JP2008263331A - Digital multifunction peripheral - Google Patents
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Abstract
Description
本発明は、デジタル複合機に関し、なかでもデジタル複合機が備える電子メールの送受信技術に関する。 The present invention relates to a digital multi-function peripheral, and more particularly to an e-mail transmission / reception technique provided in the digital multi-function peripheral.
プリンタ機能やファクシミリ機能等のほか、インターネットファクシミリ機能や電子メールの送受信機能などを備えた多機能なデジタル複合機(MFP)が公知である(特許文献1)。 A multifunctional digital multifunction peripheral (MFP) having an Internet facsimile function, an e-mail transmission / reception function, etc. in addition to a printer function and a facsimile function is well known (Patent Document 1).
このようなデジタル複合機を利用すれば、たとえば、スキャナで原稿から画像データを読み取って画像データを生成し、電子メールにその生成した画像データを添付して、所望の相手先にインターネットを経由して送信することができる。 If such a digital multi-function peripheral is used, for example, image data is generated by reading image data from a manuscript with a scanner, the generated image data is attached to an e-mail, and a desired destination is transmitted via the Internet. Can be sent.
この種のデジタル複合機は装置固有のメールアドレスを有し、通常、そのデジタル複合機から電子メールが送信される際には送信元であるその装置のメールアドレスが送信者としてセットされる。インターネットファクシミリ送信など、送信先がデジタル複合機等であれば、それでもとくに支障はないが、送信先のユーザによってその電子メールを利用した返信が行われるような場合に問題があった。 This type of digital multi-function peripheral has a mail address unique to the apparatus. Normally, when an electronic mail is transmitted from the digital multi-function peripheral, the mail address of the apparatus that is the transmission source is set as the sender. If the destination is a digital multi-function peripheral or the like such as Internet facsimile transmission, there is no particular problem, but there is a problem when a reply is made using the e-mail by the user at the destination.
たとえば、返信メールにファイルが添付されていたときにその添付ファイルの受信ができない、返信メールのテキストデータが紙媒体にプリントアウトされて電子データのまま受け取ることができない、等の問題である。したがって、このような場合には、デジタル複合機のメールアドレスではなく、送信したユーザが受信できるメールアドレスが、電子メールの返信先としてセットされるのが好ましい。 For example, when a file is attached to a reply mail, the attached file cannot be received, or text data of the reply mail is printed out on a paper medium and cannot be received as electronic data. Therefore, in such a case, it is preferable that a mail address that can be received by the user who sent the message is set as a reply destination of the electronic mail instead of the mail address of the digital multifunction peripheral.
この点、先の特許文献1のデジタル複合機は、送信元のデジタル複合機のメールアドレスに代えて、登録されているユーザのメールアドレスをセットする手段を備える。しかし、メールを送信するたびにメールアドレスをセットする操作が必要になるなど、利便性の観点からは改良の余地があった。
In this regard, the digital multifunction peripheral disclosed in
そこで、本発明は上記問題が解決でき、さらに利便性にも優れるデジタル複合機の提供を目的とする。 Accordingly, an object of the present invention is to provide a digital multi-function peripheral that can solve the above-described problems and is excellent in convenience.
上記課題を解決するため、請求項1に記載の本発明は、電子メールの送受信機能を備えるデジタル複合機であって、前記デジタル複合機の装置情報を登録する手段と、前記デジタル複合機にログインするための第1ユーザ情報を登録する手段と、を備え、電子メールの送信者のメールアドレスの設定が、デジタル複合機にユーザがログインしている場合には、そのユーザの第1ユーザ情報に基づいて行われ、デジタル複合機にユーザがログインしていない場合には、前記装置情報に基づいて行われることを特徴とする。
In order to solve the above problems, the present invention according to
請求項2に記載の本発明は、電子メールの送受信機能を備えるデジタル複合機であって、前記デジタル複合機の装置情報を登録する手段と、前記デジタル複合機にログインするための第1ユーザ情報を登録する手段と、前記デジタル複合機に接続するための第2ユーザ情報を記憶するサーバにアクセスして前記第2ユーザ情報を取得する手段と、を備え、電子メールの送信者のメールアドレスの設定が、デジタル複合機にユーザがログインしている場合には、そのユーザの第1ユーザ情報に基づいて行われ、デジタル複合機にユーザがログインしていない場合において、そのユーザの第2ユーザ情報が取得できるときはその第2ユーザ情報に基づいて行われ、そのユーザの第2情報が取得できないときは前記装置情報に基づいて行われることを特徴とする。 According to a second aspect of the present invention, there is provided a digital multi-function peripheral having an e-mail transmission / reception function, and means for registering device information of the digital multi-function peripheral and first user information for logging in to the digital multi-function peripheral. And means for accessing the server for storing the second user information for connecting to the digital multi-function peripheral and acquiring the second user information, and the email address of the sender of the email The setting is performed based on the first user information of the user when the user is logged in to the digital multifunction device, and the second user information of the user when the user is not logged in to the digital multifunction device. Can be acquired based on the second user information, and when the second information of the user cannot be acquired, it is performed based on the device information. And features.
請求項3に記載の本発明は、請求項1または請求項2に記載のデジタル複合機であって、前記装置情報が、返信用のメールアドレスを含み、電子メールの送信者のメールアドレスが前記装置情報に基づいて設定される場合に、前記電子メールに前記返信用のメールアドレスを付加する手段、を備えることを特徴とする。
The present invention according to
本発明のデジタル複合機によれば、電子メールの返信先が状況に応じて設定できるよう、異なる設定手段が重畳的に組み合わせられているので、添付ファイルの受信不能や意に反するプリントアウトを確実に防止することができ、支障のない利便性に優れた電子メールの送受信環境が構築できる。 According to the digital multi-function peripheral of the present invention, since different setting means are combined in a superimposed manner so that the reply destination of the e-mail can be set according to the situation, it is impossible to receive the attached file or to print out against the will. Therefore, it is possible to construct an e-mail transmission / reception environment excellent in convenience without any trouble.
電子メールに返信用のメールアドレスを付加する手段を備え、その返信用のメールアドレスにユーザ代表のメールアドレス等を設定することで、一律に電子メールをそのメールアドレスに受信することができ、簡単でありながら添付ファイルの受信不能等を確実に防止することができる。 Equipped with means to add a reply email address to the email, and by setting the email address of the user representative to the reply email address, the email can be uniformly received at that email address. However, it is possible to reliably prevent the reception of the attached file.
以下、図面を参照しつつ本発明の最良の実施の形態について説明する。図1は、本発明にかかるデジタル複合機(MFP)1が接続されたネットワークシステムを示している。図1に示すように、ネットワークシステムはインターネット30に接続された複数のLAN31で構成され、各LAN31には、デジタル複合機1や、端末装置32、LDAPサーバ33などが含まれている。なお、図1のLAN31の数はもちろん、そのLAN31に含まれる端末装置32も例示であって、その数や種類等はこれに限定されるものではない。
The best mode for carrying out the present invention will be described below with reference to the drawings. FIG. 1 shows a network system to which a digital multifunction peripheral (MFP) 1 according to the present invention is connected. As shown in FIG. 1, the network system includes a plurality of
デジタル複合機1は、プリンタ機能やファクシミリ機能、コピー機能、スキャン機能のほか、インターネットを経由してファクシミリの送受信を行うインターネットファクシミリ機能、電子メールを送受信する電子メール機能をも一台で発揮できる多機能装置である。デジタル複合機1は、通常、同一LAN31内の各端末装置32を利用する複数のユーザで共用されており、各ユーザは、デジタル複合機1を直接的に操作することもできるし、デジタル複合機1にアクセス可能に接続している各端末装置32からLAN31を介して間接的に操作することもできる。
In addition to the printer function, facsimile function, copy function, and scan function, the digital multi-function peripheral 1 can also provide an Internet facsimile function that transmits and receives facsimiles via the Internet and an e-mail function that transmits and receives e-mails. It is a functional device. The digital multi-function peripheral 1 is usually shared by a plurality of users using each
デジタル複合機1の構成を図2に示す。そこに示すように、デジタル複合機1には、インターフェイス2、処理部3、表示部4、操作部5、通信部6、画像読取部7、印刷部8が備えられている。処理部3は、記憶部3aを含む。
A configuration of the digital multi-function peripheral 1 is shown in FIG. As shown therein, the digital multi-function peripheral 1 includes an
インターフェイス2は、デジタル複合機1と、LAN31に接続されている端末装置32やLDAPサーバ33とのアクセスを可能にするインターフェイスである。デジタル複合機1で作成された画像情報や電子メールもまた、インターフェイス2を介して送受信される。たとえば、デジタル複合機1で作成された画像情報が他のLAN31のデジタル複合機1にインターネットファクシミリ送信される場合や、デジタル複合機1で作成された画像情報が電子メールに添付されて、LAN31内外の端末装置32に送信される場合など、いずれもインターフェイス2を経由して送信される。
The
処理部3は、CPUやROM、RAMなどで構成されており(図示せず)、デジタル複合機1が備える各部と協働して、デジタル複合機1が発揮する各機能の処理を制御し実行する。たとえば、取得した画像情報の符号化および復号等の画像処理や、画像情報を記憶する処理、ログインやネットワーク認証を判断する処理、電子メールの送受信を制御する処理等を実行する。ここで、ログインとは、デジタル複合機1に登録されたユーザ情報に従ってデジタル複合機1を操作可能な状態にすることをいい、ネットワーク認証とは、たとえば、LDAPサーバ33等の認証サーバを用いたアクセス認証により、デジタル複合機1に接続を試みるユーザの正当性を検証することを意味する。ログイン、あるいはネットワーク認証が成功することによって、ユーザはデジタル複合機1の所定の操作を行うことが可能になる。
The
記憶部3aは、第1ユーザ情報および装置情報の登録を受け付けて記憶する。通常、第1ユーザ情報は複数であるが、装置情報は1つである。第1ユーザ情報は、ユーザがログインする際に要求される情報であり、そのユーザの名称10aおよびそのユーザのメールアドレス11aからなるログイン情報を含む。
The
一方、装置情報は、デジタル複合機1に関する情報である。図3に、装置情報の登録画面の一例を示す。そこに示されるように、装置情報には、デジタル複合機の名称10bや、デジタル複合機のメールアドレス11bとともに、返信用のメールアドレス12が含まれる。
On the other hand, the device information is information related to the digital multi-function peripheral 1. FIG. 3 shows an example of a device information registration screen. As shown therein, the device information includes a
返信用のメールアドレス12は、返信メールに添付された添付ファイルの受信不能や、返信メールのテキストデータが意に反してプリントアウトされるのを避けるために設けられている。つまり、返信用のメールアドレス12を登録しておくと、たとえば、その電子メールを受信したユーザが通常の電子メールと同様に返信メールを送信した場合、その返信メールは、電子メールの送信者であるデジタル複合機1のメールアドレス11bではなく、返信用のメールアドレス12に対して送信される。
The
したがって、たとえば、そのデジタル複合機1を利用する全てのユーザを代表するメールアドレスを返信用のメールアドレス12として一つ登録しておけば、各ユーザは、後にそのメールアドレスを利用して返信メールを取得することができ、添付ファイルの受信不能やテキストデータの意に反するプリントアウトを確実に防止することができる。全てのユーザがメールアドレスを登録する必要がないため、登録の手間が軽減され、実装する記憶部3aの容量も小さくて足りる。
Therefore, for example, if one e-mail address representing all users who use the digital multi-function peripheral 1 is registered as the
なお、装置情報のうち、デジタル複合機のメールアドレス11bの登録は必須であるが、デジタル複合機の名称10bと返信用のメールアドレス12の登録は任意である。図3は、各情報が登録されている状態を示している。
Of the device information, registration of the digital multi-function
表示部4は、液晶パネルやLEDランプなどで構成されている。液晶パネルには、デジタル複合機1の各種設定状態や動作状態などが文字や図形を用いて表示される。また、液晶パネルは、タッチパネルを切り替え可能に表示し、操作部としての機能も兼ねている。 The display unit 4 includes a liquid crystal panel, an LED lamp, and the like. On the liquid crystal panel, various setting states and operation states of the digital multi-function peripheral 1 are displayed using characters and figures. In addition, the liquid crystal panel displays the touch panel in a switchable manner, and also functions as an operation unit.
操作部5は、スタートキーやテンキー、ショートカットキーなどの操作ボタンなどで構成されている。ユーザは、表示部4の表示を見ながら操作部5を操作し、ログインの操作など、各種情報を入力してデジタル複合機1に指示を行うことができる。
The
通信部6は、公衆電話回線網(PSTN)に接続されたモデムなどで構成されており、たとえば、処理部3等との協働によってファクシミリ機能を発揮する。
The
画像読取部7は、原稿等を光学的に読み取ってデジタルデータからなる画像情報に変換する処理を実行する(スキャン機能)。読み取られた画像情報は、コピーして印刷(コピー機能)や、公衆電話回線網やインターネット30を経由して他のデジタル複合機1に送信(ファクシミリ送信機能、インターネットファクシミリ送信機能)等される。また、各端末装置32へ直接転送される場合や、電子メールに添付して送信される場合もある。
The image reading unit 7 performs a process of optically reading a document or the like and converting it into image information composed of digital data (scan function). The read image information is copied and printed (copy function), or transmitted to another digital multi-function peripheral 1 via a public telephone line network or the Internet 30 (facsimile transmission function, Internet facsimile transmission function). In addition, the data may be directly transferred to each
印刷部8は、画像情報を紙媒体等に印刷して出力する処理を実行し、コピー機能のほか、受信した画像情報を印刷して出力する処理なども実行する(ファクシミリ受信機能)。
The
LDAPサーバ33は、同一LAN31内のデジタル複合機1を利用するユーザの第2ユーザ情報を記憶し管理している。そして、その第2ユーザ情報には、ネットワーク認証の際に要求されるユーザの名称およびユーザのメールアドレスからなる認証情報が含まれている。
The
次に、以上の構成からなるネットワークシステムにおいて、デジタル複合機1から電子メールが送信される場合の処理の流れについて、図4および図5を参照して説明する。図4は、電子メールを送信する際に、メールヘッダに送信者等の情報をセットする処理の流れを示している。図5は、装置情報に基づいてメールヘッダがセットされる場合における処理の流れを示している。 Next, in the network system configured as described above, a processing flow when an electronic mail is transmitted from the digital multi-function peripheral 1 will be described with reference to FIGS. 4 and 5. FIG. 4 shows a flow of processing for setting information such as a sender in a mail header when an electronic mail is transmitted. FIG. 5 shows the flow of processing when a mail header is set based on device information.
電子メールの送信処理に際し、図4に示すように、処理部3は、まずデジタル複合機1にユーザがログインしているか否かをチェックする(ステップS1)。そして、ユーザがデジタル複合機1にログインしている場合には(ステップS1のYES)、デジタル複合機1の記憶部3aに記憶されている第1ユーザ情報からユーザの名称10aおよびユーザのメールアドレス11aからなるログイン情報を取得し、電子メールの送信者を示すFromフィールドにセットされるべきデジタル複合機のメールアドレス11bに代えて、そのユーザの名称10aおよびメールアドレス11aを設定する(ステップS2)。たとえば、図6に示すように、メールヘッダのFromフィールド15に、ユーザの名称10aとユーザのメールアドレス11aとが設定されるのである。
In the e-mail transmission process, as shown in FIG. 4, the
この場合、デジタル複合機1内の記憶部3aから第1ユーザ情報を取得するため、迅速かつ確実に処理することができる。そして、返信メールは送信者であるユーザのメールアドレス11aに送信されるため、添付ファイルの受信不能等の不具合が発生することはない。送信された電子メールにユーザの名称10a等が送信者として表示されるため、受信者は、通常の電子メールと同様に扱うことができる。
In this case, since the first user information is acquired from the
したがって、第1ユーザ情報を登録しているユーザは、予め電子メールを送信する前にログインしておくのが好ましい。いったんログインしておけば、電子メールを送信するたびにメールアドレスをセットする操作をしなくて済む。 Therefore, it is preferable that the user who has registered the first user information logs in before sending an e-mail in advance. Once logged in, you do not have to set your email address each time you send an email.
ユーザがデジタル複合機1にログインしていない場合には(ステップS1のNO)、処理部3は、ネットワーク認証が行われているか否かをチェックする(ステップS3)。LDAPサーバ33等の認証サーバにアクセスし、使用者認証を行った状態でユーザがデジタル複合機1を操作している場合など、ネットワーク認証が行われている場合には(ステップS3のYES)、処理部3がLAN31を介してLDAPサーバ33にアクセスし、LDAPサーバ33に記憶されている第2ユーザ情報からユーザの名称およびユーザのメールアドレスからなる認証情報を取得して、Fromフィールド15にそのユーザの名称およびメールアドレスを設定する(ステップS4)。
If the user has not logged in to the digital multi-function peripheral 1 (NO in step S1), the
この場合、LAN31を介して第2ユーザ情報を取得するため、通信処理を要するものの、既存の情報が利用でき、設備増設や登録手続き等の面で効果的である。もちろん、ログインの場合と同様、添付ファイルの受信不能等の不具合は発生しないし、受信者は通常の電子メールと同様に扱うことができる。
In this case, since the second user information is acquired via the
ログインもネットワーク認証も行われていない場合には、処理部3は、装置情報をメールヘッダに設定する(ステップS5)。装置情報のメールヘッダへの設定は、図5に示すように、装置情報の登録内容に応じて処理される。
If neither login nor network authentication is performed, the
具体的には、処理部3は、記憶部3aにアクセスして装置情報に返信用のメールアドレス12の登録があるか否かをチェックする(ステップS51)。そして、返信用のメールアドレス12の登録がある場合には(ステップS51のYES)、メールヘッダに返信用のメールアドレス12を付加する(ステップS52)。その付加後のメールヘッダを図7に例示する。そこに示されるように、送信者を示すFromフィールド15の下側に新たにReply−Toフィールド16が生成され、そこにユーザを代表する返信用のメールアドレス12が設定されるのである。
Specifically, the
これにより、この電子メールに基づいて返信される返信メールは、Fromフィールド15のメールアドレスではなく、Reply−Toフィールド16に設定されたユーザ代表のメールアドレス12に対して一律に送信される。したがって、各ユーザは、ユーザ代表のメールアドレス12に送信された返信メールをチェックするなどして、自身に返信された電子メールを取得することができ、添付ファイルの受信不能やテキストデータの意に反するプリントアウトを確実に防止することができる。なお、返信用のメールアドレス12が登録されていない場合(ステップS51のNO)には、メールヘッダに返信用のメールアドレス12は付加されない。
As a result, the reply mail that is replied based on the electronic mail is sent uniformly to the
次に、処理部3は、装置情報にデジタル複合機の名称10bの登録があるか否かをチェックする(ステップS53)。そして、デジタル複合機の名称10bの登録がある場合には(ステップS53のYES)、処理部3は、図7に示されるように、Fromフィールド15にデジタル複合機の名称10bとメールアドレス11bとを設定し(ステップS55)、デジタル複合機の名称10bの登録がない場合には(ステップS53のNO)、Fromフィールド15にデジタル複合機のメールアドレス11bのみを設定する(ステップS54)。
Next, the
つまり、装置情報がメールヘッダに設定される場合には、送信者を示すFromフィールド15にはデジタル複合機の名称10bやメールアドレス11bが設定され、受信者は従来通りデジタル複合機1から送信された電子メールであることを特定できる。Fromフィールド15の書き換えもなく、信頼性が損なわれるおそれもない。
That is, when the device information is set in the mail header, the
そして、返信用のメールアドレス12が登録されていて、それがメールヘッダに付加されると、受信者はそのまま通常の電子メールと同様に返信すれば、代表の返信用のメールアドレス12に送信されて、最終的には送信者の手元に届くこととなる。
Then, if a
以上説明したとおり、本発明のデジタル複合機1によれば、電子メールの返信先が状況に応じて設定できるよう異なる設定手段が重畳的に組み合わせられているので、支障のない利便性に優れた電子メールの送受信環境を構築することができる。 As described above, according to the digital multi-function peripheral 1 of the present invention, different setting means are combined in a superimposed manner so that the reply destination of the e-mail can be set according to the situation. An e-mail transmission / reception environment can be constructed.
LDAPサーバ33は必ずしも必要ではなく、第1ユーザ情報と装置情報とに基づいて電子メールの返信先をセットしてもよい。つまり、デジタル複合機1にユーザがログインしている場合には、第1ユーザ情報に基づいて、送信元のユーザ名やメールアドレスの設定を行い、ユーザがログインしていない場合には、装置情報を用いて送信元のユーザ名(装置名)やメールアドレスを設定するという形態でもよい。
The
1 デジタル複合機
10a、10b デジタル複合機の名称
11a、11b デジタル複合機のメールアドレス
12 返信用のメールアドレス
15 Fromフィールド
16 Reply−Toフィールド
30 インターネット
31 LAN
32 端末装置
33 LDAPサーバ
DESCRIPTION OF
32
Claims (3)
前記デジタル複合機の装置情報を登録する手段と、
前記デジタル複合機にログインするための第1ユーザ情報を登録する手段と、
を備え、
電子メールの送信者のメールアドレスの設定が、デジタル複合機にユーザがログインしている場合には、そのユーザの第1ユーザ情報に基づいて行われ、デジタル複合機にユーザがログインしていない場合には、前記装置情報に基づいて行われることを特徴とするデジタル複合機。 A digital multi-function machine having an e-mail transmission / reception function,
Means for registering device information of the digital multifunction peripheral;
Means for registering first user information for logging in to the digital multifunction peripheral;
With
When the email address of the sender of the email is set in the digital MFP, the user is logged in based on the first user information of the user, and the user is not logged in to the digital MFP. Is performed based on the device information.
前記デジタル複合機の装置情報を登録する手段と、
前記デジタル複合機にログインするための第1ユーザ情報を登録する手段と、
前記デジタル複合機に接続するための第2ユーザ情報を記憶するサーバにアクセスして前記第2ユーザ情報を取得する手段と、
を備え、
電子メールの送信者のメールアドレスの設定が、デジタル複合機にユーザがログインしている場合には、そのユーザの第1ユーザ情報に基づいて行われ、デジタル複合機にユーザがログインしていない場合において、そのユーザの第2ユーザ情報が取得できるときはその第2ユーザ情報に基づいて行われ、そのユーザの第2情報が取得できないときは前記装置情報に基づいて行われることを特徴とするデジタル複合機。 A digital multi-function machine having an e-mail transmission / reception function,
Means for registering device information of the digital multifunction peripheral;
Means for registering first user information for logging in to the digital multifunction peripheral;
Means for accessing the server storing the second user information for connecting to the digital multi-function peripheral and acquiring the second user information;
With
When the email address of the sender of the email is set in the digital MFP, the user is logged in based on the first user information of the user, and the user is not logged in to the digital MFP. The second user information of the user can be acquired based on the second user information, and the second information of the user cannot be acquired based on the device information. Compound machine.
前記装置情報が、返信用のメールアドレスを含み、
電子メールの送信者のメールアドレスが前記装置情報に基づいて設定される場合に、前記電子メールに前記返信用のメールアドレスを付加する手段、を備えることを特徴とするデジタル複合機。 The digital multi-function peripheral according to claim 1 or 2,
The device information includes a reply e-mail address,
And a means for adding the reply mail address to the electronic mail when the mail address of the sender of the electronic mail is set based on the device information.
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