JP2011124666A - Image processor and composite machine - Google Patents

Abstract

<P>PROBLEM TO BE SOLVED: To provide an image processor capable of alleviating the burden of work for distributing minutes. <P>SOLUTION: The image processor includes a reader for reading an image of a manuscript and an e-mail transceiver for transmitting and receiving e-mail. In addition, the image processor includes a destination information registering means and a selective input means. When predetermined identification information indicative of a notice on a meeting is contained among e-mails received by the e-mail transceiver, the destination information registering means collectively stores destination data contained in electronic mail temporarily in memory. The selective input means specifies the temporarily stored destination data collectively in memory as destination information of e-mail. Image data of the manuscript read by the reader is transmitted collectively by e-mail to each recipient contained in the temporarily stored destination data predetermined by the selective input means. <P>COPYRIGHT: (C)2011,JPO&INPIT

Description

本発明は、読み取った画像データを所定の宛先へ送付する画像処理装置及び複合機に関する。   The present invention relates to an image processing apparatus and a multifunction peripheral that send read image data to a predetermined destination.

例えば、会議の議事録のコピーと配布作業の負担を軽減するための従来技術として、特許文献１には、会議出席対象者である各ユーザが、自己の端末からサーバにアクセスして、自己が出席する予定の会議に出席登録しておき、会議終了後に議事録を配布する際には、デジタル複合機にて議事録の画像データを読み取り、サーバから当該会議の出席登録者全員分のＥメールアドレスを取得して電子メールで送信することにより、会議出席者のＥメールアドレスを個別に指定しなくても済むようにする技術が開示されている。   For example, as a prior art for reducing the burden of copying and distributing the minutes of a meeting, Patent Document 1 discloses that each user who is an attendee of a meeting accesses the server from his / her terminal and himself / herself When registering attendance at a meeting that you plan to attend and distributing the minutes after the meeting ends, read the image data of the minutes on the digital multifunction peripheral and send an e-mail for all registered attendees of the meeting from the server. A technique is disclosed in which an address is acquired and transmitted by e-mail so that an e-mail address of a conference attendant need not be individually specified.

特開２００６−１８０２７６号公報JP 2006-180276 A

しかしながら、前記の従来技術では、事前に出席登録が行われなかった代理出席者や追加出席者のＥメールアドレスはサーバから取得されないため、個別にＥメールアドレスを指定して送信する必要があり、作業の負担が大きく、議事録の配布漏れも発生するという問題点があった。また、会議予定とその出席者を管理するためのサーバが必要となり、サーバを導入したり運用したりする作業の負担が大きいという問題点があった。   However, in the above prior art, since the email addresses of proxy attendees and additional attendees who have not been registered in advance are not acquired from the server, it is necessary to specify and send the email addresses individually, There was a problem that the burden of work was heavy and omission of distribution of minutes occurred. In addition, a server for managing the conference schedule and attendees thereof is required, and there is a problem that the burden of work for installing and operating the server is large.

本発明は、前記の問題点を解消するためになされたものであり、議事録などを配布するための作業の負担を軽減することが可能な画像処理装置及び複合機を提供することを課題とする。   The present invention has been made to solve the above-described problems, and it is an object of the present invention to provide an image processing apparatus and a multifunction peripheral that can reduce the burden of work for distributing minutes and the like. To do.

前記の課題を解決するために、本発明の画像処理装置及び複合機は、原稿の画像を読み取る読取部と、電子メールの送受信を行うメール送受信部とを備える画像処理装置及び複合機であって、前記メール送受信部が受信した電子メールのなかに、所定の識別情報が含まれている場合に、当該電子メールの他の受信者の宛先データを当該電子メール毎に一括して記憶部に一時記憶させる宛先情報登録手段と、前記記憶部に一括して一時記憶された前記他の受信者の宛先データを、電子メールの宛先情報として指定する選択入力手段とを備え、前記メール送受信部は、前記選択入力手段によって指定された前記宛先情報に該当する前記他の受信者宛に、前記読取部にて読み取った原稿の画像データを電子メールで送信することを特徴とする。   In order to solve the above problems, an image processing apparatus and a multifunction peripheral of the present invention are an image processing apparatus and a multifunction peripheral including a reading unit that reads an image of a document and a mail transmission / reception unit that transmits and receives an electronic mail. When the e-mail received by the mail transmitting / receiving unit includes predetermined identification information, the destination data of other recipients of the e-mail are collectively stored in the storage unit for each e-mail. Destination information registration means for storing; and selection input means for designating destination data of the other recipients temporarily stored in the storage unit collectively as destination information of an e-mail; The image data of the document read by the reading unit is transmitted by e-mail to the other recipients corresponding to the destination information designated by the selection input means.

本発明によれば、議事録などを配布するための作業の負担を軽減することが可能な画像処理装置及び複合機を提供することができる。   According to the present invention, it is possible to provide an image processing apparatus and a multifunction peripheral that can reduce the burden of work for distributing minutes and the like.

本発明の第一実施形態に係る複合機の設置例を示す接続構成図である。It is a connection block diagram which shows the example of installation of the multifunctional device which concerns on 1st embodiment of this invention. 本発明の第一実施形態に係る複合機の要部を示した機能ブロック図である。FIG. 2 is a functional block diagram illustrating a main part of the multifunction peripheral according to the first embodiment of the present invention. 開催通知メール送信画面の表示例である。It is an example of a display of an opening notification mail transmission screen. 会議ＢＯＸ登録テーブルの構造及びデータ例である。It is a structure and data example of a meeting BOX registration table. 複合機が備えるオペレーションパネルのレイアウト例である。6 is a layout example of an operation panel included in a multifunction peripheral. タッチパネルに表示されるメールメニュー画面の表示例である。It is an example of a mail menu screen displayed on the touch panel. 議事録配布メール受信画面の表示例である。It is a display example of a minutes distribution mail reception screen. 第一実施形態に係る宛先登録処理のフローチャートである。It is a flowchart of the destination registration process which concerns on 1st embodiment. 第一実施形態に係る議事録送付処理のフローチャートである。It is a flowchart of the minutes sending process concerning a first embodiment. 会議ＢＯＸ登録テーブルの他の構造及びデータ例である。It is another structure and data example of a meeting BOX registration table. 議事録配布メール受信画面の他の表示例である。It is another example of a display of a minutes distribution mail reception screen. 本発明の第二実施形態に係る複合機の要部を示した機能ブロック図である。It is the functional block diagram which showed the principal part of the multifunctional device which concerns on 2nd embodiment of this invention. アドレス帳登録テーブルの構造及びデータ例である。It is a structure and data example of an address book registration table. 議事録シートの右上に文字列の認識エリアを配置した例である。This is an example in which a character string recognition area is arranged at the upper right of the minutes sheet. 第二実施形態に係る議事録送付処理のフローチャートである。It is a flowchart of the minutes sending processing concerning a second embodiment. 議事録送付処理の動作を説明するためのデータ例である。It is a data example for demonstrating operation | movement of the minutes sending process. 第二実施形態に係る他の議事録送付処理のフローチャートである。It is a flowchart of other minutes sending processing concerning a second embodiment. 宛名属性登録処理のフローチャートである。It is a flowchart of an address attribute registration process. 宛先区分に応じたメール本文の内容の例である。It is an example of the content of the mail text according to a destination classification.

以下、本発明を実施するための形態を、適宜図面を参照しながら詳細に説明する。   Hereinafter, embodiments for carrying out the present invention will be described in detail with reference to the drawings as appropriate.

＜第一実施形態＞
図１は、本発明の第一実施形態に係る画像処理装置を備える複合機の設置例を示す接続構成図である。図１に示すように、コピー機能、ファクシミリ機能、スキャナ機能及びプリンタ機能を有する複合機１は、電子メールクライアントソフトがインストールされた端末装置２−１，２−２，２−３と、通信ネットワーク３を介して通信可能に接続されている。通信ネットワーク３には、電子メールの配信を司る不図示のメールサーバが接続されており、複合機１と端末装置２−１，２−２，２−３の各利用者との間で、電子メールの送受信が可能となっている。 <First embodiment>
FIG. 1 is a connection configuration diagram illustrating an installation example of a multifunction machine including an image processing apparatus according to the first embodiment of the present invention. As shown in FIG. 1, a multifunction device 1 having a copy function, a facsimile function, a scanner function, and a printer function includes terminal devices 2-1, 2-2, 2-3 in which electronic mail client software is installed, and a communication network. 3 is communicably connected via the terminal 3. The communication network 3 is connected to a mail server (not shown) that manages the distribution of electronic mail, and electronic communication between the multifunction device 1 and each user of the terminal devices 2-1, 2-2, 2-3. Mail can be sent and received.

図２は、本発明の第一実施形態に係る複合機１が備える画像処理装置の要部を示した機能ブロック図である。図２に示すように、複合機１は、ＣＰＵ（Central Processing Unit）１１、ＲＯＭ（Read Only Memory）１２、記憶部１３、制御部１４、読取部１５、オペレーションパネル１６、及び送受信部１７を備えて構成される。   FIG. 2 is a functional block diagram illustrating a main part of the image processing apparatus provided in the multifunction machine 1 according to the first embodiment of the present invention. As shown in FIG. 2, the multifunction machine 1 includes a CPU (Central Processing Unit) 11, a ROM (Read Only Memory) 12, a storage unit 13, a control unit 14, a reading unit 15, an operation panel 16, and a transmission / reception unit 17. Configured.

ＲＯＭ１２には、複合機１の動作全体を制御する各種のプログラムが予め格納されており、ＣＰＵ１１は、ＲＯＭ１２からこれらのプログラムを不図示のメモリにロードして実行することにより、制御部１４が備える各種機能を具現化する。   Various programs for controlling the overall operation of the multifunction device 1 are stored in the ROM 12 in advance, and the CPU 11 is provided in the control unit 14 by loading these programs from the ROM 12 into a memory (not shown) and executing them. Implement various functions.

記憶部１３は、例えば、不揮発性の半導体メモリやハードディスク装置などにより構成され、読取部１５が読み取った原稿の画像データを一時記憶する画像メモリ１３１と、画像データの送信に利用する宛先情報を一時記憶する宛先情報記憶部１３２とを備える。   The storage unit 13 includes, for example, a nonvolatile semiconductor memory or a hard disk device, and temporarily stores image data 131 for temporarily storing image data of a document read by the reading unit 15 and destination information used for transmission of the image data. And a destination information storage unit 132 for storing.

本発明のメール送受信部としての機能を有する制御部１４は、文字列検知部１４１、宛先情報登録部１４２、送信機能制御部１４３の各機能を備える。   The control unit 14 having a function as a mail transmission / reception unit of the present invention includes each function of a character string detection unit 141, a destination information registration unit 142, and a transmission function control unit 143.

文字列検知部１４１は、複合機１が受信した電子メールのなかに含まれる所定の識別情報として所定の文字列（例えば、件名のなかに含まれる、会議の開催通知であることを示す「［開催通知］」という文字列）を検知し、当該文字列を検知した場合は、その旨を宛先情報登録部１４２に通知する。電子メールの件名から検知する所定の文字列は必要に応じて加えてもよい。検知する所定の文字列は、件名ではなくメール本文に含まれるものとしてもよい。所定の識別情報は文字列以外のデータであってもよい。また、文字列検知部１４１は、受信したメールのなかの不要な情報を削除し、所定の文字列を検知できなかった場合は受信したメール自体を削除する。   The character string detection unit 141 is a predetermined character string (for example, a meeting holding notification included in the subject name “[ When the character string) is detected and the character string is detected, the destination information registration unit 142 is notified of this. A predetermined character string detected from the subject of the e-mail may be added as necessary. The predetermined character string to be detected may be included in the mail text instead of the subject. The predetermined identification information may be data other than a character string. Also, the character string detection unit 141 deletes unnecessary information in the received mail, and deletes the received mail itself when a predetermined character string cannot be detected.

本発明の宛先情報登録手段としての宛先情報登録部１４２は、文字列検知部１４１から前記通知を受けて、当該電子メールの他の受信者の宛先データを宛先情報記憶部１３２に一時記憶させる。   The destination information registration unit 142 as the destination information registration unit of the present invention receives the notification from the character string detection unit 141 and temporarily stores destination data of other recipients of the e-mail in the destination information storage unit 132.

送信機能制御部１４３は、読取部１５が読み取った議事録などの原稿の画像データを電子メールやファクシミリ機能を利用して外部に送信する。また、送信機能制御部１４３は、議事録などの画像データ配布メールの送信が完了したときに、一時記憶しておいた宛先データを宛先情報記憶部１３２から削除するとともに、画像メモリ１３１に一時保存した画像データを削除する。   The transmission function control unit 143 transmits image data of a document such as a minutes read by the reading unit 15 to the outside using an electronic mail or a facsimile function. Further, the transmission function control unit 143 deletes the temporarily stored destination data from the destination information storage unit 132 and temporarily stores it in the image memory 131 when the transmission of the image data distribution mail such as the minutes is completed. Delete the processed image data.

読取部１５は、処理対象の原稿の画像を読み取り、その画像データを画像メモリ１３１に格納する。オペレーションパネル１６は、利用者が複合機１の動作を設定するための操作手段である。送受信部１７は、通信ネットワーク３を介して、例えば、ＴＣＰ／ＩＰ（Transmission Control Protocol/Internet Protocol）仕様やＳＭＴＰ（Simple Mail Transfer Protocol）仕様に則って、メールサーバなどの外部機器との間でデータの送受信を行う。   The reading unit 15 reads an image of a document to be processed and stores the image data in the image memory 131. The operation panel 16 is an operation means for the user to set the operation of the multifunction device 1. The transmission / reception unit 17 exchanges data with an external device such as a mail server via the communication network 3 in accordance with, for example, TCP / IP (Transmission Control Protocol / Internet Protocol) specifications and SMTP (Simple Mail Transfer Protocol) specifications. Send and receive.

以下では、会議の議事録を配布する場合を例にとって説明する。
会議の開催に先立って、会議の主催者またはその代理者は、出席を依頼する対象者全員を宛先に含む、開催通知メールを端末装置から送信するものとする。図３は、電子メールクライアントソフトによって端末装置の表示部に表示される開催通知メール送信画面２０の表示例である。図３に示すように、宛先欄２１には、出席を依頼する対象者の宛名「ＸＸ課長／ＡＢＣ」、「ＹＹ／ＡＢＣ」、「ＺＺ／ＤＥＦ」に加えて、複合機１に割り当てられている宛名「ＡＡ部ＭＦＰ／ＧＨＩ」を入力しておく。また、件名欄２４には、会議の開催通知であることを示す所定の文字列である「［開催通知］」を含む件名を記入する。なお、ＣＣ（Carbon Copy）欄２２及びＢＣＣ（Blind Carbon Copy）欄２３には、必要に応じて宛名を入力することができるが、ＢＣＣ欄２３に入力された宛名の情報はその宛名本人以外には通知されない（複合機１にも通知されない）ので、議事録の配布対象とはならない。また、開催通知メールには、必要に応じて会議資料などのファイルを添付してもよい。 In the following, the case of distributing the minutes of a meeting will be described as an example.
Prior to the holding of the meeting, the organizer of the meeting or its agent shall transmit a holding notification mail from the terminal device, which includes all persons who are requested to attend. FIG. 3 is a display example of the opening notice mail transmission screen 20 displayed on the display unit of the terminal device by the e-mail client software. As shown in FIG. 3, the address field 21 is assigned to the multifunction device 1 in addition to the addresses “XX section / ABC”, “YY / ABC”, and “ZZ / DEF” of the subject who is requested to attend. The address “AA part MFP / GHI” is entered. Further, in the subject field 24, a subject including “[Notice of holding]”, which is a predetermined character string indicating that it is a notice of holding a meeting, is entered. In addition, in the CC (Carbon Copy) column 22 and the BCC (Blind Carbon Copy) column 23, an address can be input as necessary, but the address information input in the BCC column 23 is in addition to the address person. Is not notified (also not notified to the multi-function device 1), it is not a distribution target of the minutes. In addition, a file such as a meeting material may be attached to the holding notice mail as necessary.

不図示のメールサーバは、開催通知メールの送信を受け付けると、そのメールを宛先欄２１、ＣＣ欄２２及びＢＣＣ欄２３で指定された各宛先に配信する。そして、指定された宛名「ＡＡ部ＭＦＰ／ＧＨＩ」に該当する複合機１の送受信部１７が、この開催通知メールを受信し、それを文字列検知部１４１に引き渡す。   When the mail server (not shown) receives the transmission of the event notification mail, the mail server distributes the mail to each destination specified in the destination column 21, CC column 22, and BCC column 23. Then, the transmission / reception unit 17 of the multifunction device 1 corresponding to the designated address “AA unit MFP / GHI” receives this holding notification mail and delivers it to the character string detection unit 141.

文字列検知部１４１は、受信したメールの件名欄に所定の文字列である「［開催通知］」が含まれているので、その旨を宛先情報登録部１４２に通知する。   The character string detection unit 141 notifies the destination information registration unit 142 of the fact that “[Notice of holding]” that is a predetermined character string is included in the subject field of the received mail.

宛先情報登録部１４２は、受信したメールの宛先欄に記入されている自身の宛名以外の宛先データ、つまり、「ＸＸ課長／ＡＢＣ」、「ＹＹ／ＡＢＣ」、「ＺＺ／ＤＥＦ」と対応するＥメールアドレスとを、宛先情報記憶部１３２に格納する。   The destination information registration unit 142 receives destination data other than its own address entered in the destination column of the received mail, that is, E corresponding to “XX section / ABC”, “YY / ABC”, and “ZZ / DEF”. The mail address is stored in the destination information storage unit 132.

図４は、宛先情報記憶部１３２に備えられ、複合機１が受信した開催通知メールの宛先データを一時記憶しておくための会議ＢＯＸ登録テーブルの構造及びデータ例である。図４に示すように、会議ＢＯＸ登録テーブル４０には、会議ＢＯＸ番号欄４１、宛先情報欄４２、Ｅメールアドレス欄４３の各欄から成るレコードが、複数登録されている。   FIG. 4 shows a structure and data example of a conference BOX registration table that is provided in the destination information storage unit 132 and temporarily stores destination data of an event notification mail received by the multifunction device 1. As shown in FIG. 4, in the conference BOX registration table 40, a plurality of records each including a conference BOX number column 41, a destination information column 42, and an email address column 43 are registered.

会議ＢＯＸ番号欄４１には、登録可能なレコードの数に対応する一連番号である会議ＢＯＸ番号が格納される。宛先情報欄４２には、複合機１が受信した開催通知メールの宛先欄に記入されていた宛名（複合機１の宛名を除く）が、Ｅメールアドレス欄４３には、宛先情報欄４２の各宛名に対応するＥメールアドレスが格納される。宛先情報欄４２及びＥメールアドレス欄４３とからなる宛先データは、開催通知メールを受信してから対応する議事録の送信が完了するまでの期間にわたって一時記憶され、議事録の送信が完了した時点で削除される。   The conference BOX number column 41 stores a conference BOX number that is a serial number corresponding to the number of records that can be registered. In the destination information column 42, the address (excluding the address of the multifunction device 1) entered in the destination column of the notification mail received by the multifunction device 1 is displayed. In the email address column 43, each address in the destination information column 42 is displayed. An e-mail address corresponding to the address is stored. The destination data composed of the destination information column 42 and the e-mail address column 43 is temporarily stored for a period from when the notification email is received until the transmission of the corresponding minutes is completed, and when the transmission of the minutes is completed. Is deleted.

なお、複合機１が開催通知メールを受信して新たに宛先データを登録するときには、宛先情報欄４２及びＥメールアドレス欄４３が未登録となっているレコードのなかで、最も会議ＢＯＸ番号の値が小さいレコードに対して登録が行われる。   When the multifunction device 1 receives the opening notification mail and newly registers the destination data, the value of the conference BOX number is the highest among the records in which the destination information column 42 and the email address column 43 are not registered. Registration is performed for records with small.

図４に示したデータ例は、複合機１が図３に示した開催通知メールを受信し、その宛先情報が会議ＢＯＸ番号「１」のレコードに登録されたときの様子を示したものであり、宛先欄２１に記入されていた複合機１の宛名（「ＡＡ部ＭＦＰ／ＧＨＩ」）を除く宛名（「ＸＸ課長／ＡＢＣ」，「ＹＹ／ＡＢＣ」，「ＺＺ／ＤＥＦ」）と対応するＥメールアドレス（「[email protected]」，・・・）とが、宛先情報欄４２とＥメールアドレス欄４３とに格納されている。また、会議ＢＯＸ番号「２」のレコードには、別の宛先データが登録され、会議ＢＯＸ番号「３」のレコードは宛先データが未登録となっている。   The data example shown in FIG. 4 shows a state when the multifunction device 1 receives the holding notification mail shown in FIG. 3 and the destination information is registered in the record of the conference BOX number “1”. E corresponding to the address (“XX section / ABC”, “YY / ABC”, “ZZ / DEF”) excluding the address (“AA part MFP / GHI”) of the MFP 1 entered in the address field 21. Email addresses (“[email protected]”,...) Are stored in the destination information column 42 and the email address column 43. Further, another destination data is registered in the record of the conference BOX number “2”, and no destination data is registered in the record of the conference BOX number “3”.

図５は、複合機１が備えるオペレーションパネルのレイアウト例である。図５に示すように、オペレーションパネル１６は、複合機１で実行する主たる機能を選択入力するためのファンクションキー１６１、本発明の選択入力手段として機能し、装置の状態やエラーの内容を表示したり、処理の詳細を指示したりするためのタッチパネル１６２、印刷部数や電話番号などを入力するためのテンキー１６３、動作の開始やキャンセルを指示するためのスタートキー１６４及びキャンセルキー１６５などを備える。なお、図５のタッチパネル１６２には、ファンクションキー１６１のなかから「スキャナ」キーが選択されたときに表示される、スキャナメニュー選択画面が表示されている。   FIG. 5 is a layout example of an operation panel provided in the multifunction device 1. As shown in FIG. 5, the operation panel 16 functions as a function key 161 for selecting and inputting main functions to be executed by the multifunction machine 1 and as a selection input means of the present invention, and displays the status of the apparatus and the contents of errors. A touch panel 162 for instructing details of processing, a numeric keypad 163 for inputting the number of copies, a telephone number, and the like, a start key 164 for instructing start and cancellation of operation, a cancel key 165, and the like. 5 displays a scanner menu selection screen that is displayed when the “scanner” key is selected from the function keys 161.

図６は、スキャンした原稿の画像データを電子メールにて送信する操作（「ＳｃａｎＴｏＥｍａｉｌ」操作）を行うときにタッチパネル１６２に表示されるメールメニュー画面の表示例を示したものである。   FIG. 6 shows a display example of a mail menu screen displayed on the touch panel 162 when performing an operation (“ScanToEmail” operation) for transmitting image data of a scanned document by e-mail.

図６（ａ）は、ファンクションキー１６１のなかから「スキャナ」キーが選択され、タッチパネル１６２にスキャナメニュー選択画面が表示されている状態（図５参照）で、そのなかの「メール」ボタンを選択したときに表示されるメールメニュー画面（その１）Ｍ１である。   6A shows that the “scanner” key is selected from the function keys 161 and the scanner menu selection screen is displayed on the touch panel 162 (see FIG. 5), and the “mail” button is selected. Is the mail menu screen (part 1) M1 displayed when

ここで、さらに「宛先指定」ボタンを選択すると、画面は宛先指定方法を選択するための図６（ｂ）のメールメニュー画面（その２）Ｍ２に遷移する。ここで、さらに「会議ＢＯＸ」ボタンを選択すると、画面は宛先会議ＢＯＸを選択するための図６（ｃ）のメールメニュー画面（その３）Ｍ３に遷移する。なお、この画面では、宛先情報は、「／」以下の文字列を省略した省略形で表示されている。   Here, when the “designate destination” button is further selected, the screen changes to a mail menu screen (part 2) M2 in FIG. 6B for selecting a destination designation method. Here, when the “conference BOX” button is further selected, the screen transits to a mail menu screen (part 3) M3 in FIG. 6C for selecting the destination conference BOX. In this screen, the destination information is displayed in an abbreviated form in which the character string below “/” is omitted.

ここで、画面に表示される会議ＢＯＸの一覧から、議事録を送信したい宛先情報が登録されているもの（例えば、１行目の会議ＢＯＸ「０１」）を選択すると、画面は図６（ｄ）のメールメニュー画面（その４）Ｍ４に遷移してメールを送信可能な状態になる。最後に、「送信」ボタンを選択するかスタートキー１６４を押下することにより、議事録のスキャンとメール送信の開始を指示する。   Here, from the list of conference boxes displayed on the screen, when the destination information to which the minutes are to be transmitted is registered (for example, the conference box “01” on the first line), the screen is displayed as shown in FIG. ) E-mail menu screen (No. 4) Transition to M4 and e-mail can be sent. Finally, the user selects the “Send” button or presses the start key 164 to instruct the start of the minutes scan and mail transmission.

なお、図６（ｄ）の画面にて「宛先確認」ボタンを選択すると、不図示のウィンドウに非省略形で宛先情報が表示されるので、宛名の全体を確認することができる。また、図６（ｃ）と図６（ｄ）とのメールメニュー画面（その３）Ｍ３、（その４)Ｍ４によって、複合機１に登録されている会議ＢＯＸの宛先情報を適宜確認することができる。   If the “confirm destination” button is selected on the screen of FIG. 6D, the destination information is displayed in a non-abbreviated form in a window (not shown), so that the entire address can be confirmed. In addition, the destination information of the conference BOX registered in the multi function device 1 can be appropriately confirmed by the mail menu screens (Part 3) M3 and (Part 4) M4 of FIGS. 6C and 6D. it can.

以上にて説明した操作によって議事録のスキャンとメール送信の開始が指示されると、複合機１は、読取部１５によって原稿の読取りを開始し、議事録の画像データのファイルを生成する。また、送信機能制御部１４３は、選択された宛先会議ＢＯＸに登録されている宛先情報（例えば、図４及び図６（ｃ）の会議ＢＯＸ番号「１」が選択された場合であれば、「ＸＸ課長／ＡＢＣ」、「ＹＹ／ＡＢＣ」、「ＺＺ／ＤＥＦ」の３つ）を宛先とし、議事録の画像データファイルを添付ファイルとする定型様式の議事録配布メールを生成して、送受信部１７及び通信ネットワーク３を介して不図示のメールサーバに送信する。   When an instruction to scan the minutes and start mail transmission is given by the operation described above, the multi-function device 1 starts reading the document by the reading unit 15 and generates a file of minutes image data. In addition, the transmission function control unit 143 selects the destination information registered in the selected destination conference BOX (for example, if the conference BOX number “1” in FIGS. 4 and 6C is selected) XX Section Manager / ABC ”,“ YY / ABC ”, and“ ZZ / DEF ”), and generate a standard format minutes distribution mail with the image data file of the minutes as an attached file. 17 and the mail server (not shown) via the communication network 3.

図７は、図３の開催通知メールに対応して複合機１から送信された議事録配布メールを、宛先の受信者が電子メールクライアントソフトによって受信して開いたときに端末装置に表示される、議事録配布メール受信画面の表示例である。図７に示すように、議事録配布メール受信画面３０では、送信者欄３１にメールの送信者である複合機１の宛名が、日時欄３２にメールの送信日時が、宛先欄３３にメールの宛先情報が、件名欄３４にメールの件名が、添付欄３５に議事録の画像データが格納されている添付ファイルの名称がそれぞれ表示され、メール本文欄３６には、所定のメッセージが表示される。   FIG. 7 is displayed on the terminal device when the addressee recipient receives and opens the minutes distribution mail transmitted from the multifunction device 1 in response to the opening notice mail of FIG. 3 by the e-mail client software. It is a display example of a minutes distribution mail reception screen. As shown in FIG. 7, in the minutes distribution mail reception screen 30, the address of the MFP 1 that is the mail sender is displayed in the sender field 31, the mail transmission date and time is displayed in the date and time field 32, and the mail address is displayed in the destination field 33. The destination information is displayed in the subject field 34, the name of the mail, the attached field 35 is the name of the attached file in which the image data of the minutes is stored, and a predetermined message is displayed in the mail body field 36. .

このように、宛先欄３３には、複合機１の宛名以外は開催通知メール送信画面２０（図３）の宛先欄２１と同一の宛先情報が記入されており、議事録配布メールが当該開催通知メールの宛先に指定された当初の各出席依頼者宛に送信されたことがわかる。   In this way, the address field 33 is filled with the same address information as that in the address field 21 of the event notification mail transmission screen 20 (FIG. 3) except for the address of the multifunction machine 1, and the minutes distribution mail indicates the event notification. It can be seen that the message was sent to each original attendee designated as the mail address.

ここで、図７に示すように、添付欄３５に表示されている添付ファイルの名称部分をマウスでクリックすることなどにより、端末装置の画面には議事録の画像データを表示する不図示のウィンドウが表示され、議事録の内容を確認することができる。   Here, as shown in FIG. 7, a window (not shown) for displaying the image data of the minutes on the screen of the terminal device by clicking the name portion of the attached file displayed in the attached field 35 with the mouse. Is displayed and the contents of the minutes can be confirmed.

図８は、第一実施形態に係る宛先登録処理のフローチャートである。以下、図８のフローチャートに沿って宛先登録処理の流れを説明する。   FIG. 8 is a flowchart of the destination registration process according to the first embodiment. Hereinafter, the flow of destination registration processing will be described with reference to the flowchart of FIG.

Ｆ１０１：まず始めに、会議主催者（またはその代理者）が、端末装置上で電子メールクライアントソフトを起動し、宛先として出席依頼者と複合機１とを指定し、件名に「［開催通知］」の文字列を入れて、開催通知メールを送信する（図３参照）。 F101: First, the meeting organizer (or its representative) starts the e-mail client software on the terminal device, specifies the attendee and the multifunction device 1 as destinations, and sets “[Notice of holding]” as the subject. "Is sent and an event notification mail is transmitted (see FIG. 3).

Ｆ１０２：宛先として指定された複合機１は、通信ネットワーク３及び送受信部１７を介して、この開催通知メールを受信する。 F102: The multi-function device 1 designated as the destination receives this event notification mail via the communication network 3 and the transmission / reception unit 17.

Ｆ１０３：文字列検知部１４１は、受信した電子メールの件名に「［開催通知］」の文字列が含まれているかどうかをチェックする。 F103: The character string detection unit 141 checks whether or not the character string “[Notice of holding]” is included in the subject of the received e-mail.

Ｆ１０４：文字列検知部１４１が「［開催通知］」の文字列を検知した場合は（Ｆ１０４でＹｅｓ）、宛先情報登録部１４２へ検知した旨を通知したのちＦ１０５へ移行する。検知できなかった場合は（Ｆ１０４でＮｏ）、Ｆ１０６へ移行する。 F104: If the character string detection unit 141 detects the character string “[Notice of holding]” (Yes in F104), the destination information registration unit 142 is notified of the detection, and the process proceeds to F105. If it cannot be detected (No in F104), the process proceeds to F106.

Ｆ１０５：宛先情報登録部１４２は、文字列検知部１４１から文字列を検知した旨の通知を受けると、電子メールの宛先データ、つまり、宛名及びＥメールアドレス（自身の複合機１の宛名とＥメールアドレスは除く）を空いている会議ＢＯＸにー時登録（図４参照）して、処理を終了する。この空いている会議ＢＯＸとは、会議ＢＯＸ登録テーブル４０の宛先情報が未登録となっているレコードのなかで最も小さい会議ＢＯＸ番号のレコードを指す。 F105: When receiving the notification that the character string is detected from the character string detection unit 141, the destination information registration unit 142 receives e-mail destination data, that is, an address and an e-mail address (the address and E-address of its own MFP 1). The time is registered (see FIG. 4) in the vacant conference BOX (excluding the e-mail address), and the process ends. This vacant conference BOX refers to the record with the smallest conference BOX number among the records in which the destination information of the conference BOX registration table 40 is not registered.

Ｆ１０６：文字列検知部１４１は、受信した電子メールを削除して、処理を終了する。 F106: The character string detection unit 141 deletes the received e-mail and ends the process.

図９は、第一実施形態に係る議事録送付処理のフローチャートである。以下、図９のフローチャートに沿って議事録送付処理の流れを説明する。   FIG. 9 is a flowchart of the minutes sending process according to the first embodiment. Hereinafter, the flow of the minutes sending process will be described with reference to the flowchart of FIG.

Ｆ１０７：議事録の送信者（以下、単に「送信者」ともいう。）は、議事録の原稿を読取部１５にセットしたのち、スキャナメニューからメールを選択し、宛先の会議ＢＯＸを選択する（図５及び図６（ａ）〜（ｃ）参照）。 F107: The sender of the minutes (hereinafter, also simply referred to as “sender”) sets the minutes document on the reading unit 15, selects mail from the scanner menu, and selects the destination meeting BOX ( FIG.5 and FIG.6 (a)-(c) reference).

Ｆ１０８：送信者が送信操作を行う（図６（ｄ）の「送信」ボタンを選択する、または図５のオペレーションパネル１６にあるスタートキー１６４を押下する）ことにより、複合機１は、読取部１５による原稿の読取りを開始し、議事録の画像データを画像メモリ１３１に一時保存する。 F108: When the sender performs a transmission operation (selects the “Send” button in FIG. 6D or presses the start key 164 on the operation panel 16 in FIG. 5), the multifunction device 1 reads the reading unit. 15 starts reading the document, and temporarily stores the image data of the minutes in the image memory 131.

Ｆ１０９：送信機能制御部１４３は、Ｆ１０７にて選択された会議ＢＯＸに登録されている宛先データを取得して、それと同一の内容をメールの宛先情報に設定し、画像メモリ１３１に一時保存した画像データを添付ファイルとする定型の議事録配布メールを送信する。 F109: The transmission function control unit 143 acquires the destination data registered in the conference BOX selected in F107, sets the same contents as the destination information of the mail, and temporarily stores the image in the image memory 131. A standard minutes distribution mail is sent with the data attached.

Ｆ１１０：送信機能制御部１４３は、会議ＢＯＸ登録テーブル４０（図４）の該当する宛先データが一時登録されていたレコードから、宛先情報とＥメールアドレスとを削除する。同時に、画像メモリ１３１に一時保存した議事録の画像データを削除したのち、処理を終了する。 F110: The transmission function control unit 143 deletes the destination information and the e-mail address from the record in which the corresponding destination data is temporarily registered in the conference BOX registration table 40 (FIG. 4). At the same time, after deleting the image data of the minutes temporarily stored in the image memory 131, the processing is terminated.

なお、以上では、会議ＢＯＸ登録テーブル４０には元の開催通知メールのなかから、宛先データだけを抽出して登録するものとしたが、その他の情報をも追加して登録することによって、議事録配布メールにて通知する内容を、より利便性の高いものにすることができる。   In the above, only the destination data is extracted and registered in the conference BOX registration table 40 from the original event notification mail. However, by adding and registering other information as well, the minutes The contents notified by the distribution mail can be made more convenient.

図１０は、そのような会議ＢＯＸ登録テーブルの他の構造及びデータ例である。図１０に示すように、会議ＢＯＸ登録テーブル４０ａには、図４の宛先情報欄４２の代わりに、開催通知メール情報欄４２ａが備えられ、元の開催通知メールの送信者、宛先、ＣＣ：、及び件名が登録される。   FIG. 10 shows another structure and data example of such a conference BOX registration table. As shown in FIG. 10, the conference BOX registration table 40a is provided with an event notification mail information column 42a instead of the address information column 42 of FIG. 4, and the sender, destination, CC: And subject are registered.

図１１は、図１０に示した会議ＢＯＸ登録テーブル４０ａの情報を用いて生成される、議事録配布メール受信画面の他の表示例である。図１１に示すように、議事録配布メール受信画面３０ａの送信者欄３１ａとメール本文欄３６ａとには、会議の主催者である「ＶＶ／ＤＥＦ」を代行してＡＡ部の複合機（ＭＦＰ）からメールが送信されたことが表示され、件名欄３４ａには、元の開催通知メールの件名から抽出された会議名が表示されている。   FIG. 11 shows another display example of the minutes distribution mail reception screen generated using the information in the conference BOX registration table 40a shown in FIG. As shown in FIG. 11, in the sender field 31a and the mail text field 36a of the minutes distribution mail reception screen 30a, the MFP (MFP) of the AA section is used on behalf of the meeting organizer “VV / DEF”. ) Indicates that the e-mail has been transmitted, and the subject name column 34a displays the meeting name extracted from the subject name of the original notification email.

また、以上では、議事録配布メールを単独で送信するものとしたが、元の開催通知メールへのリンク情報を会議ＢＯＸ登録テーブルに追加して登録しておき、元の開催通知メールとともに議事録を送信するようにしてもよい。さらに、会議ＢＯＸ番号に代わって開催通知メールの件名に記載される会議名を登録するようにし、登録した会議名を用いて宛先会議ＢＯＸを選択できるようにしてもよい。   In the above, the minutes distribution mail is sent alone. However, the link information to the original meeting notice mail is added to the meeting BOX registration table and registered, and the minutes together with the original meeting notice mail are registered. May be transmitted. Further, the conference name described in the subject of the event notification mail may be registered in place of the conference BOX number, and the destination conference BOX may be selected using the registered conference name.

以上のように、第一実施形態の画像処理装置によれば、開催通知メールで指定された宛先情報を用いて議事録を配信するので、議事録を配布するための作業の負担を軽減することができ、かつ当初の出席依頼者宛に確実に議事録を配布することができる。また、議事録の配布に限らず、事前に電子メールにて配布を予告しておいた各宛先に、パンフレットなどの資料を配布することなども可能である。   As described above, according to the image processing apparatus of the first embodiment, since the minutes are distributed using the destination information specified in the notification mail, the burden of the work for distributing the minutes can be reduced. It is possible to distribute the minutes to the original requester. In addition to the distribution of the minutes, it is also possible to distribute materials such as pamphlets to each address for which advance distribution has been foreseen by e-mail.

＜第二実施形態＞
続いて、議事録などの所定エリアに記載される会議の出席者などの配布先を特定する文字列を文字認識して画像データの配信を行う、本発明の第二実施形態について説明する。なお、前記の第一実施形態と共通する部分については、同一の符号を付し重複する説明は省略する。 <Second embodiment>
Next, a second embodiment of the present invention will be described in which image data is distributed by character recognition of a character string specifying a distribution destination such as attendees of a conference described in a predetermined area such as minutes. In addition, about the part which is common in said 1st embodiment, the same code | symbol is attached | subjected and the overlapping description is abbreviate | omitted.

図１２は、本発明の第二実施形態に係る複合機１ａが備える画像処理装置の要部を示した機能ブロック図である。図１２に示すように、第一実施形態に係る複合機１と同様な機能を有する複合機１ａは、ＣＰＵ１１、ＲＯＭ１２ａ、記憶部１３ａ、制御部１４ａ、読取部１５、オペレーションパネル１６、及び送受信部１７を備えて構成される。   FIG. 12 is a functional block diagram showing the main part of the image processing apparatus provided in the multifunction machine 1a according to the second embodiment of the present invention. As illustrated in FIG. 12, the multifunction device 1 a having the same function as the multifunction device 1 according to the first embodiment includes a CPU 11, a ROM 12 a, a storage unit 13 a, a control unit 14 a, a reading unit 15, an operation panel 16, and a transmission / reception unit. 17.

ＲＯＭ１２ａには、複合機１ａの動作全体を制御する各種のプログラムが予め格納されており、ＣＰＵ１１は、ＲＯＭ１２ａからこれらのプログラムを不図示のメモリにロードして実行することにより、制御部１４ａが備える各種機能を具現化する。   Various programs for controlling the entire operation of the multifunction machine 1a are stored in the ROM 12a in advance, and the CPU 11 includes the control unit 14a by loading these programs from the ROM 12a into a memory (not shown) and executing them. Implement various functions.

記憶部１３ａは、例えば、ＳＲＡＭやハードディスク装置などにより構成され、読取部１５が読み取った原稿の画像データを一時記憶する画像メモリ１３１と、画像データの送信に利用する宛先情報を記憶する宛先情報記憶部１３２ａとを備える。   The storage unit 13a is configured by, for example, an SRAM or a hard disk device, and stores an image memory 131 that temporarily stores image data of a document read by the reading unit 15, and a destination information storage that stores destination information used for transmission of the image data. Part 132a.

宛先情報記憶部１３２ａには、前記の会議ＢＯＸ登録テーブル４０（図４参照）に加えて、個人毎の宛先データが予め登録されているアドレス帳登録テーブル（以下、「アドレス帳」ともいう。）５０が備えられる。図１３は、アドレス帳登録テーブル５０の構造及びデータ例である。図１３に示すように、アドレス帳登録テーブル５０には、アドレス番号欄５１、宛名欄５２、Ｅメールアドレス欄５３、及び宛名属性欄５４からなるレコードが、宛先データの数だけ登録される。   In the destination information storage unit 132a, in addition to the conference BOX registration table 40 (see FIG. 4), address book registration table (hereinafter also referred to as “address book”) in which destination data for each individual is registered in advance. 50 is provided. FIG. 13 shows a structure and data example of the address book registration table 50. As shown in FIG. 13, in the address book registration table 50, records each including an address number column 51, an address column 52, an email address column 53, and an address attribute column 54 are registered for the number of destination data.

アドレス番号欄５１には、登録されているレコードの数に対応する一連番号であるアドレス番号が格納される。また、宛名欄５２には、個人毎に割り当てられた宛先の識別情報である宛名が、例えば「個人名／組織識別情報」の形式で格納される。Ｅメールアドレス欄５３には、宛名欄５２の宛名に対応するＥメールアドレスが格納される。宛名属性欄５４には、宛名を構成する「個人名」と組み合わせることによってその個人を識別するために用いられる属性情報である宛名属性が格納される。例えば、アドレス番号が「３」のレコードには、宛名として「ＹＹ／ＡＢＣ」が、Ｅメールアドレスとして「[email protected]」が、宛名属性として「（Ｗ）」と「Ｋ１課」とが格納されている。これは、このレコードに対応する個人は、通称「Ｋ１課」と呼ばれる組織に属しており、苗字が「ＹＹ」で名前の先頭文字が「Ｗ」であるので、「ＹＹ（Ｗ）」、「Ｋ１課ＹＹ」、「ＹＹＫ１課」などの文字列によって識別可能であることを示している。   The address number column 51 stores an address number that is a serial number corresponding to the number of registered records. In the address field 52, an address, which is destination identification information assigned to each individual, is stored in the form of “personal name / organization identification information”, for example. An e-mail address corresponding to the address in the address field 52 is stored in the e-mail address field 53. The address attribute column 54 stores an address attribute which is attribute information used for identifying the individual by combining with the “person name” constituting the address. For example, in the record with the address number “3”, “YY / ABC” as the address, “[email protected]” as the e-mail address, “(W)” and “K1 section” as the address attributes. And are stored. This is because the individual corresponding to this record belongs to an organization called “K1 section”, the last name is “YY”, and the first letter of the name is “W”, so “YY (W)”, “ This indicates that the characters can be identified by character strings such as “K1 Section YY” and “YYK1 Section”.

本発明のメール送受信部としての機能を有する制御部１４ａは、前記の文字列検知部１４１、宛先情報登録部１４２、及び送信機能制御部１４３（図２参照）に加えて、新規宛先登録部１４４、文字列認識部１４５、検索部１４６、宛名属性抽出部１４７、属性情報登録部１４８、及び宛先指定部１４９の各機能を備える。   The control unit 14a having a function as a mail transmission / reception unit of the present invention includes a new destination registration unit 144 in addition to the character string detection unit 141, the destination information registration unit 142, and the transmission function control unit 143 (see FIG. 2). , A character string recognition unit 145, a search unit 146, an address attribute extraction unit 147, an attribute information registration unit 148, and a destination designation unit 149.

文字列認識部１４５は、ＯＣＲ（Optical Character Reader）機能を有し、画像メモリ１３１に一時保存した議事録の画像データから、会議の出席者を特定する文字列をパターン認識によって抽出する。図１４は、議事録が記載される議事録シート６０の右上に、出席者を特定する文字列の認識エリア６１を配置した例である。図１４の例からは、「ＸＸ課長」、「Ｋ１課ＹＹ」、「ＣＣ（Ｔ）」、「ＺＺ」の４つの文字列が抽出される。   The character string recognizing unit 145 has an OCR (Optical Character Reader) function, and extracts a character string for identifying the attendee of the meeting from the image data of the minutes temporarily stored in the image memory 131 by pattern recognition. FIG. 14 shows an example in which a character string recognition area 61 for identifying an attendee is arranged at the upper right of a minutes sheet 60 on which minutes are described. From the example in FIG. 14, four character strings “XX section manager”, “K1 section YY”, “CC (T)”, and “ZZ” are extracted.

検索部１４６は、アドレス帳５０を検索することによって、文字列認識部１４５によって抽出されたそれぞれの文字列に対応する宛名を、会議ＢＯＸ登録テーブル４０に一時登録されている宛先情報及びアドレス帳５０から検索し、検索した宛名を議事録配布メールの宛先として追加するよう、宛先指定部１４９に依頼する。このとき、会議ＢＯＸ登録テーブル４０に一時登録されていて、アドレス帳５０に登録されていない宛名については、対応するレコードを生成してアドレス帳５０に追加登録する。また、宛名を会議ＢＯＸ登録テーブル４０やアドレス帳５０から検索できなかった場合は、新規宛先登録部１４４に宛名の新規登録を依頼する。このとき、宛名の検索は、抽出した文字列の中に、会議ＢＯＸ登録テーブル４０またはアドレス帳５０に登録されている宛名のうちの「個人名」に相当する文字列が含まれるか否かを判定することによって行う。   The search unit 146 searches the address book 50 to search for the address information corresponding to each character string extracted by the character string recognition unit 145 and the destination information and address book 50 temporarily registered in the conference BOX registration table 40. The address designation unit 149 is requested to add the retrieved address as the address of the minutes distribution mail. At this time, for addresses that are temporarily registered in the conference BOX registration table 40 but not registered in the address book 50, corresponding records are generated and additionally registered in the address book 50. If the address cannot be retrieved from the conference BOX registration table 40 or the address book 50, the new address registration unit 144 is requested to register the address. At this time, in the address search, it is determined whether or not the extracted character string includes a character string corresponding to “personal name” in the address registered in the conference BOX registration table 40 or the address book 50. Do by judging.

したがって、例えば、図１４の例から抽出される４つの文字列「ＸＸ課長」、「Ｋ１課ＹＹ」、「ＣＣ（Ｔ）」、「ＺＺ」に対して、図４の会議ＢＯＸ番号「１」が選択され、アドレス帳５０に図１３のようなデータが登録されている場合であれば、文字列「ＸＸ課長」から宛名「ＸＸ課長／ＡＢＣ」が検索され、文字列「Ｋ１課ＹＹ」から宛名「ＹＹ／ＡＢＣ」が検索され、文字列「ＣＣ（Ｔ）」から宛名「ＣＣ／ＤＥＦ」が検索され、文字列「ＺＺ」から宛名「ＺＺ／ＤＥＦ」が検索されて、それらの宛名が議事録配布メールの宛先として追加される。   Therefore, for example, for the four character strings “XX section manager”, “K1 section YY”, “CC (T)”, “ZZ” extracted from the example of FIG. 14, the conference BOX number “1” of FIG. Is selected, and the address “XX section manager / ABC” is retrieved from the character string “XX section manager”, and the character string “K1 section YY” is retrieved. The address “YY / ABC” is searched, the address “CC / DEF” is searched from the character string “CC (T)”, the address “ZZ / DEF” is searched from the character string “ZZ”, and those addresses are searched. It is added as the address of the minutes distribution mail.

新規宛先登録部１４４は、検索部１４６からの依頼を受けて、タッチパネル１６２を用いて送信者に対して抽出された文字列に対応する宛名及びＥメールアドレスの入力を要請し、新規に入力される宛名及びＥメールアドレスを議事録配布メールの宛先として追加するよう、宛先指定部１４９に依頼するとともに、アドレス帳５０にも追加登録する。   Upon receiving a request from the search unit 146, the new destination registration unit 144 uses the touch panel 162 to request the sender to input an address and an email address corresponding to the extracted character string, and is newly input. The address designation unit 149 is requested to add the address and e-mail address as the destination of the minutes distribution mail, and is additionally registered in the address book 50.

宛名属性抽出部１４７は、検索部１４６で宛名がアドレス帳５０から見つけられた場合、検索された宛名の文字列以外に文字列があるかどうかチェックし、その文字列を宛名属性として抽出する。例えば、検索部１４６が文字列「Ｋ１課ＹＹ（Ｗ）」に対応する宛名を検索して、アドレス帳５０から”ＹＹ”の宛名が見つかった場合は、「Ｋ１課」と「（Ｗ）」との２つの文字列が宛名属性として抽出される。   When the address is found from the address book 50 by the search unit 146, the address attribute extraction unit 147 checks whether there is a character string other than the searched character string of the address, and extracts the character string as the address attribute. For example, when the search unit 146 searches for an address corresponding to the character string “K1 section YY (W)” and an address “YY” is found from the address book 50, “K1 section” and “(W)” Are extracted as address attributes.

属性情報登録部１４８は、宛名属性抽出部１４７で抽出された文字列を、検索部１４６で検索された宛名の宛名属性としてアドレス帳５０に登録する。   The attribute information registration unit 148 registers the character string extracted by the address attribute extraction unit 147 in the address book 50 as the address attribute of the address searched by the search unit 146.

宛先指定部１４９は、検索部１４６及び新規宛先登録部１４４から宛先の追加依頼を受け、その宛先を議事録配布メールの宛先情報に追加する。   The destination designation unit 149 receives a destination addition request from the search unit 146 and the new destination registration unit 144, and adds the destination to the destination information of the minutes distribution mail.

以下、宛先登録処理については、前記の第一実施形態と同様であるので説明を省略し、
第二実施形態に係る議事録送付処理の流れをフローチャートに沿って説明する。図１５は、第二実施形態に係る議事録送付処理のフローチャートである。また、図１６は、議事録送付処理の動作を説明するためのデータ例である。 Hereinafter, since the destination registration process is the same as that in the first embodiment, a description thereof will be omitted.
The flow of the minutes sending process according to the second embodiment will be described with reference to a flowchart. FIG. 15 is a flowchart of minutes sending processing according to the second embodiment. FIG. 16 is an example of data for explaining the operation of the minutes sending process.

Ｆ２０１：議事録の送信者は、議事録の原稿を読取部１５にセットしたのち、スキャナメニューからメールを選択し、宛先の会議ＢＯＸを選択する（図５及び図６（ａ）〜（ｃ）参照）。ここでは、図１６（ａ）に示すように、宛先として選択された会議ＢＯＸ「１」には、宛先データとして「ＸＸ課長」、「ＹＹ」、「ＺＺ」の３つの宛名と対応するＥメールアドレスが一時登録されているものとする。なお、図１６（ａ）では、宛先情報は組織識別情報を省略した省略表記となっている。 F201: The sender of the minutes sets the minutes document on the reading unit 15, and then selects mail from the scanner menu and selects the destination meeting box (FIGS. 5 and 6A to 6C). reference). Here, as shown in FIG. 16A, the conference BOX “1” selected as the destination has an email corresponding to three destinations “XX section manager”, “YY”, and “ZZ” as destination data. Assume that the address is temporarily registered. In FIG. 16A, the destination information is abbreviated notation of the organization identification information.

Ｆ２０２：送信者が送信操作を行う（図６（ｄ）の「送信」ボタンを選択する、または図５のオペレーションパネル１６にあるスタートキー１６４を押下する）ことにより、複合機１ａは、読取部１５による原稿の読取りを開始し、議事録の画像データを画像メモリ１３１に一時保存する。 F202: When the sender performs a transmission operation (selects the “Send” button in FIG. 6D or presses the start key 164 on the operation panel 16 in FIG. 5), the multifunction peripheral 1a reads the reading unit. 15 starts reading the document, and temporarily stores the image data of the minutes in the image memory 131.

Ｆ２０３：文字列認識部１４５は、画像メモリ１３１に記憶されている画像データのなかの認識エリア６１に相当する部分から、文字列をパターン認識して抽出する。ここでは、図１６（ｂ）に示すように、図１４に例示した議事録シート６０から、「ＸＸ課長」、「Ｋ１課ＹＹ」、「ＣＣ（Ｔ）」、「ＺＺ」の４つの文字列が抽出されたものとする。 F203: The character string recognition unit 145 recognizes and extracts a character string from a portion corresponding to the recognition area 61 in the image data stored in the image memory 131. Here, as shown in FIG. 16B, four character strings “XX section manager”, “K1 section YY”, “CC (T)”, and “ZZ” from the minutes sheet 60 illustrated in FIG. Is extracted.

Ｆ２０４：検索部１４６は、選択された会議ＢＯＸの宛先１つ１つに対して、Ｆ２０５、Ｆ２０６を行い、すべての宛先について処理が終了したらＦ２０７へ移行する。 F204: The search unit 146 performs F205 and F206 for each destination of the selected conference BOX, and proceeds to F207 when the processing is completed for all destinations.

Ｆ２０５：検索部１４６は、その宛先が抽出した文字列のいずれかに対応するかどうかを判定し、対応する場合は（Ｆ２０５でＹｅｓ）Ｆ２０６に移行し、対応しない場合は（Ｆ２０５でＮｏ）次の宛先について処理を行う。具体的には、その宛先のなかの個人名に相当する部分の文字列が、抽出した文字列に含まれていれば「対応する」と判定し、そうでなければ「対応しない」と判定する。例えば、図１６（ａ）に示した宛先情報に格納されている３つの宛名「ＸＸ課長」、「ＹＹ」、「ＺＺ」は、いずれも図１６（ｂ）の抽出した文字列に「対応する」ものと判定される。 F205: The search unit 146 determines whether or not the destination corresponds to any of the extracted character strings. If it corresponds (Yes in F205), the process proceeds to F206, and if not (No in F205), the next Process for the destination. Specifically, if the character string corresponding to the personal name in the destination is included in the extracted character string, it is determined as “corresponding”, otherwise it is determined as “not corresponding”. . For example, the three addresses “XX section manager”, “YY”, and “ZZ” stored in the destination information shown in FIG. 16A all correspond to the extracted character strings in FIG. Is determined.

Ｆ２０６：検索部１４６は、宛先指定部１４９にその宛先の追加を依頼し、宛先指定部１４９がその宛先を議事録配布メールの宛先情報に追加する。このとき、その宛先がアドレス帳５０に登録されていない場合には、併せてアドレス帳５０に追加登録する。さらに、対応する文字列については、Ｆ２０７〜Ｆ２１２で行う（検索２）の対象から外すようにする。これにより、図１６（ｂ）の例では、枠で囲まれた３つの文字列「ＸＸ課長」、「Ｋ１課ＹＹ」、「ＺＺ」の３つが（検索２）の対象から外され、（検索１）終了後の文字列としては、図１６（ｄ）に示すように「ＣＣ（Ｔ）」だけが残ることになる。 F206: The search unit 146 requests the destination specifying unit 149 to add the destination, and the destination specifying unit 149 adds the destination to the destination information of the minutes distribution mail. At this time, if the destination is not registered in the address book 50, it is additionally registered in the address book 50. Further, the corresponding character string is excluded from the targets (search 2) performed in F207 to F212. Accordingly, in the example of FIG. 16B, three character strings “XX section manager”, “K1 section YY”, and “ZZ” surrounded by a frame are excluded from the target of (search 2), and (search 1) As the character string after the completion, only “CC (T)” remains as shown in FIG.

Ｆ２０７：検索部１４６は、（検索１）終了後の文字列ｌつ１つに対して、Ｆ２０８〜Ｆ２１２を行い、すべての文字列について処理が終了したらＦ２１３へ移行する。 F207: The search unit 146 performs F208 to F212 for each character string after completion of (Search 1), and proceeds to F213 when the processing is completed for all character strings.

Ｆ２０８：検索部１４６は、その文字列がアドレス帳５０に登録されている宛名のいずれかに対応するかどうかを判定し、対応する場合は（Ｆ２０８でＹｅｓ）Ｆ２１１に移行し、対応しない場合は（Ｆ２０８でＮｏ）Ｆ２０９に移行する。これにより、例えば、図１６（ｄ）の例のように、（検索２）の対象から外されなかった文字列「ＣＣ（Ｔ）」について、アドレス帳５０に登録されている宛名との対応が判定され、このときのアドレス帳５０の登録内容は図１６（ｃ）のようになっていたものとすると、アドレス番号「４」の宛名に対応するものと判定される。なお、文字列「ＣＣ（Ｔ）」に含まれる「（Ｔ）」の部分は、宛名属性として分離され、文字列「ＣＣ」と宛名のなかの個人名との一致が判定される。また、アドレス帳５０のなかに、その文字列に対応する宛名が２つ以上登録されている場合は、その文字列に含まれる宛名属性とアドレス帳５０に格納されている宛名属性とを比較して、いずれか１つの宛名が選択される。 F208: The search unit 146 determines whether or not the character string corresponds to one of the addresses registered in the address book 50. If the character string is compatible (Yes in F208), the process proceeds to F211. (No in F208) Moves to F209. As a result, for example, as in the example of FIG. 16D, the character string “CC (T)” that is not excluded from the target of (Search 2) can be associated with the address registered in the address book 50. If the registered contents of the address book 50 at this time are as shown in FIG. 16C, it is determined to correspond to the address of the address number “4”. The part of “(T)” included in the character string “CC (T)” is separated as the address attribute, and the match between the character string “CC” and the personal name in the address is determined. In addition, when two or more addresses corresponding to the character string are registered in the address book 50, the address attribute included in the character string is compared with the address attribute stored in the address book 50. Then, any one address is selected.

Ｆ２０９：検索部１４６は、新規宛先登録部１４４に宛先登録を依頼し、新規宛先登録部１４４は、タッチパネル１６２（図５参照）を使用して送信者に対して新規宛先登録を要請し、対応する宛名及びＥメールアドレスを指定させる。 F209: The search unit 146 requests the new destination registration unit 144 to register the destination, and the new destination registration unit 144 uses the touch panel 162 (see FIG. 5) to request the sender to register a new destination. Specify the mailing address and e-mail address.

Ｆ２１０：新規宛先登録部１４４は、送信者によって指定された宛名及びＥメールアドレスからなる宛先を追加するよう宛先指定部１４９に依頼し、宛先指定部１４９がその宛先を議事録配布メールの宛先情報に追加する。また、新規宛先登録部１４４は、その宛先をアドレス帳５０にも追加登録する。 F210: The new destination registration unit 144 requests the destination designation unit 149 to add a destination composed of the address and email address designated by the sender, and the destination designation unit 149 uses the destination information of the minutes distribution mail as the destination. Add to. Further, the new destination registration unit 144 additionally registers the destination in the address book 50.

Ｆ２１１：検索部１４６は、その宛名に対応する宛先を追加するよう宛先指定部１４９に依頼し、宛先指定部１４９がその宛先を議事録配布メールの宛先情報に追加する。例えば、図１６（ｄ）の文字列「ＣＣ（Ｔ）」に対応してアドレス帳５０から検索された、図１６（ｄ）のアドレス番号「４」のレコードに格納された宛名「ＣＣ／ＤＥＦ」とＥメールアドレス「[email protected]」とが、議事録配布メールの宛先情報に追加される。このとき、送信者に宛先を確認させてから宛先を追加させるようにしてもよい。 F211: The search unit 146 requests the destination specifying unit 149 to add a destination corresponding to the address, and the destination specifying unit 149 adds the destination to the destination information of the minutes distribution mail. For example, the address “CC / DEF” stored in the record of the address number “4” in FIG. 16D retrieved from the address book 50 corresponding to the character string “CC (T)” in FIG. "And the e-mail address" [email protected] "are added to the destination information of the minutes distribution mail. At this time, the destination may be added after the sender confirms the destination.

Ｆ２１２：宛名属性付加処理を行う。詳細は図１８を参照して後記する。 F212: Address attribute addition processing is performed. Details will be described later with reference to FIG.

Ｆ２１３：送信機能制御部１４３は、宛先指定部１４９によって設定された宛先情報にしたがって、画像メモリ１３１に一時保存した画像データを添付ファイルとする定型の議事録配布メールを送信する。 F213: The transmission function control unit 143 transmits a standard minutes distribution mail having the image data temporarily stored in the image memory 131 as an attached file in accordance with the destination information set by the destination specifying unit 149.

Ｆ２１４：送信機能制御部１４３は、会議ＢＯＸ登録テーブル４０（図４）の該当する宛先データが一時登録されていたレコードから、宛先情報とＥメールアドレスとを削除する。同時に、画像メモリ１３１に一時保存した議事録の画像データを削除したのち、処理を終了する。 F214: The transmission function control unit 143 deletes the destination information and the email address from the record in which the corresponding destination data is temporarily registered in the conference BOX registration table 40 (FIG. 4). At the same time, after deleting the image data of the minutes temporarily stored in the image memory 131, the processing is terminated.

図１７は、第二実施形態に係る他の議事録送付処理のフローチャートである。図１５に示した議事録送付処理は、会議ＢＯＸ登録テーブル４０に一時登録された宛先データを利用するものであったが、図１７に示した議事録送付処理では、会議ＢＯＸ登録テーブル４０を利用せずに、議事録に記載され、文字認識された出席者の宛名をアドレス帳５０から検索することによって、議事録配布メールを送信する。以下、図１７のフローチャートに沿って、この議事録送付処理の詳細を説明する。   FIG. 17 is a flowchart of another minutes sending process according to the second embodiment. The minutes sending process shown in FIG. 15 uses the destination data temporarily registered in the conference BOX registration table 40, but the minutes sending process shown in FIG. 17 uses the meeting BOX registration table 40. Without searching, the address distribution mail is transmitted by searching the address book 50 for the address of the attendee who is described in the minutes and whose characters are recognized. Details of the minutes sending process will be described below with reference to the flowchart of FIG.

Ｆ３０１：議事録の送信者は、議事録の原稿を読取部１５にセットしたのち、スキャナメニュー（図５参照）から「メール」ボタンを選択し、スタートキー１６４を押下する。それにより、複合機１ａは、読取部１５によって議事録の原稿を読み取り、その画像データを画像メモリ１３１に一時保存する。 F301: The sender of the minutes sets the minutes document on the reading unit 15, selects the “mail” button from the scanner menu (see FIG. 5), and presses the start key 164. As a result, the multifunction peripheral 1 a reads the minutes document by the reading unit 15 and temporarily stores the image data in the image memory 131.

Ｆ３０２：文字列認識部１４５は、画像メモリ１３１に記憶されている画像データのなかの認識エリア６１に相当する部分から、文字列をパターン認識して抽出する。ここでは、図１６（ｂ）に示すように、図１４に例示した議事録シート６０から、「ＸＸ課長」、「Ｋ１課ＹＹ」、「ＣＣ（Ｔ）」、「ＺＺ」の４つの文字列が抽出されたものとする。 F302: The character string recognition unit 145 recognizes and extracts a character string from a portion corresponding to the recognition area 61 in the image data stored in the image memory 131. Here, as shown in FIG. 16B, four character strings “XX section manager”, “K1 section YY”, “CC (T)”, and “ZZ” from the minutes sheet 60 illustrated in FIG. Is extracted.

Ｆ３０３：検索部１４６は、文字列認識部１４５によって認識された文字列の１つ１つに対してＦ３０４〜Ｆ３０８を行う。このＦ３０４〜Ｆ３０８の処理は、前記した図１５のフローチャートのＦ２０８〜Ｆ２１２の処理と同一の内容であるので、ここでの説明は省略するが、これらの処理によって、議事録配布メールの宛先情報には、図１３に示したアドレス帳５０から検索されたアドレス番号「２」〜「５」のレコードに格納された４つの宛先が設定されることになる。 F303: The search unit 146 performs F304 to F308 for each character string recognized by the character string recognition unit 145. The processing of F304 to F308 has the same contents as the processing of F208 to F212 in the flowchart of FIG. 15 described above, so that the description thereof is omitted here, but by these processing, the destination information of the minutes distribution mail is converted. The four destinations stored in the records of the address numbers “2” to “5” retrieved from the address book 50 shown in FIG. 13 are set.

Ｆ３０９：送信機能制御部１４３は、宛先指定部１４９によって設定された宛先情報にしたがって、画像メモリ１３１に一時保存した画像データを添付ファイルとする定型の議事録配布メールを送信する。 F309: The transmission function control unit 143 transmits a standard minutes distribution mail having the image data temporarily stored in the image memory 131 as an attached file according to the destination information set by the destination specifying unit 149.

図１８は、図１５のＦ２１２及び図１７のＦ３０８にて実行される宛名属性付加処理のフローチャートである。以下、図１８のフローチャートに沿って宛名属性付加処理の詳細を説明する。   FIG. 18 is a flowchart of address attribute addition processing executed in F212 of FIG. 15 and F308 of FIG. Details of the address attribute adding process will be described below with reference to the flowchart of FIG.

Ｆ４０１：宛名属性抽出部１４７は、文字列認識部１４５によって抽出された処理対象の文字列について、検索部１４６によって検索された宛名の文字列以外に文字列があるかどうかをチェックする。文字列がある場合は（Ｆ４０１でＹｅｓ）、Ｆ４０２へ移行し、文字列がない場合は（Ｆ４０１でＮｏ）、処理を終了する。例えば、文字列認識部１４５が抽出した文字列が「Ｋ１課ＹＹ（Ｗ）」であり、検索部１４６によってアドレス帳５０から検索された宛名が「ＹＹ」であった場合は、「Ｋ１課」と「（Ｗ）」の２つが宛名の文字列以外の文字列となる。また、文字列認識部１４５が抽出した文字列が「Ｋ３課ＺＺ」であり、検索部１４６によってアドレス帳５０から検索された宛名が「ＺＺ」であった場合は、「Ｋ３課」が宛名の文字列以外の文字列となる。 F401: The address attribute extraction unit 147 checks whether there is a character string other than the address character string searched by the search unit 146 for the processing target character string extracted by the character string recognition unit 145. If there is a character string (Yes in F401), the process proceeds to F402. If there is no character string (No in F401), the process is terminated. For example, if the character string extracted by the character string recognition unit 145 is “K1 section YY (W)” and the address retrieved from the address book 50 by the search unit 146 is “YY”, “K1 section” And “(W)” are character strings other than the addressed character string. If the character string extracted by the character string recognition unit 145 is “K3 section ZZ” and the address retrieved from the address book 50 by the search unit 146 is “ZZ”, “K3 section” is the address. It becomes a character string other than a character string.

Ｆ４０２：宛名属性抽出部１４７は、宛名の文字列以外の文字列を宛名属性として抽出する。 F402: The address attribute extracting unit 147 extracts a character string other than the address character string as the address attribute.

Ｆ４０３：属性情報登録部１４８は、宛名属性抽出部１４７によって抽出された宛名の文字列以外の文字列を、アドレス帳５０（図１３）の当該宛名に該当するレコードの宛名属性欄５４に登録する。例えば、「Ｋ１課ＹＹ（Ｗ）」から抽出された「Ｋ１課」と「（Ｗ）」の２つの文字列は、図１３のアドレス番号「３」のレコードのように、宛名属性欄５４に登録される。 F403: The attribute information registration unit 148 registers a character string other than the character string of the address extracted by the address attribute extraction unit 147 in the address attribute column 54 of the record corresponding to the address in the address book 50 (FIG. 13). . For example, two character strings “K1 section” and “(W)” extracted from “K1 section YY (W)” are stored in the address attribute column 54 as in the record of the address number “3” in FIG. be registered.

以上のように、第二実施形態の画像処理装置によれば、議事録に記載されたすべての出席者を宛先として議事録配布メールを送信するので、代理や追加で会議に出席した人を含む出席者全員に対して確実に議事録を配布することができる。また、議事録に記載された出席者を特定するための宛名属性が、順次蓄積されていくので、使用する毎に宛名を個別に入力する作業の負担を軽減することができる。   As described above, according to the image processing apparatus of the second embodiment, since the minutes distribution mail is transmitted to all the attendees described in the minutes, the person who attended the meeting in addition to the proxy is included. The minutes can be distributed to all attendees. In addition, since the address attribute for identifying the attendee described in the minutes is sequentially accumulated, it is possible to reduce the burden of individually inputting the address every time it is used.

また、第二実施形態の画像処理装置によれば、会議ＢＯＸから取得した当初の出席依頼者を、議事録から取得した出席者の情報と対応付けることによって、出席者と欠席者とに区分けすることができ、さらに追加出席者の宛先も取得することができる。   Further, according to the image processing apparatus of the second embodiment, the initial attendance requester acquired from the meeting BOX is classified into the attendees and absentees by associating with the attendee information acquired from the minutes. In addition, the address of additional attendees can be acquired.

そこで、例えば、当初予定の出席者（当初の出席依頼者であった出席者）と追加出席者（当初の出席依頼者ではない出席者）と欠席者（当初の出席依頼者であった非出席者）といった宛先区分に応じて、議事録配布メールのメール本文の内容を変更したりすることも可能となる。図１９は、そのような宛先区分に応じたメール本文の内容の例である。また、議事録の配布に限らず、事前に電子メールにて配布を予告しておいた各宛先のなかから選択された、実際の配布先が所定エリアに記載された資料を配布することなども同様にして行うことができる。   So, for example, the originally scheduled attendee (the attendee who was the original requester), the additional attendee (the attendee who is not the original requester), and the absentee (the non-attendant who was the original requester) It is also possible to change the contents of the mail text of the minutes distribution mail according to the destination classification. FIG. 19 is an example of the contents of the mail text corresponding to such destination classification. In addition to the distribution of the minutes, it is also possible to distribute the materials in which the actual distribution destination is selected in the designated area, selected from each of the destinations that had been distributed in advance by e-mail. The same can be done.

以上、第一実施形態及び第二実施形態では、ＳｃａｎＴｏＥＭａｉｌ（Ｎｅｔｗｏｒｋ）機能を有する複合機を例に説明したが、本発明はファクシミリにも同様に適用可能である。その他、本発明の趣旨を逸脱しない範囲で各種変更が可能である。   As described above, in the first embodiment and the second embodiment, the MFP having the ScanToEMail (Network) function has been described as an example. However, the present invention can be similarly applied to a facsimile. In addition, various modifications can be made without departing from the spirit of the present invention.

１，１ａ 複合機（画像処理装置）
２−１，２−２，２−３ 端末装置
３ 通信ネットワーク
１１ ＣＰＵ
１２，１２ａ ＲＯＭ
１３，１３ａ 記憶部
１３１ 画像メモリ
１３２，１３２ａ 宛先情報記憶部
１４，１４ａ 制御部（メール送受信部）
１４１ 文字列検知部
１４２ 宛先情報登録部（宛先情報登録手段）
１４３ 送信機能制御部
１４４ 新規宛先登録部
１４５ 文字列認識部
１４６ 検索部
１４７ 宛名属性抽出部
１４８ 属性情報登録部
１４９ 宛先指定部
１５ 読取部
１６ オペレーションパネル
１６１ ファンクションキー
１６２ タッチパネル（選択入力手段）
１６４ スタートキー
１７ 送受信部
２０ 開催通知メール送信画面
３０，３０ａ 議事録配布メール受信画面
４０，４０ａ 会議ＢＯＸ登録テーブル
５０ アドレス帳登録テーブル（アドレス帳）
６０ 議事録シート
６１ 認識エリア 1,1a MFP (image processing device)
2-1, 2-2, 2-3 Terminal device 3 Communication network 11 CPU
12, 12a ROM
13, 13a Storage unit 131 Image memory 132, 132a Destination information storage unit 14, 14a Control unit (mail transmission / reception unit)
141 Character String Detection Unit 142 Destination Information Registration Unit (Destination Information Registration Unit)
143 Transmission function control unit 144 New destination registration unit 145 Character string recognition unit 146 Search unit 147 Address attribute extraction unit 148 Attribute information registration unit 149 Destination designation unit 15 Reading unit 16 Operation panel 161 Function key 162 Touch panel (selection input means)
164 Start key 17 Transmission / reception unit 20 Event notification email transmission screen 30, 30a Minutes distribution email reception screen 40, 40a Conference BOX registration table 50 Address book registration table (address book)
60 Minutes sheet 61 Recognition area

Claims (7)

原稿の画像を読み取る読取部と、電子メールの送受信を行うメール送受信部とを備える画像処理装置であって、
前記メール送受信部が受信した電子メールのなかに所定の識別情報が含まれている場合に、当該電子メールの他の受信者の宛先データを当該電子メール毎に一括して記憶部に一時記憶させる宛先情報登録手段と、
前記記憶部に一括して一時記憶された前記他の受信者の宛先データを、電子メールの宛先情報として指定する選択入力手段とを備え、
前記メール送受信部は、前記選択入力手段によって指定された前記宛先情報に該当する前記他の受信者宛に、前記読取部にて読み取った原稿の画像データを電子メールで送信する
ことを特徴とする画像処理装置。 An image processing apparatus comprising: a reading unit that reads an image of a document; and a mail transmission / reception unit that transmits and receives an electronic mail,
When predetermined identification information is included in the e-mail received by the mail transmitting / receiving unit, the destination data of other recipients of the e-mail is temporarily stored in the storage unit for each e-mail. Address information registration means;
Selection input means for designating the destination data of the other recipients temporarily stored in the storage unit as destination information of an e-mail;
The mail transmission / reception unit transmits the image data of the document read by the reading unit by e-mail to the other recipients corresponding to the destination information specified by the selection input unit. Image processing device. 前記所定の識別情報は、前記電子メールの件名のなかに含まれる所定の文字列である
ことを特徴とする請求項１に記載の画像処理装置。 The image processing apparatus according to claim 1, wherein the predetermined identification information is a predetermined character string included in a subject of the electronic mail. 原稿の画像を読み取る読取部と、電子メールの送受信を行うメール送受信部とを備える画像処理装置であって、
前記メール送受信部が受信した電子メールのなかに所定の識別情報が含まれている場合に、当該電子メールの他の受信者の宛先データを当該電子メール毎に一括して記憶部に一時記憶させる宛先情報登録手段と、
前記記憶部に一括して一時記憶された前記他の受信者の宛先データを、電子メールの宛先情報として指定する選択入力手段と、
前記原稿の所定領域に記載された配布先を特定する文字列を、前記読取部にて読み取った原稿の画像データから文字認識して抽出する文字列認識部と、
前記文字列認識部が抽出した前記文字列と、前記選択入力手段によって指定された前記宛先情報に含まれる当初の宛先データとを照合することによって、前記宛先情報から前記配布先の宛先データを取得するとともに、追加配布先を特定する文字列を抽出し、前記追加配布先を特定する文字列に該当する宛先データを登録済みのアドレス帳から検索して取得する検索部と
を備え、
前記メール送受信部は、前記検索部が取得した前記宛先データに該当する受信者宛に、前記読取部にて読み取った原稿の画像データを電子メールで送信する
ことを特徴とする画像処理装置。 An image processing apparatus comprising: a reading unit that reads an image of a document; and a mail transmission / reception unit that transmits and receives an electronic mail,
When predetermined identification information is included in the e-mail received by the mail transmitting / receiving unit, the destination data of other recipients of the e-mail is temporarily stored in the storage unit for each e-mail. Address information registration means;
Selection input means for designating the destination data of the other recipients temporarily stored in the storage unit as the destination information of the e-mail;
A character string recognizing unit for recognizing and extracting a character string specifying a distribution destination described in a predetermined area of the document from image data of the document read by the reading unit;
The destination data of the distribution destination is obtained from the destination information by collating the character string extracted by the character string recognition unit with the original destination data included in the destination information specified by the selection input unit. And a search unit that extracts a character string specifying an additional distribution destination and searches and acquires destination data corresponding to the character string specifying the additional distribution destination from a registered address book,
The image transmission / reception unit transmits the image data of the document read by the reading unit by e-mail to a recipient corresponding to the destination data acquired by the search unit. 前記所定の識別情報は、前記電子メールの件名のなかに含まれる所定の文字列である
ことを特徴とする請求項３に記載の画像処理装置。 The image processing apparatus according to claim 3, wherein the predetermined identification information is a predetermined character string included in a subject of the electronic mail. 前記検索部は、
前記文字列認識部が抽出した前記文字列と、前記選択入力手段によって指定された前記宛先情報に含まれる当初の宛先データとを照合するときに、
前記文字列に含まれる宛名の識別名以外の部分を宛名属性として抽出して、前記アドレス帳に追加して格納する
ことを特徴とする請求項３または請求項４に記載の画像処理装置。 The search unit
When collating the character string extracted by the character string recognition unit with the initial destination data included in the destination information specified by the selection input means,
5. The image processing apparatus according to claim 3, wherein a part other than an identification name of an address included in the character string is extracted as an address attribute and added to the address book and stored. 前記所定の識別情報は、会議の開催通知であることを示すものであり、
前記検索部は、
前記選択入力手段によって指定された前記宛先情報に含まれる当初の宛先データと、前記文字列認識部が抽出した前記文字列とを照合することによって、前記当初の宛先データに対応する出席依頼者の会議への出欠を判定し、
前記メール送受信部は、
前記電子メールの各送信先が、出席した出席依頼者であるか、欠席した出席依頼者であるか、追加出席者であるかによって、前記原稿の画像データを送信する電子メールの本文をそれぞれ異なるものとする
ことを特徴とする請求項３から請求項５のいずれか一項に記載の画像処理装置。 The predetermined identification information indicates a meeting notification.
The search unit
By comparing the original destination data included in the destination information specified by the selection input means with the character string extracted by the character string recognition unit, the attendees corresponding to the original destination data Determine attendance at the meeting,
The mail transmission / reception unit
The body text of the e-mail to which the image data of the manuscript is sent differs depending on whether each e-mail destination is an attendee who has attended, an attendee who has been absent, or an additional attendee The image processing apparatus according to claim 3, wherein the image processing apparatus is an image processing apparatus. 請求項１から請求項６のいずれか一項に記載の画像処理装置を備える複合機。   A multifunction machine comprising the image processing apparatus according to any one of claims 1 to 6.

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