JP2008242726A - メール処理サーバー及びメール管理方法並びにプログラム - Google Patents

Abstract

【課題】受信した電子メールに添付されていた添付文書の管理を容易なものとする。
【解決手段】メールグループ化手段１１１ｂは、受信した電子メールの中から、送信側が宛先を複数設定することにより一斉送信した複数の添付文書付き電子メールを抽出する。メール・添付文書分離手段１１１ｃは、メールグループ化手段１１１ｂで抽出された複数の添付文書付き電子メールを、それぞれ添付文書とメール本文とに分離し、何れかの添付文書付き電子メールに添付されていた添付文書を文書記憶部に格納し、更に、分離した各メール本文に添付文書へのリンク情報を埋め込む。
【選択図】図１

Description

本発明は、電子メールに添付されている添付ファイルを管理する添付ファイル管理技術に関する。

電子メールに添付した添付ファイルにより、顧客企業との間でプロジェクト関係の資料（文書、グラフ、表など）などをやり取りする機会が多くなってきている。顧客企業との間で電子メールをやり取りする企業内に設けられている従来の一般的なメールシステムでは、添付ファイルの添付された電子メール（添付ファイル付き電子メール）を受信した場合、添付ファイルを受信者のＰＣ上あるいはサーバー上に設けられたメールボックスに保存するようにしている。

一方、添付ファイル付き電子メールを受信した場合、添付ファイルとメール本文とを分離し、添付ファイルはファイルサーバーに格納し、メール本文には添付ファイルへのリンク情報を付加するという技術が従来から知られている（例えば、特許文献１参照）。

特開２００２−３４２２４９号公報

上述した従来の一般的なメールシステム及び特許文献１に記載されている従来の技術は、送信側が複数の宛先を指定して一斉送信した添付ファイル付き電子メールを受信した場合、指定された宛先数分の添付ファイルが保存されることになるため、添付ファイルの所在が分散する。即ち、従来の一般的なメールシステムでは、宛先に指定された各受信者のメールボックスに添付ファイルが格納され、また、特許文献１に記載されている従来の技術では、指定された宛先数分の添付ファイルがファイルサーバーのそれぞれ異なる場所に格納されることになるため、内容が同じ添付ファイルの所在が分散する。従って、一斉送信した添付ファイルに不備があって削除したくても誰が当該ファイルを保持しているかトレース不能になるおそれがあった。更に、一斉送信した添付ファイルを修正したい場合でも、従来の一般的なメールシステムでは、送信先にした社員のメールボックスそれぞれに対して添付ファイルの修正処理を行う必要があり、また、特許文献１に記載されている従来の技術では、ファイルサーバーに格納されている複数の添付ファイルに対して修正処理を行わなければならない。

〔発明の目的〕
そこで、本発明の目的は、受信した電子メールの内、送信側が宛先を複数設定することにより一斉送信した複数の添付ファイル付き電子メールについては、その何れか１つに添付されていた添付ファイルだけを保存し、この保存した添付ファイルを複数の電子メール受信者で共有させることにより、添付ファイルの所在の分散を防止することにある。

本発明にかかる第１のメール処理サーバーは、
文書記憶部と、
受信した電子メールの中から、送信側が宛先を複数設定することにより一斉送信した複数の添付ファイル付き電子メールを抽出するメールグループ化手段と、
該メールグループ化手段で抽出された複数の添付ファイル付き電子メールのそれぞれを添付ファイルとメール本文とに分離し、何れかの添付ファイル付き電子メールに添付されていた添付ファイルを前記文書記憶部に格納し、更に、分離した各メール本文に前記格納した添付ファイルへのリンク情報を埋め込む分離手段とを備えたことを特徴とする。

本発明にかかる第２のメール処理サーバーは、第１のメール処理サーバーにおいて、
前記文書記憶部に格納されている添付ファイルの内の、ユーザーによって更新対象にされた添付ファイルについては、更新後のファイルを前記添付ファイルに関連付けて前記文書記憶部に格納する更新要求処理手段を備えたことを特徴とする。

本発明にかかる第３のメール処理サーバーは、第１または第２のメール処理サーバーにおいて、
転送要求された電子メールに添付ファイルがある場合、転送先が前記文書記憶部をアクセス可能な環境であれば、電子メールのみを転送し、アクセス不可能な環境であれば、電子メールに添付ファイルを添付して転送する転送手段を備えたことを特徴とする。

本発明にかかる第４のメール処理サーバーは、第１〜第３の何れかのメール処理サーバーにおいて、
宛先毎のメールボックスを有するメール記憶部を備え、且つ、
前記分離手段が、リンク情報を埋め込んだメール本文を、その宛先に応じたメールボックスに格納することを特徴とする。

本発明にかかる第１のメール管理方法は、
文書記憶部を備えたコンピュータが、受信した電子メールの中から、送信側が宛先を複数設定することにより一斉送信した複数の添付ファイル付き電子メールを抽出するメールグループ化ステップと、
前記コンピュータが、前記メールグループ化ステップで抽出された複数の添付ファイル付き電子メールのそれぞれを添付ファイルとメール本文とに分離し、何れかの添付ファイル付き電子メールに添付されていた添付ファイルを前記文書記憶部に格納し、更に、分離した各メール本文に前記格納した添付ファイルへのリンク情報を埋め込む分離手段ステップを含むことを特徴とする。

本発明にかかる第２のメール管理方法は、第１のメール管理方法において、
前記コンピュータが、前記文書記憶部に格納されている添付ファイルの内の、ユーザーによって更新対象にされた添付ファイルについては、更新後のファイルを前記添付ファイルに関連付けて前記文書記憶部に格納する更新要求処理ステップを含むことを特徴とする。

本発明にかかる第１のプログラムは、
文書記憶部を備えたコンピュータを、
受信した電子メールの中から、送信側が宛先を複数設定することにより一斉送信した複数の添付ファイル付き電子メールを抽出するメールグループ化手段、
該メールグループ化手段で抽出された複数の添付ファイル付き電子メールのそれぞれを添付ファイルとメール本文とに分離し、何れかの添付ファイル付き電子メールに添付されていた添付ファイルを前記文書記憶部に格納し、更に、分離した各メール本文に前記格納した添付ファイルへのリンク情報を埋め込む分離手段として機能させる。

本発明にかかる第２のプログラムは、第１のプログラムにおいて、
前記コンピュータを、
前記文書記憶部に格納されている添付ファイルの内の、ユーザーによって更新対象にされた添付ファイルについては、更新後のファイルを前記添付ファイルに関連付けて前記文書記憶部に格納する更新要求処理手段として機能させることを特徴とする。。

〔作用〕
メールグループ化手段は、受信した電子メールの中から、送信側が宛先を複数設定することにより一斉送信した複数の添付ファイル付き電子メールを抽出する。分離手段は、メールグループ化手段で抽出された複数の添付ファイル付き電子メールのそれぞれを添付ファイルとメール本文とに分離し、何れかの添付ファイル付き電子メールに添付されていた添付ファイルを文書記憶部に格納し、更に、分離した各メール本文に上記格納した添付ファイルへのリンク情報を埋め込む。

本発明によれば、送信側から一斉送信された複数の添付ファイル付き電子メールに添付されていた添付ファイルの所在の分散を防止することができる。その理由は、受信した電子メールの中から、送信側が宛先を複数設定することにより一斉送信した複数の添付ファイル付き電子メールを抽出するメールグループ化手段と、メールグループ化手段で抽出された複数の添付ファイル付き電子メールのそれぞれを添付ファイルとメール本文とに分離し、何れかの添付ファイル付き電子メールに添付されていた添付ファイルを文書記憶部に格納し、更に、分離した各メール本文に上記格納した添付ファイルへのリンク情報を埋め込む分離手段とを備えているからである。つまり、受信した電子メールの内、送信側が宛先を複数設定することにより一斉送信した添付ファイル付き電子メールについては、それらに対して添付ファイルを１つ保存するようにしているので、添付ファイルの管理が容易なものとなる。

次に、本発明を実施するための最良の形態について図面を参照して詳細に説明する。

〔本発明の実施の形態の構成の説明〕
図１を参照すると、本発明の実施の形態は、自社Ａ内に設置されたメール処理サーバー１１、記憶サーバー１２及びクライアント端末装置２１−１〜２１−ｎと、顧客企業Ｂ内に設置された顧客メールサーバー４及び顧客クライアント端末装置５１−１〜５１−ｋとから構成されている。メール処理サーバー１１と各クライアント端末装置２１−１〜２１−ｎは、ＬＡＮ３を介して相互に接続され、メール処理サーバー１１と顧客メールサーバー４は、インターネット６を介して相互に接続されている。

記憶サーバー１２は、メール記憶部１２２と、文書記憶部１２３とを備えている。メール記憶部１２２には、社員毎の記憶エリア（メールＢＯＸ）が設けられている。文書記憶部１２３には、添付ファイル付き電子メール（添付文書付き電子メール）に添付されていた添付ファイル（添付文書）が格納される。

メール処理サーバー１１は、自社Ａ内外から受信する電子メール（単に、メールと記す場合もある）を処理する受信メール処理部１１１と、添付文書に関する処理を行う添付文書処理部１１３とを含んでいる。

受信メール処理部１１１は、メールグループ化手段１１１ｂと、メール・添付文書分離手段１１１ｃとを備えている。

メール・グループ化手段１１１ｂは、受信した電子メールの中から、送信側が宛先を複数設定することにより一斉送信した添付ファイル付き電子メールを抽出しグループ化する機能を有する。

メール・添付文書分離手段１１１ｃは、メールグループ化手段１１１ｂで抽出された複数の添付ファイル付き電子メールを、それぞれ添付ファイルとメール本文とに分離し、何れかの添付ファイル付き電子メールに添付されていた添付ファイルを文書記憶部１２３に格納する機能や、分離した各メール本文に文書記憶部１２３に登録した添付ファイルへのリンク情報を埋め込む機能や、リンク情報を埋め込んだ各メール本文をメール記憶部１２２に設けられている各社員毎のメールＢＯＸの内の該当するメールＢＯＸに格納する機能を有する。

添付文書処理部１１３は、添付文書更新要求処理手段１１３ｂを含んでいる。添付文書更新要求処理手段１１３ｂは、文書記憶部１２３に格納されている添付文書の内の、ユーザーによって更新対象にされた添付文書については、更新後の文書を上記添付文書に関連付けて文書記憶部に格納する機能を有している。

なお、メール処理サーバー１１は、コンピュータにより実現可能であり、コンピュータによって実現する場合は、例えば、次のようにする。コンピュータをメール処理サーバー１１として機能させるためのプログラムを記録したディスク、半導体メモリ、その他の記録媒体を用意し、コンピュータに上記プログラムを読み取らせる。コンピュータは、読み取ったプログラムに従って自身の動作を制御することにより、自コンピュータ上に、受信メール処理部１１１及び添付文書処理部１１３を実現する。

〔実施の形態の動作の説明〕
次に、本実施の形態の動作について説明する。

〔電子メール受信時の動作〕
先ず、電子メール受信時の動作を図２及び図３のフローチャートを参照して説明する。

メール処理サーバー１１は、電子メールを受信すると、それをメールグループ化手段１１１ｂに渡す。これにより、メールグループ化手段１１１ｂは、図２のフローチャートに示すように、先ず、電子メールに添付文書があるか否かを調べる（ステップＡ２１）。

そして、添付文書がないと判定した場合（ステップＡ２１がＮｏ）は、受信した電子メールをその宛先情報に従って、文書記憶部１２２中の該当するメールＢＯＸに格納する（ステップＡ２５）。

これに対して、添付文書があると判定した場合（ステップＡ２１がＹｅｓ）は、宛先（ＴＯ，ＣＣ，ＢＣＣ）に複数の社員が指定されているか否かを調べる（ステップＡ２２）。

そして、１人の社員しか指定されていなかった場合（ステップＡ２２がＮｏ）は、添付文書付き電子メールをメール・添付文書分離手段１１１ｃに渡す（ステップＡ２４）。

これに対して、複数の社員が指定されている場合（ステップＡ２２がＹｅｓ）は、グループ化処理を行う（ステップＡ２３）。即ち、メール処理サーバー１１から渡された電子メールと同一内容の電子メールが、宛先に指定されている社員数分、メール受信手段１１１ａから渡されるのを待つ。なお、同一内容の電子メールか否かは、実際にメール本文を比較して判定するようにしても良いし、電子メールのヘッダ部の情報を比較することにより判定するようにしても良い。そして、宛先に指定されている社員数分の同一内容の電子メールがメール処理サーバー１１から渡されると、それらに同一のメールグループＩＤを付加する。

ステップＡ２３のグループ化処理が完了すると、メールグループ化手段１１１ｂは、メールグループＩＤを付加した各添付文書付き電子メールをメール・添付文書分離手段１１１ｃに渡す（ステップＡ２４）。

メール・添付文書分離手段１１１ｃは、メールグループ化手段１１１ｂから添付文書付き電子メールが渡されると、図３のフローチャートに示すように、先ず、メールグループＩＤが付加されているか否かを調べる（ステップＢ３１）。

そして、メールグループＩＤが付加されていない場合（ステップＢ３１がＮｏ）は、添付文書とメール本文とを分離し、添付文書を文書記憶部１２３に格納する（ステップＢ３４、Ｂ３５）。更に、メール本文に上記添付文書に対するリンク情報を埋め込み、電子メールの宛先情報に従って、メール記憶部１２２中の該当するメールＢＯＸに格納する（ステップＢ３６）。

これに対して、メールグループＩＤが付加されている場合（ステップＢ３１がＹｅｓ）は、上記メールグループＩＤと同一のメールグループＩＤが付加されている電子メールを既に処理しているか否かを調べる（ステップＢ３２）。即ち、同一内容の添付文書付き電子メールの内の、最初に渡された添付文書付き電子メールであるか否かを調べる。

そして、最初の添付文書付き電子メールである場合（ステップＢ３２がＹｅｓ）は、前述したステップＢ３４の処理を行う。これに対して、最初の添付文書付き電子メールでない場合（ステップＢ３２がＮｏ）は、添付文書とメール本文とを分離した後、ステップＢ３６の処理を行う。以上の処理により、送信側から一斉送信により複数の添付文書付き電子メールが送られてきた場合であっても、文書記憶部１２３に保存する文書を１つにすることができるので、添付ファイルの管理を容易なものにすることができる。

〔ファイル更新時の動作〕
クライアント端末装置２１−ｊ（１≦ｊ≦ｎ）のユーザーは、電子メールに添付されている添付文書の閲覧時、必要に応じて自クライアント端末装置２１−ｊ上で添付文書を更新し、更新後の文書をメール処理サーバー１１へ送信する。メール処理サーバー１１内の添付文書更新要求処理手段１１３ｂは、クライアント端末装置２１−ｊから更新後の文書が送られてくると、更新後の文書を上記添付文書と関連付けて文書記憶部１２３に格納する。

〔実施の形態の効果〕
本実施の形態によれば、送信側から一斉送信された複数の添付ファイル付き電子メールに添付されていた添付ファイルの所在の分散を防止することができる。その理由は、受信した電子メールの中から、送信側が宛先を複数設定することにより一斉送信した複数の添付ファイル付き電子メールを抽出するメールグループ化手段１１１ｂと、メールグループ化手段１１１ｂで抽出された複数の添付ファイル付き電子メールのそれぞれを添付ファイルとメール本文とに分離し、何れかの添付ファイル付き電子メールに添付されていた添付ファイルを文書記憶部１２３に格納し、更に、分離した各メール本文に上記格納した添付ファイルへのリンク情報を埋め込む分離手段１１１ｃとを備えているからである。つまり、受信した電子メールの内、送信側が宛先を複数設定することにより一斉送信した添付ファイル付き電子メールについては、それらに対して添付ファイルを１つ保存するようにしているので、添付ファイルの管理が容易なものとなる。

〔実施の形態の実施例〕
次に、実施の形態の実施例について説明する。

〔実施例の構成の説明〕
図４を参照すると、本実施例は、自社Ａ内に設置されたメール処理サーバー１１、記憶サーバー１２及び複数のクライアント端末装置２１−１〜２１−ｎと、顧客企業Ｂ内に設置された顧客メールサーバー４及び複数の顧客クライアント端末装置５１−１〜５１−ｋとを備えている。メール処理サーバー１１と各クライアント端末装置２１−１〜２１−ｎとはＬＡＮ３を介して相互に接続され、メール処理サーバー１１と顧客メールサーバー４とはインターネット６を介して相互に接続されている。

記憶サーバー１２は、参照テーブル記憶部１２１と、電子メールを保存するメール記憶部１２２と、添付ファイル（添付文書或いは単に文書とも称す）及びその文書の更新によって作成された関連文書を保存する文書記憶部１２３とが設けられている。なお、メール記憶部１２２には、社員毎の記憶エリア（メールＢＯＸ）が設けられている。

参照テーブル記憶部１２１には、社員情報テーブル１２１ａと、プロジェクト関係者テーブル１２１ｂと、社員管理体系テーブル１２１ｃと、メール＆添付文書＆プロジェクト関係付けテーブル１２１ｄとが設けられている。

社員情報テーブル１２１ａには、各社員の社員ＩＤ、氏名、所属部署、メールアドレスなどの社員情報が格納されている。

プロジェクト関係者テーブル１２１ｂには、プロジェクト名と、プロジェクトＩＤと、そのプロジェクトに関係するプロジェクト関係者のメールアドレスとが対応付けて登録されている。図５は、プロジェクト関係者テーブル１２１ｂの一例を示す図である。この例は、プロジェクト名「○○○○」のプロジェクトは、プロジェクトＩＤが「ＩＤＰ１」で、プロジェクト関係者（自社Ａ及び顧客企業Ｂのプロジェクト関係者）のメールアドレスが「ＭＡ，ＭＢ，ＭＣ，ＭＤ，ＭＥ」であることを示している。

社員管理体系テーブル１２１ｃには、各社員の上司を示す社員管理体系情報が登録されている。

メール＆添付文書＆プロジェクト関係付けテーブル１２１ｄには、図６に示すように、電子メールのメールＩＤと、その電子メールに添付されていた添付文書の文書ＩＤ（メール・添付文書分離手段１１１ｃで付加された文書ＩＤ）と、関係するプロジェクトのプロジェクトＩＤとが登録される。更に、宛先に複数の社員のメールアドレスが指定されている電子メール（指定されている宛先分存在する）については、それら複数の電子メールに対して付与されたメールグループＩＤも登録されている。

メール処理サーバー１１は、自社Ａ内外から受信する電子メールを処理する受信メール処理部１１１と、自社Ａ内外に送信する電子メールを処理する送信メール処理部１１２と、電子メールの添付文書を処理する添付文書処理部１１３とを含んでいる。

受信メール処理部１１１は、メール受信手段１１１ａと、メールグループ化手段１１１ｂと、メール・添付文書分離手段１１１ｃと、メール送付先制限付加手段１１１ｄとを含んでいる。

メール受信手段１１１ａは、自社Ａ内からの電子メールを受信した場合には、受信した電子メールにユニークなメールＩＤを付加してメール記憶部１２２内の該当メールＢＯＸに格納する。その際、メール送付先制限情報が付加されていれば、それも合わせてメール記憶部１２２に格納する。また、自社Ａ外からの電子メールを受信した場合には、その電子メールにユニークなメールＩＤを付加してメールグループ化手段１１１ｂに渡す。

メールグループ化手段１１１ｂは、メール受信手段１１１ａから渡された電子メールの宛先に複数の社員のメールアドレスが設定されているか否かを調べる。そして、１人の社員のメールアドレスしか設定されていない場合は、その電子メールをメール送付先制限付加手段１１１ｄに渡す。これに対して、複数の社員のメールアドレスが設定されている場合には、その電子メールと同じ内容の電子メールが、宛先に設定されている社員数分渡されるのを待ち、それらに同一のメールグループＩＤを付加してメール送付先制限付加手段１１１ｄに渡す。

メール送付先制限付加手段１１１ｄは、メールグループ化手段１１１ｂから渡された電子メールがプロジェクト関係の電子メールであるか否かを判定する。そして、プロジェクト関係の電子メールでないと判定した場合は、その電子メールをメール・添付文書分離手段１１１ｃに渡す。これに対して、プロジェクト関係の電子メールであると判定した場合は、メール送付先制限情報を電子メールに付加した後、メール・添付文書分離手段１１１ｃに渡す。

メール・添付文書分離手段１１１ｃは、メール送付制限付加手段１１１ｄから渡された電子メールに文書が添付されていない場合は、電子メールをメール記憶部１２２中の該当するメールＢＯＸに格納する。これに対して、電子メールに文書が添付されている場合は、添付文書とメール本文とを分離し、添付文書に一意な文書ＩＤを付加した後、双方の関係（添付文書の文書ＩＤとメールＩＤ）をメール＆添付文書＆プロジェクト関係付けテーブル１２１ｄに記録し、添付文書については添付文書処理部１１３に処理を依頼する。その際、添付文書処理部１１３には、添付文書と、電子メールの宛先情報とを渡す。メール本文については、添付文書へのリンク情報を埋め込み、その後、メール記憶部１２２中の該当するメールＢＯＸに格納する。なお、メールグループＩＤが付加され、且つ文書が添付された電子メールが渡された場合には、上記メールグループＩＤが付加された複数の電子メールに対して文書記憶部１２３に格納される文書が１つとなるようにするため、例えば、次のような処理を行う。メールグループＩＤが付加された電子メールが渡された場合、先ず、上記メールグループＩＤと同一のメールグループＩＤの付加されている電子メールを既に処理しているか否かを判定する。そして、処理していない場合は、添付文書処理部１１３に対して添付文書の処理を依頼し、更に、メール本文に添付文書へのリンク情報を埋め込んで該当するメールＢＯＸに格納する。これに対して、既に同一メールグループＩＤの付加されている電子メールを処理している場合は、添付文書処理部１１３に対する処理依頼は行わず、メール本文に対する処理だけを行う。

添付文書処理部１１３は、文書アクセス権設定手段１１３ａと、添付文書更新要求処理手段１１３ｂとを含んでいる。

文書アクセス権設定手段１１３ａは、メール・添付文書分離手段１１１ｃから要求を受けた添付文書について、電子メールの宛先情報を基にアクセス権を設定し、設定したアクセス権を示すアクセス権情報を添付文書に付加し、文書記憶部１２３に格納する。

添付文書更新要求処理手段１１３ｂは、添付文書を閲覧したユーザーが添付文書に変更を加えた場合には、元文書に関連付けられた新しい文書を作成して文書記憶部１２３に保存する。

送信メール処理部１１２は、メールＢＯＸアクセス要求処理手段１１２ａと、メール閲覧要求処理手段１１２ｂと、メール返信・転送要求処理手段１１２ｃと、新規メール送信要求処理手段１１２ｄとを含んでいる。

メールＢＯＸアクセス要求処理手段１１２ａは、ユーザーによるメールＢＯＸへのアクセス要求を受けてユーザー認証を行い、認証ＯＫの場合、上記ユーザーのメールＢＯＸに格納されている電子メールのメール一覧をユーザーが利用しているクライアント端末装置２１−ｊの表示部に表示する。

メール閲覧要求処理手段１１２ｂは、ユーザーによって電子メールの閲覧が要求されたとき、要求された電子メールをメール記憶部１２２のメールＢＯＸから取得し、ユーザーが利用しているクライアント端末装置２１−ｊの表示部に表示する。また、ユーザーにより、電子メールに添付されている文書の閲覧が要求された場合、その文書をクライアント端末装置２１−ｊの表示部に表示する。その際、ユーザーのメールアドレスと、添付文書に付加されているアクセス権情報とに基づいて、ユーザーの文書へのアクセス権を判定した上で表示するようにしても良い。

メール返信・転送要求処理手段１１２ｃは、ユーザーから電子メールの転送要求があった場合、電子メールに付加されているメール送付先制限情報と要求された転送先のメールアドレスとに基づいて、転送可能か否かを判定する。そして、転送可能であり、且つ転送先が社員である場合には、上記電子メールに付加されていたメール送付先制限情報と同じメール送付先制限情報を付加して転送先へ送信する。また、転送先が社員ではなく、添付文書がある場合には、添付文書を電子メールに付加して転送先に転送する。更に、電子メールを他人に転送した場合には、元メールの発信者に対して、転送先の対象者名と転送者（元メールの受信者）と転送先対象者との関係（プロジェクト関係者、または転送者の上司等）を記載したメールを送信する。

また、メール返信・転送要求処理手段１１２ｃは、ユーザーから電子メールの返信要求があった場合、その電子メールに付加されているメール送付先制限情報と、返信先のメールアドレスとに基づいて、返信可能か否かを判定し、返信可能な場合のみ、返信する。なお、返信先が社員の場合には、上記電子メールに付加されていたメール送付先制限情報と同じメール送付先制限情報を電子メールに付加して返信する。

新規メール送信要求処理手段１１２ｄは、ユーザーから文書を添付した新規電子メールの送信要求があった場合、添付文書の属性（プロジェクト関係の文書か否か）を基にメールの宛先が送信可能なもののみを送信する。

クライアント端末装置２１−１は、メール・添付文書閲覧要求手段２１１と、メール・添付文書表示手段２１２と、メール編集・送信要求手段２１３と、文書編集手段２１４とを備えている。なお、他のクライアント端末装置も同様の構成を有している。

メール・添付文書閲覧要求手段２１１は、ユーザーの指示に従って、メール処理サーバー１１に対して、メールＢＯＸへのアクセス要求、電子メールの転送要求、電子メールの返信要求を送信する機能を有する。

メール・添付文書表示手段２１２は、メール処理サーバー１１から送られてきた電子メールや添付文書を表示部（図示せず）に表示する機能を有する。

メール編集・送信要求手段２１３は、メール処理サーバー１１に対して新規メールの送信要求を送信する機能を有する。

文書編集手段２１４は、ユーザーの指示に従って文書記憶部１２３に格納されている添付文書を編集したり、新規文書を作成し、登録する機能を有する。

なお、クライアント端末装置２１−１は、コンピュータにより実現可能であり、コンピュータにより実現する場合には、例えば、次のようにする。コンピュータをクライアント端末装置２１−１として機能させるためのプログラムを記録したディスク、半導体メモリ、その他の記録媒体を用意し、コンピュータに上記プログラムを読み取らせる。コンピュータは、読み取ったプログラムに従って自身の動作を制御することにより、自コンピュータ上に、メール・添付文書閲覧要求手段２１１、メール・添付文書表示手段２１２、メール編集・送信要求手段２１３および文書編集手段２１４を実現する。

〔実施例の動作の説明〕
次に、各図を参照して本実施例の動作について詳細に説明する。

〔電子メール受信時の動作〕
先ず、メール処理サーバー１１が電子メールを受信した場合の動作を図７のフローチャートを参照して説明する。

メール処理サーバー１１内のメール受信手段１１１ａは、電子メールを受信すると、先ず、電子メールにユニークなメールＩＤを付加し、次いで、電子メールから送信元および宛先のメールアドレスを抽出する（ステップＳ１１、Ｓ１２）。その後、メール受信手段１１１ａは、送信元のメールアドレスに基づいて、自社Ａ内からの電子メールなのか、自社Ａ外からの電子メールなのかを判定する（ステップＳ１２ａ）。

そして、自社Ａ内からの電子メールである場合（ステップＳ１２ａがＮｏ）には、該当する社員のメールＢＯＸに格納する（ステップＳ２５）。その際、電子メールにメール送付先制限情報が付加されていれば、それも併せて格納する。

これに対して、自社Ａ外からの電子メールである場合（ステップＳ１２ａがＹｅｓ）には、受信した電子メールをメールグループ化手段１１１ｂに渡す。

メールグループ化手段１１１ｂでは、上記電子メールの宛先に複数の社員のメールアドレスが設定されているか否かを調べる（ステップＳ１３）。なお、各社員のメールアドレスは、社員情報テーブル１２１ａに登録されているので、このテーブル１２１ａを参照することにより、複数の社員の電子メールアドレスが設定されているか否かを判定することができる。

そして、宛先に１人の社員のメールアドレスしか設定されていないと判定した場合（ステップＳ１３がＮｏ）は、電子メールをメール送付先制限付加手段１１１ｄに渡す。

これに対して、宛先に複数の社員のメールアドレスが設定されていると判定した場合（ステップＳ１３がＹｅｓ）は、メール受信手段１１１ａから渡された電子メールと同一内容の電子メールが、宛先に指定されている社員数分、メール受信手段１１１ａから渡されるのを待つ。なお、同一内容の電子メールか否かは、実際にメール本文を比較して判定するようにしても良いし、電子メールのヘッダ部の情報を比較することにより判定するようにしても良い。そして、宛先に指定されている社員数分の同一内容の電子メールがメール受信手段１１１ａから渡されると、それらに同一のメールグループＩＤを付加してメール送付先制限付加手段１１１ｄに渡す（ステップＳ１４）。

メール送付先制限付加手段１１１ｄは、メールグループ化手段１１１ｂから電子メールが渡されると、その電子メールがプロジェクト関係の電子メールであるか否かを、電子メールの宛先アドレス及び送信元アドレスと、プロジェクト関係者テーブル１２１ｂの内容とに基づいて判定する（ステップＳ２２）。即ち、上記電子メールの宛先アドレス及び送信元アドレスが両方ともプロジェクト関係者テーブル１２１ｂに登録されている場合には、プロジェクト関係の電子メールであると判定し、そうでない場合は、プロジェクト関係の電子メールではないと判定する。また、ステップＡ３１では、上記電子メールが関係するプロジェクトのプロジェクトＩＤも求めておく。例えば、電子メールの宛先アドレスが「ＭＹ」、送信元アドレスが「ＭＹ」、プロジェクト関係者テーブル１２１ｂの内容が図５に示すものであるとすると、上記電子メールに関係するプロジェクトのプロジェクトＩＤは「ＩＤＰ２」となる。

なお、プロジェクト関係の電子メールであるか否かの判定方法は、上記した方法に限られるものではなく、電子メールのサブジェクト等にプロジェクト関係者の間でやりとりされるメールである旨の所定の文字列や記号が記載されている場合、プロジェクト関係の電子メールであると判定する方法を採用することもできる。

そして、プロジェクト関係の電子メールでないと判定した場合（ステップＳ２２がＮｏ）は、上記電子メールをメール・添付文書分離手段１１１ｃに渡す。

これに対して、プロジェクト関係の電子メールである場合（ステップＳ２２がＹｅｓ）は、電子メールにメール送付先制限情報を付加した後、メール・添付文書分離手段１１１ｃに渡す（ステップＳ２３、Ｓ２４）。即ち、電子メールの宛先情報とプロジェクト関係者テーブル１２１ｂの内容とに基づいて、上記電子メールが関係するプロジェクトを特定し、そのプロジェクトに関係するプロジェクト関係者のメールアドレスを、メール送付先制限情報として上記電子メールに付加する。更に、宛先情報と社員情報テーブル１２１ａとに基づいて宛先情報に対応する社員を特定し、更に、社員管理体系テーブル１２１ｃを参照して上記社員の上司を特定し、更に、社員情報テーブル１２１ａを参照して上記上司のメールアドレスを求め、上記上司のメールアドレスもメール送付先制限情報として上記電子メールに付加する。

メール・添付文書分離手段１１１ｃは、メール送付制限付加手段１１１ｄから電子メールが渡されると、添付文書があるか否か調べる（ステップＳ１５）。

そして、添付文書がない場合（ステップＳ１５がＮｏ）は、電子メールをメール記憶部１２２中の該当するメールＢＯＸに格納する（ステップＳ２５）。

これに対して、添付文書がある場合（ステップＳ１５がＹｅｓ）は、メール本文と添付文書に分離し、添付文書にユニークな文書ＩＤを付加した上で、電子メールと添付文書との関連付け情報（メールＩＤと文書ＩＤ）と、関係するプロジェクトがある場合はそのプロジェクトＩＤとをメール＆添付文書＆プロジェクト関係付けテーブル１２１ｄに格納する（ステップＳ１６、Ｓ１７）。なお、電子メールにメールグループＩＤが付加されている場合には、上記メールグループＩＤと同一のメールグループＩＤの付加されている電子メールを既に処理しているか否かを判定し、処理していない場合は、添付文書にユニークな文書ＩＤを付加した上で、メール＆添付文書＆プロジェクト関係付けテーブル１２１ｄに、メールＩＤ、文書ＩＤ、メールグループＩＤおよびプロジェクトＩＤを格納する。また、処理している場合（電子メールに付加されているメールグループＩＤと同一のメールグループＩＤがメール＆添付文書＆プロジェクト関係付けテーブル１２１ｄに登録されている場合）は、メール＆添付文書＆プロジェクト関係付けテーブル１２１ｄにメールＩＤ、メールグループＩＤ、既に付加されている文書ＩＤおよびプロジェクトＩＤを登録する。

その後、メール・添付文書分離手段１１１ｃは、添付文書処理部１１３に添付文書に対する処理を依頼する。その際、添付文書と、電子メールの宛先アドレスとを添付文書処理部１１３に渡す。なお、メールグループＩＤが付加されている電子メールについては、上記メールグループＩＤが付加されている電子メールの内の、最初の電子メールを処理する場合のみ、添付文書処理部１１３に添付文書の処理を依頼する。

これにより、添付文書処理部１１３内の文書アクセス権設定手段１１３ａは、電子メールの宛先アドレスに応じたアクセス権情報を添付文書に付加すると共に、添付文書の開示可能範囲を示す文書開示可能範囲情報を添付文書に付加して文書記憶部１２３に格納する（ステップＳ１８〜Ｓ２０）。なお、文書開示可能範囲情報の内容は、ステップＳ２４で付加したメール送付先制限情報と同一内容となる。また、アクセス権情報の内容は、電子メールの宛先アドレスとなる。また、メールアドレスに加え、そのメールアドレスを使用している社員の社員名をアクセス権情報に含ませるようにしても良い。図８に文書記憶部１２３の内容例を示す。同図に示すように、文書８０１には、文書ＩＤ８０２と、アクセス権情報８０３と、文書開示可能範囲情報８０４とが付加されている。

また、メール・添付文書分離手段１１１ｃは、メール本文については、添付文書へのリンク情報を埋め込んだ後、宛先となっている社員のメールＢＯＸに保存する（ステップＳ２１、Ｓ２５）。図９にメール記憶部１２２の内容例を示す。同図に示すように、メールＢＯＸ９０−１に格納されているメール本文９１には、添付文書へのリンク情報９２が埋め込まれると共に、メール送付先制限情報９３が付加されている。また、メールＢＯＸ９０−２に格納されているメール本文９４には、リンク情報は埋め込まれておらず、メール送付先制限情報９５が付加されている。

〔電子メール閲覧時の動作〕
次に、自社Ａの社員が電子メールを閲覧する場合の動作を、図１０のフローチャートを参照して説明する。

クライアント端末装置２１−ｊを利用しているユーザーは、自身宛の電子メールを閲覧する場合、メール・添付文書閲覧要求手段２１１を用いてメール処理サーバー１１に対してメールＢＯＸアクセス要求を送信する。

メール処理サーバー１１内のメールＢＯＸアクセス要求処理手段１１２ａは、メールＢＯＸアクセス要求を受け付けると（ステップＳ２６）、ユーザー認証を実施し、認証ＯＫの場合は、ユーザーのメールＢＯＸに格納されている電子メールのメール一覧をクライアント端末装置２１−ｊへ送信する（ステップＳ２７、Ｓ２８）。これにより、クライアント端末装置２１−ｊ内のメール・添付文書表示手段２１２は、メール一覧を表示部に表示する。

ユーザーがメール一覧を用いて閲覧したい電子メールを選択すると、メール・添付文書閲覧要求手段２１１は、ユーザーが選択した電子メールのメールＩＤを含む閲覧要求をメール処理サーバー１１へ送信する。

これにより、メール閲覧要求処理部１１２ｂは、閲覧要求された電子メールをメール記憶部１２２のメールＢＯＸから取得し、クライアント端末装置２１−ｊへ送信する（ステップＳ２９がＹｅｓ、Ｓ３０）。メール・添付文書表示手段２１２は、メール処理サーバー１１から送られてきた電子メールを表示部に表示する。

ユーザーは、表示されている電子メールに添付されている文書を閲覧する場合、メール・添付文書閲覧要求手段２１１を用いて、メール本文に埋め込まれている添付文書へのリンク情報をクリックすることにより、メール処理サーバー１１へ添付文書の閲覧要求を送信する。

メール閲覧要求処理手段１１２ｂは、添付文書の閲覧要求を受け付けると、添付文書へのアクセス権のあるユーザーであるか否かを、添付文書に付加されているアクセス権情報とユーザーのメールアドレスとに基づいて判定する（ステップＳ３１がＹｅｓ、Ｓ３２）。なお、アクセス権情報の社員名を含ませるようにした場合は、社員名も考慮してアクセス権の有無を判定する。

そして、アクセス権のあるユーザーであると判定した場合（ステップＳ３２がＹｅｓ）は、該当する添付文書を文書記憶部１２３から取得し、クライアント端末装置２１−ｊへ送信する（ステップＳ３３）。これにより、メール・添付文書表示手段２１２は、メール処理サーバー１１から送られてきた添付文書を表示部に表示する。

これに対して、アクセス権のないユーザーであると判定した場合（ステップＳ３２がＮｏ）は、クライアント端末装置２１−ｊに対して、アクセス権がないため表示することができない旨のメッセージを送信する（ステップＳ４４）。これにより、メール・添付文書表示手段２１２は、上記メッセージを表示部に表示する。

ユーザーは、表示部に表示されている添付文書を、文書編集手段２１４を用いて更新することができる。ユーザーは、添付文書の閲覧を終了する場合、メッセージ・添付文書閲覧要求手段２１１を用いてメール処理サーバー１１へ文書の閲覧終了要求を送信する。その際、文書が更新されている場合には、更新後の文書をメール処理サーバー１１へ送信する。

メッセージ閲覧要求処理手段１１２ｂは、文書の閲覧終了要求が送られてくると（ステップＳ３４）、それに更新後の文書が含まれているか否かに基づいて、文書に更新が加えられているか否かを判定する（ステップＳ３５）。そして、更新されていない場合（ステップＳ３５がＮｏ）は、その処理を終了する。これに対して、更新されている場合（ステップＳ３５がＹｅｓ）は、更新後の文書と、元文書の文書ＩＤとを添付文書更新要求処理手段１１３ｂに渡す。これにより、添付文書更新要求処理手段１１３ｂは、元文書のアクセス権と文書開示可能範囲を継承した新たな文書を作成して、元文書との関連情報と更新ユーザー情報を付加した上で文書記憶部１２３に保存する（ステップＳ３６、３７）。今、例えば、図８に示す文書８０５を閲覧中に文書編集手段２１４を用いて更新を加え、その後、メール処理サーバー１１に対して文書の閲覧終了要求を送ったとすると、メール閲覧要求処理手段１１２ｂでは、ステップＳ３６において、更新内容を反映した新たな文書８１０を作成して文書記憶部１２３に格納し、ステップＳ３７において、元文書８０５に文書８１０との関連情報８０９を付加し、文書８１０に文書ＩＤ８１１、アクセス権情報８１２、文書開示可能範囲情報８１３、更新者情報８１４を付加することになる。

また、ユーザーは、メール・添付文書閲覧要求手段２１１を用いて、メール処理サーバー１１に対して閲覧要求した文書を新文書として保存することを要求することもできる。メール閲覧要求処理手段１１２ｂは、保存要求を受け付けた場合（ステップＳ３８がＹｅｓ）は、添付文書更新要求処理手段１１３ｂに対してユーザーが閲覧している文書の文書ＩＤを渡し、上記文書を新文書として保存することを要求する。これにより、添付文書更新要求処理手段１１３ｂは、元文書のアクセス権と文書開示可能範囲を継承した新たな文書を作成して、元文書との関連付け情報と更新ユーザー情報を付加して文書記憶部１２３に保存した上で、新文書を表示する（ステップＳ３９〜Ｓ４１）。ユーザーは、この文書に対して文書編集手段２１４および添付文書更新要求処理手段１１３ｂを用いて更新処理を行うことができる。なお、メールＢＯＸアクセス終了要求を受け付けた場合（ステップＳ４２）、およびメール閲覧終了要求を受け付けた場合（ステップＳ４３）、送信メール処理部１１２はその処理を終了する。

〔電子メール転送時の動作〕
次に、自社Ａの社員がメールＢＯＸにある受信メールを転送する場合の動作について、図１１のフローチャートを参照して説明する。

クライアント端末装置２１−ｊを利用しているユーザーは、自身のメールＢＯＸにある受信メールを転送する場合、先ず、メール・添付文書閲覧要求手段２１１を用いてメール処理サーバー１１に対してメールＢＯＸへのアクセス要求を送信する。これにより、メールＢＯＸアクセス要求処理手段１１２ａにおいて、前述した図１０におけるステップＳ２６〜Ｓ２８の処理と同様の処理が行われ、クライアント端末装置２１−ｊの表示部にメール一覧が表示される（図１１のステップＳ２６〜Ｓ２８）。

クライアント端末装置２１−ｊのユーザーは、メール一覧の中から転送対象にする電子メールを選択し、更に転送先を指定する。これにより、メール・添付文書閲覧要求手段２１１は、メール処理サーバー１１に対して電子メールの転送要求を送信する。この転送要求には、転送対象にする電子メールのメールＩＤと、転送先のメールアドレスとが含まれている。

メール返信・転送要求処理手段１１２ｃは、転送要求を受け付けると、転送対象にする電子メールにメール送付先制限情報が付加されているか否かを判定し（ステップＳ８０）、付加されている場合は、要求された転送先とメール送付先制限情報とを照合して転送可能か否かを判定する（ステップＳ４６）。

そして、転送可能であった場合は、転送先が社員であるか否かを判定する（ステップＳ４７）。また、メール送付先制限情報が付加されていなかった場合も、ステップ４７の処理が行われる。

転送先が社員の場合（ステップＳ４７がＹｅｓ）には、添付文書があるか否かを判定する（ステップＳ４８）。そして、添付文書があれば、電子メールの転送先のメールアドレスと社員情報テーブル１２１ａの内容とから、転送先の社員を特定し、この社員の名前と転送先情報とを文書アクセス権設定手段１１３ａに渡す（ステップＳ４９、Ｓ５０）。これにより、文書アクセス権設定手段１１３ａは、添付文書のアクセス権情報に、メール返信・転送要求処理手段１１２ｃから渡された社員の名前とメールアドレスとを追加する。その後、メール返信・転送要求処理手段１１２ｃは、元のメールと同じメール送付先制限情報を付加して転送メールを送信する（ステップＳ５１、Ｓ５２）。なお、添付文書がなかった場合（ステップＳ４８がＮｏ）は、ステップＳ５１の処理を行う。

一方、転送先が社員ではない場合（ステップＳ４７がＮｏ）には、添付文書があれば（ステップＳ５３がＹｅｓ）、当該文書へのリンク情報を削除して、代わりに文書の実体を添付した上で、転送メールを送信する（ステップＳ５４、Ｓ５５）。添付文書がない場合（ステップＳ５３がＮｏ）は、転送メールをそのまま送信する（ステップＳ５５）。

また、転送メール送信と同時に、元メールから抽出した発信者アドレスに対して、メール転送を告知するメールをメール返信・転送処理要求手段１１２ｂが自動送信する（ステップＳ５６、Ｓ５７）。当該告知メールには、転送先の対象者名と、転送者（元メールの受信者）と転送先対象者との関係（プロジェクト関係者、または転送者の上司等）を記載する。これらの情報は、転送先のメールアドレスと、各テーブル１２１ａ、１２１ｂ、１２１ｃの内容とから求めることができる。

〔新規電子メール送信時の動作〕
次に、自社Ａの社員が新規メールを送信する場合の動作を、図１２のフローチャートを参照して説明する。

クライアント端末装置２１−ｊのユーザーは、送信する電子メールに文書を添付する場合には、添付する文書を、文書編集手段２１４および添付文書更新要求処理手段１１３ｂを用いて作成し、文書記憶部１２３に格納しておく。更に、上記添付する文書が既に文書記憶部１２３に登録されている文書（元文書）と関連するものである場合には、元文書と添付する文書との関連情報を、元文書に付加しておくと共に、元文書の文書ＩＤおよび作成した文書の文書ＩＤを取得しておく。

クライアント端末装置２１−ｊのユーザーは、新規メールを送信する場合、先ず、メール編集・送信要求手段２１３を用いてメール本文を作成すると共に宛先を設定する。送信する電子メールに添付文書がある場合は、更に、添付文書の文書ＩＤを設定する。元文書がある場合には、その文書ＩＤも設定する。

クライアント端末装置２１−ｊのユーザーが、送信指示を行うと、メール編集・送信要求手段２１３は、メール処理サーバー１１に対して新規メールの送信要求を送信する。添付文書が存在しない場合は、送信要求の内容は、メール本文と宛先となる。添付文書が存在する場合には、送信要求の内容は、メール本文と宛先と添付する文書の文書ＩＤとなる。また、元文書の文書ＩＤが設定されている場合には、元文書の文書ＩＤも含まれる。

メール処理サーバー１１内の新規メール送信要求処理手段１１２ｄは、新規メールの送信要求を受け付けると（ステップＳ５９）、先ず添付文書の有無を判定する（ステップＳ６０）。即ち、送信要求に添付文書の文書ＩＤが含まれているか否かを判定することにより、添付文書の有無を判定する。

添付文書がなかった場合（ステップＳ６０がＮｏ）は、送信要求に従って電子メールを送信する（ステップＳ７１）。

添付文書がある場合は、その添付文書がプロジェクト関係の文書であるか否かを調べる（ステップＳ６１）。送信要求に元文書の文書ＩＤが含まれていない場合には、プロジェクト関係の文書ではないと判定する。元文書の文書ＩＤが含まれている場合には、メール＆添付文書＆プロジェクト関係付けテーブル１２１ｄを参照し、元文書の文書ＩＤの対応付けてプロジェクトＩＤが登録されているか否かを調べる。そして、プロジェクトＩＤが登録されている場合は、プロジェクト関係の文書であると判定し、登録されていない場合は、プロジェクト関係の文書ではないと判定する。

プロジェクト関係の文書であると判定した場合（ステップＳ６１がＹｅｓ）は、添付文書に関係するプロジェクトを特定する（ステップＳ６２）。即ち、元文書の文書ＩＤに対応付けて、メール＆添付文書＆プロジェクト関係付けテーブル１２１ｄに登録されていたプロジェクトＩＤが、添付文書に関係するプロジェクトとなる。

その後、新規メール送信要求処理手段１１２ｄは、要求された宛先に送信可能か否かを、上記宛先とプロジェクト関係者テーブル１２１ｂの内容とに基づいて判定する（ステップＳ６３）。即ち、ステップＳ６２で特定したプロジェクトのプロジェクトＩＤに対応付けて、宛先となっているメールアドレスがプロジェクト関係者テーブル１２１ｂに登録されていれば、転送可能であると判定し、そうでない場合は転送不能と判定する。

送信可能で宛先が社員の場合（ステップＳ６４がＹｅｓ）には、当該メールのメールＩＤと添付文書の文書ＩＤとプロジェクトＩＤとをメール＆添付文書＆プロジェクト関係付けテーブル１２１ｄに記録した上で、添付文書のアクセス権情報および文書開示可能範囲を更新する（ステップＳ６５、Ｓ６６）。更に、当該メール本文に添付文書へのリンク情報を埋め込んだ上で、メール送付先制限情報を付加して送信する（ステップＳ６７〜Ｓ６９）。

また、送信可能で宛先が社員でない場合（ステップＳ６４がＮｏ）には、当該メールに添付文書の実体を添付して送信する（ステップＳ７０、Ｓ７１）。送信不可の宛先が指定されている場合（ステップＳ６３がＮｏ）には、宛先が不適切なため当該メールは送信できない旨のメールをクライアント端末装置２１−ｊに送信する（ステップＳ７２）。

〔電子メール返信時の動作〕
最後に、自社Ａの社員が自身のメールＢＯＸに格納されている電子メールに対して返信する場合の動作を、図１３のフローチャートを参照して説明する。

クライアント端末装置２１−ｊのユーザーは、自身のメールＢＯＸにある受信メールを返信する場合、先ず、メール・添付文書閲覧要求手段２１１を用いてメール処理サーバー１１に対してメールＢＯＸへのアクセス要求を送信する。これにより、メールＢＯＸアクセス要求処理手段１１２ａにおいて、前述した図１０におけるステップＳ２６〜Ｓ２８の処理と同様の処理が行われ、クライアント端末装置２１−ｊの表示部にメール一覧が表示される（図１３のステップＳ２６〜Ｓ２８）。

クライアント端末装置２１−ｊのユーザーは、メール一覧の中から返信対象にする電子メールを選択する。更に、返信メールを元メールの送信者以外にも送信する場合には、ＣＣにより送信先を指定する。その後、ユーザーは、返信要求の送信をメール・添付文書閲覧要求手段２１１に指示する。これにより、メール・添付文書閲覧要求手段２１１は、メール処理サーバー１１に対して返信要求を送信する。

メール処理サーバー１１内のメール返信・転送処理要求処理手段１１２ｃは、返信要求を受け付けると（ステップＳ７３）、先ず、宛先を当該メールのメール送付先制限情報（図７のステップＳ２２〜Ｓ２４にて付加）と照合して返信可能であるか否かを判定する（ステップＳ７４）。次に、返信可能な電子メールについては、宛先が社員であるか否かを判定し（ステップＳ７５）、社員の場合には、元メールと同じメール送付先制限情報を付加して返信メールを送信する（ステップＳ７６、Ｓ７７）。宛先が社員ではない場合には、そのまま返信メールを送信する（ステップＳ７８）。返信ができない電子メールについては、宛先が不適切なため当該メールは送信できない旨のメッセージをクライアント端末装置２１−ｊへ送信する（ステップＳ７９）。

〔実施例の効果〕
本実施例によれば、送信側から一斉送信された複数の添付ファイル付き電子メールに添付されていた添付ファイルの所在の分散を防止することができる。その理由は、受信した電子メールの中から、送信側が宛先を複数設定することにより一斉送信した複数の添付ファイル付き電子メールを抽出するメールグループ化手段１１１ｂと、メールグループ化手段１１１ｂで抽出された複数の添付ファイル付き電子メールのそれぞれを添付ファイルとメール本文とに分離し、何れかの添付ファイル付き電子メールに添付されていた添付ファイルを文書記憶部１２３に格納し、更に、分離した各メール本文に上記格納した添付ファイルへのリンク情報を埋め込む分離手段１１１ｃとを備えているからである。つまり、受信した電子メールの内、送信側が宛先を複数設定することにより一斉送信した添付ファイル付き電子メールについては、それらに対して添付ファイルを１つ保存するようにしているので、添付ファイルの管理が容易なものとなる。

また、本実施例は、文書記憶部１２３に格納されている添付文書の内の、ユーザーによって更新対象にされた添付文書については、更新後の文書を添付文書に関連付けて文書記憶部１２３に格納する添付文書更新要求処理手段１３３ｂを備えているので、添付文書を更新した文書の管理も容易に行うことが可能なる。

更に、本実施例は、転送要求された電子メールに添付文書がある場合、転送先が文書記憶部１２３をアクセス可能な環境であれば、電子メールのみを転送するメール返信・転送要求処理手段１１２ｃを備えているので、添付文書付き電子メールの転送処理が行われた場合であっても、添付文書が分散することを防止することができる。

本発明は、顧客企業との共同プロジェクトに関する情報を電子メールやその添付ファイルによってやり取りする企業のメールシステムの適用すると好適である。

本発明にかかるメール処理サーバーの実施の形態の構成例を示すブロック図である。 メールグループ化手段１１１ｂの処理例を示すフローチャートである。 メール・添付文書分離手段１１１ｃの処理例を示すフローチャートである。 実施の形態の実施例のブロック図である。 プロジェクト関係者テーブル１２１ｂの内容例を示す図である。 メール＆添付文書＆プロジェクト関連付けテーブル１２１ｄの内容例を示す図である。 電子メール受信時の処理例を示すフローチャートである。 文書記憶部１２３の内容例を示す図である。 メール記憶部１２２の内容例を示す図である。 電子メール閲覧時の処理例を示すフローチャートである。 電子メール転送時の処理例を示すフローチャートである。 新規電子メール送信時の処理例を示すフローチャートである。 電子メール返信時の処理例を示すフローチャートである。

符号の説明

Ａ…自社
１１…メール処理サーバー
１１１…受信メール処理部
１１１ｂ…メールグループ化手段
１１１ｃ…メール・添付文書分離手段
１１３…添付文書処理部
１１３ｂ…添付文書更新処理手段
１２…記憶サーバー
１２２…メール記憶部
１２３…文書記憶部
２１−１〜２１−ｎ…クライアント端末装置
３…ＬＡＮ
Ｂ…顧客企業
４…顧客メールサーバー
５１−１〜５１−ｋ…顧客クライアント端末装置
６…インターネット

Claims (8)

1. 文書記憶部と、
   受信した電子メールの中から、送信側が宛先を複数設定することにより一斉送信した複数の添付ファイル付き電子メールを抽出するメールグループ化手段と、
   該メールグループ化手段で抽出された複数の添付ファイル付き電子メールのそれぞれを添付ファイルとメール本文とに分離し、何れかの添付ファイル付き電子メールに添付されていた添付ファイルを前記文書記憶部に格納し、更に、分離した各メール本文に前記格納した添付ファイルへのリンク情報を埋め込む分離手段とを備えたことを特徴とするメール処理サーバー。
2. 請求項１記載のメール処理サーバーにおいて、
   前記文書記憶部に格納されている添付ファイルの内の、ユーザーによって更新対象にされた添付ファイルについては、更新後のファイルを前記添付ファイルに関連付けて前記文書記憶部に格納する更新要求処理手段を備えたことを特徴とするメール処理サーバー。
3. 請求項１または２記載のメール処理サーバーにおいて、
   転送要求された電子メールに添付ファイルがある場合、転送先が前記文書記憶部をアクセス可能な環境であれば、電子メールのみを転送し、アクセス不可能な環境であれば、電子メールに添付ファイルを添付して転送する転送手段を備えたことを特徴とするメール処理サーバー。
4. 請求項１乃至３の何れか１項に記載のメール処理サーバーにおいて、
   宛先毎のメールボックスを有するメール記憶部を備え、且つ、
   前記分離手段が、リンク情報を埋め込んだメール本文を、その宛先に応じたメールボックスに格納することを特徴とするメール処理サーバー。
5. 文書記憶部を備えたコンピュータが、受信した電子メールの中から、送信側が宛先を複数設定することにより一斉送信した複数の添付ファイル付き電子メールを抽出するメールグループ化ステップと、
   前記コンピュータが、前記メールグループ化ステップで抽出された複数の添付ファイル付き電子メールのそれぞれを添付ファイルとメール本文とに分離し、何れかの添付ファイル付き電子メールに添付されていた添付ファイルを前記文書記憶部に格納し、更に、分離した各メール本文に前記格納した添付ファイルへのリンク情報を埋め込む分離ステップを含むことを特徴とするメール管理方法。
6. 請求項５記載のメール管理方法において、
   前記コンピュータが、前記文書記憶部に格納されている添付ファイルの内の、ユーザーによって更新対象にされた添付ファイルについては、更新後のファイルを前記添付ファイルに関連付けて前記文書記憶部に格納する更新要求処理ステップを含むことを特徴とするメール管理方法。
7. 文書記憶部を備えたコンピュータを、
   受信した電子メールの中から、送信側が宛先を複数設定することにより一斉送信した複数の添付ファイル付き電子メールを抽出するメールグループ化手段、
   該メールグループ化手段で抽出された複数の添付ファイル付き電子メールのそれぞれを添付ファイルとメール本文とに分離し、何れかの添付ファイル付き電子メールに添付されていた添付ファイルを前記文書記憶部に格納し、更に、分離した各メール本文に前記格納した添付ファイルへのリンク情報を埋め込む分離手段として機能させるためのプログラム。
8. 請求項７記載のプログラムにおいて、
   前記コンピュータを、
   前記文書記憶部に格納されている添付ファイルの内の、ユーザーによって更新対象にされた添付ファイルについては、更新後のファイルを前記添付ファイルに関連付けて前記文書記憶部に格納する更新要求処理手段として機能させることを特徴とするプログラム。

Images