JP2008242726A - メール処理サーバー及びメール管理方法並びにプログラム - Google Patents
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Abstract
【課題】受信した電子メールに添付されていた添付文書の管理を容易なものとする。
【解決手段】メールグループ化手段111bは、受信した電子メールの中から、送信側が宛先を複数設定することにより一斉送信した複数の添付文書付き電子メールを抽出する。メール・添付文書分離手段111cは、メールグループ化手段111bで抽出された複数の添付文書付き電子メールを、それぞれ添付文書とメール本文とに分離し、何れかの添付文書付き電子メールに添付されていた添付文書を文書記憶部に格納し、更に、分離した各メール本文に添付文書へのリンク情報を埋め込む。
【選択図】図1
【解決手段】メールグループ化手段111bは、受信した電子メールの中から、送信側が宛先を複数設定することにより一斉送信した複数の添付文書付き電子メールを抽出する。メール・添付文書分離手段111cは、メールグループ化手段111bで抽出された複数の添付文書付き電子メールを、それぞれ添付文書とメール本文とに分離し、何れかの添付文書付き電子メールに添付されていた添付文書を文書記憶部に格納し、更に、分離した各メール本文に添付文書へのリンク情報を埋め込む。
【選択図】図1
Description
本発明は、電子メールに添付されている添付ファイルを管理する添付ファイル管理技術に関する。
電子メールに添付した添付ファイルにより、顧客企業との間でプロジェクト関係の資料(文書、グラフ、表など)などをやり取りする機会が多くなってきている。顧客企業との間で電子メールをやり取りする企業内に設けられている従来の一般的なメールシステムでは、添付ファイルの添付された電子メール(添付ファイル付き電子メール)を受信した場合、添付ファイルを受信者のPC上あるいはサーバー上に設けられたメールボックスに保存するようにしている。
一方、添付ファイル付き電子メールを受信した場合、添付ファイルとメール本文とを分離し、添付ファイルはファイルサーバーに格納し、メール本文には添付ファイルへのリンク情報を付加するという技術が従来から知られている(例えば、特許文献1参照)。
上述した従来の一般的なメールシステム及び特許文献1に記載されている従来の技術は、送信側が複数の宛先を指定して一斉送信した添付ファイル付き電子メールを受信した場合、指定された宛先数分の添付ファイルが保存されることになるため、添付ファイルの所在が分散する。即ち、従来の一般的なメールシステムでは、宛先に指定された各受信者のメールボックスに添付ファイルが格納され、また、特許文献1に記載されている従来の技術では、指定された宛先数分の添付ファイルがファイルサーバーのそれぞれ異なる場所に格納されることになるため、内容が同じ添付ファイルの所在が分散する。従って、一斉送信した添付ファイルに不備があって削除したくても誰が当該ファイルを保持しているかトレース不能になるおそれがあった。更に、一斉送信した添付ファイルを修正したい場合でも、従来の一般的なメールシステムでは、送信先にした社員のメールボックスそれぞれに対して添付ファイルの修正処理を行う必要があり、また、特許文献1に記載されている従来の技術では、ファイルサーバーに格納されている複数の添付ファイルに対して修正処理を行わなければならない。
〔発明の目的〕
そこで、本発明の目的は、受信した電子メールの内、送信側が宛先を複数設定することにより一斉送信した複数の添付ファイル付き電子メールについては、その何れか1つに添付されていた添付ファイルだけを保存し、この保存した添付ファイルを複数の電子メール受信者で共有させることにより、添付ファイルの所在の分散を防止することにある。
そこで、本発明の目的は、受信した電子メールの内、送信側が宛先を複数設定することにより一斉送信した複数の添付ファイル付き電子メールについては、その何れか1つに添付されていた添付ファイルだけを保存し、この保存した添付ファイルを複数の電子メール受信者で共有させることにより、添付ファイルの所在の分散を防止することにある。
本発明にかかる第1のメール処理サーバーは、
文書記憶部と、
受信した電子メールの中から、送信側が宛先を複数設定することにより一斉送信した複数の添付ファイル付き電子メールを抽出するメールグループ化手段と、
該メールグループ化手段で抽出された複数の添付ファイル付き電子メールのそれぞれを添付ファイルとメール本文とに分離し、何れかの添付ファイル付き電子メールに添付されていた添付ファイルを前記文書記憶部に格納し、更に、分離した各メール本文に前記格納した添付ファイルへのリンク情報を埋め込む分離手段とを備えたことを特徴とする。
文書記憶部と、
受信した電子メールの中から、送信側が宛先を複数設定することにより一斉送信した複数の添付ファイル付き電子メールを抽出するメールグループ化手段と、
該メールグループ化手段で抽出された複数の添付ファイル付き電子メールのそれぞれを添付ファイルとメール本文とに分離し、何れかの添付ファイル付き電子メールに添付されていた添付ファイルを前記文書記憶部に格納し、更に、分離した各メール本文に前記格納した添付ファイルへのリンク情報を埋め込む分離手段とを備えたことを特徴とする。
本発明にかかる第2のメール処理サーバーは、第1のメール処理サーバーにおいて、
前記文書記憶部に格納されている添付ファイルの内の、ユーザーによって更新対象にされた添付ファイルについては、更新後のファイルを前記添付ファイルに関連付けて前記文書記憶部に格納する更新要求処理手段を備えたことを特徴とする。
前記文書記憶部に格納されている添付ファイルの内の、ユーザーによって更新対象にされた添付ファイルについては、更新後のファイルを前記添付ファイルに関連付けて前記文書記憶部に格納する更新要求処理手段を備えたことを特徴とする。
本発明にかかる第3のメール処理サーバーは、第1または第2のメール処理サーバーにおいて、
転送要求された電子メールに添付ファイルがある場合、転送先が前記文書記憶部をアクセス可能な環境であれば、電子メールのみを転送し、アクセス不可能な環境であれば、電子メールに添付ファイルを添付して転送する転送手段を備えたことを特徴とする。
転送要求された電子メールに添付ファイルがある場合、転送先が前記文書記憶部をアクセス可能な環境であれば、電子メールのみを転送し、アクセス不可能な環境であれば、電子メールに添付ファイルを添付して転送する転送手段を備えたことを特徴とする。
本発明にかかる第4のメール処理サーバーは、第1〜第3の何れかのメール処理サーバーにおいて、
宛先毎のメールボックスを有するメール記憶部を備え、且つ、
前記分離手段が、リンク情報を埋め込んだメール本文を、その宛先に応じたメールボックスに格納することを特徴とする。
宛先毎のメールボックスを有するメール記憶部を備え、且つ、
前記分離手段が、リンク情報を埋め込んだメール本文を、その宛先に応じたメールボックスに格納することを特徴とする。
本発明にかかる第1のメール管理方法は、
文書記憶部を備えたコンピュータが、受信した電子メールの中から、送信側が宛先を複数設定することにより一斉送信した複数の添付ファイル付き電子メールを抽出するメールグループ化ステップと、
前記コンピュータが、前記メールグループ化ステップで抽出された複数の添付ファイル付き電子メールのそれぞれを添付ファイルとメール本文とに分離し、何れかの添付ファイル付き電子メールに添付されていた添付ファイルを前記文書記憶部に格納し、更に、分離した各メール本文に前記格納した添付ファイルへのリンク情報を埋め込む分離手段ステップを含むことを特徴とする。
文書記憶部を備えたコンピュータが、受信した電子メールの中から、送信側が宛先を複数設定することにより一斉送信した複数の添付ファイル付き電子メールを抽出するメールグループ化ステップと、
前記コンピュータが、前記メールグループ化ステップで抽出された複数の添付ファイル付き電子メールのそれぞれを添付ファイルとメール本文とに分離し、何れかの添付ファイル付き電子メールに添付されていた添付ファイルを前記文書記憶部に格納し、更に、分離した各メール本文に前記格納した添付ファイルへのリンク情報を埋め込む分離手段ステップを含むことを特徴とする。
本発明にかかる第2のメール管理方法は、第1のメール管理方法において、
前記コンピュータが、前記文書記憶部に格納されている添付ファイルの内の、ユーザーによって更新対象にされた添付ファイルについては、更新後のファイルを前記添付ファイルに関連付けて前記文書記憶部に格納する更新要求処理ステップを含むことを特徴とする。
前記コンピュータが、前記文書記憶部に格納されている添付ファイルの内の、ユーザーによって更新対象にされた添付ファイルについては、更新後のファイルを前記添付ファイルに関連付けて前記文書記憶部に格納する更新要求処理ステップを含むことを特徴とする。
本発明にかかる第1のプログラムは、
文書記憶部を備えたコンピュータを、
受信した電子メールの中から、送信側が宛先を複数設定することにより一斉送信した複数の添付ファイル付き電子メールを抽出するメールグループ化手段、
該メールグループ化手段で抽出された複数の添付ファイル付き電子メールのそれぞれを添付ファイルとメール本文とに分離し、何れかの添付ファイル付き電子メールに添付されていた添付ファイルを前記文書記憶部に格納し、更に、分離した各メール本文に前記格納した添付ファイルへのリンク情報を埋め込む分離手段として機能させる。
文書記憶部を備えたコンピュータを、
受信した電子メールの中から、送信側が宛先を複数設定することにより一斉送信した複数の添付ファイル付き電子メールを抽出するメールグループ化手段、
該メールグループ化手段で抽出された複数の添付ファイル付き電子メールのそれぞれを添付ファイルとメール本文とに分離し、何れかの添付ファイル付き電子メールに添付されていた添付ファイルを前記文書記憶部に格納し、更に、分離した各メール本文に前記格納した添付ファイルへのリンク情報を埋め込む分離手段として機能させる。
本発明にかかる第2のプログラムは、第1のプログラムにおいて、
前記コンピュータを、
前記文書記憶部に格納されている添付ファイルの内の、ユーザーによって更新対象にされた添付ファイルについては、更新後のファイルを前記添付ファイルに関連付けて前記文書記憶部に格納する更新要求処理手段として機能させることを特徴とする。。
前記コンピュータを、
前記文書記憶部に格納されている添付ファイルの内の、ユーザーによって更新対象にされた添付ファイルについては、更新後のファイルを前記添付ファイルに関連付けて前記文書記憶部に格納する更新要求処理手段として機能させることを特徴とする。。
〔作用〕
メールグループ化手段は、受信した電子メールの中から、送信側が宛先を複数設定することにより一斉送信した複数の添付ファイル付き電子メールを抽出する。分離手段は、メールグループ化手段で抽出された複数の添付ファイル付き電子メールのそれぞれを添付ファイルとメール本文とに分離し、何れかの添付ファイル付き電子メールに添付されていた添付ファイルを文書記憶部に格納し、更に、分離した各メール本文に上記格納した添付ファイルへのリンク情報を埋め込む。
メールグループ化手段は、受信した電子メールの中から、送信側が宛先を複数設定することにより一斉送信した複数の添付ファイル付き電子メールを抽出する。分離手段は、メールグループ化手段で抽出された複数の添付ファイル付き電子メールのそれぞれを添付ファイルとメール本文とに分離し、何れかの添付ファイル付き電子メールに添付されていた添付ファイルを文書記憶部に格納し、更に、分離した各メール本文に上記格納した添付ファイルへのリンク情報を埋め込む。
本発明によれば、送信側から一斉送信された複数の添付ファイル付き電子メールに添付されていた添付ファイルの所在の分散を防止することができる。その理由は、受信した電子メールの中から、送信側が宛先を複数設定することにより一斉送信した複数の添付ファイル付き電子メールを抽出するメールグループ化手段と、メールグループ化手段で抽出された複数の添付ファイル付き電子メールのそれぞれを添付ファイルとメール本文とに分離し、何れかの添付ファイル付き電子メールに添付されていた添付ファイルを文書記憶部に格納し、更に、分離した各メール本文に上記格納した添付ファイルへのリンク情報を埋め込む分離手段とを備えているからである。つまり、受信した電子メールの内、送信側が宛先を複数設定することにより一斉送信した添付ファイル付き電子メールについては、それらに対して添付ファイルを1つ保存するようにしているので、添付ファイルの管理が容易なものとなる。
次に、本発明を実施するための最良の形態について図面を参照して詳細に説明する。
〔本発明の実施の形態の構成の説明〕
図1を参照すると、本発明の実施の形態は、自社A内に設置されたメール処理サーバー11、記憶サーバー12及びクライアント端末装置21−1〜21−nと、顧客企業B内に設置された顧客メールサーバー4及び顧客クライアント端末装置51−1〜51−kとから構成されている。メール処理サーバー11と各クライアント端末装置21−1〜21−nは、LAN3を介して相互に接続され、メール処理サーバー11と顧客メールサーバー4は、インターネット6を介して相互に接続されている。
図1を参照すると、本発明の実施の形態は、自社A内に設置されたメール処理サーバー11、記憶サーバー12及びクライアント端末装置21−1〜21−nと、顧客企業B内に設置された顧客メールサーバー4及び顧客クライアント端末装置51−1〜51−kとから構成されている。メール処理サーバー11と各クライアント端末装置21−1〜21−nは、LAN3を介して相互に接続され、メール処理サーバー11と顧客メールサーバー4は、インターネット6を介して相互に接続されている。
記憶サーバー12は、メール記憶部122と、文書記憶部123とを備えている。メール記憶部122には、社員毎の記憶エリア(メールBOX)が設けられている。文書記憶部123には、添付ファイル付き電子メール(添付文書付き電子メール)に添付されていた添付ファイル(添付文書)が格納される。
メール処理サーバー11は、自社A内外から受信する電子メール(単に、メールと記す場合もある)を処理する受信メール処理部111と、添付文書に関する処理を行う添付文書処理部113とを含んでいる。
受信メール処理部111は、メールグループ化手段111bと、メール・添付文書分離手段111cとを備えている。
メール・グループ化手段111bは、受信した電子メールの中から、送信側が宛先を複数設定することにより一斉送信した添付ファイル付き電子メールを抽出しグループ化する機能を有する。
メール・添付文書分離手段111cは、メールグループ化手段111bで抽出された複数の添付ファイル付き電子メールを、それぞれ添付ファイルとメール本文とに分離し、何れかの添付ファイル付き電子メールに添付されていた添付ファイルを文書記憶部123に格納する機能や、分離した各メール本文に文書記憶部123に登録した添付ファイルへのリンク情報を埋め込む機能や、リンク情報を埋め込んだ各メール本文をメール記憶部122に設けられている各社員毎のメールBOXの内の該当するメールBOXに格納する機能を有する。
添付文書処理部113は、添付文書更新要求処理手段113bを含んでいる。添付文書更新要求処理手段113bは、文書記憶部123に格納されている添付文書の内の、ユーザーによって更新対象にされた添付文書については、更新後の文書を上記添付文書に関連付けて文書記憶部に格納する機能を有している。
なお、メール処理サーバー11は、コンピュータにより実現可能であり、コンピュータによって実現する場合は、例えば、次のようにする。コンピュータをメール処理サーバー11として機能させるためのプログラムを記録したディスク、半導体メモリ、その他の記録媒体を用意し、コンピュータに上記プログラムを読み取らせる。コンピュータは、読み取ったプログラムに従って自身の動作を制御することにより、自コンピュータ上に、受信メール処理部111及び添付文書処理部113を実現する。
〔実施の形態の動作の説明〕
次に、本実施の形態の動作について説明する。
次に、本実施の形態の動作について説明する。
〔電子メール受信時の動作〕
先ず、電子メール受信時の動作を図2及び図3のフローチャートを参照して説明する。
先ず、電子メール受信時の動作を図2及び図3のフローチャートを参照して説明する。
メール処理サーバー11は、電子メールを受信すると、それをメールグループ化手段111bに渡す。これにより、メールグループ化手段111bは、図2のフローチャートに示すように、先ず、電子メールに添付文書があるか否かを調べる(ステップA21)。
そして、添付文書がないと判定した場合(ステップA21がNo)は、受信した電子メールをその宛先情報に従って、文書記憶部122中の該当するメールBOXに格納する(ステップA25)。
これに対して、添付文書があると判定した場合(ステップA21がYes)は、宛先(TO,CC,BCC)に複数の社員が指定されているか否かを調べる(ステップA22)。
そして、1人の社員しか指定されていなかった場合(ステップA22がNo)は、添付文書付き電子メールをメール・添付文書分離手段111cに渡す(ステップA24)。
これに対して、複数の社員が指定されている場合(ステップA22がYes)は、グループ化処理を行う(ステップA23)。即ち、メール処理サーバー11から渡された電子メールと同一内容の電子メールが、宛先に指定されている社員数分、メール受信手段111aから渡されるのを待つ。なお、同一内容の電子メールか否かは、実際にメール本文を比較して判定するようにしても良いし、電子メールのヘッダ部の情報を比較することにより判定するようにしても良い。そして、宛先に指定されている社員数分の同一内容の電子メールがメール処理サーバー11から渡されると、それらに同一のメールグループIDを付加する。
ステップA23のグループ化処理が完了すると、メールグループ化手段111bは、メールグループIDを付加した各添付文書付き電子メールをメール・添付文書分離手段111cに渡す(ステップA24)。
メール・添付文書分離手段111cは、メールグループ化手段111bから添付文書付き電子メールが渡されると、図3のフローチャートに示すように、先ず、メールグループIDが付加されているか否かを調べる(ステップB31)。
そして、メールグループIDが付加されていない場合(ステップB31がNo)は、添付文書とメール本文とを分離し、添付文書を文書記憶部123に格納する(ステップB34、B35)。更に、メール本文に上記添付文書に対するリンク情報を埋め込み、電子メールの宛先情報に従って、メール記憶部122中の該当するメールBOXに格納する(ステップB36)。
これに対して、メールグループIDが付加されている場合(ステップB31がYes)は、上記メールグループIDと同一のメールグループIDが付加されている電子メールを既に処理しているか否かを調べる(ステップB32)。即ち、同一内容の添付文書付き電子メールの内の、最初に渡された添付文書付き電子メールであるか否かを調べる。
そして、最初の添付文書付き電子メールである場合(ステップB32がYes)は、前述したステップB34の処理を行う。これに対して、最初の添付文書付き電子メールでない場合(ステップB32がNo)は、添付文書とメール本文とを分離した後、ステップB36の処理を行う。以上の処理により、送信側から一斉送信により複数の添付文書付き電子メールが送られてきた場合であっても、文書記憶部123に保存する文書を1つにすることができるので、添付ファイルの管理を容易なものにすることができる。
〔ファイル更新時の動作〕
クライアント端末装置21−j(1≦j≦n)のユーザーは、電子メールに添付されている添付文書の閲覧時、必要に応じて自クライアント端末装置21−j上で添付文書を更新し、更新後の文書をメール処理サーバー11へ送信する。メール処理サーバー11内の添付文書更新要求処理手段113bは、クライアント端末装置21−jから更新後の文書が送られてくると、更新後の文書を上記添付文書と関連付けて文書記憶部123に格納する。
クライアント端末装置21−j(1≦j≦n)のユーザーは、電子メールに添付されている添付文書の閲覧時、必要に応じて自クライアント端末装置21−j上で添付文書を更新し、更新後の文書をメール処理サーバー11へ送信する。メール処理サーバー11内の添付文書更新要求処理手段113bは、クライアント端末装置21−jから更新後の文書が送られてくると、更新後の文書を上記添付文書と関連付けて文書記憶部123に格納する。
〔実施の形態の効果〕
本実施の形態によれば、送信側から一斉送信された複数の添付ファイル付き電子メールに添付されていた添付ファイルの所在の分散を防止することができる。その理由は、受信した電子メールの中から、送信側が宛先を複数設定することにより一斉送信した複数の添付ファイル付き電子メールを抽出するメールグループ化手段111bと、メールグループ化手段111bで抽出された複数の添付ファイル付き電子メールのそれぞれを添付ファイルとメール本文とに分離し、何れかの添付ファイル付き電子メールに添付されていた添付ファイルを文書記憶部123に格納し、更に、分離した各メール本文に上記格納した添付ファイルへのリンク情報を埋め込む分離手段111cとを備えているからである。つまり、受信した電子メールの内、送信側が宛先を複数設定することにより一斉送信した添付ファイル付き電子メールについては、それらに対して添付ファイルを1つ保存するようにしているので、添付ファイルの管理が容易なものとなる。
本実施の形態によれば、送信側から一斉送信された複数の添付ファイル付き電子メールに添付されていた添付ファイルの所在の分散を防止することができる。その理由は、受信した電子メールの中から、送信側が宛先を複数設定することにより一斉送信した複数の添付ファイル付き電子メールを抽出するメールグループ化手段111bと、メールグループ化手段111bで抽出された複数の添付ファイル付き電子メールのそれぞれを添付ファイルとメール本文とに分離し、何れかの添付ファイル付き電子メールに添付されていた添付ファイルを文書記憶部123に格納し、更に、分離した各メール本文に上記格納した添付ファイルへのリンク情報を埋め込む分離手段111cとを備えているからである。つまり、受信した電子メールの内、送信側が宛先を複数設定することにより一斉送信した添付ファイル付き電子メールについては、それらに対して添付ファイルを1つ保存するようにしているので、添付ファイルの管理が容易なものとなる。
〔実施の形態の実施例〕
次に、実施の形態の実施例について説明する。
次に、実施の形態の実施例について説明する。
〔実施例の構成の説明〕
図4を参照すると、本実施例は、自社A内に設置されたメール処理サーバー11、記憶サーバー12及び複数のクライアント端末装置21−1〜21−nと、顧客企業B内に設置された顧客メールサーバー4及び複数の顧客クライアント端末装置51−1〜51−kとを備えている。メール処理サーバー11と各クライアント端末装置21−1〜21−nとはLAN3を介して相互に接続され、メール処理サーバー11と顧客メールサーバー4とはインターネット6を介して相互に接続されている。
図4を参照すると、本実施例は、自社A内に設置されたメール処理サーバー11、記憶サーバー12及び複数のクライアント端末装置21−1〜21−nと、顧客企業B内に設置された顧客メールサーバー4及び複数の顧客クライアント端末装置51−1〜51−kとを備えている。メール処理サーバー11と各クライアント端末装置21−1〜21−nとはLAN3を介して相互に接続され、メール処理サーバー11と顧客メールサーバー4とはインターネット6を介して相互に接続されている。
記憶サーバー12は、参照テーブル記憶部121と、電子メールを保存するメール記憶部122と、添付ファイル(添付文書或いは単に文書とも称す)及びその文書の更新によって作成された関連文書を保存する文書記憶部123とが設けられている。なお、メール記憶部122には、社員毎の記憶エリア(メールBOX)が設けられている。
参照テーブル記憶部121には、社員情報テーブル121aと、プロジェクト関係者テーブル121bと、社員管理体系テーブル121cと、メール&添付文書&プロジェクト関係付けテーブル121dとが設けられている。
社員情報テーブル121aには、各社員の社員ID、氏名、所属部署、メールアドレスなどの社員情報が格納されている。
プロジェクト関係者テーブル121bには、プロジェクト名と、プロジェクトIDと、そのプロジェクトに関係するプロジェクト関係者のメールアドレスとが対応付けて登録されている。図5は、プロジェクト関係者テーブル121bの一例を示す図である。この例は、プロジェクト名「○○○○」のプロジェクトは、プロジェクトIDが「IDP1」で、プロジェクト関係者(自社A及び顧客企業Bのプロジェクト関係者)のメールアドレスが「MA,MB,MC,MD,ME」であることを示している。
社員管理体系テーブル121cには、各社員の上司を示す社員管理体系情報が登録されている。
メール&添付文書&プロジェクト関係付けテーブル121dには、図6に示すように、電子メールのメールIDと、その電子メールに添付されていた添付文書の文書ID(メール・添付文書分離手段111cで付加された文書ID)と、関係するプロジェクトのプロジェクトIDとが登録される。更に、宛先に複数の社員のメールアドレスが指定されている電子メール(指定されている宛先分存在する)については、それら複数の電子メールに対して付与されたメールグループIDも登録されている。
メール処理サーバー11は、自社A内外から受信する電子メールを処理する受信メール処理部111と、自社A内外に送信する電子メールを処理する送信メール処理部112と、電子メールの添付文書を処理する添付文書処理部113とを含んでいる。
受信メール処理部111は、メール受信手段111aと、メールグループ化手段111bと、メール・添付文書分離手段111cと、メール送付先制限付加手段111dとを含んでいる。
メール受信手段111aは、自社A内からの電子メールを受信した場合には、受信した電子メールにユニークなメールIDを付加してメール記憶部122内の該当メールBOXに格納する。その際、メール送付先制限情報が付加されていれば、それも合わせてメール記憶部122に格納する。また、自社A外からの電子メールを受信した場合には、その電子メールにユニークなメールIDを付加してメールグループ化手段111bに渡す。
メールグループ化手段111bは、メール受信手段111aから渡された電子メールの宛先に複数の社員のメールアドレスが設定されているか否かを調べる。そして、1人の社員のメールアドレスしか設定されていない場合は、その電子メールをメール送付先制限付加手段111dに渡す。これに対して、複数の社員のメールアドレスが設定されている場合には、その電子メールと同じ内容の電子メールが、宛先に設定されている社員数分渡されるのを待ち、それらに同一のメールグループIDを付加してメール送付先制限付加手段111dに渡す。
メール送付先制限付加手段111dは、メールグループ化手段111bから渡された電子メールがプロジェクト関係の電子メールであるか否かを判定する。そして、プロジェクト関係の電子メールでないと判定した場合は、その電子メールをメール・添付文書分離手段111cに渡す。これに対して、プロジェクト関係の電子メールであると判定した場合は、メール送付先制限情報を電子メールに付加した後、メール・添付文書分離手段111cに渡す。
メール・添付文書分離手段111cは、メール送付制限付加手段111dから渡された電子メールに文書が添付されていない場合は、電子メールをメール記憶部122中の該当するメールBOXに格納する。これに対して、電子メールに文書が添付されている場合は、添付文書とメール本文とを分離し、添付文書に一意な文書IDを付加した後、双方の関係(添付文書の文書IDとメールID)をメール&添付文書&プロジェクト関係付けテーブル121dに記録し、添付文書については添付文書処理部113に処理を依頼する。その際、添付文書処理部113には、添付文書と、電子メールの宛先情報とを渡す。メール本文については、添付文書へのリンク情報を埋め込み、その後、メール記憶部122中の該当するメールBOXに格納する。なお、メールグループIDが付加され、且つ文書が添付された電子メールが渡された場合には、上記メールグループIDが付加された複数の電子メールに対して文書記憶部123に格納される文書が1つとなるようにするため、例えば、次のような処理を行う。メールグループIDが付加された電子メールが渡された場合、先ず、上記メールグループIDと同一のメールグループIDの付加されている電子メールを既に処理しているか否かを判定する。そして、処理していない場合は、添付文書処理部113に対して添付文書の処理を依頼し、更に、メール本文に添付文書へのリンク情報を埋め込んで該当するメールBOXに格納する。これに対して、既に同一メールグループIDの付加されている電子メールを処理している場合は、添付文書処理部113に対する処理依頼は行わず、メール本文に対する処理だけを行う。
添付文書処理部113は、文書アクセス権設定手段113aと、添付文書更新要求処理手段113bとを含んでいる。
文書アクセス権設定手段113aは、メール・添付文書分離手段111cから要求を受けた添付文書について、電子メールの宛先情報を基にアクセス権を設定し、設定したアクセス権を示すアクセス権情報を添付文書に付加し、文書記憶部123に格納する。
添付文書更新要求処理手段113bは、添付文書を閲覧したユーザーが添付文書に変更を加えた場合には、元文書に関連付けられた新しい文書を作成して文書記憶部123に保存する。
送信メール処理部112は、メールBOXアクセス要求処理手段112aと、メール閲覧要求処理手段112bと、メール返信・転送要求処理手段112cと、新規メール送信要求処理手段112dとを含んでいる。
メールBOXアクセス要求処理手段112aは、ユーザーによるメールBOXへのアクセス要求を受けてユーザー認証を行い、認証OKの場合、上記ユーザーのメールBOXに格納されている電子メールのメール一覧をユーザーが利用しているクライアント端末装置21−jの表示部に表示する。
メール閲覧要求処理手段112bは、ユーザーによって電子メールの閲覧が要求されたとき、要求された電子メールをメール記憶部122のメールBOXから取得し、ユーザーが利用しているクライアント端末装置21−jの表示部に表示する。また、ユーザーにより、電子メールに添付されている文書の閲覧が要求された場合、その文書をクライアント端末装置21−jの表示部に表示する。その際、ユーザーのメールアドレスと、添付文書に付加されているアクセス権情報とに基づいて、ユーザーの文書へのアクセス権を判定した上で表示するようにしても良い。
メール返信・転送要求処理手段112cは、ユーザーから電子メールの転送要求があった場合、電子メールに付加されているメール送付先制限情報と要求された転送先のメールアドレスとに基づいて、転送可能か否かを判定する。そして、転送可能であり、且つ転送先が社員である場合には、上記電子メールに付加されていたメール送付先制限情報と同じメール送付先制限情報を付加して転送先へ送信する。また、転送先が社員ではなく、添付文書がある場合には、添付文書を電子メールに付加して転送先に転送する。更に、電子メールを他人に転送した場合には、元メールの発信者に対して、転送先の対象者名と転送者(元メールの受信者)と転送先対象者との関係(プロジェクト関係者、または転送者の上司等)を記載したメールを送信する。
また、メール返信・転送要求処理手段112cは、ユーザーから電子メールの返信要求があった場合、その電子メールに付加されているメール送付先制限情報と、返信先のメールアドレスとに基づいて、返信可能か否かを判定し、返信可能な場合のみ、返信する。なお、返信先が社員の場合には、上記電子メールに付加されていたメール送付先制限情報と同じメール送付先制限情報を電子メールに付加して返信する。
新規メール送信要求処理手段112dは、ユーザーから文書を添付した新規電子メールの送信要求があった場合、添付文書の属性(プロジェクト関係の文書か否か)を基にメールの宛先が送信可能なもののみを送信する。
クライアント端末装置21−1は、メール・添付文書閲覧要求手段211と、メール・添付文書表示手段212と、メール編集・送信要求手段213と、文書編集手段214とを備えている。なお、他のクライアント端末装置も同様の構成を有している。
メール・添付文書閲覧要求手段211は、ユーザーの指示に従って、メール処理サーバー11に対して、メールBOXへのアクセス要求、電子メールの転送要求、電子メールの返信要求を送信する機能を有する。
メール・添付文書表示手段212は、メール処理サーバー11から送られてきた電子メールや添付文書を表示部(図示せず)に表示する機能を有する。
メール編集・送信要求手段213は、メール処理サーバー11に対して新規メールの送信要求を送信する機能を有する。
文書編集手段214は、ユーザーの指示に従って文書記憶部123に格納されている添付文書を編集したり、新規文書を作成し、登録する機能を有する。
なお、クライアント端末装置21−1は、コンピュータにより実現可能であり、コンピュータにより実現する場合には、例えば、次のようにする。コンピュータをクライアント端末装置21−1として機能させるためのプログラムを記録したディスク、半導体メモリ、その他の記録媒体を用意し、コンピュータに上記プログラムを読み取らせる。コンピュータは、読み取ったプログラムに従って自身の動作を制御することにより、自コンピュータ上に、メール・添付文書閲覧要求手段211、メール・添付文書表示手段212、メール編集・送信要求手段213および文書編集手段214を実現する。
〔実施例の動作の説明〕
次に、各図を参照して本実施例の動作について詳細に説明する。
次に、各図を参照して本実施例の動作について詳細に説明する。
〔電子メール受信時の動作〕
先ず、メール処理サーバー11が電子メールを受信した場合の動作を図7のフローチャートを参照して説明する。
先ず、メール処理サーバー11が電子メールを受信した場合の動作を図7のフローチャートを参照して説明する。
メール処理サーバー11内のメール受信手段111aは、電子メールを受信すると、先ず、電子メールにユニークなメールIDを付加し、次いで、電子メールから送信元および宛先のメールアドレスを抽出する(ステップS11、S12)。その後、メール受信手段111aは、送信元のメールアドレスに基づいて、自社A内からの電子メールなのか、自社A外からの電子メールなのかを判定する(ステップS12a)。
そして、自社A内からの電子メールである場合(ステップS12aがNo)には、該当する社員のメールBOXに格納する(ステップS25)。その際、電子メールにメール送付先制限情報が付加されていれば、それも併せて格納する。
これに対して、自社A外からの電子メールである場合(ステップS12aがYes)には、受信した電子メールをメールグループ化手段111bに渡す。
メールグループ化手段111bでは、上記電子メールの宛先に複数の社員のメールアドレスが設定されているか否かを調べる(ステップS13)。なお、各社員のメールアドレスは、社員情報テーブル121aに登録されているので、このテーブル121aを参照することにより、複数の社員の電子メールアドレスが設定されているか否かを判定することができる。
そして、宛先に1人の社員のメールアドレスしか設定されていないと判定した場合(ステップS13がNo)は、電子メールをメール送付先制限付加手段111dに渡す。
これに対して、宛先に複数の社員のメールアドレスが設定されていると判定した場合(ステップS13がYes)は、メール受信手段111aから渡された電子メールと同一内容の電子メールが、宛先に指定されている社員数分、メール受信手段111aから渡されるのを待つ。なお、同一内容の電子メールか否かは、実際にメール本文を比較して判定するようにしても良いし、電子メールのヘッダ部の情報を比較することにより判定するようにしても良い。そして、宛先に指定されている社員数分の同一内容の電子メールがメール受信手段111aから渡されると、それらに同一のメールグループIDを付加してメール送付先制限付加手段111dに渡す(ステップS14)。
メール送付先制限付加手段111dは、メールグループ化手段111bから電子メールが渡されると、その電子メールがプロジェクト関係の電子メールであるか否かを、電子メールの宛先アドレス及び送信元アドレスと、プロジェクト関係者テーブル121bの内容とに基づいて判定する(ステップS22)。即ち、上記電子メールの宛先アドレス及び送信元アドレスが両方ともプロジェクト関係者テーブル121bに登録されている場合には、プロジェクト関係の電子メールであると判定し、そうでない場合は、プロジェクト関係の電子メールではないと判定する。また、ステップA31では、上記電子メールが関係するプロジェクトのプロジェクトIDも求めておく。例えば、電子メールの宛先アドレスが「MY」、送信元アドレスが「MY」、プロジェクト関係者テーブル121bの内容が図5に示すものであるとすると、上記電子メールに関係するプロジェクトのプロジェクトIDは「IDP2」となる。
なお、プロジェクト関係の電子メールであるか否かの判定方法は、上記した方法に限られるものではなく、電子メールのサブジェクト等にプロジェクト関係者の間でやりとりされるメールである旨の所定の文字列や記号が記載されている場合、プロジェクト関係の電子メールであると判定する方法を採用することもできる。
そして、プロジェクト関係の電子メールでないと判定した場合(ステップS22がNo)は、上記電子メールをメール・添付文書分離手段111cに渡す。
これに対して、プロジェクト関係の電子メールである場合(ステップS22がYes)は、電子メールにメール送付先制限情報を付加した後、メール・添付文書分離手段111cに渡す(ステップS23、S24)。即ち、電子メールの宛先情報とプロジェクト関係者テーブル121bの内容とに基づいて、上記電子メールが関係するプロジェクトを特定し、そのプロジェクトに関係するプロジェクト関係者のメールアドレスを、メール送付先制限情報として上記電子メールに付加する。更に、宛先情報と社員情報テーブル121aとに基づいて宛先情報に対応する社員を特定し、更に、社員管理体系テーブル121cを参照して上記社員の上司を特定し、更に、社員情報テーブル121aを参照して上記上司のメールアドレスを求め、上記上司のメールアドレスもメール送付先制限情報として上記電子メールに付加する。
メール・添付文書分離手段111cは、メール送付制限付加手段111dから電子メールが渡されると、添付文書があるか否か調べる(ステップS15)。
そして、添付文書がない場合(ステップS15がNo)は、電子メールをメール記憶部122中の該当するメールBOXに格納する(ステップS25)。
これに対して、添付文書がある場合(ステップS15がYes)は、メール本文と添付文書に分離し、添付文書にユニークな文書IDを付加した上で、電子メールと添付文書との関連付け情報(メールIDと文書ID)と、関係するプロジェクトがある場合はそのプロジェクトIDとをメール&添付文書&プロジェクト関係付けテーブル121dに格納する(ステップS16、S17)。なお、電子メールにメールグループIDが付加されている場合には、上記メールグループIDと同一のメールグループIDの付加されている電子メールを既に処理しているか否かを判定し、処理していない場合は、添付文書にユニークな文書IDを付加した上で、メール&添付文書&プロジェクト関係付けテーブル121dに、メールID、文書ID、メールグループIDおよびプロジェクトIDを格納する。また、処理している場合(電子メールに付加されているメールグループIDと同一のメールグループIDがメール&添付文書&プロジェクト関係付けテーブル121dに登録されている場合)は、メール&添付文書&プロジェクト関係付けテーブル121dにメールID、メールグループID、既に付加されている文書IDおよびプロジェクトIDを登録する。
その後、メール・添付文書分離手段111cは、添付文書処理部113に添付文書に対する処理を依頼する。その際、添付文書と、電子メールの宛先アドレスとを添付文書処理部113に渡す。なお、メールグループIDが付加されている電子メールについては、上記メールグループIDが付加されている電子メールの内の、最初の電子メールを処理する場合のみ、添付文書処理部113に添付文書の処理を依頼する。
これにより、添付文書処理部113内の文書アクセス権設定手段113aは、電子メールの宛先アドレスに応じたアクセス権情報を添付文書に付加すると共に、添付文書の開示可能範囲を示す文書開示可能範囲情報を添付文書に付加して文書記憶部123に格納する(ステップS18〜S20)。なお、文書開示可能範囲情報の内容は、ステップS24で付加したメール送付先制限情報と同一内容となる。また、アクセス権情報の内容は、電子メールの宛先アドレスとなる。また、メールアドレスに加え、そのメールアドレスを使用している社員の社員名をアクセス権情報に含ませるようにしても良い。図8に文書記憶部123の内容例を示す。同図に示すように、文書801には、文書ID802と、アクセス権情報803と、文書開示可能範囲情報804とが付加されている。
また、メール・添付文書分離手段111cは、メール本文については、添付文書へのリンク情報を埋め込んだ後、宛先となっている社員のメールBOXに保存する(ステップS21、S25)。図9にメール記憶部122の内容例を示す。同図に示すように、メールBOX90−1に格納されているメール本文91には、添付文書へのリンク情報92が埋め込まれると共に、メール送付先制限情報93が付加されている。また、メールBOX90−2に格納されているメール本文94には、リンク情報は埋め込まれておらず、メール送付先制限情報95が付加されている。
〔電子メール閲覧時の動作〕
次に、自社Aの社員が電子メールを閲覧する場合の動作を、図10のフローチャートを参照して説明する。
次に、自社Aの社員が電子メールを閲覧する場合の動作を、図10のフローチャートを参照して説明する。
クライアント端末装置21−jを利用しているユーザーは、自身宛の電子メールを閲覧する場合、メール・添付文書閲覧要求手段211を用いてメール処理サーバー11に対してメールBOXアクセス要求を送信する。
メール処理サーバー11内のメールBOXアクセス要求処理手段112aは、メールBOXアクセス要求を受け付けると(ステップS26)、ユーザー認証を実施し、認証OKの場合は、ユーザーのメールBOXに格納されている電子メールのメール一覧をクライアント端末装置21−jへ送信する(ステップS27、S28)。これにより、クライアント端末装置21−j内のメール・添付文書表示手段212は、メール一覧を表示部に表示する。
ユーザーがメール一覧を用いて閲覧したい電子メールを選択すると、メール・添付文書閲覧要求手段211は、ユーザーが選択した電子メールのメールIDを含む閲覧要求をメール処理サーバー11へ送信する。
これにより、メール閲覧要求処理部112bは、閲覧要求された電子メールをメール記憶部122のメールBOXから取得し、クライアント端末装置21−jへ送信する(ステップS29がYes、S30)。メール・添付文書表示手段212は、メール処理サーバー11から送られてきた電子メールを表示部に表示する。
ユーザーは、表示されている電子メールに添付されている文書を閲覧する場合、メール・添付文書閲覧要求手段211を用いて、メール本文に埋め込まれている添付文書へのリンク情報をクリックすることにより、メール処理サーバー11へ添付文書の閲覧要求を送信する。
メール閲覧要求処理手段112bは、添付文書の閲覧要求を受け付けると、添付文書へのアクセス権のあるユーザーであるか否かを、添付文書に付加されているアクセス権情報とユーザーのメールアドレスとに基づいて判定する(ステップS31がYes、S32)。なお、アクセス権情報の社員名を含ませるようにした場合は、社員名も考慮してアクセス権の有無を判定する。
そして、アクセス権のあるユーザーであると判定した場合(ステップS32がYes)は、該当する添付文書を文書記憶部123から取得し、クライアント端末装置21−jへ送信する(ステップS33)。これにより、メール・添付文書表示手段212は、メール処理サーバー11から送られてきた添付文書を表示部に表示する。
これに対して、アクセス権のないユーザーであると判定した場合(ステップS32がNo)は、クライアント端末装置21−jに対して、アクセス権がないため表示することができない旨のメッセージを送信する(ステップS44)。これにより、メール・添付文書表示手段212は、上記メッセージを表示部に表示する。
ユーザーは、表示部に表示されている添付文書を、文書編集手段214を用いて更新することができる。ユーザーは、添付文書の閲覧を終了する場合、メッセージ・添付文書閲覧要求手段211を用いてメール処理サーバー11へ文書の閲覧終了要求を送信する。その際、文書が更新されている場合には、更新後の文書をメール処理サーバー11へ送信する。
メッセージ閲覧要求処理手段112bは、文書の閲覧終了要求が送られてくると(ステップS34)、それに更新後の文書が含まれているか否かに基づいて、文書に更新が加えられているか否かを判定する(ステップS35)。そして、更新されていない場合(ステップS35がNo)は、その処理を終了する。これに対して、更新されている場合(ステップS35がYes)は、更新後の文書と、元文書の文書IDとを添付文書更新要求処理手段113bに渡す。これにより、添付文書更新要求処理手段113bは、元文書のアクセス権と文書開示可能範囲を継承した新たな文書を作成して、元文書との関連情報と更新ユーザー情報を付加した上で文書記憶部123に保存する(ステップS36、37)。今、例えば、図8に示す文書805を閲覧中に文書編集手段214を用いて更新を加え、その後、メール処理サーバー11に対して文書の閲覧終了要求を送ったとすると、メール閲覧要求処理手段112bでは、ステップS36において、更新内容を反映した新たな文書810を作成して文書記憶部123に格納し、ステップS37において、元文書805に文書810との関連情報809を付加し、文書810に文書ID811、アクセス権情報812、文書開示可能範囲情報813、更新者情報814を付加することになる。
また、ユーザーは、メール・添付文書閲覧要求手段211を用いて、メール処理サーバー11に対して閲覧要求した文書を新文書として保存することを要求することもできる。メール閲覧要求処理手段112bは、保存要求を受け付けた場合(ステップS38がYes)は、添付文書更新要求処理手段113bに対してユーザーが閲覧している文書の文書IDを渡し、上記文書を新文書として保存することを要求する。これにより、添付文書更新要求処理手段113bは、元文書のアクセス権と文書開示可能範囲を継承した新たな文書を作成して、元文書との関連付け情報と更新ユーザー情報を付加して文書記憶部123に保存した上で、新文書を表示する(ステップS39〜S41)。ユーザーは、この文書に対して文書編集手段214および添付文書更新要求処理手段113bを用いて更新処理を行うことができる。なお、メールBOXアクセス終了要求を受け付けた場合(ステップS42)、およびメール閲覧終了要求を受け付けた場合(ステップS43)、送信メール処理部112はその処理を終了する。
〔電子メール転送時の動作〕
次に、自社Aの社員がメールBOXにある受信メールを転送する場合の動作について、図11のフローチャートを参照して説明する。
次に、自社Aの社員がメールBOXにある受信メールを転送する場合の動作について、図11のフローチャートを参照して説明する。
クライアント端末装置21−jを利用しているユーザーは、自身のメールBOXにある受信メールを転送する場合、先ず、メール・添付文書閲覧要求手段211を用いてメール処理サーバー11に対してメールBOXへのアクセス要求を送信する。これにより、メールBOXアクセス要求処理手段112aにおいて、前述した図10におけるステップS26〜S28の処理と同様の処理が行われ、クライアント端末装置21−jの表示部にメール一覧が表示される(図11のステップS26〜S28)。
クライアント端末装置21−jのユーザーは、メール一覧の中から転送対象にする電子メールを選択し、更に転送先を指定する。これにより、メール・添付文書閲覧要求手段211は、メール処理サーバー11に対して電子メールの転送要求を送信する。この転送要求には、転送対象にする電子メールのメールIDと、転送先のメールアドレスとが含まれている。
メール返信・転送要求処理手段112cは、転送要求を受け付けると、転送対象にする電子メールにメール送付先制限情報が付加されているか否かを判定し(ステップS80)、付加されている場合は、要求された転送先とメール送付先制限情報とを照合して転送可能か否かを判定する(ステップS46)。
そして、転送可能であった場合は、転送先が社員であるか否かを判定する(ステップS47)。また、メール送付先制限情報が付加されていなかった場合も、ステップ47の処理が行われる。
転送先が社員の場合(ステップS47がYes)には、添付文書があるか否かを判定する(ステップS48)。そして、添付文書があれば、電子メールの転送先のメールアドレスと社員情報テーブル121aの内容とから、転送先の社員を特定し、この社員の名前と転送先情報とを文書アクセス権設定手段113aに渡す(ステップS49、S50)。これにより、文書アクセス権設定手段113aは、添付文書のアクセス権情報に、メール返信・転送要求処理手段112cから渡された社員の名前とメールアドレスとを追加する。その後、メール返信・転送要求処理手段112cは、元のメールと同じメール送付先制限情報を付加して転送メールを送信する(ステップS51、S52)。なお、添付文書がなかった場合(ステップS48がNo)は、ステップS51の処理を行う。
一方、転送先が社員ではない場合(ステップS47がNo)には、添付文書があれば(ステップS53がYes)、当該文書へのリンク情報を削除して、代わりに文書の実体を添付した上で、転送メールを送信する(ステップS54、S55)。添付文書がない場合(ステップS53がNo)は、転送メールをそのまま送信する(ステップS55)。
また、転送メール送信と同時に、元メールから抽出した発信者アドレスに対して、メール転送を告知するメールをメール返信・転送処理要求手段112bが自動送信する(ステップS56、S57)。当該告知メールには、転送先の対象者名と、転送者(元メールの受信者)と転送先対象者との関係(プロジェクト関係者、または転送者の上司等)を記載する。これらの情報は、転送先のメールアドレスと、各テーブル121a、121b、121cの内容とから求めることができる。
〔新規電子メール送信時の動作〕
次に、自社Aの社員が新規メールを送信する場合の動作を、図12のフローチャートを参照して説明する。
次に、自社Aの社員が新規メールを送信する場合の動作を、図12のフローチャートを参照して説明する。
クライアント端末装置21−jのユーザーは、送信する電子メールに文書を添付する場合には、添付する文書を、文書編集手段214および添付文書更新要求処理手段113bを用いて作成し、文書記憶部123に格納しておく。更に、上記添付する文書が既に文書記憶部123に登録されている文書(元文書)と関連するものである場合には、元文書と添付する文書との関連情報を、元文書に付加しておくと共に、元文書の文書IDおよび作成した文書の文書IDを取得しておく。
クライアント端末装置21−jのユーザーは、新規メールを送信する場合、先ず、メール編集・送信要求手段213を用いてメール本文を作成すると共に宛先を設定する。送信する電子メールに添付文書がある場合は、更に、添付文書の文書IDを設定する。元文書がある場合には、その文書IDも設定する。
クライアント端末装置21−jのユーザーが、送信指示を行うと、メール編集・送信要求手段213は、メール処理サーバー11に対して新規メールの送信要求を送信する。添付文書が存在しない場合は、送信要求の内容は、メール本文と宛先となる。添付文書が存在する場合には、送信要求の内容は、メール本文と宛先と添付する文書の文書IDとなる。また、元文書の文書IDが設定されている場合には、元文書の文書IDも含まれる。
メール処理サーバー11内の新規メール送信要求処理手段112dは、新規メールの送信要求を受け付けると(ステップS59)、先ず添付文書の有無を判定する(ステップS60)。即ち、送信要求に添付文書の文書IDが含まれているか否かを判定することにより、添付文書の有無を判定する。
添付文書がなかった場合(ステップS60がNo)は、送信要求に従って電子メールを送信する(ステップS71)。
添付文書がある場合は、その添付文書がプロジェクト関係の文書であるか否かを調べる(ステップS61)。送信要求に元文書の文書IDが含まれていない場合には、プロジェクト関係の文書ではないと判定する。元文書の文書IDが含まれている場合には、メール&添付文書&プロジェクト関係付けテーブル121dを参照し、元文書の文書IDの対応付けてプロジェクトIDが登録されているか否かを調べる。そして、プロジェクトIDが登録されている場合は、プロジェクト関係の文書であると判定し、登録されていない場合は、プロジェクト関係の文書ではないと判定する。
プロジェクト関係の文書であると判定した場合(ステップS61がYes)は、添付文書に関係するプロジェクトを特定する(ステップS62)。即ち、元文書の文書IDに対応付けて、メール&添付文書&プロジェクト関係付けテーブル121dに登録されていたプロジェクトIDが、添付文書に関係するプロジェクトとなる。
その後、新規メール送信要求処理手段112dは、要求された宛先に送信可能か否かを、上記宛先とプロジェクト関係者テーブル121bの内容とに基づいて判定する(ステップS63)。即ち、ステップS62で特定したプロジェクトのプロジェクトIDに対応付けて、宛先となっているメールアドレスがプロジェクト関係者テーブル121bに登録されていれば、転送可能であると判定し、そうでない場合は転送不能と判定する。
送信可能で宛先が社員の場合(ステップS64がYes)には、当該メールのメールIDと添付文書の文書IDとプロジェクトIDとをメール&添付文書&プロジェクト関係付けテーブル121dに記録した上で、添付文書のアクセス権情報および文書開示可能範囲を更新する(ステップS65、S66)。更に、当該メール本文に添付文書へのリンク情報を埋め込んだ上で、メール送付先制限情報を付加して送信する(ステップS67〜S69)。
また、送信可能で宛先が社員でない場合(ステップS64がNo)には、当該メールに添付文書の実体を添付して送信する(ステップS70、S71)。送信不可の宛先が指定されている場合(ステップS63がNo)には、宛先が不適切なため当該メールは送信できない旨のメールをクライアント端末装置21−jに送信する(ステップS72)。
〔電子メール返信時の動作〕
最後に、自社Aの社員が自身のメールBOXに格納されている電子メールに対して返信する場合の動作を、図13のフローチャートを参照して説明する。
最後に、自社Aの社員が自身のメールBOXに格納されている電子メールに対して返信する場合の動作を、図13のフローチャートを参照して説明する。
クライアント端末装置21−jのユーザーは、自身のメールBOXにある受信メールを返信する場合、先ず、メール・添付文書閲覧要求手段211を用いてメール処理サーバー11に対してメールBOXへのアクセス要求を送信する。これにより、メールBOXアクセス要求処理手段112aにおいて、前述した図10におけるステップS26〜S28の処理と同様の処理が行われ、クライアント端末装置21−jの表示部にメール一覧が表示される(図13のステップS26〜S28)。
クライアント端末装置21−jのユーザーは、メール一覧の中から返信対象にする電子メールを選択する。更に、返信メールを元メールの送信者以外にも送信する場合には、CCにより送信先を指定する。その後、ユーザーは、返信要求の送信をメール・添付文書閲覧要求手段211に指示する。これにより、メール・添付文書閲覧要求手段211は、メール処理サーバー11に対して返信要求を送信する。
メール処理サーバー11内のメール返信・転送処理要求処理手段112cは、返信要求を受け付けると(ステップS73)、先ず、宛先を当該メールのメール送付先制限情報(図7のステップS22〜S24にて付加)と照合して返信可能であるか否かを判定する(ステップS74)。次に、返信可能な電子メールについては、宛先が社員であるか否かを判定し(ステップS75)、社員の場合には、元メールと同じメール送付先制限情報を付加して返信メールを送信する(ステップS76、S77)。宛先が社員ではない場合には、そのまま返信メールを送信する(ステップS78)。返信ができない電子メールについては、宛先が不適切なため当該メールは送信できない旨のメッセージをクライアント端末装置21−jへ送信する(ステップS79)。
〔実施例の効果〕
本実施例によれば、送信側から一斉送信された複数の添付ファイル付き電子メールに添付されていた添付ファイルの所在の分散を防止することができる。その理由は、受信した電子メールの中から、送信側が宛先を複数設定することにより一斉送信した複数の添付ファイル付き電子メールを抽出するメールグループ化手段111bと、メールグループ化手段111bで抽出された複数の添付ファイル付き電子メールのそれぞれを添付ファイルとメール本文とに分離し、何れかの添付ファイル付き電子メールに添付されていた添付ファイルを文書記憶部123に格納し、更に、分離した各メール本文に上記格納した添付ファイルへのリンク情報を埋め込む分離手段111cとを備えているからである。つまり、受信した電子メールの内、送信側が宛先を複数設定することにより一斉送信した添付ファイル付き電子メールについては、それらに対して添付ファイルを1つ保存するようにしているので、添付ファイルの管理が容易なものとなる。
本実施例によれば、送信側から一斉送信された複数の添付ファイル付き電子メールに添付されていた添付ファイルの所在の分散を防止することができる。その理由は、受信した電子メールの中から、送信側が宛先を複数設定することにより一斉送信した複数の添付ファイル付き電子メールを抽出するメールグループ化手段111bと、メールグループ化手段111bで抽出された複数の添付ファイル付き電子メールのそれぞれを添付ファイルとメール本文とに分離し、何れかの添付ファイル付き電子メールに添付されていた添付ファイルを文書記憶部123に格納し、更に、分離した各メール本文に上記格納した添付ファイルへのリンク情報を埋め込む分離手段111cとを備えているからである。つまり、受信した電子メールの内、送信側が宛先を複数設定することにより一斉送信した添付ファイル付き電子メールについては、それらに対して添付ファイルを1つ保存するようにしているので、添付ファイルの管理が容易なものとなる。
また、本実施例は、文書記憶部123に格納されている添付文書の内の、ユーザーによって更新対象にされた添付文書については、更新後の文書を添付文書に関連付けて文書記憶部123に格納する添付文書更新要求処理手段133bを備えているので、添付文書を更新した文書の管理も容易に行うことが可能なる。
更に、本実施例は、転送要求された電子メールに添付文書がある場合、転送先が文書記憶部123をアクセス可能な環境であれば、電子メールのみを転送するメール返信・転送要求処理手段112cを備えているので、添付文書付き電子メールの転送処理が行われた場合であっても、添付文書が分散することを防止することができる。
本発明は、顧客企業との共同プロジェクトに関する情報を電子メールやその添付ファイルによってやり取りする企業のメールシステムの適用すると好適である。
A…自社
11…メール処理サーバー
111…受信メール処理部
111b…メールグループ化手段
111c…メール・添付文書分離手段
113…添付文書処理部
113b…添付文書更新処理手段
12…記憶サーバー
122…メール記憶部
123…文書記憶部
21−1〜21−n…クライアント端末装置
3…LAN
B…顧客企業
4…顧客メールサーバー
51−1〜51−k…顧客クライアント端末装置
6…インターネット
11…メール処理サーバー
111…受信メール処理部
111b…メールグループ化手段
111c…メール・添付文書分離手段
113…添付文書処理部
113b…添付文書更新処理手段
12…記憶サーバー
122…メール記憶部
123…文書記憶部
21−1〜21−n…クライアント端末装置
3…LAN
B…顧客企業
4…顧客メールサーバー
51−1〜51−k…顧客クライアント端末装置
6…インターネット
Claims (8)
- 文書記憶部と、
受信した電子メールの中から、送信側が宛先を複数設定することにより一斉送信した複数の添付ファイル付き電子メールを抽出するメールグループ化手段と、
該メールグループ化手段で抽出された複数の添付ファイル付き電子メールのそれぞれを添付ファイルとメール本文とに分離し、何れかの添付ファイル付き電子メールに添付されていた添付ファイルを前記文書記憶部に格納し、更に、分離した各メール本文に前記格納した添付ファイルへのリンク情報を埋め込む分離手段とを備えたことを特徴とするメール処理サーバー。 - 請求項1記載のメール処理サーバーにおいて、
前記文書記憶部に格納されている添付ファイルの内の、ユーザーによって更新対象にされた添付ファイルについては、更新後のファイルを前記添付ファイルに関連付けて前記文書記憶部に格納する更新要求処理手段を備えたことを特徴とするメール処理サーバー。 - 請求項1または2記載のメール処理サーバーにおいて、
転送要求された電子メールに添付ファイルがある場合、転送先が前記文書記憶部をアクセス可能な環境であれば、電子メールのみを転送し、アクセス不可能な環境であれば、電子メールに添付ファイルを添付して転送する転送手段を備えたことを特徴とするメール処理サーバー。 - 請求項1乃至3の何れか1項に記載のメール処理サーバーにおいて、
宛先毎のメールボックスを有するメール記憶部を備え、且つ、
前記分離手段が、リンク情報を埋め込んだメール本文を、その宛先に応じたメールボックスに格納することを特徴とするメール処理サーバー。 - 文書記憶部を備えたコンピュータが、受信した電子メールの中から、送信側が宛先を複数設定することにより一斉送信した複数の添付ファイル付き電子メールを抽出するメールグループ化ステップと、
前記コンピュータが、前記メールグループ化ステップで抽出された複数の添付ファイル付き電子メールのそれぞれを添付ファイルとメール本文とに分離し、何れかの添付ファイル付き電子メールに添付されていた添付ファイルを前記文書記憶部に格納し、更に、分離した各メール本文に前記格納した添付ファイルへのリンク情報を埋め込む分離ステップを含むことを特徴とするメール管理方法。 - 請求項5記載のメール管理方法において、
前記コンピュータが、前記文書記憶部に格納されている添付ファイルの内の、ユーザーによって更新対象にされた添付ファイルについては、更新後のファイルを前記添付ファイルに関連付けて前記文書記憶部に格納する更新要求処理ステップを含むことを特徴とするメール管理方法。 - 文書記憶部を備えたコンピュータを、
受信した電子メールの中から、送信側が宛先を複数設定することにより一斉送信した複数の添付ファイル付き電子メールを抽出するメールグループ化手段、
該メールグループ化手段で抽出された複数の添付ファイル付き電子メールのそれぞれを添付ファイルとメール本文とに分離し、何れかの添付ファイル付き電子メールに添付されていた添付ファイルを前記文書記憶部に格納し、更に、分離した各メール本文に前記格納した添付ファイルへのリンク情報を埋め込む分離手段として機能させるためのプログラム。 - 請求項7記載のプログラムにおいて、
前記コンピュータを、
前記文書記憶部に格納されている添付ファイルの内の、ユーザーによって更新対象にされた添付ファイルについては、更新後のファイルを前記添付ファイルに関連付けて前記文書記憶部に格納する更新要求処理手段として機能させることを特徴とするプログラム。
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Applications Claiming Priority (1)
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Publications (1)
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JP2007081348A Withdrawn JP2008242726A (ja) | 2007-03-27 | 2007-03-27 | メール処理サーバー及びメール管理方法並びにプログラム |
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Publication number | Priority date | Publication date | Assignee | Title |
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2007
- 2007-03-27 JP JP2007081348A patent/JP2008242726A/ja not_active Withdrawn
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