JP2015191267A - Collection work management system and collection work management method - Google Patents
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Abstract
Description
本発明は、徴収業務管理システム及び徴収業務管理方法に関し、徴収対象者及び徴収対象者に代わって納付する代理納付者に徴収業務の徴収情報を電子メールで通知する徴収業務管理システム及び徴収業務管理方法に適用して好適なるものである。 The present invention relates to a collection work management system and a collection work management method, and relates to a collection work management system and a collection work management that notify collection information of collection work by e-mail to a person to be collected and a proxy payer who pays on behalf of the collection target person. It is suitable for application to a method.
従来、自治体の税金や保険料などの徴収業務において、納付書を徴収対象者に送付して徴収する方法がある。この場合、徴収対象者の支払い忘れなどにより徴収率が悪化することがあるため、徴収率の向上が課題となっている。 Conventionally, there is a method of collecting a payment form by sending it to a person to be collected in the collection work such as taxes and insurance premiums of the local government. In this case, the collection rate may be deteriorated due to forgetting payment of the person to be collected.
例えば、特許文献１には、電子メールを利用して、徴収対象者に納付期限を通知したり、滞納者に督促通知を送信したりする技術が開示されている。当該技術では、納税者データベースに格納されている納税者のうち、未納や滞納をしている納税者に対して、納税通知や督促を電子メールで送信することが記載されている。
For example,
上記特許文献１では、電子メールを利用して、納付期限の通知や滞納者への督促を送信することにより、少ない費用で保険料の徴収を促進できる仕組みが記載されているが、徴収対象者が電子メールを見落とした場合などには徴収率の向上が見込めないという問題があった。
本発明は以上の点を考慮してなされたもので、徴収対象者及び徴収対象者に代わって納付する義務のある代理納付者に納付期限の通知や滞納の督促を電子メールで送信し、当該電子メールに対する返信情報を管理することが可能な徴収業務管理システム及び徴収業務管理方法を提案しようとするものである。
In the above-mentioned
The present invention has been made in consideration of the above points, and sends a notice of payment due date and a reminder of non-payment by e-mail to the person to be collected and the proxy payer who is obliged to pay on behalf of the person to be collected. It is an object of the present invention to propose a collection work management system and a collection work management method capable of managing reply information to electronic mail.
かかる課題を解決するために本発明においては、徴収対象者、徴収額及び納付期限を含む徴収対象者情報と、前記徴収対象者に対応付けられた徴収対象者に代わって納付する代理納付者の情報を含む代理納付者情報とを記憶する記憶装置と、徴収対象者及び代理納付者に通知を行う通知部と、徴収対象者または代理納付者からの納付を検知する収納管理部と、を備え、前記通知部は、決定された徴収額及び納付期限を含む通知を、前記徴収対象者及び前記代理納付者に通知し、前記徴収対象者または代理納付者から納付があったことを前記収納管理部が検知した場合に、前記徴収対象者または代理納付者であり納付を行った者以外の者に、当該納付を受付けたことを通知することを特徴とする、徴収業務管理システムが提供される。 In order to solve such a problem, in the present invention, information on the collection target person including the collection target person, the collection amount and the payment deadline, and the proxy payer who pays on behalf of the collection target person associated with the collection target person A storage device for storing proxy payer information including information, a notification unit for notifying the collection target person and the proxy payer, and a storage management unit for detecting payment from the collection target person or the proxy payer. The notifying unit notifies the collection target person and the proxy payer of a notification including the determined collection amount and payment deadline, and the storage management that the collection target person or the proxy payer has paid. A collection operation management system is provided, which, when detected by a department, notifies a person other than the person to be collected or a surrogate payer who has made payment, that the payment has been accepted. .
本発明によれば、徴収対象者本人だけではなく、徴収対象者や代理納付者に納付期限の通知や滞納の督促を電子メールで送信することができ、当該電子メールに対する返信情報を管理することにより、徴収対象者や代理納付者の納付の意思を管理することができるため、徴収率を向上させて円滑な徴収業務を実施することができる。 According to the present invention, it is possible to send a notice of payment due date and a reminder of non-payment not only to the person to be collected but also to the person to be collected and a proxy payer by e-mail, and manage reply information to the e-mail This makes it possible to manage the payment intentions of the collection target person and the proxy payer, so that the collection rate can be improved and smooth collection work can be performed.
以下図面について、本発明の一実施の形態を詳述する。 Hereinafter, an embodiment of the present invention will be described in detail with reference to the drawings.
（１）本実施の形態の概要
従来から自治体の徴収業務において徴収率を向上させることが課題となっている。そこで、本実施の形態では、保険料などの徴収対象者のみではなく、徴収対象者本人に代わって納付する義務がある者（以下、徴収対象者本人に代わって納付する義務がある者を代理納付者と称して説明する場合もある。）にも、電子メールを利用して、納付期限の通知や徴収情報の通知を行い、電子メールで、納付期限を超過した滞納者にも督促できるようにしている。また、徴収対象者や代理納付者から納付に関する電子メールの返信を受け取った場合に、徴収の意思があることを把握して不要な督促を防ぎ、徴収対象者や徴収対象者本人に代わって納付する義務がある者からの電子メールの返信が無い場合にのみ督促を通知するようにしている。
(1) Outline of the present embodiment Conventionally, it has been a problem to improve the collection rate in the collection work of the local government. Therefore, in this embodiment, not only those who are subject to collection, such as insurance premiums, but also those who are obligated to pay on behalf of the person to be collected (hereinafter, those who are obligated to pay on behalf of the person to be collected) (In some cases, it is also referred to as a payer.) In addition, by using e-mail, notice of payment deadline and collection information can be sent, and by e-mail, it is possible to remind non-payers who have exceeded the due date. I have to. In addition, when an e-mail reply regarding payment is received from the collection target person or proxy payer, it is understood that there is a willingness to collect to prevent unnecessary reminders, and payment is made on behalf of the collection target person or the collection target person The reminder is notified only when there is no reply to the e-mail from the person who is obliged to do so.
（２）徴収業務管理システムの構成
まず、図１を参照して、本実施の形態にかかる徴収業務管理システムの構成について説明する。以下では、徴収業務として、例えば、自治体の税金や保険料などの徴収業務を例示して説明するが、かかる例に限定されず、徴収対象者に納付期限を通知したり、滞納者に督促通知を送信したりする業務全般に本発明を適用することができる。
(2) Configuration of Collection Business Management System First, the configuration of the collection business management system according to the present embodiment will be described with reference to FIG. In the following, for example, collection services such as local government taxes and insurance premiums will be described as examples of collection work. However, the collection work is not limited to such examples. The present invention can be applied to the entire business of transmitting a message.
図１に示すように、徴収業務管理システムは、サーバ１０と、徴収対象者携帯端末６００および代理徴収対象者携帯端末７００とが、ネットワーク５００を介して接続されている。
As shown in FIG. 1, in the collection work management system, a
サーバ１０は、徴収業務を管理する情報処理装置であって、記憶装置１００、収納管理システム２００、ＣＰＵ３００及びメール送受信システム４００などから構成される。
The
記憶装置１００は、例えば、フラッシュメモリに代表されるＥＥＰＲＯＭ（Electrically Erasable Programmable Read-Only Memory）などの不揮発性半導体メモリや、ハードディスクおよび円盤型磁性体ディスクなどの磁気ディスクなどから構成され、徴収対象者テーブル１１、宛先テーブル１２、代理宛先テーブル１３、送信メッセージテーブル１４、受信メッセージテーブル１５及び事前連絡ファイル６を含む。各テーブルの内容は、後で詳細に説明する。
The
ＣＰＵ３００は、演算処理装置および制御装置として機能し、各種プログラムに従ってサーバ１０内の動作全般を制御する。
The
また、ＣＰＵ３００は、本発明の通知部として機能する。通知部は、電子メールを作成してメール送受信システム４００に提供したり、作成した電子メールを、メール送受信システム４００を介して徴収対象者携帯端末６００または代理徴収対象者携帯端末７００に送信したり、徴収対象者携帯端末６００または代理徴収対象者携帯端末７００からの電子メールを受信したりする機能を有する。
The
また、通知部による通知は、メール送受信システム４００を介した電子メールによる通知だけでなく、ＷＥＢサイト上での通知であってもよい。また、通知として、紙媒体に通知する内容を印刷して郵送してもよい。また、代理納付者には電子メールで督促等を通知し、徴収対象者には通常通り紙媒体で通知するようにしてもよい。この場合、徴収業務管理システムがプリンタを用いて紙媒体に印刷したときに、通知を行ったとシステムに認識させてもよい。また、電子メールのメッセージの内容としては、入力された内容を反映させてもよいし、予め設定された定型文から業務に適した内容のメッセージを選択させるようにしてもよい。
In addition, the notification by the notification unit may be notification on the WEB site as well as notification by electronic mail via the mail transmission /
収納管理システム２００は、徴収対象者の収納状況を管理するプログラムであって、徴収対象者の収納状況の情報をＣＰＵ３００に提供する。徴収対象者から納付があった場合、当該納付を受け付けた銀行やコンビニエンスストアなどの情報システムから収納管理システム２００に通知があり、収納管理システム２００は、この通知を基に収納状況の情報を管理している。
The
メール送受信システム４００は、ＣＰＵ３００で作成された電子メールのメッセージを、ネットワーク５００を介して徴収対象者携帯端末６００または代理徴収対象者携帯端末７００に送信したり、徴収対象者携帯端末６００または代理徴収対象者携帯端末７００からの電子メールを受信してＰＣＵ３００に提供したりする。
The mail transmission /
徴収対象者携帯端末６００は、徴収対象者が有する携帯端末である。また、代理徴収対象者携帯端末７００は、代理納付者が有する携帯端末である。
The collection target person
以上説明した構成を有する徴収業務管理システムでは、例えば、収納管理システム２００から提供された徴収対象者の情報を記憶装置１００の各種テーブルで管理して、納付期限の通知や滞納の督促が必要な徴収対象者及び／または代理納付者に対して電子メールでメッセージを送信する。そして、徴収対象者または代理納付者から当該電子メールに対する返信情報を記憶装置１００に記憶して管理する。
In the collection work management system having the above-described configuration, for example, information on a collection target person provided from the
（３）各種テーブルの内容
次に、図３Ａ〜図３Ｃ及び図４Ａ〜図４Ｃを参照して、記憶装置１００の各種テーブルの内容について説明する。
(3) Contents of Various Tables Next, contents of various tables of the
徴収対象者テーブル１１は、自治体の税金や保険料などの徴収対象者を管理するテーブルである。図３Ａに示すように、徴収対象者テーブル１１には、徴収対象者を特定する徴収対象者番号１０１と、納付期限を示す納付期限年月日１０２と、保険料等が収納された日付を示す収納年月日１０３と、徴収対象者に督促などのメッセージを送信するか否かを決定するメッセージ送信要否フラグ１０４と、保険料等の徴収額を示す徴収額１０５と、保険料等が実際に収納された金額を示す収納額１０６とが関連付けられている。
The collection target person table 11 is a table for managing collection target persons such as local government taxes and insurance premiums. As shown in FIG. 3A, the collection target person table 11 indicates a collection
例えば、図３Ａでは、徴収対象者番号「00000001」で識別される徴収対象者の保険料等の納付期限は２０ＸＸ年１０月３１日であり、保険料等が徴収対象者から収納された日が２０ＸＸ年１０月２０日であり、保険料等の徴収額が２０００円、収納額が２０００円であることがわかる。また、徴収対象者番号「00000002」の納付期限２０ＸＸ年１１月３０日の納付は期限を過ぎており、メッセージ送信要否フラグを「１」となっているため、徴収対象者に督促などのメッセージを送信する必要があることがわかる。 For example, in FIG. 3A, the payment deadline for insurance premiums, etc. of the collection target person identified by the collection target person number “00000001” is October 31, 20XX, and the date when the insurance premium etc. is stored from the collection target person It is October 20, 20XX, and it can be seen that the collected amount of insurance premiums is 2000 yen and the storage amount is 2000 yen. Further, the payment deadline for the collection target person number “00000002” on November 30, 20XX is past the deadline, and the message transmission necessity flag is “1”. You need to send
宛先テーブル１２は、徴収対象者の電子メールアドレスや電話番号などの連絡先を管理するテーブルである。図３Ｂに示すように、宛先テーブル１２には、徴収対象者を特定する徴収対象者番号２０１と、徴収対象者の氏名を示す徴収対象者氏名２０２と、徴収対象者の電子メールアドレスを示す徴収対象者メールアドレス２０３と、徴収対象者に最後にメッセージを送信した日付を示す最終送信年月日２０４と、メッセージが何らかの理由で送信できなかったことを示す送信エラーフラグ２０５と、徴収対象者の連絡先を示す徴収対象者電話番号２０６とが関連付けられている。
The destination table 12 is a table for managing contact information such as an e-mail address and a telephone number of a collection target person. As shown in FIG. 3B, the destination table 12 includes a collection
例えば、図３Ｂでは、徴収者対象者番号「00000002」で識別される徴収対象者の氏名が「徴収太郎」であり、メールアドレスが「[email protected]」であり、徴収対象者に最後にメッセージを送信した日が２０ＸＸ年１１月２３日であり、電話番号が「0X222222222」であることがわかる。また、徴収対象者番号「00000001」に対応する送信エラーフラグは「１」となっているので、何らかの理由により電子メールでメッセージが送信できなかったことがわかる。 For example, in FIG. 3B, the name of the collection target person identified by the collection target person number “00000002” is “collection Taro”, and the email address is “[email protected]”. It can be seen that the last message transmission date is November 23, 20XX and the telephone number is “0X222222222”. Further, since the transmission error flag corresponding to the collection target person number “00000001” is “1”, it can be understood that the message could not be transmitted by e-mail for some reason.
代理宛先テーブル１３は、徴収対象者に代わって納付する義務がある代理納付者の情報を管理するテーブルである。図３Ｃに示すように、代理宛先テーブル１３には、徴収対象者を特定する徴収対象者番号３０１と、徴収対象者本人に代わって納付する義務がある代理納付者の氏名を示す代理徴収対象者氏名３０２と、代理納付者の電子メールアドレスを示す代理徴収対象者メールアドレス３０３と、代理納付者に最後にメッセージを送信した日付を示す最終送信年月日３０４と、メッセージが何らかの理由で送信できなかったことを示す送信エラーフラグ３０５と、代理納付者の連絡先を示す代理徴収対象者電話番号３０６とが関連付けられている。
The proxy destination table 13 is a table for managing information on proxy payers who are obligated to pay on behalf of the collection target person. As shown in FIG. 3C, the proxy destination table 13 includes a collection
例えば、図３Ｃでは、徴収対象者番号「00000002」で識別される徴収対象者の代理納付者の氏名が「代理太郎」、代理納付者のメールアドレスが「[email protected]」であり、代理納付者に最後にメッセージを送信したのは２０ＸＸ年１１月２３日であり、代理納付者の電話番号が「0X000002222」であることがわかる。 For example, in FIG. 3C, the name of the surrogate payer of the collection subject identified by the collection subject number “00000002” is “proxy Taro”, and the email address of the surrogate payer is “[email protected]” The last message was sent to the proxy payer on November 23, 20XX, and it can be seen that the phone number of the proxy payer is “0X000002222”.
送信メッセージテーブル４は、徴収対象者または代理納付者に送信する送信メッセージを管理するテーブルであって、図４Ａに示すように、メッセージを特定するメッセージＩＤ４０１と、電子メールで送信するメッセージの内容を示すメッセージ４０２とが対応付けられている。
The transmission message table 4 is a table for managing transmission messages to be transmitted to the collection target person or proxy payer. As shown in FIG. 4A, the
例えば、メッセージＩＤ「MSG0001」で識別されるメッセージは、対象となる徴収対象者または代理納付者に納付期限前に納付期限が迫っていることを通知する内容を示す。また、メッセージＩＤ「MSG0002」で識別されるメッセージは、対象となる徴収対象者または代理納付者に納付期限後に納付期限が過ぎていることを通知する内容を示す。また、メッセージＩＤ「MSG0003」で識別されるメッセージは、口座振替のお知らせを通知する内容を示す。また、メッセージＩＤ「MSG0004」で識別されるメッセージは、徴収対象者または代理納付者から保険料等が納付されたことを通知する内容を示す。 For example, the message identified by the message ID “MSG0001” indicates the content for notifying the target collection target person or proxy payer that the due date is approaching before the due date. The message identified by the message ID “MSG0002” indicates the content for notifying the target collection target person or proxy payer that the due date has passed after the due date. The message identified by the message ID “MSG0003” indicates the content for notifying the notice of account transfer. Further, the message identified by the message ID “MSG0004” indicates the content for notifying that the insurance premium or the like has been paid from the collection target person or proxy payer.
受信メッセージテーブル１５は、徴収者対象者または代理納付者から受信したメッセージを管理するテーブルである。図４Ｂに示すように、徴収対象者を識別する徴収対象者番号５０１と、納付代理者からメッセージを受信したことを示す代理人フラグ５０２と、受信したメッセージの内容を示すメッセージ５０３と、メッセージを受信した日付を示す受信年月日５０４とが関連付けられている。
The received message table 15 is a table for managing messages received from the collector target person or proxy payer. As shown in FIG. 4B, a collection
例えば、図４Ｂでは、代理人フラグ５０２のフラグが「１」であるため、徴収対象者番号「00000002」で識別される徴収対象者の納付代理者からのメッセージを２０ＸＸ年１１月２４日に受信したことがわかる。
For example, in FIG. 4B, since the flag of the
事前連絡ファイル６は、電子メールで送信するメッセージの送信日を管理するファイルであって、図４Ｃに示すように、納期限年月日の何日後にメッセージを送信したいかを示す日数６０１と、どのメッセージを送信するかを示すメッセージＩＤ６０２とが対応付けられている。
The prior contact file 6 is a file for managing the transmission date of a message to be transmitted by e-mail, and as shown in FIG. 4C, the number of
（４）徴収業務管理処理の詳細
次に、図２を参照して、徴収業務管理処理の詳細について説明する。図２では、納付期限が迫っている徴収対象者の確定から、納付確認メール送信までの処理の流れを示す。なお、図２に示す処理を説明するに際し、適宜図１の構成及び図３及び図４のテーブルを参照する。
(4) Details of Collection Work Management Process Next, details of the collection work management process will be described with reference to FIG. FIG. 2 shows the flow of processing from the confirmation of the collection target person whose payment deadline is approaching to the payment confirmation mail transmission. In describing the processing shown in FIG. 2, the configuration in FIG. 1 and the tables in FIGS. 3 and 4 are referred to as appropriate.
なお、以下においては、各種処理の処理主体をサーバ１０のＣＰＵ３００として説明するが、実際には、記憶装置１００に記憶されている各種プログラムが、ＣＰＵ３００の制御のもと各処理を実行することは言うまでもない。
In the following, the processing subject of various processes will be described as the
図２に示すように、ＣＰＵ３００は、期限前請求確定１０にて、保険料等の納付を管理する自治体の職員などによって指定された日数後に納付期限に達する徴収額未納付の徴収対象者を確定する期限前請求確定処理を行う（Ｓ１０１）。
As shown in FIG. 2, the
予め、自治体の職員などにより、納付期限の何日前に電子メールを送信したいか、どのようなメッセージを送信するかなどが入力されて、事前連絡ファイル１６の日数６０１が設定され、該当するメッセージのメッセージＩＤがメッセージＩＤ６０２に設定される。どのようなメッセージを送信するかは、送信メッセージテーブル１４に設定されたメッセージ４０２から選択され、選択されたメッセージに対応するメッセージＩＤ４０１がメッセージＩＤ６０２に設定される。
The number of
ステップＳ１０１の期限前請求確定処理では、ＣＰＵ３００が、事前連絡ファイル１６を参照し、事前連絡ファイル１６の納付期限年月日と、事前連絡ファイル６の日数６０１に設定された日数後の年月日とを比較して、事前連絡ファイル６の日数６０１に設定された日数後に納付期限が迫っている徴収対象者を、徴収対象者テーブル１１の納付期限年月日１０２から検索する。そして、ＣＰＵ３００は、検索した徴収対象者の徴収対象者番号１０１に対応するメッセージ送信要否フラグ１０４がスペースの場合、当該徴収対象者番号１０１を期限前請求送信対象者として確定する。
In the pre-deadline billing confirmation process in step S101, the
続いて、ＣＰＵ３００は、ステップＳ１０１の期限前請求確定処理により確定された徴収対象者本人と代理納付者に対して、納付期限が迫っていることを電子メールで連絡する期限前請求送信処理を行う（Ｓ１０２）。
Subsequently, the
ステップＳ１０２の期限前請求送信処理では、ステップＳ１０１で確定した徴収対象者番号１０１をキーにして、宛先テーブル１２の徴収対象者番号２０１に該当するレコード及び、代理宛先テーブル１３の徴収対象者番号３０１に該当するレコードを検索する。
In the pre-deadline billing transmission process in step S102, the record corresponding to the collection
宛先テーブル１２及び代理宛先テーブル１３に該当するレコードが存在した場合には、同レコードの徴収対象者メールアドレス２０３及び代理徴収対象者メールアドレス３０３に対して、事前連絡ファイル６のメッセージＩＤ６０２に設定されたメッセージを送信する。例えば、ステップＳ１０２では、メッセージＩＤ４０１が「MSG001」の納付期限が迫っていることを示す内容を含むメッセージが徴収対象者及び代理納付者に送信される。
If there is a record corresponding to the destination table 12 and the proxy destination table 13, the
なお、メッセージの送信については、ＣＰＵ３００が、メッセージＩＤ６０２に設定されたメッセージＩＤを送信メッセージテーブルのメッセージＩＤ４０１から検索する。そして、ＣＰＵ３００は、該当するメッセージ４０２を、徴収対象者メールアドレス２０３及び代理徴収対象者メールアドレス３０３に対して送信するよう、メール送受信システム４００に指示する。
For message transmission, the
ＣＰＵ３００は、収納管理システム２００から徴収額の納付が行われたことを通知されたかを判定する（Ｓ１０３）。
The
ステップＳ１０３において、徴収額の納付が行われたと判定された場合には、ＣＰＵ３００は、徴収対象者本人及び代理納付者に、徴収額の納付が行われた旨の電子メールを送信する（Ｓ１０４）。例えば、ステップＳ１０４では、送信メッセージテーブル１４のメッセージＩＤ４０１が「MSG004」の納付されたことを示す内容を含むメッセージが徴収対象者及び代理納付者に送信される。
If it is determined in step S103 that the collected amount has been paid, the
また、ステップＳ１０４では、徴収額を納付した徴収対象者の情報が収納管理システム２００からＣＰＵ３００に通知される。具体的に、収納管理システム２００は、徴収対象者の情報として、納付があった納付日、徴収対象者の徴収対象者番号、納付額の情報がＣＰＵ３００に通知される。
In step S104, the
上記ステップＳ１０４では、徴収額の納付が行われたことを徴収対象者本人及び代理納付者に通知しているが、納付者以外の者に通知をするようにしてもよい。ステップＳ１０４で、納付者だけでなく、納付者以外の者徴収額が納付されたことを電子メールで通知することにより、ステップＳ１０２の期限前請求送信処理において納付期限が迫っていることを通知された徴収対象者または代理納付者が、納付されたことを知らずに納付して二重払いとなることを防ぐことができる。 In step S104, the person to be collected and the proxy payer are notified that the collected amount has been paid. However, a person other than the payer may be notified. In step S104, notifying not only the payer but also the amount collected by the person other than the payer is notified by e-mail, so that it is notified that the due date for payment is approaching in the pre-deadline request transmission processing in step S102. It is possible to prevent a payee or proxy payer from paying without knowing that payment has been made and making a double payment.
そして、ＣＰＵ３００は、収納管理システム２００から通知された徴収対象者の情報をもとに、徴収対象者テーブル１１の収納年月日１０３及び収納額１０６の情報を更新する。さらに、納付があった徴収対象者の徴収対象者番号１０１をキーとして、宛先テーブル１２の徴収対象者番号２０１に該当するレコード及び、代理宛先テーブル１３の徴収対象者番号３０１に該当するレコードを検索する。
Then, the
宛先テーブル１２及び代理宛先テーブル１３に該当するレコードが存在した場合には、ＣＰＵ３００は、該当レコードの徴収対象者メールアドレス２０３、代理徴収対象者メールアドレス３０３に対して、納付が行われた旨電子メールを送信するよう、メール送受信システム４００に指示する。
When the corresponding record exists in the destination table 12 and the proxy destination table 13, the
電子メールで送信する内容は、あらかじめ、送信メッセージテーブル１４に納付があった場合に送信するメッセージを登録されている。ＣＰＵ３００は、送信メッセージテーブル１４から該当メッセージを選択してメール送受信システム４００を介して送信する。メッセージの送信は、収納管理システム２００から徴収額の納付の通知がある都度実施される。
As the contents to be transmitted by e-mail, a message to be transmitted when payment is made in the transmission message table 14 is registered in advance. The
そして、ＣＰＵ３００は、ステップＳ１０２の期限前請求送信処理後、徴収額の納付が行われていないが、徴収対象者本人または代理納付者からの電子メールが送信されたかを判定する（Ｓ１０５）。
Then, the
ステップＳ１０５において、徴収対象者本人または代理納付者から電子メールが送信されたと判定された場合には、ＣＰＵ３００は、メール送受信システム４００により受信されたメッセージの内容を受信メッセージテーブル１５に登録し、誰からどのような内容のメッセージを受信したかを当該メッセージの送信者及び関係者に電子メールで通知する（Ｓ１０６）。ここで、メッセージの送信者及び関係者とは、メッセージの送信者である徴収対象者本人または代理納付者である。
If it is determined in step S105 that the e-mail has been transmitted from the person to be collected or the proxy payer, the
ステップＳ１０６では、メール送受信システム４００で受信した電子メールの情報がＣＰＵ３００に通知される。電子メールの情報とは、電子メールを受信した日時、電子メールの内容及び電子メールの送信者である徴収対象者本人または代理納付者に対応する徴収対象番号などの情報である。
In step S106, the
そして、ＣＰＵ３００は、メール送受信システム４００から通知された電子メールの情報をもとに、受信メッセージテーブル２５の徴収対象者番号５０１、代理人フラグ５０２、メッセージ５０３及び受信年月日５０４を更新する。
Then, the
具体的に、徴収対象者番号５０１の更新は、受信した電子メールアドレスをキーとして、宛先テーブル１２の徴収対象者メールアドレス２０３及び代理徴収対象者メールアドレス３０３を検索する。そして、該当するレコードが存在した場合に、同レコードの徴収対象者番号２０１、または徴収対象者番号３０１を抽出して受信メッセージテーブル１５の徴収対象者番号５０１を更新する。
Specifically, the collection
また、代理人フラグ５０２は、受信した電子メールが代理納付者から送信された電子メールである場合は、代理人フラグ５０２を１で更新し、徴収対象者本人から送信された電子メールである場合は代理人フラグ５０２をスペースで更新する。
Further, the
また、誰からどのようなメッセージを自治体側で受信したかを送信者及び関係者に連絡するため、ＣＰＵ３００は、受信メッセージテーブル１５の徴収対象者番号で、宛先テーブル１２の徴収対象者番号２０１及び代理宛先テーブル１３の徴収対象者番号３０１を検索する。
Further, in order to notify the sender and the related parties who received what message from the local government side, the
そして、該当するレコードが存在した場合には、図５に示すように、同レコードの徴収対象者メールアドレス２０３及び代理徴収対象者メールアドレス３０３に対して、誰から送られたメッセージか、メッセージ５０３に登録されたメッセージ及び受信年月日５０４を電子メールにて送信する。
If there is a corresponding record, as shown in FIG. 5, who sent the message to the collection target
ＣＰＵ３００は、誰から送られたメッセージかを識別するため、宛先テーブル１２または代理宛先テーブル１３を検索する。具体的に、ＣＰＵ３００は、代理人フラグ５０２がスペースの場合、徴収対象者番号５０１をキーとして、宛先テーブル１２の徴収対象者番号２０１を検索し、同レコードの徴収対象者氏名２０２を抽出する。
The
また、ＣＰＵ３００は、代理人フラグ５０２が１の場合、徴収対象者番号５０１をキーとして、代理宛先テーブル１３の徴収対象者番号３０１を検索し、同レコードの代理徴収対象者氏名３０２を抽出する。メッセージ確認メール送信は、メール送受信システム４００から情報を提供される都度実施される。
When the
続いて、ＣＰＵ３００は、予め設定された事前連絡ファイル１６の納付期限に該当する徴収対象者が存在するかを判定する（Ｓ１０７）。ステップＳ１０７の判定は、例えば月に１回定期的に実施されるようにしてもよい。
Subsequently, the
自治体の職員などにより、処理当日であることを示す入力と、どのようなメッセージを送信するかが入力されて、事前連絡ファイル１６の日数６０１に処理当日を示す０が設定され、該当するメッセージのメッセージＩＤがメッセージＩＤ６０２に設定される。どのようなメッセージを送信するかは、送信メッセージテーブル１４に設定されたメッセージ４０２から選択され、選択されたメッセージに対応するメッセージＩＤ４０１がメッセージＩＤ６０２に設定される。
An input indicating that the current day is processed and what kind of message is to be transmitted are input by a staff member of the local government, etc., and 0 indicating the current day is set in the number of
ステップＳ１０７では、ＣＰＵ３００は、事前連絡ファイル１６で設定された納付期限と徴収対象者テーブル１１の納付期限年月日１０２とを比較して、納付期限に達した徴収額未納附の徴収対象者１０１を、徴収対象者テーブル１１の納付期限年月日１０２から検索する。そして、ＣＰＵ３００は、検索した徴収対象者１０１のメッセージ送信要否フラグ１０４がスペースの場合、該当する徴収対象者の徴収対象者番号１０１を期限後請求送信対象者として確定する（Ｓ１０８）。
In step S107, the
続いて、ＣＰＵ３００は、ステップＳ１０７の期限後請求確定処理により確定された徴収対象者本人と代理納付者に対して、納付期限に達しても納付されていないことを電子メールで連絡する期限後請求送信処理を行う（Ｓ１０９）。
Subsequently, the
ステップＳ１０９の期限後請求送信処理では、ステップＳ１０８で確定した徴収対象者番号１０１をキーにして、宛先テーブル１２の徴収対象者番号２０１に該当するレコード及び、代理宛先テーブル１３の徴収対象者番号３０１に該当するレコードを検索する。
In the post-expiration billing transmission process in step S109, the record corresponding to the collection
宛先テーブル１２及び代理宛先テーブル１３に該当するレコードが存在した場合には、同レコードの徴収対象者メールアドレス２０３及び代理徴収対象者メールアドレス３０３に対して、事前連絡ファイル６のメッセージＩＤ６０２に設定したメッセージを送信する。
When there is a record corresponding to the destination table 12 and the proxy destination table 13, the
なお、メッセージの送信については、ＣＰＵ３００が、メッセージＩＤ６０２に設定されたメッセージＩＤを送信メッセージテーブルのメッセージＩＤ４０１から検索する。そして、ＣＰＵ３００は、該当するメッセージ４０２を、徴収対象者メールアドレス２０３及び代理徴収対象者メールアドレス３０３に対して送信するよう、メール送受信システム４００に指示する。
For message transmission, the
ステップＳ１０２の期限前請求送信処理またはステップＳ１０９の期限後請求送信処理において、電子メールを送信しない対象者がいる場合には、ステップＳ１０１の期限前請求確定処理やステップＳ１０２の期限後請求確定時に、受信メッセージテーブル１５のメッセージ５０３を確認して、徴収対象者テーブル１１のメッセージ送信要否フラグ１０４に１を設定することにより、不要な電子メールの送信を抑止することが可能となる。
In the pre-deadline billing transmission process of step S102 or the post-deadline billing transmission process of step S109, if there is a target person who does not send an e-mail, By confirming the
例えば、受信メッセージテーブル１５のメッセージ５０３として、「納付期限に間に合いません。翌月２日までに支払います。」とのメッセージが設定されていた場合には、ステップＳ１０８の期限後請求確定処理でメッセージ送信要否フラグ１０４に「１」を設定して、ステップＳ１０９での送信する督促を通知しないようにしてもよい。
For example, if the message “503 is not in time for payment. I will pay by the 2nd of the following month” is set as the
また、「翌月２日」を過ぎても納付されない場合には、メッセージ送信要否フラグ１０４を「スペース」で更新して、徴収対象者または代理納付者に督促を通知するようにしてもよい。
また、「納付できません。」と徴収対象者がメッセージに記入した場合に、代理納付者に支払いの督促を通知するようにしてもよい。
このように、徴収対象者または代理納付者から送信されたメッセージの内容に基づいて、督促の通知の要否や、督促の内容を変更することができる。
If the payment is not made after the “next month 2nd”, the message
In addition, when the collection target person fills in the message “cannot be paid”, the proxy payer may be notified of the payment reminder.
As described above, the necessity of notification of dunning or the content of dunning can be changed based on the content of the message transmitted from the collection target person or the proxy payer.
（４）本実施の形態の効果
以上、本実施の形態によれば、ＣＰＵ３００は、決定された徴収額及び納付期限を含む通知を、徴収対象者及び代理納付者に通知し、収納管理システム２００により徴収対象者または代理納付者から納付があったことが検知された場合に、徴収対象者または代理納付者であり納付を行った者以外の者に、当該納付を受付けたことを通知することができる。これにより、徴収対象者本人だけではなく、徴収対象者や代理納付者に納付期限の通知や滞納の督促を電子メールで送信することができ、当該電子メールに対する返信情報を管理することにより、徴収対象者や代理納付者の納付の意思を管理することができるため、徴収率を向上させて円滑な徴収業務を実施することができる。
(4) Effect of this Embodiment As described above, according to this embodiment, the
１０ サーバ
１００ 記憶装置
２００ 収納管理システム
３００ ＣＰＵ
４００ メール送受信システム
５００ ネットワーク
６００ 徴収対象者携帯端末
７００ 代理徴収対象者携帯端末
10
400 Mail transmission /
Claims (6)
徴収対象者及び代理納付者に通知を行う通知部と、
徴収対象者または代理納付者からの納付を検知する収納管理部と、
を備え、
前記通知部は、
決定された徴収額及び納付期限を含む通知を、前記徴収対象者及び前記代理納付者に通知し、
前記徴収対象者または代理納付者から納付があったことを前記収納管理部が検知した場合に、前記徴収対象者または前記代理納付者であり納付を行った者以外の者に、当該納付を受付けたことを通知する
ことを特徴とする、徴収業務管理システム。 Memory for storing collection target person information including collection target person, collection amount and payment deadline, and proxy payer information including information of proxy payment person to be paid on behalf of the collection target person associated with the collection target person Equipment,
A notification unit for notifying the collection target person and proxy payer;
A storage management unit that detects payment from a collection target person or a surrogate payer; and
With
The notification unit
Notifying the collection target person and the proxy payer of the notification including the determined collection amount and due date,
When the storage management unit detects that payment has been made by the person to be collected or a surrogate payer, the payment is accepted by a person other than the person to be collected or the surrogate payer who has paid. A collection operation management system characterized by notifying
前記徴収対象者または前記代理納付者からメッセージの入力があった場合に、当該入力があった旨またはその内容を、前記メッセージ入力を行った者以外の前記徴収対象者または前記代理納付者に通知する
ことを特徴とする、請求項１に記載の徴収業務管理システム。 The notification unit
When a message is input from the person to be collected or the proxy payer, the fact that the input has been made or the content thereof is notified to the person to be collected or the proxy payer other than the person who has input the message The collection work management system according to claim 1, wherein:
前記納付期限をもとに前記徴収対象者または前記代理納付者に督促を通知し、
前記督促を通知した後に前記徴収対象者または前記代理納付者からメッセージの入力があった場合に、当該督促の通知の要否、またはその内容を、前記入力されたメッセージに基づいて変更する
ことを特徴とする、請求項２に記載の徴収業務管理システム。 The notification unit
Notifying the collection subject or the surrogate payer based on the payment deadline,
When a message is input from the collection target person or the surrogate payer after notifying the reminder, the necessity of notification of the reminder or the content thereof is changed based on the input message. The collection work management system according to claim 2, wherein
前記通知部が、決定された徴収額及び納付期限を含む通知を、前記徴収対象者及び前記代理納付者に通知するステップと、
前記収納管理部が前記徴収対象者または前記代理納付者から納付があったことを検知するステップと、
前記通知部が、前記徴収対象者または代理納付者であり納付を行った者以外の者に、当該納付を受付けたことを通知するステップと、
を含むことを特徴とする、徴収業務管理方法。 Memory for storing collection target person information including collection target person, collection amount and payment deadline, and proxy payer information including information of proxy payment person to be paid on behalf of the collection target person associated with the collection target person A collection work management method in a collection work management system comprising a device, a notification unit for notifying a collection target person and a proxy payer, and a storage management unit for detecting payment from the collection target person or the proxy payer In
The notification unit notifying the collection target person and the proxy payer of a notification including the determined collection amount and payment deadline;
Detecting that the storage management unit has received payment from the collection target person or the proxy payer; and
The notifying section notifying that the payment is accepted to a person other than the person to be collected or a person who has paid and is a payer; and
A collection business management method characterized by including:
を含むことを特徴とする、請求項４に記載の徴収業務管理方法。 When the notification unit receives a message from the person to be collected or the proxy payer, the fact that the input has been made or the content thereof is indicated by the person to be collected other than the person who entered the message or the contents The collection work management method according to claim 4, further comprising a step of notifying a proxy payer.
前記通知部が、前記督促を通知した後に前記徴収対象者または前記代理納付者からメッセージの入力があった場合に、当該督促の通知の要否、またはその内容を、前記入力されたメッセージに基づいて変更するステップと、
を含むことを特徴とする、請求項５に記載の徴収業務管理方法。
The notifying unit notifying the collection target person or the proxy payer of a reminder based on the payment deadline; and
When the notification unit receives a message from the collection target person or the surrogate payer after notifying the reminder, whether or not the reminder notification is necessary or the content thereof is determined based on the input message. Step to change,
The collection work management method according to claim 5, further comprising:
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