JP2009260499A - 電子メール通信装置 - Google Patents
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Abstract
【課題】 パスワードでロックされたデータファイルを電子メールに添付して送信する際に、ロックを解除するためのパスワードを、セキュリティを確保しつつ手軽に通知することが可能な電子メール通信装置を提供する。
【解決手段】 ネットワーク複合機1は、電子メールを送信する機能及び電子メールを受信する機能を有する電子メール送受信部20を備えている。電子メール送受信部20は、暗号化PDFファイルが添付された電子メールを送信する際に、該電子メールに既読確認(MDN)要求情報を付加する。また、電子メール送受信部20は、クライアント端末3から送信された既読確認(MDN)情報を含む返信メールが受信されたときに、該返信メールに対して、暗号化PDFファイルを復号するためのパスワードを含む電子メールを返信する。
【選択図】 図2
【解決手段】 ネットワーク複合機1は、電子メールを送信する機能及び電子メールを受信する機能を有する電子メール送受信部20を備えている。電子メール送受信部20は、暗号化PDFファイルが添付された電子メールを送信する際に、該電子メールに既読確認(MDN)要求情報を付加する。また、電子メール送受信部20は、クライアント端末3から送信された既読確認(MDN)情報を含む返信メールが受信されたときに、該返信メールに対して、暗号化PDFファイルを復号するためのパスワードを含む電子メールを返信する。
【選択図】 図2
Description
本発明は、電子メール通信装置に関する。
近年、ネットワーク通信技術の進展及びネットワーク環境の普及に伴い、ネットワーク対応されたスキャナ、プリンタ、及びファクシミリ等を備えたネットワーク複合機(MFP:Multi Functional Peripheral)が広く用いられるようになっている。このようなネットワーク複合機には、スキャンした原稿を電子メールの添付ファイル(PDF、TIFF、JPEG形式)として、指定されたメールアドレスに送信する所謂スキャンtoE−mail機能を備えたものがある(例えば特許文献1参照)。
また、ネットワーク複合機には、文書管理のセキュリティを高めるため、原稿をスキャンする際にパスワードで暗号化されたPDF(Portable Document Format)ファイルを生成するものが実用化されている。このようなネットワーク複合機では、パスワードの設定により情報漏洩の防止を図っており、スキャンデータを暗号化PDFファイルにすることで、権限を持たないユーザによる閲覧、印刷等を防止している。
特開2005−244411号公報
ここで、スキャンtoE−mail機能を利用し、パスワードで暗号化されたPDFファイルを電子メールに添付して送信する場合には、該暗号化PDFファイルを復号するためのパスワードを、電子メールの受信者に対して知らせる手立てが必要になる。しかしながら、暗号化PDFファイルとパスワードとを同じ電子メールで一緒に送信したのでは、例えば当該電子メールが第三者に盗聴された場合等、セキュリティ上の問題が生じるおそれがある。一方、パスワードを通知する手法を複雑かつ厳重にすれば、ネットワーク複合機を利用するユーザに煩わしさを与えるおそれがある。
本発明は、上記問題点を解消する為になされたものであり、パスワードでロックされたデータファイルを電子メールに添付して送信する際に、ロックを解除するためのパスワードを、セキュリティを確保しつつ手軽に通知することが可能な電子メール通信装置を提供することを目的とする。
本発明に係る電子メール通信装置は、電子メールを送信する送信手段と、電子メールを受信する受信手段とを備える電子メール通信装置であって、送信手段が、パスワードでロックされたデータファイルが添付された電子メールを送信する際に、該電子メールに既読確認要求情報を付加するとともに、受信手段により既読確認情報を含む返信メールが受信されたときに、該返信メールに対してパスワードを含む電子メールを返信することを特徴とする。
本発明に係る電子メール通信装置によれば、既読確認情報を含む返信メールが受信されたときに、該返信メールに対して、パスワードを含む電子メールが返信される。すなわち、パスワードでロックされたデータファイルと、ロックを解除するパスワードとが別々に送信されるため、セキュリティを確保することができる。また、既読確認情報が受信されたときに、パスワードが自動的に返信されるため、ユーザに煩わしさを与えることがない。その結果、パスワードでロックされたデータファイルを電子メールに添付して送信する際に、ロックを解除するためのパスワードを、セキュリティを確保しつつ手軽に通知することが可能となる。
本発明に係る電子メール通信装置は、電子メールのメッセージIDと、該電子メールに添付されたデータファイルをロックしたパスワードとを対応付けて管理するパスワード管理テーブルを記憶する記憶手段を備え、送信手段が、受信手段により既読確認情報を含む返信メールが受信されたときに、既読確認情報に含まれるメッセージIDに対応するパスワードを記憶手段に記憶されているパスワード管理テーブルから取得して返信することが好ましい。
このようにすれば、電子メールに添付されて送信されたデータファイルに対応するパスワードを正確に通知することが可能となる。
本発明に係る電子メール通信装置では、送信手段が、受信手段により既読確認情報を含む返信メールが受信されたときに、該返信メールに公開鍵が付加されている場合には、該返信メールに対して、公開鍵で暗号化されたパスワードを返信することが好ましい。
この場合、返信メールに付加されていた公開鍵でパスワードが暗号化されるため、パスワードを通知する際のセキュリティをより向上することが可能となる。一方、ユーザは公開鍵を取りに行く必要がなく、かつ暗号化は自動的に行われるため、ユーザに煩わしさを与えることはない。
本発明に係る電子メール通信装置では、パスワードでロックされたデータファイルが、暗号化画像ファイルであることが好ましい。
この場合、暗号化画像ファイルを復号するためのパスワードを、セキュリティを確保しつつ手軽に通知することが可能となる。
本発明によれば、パスワードでロックされたデータファイルが添付された電子メールを送信する際に、該電子メールに既読確認要求情報を付加するとともに、既読確認情報を含む返信メールが受信されたときに、該返信メールに対してパスワードを含む電子メールを返信する構成としたので、パスワードでロックされたデータファイルを電子メールに添付して送信する際に、ロックを解除するためのパスワードを、セキュリティを確保しつつ手軽に通知することが可能となる。
以下、図面を参照して本発明の好適な実施形態について詳細に説明する。なお、各図において、同一要素には同一符号を付して重複する説明を省略する。また、ここでは、実施形態に係る電子メール通信装置として、電子メール通信機能を有するネットワーク複合機を例にして説明する。
まず、図1、2を用いて、実施形態に係るネットワーク複合機1を含むネットワークシステムの構成、及び、ネットワーク複合機1の構成について説明する。図1は、ネットワーク複合機1を含むネットワークシステムの構成を示す図である。また、図2は、ネットワーク複合機1の構成を示すブロック図である。
図1に示されるネットワークシステムは、ネットワーク複合機1、LAN51を介してネットワーク複合機1と接続されるクライアント端末2、及び、インターネット52を介してネットワーク複合機1と接続されるクライアント端末3を備えて構成されている。なお、図1では、LAN51及びインターネット52を介して2台のクライアント端末2,3がネットワーク複合機1と接続されている例を示したが、ネットワーク複合機1に接続されるクライアント端末の数は2台に限られない。
ネットワーク複合機1は、ネットワーク対応されたスキャナ、プリンタ、コピー、ファクシミリ、IFAX(インターネットファクシミリ)、Webサーバの各機能に加えて、電子メール送受信機能を有するものである。また、ネットワーク複合機1は、スキャンtoE−mail機能を有し、暗号化PDFファイル(特許請求の範囲に記載の暗号化画像ファイルに相当)を生成するとともに、該暗号化PDFファイルを電子メールに添付して、例えばクライアント端末2又はクライアント端末3に対して送信する。その際に、ネットワーク複合機1は、該電子メールに既読確認(MDN:message disposition notifications)要求情報を付加する。そして、ネットワーク複合機1は、既読確認(MDN)情報を含む返信メールが受信されたときに、該返信メールに対して暗号化PDFファイルを復号するためのパスワードを含む電子メールを返信する。これらの各機能を実現するためにネットワーク複合機1は、制御部10、操作部11、表示部12、読取部13、記録部14、コーデック15、画像記憶部16、モデム17、NCU18、IFAX制御部19、電子メール送受信部20、Webサーバ21、及び、LANインターフェース22等を備えている。なお、各部は通信線23で相互に通信可能に接続されている。
制御部10は、演算を行うマイクロプロセッサ、マイクロプロセッサに各処理を実行させるためのプログラム等を記憶するROM、演算結果などの各種データを一時的に記憶するRAM、及びデータがバックアップされているバックアップRAM10A等により構成されている。制御部10は、ROMに記憶されているプログラムを実行することにより、以下に説明するネットワーク複合機1を構成する各部の機能を実現するとともに、ネットワーク複合機1を構成するハードウェアを統合的に制御する。
制御部10を構成するバックアップRAM10Aは、スキャンtoE−mail機能により送信された、暗号化PDFファイルが添付された電子メールのメッセージIDと、操作部11から入力された、PDFファイルを暗号化するためのパスワードとを対応付けて管理するパスワード管理テーブルを記憶している。すなわち、バックアップRAM10Aは、特許請求の範囲に記載の記憶手段として機能する。
ここで、バックアップRAM10Aに記憶されているパスワード管理テーブルの一例を図3に示す。図3に示されるように、パスワード管理テーブルは、連番で付与される履歴番号が記録される履歴番号欄60、電子メールのメッセージIDが記録されるメッセージID欄61、及び、電子メールに添付された暗号化PDFファイルのパスワードが記録されるパスワード欄62から構成されている。なお、図3に示された例では、履歴番号1番として、電子メールのメッセージID「20071226115736.9A09.test@example.com」と暗号化PDFファイルのパスワード「abcdef」とが対応付けられて管理されている。また、履歴番号2番として、電子メールのメッセージID「20071226115736.9A09.Test2@example.com」と暗号化PDFファイルのパスワード「Test123」とが対応付けられて管理されている。
操作部11は、ネットワーク複合機1の各機能を利用するために用いられる複数のキー、例えば、テンキー、短縮キー、スタートキー、ストップキー、及び各種のファンクションキー等を備えている。操作部11は、ユーザによる、スキャンtoE−mail機能を呼び出す操作、メールアドレスを入力する操作、及びPDFファイルを暗号化するためのパスワードを入力する操作等を受け付ける。なお、操作部11から入力されたパスワードは後述する読取部13に出力される。操作部11は、また、送信される電子メールに既読確認要求情報が付加されるように設定する操作を受け付ける。ここで、スキャンした原稿を電子メールの添付ファイルとして例えばクライアント端末3に送信する場合、ネットワーク複合機1のユーザは、スキャンする原稿をセットするとともに、ファンクションキー等を操作してスキャンtoE−mail機能を呼び出し、テンキー又は短縮キー等を用いて送信先(クライアント端末3)のメールアドレス及びPDFファイルを暗号化するためのパスワードを入力した後、スタートキーを押下げることによりスキャンtoE−mailを実行することができる。
読取部13は、光源及びCCD等によって構成されており、紙文書等の原稿を設定された副走査線密度に応じてライン毎に読み取り、画像データを生成する。また、読取部13は、ユーザの要求に応じ、操作部11から入力されたパスワードを暗号キーとして、画像データを暗号化し、暗号化PDFファイルを生成する。なお、読取部13で生成された暗号化PDFファイルは電子メール送受信部20に出力される。
電子メール送受信部20は、SMTP(Simple Mail Transfer Protocol)に従って電子メールを送信する機能、及び、POP(Post Office Protocol)に従って電子メールを受信する機能を有している。すなわち、電子メール送受信部20は、特許請求の範囲に記載の送信手段及び受信手段として機能する。
電子メール送受信部20は、スキャンtoE−mail機能が実行される際に、読取部13で生成された暗号化PDFファイルを既読確認要求情報が付加された電子メールに添付し、操作部11から入力されたメールアドレス宛に送信する。ここで、暗号化PDFファイルが添付された電子メールが送信される際に、該電子メールのメッセージIDと、該電子メールに添付された暗号化PDFファイルのパスワードとがパスワード管理テーブルに対応付けて記録される。
さらに、電子メール送受信部20は、既読確認情報を含む返信メールを受信したときに、該既読確認情報からメッセージIDを抽出し、該メッセージIDに対応するパスワードをパスワード管理テーブルから取得する。そして、電子メール送受信部20は、既読確認情報を含む返信メールに対して、暗号化PDFファイルを復号するためのパスワードを含む電子メールを返信する。
その他、表示部12は、LCD等を用いた表示装置であり、ネットワーク複合機1の動作状態及び/又は各種設定内容等を表示する。記録部14は、電子写真方式のプリンタであり、読取部13により読み取られた画像データ、及び、ファクシミリで受信された画像データ等を用紙にプリントアウトする。
コーデック15は、読取部13で読み取られた画像データを符号化圧縮(以下、単に「符号化」という)するとともに符号化されている画像データを復号する。画像記憶部16は、DRAM等で構成されており、コーデック15で符号化された画像データ、及びファクシミリ受信された画像データ等を記憶する。モデム(変復調器)17は、ディジタル信号とアナログ信号との間の変復調を行う。また、モデム17は、ディジタル命令信号(DCS)等の各種機能情報の発生及び検出を行う。NCU(Network Control Unit)18は、モデム17と接続されており、モデム17と公衆交換電話網(PSTN)50との接続を制御する。また、NCU18は、送信先のファクシミリ番号に対応した呼出信号の送出、及びその着信を検出する機能を備えている。
IFAX制御部19は、インターネット環境を利用したインターネットFAX(IFAX)機能を司る。IFAX制御部19は、送信原稿をTIFF形式等の画像データとして電子メールに添付し、メールアドレス宛てに送信する。また、IFAX制御部19は、設定された時間毎にPOPサーバから電子メールを受信してプリントアウトする。
Webサーバ21は、例えばHTMLで記述されたホームページ、ログインページ、及びファクシミリ操作ページ等のデータに対して、クライアント端末2,3からアクセスして所定のHTTPタスクを実行することを可能にする。LANインターフェース22は、ルータ30等が接続されたLAN51に接続され、インターネット52からの信号をルータ30を介して受信するとともに、LAN51に対して信号やデータを送信する。LANインターフェース22は、信号変換及びプロトコル変換等のインターフェース処理を実行するとともに、データ通信中の通信エラーを検出する。
一方、クライアント端末2,3は、ユーザによって利用されるパーソナルコンピュータであり、SMTP及びPOPに従って電子メールの送受信を行うメーラが搭載されている。クライアント端末2,3に搭載されているメーラは、メール到達後のステータスを送信元(ここではネットワーク複合機1)に対して通知するMDNに対応しており、既読確認(MDN)要求情報が付加された電子メールに対して、既読確認(MDN)情報を含む電子メールを返信することができるものである。また、クライアント端末2,3は、ネットワーク複合機1から電子メールで送られたパスワードを取得し、該パスワードを復号キーとして暗号化PDFファイルを復号する機能を有している。
次に、図4を用いて、ネットワーク複合機1の動作について説明する。図4は、ネットワーク複合機1による電子メール通信処理の処理手順を示すシーケンス図である。なお、ここでは、ネットワーク複合機1からクライアント端末3に対して、暗号化PDFファイル及び該暗号化PDFファイルを復号するためのパスワードを電子メールで送信する場合を例にして説明する。
まず、ネットワーク複合機1においてスキャンtoE−mail処理が実行され、暗号化PDFファイルが添付された電子メールがクライアント端末3に対して送信される(ステップS100)。より詳細には、まず、読取部13において原稿がスキャンされるとともに、生成されたPDFファイルが、操作部11から入力されたパスワードを暗号キーとして暗号化され、暗号化PDFファイルが生成される。次に、生成された暗号化PDFファイルが、既読確認要求情報が付加された電子メールに添付され、操作部11から入力されたクライアント端末3のメールアドレス宛に送信される。なお、暗号化PDFファイルが添付された電子メールが送信される際に、該電子メールのメッセージIDと、該電子メールに添付された暗号化PDFファイルのパスワードとがパスワード管理テーブルに記録される。
ネットワーク複合機1から既読確認要求情報が付加された電子メールを受信したクライアント端末3は、該電子メールがユーザにより開封されたときに、既読確認情報を含む電子メールをネットワーク複合機1に対して返信する(ステップS102)。
ネットワーク複合機1は、クライアント端末3からの既読確認情報を含む返信メールが電子メール送受信部20により受信されたときに、該既読確認情報からメッセージIDを抽出し、該メッセージIDに対応するパスワードをパスワード管理テーブルから取得する。そして、ネットワーク複合機1は、ステップS100で送信した暗号化PDFファイルを復号するためのパスワードを含む電子メールをクライアント端末3に対して送信する(ステップS104)。
ネットワーク複合機1から電子メールで送られたパスワードを取得したクライアント端末3は、該パスワードを復号キーとして暗号化PDFファイルを復号し、元のPDFファイルを取得する。
本実施形態によれば、クライアント端末2,3から既読確認情報を含む返信メールが受信されたときに、該返信メールに対して、パスワードを含む電子メールが返信される。すなわち、パスワードで暗号化された暗号化PDFファイルと、暗号化PDFファイルを復号するパスワードとが別々に送信されるため、セキュリティを確保することができる。また、既読確認情報が受信されたときに、パスワードが自動的に返信されるため、ネットワーク複合機1のユーザに煩わしさを与えることがない。その結果、スキャンtoE−mail機能を利用して暗号化されたPDFファイルを電子メールに添付して送信する際に、該暗号化PDFファイルを復号するためのパスワードを、セキュリティを確保しつつ手軽に通知することが可能となる。
本実施形態によれば、電子メールのメッセージIDと、該電子メールに添付された暗号化PDFファイルのパスワードとがパスワード管理テーブルに対応付けて記録される。そして、既読確認情報を含む返信メールが受信されたときに、該既読確認情報に含まれるメッセージIDに対応するパスワードがパスワード管理テーブルから取得されて返信される。そのため、電子メールに添付されて送信された暗号化PDFファイルに対応するパスワードを正確に通知することが可能となる。
上記実施形態では、クライアント端末2,3にパスワードを送信する際、該パスワードを平文で送信したが、該パスワードを暗号化して送信する構成としてもよい。この実施形態では、ネットワーク複合機1(電子メール送受信部20)及びクライアント端末2,3として、例えばS/MIME(Secure Multipurpose Internet Mail Extensions)に対応し、暗号化/復号機能を有するものを用いる。
この場合、上述したステップS102において、クライアント端末3は、既読確認情報を含む電子メールをネットワーク複合機1に対して返信する際に、該電子メールにクライアント端末3の公開鍵を付加して返信する。
また、上述したステップS104において、電子メール送受信部20は、受信した返信メールからクライアント端末3の公開鍵を取得し、該公開鍵を用いてパスワードを暗号化してクライアント端末3へ送信する。
電子メールを受信したクライアント端末3は、受信した電子メールに含まれる暗号化されたパスワードを自機の秘密鍵を用いて復号し、パスワードを取得する。そして、クライアント端末3は、復号されたパスワードを復号キーとして暗号化PDFファイルを復号し、元のPDFファイルを取得する。
本実施形態によれば、既読確認情報を含む返信メールに付加されたクライアント端末3の公開鍵を用いてパスワードが暗号化され、送信されるため、パスワードを通知する際のセキュリティをより向上することが可能となる。また、公開鍵は、既読確認情報を含む返信メールに付加されて送られてくるため、ネットワーク複合機1のユーザは公開鍵を取りに行く必要がなく、パスワードの暗号化も自動的に行われるため、ユーザに煩わしさを与えることはない。
以上、本発明の実施の形態について説明したが、本発明は、上記実施形態に限定されるものではなく種々の変形が可能である。例えば、上記実施形態では、パスワードロックされたデータファイルの例として暗号化PDFファイルを挙げて説明したが、本発明で使用することができるパスワードロックされたデータファイルは、暗号化PDFファイルに限られない。
また、上記実施形態では、暗号化PDFファイルを電子メールに添付して送信する例としてスキャンtoE−mail機能を挙げて説明したが、本発明の適用範囲は、スキャンtoE−mailに限られることなく、パスワードロックされたデータファイルを電子メールに添付して送信する通常の用途においても適用することができる。
また、上記実施形態では、本発明をネットワーク複合機に適用した場合を例にして説明したが、本発明は、電子メール機能が搭載された一般的なパーソナルコンピュータ等にも適用することができる。
1 ネットワーク複合機
2,3 クライアント端末
10 制御部
10A バックアップRAM
11 操作部
12 表示部
13 読取部
14 記録部
15 コーデック
16 画像記憶部
17 モデム
18 NCU
19 IFAX制御部
20 電子メール送受信部
21 Webサーバ
22 LANインターフェース
30 ルータ
50 PSTN
51 LAN
52 インターネット
2,3 クライアント端末
10 制御部
10A バックアップRAM
11 操作部
12 表示部
13 読取部
14 記録部
15 コーデック
16 画像記憶部
17 モデム
18 NCU
19 IFAX制御部
20 電子メール送受信部
21 Webサーバ
22 LANインターフェース
30 ルータ
50 PSTN
51 LAN
52 インターネット
Claims (4)
- 電子メールを送信する送信手段と、電子メールを受信する受信手段とを備える電子メール通信装置であって、
前記送信手段は、パスワードでロックされたデータファイルが添付された電子メールを送信する際に、該電子メールに既読確認要求情報を付加するとともに、前記受信手段により既読確認情報を含む返信メールが受信されたときに、該返信メールに対して前記パスワードを含む電子メールを返信することを特徴とする電子メール通信装置。 - 前記電子メールのメッセージIDと、該電子メールに添付されたデータファイルをロックしたパスワードとを対応付けて管理するパスワード管理テーブルを記憶する記憶手段を備え、
前記送信手段は、前記受信手段により既読確認情報を含む返信メールが受信されたときに、前記既読確認情報に含まれるメッセージIDに対応するパスワードを前記記憶手段に記憶されているパスワード管理テーブルから取得して返信することを特徴とする請求項1に記載の電子メール通信装置。 - 前記送信手段は、前記受信手段により既読確認情報を含む返信メールが受信されたときに、該返信メールに公開鍵が付加されている場合には、該返信メールに対して、前記公開鍵で暗号化されたパスワードを返信することを特徴とする請求項1又は2に記載の電子メール通信装置。
- 前記パスワードでロックされたデータファイルは、暗号化画像ファイルであることを特徴とする請求項1〜3のいずれか1項に記載の電子メール通信装置。
Priority Applications (1)
Application Number | Priority Date | Filing Date | Title |
---|---|---|---|
JP2008105025A JP2009260499A (ja) | 2008-04-14 | 2008-04-14 | 電子メール通信装置 |
Applications Claiming Priority (1)
Application Number | Priority Date | Filing Date | Title |
---|---|---|---|
JP2008105025A JP2009260499A (ja) | 2008-04-14 | 2008-04-14 | 電子メール通信装置 |
Publications (1)
Publication Number | Publication Date |
---|---|
JP2009260499A true JP2009260499A (ja) | 2009-11-05 |
Family
ID=41387384
Family Applications (1)
Application Number | Title | Priority Date | Filing Date |
---|---|---|---|
JP2008105025A Pending JP2009260499A (ja) | 2008-04-14 | 2008-04-14 | 電子メール通信装置 |
Country Status (1)
Country | Link |
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JP (1) | JP2009260499A (ja) |
Cited By (2)
Publication number | Priority date | Publication date | Assignee | Title |
---|---|---|---|---|
CN103971062A (zh) * | 2013-01-31 | 2014-08-06 | 株式会社OPTiM | 移动终端、文档管理方法、用于移动终端的程序 |
JP7521751B2 (ja) | 2020-12-01 | 2024-07-24 | Hennge株式会社 | ファイル管理システム、情報処理装置、プログラム及び情報処理方法 |
-
2008
- 2008-04-14 JP JP2008105025A patent/JP2009260499A/ja active Pending
Cited By (3)
Publication number | Priority date | Publication date | Assignee | Title |
---|---|---|---|---|
CN103971062A (zh) * | 2013-01-31 | 2014-08-06 | 株式会社OPTiM | 移动终端、文档管理方法、用于移动终端的程序 |
JP2014150403A (ja) * | 2013-01-31 | 2014-08-21 | Optim Corp | 携帯端末、ドキュメント管理方法、携帯端末用プログラム |
JP7521751B2 (ja) | 2020-12-01 | 2024-07-24 | Hennge株式会社 | ファイル管理システム、情報処理装置、プログラム及び情報処理方法 |
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