンバーが共同で実施する業務であり、通常は数日から数週間、内容によっては数ヶ月の日数を要する業務である。例えば、「来週の企画会議資料の作成」、「先方へ商品金額のご連絡」、「新製品のアイデア出し」といったＴｏＤｏリストのようなものや、ある程度の大きなプロジェクトのようなものが本実施形態のタスクに該当する。

以上のようなタスクの開始に当たり、一般的には１名または複数名のタスク実行担当者が決定される。また、タスクの実行に用いるコンテンツが必要に応じて提供される。ここでいうコンテンツとは、タスクの実行に必要なデータファイルや、参照すべきインターネットサイトのＵＲＬ（Uniform Resource Locator）情報などである。データファイルは、文書ファイルや画像ファイル、音声ファイルなどの各種ファイルを含む。また、タスクの実行を開始した後は、タスクに参加する複数のメンバー間で情報交換が行われ、関連するデータファイルがやり取りされる。本実施形態では、この情報交換やデータファイルのやり取りを行うためのコミュニケーション手段としてチャットを利用する。

チャット管理部２２は、タスク管理部２１により生成されるタスクに関連付けてチャットを行うためのコミュニケーション空間であるチャットルームの生成、チャットルームへの参加者、チャットルーム内でのメッセージのやり取り、および、チャットに付与されるコンテンツを管理する。本実施形態において扱うチャットルームは、タスクに対応するものであり、多くの場合は１つのタスクに対して１つのチャットルームが対応する。なお、１つのタスクに対して複数のチャットルームを生成して関連付けることも可能である。従って、タスクとチャットルームは１：１または１：ｎ（ｎは２以上）の関係になる。ただし、１つのチャットルームは１つのタスクにしか関連付かない。よって、タスクとチャットルームがｍ：１（ｍは２以上）またはｍ：ｎの関係になることはない。

タスク生成部２１Ａは、ユーザからの指示に応じてタスクを生成する。また、タスク生成部２１Ａは、ユーザからの指示に応じてチャットルーム生成部２２Ａによりチャットルームが生成されたときに、そのチャットルームの生成をトリガとしてタスクを自動生成するようにしてもよい。ここでいうタスクは、コンピュータで処理されるジョブのことではなく、複数のメンバーで実施される実業務である。従って、タスクの生成は、どのようなタスクを誰が担当して実行するかをサーバ装置２００に登録することを意味する。このようなタスクの生成は、タスクＩＤの発行、タスクタイトル（タスクの名称あるいはタスクの内容を表す文字列）の設定、タスクの実行担当者の登録によって行う。

ユーザからの指示に応じてタスクを生成する場合、例えば、ユーザがユーザ端末１００において専用アプリを起動し、サーバ装置２００にアクセスすることにより、所定のタスク生成画面をユーザ端末１００に表示させる。そして、ユーザがこのタスク生成画面を通じてタスクタイトルや実行担当者を入力してタスクの生成を指示する操作を行うと、タスク生成部２１Ａは、この指示に係るタスクを生成する。ここで、実行担当者の入力は、例えば、サーバ装置２００にユーザ登録されている複数のユーザの氏名を一覧表示させ、その中から該当するユーザを指定することによって行うことが可能である。

タスク生成部２１Ａは、生成したタスクを一意に特定可能な識別情報であるタスクＩＤを発行する。そして、タスク生成部２１Ａは、当該タスクＩＤに関連付けて、タスクタイトル、タスクの実行担当者として指定されたユーザのユーザＩＤ（以下、タスクの実行担当者に係るユーザＩＤを特に担当者ＩＤという）、およびタスクの生成日時を示す情報を、タスクに関連する管理情報（以下、タスク管理情報という）としてタスクデータ記憶部２０１に記憶させる。

また、タスク生成部２１Ａは、タスク生成画面を通じてデータファイルが添付された場合には、当該データファイルをタスクＩＤに関連付けて記憶するとともに、添付されたデータファイルを一意に特定可能な識別情報であるファイルＩＤを発行し、ファイル名と共にタスクＩＤに関連付けてタスク管理情報としてタスクデータ記憶部２０１に記憶させる。また、タスク生成部２１Ａは、タスク生成画面を通じてインターネットサイトのＵＲＬ情報が入力された場合には、当該ＵＲＬ情報をタスクＩＤに関連付けてタスク管理情報としてタスクデータ記憶部２０１に記憶させる。

一方、チャットルームの生成をトリガとしてタスクを自動生成する場合、タスク生成部２１Ａは、チャットルーム生成部２２Ａにより生成されたチャットルームに関連付けてタスクを自動的に生成する。この場合、タスク生成部２１Ａは、例えば、タスクＩＤを発行するとともに、仮の名称をタスクタイトルとして設定する。なお、チャットルームに付けられたルーム名称をそのままタスクタイトルとして指定するようにしてもよい。また、タスク生成部２１Ａは、チャットルームへの参加者として指定されたユーザの一部または全部をタスクの実行担当者として指定するようにしてもよい。

タスク生成部２１Ａにより生成されたタスクの内容は、添付ファイルやＵＲＬ情報も含めて、タスクが完了するまでの任意のタイミングでユーザが自由に閲覧することが可能であり、また編集することが可能である。タスク編集部２１Ｂは、このタスクの閲覧および編集に関する処理を行う。例えば、ユーザがユーザ端末１００において専用アプリを起動し、サーバ装置２００にアクセスすることにより、所定のタスク閲覧画面をユーザ端末１００に表示させる。このタスク閲覧画面には、タスクデータ記憶部２０１に記憶されているタスク管理情報が表示され、タスク管理情報の１つであるファイル名をクリックすれば、添付ファイルを開いて閲覧することも可能である。また、ＵＲＬをクリックして関連するインターネットサイトを閲覧することも可能である。

また、ユーザがユーザ端末１００において専用アプリを起動し、サーバ装置２００にアクセスすることにより、所定のタスク編集画面をユーザ端末１００に表示させる。このタスク編集画面には、タスクデータ記憶部２０１に記憶されているタスク管理情報が表示され、タスク管理情報の１つであるファイル名をクリックすれば、添付ファイルを開いて閲覧することも可能である。そして、ユーザがタスクタイトル、実行担当者、ＵＲＬ情報の何れかを編集したり、添付ファイルを削除または追加したり、添付ファイルの内容を更新したりすることが可能であり、タスク編集部２１Ｂはこのようなユーザ操作に応じて、タスクデータ記憶部２０１に記憶されているタスク管理情報や添付ファイルを更新する。

チャットルーム生成部２２Ａは、ユーザからの指示に応じてチャットルームを生成する。また、チャットルーム生成部２２Ａは、タスク生成部２１Ａによるタスクの生成をトリガとしてチャットルームを自動生成するようにしてもよい。上述したように、タスクとチャットルームとは１：１また１：ｎに対応し、あるタスクの実行担当者は、そのタスクに関連するチャットルームの参加者でもある。なお、タスクの実行担当者とチャットルームの参加者とは必ずしも同一であるとは限らず、実行担当者以外のメンバーがチャットルームの参加者になる場合もある。例えば、実行担当者が中心（例えば責任者）となって、それ以外のメンバーも加わってタスクを実行するような場合には、当該実行担当者以外のメンバー（共同実行者）もチャットルームの参加者となる。

ユーザからの指示に応じてチャットルームを生成する場合、例えば、ユーザがユーザ端末１００において専用アプリを起動し、サーバ装置２００にアクセスすることにより、所定のチャットルーム生成画面をユーザ端末１００に表示させる。そして、ユーザがこのチャットルーム生成画面を通じてチャットルームの名称（ルーム名称）や参加者、関連するタスクＩＤを入力してチャットルームの生成を指示する操作を行うと、チャットルーム生成部２２Ａは、この指示に係るチャットルームを生成する。ここで、チャットルーム参加者の入力は、例えば、サーバ装置２００にユーザ登録されている複数のユーザの氏名を一覧表示させ、その中から該当するユーザを指定することによって行うことが可能である。

チャットルーム生成部２２Ａは、生成したチャットルームを一意に特定可能な識別情報であるルームＩＤを発行する。そして、チャットルーム生成部２２Ａは、当該ルームＩＤに関連付けて、ルーム名称、チャットルーム参加者として指定されたユーザのユーザＩＤ（以下、チャットルーム参加者に係るユーザＩＤを特に参加者ＩＤという）、および関連するタスクＩＤを、チャットに関連する管理情報（以下、チャット管理情報という）としてチャットルームデータ記憶部２０２に記憶させる。

一方、タスクの生成をトリガとしてチャットルームを自動生成する場合、チャットルーム生成部２２Ａは、タスク生成部２１Ａにより生成されたタスクに関連付けてチャットルームを自動的に生成する。この場合、チャットルーム生成部２２Ａは、例えば、ルームＩＤを発行するとともに、仮の名称をルーム名称として設定する。なお、タスクに付けられたタスクタイトルをそのままルーム名称として指定するようにしてもよい。また、チャットルーム生成部２２Ａは、タスクの実行担当者として指定されたユーザの全部をチャットルーム参加者として指定するようにしてもよい。

チャットルーム生成部２２Ａにより生成されたチャットルームの内容は、タスクが完了するまでの任意のタイミングでユーザが自由に閲覧することが可能であり、また編集することが可能である。チャットルーム編集部２２Ｂは、このチャットルームの閲覧および編集に関する処理を行う。例えば、ユーザがユーザ端末１００において専用アプリを起動し、サーバ装置２００にアクセスすることにより、所定のチャットルーム閲覧画面をユーザ端末１００に表示させる。このチャットルーム閲覧画面には、チャットルームデータ記憶部２０２に記憶されているチャット管理情報が表示される。

また、ユーザがユーザ端末１００において専用アプリを起動し、サーバ装置２００にアクセスすることにより、所定のチャットルーム編集画面をユーザ端末１００に表示させる。このチャットルーム編集画面には、チャットルームデータ記憶部２０２に記憶されているチャット管理情報が表示される。そして、ユーザがルーム名称、チャットルーム参加者の何れかを編集することが可能であり、チャットルーム編集部２２Ｂはこのようなユーザ操作に応じて、チャットルームデータ記憶部２０２に記憶されているチャット管理情報を更新する。

メッセージ管理部２２Ｃは、チャットルームに対するメッセージの送受信を管理する。チャットルームにおいて送受信されるメッセージは、単なるテキスト文だけで構成されるもの、文書ファイルや画像ファイル、音声ファイルなどの各種データファイルが添付されたもの、ハイパーリンクとしてのＵＲＬ情報が記述されたものなど様々である。メッセージ管理部２２Ｃは、これらの各種メッセージのやり取りを公知のチャット技術を適用して実行し、やり取りされたメッセージに対してメッセージＩＤを発行し、当該メッセージＩＤに関連付けて、メッセージ内容のデータをメッセージデータ記憶部２０３に記憶させる。

メッセージ内容のデータをメッセージデータ記憶部２０３に記憶させる際、メッセージ管理部２２Ｃは、個々のメッセージを一意に特定可能な識別情報であるメッセージＩＤを発行し、当該メッセージＩＤに関連付けて、投稿者のユーザＩＤ、投稿日時、メッセージがやり取りされているチャットルームのルームＩＤをチャット管理情報としてメッセージデータ記憶部２０３に記憶させる。また、メッセージ管理部２２Ｃは、メッセージにデータファイルが添付されている場合には、当該データファイルをメッセージＩＤに関連付けて記憶するとともに、添付されたデータファイルのファイルＩＤを発行し、ファイル名と共にメッセージＩＤに関連付けてチャット管理情報としてメッセージデータ記憶部２０３に記憶させる。また、メッセージ管理部２２Ｃは、メッセージにＵＲＬ情報が含まれている場合には、当該ＵＲＬ情報をメッセージＩＤに関連付けてチャット管理情報としてメッセージデータ記憶部２０３に記憶させる。

状態管理部２１Ｃは、タスク生成部２１Ａによりタスクが生成された後、そのタスクの開始から完了までの状態遷移を管理する。タスクの開始および完了は、例えば、ユーザが専用アプリから指定する。すなわち、タスクを開始するときに、ユーザが専用アプリからその旨を指定すると、状態管理部２１Ｃがタスクの開始日時を示す情報をタスク管理情報としてタスクデータ記憶部２０１に記憶させる。また、タスクが完了したときに、ユーザが専用アプリからその旨を指定すると、状態管理部２１Ｃがタスクの完了日時を示す情報をタスク管理情報としてタスクデータ記憶部２０１に記憶させる。

なお、状態管理部２１Ｃは、所定の状態が検出されたときにタスクの開始とみなし、そのときの日時をタスクの開始日時としてタスクデータ記憶部２０１に記憶させるようにしてもよい。例えば、チャットルームに投稿されたメッセージのテキスト文を解析し、タスクの開始を意味する内容が記述されていることが検出されたときに、タスクの開始とみなすようにしてもよい。

同様に、状態管理部２１Ｃは、所定の状態が検出されたときにタスクの完了とみなし、そのときの日時をタスクの完了日時としてタスクデータ記憶部２０１に記憶させるようにしてもよい。例えば、チャットルームに投稿されたメッセージのテキスト文を解析し、タスクの完了を意味する内容が記述されていることが検出されたときに、タスクの完了とみなすようにしてもよい。

以上説明したタスクの開始および完了の指定方法は一例に過ぎず、これに限定されるものではない。すなわち、タスクの開始および完了とみなす所定の状態をあらかじめ定義して状態管理部２１Ｃに登録しておき、その定義した状態が検出されたときにタスクの開始および完了とみなすようにすればよく、所定の状態は任意に定義することが可能である。

図３は、タスクデータ記憶部２０１に記憶されるタスクデータ（タスク管理情報）の例を示す図である。図３に示すように、タスクデータは、タスクＩＤ、タスクタイトル、タスクの生成日時、開始日時、完了日時、担当者ＩＤ（１人または複数人分）、タスクに関連するチャットルームのルームＩＤ（１つまたは複数）、タスクに付与されたデータファイルのファイルＩＤ（１つまたは複数）、タスクに付与されたＵＲＬ情報（１つまたは複数）を含んでいる。なお、タスクデータは、これ以外の情報を含んでもよい。

以上のように、タスクの生成日時、開始日時および完了日時をタスクデータ記憶部２０１に記憶させることにより、状態管理部２１Ｃは、タスクが遷移し得る状態として、タスクの「開始前」（生成日時から開始日時までの期間）、タスクの「実行中」（開始日時から完了日時までの期間）、およびタスクの「完了」（完了日時以降）の３つの状態を管理することが可能である。

図４は、チャットルームデータ記憶部２０２に記憶されるチャットルームデータ（チャット管理情報）の例を示す図である。図４に示すように、チャットルームデータは、ルームＩＤ、ルーム名称、参加者全員の参加者ＩＤ、チャットルームに関連するタスクのタスクＩＤを含んでいる。なお、チャットルームデータは、これ以外の情報を含んでもよい。

図５は、メッセージデータ記憶部２０３に記憶されるメッセージデータ（チャット管理情報）の例を示す図である。図５に示すように、メッセージデータは、メッセージＩＤ、投稿日時、投稿者のユーザＩＤ、投稿されたチャットルームのルームＩＤ、メッセージに添付されたデータファイルのファイルＩＤ（１つまたは複数）、メッセージに含まれるＵＲＬ情報（１つまたは複数）、メッセージ内容を含んでいる。なお、メッセージデータは、これ以外の情報を含んでもよい。

情報処理部２３は、タスク管理部２１により生成されたタスクが完了したときに（つまり、状態管理部２１Ｃによりタスクの完了日時がタスクデータ記憶部２０１に記憶されたとき）、タスク管理部２１によりタスクデータ記憶部２０１において管理されているタスク管理情報の１つ以上と、チャット管理部２２によりチャットルームデータ記憶部２０２およびメッセージデータ記憶部２０３において管理されているチャット管理情報の１つ以上とを用いて所定の情報処理を行う。情報処理は、統計処理部２３Ａおよび傾向分析部２３Ｂにより実行される。

統計処理部２３Ａは、タスクに関連する１以上のタスク管理情報、および、当該タスクに関連したチャットルーム内で行われるチャットに関連する１以上のチャット管理情報を用いて所定の統計処理を行う。統計処理部２３Ａは、１以上のタスク管理情報と１以上のチャット管理情報とを用いて算出した統計情報を分析データ記憶部２０４に記憶させる。図６は、分析データ記憶部２０４に記憶される統計情報の例を示す図である。統計処理部２３Ａは、図６（ａ）に示すタスクに関連する統計情報と、図６（ｂ）に示すユーザ（タスクに関連するチャットルームへの参加者）に関連する統計情報とを算出する。

図６（ａ）に示すように、統計処理部２３Ａは、タスクに関連する統計情報として、タスクの完了日数、タスクの経過日数、添付ファイル数、ＵＲＬリンク数、添付ファイル参照回数およびＵＲＬ参照回数を算出し、これらの情報をタスクＩＤと関連付けて分析データ記憶部２０４に記憶させる。タスクの完了日数は、タスクを開始してから完了するまでに要した日数であり、図３に示すタスクの完了日時から開始日時を減算することによって算出される。タスクの経過日数は、タスクが生成されてから現時点までの経過日数であり、現在の日時から図３に示すタスクの生成日時を減算することによって算出される。

添付ファイル数は、タスクに添付されたデータファイルおよびチャットルーム内でやり取りされているメッセージに添付されたデータファイルの総数であり、図３に示すファイルＩＤの数と図５に示すファイルＩＤの数とを集計することによって算出される。ＵＲＬリンク数は、タスクに付与されたＵＲＬ情報およびチャットルーム内でやり取りされているメッセージに記述されたＵＲＬ情報の総数であり、図３に示すＵＲＬ情報の数と図５に示すＵＲＬ情報の数とを集計することによって算出される。

添付ファイル参照回数は、タスクに添付されたデータファイルおよびメッセージに添付されたデータファイルが参照された回数の合計値であり、データファイルが開かれたことが検出されるたびにインクリメントされる数値である。ＵＲＬ参照回数は、タスクに付与されたＵＲＬ情報およびメッセージに付与されたＵＲＬ情報がクリックされた回数の合計値であり、クリックされたことが検出されるたびにインクリメントされる数値である。

また、図６（ｂ）に示すように、統計処理部２３Ａは、ユーザに関連する統計情報として、各状態変化時に担当しているタスクの数、タスクの平均完了日数、関連チャットルームでの発言数を算出し、これらの情報を参加者ＩＤと関連付けて分析データ記憶部２０４に記憶させる。各状態変化時に担当しているタスクの数は、完了したタスク（以下、本タスクという）が「開始前」から「実行中」に変化したとき、および「実行中」から「完了」に変化したときのそれぞれにおいて、図６（ｂ）の参加者ＩＤで示されるユーザが担当していたタスクの数を示す値である。この担当タスクの数は、そのユーザが図３の担当者ＩＤとして登録されているタスク（既に完了済みのタスクおよび現在も実行中のタスクの両方を含む）であって、本タスクの状態変化時に現に担当していたタスク）を合計した数である。

タスクの平均完了日数は、図６（ｂ）の参加者ＩＤで示されるユーザが担当しているタスクの完了日数の平均値である。ユーザが複数のタスクを担当している場合、タスクＩＤごとに記憶される図６（ａ）の完了日数のうち、そのユーザが担当しているタスクに関連するものを平均することによってこの平均完了日数が算出される。関連チャットルームでの発言数は、図６（ｂ）の参加者ＩＤで示されるユーザが、完了したタスクに関連する１以上のチャットルームで投稿したメッセージの総数を示す値である。この発言数は、投稿日別またはタスク状態別に算出するようにしてもよい。

傾向分析部２３Ｂは、タスクに関連する１以上のタスク管理情報、チャットに関連する１以上のチャット管理情報、および統計処理部２３Ａにより算出された統計情報のうち何れかの情報の組み合わせを用いて、組み合わせに係る情報間における関係性の傾向を分析する。傾向分析部２３Ｂが傾向分析に用いるタスク管理情報およびチャット管理情報は、完了が検出された１つのタスクおよびそれに関連する１以上のチャットルームに関するものとしてもよいし、これに加えて、既に完了しているタスクおよびそれぞれに関連するチャットルームに関するものとしてもよい。

例えば、傾向分析部２３Ｂは、タスク管理部２１により生成されたタスクが完了したとき（つまり、状態管理部２１Ｃによりタスクの完了日時がタスクデータ記憶部２０１に記憶されたとき）、その完了したタスクに関するタスク管理情報と、当該完了したタスクに関連する１以上のチャットルームに関するチャット管理情報と、当該完了したタスクに関して統計処理部２３Ａにより算出される統計情報とのうち何れかの情報の組み合わせを用いて、組み合わせに係る情報間における関係性の傾向を分析する。この場合、完了したタスクについて、当該タスクの生成から完了までの一連のプロセスの中で有意にみられる傾向（完了したタスクに関してみられる特有の傾向）を分析することが可能である。

また、傾向分析部２３Ｂは、タスク管理部２１により生成されたタスクが完了したときに、その完了したタスクおよび過去に完了したタスクに関するタスク管理情報と、それらのタスクに関連する複数のチャットルームに関するチャット管理情報と、それらのタスクに関して統計処理部２３Ａにより算出された統計情報とのうち何れかの情報の組み合わせを用いて、組み合わせに係る情報間における関係性の傾向を分析する。この場合、これまでに完了したタスクの全体について有意にみられる傾向を分析することが可能である。

後者のようにタスク全体の傾向を分析する場合、傾向分析部２３Ｂは、例えば、統計処理部２３Ａにより算出された統計情報の中の何れかの情報の組み合わせを用いて、組み合わせに係る情報間の相関を分析し、相関係数が所定値より大きい有意な相関がある情報の組み合わせを検出する。相関係数の算出は、公知の方法を用いて行うことが可能である。すなわち、傾向分析部２３Ｂは、図６に示す複数の統計情報の中の何れかを用いた１以上の組み合わせについて相関係数を算出し、算出した相関係数を分析データ記憶部２０４に記憶させる。そして、算出した１以上の相関係数の中から所定値より大きい相関係数に対応する情報の組み合わせを検出する。

図７は、分析データ記憶部２０４に記憶される相関係数の例を示す図である。図７に示すように、傾向分析部２３Ｂは、タスクの完了日数と添付ファイル数との相関係数、タスクの完了日数とＵＲＬリンク数との相関係数、タスクの完了日数と関連チャットルームへの参加者人数との相関係数、タスクの平均完了日数と関連チャットルームでの発言数との相関係数を算出し、これらの相関係数を分析データ記憶部２０４に記憶させる。そして、これらの相関係数の中から所定値より大きい相関係数に対応する情報の組み合わせを検出する。

情報提示部２４は、タスク管理部２１により生成されたタスクが完了したときに、情報処理部２３による情報処理の結果をユーザに提示する。すなわち、情報提示部２４は、統計処理部２３Ａにより算出された統計情報をユーザに提示する。また、情報提示部２４は、傾向分析部２３Ｂにより検出された傾向の内容を示す傾向情報を生成し、当該傾向情報をユーザに提示する。傾向分析部２３Ｂにより有意な相関がある情報の組み合わせを検出した場合には、情報提示部２４は、当該相関の内容を示す相関情報を傾向情報として生成し、当該相関情報をユーザに提示する。傾向情報は、傾向の内容を文章の形式で表した情報であってもよいし、グラフの形式で表した情報であってもよいし、線画による関係図の形式で表した情報であってもよい。

例えば、傾向の内容を文章の形式で表す場合、情報提示部２４は、図７に示す「タスクの完了日数と関連チャットルームへの参加者人数との相関」を表す内容として、「参加人数が増えると完了日数が短い傾向にあります。」などの文章をユーザに提示する。別の例として、情報提示部２４は、図７に示す「タスクの平均完了日数と関連チャットルームでの発言数との相関」を表す内容として、「発言数が多いタスク担当者は、完了日数が短い傾向にあります。」などの文章をユーザに提示する。

あるいは、情報提示部２４は、傾向分析部２３Ｂがタスク管理情報と統計情報とを用いて行ったタスクの各状態別の傾向分析の結果を表す内容として、「タスク開始前に関連ＵＲＬリンク数が増えています。」、「タスク完了前に添付ファイル“○○○”の参照回数が増えています。」などの文章をユーザに提示する。さらに、情報提示部２４は、統計処理部２３Ａにより算出された特定のユーザの発言数と参加者全員の発言数との関係性を傾向分析部２３Ｂが分析した結果を表す内容として、「○○さんの発言後に全体の発言数が増えています。」などの文章をユーザに提示する。

また、傾向の内容をグラフの形式で表す場合、情報提示部２４は、例えば、傾向分析部２３Ｂが関係性を分析する際に用いた情報の組み合わせのうち、一方の情報を横軸にとり、他方の情報を縦軸にとった２次元座標のグラフ領域を形成し、それぞれの情報の値の組み合わせで定まる座標値の位置に所定のマークをプロットした散布図グラフを生成するようにすることが可能である。また、複数のプロット点から相関関数を算出し、算出した相関関数を直線または曲線を使って表した線グラフを生成するようにしてもよい。また、グラフの形式は上記のような２次元座標系のグラフに限らず、円グラフやドーナツグラフのような形式でもよい。また、傾向分析部２３Ｂが３つ以上の情報の関係性を分析した場合は、情報提示部２４がその分析結果の内容を円グラフ、ドーナツグラフ、バブルチャート、レーダーチャートのような形式で提供するようにしてもよい。

情報処理部２３による情報提示は、例えば専用の情報提示画面を生成し、これをユーザ端末１００に表示させることによって行うことが可能である。別の例として、タスク管理部２１により生成されたタスクが完了したときに、チャット管理部２２が新たなチャットルーム（振り返り用のチャットルーム）を生成するとともに、情報提示部２４が情報処理部２３による情報処理の結果を最初のメッセージとして新たなチャットルームに投稿するようにしてもよい。振り返り用のチャットルームを生成して、情報処理部２３による情報処理の結果を投稿するようすれば、当該振り返り用のチャットルームに投稿された情報を参照しながら参加者どうしが議論をすることが簡単にできようになる。

図８は、以上のように構成したサーバ装置２００（連携管理装置）の動作例を示すフローチャートである。図８において、タスク管理部２１は、タスクの生成、タスクの実行担当者、タスクに付与されるコンテンツ、および、タスクの生成から開始および完了までの状態遷移を管理する（ステップＳ１）。すなわち、タスク管理部２１は、図３に示すタスクデータの生成または更新を行うべきイベントが発生したか否かを監視し、発生したイベントに関する処理を実行するとともに、関連するタスク管理情報（タスクデータ）を更新する処理を行う。

チャット管理部２２は、タスク管理部２１により生成されるタスクに関連付けてチャットを行うためのコミュニケーション空間であるチャットルームの生成、チャットルームへの参加者、チャットルーム内でのメッセージのやり取り、および、チャットに付与されるコンテンツを管理する。すなわち、チャット管理部２２は、図４に示すチャットルームデータおよび図５に示すメッセージデータの生成または更新を行うべきイベントが発生したか否かを監視し、発生したイベントに関する処理を実行するとともに、関連するチャット管理情報（チャットルームデータおよびメッセージデータ）を更新する処理を行う。

情報処理部２３は、状態管理部２１Ｃによりタスクの完了日時がタスクデータ記憶部２０１に記憶されたか否かを監視することにより、何れかのタスクが完了したか否かを判定する（ステップＳ３）。どのタスクも完了していない場合、処理はステップＳ１に戻る。一方、何れかのタスクが完了した場合、情報処理部２３は、タスクデータ記憶部２０１に記憶されている１以上のタスク管理情報と、チャットルームデータ記憶部２０２およびメッセージデータ記憶部２０３に記憶されている１以上のチャット管理情報とを用いて所定の情報処理を行う（ステップＳ４）。

次いで、チャット管理部２２は、振り返り用のチャットルームを生成する（ステップＳ５）。そして、情報提示部２４は、ステップＳ４において情報処理部２３により情報処理された結果（統計処理部２３Ａにより算出された統計情報、傾向分析部２３Ｂにより分析された傾向情報）を最初のメッセージとして振り返り用のチャットルームに投稿することにより、情報処理の結果をユーザに提示する（ステップＳ６）。これにより、図８に示すフローチャートの処理を終了する。

以上詳しく説明したように、本実施形態では、ユーザにより行われるタスクの生成、タスクの実行担当者、タスクに付与されるコンテンツ、および、タスクの開始から完了までの状態遷移を管理するとともに、当該タスクに関連付けてチャットを行うためのチャットルームの生成、チャットルームへの参加者、チャットルーム内でのメッセージのやり取り、および、上記チャットに付与されるコンテンツを管理する。そして、タスクが完了したときに、タスク管理情報およびチャット管理情報を用いて所定の情報処理を行って、その情報処理の結果をユーザに提示するようにしている。

このように構成した本実施形態によれば、チャットと連携してタスクの実行が完了すると、タスクの実行中に管理されていたタスクに関連する１以上のタスク管理情報とチャットに関連する１以上のチャット管理情報とを用いて所定の情報処理が行われ、その情報処理の結果がユーザに提示される。この情報処理の結果は、タスクやチャットの実行状況を示すものであり、振り返って検討したり反省したりするときに参照する情報として有用な情報である。ユーザは、この提示された情報を参照することにより、タスク実行中の状況を踏まえて、次にタスクを実行する際の有効な改善を行うことができる。

なお、上記実施形態では、情報処理部２３が統計処理部２３Ａおよび傾向分析部２３Ｂを備える例について説明したが、何れか一方のみを備える構成としてもよい。

また、上記実施形態では、情報処理の結果をタスク完了時に提供する例について説明したが、本発明はこれに限定されない。ユーザ操作を通じた要求により、任意のタイミングで情報処理を行ってその結果をユーザに提示するようにしてもよい。このようにすれば、現在実行中のタスクに関する改善に資する有用な情報をユーザに提供することができる。

その他、上記実施形態は、何れも本発明を実施するにあたっての具体化の一例を示したものに過ぎず、これによって本発明の技術的範囲が限定的に解釈されてはならないものである。すなわち、本発明はその要旨、またはその主要な特徴から逸脱することなく、様々な形で実施することができる。

２１ タスク管理部
２１Ａ タスク生成部
２１Ｂ タスク編集部
２１Ｃ 状態管理部
２２ チャット管理部
２２Ａ チャットルーム生成部
２２Ｂ チャットルーム編集部
２２Ｃ メッセージ管理部
２３ 情報処理部
２３Ａ 統計処理部
２３Ｂ 傾向分析部
２４ 情報提示部
２００ サーバ装置（連携管理装置）
２０１ タスクデータ記憶部
２０２ チャットルームデータ記憶部
２０３ メッセージデータ記憶部
２０４ 分析データ記憶部

Claims (6)

1. ユーザにより行われるタスクと、当該タスクにおけるユーザ間のコミュニケーション手段であるチャットとを連携して管理する連携管理装置であって、
   上記タスクの生成、上記タスクの実行担当者、上記タスクに付与されるコンテンツ、および、上記タスクの生成から開始および完了までの状態遷移を管理するタスク管理部と、
   上記タスクに関連付けて上記チャットを行うためのコミュニケーション空間であるチャットルームの生成、上記チャットルームへの参加者、上記チャットルーム内でのメッセージのやり取り、および、上記チャットに付与されるコンテンツを管理するチャット管理部と、
   上記タスク管理部により管理されている上記タスクに関連する１以上のタスク管理情報、および、上記チャット管理部により管理されているチャットに関連する１以上のチャット管理情報を用いて所定の情報処理を行う情報処理部と、
   上記情報処理部による情報処理の結果をユーザに提示する情報提示部とを備えたことを特徴とする連携管理装置。
2. 上記情報処理部は、上記１以上のタスク管理情報および上記１以上のチャット管理情報を用いて所定の統計処理を行う統計処理部を備え、
   上記情報提示部は、上記統計処理部により算出された統計情報をユーザに提示することを特徴とする請求項１に記載の連携管理装置。
3. 上記情報処理部は、上記１以上のタスク管理情報、上記１以上のチャット管理情報、および上記統計処理部により算出された統計情報のうち何れかの情報の組み合わせを用いて、組み合わせに係る情報間における関係性の傾向を分析する傾向分析部を更に備え、
   上記情報提示部は、上記傾向分析部により検出された傾向の内容を示す傾向情報を生成し、上記統計情報に代えてまたは加えて上記傾向情報を上記ユーザに提示することを特徴とする請求項２に記載の連携管理装置。
4. 上記傾向分析部は、上記統計処理部により算出される上記統計情報の中の何れかの情報の組み合わせを用いて、組み合わせに係る情報間の相関を分析し、相関係数が所定値より大きい有意な相関がある情報の組み合わせを検出し、
   上記情報提示部は、上記傾向分析部により検出された上記有意な相関がある情報の組み合わせに基づいて、当該相関の内容を示す相関情報を上記傾向情報として生成し、上記統計情報に代えてまたは加えて上記相関情報を上記ユーザに提示することを特徴とする請求項３に記載の連携管理装置。
5. 上記タスク管理部により生成されたタスクが完了したときに、上記チャット管理部が新たなチャットルームを生成するとともに、上記情報提示部が上記情報処理部による情報処理の結果を最初のメッセージとして上記新たなチャットルームに投稿することを特徴とする請求項１〜４の何れか１項に記載の連携管理装置。
6. ユーザにより行われるタスクの生成、上記タスクの実行担当者、上記タスクに付与されるコンテンツ、および、上記タスクの生成から開始および完了までの状態遷移を管理するタスク管理機能と、上記タスクに関連付けて上記ユーザ間でチャットを行うためのコミュニケーション空間であるチャットルームの生成、上記チャットルームへの参加者および上記チャットルーム内でのメッセージのやり取り、および、上記チャットに付与されるコンテンツを管理するチャット管理機能とを有する連携管理装置において、上記タスクと上記チャットとを連携して管理する連携管理方法であって、
   上記連携管理装置の情報処理部が、上記タスクが完了したときに、上記タスクに関連する１以上のタスク管理情報、および、上記チャットに関連する１以上のチャット管理情報を用いて所定の情報処理を行う工程と、
   上記連携管理装置の情報提示部が、上記情報処理部による情報処理の結果をユーザに提示する工程とを有することを特徴とする連携管理方法。