JP2016004560A - メール修正支援システム - Google Patents

Abstract

【課題】メールを用いて依頼及びその受付等を行うシステムに関し、メールの誤りの修正を支援し、広範囲での軽微な誤り抑止を可能とし、利用者によるメールの修正等の手間を削減できる技術を提供する。
【解決手段】メール修正支援システムは、依頼側の利用者システムから利用者による依頼メールを受付側の外部サービスへ送信し、外部サービスからの受付の結果を含む応答メールを利用者システムへ送信するシステムにおける利用者システム内に、修正支援機能と修正支援ＤＢとが設けられる。修正支援機能は、依頼メールの送信及び応答メールの受信を含むメールのやり取りにおける、依頼メールの内容の誤りとその修正を含む情報を格納して学習する機能と、依頼メールの送信時に介在し、学習に基づいて依頼メールの内容の誤りを修正した内容の修正版の依頼メールを作成し、外部サービスへ送信する機能とを有する。
【選択図】図１

Description

本発明は、コンピュータ及び情報処理の技術に関する。また本発明は、メールの誤りの修正を支援する技術に関する。

コンピュータ及び通信網を含む環境において、メールを用いて利用者の端末等から依頼ないし申請の情報を送信し、当該メールを受け付け及び受信して当該依頼ないし申請を処理するシステムがある。例えば官公庁や民間における許認可の申請手続きに関するシステムが挙げられる。

現在、メールで依頼を自動受付するようなタイプのシステムやサービス（以下、「メール自動受付型システム」等と称する）では、依頼のメールの本文から依頼内容を特定することが多い。当該メール自動受付型システムは、メールの本文が、正確な所定の記述である場合は、依頼内容を特定でき、当該依頼の受付の結果をＯＫ（許可や肯定を表す）とする。当該システムは、利用者の端末等に対し、ＯＫを表す結果応答のメールを返信する。

上記メールを用いて依頼及びその受付等を行うシステムに係わる先行技術例として、特開平６−２８２７５号公報（特許文献１）が挙げられる。特許文献１は、センタ装置及び申請者端末で申請書データの処理業務を効率よくできる申請書類の電子処理システムについて記載されている。特許文献１は、利用者端末から受付メールボックスに格納されたメールによる申請書データを内容判定し、正しいか、修正可能なエラーを含むか、修正不可能なエラーを含むかに分類する。修正可能なエラーを含む申請書データは、センタ側のオペレータの操作で修正される。

特開平６−２８２７５号公報

上記メールを用いて依頼及びその受付等を行うシステムに関し、以下の課題がある。

上記メール自動受付型システムでは、受け付けた依頼等のメールの本文において、誤字脱字やスペルミスや変換ミス等の軽微な誤りがある場合であっても、依頼内容を特定できないので、当該依頼の受付の結果をＮＧ（不許可や否定を表す）とする。当該システムは、利用者の端末等に対し、ＮＧを表す結果応答のメールを返信する。ＮＧを表す結果応答のメールは、例えば単純に「入力内容に間違いがあります。再度申請してください。」といったメッセージ内容の本文を持つ受付ＮＧのメールが返信される。

利用者は、上記メール自動受付型システムからの受付ＮＧのメールの内容に基づいて、先に送信したメールの本文の軽微な誤りを確認及び修正した内容による修正版の依頼のメールを作成して送信する。これにより再度依頼ないし申請を行う必要がある。即ち、利用者は、上記軽微な誤りの場合でも、メールの確認、修正及び送信等の作業を要し、手間がかかる。特に、何回も修正を繰り返す場合もあり、手間が大きい。

上記のように利用者側でメールを作成及び修正して再度依頼する必要があるが、人が作成する限り、間違える可能性がある。従って、利用者による依頼のメールの本文の誤りに対する修正等を支援するシステムやサービスが求められる。

また上記メール自動受付型システムは、課金方式として、依頼のメールの数に応じて従量課金されるサービスも存在する。その場合、たとえメールの本文の軽微な誤りでも、修正に応じて送信するメールの数に応じて課金されるので、利用者にとって無駄な出費を招く可能性が高い。

本発明の目的は、上記メールを用いて依頼及びその受付等を行うシステムに関し、メールの誤りの修正を支援し、広範囲での軽微な誤りの自動修正等による抑止を可能とし、利用者によるメールの修正及び再作成等の作業の手間及び工数を削減できる技術を提供することである。本発明の他の目的は、受付側の外部サービスの仕様変更が不要であり低コストで利用可能である技術を提供することである。

本発明のうち代表的な実施の形態は、コンピュータを用いてメールの誤りの修正を支援する情報処理を行うメール修正支援システムであって、以下に示す構成を有することを特徴とする。

一実施の形態のメール修正支援システムは、依頼側の利用者システムから利用者による依頼メールを受付側の外部サービスへ送信し、当該外部サービスからの当該依頼の受付の結果を含む応答メールを当該利用者システムへ送信するシステムにおける前記利用者システム内に、修正支援機能と、修正支援データベースとが設けられ、前記修正支援機能は、前記依頼メールの送信及び前記応答メールの受信を含むメールのやり取りにおける、当該依頼メールの内容の誤りとその修正を含む情報を前記修正支援データベースに格納して学習する機能と、前記依頼メールの送信時に介在し、前記学習に基づいて当該依頼メールの内容の誤りを修正した内容の修正版の依頼メールを作成し、当該外部サービスへ送信する機能と、を有する。

本発明のうち代表的な実施の形態によれば、上記メールを用いて依頼及びその受付等を行うシステムに関し、メールの誤りの修正を支援し、広範囲での軽微な誤りの自動修正等による抑止を可能とし、利用者によるメールの修正及び再作成等の作業の手間及び工数を削減できる。また本発明のうち代表的な実施の形態によれば、受付側の外部サービスの仕様変更が不要であり低コストで利用可能である。

本発明の一実施の形態のメール修正支援システムを含むシステム全体の構成を示す図である。 本発明の一実施の形態のメール修正支援システムの修正支援機能及び修正支援ＤＢを含む構成を示す図である。 本実施の形態におけるメールの修正可能な軽微な誤りの例を示す図である。 本実施の形態の修正支援機能による自動化の段階、及びメール送受信等のシーケンスを示す図である。 本実施の形態の修正支援機能の処理のロジックのうち依頼メール送信時ロジックを示す図である。 本実施の形態の修正支援機能の処理のロジックのうち応答メール受信時ロジック等を示す図である。 本実施の形態の修正支援ＤＢの論理データモデルを示す図である。 本実施の形態におけるメール間の差異の例を示す図である。 本実施の形態における自動修正提案メールの例を示す図である。 本実施の形態におけるＯＫ応答の応答メールの受信時の修正履歴の保存の例を示す図である。

以下、本発明の実施の形態を図面に基づいて詳細に説明する。なお、実施の形態を説明するための全図において、同一部には原則として同一符号を付し、その繰り返しの説明は省略する。

＜概要等＞
背景や課題について補足しつつ、本発明の実施の形態の概要を説明する。

特許文献１のような先行技術例は、依頼ないし申請を行う利用者側のシステムではなく、依頼ないし申請を受け付けて処理する側のシステムやサービス（以下、「外部サービス」等と称する）において、メールの修正等の機能を組み込んで実装する必要がある。言い換えると、先行技術例は、利用対象システムである外部サービスに、修正等の機能を一体的に組み込み、仕様変更が必要とされる。外部サービスは例えば電子申請のセンタ等が挙げられる。当該修正等の機能の実装は、特定の形式の申請及び申請書データ等に依存する。よって、先行技術例は、適用可能なシステムや業界が限定される。既存の外部サービスに、新たに修正等の機能を組み込むことは、実際上ほぼ不可能であることが多い。

また従来の修正等の機能は、オペレータの操作に基づいて誤字脱字等を修正可能とするが、メールの本文に記載する項目の順序や項目の過不足等の誤りには対応しておらず、修正可能な誤りが限られる。先行技術例を適用したシステムの場合、メールの本文の内容において、項目の順序が正しいものとは異なる場合や、項目の過不足、即ち不足の項目や過剰の項目がある場合、当該対象は、修正可能な軽微な誤りとは判断されない。即ち当該対象は、修正不可能な誤りと判断され、自動修正等もされない。

従来におけるメールを用いて依頼及びその受付等を行うシステム及び修正等の機能は、利用者側のシステムで依頼のメールの誤りを修正する支援を行う技術ではなく、修正可能な誤りも限られている。

一方、本実施の形態は、依頼側である利用者システム内に、修正支援システムの構成要素として、修正支援機能及び修正支援ＤＢを組み込んで実装する。依頼の受付及び処理側のシステムである外部サービスには、新たに修正等の機能を備える必要が無く、仕様変更が不要なまま適用可能である。本実施の形態は、利用者システムの修正支援機能と外部サービスとで分離及び連携する。利用者システムの修正支援機能は、外部サービスとは独立した汎用的なシステム及びサービスとして実現され、利用可能な外部サービスの範囲が広い。

本実施の形態は、メール自動受付型システムである外部サービスを利用して依頼ないし申請を行う利用者システムに備えるメール修正支援システムを提供する。本メール修正支援システムは、利用者により作成される依頼メールの入力及び記載における軽微な誤りに関する学習、修正提案や自動修正を含む修正支援を行う機能である修正支援機能を提供する。本修正支援機能は、外部サービスの仕様変更が不要のまま、依頼メールにおける従来よりも広い範囲ないし種類の軽微な誤りに関する修正支援を実現する。

本実施の形態は、修正支援機能のプログラムにおけるロジックを工夫している。これにより、修正支援機能は、修正可能な軽微な誤りとして、誤字脱字の他、メールの記載の項目の順序が異なる場合や、項目に過不足がある場合等、必要な複数の項目の情報が正しく記載されていない場合、軽微な誤りとして検出され、修正支援が行われる。修正支援機能は、依頼及び応答のメールのやり取りにおける正誤や修正内容やＯＫ／ＮＧの応答を含む情報を記録して学習する。修正支援機能は、当該学習に基づいて、修正提案や自動修正を行う。

［全体の流れ］
図１〜図１０を用いて、本発明の一実施の形態のシステムであるメール修正支援システム等について説明する。図１に示すように、本実施の形態のメール修正支援システムは、利用者システム１における利用者の通常のメール環境の仕組みの中に、修正支援機能１０及び修正支援ＤＢ２０を備える。修正支援機能１０は、例えばメールサーバ１０３に対するプロキシサーバ（ＳＭＴＰ／ＰＯＰサーバプロキシ）として実装され動作する。これにより、利用者により作成され利用者端末１０１から送信される依頼メールの軽微な誤りの自動修正等を含む支援を実現する。

図２に示すように、修正支援機能１０は、依頼メール送信時ロジック１１等のロジックを有する。図２及び図７に示すように、修正支援ＤＢ２０は、格納データとして、メール履歴情報２１、修正履歴情報２２、応答メールキーワード情報２３、及び変数部分情報２４を含む。

メールの軽微な誤りの例としては、図３の（ａ）〜（ｃ）に示すものが挙げられる。（ａ）は誤字脱字の例、（ｂ）は複数の項目の記載の順序が異なる例、（ｃ）は複数の項目の過不足がある例である。

図４に示すように、修正支援機能１０は、依頼メールの修正に関する学習及び自動化の段階として、初期学習段階４０１、半自動段階４０２、及び完全自動段階４０３を設ける。修正支援機能１０は、初期学習段階４０１では、利用者側の依頼メールと外部サービス側の応答メールとを含むメールのやり取りにおける、正誤、修正内容、及びＯＫ／ＮＧの応答の結果を含め、履歴として記録し学習する。環境の変化に応じてメールの正しい内容が変わる場合、この初期学習段階４０１に戻される。

修正支援機能１０は、半自動段階４０２では、依頼メールに軽微な誤りがある場合、利用者にメールの誤りの自動修正案である自動修正提案メールを提示し、当該修正内容の確認を求めた上で、外部サービスへ当該修正版の依頼メールを送信する。

修正支援機能１０は、完全自動段階４０３では、依頼メールに軽微な誤りがある場合、利用者への確認無しで、当該初版の依頼メールを自動修正による修正版のメールに差し替えて、外部サービスへ送信する。

修正支援機能１０における具体的な処理のロジックは、図５，図６に示す通りであり、図５の依頼メール送信時ロジック１１、図６の応答メール受信時ロジック１２、修正確認メール送信時ロジック１３、及び環境変化時の変更情報反映ロジック１４が実行される。

［システム全体］
図１は、本実施の形態のメール修正支援システムを含むシステム全体の構成を示す。システム全体は、依頼側のシステムである利用者システム１と、依頼の受付及び処理側のシステムである外部サービス２とが、インターネット等の通信網３で接続される。

利用者システム１は、１つ以上の利用者端末１０１と、メールサーバ１０３と、本実施の形態のメール修正支援システムと、を含む。本実施の形態のメール修正支援システムは、構成要素として、修正支援機能１０と、修正支援ＤＢ２０と、を含む。

本実施の形態のメール修正支援システムの修正支援機能１０及び修正支援ＤＢ２０は、利用者システム１内のメールサーバ１０３、または利用者端末１０１、またはそれらに接続される別のプロキシサーバ等の装置に実装される。図１では、利用者端末１０１とメールサーバ１０３との間に、本実施の形態のメール修正支援システムの修正支援機能１０及び修正支援ＤＢ２０がプロキシサーバとして実装及び接続される。修正支援機能１０であるプロキシサーバは、適宜、修正支援ＤＢ２０のデータ及び情報を読み書きして処理を行う。

修正支援機能１０であるプロキシサーバは、メールサーバ１０３のメールボックス１０４に対して、ＳＭＴＰ等の公知のプロトコルを用いてメールの送信の処理を行い、ＰＯＰ等の公知のプロトコルを用いてメールの受信の処理を行う。

利用者端末１０１は、ＰＣやスマートフォン等の端末であり、メールクライアント１０２やＷｅｂブラウザ等の公知のプログラムを備える。依頼者である利用者は、利用者端末１０１を操作し、依頼のメールを作成する。メールクライアント１０２は、依頼のメールを送信処理する。

修正支援機能１０であるプロキシサーバは、利用者端末１０１のメールクライアント１０２から依頼のメールをメールサーバ１０３のメールボックス１０４へ送信する際に、介在し、所定の処理を行う。また、修正支援機能１０であるプロキシサーバは、メールサーバ１０３のメールボックス１０４から、外部サービス２からの応答のメールを、利用者端末１０１のメールクライアント１０２へ受信する際に、介在し、所定の処理を行う。

外部サービス２は、メール自動受付型システムであり、利用者システム１からの依頼メールを受け付けて自動的に応答及び処理する。外部サービス２は、メールサーバ１０５と、自動受付機能１０７と、依頼処理機能１０８とを有する。メールサーバ１０５は、利用者システム１からの依頼のメールをメールボックス１０６に受信し、依頼に対する受付の応答のメールをメールボックス１０６から送信する。

自動受付機能１０７は、メールサーバ１０５のメールボックス１０６に対して、ＳＭＴＰやＰＯＰ等の公知のプロトコルを用いてメールの送信及び受信の処理を行う。自動受付機能１０７は、利用者からの依頼メールを自動受付し、依頼メールの本文の記載が、正しい所定の記載であるかどうかに応じて、受付のＯＫまたはＮＧ等を判断する。自動受付機能１０７は、受付のＯＫの場合は、ＯＫの情報を含む応答メールを作成し、当該依頼元の利用者端末１０１のアドレスへ返信し、受付のＮＧの場合は、ＮＧの情報を含む応答メールを作成し、当該依頼元の利用者端末１０１のアドレスへ返信する。

依頼処理機能１０８は、上記自動受付による受付のＯＫの場合の依頼メールの内容の依頼を処理する。

［メール修正支援システム］
図２は、本実施の形態のメール修正支援システムの修正支援機能１０及び修正支援ＤＢ２０の構成を示す。メール修正支援システムであるプロキシサーバは、制御部２０１、記憶部２０２、通信インタフェース部２０３、及びユーザインタフェース部２０４を有する。制御部２０１は、ＣＰＵ，ＲＯＭ，ＲＡＭ等の公知の要素を含み、ソフトウェアプログラム処理により修正支援機能１０を実現する。修正支援機能１０は、処理部として、依頼メール送信時ロジック１１と、応答メール受信時ロジック１２と、修正確認メール送信時ロジック１３と、環境変化時の変更情報反映ロジック１４とを含む。

記憶部２０２は、メモリやストレージまたはＤＢサーバ等により構成され、修正支援ＤＢ２０を含むデータ及び情報を格納及び管理する。修正支援ＤＢ２０は、メール履歴情報２１、修正履歴情報２２、応答メールキーワード情報２３、変数部分情報２４、修正支援メール情報２５等を格納する。なお修正支援メール情報２５は一時的に作成及び保持される情報を示す。

通信インタフェース部２０３は、ＳＭＴＰやＰＯＰ等のプロトコルに基づく通信処理を行う部分を含む。

ユーザインタフェース部２０４は、利用者に対する本メール修正支援システムの利用及び設定のためのグラフィカルユーザインタフェース及び設定機能等を提供する。これにより、利用者は、利用形態に応じた詳細機能等を選択して設定できる。

修正支援機能１０は、機能や特徴の概要として、（ａ）メールの軽微な誤りの学習と修正の機能、（ｂ）依頼メールの修正提案及び自動修正の機能、（ｃ）利用者の環境変化に伴う変更情報の反映の機能、（ｄ）外部サービスの仕様変更が不要、等を含む。（ａ）の機能で、軽微な誤りとは、誤字脱字・スペルミス・変換ミス、項目順序誤り、項目過不足を含む。（ｃ）の機能で、変更は、利用者及び利用者システム１に関する、組織名、名前、アドレス等の変更を含む。

［メールの軽微な誤りの例］
図３は、本実施の形態におけるメールの修正可能な軽微な誤りの例を示す。図３の（ａ）は、軽微な誤りの第１の例として、誤字脱字、スペルミス、変換ミス等の場合である。３１１は、正しいメールの内容を示し、それに対して、３１２は、誤りのメールの内容を示す。破線枠で示す箇所は、誤りの箇所、即ち誤字脱字等の箇所を示す。

（ａ）の例では、３１１の正しい記載では、１行目の項目で「プロジェクト： ProjectXXX」である。それに対し、３１２の誤りの記載では、１行目の項目で「プロじぇクト： ProjectXXXY」である。かな漢字の変換ミス等により、項目名における「ジェ」が「じぇ」となっている。また当該項目の値で「XXX」とすべき所が「XXXY」となっている。同様に、３行目の項目は、「依頼元部署」の値が、正しい「AAAグループ」ではなく誤りの「AAAグループX」となっている。４行目の項目は、項目名である「作業日時」が誤りの「作業日」となっており、当該項目の値が「09/01」とすべき所が「0902」となっている。

図３の（ｂ）は、軽微な誤りの第２の例として、項目順序誤りの場合である。３２１の正しいメールの内容では、正しい複数の項目の順序は、｛プロジェクト，依頼分類，依頼元部署，作業日時｝である。３２２の誤りのメールの内容では、項目の順序が｛依頼分類，作業日時，依頼元部署，プロジェクト｝となっており、１，２，４行目の項目は正しい項目とは順序が異なっている。

図３の（ｃ）は、軽微な誤りの第３の例として、項目過不足の場合である。３３１の正しいメールの内容では、必要な複数の項目は、｛プロジェクト，依頼分類，依頼元部署，作業日時｝の４つである。３３２の誤りのメールの内容では、記載の項目が｛プロジェクト，依頼元部署，作業日時、依頼日時｝となっている。即ち、３３１の正しい２行目の「依頼分類」項目の記載が、３３２では不足しており、誤りの「プロジェクト： ProjectXXY」の記載になっている。また３３２では５行目のように、「依頼日時」項目の記載が過剰ないし余分である。

［修正支援機能及びシーケンス］
図４は、本実施の形態の修正支援機能１０による自動化の段階、及びメール送受信等のシーケンスを示す。修正支援機能１０による自動化の段階は、大別して、初期学習段階４０１、半自動段階４０２、完全自動段階４０３がある。図４は、利用者システム１のある利用者Ａにより所定の依頼メールを所定の外部サービス２へ送信する例である。

初期学習段階４０１は、動作例として、順に、４１１に示す初版の依頼メールの送信、４１２に示すＮＧの応答メールの受信、４１３に示す修正版の依頼メールの送信、４１４に示すＯＫの応答メールの送信、である。

４１１で、利用者Ａは、利用者端末１０１のメールクライアント１０２で、初版の依頼メールを作成し送信する。すると、修正支援機能１０は、依頼メール送信時ロジック１１により、当該初版の依頼メールの内容を記録及び学習してから、外部サービス２へ送信する。４１２で、外部サービス２は、自動受付機能１０７により、初版の依頼メールの内容から、例えば受付のＮＧと判断し、ＮＧの応答メールを返信する。修正支援機能１０は、応答メール受信時ロジック１２により、当該ＮＧの応答メールの内容を記録及び学習してから、利用者Ａの利用者端末１０１のメールクライアント１０２へ送信する。利用者Ａは、当該ＮＧの応答メールの内容を確認する。修正支援機能１０は、４１２のＮＧの応答メールから、直前のメールである４１１の初版の依頼メールの内容に誤りがあると判断できるので、当該依頼メールに「誤り」を表すマーキングを行う。

４１３で、利用者Ａは、利用者端末１０１のメールクライアント１０２で、４１１の初版の依頼メールの内容を修正することにより、修正版の依頼メールを作成して送信する。修正支援機能１０は、依頼メール送信時ロジック１１により、当該修正版の依頼メールの内容を記録及び学習してから、外部サービス２へ送信する。４１４で、外部サービス２は、自動受付機能１０７により、修正版の依頼メールの内容から、例えば受付のＯＫと判断し、ＯＫの応答メールを返信する。修正支援機能１０は、応答メール受信時ロジック１２により、当該ＯＫの応答メールの内容を記録及び学習してから、利用者Ａの利用者端末１０１のメールクライアント１０２へ送信する。利用者Ａは、当該ＯＫの応答メールの内容を確認する。修正支援機能１０は、４１４のＯＫの応答メールから、直前のメールである４１３の修正版の依頼メールの内容が正しいと判断できるので、当該メールに「正しい」を表すマーキングを行う。

半自動段階４０２は、動作例として、順に、４２１に示す初版の依頼メールの送信、４２２に示す自動修正提案メールの受信、４２３に示す修正確認メールの送信、４２４に示すＯＫの応答メールの送信、である。半自動段階４０２及び完全自動段階４０３でも学習は継続される。

４２１で、利用者Ａは、利用者端末１０１のメールクライアント１０２で、初版の依頼メールを作成し送信する。修正支援機能１０は、依頼メール送信時ロジック１１により、初期学習段階４０１での学習の情報に基づいて、当該初版の依頼メールの内容から、軽微な誤りを検出した場合、修正支援メールとして、自動修正提案メールを作成し、利用者Ａの利用者端末１０１に送信して提示する。自動修正提案メールは、初版の依頼メールの内容における軽微な誤りを修正した内容である（後述の図９）。

４２２で、利用者Ａは、自動修正提案メールの内容を見て確認し、この修正内容でよいと認める場合、所定の確定の操作を行う。これにより、利用者端末１０１のメールクライアント１０２から、修正確認メールとして、自動修正確定メールを送信する。また、利用者Ａは、自動修正提案メールの内容を見て確認し、この修正内容ではよくない場合、即ち初版の内容でよい場合、所定の拒否の操作を行う。これにより、利用者端末１０１のメールクライアント１０２から、修正確認メールとして、自動修正拒否メールを送信する。修正支援機能１０は、利用者端末１０１からの修正確認メールである、自動修正確定メールまたは自動修正拒否メールを受信すると、修正確認メール送信時ロジック１３により、当該修正確認メールに応じた処理を行う。

修正確認メール送信時ロジック１３は、利用者から自動修正確定メールを受信した場合、４２１，４２２の流れで依頼メール送信時ロジック１１により作成済みである、自動修正提案メールの内容に対応した、修正版の依頼メールを、外部サービス２へ送信する。修正確認メール送信時ロジック１３は、利用者から自動修正拒否メールを受信した場合、４２１の初版の依頼メールを、そのまま、外部サービス２へ送信する。

４２４で、外部サービス２は、自動受付機能１０７により、４２３による利用者システム１及び修正支援機能１０からの修正版の依頼メールまたは初版の依頼メールを受信する。自動受付機能１０７は、当該依頼メールの記載の内容から、例えば受付のＯＫと判断し、ＯＫの応答メールを返信する。修正支援機能１０は、応答メール受信時ロジック１２により、当該ＯＫの応答メールの内容を記録及び学習してから、利用者Ａへ送信する。

完全自動段階４０３は、動作例として、順に、４３１に示す初版の依頼メールの送信、４３２に示すＯＫの応答メールの送信、である。

４３１で、利用者Ａは、利用者端末１０１のメールクライアント１０２で、初版の依頼メールを作成し送信する。修正支援機能１０は、依頼メール送信時ロジック１１により、初期学習段階４０１及び半自動段階４０２での学習に基づいて、当該初版の依頼メールの内容から、軽微な誤りを検出した場合、修正支援メールとして、初版の依頼メールの内容における軽微な誤りを修正した内容による自動修正メールを作成する。そして、依頼メール送信時ロジック１１は、利用者Ａによる確認を省略して、自動的に初版の依頼メールを当該自動修正メールである修正版の依頼メールに差し替えて、外部サービス２へ送信する。

４３２で、外部サービス２は、自動受付機能１０７により、４３１による修正版の依頼メールの内容から、例えば受付のＯＫと判断し、ＯＫの応答メールを返信する。修正支援機能１０は、応答メール受信時ロジック１２により、当該ＯＫの応答メールの内容を記録及び学習してから、利用者Ａへ送信する。

上記のように、本システムでは、利用者システム１と外部サービス２とのメールのやり取りに応じて、メールの正誤、修正内容、ＯＫ／ＮＧの応答を含む結果に関して学習が進み、段階が４０１〜４０３のように遷移する。本システムは、利用者システム１及び外部サービス２の環境の変化により、正しい依頼メールの内容が変わる場合は、制御を初期学習段階４０１へ戻し、同様に学習及び自動化が行われる。

なお、完全自動段階４０３で確認無しで自動修正メールを送信する形態に限らず、利用者による設定に基づいて、半自動段階４０２までに留めて利用者による確認の操作を挟む形態としてもよい。

［依頼メール送信時ロジック処理］
図５は、修正支援機能１０の処理のロジックのうち、依頼メール送信時ロジック１１を示す。図５の依頼メール送信時ロジック１１は、以下の５０１〜５０４のような処理を実行する。

依頼メール送信時ロジック１１は、初期分類処理５０１で、依頼メールについて、アドレスの組合せにより初期分類する。例えばメールアドレス情報から、特定の利用者Ａと特定の外部サービスＸとの対応関係が判断でき、分類ができる。

依頼メール送信時ロジック１１は、比較判定処理５０２で、修正支援ＤＢ２０のメール履歴情報２１から、「正しい」とマーキングされた過去のメールのリストを取得し、当該過去のメールと今回のメールとを比較する。これにより、依頼メール送信時ロジック１１は、それらのメール間の記載内容の差異から、類似性を判断、言い換えると所定の類似度を判定する。そして、依頼メール送信時ロジック１１は、類似度が高いものを、軽微な誤りと判断し、当該軽微な誤りが存在する場合、これを修正支援、即ち前述の修正提案メールまたは自動修正メールの作成対象として決定する。

依頼メール送信時ロジック１１による比較判定処理５０２の詳細は以下のステップ５２１〜ステップ５２７がある。ステップ５２１は、メールの記載の内容における複数の各項目を五十音順の昇順でソートする処理である。次にステップ５２２は、公知のｄｉｆｆ等のコマンドの処理により、メール間の差分を抽出した結果から差異を得て、当該差異から類似度を判定する処理である（後述の図８の（ａ））。なおｄｉｆｆは、２つのファイルの比較の処理を行うコマンド及び対応するプログラムを指す。ｄｉｆｆのプログラムは、行単位でテキスト間の差異を表示する。

類似度は、例えば差異が１行単位である場合は「高い」と判定され、差異が複数行の一塊の場合は「低い」と判定される。これに限らず、類似度は、複数のレベルで判定されてもよい。

ステップ５２３は、上記メール間の差異の現れが、複数行の一塊であるか、１行単位であるかの判断及び分岐である。差異の現れが複数行の一塊である場合はステップ５２４へ、１行単位である場合はステップ５２５へ進む。

ステップ５２４は、当該メール間の内容の差異及び類似度から、軽微な誤りではないと判定する処理である。差異が、複数行の項目の一塊として現れている場合、言い換えると類似度が低い場合、フォーマットが大きく異なると考えられ、「軽微な誤り」ではないと判定できる。５２４に続き、ステップ５２６は、当該軽微な誤りではない依頼メールについて、修正支援の作成対象とはせずに、履歴としてメール履歴情報２１に記録する処理である。この場合、段階としては、初期学習段階４０１として判定される。

ステップ５２５は、当該メール間の内容の差異及び類似度から、軽微な誤りであると判定する処理である。差異が、１行単位の項目で現れている場合、言い換えると類似度が高い場合、局所的な誤りと考えられ、「軽微な誤り」である判定できる。即ち「軽微な誤り」として、（１）誤字脱字、（２）項目が１行不足、または、（３）項目が１行多い、等に該当すると判定できる。

５２５に続き、ステップ５２７は、各行に対し、項目の類似度が高いものをグルーピングする処理である（後述の図８の（ｂ））。

５２７に続き、ステップ５２８は、今回のメールと過去のメールとの類似度を算出する処理である。上記類似度が高い、即ち軽微な誤りである場合、当該依頼メールは、修正支援の作成対象として決定される。この場合、段階としては半自動段階４０２または完全自動段階４０３として判定される。

図８は、上記に係わるメール間の差異の例を示す。図８の（ａ）は、「正しい」とマーキングされた過去のメールとの差異を示すｄｉｆｆの出力の例を示す。図８の（ｂ）は、図８の（ａ）に対して、５２７のグルーピング後の過去メールとの差異を示すｄｉｆｆの出力の例を示す。図８の（ａ）で、「−」の付いた行は、過去のメールでは有るが今回のメールでは無い行（項目）を示し、「＋」の付いた行は、過去メールでは無いが今回のメールでは有る行（項目）を示す。例えば１行目は、「−」の付いた「プロジェクト」項目であり、過去の正しいメールでは「プロジェクト： ProjectXXX」記載が有るが、今回のメールでは当該記載が無いことを示す。例えば２行目は、「＋」の付いた「プロジェクト」項目であり、過去の正しいメールでは記載が無いが、今回のメールでは「プロじぇクト： ProjectXXXY」記載が有ることを示す。

図８の（ｂ）で、項目の類似度から、８０１〜８０５のような各グループにグルーピングされている。例えば８０１は、「プロジェクト」項目に関するグループである。また、（１）〜（３）は、５２５の軽微な誤りの種類に対応する。例えば８０１のグループは、（１）誤字脱字、及び（３）項目が１行多い、に相当する。８０３は、（２）項目が１行不足、に相当する。８０５は、（３）項目が１行多い、に相当する。

図５に戻り、依頼メール送信時ロジック１１は、変数判定処理５０３で、正しいメールとの各差異に対して、変数部分が存在するかどうかを判定し、それぞれ、修正支援の結果、即ち修正提案メールや自動修正メールを作成する。変数部分とは、例えば日時の時刻など、毎回ほぼ必ず変化する部分である。

変数判定処理５０３は、処理５３１、処理５３２を含む。処理５３１は、メールの記載の書式に関して所定の許容ルールが登録されている場合に、当該許容ルールに従う変数部分の修正を、修正支援の結果における修正内容及び適用回数に含める処理である。処理５３２は、修正履歴情報２２、即ち「誤り」のメールの内容から「正しい」のメールの内容への修正の差分の履歴、に合致するデータがある場合に、当該変数部分の修正を、修正支援の結果である修正内容及び適用回数に含める処理である。

次に、依頼メール送信時ロジック１１は、送信処理５０４で、上記作成した修正支援の結果について、段階を判定し、判定された段階に応じて、当該修正支援の結果である修正提案メールや自動修正メールを送信する。段階の判定は、例えば上記５２４，５２６の場合は初期学習段階４０１、上記５２５等の場合は半自動段階４０２または完全自動段階４０３である。

送信処理５０４は、処理５４１、処理５４２、処理５４３を含む。処理５４１は、完全自動段階４０３と判定された場合に、４３１のように、依頼メールを修正版である自動修正メールに差し替えて外部サービス２へ送信する処理である。処理５４２は、半自動段階４０２と判定された場合に、４２２のように、自動修正提案メールを利用者端末１０１へ返信する処理である。処理５４３は、初期学習段階４０１と判定された場合に、４１１のように、依頼メールをそのまま外部サービス２へ送信する処理である。

修正支援機能１０は、上記段階の判定を以下のように行ってもよい。修正支援機能１０は、修正内容の適用回数を参照し、適用回数が、所定の第１の回数未満の場合は初期学習段階４０１とし、第１の回数以上となった場合は半自動段階４０２に遷移し、更に第２の回数以上となった場合は完全自動段階４０３に遷移する。

［応答メール受信時ロジック処理］
図６は、修正支援機能１０の処理のロジックのうち、応答メール受信時ロジック１２、修正確認メール送信時ロジック１３、及び変更情報反映ロジック１４を示す。図６の応答メール受信時ロジック１２は、以下の６０１，６０２のような処理を実行する。

応答メール受信時ロジック１２は、初期分類処理６０１で、応答メールについて、アドレスの組合せにより初期分類する。

応答メール受信時ロジック１２は、処理６０２で、応答メールの内容に応じて、マーキングを含む情報をメール履歴情報２１に格納する。応答メール受信時ロジック１２は、応答メールの内容が、受付のＮＧの応答である場合、処理６２１のように、直前に送信した依頼メールを、「誤り」としてマーキングする。また応答メール受信時ロジック１２は、応答メールの内容が、受付のＯＫの応答である場合、処理６２２のように、直前に送信した依頼メールを、「正しい」としてマーキングする。応答メール受信時ロジック１２は、更に、処理６２２では、「誤り」のマーキングされた依頼メールと、上記「正しい」とマーキングした依頼メールとの差分である修正の履歴を、修正履歴情報２２に保存する。

［修正確認メール送信時ロジック処理]
図６の修正確認メール送信時ロジック１３は、以下の６１１〜６１３のような処理を実行する。修正確認メールは、前述の４２３の自動修正確定メールまたは自動修正拒否メールである。

修正確認メール送信時ロジック１３は、初期分類処理６１１で、当該修正確認メールについて、アドレスの組合せにより初期分類する。

修正確認メール送信時ロジック１３は、処理６１２で、修正確認メールとして自動修正確定メールが送信された場合、初版の依頼メールを、修正提案メールの内容に対応した修正版の依頼メールに差し替えて、外部サービス２へ送信する。

修正確認メール送信時ロジック１３は、処理６１３で、修正確認メールとして自動修正拒否メールが送信された場合、初版の依頼メールをそのまま外部サービス２へ送信する。

［変更情報反映ロジック処理]
図６の環境変化時の変更情報反映ロジック１４は、以下の６１４のような処理を実行する。変更情報反映ロジック１４は、処理６１４で、変更情報に関係する修正内容の適用回数（図７の修正履歴情報２２内の適用回数）を０回にリセットする。当該処理６１４は、例えば、利用者の所属部署が変更された場合、前述の“依頼元部署”項目を含む修正履歴の適用回数を０回にリセットする。

これにより修正支援機能１０は、利用者の環境の変化時に利用者の組織名、名前、アドレス等の情報が変更された場合に、当該変更情報を依頼メール及び修正支援メールに反映し、制御上の段階を初期学習段階４０１に戻す。

［修正支援ＤＢの論理データモデル］
図７は、修正支援ＤＢ２０の論理データモデルを示す。図７の論理データモデルにおいて、ある利用者システム１の利用者Ａのアドレス情報と外部サービス２のアドレス情報とが関係付けて登録されている。応答メールキーワード情報２３は、外部サービス２からの応答メールの本文のキーワードと、受付のＯＫ／ＮＧの情報とが関係付けて登録される。キーワードが例えば「依頼内容を見直してください。」の場合は受付のＮＧ、「依頼内容を受け付けました。」の場合は受付のＯＫであることが登録されている。

変数部分情報２４は、例えば“作業日時”項目における変数部分である日時の書式（年月日時分秒）が登録されている。また変数部分情報２４は、例えば書式の許容ルールとして、“/”（スラッシュ）、“ ”（スペース）、“:”（コロン）等の記号の漏れや脱字は許容して正規化すること、が登録されている。

修正履歴情報２２は、修正内容として、誤りの記載の部分とその修正による正しい記載の部分とが関係付けられて、当該修正内容の適用回数の情報と共に登録される。例えば、７０１は、矢印の左側に、誤りの記載の部分として、空白が登録されており、即ち項目の不足を示す。矢印の右側に、修正後の正しい記載の部分として、“依頼元部署： AAAグループ”が登録されており、即ち正しい項目の追加を示す。また“修正２回”は、当該修正内容が発生した回数が２回であることを示す。

７０３は、修正内容として、矢印の左側の誤りの記載が“作業日時： 2013/09/02”であり、即ち誤った項目の余分な追加を示す。矢印の右側の正しい記載の部分が空白であり、即ち当該項目の削除を示す。

また、７０２は、前述の“プロジェクト”項目における類似する誤りのグループに関して、それぞれの修正内容及び適用回数が登録されている。

メール履歴情報２１は、依頼メール及び応答メール等の複数のメールの情報が、時系列上のやり取りの順序及び各メールの識別情報及びマーキング情報と共に関係付けられて登録されている。例えば、“依頼メール１”は、利用者から１回目に送信された初版の依頼メールを示し、マーキングは“誤”（誤り）である。次の“応答メール１”は、“依頼メール１”に対する外部サービス２からの応答メールであり、マーキングは“ＮＧ”である。次の“依頼メール２”は、２回目に送信された修正版の依頼メールを示し、マーキングは“誤”である。次の“応答メール２”は、“依頼メール２”に対する応答メールであり、マーキングは“ＮＧ”である。次の“依頼メール３”は、３回目に送信された修正版の依頼メールを示し、マーキングは“正”（正しい）である。次の“応答メール３”は、“依頼メール３”に対する応答メールであり、マーキングは“ＯＫ”である。

［自動修正提案メール］
図９は、前述の４２２の自動修正提案メールの内容の例として、利用者端末１０１のメールクライアント１０２の画面における当該自動修正提案メールの表示例を示す。９０１は、自動修正提案メールの本文における修正箇所を利用者に伝えるメッセージである。例えば矢印の左側に修正前の記載を、矢印の右側に修正後の記載を示す。９０２は、自動修正提案メールの本文における修正後の内容を利用者に伝えるメッセージである。利用者は、画面で当該自動修正提案メールの内容を確認し、当該内容でよい場合は、返信等の操作を行う。

なお本メール内または利用者端末１０１の画面内に、前述の４２３の確定または拒否の操作を受け付ける情報を表示してもよい。利用者による当該情報の操作により、前述の４２３の自動修正確定メールまたは自動修正拒否メールが送信される。

［修正履歴の保存］
図１０は、修正支援機能１０の応答メール受信時ロジック１２による、ＯＫ応答の応答メールの受信時の修正履歴の保存の例を示す。応答メール受信時ロジック１２は、前述の４１４，４２４，４３２等の時、ＯＫ応答に従い、直前の依頼メールについてのマーキング情報と共に、修正履歴を修正履歴情報２２に保存する。

１００１は、依頼メールの履歴の例を示す。例えば、１０１１は、「誤り」のマーキングされた“依頼メール１”の内容であり、１０１２は、「正しい」のマーキングされた“依頼メール３”の内容である。１０１１は、「プロジェクト」項目の誤字脱字や、「依頼元部署」項目の不足、「依頼日時」項目の余分を含み、１０１２はそれらが修正されている。

１００２は、修正履歴情報２２への保存データの例を示す。修正支援機能１０は、例えば上記１００１の「誤り」の“依頼メール１”と「正しい」の“依頼メール３”との差分による修正履歴を抽出し、修正履歴情報２２（図７）に格納する。当該保存データの例は、１０２１〜１０２３の各行に示す。各行は、矢印の左側に修正前の記載、矢印の右側に修正後の記載を関係付けて示す。

［効果等］
以上説明したように、本実施の形態のメール修正支援システムによれば、メールを用いて依頼及びその受付等を行うシステムに関し、メールの誤りの修正を支援し、広範囲での軽微な誤りの修正提案及び自動修正による抑止を可能とし、利用者システム１の利用者によるメールの修正及び再作成等の作業の手間及び工数を削減できる。本実施の形態によれば、受付側の外部サービス２の仕様変更が不要であり、低コストで利用可能である。

先行技術例では、特定の誤りの抑止までに限られたが、本実施の形態によれば、誤字脱字、項目順序誤りや項目過不足を含む広い範囲の軽微な誤りの抑止及び修正支援が可能である。先行技術例では、受付側の外部サービス及びオペレータによる修正を可能とするが、本実施の形態によれば、利用者システム１側での修正を可能とし、外部サービス２に依らずに適用可能である。

またメール自動受付型の外部サービス２を依頼メール件数の従量課金で利用する場合にも、利用者システム１側で軽微な誤りを修正して誤りの内容の依頼メールの送信の件数を減らせるので、無駄な出費の削減につながる。

以上、本発明者によってなされた発明を実施の形態に基づき具体的に説明したが、本発明は前記実施の形態に限定されるものではなく、その要旨を逸脱しない範囲で種々変更可能であることは言うまでもない。

本発明は、企業を含む各種の組織の情報システムに利用可能である。

１…利用者システム、２…外部サービス、３…通信網、１０…修正支援機能、１１…依頼メール送信時ロジック、１２…応答メール受信時ロジック、１３…修正確認メール送信時ロジック、１４…変更情報反映ロジック、２０…修正支援ＤＢ、２１…メール履歴情報、２２…修正履歴情報、２３…応答メールキーワード情報、２４…変数部分情報、２５…修正支援メール情報、１０１…利用者端末、１０２…メールクライアント、１０３…メールサーバ、１０４…メールボックス、１０５…メールサーバ、１０６…メールボックス、１０７…自動受付機能、１０８…依頼処理機能、２０１…制御部、２０２…記憶部、２０３…通信インタフェース部、２０４…ユーザインタフェース部。

Claims (8)

1. 依頼側の利用者システムから利用者による依頼メールを受付側の外部サービスへ送信し、当該外部サービスからの当該依頼の受付の結果を含む応答メールを当該利用者システムへ送信するシステムにおける前記利用者システム内に、修正支援機能と、修正支援データベースとが設けられ、
   前記修正支援機能は、
   前記依頼メールの送信及び前記応答メールの受信を含むメールのやり取りにおける、当該依頼メールの内容の誤りとその修正を含む情報を前記修正支援データベースに格納して学習する機能と、
   前記依頼メールの送信時に介在し、前記学習に基づいて当該依頼メールの内容の誤りを修正した内容の修正版の依頼メールを作成し、当該外部サービスへ送信する機能と、
   を有する、メール修正支援システム。
2. 請求項１記載のメール修正支援システムにおいて、
   前記修正支援機能は、
   前記依頼メールの送信時及び前記応答メールの受信時に介在し、当該依頼メール及び応答メールの内容を含む情報を記録して学習する初期学習段階の処理と、
   前記依頼メールの送信時に介在し、前記学習に基づいて当該依頼メールの内容の誤りを修正した内容の修正版の依頼メールを作成し、当該修正版の依頼メールに対応した修正提案メールを利用者に提示して利用者による確定または拒否の確認をとり、確定の場合は当該修正版の依頼メール、拒否の場合は修正前の依頼メールを、当該外部サービスへ送信する半自動化段階の処理と、
   前記依頼メールの送信時に介在し、前記学習に基づいて当該依頼メールの内容の誤りを修正した内容の修正版の依頼メールを、利用者による確認を省略して自動的に当該外部サービスへ送信する完全自動段階の処理と、
   を行う機能を有する、メール修正支援システム。
3. 請求項１記載のメール修正支援システムにおいて、
   前記修正支援機能は、前記修正支援データベースに、前記メールのやり取りにおける、前記依頼メールの内容の正誤の情報、及び前記応答メールによる依頼の受付の結果である肯定または否定の応答の情報を含むメール履歴情報と、前記依頼メールの誤りの記載と前記依頼メールの正しい記載との差分による修正の前後の情報を含む修正履歴情報と、を記録して学習する処理を行う機能を有する、メール修正支援システム。
4. 請求項１記載のメール修正支援システムにおいて、
   前記依頼メールの内容の誤りは、修正可能な軽微な誤りとして、記載の項目における誤字脱字、項目順序誤り、及び項目過不足を含み、
   前記修正支援機能は、前記修正支援データベースに、前記依頼メールの記載の項目の不足の誤りの場合、正しい項目の記載と、誤りである項目の不足を示す空白の記載と、を関係付けた情報を格納し、前記依頼メールの記載の項目の過剰の誤りの場合、正しい記載を示す空白の記載と、誤りである項目の過剰を示す項目の記載と、を関係付けた情報を格納する機能を有する、メール修正支援システム。
5. 請求項１記載のメール修正支援システムにおいて、
   前記修正支援機能は、
   前記修正支援データベースに、前記依頼メールの記載の項目における変数部分の情報を登録する処理と、
   前記修正版の依頼メールを作成する際、記載の項目に変数部分がある場合において、当該変数部分の書式の許容ルールが登録されている場合は、当該登録情報に従い当該変数部分を修正した内容の修正版の依頼メールを作成し、当該変数部分の修正履歴が登録されている場合は、当該登録情報に従い当該変数部分を修正した内容の修正版の依頼メールを作成する処理と、
   を行う機能を有する、メール修正支援システム。
6. 請求項１記載のメール修正支援システムにおいて、
   前記修正支援機能は、
   前記修正支援データベースに、前記利用者の組織名、名前、及びアドレスを含む情報を登録する処理と、
   前記利用者の環境の変化に伴い前記利用者の組織名、名前、またはアドレスを含む情報が変更されている場合、当該変更情報を、前記修正版の依頼メールを作成する際に修正の内容に反映する処理と、
   を行う機能を有する、メール修正支援システム。
7. 請求項１記載のメール修正支援システムにおいて、
   前記修正支援機能及び修正支援データベースは、前記利用者システム内のメールサーバ、または前記利用者の利用者端末、または当該メールサーバと利用者端末との間のプロキシサーバに設けられる、メール修正支援システム。
8. 請求項１記載のメール修正支援システムにおいて、
   前記外部サービスは、メール自動受付型のシステムであり、前記依頼メールの本文の記載の内容の判断に基づいて、当該依頼の受付の結果である肯定または否定を含む応答メールを返信することよりなる、メール修正支援システム。

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