JP2010204914A - 情報共有支援システム、電子文書の仲介方法およびプログラム - Google Patents

情報共有支援システム、電子文書の仲介方法およびプログラム Download PDF

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【課題】公開に適さない電子文書の作成者と、閲覧を希望する依頼者との仲介を適切に実行する情報共有支援システムを提供する。
【解決手段】情報共有支援システムは、電子文書の閲覧を求める依頼者から、人脈DBにて当該依頼者と関係性を有すると定義されている人物(仲介者)と電子文書に付されたタグ又は評価を含む提示条件と、を指定し、電子文書の提示依頼を受付ける電子文書提示依頼受付部と、電子文書の発信者から、当該発信者と関係性を有する人物の指定とともに電子文書DBへの電子文書の登録を受付ける電子文書登録受付部と、電子文書の発信者から指定された人物に電子文書を閲覧させて、電子文書に対するタグ又は評価を受付ける付加情報登録受付部と、電子文書DB及び人脈DBを参照し、電子文書の提示依頼で指定の提示条件を満たし、かつ、仲介者と関係性を有する人物が登録した電子文書を抽出し、依頼者に通知する電子文書提示部と、を備える。
【選択図】図1

Description

本発明は、情報共有支援システム、電子文書の仲介方法およびプログラムに関する。
特許文献1に、インターネットを利用した情報の検索に当たって、情報依頼者から受け付けた情報提供依頼の内容に適合する情報登録者を抽出し、抽出した情報登録者に対して、情報提供依頼の内容を伝達し、伝達した情報提供依頼及びその返答を情報依頼者に閲覧させる情報提供システムが開示されている。
特開2001−84298号公報
企業等において、組織内の情報共有を促進し、業務の効率化を推進したいという考え方があるが、これら企業等において作成される電子文書の中には、個人情報やノウハウ等の秘密情報が含まれることも多い。そこで、これら取扱いに注意を要する情報は、限られた者だけで管理した上で、企業等の内部の者からの開示要求に対しても、開示された情報の使用目的を確認するなどの措置が必要である。
特許文献1の情報提供システムでは、インターネットを介して情報依頼者から情報提供依頼を受け付けることもあって、情報依頼者の素性や提供した情報の使途を確認するために多大な工数が掛かってしまうという問題点がある。また、特許文献1の情報提供システムでは、情報登録者から登録された情報の内容をチェックする仕組みがないため、情報依頼者と情報登録者とのマッチングが適切に行われる保証もない。
一方、情報提供を依頼する依頼者側に立ってみると、上記のように電子文書そのものが限られた者だけが知るところとなっている上、情報セキュリティ上の運用や組織の壁などに阻まれて、目的とする情報の所在を見つけ出すこと自体が難しいという問題点がある。
本発明は、上記した事情に鑑みてなされたものであって、上記のような公開に適されない電子文書の作成者と、そのような文書の閲覧を希望する依頼者との仲介を適切に実行することのできる情報共有支援システム、電子文書の仲介方法およびプログラムを提供することを目的とする。
本発明の第1の視点によれば、電子文書と、当該電子文書の作成者の情報と、を対応付けて記憶する電子文書データベースと、人物間の関係性を表した人脈情報を記憶する人脈データベースと、電子文書の閲覧を求める依頼者側から、前記人脈データベースにて当該依頼者と関係性を有する人物として定義されている人物(以下、「仲介者」)と、電子文書に付されたタグまたは評価を含む提示条件と、を指定して、電子文書の提示依頼を受け付ける電子文書提示依頼受付部と、電子文書の発信者側から、前記人脈データベースにて当該発信者と関係性を有する人物の指定とともに、電子文書データベースへの電子文書の登録を受け付ける電子文書登録受付部と、前記電子文書の発信者から指定された人物に前記電子文書を閲覧させて、前記電子文書に対するタグまたは評価を受け付ける付加情報登録受付部と、前記電子文書データベースおよび人脈データベースを参照し、前記電子文書の提示依頼に指定された提示条件を満たし、かつ、前記仲介者と関係性を有する人物が登録した電子文書を抽出し、前記依頼者に通知する電子文書提示部と、を備える情報共有支援システムが提供される。
本発明の第2の視点によれば、電子文書と、当該電子文書の作成者の情報と、を対応付けて記憶する電子文書データベースと、人物間の関係性を表した人脈情報を記憶する人脈データベースと、が接続された情報共有支援システムにおける、電子文書の仲介方法であって、電子文書の閲覧を求める依頼者側から、前記人脈データベースにて当該依頼者と関係性を有する人物として定義されている人物(以下、「仲介者」)と、電子文書に付されたタグまたは評価を含む提示条件と、を指定して、電子文書の提示依頼を受け付けるステップと、電子文書の発信者側から、前記人脈データベースにて当該発信者と関係性を有する人物の指定とともに、電子文書データベースへの電子文書の登録を受け付けるステップと、前記電子文書の発信者から指定された人物に前記電子文書を閲覧させて、前記電子文書に対するタグまたは評価を受け付けるステップと、前記電子文書データベースおよび人脈データベースを参照し、前記電子文書の提示依頼に指定された提示条件を満たし、かつ、前記仲介者と関係性を有する人物が登録した電子文書を抽出し、前記依頼者に通知するステップと、を含む電子文書の仲介方法が提供される。
本発明の第3の視点によれば、電子文書と、当該電子文書の作成者の情報と、を対応付けて記憶する電子文書データベースと、人物間の関係性を表した人脈情報を記憶する人脈データベースと、が接続された情報共有支援システムを構成するコンピュータに実行させるプログラムであって、電子文書の閲覧を求める依頼者側から、前記人脈データベースにて当該依頼者と関係性を有する人物として定義されている人物(以下、「仲介者」)と、電子文書に付されたタグまたは評価を含む提示条件と、を指定して、電子文書の提示依頼を受け付ける処理と、電子文書の発信者側から、前記人脈データベースにて当該発信者と関係性を有する人物の指定とともに、電子文書データベースへの電子文書の登録を受け付ける処理と、前記電子文書の発信者から指定された人物に前記電子文書を閲覧させて、前記電子文書に対するタグまたは評価を受け付ける処理と、前記電子文書データベースおよび人脈データベースを参照し、前記電子文書の提示依頼に指定された提示条件を満たし、かつ、前記仲介者と関係性を有する人物が登録した電子文書を抽出し、前記依頼者に通知する処理と、を前記コンピュータに実行させるプログラムが提供される。
本発明によれば、電子文書の閲覧を求める依頼者に、提示依頼に適合する電子文書を精度よく提示することが可能となる。その理由は、依頼者および文書作成者が、それぞれ信頼している人物を指定し、かつ、その人物が付与したタグまたは評価によって、マッチングを行うよう構成したことにある。
本発明の第1の実施形態の構成を表した図である。 本発明の第1の実施形態の人脈データベース(人脈DB)に保持されるメンバーテーブル(人脈情報)の一例である。 本発明の第1の実施形態の情報共有支援システムデータベース(情報共有支援システムDB)に保持される発信情報テーブルの一例である。 本発明の第1の実施形態の情報共有支援システムデータベース(情報共有支援システムDB)に保持される電子文書提示依頼状態テーブルの一例である。 本発明の第1の実施形態の情報共有支援システムデータベース(情報共有支援システムDB)に保持される付加情報テーブルの一例である。 本発明の第1の実施形態の情報共有支援システムデータベース(情報共有支援システムDB)に保持される電子文書開示状況テーブルの一例である。 依頼者が電子文書の提示依頼をしてから、電子文書を閲覧するまでの流れを表した図である。 本発明の第1の実施形態の動作を表したシーケンス図である。 本発明の第1の実施形態の依頼者の端末に表示される画面サンプルである。 本発明の第1の実施形態の発信者の端末に表示される画面サンプルである。 本発明の第1の実施形態の仲介者の端末に表示される画面サンプルである。 本発明の第1の実施形態の依頼者の端末に表示される画面サンプルである。 本発明の第1の実施形態の依頼者の端末に表示される画面サンプルである。 本発明の第1の実施形態の発信者の端末に表示される画面サンプルである。 本発明の第1の実施形態の依頼者の端末に表示される画面サンプルである。
[発明の概要]
[第1の実施形態]
続いて、本発明を企業内の情報共有を促進する情報共有支援システムに適用した第1の実施形態について図面を参照して詳細に説明する。図1は本発明の第1の実施形態の構成を表した図である。図1を参照すると、人脈の情報をデータベース化し蓄積する人脈データベース(人脈DB)50が接続された情報共有支援システム70が示されている。
情報共有支援システム70は、インターネット等のネットワーク40を介して発信者A、仲介者B、依頼者Cの端末10〜30からそれぞれアクセスすることが可能となっており、発信者A、仲介者B、依頼者Cは、端末10〜30を用いてそれぞれ、情報共有支援システム70の機能を利用することが可能となっている。
情報共有支援システム70は、依頼者Cから、仲介者Bと、提示条件としてタグと評価の付加情報と、を指定した電子文書の提示依頼を受け付ける電子文書提示依頼受付部71と、依頼者Cからの前記電子文書の提示依頼に対して仲介者Bから承認を受け付け依頼者Cへの通知等を行う電子文書提示依頼承認受付部72と、発信者Aが指定した仲介者Bに、電子文書を閲覧させて、付加情報として、タグと評価の登録を受け付ける付加情報登録受付部73と、情報共有支援システムデータベース(情報共有支援システムDB)78から、発信者Aが指定した仲介者Bがタグまたは評価を付加した電子文書であって、依頼者Cの指定した提示条件を満たしている電子文書を抽出し、前記依頼者に通知する電子文書提示部74と、依頼者Cから、前記提示された電子文書の開示依頼を受け付け、発信者Aに通知する電子文書開示依頼受付部75と、依頼者Cからの前記電子文書の開示依頼に対して発信者Aから承認を受け付けて依頼者Cに通知する電子文書開示承認受付部76と、発信者Aから開示範囲(開示内容・開示先)を指定して電子文書の登録を受け付ける電子文書登録受付部77と、情報共有支援システムが受け付けた情報やその状況を管理するテーブル(図2〜図6参照)を格納した情報共有支援システムDB78とを含んで構成されている。
図2は、人脈DB50に人脈情報として保持されるメンバーテーブルの例である。図2の例では、人脈リストとして、人脈リストとして、各人物が関係を有する人物のメンバーIDが登録されている。例えば、メンバーID=1のメンバーAは、メンバーID=2、3、4のメンバーと関係を持っていることがわかる。このようなテーブルに代えて、企業の組織情報、SNS(Social Networking Service)のグループ情報、アドレス帳の情報などを用いることも可能である。
図3は、情報共有支援システムDB78に登録された電子文書を管理するために用いる発信情報テーブルの例である。図3の例では、各電子文書のID(発信情報ID)、発信者のID(発信者メンバーID)、タイトル、仲介者(一次開示先メンバーID)、開示依頼者への当初開示範囲などを登録可能となっている。
図4は、情報共有支援システムDB78に寄せられた電子文書の提示依頼とその承認状態を管理するために用いる電子文書提示依頼状態テーブルの例である。図4の例では、電子文書の提示依頼毎に、依頼者のID(依頼者メンバーID)、電子文書の提示依頼で指定されている仲介者(評価メンバーID)、依頼者が提示条件として指定したタグ、依頼者が提示条件として指定した評価、仲介者Bからの承認状況(評価メンバーからの承認状況)といった項目が設けられている。
図5は、仲介者Bから受け付けた電子文書に対する付加情報を管理するために用いる付加情報テーブルの例である。図5の例では、付加情報毎に、電子文書のID(発信情報ID)、発信者Aから指定された仲介者(評価メンバーID)、仲介者Bが当該電子文書に付したタグ、仲介者Bによる電子文書の評価ランクといった項目が設けられている。
図6は、上述した電子情報提示依頼と付加情報のマッチングの結果に依頼者Cに通知された電子文書の開示状況を管理するために用いる電子文書開示状況テーブルの例である。図6の例では、開示状況IDによって特定される依頼者Cへの電子文書の通知後の案件毎に、評価情報ID、電子文書提示依頼ID、その状況(承認状況)といった項目が設けられている。
続いて、本実施形態の動作について図面を参照して詳細に説明する。図7に示すとおり、依頼者Cおよび仲介者B、仲介者Bと発信者A、がそれぞれ関係を有しているものとする。以上の前提の下に、図7、図8を参照して、依頼者Cが希望する条件に適った電子文書を閲覧するまでの動作を説明する。
はじめに依頼者Cが、端末10を用いて、情報共有支援システム70の電子文書提示依頼受付部71にアクセスして、人脈DB50から自身の関係者として仲介者Bを選択すると、電子文書提示依頼受付部71は、提示を希望する電子文書のカテゴリを指定するためのタグと、提示を希望する電子文書の評価とを指定する電子文書の提示依頼画面を表示する。図9は、依頼者Cの端末10に表示される電子文書の提示依頼画面の一例であり、依頼者Cが、図9の画面下段の「Bさんに依頼」ボタンを起動すると、情報共有支援システムDB78の電子文書提示依頼状態テーブル(図4参照)に、依頼者Cから仲介者Bへの電子文書の提示依頼が追加され、依頼者Cからの電子文書の提示依頼が仲介者Bに通知される(図7の「電子文書の提示依頼」、図8のS1)。
仲介者Bは端末20を用いて、情報共有支援システム70の電子文書提示依頼承認受付部72を介して上記依頼者Cからの電子文書の提示依頼を受け取り、その内容を確認した上で、承認を行う(図7の「電子文書の提示依頼承認」、図8のS2)。仲介者Bが電子文書の提示依頼を承認すると、電子文書提示依頼受付部71が。情報共有支援システムDB78の電子文書提示依頼状態テーブル(図4参照)の該当データの仲介者Bからの承認状況(評価メンバーからの承認状況)を「依頼中」から、「承認済み」に更新する。
一方、発信者Aが端末30を用いて、情報共有支援システム70の電子文書登録受付部77にアクセスすると、図10に例示する電子文書登録画面が表示される。図10の例では、発信者Aは、登録する電子文書のタイトル、一次開示メンバーグループ、本文、開示依頼者への当初開示範囲を指定することが可能となっている。ここで、一次開示メンバーグループとは、当該電子文書を閲覧し、タグの付与や評価を行う権限が与えられたグループのことであり、人脈DB50に登録されたメンバーテーブル(図2参照)の人脈リスト等を用いて指定したものである。例えば、図10の例では、一次開示メンバーグループとして仲介者Bが属する「プロジェクトA」に属するメンバーが包括的に指定されたことを示している。発信者が、上記した各項目を入力して、図10に示す「登録」ボタンを起動すると、情報共有支援システムDB78の発信情報テーブル(図3参照)に、発信者Aが登録した電子文書に関する情報が追加される(図7の「電子文書の登録」、図8のS3)。
仲介者Bは端末20を用いて、情報共有支援システム70の付加情報登録受付部73を介して上記発信者Aから電子文書が登録された旨の通知を受け取り、図11に例示する電子文書閲覧画面にて、当該電子文書に分類用キーワードとしてタグを付与するとともに、当該電子文書の評価を入力する(図7の「電子文書にタグと評価の付与」、図8のS4)。ここで入力された内容は、情報共有支援システムDB78の付加情報テーブル(図5参照)に追加される。
作業共有支援システムの電子文書提示部74は、仲介者Bにより付加情報が登録されると、電子文書提示依頼状態テーブル(図4参照)と付加情報テーブル(図5参照)とを比較・照合する。ここで、仲介者Bが登録した付加情報が、依頼者Cの指定した電子文書の提示条件と合致していれば、電子文書提示部74は、依頼者Cに電子文書の存在を通知する(図7の「電子文書の存在を通知」、図8のS5)。また、電子文書提示部74は、情報共有支援システムDB78の電子文書開示状況テーブル(図6参照)に、承認状態を「通知済」とする新しいデータを追加する(図7の「電子文書の存在を通知」、図8のS5)。
依頼者Cが、端末10を用いて、情報共有支援システム70の電子文書開示依頼受付部75にアクセスし、自身が依頼した電子文書提示依頼を指定すると、電子文書開示依頼受付部75は、情報共有支援システムDB78の電子文書提示依頼状態テーブル(図4参照)および電子文書開示状況テーブル(図6参照)を参照して、依頼者Cが仲介者Bへの電子文書の提示依頼した条件に適合する電子文書の一覧画面を表示する。図12は、上記電子文書開示依頼受付部75によって表示される電子文書一覧画面の例である。ここで、依頼者Cが、図12の一覧から開示を受けたい電子文書として、Aさんの「品質管理の改善アイデア」を選択すると、図13に示すような電子文書開示依頼画面が表示される。ここで、当初非公開とされている本文の閲覧を希望する場合、依頼者Cが図13の「開示依頼]ボタンを起動すると。電子文書開示依頼受付部75が、発信者Aに対して電子文書の開示承認依頼を送信するとともに、情報共有支援システムDB78の電子文書開示状況テーブル(図6参照)の該当データの承認状態を「通知済み」から「依頼中」に更新する(図7の「電子文書の開示依頼」、図8のS6)。
前記通知を受け取った発信者Aが端末30を用いて、情報共有支援システム70の電子文書開示承認受付部76にアクセスすると、図14に例示する電子文書開示承認画面が表示される。ここで、発信者Aは、依頼者Cから開示依頼を受けた電子文書の内容と、依頼者Cの仲介者Bを確認し、承認するか否かを判断する。ここで、発信者Aが図14の「承認」ボタンを起動すると、情報共有支援システム70の電子文書開示承認受付部76は、依頼者Cに承認結果を通知し、情報共有支援システムDB78の電子文書開示状況テーブル(図6参照)の該当データの承認状態を「依頼中」から「承認済み」に更新する(図7の「電子文書の開示を承認」、図8のS7)。
その後、依頼者Cは、電子文書開示依頼受付部75によって提供される、図15に例示する開示承認後電子文書詳細画面にて、発信者Aが登録した電子文書を閲覧することが可能となる(図7の「電子文書の閲覧」)。
その後、仲介者Bが、新たな電子文書の登録を受けて、付加情報を登録すると、その都度、依頼者Cに電子文書の存在の通知が送信される。
以上のように本実施形態では、登録された電子文書の中から、電子文書の提示依頼者Cが求める電子文書を精度よく選び出すことができる。その理由は、依頼者及び発信者の双方から信頼を受けた仲介者に、漏れなくタグの付与および評価を行わせ、マッチングを行うように構成したためである。
また、本実施形態では、電子文書の開示要求を発信者Aに直接要求させることとしたため。仲介者の負担も軽減されている。
以上、本発明の好適な実施形態を説明したが、本発明は、上記した実施形態に限定されるものではなく、本発明の基本的技術的思想を逸脱しない範囲で、更なる変形・置換・調整を加えることができる。
例えば、仲介者が付与したタグを、仲介者毎に集計して、仲介者の得意領域(専門分野)として公開するようにしてもよい。このようにして得られた得意領域情報(専門分野情報)は、発信者や依頼者が、仲介者を選択する際の情報として利用することができる。
例えば、仲介者Bが付与したタグを、発信者毎に集計して、各発信者の得意領域(専門分野)として公開するようにしてもよい。このようにして得られた得意領域情報(専門分野情報)は、発信者Aが登録する電子文書に初期値として利用することができる。
また、発信者が登録した電子文書が、仲介者を通して、依頼者に通知または開示要求された頻度を、仲介者や発信者毎に集計して、公開するようにしてもよい。このようにして得られた頻度情報は、依頼者Cが、仲介者を選択する際の情報として利用することができる。また、発信者の得意領域情報(専門分野情報)を表す指標としても用いることができる。
また、発信者があらかじめ電子文書にタグを付与できるようにしてもよい。これにより、仲介者の作業を軽減することができる。具体的には、仲介者は、付与されたタグの確認と、評価を行えばよいことになる。
また、依頼者が仲介者の仲介作業に対して評価ポイントを付与し、これを公開するようにしてもよい。この評価ポイントは、他の発信者や依頼者が、仲介者を選択する際の情報として利用することができる。
10〜30 端末
40 ネットワーク
50 人脈データベース(人脈DB)
70 情報共有支援システム
71 電子文書提示依頼受付部
72 電子文書提示依頼承認受付部
73 付加情報登録受付部
74 電子文書提示部
75 電子文書開示依頼受付部
76 電子文書開示承認受付部
77 電子文書登録受付部
78 情報共有支援システムデータベース(情報共有支援システムDB)

Claims (5)

  1. 電子文書と、当該電子文書の作成者の情報と、を対応付けて記憶する電子文書データベースと、
    人物間の関係性を表した人脈情報を記憶する人脈データベースと、
    電子文書の閲覧を求める依頼者側から、前記人脈データベースにて当該依頼者と関係性を有する人物として定義されている人物(以下、「仲介者」)と、電子文書に付されたタグまたは評価を含む提示条件と、を指定して、電子文書の提示依頼を受け付ける電子文書提示依頼受付部と、
    電子文書の発信者側から、前記人脈データベースにて当該発信者と関係性を有する人物の指定とともに、電子文書データベースへの電子文書の登録を受け付ける電子文書登録受付部と、
    前記電子文書の発信者から指定された人物に前記電子文書を閲覧させて、前記電子文書に対するタグまたは評価を受け付ける付加情報登録受付部と、
    前記電子文書データベースを参照し、前記電子文書の提示依頼に指定された提示条件を満たし、かつ、前記仲介者と関係性を有する人物が登録した電子文書を抽出し、前記依頼者に通知する電子文書探索部と、
    を備えることを特徴とする情報共有支援システム。
  2. さらに、
    前記依頼者からの要求に基づいて、前記電子文書データベースに登録された作成者に対して、前記依頼者からの電子文書の開示依頼を通知する電子文書開示依頼受付部と、
    前記電子文書の開示依頼に対する前記作成者からの承認を受け付けて、前記依頼者に前記電子文書の閲覧権限を付与する電子文書開示承諾受付部と、
    を備える請求項1の情報共有支援システム。
  3. 前記電子文書の開示依頼には、前記仲介者の情報が含まれている請求項2の情報共有支援システム。
  4. 電子文書と、当該電子文書の作成者の情報と、を対応付けて記憶する電子文書データベースと、
    人物間の関係性を表した人脈情報を記憶する人脈データベースと、が接続された情報共有支援システムにおける、電子文書の仲介方法であって、
    電子文書の閲覧を求める依頼者側から、前記人脈データベースにて当該依頼者と関係性を有する人物として定義されている人物(以下、「仲介者」)と、電子文書に付されたタグまたは評価を含む提示条件と、を指定して、電子文書の提示依頼を受け付けるステップと、
    電子文書の発信者側から、前記人脈データベースにて当該発信者と関係性を有する人物の指定とともに、電子文書データベースへの電子文書の登録を受け付けるステップと、
    前記電子文書の発信者から指定された人物に前記電子文書を閲覧させて、前記電子文書に対するタグまたは評価を受け付けるステップと、
    前記電子文書データベースおよび人脈データベースを参照し、前記電子文書の提示依頼に指定された提示条件を満たし、かつ、前記仲介者と関係性を有する人物が登録した電子文書を抽出し、前記依頼者に通知するステップと、
    を含むことを特徴とする非公開文書の仲介方法。
  5. 電子文書と、当該電子文書の作成者の情報と、を対応付けて記憶する電子文書データベースと、
    人物間の関係性を表した人脈情報を記憶する人脈データベースと、が接続された情報共有支援システムを構成するコンピュータに実行させるプログラムであって、
    電子文書の閲覧を求める依頼者側から、前記人脈データベースにて当該依頼者と関係性を有する人物として定義されている人物(以下、「仲介者」)と、電子文書に付されたタグまたは評価を含む提示条件と、を指定して、電子文書の提示依頼を受け付ける処理と、
    電子文書の発信者側から、前記人脈データベースにて当該発信者と関係性を有する人物の指定とともに、電子文書データベースへの電子文書の登録を受け付ける処理と、
    前記電子文書の発信者から指定された人物に前記電子文書を閲覧させて、前記電子文書に対するタグまたは評価を受け付ける処理と、
    前記電子文書データベースおよび人脈データベースを参照し、前記電子文書の提示依頼に指定された提示条件を満たし、かつ、前記仲介者と関係性を有する人物が登録した電子文書を抽出し、前記依頼者に通知する処理と、
    を前記コンピュータに実行させるプログラム。
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