JP2017016257A - 情報処理システム、端末装置、およびプログラム - Google Patents

Abstract

【課題】電子データとして配布される会議資料に対するセキュリティーを向上することができる情報処理システム、端末装置、およびプログラムを提供すること。
【解決手段】情報処理システム１は、情報処理装置１０と端末装置３０とを備える。端末装置３０は、近距離通信で他の端末装置と識別情報を交換し、交換した結果得られた識別情報を情報処理装置１０に送信する。情報処理装置１０は、端末装置３０から受信した識別情報に基づき、会議の主催者の端末装置に近接する端末装置の集合を認識する集合認識部１４と、会議資料情報を格納するデータベース１２と、集合認識部１４によって認識された集合に属する端末装置に会議資料情報を送信するよう、Ｗｅｂ通信部１３を制御するサーバ制御部１１とを備える。
【選択図】図１

Description

本発明は、会議において用いられる会議資料情報を取り扱う情報処理システム、端末装置、およびプログラムに関する。

会議においては、一般的に紙媒体の会議資料が参加者に配布される。しかし、業務の効率化、コスト低減、また環境負荷の低減の観点から、ペーパーレス化が求められている。特に、近年のオフィスワークは情報通信技術による高度化が進んでおり、電子データとして必要な時に必要な参加者に会議資料を配布することができれば、紙媒体の会議資料を配布する必要は少ないと考えられる。

ペーパーレス化の解決策の一つとして、会議資料配布システムが提案されている。会議資料配布システムにおいては、会議参加者はタブレットなどの端末装置を用いて会議資料を電子的に共有し、閲覧することができる。

会議資料配布システムは、既に広く実用化されている。例えば、特許文献１には、端末装置間における会議資料の共有のみならず、プリンタとの連携機能をもつシステムが提案されている。特許文献２には、中央サーバを用いずに端末装置間で、会議資料を配布するシステムが提案されている。特許文献３には、会議資料の配布の効率化を図るために、通信線以外に同報ネットワークを用いるシステムが提案されている。

また、配布される会議資料のセキュリティーを向上させるシステムが提案されている。例えば、特許文献４には、サーバと端末装置間の通信を定期的に行い、認証失敗時に端末装置のデータを消去するシステムが提案されている。特許文献５には、会議において配布される会議資料データを、参加者の退場時に自動的に消去するシステムが提案されている。特許文献６には、会議中に閲覧される閲覧用資料と事後の配布用資料とを区別して管理し、会議の終了時に端末装置から閲覧用資料を削除し、さらに会議資料の属性に応じて、端末装置への配布用資料の送信の可否を判断するシステムが提案されている。

特開２０１３−２３２１０５号公報 特開２００２−７６４１号公報 特開２０００−２３１３３号公報 特開２００６−３１３４６号公報 特開２００３−２４２２８５号公報 特開２０１３−１５２６９６号公報

紙媒体の会議資料の場合には、配布者が配布する範囲を物理的に制御することができる。例えば、外部に漏れてはいけない重要な会議資料であれば、配布者は会議の参加者のみに会議資料を配布することができる。

しかしながら、会議資料を電子データとして、ネットワークを介して遠隔地に送信することができる会議資料配布システムにおいては、配布者の近くに相手がいるかどうかにかかわらず会議資料を配布できてしまうため、会議の参加者以外に会議資料が配布される可能性があった。したがって、既存の会議資料配布システムにおいては、電子データとして配布される会議資料に対するセキュリティーを確保することが難しい場合があった。

そこで、本発明は、電子データとして配布される会議資料に対するセキュリティーを向上することができる情報処理システム、端末装置、およびプログラムを提供することを目的とする。

本発明は、上述の課題を解決すべくなされたもので、情報処理装置および複数の端末装置がネットワークを介して接続された情報処理システムであって、前記複数の端末装置は、それぞれ、近距離通信で他の端末装置に情報を送信するとともに、前記近距離通信で前記他の端末装置から情報を受信する第１の通信手段と、前記第１の通信手段が前記近距離通信を行うことによって得られた情報を前記情報処理装置に送信するとともに、会議資料情報または前記会議資料情報を参照するための参照情報を前記情報処理装置から受信する第２の通信手段と、前記第２の通信手段によって受信された前記会議資料情報または前記参照情報に基づき、前記会議資料情報を表示する表示手段と、を備え、前記情報処理装置は、前記第２の通信手段から送信された前記情報を受信する第３の通信手段と、前記第３の通信手段によって受信された前記情報に基づき、会議の主催者の端末装置に近接する端末装置の集合を認識する集合認識手段と、前記会議資料情報または前記参照情報を格納する格納手段と、前記集合認識手段によって認識された前記集合に属する端末装置に、前記格納手段に格納された前記会議資料情報または前記参照情報を送信するよう、前記第３の通信手段を制御する制御手段と、を備えることを特徴とする情報処理システムである。

また、本発明は、前記格納手段が、前記集合認識手段により認識された前記集合に属する端末装置以外の端末装置に対して、前記会議資料情報または前記参照情報を送信することを許可するかどうかを示すアクセス要件情報を格納しており、前記制御手段が、前記格納手段に格納された前記アクセス要件情報に基づき、前記集合認識手段により認識された前記集合に属する端末装置以外の端末装置に対して、前記格納手段に格納された前記会議資料情報または前記参照情報の送信を許可するかどうかを判定することを特徴とする。

また、本発明は、前記格納手段が、前記集合認識手段により認識された前記集合に属する端末装置のリストを近接リストとして格納するとともに、前記会議の参加者の端末情報のリストを参加者リストとして格納していることを特徴とする。

また、本発明は、前記第３の通信手段が、前記集合認識手段により認識された前記集合に属する端末装置に、前記近接リストおよび前記参加者リストを送信し、前記表示手段が、前記近接リストおよび前記参加者リストに基づき、前記会議の参加者の一覧および前記参加者の出欠状況を表示することを特徴とする。

また、本発明は、前記表示手段が、前記近接リストおよび前記参加者リストのいずれにも登録されている端末装置の所有者を出席者として表示し、前記参加者リストには登録されているものの前記近接リストには登録されていない端末装置の所有者を欠席者として表示することを特徴とする。

また、本発明は、前記端末装置が、前記会議への参加申請を行うための参加申請手段と、他の端末からの前記参加申請を承認する参加承認手段と、他の端末からの前記参加申請を拒否する参加拒否手段とを更に備え、前記制御手段が、前記参加承認手段によって前記参加申請が承認されると、前記参加申請が承認された前記端末装置の識別情報を、前記格納手段に格納された前記参加者リストに追加し、前記参加拒否手段が、前記集合認識手段により認識された前記集合に属する端末装置以外の端末装置に対しては、前記参加申請を拒否することができることを特徴とする。

また、本発明は、前記端末装置が、前記会議への招待申請を行うための招待申請手段と、他の端末からの前記招待申請を承認する招待承認手段と、他の端末からの前記招待申請を拒否する招待拒否手段とを更に備え、前記制御手段が、前記招待承認手段によって前記招待申請が承認されると、前記招待申請を承認した前記端末装置の識別情報を、前記格納手段に格納された前記参加者リストに追加し、前記招待拒否手段が、前記集合認識手段により認識された前記集合に属する端末装置以外の端末装置に対しては、前記招待申請を拒否することができることを特徴とする。

また、本発明は、ネットワークを介して情報処理装置と接続された端末装置であって、近距離通信で他の端末装置に情報を送信するとともに、前記近距離通信で前記他の端末装置から情報を受信する第１の通信手段と、前記第１の通信手段が前記近距離通信を行うことによって得られた情報を前記情報処理装置に送信するとともに、会議資料情報または前記会議資料情報を参照するための参照情報を前記情報処理装置から受信する第２の通信手段と、前記第２の通信手段によって受信された前記会議資料情報または前記参照情報に基づき、前記会議資料情報を表示する表示手段と、を備えることを特徴とする端末装置である。

また、本発明は、ネットワークを介して情報処理装置と接続された端末装置のコンピュータを、近距離通信で他の端末装置に情報を送信するとともに、前記近距離通信で前記他の端末装置から情報を受信する第１の通信手段、前記第１の通信手段が前記近距離通信を行うことによって得られた情報を前記情報処理装置に送信するとともに、会議資料情報または前記会議資料情報を参照するための参照情報を前記情報処理装置から受信する第２の通信手段、前記第２の通信手段によって受信された前記会議資料情報または前記参照情報に基づき、前記会議資料情報を表示する表示手段として機能させるためのプログラムである。

また、本発明は、ネットワークを介して複数の端末装置と接続された情報処理装置のコンピュータを、前記複数の端末装置から識別情報を受信する通信手段、前記通信手段によって受信された前記識別情報に基づき、会議の主催者の端末装置に近接する端末装置の集合を認識する集合認識手段、会議資料情報または前記会議資料情報を参照するための参照情報を格納する格納手段、前記集合認識手段によって認識された前記集合に属する端末装置に、前記格納手段に格納された前記会議資料情報または前記参照情報を送信するよう、前記通信手段を制御する制御手段として機能させるためのプログラムである。

本発明によれば、電子データとして配布される会議資料に対するセキュリティーを向上することができる。

情報処理システム１の全体構成を示す図である。 近接している複数の端末装置からなる集合の認識処理を示す図である。 図２に示される一連の処理を示すシーケンス図である。 会議資料情報の配布処理を示す図である。 図４に示される一連の処理を示すシーケンス図である。 主催者の端末装置Ａの表示部３３に表示される画面の一例を示す図である。 参加者の端末装置Ｂの表示部３３に表示される画面の一例を示す図である。 参加者の端末装置Ｃの表示部３３に表示される画面の一例を示す図である。 端末装置Ｄの表示部３３に表示される画面の一例を示す図である。 会議への参加申請処理を示す図である。 図１０に示される一連の処理を示すシーケンス図である。 端末装置Ｂの表示部３３に表示される参加申請画面の一例である。 端末装置Ａの表示部３３に表示される参加承認画面の一例である。 会議への招待申請処理を示す図である。 図１４に示される一連の処理を示すシーケンス図である。 端末装置Ａの表示部３３に表示される招待申請画面の一例である。 端末装置Ｂの表示部３３に表示される招待承認画面の一例である。 端末装置Ａの表示部３３に表示される参加者一覧画面の一例である。 端末装置Ｂの表示部３３に表示される参加者一覧画面の一例である。

以下、本実施形態の情報処理システム、端末装置、およびプログラムを、図面を参照して説明する。

図１は、情報処理システム１の全体構成を示す図である。情報処理システム１において、情報処理装置１０および端末装置３０がネットワーク２０を介して接続されている。ネットワーク２０は、例えば、インターネット、ＬＡＮ（Local Area Network）、公衆回線、携帯電話網等である。情報処理装置１０は、例えばネットワーク２０上に構築されたサーバである。詳細は後述するが、情報処理装置１０は複数のＡＰＩ（Application Programming Interface）を備える。たとえば、情報処理装置１０は、ログインＡＰＩ、端末報告ＡＰＩ、資料アクセスＡＰＩ、参加者管理ＡＰＩなどを備える。

情報処理装置１０は、サーバ制御部１１と、データベース１２と、Ｗｅｂ通信部１３と、集合認識部１４とを備える。データベース１２は、近接リストＬ１や会議の参加者リストＬ２などの様々な情報を格納する。近接リストＬ１および会議の参加者リストＬ２の詳細は後述する。サーバ制御部１１は、データベース１２に対する情報の書き込みおよび読み出しを制御する。Ｗｅｂ通信部１３は、情報処理装置１０が端末装置３０と通信するための通信インターフェースである。集合認識部１４は、詳細は後述するが、互いに近接する複数の端末装置からなる集合を認識する。

端末装置３０は、例えばタブレット型の端末装置である。なお、端末装置３０は、ノートＰＣやスマートフォンなどの端末装置であってもよい。端末装置３０は、端末制御部３１と、無線ＬＡＮ通信部３２と、表示部３３と、近距離無線通信部３４と、記憶部３５とを備える。

端末装置３０の記憶部３５には、タブレット向けアプリケーション・プログラムがインストールされる。端末制御部３１は、記憶部３５からアプリケーション・プログラムを読み出して実行する。無線ＬＡＮ通信部３２は、端末装置３０が情報処理装置１０と通信するための無線通信インターフェースである。

表示部３３は、例えば情報の表示が可能なタッチパネルなどのユーザ・インターフェースである。近距離無線通信部３４は、例えばＢｌｕｅｔｏｏｔｈ（登録商標） Ｌｏｗ Ｅｎｅｒｇｙなどの近距離無線通信インターフェースである。なお、図１においては１つの端末装置３０がネットワーク２０に接続されている例を示したが、実際には複数の端末装置がネットワーク２０に接続されている。

端末制御部３１は、自身の端末装置を特定するための識別情報を発行し、発行した識別情報を記憶部３５に記憶する。例えば、端末制御部３１は、ＵＵＩＤ（Universally Unique Identifier）など、他の端末装置の識別情報と重複する可能性が無視できるほど低い番号を識別情報として発行する。

端末制御部３１は、無線ＬＡＮ通信部３２を制御して、発行した識別情報を情報処理装置１０へと送信する。情報処理装置１０内のＷｅｂ通信部１３は、各端末装置３０から送信された識別情報を受信する。サーバ制御部１１は、Ｗｅｂ通信部１３によって受信された識別情報をデータベース１２に記憶する。なお、本実施形態では、端末装置３０が識別情報を発行することとしたが、情報処理装置１０が識別情報を発行してもよい。

（集合認識処理）
図２は、近接している複数の端末装置からなる集合の認識処理を示す図である。図２に示されるように、複数の端末装置３０ａ〜３０ｆが、ネットワーク２０を介して情報処理装置１０と通信する。なお、端末装置３０ａは会議の主催者の端末装置であり、端末装置３０ｃ、３０ｄ、および３０ｆは、会議の参加者の端末装置である。図２に示される例においては、複数の端末装置３０ａ〜３０ｆに、それぞれ識別情報ＩＤ１〜ＩＤ６が割り振られている。

端末装置３０ａ〜３０ｆは、自身の識別情報を記憶部３５から読み出し、読み出した識別情報を定期的にブロードキャストする。また、端末装置３０ａ〜３０ｆは、他の端末装置からブロードキャストされた識別情報を受信し、一定期間内に受信した識別情報を情報処理装置１０に送信する。情報処理装置１０の集合認識部１４は、各端末装置３０ａ〜３０ｆから送信された識別情報を受信し、互いに近接する複数の端末装置の集合を認識する。

例えば、図２に示される例において、端末装置３０ａは、自身の識別情報ＩＤ１と、近接する複数の端末装置から受信した識別情報ＩＤ２〜ＩＤ４とを関連付けて情報処理装置１０へ送信する。識別情報の送信は、端末報告ＡＰＩを用いて行われる。他の端末装置３０ｂ〜３０ｆについても、端末装置３０ａと同様に、自身の識別情報と、近接する複数の端末装置から受信した識別情報とを関連付けて情報処理装置１０へ送信する。

情報処理装置１０の集合認識部１４は、受信したこれらの情報に基づき、端末装置３０ａ〜３０ｄによって構成される集合Ａを認識するとともに、端末装置３０ｅおよび３０ｆによって構成される集合Ｂを認識する。例えば、情報処理装置１０は、端末装置３０ａから自身の識別情報ＩＤ１と、近接する端末装置の識別情報ＩＤ２〜ＩＤ４とを受信している。このため、情報処理装置１０は、端末装置３０ａ〜３０ｄが同じ集合に属すると判断する。情報処理装置１０は、認識したこれらの集合を、近接リストＬ１としてデータベース１２に格納する。近接リストＬ１には、集合認識部１４によって認識された集合ごとに、集合に属する端末装置の識別情報が登録されている。

本実施形態によれば、各端末装置３０が相互に近接する端末装置３０を認識することができる。近距離無線通信は一般的に不安定であり、端末装置３０が近接する端末装置３０からの全てのブロードキャストを受信できるとは限らない。しかしながら、本実施形態によれば、一方の端末装置３０が他方の端末装置３０のブロードキャストを受信することができれば、情報処理装置１０はこれらの端末装置３０が同じ集合に属すると判定することができる。このため、近接する端末装置３０を安定して認識することが可能となる。

図３は、図２に示される一連の処理を示すシーケンス図である。図３において、端末装置３０ａ〜３０ｃを、それぞれ端末装置Ａ〜Ｃとして示している。まず、端末装置Ａは、情報処理装置１０のサーバ制御部１１に対してログインを行う（ステップＳ１）。ログイン処理は、ログインＡＰＩを用いて行われる。

情報処理装置１０のデータベース１２には、予め端末装置３０の使用者のＩＤとパスワードが登録されている。端末装置Ａは、使用者によって入力されたＩＤとパスワードをサーバ制御部１１に送信する。サーバ制御部１１は、端末装置Ａから受信したＩＤとパスワードに基づき、データベース１２に登録されている情報を参照して、ログインを認めるかどうかを判断する。

ログインを認める場合には、サーバ制御部１１は、端末装置Ａにログイン完了通知を送信する（ステップＳ２）。このとき、サーバ制御部１１は、予想が困難な一時キーであるセッションキーを発行し、端末装置Ａに送信する。このセッションキーを用いることで、サーバ制御部１１は、どの端末装置からのアクセスであるかを認識することができる。

ログインが完了すると、端末装置Ａは、近距離無線通信部３４に対して識別情報の送信開始を指示する（ステップＳ３）。これに応じて、近距離無線通信部３４は、一定時間ごとに繰り返し識別情報をブロードキャストする（ステップＳ４）。

また、端末装置Ａは、近距離無線通信部３４に対して識別情報の受信開始を指示する（ステップＳ５）。これに応じて、近距離無線通信部３４は、他の端末装置からブロードキャストされた識別情報を受信する（ステップＳ６およびＳ７）。その後、近距離無線通信部３４は、端末報告ＡＰＩを用いて、近接する複数の端末装置の識別情報を、自身の識別情報とともにサーバ制御部１１に送信する（ステップＳ８）。識別情報の送信は、端末報告ＡＰＩを用いて行われる。

サーバ制御部１１は、端末装置Ａから受信した識別情報に基づき、データベース１２に格納されている近接リストＬ１を更新する（ステップＳ９）。近接リストＬ１の更新が完了すると、サーバ制御部１１は、端末装置Ａに更新完了通知を送信する（ステップＳ１０）。なお、ステップＳ６〜Ｓ１０の処理は、一定時間ごとに繰り返し実行される。

（会議資料配布処理）
図４は、会議資料情報の配布処理を示す図である。図４は、一例として、端末装置３０ａが会議資料を配布する場合の、情報処理システム１全体の処理を示している。まず、会議の主催者の端末装置３０ａは、会議資料情報を情報処理装置１０に送信する。情報処理装置１０は、端末装置３０ａが会議の主催者の端末装置であることを確認した上で、端末装置３０ａから受信した会議資料情報をデータベース１２に登録する。

情報処理装置１０は、端末装置３０ｃから会議資料情報の取得要求を受信した場合、端末装置３０ｃが会議の参加者の端末装置であり、かつ、端末装置３０ｃが集合Ａに属することを確認した上で、データベース１２に登録された会議資料情報を端末装置３０ｃへ送信する。これと同様に、情報処理装置１０は、会議資料情報を端末装置３０ｄへ送信する。

一方、端末装置３０ｂは、会議の主催者の端末装置でも参加者の端末装置でもない。このため、情報処理装置１０は、端末装置３０ｂから会議資料の取得要求を受信しても、端末装置３０ｂへ会議資料を送信しない。また、端末装置３０ｅおよび３０ｆは、会議の主催者の端末装置３０ａが所属する集合Ａとは異なる集合Ｂに属する。このため、情報処理装置１０は、端末装置３０ｅおよび３０ｆから会議資料の取得要求を受信しても、端末装置３０ｅおよび３０ｆへ会議資料を送信しない。

なお、端末装置３０ｆは会議の参加者の端末装置であるが、端末装置３０ｆは集合Ａに属していないため、端末装置３０ｆの所有者は会議を欠席していると考えられる。従って、情報処理装置１０は、端末装置３０ｆから会議資料の取得要求を受信しても、端末装置３０ｆへ会議資料を送信しないこととしている。ただし、欠席者が会議資料情報にアクセスできるようにアクセス要件情報が設定されている場合、情報処理装置１０は、端末装置３０ｆに会議資料情報を送信する。

また、情報処理装置１０は、主催者の端末装置３０ａから会議資料の取得要求を受信した場合には、端末装置３０ａに会議資料を送信する。会議資料情報の登録は、会議の主催者からの要求のみならず、会議の参加者からの要求によっても行われる。

図５は、図４に示される一連の処理を示すシーケンス図である。図５に示される処理は、資料アクセスＡＰＩを用いて実行される。図５において、会議の主催者の端末装置３０ａを端末装置Ａとして示し、端末装置３０ｂ〜３０ｆをまとめて端末装置Ｂとして示している。

端末装置Ａは、端末装置Ａの識別情報とともに、会議資料情報を情報処理装置１０のサーバ制御部１１に送信する（ステップＳ２１）。このとき、端末装置Ａは、会議を特定するための会議特定情報と、会議の欠席者に対する会議資料情報へのアクセスの可否を示すアクセス要件情報についても、サーバ制御部１１に送信する。サーバ制御部１１は、受信した端末装置Ａの識別情報に基づき、データベース１２を参照して端末装置Ａが会議の主催者または参加者の端末装置であるかどうかを判断する。

端末装置Ａが会議の主催者または参加者の端末装置である場合、サーバ制御部１１は、受信した会議資料情報をデータベース１２に登録する（ステップＳ２２）。このとき、サーバ制御部１１は、会議特定情報と、会議資料情報と、アクセス要件情報とを関連付けてデータベース１２に登録する。会議資料情報の登録が完了すると、サーバ制御部１１は、端末装置Ａに登録完了通知を送信する（ステップＳ２３）。

なお、端末装置Ａが会議の主催者および参加者の端末装置ではない場合、サーバ制御部１１は、受信した会議資料情報をデータベース１２に登録せず、端末装置Ａに対して登録拒否通知を送信する。

一方、端末装置Ｂは、端末装置Ｂの識別情報とともに、会議資料の取得要求をサーバ制御部１１に送信する（ステップＳ２４）。端末装置Ｂは、ＨＴＴＰＳ（Hyper Text Transfer Protocol Secure）経由でサーバ制御部１１にアクセスする。取得要求には、会議を特定するための会議特定情報が含まれる。サーバ制御部１１は、端末装置Ｂから会議資料の取得要求を受信すると、受信した会議特定情報に基づき、データベース１２から会議の参加者リストＬ２を取得する。サーバ制御部１１は、受信した端末装置Ｂの識別情報が参加者リストＬ２に含まれるかどうかを判断する（ステップＳ２５）。

端末装置Ｂの識別情報が参加者リストＬ２に含まれない場合（Ｃａｓｅ１）、端末装置Ｂは会議資料情報に対するアクセス権を有しない。このため、サーバ制御部１１は、端末装置Ｂに会議資料情報を送信せず、拒否通知を送信する（ステップＳ２６）。一方、端末装置Ｂの識別情報が参加者リストＬ２に含まれる場合（Ｃａｓｅ２）、サーバ制御部１１は、データベース１２から会議資料情報を読み出す（ステップＳ２７）。

次に、サーバ制御部１１は、データベース１２からアクセス要件情報を参照し、会議の欠席者に対する会議資料情報へのアクセスの可否を判断する。欠席者に対する会議資料情報へのアクセスが認められる場合（Ｃａｓｅ２−１）、サーバ制御部１１は、会議資料情報を端末装置Ｂへ送信する（ステップＳ２８）。

一方、欠席者に対する会議資料情報へのアクセスが認められていない場合（Ｃａｓｅ２−２）、サーバ制御部１１は、データベース１２に格納された近接リストＬ１を参照し、端末装置Ａと端末装置Ｂが同じ集合に属するかどうかを判断する（ステップＳ２９）。

端末装置Ａと端末装置Ｂが同じ集合に属する場合（Ｃａｓｅ２−２−１）、サーバ制御部１１は、会議資料情報を端末装置Ｂへ送信する（ステップＳ３０）。一方、端末装置Ａと端末装置Ｂが同じ集合に属さない場合（Ｃａｓｅ２−２−２）、サーバ制御部１１は、端末装置Ｂに会議資料情報を送信せず、拒否通知を送信する（ステップＳ３１）。

図６〜図９は、端末装置３０の表示部３３に表示される画面の一例を示す図である。ここで、データベース１２には、会議の主催者の端末装置Ａからの会議資料情報４１および４２と、会議の参加者の端末装置Ｂからの会議資料情報４３と、会議の参加者の端末装置Ｃからの会議資料情報４４とが登録されていることとする。なお、会議資料情報４２および４３は、会議の出席者のみがアクセス可能な情報であるとして、アクセス要件情報に登録されていることとする。また、端末装置Ｄは、会議の参加者の端末装置ではないこととする。

図６は、主催者の端末装置Ａの表示部３３に表示される画面の一例を示す図である。図６に示されるように、主催者の端末装置Ａの表示部３３には、登録された全ての会議資料情報４１〜４４が表示される。このため、主催者の端末装置Ａは、全ての会議資料情報４１〜４４にアクセスすることができる。

図７は、参加者の端末装置Ｂの表示部３３に表示される画面の一例を示す図である。なお、端末装置Ｂの所有者は会議に出席しており、端末装置Ｂは主催者の端末装置Ａと同一の集合に属することとする。この場合、図７に示されるように、端末装置Ｂの表示部３３には、登録された全ての会議資料情報４１〜４４が表示される。このため、端末装置Ｂは、全ての会議資料情報４１〜４４にアクセスすることができる。

図８は、参加者の端末装置Ｃの表示部３３に表示される画面の一例を示す図である。なお、端末装置Ｃの所有者は会議を欠席しており、端末装置Ｃは主催者の端末装置Ａと同一の集合に属さないこととする。この場合、図８に示されるように、端末装置Ｃの表示部３３には、会議資料情報４１および４４が表示される。しかしながら、端末装置Ｃの所有者は会議を欠席しているため、会議資料情報４２および４３は端末装置Ｃの表示部３３に表示されない。このため、端末装置Ｃは、会議資料情報４１および４４にアクセスすることができるものの、会議資料情報４２および４３にアクセスすることはできない。

図９は、端末装置Ｄの表示部３３に表示される画面の一例を示す図である。端末装置Ｄの所有者は会議の参加者ではないため、会議資料情報４１〜４４のいずれも端末装置Ｄの表示部３３に表示されず、「アクセス不可」のメッセージが表示部３３に表示される。このため、端末装置Ｄは、会議資料情報４１〜４４のいずれに対してもアクセスすることができない。

（参加申請処理）
図１０は、会議への参加申請処理を示す図である。まず、会議の主催者の端末装置３０ａは、情報処理装置１０に対して、参加者管理ＡＰＩを用いて会議の作成を指示する。これに応じて、情報処理装置１０は、会議の主催者として端末装置３０ａの識別情報が登録された参加者リストＬ２をデータベース１２に登録する。なお、参加者リストＬ２は、会議特定情報に関連付けられてデータベース１２に登録されている。ただし、この段階では、まだ参加者が参加者リストＬ２に登録されていない。

図１０に示されるように、情報処理装置１０が端末装置３０ｂから参加申請を受信すると、端末装置３０ｂは会議の主催者の端末装置３０ａと同じ集合Ａに属するため、情報処理装置１０は端末装置３０ｂの参加申請を承認する。そして、情報処理装置１０は、参加者リストＬ２に端末装置３０ｂの識別情報を登録する。一方、情報処理装置１０が端末装置３０ｅから参加申請を受信すると、端末装置３０ｅは集合Ａに属さないため、情報処理装置１０は端末装置３０ｂの参加申請を拒否する。

図１１は、図１０に示される一連の処理を示すシーケンス図である。図１１に示される処理は、参加者管理ＡＰＩを用いて実行される。図１１において、会議の主催者の端末装置３０ａを端末装置Ａとして示し、端末装置３０ｂ〜３０ｆをまとめて端末装置Ｂとして示している。また、図１２は、端末装置Ｂの表示部３３に表示される参加申請画面の一例である。

情報処理装置１０は、端末装置Ｂからの要請に応じて、端末装置Ｂが参加している会議の会議特定情報と、端末装置Ｂの近くの端末装置が主催している会議の会議特定情報とが含まれる情報を端末装置Ｂに送信する。端末装置Ｂは、サーバ制御部１１から受信した会議特定情報に基づき、図１２に示される参加申請画面を表示部３３に表示する。

図１２に示されるように、参加申請画面には、端末装置Ｂが参加している「会議２」と、端末装置Ｂと同じ集合に属している端末装置Ａが主催している「会議１」とが表示されている。端末装置Ｂが、端末装置Ａが主催している「会議１」への参加申請を行う場合、端末装置Ｂの所有者によって申請キー５１が選択される。申請キー５１は参加申請手段として機能する。

申請キー５１が選択されると、端末装置Ｂは、端末装置Ｂの識別情報とともに、会議への参加申請を情報処理装置１０のサーバ制御部１１に送信する（ステップＳ４１）。参加申請には、端末装置Ｂの識別情報と、端末装置Ｂが参加しようとする会議の会議特定情報が含まれる。サーバ制御部１１は、受信した端末装置Ｂの識別情報に基づき、データベース１２に格納された近接リストＬ１を参照して、端末装置Ｂが会議の主催者の端末装置Ａと同じ集合に属するかどうかを判断する（ステップＳ４２）。

端末装置Ａと端末装置Ｂが同じ集合に属さない場合（Ｃａｓｅ１）、サーバ制御部１１は端末装置Ｂに拒否通知を送信する（ステップＳ４３）。一方、端末装置Ａと端末装置Ｂが同じ集合に属する場合（Ｃａｓｅ２）、サーバ制御部１１は、端末装置Ｂに申請受付通知を送信する（ステップＳ４４）。また、サーバ制御部１１は、主催者の端末装置Ａに参加申請通知を送信する（ステップＳ４５）。なお、参加申請通知には、参加申請を行った端末装置Ｂの識別情報と、端末装置Ｂが参加しようとする会議の会議特定情報とが含まれる。

図１３は、端末装置Ａの表示部３３に表示される参加承認画面の一例である。端末装置Ａは、サーバ制御部１１から参加申請通知を受信すると、表示部３３上にポップアップウィンドウ５２を表示する。ポップアップウィンドウ５２には、「端末装置Ｂより、会議１への参加申請がありました。承認しますか？」のメッセージと、キャンセルキー５３と、ＯＫキー５４とが表示されている。キャンセルキー５３は、参加申請を拒否する場合に選択され、ＯＫキー５４は、参加申請を承認する場合に選択される。

ＯＫキー５４が選択されると（Ｃａｓｅ２−１）、端末装置Ａはサーバ制御部１１に承認通知を送信する（ステップＳ４６）。サーバ制御部１１は、端末装置Ａから承認通知を受信すると、端末装置Ｂが参加しようとする会議の会議特定情報に対応する参加者リストＬ２に、端末装置Ｂの識別情報を登録する（ステップＳ４７）。その後、サーバ制御部１１は、端末装置Ｂに承認通知を送信する（ステップＳ４８）。

一方、キャンセルキー５３が選択されると（Ｃａｓｅ２−２）、端末装置Ａはサーバ制御部１１に拒否通知を送信する（ステップＳ４９）。サーバ制御部１１は、端末装置Ａから拒否通知を受信すると、端末装置Ｂに拒否通知を送信する（ステップＳ５０）。

（招待申請処理）
図１４は、会議への招待申請処理を示す図である。まず、会議の主催者の端末装置３０ａは、情報処理装置１０に招待申請を送信する。例えば、端末装置３０ｂが会議に招待されている場合、端末装置３０ｂは会議の主催者の端末装置３０ａと同じ集合Ａに属するため、情報処理装置１０は端末装置３０ｂに対して会議へ招待することができる。一方、例えば、端末装置３０ｅは会議の主催者の端末装置３０ａと同じ集合Ａに属さないため、情報処理装置１０は端末装置３０ｅに対して会議へ招待することができない。

図１５は、図１４に示される一連の処理を示すシーケンス図である。図１５に示される処理は、参加者管理ＡＰＩを用いて実行される。図１５において、会議の主催者の端末装置３０ａを端末装置Ａとして示し、端末装置３０ｂ〜３０ｆをまとめて端末装置Ｂとして示している。また、図１６は、端末装置Ａの表示部３３に表示される招待申請画面の一例である。

情報処理装置１０は、端末装置Ａからの要請に応じて、端末装置Ａが主催している会議に参加している端末装置の識別情報と、端末装置Ａと同じ集合に属している端末装置の識別情報とが含まれる情報を端末装置Ａに送信する。端末装置Ａは、サーバ制御部１１から受信した情報に基づき、図１６に示される招待申請画面を表示部３３に表示する。

図１６に示されるように、招待申請画面には、端末装置Ａが主催している「会議１」の参加者の端末装置Ａ、Ｃ、およびＤと、端末装置Ａと同じ集合に属している端末装置Ｂとが表示されている。端末装置Ａが端末装置Ｂを「会議１」に招待する場合、端末装置Ａの所有者によって招待キー６１が選択される。招待キー６１は招待申請手段として機能する。

招待キー６１が選択されると、端末装置Ａは、端末装置Ａの識別情報とともに、会議への招待申請を情報処理装置１０のサーバ制御部１１に送信する（ステップＳ６１）。招待申請には、端末装置Ａが主催する会議の会議特定情報と、会議に招待する端末装置Ｂの識別情報とが含まれる。サーバ制御部１１は、受信した端末装置Ａの識別情報および端末装置Ｂの識別情報に基づき、データベース１２に格納された近接リストＬ１を参照して、端末装置Ｂが会議の主催者の端末装置Ａと同じ集合に属するかどうかを判断する（ステップＳ６２）。

端末装置Ａと端末装置Ｂが同じ集合に属さない場合（Ｃａｓｅ１）、サーバ制御部１１は端末装置Ａに拒否通知を送信する（ステップＳ６３）。一方、端末装置Ａと端末装置Ｂが同じ集合に属する場合（Ｃａｓｅ２）、サーバ制御部１１は、端末装置Ａに招待受付通知を送信する（ステップＳ６４）。また、サーバ制御部１１は、端末装置Ｂに招待通知を送信する（ステップＳ６５）。なお、招待通知には、招待申請を行った端末装置Ａの識別情報と、端末装置Ｂを招待しようとする会議の会議特定情報とが含まれる。

図１７は、端末装置Ｂの表示部３３に表示される招待承認画面の一例である。端末装置Ｂは、サーバ制御部１１から招待通知を受信すると、表示部３３上にポップアップウィンドウ６２を表示する。ポップアップウィンドウ６２には、「端末装置Ａより、会議１への招待申請がありました。承認しますか？」のメッセージと、キャンセルキー６３と、ＯＫキー６４とが表示されている。キャンセルキー６３は、招待申請を拒否する場合に選択され、ＯＫキー６４は、招待申請を承認する場合に選択される。

ＯＫキー６４が選択されると（Ｃａｓｅ２−１）、端末装置Ｂはサーバ制御部１１に承認通知を送信する（ステップＳ６６）。サーバ制御部１１は、端末装置Ｂから承認通知を受信すると、端末装置Ｂを招待しようとする会議の会議特定情報に対応する参加者リストＬ２に、端末装置Ｂの識別情報を登録する（ステップＳ６７）。その後、サーバ制御部１１は、端末装置Ａに承認通知を送信する（ステップＳ６８）。

一方、キャンセルキー６３が選択されると（Ｃａｓｅ２−２）、端末装置Ｂはサーバ制御部１１に拒否通知を送信する（ステップＳ６９）。サーバ制御部１１は、端末装置Ｂから拒否通知を受信すると、端末装置Ａに拒否通知を送信する（ステップＳ７０）。

（参加者一覧表示）
参加申請処理（図１１）や招待申請処理（図１５）によって、端末装置Ｂが端末装置Ａの主催する会議に参加すると、情報処理装置１０は、端末装置Ｂが新たに参加した会議に関する近接リストＬ１および参加者リストＬ２を端末装置ＡおよびＢに送信する。端末装置Ａは、情報処理装置１０から受信した近接リストＬ１および参加者リストＬ２に基づき、表示部３３に図１８に示される参加者一覧画面を表示する。

図１８に示されるように、端末装置Ａは、参加者リストＬ２に基づいて、会議に参加している端末装置の一覧を表示部３３に表示する。また、端末装置Ａは、近接リストＬ１に基づいて、各端末装置の出欠状況を表示部３３に表示する。具体的には、表示部３３は、近接リストＬ１および参加者リストＬ２のいずれにも登録されている端末装置の所有者を出席者として表示し、参加者リストＬ２には登録されているものの近接リストＬ１には登録されていない端末装置の所有者を欠席者として表示する。

すなわち、端末装置Ａは、端末装置Ａと同一の集合に属する端末装置に対しては「出席中」と表示部３３に表示させ、端末装置Ａと同一の集合に属さない端末装置に対しては「欠席」と表示部３３に表示させる。端末装置Ａを所有する会議の主催者は、図１８に示される画面を閲覧することで、会議の参加者の一覧および参加者の出欠状況を確認することができる。

一方、端末装置Ｂの表示部３３には図１９に示される参加者一覧画面が表示される。図１９に示される画面の表示方法は、端末装置Ａと同様なので説明を省略する。端末装置Ｂを所有する会議の参加者は、図１９に示される画面を閲覧することで、会議の参加者の一覧および参加者の出欠状況を確認することができる。

なお、本実施形態においては、データベース１２に会議資料情報が登録されることとしたが、会議資料情報の代わりに会議資料情報を参照するための参照情報が登録されるようにしてもよい。参照情報は、例えば会議資料情報のＵＲＬ（Uniform Resource Locator）を示す情報である。データベース１２に参照情報（ＵＲＬ）が登録されている場合には、サーバ制御部１１は、端末装置３０との間で、会議資料情報の代わりに参照情報（ＵＲＬ）を送受信する。また、端末装置３０は、サーバ制御部１１から受信した参照情報（ＵＲＬ）にアクセスして会議資料情報を取得するようにしてもよい。

以上説明したように、本実施形態の情報処理システム１は、近距離無線通信を行うことにより、会議に出席している端末装置と会議を欠席している端末装置とを判別する。そして、情報処理システム１は、会議に出席している参加者の端末装置に会議資料を配布し、会議を欠席している参加者の端末装置には会議資料を配布しない。これによって、電子データとして配布される会議資料に対するセキュリティーを向上することができる。

また、本実施形態の情報処理システム１は、近距離無線通信を行うことにより、会議の主催者の端末装置の近くに存在する端末装置を特定し、特定した端末装置からの参加申請を受け付ける。また、本実施形態の情報処理システム１は、会議の主催者の端末装置の近くに存在する端末装置を特定し、特定した端末装置に対して会議への招待申請を行う。これによって、会議の参加者の登録に対するセキュリティーを向上することができる。

なお、会議が行われる会議室内に、会議室を特定するための識別情報を発信するビーコンを配置してもよい。端末装置３０は、ビーコンから受信した会議室を特定するための識別情報を情報処理装置１０に送信（アップロード）する。情報処理装置１０は、複数の端末装置３０から識別情報を受信し、同じ識別情報を送信（アップロード）した端末装置３０の集合を認識する。情報処理装置１０は、認識した集合を会議の主催者の端末装置に近接する端末装置３０の集合とみなし、この集合に属する端末装置３０に会議資料情報または参照情報を送信してもよい。

また、上記実施形態では、全ての端末装置が近距離通信による受信機能と近距離通信による送信機能の両方を備えることとしたが、本発明はこれに限定されない。例えば、近距離通信による受信機能を全ての端末装置が備える一方、近距離通信による送信機能を主催者の端末装置のみが備えてもよい。この場合、情報処理装置１０は、主催者の端末装置の識別情報を受信した端末装置が、主催者の端末装置の近くに存在することを認識することができる。また、近距離通信による送信機能を全ての端末装置が備える一方、近距離通信による受信機能を主催者の端末装置のみが備えてもよい。この場合、情報処理装置１０は、主催者の端末装置によって受信された識別情報に対応する端末装置が、主催者の端末装置の近くに存在することを認識することができる。

また、上記実施形態による情報処理装置１０および端末装置３０は、内部にコンピュータシステムを有している。そして、上述した情報処理装置１０および端末装置３０の各処理の過程は、プログラムの形式でコンピュータ読み取り可能な記録媒体に記憶されており、このプログラムをコンピュータが読み出して実行することによって上記各種処理が行われる。ここで、コンピュータ読み取り可能な記録媒体とは、磁気ディスク、光磁気ディスク、ＣＤ−ＲＯＭ、ＤＶＤ−ＲＯＭ、半導体メモリ等をいう。また、このコンピュータプログラムを通信回線によってコンピュータに配信し、この配信を受けたコンピュータが当該プログラムを実行するようにしても良い。

１ 情報処理システム
１０ 情報処理装置
１１ サーバ制御部（制御手段）
１２ データベース（格納手段）
１３ Ｗｅｂ通信部（第３の通信手段）
１４ 集合認識部（集合認識手段）
２０ ネットワーク
３０ 端末装置
３１ 端末制御部
３２ 無線ＬＡＮ通信部（第２の通信手段）
３３ 表示部（表示手段）
３４ 近距離無線通信部（第１の通信手段）
３５ 記憶部

Claims (10)

1. 情報処理装置および複数の端末装置がネットワークを介して接続された情報処理システムであって、
   前記複数の端末装置は、それぞれ、
   近距離通信で他の端末装置に情報を送信するとともに、前記近距離通信で前記他の端末装置から情報を受信する第１の通信手段と、
   前記第１の通信手段が前記近距離通信を行うことによって得られた情報を前記情報処理装置に送信するとともに、会議資料情報または前記会議資料情報を参照するための参照情報を前記情報処理装置から受信する第２の通信手段と、
   前記第２の通信手段によって受信された前記会議資料情報または前記参照情報に基づき、前記会議資料情報を表示する表示手段と、を備え、
   前記情報処理装置は、
   前記第２の通信手段から送信された前記情報を受信する第３の通信手段と、
   前記第３の通信手段によって受信された前記情報に基づき、会議の主催者の端末装置に近接する端末装置の集合を認識する集合認識手段と、
   前記会議資料情報または前記参照情報を格納する格納手段と、
   前記集合認識手段によって認識された前記集合に属する端末装置に、前記格納手段に格納された前記会議資料情報または前記参照情報を送信するよう、前記第３の通信手段を制御する制御手段と、
   を備えることを特徴とする情報処理システム。
2. 前記格納手段は、前記集合認識手段により認識された前記集合に属する端末装置以外の端末装置に対して、前記会議資料情報または前記参照情報を送信することを許可するかどうかを示すアクセス要件情報を格納しており、
   前記制御手段は、前記格納手段に格納された前記アクセス要件情報に基づき、前記集合認識手段により認識された前記集合に属する端末装置以外の端末装置に対して、前記格納手段に格納された前記会議資料情報または前記参照情報の送信を許可するかどうかを判定することを特徴とする請求項１記載の情報処理システム。
3. 前記格納手段は、前記集合認識手段により認識された前記集合に属する端末装置のリストを近接リストとして格納するとともに、前記会議の参加者の端末情報のリストを参加者リストとして格納することを特徴とする請求項１または２に記載の情報処理システム。
4. 前記第３の通信手段は、前記集合認識手段により認識された前記集合に属する端末装置に、前記近接リストおよび前記参加者リストを送信し、
   前記表示手段は、前記近接リストおよび前記参加者リストに基づき、前記会議の参加者の一覧および前記参加者の出欠状況を表示することを特徴とする請求項３記載の情報処理システム。
5. 前記表示手段は、前記近接リストおよび前記参加者リストのいずれにも登録されている端末装置の所有者を出席者として表示し、前記参加者リストには登録されているものの前記近接リストには登録されていない端末装置の所有者を欠席者として表示することを特徴とする請求項４記載の情報処理システム。
6. 前記端末装置は、前記会議への参加申請を行うための参加申請手段と、他の端末からの前記参加申請を承認する参加承認手段と、他の端末からの前記参加申請を拒否する参加拒否手段とを更に備え、
   前記制御手段は、前記参加承認手段によって前記参加申請が承認されると、前記参加申請が承認された前記端末装置の識別情報を、前記格納手段に格納された前記参加者リストに追加し、
   前記参加拒否手段は、前記集合認識手段により認識された前記集合に属する端末装置以外の端末装置に対しては、前記参加申請を拒否することができることを特徴とする請求項４記載の情報処理システム。
7. 前記端末装置は、前記会議への招待申請を行うための招待申請手段と、他の端末からの前記招待申請を承認する招待承認手段と、他の端末からの前記招待申請を拒否する招待拒否手段とを更に備え、
   前記制御手段は、前記招待承認手段によって前記招待申請が承認されると、前記招待申請を承認した前記端末装置の識別情報を、前記格納手段に格納された前記参加者リストに追加し、
   前記招待拒否手段は、前記集合認識手段により認識された前記集合に属する端末装置以外の端末装置に対しては、前記招待申請を拒否することができることを特徴とする請求項４記載の情報処理システム。
8. ネットワークを介して情報処理装置と接続された端末装置であって、
   近距離通信で他の端末装置に情報を送信するとともに、前記近距離通信で前記他の端末装置から情報を受信する第１の通信手段と、
   前記第１の通信手段が前記近距離通信を行うことによって得られた情報を前記情報処理装置に送信するとともに、会議資料情報または前記会議資料情報を参照するための参照情報を前記情報処理装置から受信する第２の通信手段と、
   前記第２の通信手段によって受信された前記会議資料情報または前記参照情報に基づき、前記会議資料情報を表示する表示手段と、
   を備えることを特徴とする端末装置。
9. ネットワークを介して情報処理装置と接続された端末装置のコンピュータを、
   近距離通信で他の端末装置に情報を送信するとともに、前記近距離通信で前記他の端末装置から情報を受信する第１の通信手段、
   前記第１の通信手段が前記近距離通信を行うことによって得られた情報を前記情報処理装置に送信するとともに、会議資料情報または前記会議資料情報を参照するための参照情報を前記情報処理装置から受信する第２の通信手段、
   前記第２の通信手段によって受信された前記会議資料情報または前記参照情報に基づき、前記会議資料情報を表示する表示手段
   として機能させるためのプログラム。
10. ネットワークを介して複数の端末装置と接続された情報処理装置のコンピュータを、
    前記複数の端末装置から識別情報を受信する通信手段、
    前記通信手段によって受信された前記識別情報に基づき、会議の主催者の端末装置に近接する端末装置の集合を認識する集合認識手段、
    会議資料情報または前記会議資料情報を参照するための参照情報を格納する格納手段、
    前記集合認識手段によって認識された前記集合に属する端末装置に、前記格納手段に格納された前記会議資料情報または前記参照情報を送信するよう、前記通信手段を制御する制御手段
    として機能させるためのプログラム。

Images