JP2010102644A

JP2010102644A - Document management system, image forming apparatus, document management method and document management program

Info

Publication number: JP2010102644A
Application number: JP2008275745A
Authority: JP
Inventors: Sachiko Yoshimura; 幸子吉村
Original assignee: Kyocera Mita Corp
Current assignee: Kyocera Document Solutions Inc
Priority date: 2008-10-27
Filing date: 2008-10-27
Publication date: 2010-05-06

Abstract

<P>PROBLEM TO BE SOLVED: To improve convenience when accessing and acquiring cited information carried in a document. <P>SOLUTION: The document management system includes: an address extraction means 1061 for extracting address information from first document data; a two-dimensional code conversion means 1062 for converting origin information including the address information to a two-dimensional code; a document data generation means 1063 for generating second document data by incorporating the two-dimensional code in the document data; a two-dimensional code output part 209 for outputting the document on the basis of the second document data; a two-dimensional code extraction means 2101 for reading the second document data and extracting the two-dimensional code; a decoding means 2102 for decoding the extracted two-dimensional code and acquiring the address information; a document file extraction means 2111 for extracting a document file corresponding to the address information obtained by the decoding means 2102; and a document output means 2112 for outputting the document on the basis of the extracted document file. <P>COPYRIGHT: (C)2010,JPO&INPIT

Description

本発明は、文献の検索、抽出、出力等の文書管理を円滑に行う文書管理システム、画像形成装置、文書管理方法及び文書管理プログラムに関する。 The present invention relates to a document management system, an image forming apparatus, a document management method, and a document management program that smoothly perform document management such as document search, extraction, and output.

従来、紙の文書に掲載されている参考文献や引用文献を閲覧するには、その文献名や作者名等を引用して書店や図書館等で書籍を探し、取得又は借りる必要があり、コストや手間がかかる問題となっていた。 Conventionally, in order to browse bibliographies and citations published in paper documents, it is necessary to search for books at bookstores or libraries by quoting the names of the documents or authors, and obtain or borrow them. It was a time-consuming problem.

このため、特許文献１には、画面上に表示されるインデックスのリンク先情報を抽出し、そのリンク先情報をバーコード化して表示させる技術や、バーコードを読み取ることによってリンク先情報を取得し、そのリンク先にアクセスして関連文書を取得する情報処理装置が開示されている。
また、特許文献２には、出力対象文書を保管する際にその保管アドレスを対応づけて記憶手段に格納するとともにその保管アドレスをバーコード化して印字する技術や、印字されたバーコードを読み取って保管アドレスを抽出し、その保管アドレスにアクセスして出力対象文書を出力させる画像情報処理装置が開示されている。 For this reason, in Patent Document 1, link destination information of an index displayed on the screen is extracted, and the link destination information is acquired by reading the barcode and a technique for displaying the link destination information as a barcode. An information processing apparatus that accesses a link destination and obtains a related document is disclosed.
In Patent Document 2, when storing an output target document, the storage address is associated with the storage address and stored in the storage unit, and the storage address is converted into a barcode and printed, or the printed barcode is read. An image information processing apparatus that extracts a storage address, accesses the storage address, and outputs an output target document is disclosed.

特開２００６−２４３９１９号公報JP 2006-243919 A 特開平１０−８４４３７号公報Japanese Patent Laid-Open No. 10-84437

しかしながら、特許文献１に記載の情報処理装置は、ＨＴＭＬ（HyperText Markup Language）等のマークアップ言語により記述されたハイパーリンクが設定されたインデックスのみからなる文書が処理対象であり、通常のドキュメントに対しては有効に機能しないといった問題がある。
また、特許文献２に記載の画像情報処理装置は、対象文書そのものの保管場所をバーコード等に変換することで容易にリンクできるようになっているが、対象文書に含まれるリンク先情報やＵＲＬ等、引用情報へのアプローチがまったく考慮されていない。
このため、文書中に掲載される引用情報を取得するには、従来通り、ＵＲＬ等の手入力やハイパーリンクの設定など、不確実な方法や利用範囲が制限される方法に頼らざるを得なかった。 However, the information processing apparatus described in Patent Document 1 is a processing target for a document including only an index in which a hyperlink described in a markup language such as HTML (HyperText Markup Language) is set. There is a problem that it does not function effectively.
Further, the image information processing apparatus described in Patent Document 2 can be easily linked by converting the storage location of the target document itself into a barcode or the like, but the link destination information and URL included in the target document The approach to citation information is not considered at all.
For this reason, in order to obtain citation information posted in a document, it is necessary to rely on uncertain methods and methods that limit the range of use, such as manual input of URLs and hyperlinks, as before. It was.

本発明の目的は、上述した課題、すなわち、文献の検索又は取得の際の確実性や実効性が低下する問題を解消しつつ、簡便な文書管理が可能な文書管理システム、画像形成装置、文書管理方法及び文書管理プログラムを提供することにある。 An object of the present invention is to provide a document management system, an image forming apparatus, and a document capable of simple document management while solving the above-described problem, that is, the problem that reliability and effectiveness in searching or acquiring documents are reduced. To provide a management method and a document management program.

上記目的を達成するため、本発明の文書管理システムは、所定の文書ファイル処理を行う情報処理装置と、アドレス情報に対応づけて文献ファイルを格納する文献管理サーバと、入力データにもとづき所定の出力処理を行う画像形成装置と、を備え、第一の文書ファイル内の第一の文献データから少なくとも所定のアドレス情報を含む出所情報を抽出するアドレス抽出手段と、前記出所情報を所定形式の識別コードに変換する識別コード変換手段と、前記識別コード変換手段によって得た識別コードを前記第一の文献データに組み込んで第二の文献データを生成する文献データ生成手段と、前記第二の文献データにもとづいて、前記第一の文書ファイルに前記識別コードが組み込まれた第二の文書ファイルに相当する第二の文書を出力する識別コード出力手段と、前記第二の文書を読み取り、前記所定形式の識別コードを抽出する識別コード抽出手段と、抽出された前記識別コードを復号して所定のアドレス情報を含む出所情報を取得する復号手段と、前記復号手段が取得したアドレス情報に対応する文献ファイルを前記文献管理サーバから抽出する文献ファイル抽出手段と、抽出した前記文献ファイルにもとづき文献を出力する文献出力手段と、を備えた構成としてある。 To achieve the above object, a document management system according to the present invention includes an information processing apparatus that performs predetermined document file processing, a document management server that stores a document file in association with address information, and a predetermined output based on input data. An image forming apparatus that performs processing, an address extracting unit that extracts source information including at least predetermined address information from the first document data in the first document file, and the source information as an identification code in a predetermined format An identification code conversion means for converting the identification code obtained by the identification code conversion means into the first document data and generating a second document data; and a second document data Based on this, an identification for outputting a second document corresponding to the second document file in which the identification code is embedded in the first document file. A code output means; an identification code extraction means for reading the second document and extracting the identification code of the predetermined format; and a decoding for decoding the extracted identification code to obtain source information including predetermined address information And a document file extracting unit for extracting a document file corresponding to the address information acquired by the decoding unit from the document management server, and a document output unit for outputting a document based on the extracted document file. It is as.

また、本発明の画像形成装置は、少なくともアドレス情報を含む出所情報を示す所定形式の識別コードが組み込まれた文書ファイルに相当する文書を読み取り、前記所定形式の識別コードを抽出する識別コード抽出手段と、抽出された前記識別コードを復号して所定のアドレス情報を含む出所情報を取得する復号手段と、前記復号手段が取得したアドレス情報に対応する文献ファイルを、予めアドレス情報に対応づけて文献ファイルを格納する文献ファイル格納部から抽出する文献ファイル抽出手段と、抽出した前記文献ファイルにもとづき文献を出力する文献出力手段と、を備えた構成としてある。
そして、本発明の画像形成装置は、第一の文書ファイル内の第一の文献データから少なくとも所定のアドレス情報を含む出所情報を抽出するアドレス抽出手段と、前記出所情報を所定形式の識別コードに変換する識別コード変換手段と、前記識別コード変換手段によって得た識別コードを前記第一の文献データに組み込んで第二の文献データを生成する文献データ生成手段と、前記第二の文献データにもとづいて、前記第一の文書ファイルに前記識別コードが組み込まれた第二の文書ファイルに相当する第二の文書を出力する識別コード出力手段と、を備えた構成とすることもできる。
さらに、本発明の画像形成装置は、上記構成に加えて、前記文献ファイル格納部を有する構成とすることもできる。 Further, the image forming apparatus of the present invention reads a document corresponding to a document file in which an identification code of a predetermined format indicating origin information including at least address information is read, and extracts an identification code extraction means for extracting the identification code of the predetermined format A decoding unit that decodes the extracted identification code to obtain source information including predetermined address information, and a document file corresponding to the address information acquired by the decoding unit is associated with the address information in advance. A document file extracting unit that extracts from a document file storage unit that stores the file and a document output unit that outputs a document based on the extracted document file are provided.
The image forming apparatus according to the present invention includes an address extracting unit that extracts source information including at least predetermined address information from the first document data in the first document file, and the source information is converted into an identification code of a predetermined format. Based on the identification code conversion means for conversion, the literature data generation means for generating the second literature data by incorporating the identification code obtained by the identification code conversion means into the first literature data, and the second literature data An identification code output unit that outputs a second document corresponding to a second document file in which the identification code is incorporated in the first document file may be provided.
Furthermore, the image forming apparatus of the present invention may be configured to include the document file storage unit in addition to the above configuration.

さらに、本発明の文書管理方法は、第一の文書ファイル内の第一の文献データから少なくとも所定のアドレス情報を含む出所情報を抽出するアドレス抽出ステップと、前記出所情報を所定形式の識別コードに変換する識別コード変換ステップと、前記識別コード変換ステップにおいて得た識別コードを前記第一の文献データに組み込んで第二の文献データを生成する文献データ生成ステップと、前記第二の文献データにもとづいて、前記第一の文書ファイルに前記識別コードが組み込まれた第二の文書ファイルに相当する第二の文書を出力する識別コード出力ステップと、予めアドレス情報に対応づけて文献ファイルを格納する文献ファイル格納ステップと、前記第二の文書を読み取り、前記所定形式の識別コードを抽出する識別コード抽出ステップと、抽出された前記識別コードを復号して所定のアドレス情報を含む出所情報を取得する復号ステップと、前記復号ステップにおいて取得したアドレス情報に対応する文献ファイルを前記文献ファイル格納ステップにおいて格納された文献ファイルから抽出する文献ファイル抽出ステップと、
抽出した前記文献ファイルにもとづき文献を出力する文献出力ステップと、を有する方法としてある。 Furthermore, the document management method of the present invention includes an address extraction step of extracting source information including at least predetermined address information from the first document data in the first document file, and the source information is converted into an identification code of a predetermined format. Based on the identification code conversion step for conversion, the document data generation step for generating the second document data by incorporating the identification code obtained in the identification code conversion step into the first document data, and the second document data An identification code output step for outputting a second document corresponding to a second document file in which the identification code is incorporated in the first document file, and a document in which a document file is stored in advance in association with address information A file storage step and an identification code extraction for reading the second document and extracting the identification code of the predetermined format And a decoding step for decoding the extracted identification code to obtain source information including predetermined address information, and a document file corresponding to the address information acquired in the decoding step is stored in the document file storing step. A document file extraction step for extracting from the selected document file;
A document output step of outputting a document based on the extracted document file.

また、本発明の文書管理プログラムは、所定の文書ファイル処理を行う情報処理装置と、アドレス情報に対応づけて文献ファイルを格納する文献管理サーバと、入力データにもとづき所定の出力処理を行う画像形成装置とを、第一の文書ファイル内の第一の文献データから少なくとも所定のアドレス情報を含む出所情報を抽出するアドレス抽出手段、前記出所情報を所定形式の識別コードに変換する識別コード変換手段、前記識別コード変換手段によって得た識別コードを前記第一の文献データに組み込んで第二の文献データを生成する文献データ生成手段、前記第二の文献データにもとづいて、前記第一の文書ファイルに前記識別コードが組み込まれた第二の文書ファイルに相当する第二の文書を出力する識別コード出力手段、任意の前記第二の文書データを読み取り、前記所定形式の識別コードを抽出する識別コード抽出手段、抽出された前記識別コードを復号して所定のアドレス情報を含む出所情報を取得する復号手段、前記復号手段が取得したアドレス情報に対応する文献ファイルを前記文献管理サーバから抽出する文献ファイル抽出手段、抽出した前記文献ファイルにもとづき文献を出力する文献出力手段として機能させるためのプログラムとしてある。 The document management program of the present invention also includes an information processing apparatus that performs predetermined document file processing, a document management server that stores a document file in association with address information, and image formation that performs predetermined output processing based on input data. An address extracting means for extracting source information including at least predetermined address information from the first document data in the first document file, an identification code converting means for converting the source information into an identification code of a predetermined format, Document data generation means for generating the second document data by incorporating the identification code obtained by the identification code conversion means into the first document data, based on the second document data, the first document file An identification code output means for outputting a second document corresponding to a second document file in which the identification code is incorporated; An identification code extracting unit that reads second document data and extracts an identification code of the predetermined format, a decoding unit that decodes the extracted identification code to obtain source information including predetermined address information, and the decoding unit acquires As a program for functioning as a document file extracting unit that extracts a document file corresponding to the address information from the document management server and a document output unit that outputs a document based on the extracted document file.

本発明の文書管理システム、画像形成装置、文書管理方法又は文書管理プログラムによれば、二次元コード等の識別コードを効果的に活用することによって文書管理の簡便化を図ることが可能となる。 According to the document management system, image forming apparatus, document management method, or document management program of the present invention, it is possible to simplify document management by effectively using an identification code such as a two-dimensional code.

以下、本発明の好ましい実施形態について図１〜図１１を参照して説明する。 A preferred embodiment of the present invention will be described below with reference to FIGS.

図１は、本発明の一実施形態に係る文書管理システムの構成を示すネットワーク構成図である。
図１に示すように、本実施形態の文書管理システム１は、パーソナルコンピュータ等の情報処理装置（以下、ＰＣという。）１０、プリンタ、複合機等の画像形成装置（以下、ＭＦＰという。）２０、文献管理サーバ３０及びこれらを接続する通信回線４０から構成される。
以下、各構成要素について図２、図３及び図４を参照しつつ詳細に説明する。 FIG. 1 is a network configuration diagram showing the configuration of a document management system according to an embodiment of the present invention.
As shown in FIG. 1, a document management system 1 according to the present embodiment includes an information processing apparatus (hereinafter referred to as a PC) 10 such as a personal computer, and an image forming apparatus (hereinafter referred to as an MFP) 20 such as a printer and a multifunction peripheral. The document management server 30 and the communication line 40 connecting them are configured.
Hereinafter, each component will be described in detail with reference to FIGS. 2, 3, and 4.

［ＰＣ１０］
図２は、本発明の一実施形態の文書管理システム１に係るＰＣ１０の構成を示したブロック図である。
図２に示すように、ＰＣ（Personal Computer）１０は、ＣＰＵ１００、ＲＯＭ１０１、ＲＡＭ１０２、入力部１０３、表示部１０４、通信部１０５及び二次元コード生成部１０６がシステムバス１２０を介して互いに通信可能に接続された構成となっている。 [PC10]
FIG. 2 is a block diagram showing a configuration of the PC 10 according to the document management system 1 of the embodiment of the present invention.
As shown in FIG. 2, a PC (Personal Computer) 10 allows a CPU 100, a ROM 101, a RAM 102, an input unit 103, a display unit 104, a communication unit 105, and a two-dimensional code generation unit 106 to communicate with each other via a system bus 120. It is a connected configuration.

ＣＰＵ（Central Processing Unit）１００は、ＲＯＭ（Read Only Memory）１０１に記憶されたソフトウェアを実行することでシステムバス１２０に接続された各構成部を総括的に制御する。
特に、本実施形態に係るＰＣ１０において、ＣＰＵ１００は、所定の処理シーケンスに従った二次元コード生成プログラムをＲＯＭ１０１から読み出して実行することで後述するアドレス抽出手段１０６１、二次元コード変換手段１０６２、文献データ生成手段１０６３を実現するための制御を行う。 A CPU (Central Processing Unit) 100 comprehensively controls each component connected to the system bus 120 by executing software stored in a ROM (Read Only Memory) 101.
In particular, in the PC 10 according to the present embodiment, the CPU 100 reads out a two-dimensional code generation program according to a predetermined processing sequence from the ROM 101 and executes it, thereby executing address extraction means 1061, two-dimensional code conversion means 1062, and document data described later. Control for realizing the generation unit 1063 is performed.

ＲＡＭ（Random Access Memory）１０２は、ＣＰＵ１００の主メモリあるいはワークエリアとして機能する。
入力部１０３は、キーボードやマウスなどの入力デバイスである。
表示部１０４は、液晶ディスプレイ等の表示装置である。
通信部１０５は、ＬＡＮインタフェース等の通信インタフェースを備え、ＭＦＰ２０や文献管理サーバ３０との間で印刷データや各種コマンドの送受信を行う。 A RAM (Random Access Memory) 102 functions as a main memory or work area of the CPU 100.
The input unit 103 is an input device such as a keyboard or a mouse.
The display unit 104 is a display device such as a liquid crystal display.
The communication unit 105 includes a communication interface such as a LAN interface, and transmits / receives print data and various commands to / from the MFP 20 and the document management server 30.

二次元コード生成部１０６は、ＱＲコード（登録商標）等の二次元コードを生成するものであり、具体的には、アドレス抽出手段１０６１、二次元コード変換手段１０６２及び文献データ生成手段１０６３によってこれを実現する。
アドレス抽出手段１０６１は、文書ファイル（第一の文書ファイル）内の記述に含まれる文献データ（第一の文献データ）からその文献の出所情報を抽出するものであり、特に、保管アドレス情報を抽出するものである。 The two-dimensional code generation unit 106 generates a two-dimensional code such as a QR code (registered trademark). Specifically, the two-dimensional code generation unit 106 uses an address extraction unit 1061, a two-dimensional code conversion unit 1062, and a document data generation unit 1063. To realize.
The address extraction means 1061 extracts the origin information of the document from the document data (first document data) included in the description in the document file (first document file), and in particular extracts the storage address information. To do.

ここで、本実施形態に係るアドレス抽出手段１０６１によって抽出されるアドレス情報の具体例について図５を参照しながら説明する。
図５（ａ）及び（ｂ）は、本実施形態に係るアドレス抽出手段１０６１によって抽出されるアドレス情報の具体例を示した説明図である。
図５（ａ）に示すように、アドレス抽出手段１０６１は、第一の文書ファイルに記述されているテキストデータ「http://」を検知することによってＵＲＬからなるアドレス情報を抽出することができる。つまり、予め指定したキーワードにもとづくテキスト検索を行うことによって所定のアドレス情報や他の出所情報（文献名、ページ数、作成者など）を抽出することができる。 Here, a specific example of the address information extracted by the address extracting unit 1061 according to the present embodiment will be described with reference to FIG.
FIGS. 5A and 5B are explanatory diagrams showing specific examples of address information extracted by the address extraction unit 1061 according to the present embodiment.
As shown in FIG. 5A, the address extraction unit 1061 can extract address information including a URL by detecting text data “http: //” described in the first document file. . That is, it is possible to extract predetermined address information and other origin information (document name, number of pages, creator, etc.) by performing a text search based on a keyword specified in advance.

また、アドレス抽出手段１０６１は、ウェブページを構成するテキストにおいて、予めリンクが設定されている箇所のＵＲＬをＨＴＭＬソース文書から抽出することもできる。
例えば、図５（ｂ）におけるＨＴＭＬソース文書は、<A HREF=”http://.../文献３.doc”>文献３</A>と記述され、「文献３」の箇所に「http://.../文献３.doc」がハイパーリンクされていることを示している。
このため、係るタグやオプションを検索することによってもアドレス情報「http://.../文献３.doc」を抽出することが可能である。 In addition, the address extracting unit 1061 can also extract the URL of a location where a link is set in advance from the HTML source document in the text constituting the web page.
For example, the HTML source document in FIG. 5B is described as <A HREF=”http://.../Document 3.doc”> Document 3 </A>, and “Document 3” is replaced with “ "http: //.../Document 3.doc" is hyperlinked.
Therefore, it is possible to extract the address information “http: //.../document 3.doc” by searching for such tags and options.

二次元コード変換手段（識別コード変換手段）１０６２は、アドレス抽出手段１０６１によって抽出されたアドレス関連情報を所定形式の二次元コードに変換するものである。
本実施形態においては、二次元コード変換手段１０６２を介してＱＲコード（登録商標）を取得するようにしており、具体的には、所定の変換ソフトを用いることで所望のテキストデータを容易にＱＲコード（登録商標）に変換できるようになっている。
以下、本実施形態において二次元コードとはＱＲコード（登録商標）を示すものとするが、特にこれに限定されるものではなく、例えば、ＰＤＦ４１７、ＤａｔａＭａｔｒｉｘ、ＭａｘｉＣｏｄｅなどの他の二次元コードでも良い。 The two-dimensional code conversion means (identification code conversion means) 1062 converts the address related information extracted by the address extraction means 1061 into a two-dimensional code of a predetermined format.
In this embodiment, the QR code (registered trademark) is obtained via the two-dimensional code conversion means 1062, and specifically, desired text data can be easily obtained by using predetermined conversion software. It can be converted into a code (registered trademark).
Hereinafter, in the present embodiment, the two-dimensional code indicates a QR code (registered trademark), but is not particularly limited thereto, and may be another two-dimensional code such as PDF417, DataMatrix, MaxiCode, for example. .

なお、二次元コードは、一方向にしか情報を持たない一次元コード（バーコード等）と異なり、水平方向と垂直方向に情報を有するため、多くの情報を小さな印字面積で表示できる利点を有する。
このため、単に第一の文書ファイルに記述されている参考文献のアドレス情報のみならず、その参考文献のページ枚数、更新日時、作成者など、様々な出所情報を含めて二次元コードを生成することができる。 Unlike two-dimensional codes (barcodes, etc.) that have information only in one direction, two-dimensional codes have the advantage of being able to display a large amount of information with a small printing area because they have information in the horizontal and vertical directions. .
Therefore, not only the address information of the reference described in the first document file, but also a two-dimensional code including various origin information such as the number of pages of the reference, update date and time, creator, etc. be able to.

文献データ生成手段１０６３は、二次元コード変換手段１０６２を介して得た二次元コードを第一の文献データに組み込んで新たな文献データを生成するものである。
なお、生成された二次元コードを含む新たな文献データは本発明の第二の文献データに相当するものである。文献データ生成手段１０６３は、係る第二の文献データにもとづいて、第一の文書ファイルに二次元コードを組み込み、第二の文書ファイルを作成し、通信部１０５及び通信回線４０を介してＭＦＰ２０に送信する。
第二の文書ファイルは、例えば、図７（ａ）に示すように、第一の文書ファイルの該当箇所（二次元コードの元となるアドレス情報又はその他の出所情報が掲載されている箇所）を縮小することによって空いたスペースに二次元コードを貼り付けるようにレイアウトしたり、また、図７（ｂ）に示すように、文書の最後のページに二次元コードを付加して作成すれば良い。
なお、このような、二次元コードの出力レイアウトについては、単一のフォームを固定的に用いても良く、または、複数のフォームを予めＲＡＭ等の記憶手段に格納しておき、その中からユーザが任意のフォームを選択するようにしても良い。 The document data generation unit 1063 is for generating new document data by incorporating the two-dimensional code obtained via the two-dimensional code conversion unit 1062 into the first document data.
The new document data including the generated two-dimensional code corresponds to the second document data of the present invention. Based on the second document data, the document data generation unit 1063 incorporates a two-dimensional code into the first document file, creates a second document file, and sends it to the MFP 20 via the communication unit 105 and the communication line 40. Send.
For example, as shown in FIG. 7 (a), the second document file includes the corresponding part of the first document file (the part where the address information or other source information on which the two-dimensional code is based is posted). The two-dimensional code may be laid out so that the two-dimensional code is pasted in an empty space by reducing the size, or the two-dimensional code may be added to the last page of the document as shown in FIG.
As for the output layout of such a two-dimensional code, a single form may be used in a fixed manner, or a plurality of forms may be stored in advance in a storage means such as a RAM, and a user may be selected from them. May select any form.

［ＭＦＰ２０］
図３は、本発明の一実施形態の文書管理システム１に係るＭＦＰ２０の構成を示したブロック図である。
図３に示すように、ＭＦＰ（Multifunction Peripheral）２０は、ＣＰＵ２００、ＲＯＭ２０１、ＲＡＭ２０２、操作表示部２０３、画像形成部２０４、給紙部２０５、排紙部２０６、通信部２０７、画像読み取り部２０８、二次元コード出力部２０９、二次元コードデコード部２１０及び文献出力部２１１が、システムバス２２０を介して互いに通信可能に接続された構成となっている。 [MFP20]
FIG. 3 is a block diagram showing a configuration of the MFP 20 according to the document management system 1 of the embodiment of the present invention.
As illustrated in FIG. 3, the MFP (Multifunction Peripheral) 20 includes a CPU 200, a ROM 201, a RAM 202, an operation display unit 203, an image forming unit 204, a paper feeding unit 205, a paper discharge unit 206, a communication unit 207, an image reading unit 208, A two-dimensional code output unit 209, a two-dimensional code decoding unit 210, and a document output unit 211 are configured to be communicably connected to each other via a system bus 220.

ＣＰＵ２００は、ＲＯＭ２０１に記憶されたソフトウェアを実行することでシステムバス２２０に接続された各構成部を総括的に制御する。
特に、本実施形態に係るＭＦＰ２０において、ＣＰＵ２００は、所定の処理シーケンスに従った二次元コードデコードプログラム及び文献出力プログラムをＲＯＭ２０１から読み出して実行することで後述する二次元コード抽出手段２１０１、復号手段２１０２、文献ファイル抽出手段２１１１及び文献出力手段２１１２を実行するための制御を行う。 The CPU 200 comprehensively controls each component connected to the system bus 220 by executing software stored in the ROM 201.
In particular, in the MFP 20 according to the present embodiment, the CPU 200 reads a two-dimensional code decoding program and a document output program in accordance with a predetermined processing sequence from the ROM 201 and executes them to execute a two-dimensional code extraction unit 2101 and a decoding unit 2102 described later. Control for executing the document file extraction unit 2111 and the document output unit 2112 is performed.

ＲＡＭ２０２は、ＣＰＵ２００の主メモリあるいはワークエリアとして機能する。
操作表示部２０３は、テンキーやタッチパネル等の表示手段と液晶ディスプレイ等の表示手段とによって構成される。
特に、本実施形態においては、情報表示手段２０３１及び選択手段２０３２を備え以下の動作を行う。 The RAM 202 functions as a main memory or work area for the CPU 200.
The operation display unit 203 includes display means such as a numeric keypad and a touch panel and display means such as a liquid crystal display.
In particular, in this embodiment, the information display means 2031 and the selection means 2032 are provided and the following operations are performed.

情報表示手段２０３１は、復号手段２１０１が取得した一以上の出所情報を表示するものである。
また、選択手段２０３２は、ユーザによる所定操作に応じ、情報表示手段２０３１が表示する一以上の出所情報の中から任意の出所情報を選択するものである。
具体的には、図６に示すように、第二の文書ファイル内の文書に掲載される参考文献の文献名やアドレスが情報表示手段２０３１によって表示され、選択手段２０３２によって選択された文献（図６の場合、参考文献２）が文献出力部２１１における出力対象となる。
これにより、ユーザは、複数の文献情報の中から出力対象とする文献のみを容易に選択することができる。 The information display unit 2031 displays one or more origin information acquired by the decryption unit 2101.
The selection unit 2032 selects arbitrary source information from one or more source information displayed by the information display unit 2031 according to a predetermined operation by the user.
Specifically, as shown in FIG. 6, the document name and address of the reference document published in the document in the second document file are displayed by the information display unit 2031 and selected by the selection unit 2032 (see FIG. 6). In the case of 6, the reference document 2) is an output target in the document output unit 211.
Thereby, the user can easily select only a document to be output from among a plurality of document information.

画像形成部２０４は、印刷データにもとづいて用紙への画像出力を行うものである。
給紙部２０５は、画像形成部２０４に対して給紙を行い、排紙部２０６は、印刷済みの用紙を排紙するものである。
通信部２０７は、ＬＡＮインタフェース等の通信インタフェースを備え、ＰＣ１０や文献管理サーバ３０との間で印刷データや各種コマンドの送受信を実行するものである。
画像読み取り部２０８は、いわゆるスキャナ装置であり、紙媒体等に形成された画像や文書等をスキャンして画像や文書を読み取るものである。読み取った画像や文書は、電子ファイルとして図示しない保存手段に保存される。
特に、本実施形態においては、後述する二次元コード抽出手段２１０１との連携により二次元コードを分離・抽出する機能を備えている。 The image forming unit 204 outputs an image to a sheet based on the print data.
The paper supply unit 205 supplies paper to the image forming unit 204, and the paper discharge unit 206 discharges printed paper.
The communication unit 207 includes a communication interface such as a LAN interface, and executes transmission / reception of print data and various commands with the PC 10 and the document management server 30.
The image reading unit 208 is a so-called scanner device, and scans an image or document formed on a paper medium or the like to read the image or document. The read image or document is stored in a storage unit (not shown) as an electronic file.
In particular, the present embodiment has a function of separating and extracting a two-dimensional code in cooperation with a two-dimensional code extracting unit 2101 described later.

二次元コード出力部（識別コード出力手段）２０９は、ＰＣ１０から送信され通信回線４０を介して受信した第二の文書ファイルにもとづき、二次元コードの出力を行うものである。
具体的には、ＰＣ１０の文献データ生成手段１０６３によって生成された第二の文献データにもとづいて二次元コードを含む第二の文書ファイルに相当する第二の文書を印刷するものである。 A two-dimensional code output unit (identification code output means) 209 outputs a two-dimensional code based on the second document file transmitted from the PC 10 and received via the communication line 40.
Specifically, the second document corresponding to the second document file including the two-dimensional code is printed based on the second document data generated by the document data generating unit 1063 of the PC 10.

二次元コードデコード部２１０は、二次元コードから元のアドレス情報等を抽出するものであり、具体的には、二次元コード抽出手段２１０１及び復号手段２１０２によってこれを実現する。
二次元コード抽出手段（識別コード抽出手段）２１０１は、原稿を読み取り、読み取った画像から二次元コードを抽出するものである。
具体的には、二次元コード出力部（識別コード出力手段）２０９にて印刷された第二の文書を画像読み取り部２０８のスキャン機構によって読み取り、その文書に含まれる二次元コードを抽出する。
なお、読み取りの対象となる文書は、少なくとも二次元コードが記載された該当ページや該当部分のみを読み取ることでも足りる。 The two-dimensional code decoding unit 210 extracts original address information and the like from the two-dimensional code. Specifically, the two-dimensional code extraction unit 2101 and the decoding unit 2102 realize this.
A two-dimensional code extraction unit (identification code extraction unit) 2101 reads a document and extracts a two-dimensional code from the read image.
Specifically, the second document printed by the two-dimensional code output unit (identification code output unit) 209 is read by the scanning mechanism of the image reading unit 208, and the two-dimensional code included in the document is extracted.
The document to be read may be at least a corresponding page or a corresponding portion on which a two-dimensional code is written.

復号手段２１０２は、二次元コード抽出手段２１０１によって抽出された二次元コードを復号し、少なくともアドレス情報を含む元のアドレス関連情報を取得するものである。
具体的には、二次元コードを解釈してすべての文字列を取得したうえで、その文字列に含まれるＵＲＬなどのアドレス情報及び他の出所情報を抽出するものである。 The decoding unit 2102 decodes the two-dimensional code extracted by the two-dimensional code extraction unit 2101 and acquires original address related information including at least address information.
Specifically, after interpreting the two-dimensional code to acquire all character strings, address information such as URL and other origin information included in the character strings are extracted.

文献出力部２１１は、文献ファイル抽出手段２１１１及び文献出力手段２１１２によって構成される。
文献ファイル抽出手段２１１１は、第二の文書に掲載されている参考文献等の文献ファイル（文献本体の電子ファイル）を文献管理サーバ３０から抽出するものである。
具体的には、復号手段２１０２によって得たアドレス情報にもとづいて文献管理サーバ３０の文献ファイル格納部３０６を検索し、その中から、予め対応づけて格納されている文献の文献データを抽出する。 The document output unit 211 includes a document file extraction unit 2111 and a document output unit 2112.
The document file extraction unit 2111 extracts a document file (an electronic file of a document main body) such as a reference document published in the second document from the document management server 30.
Specifically, the document file storage unit 306 of the document management server 30 is searched based on the address information obtained by the decoding unit 2102, and the document data of documents stored in association with each other is extracted from the retrieved document file storage unit 306.

文献出力手段２１１２は、第二の文書中に掲載されていた参考文献等を印刷するものである。
具体的には、文献ファイル抽出手段２１１１が抽出した文献ファイルにもとづき、画像形成部２０４がその文献を印刷する。 The document output unit 2112 prints a reference document or the like published in the second document.
Specifically, based on the document file extracted by the document file extraction unit 2111, the image forming unit 204 prints the document.

アドレス判定部２１２は、復号手段２１０２が取得したアドレス情報の正否を判定するものである。
具体的には、ＵＲＬ上の誤り、ＵＲＬに対応するファイルデータが削除されている場合等、所望の文献ファイルにアクセスできない状態を検知するようにしている。
また、エラー通知手段２１３は、アドレス判定部２１２が、アドレス情報の不正を検知した場合に、所定のエラー通知を行うものであり、操作表示部２０３において表示させたり、通信部２０７を介してＰＣ１０に通知するようにしても良い。 The address determination unit 212 determines whether the address information acquired by the decoding unit 2102 is correct.
Specifically, a state in which a desired document file cannot be accessed is detected, such as an error in the URL or when file data corresponding to the URL has been deleted.
Further, the error notification means 213 provides a predetermined error notification when the address determination unit 212 detects that the address information is illegal. The error notification unit 213 displays the error on the operation display unit 203 or the PC 10 via the communication unit 207. May be notified.

［文献管理サーバ３０］
図４は、本発明の一実施形態の文書管理システム１に係る文献管理サーバ３０の構成を示したブロック図である。
図４に示すように、文献管理サーバ３０は、ＣＰＵ３００、ＲＯＭ３０１、ＲＡＭ３０２、入力部３０３、表示部３０４、通信部３０５及び文献ファイル格納部３０６が、システムバス３２０を介して互いに通信可能に接続された構成となっている。 [Document Management Server 30]
FIG. 4 is a block diagram showing a configuration of the document management server 30 according to the document management system 1 of the embodiment of the present invention.
As shown in FIG. 4, the document management server 30 includes a CPU 300, a ROM 301, a RAM 302, an input unit 303, a display unit 304, a communication unit 305, and a document file storage unit 306 that are communicably connected to each other via a system bus 320. It becomes the composition.

ＣＰＵ３００は、ＲＯＭ３０１に記憶されたソフトウェアを実行することでシステムバス３２０に接続された各構成部を総括的に制御する。
特に、本実施形態に係る文献管理サーバ３０において、ＣＰＵ３００は、所定の処理シーケンスに従った処理プログラムをＲＯＭ３０１から読み出して実行することで文献ファイル格納部３０６の制御を行う。 The CPU 300 comprehensively controls each component connected to the system bus 320 by executing software stored in the ROM 301.
In particular, in the document management server 30 according to the present embodiment, the CPU 300 controls the document file storage unit 306 by reading and executing a processing program according to a predetermined processing sequence from the ROM 301.

ＲＡＭ３０２は、ＣＰＵ３００の主メモリあるいはワークエリアとして機能する。
入力部３０３は、キーボードやマウスなどの入力デバイスである。
表示部３０４は、モニター機能を備えた液晶ディスプレイ等の表示装置である。
通信部３０５は、ＬＡＮインタフェース等の通信インタフェースを備え、ＰＣ１０やＭＦＰ２０との間で印刷データや各種コマンドの送受信を実行するものである。 The RAM 302 functions as a main memory or work area for the CPU 300.
The input unit 303 is an input device such as a keyboard or a mouse.
The display unit 304 is a display device such as a liquid crystal display having a monitor function.
The communication unit 305 includes a communication interface such as a LAN interface, and executes transmission / reception of print data and various commands with the PC 10 and the MFP 20.

文献ファイル格納部３０６は、参考文献等の文献ファイルを格納するハードディスク等の記憶手段によって構成されており、特に、各文献ファイルは所定のアドレス情報に対応づけて格納されている。
また、本実施形態において参考文献等の格納アドレス情報は、ＵＲＬで設定されるため、インターネットに接続されている他の装置からはＵＲＬを指定することによって文献管理サーバ３０に格納されている文献ファイルに直接的にアクセスできるようになっている。 The document file storage unit 306 includes storage means such as a hard disk for storing a document file such as a reference document. In particular, each document file is stored in association with predetermined address information.
In the present embodiment, since the storage address information such as the reference document is set by the URL, the document file stored in the document management server 30 by designating the URL from another device connected to the Internet. Can be accessed directly.

［通信回線４０］
通信回線４０は、ＬＡＮ（Local Area Network）、ＷＡＮ（Wide Aria Network）、インターネット等が単独又は複合的に構成されたものである。
なお、前述のように、本実施形態においてはアドレス情報としてＵＲＬを使用するため、少なくともＰＣ１０及び文献管理サーバ３０はインターネットに接続される構成となる。 [Communication line 40]
The communication line 40 is configured by a LAN (Local Area Network), a WAN (Wide Aria Network), the Internet, or the like alone or in combination.
As described above, in this embodiment, since a URL is used as address information, at least the PC 10 and the document management server 30 are configured to be connected to the Internet.

次に、以上のような構成からなる一実施形態の文書管理システムにおける文書管理方法ついて図面を参照しながら説明する。 Next, a document management method in the document management system according to the embodiment having the above-described configuration will be described with reference to the drawings.

最初に、本実施形態に係る文書管理方法の前段にあたる二次元コード生成の処理手順について図８及び図９を参照しながら説明する。
図８は、本発明の一実施形態に係る文書管理方法における二次元コード生成の処理手順を示したフローチャートである。
また、図９は、図８に示す文書管理方法を具体的に説明するためのイメージ図である。 First, a processing procedure for two-dimensional code generation, which is the first stage of the document management method according to the present embodiment, will be described with reference to FIGS.
FIG. 8 is a flowchart showing a processing procedure for two-dimensional code generation in the document management method according to the embodiment of the present invention.
FIG. 9 is an image diagram for specifically explaining the document management method shown in FIG.

まず、前処理として、二次元コード生成処理を行うためのスタンバイ設定（二次元コード生成モードの設定）を行う（Ｓ１０１）。
具体的には、ＰＣ１０の入力部１０３の所定操作をトリガーとして、ＣＰＵ１００に対してコマンドが発せられ二次元コード生成プログラムが起動される。 First, as preprocessing, standby setting (setting of a two-dimensional code generation mode) for performing two-dimensional code generation processing is performed (S101).
Specifically, using a predetermined operation of the input unit 103 of the PC 10 as a trigger, a command is issued to the CPU 100 to start a two-dimensional code generation program.

そこで、ユーザによる所定操作に応じ、ＰＣ１０が、所望の文書ファイルに対する印刷命令を行う。
具体的には、ＰＣ１０のアプリケーションによって生成された文書ファイルＡ（第一の文書ファイルに相当）に対し、ユーザが印刷実行の操作を行うこと（Ｓ１０２）によって、ＣＰＵ１００が文書ファイルＡの印刷命令を二次元コード生成部１０６に対して行う（Ｓ１０３）。
なお、図９（ａ）に示すように、文書ファイルＡの中の記述には、第一の文献データとして、参考文献の名称（参考文献１及び参考文献２）と、その格納場所である文献管理サーバ３０の格納アドレス（参考文献１及び参考文献２のＵＲＬ）とが記載されているものとする。 Therefore, in response to a predetermined operation by the user, the PC 10 issues a print command for a desired document file.
Specifically, when the user performs a print execution operation on the document file A (corresponding to the first document file) generated by the application of the PC 10 (S102), the CPU 100 issues a print command for the document file A. This is performed on the two-dimensional code generation unit 106 (S103).
As shown in FIG. 9 (a), the description in the document file A includes the name of the reference (reference document 1 and reference document 2) and the document where the document is stored as the first document data. It is assumed that the storage address of the management server 30 (URLs of Reference Document 1 and Reference Document 2) is described.

ステップＳ１０３における印刷命令に応じて、二次元コード生成部１０６のアドレス抽出手段１０６１は、文書ファイルＡ内の第一の文献データの中からアドレス情報を検索して抽出する（Ｓ１０４，Ｓ１０５）。
具体的には、アドレス抽出手段１０６１は、文書ファイルＡの文書中の「文献」、「引例」等の語句に基づいて、その語句に隣接する（又はその語句の前あるいは後の）一連のアドレス情報を抽出する。
このとき、アドレス抽出手段１０６１は、文献のアドレス情報のみならず、その文献のページ数、更新日時、作成者などの他の出所情報も抽出する。
次に、ＰＣ１０は、二次元コード変換手段１０６２が、アドレス抽出手段１０６１によって抽出されたアドレス情報（出所情報）を二次元コードに変換する（Ｓ１０６）。
なお、Ｓ１０４乃至Ｓ１０６は、文書ファイルＡに掲載されている参考文献の数に応じて繰り返して実行される。 In response to the print command in step S103, the address extraction unit 1061 of the two-dimensional code generation unit 106 searches for and extracts address information from the first document data in the document file A (S104, S105).
Specifically, the address extracting unit 1061 is a series of addresses adjacent to (or before or after) the word based on the words such as “reference” and “reference” in the document of the document file A. Extract information.
At this time, the address extracting unit 1061 extracts not only the address information of the document but also other origin information such as the number of pages of the document, the update date and time, and the creator.
Next, in the PC 10, the two-dimensional code conversion unit 1062 converts the address information (source information) extracted by the address extraction unit 1061 into a two-dimensional code (S106).
Note that S104 to S106 are repeatedly executed according to the number of references published in the document file A.

次いで、ＰＣ１０は、文献データ生成手段１０６３が、文書ファイルＡ内の第一の文献データに二次元コードを組み込んで第二の文献データを生成して文書ファイルＡ’（第二の文書ファイルに相当）とし、ＭＦＰ２０に送信する（Ｓ１０７）。
そして、ＭＦＰ２０では、二次元コード出力部２０９が、ＰＣ１０から送信された文書ファイルＡ’を受けてこれに相当する文書Ａ’（第二の文書）の印刷を行う（Ｓ１０８）。
以上、本実施形態に係る文書管理方法の前段の各ステップを所定のプロセスにしたがって実行することによって、図９（ｂ）に示すように、参考文献（ここでは参考文献１及び参考文献２）のアドレス情報や他の出所情報からなる二次元コードが組み込まれた文書Ａ’を取得することができる。 Next, in the PC 10, the document data generation means 1063 generates the second document data by incorporating the two-dimensional code into the first document data in the document file A, and generates the document file A ′ (corresponding to the second document file). ) And transmitted to the MFP 20 (S107).
In the MFP 20, the two-dimensional code output unit 209 receives the document file A ′ transmitted from the PC 10, and prints the document A ′ (second document) corresponding to the document file A ′ (S108).
As described above, by executing the previous steps of the document management method according to the present embodiment in accordance with a predetermined process, as shown in FIG. 9B, the reference documents (here, the reference documents 1 and 2). A document A ′ in which a two-dimensional code including address information and other origin information is incorporated can be acquired.

次に、本実施形態に係る文書管理方法の後段にあたる文献出力の処理手順について図１０及び図１１を参照しながら説明する。
図１０は、本発明の一実施形態に係る文書管理方法における二次元コードデコード処理及び文献出力処理の手順を示したフローチャートである。
また、図１１は、図１０に示す文書管理方法を具体的に説明するためのイメージ図である。 Next, a document output processing procedure, which is the latter stage of the document management method according to the present embodiment, will be described with reference to FIGS.
FIG. 10 is a flowchart showing a procedure of two-dimensional code decoding processing and document output processing in the document management method according to an embodiment of the present invention.
FIG. 11 is an image diagram for specifically explaining the document management method shown in FIG.

まず、前処理として、二次元コードデコード処理及び文献出力処理を行うためのスタンバイ設定（参考文献出力モードの設定）を行う（Ｓ２０１）。
具体的には、ＭＦＰ２０の操作表示部２０３における所定操作をトリガーとして、ＣＰＵ２００に対してコマンドが発せられ二次元コードデコードプログラム及び文献出力プログラムが起動される。 First, as preprocessing, standby setting (setting of reference document output mode) for performing two-dimensional code decoding processing and document output processing is performed (S201).
Specifically, using a predetermined operation on the operation display unit 203 of the MFP 20 as a trigger, a command is issued to the CPU 200 to start a two-dimensional code decoding program and a document output program.

そこで、ユーザが文書Ａ’を原稿として読み取るための所定操作をＭＦＰ２０に対して行う所定操作を行う（Ｓ２０２）。
具体的には、図１１（ａ）に示すように、ＣＰＵ２００の命令にもとづき、画像読み取り部２０８が、二次元コードが組み込まれた文書Ａ’を読み取る。
次に、ＣＰＵ２００は、文書Ａ’に関する参考文献情報を表示させる旨の命令を二次元コードデコード部２１０に対して行う（Ｓ２０３）。 Therefore, the user performs a predetermined operation on the MFP 20 to perform a predetermined operation for reading the document A ′ as a document (S202).
Specifically, as shown in FIG. 11A, based on a command from the CPU 200, the image reading unit 208 reads a document A ′ in which a two-dimensional code is incorporated.
Next, the CPU 200 issues an instruction to display reference document information related to the document A ′ to the two-dimensional code decoding unit 210 (S203).

これを受け、二次元コードデコード部２１０は、文書Ａ’に含まれる二次元コードを検索して抽出する（Ｓ２０４、Ｓ２０５）。
例えば、図１１（ａ）〜（ｂ）に示すように、二次元コード抽出手段２１０１が、文書Ａ’から参考文献１と参考文献２の二次元コードを抽出する。 In response to this, the two-dimensional code decoding unit 210 searches and extracts the two-dimensional code included in the document A ′ (S204, S205).
For example, as shown in FIGS. 11A to 11B, the two-dimensional code extraction unit 2101 extracts the two-dimensional codes of the reference document 1 and the reference document 2 from the document A ′.

次に、二次元コードデコード部２１０は、二次元コードを復号してアドレス情報その他の出所情報を抽出する（Ｓ２０６、Ｓ２０７）。
具体的には、まず復号手段２１０２が、二次元コードからテキストデータを抽出し、次いで、文献ファイル抽出手段２１１１が、そのテキストデータから参考文献のアドレス等（図１１の例の場合、参考文献１及び参考文献２のアドレス情報や文献名などの出所情報）を抽出する。 Next, the two-dimensional code decoding unit 210 decodes the two-dimensional code to extract address information and other source information (S206, S207).
Specifically, the decoding unit 2102 first extracts the text data from the two-dimensional code, and then the document file extraction unit 2111 extracts the address of the reference from the text data (in the case of the example in FIG. 11, reference 1). And source information such as address information and reference name of reference document 2).

そして、操作パネル（操作表示部２０３）では、情報表示手段２０３１が、抽出されたすべての文献の出所情報をリスト表示する（Ｓ２０８）。
続いて、ユーザは、表示された複数の文献データの中から出力を希望する任意の文献を選択したうえで（Ｓ２０９）、その文献に対する印刷指示を行う（Ｓ２１０）。
本実施形態においては、図１１（ｂ）に示すように、参考文献２が操作パネル上で選択され、実行ボタンによって出力指示が行われたものとする。
これを受け、操作パネルからは文献出力部２１１に対し、参考文献２の印刷命令が送信される（Ｓ２１１）。 Then, on the operation panel (operation display unit 203), the information display unit 2031 displays a list of the source information of all the extracted documents (S208).
Subsequently, the user selects an arbitrary document to be output from the displayed plurality of document data (S209), and issues a print instruction for the document (S210).
In the present embodiment, as shown in FIG. 11B, it is assumed that Reference Document 2 is selected on the operation panel and an output instruction is given by the execution button.
In response to this, the printing command of the reference document 2 is transmitted from the operation panel to the document output unit 211 (S211).

参考文献２の印刷命令を受けた文献出力部２１１は、文献管理サーバ３０に対して参考文献２の文献取得を要求し、その文献ファイルを抽出する（Ｓ２１２）。
具体的には、参考文献２のアドレス情報を文献管理サーバ３０に送信すると、文献管理サーバ３０ではそのアドレス情報にもとづいて対応する文献ファイルを文献ファイル格納部３０６から抽出する。
そして、文献出力部２１１は、画像形成部２０４との連携により、文献管理サーバ３０から抽出した参考文献２の文献ファイルを印字出力することで、図１１（ｃ）に示すように、参考文献２の印刷物が得られることとなる（Ｓ２１３）。 The document output unit 211 that has received the print instruction for the reference document 2 requests the document management server 30 to acquire the document for the reference document 2, and extracts the document file (S212).
Specifically, when the address information of the reference document 2 is transmitted to the document management server 30, the document management server 30 extracts a corresponding document file from the document file storage unit 306 based on the address information.
Then, the document output unit 211 prints out the document file of the reference document 2 extracted from the document management server 30 in cooperation with the image forming unit 204, and as shown in FIG. Will be obtained (S213).

ここで、上述の実施形態における文書管理システム１、ＰＣ１０、ＭＦＰ２０、文献管理サーバ３０及び文書管理方法は、文書管理プログラム、即ち、二次元コード生成プログラム、二次元コードデコードプログラム、文献出力プログラムの命令によりコンピュータで実行される処理，手段，機能によって実現される。上述の各プログラムは、文書管理システム１、ＰＣ１０、ＭＦＰ２０、文献管理サーバ３０の各構成要素に指令を送り、以下に示すような所定の処理・機能を行わせる。すなわち、本実施形態の文書管理システム１における各手段は、上述の各プログラムとコンピュータとが協働した具体的手段によって実現される。
なお、プログラムの全部又は一部は、例えば、磁気ディスク，光ディスク，半導体メモリ，その他コンピュータで読取り可能な記録媒体により提供され、記録媒体から読み出されたプログラムがコンピュータにインストールされて実行される。また、プログラムは、記録媒体を介さず、通信回線を通じて直接にコンピュータにロードし実行することもできる。 Here, the document management system 1, PC 10, MFP 20, document management server 30, and document management method in the above embodiment are document management programs, that is, instructions of a two-dimensional code generation program, a two-dimensional code decoding program, and a document output program. Is realized by processing, means, and functions executed by a computer. Each of the above-described programs sends commands to the components of the document management system 1, the PC 10, the MFP 20, and the document management server 30 to perform predetermined processing and functions as described below. That is, each means in the document management system 1 of the present embodiment is realized by specific means in which the above-described programs and a computer cooperate.
Note that all or part of the program is provided by, for example, a magnetic disk, optical disk, semiconductor memory, or other computer-readable recording medium, and the program read from the recording medium is installed in the computer and executed. The program can also be loaded and executed directly on a computer through a communication line without using a recording medium.

以上説明したように、本実施形態の文書管理システム１によれば、アドレス抽出手段１０６１が文書ファイル内の文書中に記述される第一の文献データのアドレス等（参考文献等のＵＲＬやその他の出所情報）を自動的に抽出し、二次元コード変換手段１０６２がその出所情報を二次元コードに変換し、文献データ生成手段１０６３が、その二次元コードが組み込まれた第二の文献データを生成するようにしている。
そして、ＭＦＰ２０は、二次元コードが付された第二の文書を印刷するようにしている。
したがって、所定の文書を読み取らせるだけで、その文書に含まれる情報の出所を抽出し、コード化したうえでテキストデータとともに自動出力する作用を有している。
また、二次元コードを用いることで、アドレス情報のみならず他の付加情報からなる出所情報を正確にコード化する作用も有している。 As described above, according to the document management system 1 of the present embodiment, the address extraction unit 1061 has the address of the first document data described in the document in the document file (URL of the reference document, etc. Source information) is automatically extracted, the two-dimensional code conversion means 1062 converts the source information into a two-dimensional code, and the document data generation means 1063 generates the second document data in which the two-dimensional code is incorporated. Like to do.
The MFP 20 prints the second document with the two-dimensional code attached.
Therefore, it is possible to extract the source of information contained in the document by simply reading a predetermined document, encode it, and automatically output it together with the text data.
In addition, by using a two-dimensional code, it has an effect of accurately coding source information including not only address information but also other additional information.

そして、ＭＦＰ２０では、二次元コード抽出手段２１０１が第二の文書を読み取って二次元コードを抽出し、復号手段２１０２が抽出した二次元コードを復号して出所情報を取得するようにしている。
次いで、文献ファイル抽出手段２１１１が、文献管理サーバ３０から対応する文献の文献ファイルを抽出し、文献出力部２１１２がこれを出力するようにしている。
したがって、二次元コードを有する第二の文書を読み取るだけで、関連する情報にアクセスし、自動的に取得する作用を有している。 In the MFP 20, the two-dimensional code extraction unit 2101 reads the second document to extract the two-dimensional code, and the decoding unit 2102 decodes the two-dimensional code extracted to obtain the source information.
Next, the document file extraction unit 2111 extracts the document file of the corresponding document from the document management server 30, and the document output unit 2112 outputs it.
Therefore, it is possible to access and automatically acquire related information simply by reading a second document having a two-dimensional code.

また、情報表示手段２０３１が、複数の出所情報を表示したうえで、ユーザが選択手段２０３２を介して任意の情報を選択して取得できるようになっている。
さらに、アドレス判定部２１２が、復号したアドレスの正否を判断し、エラー通知部２１３が、アドレスの誤りを検知した場合には、操作表示部２０３やＰＣ１０を介してユーザに通知するようにしている。 Further, the information display means 2031 displays a plurality of origin information, and the user can select and acquire arbitrary information via the selection means 2032.
Further, the address determination unit 212 determines whether the decoded address is correct, and when the error notification unit 213 detects an error in the address, it notifies the user via the operation display unit 203 or the PC 10. .

このように、本実施形態に係る文書管理システム１によれば、参考文献等の複雑なＵＲＬを覚えたり記憶する手間が省略できるとともに、ＵＲＬを手入力する必要もなくなり、所定の第二の文書をスキャンするだけで所望の参考文献を迅速かつ確実に取得できるようになっている。
このため、利便性のみならず信頼性に優れた文書管理システムを実現することができる。
また、文書ファイルの形式や利用態様を問わず、広範に本実施形態の文書管理システムを実現することも可能である。 As described above, according to the document management system 1 according to the present embodiment, the trouble of memorizing and storing a complicated URL such as a reference document can be omitted, and it is not necessary to manually input the URL. The desired reference can be acquired quickly and reliably by simply scanning.
For this reason, it is possible to realize a document management system with excellent reliability as well as convenience.
In addition, the document management system according to the present embodiment can be realized in a wide range regardless of the format and usage of the document file.

以上、本発明の文書管理システム１について、好ましい実施形態を示して説明したが、本発明にかかる文書管理システム１は、上述した実施形態にのみ限定されるものではなく、本発明の範囲で種々の変更実施が可能であることは言うまでもない。
まず、二次元コード生成部１０６（二次元コード生成プログラム）は、ＰＣ１０のみならず、ＭＦＰ２０や文献管理サーバ３０に備える構成であっても良い。
例えば、ＭＦＰ２０に二次元コード生成プログラムをインストールすることによって、ＭＦＰ２０単体で本発明を実現することも可能である。 As described above, the document management system 1 according to the present invention has been described with reference to the preferred embodiment. However, the document management system 1 according to the present invention is not limited to the above-described embodiment, and may be variously within the scope of the present invention. Needless to say, it is possible to implement this change.
First, the two-dimensional code generation unit 106 (two-dimensional code generation program) may be provided in the MFP 20 and the document management server 30 as well as the PC 10.
For example, the present invention can be realized by the MFP 20 alone by installing a two-dimensional code generation program in the MFP 20.

また、二次元コードデコード部２１０（二次元コードデコードプログラム）や文献出力部２１１（文献出力プログラム）は、ＭＦＰ２０のみならず、文献管理サーバ３０に備える構成であっても良い。
例えば、二次元コードでコードプログラム及び文献出力プログラムを、文献管理サーバ３０にインストールすることによって、ＭＦＰ２０を簡易な構成にすることができる。 Further, the two-dimensional code decoding unit 210 (two-dimensional code decoding program) and the document output unit 211 (document output program) may be provided in the document management server 30 as well as the MFP 20.
For example, by installing a code program and a document output program with a two-dimensional code in the document management server 30, the MFP 20 can have a simple configuration.

さらに、本実施形態においては、二次元コードを利用するようにしているが、一次元コードや文字列を識別コードとして代用しても同様の作用、効果を得ることができる。
また、二次元コードデコード部２１０（二次元コードデコードプログラム）や文献ファイル格納部３０は、ＭＦＰ２０に備える構成であっても良い。
例えば、ＰＣ１０や可搬型メモリから受信した第一の文書ファイルや、画像読み取り部２０８で文書をスキャンして保存した第一の文書ファイルにもとづいて、二次元デコード部２１０で第二の文書ファイルを生成することができる。そして、第二の文書ファイルにもとづいて、ＭＦＰ２０内部の文献ファイル格納部から文献ファイルを抽出することができる。 Furthermore, in the present embodiment, a two-dimensional code is used. However, similar actions and effects can be obtained even if a one-dimensional code or a character string is used as an identification code.
Further, the two-dimensional code decoding unit 210 (two-dimensional code decoding program) and the document file storage unit 30 may be provided in the MFP 20.
For example, based on the first document file received from the PC 10 or the portable memory or the first document file scanned and stored by the image reading unit 208, the second document file is converted by the two-dimensional decoding unit 210. Can be generated. Then, based on the second document file, the document file can be extracted from the document file storage unit inside the MFP 20.

本発明は、スキャナを備えた画像形成装置とパーソナルコンピュータやドキュメントサーバなどの情報処理装置とからなる文書管理システムに好適に利用することができる。 The present invention can be suitably used for a document management system including an image forming apparatus having a scanner and an information processing apparatus such as a personal computer or a document server.

本発明の一実施形態に係る文書管理システムの構成を示すネットワーク構成図である。It is a network block diagram which shows the structure of the document management system which concerns on one Embodiment of this invention. 本発明の一実施形態の文書管理システムに係るＰＣの構成を示したブロック図である。It is the block diagram which showed the structure of PC concerning the document management system of one Embodiment of this invention. 本発明の一実施形態の文書管理システムに係るＭＦＰの構成を示したブロック図である。1 is a block diagram illustrating a configuration of an MFP according to a document management system of an embodiment of the present invention. 本発明の一実施形態の文書管理システム１に係る文献管理サーバ３０の構成を示したブロック図である。It is the block diagram which showed the structure of the literature management server 30 which concerns on the document management system 1 of one Embodiment of this invention. 本発明の一実施形態に係るアドレス抽出手段によって抽出されるアドレス情報の具体例を示した説明図である。It is explanatory drawing which showed the specific example of the address information extracted by the address extraction means which concerns on one Embodiment of this invention. 本発明の一実施形態に係る情報表示手段及び選択手段を説明するためのパネル表示図である。It is a panel display figure for demonstrating the information display means and selection means which concern on one Embodiment of this invention. 本発明の一実施形態において出力される二次元コードの表示例を示した図である。It is the figure which showed the example of a display of the two-dimensional code output in one Embodiment of this invention. 本発明の一実施形態に係る文書管理方法における二次元コード生成の処理手順を示したフローチャートである。It is the flowchart which showed the process sequence of the two-dimensional code generation in the document management method concerning one Embodiment of this invention. 図８に示す文書管理方法を具体的に説明するためのイメージ図である。It is an image figure for demonstrating concretely the document management method shown in FIG. 本発明の一実施形態に係る文書管理方法における二次元コードデコード処理及び文献出力処理の手順を示したフローチャートであるIt is the flowchart which showed the procedure of the two-dimensional code decoding process and document output process in the document management method concerning one Embodiment of this invention. 図１０に示す文書管理方法を具体的に説明するためのイメージ図である。It is an image figure for demonstrating concretely the document management method shown in FIG.

符号の説明Explanation of symbols

１文書管理システム
１０ＰＣ（情報処理装置）
１０６１アドレス抽出手段
１０６２二次元コード変換手段（識別コード変換手段）
１０６３文献データ生成手段
２０ＭＦＰ（画像形成装置）
２０９二次元コード出力部（識別コード出力手段）
２１０１二次元コード抽出手段（識別コード抽出手段）
２１０２復号手段
２１１１文献ファイル抽出手段
２１１２文献出力手段
３０文献管理サーバ 1 Document Management System 10 PC (Information Processing Device)
1061 Address extraction means 1062 Two-dimensional code conversion means (identification code conversion means)
1063 Document data generation means 20 MFP (image forming apparatus)
209 Two-dimensional code output unit (identification code output means)
2101 Two-dimensional code extraction means (identification code extraction means)
2102 Decoding unit 2111 Document file extracting unit 2112 Document output unit 30 Document management server

Claims

所定の文書ファイル処理を行う情報処理装置と、アドレス情報に対応づけて文献ファイルを格納する文献管理サーバと、入力データにもとづき所定の出力処理を行う画像形成装置と、を備え、
第一の文書ファイル内の第一の文献データから少なくとも所定のアドレス情報を含む出所情報を抽出するアドレス抽出手段と、
前記出所情報を所定形式の識別コードに変換する識別コード変換手段と、
前記識別コード変換手段によって得た識別コードを前記第一の文献データに組み込んで第二の文献データを生成する文献データ生成手段と、
前記第二の文献データにもとづいて、前記第一の文書ファイルに前記識別コードが組み込まれた第二の文書ファイルに相当する第二の文書を出力する識別コード出力手段と、
前記第二の文書を読み取り、前記所定形式の識別コードを抽出する識別コード抽出手段と、
抽出された前記識別コードを復号して所定のアドレス情報を含む出所情報を取得する復号手段と、
前記復号手段が取得したアドレス情報に対応する文献ファイルを前記文献管理サーバから抽出する文献ファイル抽出手段と、
抽出した前記文献ファイルにもとづき文献を出力する文献出力手段と、
を備えることを特徴とする文書管理システム。 An information processing apparatus that performs predetermined document file processing, a document management server that stores a document file in association with address information, and an image forming apparatus that performs predetermined output processing based on input data,
Address extracting means for extracting source information including at least predetermined address information from the first document data in the first document file;
Identification code conversion means for converting the source information into an identification code of a predetermined format;
Document data generation means for generating the second document data by incorporating the identification code obtained by the identification code conversion means into the first document data;
An identification code output means for outputting a second document corresponding to a second document file in which the identification code is incorporated in the first document file based on the second document data;
An identification code extracting means for reading the second document and extracting the identification code of the predetermined format;
Decoding means for decoding the extracted identification code to obtain source information including predetermined address information;
A document file extraction unit that extracts a document file corresponding to the address information acquired by the decoding unit from the document management server;
A document output means for outputting a document based on the extracted document file;
A document management system comprising:

前記復号手段が取得した一以上の出所情報を表示する情報表示手段と、
所定操作に応じ、前記情報表示手段が表示する一以上の前記出所情報の中から一又は二以上を選択する選択手段と、を備え、
前記文献ファイル抽出手段は、
前記選択手段によって選択された一又は二以上の出所情報に含まれるアドレス情報に対応する文献ファイルを前記文献管理サーバから抽出する請求項１記載の文書管理システム。 Information display means for displaying one or more source information acquired by the decoding means;
Selecting means for selecting one or two or more of the origin information displayed by the information display means according to a predetermined operation;
The document file extraction means includes:
The document management system according to claim 1, wherein a document file corresponding to address information included in one or more source information selected by the selection unit is extracted from the document management server.

前記識別コードは、所定の二次元コードである請求項１又は２記載の文書管理システム。 The document management system according to claim 1, wherein the identification code is a predetermined two-dimensional code.

少なくとも前記文献管理サーバはインターネットに接続されており、
前記アドレス情報は、インターネット上における文献ファイルのアドレスを示す識別子である請求項１乃至３のいずれか一項記載の文書管理システム。 At least the document management server is connected to the Internet,
4. The document management system according to claim 1, wherein the address information is an identifier indicating an address of a document file on the Internet.

前記復号手段が取得したアドレス情報の正否を判定するアドレス判定手段と、
アドレス情報が不正な場合に、所定の通知を行うエラー通知手段と、を備える請求項１乃至４のいずれか一項記載の文書管理システム。 Address determination means for determining whether the address information acquired by the decoding means is correct;
The document management system according to claim 1, further comprising: an error notification unit that performs predetermined notification when the address information is invalid.

少なくともアドレス情報を含む出所情報を示す所定形式の識別コードが組み込まれた文書ファイルに相当する文書を読み取り、前記所定形式の識別コードを抽出する識別コード抽出手段と、
抽出された前記識別コードを復号して所定のアドレス情報を含む出所情報を取得する復号手段と、
前記復号手段が取得したアドレス情報に対応する文献ファイルを、予めアドレス情報に対応づけて文献ファイルを格納する文献ファイル格納部から抽出する文献ファイル抽出手段と、
抽出した前記文献ファイルにもとづき文献を出力する文献出力手段と、を備えることを特徴とする画像形成装置。 An identification code extracting means for reading a document corresponding to a document file in which an identification code of a predetermined format indicating source information including at least address information is incorporated, and extracting the identification code of the predetermined format;
Decoding means for decoding the extracted identification code to obtain source information including predetermined address information;
A document file extracting unit that extracts a document file corresponding to the address information acquired by the decoding unit from a document file storage unit that stores the document file in advance in association with the address information;
An image forming apparatus comprising: a document output unit that outputs a document based on the extracted document file.

第一の文書ファイル内の第一の文献データから少なくとも所定のアドレス情報を含む出所情報を抽出するアドレス抽出手段と、
前記出所情報を所定形式の識別コードに変換する識別コード変換手段と、
前記識別コード変換手段によって得た識別コードを前記第一の文献データに組み込んで第二の文献データを生成する文献データ生成手段と、
前記第二の文献データにもとづいて、前記第一の文書ファイルに前記識別コードが組み込まれた第二の文書ファイルに相当する第二の文書を出力する識別コード出力手段と、
を備える請求項６記載の画像形成装置。 Address extracting means for extracting source information including at least predetermined address information from the first document data in the first document file;
Identification code conversion means for converting the source information into an identification code of a predetermined format;
Document data generation means for generating the second document data by incorporating the identification code obtained by the identification code conversion means into the first document data;
An identification code output means for outputting a second document corresponding to a second document file in which the identification code is incorporated in the first document file based on the second document data;
An image forming apparatus according to claim 6.

前記文献ファイル格納部を有する請求項６又は７記載の画像形成装置。 The image forming apparatus according to claim 6, further comprising the document file storage unit.

第一の文書ファイル内の第一の文献データから少なくとも所定のアドレス情報を含む出所情報を抽出するアドレス抽出ステップと、
前記出所情報を所定形式の識別コードに変換する識別コード変換ステップと、
前記識別コード変換ステップにおいて得た識別コードを前記第一の文献データに組み込んで第二の文献データを生成する文献データ生成ステップと、
前記第二の文献データにもとづいて、前記第一の文書ファイルに前記識別コードが組み込まれた第二の文書ファイルに相当する第二の文書を出力する識別コード出力ステップと、
予めアドレス情報に対応づけて文献ファイルを格納する文献ファイル格納ステップと、
前記第二の文書を読み取り、前記所定形式の識別コードを抽出する識別コード抽出ステップと、
抽出された前記識別コードを復号して所定のアドレス情報を含む出所情報を取得する復号ステップと、
前記復号ステップにおいて取得したアドレス情報に対応する文献ファイルを前記文献ファイル格納ステップにおいて格納された文献ファイルから抽出する文献ファイル抽出ステップと、
抽出した前記文献ファイルにもとづき文献を出力する文献出力ステップと、を有する文書管理方法。 An address extracting step of extracting source information including at least predetermined address information from the first document data in the first document file;
An identification code converting step for converting the source information into an identification code of a predetermined format;
A document data generation step of generating the second document data by incorporating the identification code obtained in the identification code conversion step into the first document data;
An identification code output step for outputting a second document corresponding to a second document file in which the identification code is incorporated in the first document file based on the second document data;
A document file storage step for storing a document file in association with address information in advance,
An identification code extracting step of reading the second document and extracting an identification code of the predetermined format;
A decoding step of decoding the extracted identification code to obtain source information including predetermined address information;
A document file extraction step for extracting a document file corresponding to the address information acquired in the decoding step from the document file stored in the document file storage step;
A document output step of outputting a document based on the extracted document file.

所定の文書ファイル処理を行う情報処理装置と、アドレス情報に対応づけて文献ファイルを格納する文献管理サーバと、入力データにもとづき所定の出力処理を行う画像形成装置とを、
第一の文書ファイル内の第一の文献データから少なくとも所定のアドレス情報を含む出所情報を抽出するアドレス抽出手段、
前記出所情報を所定形式の識別コードに変換する識別コード変換手段、
前記識別コード変換手段によって得た識別コードを前記第一の文献データに組み込んで第二の文献データを生成する文献データ生成手段、
前記第二の文献データにもとづいて、前記第一の文書ファイルに前記識別コードが組み込まれた第二の文書ファイルに相当する第二の文書を出力する識別コード出力手段、
任意の前記第二の文書データを読み取り、前記所定形式の識別コードを抽出する識別コード抽出手段、
抽出された前記識別コードを復号して所定のアドレス情報を含む出所情報を取得する復号手段、
前記復号手段が取得したアドレス情報に対応する文献ファイルを前記文献管理サーバから抽出する文献ファイル抽出手段、
抽出した前記文献ファイルにもとづき文献を出力する文献出力手段、として機能させるための文書管理プログラム。 An information processing apparatus that performs predetermined document file processing, a document management server that stores document files in association with address information, and an image forming apparatus that performs predetermined output processing based on input data,
Address extracting means for extracting source information including at least predetermined address information from the first document data in the first document file;
An identification code converting means for converting the source information into an identification code of a predetermined format;
Document data generating means for generating the second document data by incorporating the identification code obtained by the identification code converting means into the first document data,
An identification code output means for outputting a second document corresponding to a second document file in which the identification code is incorporated in the first document file based on the second document data;
An identification code extracting means for reading any second document data and extracting an identification code of the predetermined format;
Decoding means for decoding the extracted identification code to obtain source information including predetermined address information;
Document file extraction means for extracting a document file corresponding to the address information acquired by the decoding means from the document management server,
A document management program for functioning as a document output means for outputting a document based on the extracted document file.