JP2017174007A - システム、情報処理装置、情報処理方法及びプログラム - Google Patents
システム、情報処理装置、情報処理方法及びプログラム Download PDFInfo
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Abstract
Description
そこで、様々な文書データの発行元から発行される明細書や領収書等の文書データを単一のWebサイトで確認できるようにしたり、1つの電私書箱等のデータベースから受信できるようにしたりするサービスが考えられている。このようなサービスを行う技術には、特許文献1がある。
特許文献1には、複数の情報提供者からの情報を一括集約し、ユーザに提供する電子私書箱方式が開示されている。
本発明は、ユーザの個人情報を保護しつつも、複数の発行元がユーザに対して文書データを発行できるようにすることを目的とする。
図1は、本実施形態のデータ管理システムのシステム構成の一例を示す図である。データ管理システムは、サーバ100、企業装置101a、101b、101c、・・・、ユーザ装置102を含む。サーバ100、企業装置101a、101b、101c、・・・、ユーザ装置102は、ネットワーク103を介して、相互に接続されている。以下では、複数の企業装置101a、101b、101c、・・・を総称して、企業装置101とする。
サーバ100は、データ管理サービスの提供元に設置されているパーソナルコンピュータ(PC)、タブレット装置等の単一の情報処理装置である。単一の装置で構成されたサーバ100は、サーバ装置の一例である。サーバ100は、企業装置101からの文書データを受信し、どのユーザ宛のデータなのかを判断し、対応するユーザ用に設定されている記憶領域に、受信した文書データを記憶する。そして、サーバ100は、ユーザ装置102から文書データへのアクセス要求を受け付けると、ユーザ装置102に文書データへのアクセスを許可する。企業装置101が送信する文書データには、例えば、明細書、領収書、請求書、広告、注文情報等がある。また、企業装置101が送信する文書データは、テキスト形式のデータでもよいし、文書を図面化した画像形式のデータでもよい。
企業装置101のそれぞれは、様々なサービスや商品を顧客に提供している企業内に設置されているPC、タブレット装置等の情報処理装置である。企業装置101は、企業の顧客に対して、明細や領収書や広告等の文書データを作成し、その顧客宛ての文書データとして、サーバ100に送信する。企業装置101は、文書データを発行する発行元が文書データを送信する際に利用する企業装置の一例である。
ユーザ装置102は、企業装置101の属する企業の何れかの顧客(データ管理システムのユーザ)が有するPC、タブレット装置、スマートホン等の情報処理装置である。ユーザ装置102は、サーバ100に、ユーザ宛の文書データへのアクセスの要求を送信し、サーバ100から、文書データへのアクセスの許可を示す情報を受信する。そして、ユーザ装置102は、サーバ100からユーザ宛の文書データを取得し、取得した文書データを表示部等に表示し、ユーザに提示する。
企業装置101の所属する各企業は、予め、顧客であるユーザからユーザが提示しても差し支えないと考えたユーザに関する情報を取得している。例えば、ユーザは、ユーザの氏名、生年月日、住所、電話番号、免許証番号、メールアドレス等のユーザ属性情報のうち、提示しても差し支えないと考える情報を、複数個(例えば、3つ、4つ等)だけ、各企業に通知する。各企業に通知する情報の内容と数は、企業毎に異なっているものとするが、同じでもよい。各企業装置101は、ユーザから通知されたユーザ属性情報を企業装置内の補助記憶装置等に記憶する。企業装置101のそれぞれは、ユーザに対しての文書データを、ユーザから通知された複数のユーザ属性情報と併せて、サーバ100に送信する。また、企業装置101のそれぞれは、ユーザに対しての文書データを、ユーザから通知された複数のユーザ属性情報のうち、設定された数(例えば、3つ、4つ等)のユーザ属性情報と併せて、サーバ100に送信することとしてもよい。
データ管理システムの提供元は、ユーザをデータ管理システムに登録する際に、ユーザの氏名、生年月日、住所、電話番号、免許証番号、メールアドレス等のユーザのユーザ属性情報を登録情報として、取得し、記憶する。以下では、登録されたユーザを登録ユーザとする。図5で後述するユーザ識別情報は、登録ユーザの登録情報の一例である。そして、サーバ100は、登録情報に対応するユーザ用の記憶領域を、サーバ100内の記憶領域内に作成する。例えば、サーバ100は、そのユーザ用の文書データの受信ボックスを作成する。サーバ100は、企業装置101から文書データと複数個(例えば、3つ、4つ等)のユーザ属性情報とを受信し、受信したユーザ属性情報に対応するユーザが登録されているかどうか判断し、登録されていれば、そのユーザ用の記憶領域に受信した文書データを記憶する。
従来のデータ管理システムは、ユーザの個人番号等のユーザが提示するのを差し支えるような情報に基づいて、ユーザを特定していた。そのため、顧客は、複数の企業に対して、個人番号等の情報を提示する必要があった。しかし、本実施形態のデータ管理システムは、ユーザが提示してもよいと考える複数のユーザ属性情報のうちの設定された数のユーザ属性情報に基づいて、ユーザを特定する。データ管理システムは、予め、ユーザを特定するために必要なユーザ属性情報の数の値を決定し、決定した値の情報を補助記憶装置203等に記憶している。サーバ100は、補助記憶装置203から、ユーザを特定するために必要なユーザ属性情報の数を取得し、企業装置101やユーザ装置102から登録要求やアクセス要求と共に送信されたユーザ属性情報が取得した数以上あるか否か確認する。サーバ100は、企業装置101やユーザ装置102から送信されたユーザ属性情報の数が、取得した数以上であれば、ユーザを特定する。
このような処理により、ユーザの個人番号等のユーザが提示することを差し支える情報を利用しないで、企業側は、顧客であるユーザに対して、明細、領収書、広告等の電子的な文書データを発行することができる。ユーザは、氏名、生年月日、住所、電話番号等のうち、提示することを差し支えない情報を企業に伝えるだけで、企業からの文書データ(請求書、明細書、領収書、注文情報等)をサーバ100内のユーザ用の記憶領域に保管できる。
CPU201は、サーバ100の処理を制御する中央演算装置である。主記憶装置202は、CPU201のワークエリアやデータの一時記憶領域として利用される記憶装置である。補助記憶装置203は、各種プログラム、各種設定データ、ユーザに関する情報であるユーザ属性情報等を記憶する補助記憶装置である。補助記憶装置203は、ROM、ハードディスクドライブ、SSD等で構成される。ネットワークI/F204は、企業装置101やユーザ装置102等の外部装置との通信に利用されるインターフェースである。
CPU201が、補助記憶装置203等に記憶されたプログラムに基づき処理を実行することによって、サーバ100の機能、図3で後述するシーケンス図におけるサーバ100の処理、及び図4、5で後述するフローチャートの処理が実現される。
本実施形態では、企業装置101のそれぞれのハードウェア構成、及びユーザ装置102のハードウェア構成は、図2と同様であるとする。
企業装置101のCPUが、企業装置101の補助記憶装置等に記憶されたプログラムに基づき処理を実行することによって、企業装置101の機能及び図3で後述するシーケンス図における企業装置101の処理が実現される。
ユーザ装置102のCPUが、ユーザ装置102の補助記憶装置等に記憶されたプログラムに基づき処理を実行することによって、ユーザ装置102の機能及び図3で後述するシーケンス図におけるユーザ装置102の処理が実現される。
CS301において、企業装置101aは、ユーザに対しての明細、領収書、広告等の電子データを作成し、ユーザに対しての文書データとする。そして、企業装置101aは、作成した文書データと、企業装置101aの補助記憶装置内に記憶されているユーザ属性情報のうち複数のユーザ属性情報と、を含む文書データの登録要求をサーバ100に送信する。
CS302において、サーバ100は、CS301で受信した複数のユーザ属性情報に基づいて、受信したユーザ属性情報に対応するユーザのユーザ属性情報が補助記憶装置203に記憶されているか否かを確認する。
CS304において、サーバ100は、補助記憶装置203に記憶しているユーザ属性情報の中にメールアドレスの情報がある場合、そのメールアドレスに、文書データが届いたことを示す情報を送信する。ユーザ装置102は、受信した情報を表示部等に表示する。ユーザは、ユーザ装置102の表示部に表示された画面を確認し、自分宛ての文書データが届いたことを把握できる。
CS305において、ユーザ装置102は、補助記憶装置203内のユーザ用の記憶領域に記憶されている文書データへのアクセス要求を、サーバ100に送信する。ユーザ装置102は、アクセス要求に複数のユーザ属性情報を含ませて、送信する。
CS306において、サーバ100は、CS305で受信したアクセス要求に含まれる複数のユーザ属性情報に基づいて、受信した複数のユーザ属性情報に対応するユーザのユーザ識別情報が補助記憶装置203に記憶されているか否かを確認する。そして、サーバ100は、CS305で受信したユーザ属性情報に対応するユーザのユーザ識別情報が補助記憶装置203に記憶されていることを確認した場合、ユーザ用の記憶領域内のデータへのアクセスをユーザ装置102に許可する。サーバ100は、ユーザ用の記憶領域内のデータへのアクセスを許可することを示す情報をユーザ装置102に送信する。ユーザ装置102は、CS303でそのユーザ用の記憶領域に記憶された文書データをサーバ100から取得し、取得した文書データを表示部に表示する。ユーザは、ユーザ装置102の表示部に表示された画面を視認することで、文書データを確認する。
S401において、CPU201は、企業装置101の何れかから、文書データと複数のユーザ属性情報とを併せて受信する。
S402において、CPU201は、S401で受信した複数のユーザ属性情報に対応するユーザが既に登録されているか否かを確認する。より具体的には、CPU201は、以下のような処理を行う。
CPU201は、補助記憶装置203から、補助記憶装置203に予め記憶されている登録されているユーザのユーザ属性情報であるユーザ識別情報を取得する。CPU201は、取得したユーザ識別情報の中に、S401で受信した複数のユーザ属性情報を全て含むものが存在するか否かを確認する。CPU201は、取得したユーザ識別情報の中に、S401で受信した複数のユーザ属性情報を全て含むものが存在することを確認した場合、既に登録されているユーザであるとして、S404の処理に進む。また、CPU201は、取得したユーザ識別情報の中に、S401で受信した複数のユーザ属性情報を全て含むものが存在しないことを確認した場合、新規なユーザであると確認し、S403の処理に進む。
図5は、補助記憶装置203が予め記憶しているユーザのユーザ識別情報の一例を示す図である。図5の例では、ユーザ識別情報は、ユーザ属性情報である氏名、電話番号、郵便番号、住所、パスポート番号、免許証番号等を含む。例えば、CPU201は、S401でユーザ属性情報である氏名「Yamada Taro」、電話番号「080*******」、住所「東京都千代田区神田***」の3つのユーザ属性情報を文書データと共に受信したとする。CPU201は、補助記憶装置203が記憶するユーザ識別情報の中から、氏名「Yamada Taro」、電話番号「080*******」、住所「東京都千代田区神田***」のユーザ属性情報を有するユーザを検索する。CPU201は、氏名「Yamada Taro」、電話番号「080*******」、住所「東京都千代田区神田***」のユーザ属性情報を有する図5に示すユーザ識別情報を検索し、既に登録されているユーザであると確認し、S404の処理に進むことになる。
S404において、CPU201は、補助記憶装置203内のS401で受信した設定されたユーザ属性情報に対応するユーザ用の記憶領域を決定し、決定した記憶領域に、S401で受信した文書データを記憶する。
S405において、CPU201は、S401で受信した複数のユーザ属性情報に対応するユーザのユーザ属性識別情報を、補助記憶装置203から取得する。そして、CPU201は、取得したユーザ識別情報にメールアドレスのユーザ属性情報が含まれるか否かを確認する。CPU201は、取得したユーザ識別情報にメールアドレスのユーザ属性情報が含まれることを確認した場合、そのメールアドレスに対して、文書データが届いたことを示す情報を送信し、図4の処理を終了する。この情報の送信により、ユーザは、自分に文書データが届いたことを把握できるようになる。また、CPU201は、文書データが届いたことを示す情報を送信する際に、送信する情報に文書データへのアクセス要求の要求先の情報(URL等)を含ませることとしてもよい。これにより、ユーザは、文書データが届いたことを示す情報に含まれる要求先に文書データへのアクセス要求を行えばよいため、より容易に、文書データの確認を行うことができるようになる。また、CPU201は、取得したユーザ識別情報にメールアドレスのユーザ属性情報が含まれないことを確認した場合、文書データが届いたことを示す情報を送信せずに、図4の処理を終了する。ユーザ識別情報に登録されているメールアドレスは、文書データが届いたことを示す情報を送信するために設定された送信先の一例である。
S601において、CPU201は、ユーザ装置102から、複数のユーザ属性情報と併せてユーザ用の記憶領域に記憶されている文書データへのアクセス要求を受信する。
S602において、CPU201は、S601でアクセス要求と併せて受信した複数のユーザ属性情報に対応するユーザが、登録されているか否かを確認する。より具体的には、CPU201は、補助記憶装置203から登録されているユーザのユーザ識別情報を取得し、取得したユーザ識別情報に、S601で受信した複数のユーザ属性情報を有するものが存在するか否かを確認する。CPU201は、取得したユーザ識別情報の中にS601で受信した複数のユーザ属性情報を全て含むものが存在することを確認した場合、登録されているユーザであるとして、S603の処理に進む。また、CPU201は、取得したユーザ識別情報の中にS601で受信した複数のユーザ属性情報を全て含むものが存在しないことを確認した場合、登録されていないユーザであると確認し、図6の処理を終了する。
S603において、CPU201は、S601で受信したアクセス要求の要求元であるユーザ装置102に対して、補助記憶装置203内のユーザ用の記憶領域にアクセスすることを許可することを示す情報を送信する。
また、ユーザ装置102は、提示することを許可する複数のユーザ属性情報を含むアクセス要求をサーバ100に送信し、文書データへのアクセス要求を行う。即ち、ユーザ装置102は、文書データへのアクセス要求の送信の際に、ユーザが提示することを望まない個人番号等の情報を送信しない。これにより、デバイス管理システムは、ユーザが提示することを望まない情報が、通信の傍受等により、漏洩するリスクを低減できる。例えば、サーバ装置が文書データを管理するためのWebサイトを用意している場合、ユーザ装置102は、複数のユーザ属性情報を伴う文書データへのアクセス要求を行うことで、そのWebサイトにログインできることになる。
そこで、CPU201は、S401の処理の後に、S401で受信したユーザ属性情報の数が設定された閾値以上であるか否かを判定し、閾値以上であると判定した場合のみ、S402以降の処理を行うこととしてもよい。その場合、CPU201は、設定された閾値以上のユーザ属性情報を伴わない文書データについては、記憶しないこととなる。このようにすることで、サーバ100は、正式にユーザから設定された数のユーザ属性情報を提示されていない企業からの文書データを記憶しないようにすることができる。これにより、サーバ100は、ユーザにとって無用な又は信用できない文書データを記憶せず、セキュリティ上のリスクを軽減できる。
ユーザが引っ越し等した場合、ユーザの住所や電話番号が変更する場合がある。企業側は、ユーザから住所等の変更の通知を受けていない場合、ユーザの新しい住所等を知ることができない。そのため、企業装置101は、住所等が変更したユーザに対して、旧住所や旧電話番号等のユーザ属性情報と併せて文書データを、サーバ100に送信する場合がある。サーバ100は、ユーザの旧住所、旧電話番号等をユーザ識別情報として保持することで、旧住所等のユーザ属性情報と併せて文書データが送信された場合、以下の処理を行うこととしてもよい。即ち、サーバ100は、受信した旧住所等のユーザ属性情報と同一のユーザ属性情報を含むユーザ識別情報が存在する場合、そのユーザ識別情報に対応するユーザ用の記憶領域に受信した文書データを記憶することとしてもよい。これにより、ユーザは、自分のユーザ属性情報に変更が生じた場合でも、企業側にユーザ属性情報の変更を通知せずに、企業側から文書データを受け取ることができる。サーバ100は、住所や電話番号以外のユーザ属性情報についても、複数個ユーザ識別情報として管理することができる。
本実施形態では、企業装置101は、ユーザに対して様々なサービスや商品を提供している企業に所属する情報処理装置であるとした。しかし、企業装置101の所属先は、ユーザに対して様々なサービスや商品を提供している企業に限定されない。例えば、企業装置101は、ユーザに対して様々な情報を通知する自治体や行政機関等に所属する情報処理装置であるとしてもよい。
また、デバイス管理システムは、本実施形態の処理に、秘密鍵方式等の通信暗号化の技術を組み合わせることで、より強固なセキュリティを実現できる。
実施形態1では、企業装置101のそれぞれは、文書データと共に複数のユーザ属性情報をサーバ100に送信することとした。しかし、文書データの送信の度に、複数のユーザ属性情報を送信するのは、煩雑であり、送信するデータの量が増大し、通信帯域を圧迫してしまうという問題がある。そこで、本実施形態では、企業装置101のそれぞれが複数のユーザ属性情報の代わりに、企業装置101の所属する企業の特定情報及びその企業におけるユーザの特定情報を送信する処理について説明する。
本実施形態におけるデータ管理システムのシステム構成、データ管理システムのシステム構成要素のハードウェア構成は、実施形態1と同様であるとする。
各企業は、データ管理システムの提供元に対して、サーバ100内のユーザ識別情報に、決定した会員IDを登録するように要請する。ユーザ識別情報への会員IDの登録の要請は、例えば、以下のようにして行われる。
企業装置101は、文書データをサーバ100に送信する際に、複数のユーザ属性情報とユーザの会員IDとを併せてサーバ100に送信する。CPU201は、送信された情報のうち、文書データと複数のユーザ属性情報と、に基づいて、実施形態1の図4の処理と同様の処理を行う。また、CPU201は、送信されたユーザの会員IDの情報を、文書データの送信元の企業の企業ID等の企業の特定情報と共に、補助記憶装置203に記憶されているユーザ識別情報に登録する。文書データの送信元の企業の企業IDは、文書データの配布元の特定情報の一例である。また、文書データの送信元の企業におけるユーザの会員IDは、配布元におけるユーザ特定情報の一例である。図5の例では、ユーザ識別情報の下3行のデータが、企業IDと共にユーザ識別情報に登録された会員IDとなっている。
また、企業装置101は、複数のユーザ属性情報とユーザの会員IDとを含むユーザの会員IDの登録要求をサーバ100に送信することとしてもよい。その場合、CPU201は、送信された複数のユーザ属性情報に対応するユーザ識別情報を特定し、特定したユーザ識別情報に、送信されたユーザの会員IDの情報を、文書データの送信元の企業の企業ID等の企業の特定情報と併せて登録する。
また、各企業の担当者は、データ管理システムの担当者に対して、電話等でユーザの会員IDを通知することで、ユーザ識別情報へ会員IDの登録を要請してもよい。その場合、データ管理システムの担当者は、ユーザ識別情報に対して、要請元の企業の企業IDと、通知された会員IDとを併せて登録する作業を行う。
本実施形態の処理と実施形態1の処理とは、図4の文書データの記憶処理が異なる。本実施形態における図4の処理について説明する。
S401において、CPU201は、企業装置101から送信された文書データと企業装置101の企業ID及び会員IDとを含む文書データの登録要求を受信する。
S402において、CPU201は、S401で受信した企業装置101の企業ID及び会員IDに対応するユーザが既に登録されているか否かを確認する。より具体的には、CPU201は、以下のような処理を行う。
CPU201は、補助記憶装置203から、補助記憶装置203に予め記憶されている登録されているユーザのユーザ属性情報であるユーザ識別情報を取得する。CPU201は、取得したユーザ識別情報の中に、S401で受信した企業ID及び会員IDを含むものが存在するか否かを確認する。CPU201は、取得したユーザ識別情報の中にS401で受信した企業ID及び会員IDを含むものが存在することを確認した場合、既に登録されているユーザであるとして、S404の処理に進む。また、CPU201は、取得したユーザ識別情報の中に、S401で受信した企業ID及び会員IDを含むものが存在しないことを確認した場合、新規なユーザであると確認し、S403の処理に進む。
図5の例では、ユーザ識別情報は、企業ID(1000)及び会員ID(000001)、企業ID(2000)及び会員ID(000002)、企業ID(3000)及び会員ID(000003)を含む。例えば、CPU201は、S401で企業ID(2000)及び会員ID(000002)を受信したとする。CPU201は、補助記憶装置203が記憶するユーザ識別情報の中から企業ID(2000)及び会員ID(000002)を有するユーザを検索する。CPU201は、企業ID(2000)及び会員ID(000002)を有する図5に示すユーザ識別情報を検索し、既に登録されているユーザであると確認し、S404の処理に進む。
S404において、CPU201は、補助記憶装置203内のS401で受信した企業ID及び会員IDに対応するユーザ用の記憶領域を決定し、決定した記憶領域に、S401で受信した文書データを記憶する。S402〜S404の処理は、文書データの記憶制御処理の一例である。
S405において、CPU201は、S401で受信した複数のユーザ属性情報に対応するユーザのユーザ識別情報を、補助記憶装置203から取得する。そして、CPU201は、取得したユーザ識別情報にメールアドレスのユーザ属性情報が含まれるか否かを確認する。CPU201は、取得したユーザ識別情報にメールアドレスのユーザ属性情報が含まれることを確認した場合、そのメールアドレスに対して、文書データが届いたことを示す情報を送信し、図4の処理を終了する。この情報の送信により、ユーザは、自分に文書データが届いたことを把握できるようになる。また、CPU201は、文書データが届いたことを示す情報を送信する際に、送信する情報に文書データへのアクセス要求の要求先の情報(URL等)を含ませることとしてもよい。これにより、ユーザは、文書データが届いたことを示す情報に含まれる要求先に文書データへのアクセス要求を行えばよいため、より容易に、文書データの確認を行うことができるようになる。また、CPU201は、取得したユーザ識別情報にメールアドレスのユーザ属性情報が含まれないことを確認した場合、文書データが届いたことを示す情報を送信せずに、図4の処理を終了する。
また、企業側は、登録を受けるユーザに会員IDを付与するが、各企業で使用される会員IDは、企業ごとに独自の会員IDである。本実施形態では、ある企業におけるユーザの会員IDは、その企業の企業装置101及びサーバ100のみが記憶する。即ち、他の企業は、その会員IDを知ることができない。それにより、本実施形態のデータ管理システムは、企業が、他の企業におけるユーザの会員IDを取得し、取得した会員IDをユーザの許可なく利用するリスクを低減できる。
また、データ管理システムは、実施形態1と同様の文書データへのアクセス許可処理を行う。そのため、ユーザ装置102は、複数のユーザ属性情報を含むアクセス要求をサーバ100に送信すればよく、企業毎の会員IDを送信しなくてもよい。これにより、ユーザは、企業毎の会員IDを管理する必要がない。即ち、データ管理システムは、ユーザによる企業毎に異なる会員IDの管理の手間を軽減できる。
実施形態1では、ユーザ装置102は、複数のユーザ属性情報を含んだ文書データへのアクセス要求をサーバ100に送信することとした。しかし、文書データへのアクセス要求の送信の度に、複数のユーザ属性情報を送信するのは、煩雑であり、送信するデータの量が増大し、通信帯域を圧迫してしまうという問題がある。そこで、本実施形態では、ユーザ装置102が複数のユーザ属性情報の代わりに、データ管理システム内におけるユーザの特定情報を送信する処理について説明する。
本実施形態におけるデータ管理システムのシステム構成、データ管理システムのシステム構成要素のハードウェア構成は、実施形態1と同様であるとする。
本実施形態の処理と実施形態1の処理とは、図6の文書データへのアクセス許可処理が異なる。本実施形態における図6の処理について説明する。
S601において、CPU201は、ユーザ装置102から、文書データへのアクセス要求を受信する。S601で受信するアクセス要求には、簡易識別ID及びパスワードが含まれている。
S602において、CPU201は、S601で受信したアクセス要求に含まれる簡易識別ID及びパスワードに対応するユーザが、登録されているか否かを確認する。より具体的には、CPU201は、補助記憶装置203から登録されているユーザのユーザ識別情報を取得し、取得したユーザ識別情報に、S601で受信した簡易識別ID及びパスワードを有するものが存在するか否かを確認する。CPU201は、取得したユーザ識別情報の中にS601で受信した簡易識別ID及びパスワードを含むものが存在することを確認した場合、登録されているユーザであるとして、S603の処理に進む。また、CPU201は、取得したユーザ識別情報の中にS601で受信した簡易識別ID及びパスワードを含むものが存在しないことを確認した場合、登録されていないユーザであると確認し、図6の処理を終了する。
S603において、CPU201は、S601で受信したアクセス要求の要求元であるユーザ装置102に対して、補助記憶装置203内のユーザ用の記憶領域にアクセスすることを許可することを示す情報を送信する。
実施形態1〜3では、サーバ100は、企業装置101から複数のユーザ属性情報と文書データとを併せて受信した場合、以下の処理を行うこととした。即ち、サーバ100は、受信した複数のユーザ属性情報と同一のユーザ属性情報を全て含むユーザ識別情報が存在する場合、そのユーザ識別情報に対応するユーザ用の記憶領域に受信した文書データを記憶することとした。しかし、企業側の管理者等は、複数のユーザ属性情報を企業装置101に入力する際に、ユーザ属性情報の何れかを誤入力する可能性がある。その場合、サーバ100は、ユーザを特定することができず、適切なユーザ用の記憶領域に受信した文書データを記憶することができなくなる。また、企業の担当者等と同様に、ユーザもユーザ装置102に対して、ユーザ属性情報を入力する際に、誤入力する可能性がある。また、従来のデータ管理システムでは、メールアドレスで個人を特定して、そのメールアドレスにメール等で連絡情報を送信し、ユーザのログイン情報登録まで誘導する方式があったが、メールアドレスが間違っている場合等、ユーザにメールが到達しないという問題があった。
そこで、本実施形態では、サーバ100は、企業装置101やユーザ装置102から送信された複数のユーザ属性情報の全てを含むユーザ識別情報がない場合でも、送信された複数のユーザ属性情報のうち設定された数のユーザ属性情報に基づいて、ユーザの特定を行う。
本実施形態のデータ管理システムのシステム構成、各システム構成要素のハードウェア構成等の詳細は、実施形態1と同様である。
図7は、本実施形態における文書データの記憶処理の一例を示すフローチャートである。図7の処理は、図4の処理と比べて、S701の処理を有する点で異なる。図7のS401〜S405の処理は、図4と同様である。
CPU201は、S402で、企業装置101から送信された複数のユーザ属性情報を含むユーザ識別情報が登録されていないと確認された場合、S701の処理に進む。
S701において、CPU201は、S401で受信した複数のユーザ属性情報のうちの設定された数のユーザ属性情報と同一のユーザ属性情報を含むユーザ識別情報が存在するか否かを確認する。補助記憶装置203は、予め、この設定された数の情報を、設定ファイル等の形式で記憶することとする。CPU201は、サーバ100の操作部を介したユーザの操作に基づいて、補助記憶装置203に記憶されている設定された数の情報の内容を更新することができる。CPU201は、補助記憶装置203から設定された数の情報を取得し、企業装置101から受信した複数のユーザ属性情報のうちの取得した情報に対応する数のユーザ属性情報と同一のユーザ属性情報を含むユーザ識別情報が存在するか否かを確認する。CPU201は、受信した複数のユーザ属性情報のうちの設定された数のユーザ属性情報と同一のユーザ属性情報を含むユーザ識別情報が存在することを確認した場合、登録されているユーザであるとして、S404の処理に進む。CPU201は、受信した複数のユーザ属性情報のうちの設定された数のユーザ属性情報と同一のユーザ属性情報を含むユーザ識別情報が存在しないことを確認した場合、新規なユーザであるとして、S403の処理に進む。
これにより、サーバ100は、企業装置101から誤ったユーザ属性情報が幾つか送信された場合でも、適切なユーザ用の記憶領域に文書データを記憶することができる。
サーバ100が以上のような処理を行うことで、例え、企業側が一部誤ったユーザ属性情報を送信しても、データ管理システムは、適切に文書データをユーザ用の記憶領域に記憶できる。
ユーザ装置102は、操作部を介したユーザの操作に基づいて、サーバ100に登録されているユーザ属性情報の変更要求をサーバ100に送信できる。また、ユーザ装置102は、操作部を介したユーザの操作に基づいて、文書データへのアクセス許可要求の際に利用されるユーザだけが知るIDやパスワードの登録要求をサーバ100に送信できる。
CPU201は、S602で、ユーザ識別情報の中にユーザ装置102から受信した複数のユーザ属性情報を全て含むものが存在しないことを確認した場合、S801の処理に進む。
S801において、CPU201は、S601で受信した複数のユーザ属性情報のうちの設定された数のユーザ属性情報と同一のユーザ属性情報を含むユーザ識別情報が存在するか否かを確認する。補助記憶装置203は、予め、この設定された数の情報を、設定ファイル等の形式で記憶することとする。CPU201は、サーバ100の操作部を介したユーザの操作に基づいて、補助記憶装置203に記憶されている設定された数の情報の内容を更新することができる。CPU201は、補助記憶装置203から設定された数の情報を取得し、ユーザ装置102から受信した複数のユーザ属性情報のうちの取得した情報に対応する数のユーザ属性情報と同一のユーザ属性情報を含むユーザ識別情報が存在するか否かを確認する。CPU201は、S601で受信した複数のユーザ属性情報のうちの設定された数のユーザ属性情報と同一のユーザ属性情報を含むユーザ識別情報が存在することを確認した場合、登録されているユーザであるとして、S603の処理に進む。CPU201は、S601で受信した複数のユーザ属性情報のうちの設定された数のユーザ属性情報と同一のユーザ属性情報を含むユーザ識別情報が存在しないことを確認した場合、登録されていないユーザであるとして、図8の処理を終了する。
これにより、サーバ100は、ユーザ装置102から誤ったユーザ属性情報が幾つか送信された場合でも、適切にユーザ装置102に対して文書データへのアクセスを許可できる。
以上、本発明の好ましい実施形態について詳述したが、本発明は係る特定の実施形態に限定されるものではない。
例えば、上述したデータ管理システムの機能構成の一部又は全てをハードウェアとしてサーバ100に実装してもよい。
Claims (11)
- 企業装置とサーバ装置とを含むシステムであって、
前記企業装置は、
ユーザへの文書データと、前記ユーザの複数のユーザ属性情報と、を含む第1の登録要求を、前記サーバ装置に送信し、
前記サーバ装置は、
前記企業装置から前記第1の登録要求を受信すると、登録されているユーザの複数のユーザ属性情報と、前記第1の登録要求に含まれる複数のユーザ属性情報と、に基づいて、前記ユーザを特定し、特定した前記ユーザの記憶領域に、前記第1の登録要求に含まれる文書データを記憶し、前記ユーザの複数のユーザ属性情報と併せて文書データへの第1のアクセス要求を受信すると、登録されているユーザの複数のユーザ属性情報と前記第1のアクセス要求と併せて受信した複数のユーザ属性情報とに基づいて、前記ユーザを特定し、特定した前記ユーザの記憶領域に記憶されている文書データへのアクセスを許可するシステム。 - 前記企業装置は、
前記ユーザへの文書データと、前記ユーザの複数のユーザ属性情報として、氏名、生年月日、住所、電話番号、免許証番号、メールアドレス、住所、パスポート番号のユーザ属性情報のうち、設定された数のユーザ属性情報と、を含む前記第1の登録要求を、前記サーバ装置に送信し、
前記サーバ装置は、
前記第1のアクセス要求と併せて、前記ユーザの複数のユーザ属性情報として、氏名、生年月日、住所、電話番号、免許証番号、メールアドレス、住所、パスポート番号のユーザ属性情報のうち、設定された数のユーザ属性情報を受信する請求項1記載のシステム。 - 前記サーバ装置は、
前記企業装置から前記第1の登録要求を受信すると、登録されているユーザの複数のユーザ属性情報に、前記第1の登録要求に含まれる複数のユーザ属性情報のうち設定された数のユーザ属性情報が含まれる場合、前記ユーザを特定し、特定した前記ユーザの記憶領域に、前記第1の登録要求に含まれる文書データを記憶し、前記ユーザの複数のユーザ属性情報と併せて文書データへの前記第1のアクセス要求を受信すると、登録されているユーザの複数のユーザ属性情報に、前記第1のアクセス要求と併せて受信した複数のユーザ属性情報のうち設定された数のユーザ属性情報が含まれる場合、前記ユーザを特定し、特定した前記ユーザの記憶領域に記憶されている文書データへのアクセスを許可する請求項1又は2記載のシステム。 - 前記サーバ装置は、
前記第1の登録要求に含まれる前記ユーザの複数のユーザ属性情報が登録されていない場合、前記第1の登録要求に含まれる前記ユーザの複数のユーザ属性情報を登録し、前記ユーザに記憶領域を割り当て、割り当てた記憶領域に、前記第1の登録要求に含まれる文書データを記憶する請求項1乃至3何れか1項記載のシステム。 - 前記企業装置は、
前記ユーザへの文書データと、前記ユーザの複数のユーザ属性情報と、前記企業装置の所属先の特定情報及び前記所属先における前記ユーザのユーザ特定情報と、を含む前記第1の登録要求を、前記サーバ装置に送信し、
前記サーバ装置は、
前記第1の登録要求に前記企業装置の所属先の特定情報及び前記所属先における前記ユーザのユーザ特定情報が含まれている場合、前記所属先の特定情報及び前記所属先における前記ユーザのユーザ特定情報を登録する請求項1乃至4何れか1項記載のシステム。 - 前記企業装置は、
更に、前記ユーザへの文書データと、前記企業装置の所属先の特定情報及び前記所属先における前記ユーザのユーザ特定情報と、を含む第2の登録要求を、前記サーバ装置に送信し、
前記サーバ装置は、
前記企業装置から前記第2の登録要求を受信した場合、登録されている前記企業の前記所属先の特定情報及び前記所属先における前記ユーザのユーザ特定情報と、前記第2の登録要求に含まれる前記企業装置の所属先の特定情報及び前記所属先における前記ユーザのユーザ特定情報と、に基づいて、前記ユーザを特定し、特定した前記ユーザの記憶領域に、前記第2の登録要求に含まれる文書データを記憶する請求項5記載のシステム。 - 前記サーバ装置は、
前記ユーザを特定する情報である簡易ユーザ特定情報と併せて文書データへの第2のアクセス要求を受信した場合、登録されている前記ユーザの簡易ユーザ特定情報と前記第2のアクセス要求と併せて受信した簡易ユーザ特定情報とに基づいて、前記ユーザを特定し、特定した前記ユーザの記憶領域に記憶された文書データへのアクセスを許可する請求項1乃至6何れか1項記載のシステム。 - 前記サーバ装置は、
更に、文書データを前記ユーザの記憶領域に記憶した場合、記憶した前記文書データへのアクセス要求の要求先の情報を、設定された送信先に送信する請求項1乃至7何れか1項記載のシステム。 - ユーザへの文書データと、前記ユーザの複数のユーザ属性情報と、を含む登録要求を受信すると、登録されているユーザの複数のユーザ属性情報と、前記登録要求に含まれる複数のユーザ属性情報と、に基づいて、前記ユーザを特定し、特定した前記ユーザの記憶領域に、前記登録要求に含まれる文書データを記憶し、ユーザの複数のユーザ属性情報と併せて文書データへのアクセス要求を受信すると、登録されているユーザの複数のユーザ属性情報と前記アクセス要求と併せて受信した複数のユーザ属性情報とに基づいて、前記ユーザを特定し、特定した前記ユーザの記憶領域に記憶されている文書データへのアクセスを許可する情報処理装置。
- 企業装置とサーバ装置とを含むシステムにおける情報処理方法であって、
前記企業装置が、ユーザへの文書データと、前記ユーザの複数のユーザ属性情報と、を含む登録要求を、前記サーバ装置に送信するステップと、
前記サーバ装置が、前記企業装置から前記登録要求を受信するステップと、
前記サーバ装置が、登録されているユーザの複数のユーザ属性情報と、前記登録要求に含まれる複数のユーザ属性情報と、に基づいて、前記ユーザを特定し、特定した前記ユーザの記憶領域に、前記登録要求に含まれる文書データを記憶するステップと、
前記サーバ装置が、前記ユーザの複数のユーザ属性情報と併せて文書データへのアクセス要求を受信するステップと、
前記サーバ装置が、登録されているユーザの複数のユーザ属性情報と前記アクセス要求と併せて受信した複数のユーザ属性情報とに基づいて、前記ユーザを特定し、特定した前記ユーザの記憶領域に記憶されている文書データへのアクセスを許可するステップと、
を含む情報処理方法。 - コンピュータに、
ユーザへの文書データと、前記ユーザの複数のユーザ属性情報と、を含む登録要求を受信するステップと、
登録されているユーザの複数のユーザ属性情報と、前記登録要求に含まれる複数のユーザ属性情報と、に基づいて、前記ユーザを特定し、特定した前記ユーザの記憶領域に、前記登録要求に含まれる文書データを記憶するステップと、
前記ユーザの複数のユーザ属性情報と併せて文書データへのアクセス要求を受信するステップと、
登録されているユーザの複数のユーザ属性情報と前記アクセス要求と併せて受信した複数のユーザ属性情報とに基づいて、前記ユーザを特定し、特定した前記ユーザの記憶領域に記憶されている文書データへのアクセスを許可するステップと、
を実行させるためのプログラム。
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JP2016057383A JP2017174007A (ja) | 2016-03-22 | 2016-03-22 | システム、情報処理装置、情報処理方法及びプログラム |
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