JP2009151402A - Method and system for reflecting change in organization information - Google Patents

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JP2009151402A JP2007326701A JP2007326701A JP2009151402A JP 2009151402 A JP2009151402 A JP 2009151402A JP 2007326701 A JP2007326701 A JP 2007326701A JP 2007326701 A JP2007326701 A JP 2007326701A JP 2009151402 A JP2009151402 A JP 2009151402A
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博夫 堀井
Reina Haruta
玲奈 春田
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Abstract

<P>PROBLEM TO BE SOLVED: To support correcting a document in which a task process is described by specifying the range of a task process affected by the organization change of an enterprise when the organization structure is changed. <P>SOLUTION: An organization information change reflection system 200 equipped with a task process information database 210 in which organization information and a task process are stored in association with each other is configured to specify an organization affected by the change of an organization designated by a user, and to specify a task process associated with the organization as an object to be changed. Thus, it is possible to correct the task process to be actually changed by the user from among the task processes, and to reflect the content of the corrected task process in the document in which the task process is described. <P>COPYRIGHT: (C)2009,JPO&INPIT

Description

本発明は、業務情報を管理する技術に関する。その中でも特に、組織情報の変更に応じて、業務情報の変更が必要な範囲を特定する技術に関する。なお、業務情報とは、組織での業務に関する情報であって、特に業務プロセスを記述した文書や文書に記述した業務プロセスを示す業務プロセス情報を指す。その中には、内部統制のために必要な文書などが含まれる。   The present invention relates to technology for managing business information. In particular, the present invention relates to a technique for identifying a range in which business information needs to be changed according to changes in organization information. The business information is information related to business in the organization, and particularly refers to business process information indicating a document describing a business process and a business process described in the document. These include documents necessary for internal control.

金融商品取引法の改正により、上場企業に対して内部統制の整備が義務付けられた。内部統制の整備においては、企業で行われている業務プロセスを文書化する作業が必須となるが、企業の組織変更に伴い業務プロセスなどは頻繁に変更されるため、業務プロセスを記述した文書も修正し、管理していかなくてはならない。   The revision of the Financial Instruments and Exchange Act has required listed companies to maintain internal controls. In the establishment of internal controls, it is essential to document the business processes being carried out by the company. However, since business processes are frequently changed as the organization changes, there are documents that describe the business processes. It must be corrected and managed.

こうした文書を管理するシステムとして、特許文献１には、以下のことが記載されている。すなわち、管理する総ての文書に対する組織情報を持つ文書管理ファイルと、組織の名称と該組織の階層構造を管理する組織管理ファイルと、組織の変更と組織の関連付けを行う中央処理装置とを備え、組織に対する各種の変更が行われた時には、その変更内容に基づいて、変更対象組織と別の組織を１対１に対応づけするとの記載がある。   As a system for managing such a document, Patent Document 1 describes the following. That is, a document management file having organization information for all the documents to be managed, an organization management file for managing the organization name and the hierarchical structure of the organization, and a central processing unit for associating the organization with the organization When various changes are made to the organization, there is a description that the organization to be changed is associated with another organization on a one-to-one basis based on the contents of the change.

特開平７−３１９９２１JP-A-7-319921

しかしながら、特許文献１においては、追加などされた組織と別の組織を１対１に対応付けている。このため、組織変更において、ある部署の一部が独立した場合、複数の部署でそれぞれ行われていた業務を他部署で行うような場合など、１対１の単純な対応付けでは対処できない場合には、文書管理ファイルをうまく対応付けできない。   However, in Patent Document 1, an added organization and another organization are associated with each other on a one-to-one basis. For this reason, in the organizational change, when a part of a certain department is independent, or when a business that has been performed in a plurality of departments is performed in another department, a simple one-to-one correspondence cannot be used. Cannot properly associate document management files.

また、特許文献１においては、組織変更される組織以外に対応付いた情報に対する影響は考慮されていない。例えば、ある部署（Ａ部署）から１つの部署（Ｂ部署）が独立した場合、Ａ部署ではこれまで行っていた業務が変更される場合がある。このような場合に限らず、組織名や組織コードなど組織を管理する情報は変化しなくとも、組織変更に伴いその業務が変わることがある。このような場合の対応も特許文献１では考慮されていない。   Moreover, in patent document 1, the influence with respect to the information matched except the structure | tissue changed organization is not considered. For example, when one department (Department B) is independent from a certain department (Department A), the operations that have been performed in the department A may be changed. Not only in such a case, even if the information for managing the organization such as the organization name and organization code does not change, the business may change according to the organization change. The correspondence in such a case is not considered in Patent Document 1.

そこで、本発明は、既存業務システムの組織情報の変更に伴い修正が必要となる業務プロセスの候補を特定する。特に、変更される組織など、利用者から指定される組織における変更の影響を受ける組織を特定し、これに対応付いた業務情報を変更の対象として特定する。   Therefore, the present invention specifies business process candidates that need to be corrected in accordance with changes in the organization information of the existing business system. In particular, the organization affected by the change in the organization designated by the user, such as the organization to be changed, is specified, and the business information corresponding to this is specified as the change target.

より具体的には、組織ＩＤにより識別される組織情報と業務ＩＤにより識別される業務情報とを対応付けて記憶する記憶装置を有した組織情報変更反映システムを用いて、記憶装置に記憶された組織情報の変更に伴い業務情報を変更する作業を支援する組織情報変更反映方法において、
前記組織情報変更反映システムは、
前記組織情報が変更される際に、当該組織情報変更反映システムの利用者から指定された複数の組織ＩＤに基づいて、当該組織情報の組織ＩＤを算出し、
算出された前記組織ＩＤに基づいて、当該組織ＩＤに関連付いた組織の組織ＩＤを特定し、
特定された前記組織ＩＤに対応付けられた業務ＩＤにより識別される業務情報を、前記組織情報の追加に伴い変更が必要となる業務情報の候補として前記記憶装置から抽出することを特徴とする組織情報変更反映方法が本発明に含まれる。 More specifically, the information is stored in the storage device using an organization information change reflection system having a storage device that stores the organization information identified by the organization ID and the business information identified by the business ID in association with each other. In the organization information change reflection method that supports the work to change business information along with the change of organization information,
The organization information change reflection system is
When the organization information is changed, an organization ID of the organization information is calculated based on a plurality of organization IDs designated by a user of the organization information change reflection system,
Based on the calculated organization ID, the organization ID of the organization associated with the organization ID is specified,
An organization characterized in that the business information identified by the business ID associated with the identified organization ID is extracted from the storage device as a candidate of business information that needs to be changed along with the addition of the organization information. An information change reflection method is included in the present invention.

また、本発明は、前記組織ＩＤは複数の数値からなり、
前記組織情報の組織ＩＤの算出は、利用者からの指定により特定される２つの組織ＩＤの間の値を算出することを特徴とする組織情報変更反映方法も含まれる。 In the present invention, the organization ID is composed of a plurality of numerical values.
The calculation of the organization ID of the organization information also includes an organization information change reflection method characterized by calculating a value between two organization IDs specified by designation from the user.

また、本発明は、前記組織情報の組織ＩＤの算出は、利用者からの指定により特定される２つの組織ＩＤの平均値を算出することを特徴とする組織情報変更反映方法も含まれる。   The present invention also includes an organization information change reflection method characterized in that the organization ID of the organization information is calculated by calculating an average value of two organization IDs specified by designation from a user.

また、本発明は、前記組織ＩＤに関連付けられた組織の組織ＩＤの特定は、前記平均値の整数部と同一の整数部を有する組織ＩＤを特定することを特徴とする組織情報変更反映方法も本発明に含まれる。   Further, the present invention also provides an organization information change reflection method characterized in that the organization ID of the organization associated with the organization ID is specified by an organization ID having the same integer part as the integer part of the average value. It is included in the present invention.

また、本発明は、組織ＩＤにより識別される組織情報と業務ＩＤにより識別される業務情報とを対応付けて記憶する記憶装置を有し、前記記憶装置に記憶された組織情報の変更に伴い業務情報を変更する作業を支援する組織情報変更反映システムにおいて、
前記組織情報変更反映システムは、
前記組織情報が追加される際に、当該組織情報変更反映システムの利用者から指定された複数の組織ＩＤに基づいて、当該組織情報の組織ＩＤを算出する組織ＩＤ算出手段と、
算出された前記組織ＩＤに基づいて、当該組織ＩＤに関連付いた組織の組織ＩＤを特定する組織ＩＤ特定手段と、
特定された前記組織ＩＤに対応付けられた業務ＩＤにより識別される業務情報を、前記組織情報の追加に伴い変更が必要となる業務情報の候補として前記記憶装置から抽出する業務情報抽出手段とを有することを特徴とする組織情報変更反映システムも含まれる。 In addition, the present invention has a storage device that stores the organization information identified by the organization ID and the business information identified by the business ID in association with each other, and the business according to the change of the organization information stored in the storage device In the organization information change reflection system that supports the work to change information,
The organization information change reflection system is
An organization ID calculating means for calculating an organization ID of the organization information based on a plurality of organization IDs designated by a user of the organization information change reflection system when the organization information is added;
An organization ID specifying means for specifying an organization ID of an organization associated with the organization ID based on the calculated organization ID;
Business information extracting means for extracting, from the storage device, business information identified by a business ID associated with the identified organization ID as a candidate of business information that needs to be changed along with the addition of the organizational information; Also included is an organization information change reflection system characterized by having.

また、本発明は、前記組織ＩＤは複数の数値からなり、
前記組織ＩＤ算出手段は、利用者からの指定により特定される２つの組織ＩＤの間の値を算出することを特徴とする組織情報変更反映システム。 In the present invention, the organization ID is composed of a plurality of numerical values.
The organization ID calculation unit calculates a value between two organization IDs specified by a designation from a user.

また、本発明は、前記組織ＩＤ算出手段は、利用者からの指定により特定される２つの組織ＩＤの平均値を算出することを特徴とする組織情報変更反映システムも含まれる。   Further, the present invention includes an organization information change reflection system characterized in that the organization ID calculation means calculates an average value of two organization IDs specified by designation from a user.

更に、本発明は、前記組織ＩＤ特定手段は、前記平均値の整数部と同一の整数部を有する組織ＩＤを特定することを特徴とする組織情報変更反映システムも含まれる。   Furthermore, the present invention includes an organization information change reflection system characterized in that the organization ID specifying means specifies an organization ID having the same integer part as the integer part of the average value.

本発明により、企業の組織情報が変更された場合に、その変更に伴い修正が必要となる業務情報の範囲を特定でき、業務情報を記載した文書の修正作業を迅速に行うことができる。   According to the present invention, when the organization information of a company is changed, it is possible to specify a range of business information that needs to be corrected along with the change, and to quickly correct a document in which the business information is described.

以下、本発明の実施の形態について図面により詳細に説明する。   Hereinafter, embodiments of the present invention will be described in detail with reference to the drawings.

図１は、本実施例における組織情報変更反映システムの、実施形態のネットワーク図を示したものである。図２(a)(b)は本発明における組織情報変更反映システム２００の処理の流れを示すフローチャート、図３(a)〜(ｆ)は本実施例におけるデータベース、図４(a)〜(d)は本実施例における画面をそれぞれ示した図である。   FIG. 1 shows a network diagram of an embodiment of an organization information change reflection system in the present embodiment. 2 (a) and 2 (b) are flowcharts showing the processing flow of the organization information change reflection system 200 in the present invention, FIGS. 3 (a) to 3 (f) are databases in this embodiment, and FIGS. 4 (a) to (d). () Is a diagram showing each screen in the present embodiment.

図１において、１００は利用者が組織情報の変更について入力するＰＣ、２００は組織情報データベース４１０の組織情報の変更を業務プロセス情報データベース２１０の業務プロセス情報へ反映するシステムであり、サーバマシン内にその機能を持つ。４００は、利用者から申請された組織情報の変更を組織情報データベース４１０に反映するシステムであり、サーバマシン内にその機能を持つ。   In FIG. 1, reference numeral 100 denotes a PC on which a user inputs change of organization information, and 200 denotes a system that reflects the change of organization information in the organization information database 410 to the business process information in the business process information database 210. With its function. Reference numeral 400 denotes a system that reflects a change in organization information requested by a user in the organization information database 410, and has a function in the server machine.

組織情報変更反映システム２００は、業務プロセス情報データベース２１０、変更ログデータベース２２０、承認者情報データベース２３０、申請者情報データベース２３５、変更承認ログデータベース２４０、文書ファイル保存先データベース２５０、データの入出力を行う入出力部２６０、ＣＰＵやメモリからなる処理部２７０、プログラム部２８０を有している。なお、プログラム部２８０はそれぞれ後述する処理を実行するためのプログラムが格納される媒体で実現される。   The organization information change reflection system 200 performs business process information database 210, change log database 220, approver information database 230, applicant information database 235, change approval log database 240, document file storage destination database 250, and data input / output. An input / output unit 260, a processing unit 270 including a CPU and a memory, and a program unit 280 are included. The program unit 280 is realized by a medium that stores a program for executing processing to be described later.

既存業務システム４００は、組織情報データベース４１０、データの入出力を行う入出力部４２０、ＣＰＵやメモリからなる処理部４３０、プログラム部４４０を有している。なお、プログラム部４４０はそれぞれ後述する処理を実行するためのプログラムが格納される媒体で実現される。   The existing business system 400 includes an organization information database 410, an input / output unit 420 that inputs and outputs data, a processing unit 430 that includes a CPU and a memory, and a program unit 440. The program unit 440 is realized by a medium that stores a program for executing processing to be described later.

次に、組織情報の変更申請から業務情報への変更内容の反映までを、図２(a)(b)のフローチャートに従って説明する。なお、図に示した各手順は、組織情報変更反映システム２００のプログラム部２８０、既存業務システム４００のプログラム部４４０に格納されたプログラムに従って処理部２７０、４３０でそれぞれ実行されているものとする。   Next, the process from the application for changing the organization information to the reflection of the changed contents in the business information will be described with reference to the flowcharts of FIGS. Each procedure shown in the figure is executed by the processing units 270 and 430 in accordance with programs stored in the program unit 280 of the organization information change reflection system 200 and the program unit 440 of the existing business system 400, respectively.

まず、利用者はＰＣ１００上で、組織情報の変更申請を行う。ここで、組織情報の変更とは、組織情報の更新、追加、削除という３つの処理を指す。利用者は、複数の組織情報（「組織ＩＤ」、「組織コード」、「事業部名」、「部名」、「課名」）が表示された組織情報変更画面から、組織情報の変更対象箇所を画面中のカーソルを用いて選択し、変更後の内容を入力後、送信ボタンを押下する。組織情報変更画面の画面イメージを図４(a)に示す。   First, the user applies an organization information change application on the PC 100. Here, the change of the organization information refers to three processes of updating, adding, and deleting the organization information. The user can change the organization information from the organization information change screen on which multiple organization information (“organization ID”, “organization code”, “business department name”, “department name”, “section name”) is displayed. Select the location using the cursor on the screen, enter the changed content, and press the send button. A screen image of the organization information change screen is shown in FIG.

組織情報を更新する場合は、利用者がＰＣ１００の画面上のカーソルで、更新対象となる組織情報を指定し、新たな組織情報を入力し送信ボタンを押下する。また、組織情報を削除する場合は、カーソルで削除対象となる組織情報を指定後、キーボードの「Delete」ボタンを押下する。また、新規に組織情報を追加する場合は、利用者がカーソルで追加する組織情報の位置を指定すると、ＰＣ１００は指定された位置に空白のレコードを表示し、そのレコードに入力される組織情報の入力を受け付ける。なお、更新・追加・削除の各処理を実行するためのボタンを画面に設ける実施形態にしてもよい。   When updating the organization information, the user designates the organization information to be updated with the cursor on the screen of the PC 100, inputs the new organization information, and presses the send button. When deleting the organization information, the organization information to be deleted is designated with the cursor, and then the “Delete” button on the keyboard is pressed. In addition, when newly adding organization information, if the user specifies the position of the organization information to be added with the cursor, the PC 100 displays a blank record at the specified position, and the organization information input to the record is displayed. Accept input. In addition, you may make it the embodiment which provides the button for performing each process of update, addition, and deletion on a screen.

ここでは例として、経理部第二課を企画部第一課に変更する。また、経理部第四課と営業部訪問営業二課を追加する。この場合、利用者は、ＰＣ１００の画面上で、経理部第二課と、経理部第三課と営業部窓口営業課の間と、営業部窓口営業課と営業部ネットワーク営業課の間の位置をカーソルで選択する。カーソルで選択後、経理部第二課を企画部第一課に変更し、経理部第四課と営業部訪問営業二課を入力後、送信ボタンを押下すると、図４(b)の組織情報変更画面（送信後）が表示される。   Here, as an example, the accounting department 2nd section is changed to the planning department 1st section. In addition, the Accounting Department Section 4 and the Sales Department Visit Sales Section 2 will be added. In this case, the user positions on the screen of the PC 100 between the accounting department second section, the accounting department third section, and the sales department counter sales section, and between the sales department counter sales section and the sales department network sales section. Select with the cursor. After selecting with the cursor, change Accounting Department 2 to Planning Department 1 and input Accounting Department 4 and Sales Department Visit Sales 2 and press the Send button. Organization information shown in Fig. 4 (b) The change screen (after sending) is displayed.

送信ボタンの押下後、ＰＣ１００は、組織情報の変更申請情報（「組織ＩＤ」、「組織コード」、「事業部名」、「部名」、「課名」）を組織情報変更反映システム２００に送信する（ステップ５０１）。組織情報変更反映システム２００では、受信した変更申請情報に基づいて、組織情報の変更内容が、更新か追加か削除かを判定する（ステップ５０２）。ここで、変更申請情報として送信される組織ＩＤは、更新か削除の場合は当該組織の組織ＩＤであり、追加の場合は、図４(a)の組織情報変更画面（送信前）の矢印で指定された位置の前後の組織ＩＤである。組織コード、事業部名、部名、課名については、利用者が入力した変更後の組織情報である。組織情報変更反映システム２００は、変更申請情報の組織ＩＤが１つで組織名コードなど他の情報を有している場合は「更新」と判定し、組織ＩＤが１つで組織コードなど他の情報を有していない場合は「削除」と判定する。また、変更申請情報の組織ＩＤが２つ以上の場合には、「追加」と判定する。   After pressing the send button, the PC 100 sends the organization information change application information (“organization ID”, “organization code”, “division name”, “department name”, “section name”) to the organization information change reflection system 200. Transmit (step 501). The organization information change reflection system 200 determines whether the change content of the organization information is update, addition, or deletion based on the received change application information (step 502). Here, the organization ID transmitted as change application information is the organization ID of the organization in the case of update or deletion, and in the case of addition, the organization ID is changed with the arrow on the organization information change screen (before transmission) in FIG. Organization IDs before and after the specified position. The organization code, division name, department name, and section name are changed organization information input by the user. The organization information change reflection system 200 determines “update” when the organization ID of the change application information is one and has other information such as an organization name code, and other organizations such as the organization code have one organization ID. If it does not have information, it is determined as “deleted”. If there are two or more organization IDs in the change application information, it is determined as “added”.

ここでは、変更申請情報として、「組織ＩＤ：2.0、組織コード：ＰＣＫ２、事業部名：ＰＣ開発事業部、部名：企画部、課名：第一課」と「前行組織ＩＤ：2.5、後行組織ＩＤ：3.0、組織コード：ＰＣＫ４、事業部名：ＰＣ開発事業部、部名：経理部、課名：第四課」と「前行組織ＩＤ：3.0、後行組織ＩＤ：4.0、組織コード：ＰＣＳＨ、事業部名：ＰＣ開発事業部、部名：営業部、課名：訪問営業二課」をＰＣ１００から組織情報変更反映システム２００に送信する。   Here, as the change application information, “Organization ID: 2.0, Organization Code: PCK2, Division Name: PC Development Division, Division Name: Planning Division, Division Name: First Division” and “Previous Organization ID: 2.5, Subsequent Organization ID: 3.0, Organization Code: PCK4, Division Name: PC Development Division, Department Name: Accounting Department, Section Name: Section Four, and "Previous Organization ID: 3.0, Subsequent Organization ID: 4.0, “Organization code: PCSH, division name: PC development division, division name: sales department, section name: visiting sales section 2” is transmitted from the PC 100 to the organization information change reflection system 200.

組織情報の更新および削除と判定された場合は、変更申請情報を組織情報データベース４１０に反映させるため、既存業務システム４００に変更申請情報を送信する。既存業務システム４００は、組織情報データベース４１０に変更申請情報を格納する（ステップ５０４）。変更申請情報のデータベース反映時の組織ＩＤについては、組織情報の更新時は、更新前の組織ＩＤと同じ組織ＩＤを割り振り、削除時は、当該組織情報の組織ＩＤを削除する。ここでは、組織情報データベース４１０における、「組織ＩＤ」＝2.0の「部名」を企画部に、「課名」を第一課に変更する。   When it is determined that the organization information is updated or deleted, the change application information is transmitted to the existing business system 400 in order to reflect the change application information in the organization information database 410. The existing business system 400 stores the change application information in the organization information database 410 (step 504). As for the organization ID when the change application information is reflected in the database, when updating the organization information, the same organization ID as the organization ID before the update is allocated, and when deleting the organization ID, the organization ID of the organization information is deleted. Here, in the organization information database 410, the “organization ID” = 2.0 “department name” is changed to the planning department, and the “section name” is changed to the first section.

組織情報の追加の場合は、組織情報変更反映システム２００は、変更申請情報をデータベースに反映させる前に、追加する組織情報の組織ＩＤを算出するために、組織ＩＤ割り振り部２７０に、変更申請情報を送信する（ステップ５０２）。組織ＩＤ割り振り部２７０では、新たに組織情報を追加する場合の組織ＩＤを算出するが、既存の組織情報の組織ＩＤを変えずに組織情報をインサートするために、図４(a)の組織情報変更画面（送信前）のカーソルで指定された位置の前後の組織ＩＤから中間値を、追加した組織情報の組織ＩＤとして算出する。   In the case of adding organization information, the organization information change reflection system 200 sends the change application information to the organization ID allocation unit 270 in order to calculate the organization ID of the added organization information before reflecting the change application information in the database. Is transmitted (step 502). The organization ID allocation unit 270 calculates the organization ID when newly adding organization information. In order to insert the organization information without changing the organization ID of the existing organization information, the organization information shown in FIG. An intermediate value is calculated as the organization ID of the added organization information from the organization IDs before and after the position designated by the cursor on the change screen (before transmission).

ここでは、経理部第四課の組織ＩＤ＝（経理部第三課の組織ＩＤ＋営業部窓口営業課の組織ＩＤ）÷2＝（2.5＋3.0）÷2＝2.75、営業部訪問営業二課の組織ＩＤ＝（営業部窓口営業課の組織ＩＤ＋営業部ネットワーク営業課の組織ＩＤ）÷2＝（3.0＋4.0）÷2＝3.5と算出される。   Here, the department ID of the fourth section of the accounting department = (the organization ID of the third department of the accounting department + the organization ID of the sales department of the sales department) ÷ 2 = (2.5 + 3.0) ÷ 2 = 2.75, the sales department visiting sales department 2 Organization ID = (Organization ID of sales department window sales section + Organization ID of sales department network sales section) ÷ 2 = (3.0 + 4.0) ÷ 2 = 3.5.

組織ＩＤ割り振り部２７０で追加組織情報の組織ＩＤを算出後（ステップ５０３）、変更内容を組織情報データベース４１０に反映させるため、組織情報変更反映システム２００から既存業務システム４００に変更申請情報を送信し、既存業務システム４００で組織情報データベース４１０に変更申請情報を格納する（ステップ５０４）。ここでは、変更申請情報として、「追加組織ＩＤ：2.75、組織コード：ＰＣＫ４、事業部名：ＰＣ開発事業部、部名：経理部、課名：第四課」と「追加組織ＩＤ：3.5、組織コード：ＰＣＳＨ、事業部名：ＰＣ開発事業部、部名：営業部、課名：訪問営業二課」を送信し、組織情報データベース４１０に格納する。   After the organization ID of the additional organization information is calculated by the organization ID allocation unit 270 (step 503), the change application information is transmitted from the organization information change reflection system 200 to the existing business system 400 in order to reflect the change contents in the organization information database 410. The change application information is stored in the organization information database 410 in the existing business system 400 (step 504). Here, the change application information includes “additional organization ID: 2.75, organization code: PCK4, division name: PC development division, division name: accounting department, division name: section four” and “additional organization ID: 3.5, “Organization code: PCSH, division name: PC development division, division name: sales department, section name: visiting sales section 2” is transmitted and stored in the organization information database 410.

また、組織情報変更に関するログを出力するために、既存情報システム４００から組織情報変更反映システム２００に変更ログ情報（「変更年月日」、「組織ＩＤ」、「組織コード」、「変更前事業部名」、「変更前部名」、「変更前課名」、「変更後事業部名」、「変更後部名」、「変更後課名」）を送信する。組織情報変更反映システム２００では、受け取った変更ログ情報を、変更ログデータベース２２０に格納する（ステップ５０５）。変更ログ情報をデータベースに残しておくことにより、組織情報の変更履歴の参照や、ログ情報を用いたロールバックによる組織情報の変更前への復旧が可能となる。変更ログ情報として、組織情報更新の場合は、変更前組織名と変更後組織名を変更ログデータベース２２０に格納する。組織情報削除の場合は、変更前組織名に削除対象の組織名を、変更後組織名を空欄（ＮＵＬＬ）を変更ログデータベース２２０に格納する。組織情報の追加の場合は、変更前組織名を空欄（ＮＵＬＬ）で出力し、変更後組織名に追加対象の組織名を変更ログデータベース２２０に格納する。   In addition, in order to output a log relating to the change of organization information, change log information (“change date”, “organization ID”, “organization code”, “business before change” from the existing information system 400 to the organization information change reflection system 200 is displayed. "Department name", "Pre-change department name", "Pre-change department name", "Post-change business department name", "Post-change department name", "Post-change department name"). The organization information change reflection system 200 stores the received change log information in the change log database 220 (step 505). By leaving the change log information in the database, it is possible to refer to the change history of the organization information and to recover the organization information before the change by rollback using the log information. If the organization information is updated as the change log information, the organization name before change and the organization name after change are stored in the change log database 220. In the case of deleting organization information, the name of the organization to be deleted is stored in the change log database 220 as the name of the organization to be deleted, and the organization name after change is blank (NULL). When adding organization information, the organization name before change is output in a blank (NULL), and the organization name to be added is stored in the change log database 220 as the organization name after change.

ここでは、「変更年月日：2007/05/12、組織ＩＤ：2.0、組織コード：PCK2、変更前事業部名：ＰＣ開発事業部、変更前部名：経理部、変更前課名：第二課、変更後事業部名：ＰＣ開発事業部、変更後部名：企画部、変更後課名：第一課」、「変更年月日」、「変更年月日：2007/05/12、組織ＩＤ：2.75、組織コード：PCK4、変更前事業部名：ＮＵＬＬ、変更前部名：ＮＵＬＬ、変更前課名：ＮＵＬＬ、変更後事業部名：ＰＣ開発事業部、変更後部名：経理部、変更後課名：第四課」、「変更年月日：2007/05/18、組織ＩＤ：3.5、組織コード：PCSH、変更前事業部名：ＮＵＬＬ、変更前部名：ＮＵＬＬ、変更前課名：ＮＵＬＬ、変更後事業部名：ＰＣ開発事業部、変更後部名：営業部、変更後課名：訪問営業二課」を変更ログデータベース２２０に格納する。   Here, “Date of change: May 12, 2007, Organization ID: 2.0, Organization code: PCK2, Department name before change: PC development department, Department name before change: Accounting department, Department name before change: No. Second Division, Changed Division Name: PC Development Division, Changed Division Name: Planning Division, Changed Division Name: First Division ”,“ Change Date ”,“ Change Date: 2007/05/12, Organization ID: 2.75, Organization Code: PCK4, Division name before change: NULL, Division name before change: NULL, Division name before change: NULL, Division name after change: PC Development Division, Division name after change: Accounting Division, Post-change section name: Section 4, "Change date: 2007/05/18, Organization ID: 3.5, Organization code: PCSH, Pre-change division name: NULL, Pre-change department name: NULL, Pre-change section “Name: NULL, post-change business department name: PC development business department, post-change department name: sales department, post-change section name: second visit sales department” are stored in the change log database 220.

次に、組織情報変更反映システム２００は、組織情報が変更となる組織の組織ＩＤを特定する（ステップ５０６）。これは、ＰＣ１００で変更申請情報の反映対象となる業務プロセス情報を利用者にアラート出力する際に、対象となる業務プロセス情報の検索に、組織ＩＤを用いるためである。ここでは、組織情報が変更された組織ＩＤに加えて、組織情報の変更が影響を及ぼすと考えられる関連組織の組織ＩＤを特定する。   Next, the organization information change reflection system 200 identifies the organization ID of the organization whose organization information is to be changed (step 506). This is because the organization ID is used for searching the target business process information when the PC 100 outputs the business process information to which the change application information is to be reflected to the user as an alert. Here, in addition to the organization ID whose organization information has been changed, the organization ID of a related organization that is considered to be affected by the change in the organization information is specified.

具体的には、変更された組織ＩＤと、整数部分（例えば、1.5の場合は1である）が同じである組織ＩＤを、更新反映対象の候補データとして、その組織ＩＤを特定する。また、当該組織ＩＤと、整数部分がプラスマイナス1だけずれている関連組織の組織ＩＤについても特定する。変更された組織とその前後の組織ＩＤの組織とは関連性があるので、これらの組織ＩＤにより特定される業務プロセス情報も変更される可能性があるためである。   Specifically, the organization ID is specified by using the changed organization ID and the organization ID having the same integer part (for example, 1 in the case of 1.5) as candidate data to be updated and reflected. Further, the organization ID and the organization ID of the related organization whose integer part is shifted by plus or minus 1 are also specified. This is because the changed organization and the organizations with the organization IDs before and after the organization are related, so that the business process information specified by these organization IDs may also be changed.

ここでは、変更組織が企画部第一課（組織ＩＤ＝2.0）と追加組織が経理部第四課（組織ＩＤ＝2.75）と訪問営業二課（組織ＩＤ＝3.5）であるので、組織ＩＤの整数部分が2である経理部第二課（組織ＩＤ＝2.0）、経理部第三課（組織ＩＤ＝2.5）と、整数部分が3である営業部窓口営業課（組織ＩＤ＝3.0）について、更新反映対象の候補データとして特定する。また、整数部分が1である経理部第一課（組織ＩＤ＝1.0）と整数部分が4である営業部ネットワーク課（組織ＩＤ＝4.0）についても、整数部分がプラスマイナス1だけずれている関連組織であるため、これらを更新反映対象の組織ＩＤの候補として特定する。   Here, since the changed organization is the first division of the planning department (organization ID = 2.0) and the additional organization is the fourth department of the accounting department (organization ID = 2.75) and the second visiting sales department (organization ID = 3.5), Regarding the accounting department 2nd section (organization ID = 2.0), the accounting department 3rd section (organization ID = 2.5), and the sales department counter sales section (organization ID = 3.0) whose integer part is 3, It is specified as candidate data to be updated. In addition, for the accounting department 1st section (organization ID = 1.0) whose integer part is 1 and the sales department network section (organization ID = 4.0) whose integer part is 4, the integer part is shifted by plus or minus 1 Since these are organizations, they are specified as candidate organization IDs to be updated and reflected.

次に、組織情報変更反映システム２００は、ステップ５０６で特定した組織ＩＤに対応付けられた業務プロセス情報を特定する。更に、ＰＣ１００の画面（組織情報変更アラート画面）上で、特定した業務プロセス情報の文字の色を変更することでアラートを出力する（ステップ５０７）。画面イメージを図４（３）に示す。   Next, the organization information change reflection system 200 specifies the business process information associated with the organization ID specified in Step 506. Further, an alert is output by changing the character color of the specified business process information on the screen (organization information change alert screen) of the PC 100 (step 507). A screen image is shown in FIG.

ここでは、組織情報反映システム２００で特定した組織ＩＤ（＝1.0、2.0、2.5、3.0、4.0）である業務プロセス情報を赤文字で表示することでアラート出力する。また、組織情報反映システム２００は、ＰＣ１００の画面（業務プロセス変更反映画面）で変更対象となる業務プロセス情報の指定を促すための通知をするために、申請者情報データベース２３５に予め格納された申請者のメールアドレスに対して送信する。   Here, an alert is output by displaying the business process information having the organization ID (= 1.0, 2.0, 2.5, 3.0, 4.0) identified by the organization information reflecting system 200 in red characters. Further, the organization information reflection system 200 applies an application stored in advance in the applicant information database 235 in order to notify the user to specify the business process information to be changed on the screen of the PC 100 (business process change reflection screen). Send to the email address of the person.

組織情報の変更を反映させる複数の業務プロセス情報の中から、実際に変更反映を実施する業務プロセス情報を選択するために、利用者は、業務プロセス変更アラート画面で表示された変更対象候補文書の中から、実際に変更を実施する業務プロセス情報を指定する。ＰＣ１００は、指定された業務プロセス情報の「文書ＩＤ」と「プロセスＩＤ」を組織情報変更反映システム２００に送信する（ステップ５０９）。ここでは、文書ＩＤ＝1、プロセスＩＤ＝2.0の文書を選択し、ＰＣ１００から組織情報変更反映システム２００に送信する。   In order to select the business process information that is actually reflected from among the multiple business process information that reflects the change of organization information, the user must select the change target candidate document displayed on the business process change alert screen. Specify the business process information to be actually changed. The PC 100 transmits the “document ID” and “process ID” of the designated business process information to the organization information change reflection system 200 (step 509). Here, a document with document ID = 1 and process ID = 2.0 is selected and transmitted from the PC 100 to the organization information change reflection system 200.

変更を実施する業務プロセス情報の「文書ＩＤ」と「プロセスＩＤ」を受け取った組織情報反映システム２００は、内容変更を反映させる業務プロセス情報の変更承認権限を持つ承認者に関する情報（「承認者ＩＤ」）を承認者情報データベース２３０より取得する（ステップ５０９）。ここでは、変更を実施する文書の文書ＩＤ＝1であるので、承認者取得部２７０で取得する承認者ＩＤ＝111111である。   Upon receiving the “document ID” and “process ID” of the business process information to be changed, the organization information reflection system 200 receives information on the approver having the authority to approve the change of the business process information to reflect the content change (“approver ID”). ") Is acquired from the approver information database 230 (step 509). Here, since the document ID of the document to be changed is 1, the approver ID acquired by the approver acquisition unit 270 is 111111.

次に、業務プロセス情報変更を実際に実施して良いか否かの確認を行うために、取得した承認者ＩＤで特定されるＰＣ１００上に変更承認確認画面を表示し、業務プロセス情報変更のアラート出力を行う（ステップ５１０）。   Next, in order to confirm whether or not the business process information change can actually be performed, a change approval confirmation screen is displayed on the PC 100 identified by the acquired approver ID, and an alert for changing the business process information is displayed. Output is performed (step 510).

ここでは、ＰＣ１００で、承認者ＩＤ＝111111で特定されるＰＣ１００に対して、文書ＩＤ＝1、プロセスＩＤ＝2.0の業務プロセス情報変更の申請を承認するか差し戻すかの変更承認確認画面を表示する。画面イメージを図４（４）に示す。また、組織情報変更反映システム２００は、変更承認確認画面での文書の変更承認業務を促すための通知をするために、承認者情報データベース２３０に格納された承認者ＩＤのメールアドレスに対してメールを送信する。   Here, the PC 100 displays the change approval confirmation screen for approving or returning the application for changing the business process information with the document ID = 1 and the process ID = 2.0 to the PC 100 identified by the approver ID = 111111. To do. A screen image is shown in FIG. Further, the organization information change reflection system 200 sends an e-mail to the e-mail address of the approver ID stored in the approver information database 230 in order to notify the change approval work on the change approval confirmation screen. Send.

変更承認確認画面で、承認者によって差し戻しボタンが押下されると、変更承認確認画面が閉じられ、業務プロセス情報変更の申請が却下されるため、業務プロセス情報の変更内容は変更承認ログデータベース２４０に格納されない。なお、一度格納したデータを削除する構成としてもよい。   When the revert button is pressed by the approver on the change approval confirmation screen, the change approval confirmation screen is closed and the application for changing the business process information is rejected. Therefore, the change contents of the business process information are stored in the change approval log database 240. Not stored. Note that the data stored once may be deleted.

変更承認確認画面で、承認者によって承認ボタンが押下されると、承認者によって文書の変更が承認された記録を残すため、業務プロセス情報変更の承認に関する情報（「文書ＩＤ」、「プロセスＩＤ」、「変更申請者ＩＤ」、「申請年月日」、「変更承認者ＩＤ」、「承認年月日」）をＰＣ１００から組織情報変更反映システムに送信する。組織情報変更反映システム２００では、送信された文書承認に関する情報を、変更承認ログデータベース２４０に格納する（ステップ５１２）。   When the approver button is pressed by the approver on the change approval confirmation screen, information regarding the approval of the business process information change (“document ID”, “process ID”) is recorded in order to leave a record that the approver approved the document change. , “Change applicant ID”, “application date”, “change approver ID”, “approval date”) from the PC 100 to the organization information change reflection system. The organization information change reflection system 200 stores the transmitted information related to document approval in the change approval log database 240 (step 512).

ここでは、「文書ＩＤ：1、プロセスＩＤ：2.0、変更申請者ＩＤ：123456、申請年月日：2007/05/12、変更承認者ＩＤ：111111、承認年月日：2007/05/16」が、変更承認ログデータベース２４０に格納される。   Here, “document ID: 1, process ID: 2.0, change applicant ID: 123456, application date: 2007/05/12, change approver ID: 111111, approval date: 2007/05/16” Is stored in the change approval log database 240.

組織情報変更反映システム２００で業務プロセス情報変更の承認に関する情報を変更承認ログデータベース２２０に格納した後、変更する業務プロセス情報の文書ＩＤに基づいて、業務プロセス情報が記載された業務プロセス文書の内容を変更する。ここでは、文書ＩＤ＝1を用いる。   After the organization information change reflection system 200 stores information related to the approval of the business process information in the change approval log database 220, the content of the business process document in which the business process information is described based on the document ID of the business process information to be changed To change. Here, document ID = 1 is used.

組織情報変更反映システム２００は、変更を行うファイル名と保存されているパス名を取得するために、文書ファイル保存先データベース２５０から、「文書ＩＤ」に紐付けられた「ファイル名」と「保存先パス名」を取得する。ファイル名と保存先パス名を取得後、保存先パスに格納された該当ファイルをファイルオープンし、変更ログデータベース２２０から、「変更年月日」と「組織ＩＤ」に対応付けられた変更ログ情報（「変更前事業部名」、「変更前部名」、「変更前課名」、「変更後事業部名」、「変更後部名」、「変更後課名」）を取得し、「変更前事業部名」を「変更後事業部名」に、「変更前部名」を「変更後部名」に、「変更前課名」を「変更後課名」に置換することにより、文書ファイル中の組織名称の変更を行う。   The organization information change reflection system 200 acquires the “file name” and “save” associated with the “document ID” from the document file save destination database 250 in order to acquire the file name to be changed and the stored path name. Get "destination path name". After obtaining the file name and save destination path name, open the corresponding file stored in the save destination path and change log information associated with “change date” and “organization ID” from the change log database 220 ("Change department name", "Before change name", "Change before division name", "After change department name", "After change department name", "After change department name") Document file by substituting the name of the previous business unit with the name of the new business unit after the change, the name of the previous business unit with the name of the new business unit after the change, and the name of the previous business unit with the name of the new business unit Change the organization name inside.

ここでは、パス「C:\内部統制文書\」にある「ファイル１.doc」をファイルオープンし、「ＰＣ開発事業部経理部第二課」を「ＰＣ開発事業部企画部第一課」に変更する。組織情報の変更反映後、ファイルを上書き保存し、ファイル更新を終了する（ステップ５１３）。以上により、組織情報の変更内容を、関連文書ファイルに反映させることが出来る。   Here, “File 1.doc” in the path “C: \ Internal Control Document \” is opened, and “PC Development Division Accounting Department 2nd Section” is changed to “PC Development Division Planning Department 1st Section”. change. After the change of the organization information is reflected, the file is overwritten and saved, and the file update is finished (step 513). As described above, the change contents of the organization information can be reflected in the related document file.

内部統制関連文書への組織情報変更反映システムOrganization information change reflection system to internal control related documents 組織情報変更反映システムの処理のフローチャート（その１）Flow chart of processing of the organization information change reflection system (part 1) 組織情報変更反映システムの処理のフローチャート（その２）Flow chart of processing of the organization information change reflection system (part 2) 業務プロセス情報データベースBusiness process information database 組織情報データベースOrganization information database 変更ログデータベースChange log database 承認者情報データベースApprover information database 変更承認ログデータベースChange approval log database 文書ファイル保存先データベースDocument file storage database 申請者情報データベースApplicant information database 組織情報変更画面（送信前）Organization information change screen (before sending) 組織情報変更画面（送信後）Organization information change screen (after sending) 組織情報変更アラート画面Organization information change alert screen 変更承認確認画面Change approval confirmation screen

符号の説明Explanation of symbols

１００ ＰＣ
２００ 組織情報変更反映システム
２１０ 業務プロセス情報データベース
２２０ 変更ログデータベース
２３０ 承認者情報データベース
２３５ 申請者情報データベース
２４０ 変更承認ログデータベース
２５０ 文書ファイル保存先データベース
２６０ 入力部
２７０ 組織ＩＤ割り振り部
２８０ 変更ログ出力部
２９０ アラート部
３００ 承認者取得部
３１０ 承認アラート部
３２０ 承認ログ設定部
３３０ 関連文書変更反映部
４００ 既存業務システム
４１０ 組織情報データベース
４２０ ＤＢ変更反映部
４３０ 組織ＩＤ取得部 100 PC
200 Organization Information Change Reflection System 210 Business Process Information Database 220 Change Log Database 230 Approver Information Database 235 Applicant Information Database 240 Change Approval Log Database 250 Document File Storage Destination Database 260 Input Unit 270 Organization ID Allocation Unit 280 Change Log Output Unit 290 Alert unit 300 Approver acquisition unit 310 Approval alert unit 320 Approval log setting unit 330 Related document change reflection unit 400 Existing business system 410 Organization information database 420 DB change reflection unit 430 Organization ID acquisition unit

Claims (8)

組織ＩＤにより識別される組織情報と業務ＩＤにより識別される業務情報とを対応付けて記憶する記憶装置を有した組織情報変更反映システムを用いて、前記記憶装置に記憶された組織情報の変更に伴い業務情報を変更する作業を支援する組織情報変更反映方法において、
前記組織情報変更反映システムは、
前記組織情報が変更される際に、当該組織情報変更反映システムの利用者から指定された複数の組織ＩＤに基づいて、当該組織情報の組織ＩＤを算出し、
算出された前記組織ＩＤに基づいて、当該組織ＩＤに関連付いた組織の組織ＩＤを特定し、
特定された前記組織ＩＤに対応付けられた業務ＩＤにより識別される業務情報を、前記組織情報の追加に伴い変更が必要となる業務情報の候補として前記記憶装置から抽出することを特徴とする組織情報変更反映方法。 Using the organization information change reflection system having a storage device that stores the organization information identified by the organization ID and the business information identified by the business ID in association with each other, the organization information stored in the storage device can be changed. In the organization information change reflection method that supports the work to change the business information accompanying,
The organization information change reflection system is
When the organization information is changed, an organization ID of the organization information is calculated based on a plurality of organization IDs designated by a user of the organization information change reflection system,
Based on the calculated organization ID, the organization ID of the organization associated with the organization ID is specified,
An organization characterized in that the business information identified by the business ID associated with the identified organization ID is extracted from the storage device as a candidate of business information that needs to be changed along with the addition of the organization information. Information change reflection method. 請求項１に記載の組織情報変更反映方法において、
前記組織ＩＤは複数の数値からなり、
前記組織情報の組織ＩＤの算出は、利用者からの指定により特定される２つの組織ＩＤの間の値を算出することを特徴とする組織情報変更反映方法。 In the organization information change reflecting method according to claim 1,
The organization ID consists of a plurality of numerical values,
The organization information change reflection method characterized in that the organization ID of the organization information is calculated by calculating a value between two organization IDs specified by designation from a user. 請求項２に記載の組織情報変更反映方法において、
前記組織情報の組織ＩＤの算出は、利用者からの指定により特定される２つの組織ＩＤの平均値を算出することを特徴とする組織情報変更反映方法。 In the organization information change reflecting method according to claim 2,
The organization information change reflection method characterized in that the organization ID of the organization information is calculated by calculating an average value of two organization IDs specified by designation from a user. 請求項３に記載の組織情報変更反映方法において、
前記組織ＩＤに関連付けられた組織の組織ＩＤの特定は、前記平均値の整数部と同一の整数部を有する組織ＩＤを特定することを特徴とする組織情報変更反映方法。 In the organization information change reflection method according to claim 3,
The organization information change reflection method characterized in that the organization ID of the organization associated with the organization ID is identified by an organization ID having the same integer part as the integer part of the average value. 組織ＩＤにより識別される組織情報と業務ＩＤにより識別される業務情報とを対応付けて記憶する記憶装置を有し、前記記憶装置に記憶された組織情報の変更に伴い業務情報を変更する作業を支援する組織情報変更反映システムにおいて、
前記組織情報変更反映システムは、
前記組織情報が追加される際に、当該組織情報変更反映システムの利用者から指定された複数の組織ＩＤに基づいて、当該組織情報の組織ＩＤを算出する組織ＩＤ算出手段と、
算出された前記組織ＩＤに基づいて、当該組織ＩＤに関連付いた組織の組織ＩＤを特定する組織ＩＤ特定手段と、
特定された前記組織ＩＤに対応付けられた業務ＩＤにより識別される業務情報を、前記組織情報の追加に伴い変更が必要となる業務情報の候補として前記記憶装置から抽出する業務情報抽出手段とを有することを特徴とする組織情報変更反映システム。 A storage device that stores the organization information identified by the organization ID and the business information identified by the business ID in association with each other, and performs a task of changing the business information in accordance with the change of the organization information stored in the storage device. In the supporting organization information change reflection system,
The organization information change reflection system is
An organization ID calculating means for calculating an organization ID of the organization information based on a plurality of organization IDs designated by a user of the organization information change reflection system when the organization information is added;
An organization ID specifying means for specifying an organization ID of an organization associated with the organization ID based on the calculated organization ID;
Business information extracting means for extracting, from the storage device, business information identified by a business ID associated with the identified organization ID as a candidate of business information that needs to be changed along with the addition of the organizational information; An organization information change reflection system characterized by comprising: 請求項５に記載の組織情報変更反映システムにおいて、
前記組織ＩＤは複数の数値からなり、
前記組織ＩＤ算出手段は、利用者からの指定により特定される２つの組織ＩＤの間の値を算出することを特徴とする組織情報変更反映システム。 In the organization information change reflection system according to claim 5,
The organization ID consists of a plurality of numerical values,
The organization ID calculation unit calculates a value between two organization IDs specified by a designation from a user. 請求項６に記載の組織情報変更反映システムにおいて、
前記組織ＩＤ算出手段は、利用者からの指定により特定される２つの組織ＩＤの平均値を算出することを特徴とする組織情報変更反映システム。 In the organization information change reflection system according to claim 6,
The organization information calculation system is characterized in that the organization ID calculating means calculates an average value of two organization IDs specified by designation from a user. 請求項７に記載の組織情報変更反映システムにおいて、
前記組織ＩＤ特定手段は、前記平均値の整数部と同一の整数部を有する組織ＩＤを特定することを特徴とする組織情報変更反映システム。 In the organization information change reflection system according to claim 7,
The organization information change reflecting system characterized in that the organization ID specifying means specifies an organization ID having an integer part identical to the integer part of the average value.
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