JP2012150554A - 通達管理プログラム、情報処理装置、および通達管理方法 - Google Patents
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Abstract
【解決手段】特定部1cは、複数の受託先から各々受託した複数の業務のいずれかに含まれる複数の作業項目のうち、いずれかの作業項目を指定する情報を受付ける。そして特定部1cは、複数の作業項目の各々について、複数の業務のうち各作業項目が含まれる業務の識別情報を対応付けた作業項目記憶部1aから、指定された作業項目に対応する識別情報を特定する。抽出部1dは、業務の識別情報に対応付けて、業務に関する通達を記憶する通達記憶部1bから、特定された業務の識別情報に対応する通達を抽出し、抽出した通達を出力する。
【選択図】図1
Description
〔第1の実施の形態〕
第1の実施の形態は、例えば、複数の組織から依頼された複数の業務の作業を混在させながら、テレワーカが連続して各業務の作業を行う場合を想定したものである。このような場合、作業対象の業務を変更するごとに、その業務の受託先の変更の有無を意識し続けるのは、テレワーカにとって負担であると共に、業務に関する通達の適用漏れの発生原因ともなる。
作業項目記憶部1aは、業務の識別情報を特定する際には、業務の識別情報と、該業務に含まれる作業項目との対応関係を記憶する。複数の業務は、例えば指導対象者に対する指導を作業項目とする業務である。
特定部1cは、複数の受託先から各々受託した複数の業務のいずれかに含まれる複数の作業項目のうち、いずれかの作業項目を指定する情報を受付ける。次に特定部1cは、複数の作業項目の各々について、複数の業務のうち各作業項目が含まれる業務の識別情報を対応付けた作業項目記憶部1aから、指定された作業項目に対応する識別情報を特定する、なお、作業項目を指定する情報は、例えば入力装置2から入力される。
図2は、第1の実施の形態に係る情報処理装置の処理手順の一例を示すフローチャートである。以下、図2に示す処理をステップ番号に沿って説明する。
図3は、第1の実施の形態に係る情報処理装置による通達の抽出例を示す図である。図3の例では、入力装置2から「A−1」という作業項目を指定した情報4が、情報処理装置1に入力されている。入力された情報4は、特定部1cで受信される。特定部1cでは、例えば作業項目記憶部1aから、「A−1」という作業項目に対応付けられた業務の識別情報が特定される。図3の例では、作業項目記憶部1aにおいて、作業項目「A−1」に対して識別情報「001」が対応付けられている。そこで、特定部1cでは「001」という識別情報5が特定され、その識別情報5が抽出部1dに渡される。
次に第2の実施の形態について説明する。第2の実施の形態は、保健師や管理栄養士による保健指導を支援する保健指導システムにおいて、複数の依頼組織それぞれからの通達を保健師や管理栄養士が容易に管理できるようにしたものである。
図8は、ユーザ管理DBのデータ構造の一例を示す図である。なお図8の例では、保健指導を依頼した組織、およびその組織に属する指導対象者を、ユーザとして、ユーザ管理テーブル111で管理している。ユーザ管理DB110に格納されたユーザ管理テーブル111には、識別番号、ユーザ名、メールアドレス、および処理業務コードの欄が設けられている。
通達番号の欄には、通達の識別番号が設定される。図9の例では、「A社」から出された通達には、「A0001」から始まる昇順の番号が設定される。また「B自治体」から出された通達には、「B0001」から始まる昇順の番号が設定される。なお、通達番号は、例えば通達を送信する組織の管理担当者によって、通達を通知する電子メールに付与される。その電子メールから、メール振り分け部160より通達番号が抽出され、メール管理テーブル121に設定される。
通達日の欄には、通達が出された日が設定される。例えば、通達に関する電子メールの受信日が、通達日として設定される。
整理番号の欄には、受信した電子メールを一意に識別するための整理番号が設定される。
送信者の欄には、受信した電子メールの送信者の名前が設定される。送信者の欄に設定される送信者の名前は、例えば、受信した電子メールの送信者のメールアドレスに対応付けてユーザ管理テーブル111のユーザ名の欄に設定されている名前が設定される。
送信日時の欄には、指導対象者が電子メールを送信した日時が設定される。例えば、電子メールのヘッダ情報に設定されている送信日時が、送信日時の欄に設定される。
送信トレイ132は、例えば整理番号、件名、宛先、宛先メールアドレス、送信日時、画像有無、および送信済みフラグの欄を有している。
件名の欄には、送信した電子メールの件名が設定される。
送信日時の欄には、指導者が電子メールを送信した日時が設定される。
[ステップS11]A社の管理担当者23の操作により、依頼組織内コンピュータ20からサーバ100へ通達メールが送信される。例えばサーバ100自身がメールサーバとして機能を備え、サーバ100のドメイン名を含むメールアドレスを、保健指導用の代表のメールアドレスとする。その場合、依頼組織内コンピュータ20が送信した通達メールは、メールサーバを介してサーバ100に転送される。またサーバ100がメールサーバとして機能しない場合は、例えば、通達メールは、保健指導用の代表のメールアドレスに対応するメールサーバ内のメールボックスに格納される。そしてサーバ100の受信部140が定期的に、保健指導用の代表のメールアドレスのメールボックスを管理しているメールサーバにアクセスし、通達メールを取得する。
[ステップS13]メール振り分け部160は、通達メールを通達メールボックス120に格納する。
[ステップS15]サーバ100では、受信部140が通達外メールを受信する。そして受信部140は、通達外メールをメール振り分け部160に転送する。
次に、電子メール受信時のサーバ100の処理を詳細に説明する。
[ステップS21]受信部140が電子メールを受信する。受信部140は、受信した電子メールをメール振り分け部160に渡す。
[ステップS23]メール振り分け部160は、ユーザ管理DB110から、ステップS22で読み取ったメールアドレスを検索し、該当するメールアドレスに対応する処理業務コードを読み取る。
[ステップS25]メール振り分け部160は、保健指導の依頼元の組織からの通達メールか、もしくは指導対象者からの通達外メールかを判断する。例えば、通達メール内に通達番号を付与するように、依頼組織との間で取り決めておく。そして、メール振り分け部160は、受信した電子メール内に通達番号があるか否かにより、その電子メールが通達メールであるか否かを判断する。すなわちメール振り分け部160は、受信した電子メール内に通達番号が含まれていれば、通達メールであると判断する。またメール振り分け部160は、受信した電子メール内に通達番号が含まれていなければ、通達外メールであると判断する。
[ステップS31]端末装置41は、指導者43からの操作入力に応じて、対象者一覧要求をサーバ100に送信する。例えば、指導者43は、端末装置41のWebブラウザを起動して、対象者一覧画面に対応するURL(Uniform Resource Locator)を入力する。すると、端末装置41が、入力されたURLを指定した対象者一覧要求をサーバ100に送信する。
[ステップS33]対象者一覧生成部170は、対象者一覧要求に応じて、対象者一覧を生成する。例えば対象者一覧生成部170は、ユーザ管理DB110内のユーザ管理テーブル111を参照し、指導対象者のレコードからユーザ名を抽出する。各ユーザが指導対象者か否かは、例えば識別番号で判断できる。例えば、保健指導を依頼した組織の識別番号が1000番台であり、指導対象者の識別番号が2000番以降の場合、2000番以降の識別番号が設定されたレコードからユーザ名が抽出される。対象者一覧生成部170は、抽出したユーザ名をリストアップした対象者一覧を生成し、生成した対象者一覧を送信部150に渡す。対象者一覧には、例えば、指導対象者の名前や識別番号が含まれる。
[ステップS35]端末装置41は、サーバ100から応答された対象者一覧を、画面に表示する。指導者43は端末装置41に対して、対象者一覧の中から指導対象者を選択する操作入力を行う。端末装置41は、指導者43によって選択された指導対象者の識別情報を含む被選択対象者通知をサーバ100に送信する。被選択対象者通知には、例えば選択された指導対象者の名前や識別番号が含まれる。
[ステップS37]対象者一覧生成部170は、選択された指導対象者の識別番号を通達一覧生成部180に通知する。
[ステップS39]選択された指導対象者の識別番号を受け取った通達一覧生成部180は、選択された指導対象者の属する組織から出された通達の一覧を生成する。そして通達一覧生成部180は、生成した通達一覧を指導画面管理部190に渡す。
[ステップS42]端末装置41は、サーバ100から送られた指導画面データに基づいて、指導画面を表示する。指導者43は、指導画面を参照して、指導内容を端末装置41に入力する。端末装置41は、入力された指導内容をサーバ100に送信する。
[ステップS44]指導画面管理部190は、指導者43が入力した指導内容を本文に含み、選択された指導対象者宛の電子メールを作成し、通達外メールボックス130の送信トレイ132に格納する。格納された電子メールの送信済みフラグは「未」である。
図14は、指導時のサーバの処理手順を示すフローチャートである。以下、図14に示す処理をステップ番号に沿って説明する。
[ステップS55]通達一覧生成部180は、通達メールボックス120から、ステップS54で取得した処理業務コードに対応する通達を読み込む。この際、通達一覧生成部180は、例えば、各通達の有効期限を確認し、有効期限を過ぎていない通達のみを読み込む。すなわち通達一覧生成部180は、現在の日付と、ステップS54で取得した処理業務コードに対応する通達の有効期限の日付とを比較する。そして通達一覧生成部180は、現在の日付が有効期限以前である通達と、有効期限が設定されていない通達とを読み込む。
[ステップS60]指導画面管理部190は、指導者の端末装置から、指導画面に対する指導者が行った操作情報を取得する。例えば指導画面管理部190は、指導内容入力用のテキストボックスへの入力文字列、指導内容の送信指示、または指導終了を示す操作情報を取得する。
図15は、指導者の端末装置の画面遷移の一例を示す図である。以下、指導者43が端末装置41を操作して保健指導を行うものとして、端末装置41に表示される画面遷移について説明する。
第3の状態は、指導画面70を表示した状態である。指導画面70には、選択した指導対象者からの電子メールの内容71が表示される。また指導対象者からの電子メールに画像ファイルが添付されていた場合、その画像ファイルに基づく画像72が表示される。さらに指導画面70には、選択した指導対象者が属する組織から出された通達一覧73が表示される。
第4の状態は、指導画面70内の指導内容入力用のテキストボックス74を示す図である。指導者43は、テキストボックス74に指導内容を入力する。そして、例えば送信ボタン75を押下すると、テキストボックス74に入力された指導内容が、サーバ100に送信される。
なお第2の実施の形態は保健指導システムの例であるが、保健指導以外のテレワークにも適用可能である。例えば、個人事業において、複数の企業から請け負うと、企業ごとの通達の管理が難しい。この場合、第2の実施の形態に示したサーバ100を用いることで、企業ごとの通達を容易に管理することができる。その場合、例えば、図8のユーザ管理テーブル111に代えて、業務の作業項目と処理業務コードとを対応付けて管理する作業管理テーブルをサーバ100に格納しておく。すると、テレワーカが作業項目を選択すると、その作業項目を含む業務を依頼した依頼者からの通達が画面に表示される。その結果、テレワーカは、これから作業を行う作業項目の依頼者を意識せずに、その依頼者からの通達内容を適用した作業を、容易に行うことができる。
(付記1) コンピュータに、
複数の受託先から各々受託した複数の業務のいずれかに含まれる複数の作業項目のうち、いずれかの作業項目を指定する情報を受付け、
前記複数の作業項目の各々について、前記複数の業務のうち各作業項目が含まれる業務の識別情報を対応付けた作業項目記憶部から、前記指定された作業項目に対応する識別情報を特定し、
前記識別情報に対応付けて、該識別情報が示す業務に関する通達を記憶する通達記憶部から、特定された該識別情報に対応する通達を抽出し、
抽出した前記通達を出力する、
処理を実行させることを特徴とする通達管理プログラム。
前記コンピュータに、
前記作業項目の指定として指導対象者を指定する情報の入力を受付け、
前記情報に含まれる該指導対象者への指導を作業項目に含む業務の識別情報を特定する、
処理を実行させることを特徴とする付記1記載の通達管理プログラム。
ユーザが指導する前記複数の受託先に属する指導対象者の一覧を出力し、
前記一覧から指導対象者を選択的に指定する情報の入力に応じて、該指導対象者への指導を作業項目に含む業務の識別情報を特定する、
処理を実行させることを特徴とする付記2記載の通達管理プログラム。
前記一覧に含まれる第一の受託先に所属する第一の指導対象者に対する指導が終了した旨の情報を受付けた場合に、前記一覧を出力し、
前記一覧に含まれる第二の指導対象者を選択的に指定する情報の入力に応じて、該第二の指導対象者が所属する第二の受託先に関する通達を出力する、
ことを特徴とする付記3記載の通達管理プログラム。
受信した電子メールを解析し、該電子メールの内容が前記複数の業務のいずれかの業務に関する通達であれば、該業務の識別情報に対応付けて、該電子メールで示される通達を前記通達記憶部に格納する、
処理を実行させることを特徴とする付記1乃至4のいずれかに記載の通達管理プログラム。
前記指定された作業項目に対応する作業を実施する画面に、前記抽出した通達を表示する、
処理を実行させることを特徴とする付記1乃至5のいずれかに記載の通達管理プログラム。
前記コンピュータに、
前記通達を抽出する際には、有効期限が過ぎていない通達を抽出する、
処理を実行させることを特徴とする付記1乃至6のいずれかに記載の通達管理プログラム。
作業項目を指定する情報をネットワーク経由で端末装置から取得し、
前記抽出した通達を、前記ネットワーク経由で前記端末装置に送信する、
処理を実行させることを特徴とする付記1乃至7のいずれかに記載の通達管理プログラム。
前記識別情報に対応付けて、該識別情報が示す業務に関する通達を記憶する通達記憶部から、特定された該識別情報に対応する通達を抽出し、抽出した該通達を出力する抽出部と、
を有する情報処理装置。
複数の受託先から各々受託した複数の業務のいずれかに含まれる複数の作業項目のうち、いずれかの作業項目を指定する情報を受付け、
前記複数の作業項目の各々について、前記複数の業務のうち各作業項目が含まれる業務の識別情報を対応付けた作業項目記憶部から、前記指定された作業項目に対応する識別情報を特定し、
前記識別情報に対応付けて、該識別情報が示す業務に関する通達を記憶する通達記憶部から、特定された該識別情報に対応する通達を抽出し、
抽出した前記通達を出力する、
ことを特徴とする通達管理方法。
1a 作業項目記憶部
1b 通達記憶部
1c 特定部
1d 抽出部
2 入力装置
3 表示装置
4 情報
5 識別情報
6,7 通達
Claims (8)
- コンピュータに、
複数の受託先から各々受託した複数の業務のいずれかに含まれる複数の作業項目のうち、いずれかの作業項目を指定する情報を受付け、
前記複数の作業項目の各々について、前記複数の業務のうち各作業項目が含まれる業務の識別情報を対応付けた作業項目記憶部から、前記指定された作業項目に対応する識別情報を特定し、
前記識別情報に対応付けて、該識別情報が示す業務に関する通達を記憶する通達記憶部から、特定された該識別情報に対応する通達を抽出し、
抽出した前記通達を出力する、
処理を実行させることを特徴とする通達管理プログラム。 - 前記複数の業務は、前記複数の受託先の各々に所属する指導対象者に対する指導を作業項目とする業務であり、
前記コンピュータに、
前記作業項目の指定として指導対象者を指定する情報の入力を受付け、
前記情報に含まれる該指導対象者への指導を作業項目に含む業務の識別情報を特定する、
処理を実行させることを特徴とする請求項1記載の通達管理プログラム。 - 前記コンピュータに、さらに、
前記一覧に含まれる第一の受託先に所属する第一の指導対象者に対する指導が終了した旨の情報を受付けた場合に、前記一覧を出力し、
前記一覧に含まれる第二の指導対象者を選択的に指定する情報の入力に応じて、該第二の指導対象者が所属する第二の受託先に関する通達を出力する、
ことを特徴とする請求項2記載の通達管理プログラム。 - 前記コンピュータに、さらに、
受信した電子メールを解析し、該電子メールの内容が前記複数の業務のいずれかの業務に関する通達であれば、該業務の識別情報に対応付けて、該電子メールで示される通達を前記通達記憶部に格納する、
処理を実行させることを特徴とする請求項1乃至3のいずれかに記載の通達管理プログラム。 - 前記コンピュータに、さらに、
前記指定された作業項目に対応する作業を実施する画面に、前記抽出した通達を表示する、
処理を実行させることを特徴とする請求項1乃至4のいずれかに記載の通達管理プログラム。 - 前記通達記憶部に記憶された少なくとも一部の通達には有効期限が設定されており、
前記コンピュータに、
前記通達を抽出する際には、有効期限が過ぎていない通達を抽出する、
処理を実行させることを特徴とする請求項1乃至5のいずれかに記載の通達管理プログラム。 - 複数の受託先から各々受託した複数の業務のいずれかに含まれる複数の作業項目のうち、いずれかの作業項目を指定する情報を受付け、前記複数の作業項目の各々について、前記複数の業務のうち各作業項目が含まれる業務の識別情報を対応付けた作業項目記憶部から、前記指定された作業項目に対応する識別情報を特定する特定部と、
前記識別情報に対応付けて、該識別情報が示す業務に関する通達を記憶する通達記憶部から、特定された該識別情報に対応する通達を抽出し、抽出した該通達を出力する抽出部と、
を有する情報処理装置。 - コンピュータが、
複数の受託先から各々受託した複数の業務のいずれかに含まれる複数の作業項目のうち、いずれかの作業項目を指定する情報を受付け、
前記複数の作業項目の各々について、前記複数の業務のうち各作業項目が含まれる業務の識別情報を対応付けた作業項目記憶部から、前記指定された作業項目に対応する識別情報を特定し、
前記識別情報に対応付けて、該識別情報が示す業務に関する通達を記憶する通達記憶部から、特定された該識別情報に対応する通達を抽出し、
抽出した前記通達を出力する、
ことを特徴とする通達管理方法。
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