JP2014092896A - 帳票作成装置およびその動作方法 - Google Patents

Abstract

【課題】帳票の所望の位置に所望の帳票フォーム項目を容易に配置できるようにする。
【解決手段】帳票作成装置は、帳票作成の準備作業が終了した表計算ファイル５０を記憶した記憶領域から表計算ファイル５０を取り込む（Ｓ１）。次に、帳票作成装置は、表計算ファイル５０から予め設定された色のセルを検索し当該セルの位置に当該色に応じた帳票フォーム項目を配置してなる帳票を作成する（Ｓ２）。
【選択図】図３

Description

本発明は、帳票の所望の位置に所望の帳票フォーム項目を容易に配置できる帳票作成装置およびその動作方法に関するものである。

従来の電子帳票処理装置においては、画像データを元に表計算ソフト上で帳票フォーマットを構築し、電子帳票のレイアウトに適用する（特許文献１を参照）。

しかしながら、この技術では、電子帳票フォーマットを構築する際、データ定義をデータ要素毎に行う必要があり、効率が悪いという問題がある。

また、指定フォーマットに対して、紙帳票のように任意にメモを行ったり、承認印などの証跡記録が行えないため、電子化された帳票にデータを記入する場合は、あらかじめ定義した入力フィールドへテキストを入力し、帳票の作成を行い、規定の入力フィールド以外の内容を入力する場合は、別途記事欄等へ記入を行う必要がある。

また、申し送り事項の記入ができず、具体的な指示、例えば、誤り箇所の指摘等場所を特定した記述ができずコミュニケーションの精度に問題があった。

特開２００２−７９５３号公報

本発明は、上記の課題に鑑みてなされたものであり、その目的とするところは、帳票の所望の位置に所望の帳票フォーム項目を容易に配置できる帳票作成装置およびその動作方法を提供することにある。

上記の課題を解決するために、第１の本発明に係る帳票作成装置は、複数のセルを有する表計算ファイルを取り込む手段と、前記表計算ファイルから予め設定された色のセルを検索し当該セルの位置に当該色に応じた帳票フォーム項目を配置してなる帳票を作成する手段とを備えることを特徴とする。

第２の本発明に係る帳票作成装置の動作方法は、帳票作成装置が、複数のセルを有する表計算ファイルを取り込み、前記帳票作成装置が、前記表計算ファイルから予め設定された色のセルを検索し当該セルの位置に当該色に応じた帳票フォーム項目を配置してなる帳票を作成することを特徴とする。

本発明によれば、帳票の所望の位置に所望の帳票フォーム項目を容易に配置することができる。

本実施の形態に係る帳票作成装置を適用したシステムの構成を示す図である。 情報処理システム１で使用される帳票の作成に必要な表計算ファイルでの準備作業に関する説明図である。 帳票作成の準備作業が終了した表計算ファイルから帳票を作成する処理に関する説明図である。 帳票に編集作業の証跡を付与する処理に関する説明図である。 ある帳票に関連する帳票として他の帳票を登録する機能の概要を示す図である。 ある帳票に関連する帳票として他の帳票を作成（起票）する機能の概要を示す図である。

以下、本発明の実施の形態について図面を参照して説明する。

図１は、本実施の形態に係る帳票作成装置を適用したシステムの構成を示す図である。
情報処理システム１は、通信ネットワークを介して、複数の端末２に接続されている。情報処理システム１は、画面制御部１０１、帳票管理部１０２、帳票定義ファイル１０３、受け渡し部１０４、ワークフロー管理部１０５、ワークフロー定義ファイル１０６、システム共通管理部１０７、システム共通定義ファイル１０８、業務データ管理部１０９、データベース（ＤＢ）１１０、記録管理部１１１および記録管理ファイル１１２を備える。

画面制御部１０１は、オペレータからの帳票の入出力を行い、また、受け渡し部１０４を経由して、各種サービスのファイルを取得し、また、ＤＢ１１０からデータを取得し、これらファイルやデータを所定の提供先に提供する。
帳票管理部１０２は、帳票の定義、定義済みの帳票の管理および帳票間の関連付けなどを行う。
帳票定義ファイル１０３は、帳票の定義を保持する。

受け渡し部１０４は、画面制御部１０１と各種サービスのファイルの受け渡しを行う。
ワークフロー管理部１０５は、帳票及び組織ごとにワークフローを定義し、ワークフローに従った帳票の流通、管理を行う。
ワークフロー定義ファイル１０６は、ワークフローの定義を保持する。
システム共通管理部１０７は、ユーザ、組織、役割等の情報を管理し、帳票の起票、流通時の組織、ユーザ情報を所定の提供先に提供する。

システム共通定義ファイル１０８は、システム共通の定義を保持する。
業務データ管理部１０９は、帳票からワークフロー流通情報などを取りだし、ＤＢ１１０に格納する。
ＤＢ１１０は、ワークフロー流通情報などを保持する。

記録管理部１１１は、文書をデータでなく、画像化し、文書法などに対応した状態で管理を行う。
記録管理ファイル１１２は、管理される文書を保持する。

図２は、情報処理システム１で使用される帳票の作成に必要な表計算ファイルでの準備作業に関する説明図である。

帳票を作成する際、予め作成した表計算ファイル（以下、表計算ファイル５０）を情報処理システム１に読み込み、作業者は、帳票において帳票フォーム項目を設定したい位置のセルに対し、その帳票フォーム項目について予め定められた色を設定する（いわゆる塗りつぶす）。

図２においては、帳票フォーム項目の種類として、「テキスト（１行）」、「テキストエリア（複数行）」、「リストボックス」、「チェックボックス」および「ラジオボタン」が示されている。

例えば、「テキスト（１行）」にはコード「#339966」に対応する色、「テキストエリア（複数行）」にはコード「#800080」に対応する色、「リストボックス」にはコード「#3366FF」に対応する色、「チェックボックス」にはコード「#FF9900」に対応する色、「ラジオボタン」にはコード「#33CCCC」に対応する色が、それぞれ定められている。

読み込んだ表計算ファイル５０は、複数のセルを有し、帳票フォーム項目にはならないセルには、例えば、タイトル「工事照会兼設場登録依頼書」といった文字や罫線や図形が予め設定されている。

一方、作業者は、例えば、２Ｕ〜２Ｙのセルの位置を帳票フォーム項目「テキスト（１行）」としたい場合は、塗りつぶしパレットＰを表示させ、当該セルをコード「#339966」に対応する色で塗りつぶす。

また、２０Ｃ〜２０Ｍと２１Ｃ〜２１Ｍのセルの位置を帳票フォーム項目「テキストエリア（複数行）」としたい場合は、当該セルをコード「#800080」に対応する色に対応する色で塗りつぶす。

図２は、その他にも、同様に、所望の帳票フォーム項目に対応する色で塗りつぶされたセルを示している。

このような作業が終了したら、表計算ファイル５０は、帳票を作成する準備が終了したものとして、情報処理システム１に記憶される。

図３は、帳票作成の準備作業が終了した表計算ファイルから帳票を作成する処理に関する説明図である。

まず、本実施の形態に係る帳票作成装置は、帳票作成の準備作業が終了した表計算ファイル５０を記憶した記憶領域から表計算ファイル５０を取り込む（Ｓ１）。

次に、帳票作成装置は、表計算ファイル５０から予め設定された色のセルを検索し当該セルの位置に当該色に応じた帳票フォーム項目を配置してなる帳票（以下、帳票５１）を作成する（Ｓ２）。

ステップＳ２で帳票作成装置は、具体的には、まず、表計算ファイル５０から、色のない又は上記５色のいずれでもない色のセルを検索し、そのセルにある文字や罫線や図形を同位置に有する帳票５１を生成する。

次に、帳票作成装置は、表計算ファイル５０からコード「#339966」に対応する色で塗りつぶされたセルを検索し、帳票５１の当該セルの位置に帳票フォーム項目「テキスト（１行）」を配置する。

次に、帳票作成装置は、表計算ファイル５０からコード「#800080」に対応する色で塗りつぶされたセルを検索し、帳票５１の当該セルの位置に帳票フォーム項目「テキストエリア（複数行）」を配置する。

次に、帳票作成装置は、表計算ファイル５０からコード「#3366FF」に対応する色で塗りつぶされたセルを検索し、帳票５１の当該セルの位置に帳票フォーム項目「リストボックス」を配置する。

次に、帳票作成装置は、表計算ファイル５０からコード「#FF9900」に対応する色で塗りつぶされたセルを検索し、帳票５１の当該セルの位置に帳票フォーム項目「チェックボックス」を配置する。

次に、帳票作成装置は、表計算ファイル５０からコード「#33CCCC」に対応する色で塗りつぶされたセルを検索し、帳票５１の当該セルの位置に帳票フォーム項目「ラジオボタン」を配置する。

図３に示す帳票５１は、いわゆるウェブブラウザで表示可能なウェブフォームの帳票である。

例えば、符号５１１で示す箇所は、コード「#339966」に対応する色で塗りつぶされたセルと同じ位置にあり、したがって、帳票フォーム項目「テキスト（１行）」となっている。

例えば、符号５１２で示す箇所は、コード「#FF9900」に対応する色で塗りつぶされたセルと同じ位置にあり、したがって、帳票フォーム項目「チェックボックス」となっている。

このように、本実施の形態に係る帳票作成装置によれば、複数のセルを有する表計算ファイルを取り込む手段（ステップＳ１）と、表計算ファイルから予め設定された色のセルを検索し当該セルの位置に当該色に応じた帳票フォーム項目を配置してなる帳票を作成する手段（ステップＳ２）を備えるので、帳票の所望の位置に所望の帳票フォーム項目を容易に配置することができる。

なお、帳票フォーム項目としては、上記のもの以外に、ドロップダウンリストなどを設定できるようにしてもよい。

図４は、帳票に編集作業の証跡を付与する処理に関する説明図である。
作業者が所定の操作を行うと、帳票作成装置は、帳票５１にアイコン５０１〜５０５を表示させる。

帳票作成装置は、例えば、作業者がアイコン５０２をクリックするとマーカモードという状態に遷移し、帳票５１にマーカ（線）を編集の証跡として追加できるようになる。作業者は、設定画面５０２１でマーカの色と太さを選択し、帳票５１の中の所望の箇所をマウスでドラッグすると、帳票作成装置は、（１）マウスの位置つまり編集の証跡の位置と（２）マーカの色および太さつまり編集の証跡を入力し、帳票５１における当該位置に対し当該証跡、つまり当該色および太さのマーカ５０２２を付与する。つまり、マーカ５０２２は、編集の証跡として、帳票５１に含まれることとなる。帳票作成装置は、アイコン５０２が再びクリックされるとマーカモードを終了する。

同様に、アイコン５０１がクリックされるとチェックマークモードという状態に遷移し、符号５０１１の箇所などにチェックマークを付与することができる。

また、アイコン５０３がクリックされると承認印モードという状態に遷移し、符号５０３１の箇所などに承認印を付与することができる。

また、アイコン５０４がクリックされると検印モードという状態に遷移し、所望の箇所に検印を付与することができる。

また、アイコン５０５がクリックされると付箋モードという状態に遷移し、所望の箇所に付箋を付与し、付箋にメモ（文字など）を入力することができる。

なお、このような帳票は、表示、保存、印刷を可能とすることができる。

このように、本実施の形態に係る帳票作成装置によれば、帳票の編集作業の証跡と帳票において当該証跡を付与すべき位置とを入力する手段と、帳票における前記位置に対し前記証跡を付与する手段を備えるので、帳票の特定の位置を指定して、作業内容の証跡や現工程の後工程への申し送りまたは、現工程から前工程への差戻しを可能とすることができる。

図５は、ある帳票に関連する帳票として他の帳票を登録する機能の概要を示す図である。

ある帳票の編集中に表示されるウィンドウ６０１の中で関連帳票タブ６０２をクリックし、追加ボタン６０３をクリックすると、検索ウィンドウ６０４が表示される。検索ウィンドウ６０４に所望の条件を入力すると、条件に合致する帳票を示す検索結果一覧ウィンドウ６０５が表示される。例えば、内容を見たい帳票に対応するチェックボックス６０６をチェックし、プレビューボタン６０７をクリックすると、その帳票の内容が別ウィンドウなどに表示される。

また、チェックボックス６０６をチェックしたまま、関連付けボタン６０８をクリックすると、チェックボックス６０６と同じ行の帳票の発行ＩＤ、帳票名、ステータスなどが、関連帳票タブ６０２に追加される（６０９）。つまり、編集中の帳票に関連する帳票として別の帳票が登録されたこととなる。関連する帳票は、その発行ＩＤにより、編集中の帳票に関連づけられ、内容の参照も可能となる。

このように、情報処理システム１では、任意の帳票について、別の既に作成された帳票を関連帳票として登録することができる。つまり、既存の帳票に対し、別の帳票を関連付けし管理することができる。別帳票には既存の元帳票の発行ＩＤがリンクとして表示され、リンクを押下することにより、元帳票が表示され内容を参照することができる。

つまり、既存の帳票を元に関連する新たな帳票を起票し、予め設定した共通項目については既存帳票（元帳票）に入力された項目を新たに起票した帳票（関連帳票）に自動入力を可能にし、関連帳票は元帳票との関連付けを個々の帳票に割り振られた固有の発行ＩＤにより管理することにより、元帳票の情報の参照を可能にすることができる。

図６は、ある帳票に関連する帳票として他の帳票を作成（起票）する機能の概要を示す図である。

例えば、ＳＯ工事申込票という名称の帳票を編集中の作業者が、編集中に表示されるウィンドウ６０１の中で帳票入力タブ６１１をクリックし、関連起票ボタン６１２をクリックすると、帳票選択、ワークフロー選択を経て、ウィンドウ６０１と同様な構成の、これから起票される付加商品申込票という名称の帳票に関するウィンドウ７０１が表示される。この帳票からさらなる関連の帳票を起票することは禁止され、よって、ウィンドウ７０１では関連起票ボタン７１２はクリックできないようになっている。

また、付加商品申込票のウィンドウ７０１では、「お客様名」、「住所」、「電話番号」などは、ＳＯ工事申込票のウィンドウ６０１での「お客様名」、「住所」、「電話番号」などと同じになっており、つまり、起票された帳票では、元の帳票の項目が自動反映される（符号７１）。

また、ＳＯ工事申込票のウィンドウ６０１で関連帳票タブ６０２をクリックすると、関連する帳票のものとして、ウィンドウ７０１で編集中の帳票（付加商品申込票）を示す発行ＩＤ、帳票名、ステータスなどが表示される（６０２１）。

一方、付加商品申込票のウィンドウ７０１で関連帳票タブ７０２をクリックすると、関連する帳票のものとして、ウィンドウ６０１で編集中の帳票（ＳＯ工事申込票）を示す発行ＩＤ、帳票名、ステータスなどが表示される（７０２１）。

つまり、各ウィンドウ６０１、７０１で編集中の帳票は互いに発行ＩＤにより関連づけられ、一方（どちらでもよい）の帳票に関連する帳票として、他方の帳票が登録され、その関連の帳票を参照することができる。

このように、情報処理システム１では、帳票の入力項目が共通する別種類の帳票が複数存在する場合、関連帳票として予め定義を行うことで、帳票起票時に関連帳票起票を選択し、帳票起票を可能とすることができる。また、元の帳票と共通する関連起票の項目について、個々に定義を行い関連付けを可能とすることができる。

また、情報処理システム１では、いわゆるワンライティング起票が可能である。

つまり、一業務で複数の帳票が発生する場合、あらかじめワンライティング帳票として、共通項目を入力する帳票と、発生する複数の子帳票を定義することにより、複数の帳票に共通するする項目（お客様名、住所、電話番号、等）を記入するワンライティング帳票を作成することで、複数の子帳票に共通する項目を自動入力し一括で複数の帳票を作成することができる。

また、ワンライティング帳票を起票することにより、複数の子帳票を一括で作成し、定義された各々の業務フローに沿って情報流通を実施することができる。

なお、上記の帳票作成装置としてコンピュータを機能させるためのコンピュータプログラムは、半導体メモリ、磁気ディスク、光ディスク、光磁気ディスク、磁気テープなどのコンピュータ読み取り可能な記録媒体に記録でき、また、インターネットなどの通信網を介して伝送させて、広く流通させることができる。

１…情報処理システム
２…端末
５０…表計算ファイル
５１…帳票
１０１…画面制御部
１０２…帳票管理部
１０３…帳票定義ファイル
１０４…受け渡し部
１０５…ワークフロー管理部
１０６…ワークフロー定義ファイル
１０７…システム共通管理部
１０８…システム共通定義ファイル
１０９…業務データ管理部
１１０…データベース
１１１…記録管理部
１１２…記録管理ファイル
５０１〜５０５…アイコン
６０１、７０１…ウィンドウ
６０２、７０２…関連帳票タブ
６０３…追加ボタン
６０４…検索ウィンドウ
６０５…検索結果一覧ウィンドウ
６０６…チェックボックス
６０７…プレビューボタン
６０８…関連付けボタン
６１１…帳票入力タブ
６１２、７１２…関連起票ボタン
５０２１…設定画面
５０２２…マーカ
Ｐ…パレット

Claims (5)

1. 複数のセルを有する表計算ファイルを取り込む手段と、
   前記表計算ファイルから予め設定された色のセルを検索し当該セルの位置に当該色に応じた帳票フォーム項目を配置してなる帳票を作成する手段と
   を備えることを特徴とする帳票作成装置。
2. 前記帳票の編集作業の証跡と前記帳票において当該証跡を付与すべき位置とを入力する手段と、
   前記帳票における前記位置に対し前記証跡を付与する手段
   を備えることを特徴とする請求項１記載の帳票作成装置。
3. 帳票作成装置の動作方法であって、
   前記帳票作成装置が、複数のセルを有する表計算ファイルを取り込み、
   前記帳票作成装置が、前記表計算ファイルから予め設定された色のセルを検索し当該セルの位置に当該色に応じた帳票フォーム項目を配置してなる帳票を作成する
   ことを特徴とする帳票作成装置の動作方法。
4. 前記帳票作成装置が、前記帳票の編集作業の証跡と前記帳票において当該証跡を付与すべき位置とを入力し、
   前記帳票作成装置が、前記帳票における前記位置に対し前記証跡を付与する
   ことを特徴とする請求項３記載の帳票作成装置の動作方法。
5. 請求項１または２記載の帳票作成装置としてコンピュータを動作させるためのコンピュータプログラム。