JP2012029076A - 画像形成システム、画像形成装置、制御方法、プログラム、及び記録媒体 - Google Patents

Abstract

【課題】ドキュメントへの権限等を設定するに当たり、新たなシステムを構築することなく、更に、当該設定における操作の煩わしさを軽減することが可能な画像形成システム、画像形成装置、制御方法、プログラム、及び記録媒体を提供する。
【解決手段】ユーザは、自身が利用することが可能なポリシー情報をポリシー管理装置から取得し、複合機の表示手段によってポリシー選択一覧画面に取得したポリシー情報を表示し（ステップＳ３００、Ｓ３０２）、ユーザは表示されたポリシー情報を選択し（ステップＳ３０４〜Ｓ３２４）、原稿をスキャンして得られた原稿データを、ファイル変換した後、選択したポリシーを変換後のファイルへ付与し（ステップＳ３２８〜Ｓ３３２）、当該ファイルを送信手段によって送信したり、記憶手段によって複合機自身に記憶する（ステップＳ３３４）。
【選択図】図１４

Description

本発明は、電子文書化されたドキュメントに対して利用権限等を付与するシステムに関する。

企業における業務遂行に当たり、営業秘密や個人情報等が記載された機密文書の取り扱いには十分な注意を払うことが重要であり、これらの機密文書の漏洩や社員による悪用がなされると、企業の存続に関わる一大事につながりかねない。

企業では、情報セキュリティ・内部統制・法令順守等の様々な観点から、前述のようなリスクへの対策を行っているのが現状である。

前述のようなリスクを軽減するには、電子文書化されたドキュメントに対して利用の権限をコントロールするＤＲＭ（Digital Rights Management）テクノロジーが有効であり、例えば、Adobe社から提供されているLiveCycle Rights Managementをはじめとして多くのDRMテクノロジーを利用したシステムに関する製品が提供されている。（例えば、特許文献１）

特開２０１０−１０８０５１号公報

但し、一般的に、DRMシステムを構築するに当たり、利用ユーザが自社内へサーバの構築及び運用等を行うため、当システムを利用するための費用がかかることは否めず、更に、DRMシステムにおいて提供される機能については、各社毎に特有の機能を必要とするというよりも、至極、一般的な機能が適用されれば事足りることが多く、費用対効果を鑑みても自社内に当システムを構築することの妥当性が疑われる。

また、DRMシステムにおける各製品では、当システムの利用上の用語や考え方、操作性等が難解であり、更に操作が煩雑である等の問題が存在している。

例えば、操作性といった観点からすると、ドキュメントに利用権限を付与するには、当該ドキュメントを起動し、権限設定を行うべくユーザインタフェースは、権限毎に各々起動させて設定を行う仕様が多く、どの部分に何を設定すべきか判断に迷うことも多く、更に、ドキュメントも１つのファイル形式に限らず様々なファイル形式が存在するため、ユーザは、それら全てのユーザインタフェースを覚え、利用せざるを得ない状況となっている。

これらの課題については、特許文献１に開示されている技術についても同様のことが言える。

そこで、必要とする機能のみ提供を受けることが可能なサービス、例えばASP（Application Service Provider）やSaaS（Software as a Service）等の様々なサービスを提供するシステムを利用することによって、ユーザがシステムの構築及び運用等を行うことなく、更に、ドキュメントへの利用権限等を付与する際の煩わしさ等を回避すべく画像形成システム、画像形成装置、制御方法、プログラム、記憶媒体を提供することを目的とする。

上記課題を解決するための第一の発明は、スキャナ機能を有する画像形成装置とユーザの記録媒体に対する利用条件を示すポリシー情報を記憶管理するポリシー管理装置とがネットワークを介して接続されたポリシー付与システムであって、前記画像形成装置は、原稿を読取りデータへ変換した後に、記録媒体を生成して当該記録媒体へ前記データを記録する読取手段と、ユーザを一意に識別するユーザ情報の入力、あるいは前記読取手段によって原稿の読取り指示を入力するための入力手段と、前記入力手段によって入力されたユーザ情報を前記ポリシー管理装置へ送信する画像形成装置送信手段と、ポリシー管理装置送信手段によって送信されたポリシー情報を受信する画像形成装置受信手段と、前記入力手段によって原稿の読取り指示が入力された場合、前記読取手段によって生成した記録媒体に対して、前記画像形成装置受信手段によって受信したポリシー情報に従って、前記記録媒体にポリシーを付与するポリシー付与手段と、を備え、前記ポリシー管理装置は、ユーザが利用可能なポリシー情報をユーザ情報に対応させて記憶する記憶手段と、前記画像形成装置送信手段によって送信されたユーザ情報を受信するポリシー管理装置受信手段と、前記ポリシー管理装置受信手段によって受信したユーザ情報と一致する前記記憶手段に記憶されたユーザ情報に対応するポリシー情報を取得するポリシー情報取得手段と、前記ポリシー情報取得手段によって取得したポリシー情報を前記画像形成装置へ送信するポリシー管理装置送信手段と、を備えたことを特徴とする。

上記課題を解決するための第二の発明は、ユーザの記録媒体に対する利用条件を示すポリシー情報を、前記ユーザを一意に識別するためのユーザ情報に対応させて記憶管理するポリシー管理装置とネットワークを介して接続された画像形成装置であって、原稿を読取りデータへ変換した後に、記録媒体を生成して当該記録媒体へ前記データを記録する読取手段と、ユーザを一意に識別するユーザ情報の入力、あるいは前記読取手段によって原稿の読取り指示を入力するための入力手段と、前記入力手段によって入力されたユーザ情報を前記ポリシー管理装置へ送信する画像形成装置送信手段と、画像形成装置送信手段によって送信したユーザ情報に一致する前記ポリシー情報を前記ポリシー管理装置から受信する画像形成装置受信手段と、前記入力手段によって原稿の読取り指示が入力された場合、前記読取手段によって生成した記録媒体に対して、前記画像形成装置受信手段によって受信したポリシー情報に従って、前記記録媒体にポリシーを付与するポリシー付与手段と、を備えたことを特徴とする。

上記課題を解決するための第三の発明は、スキャナ機能を有する画像形成装置とユーザの記録媒体に対する利用条件を示すポリシー情報を記憶管理するポリシー管理装置とがネットワークを介して接続されたポリシー付与システムの制御方法であって、前記画像形成装置において、原稿を読取りデータへ変換した後に、記録媒体を生成して当該記録媒体へ前記データを記録する読取工程と、ユーザを一意に識別するユーザ情報の入力、あるいは前記読取工程によって原稿の読取り指示を入力するための入力工程と、前記入力工程によって入力されたユーザ情報を前記ポリシー管理装置へ送信する画像形成装置送信工程と、ポリシー管理装置送信工程によって送信されたポリシー情報を受信する画像形成装置受信工程と、前記入力工程によって原稿の読取り指示が入力された場合、前記読取工程によって生成した記録媒体に対して、前記画像形成装置受信工程によって受信したポリシー情報に従って、前記記録媒体にポリシーを付与するポリシー付与工程と、を実行し、前記ポリシー管理装置において、前記画像形成装置送信工程によって送信されたユーザ情報を受信するポリシー管理装置受信工程と、前記ポリシー管理装置受信工程によって受信したユーザ情報と一致するユーザが利用可能なポリシー情報をユーザ情報に対応させて記憶する記憶手段に記憶されたユーザ情報に対応するポリシー情報を取得するポリシー情報取得工程と、前記ポリシー情報取得工程によって取得したポリシー情報を前記画像形成装置へ送信するポリシー管理装置送信工程と、して実行することを特徴とする。

上記課題を解決するための第四の発明は、ユーザの記録媒体に対する利用条件を示すポリシー情報を、前記ユーザを一意に識別するためのユーザ情報に対応させて記憶管理するポリシー管理装置とネットワークを介して接続された画像形成装置の制御方法であって、原稿を読取りデータへ変換した後に、記録媒体を生成して当該記録媒体へ前記データを記録する読取工程と、ユーザを一意に識別するユーザ情報の入力、あるいは、前記読取工程によって原稿の読取り指示を入力するための入力工程と、前記入力工程によって入力されたユーザ情報を前記ポリシー管理装置へ送信する画像形成装置送信工程と、画像形成装置送信工程によって送信したユーザ情報に一致する前記ポリシー情報を前記ポリシー管理装置から受信する画像形成装置受信工程と、前記入力工程によって原稿の読取り指示が入力された場合、前記読取工程によって生成した記録媒体に対して、前記画像形成装置受信工程によって受信したポリシー情報に従って、前記記録媒体にポリシーを付与するポリシー付与工程と、して実行することを特徴とする。

上記課題を解決するための第五の発明は、スキャナ機能を有する画像形成装置とユーザの記録媒体に対する利用条件を示すポリシー情報を記憶管理するポリシー管理装置とがネットワークを介して接続されたポリシー付与システムで実行されるプログラムであって、前記画像形成装置を、原稿を読取りデータへ変換した後に、記録媒体を生成して当該記録媒体へ前記データを記録する読取手段と、ユーザを一意に識別するユーザ情報の入力、あるいは前記読取手段によって原稿の読取り指示を入力するための入力手段と、前記入力手段によって入力されたユーザ情報を前記ポリシー管理装置へ送信する画像形成装置送信手段と、ポリシー管理装置送信手段によって送信されたポリシー情報を受信する画像形成装置受信手段と、前記入力手段によって原稿の読取り指示が入力された場合、前記読取手段によって生成した記録媒体に対して、前記画像形成装置受信手段によって受信したポリシー情報に従って、前記記録媒体にポリシーを付与するポリシー付与手段と、して機能させ、前記ポリシー管理装置を、前記画像形成装置送信手段によって送信されたユーザ情報を受信するポリシー管理装置受信手段と、前記ポリシー管理装置受信手段によって受信したユーザ情報と一致するユーザが利用可能なポリシー情報をユーザ情報に対応させて記憶する記憶手段に記憶されたユーザ情報に対応するポリシー情報を取得するポリシー情報取得手段と、前記ポリシー情報取得手段によって取得したポリシー情報を前記画像形成装置へ送信するポリシー管理装置送信手段と、して機能させることを特徴とするプログラムである。

上記課題を解決するための第六の発明は、ユーザの記録媒体に対する利用条件を示すポリシー情報を、前記ユーザを一意に識別するためのユーザ情報に対応させて記憶管理するポリシー管理装置とネットワークを介して接続された画像形成装置において実行されるプログラムであって、原稿を読取りデータへ変換した後に、記録媒体を生成して当該記録媒体へ前記データを記録する読取手段と、ユーザを一意に識別するユーザ情報の入力、あるいは前記読取手段によって原稿の読取り指示を入力するための入力手段と、前記入力手段によって入力されたユーザ情報を前記ポリシー管理装置へ送信する画像形成装置送信手段と、画像形成装置送信手段によって送信したユーザ情報に一致する前記ポリシー情報を前記ポリシー管理装置から受信する画像形成装置受信手段と、前記入力手段によって原稿の読取り指示が入力された場合、前記読取手段によって生成した記録媒体に対して、前記画像形成装置受信手段によって受信したポリシー情報に従って、前記記録媒体にポリシーを付与するポリシー付与手段と、して機能させること特徴とするプログラムである。

上記課題を解決するための第七の発明は、第五の発明または第六の発明に記載のプログラムを記録したコンピュータで読取可能な記録媒体。

本発明によれば、ユーザがシステムの構築及び運用等を行うことなく、必要とする機能のみ提供を受けることが可能となるため、システム構築における費用を削減すると共に、更に、ドキュメントへの利用権限等を付与する際の煩わしさ等を回避することが可能となる。

本発明の実施形態に係るポリシー付与システムの構成の概略を示すシステム構成図である。 本発明の実施形態に係るクライアント端末及びポリシー管理装置のハードウェア構成の概略を示す構成図である。 本発明の実施形態に係る複合機のハードウェア構成の概略を示す構成図である。 本発明の実施形態に係るポリシー付与システムにおいて、ファイルへポリシーを付与する機能をユーザへ提供するに当たり、実行されるモジュール機能の構成図である。 本発明の実施形態に係るクライアント端末において利用される画面であり、ユーザあるいはグループに対してポリシーを設定する際に用いる画面の構成例を示す構成図である。 本発明の実施形態に係る複合機において利用される画面であり、当該複合機から提供される機能を表示するメニュー画面の構成例を示す構成図である。 本発明の実施形態に係る複合機において利用される画面であり、ポリシー付与システムにログインする際に利用する画面の構成例を示す構成図である。 本発明の実施形態に係る複合機において利用される画面であり、スキャンして得られたファイルに対してポリシーを付与する際に用いる画面の構成例を示す構成図である。 本発明の実施形態に係る複合機において利用される画面であり、ログインユーザが利用可能なポリシーをファイルへ付与する際に用いる画面の構成例を示す構成図である。 本発明の実施形態に係る複合機において利用される画面であり、スキャンして得られた原稿データをファイル生成する際のファイル形式を選択する画面の構成例を示す構成図である。 本発明の実施形態において、ポリシー付与機能をユーザへ提供するプログラムを実行する際に用いるテーブルの構成を示す構成図である。 本発明の実施形態に係るポリシー付与システムにおいて、ユーザに対して利用可能なポリシーを設定する処理の流れを示すフローチャートである。 本発明の実施形態に係るポリシー付与システムにおいて、ポリシー付与機能をユーザへ提供する流れを示したフローチャートである。 本発明の実施形態に係るポリシー付与システムおいて、ポリシーをファイルへ付与する処理の流れを示すフローチャートである。

以下、図面を参照して、本発明の実施形態を詳細に説明する。

図１には、本発明の実施形態に係る電子化された文書に対して実行し得る機能の利用権限等の利用条件（ポリシー）を付与する画像形成システム（以下、ポリシー付与システム）である。

ポリシー付与システム１００は、複合機１０２、クライアント端末１０４、仮想サーバ１０８、及びポリシー管理装置１１０を含んで構成され、複合機１０２及びクライアント端末１０４は、インターネット１０６を介してポリシー管理装置１１０と接続されており、仮想サーバ１０８は、ポリシー管理装置１１０にそれぞれ別にＯＳ（Operating System）やアプリケーションソフトを動作させるように仮想的にポリシー管理装置１１０を分割することで提供されるサーバであり、ポリシー付与システム１００を利用するユーザ毎に１台のポリシー管理装置１１０を分割して利用する構成を取るケースやユーザ毎に１台のポリシー管理装置１１０を利用する構成を取るケース等、利用用途等によって何れの構成を取ることができる。

複合機１０２は、ユーザが、クライアント端末１０４が備えたユーザインタフェース（不図示）を用いて印刷指示を行うと、印刷データが形成され、形成された印刷データを受信して、当該印刷データを蓄積する。

複合機１０２は、カードリーダを備えており、ユーザが、ＩＣカードをカードリーダに対してかざすと、ＩＣカードに記憶されたユーザを識別するためのユーザ識別情報が、ポリシー管理装置１１０に送信され、ポリシー管理装置１１０において、ユーザの正当性が確認できた時に、複合機１０２に蓄積されていた印刷データを印刷実行するというものである。

尚、ＩＣカードによりユーザの正当性を確認することにより、印刷物が印刷デバイスに放置されることによる情報漏洩等の危険性を回避することが可能となる。

また、複合機１０２は、スキャナ機能をも有しており、スキャン対象とすべく原稿をスキャナで読み込んで得られた原稿データを、ボックスといわれる記憶領域へ保存したり、あるいは、送信先の宛先等を入力させた後、当該宛先に対して原稿データを送付する機能を有する。

更に、複合機１０２は、ポリシー管理装置１１０に記憶されたポリシー情報を取得することによって、スキャンして得られた原稿データをＰＤＦ等のファイル形式に変換し、これらのファイルに対してポリシー情報を付与することも可能である。

クライアント端末１０４は、前述の通り複合機１０２に対して印刷指示を行うと共に、ユーザが電子化された文書、つまりファイルに対する閲覧、印刷、変更、コピー、失効、切替、スクリーンリーダー等の権限設定、及び当該権限の有効期限等のポリシーを設定するための端末装置である。

ポリシー管理装置１１０は、ユーザがクライアント端末１０４を用いて設定された所望のファイルへ付与すべくポリシーに関する情報を記憶管理すると共に、複合機１０２から要求されたポリシー情報を送信する機能を有する。

また、ユーザは、ポリシー付与システム１００の利用に関する契約を締結した段階で、当システムに契約内容に関する情報を記憶管理すると共に、当契約情報を利用して、当システムの利用に関する制約を行っている。

また、ポリシー付与システム１００は、ポリシー管理装置１１０に備えられたファイルにポリシーを付与する機能を稼働させ、インターネット１０６を経由して、複合機１０２を利用するユーザへ当機能の利用を提供する、所謂ASP あるいはSaaS型のサービスを提供するシステムの構成を有する。

これによって、ユーザは、前述のポリシー付与機能を提供するシステムを構築するにあたり、サーバの導入及び運用等に要する費用を軽減することが可能であり、使用した期間や量だけのサービス料を支払うことによって当該ポリシー付与機能を利用することが可能である。

次に、図２には、クライアント端末１０４が有するハードウェアの構成の概略を示す構成図が示されており、ＣＰＵ２０１は、システムバス２０４に接続される各デバイスやコントローラを統括的に制御する。

また、ＲＯＭ２０２あるいは外部メモリ２１１には、ＣＰＵ２０１の制御プログラムであるＢＩＯＳ(Basic Input / Output System)やＯＳや、クライアント端末１０４が実行する機能を実現するために必要な後述する各種プログラム等が記憶されている。

ＲＡＭ２０３は、ＣＰＵ２０１の主メモリ、ワークエリア等として機能する。ＣＰＵ２０１は、処理の実行に際して必要なプログラム等をＲＡＭ２０３にロードして、プログラムを実行することで各種動作を実現するものである。

また、入力コントローラ（入力Ｃ）２０５は、キーボードや不図示のマウス等のポインティングデバイス等の入力部２０９からの入力を制御する。ビデオコントローラ（ＶＣ）２０６は、表示部２１０の一例でもあるＣＲＴディスプレイ（ＣＲＴ）等の表示器への表示を制御する。表示器はＣＲＴだけでなく、液晶ディスプレイでも構わない。

メモリコントローラ（ＭＣ）２０７は、ブートプログラム、ブラウザソフトウエア、各種のアプリケーション、フォントデータ、ユーザファイル、編集ファイル、各種データ等を記憶するハードディスク（ＨＤ）やＦＤ或いはＰＣＭＣＩＡカードスロットにアダプタを介して接続されるコンパクトフラッシュ（登録商標）メモリ等の外部メモリ２１１へのアクセスを制御する。

通信Ｉ／Ｆコントローラ（通信Ｉ／ＦＣ）２０８は、ネットワークを介して、外部機器と接続・通信するものであり、ネットワークでの通信制御処理を実行する。例えば、ＴＣＰ／ＩＰを用いたインターネット通信等が可能である。

なお、ＣＰＵ２０１は、例えばＲＡＭ２０３内の表示情報用領域へアウトラインフォントの展開（ラスタライズ）処理を実行することにより、表示部２１０上での表示を可能としている。また、ＣＰＵ２０１は、表示部２１０上の不図示のマウスカーソル等でのユーザ指示を可能とする。

本発明を実現するためのポリシー付与機能をユーザへ提供するためのプログラムは、外部メモリ２１１に記録されており、必要に応じてＲＡＭ２０３にロードされることによりＣＰＵ２０１によって実行されるものである。

尚、ポリシー管理装置１１０は、クライアント端末１０４と同一のハードウェア構成を有しており、説明は省略する。尚、ポリシー管理装置１１０の外部メモリ２１１には、ポリシー付与機能を利用するユーザへ提供するためのプログラムが記憶されている。

さらに、ポリシー付与機能をユーザへ提供するために実行されるプログラムが用いる定義ファイル及び各種情報テーブルは、ポリシー管理装置１１０の外部メモリ２１１に格納されており、これらについての詳細な説明は後述する。

次に、図３を用いて、図１に示した複合機１０２を制御するコントローラユニットのハードウェア構成について説明する。

図３は、図１に示した複合機１０２のコントローラユニットのハードウェア構成の一例を示すブロック図である。

図３において、３１６はコントローラユニットで、画像入力デバイスとして機能するスキャナ部３１４や、画像出力デバイスとして機能するプリンタ部３１２と接続する一方、ＬＡＮや公衆回線（ＷＡＮ）（例えば、ＰＳＴＮまたはＩＳＤＮ等）と接続することで、画像データやデバイス情報の入出力を行う。

コントローラユニット３１６において、３０１はＣＰＵで、システム全体を制御するプロセッサである。３０２はＲＡＭで、ＣＰＵ３０１が動作するためのシステムワークメモリであり、プログラムを記録するためのプログラムメモリや、画像データを一時記録するための画像メモリでもある。

３０３はＲＯＭで、システムのブートプログラムや各種制御プログラムが格納されている。３０４はハードディスクドライブ（ＨＤＤ）で、システムを制御するための各種プログラム，画像データ等を格納する。

３０７は操作部インタフェース（操作部Ｉ／Ｆ）で、操作部（キーボード）３０８とのインタフェース部である。また、操作部Ｉ／Ｆ３０７は、操作部３０８から入力したキー情報（例えば、スタートボタンの押下）をＣＰＵ３０１に伝える役割をする。

３０５はネットワークインタフェース（Ｎｅｔｗｏｒｋ Ｉ／Ｆ）で、ネットワーク（ＬＡＮ）に接続し、データの入出力を行う。３０６はモデム（ＭＯＤＥＭ）で、公衆回線に接続し、ＦＡＸの送受信等のデータの入出力を行う。

３１８は外部インタフェース（外部Ｉ／Ｆ）で、ＵＳＢ、ＩＥＥＥ１３９４，プリンタポート、ＲＳ−２３２Ｃ等の外部入力を受け付けるＩ／Ｆ部であり、本実施形態においては認証で必要となる携帯端末のＩＣカード（記憶媒体）の読み取り用のカードリーダ３１９が外部Ｉ／Ｆ３１８に接続されている。

そして、ＣＰＵ３０１は、この外部Ｉ／Ｆ３１８を介してカードリーダ３１９による携帯端末のＩＣカードからの情報読み取りを制御し、該携帯端末のＩＣカードから読み取られた情報を取得可能である。以上のデバイスがシステムバス３０９上に配置される。

３２０はイメージバスインタフェース（ＩＭＡＧＥ ＢＵＳ Ｉ／Ｆ）であり、システムバス３０９と画像データを高速で転送する画像バス３１５とを接続し、データ構造を変換するバスブリッジである。

画像バス３１５は、ＰＣＩバスまたはＩＥＥＥ１３９４で構成される。画像バス３１５上には以下のデバイスが配置される。

３１０はラスタイメージプロセッサ（ＲＩＰ）で、例えば、ＰＤＬコード等のベクトルデータをビットマップイメージに展開する。３１１はプリンタインタフェース（プリンタＩ／Ｆ）で、プリンタ部３１２とコントローラユニット３１６を接続し、画像データの同期系／非同期系の変換を行う。また、３１３はスキャナインタフェース（スキャナＩ／Ｆ）で、スキャナ部３１４とコントローラユニット３１６を接続し、画像データの同期系／非同期系の変換を行う。

３１７は画像処理部で、入力画像データに対し補正、加工、編集を行ったり、プリント出力画像データに対して、プリンタの補正、解像度変換等を行う。また、これに加えて、画像処理部３１７は、画像データの回転や、多値画像データに対してはＪＰＥＧ、２値画像データはＪＢＩＧ、ＭＭＲ、ＭＨ等の圧縮伸張処理を行う。

スキャナ部３１４は、原稿となる紙上の画像を照明し、ＣＣＤラインセンサで走査することで、ラスタイメージデータとして電気信号に変換する。原稿用紙は原稿フィーダのトレイにセットし、装置使用者が操作部３０８から読み取り起動指示することにより、ＣＰＵ３０１がスキャナ部３１４に指示を与え、フィーダは原稿用紙を１枚ずつフィードし原稿画像の読み取り動作を行う。

プリンタ部３１２は、ラスタイメージデータを用紙上の画像に変換する部分であり、その方式は感光体ドラムや感光体ベルトを用いた電子写真方式、微少ノズルアレイからインクを吐出して用紙上に直接画像を印字するインクジェット方式等があるが、どの方式でも構わない。

プリント動作の起動は、ＣＰＵ３０１からの指示によって開始する。なお、プリンタ部３１２には、異なる用紙サイズまたは異なる用紙向きを選択できるように複数の給紙段を持ち、それに対応した用紙カセットがある。

操作部３０８は、ＬＣＤ表示部を有し、ＬＣＤ上にタッチパネルシートが貼られており、システムの操作画面を表示するとともに、表示してあるキーが押されるとその位置情報を操作部Ｉ／Ｆ３０７を介してＣＰＵ３０１に伝える。また、操作部３０８は、各種操作キーとして、例えば、スタートキー、ストップキー、ＩＤキー、リセットキー等を備える。

ここで、操作部３０８のスタートキーは、原稿の読み取り動作を開始する時などに用いる。スタートキーの中央部には、緑と赤の２色ＬＥＤがあり、その色によってスタートキーが使える状態にあるかどうかを示す。また、操作部３０８のストップキーは、稼働中の動作を止める働きをする。また、操作部３０８のＩＤキーは、使用者のユーザＩＤを入力する時に用いる。リセットキーは、操作部からの設定を初期化する時に用いる。

カードリーダ３１９は、ＣＰＵ３０１からの制御により、ＩＣカードに記憶されている情報を読み取り、該読み取った情報を外部Ｉ／Ｆ３１８を介してＣＰＵ３０１へ通知する。

外部ストレージ３２１は、スキャナ部３１４から読み込んだ画像データを外部Ｉ／Ｆ３１８を介して記憶する機能を有する。

以上のような構成によって、複合機１０２は、スキャナ部３１４から読み込んだ画像データをネットワーク上に送信したり、当該ネットワークを介して受信した印刷データをプリンタ部３１２により印刷出力することができる。

また、スキャナ部３１４から読み込んだ画像データをモデム３０６により、公衆回線上にＦＡＸ送信したり、公衆回線からＦＡＸ受信した画像データをプリンタ部３１２により出力することできる。

図４には、本発明の実施形態に係るポリシー付与システム１００におけるポリシー付与機能をユーザへ提供するために実行されるモジュール構成を示す機能構成図を表わしている。

クライアント端末１０４は、ユーザが表示部２１０に表示された画面に対してキーボードやマウス等の入力部２０９を用いて、ポリシー付与システム１００にログインするためのユーザ情報、及びユーザに対してポリシー情報を設定する等の入力機能を有する入力手段４０２を備えている。

また、クライアント端末１０４は、表示手段４０４を備えており、表示手段４０４は。表示部２１０に表示された各画面を示しており、ユーザが入力手段４０２によって入力を行ったり、あるいは当該入力手段４０２によって入力された情報に対してポリシー管理装置１１０において実行された処理結果を当該画面等に表示する機能を有する。

また、クライアント端末１０４は、通信Ｉ／ＦＣ２０８を介してネットワーク経由にて、ポリシー管理装置１１０とデータ（情報）の送受信を行うために、各画面から入力された情報をポリシー管理装置１１０へ送信する送信手段４０６と、ポリシー管理装置１１０において実行された処理結果を受信する受信手段４０８とを備えている。

ポリシー管理装置１１０は、通信Ｉ／ＦＣ２０８を介してネットワーク経由にて、複合機１０２あるいはクライアント端末１０４から送信された情報を受信する受信手段４１０と、ユーザが、複合機１０２あるいはクライアント端末１０４からログインを行い、ログイン時に入力されたユーザ情報に基づいて、当該ユーザがポリシー付与システム１００を利用か否か等の認証を行う認証手段４１２を備えている。

また、ポリシー管理装置１１０は、外部メモリ２１１等に記憶された定義ファイル及び各種情報テーブル等にポリシー付与システム１００を利用するユーザ情報、及びユーザが利用可能なポリシー情報等を記憶する記憶手段４１４を備えている。尚、各種情報テーブルについては、後述する。

また、ポリシー管理装置１１０は、ポリシー情報取得手段４１５によって、複合機１０２からポリシー情報の要求がなされた場合、複合機１０２を利用して要求を行ったユーザが利用可能なポリシー情報を記憶手段４１４から取得することができる。

更に、ポリシー管理装置１１０は、認証手段４１２による認証結果やポリシー情報取得手段４１５により取得したポリシー情報等を複合機１０２あるいはクライアント端末１０４へ送信する送信手段４１６を備えている。

複合機１０２は、ユーザが表示部２１０に表示された画面に対してキーボードやマウス等の操作部３０８を用いて、ポリシー付与システム１００にログインするためのユーザ情報、原稿をスキャンして得られた原稿データの送信指示、当該原稿データの保存指示、及び当該ファイルに対するポリシーの付与指示等の入力機能を有する入力手段４１８を備えている。

また、複合機１０２は、表示手段４２０を備えており、表示手段４２０は、操作部３０８に表示された各画面を示しており、ユーザが入力手段４１８によって入力を行ったり、あるいは当該入力手段４１８によって入力された情報に対してポリシー管理装置１１０において実行された処理結果を当該画面等に表示する機能を有する。

また、複合機１０２は、読取手段４２２を備えており、ユーザが原稿フィーダ（不図示）のトレイ（不図示）に原稿がセットされ、入力手段４１８によってスキャン開始の指示がなされると、読取手段４２２は、原稿フィーダのトレイにセットされた原稿をスキャナ部３１４によって読取り、読み取った原稿をデータへ変更する。

また、複合機１０２は、ポリシー付与手段４２４を備えており、ポリシー付与手段４２４は、読取手段４２２によって読み取られた原稿データをユーザが所望するファイル形式にてファイルを生成し、入力手段４１８によって選択された付与すべくポリシーを生成したファイルに対して付与する機能を有する。

また、複合機１０２は、記憶手段４２６を備えており、記憶手段４２６は、入力手段４１８によってポリシー付与手段４２４によってポリシーが付与されたファイルをボックス等の複合機１０２自身の所定の記憶領域（内臓ストレージ３０４等）へ保存する機能を有する。

また、複合機１０２は、通信Ｉ／ＦＣ２０８を介してネットワーク経由にて、ポリシー管理装置１１０とデータ（情報）の送受信を行うために、各画面から入力された情報をポリシー管理装置１１０へ送信したり、あるいはポリシー付与手段４２４によってポリシーが付与されたファイルを所望の送信先の宛先へ送信する送信手段４２８と、ポリシー管理装置１１０において実行された処理結果や、クライアント端末１０４から印刷データを受信する受信手段４３０とを備えている。

図５には、ユーザが利用可能なポリシーを登録するためのポリシー登録画面５００が示されており、ポリシー登録画面５００は、クライアント端末１０４の表示部２１０に表示される。

ポリシー登録画面５００は、付与すべくポリシーに対する名称を入力するためのポリシー名５０２、ポリシーに対する説明を入力するための備考５０４を備えている。

また、ポリシー登録画面５００は、ユーザ・ユーザグループの追加ボタン５０６を備えており、管理者ユーザが入力部２０９によってユーザ・ユーザグループの追加ボタン５０６を押下すると、不図示のユーザあるいはグループを特定する画面を表示部２１０へ表示させ、当該画面を用いて特定されたユーザあるいはグループがポリシー設定欄５０８の名前の欄に追加表示される。

管理者ユーザは、ポリシー設定欄５０８の名前の欄に表示されたユーザに対するポリシー、例えば、閲覧、印刷、変更、コピー、失効、切替、スクリーンリーダー等に対応するチェックボックスに入力部２０９を介してチェック印を入力することによって、当該ユーザが利用可能なポリシーを設定することが可能であり、これらのポリシーの有効期限をも設定することが可能である。

また、一般設定５１０に表示された各事項に対して設定を行うことで、ユーザあるいはグループが利用可能なポリシーを柔軟に設定することが可能であり、更に、暗号化設定５１２に表示された事項に対して設定を行うことで、ポリシー付与後のファイルに対して暗号化を行うことが可能となり、ポリシー管理装置１１０に記憶されたポリシー付与後のファイルをダウンロードする際に当該暗号化されたファイルの複合化を行うことで、セキュリティ強化を図っている。

これらのポリシーについて設定を行った後、管理者ユーザは、入力部２０９によって登録ボタン５１４を押下することで、ユーザあるいはグループが利用可能なポリシーを登録することができる。尚、これらの設定情報は、ポリシー管理装置１１０の外部メモリ２１１に備えられたテーブル等に記憶管理される。

また、登録する処理を中断し、画面の遷移元へ戻る場合は、管理者ユーザは、入力部２０９によって戻るボタン５１６を押下する。

図６には、ユーザが複合機１０２を利用するに当たり、当該複合機１０２から提供されている機能を選択するためのメインメニュー画面６００を示しており、操作部３０８に表示される。

メインメニュー画面６００には、スキャンして送信ボタン６０２及びスキャンして保存ボタン６０４を備えており、その他、様々な機能を提供するためのボタンが表示される。

ユーザによってスキャンして送信ボタン６０２が操作部３０８によって押下されると、複合機１０２に対して設定された原稿のスキャンを開始し、操作部３０８によって入力されたアドレスに対して、スキャンして得られた原稿データをＰＤＦ等のファイル形式に変換して送信する。尚、本発明の実施形態においては、ＰＤＦ等のファイル形式に変換されたファイルに対してポリシーを付与することが可能である。

また、ユーザによってスキャンして保存ボタン６０４が操作部３０８によって押下されると、複合機１０２に対して設定された原稿のスキャンを開始し、操作部３０８によって入力されたボックスへの格納先に対して、スキャンして得られた原稿データをＰＤＦ等のファイル形式に変換して記憶する。尚、前述と同様に、本発明の実施形態においては、ＰＤＦ等のファイル形式に変換されたファイルに対してポリシーを付与することが可能である。

図７には、ポリシー付与機能を利用するユーザがポリシー付与システム１００にログインするために用いるログイン画面７００が示しされており、ログイン画面７００は、ユーザを一意に識別するＩＤを入力するためのログインＩＤ７０２、当該ユーザが設定、あるいはポリシー付与機能の提供者から発行されたパスワードを入力するためのパスワード７０４、ユーザがログインする際に押下するためのログインボタン７０６を備えている。

ユーザが、ログインボタン７０６を押下すると、ログインＩＤ７０２及びパスワード７０４に入力されたログインＩＤ及びパスワードを取得し、インターネット１０６を介して、取得したログインＩＤ及びパスワードを用いて、ポリシー管理装置１１０に対して認証処理の要求を行う。尚、ログイン画面７００は、クライアント端末１０４の表示部２１０へ表示される。

図８には、ユーザが、スキャンして得られた原稿データをＰＤＦ等のファイル形式に変換したファイルに対して、ポリシーを付与する際に利用するオプション画面８００が示されており、オプション画面８００には、ポリシーを適用するボタン８０２、ＯＫボタン８０４、及びキャンセルボタン８０６を備えているが、その他、様々なオプション機能を提供するためのボタンが表示される。

オプション画面８００は、メインメニュー画面６００においてスキャンして送信ボタン６０２あるいはスキャンして保存ボタン６０４等のスキャン系のボタンが押下れた場合に、当該オプション画面８００が起動され、スキャンして得られた原稿データをＰＤＦ等のファイル形式へ変換されたファイルに対して、ポリシーを付与する場合には、ユーザがポリシーを適用するボタン８０２を操作部３０８によって押下する。

また、ポリシーを適用するボタン８０２については、後述する適用するポリシーを確定したタイミングで、ポリシーが適用されていることを識別可能なように表示することが可能であり、その他の機能を適用するためのボタンについても、適用されていることを識別可能なように表示することが可能である。ユーザは、これらの適用度合いを見計らい、ＯＫボタン８０４を操作部３０８によって押下することによって各オプション機能の確定を行い、一方、各オプション機能を適用しない場合は、キャンセルボタン８０６を押下する。

図９には、ファイルに対して付与すべくポリシーを選択するためのポリシー一覧画面９００が示されており、オプション画面８００のポリシーを適用するボタン８０２が操作部３０８によって押下されると、ポリシー一覧画面９００が起動する。

ポリシー一覧画面９００には、付与が可能なポリシーの名称を示すポリシー名９０２、ポリシー名９０２から適用したいポリシーを操作部３０８によって選択し、選択したポリシーを確定する際に、ユーザが操作部３０８によって押下するための付与ボタン９０４、ポリシーの適用を取りやめる際に、ユーザが操作部３０８によって押下するための設定取消ボタン９０６が備えられている。

ユーザが操作部３０８によって付与ボタン９０４を押下すると、ポリシー一覧画面９００を閉じ、オプション画面８００のポリシーを適用するボタン８０２が、ポリシーが適用されていることを識別可能なように表示され、ユーザが操作部３０８によって設定取消ボタン９０６を押下すると、ポリシー一覧画面９００を閉じ、オプション画面８００のポリシーを適用するボタン８０２は、標準状態で表示される。

図１０には、スキャンして得られた原稿データを如何なるファイル形式のファイルへ変換すべきかを選択するためのファイル形式選択画面１０００が表示されており、ファイル形式選択画面１０００には、ＰＤＦ形式のファイルへ変換するためのＰＤＦボタン１００２、変換形式を確定した際に、ユーザが操作部３０８によって押下するためのＯＫボタン１００４、及び再度、オプション画面８００においてオプション機能の見直しをする場合に、ユーザが操作部３０８によって押下するためのキャンセルボタン１００６を備えている。

今現時点で、如何なる形式が選択されているかについては、ポリシーを適用する１００８の示す先が選択されていることを示しており、図１０においては、ＰＤＦボタン１００２が選択されていることが示されている。

ユーザは、変換すべくファイル形式に対して異議がなければ、操作部３０８によってＯＫボタン１００４を押下し、再度、オプション機能を見直す際には、キャンセルボタン１００６を押下することで、ファイル形式選択画面１０００を閉じる。

図１１には、ポリシー付与機能を利用するユーザへ提供するために実行されるプログラムによって用いられる各種情報テーブルを示しており、ポリシー管理装置１１０の外部メモリ２１１に記憶管理されている。

図１１に示すサーバマスタは、ポリシー管理装置１１０に仮想的にサーバを構築する際に、当該仮想サーバを一意に識別するためのサーバＩＤ、当該仮想サーバの名称を示すサーバ名、当該仮想サーバを専用サーバあるいは共有サーバとして運用すべきかを識別するためのシングルマルチ区分を含んで構成されている。

顧客マスタは、ポリシー付与システム１００を利用してポリシー付与機能を利用するに当たり、当機能の提供者との契約を締結したユーザを記憶管理する機能を有しており、サーバＩＤ、契約を締結したユーザを一意に識別するための顧客ＩＤ、ユーザの名称を示す顧客名、その他、ユーザの住所や電話番号、メールアドレス等の基本情報、契約ライセンス数、サービス開始日、解約状態を示す解約フラグ等の契約情報を記憶している。

ユーザマスタは、ユーザが利用可能なサーバを示すサーバＩＤ、顧客ＩＤ、契約を締結したユーザの中に当該ポリシー付与機能を利用するユーザを設定し、設定されたユーザ各々を一意に識別するためのログインＩＤ、ユーザに対してポリシー付与システム１００の利用権限を識別するための権限区分、例えば、当システムの運用者、管理者、利用者等を識別するための区分を備えおり、更に、ユーザマスタは、ログインＩＤを有するユーザがポリシー付与システム１００を利用する際に用いるパスワードを備えている。

ポリシー管理テーブルは、サーバＩＤ、顧客ＩＤ、ログインID、ポリシーを一意に識別するためのポリシーＩＤ、当該ポリシーの内容を示すポリシー内容、ポリシーの使用可否や使用条件等を示す使用可否情報を含んで構成されており、ユーザは、ポリシー管理テーブルに記憶されているポリシー情報を利用することが可能である。

次に、本発明の実施形態に係るポリシー付与システム１００において、当システムを利用するユーザに対して利用することが可能なポリシーを設定する処理について図１２に示すフローチャートを用いて説明する。尚、本フローチャートにおける各ステップは、クライアント端末１０４及びポリシー管理装置１１０のＣＰＵ２０１の制御の下、処理が実行される。

まずステップＳ１００では、表示手段４０４によってログイン画面７００を起動表示するが、起動タイミングにて、ポリシー管理装置１１０は、当該起動要求のあったクライアント端末１０４からの接続情報に基づいて、何れの仮想サーバを利用し、かつ何れのユーザが利用するのか判定を行うことでサーバＩＤ及び顧客ＩＤを特定し、当該サーバＩＤ及び顧客ＩＤと共に、ログイン画面７００をクライアント端末１０４へ送信手段４１６によって送信する。尚、接続情報に対応させてサーバＩＤ及び顧客ＩＤが記憶されたテーブルを記憶手段４１４に予め記憶させておくことで、当判定を行うことが可能である。

クライアント端末１０４は、ポリシー管理装置１１０から送信されたサーバＩＤ及び顧客ＩＤと共に、ログイン画面７００を受信手段４０８によって受信してＲＡＭ２０３へ記憶し、ＲＡＭ２０３へ記憶したログイン画面７００を起動する。

次のステップＳ１０２では、ログイン画面７００のログインボタン７０６が入力手段４０２によって押下されたか否かを判定する。

ログインボタン７０６が入力手段４０２によって押下されたと判定した場合は、ステップＳ１０４へ処理を進める。

ステップＳ１０４では、ステップＳ１００においてＲＡＭ２０３へ記憶したサーバＩＤ及び顧客ＩＤ、及びログイン画面７００のログインＩＤ７０２及びパスワード７０４へ入力されたログインＩＤ及びパスワードを含むユーザ情報を取得してＲＡＭ２０３へ記憶する。

ステップＳ１０６では、ステップＳ１０４においてＲＡＭ２０３へ記憶したユーザ情報を取得して、送信手段４０６によって、ポリシー管理装置１１０へ取得したユーザ情報を送信する。

ステップＳ１０８では、クライアント端末１０４において送信されたユーザ情報を受信手段４１０によって受信し、受信したユーザ情報をＲＡＭ２０３へ記憶し、次のステップＳ１１０では、認証手段４１２によって、ステップＳ１０８においてＲＡＭ２０３へ記憶したユーザ情報に含まれるサーバＩＤ、顧客ＩＤ、及びユーザＩＤがユーザマスタのサーバＩＤ、顧客ＩＤ、及びログインＩＤと一致するか否かを判定し、一致する場合は、認証ＯＫ、一致しない場合は、認証ＮＧとして、認証結果をＲＡＭ２０３へ記憶する。

更に、認証ＯＫの場合は、ユーザの有する権限区分をユーザマスタから取得し、認証結果に含めてＲＡＭ２０３へ記憶する。

ステップＳ１１２では、ステップＳ１１０においてＲＡＭ２０３へ記憶した認証結果を取得し、ステップＳ１０８においてＲＡＭ２０３へ記憶したユーザ情報に含まれるサーバＩＤ、顧客ＩＤ、及びログインＩＤと一致するポリシー情報をポリシー管理テーブルから取得する。

ステップＳ１１４では、ポリシー管理装置１１０から送信された認証結果及びポリシー情報を受信手段４０８によって受信し、受信した認証結果及びポリシー情報をＲＡＭ２０３へ記憶する。

ステップＳ１１６では、ステップＳ１１４においてＲＡＭ２０３へ記憶した認証結果に基づいて、ログインが承認されたか否かを判定し、認証ＯＫの場合は、ステップＳ１１８へ処理を進め、認証ＮＧの場合は、ステップＳ１０２へ処理を進める。

次に、ステップ１１８では、表示手段４０４によって、ポリシー登録画面５００を起動表示し、ステップＳ１２０では、入力手段４０２によってユーザ・ユーザグループの追加ボタン５０６が押下されたか否かを判定し、押下されたと判定した場合は、ステップＳ１２２へ処理を進め、ステップＳ１２２では、ポリシー設定欄５０８に、１リスト追加を行い、入力手段４０２によって名前の欄に設定されたポリシー付与対象のユーザ（ログインＩＤに該当）、当該ログインＩＤに対応させて設定された各々のポリシー情報（尚、ＲＡＭ２０３には、ポリシー情報と対応してポリシーＩＤを記憶している。）及び当該ポリシー情報の使用可否情報を取得して、ＲＡＭ２０３へ記憶する。

ステップＳ１２２では、入力手段４０２によって登録ボタン５１４が押下されたか否かを判定し、押下されたと判定した場合は、ステップＳ１２６へ処理を進め、押下されたと判定しない場合は、ステップＳ１３６へ処理を進める。

ステップＳ１２６では、ステップＳ１２２においてＲＡＭ２０３へ記憶したポリシー付与対象のログインＩＤ及び当該ログインＩＤに対応するポリシー情報（ポリシーＩＤ及び使用可否情報を含む）を取得し、ステップＳ１０４においてＲＡＭ２０３へ記憶したユーザ情報に含まれるサーバＩＤ及び顧客ＩＤを取得して、ステップＳ１２８では、ステップＳ１２６において取得したログインＩＤとサーバＩＤと顧客ＩＤとからなるユーザ情報及びポリシー情報を送信手段４０６によってポリシー管理装置１１０へ送信する。

ステップＳ１３０では、クライアント端末１０４から送信されたユーザ情報及びポリシー情報を受信手段４１０によって受信し、ＲＡＭ２０３へ記憶し、ステップＳ１３２では、ステップＳ１３０においてＲＡＭ２０３へ記憶したサーバＩＤ、顧客ＩＤ、ログインＩＤ、ポリシー内容、ポリシーＩＤ、及び使用可否情報（左記ポリシー内容、ポリシーＩＤ、及び使用可否情報はポリシー情報に含まれる）との順にポリシー管理テーブルのサーバＩＤ、顧客ＩＤ、ログインＩＤ、ポリシーＩＤ、ポリシー内容、及び使用可否情報へ記憶する。

ステップＳ１３４では、ポリシー情報の登録が完了した結果を、送信手段４１６によってクライアント端末１０４へ送信し、ステップＳ１３６では、受信手段４０８によって、ポリシー管理装置１１０から送信された登録完了通知を受信し、その後、ステップＳ１３８へ処理を進める。ステップＳ１３８では、表示手段４０４によってポリシー登録画面５００を閉じる。

ステップＳ１４０では、入力手段４０２によって戻るボタン５１６が押下されたか否かを判定し、押下されたと判定した場合は、ステップＳ１３８へ処理を進める。

次に、本発明の実施形態に係るポリシー付与システム１００において、複合機１０２において原稿をスキャンして得られたデータを所望のファイル形式のファイルを生成し、所望のポリシーを生成したファイルへ付与する処理を図１３に示すフローチャートを用いて説明する。

尚、本フローチャートにおけるステップＳ２００からステップＳ２０８、ステップＳ２１４からステップＳ２２４、ステップＳ２３２からステップＳ２３６の各ステップは、複合機１０２のＣＰＵ３０１の制御の下、処理が実行され、ステップＳ２１０、ステップＳ２１２、ステップＳ２２６からステップＳ２３０の各ステップは、ポリシー管理装置１１０のＣＰＵ２０１の制御の下、処理が実行される。

ステップＳ２００では、表示手段４２０によって表示されたメインメニュー画面６００に対して、入力手段４１８によってスキャンして送信ボタン６０２、あるいはスキャンして保存ボタン６０４が押下されたか否かを判定し、押下されたと判定した場合は、ステップＳ２０２へ処理を進める。

ステップＳ２０２では、表示手段４２０によって、オプション画面８００を起動表示し、ステップＳ２０４では、入力手段４１８によってポリシーを適用するボタン８０２が押下されたか否かを判定し、押下されたと判定した場合は、ステップＳ２０８へ処理を進め、押下されたと判定しない場合は、ステップＳ２０６へ処理を進める。

ステップＳ２０６では、入力手段４１８によってキャンセルボタン８０６が押下されたか否かを判定し、押下されたと判定した場合は、ポリシーを適用しないものとして、ステップＳ２０８へ処理を進める。

ステップＳ２０８では、送信手段４０６によって、ポリシー管理装置１１０へ接続が可能であるか否かの確認を行い、次のステップＳ２１０では、複合機１０２からの接続情報に基づいて、何れの仮想サーバを利用し、かつ何れのユーザが利用するのか判定を行うことでサーバＩＤ及び顧客ＩＤを特定し、次のステップＳ２１２では、送信手段４１６によって、当該サーバＩＤ及び顧客ＩＤと共に、通信認証結果を複合機１０２へ送信する。尚、接続情報に対応させてサーバＩＤ及び顧客ＩＤが記憶されたテーブルを記憶手段４１４に予め記憶させ、複合機１０２からの接続情報が記憶手段４１４に存在する場合は、通信認証ＯＫとし、当該接続情報が記憶手段４１４に存在しない場合は、通信認証ＮＧとして実行することで、通信認証結果を複合機１０２へ送信する。

ステップＳ２１４では、受信手段４３０によって、サーバＩＤ及び顧客ＩＤと共に、通信認証結果を受信し、ＲＡＭ２０３へ記憶した後、ステップＳ２１６では、ステップＳ２１６では、ステップＳ２１４においてＲＡＭ２０３へ記憶した通信認証結果が通信認証ＯＫであれば、ステップＳ２１８へ処理を進め、通信認証結果が通信認証ＮＧの場合は、ステップＳ２０４へ処理を進める。

ステップＳ２１８では、表示手段４２０によって、ログイン画面７００を起動表示し、ステップＳ２２０では、入力手段４１８によって、ログインボタン７０６が押下されたか否かを判定し、押下されたと判定した場合は、ステップＳ２２２へ処理を進める。

ステップＳ２２４では、ステップＳ２１４においてＲＡＭ２０３へ記憶したサーバＩＤ及び顧客ＩＤ、及びログイン画面７００のログインＩＤ７０２及びパスワード７０４へ入力されたログインＩＤ及びパスワードを含むユーザ情報を取得してＲＡＭ２０３へ記憶する。尚、本ステップでは、ユーザが、ログインＩＤ及びパスワードが記憶されたＩＣカードをカードリーダ３１９に翳すことから得られるログインＩＤ及びパスワードを用いる態様でも良い。

ステップＳ２２４では、ステップＳ２２２においてＲＡＭ２０３へ記憶したユーザ情報を取得して、送信手段４２８によって、ポリシー管理装置１１０へ取得したユーザ情報を送信する。

ステップＳ２２６では、クライアント端末１０４において送信されたユーザ情報を受信手段４１０によって受信し、受信したユーザ情報をＲＡＭ２０３へ記憶し、次のステップＳ２２８では、認証手段４１２によって、ステップＳ２２６においてＲＡＭ２０３へ記憶したユーザ情報に含まれるサーバＩＤ、顧客ＩＤ、及びユーザＩＤがユーザマスタのサーバＩＤ、顧客ＩＤ、及びログインＩＤと一致するか否かを判定し、一致する場合は、認証ＯＫ、一致しない場合は、認証ＮＧとして、認証結果をＲＡＭ２０３へ記憶する。

更に、認証ＯＫの場合は、ユーザの有する権限区分をユーザマスタから取得し、認証結果に含めてＲＡＭ２０３へ記憶する。

ステップＳ２３０では、ステップＳ２２８においてＲＡＭ２０３へ記憶した認証結果を取得し、ステップＳ２２６においてＲＡＭ２０３へ記憶したユーザ情報に含まれるサーバＩＤ、顧客ＩＤ、及びログインＩＤと一致するポリシー情報をポリシー管理テーブルから取得する。

そして、認証結果及びポリシー情報を送信手段４２８によってクライアント端末１０４へ送信する。

ステップＳ２３２では、ポリシー管理装置１１０から送信された認証結果及びポリシー情報を受信手段４３０によって受信し、受信した認証結果及びポリシー情報をＲＡＭ２０３へ記憶する。

ステップＳ２３４では、ステップＳ２３２においてＲＡＭ２０３へ記憶した認証結果に基づいて、ログインが承認されたか否かを判定し、認証ＯＫの場合は、ステップＳ２３６へ処理を進め、認証ＮＧの場合は、ステップＳ２２０へ処理を進める。

ステップＳ２３６では、ポリシーを付与する処理を実行するが、詳細は、図１４に示すフローチャートを用いて後述する。

次に、図１４に示すフローチャートを用いて、図１３に示すフローチャートのステップＳ２３６におけるポリシー付与の処理の詳細について説明する。尚、本フローチャートにおける各ステップは、ポリシー管理装置１１０におけるＣＰＵ２０１の制御の下、処理が実行される。

まず、ステップＳ３００では、表示手段４２０によって、ポリシー一覧画面９００を起動表示し、次のステップＳ３０２では、表示手段４２０によって、ステップＳ２３２においてＲＡＭ２０３へ記憶したポリシー情報をポリシー名９０２に表示する。

ステップＳ３０４では、入力手段４１８によってポリシー名９０２が選択されたか否かを判定し、選択された場合は、表示手段４２０によって、選択されたことを示すようにポリシー名９０２を識別可能表示し、次のステップＳ３０６へ処理を進める。

ステップＳ３０６では、入力手段４１８によって付与ボタン９０４が押下されたか否かを判定し、押下されたと判定した場合は、ステップＳ３１０へ処理を進め、押下されたと判定しない場合は、ステップＳ３０８へ処理を進める。

ステップＳ３０８では、入力手段４１８によって設定取消ボタン９０６が押下されたか否かを判定し、押下されたと判定した場合は、本フローチャートにおける処理を終了し、押下されたと判定しない場合は、ステップＳ３０４へ処理を進める。

ステップＳ３１０では、表示手段４２０によって、選択されたポリシー名９０２を取得し、ＲＡＭ２０３へ記憶した後、次のステップＳ３１２では、表示手段４２０によって、ポリシー一覧画面９００を閉じる。

ステップＳ３１４では、表示手段４２０によって、オプション画面８００のポリシーを適用するボタン８０２を識別可能表示し、次のステップＳ３１６では、入力手段４１８によってＯＫボタン８０４が押下されたか否かを判定し、押下されたと判定した場合は、ステップＳ３２０へ処理を進め、押下されたと判定しない場合は、ステップＳ３１８へ処理を進める。

ステップＳ３１８では、入力手段４１８において、キャンセルボタン８０６が押下されたか否かを判定し、押下されたと判定した場合は、ステップＳ３０４へ処理を進める。

ステップＳ３２０では、表示手段４２０によって、ファイル形式選択画面１０００を起動表示し、ステップＳ３２２では、入力手段４１８によって、ファイル形式の選択を行うために各ボタンが押下されたか否かを判定し、押下されたと判定した場合は、ステップＳ２０２へ処理を進め、押下されたと判定しない場合は、ステップＳ３２４へ処理を進める。

ステップＳ３２４では、入力手段４１８によって、ＯＫボタン１００４が押下されたか否かを判定し、押下されたと判定した場合は、ステップＳ３２８へ処理を進め、押下されたと判定しない場合は、ステップＳ３２６へ処理を進める。

ステップＳ３２６では、入力手段４１８によって、キャンセルボタン１００６が押下されたか否かを判定し、押下されたと判定した場合は、ステップＳ３１６へ処理を進める。

ステップＳ３２８では、表示手段４２０によって、選択されたファイル形式を取得し、ＲＡＭ２０３へ記憶し、ステップＳ３３０では、読取手段４２２によって、原稿フィーダのトレイにセットされた原稿を読取、データへ変換した後、ステップＳ３２８においてＲＡＭ２０３へ記憶したファイル形式にて、当該データをファイルとして生成する。

次のステップＳ３３２では、ポリシー付与手段４２４によって、ステップＳ３３０において生成したファイルに対して、ステップＳ３１０においてＲＡＭ２０３へ記憶したポリシー名９０２に該当するポリシーを付与し、ステップ３３４では、ステップＳ３３２において、ポリシーが付与されたファイルに対して、ステップＳ２００において押下されたボタンに応じた処理を実行する。

本ステップでは、例えば、スキャンして送信ボタン６０２が押下された場合は、ステップＳ２００の直後、送信先の宛先を設定する画面（不図示）を表示手段４２０によって表示し、ユーザが当該画面に対して設定したアドレス先にポリシーが付与されたファイルを送信手段４２８によって送信し、あるいはスキャンして保存ボタン６０４が押下された場合は、ポリシーが付与されたファイルを記憶手段４２６によって、所定の記憶領域へ記憶する。

これによって、スキャンして得られたファイルに対して、即座にポリシーを付与することが可能となり、複合機１０２において各機能を実行してファイルを生成した後に、複合機に対する外部システムに当該ファイルを抽出してポリシーを付与したり、あるいは、外部システムから一度保管したファイルに対してポリシーを付与するような作業上の煩わしさを軽減することが可能となる。

以上で説明したように、本発明によれば、ユーザがシステムの構築及び運用等を行うことなく、必要とする機能のみ提供を受けることが可能となると共に、更に、ドキュメントへの利用権限等を付与する際の煩わしさ等を回避することが可能となる。

以上、実施形態例を詳述したが、本発明は、例えば、方法、プログラムもしくは記憶媒体等としての実施態様をとることが可能であり、具体的には、複数の機器から構成されるシステムに適用しても良いし、また、一つの機器からなる装置に適用しても良い。また、本発明におけるプログラムは、各処理方法をコンピュータが実行可能（読み取り可能）なプログラムであり、本発明の記憶媒体は、各処理方法をコンピュータが実行可能なプログラムが記憶されている。

なお、本発明におけるプログラムは、各装置の処理方法ごとのプログラムであってもよ
い。

以上のように、前述した実施形態の機能を実現するプログラムを記録した記録媒体を、システムあるいは装置に供給し、そのシステムあるいは装置のコンピュータ（またはＣＰＵやＭＰＵ）が記録媒体に格納されたプログラムを読取り実行することによっても、本発
明の目的が達成されることは言うまでもない。

この場合、記録媒体から読み出されたプログラム自体が本発明の新規な機能を実現することになり、そのプログラムを記憶した記録媒体は本発明を構成することになる。

プログラムを供給するための記録媒体としては、例えば、フレキシブルディスク，ハードディスク，光ディスク，光磁気ディスク，ＣＤ−ＲＯＭ，ＣＤ−Ｒ，ＤＶＤ−ＲＯＭ，磁気テープ，不揮発性のメモリカード，ＲＯＭ，ＥＥＰＲＯＭ，シリコンディスク等を用いることができる。

また、コンピュータが読み出したプログラムを実行することにより、前述した実施形態の機能が実現されるだけでなく、そのプログラムの指示に基づき、コンピュータで稼働しているＯＳ等が実際の処理の一部または全部を行い、その処理によって前述した実施形態
の機能が実現される場合も含まれることは言うまでもない。

さらに、記録媒体から読み出されたプログラムが、コンピュータに挿入された機能拡張ボードやコンピュータに接続された機能拡張ユニットに備わるメモリに書き込まれた後、そのプログラムコードの指示に基づき、その機能拡張ボードや機能拡張ユニットに備わるＣＰＵ等が実際の処理の一部または全部を行い、その処理によって前述した実施形態の機
能が実現される場合も含まれることは言うまでもない。

また、本発明は、複数の機器から構成されるシステムに適用しても、１つの機器からなる装置に適用してもよい。また、本発明は、システムあるいは装置にプログラムを供給することによって達成される場合にも適応できることは言うまでもない。この場合、本発明を達成するためのプログラムを格納した記録媒体を該システムあるいは装置に読み出すことによって、そのシステムあるいは装置が、本発明の効果を享受することが可能となる。

さらに、本発明を達成するためのプログラムをネットワーク上のサーバ，データベース等から通信プログラムによりダウンロードして読み出すことによって、そのシステム、あるいは装置が、本発明の効果を享受することが可能となる。なお、上述した各実施形態およびその変形例を組み合わせた構成も全て本発明に含まれるものである。

１００ ポリシー付与システム
１０２ 複合機
１０４ クライアント端末
１０６ インターネット
１０８ 仮想サーバ
１１０ ポリシー管理装置
２０１ ＣＰＵ
２０２ ＲＯＭ
２０３ ＲＡＭ
２０４ システムバス
２０５ 入力コントローラ
２０６ ビデオコントローラ
２０７ メモリコントローラ
２０８ 通信Ｉ／Ｆコントローラ
２０９ 入力部
２１０ 表示部
２１１ 外部メモリ
３０１ ＣＰＵ
３０２ ＲＡＭ
３０３ ＲＯＭ
３０４ ハードディスクドライブ
３０５ ネットワークインタフェース
３０６ モデム
３０７ 操作部インタフェース
３０８ 操作部
３０９ システムバス
３１０ ラスタイメージプロセッサ
３１１ プリンタインタフェース
３１２ プリンタ部
３１３ スキャナインタフェース
３１４ スキャナ部
３１５ 画像バス
３１６ コントローラユニット
３１７ 画像処理部
３１８ 外部インタフェース
３１９ カードリーダ
３２０ イメージバスインタフェース
３２１ 外部ストレージ

Claims (11)

1. スキャナ機能を有する画像形成装置とユーザの記録媒体に対する利用条件を示すポリシー情報を記憶管理するポリシー管理装置とがネットワークを介して接続されたポリシー付与システムであって、
   前記画像形成装置は、
   原稿を読取りデータへ変換した後に、記録媒体を生成して当該記録媒体へ前記データを記録する読取手段と、
   ユーザを一意に識別するユーザ情報の入力、あるいは前記読取手段によって原稿の読取り指示を入力するための入力手段と、
   前記入力手段によって入力されたユーザ情報を前記ポリシー管理装置へ送信する画像形成装置送信手段と、
   ポリシー管理装置送信手段によって送信されたポリシー情報を受信する画像形成装置受信手段と、
   前記入力手段によって原稿の読取り指示が入力された場合、前記読取手段によって生成した記録媒体に対して、前記画像形成装置受信手段によって受信したポリシー情報に従って、前記記録媒体にポリシーを付与するポリシー付与手段と、
   を備え、
   前記ポリシー管理装置は、
   ユーザが利用可能なポリシー情報をユーザ情報に対応させて記憶する記憶手段と、
   前記画像形成装置送信手段によって送信されたユーザ情報を受信するポリシー管理装置受信手段と、
   前記ポリシー管理装置受信手段によって受信したユーザ情報と一致する前記記憶手段に記憶されたユーザ情報に対応するポリシー情報を取得するポリシー情報取得手段と、
   前記ポリシー情報取得手段によって取得したポリシー情報を前記画像形成装置へ送信するポリシー管理装置送信手段と、
   を備えたことを特徴とするポリシー付与システム。
2. 前記画像形成装置は、
   前記画像形成装置受信手段によって受信したポリシー情報を表示する表示手段を備え、
   前記入力手段は、更に、前記表示手段によって表示されたポリシー情報を選択入力することが可能であり、
   前記ポリシー付与手段は、前記入力手段によって原稿の読取り指示が入力された場合、前記読取手段によって生成した記録媒体に対して、前記入力手段によって選択入力されたポリシー情報に従って、前記記録媒体にポリシーを付与することを特徴とする請求項１に記載のポリシー付与システム。
3. 前記画像形成装置及び前記ポリシー管理装置がネットワークを介して接続されたクライアント端末からなるポリシー付与システムであって、
   前記クライアント端末は、
   ユーザを一意に識別するユーザ情報を入力すると共に、前記ユーザの利用条件を記録媒体へ付与するためのポリシー情報を入力するためのクライアント端末入力手段と、
   前記クライアント端末入力手段によって入力されたユーザ情報及びポリシー情報を前記ポリシー管理装置へ送信するクライアント端末送信手段と、
   を備え、
   前記ポリシー管理装置受信手段は、前記クライアント端末送信手段によって送信されたユーザ情報及びポリシー情報を受信し、
   前記記憶手段は、前記受信したポリシー情報を前記ユーザ情報に対応させて記憶することを特徴とする請求項１または２に記載のポリシー付与システム。
4. 前記入力手段は、更に、前記読取手段によって原稿を読取った後、ポリシーが付与された記録媒体を所定の宛先へ送信する指示、及び前記所定の宛先を入力することが可能であり、
   前記入力手段によって送信する指示がなされた場合、前記ポリシー付与手段によってポリシーが付与された記録媒体を前記所定の宛先へ送信することを特徴とする請求項１乃至３の何れか１項に記載のポリシー付与システム。
5. 前記入力手段は、更に、前記読取手段によって原稿を読取った後、ポリシーが付与された記録媒体を所定の領域へ記憶する指示を入力することが可能であり、
   前記入力手段によって記憶する指示がなされた場合、前記ポリシー付与手段によってポリシーが付与された記録媒体を前記所定の領域へ記憶することを特徴とする請求項１乃至４の何れか１項に記載のポリシー付与システム。
6. ユーザの記録媒体に対する利用条件を示すポリシー情報を、前記ユーザを一意に識別するためのユーザ情報に対応させて記憶管理するポリシー管理装置とネットワークを介して接続された画像形成装置であって、
   原稿を読取りデータへ変換した後に、記録媒体を生成して当該記録媒体へ前記データを記録する読取手段と、
   ユーザを一意に識別するユーザ情報の入力、あるいは前記読取手段によって原稿の読取り指示を入力するための入力手段と、
   前記入力手段によって入力されたユーザ情報を前記ポリシー管理装置へ送信する画像形成装置送信手段と、
   画像形成装置送信手段によって送信したユーザ情報に一致する前記ポリシー情報を前記ポリシー管理装置から受信する画像形成装置受信手段と、
   前記入力手段によって原稿の読取り指示が入力された場合、前記読取手段によって生成した記録媒体に対して、前記画像形成装置受信手段によって受信したポリシー情報に従って、前記記録媒体にポリシーを付与するポリシー付与手段と、
   を備えたことを特徴とする画像形成装置。
7. スキャナ機能を有する画像形成装置とユーザの記録媒体に対する利用条件を示すポリシー情報を記憶管理するポリシー管理装置とがネットワークを介して接続されたポリシー付与システムの制御方法であって、
   前記画像形成装置において、
   原稿を読取りデータへ変換した後に、記録媒体を生成して当該記録媒体へ前記データを記録する読取工程と、
   ユーザを一意に識別するユーザ情報の入力、あるいは前記読取工程によって原稿の読取り指示を入力するための入力工程と、
   前記入力工程によって入力されたユーザ情報を前記ポリシー管理装置へ送信する画像形成装置送信工程と、
   ポリシー管理装置送信工程によって送信されたポリシー情報を受信する画像形成装置受信工程と、
   前記入力工程によって原稿の読取り指示が入力された場合、前記読取工程によって生成した記録媒体に対して、前記画像形成装置受信工程によって受信したポリシー情報に従って、前記記録媒体にポリシーを付与するポリシー付与工程と、
   を実行し、
   前記ポリシー管理装置において、
   前記画像形成装置送信工程によって送信されたユーザ情報を受信するポリシー管理装置受信工程と、
   前記ポリシー管理装置受信工程によって受信したユーザ情報と一致するユーザが利用可能なポリシー情報をユーザ情報に対応させて記憶する記憶手段に記憶されたユーザ情報に対応するポリシー情報を取得するポリシー情報取得工程と、
   前記ポリシー情報取得工程によって取得したポリシー情報を前記画像形成装置へ送信するポリシー管理装置送信工程と、
   して実行することを特徴とするポリシー付与システムの制御方法。
8. ユーザの記録媒体に対する利用条件を示すポリシー情報を、前記ユーザを一意に識別するためのユーザ情報に対応させて記憶管理するポリシー管理装置とネットワークを介して接続された画像形成装置の制御方法であって、
   原稿を読取りデータへ変換した後に、記録媒体を生成して当該記録媒体へ前記データを記録する読取工程と、
   ユーザを一意に識別するユーザ情報の入力、あるいは、前記読取工程によって原稿の読取り指示を入力するための入力工程と、
   前記入力工程によって入力されたユーザ情報を前記ポリシー管理装置へ送信する画像形成装置送信工程と、
   画像形成装置送信工程によって送信したユーザ情報に一致する前記ポリシー情報を前記ポリシー管理装置から受信する画像形成装置受信工程と、
   前記入力工程によって原稿の読取り指示が入力された場合、前記読取工程によって生成した記録媒体に対して、前記画像形成装置受信工程によって受信したポリシー情報に従って、前記記録媒体にポリシーを付与するポリシー付与工程と、
   して実行することを特徴とする画像形成装置の制御方法。
9. スキャナ機能を有する画像形成装置とユーザの記録媒体に対する利用条件を示すポリシー情報を記憶管理するポリシー管理装置とがネットワークを介して接続されたポリシー付与システムで実行されるプログラムであって、
   前記画像形成装置を、
   原稿を読取りデータへ変換した後に、記録媒体を生成して当該記録媒体へ前記データを記録する読取手段と、
   ユーザを一意に識別するユーザ情報の入力、あるいは前記読取手段によって原稿の読取り指示を入力するための入力手段と、
   前記入力手段によって入力されたユーザ情報を前記ポリシー管理装置へ送信する画像形成装置送信手段と、
   ポリシー管理装置送信手段によって送信されたポリシー情報を受信する画像形成装置受信手段と、
   前記入力手段によって原稿の読取り指示が入力された場合、前記読取手段によって生成した記録媒体に対して、前記画像形成装置受信手段によって受信したポリシー情報に従って、前記記録媒体にポリシーを付与するポリシー付与手段と、
   して機能させ、
   前記ポリシー管理装置を、
   前記画像形成装置送信手段によって送信されたユーザ情報を受信するポリシー管理装置受信手段と、
   前記ポリシー管理装置受信手段によって受信したユーザ情報と一致するユーザが利用可能なポリシー情報をユーザ情報に対応させて記憶する記憶手段に記憶されたユーザ情報に対応するポリシー情報を取得するポリシー情報取得手段と、
   前記ポリシー情報取得手段によって取得したポリシー情報を前記画像形成装置へ送信するポリシー管理装置送信手段と、
   して機能させることを特徴とするプログラム。
10. ユーザの記録媒体に対する利用条件を示すポリシー情報を、前記ユーザを一意に識別するためのユーザ情報に対応させて記憶管理するポリシー管理装置とネットワークを介して接続された画像形成装置において実行されるプログラムであって、
    原稿を読取りデータへ変換した後に、記録媒体を生成して当該記録媒体へ前記データを記録する読取手段と、
    ユーザを一意に識別するユーザ情報の入力、あるいは前記読取手段によって原稿の読取り指示を入力するための入力手段と、
    前記入力手段によって入力されたユーザ情報を前記ポリシー管理装置へ送信する画像形成装置送信手段と、
    画像形成装置送信手段によって送信したユーザ情報に一致する前記ポリシー情報を前記ポリシー管理装置から受信する画像形成装置受信手段と、
    前記入力手段によって原稿の読取り指示が入力された場合、前記読取手段によって生成した記録媒体に対して、前記画像形成装置受信手段によって受信したポリシー情報に従って、前記記録媒体にポリシーを付与するポリシー付与手段と、
    して機能させること特徴とするプログラム。
11. 請求項９または請求項１０に記載のプログラムを記録したコンピュータで読取可能な記録媒体。
    
    

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