JP2009294792A - 情報処理装置、その制御方法、情報処理システム及び制御プログラム - Google Patents

Abstract

【課題】一度にどのような単位で紙文書等がスキャンされても、１申請単位毎にスキャンした処理順序を正しく把握できるようにする。
【解決手段】紙文書電子化システムサーバ１３は、申請を特定するための申請特定情報を含む用紙と申請特定情報を含まない用紙とが順次読み込まれ、生成された画像データを入力する。次に、紙文書電子化システムサーバ１３は、入力された画像データから申請特定情報を識別し、その識別結果に基づいて、画像データを申請単位に分割する。次に、紙文書電子化システムサーバ１３は、分割した画像データ毎に、該当する申請特定情報を含む属性データを生成し、分割した画像データと属性データとをアーカイブサーバ１４に転送する。
【選択図】図１

Description

本発明は、申請単位毎に紙文書等の画像データを分割することが可能な技術に関するものである。

近年、紙文書を電子化するシステムを導入することにより、照合チェックミスの低減や処理の効率化が図られている。

例えば特許文献１には、個人の立替金の精算処理において、精算申請者によるデータ入力から決済、会計処理、ファームバンキング処理に至る全ての処理をペーパレスで実行できる立替経費精算システムが開示されている。精算申請者が入力した精算申請情報をサーバに転送し、領収書が必要な場合、申請入力時にシステムが自動判定して伝票番号を自動採番し、専用台紙を印刷出力する。申請者は専用台紙に領収書を貼付して上司の承認（押印）を受け、経理担当に提出する。経理担当は、クライアント端末から電子承認データをサーバに送信し、領収書データを承認ステータスに変更するといった流れが詳細に記載されている。

特開２００２−２７９１４６号公報

しかしながら、特許文献１に開示される立替経費精算システムでは、次のような問題がある。即ち、申請単位での複数画像の一括管理やスキャンされた画像の適切なリナンバリングへの対応が適切に行えない。申請単位での複数画像の一括管理とは、１申請で複数枚の台紙に証憑を貼り付けて提出した場合や複数の申請に対応する台紙を一括してスキャンした場合の適切な管理等である。また、証憑の貼り間違い等の理由により、同一の申請番号（同一伝票番号）の台紙を複数回スキャンした場合の対応については考慮されていない。

紙文書上の画像を電子化するためにはスキャン処理を行うが、処理順序を決めるためにナンバリングを行っている。このナンバリングを従来ではスキャナや複合機が行っており、スキャン処理後に画像処理を行うアプリケーションシステムでは、スキャナや複合機がナンバリングした順序でＯＣＲ等の画像処理を行なっていた。しかし、従来のスキャナや複合機が行うナンバリング処理では、１枚単位、もしくは連続してスキャンした１シリーズ単位でのナンバリングとなってしまう。

一般に申請内容を記載した紙文書は、１申請について紙１枚のケースもあれば、複数枚のケースもある。さらに、スキャン処理を行う際は、申請者本人が自分の申請書類を自らスキャンするケースもあれば、例えば庶務担当者が複数名の複数申請を一括してスキャンするケースもある。そこで１申請単位でも複数の申請単位でもスキャン可能な仕組みを実現する必要があった。しかし従来のスキャナや複合機でのナンバリングでは、１枚単位、もしくは連続してスキャンした１シリーズ単位でのナンバリングしか対応できないため、１申請単位毎の処理順序を把握することが不可能であった。

また、例えばある申請者が複数の申請のために複数の台紙を一括してスキャンする場合等で、スキャン後に証憑を貼り付ける台紙を間違えた場合には、証憑を剥がして、再度正しい台紙に貼り付けて再スキャンすることになる。このような場合、同一の申請番号．（伝票番号）に関連付けられた画像が複数存在することになるが、後からスキャンした画像を「正」とし、前にスキャンした画像は「誤」と判定する必要がある。

更に、ＡＤＦ（自動紙送り）を用いずにスキャンを行い、同一シリーズのスキャンで再度正しい台紙に貼り付けて再スキャンする場合にも同一の申請番号（伝票番号）の重複を検知して正しい判定を行う必要がある。このような判定を正しく行うには、スキャンした順序を正確に把握する必要がある。しかし、上記特許文献１にはこのような場合の具体的処理については何ら開示されていない。

更に複数台の入力機器と画像処理を実行するサーバとをネットワークで接続したシステムにおいて、複数台の入力機器を用いてスキャンする場合は、スキャン順の正確な把握は更に困難になる。

そこで、本発明の目的は、一度にどのような単位で紙文書等がスキャンされても、あるいは同一申請で複数回のスキャンが実行されても、１申請単位毎にスキャンした処理順序を正しく把握できるようにすることにある。

本発明の情報処理装置は、申請を特定するための申請特定情報を含む申請情報を記憶する第１の外部装置及び前記申請特定情報と関連付けられた保存画像データを前記第１の外部装置から参照可能に記憶する第２の外部装置と通信可能に構成された情報処理装置であって、前記第１の外部装置に記憶された申請特定情報を含む用紙と申請特定情報を含まない用紙とが順次読み込まれ、生成された画像データを入力する入力手段と、前記用紙に含まれる前記申請特定情報を識別する識別手段と、前記識別手段による識別結果に基づいて、前記入力手段により入力された画像データを申請単位に分割する分割手段と、前記分割手段により分割された画像データ毎に、該当する申請特定情報を含む属性データを生成する属性データ生成手段と、前記分割手段により分割された画像データを前記保存画像データとして前記第２の外部装置に転送するとともに、前記属性データ生成手段により生成された属性データを前記第２の外部装置に転送する転送手段とを有することを特徴とする。
本発明の情報処理システムは、申請を特定するための申請特定情報を含む用紙と申請特定情報を含まない用紙とが順次読み込まれ、生成された画像データを入力する第１の情報処理装置と、前記第１の情報処理装置から転送される画像データを記録する記録装置と、前記申請特定情報を含む申請情報を記憶すると共に、前記記録装置に記録された画像データを参照可能な第２の情報処理装置とを有する情報処理システムであって、前記第１の情報処理装置は、前記用紙に含まれる前記申請特定情報を識別する識別手段と、前記識別手段による識別結果に基づいて画像データを申請単位に分割する分割手段と、前記分割手段により分割された画像データ毎に、該当する申請特定情報を含む属性データを生成する属性データ生成手段と、前記分割手段により分割された画像データと、前記属性データ生成手段により生成された属性データとを前記記録装置に転送する転送手段とを有し、前記記録装置は、前記転送手段により転送された画像データを記録する記録手段と、前記記録手段における画像データの記録場所を示すリンク情報を第２の情報処理装置に対して送信する送信手段とを有し、前記第２の情報処理装置は、同一の申請特定情報に対応するリンク情報を前記記録装置から受信した場合、同一の申請特定情報に対応する過去のリンク情報を新たなリンク情報で上書きして保存することを特徴とする。
本発明の情報処理装置の制御方法は、申請を特定するための申請特定情報を含む申請情報を記憶する第１の外部装置及び前記申請特定情報と関連付けられた保存画像データを前記第１の外部装置から参照可能に記憶する第２の外部装置と通信可能に構成された情報処理装置の制御方法であって、前記第１の外部装置に記憶された前記申請特定情報を含む用紙と申請特定情報を含まない用紙とが順次読み込まれ、生成された画像データを入力する入力ステップと、前記入力ステップにより入力された画像データから申請特定情報を識別する識別ステップと、前記識別ステップによる識別結果に基づいて、前記入力ステップにより入力された画像データを申請単位に分割する分割ステップと、前記分割ステップにより分割された画像データ毎に、該当する申請特定情報を含む属性データを生成する属性データ生成ステップと、前記分割ステップにより分割された画像データを前記保存画像データとして前記第２の外部装置に転送するとともに、前記属性データ生成ステップにより生成された属性データを前記第２の外部装置に転送する転送ステップとを含むことを特徴とする。
本発明の制御プログラムは、申請を特定するための申請特定情報を含む申請情報を記憶する第１の外部装置及び前記申請特定情報と関連付けられた保存画像データを前記第１の外部装置から参照可能に記憶する第２の外部装置と通信可能に構成された情報処理装置の制御プログラムであって、前記第１の外部装置に記憶された前記申請特定情報を含む用紙と申請特定情報を含まない用紙とが順次読み込まれ、生成された画像データを入力する入力ステップと、前記入力ステップにより入力された画像データから申請特定情報を識別する識別ステップと、前記識別ステップによる識別結果に基づいて、前記画像データを申請単位に分割する分割ステップと、前記分割ステップにより分割された画像データ毎に、該当する申請特定情報を含む属性データを生成する属性データ生成ステップと、前記分割ステップにより分割された画像データと、前記属性データ生成ステップにより生成された属性データとを外部装置に転送する転送ステップとをコンピュータに実行させることを特徴とする。

本発明においては、申請特定情報に基づいて画像データを申請単位に分割し、該当する申請特定情報を含む属性情報とともに転送するように構成している。従って、本発明によれば、一度にどのような単位で紙文書等がスキャンされても、１申請単位毎にスキャンした処理順序を正しく把握することが可能となる。

以下、本発明を適用した好適な実施形態を、添付図面を参照しながら詳細に説明する。

図１は、本発明の実施形態に係る紙文書電子化システムの構成を示す図である。図１に示すように、本実施形態に係る紙文書電子化システムは、ワークフローサーバ１０、アーカイブサーバ１４、ＥＲＰ（統合基幹業務パッケージ）サーバ１５、紙文書電子化システムサーバ１３、クライアントＰＣ１９、スキャナ１２及び複合機１１から構成されている。なお、紙文書電子化システムサーバ１３は、本発明の情報処理装置、第１の情報処理装置の適用例となる構成である。また、本実施形態に係る紙文書電子化システムは、本発明の情報処理システムの適用例となる構成である。また、ワークフローサーバ１０は、本発明の第２の情報処理装置、第１の外部装置の適用例となる構成である。さらに、アーカイブサーバ１０は、本発明の第２の外部装置の適用例となる構成である。

ワークフローサーバ１０とプリンタ１６とは互いに通信可能に接続されている。また、複合機１１は、紙文書電子化システムサーバ１３と通信可能に接続され、スキャナ１２は、クライアントＰＣ１９を介して紙文書電子化システムサーバ１３と通信可能に接続されている。アーカイブサーバ１４は、ワークフローサーバ１０、紙文書電子化システムサーバ１３及びＥＲＰサーバ１５と通信可能に接続されている。本実施形態では、スキャナ１２は、クライアントＰＣ１９経由で紙文書電子化システムサーバ１３と接続される。但し、図３に示すスキャン機能部３１を実行するソフトウェアをスキャナ１２の本体に組込むことを前提に、スキャナ１２を紙文書電子化システムサーバ１３に直接接続することも可能である。

なお、図１に示す紙文書電子システムは、飽くまでも一例を示す構成であり、用途や目的に応じて様々な構成例があることは言うまでもない。例えば、図１では、スキャナ１２と複合機１１とが１台ずつ描かれているが、これに限らず、各々複数台を紙文書電子化システムサーバ１３と通信可能に構成しても良い。

ワークフローサーバ１０は、ワークフロー業務を行う申請者や承認者が使用するサーバである。ワークフローサーバ１０の外部記憶装置（例えば、ハードディスク）には、申請番号又は伝票番号、申請区分、申請金額、申請者の社員コード、申請者の組織コード及び申請年月日を登録するための文書管理情報テーブル１０１が記憶されている。

プリンタ１６は、ワークフローサーバ１０からの印刷指示に応じて台紙１７を印刷する。
スキャナ１２や複合機１１は、証憑が貼付された台紙１８をスキャンし、証憑が貼付された台紙１８の画像データを入力するための装置である。以下の説明においては、証憑が貼付された台紙１８を紙文書と称す。また、本実施形態における紙文書は、本発明の用紙の適用例となる構成である。

紙文書電子化システムサーバ１３は、スキャナ１２や複合機１１から入力された紙文書の画像データをＯＣＲ処理し、ＯＣＲ処理により得られる属性ファイル及び画像ファイルをアーカイブサーバ１４に転送する。アーカイブサーバ１４は、属性ファイルと画像ファイルとを関連付けて証憑イメージとして記憶する。アーカイブサーバ１４に格納された証憑イメージは、ワークフローサーバ１０及びＥＲＰサーバ１５から参照可能である。なお、ここでいう証憑イメージは、本発明の保存画像データの適用例となる構成である。

次に、図２を参照しながら、ワークフローサーバ１０、複合機１１、スキャナ１２、紙文書電子化システムサーバ１３、アーカイブサーバ１４、ＥＲＰサーバ１５、クライアントＰＣ１９のハードウェア構成について説明する。図２は、上述した各装置に適用可能な情報処理装置のハードウェア構成を示す図である。

ＣＰＵ２０１は、システムバス２０４に接続される各デバイスやコントローラを統括的に制御する。また、ＲＯＭ２０２又は外部メモリ２１１には、ＣＰＵ２０１の制御プログラムであるＢＩＯＳ(Basic Input / Output System)やオペレーティングシステムプログラム（以下、ＯＳ）や、各サーバ或いは各ＰＣの実行する機能を実現するために必要な後述する各種プログラム等が記憶されている。ＲＡＭ２０３は、ＣＰＵ２０１の主メモリ、ワークエリア等として機能する。ＣＰＵ２０１は、処理の実行に際して必要なプログラム等をＲＡＭ２０３にロードして、プログラムを実行することで各種動作を実現するものである。

また、入力コントローラ（入力Ｃ）２０５は、キーボード２０９や不図示のマウス等のポインティングデバイスからの入力を制御する。ビデオコントローラ（ＶＣ）２０６は、ＣＲＴディスプレイ（ＣＲＴ）２１０等の表示器への表示を制御する。表示器はＣＲＴだけでなく、液晶ディスプレイでも構わない。これらは必要に応じて管理者が使用するものである。本発明には直接関係があるものではない。メモリコントローラ（ＭＣ）２０７は、ブートプログラム、ブラウザソフトウェア、各種のアプリケーション、フォントデータ、ユーザファイル、編集ファイル、各種データ等を記憶するハードディスク（ＨＤ）やフレキシブルディスク或いはＰＣＭＣＩＡカードスロットにアダプタを介して接続されるコンパクトフラッシュ（登録商標）メモリ等の外部メモリ２１１へのアクセスを制御する。通信Ｉ／Ｆコントローラ（通信Ｉ／ＦＣ）２０８は、ネットワークを介して、外部機器と接続・通信するものであり、ネットワークでの通信制御処理を実行する。例えば、ＴＣＰ／ＩＰを用いたインターネット通信等が可能である。なお、ＣＰＵ２０１は、例えばＲＡＭ２０３内の表示情報用領域へアウトラインフォントの展開（ラスタライズ）処理を実行することにより、ＣＲＴ２１０上での表示を可能としている。また、ＣＰＵ２０１は、ＣＲＴ２１０上の不図示のマウスカーソル等でのユーザ指示を可能とする。

本実施形態を実現するための各装置のプログラムは、外部メモリ２１１に記録されており、必要に応じてＲＡＭ２０２にロードされることによりＣＰＵ２０１で実行されるものである。さらに、プログラムが用いる定義ファイル及び各種情報テーブルも外部メモリ２１１に格納されている。

次に、紙文書電子化システムサーバ１３及びクライアントＰＣ１９の機能構成について説明する。図３は、紙文書電子化システムサーバ１３及びクライアントＰＣ１９の機能構成を示す図である。

上述したように、スキャナ１２及び複合機１１と紙文書電子化システムサーバ１３とはデータの送受信が可能である。スキャナ１２及び複合機１１からスキャンされた紙文書の画像データは、紙文書電子化システムサーバ１３内の各種機能を経由して画像ファイルと属性ファイルとが生成され、アーカイブサーバ１４に転送される。以下、具体的な処理について説明する。

先ず、スキャナ１２で紙文書１８をスキャン処理した場合の動作について説明する。スキャナ１２により紙文書１８のスキャン処理を行うと、クライアントＰＣ１９のスキャン機能部３１は、スキャン単位毎にサブフォルダを作成する。そして、スキャン機能部３１は、そのサブフォルダ内にＴＩＦファイルとＥｎｄ．ｔｘｔファイルとを作成して、紙文書電子化システムサーバ１３に送信する。

紙文書電子化システムサーバ１３の振分機能部３２は、紙文書電子化システムサーバ１３の負荷分散を考慮して、送信されてきたＴＩＦファイルに対する後続処理を振り分ける。

続いて、紙文書電子化システムサーバ１３の画像処理機能部３３は、当該ＴＩＦファイルに含まれるバーコードのＯＣＲ処理や当該ＴＩＦファイルのイメージ分割処理を行い、ＰＤＦファイルを作成する。

続いて、紙文書電子化システムサーバ１３の転送機能部３４は、アーカイブサーバ１４用の属性ファイルを作成し、作成した属性ファイルと上記ＰＤＦファイルとをアーカイブサーバ１４に転送する。

次に、複合機１１で紙文書１８をスキャン処理した場合の動作について説明する。複合機１１により紙文書１８のスキャン処理を行うと、複合機１１は、スキャン単位でＰＤＦファイルを作成して、紙文書電子化システムサーバ１３に送信する。

紙文書電子化システムサーバ１３の振分機能部３２は、紙文書電子化システムサーバ１３の負荷分散を考慮して、送信されてきたＰＤＦファイルに対する後続処理を振り分ける。

続いて、紙文書電子化システムサーバ１３の画像処理機能部３３は、上記ＰＤＦファイルをＴＩＦファイルに変換し、ＴＩＦファイルに含まれるバーコードのＯＣＲ処理やＴＩＦファイルのイメージ分割処理を行い、ＰＤＦファイルを作成する。

続いて、紙文書電子化システムサーバ１３の転送機能部３４は、アーカイブサーバ１４用の属性ファイルを作成し、作成した属性ファイルと上記ＰＤＦファイルとをアーカイブサーバ１４に転送する。

なお、振分機能部３２、画像処理機能部３３及び転送機能部３４での処理においてエラーが発生した場合には、そのエラー履歴を示すログを外部装置におけるログ保存フォルダに転送し、保存する。

次に、本実施形態に係る紙文書電子化システムの基本的な処理の流れについて説明する。図４は、本実施形態に係る紙文書電子化システムの基本的な処理の流れを示すフローチャートである。図４のステップＳ４０１、Ｓ４０２及びＳ４０９は、ワークフローサーバ１０のＣＰＵ２０１の制御の基で実行される処理である。また、図４のステップＳ４０３乃至Ｓ４０６は、紙文書電子化システムサーバ１３のＣＰＵ２０１の制御の基で実行される処理である。また、図４のステップＳ４０７乃至Ｓ４０８は、アーカイブサーバ１４のＣＰＵ２０１の制御の基で実行される処理である。

申請者がワークフローサーバ１０に対して申請操作を行うと、ワークフローサーバ１０は、その操作に応じて証憑を貼り付ける台紙が必要であるか否かを判定する（ステップＳ４０１）。台紙が必要であると判定された場合、ワークフローサーバ１０は、台紙１７の印刷処理を行う（ステップＳ４０２）。台紙１７の印刷後、又は、ステップＳ４０１にて台紙が必要ではないと判定された場合、処理を終了する。

次に、申請者は印刷出力された台紙１７に人手で証憑を貼り付ける。貼り付ける証憑は、申請した内容及び金額が一致するものでなければならない。

スキャナ１２又は複合機１１は、紙文書１８（証憑が貼付された台紙１７）をスキャンし、紙文書の画像データを生成する（ステップＳ４０３）。上述したようにスキャン処理はスキャナ１２及び複合機１１の２系統から可能である。ここでスキャンされた画像データを紙文書電子化システムサーバ１３が入力する処理は、本発明の入力手段の一処理例である。

スキャナ１２で紙文書をスキャンした場合、クライアント１９のスキャン機能部３１は、１シリーズの紙文書のスキャン処理が終了したことを確認するためのＥｎｄ.ｔｘｔファイルを紙文書電子化システムサーバ１３に送信する。一方、複合機１１で紙文書をスキャンした場合、複合機１１は、スキャンした紙文書の画像データをＰＤＦファイルで紙文書電子化システムサーバ１３に送信する。スキャン処理は、１申請単位毎で行っても良いが、複数の申請分をまとめて行うことも可能である。

続いて、紙文書電子化システムサーバ１３の振分け機能部３２は、紙文書電子化システムサーバ１３の負荷分散を考慮した振分処理を行う（ステップＳ４０４）。具体的には、画像処理機能部３３に含まれる外部記憶装置に記憶されている画像処理待ち行列データを参照する。その結果、所定の数以上の画像データが未処理である場合、振分け機能部３２は、不図示の他の画像処理サーバにクライアントＰＣ１９から受信したＴＩＦファイル及びＥｎｄ.ｔｘｔファイル、又は、複合機１１から受信したＰＤＦファイルを転送する。

続いて、ステップＳ４０５では画像処理部３３において、紙文書電子化システムサーバ１３に作成された日時順に、スキャン処理されたＴＩＦファイル、又は、ＰＤＦファイルのバーコードのＯＣＲ処理を行う。なお、ＰＤＦファイルはＴＩＦファイルに変換してからＯＣＲ処理を行う。ＯＣＲ処理されたＴＩＦファイルを申請単位ごとにイメージ分割処理を行い、申請単位に分割されたＴＩＦファイルをスキャンした順番にナンバリングを行う。
このステップＳ４０５の詳細については、図５に示すフローチャートを用いて更に説明する。

続いて、転送機能部３４は、ナンバリングされたＰＤＦファイルとアーカイブ用に作成された属性ファイルとをアーカイブサーバ１４に転送する（ステップＳ４０６）。このとき、申請単位で作成されたフォルダ毎にアーカイブサーバ１４に対してＰＤＦファイルと属性ファイルとがフォルダに纏められて転送されるが、そのフォルダ名にはサーバ処理時間を割り振るものとし、１秒ずつ遅らせてフォルダ名のナンバリングを行う。

アーカイブサーバ１４は、紙文書電子化システムサーバ１３から転送されてきたＰＤＦファイル及び属性ファイルを所定のフォルダに取込・保管する（ステップＳ４０７）。

アーカイブサーバ１４は、保管されたＰＤＦファイル及び属性ファイルがワークフローサーバ１０等から参照できるように、申請番号とリンク先（記録場所）を示すＵＲＬとを含むリンク情報をワークフローサーバ１０等に転送する（ステップＳ４０８）。なお、保管先を示す情報はＵＲＬではなくパス名でも良い。更にセキュリティを考慮して、リンク情報は他のテーブルを参照するためのキー情報とし、該他のテーブルにＵＲＬやパス名を記憶されておいても良い。

ワークフローサーバ１０は、アーカイブサーバ１４から転送されてきたリンク情報に含まれる申請番号をキーとして文書管理情報テーブル１０１を参照し、該当するレコードの上書き更新を行う。

図５は、紙文書電子化システムサーバ１３にて実行される、ステップＳ４０５の画像処理の詳細を示すフローチャートである。ステップＳ４０５の画像処理は、転送されてきたＴＩＦファイル及びＥｎｄ．ｔｘｔファイル、又は、ＰＤＦファイルが紙文書電子化システムサーバ１３の画像フォルダ内に作成された日時順に処理が実行される。

先ず、紙文書電子化システムサーバ１３は、ＴＩＦファイルが転送されてきた場合には、当該ＴＩＦファイルのバーコードをＯＣＲ処理する（ステップＳ５０１）。また、ＰＤＦファイルが転送されてきた場合には、当該ＰＤＦファイルをＴＩＦファイルに変換して、変換後のＴＩＦファイルのバーコードをＯＣＲ処理する（ステップＳ５０１）。ＯＣＲ処理においては、バーコードに含まれる申請番号（伝票番号）を数値化する。バーコードに申請者の社員コード、組織コード及び申請年月日を更に含ませ、これらを数値化することも勿論可能である。ステップＳ５０１は、本発明の識別手段の一処理例である。

続いて、紙文書電子化システムサーバ１３は、ＯＣＲ処理の結果を基に、ＴＩＦファイルを１申請単位毎にイメージ分割処理を行う（ステップＳ５０２）。１申請単位の判定は、バーコードがある台紙から次にバーコードがある台紙の直前の台紙までを１申請と判定する。分割したＴＩＦファイルのファイル名は「スキャン日時＋スキャナ名＋枝番」とする。ステップＳ５０２は、本発明の分割手段の一処理例である。

続いて、紙文書電子化システムサーバ１３は、１申請単位毎に分割されたＴＩＦファイルに対して、全てのバーコードが正しく読み取りされているかをチェックする（ステップＳ５０３）。

続いて、紙文書電子化システムサーバ１３は、ステップＳ５０３でチェックした結果、対象とするＴＩＦファイルからバーコードが正しく読み取られたか否かを判定する（ステップＳ５０４）。

バーコードが正しく読み取られていない場合、紙文書電子化システムサーバ１３は、当該ＴＩＦファイルをエラー用フォルダに格納する（ステップＳ５０５）。

一方、バーコードが正しく読み取られた場合、紙文書電子化システムサーバ１３は、当該ＴＩＦファイルをＰＤＦファイルに変換する（ステップＳ５０６）。このとき、ＰＤＦファイルのファイル名を、「ＯＣＲ処理の結果＋スキャン日時（分と秒単位の時刻を含む）＋スキャナ名＋枝番」とする。なお、スキャン日時＋スキャナ名＋枝番は、ステップＳ５０２におけるファイル名を継承する。

続いて、紙文書電子化システムサーバ１３は、変換したＰＤＦファイルを転送対象用フォルダに移動する（ステップＳ５０７）。

図６は、３つの申請分の紙文書を１申請単位に分割した場合を説明するための図である。図６においては、紙文書１−１、１−２、２−１、３−１の順序でスキャン処理された場合を例示している。ここで、紙文書１−１及び１−２が一つの申請分の紙文書であり、紙文書２−１が一つの申請分の紙文書であり、紙文書３−１が一つの申請分の紙文書である。紙文書１−１、１−２、２−１、３−１の順番でスキャン処理されると、バーコードのある紙文書１−１から次にバーコードがある紙文書２−１の直前の紙文書１−２までが一つの申請分であると判定される。続くスキャン処理では、紙文書２−１、紙文書３−１と連続してバーコードが存在するため、紙文書２−１、３−１は夫々一つの申請分と判定される。従って、図６の例では、紙文書１−１と紙文書１−２が一つの申請分のＴＩＦファイルとして分割され、ファイル名として「ＯＣＲ処理結果＋スキャン日時＋スキャナ名＋枝番１．ｔｉｆ」が付与される。また、紙文書２−１が一つの申請分のＴＩＦファイルとして分割され、ファイル名として「ＯＣＲ処理結果＋スキャン日時＋スキャナ名＋枝番２．ｔｉｆ」が付与される。また、紙文書３−１が一つの申請分のＴＩＦファイルとして分割され、ファイル名として「ＯＣＲ処理結果＋スキャン日時＋スキャナ名＋枝番３．ｔｉｆ」が付与される。

なお、図５に示す処理の変形例として、複数の入力機器（図１の例では、複合機１１、スキャナ１２）での紙文書のスキャン時刻の先後の順に、１シリーズのスキャン単位でＴＩＦファイルのＯＣＲ処理を行う方法も可能である。この場合、ステップＳ５０１において、各入力機器でのスキャン時刻（例えば時分秒単位）の先後でＯＣＲ処理順を決める。そして、ステップＳ５０６では、スキャン時刻（例えば時分秒単位）の先後により申請単位でＴＩＦファイルをソートした後、ＰＤＦファイルへの変換処理を行う。このような処理を行うことで、入力機器が複数ある場合でも、または、入力機器が複数あって、且つ同一申請番号の紙文書のスキャンを異なる入力機器で行ったとしても、スキャン時刻の先後でＰＤＦファイルの変換処理が実行される。従って、同一申請番号で複数の紙文書がスキャンされた場合に、後からスキャンしたＰＤＦファイルのリンク情報が前にスキャンされたＰＤＦファイルのリンク情報を確実に更新することが可能になる。

図７は、紙文書電子化システムサーバ１３にて実行される、ステップＳ４０６の転送処理の詳細を示すフローチャートである。ステップＳ４０６の転送処理は、転送対象用フォルダ内におけるＰＤＦファイルの作成日時順に処理が実行される。

先ず、紙文書電子化システムサーバ１３は、ステップＳ５０１のＯＣＲ処理結果を基に、アーカイブサーバ１４用の属性ファイルを作成する（ステップＳ６０１）。ステップＳ６０１は、本発明の属性データ生成手段の一処理例である。

続いて、紙文書電子化システムサーバ１３は、申請単位毎にフォルダを作成する（ステップＳ６０２）。ここでは、フォルダ毎に作成日時を１秒ずつ遅らせてフォルダの作成が行われる。

続いて、紙文書電子化システムサーバ１３は、申請単位毎に作成されたフォルダにＰＤＦファイルと属性ファイルとを対応付けて格納する（ステップＳ６０３）。

続いて、紙文書電子化システムサーバ１３は、ステップＳ６０３で格納したＰＤＦファイルと属性ファイルとを、ステップＳ６０２で作成したフォルダごとアーカイブサーバ１４に転送する（ステップＳ６０４）。ステップＳ６０４は、本発明の転送手段の一処理例である。

図８は、アーカイブサーバ１４にて実行される、ステップＳ４０７のＰＤＦファイル及び属性ファイルの所定のフォルダへの取り込み及び保管処理の詳細を示すフローチャートである。本処理は、アーカイブサーバ１４の特性上、常にＰＤＦファイルは追加で保管される。即ち、最初にスキャンされ、生成されたＰＤＦファイルがアーカイブされ、その後、訂正した紙文書がスキャンされ、ＰＤＦファイルが生成された場合、そのどちらともアーカイブサーバ１４には保管されることになる。

先ず、アーカイブサーバ１４は、属性ファイルを基にＰＤＦファイルを格納する（ステップＳ７０１）。ステップＳ７０１は、本発明の記録手段の一処理例である。

続いて、アーカイブサーバ１４は、属性ファイルとアーカイブサーバ１４におけるＰＤＦファイルの格納先とを基に、ワークフローサーバ１０用のリンク情報を作成する（ステップＳ７０２）。

図９は、アーカイブサーバ１４にて実行される、ステップＳ４０８のリンク情報の転送処理の詳細を示すフローチャートである。

アーカイブサーバ１４は、ステップＳ７０２で作成したリンク情報をワークフローサーバ１０に転送する（ステップＳ７０３）。ステップＳ７０３は、本発明の送信手段の一処理例である。

アーカイブサーバ１４とワークフローサーバ１０との間では、同一申請番号について常に最新のＰＤＦファイル１つのみがリンクされる。同一申請番号について正しいＰＤＦファイルは最新のＰＤＦファイル（最後にスキャンされたデータ）１つだけであるという前提である。即ち、最初にスキャンされ、生成されたＰＤＦファイルがアーカイブサーバ１４にアーカイブされた時は、そのＰＤＦファイルがアーカイブサーバ１４とワークフローサーバ１０との間でリンクされる。その後、同一申請番号で訂正した紙文書がスキャンされ、生成されたＰＤＦファイルがアーカイブサーバ１４でアーカイブされた場合、後に生成されたＰＤＦファイルがアーカイブサーバ１４とワークフローサーバ１０との間でリンクされる。

図１０は、ワークフローサーバ１０にて実行される、ステップＳ４０９のリンク情報取り込み処理の詳細を示すフローチャートである。

ワークフローサーバ１０は、アーカイブサーバ１４から転送されてきたリンク情報の申請番号をキーとして文書管理情報テーブル１０１を参照する（ステップＳ７０４）。

続いて、ワークフローサーバ１０は、文書管理情報テーブル上の該当する申請番号のレコードのリンク情報を上書き更新する（ステップＳ７０５）。

図１１は、同一申請番号についてのリンク情報の更新状況を説明するための図である。図１１（ａ）に示すように、申請番号“100001”について初めてリンク情報が更新される場合、申請番号“100001”に該当するレコードのリンク情報登録欄に、ここでは HYPERLINK "http://00001_001.html" http://00001_001.htmlと登録される。次に、上記のように一度リンクされている申請番号“100001”についてリンク情報が更新される場合、図１１（ｂ）に示すように、申請番号“100001”に該当するリンク情報登録欄において、過去の HYPERLINK "http://00001_001.html" http://00001_001.htmlから新たな HYPERLINK "http://00001_002.html" http://00001_002.htmlに上書き更新される。

図１２は、他の実施形態における図４のステップＳ４０５に示す処理の流れを示すフローチャートである。なお、図１２のステップＳ８０１乃至Ｓ８０６は、図５のステップＳ５０１乃至Ｓ５０６と同一の処理であるため、それらの説明は省略する。本画像処理は、スキャン処理順に実行される。

紙文書電子化システムサーバ１３は、同一シリーズでスキャンされた紙文書から生成されたＴＩＦファイルのバーコードを読み取った結果、同一申請番号を示すバーコードを含むＴＩＦファイルが複数存在したか否かを判定する（ステップＳ８０７）。

同一申請番号を示すバーコードを含むＴＩＦファイルが複数存在した場合、紙文書電子化システムサーバ１３は、該当するＴＩＦファイルから変換されたＰＤＦファイルのうち、一番最後の枝番のファイル名を含むＰＤＦファイル以外を転送対象から除外する（ステップＳ８０８）。

続いて、紙文書電子化システムサーバ１３は、転送対象のＰＤＦファイルをのみを転送対象用フォルダに移動する（ステップＳ８０９）。このように、予めアーカイブサーバ１４に転送不要なファイルを省いた形での手法であってもよい。

上述した実施形態では、台紙にバーコードを印刷してＯＣＲ処理により申請番号を認識している。但し、図４のステップＳ４０２においてＲＦ−ＩＤ（ＩＣタグ）を含む台紙を出力し、その際に、ＲＦ−ＩＤに申請番号、申請者の社員コード及び申請年月日を書き込むようにしてもよい。この場合、複合機１１及びスキャナ１２はＲＦ−ＩＤの読み取り手段（リーダ）を備える。ステップＳ５０１のＯＣＲ処理では、バーコードの認識処理ではなく、証憑貼付け枠の処理（証憑貼付枠を認識して台紙の向きを判定し、上下逆さまになっている場合は正しい向きに戻す処理）を行う。複合機１１及びスキャナ１２は、証憑貼付け枠及びＲＦ−ＩＤを備えている紙をＲＦ−ＩＤ付きの台紙として判定し、それ以外を上述した台紙以外の証憑貼付け用の紙文書として判定する。

一方、ＲＦ−ＩＤ付きの台紙として判定された場合、図５のステップＳ５０２では、ステップＳ５０１にてＲＦ−ＩＤから読み取られた申請番号を用いて申請単位にＴＩＦファイルを分割する。また、ステップＳ８０７では、申請番号の重複判定とＲＦ−ＩＤのシリアル番号の重複判定の両方を行うことができる。或いは、ＲＦ−ＩＤのシリアル番号のみで申請番号の重複判定を行うことができる。

このようにＲＦ−ＩＤのシリアル番号を重複判定に用いることにより、バーコード付きの台紙をコピーして複数の紙文書を読み込ませるといった、紙文書の電子化処理が混乱するような申請者の行為を未然に防ぐことができる。また、ＲＦ−ＩＤを用いることで証憑の未送付管理（証憑が経理部門に未送付であることの管理）もバーコードを読み取る場合と比べて少ない工数で実行することが可能になる。

以上説明してきたように、本実施形態により、複数申請単位でスキャン処理を行っても、１申請単位ごとに、スキャンした順番にナンバリングすることができるので、その順序を継承して処理を実行することが可能となる。

この順序が維持されることにより、一度に複数申請をスキャン処理しても、正しく申請単位に分割することが可能となり、また、必ず後からスキャン処理した方が正しいデータとして紐付けることができる。従って、二重スキャンといったオペレーションミスへの対応も可能となる。

以上、実施形態例を詳述したが、本発明は、例えば、システム、装置、方法、プログラムもしくは記憶媒体等としての実施態様をとることが可能である。具体的には、複数の機器から構成されるシステムに適用しても良いし、また、一つの機器からなる装置に適用しても良い。

上述した本発明の実施形態を構成する各手段及び各ステップは、コンピュータのＲＡＭやＲＯＭ等に記憶されたプログラムが動作することによって実現できる。このプログラム及び前記プログラムを記録したコンピュータ読み取り可能な記録媒体は本発明に含まれる。

また、本発明は、例えば、システム、装置、方法、プログラムもしくは記録媒体等としての実施形態も可能であり、具体的には、一つの機器からなる装置に適用してもよい。

なお、本発明は、上述した実施形態の機能を実現するソフトウェアのプログラムを、システム又は装置に直接、又は遠隔から供給する。そして、そのシステム又は装置のコンピュータが前記供給されたプログラムコードを読み出して実行することによっても達成される場合を含む。

従って、本発明の機能処理をコンピュータで実現するために、前記コンピュータにインストールされるプログラムコード自体も本発明を実現するものである。つまり、本発明は、本発明の機能処理を実現するためのコンピュータプログラム自体も含まれる。その場合、プログラムの機能を有していれば、オブジェクトコード、インタプリタにより実行されるプログラム、ＯＳに供給するスクリプトデータ等の形態であってもよい。

また、コンピュータが、読み出したプログラムを実行することによって、前述した実施形態の機能が実現される。更に、そのプログラムの指示に基づき、コンピュータ上で稼動しているＯＳ等が、実際の処理の一部又は全部を行い、その処理によっても前述した実施形態の機能が実現され得る。

更に、その他の方法として、まず記録媒体から読み出されたプログラムが、コンピュータに挿入された機能拡張ボードやコンピュータに接続された機能拡張ユニットに備わるメモリに書き込まれる。そして、そのプログラムの指示に基づき、その機能拡張ボードや機能拡張ユニットに備わるＣＰＵ等が実際の処理の一部又は全部を行い、その処理によっても前述した実施形態の機能が実現される。

本発明の実施形態に係る紙文書電子化システムの構成を示す図である。 情報処理装置のハードウェア構成を示す図である。 紙文書電子化システムサーバ及びクライアントＰＣの機能構成を示す図である。 本発明の実施形態に係る紙文書電子化システムの基本的な処理の流れを示すフローチャートである。 紙文書電子化システムサーバにて実行される、ステップＳ４０５の画像処理の詳細を示すフローチャートである。 図５の処理において３つの申請分の紙文書を１申請単位に分割した場合を説明するための図である。 紙文書電子化システムサーバにて実行される、ステップＳ４０６の転送処理の詳細を示すフローチャートである。 アーカイブサーバにて実行される、ステップＳ４０７のＰＤＦファイル及び属性ファイルの所定のフォルダへの取り込み及び保管処理の詳細を示すフローチャートである。 アーカイブサーバにて実行される、ステップＳ４０８のリンク情報の転送処理の詳細を示すフローチャートである。 ワークフローサーバにて実行される、ステップＳ４０９のリンク情報取り込み処理の詳細を示すフローチャートである。 同一申請番号についてのリンク情報の更新状況を説明するための図である。 他の実施形態における図４のステップＳ４０５に示す処理の流れを示すフローチャートである。 図１２の処理において３つの申請分の紙文書を１申請単位に分割した場合を説明するための図である。

符号の説明

１０ ワークフローサーバ
１１ 複合機
１２ スキャナ
１３ 紙文書電子化サーバ
１４ アーカイブサーバ
１５ ＥＲＰサーバ
１６ プリンタ
１７ 台紙
１８ 紙文書
１９ クライアントＰＣ
１０１ 文書管理情報テーブル
３１ スキャン機能部
３２ 振分機能部
３３ 画像処理機能部
３４ 転送機能部

Claims (9)

1. 申請を特定するための申請特定情報を含む申請情報を記憶する第１の外部装置及び前記申請特定情報と関連付けられた保存画像データを前記第１の外部装置から参照可能に記憶する第２の外部装置と通信可能に構成された情報処理装置であって、
   前記第１の外部装置に記憶された申請特定情報を含む用紙と申請特定情報を含まない用紙とが順次読み込まれ、生成された画像データを入力する入力手段と、
   前記用紙に含まれる前記申請特定情報を識別する識別手段と、
   前記識別手段による識別結果に基づいて、前記入力手段により入力された画像データを申請単位に分割する分割手段と、
   前記分割手段により分割された画像データ毎に、該当する申請特定情報を含む属性データを生成する属性データ生成手段と、
   前記分割手段により分割された画像データを前記保存画像データとして前記第２の外部装置に転送するとともに、前記属性データ生成手段により生成された属性データを前記第２の外部装置に転送する転送手段とを有することを特徴とする情報処理装置。
2. 前記識別手段は、前記入力手段により入力された画像データから前記申請特定情報を識別するか、又は前記用紙に含まれるＩＣタグから前記申請特定情報を識別することを特徴とする請求項１に記載の情報処理装置。
3. 前記申請特定情報は、申請を特定可能な申請番号又は当該申請に対応する伝票を特定可能な伝票番号であることを特徴とする請求項１又は２に記載の情報処理装置。
4. 申請を特定するための申請特定情報を含む用紙と申請特定情報を含まない用紙とが順次読み込まれ、生成された画像データを入力する第１の情報処理装置と、前記第１の情報処理装置から転送される画像データを記録する記録装置と、前記申請特定情報を含む申請情報を記憶すると共に、前記記録装置に記録された画像データを参照可能な第２の情報処理装置とを有する情報処理システムであって、
   前記第１の情報処理装置は、
   前記用紙に含まれる前記申請特定情報を識別する識別手段と、
   前記識別手段による識別結果に基づいて画像データを申請単位に分割する分割手段と、
   前記分割手段により分割された画像データ毎に、該当する申請特定情報を含む属性データを生成する属性データ生成手段と、
   前記分割手段により分割された画像データと、前記属性データ生成手段により生成された属性データとを前記記録装置に転送する転送手段とを有し、
   前記記録装置は、
   前記転送手段により転送された画像データを記録する記録手段と、
   前記記録手段における画像データの記録場所を示すリンク情報を第２の情報処理装置に対して送信する送信手段とを有し、
   前記第２の情報処理装置は、
   同一の申請特定情報に対応するリンク情報を前記記録装置から受信した場合、同一の申請特定情報に対応する過去のリンク情報を新たなリンク情報で上書きして保存することを特徴とする情報処理システム。
5. 前記識別手段は、入力された画像データから前記申請特定情報を識別するか、又は前記用紙に含まれるＩＣタグから前記申請特定情報を識別することを特徴とする請求項４に記載の情報処理システム。
6. 申請を特定するための申請特定情報を含む申請情報を記憶する第１の外部装置及び前記申請特定情報と関連付けられた保存画像データを前記第１の外部装置から参照可能に記憶する第２の外部装置と通信可能に構成された情報処理装置の制御方法であって、
   前記第１の外部装置に記憶された前記申請特定情報を含む用紙と申請特定情報を含まない用紙とが順次読み込まれ、生成された画像データを入力する入力ステップと、
   前記入力ステップにより入力された画像データから申請特定情報を識別する識別ステップと、
   前記識別ステップによる識別結果に基づいて、前記入力ステップにより入力された画像データを申請単位に分割する分割ステップと、
   前記分割ステップにより分割された画像データ毎に、該当する申請特定情報を含む属性データを生成する属性データ生成ステップと、
   前記分割ステップにより分割された画像データを前記保存画像データとして前記第２の外部装置に転送するとともに、前記属性データ生成ステップにより生成された属性データを前記第２の外部装置に転送する転送ステップとを含むことを特徴とする情報処理装置の制御方法。
7. 前記識別ステップは、入力された画像データから前記申請特定情報を識別するか、又は前記用紙に含まれるＩＣタグから前記申請特定情報を識別することを特徴とする請求項６に記載の情報処理装置の制御方法。
8. 申請を特定するための申請特定情報を含む申請情報を記憶する第１の外部装置及び前記申請特定情報と関連付けられた保存画像データを前記第１の外部装置から参照可能に記憶する第２の外部装置と通信可能に構成された情報処理装置の制御プログラムであって、
   前記第１の外部装置に記憶された前記申請特定情報を含む用紙と申請特定情報を含まない用紙とが順次読み込まれ、生成された画像データを入力する入力ステップと、
   前記入力ステップにより入力された画像データから申請特定情報を識別する識別ステップと、
   前記識別ステップによる識別結果に基づいて、前記画像データを申請単位に分割する分割ステップと、
   前記分割ステップにより分割された画像データ毎に、該当する申請特定情報を含む属性データを生成する属性データ生成ステップと、
   前記分割ステップにより分割された画像データと、前記属性データ生成ステップにより生成された属性データとを外部装置に転送する転送ステップとをコンピュータに実行させるための制御プログラム。
9. 前記識別ステップは、入力された画像データから前記申請特定情報を識別するか、又は前記用紙に含まれるＩＣタグから前記申請特定情報を識別することを特徴とする請求項８に記載の制御プログラム。

Images