JP2009267498A - 画像処理装置及び管理装置の制御装置 - Google Patents

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Abstract

【課題】データ送信の宛先のアドレスについて、より詳細な確認をユーザに促すことのできる技術を提供する。
【解決手段】複合機等、データを送信する通信機能を有する画像処理装置であって、送信ジョブの依頼者の使用端末とは別の装置である管理装置に、送信先を報知するメールを送信し、送信許可を要求するようになっている。
【選択図】図4

Description

本発明は、原稿から画像データを取得可能であると共に、上記画像データを外部装置に送信することのできる画像処理装置に関する。
通信装置において、誤った宛先に送信することを如何に防ぐかは、長年の課題である。これまでにも、誤送信を防ぐための種々の技術が提案されている。
例えば、特許文献1には、過去に送信した画像のサムネール画像を記憶する画像メモリと、その画像の属性情報(その画像送信宛先、送信インフラ等)を記憶するHDD(ハードディスクドライブ)と、を備える画像形成装置が記載されている。この画像形成装置は、新たな送信ファイルを作成する際に、新たな送信ファイルの送信宛先と一致する属性情報と、その属性情報に対応するサムネール画像とを、表示部に表示して、ユーザに宛先を確認させるようになっている。
また、特許文献2には、アドレス帳の更新内容の誤りによるデータの誤送信を防止する技術が記載されている。具体的には、特許文献2に記載されているMFP(Multifunction Peripheral)は、ユーザの操作に応じてアドレス帳テーブルの内容を更新する。そして、このMFPは、その後に他のユーザがアドレス帳から更新された宛先を選択したとき、宛先が更新されていることを示す警告を表示するようになっている。
特開2005‐236689号公報(2005年9月2日公開) 特開2006‐229869号公報(2006年8月31日公開)
従来の技術では、ユーザが充分に宛先を確認しなくても、OKキーの押下等の簡単な操作を受ければ、送信を実行していた。そのため、誤送信を効果的に防ぐことができていなかった。
そこで、本発明は、従来の技術に鑑み、誤送信をより防ぐことのできる技術を提供することを目的とする。
上記課題を解決するために、請求項1の画像処理装置は、原稿から画像データを取得する画像読取部と、外部装置と通信可能な通信部と、上記通信部による上記画像データの送信の依頼を受け付ける依頼受付部と、上記通信部を制御して、上記送信の依頼者の使用装置以外の装置である管理装置へ、上記送信ジョブにおける送信先を報知する送信先報知を行う送信先報知部と、上記通信部が上記管理装置からの許可を受信するまでは、上記送信ジョブを実行させない通信制限部と、を備える。
この画像処理装置は、依頼者の使用装置以外の装置に送信先を報知することで、依頼者以外に送信先の確認をさせることができる。同一人では確認がおろそかになりがちであるが、このように他人に確認をさせることによって、より正確な確認結果に基づく送信実行許可を得ることができる。よって、誤送信がより効果的に防止される。
また、請求項2に記載するように、請求項1に記載の画像処理装置は、上記画像データの送信の依頼者を特定する依頼者認証部と、各依頼者と対応する上記管理装置のアドレスを記憶する記憶部と、をさらに備え、上記送信先報知部は、上記記憶部の記憶に基づいて、上記依頼者と対応する上記管理装置に対して上記送信先報知を行うようになっていてもよい。
この画像処理装置によると、依頼者毎に設定された管理装置に送信先報知を行うことができるので、個々の依頼者の業務内容や、送信先についての知識を持った者等、確認に適した者の使用端末を、依頼者毎に管理装置として設定することが可能である。よって、より効果的に誤送信を防ぐことができる。
また、請求項3に記載するように、請求項1又は2のいずれかの画像処理装置において、上記通信制限部は、上記送信先報知を行ってから、一定時間上記管理装置からの許可が受信されないと、上記送信ジョブをキャンセルするようになっていてもよい。
また、請求項4に記載するように、請求項1〜3のいずれかに記載の画像処理装置において、上記通信部は、電子メール通信機能を備え、上記送信先報知部は、上記送信先情報を付した電子メールを上記管理装置へ送信することで、上記送信先報知を行うようになっていてもよい。
電子メールを用いることで、管理装置の使用者に、より簡便に送信先を確認させることができるという利点がある。
また、請求項5に記載するように、請求項4に記載の画像処理装置において、上記通信部は、ファクシミリ通信機能をさらに備え、上記送信先報知部は、上記電子メール通信機能及びファクシミリ通信機能によるデータ送信についての送信先報知を行うようになっていてもよい。
このように、ファクシミリ通信機能及び電子メール通信機能の両方について、送信先の確認を取ることで、誤送信がより効果的に防止される。
また、請求項6に記載するように、請求項4又は5に記載の画像処理装置において、上記通信部は、上記電子メールに対する返信として、上記管理装置からの許可を受信するようになっていてもよい。
電子メールを用いることで、管理装置の使用者に負担をかけることなく、送信実行の許可を得ることができる。
また、請求項7に記載するように、請求項4〜6のいずれか1項に記載の画像処理装置において、上記通信部は、上記電子メールに対する返信として、上記管理装置からのキャンセル指示を受信するようになっていてもよい。
このように、許可だけでなく、キャンセルの指示も管理装置から受けることができれば、誤送信をより効果的に防ぐことができる。
請求項8に記載するように、請求項6又は7に記載の画像処理装置及び上記依頼者の使用装置と電子メール通信可能な通信部と、ユーザからの入力を受け付ける入力受付装置と、を備える管理装置に設けられる制御装置として、上記送信先報知時に上記画像処理装置から受信した電子メールに対して返信メールを送信する際に、上記依頼者にも上記返信メールと同内容の電子メールを送信するようになっている制御装置が好適に用いられる。
本発明の画像処理装置は、依頼者の使用装置以外の装置に送信先を報知することで、依頼者以外に送信先の確認をさせることで、より正確な確認結果に基づく送信実行許可を得ることができる。よって、誤送信がより効果的に防止される。
以下、本発明の実施の一形態として、プリンタ、コピー機、ファクシミリ機としての機能を有する所謂複合機(MFP、Multi Function Peripheral)を挙げて説明する。
(1)複合機1の概要
図1及び図2を参照して、複合機1の構成の概略について説明する。図1は、複合機1を備える通信システムを示す図面であり、図2は、複合機1の要部構成を示すブロック図である。
図1に示すように、複合機1は、社内システム100内に組み込まれている。社内システム100は、或る企業内に設けられた通信システムである。社内システム100内では、複合機1の他に、各社員の使用する端末装置である複数のクライアントPC(Personal Computer)201、社内メールサーバ203、及びウェブメールサーバ204が、社内LAN(Local Area Network)200によって互いに通信可能に接続されている。
クライアントPC201は、電子メール通信等のデータ通信が可能な通信部201bとCPU等の制御装置201aとを内蔵した本体を備えると共に、表示部201c等の出力装置、並びにキーボード及びマウス等の入力装置201dを備える。
社内システム100は、ウェブメールサーバ204を介して、PC301等の社外の装置が接続された社外ネットワーク300に接続されている。複合機1は、社外のファクシミリ装置302とファクシミリ送受信が可能であるように、回線302に接続されている。
社外ネットワーク200としては、電話回線、ISDN回線、無線通信回線、専用線、若しくはCATV回線等の通信回線、又は、LAN、WAN、若しくはインターネット等の通信ネットワークが用いられる。また、回線302としては、電話回線、ISDN回線、又は無線通信回線等が用いられる。
図2に示すように、複合機1は、スキャナ2、画像メモリ3、画像処理部4、記憶装置5、操作パネル6、制御装置7、印刷部8、及び通信部9等を備え、これらの機能部は、データバス10によって接続されている。
また、複合機1はコンタクトガラス及び原稿搬送装置をさらに備える(図示せず)。スキャナ2は、コンタクトガラス上に載置された原稿、又は原稿搬送装置によって搬送される原稿を読み取る装置である。具体的にはスキャナ2は、CCD等のイメージセンサ、及び、イメージセンサからから出力されたアナログ信号をデジタル化するADコンバータ等を備え、原稿上の画像を読み取って画像データを取得する。
画像メモリ3は記憶媒体であり、スキャナ2の取得した画像や、外部装置から得た画像等を記憶することができる。画像メモリ3は一時的な記憶用にRAM(Read Only Memory)等の揮発性メモリを、長期の記憶用にHDD等の不揮発性メモリを備える。
画像処理部4は、画像メモリ3から受け取った画像データを送信用画像データに変換する。
記憶装置5は、画像以外の種々のデータを記憶する装置であり、画像メモリ3と同様に、記憶装置5は、一時的な記憶用にRAM(Read Only Memory)等の揮発性メモリを、長期の記憶用にHDD等の不揮発性メモリを備える。
操作パネル6については、図3を参照して後述する。
制御装置7は、複合機1内の各部の動作を制御したり、種々のデータ処理等を行ったりすることができる。制御装置7は、CPU(Central Processing Unit)、並びに、ROM(Read Only Memory)及びRAM等の記憶媒体によって構成可能である。CPUはROM内のプログラムを読み出して実行することで、制御装置7の各種機能を実現することができる。RAMは、CPUの作業領域として機能することができる。
印刷部8は、画像データを用紙上に印刷出力することができる。印刷部32としては、インクジェット記録装置、電子写真式記録装置等が好適に用いられる。
通信部9は、社内外の装置との間でデータの送受信を行うことができる。具体的には、通信部9は、ネットワーク通信部91、及びファクシミリ通信部92を備える。
ネットワーク通信部91は、外部装置と電子データのやり取りをするインターフェースである。具体的にはネットワーク通信部91は、クライアント‐サーバシステム等のファイルシステムプロトコルによって、社内装置との間で社内LAN200を介した電子ファイルの共有及び転送等を行ったり、社内LAN200及び社外ネットワーク300を介して、社内外の装置と電子メールの送受信を行ったりすることができる。つまり、ネットワーク通信部91は、電子メール送信部及び外部装置のフォルダへのデータ送信部として機能する。
ファクシミリ通信部92は、モデム(MODEM:MOdulator/DEModulator)等を備え、G3(Group3)規格やG4(Group4)規格等に準拠して、ファクシミリの送受信を行うことができる。
(2)操作パネル6
操作パネル6の概要について、図3を参照して説明する。図3は、操作パネル6の平面図である。
図3に示すように、操作パネル6は、タッチパネル61、並びに、テンキー、スタートキー、ストップキー、キャンセルキー、機能選択キー等のハードキー群62等を備える。機能選択キーとは、複合機の機能であるコピー、スキャナ、送信(データ転送、メール送信、ファクシミリ送信を含む)のいずれかを選択するためのキーである。タッチパネル61は、液晶表示パネルである表示部611(図4)及びタッチセンサを備える。ハードキー群62及びタッチセンサは、ユーザからの入力を受け付ける入力受付部63として機能する(図4)。
(3)宛先確認
(i)制御系の構成
複合機1におけるデータ送信の宛先確認について、特に操作パネル6を介してユーザからデータ送信ジョブの依頼を受けた場合の処理を、図4〜図7を参照して説明する。図4は複合機1内の信号(データを含む)の流れを示す図面であり、図5は宛先確認処理の流れを示すフローチャートであり、図6〜図7は、図5に示す処理において表示部611に表示される画像を示す図面である。
図4に示すように、記憶装置5は、その不揮発性領域にID記憶部51を備える。ID記憶部51は、個々のユーザのユーザ名と、このユーザ名に対応するパスワード及び管理者PC(管理装置)205の電子メールアドレスと、を関連付けて記憶する。また、ID記憶部51は、各ユーザの電子メールアドレスを、そのユーザ名と対応付けて記憶することもできる。
なお、ID記憶部51の記憶内容は、特定の権限を与えられたユーザから指示があったときのみ変更可能となっている。各ユーザが特定の権限を有するか否かは、ID記憶部51にユーザ名と対応付けて記憶されている。制御装置7は、後述のログイン画面W1を介してユーザを特定することによって、ID記憶部51内の情報の変更を許可するか否かを判断することができる。
管理者PC205としては、各ユーザの使用する端末以外であればよいが、特に、クライアントPC201のいずれかのうち、各ユーザの上司等、各ユーザの依頼する送信ジョブについて、許可を与える権限を有する者の使用端末が設定される。
図4に示すように、制御装置7は、依頼者認証部71、送信認証部72、通信制御部73、表示制御部74、及びスキャナ制御部75として機能する。また、通信制御部73は、通信部9のメール機能を制御するメール制御部73a、データ転送機能を制御するデータ転送制御部75b、ファクシミリ送信を制御するファクシミリ送信制御部75cとして機能する。各部の機能の詳細については図5等を参照して説明する。
(ii)ユーザ認証(ステップS101〜S102)
ハードキー群62の機能選択キーのうち、送信機能を選択するキーが押下されると、表示制御部74の制御の下、表示部611がログイン画面W1を表示する(図5のステップS101)。
図6に示すように、ログイン画面W1は、ユーザ名及びパスワードの入力を促すメッセージと、ユーザ名及びパスワードの入力欄C1及びC2と、キャンセルキーK11と、ログインキーK12と、を含む。また、ログイン画面W1は、図示しないソフトキーボードを含んでいてもよい。ソフトキーボードは、アルファベット等の文字入力を受け付けることができる。なお、数字の入力はハードキー群62のテンキーで受付可能である。
ユーザ名及びパスワードが各欄C1及びC2に入力され、ログインキーK12が押下されると、依頼者認証部71は、入力されたユーザ名とパスワードとが入力内容とID記憶部51内の情報に一致するかどうか判断する。一致すれば、表示制御部74は表示部611に宛先入力画面W2を表示させる(ステップS102でYes→S103)。また、入力内容と記憶された情報とが一致しないか、キャンセルキーK11が押下されると、表示部611は、表示制御部74の制御下で、ログイン画面W1の表示を継続する(ステップS102でNo→S101)。
(ii)宛先受付(ステップS103〜S104)
図7に示すように、宛先入力画面W2は、宛先表示欄C21、アドレス帳キーK21、履歴キーK22、直接入力キーK23、修正キーK24、削除キーK25、短縮キー群K26等を含む。また、宛先入力画面W2は、宛先を入力し、入力が完了したらスタートキーを押すように促すメッセージを、併せて表示する。
宛先表示欄C21は、最初は空欄であるが、各キーを押下によってユーザ(送信ジョブの依頼者)から宛先としてアドレスの指定を受けると、指定されたアドレスが表示される。またアドレス帳から呼び出されたアドレスであれば、アドレスに対応する名称が併せて表示される。
なお、「アドレス」とは、宛先を特定するための情報であり、例えば、電子メールアドレス、ファクシミリ番号、及び、データ転送先であるフォルダの位置を示すアドレス等が含まれる。フォルダの位置を示すアドレスとしては、ファイルパス、URL(Uniform Resource Locator)、URI(Uniform Resource Identifier)等が含まれる。
ユーザによりアドレス帳キーK21が押下されると、表示部611は、表示制御部74の制御の下、宛先入力画面W2からアドレス帳画面(図示せず)に表示を切り換える。アドレス帳画面には、アドレスと、その名称とが表示される。ユーザは、アドレス帳画面から宛先となるアドレスを選択することができる。アドレス帳画面に表示されるアドレス及びその名称は、記憶装置5の不揮発性領域に格納されている。
また、履歴キーK22が押下されると、表示部611は、履歴画面(図示せず)に表示を切り替える。履歴画面には、アドレス記憶部52の履歴領域に格納されたアドレスが表示され、ユーザは、履歴に含まれるアドレスを宛先として選択することができる。
また、直接入力キーが押下されると、表示部611は、ソフトキーボード画面(図示せず)を表示する。このソフトキーボード画面によって、表示部611は、ユーザにアドレスを手入力させることができる。また、ユーザは、ハードキー群62に含まれるテンキーを介してアドレスを入力することもできる。
短縮キー群K26は複数の短縮キーを含み、個々の短縮キーは、アドレス帳に含まれる個々のアドレスと対応する。短縮キーに対応付けられているアドレスは、アドレス帳に含まれるアドレスの一部である。短縮キーのいずれかが押下されたときも、アドレス帳画面上でアドレスが選択されたのと同様に、その短縮キーに対応するアドレスが、宛先として選択される。
こうして、選択または直接入力によってアドレスが指定されると、宛先表示欄C21には指定されたアドレスとその名称とが表示される(図6)。従って、ユーザは、宛先入力画面W2で入力内容を確認することができる。宛先表示欄C21は、複数のアドレスを表示可能である。また、宛先入力画面W2は、異なる種類のアドレスも受け付けることができる。つまり、1つのデータについて、電子メールアドレス送信、ファクシミリ送信、フォルダへのデータ転送等、異なるデータ送信を、1つの画面で受け付けることができる。
修正キーK24が押下されると、表示制御部74は、修正受付画面(図示せず)を、表示部61に表示させる。修正受付画面は、宛先表示欄C21内に表示されたアドレスと、アルファベット入力用のソフトキーボードとを併せて表示する。この修正受付画面は、対象アドレス全体の文字列が表示される以外は、後述の文字入力画面W3と略同様の構成である、この修正受付画面を介して、一旦入力されたアドレスについて、文字列の削除、アルファベットや数字等の文字列の付加及び変更等を受け付けることができる。
削除キーK25が押下されると、表示制御部74は、宛先表示欄C21から一旦入力されたアドレスを削除する。
宛先表示欄C21にアドレスが表示され、かつ上述のコンタクトガラス又は原稿搬送装置に原稿がセットされた状態で、スタートキーが押下されると(図5のステップS104でYes)、宛先受付が完了する。
(iii)画像読取と送信先報知(ステップS105〜S106)
ステップS104でスタートキーが押下されると、スキャナ制御部75の制御の下、スキャナ2が画像の読取を行って画像データを取得する(ステップS105)。
送信認証部72は、宛先入力画面W2で受け付けたアドレスを本文に含む送信許可要求メールを作成する。このとき、本文には、送信ジョブの依頼者のユーザ名や、ジョブの依頼者の電子メールアドレス等が含まれてもよい。
また、送信認証部72は、送信許可要求メールに、他のメールと区別するために、特定の標識情報を付すことができる。この標識情報としては、例えば、題名又は本文等に含まれる特定の文字列や、フラグ等の情報が挙げられる。
メール制御部73aは、送信認証部72が作成したメール文書に、ステップS105で取得した画像データを添付して、送信許可要求メールを管理者PC205へ送信することができる(図5のステップS106、図4の“送信許可要求”)。
電子メール送信を受けた管理者PC205では、その制御装置201の制御の下、表示部201cにメール本文と添付画像とが表示される。送信ジョブの依頼者の上司等、この管理者PC205のユーザは、表示を確認した上で、入力装置201dを操作することで、このメールに対して返信することができる。
制御装置201は、複合機1から送られてくる送信許可メールに対して返信するときに(図4の“送信許可/キャンセル”)、CC宛先としてこの送信ジョブの依頼者のPC206を追加することができる(図4の“送信許可/キャンセル(CC)”)。送信許可メールとそれ以外の通常のメールとは、上述の標識情報の有無で区別される。
(iv)送信実行/キャンセル(ステップS107〜S111)
管理者PC205から、送信許可要求メールに対する返信メール(上述の標識情報により区別可能)が送信されてくると(図5のステップS107でYes)、その返信内容に基づいて、送信認証部72が、送信ジョブを実行するかキャンセルするかを判断する(ステップS108)。送信認証部72は、返信メールの本文や題名等の文字列、又は文字以外に管理者PC205によって返信メールに付加されたフラグ等のデータに基づいて、この判断を行うことができる。
管理者PC205からの返信内容が送信を許可するものであれば、送信認証部72は通信制御部73に送信を許可する。そして、通信制御部73の制御下で、通信部9が、宛先入力画面W2を介して受け付けたアドレスへ、画像データを送信する(図5のステップS109、図4の“送信実行”)。
一方、管理者PC205からの返信内容が送信をキャンセルするように指示するものであれば、送信認証部72はこの送信ジョブを削除する(ステップS111)。また、送信許可要求メールを送信してから、一定時間経過した場合も、送信認証部72は、送信ジョブを削除することができる(ステップS110→ステップS111)。ステップS110の判断を行うために、複合機1は、送信許可要求メールを送信してからの経過時間を測定するタイマ(図示せず)を備えている。

以上のように、複合機1では、入力受付部63が、ユーザから送信ジョブの依頼を受け付ける依頼受付部として機能し、送信認証部72、通信制御部73、及び通信部9が、管理装置である管理者PCへ送信先を報知する送信先報知部として機能し、上記送信認証部72が、通信部9による送信ジョブ実行を制限する通信制限部として機能する。この構成によって、複合機1は、送信ジョブの依頼者以外に、送信実行の適否を確認させることができるので、誤送信を効果的に防止することができる。
なお、ステップS108の判断は省略可能である。すなわち、送信認証部72が、管理者PC205からの返信自体を送信許可とみなすようになっていてもよい。この場合、送信許可要求メールへの管理者PC205からの返信を受信すると、その内容にかかわらず、送信認証部72は通信制御部73に送信を許可するようになっていればよい。また、この場合は、返信が一定時間なければ、送信ジョブが削除される。
また、送信がキャンセルされる場合、管理者PC205からでなく、キャンセル指示を受けた複合機1が、送信ジョブをキャンセルした旨を報知するメールを依頼者PC206へ送信するように、送信認証部72が設定されていてもよい。
また、以上の実施形態では、管理装置として管理者PCを、送信ジョブにおける送信先を管理装置へ放置する手段として電子メールを挙げたが、依頼者以外に送信を行ってよいかどうかの確認をさせることができれば、これ以外の構成を採用することができる。すなわち、管理装置がPC以外の装置であってもよく、報知手段として電子メール以外の通信方法を用いることもできる。
本発明の実施の一形態にかかる複合機1を備える通信システムを示す図面。 複合機1の要部構成を示すブロック図。 操作パネル6を表す平面図。 送信ジョブ実行時の宛先確認における信号の流れを示す図面。 送信ジョブ実行時の宛先確認処理の流れを示すフローチャート。 ログイン画面W1を示す図面。 宛先入力画面W2を示す図面。
符号の説明
1 複合機
2 スキャナ
5 記憶装置
6 操作パネル
7 制御装置
8 印刷部
9 通信部

Claims (8)

  1. 原稿から画像データを取得する画像読取部と、
    外部装置と通信可能な通信部と、
    上記通信部による上記画像データの送信ジョブの依頼を受け付ける依頼受付部と、
    上記通信部を制御して、上記送信の依頼者の使用装置以外の装置である管理装置へ、上記送信ジョブにおける送信先を報知する送信先報知を行う送信先報知部と、
    上記通信部が上記管理装置からの許可を受信するまでは、上記送信ジョブを実行させない通信制限部と、
    を備える画像処理装置。
  2. 上記画像データの送信の依頼者を特定する依頼者認証部と、
    各依頼者と対応する上記管理装置のアドレスを記憶する記憶部と、をさらに備え、
    上記送信先報知部は、上記記憶部の記憶に基づいて、上記依頼者と対応する上記管理装置に対して上記送信先報知を行うようになっている、
    請求項1に記載の画像処理装置。
  3. 上記通信制限部は、上記送信先報知を行ってから、一定時間上記管理装置からの許可が受信されないと、上記送信ジョブをキャンセルするようになっている、
    請求項1又は2に記載の画像処理装置。
  4. 上記通信部は、電子メール通信機能を備え、
    上記送信先報知部は、上記送信先情報を付した電子メールを上記管理装置へ送信することで、上記送信先報知を行うようになっている、
    請求項1〜3のいずれか1項に記載の画像処理装置。
  5. 上記通信部は、ファクシミリ通信機能をさらに備え、
    上記送信先報知部は、上記電子メール通信機能及びファクシミリ通信機能によるデータ送信についての送信先報知を行うようになっている、
    請求項4に記載の画像処理装置。
  6. 上記通信部は、上記電子メールに対する返信として、上記管理装置からの許可を受信するようになっている、
    請求項4又は5に記載の画像処理装置。
  7. 上記通信部は、上記電子メールに対する返信として、上記管理装置からのキャンセル指示を受信するようになっている、
    請求項4〜6のいずれか1項に記載の画像処理装置。
  8. 請求項6又は7に記載の画像処理装置及び上記依頼者の使用装置と電子メール通信可能な通信部と、ユーザからの入力を受け付ける入力受付装置と、を備える管理装置に設けられる制御装置であって、
    上記送信先報知時に上記画像処理装置から受信した電子メールに対して返信メールを送信する際に、上記依頼者にも上記返信メールと同内容の電子メールを送信するようになっている制御装置。
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