JP2008197788A - 電子文書送信システム - Google Patents

Abstract

【課題】承認漏れや宛先誤りを防止するとともに、秘密文書である電子データに適切な暗号処理を施して宛先相手に送信することができる電子文書送信システムを得ること。
【解決手段】送信情報登録処理部２４は送信者が指定した送信情報（電子メール文書、電子文書、宛先相手、承認者、および送信者名）を送信情報記憶部２３に登録するとともに承認者に承認を依頼し、承認処理部２５は承認者によって送信情報が修正された場合には送信情報を更新するとともに承認者によって承認された送信情報のステータスを承認済みにし、送信処理部２６はステータスが承認済みの送信情報の電子文書に暗号化または安全保護を施した暗号化済み電子文書を生成し、生成した暗号化済み電子文書のデータ量に応じて電子メールに添付して送信するのか、データ交換サーバを介して送信するのかを選択する。
【選択図】 図２

Description

本発明は、秘密情報をネットワークを介して送信する電子文書送信システムに関するものであり、特に、秘密情報を承認した後に秘密情報のデータ量に応じた送信方法を選択して送信する電子文書送信システムに関するものである。

インターネットの普及により、社内だけでなく社外への資料なども電子メールを用いて送ることが多くなっている。簡単な内容であれば電子メールの本文に記載することも可能であるが、インターネット上での情報の漏洩を防止するために、重要な文書、たとえば、営業上の見積もりや依頼書、製品開発に関わる情報などの秘密文書は、電子メールの本文に記載するのではなく、秘密文書の電子データを添付ファイルとして暗号化し、暗号化した添付ファイルを電子メールに添付して送信するようにしている。

しかしながら、電子メールサーバの負荷を考慮して電子メールの添付ファイルのデータ量が制限されていることが多い。そのため、添付ファイルのデータ量が多い場合、送信者は、電子メールサーバの制限値に応じたデータ量に添付ファイルを分割し、分割した添付ファイルをそれぞれ暗号化し、分割数分の電子メールを作成してそれぞれ暗号化した添付ファイルを添付して送信しなければならない。また、受信者は、複数の電子メールを受信し、それぞれの添付ファイルを復号化して組み立てなければならない。これらの作業は、送信者および受信者にとって煩わしい作業であるだけでなく、分割数が多くなるほど、同一のファイルを添付してしまったり、ファイルの抜けが出たりというミスが起こりやすくなるという問題が生じる。

このような問題を改善するための従来技術として、たとえば、特許文献１および特許文献２がある。特許文献１には、電子メールサーバを利用したメールの暗号化・復号化に関する技術が開示されている。また、特許文献２には、データ量の多い添付ファイルを送信するときには自動的にデータ交換サーバを利用する技術が開示されている。

特開平１１−２６６２７９号公報 特開２００５−７８２７８号公報

上記特許文献１の従来技術を用いれば、送信者および受信者が暗号化・復号化を意識することなく、インターネットを介して送信する秘密文書の漏洩を防止することができる。また、上記特許文献２に従来技術を用いれば、送信者および受信者がデータ量に応じて秘密文書を分割する必要がなくなり、同一のファイルを添付してしまったり、ファイルの抜けが出たりというミスを防止することができる。

しかしながら、上記特許文献１および特許文献２に記載の従来技術では、電子メールの宛先を送信者が入力して送信するため、宛先の確認は送信者のみとなる。そのため、宛先を誤って入力して秘密文書を別の宛先に送信してしまう可能性があり、秘密文書の漏洩を完全に防止することはできないという問題があった。

また、秘密文書や電子メールの内容については承認が必要なものが多い。そのため、上記特許文献１および特許文献２に記載の従来技術を用いたとしても、秘密文書や電子メールの内容、宛先相手の承認を行うことはできず、承認漏れや秘密文書の取り違いなどが発生する可能性があるという問題もあった。

本発明は、上記に鑑みてなされたものであって、秘密文書を電子データとして送信する際に、承認漏れや宛先誤りを防止するとともに、秘密文書に適切な暗号処理を施して送信相手に送信することができる電子文書送信システムを得ることを目的とする。

上述した課題を解決し、目的を達成するために、本発明は、電子メールを配信する電子メールサーバと、電子文書を一時保持するデータ交換サーバと、登録された電子メール文書、電子文書、および宛先相手を承認するワークフローサーバとを有する電子文書送信システムにおいて、前記ワークフローサーバは、承認した電子文書のデータ量に応じて該電子文書を前記電子メールサーバまたは前記データ交換サーバを介して宛先相手に送信することを備えることを特徴とする。

この発明によれば、ワークフローサーバが、登録された電子メール文書、電子文書、および宛先相手を承認した後に、電子文書のデータ量に応じて電子文書を電子メールを配信する電子メールサーバ、または電子文書を一時保管するデータ交換サーバーを介して宛先相手に送信するようにしているため、秘密文書を電子データとして送信する際に、承認漏れや宛先誤りを防止するとともに、秘密文書である電子データに適切な暗号処理を施して宛先相手に送信することができる電子文書送信システムを得ることができるという効果を奏する。

以下に、本発明にかかる電子文書送信システムの実施の形態を図面に基づいて詳細に説明する。なお、この実施の形態においては、電子文書として営業上の秘密文書（営業秘密文書）を送信する場合を例に挙げて説明するが、送信する電子文書はこれに限るものではなく、この実施の形態によりこの発明が限定されるものではない。

図１〜図１２を用いてこの発明の実施の形態を説明する。図１は、この発明における電子文書送信システムの構成を示す概略図である。図１において、電子文書送信システムは、複数（この場合は３台）のパーソナルコンピュータ（以下、ＰＣとする）１−１〜１−３、ワークフローサーバ２、電子メールサーバ３、およびデータ交換サーバ５とが接続されるネットワーク４と、電子メールサーバ９およびＰＣ１０が接続されるネットワーク８とが、インターネット６によって接続される。ネットワーク４，８は、たとえば、ＬＡＮ(local Area Network）などのネットワークで、ネットワーク４は営業秘密情報の送信側の社内ネットワークであり、ネットワーク８は営業秘密情報の受信側のネットワークである。

ＰＣ１−１〜１−３は、ワークフローサーバ２のアクセスに用いられ、ＰＣ１−１は営業秘密情報（電子メール文書および営業秘密文書）を送信する送信者に利用され、ＰＣ１−２は営業秘密情報および送信先（宛先相手）を承認する承認者に利用され、ＰＣ１−３は営業秘密情報を受信する社内の受信者に利用されるパーソナルコンピュータである。また、ＰＣ１０は、社外の受信者に利用されるパーソナルコンピュータである。なお、図１においては、以後の説明を簡単にするために、社内ネットワークであるネットワーク４に接続されるＰＣ１−１〜１−３を送信者用、承認者用、社内受信者用としたが、送信者、承認者、および社内受信者は、それぞれのアカウントでログインすればどのＰＣを用いてもかまわない。

ワークフローサーバ２は、送信者によって営業秘密情報、宛先相手、承認者、および送信者名が登録されると承認者にその旨を通知し、承認者によって承認された営業秘密文書のデータ量に基づいて、データ交換サーバ５，７または電子メールサーバ３，９に、営業秘密情報、宛先相手を示す宛先情報、および送信者を示す送信者情報を送信するワークフローサーバである。データ交換サーバ５，７は、ワークフローサーバ２から受信した営業秘密情報の営業秘密文書を保持するとともに、営業秘密文書を保持している旨を営業秘密情報の受信者（宛先相手）に通知する。また、ワークフローサーバ２は、受信者からの要求（この場合は、ＰＣ１−３，１０からのアクセス）によって、営業秘密文書をダウンロードする。電子メールサーバ３，９は、一般的な電子メールのサーバであって、電子メールの配信を行う。

つぎに、この発明における営業秘密情報送信システムの動作について説明する。送信者はＰＣ１−１を用いてワークフローサーバ２にアクセスして、電子メール文書、営業秘密文書（見積書などの電子データで電子メールの添付ファイル）、電子メール文書の宛先相手、営業秘密情報の承認者をワークフローサーバ２に登録する。ワークフローサーバ２は、電子メール文書、添付ファイル、宛先相手、承認者を記憶し、承認者に対して送信情報の承認を依頼する電子メール（承認依頼通知）生成し、生成した承認依頼通知を電子メールサーバ３を介して承認者に送信する。

承認者はＰＣ１−２を用いて電子メールサーバ３から承認依頼通知を受信する。これにより、承認者は承認すべき送信情報があることを認識してＰＣ１−２を用いてワークフローサーバ２にアクセスする。承認者はＰＣ１−２を用いて、ワークフローサーバ２に登録されている電子メール文書および添付ファイルの内容や宛先相手が適切であるか否か、宛先相手との守秘義務契約、宛先に海外が含まれている場合には輸管管理者が承認者に含まれているかなどを確認して承認する承認処理を行なう。承認処理によって記憶している電子メール文書および添付ファイルの内容や宛先相手が承認されると、ワークフローサーバ２は、所定の条件に基づいて添付ファイルに暗号化または安全保護を施して暗号化済み添付ファイルを生成する。ワークフローサーバ２は、暗号化済み添付ファイルのデータ量と予め定められたデータ量閾値とを比較する。

暗号化済み添付ファイルのデータ量がデータ量閾値より大きい場合、ワークフローサーバ２は、データ交換サーバ５，７に電子メール文書、暗号化済み添付ファイル、宛先相手を示す情報（宛先アドレス）、および送信者を示す情報（送信元アドレス）を送信する。ここで、ワークフローサーバ２は、宛先アドレスが社内のアドレスの場合にはネットワーク４を介して社内用のデータ交換サーバ５に電子メール文書、暗号化済み添付ファイル、宛先アドレス、および送信元アドレスを送信し、電子メール文書の宛先アドレスが社外のアドレスの場合にはネットワーク４、インターネット６を介してインターネット６に接続されているデータ交換サーバ７に電子メール文書、暗号化済み添付ファイル、宛先アドレス、および送信元アドレスを送信する。

電子メール文書、暗号化済み添付ファイル、宛先アドレス、および送信元アドレスを受信すると、データ交換サーバ５，７は、受信した暗号化済み添付ファイルを一時保持し、暗号化済み添付ファイルを保存した領域を示す領域情報（たとえば、ＵＲＬ：Uniform Resource Locator）を電子メール文書内に追記する。データ交換サーバ５，７は、ＵＲＬを追記した電子メール文書を宛先アドレスに送信する。

受信者は、ＰＣ１−３，１０を用いてデータ交換サーバ５，７からの電子メール文書を受信して暗号化済み添付ファイルがデータ交換サーバ５，７に保持されていることを認識する。受信者は、ＰＣ１−３，１０を用いてデータ交換サーバ５，７にアクセスして、電子メール文書内のＵＲＬに保持されている暗号化済み添付ファイルをダウンロードする。

一方、暗号化済み添付ファイルのデータ量がデータ量閾値以下の場合、ワークフローサーバ２は、電子メール文書、暗号化済み添付ファイル、宛先アドレス、および送信元アドレスを電子メールサーバ３，９に送信する。電子メールサーバ３，９は、一般的な電子メール送信処理によって電子メール文書および暗号化済み添付ファイルを宛先アドレスに送信する。図１においては、宛先アドレスが社外のアドレスを示す場合には、電子メール文書および暗号化済み添付ファイルはネットワーク４、インターネット６、およびネットワーク８を介して電子メールサーバ９に送信され、電子メールサーバ９を経由して社外の受信者に送信され、宛先アドレスが社内のアドレスを示す場合には、電子メール文書および暗号化済み添付ファイルはネットワーク４を介して電子メールサーバ３に送信され電子メールサーバ３を経由して社内の受信者に送信される。

受信者は、ＰＣ１−３，１０を用いて電子メール文書に添付された暗号化済み添付ファイルまたはデータ交換サーバ５，７からダウンロードした暗号化済み添付ファイルに予め定められた復号化処理を施して添付ファイルの内容を認識する。

つぎに、ワークフローサーバ２の詳細について説明する。図２は、先の図１に示したワークフローサーバ２の構成を示すブロック図である。図２において、ワークフローサーバ２は、社外アドレス管理ＤＢ２１、社内アドレス管理ＤＢ２２、送信情報記憶部２３、承認処理部２５、送信処理部２６、および承認送信記録部２７を備えている。

社外アドレス管理ＤＢ２１には、社外メールアドレス関連情報が登録される。図３は、図２に示した社外アドレス管理ＤＢ２１に登録される社外メールアドレス関連情報の登録項目を示している。図３においては、社外メールアドレス関連情報の登録項目として、会社名や所属、氏名などの宛先相手が登録される宛先情報２１１、宛先情報２１１に登録された宛先相手のメールアドレスが登録される宛先アドレス情報２１２、宛先情報２１１に登録された宛先相手との守秘義務契約の有無が登録される守秘義務契約情報２１３、宛先情報に登録された宛先相手の居住国が登録される居住国情報２１４、宛先情報２１１に登録された宛先相手との暗号化規制の有無が登録される暗号化規制情報２１５、および宛先情報２１１に登録された宛先相手に文書を送信する際に輸出管理者の承認が必要であるか否かが登録される輸管承認情報２１６を挙げている。

図２に戻って、社内アドレス管理ＤＢ２２には、社内メールアドレス関連情報が登録される。図４は、図２に示した社内アドレス管理ＤＢ２２に登録される社内メールアドレス関連情報の登録項目を示している。図４においては、社内メールアドレス関連情報の登録項目として、所属や氏名などの宛先相手が登録される宛先情報２２１、宛先情報２２１に登録された宛先相手のメールアドレスが登録される宛先アドレス情報２２２、宛先情報２２１に登録された宛先相手の居住国が登録される居住国情報２２４、宛先情報２２１に登録された宛先相手との暗号化規制の有無が登録される暗号化規制情報２２５、および宛先情報２２１に登録された宛先相手に文書を送信する際に輸出管理者の承認が必要であるか否かが登録される輸管承認情報２２６を挙げている。

図２に戻って、送信情報記憶部２３は、送信すべき電子メール文書、添付ファイル、宛先相手、承認者、および送信者名を記憶する。送信情報登録処理部２４は、メール文書登録部２４１、ファイル添付部２４２、宛先設定部２４３、承認者設定部２４４、および承認依頼部２４５を備えている。

メール文書登録部２４１は、ＰＣ１−１から受信した電子メール文書を送信情報記憶部２３に格納する。ファイル添付部２４２は、ＰＣ１−１から受信した営業秘密文書を電子メール文書に対応付けて添付ファイルとして送信情報記憶部２３に格納する。宛先設定部２４３は、ＰＣ１−１から受信した宛先相手を電子メール文書に対応付けて送信情報記憶部２３に格納する。

承認者設定部２４４は、ＰＣ１−１から受信した承認者を電子メール文書に対応付けて送信情報記憶部２３に格納する。承認依頼部２４５は、送信情報の承認を依頼する承認依頼メールを生成し、生成した承認依頼メールを電子メールサーバ３を介して承認者に送信する。

承認処理部２５は、メール文書登録部２５１、ファイル添付部２５２、宛先設定部２５３、承認者設定部２５４、承認登録処理部２５５、および否認処理部２５６を備えている。メール文書登録部２５１は、送信情報記憶部２３に登録されている電子メール文書をＰＣ１−２に送信して表示させる。また、メール文書登録部２５１は、承認者によって電子メール文書が修正された場合には送信情報記憶部２３に格納されている電子メール文書を修正された電子メール文書に更新する。

ファイル添付部２５２は、送信情報記憶部２３に登録されている添付ファイルをＰＣ１−２に送信して表示させる。また、ファイル添付部２５２は、承認者によって添付ファイルが修正された場合には送信情報記憶部２３に格納されている添付ファイルを修正された添付ファイルに更新する。

宛先設定部２５３は、送信情報記憶部２３に登録されている宛先相手をＰＣ１−２に送信して表示させる。また、宛先設定部２５３は、承認者によって宛先相手が修正された場合には送信情報記憶部２３に格納されている宛先相手を修正された宛先相手に更新する。

承認者設定部２５４は、ＰＣ１−２から受信した新たな承認者を送信情報記憶部２３に格納する。承認登録処理部２５５は、ＰＣ１−２から承認通知を受けると電子メール文書、添付ファイル、および宛先相手の承認登録処理を行う。否認処理部２５６は、ＰＣ１−２から否認通知を受けると電子メール文書、添付ファイル、および宛先相手の否認処理を行う。

送信処理部２６は、暗号化処理部２６１、送信方式判断部２６２、メール送信部２６３、およびデータ交換サーバ送信部２６４を備えている。暗号化処理部２６１は、社外アドレス管理ＤＢ２１および社内アドレス管理ＤＢ２２に登録されている暗号化規制情報２１５，２２５に基づいて承認された添付ファイルに暗号化または安全保護を施して暗号化済み添付ファイルを生成する。

送信方式判断部２６２は、暗号化済み添付ファイルのデータ量に基づいて、暗号化済み添付ファイルを電子メール文書に添付して送信するのか、データ交換サーバ５，７にアップロードするのかを判定する。送信方式判断部２６２は、暗号化済み添付ファイルのデータ量がデータ量閾値より大きい場合には暗号化済み添付ファイルに対応付けて送信情報記憶部２３に登録されている電子メール文書名を含む送信通知をデータ交換サーバ送信部２６４に通知し、暗号化済み添付ファイルのデータ量がデータ量閾値以下の場合には暗号化済み添付ファイルに対応付けて送信情報記憶部２３に登録されている電子メール文書名を含む送信通知をメール送信部２６３に通知する。

メール送信部２６３は、送信方式判断部２６２から通知を受けると通知された電子メール文書名が示す電子メール文書、この電子メール文書に対応付けて送信情報記憶部２３に登録されている暗号化済み添付ファイル、宛先相手を示す宛先アドレス、および送信者を示す送信元アドレスを、宛先アドレスに基づいて電子メールサーバ３，９に送信する。また、メール送信部２６３は、電子メール文書、暗号化済み添付ファイル、宛先アドレス、および送信元アドレスを電子メールサーバ３，９に送信したことを承認送信記録部２７に登録する。

データ交換サーバ送信部２６４は、送信方式判断部２６２から通知を受けると通知された電子メール文書名が示す電子メール文書、この電子メール文書に対応付けて送信情報記憶部２３に登録されている暗号化済み添付ファイル、宛先相手を示す宛先アドレス、および送信者を示す送信元アドレスを、宛先アドレスに基づいてデータ交換サーバ５，７に送信する。また、データ交換サーバ送信部２６４は、電子メール文書に対応付けて、暗号化済み添付ファイル、宛先アドレス、送信元アドレス、およびデータ交換サーバ５，７に送信したことを承認送信記録部２７に登録する。

つぎに、図１〜図４、および図５のフローチャートを参照して、ワークフローサーバ２の詳細な動作について説明する。送信者からのアクセスがあると（この場合は、ＰＣ１−１からのアクセスがあると）、送信情報登録処理部２４は、電子メール文書、営業秘密文書（添付ファイル）、宛先相手、および送信者名を送信情報記憶部２３に格納する送信情報登録処理を実行する（ステップＳ１００，Ｓ１０１）。

図６のフローチャートを参照して、送信情報登録処理の詳細な動作を説明する。ワークフローサーバ２のメール文書登録部２４１は、電子メール文書の作成画面をＰＣ１−１に表示する。営業秘密情報の送信者は、ＰＣ１−１を用いて電子メール文書を作成する。ＰＣ１−１は、送信者から電子メール文書の作成の完了が入力されると、電子メール文書をワークフローサーバ２に送信する。ＰＣ１−１から電子メール文書を受信すると、ワークフローサーバ２のメール文書登録部２４１は、受信した電子メール文書を送信情報記憶部２３に登録する（ステップＳ２００）。メール文書登録部２４１は、電子メール文書が登録された旨をファイル添付部２４２に通知する。

ワークフローサーバ２のファイル添付部２４２は、添付ファイルをＰＣ１−１に要求する。送信者は、電子メール文書に添付する添付ファイル名をＰＣ１−１に入力し、ＰＣ１−１は入力された添付ファイル名が示す添付ファイルをワークフローサーバ２に送信する。ＰＣ１−１から添付ファイルを受信すると、ワークフローサーバ２のファイル添付部２４２は、電子メール文書に対応付けて受信した添付ファイルを送信情報記憶部２３に登録する（ステップＳ２０１）。ファイル添付部２４２は、添付ファイルが登録された旨を宛先設定部２４３に通知する。

ワークフローサーバ２の宛先設定部２４３は、社外アドレス管理ＤＢ２１の宛先情報２１１および社内アドレス管理ＤＢ２２の宛先情報２２１に登録されている宛先相手をＰＣ１−１に送信して表示させる。送信者は、ＰＣ１−１に表示された宛先相手から少なくとも一人の宛先相手を選択する。ＰＣ１−１は、選択された宛先相手をワークフローサーバ２に送信する。ＰＣ１−１から宛先相手を受信すると、ワークフローサーバ２の宛先設定部２４３は、受信した宛先相手を電子メール文書に対応付けて送信情報記憶部２３に登録する（ステップ２０２）。宛先設定部２４３は、宛先相手が登録された旨を承認者設定部２４４に通知する。

ワークフローサーバ２の承認者設定部２４４は、社内アドレス管理ＤＢ２２の宛先情報２２１に登録されている宛先相手をＰＣ１−１に表示させて承認者名の設定を要求する。送信者は、ＰＣ１−１に表示されている宛先相手の中から少なくとも一人の承認者を選択する。ＰＣ１−１は選択された承認者の承認者名をワークフローサーバ２に送信する。ＰＣ１−１から承認者名を受信すると、ワークフローサーバ２の承認者設定部２４４は、受信した承認者名を電子メール文書に対応付けて送信情報記憶部２３に登録する（ステップＳ２０３）。また、承認者設定部２４４は、送信者を電子メール文書に対応付けて送信情報記憶部２３に登録する。承認者設定部２４４は、承認者名が登録された旨を承認依頼部２４５に通知する。

ワークフローサーバ２の承認依頼部２４５は、送信情報記憶部２３に登録された送信情報（電子メール文書とこの電子メール文書に対応付けられた添付ファイル、宛先相手、承認者名、および送信者名）のステータスを承認待ちにする（ステップＳ２０４）。これにより、送信情報は、承認処理部２５が実行する承認処理によってのみ変更が可能となり、承認者以外のアクセスによっての変更が不可となる。

承認依頼部２４５は、送信情報の承認を依頼する承認依頼通知を生成する。承認依頼通知には、たとえば、電子メール文書名など、承認すべき営業秘密情報を識別可能な情報を含めておく。承認依頼部２４５は、送信情報記憶部２３に登録された承認者名を検索キーとして社内アドレス管理ＤＢ２２の宛先情報２２１を検索し、検索キーと一致した宛先相手に対応付けて宛先アドレス情報２２２に登録されている宛先アドレスを取得する。承認依頼部２４５は、電子メールサーバ３を介して生成した承認依頼通知を取得した宛先アドレス、すなわち承認者宛に送信して（ステップＳ２０５）送信情報登録処理を終了する。

図５に戻って、送信情報登録処理が終了すると、ワークフローサーバ２は、承認者からのアクセス待ちとなる。承認者は、送信情報登録処理によって送信された承認依頼通知によって承認すべき送信情報があることを認識する。承認者はＰＣ１−２を用いてワークフローサーバ２にアクセスする。承認者からのアクセス、すなわちＰＣ１−２からのアクセスがあると、ワークフローサーバ２の承認処理部２５は、送信情報登録処理によって送信情報記憶部２３に登録された送信情報を承認する承認処理を実行する（ステップＳ１０２，Ｓ１０３）。

図７のフローチャートを参照して、承認処理の詳細な動作を説明する。ワークフローサーバ２のメール文書登録部２５１は、送信情報記憶部２３に登録されている電子メール文書をＰＣ１−２に表示させて電子メール文書の確認を要求する。承認者は、ＰＣ１−２に表示された電子メール文書を確認する。承認者は、ＰＣ１−２に表示された電子メール文書に修正が必要な場合には電子メール文書を修正する。ＰＣ１−２は、承認者が確認または修正した電子メール文書をワークフローサーバ２に送信する。ワークフローサーバ２のメール文書登録部２５１は、送信情報記憶部２３に登録されている確認を要求した電子メール文書をＰＣ１−２から受信した電子メール文書に更新する（ステップＳ３００）。

ワークフローサーバ２のファイル添付部２５２は、送信情報記憶部２３に登録されている添付ファイルをＰＣ１−２に表示させて添付ファイルの確認を要求する。承認者は、ＰＣ１−２に表示された添付ファイルを確認する。承認者は、ＰＣ１−２に表示された添付ファイルに修正が必要な場合には添付ファイルを修正する。ＰＣ１−２は、承認者が確認または修正した添付ファイルをワークフローサーバ２に送信する。ワークフローサーバ２のファイル添付部２５２は、送信情報記憶部２３に登録されている確認を要求した添付ファイルをＰＣ１−２から受信した添付ファイルに更新する（ステップＳ３０１）。

ワークフローサーバ２の宛先設定部２５３は、送信情報記憶部２３に登録されている宛先相手をＰＣ１−２に表示させて宛先相手の承認を要求する。承認者は、ＰＣ１−２に表示された宛先相手を確認する。承認者はＰＣ１−２に表示された宛先相手に修正が必要な場合には宛先相手を修正する。ＰＣ１−２は、確認または修正した宛先相手をワークフローサーバ２に送信する。ワークフローサーバ２の宛先設定部２５３は、送信情報記憶部２３に登録されている確認を要求した宛先相手をＰＣ１−２から受信した宛先相手に更新する（ステップＳ３０２）。

ワークフローサーバ２の承認者設定部２５４は、社内アドレス管理ＤＢ２２の宛先情報２２１に登録されている宛先相手をＰＣ１−２に表示させて承認者の設定を要求する。自身の他に承認者が必要な場合、承認者は、ＰＣ１−２に表示された宛先相手の中から承認者を選択してＰＣ１−２に入力する。ＰＣ１−２は、設定された承認者または承認者が不要であることをワークフローサーバ２に送信する。

ＰＣ１−２から承認者が設定された場合（ステップＳ３０３，Ｙｅｓ）、承認依頼がある旨を通知する承認依頼通知を生成する。承認者設定部２５４は、ＰＣ１−２から受信した承認者を検索キーとして社内アドレス管理ＤＢ２２の宛先情報２２１を検索し、検索キーと一致した宛先相手に関連付けて宛先アドレス情報２２２に登録されている宛先アドレスを取得する。承認者設定部２５４は、電子メールサーバ３を介して生成した承認依頼通知を取得した宛先アドレス、すなわち新たに設定された承認者当てに送信して（ステップＳ３０４）承認処理を終了する。承認依頼通知によって新たに設定された承認者は承認すべき送信情報があることを認識して送信情報を承認することが可能となる。

一方、自身の他に承認者が必要ではない場合、承認者は、確認した電子メール文書、添付ファイル、および宛先相手を承認するか否かを示す承認情報をＰＣ１−２に入力する。ＰＣ１−２は、入力された承認情報をワークフローサーバ２に送信する。ＰＣ１−２から承認者が設定されなかった場合（ステップＳ３０３，Ｎｏ）、ワークフローサーバ２の承認処理部２５は、承認情報が承認を示すか否かを判断する。承認情報が承認を示す場合（ステップＳ３０５，Ｙｅｓ）、承認処理部２５は、承認された旨を承認登録処理部２５５に通知する。

承認登録処理部２５５は、承認された宛先相手に対応付けて社外アドレス管理ＤＢ２１の輸管承認情報２１６および社内アドレス管理ＤＢ２２の輸管承認情報２２６に輸出管理者による承認が必要であることが登録されているか否かを判定する。承認された宛先相手に対応付けて社外アドレス管理ＤＢ２１の輸管承認情報２１６および社内アドレス管理ＤＢ２２の輸管承認情報２２６に輸出管理者による承認が必要であることが登録されている場合、承認依頼通知を生成し、生成した承認依頼通知を予め定められている輸出管理者宛に電子メールサーバ３を介して送信して承認処理を終了する。すなわち、社外アドレス管理ＤＢ２１の輸管承認情報２１６および社内アドレス管理ＤＢ２２の輸管承認情報２２６に輸出管理者による承認が必要であることが登録されている場合には、承認者として指定されていない場合でも承認登録処理部２５５が承認者として指定する。

承認された宛先相手に対応付けて社外アドレス管理ＤＢ２１の輸管承認情報２１６および社内アドレス管理ＤＢ２２の輸管承認情報２２６に輸出管理者による承認が必要であることが登録されていない場合、承認登録処理部２５５は、送信情報のステータスを承認済みにして（ステップＳ３０６）承認処理を終了する。

ＰＣ１−２から受信した承認情報が否認を示す場合（ステップＳ３０５，Ｎｏ）、承認処理部２５は、否認された旨を否認処理部２５６に通知する。否認処理部２５６は、送信情報のステータスを作成中にする（ステップＳ３０７）。また、否認処理部２５６は、送信情報が否認された旨を通知する否認通知を生成する。

否認処理部２５６は、否認された送信情報の送信者（電子メール文書に対応付けられた送信者）を送信情報記憶部２３から取得する。否認処理部２５６は、取得した送信者を検索キーとして社内アドレス管理ＤＢ２２の宛先情報２２１を検索し、検索キーと一致した宛先相手に関連付けて宛先アドレス情報２２２に登録されている宛先アドレスを取得する。否認処理部２５６は、電子メールサーバ３を介して生成した否認通知を取得した宛先アドレス、すなわち送信者に送信して（ステップＳ３０８）承認処理を終了する。否認通知によって送信者は送信情報が否認されたことを認識してＰＣ１−１を用いて送信情報を修正することが可能となる。

図５に戻って、承認処理が終了すると、ワークフローサーバ２は、送信情報のステータスを確認する。送信情報のステータスが作成中の場合（ステップＳ１０４，Ｙｅｓ）、ワークフローサーバ２は送信者からのアクセス待ちとなり、送信情報のステータスが作成中ではなくなるまで、すなわち送信情報のステータスが承認待ち、または承認済みになるまでステップＳ１００〜Ｓ１０４の処理を繰り返す。送信情報のステータスが承認待ちの場合（ステップＳ１０５，Ｙｅｓ）、ワークフローサーバ２は承認者からのアクセス待ちとなり、送信情報のステータスが承認済みになるまでステップＳ１０２〜Ｓ１０４の処理を繰り返す。送信情報のステータスが承認待ちではない場合（ステップＳ１０５，Ｎｏ）、すなわち送信情報のステータスが承認済みの場合、送信処理部２６は、ステータスが承認済みの電子メール文書および添付ファイルを宛先相手に送信する送信処理を実行する（ステップＳ１０６）して処理を終了する。

図８のフローチャートを参照して、送信処理の詳細な動作を説明する。暗号化処理部２６１は、送信情報、社外アドレス管理ＤＢ２１、および社内アドレス管理ＤＢ２２に基づいて、電子メール文書の宛先相手に暗号化規制があるか否かを判定する（ステップＳ４００）。具体的には、暗号化処理部２６１は、ステータスが承認済みの電子メール文書に関連付けて送信情報記憶部２３に登録されている宛先相手を取得する。取得した宛先相手を検索キーとして社外アドレス管理ＤＢ２１の宛先情報２１１および社内アドレス管理ＤＢ２２の宛先情報２２１を検索し、検索キーと一致した宛先相手に関連付けて暗号化規制情報２１５，２２５に登録されている暗号化規制情報を取得する。取得した暗号化規制情報が暗号化規制なしを示す場合（ステップＳ４００，Ｎｏ）、暗号化処理部２６１は、添付ファイルに予め定められた暗号化を施して暗号化済み添付ファイルを生成する（ステップＳ４０１）。

なお、暗号化に用いる暗号化パスワードについては、送信者または承認者が指定するようにしてもよいし、暗号化処理部２６１が自動生成するようにしてもよい。送信者が暗号化パスワードを指定する場合には、承認処理において、承認登録処理部２５５が営業秘密情報および宛先の承認が完了した旨を示す承認完了通知を電子メールサーバ３を介して送信者に対して送信し、承認完了通知を受けた送信者がＰＣ１−１を用いてワークフローサーバ２にアクセスする。

暗号化処理部２６１は、暗号化パスワードを要求する画面をＰＣ１−１に表示させ、ＰＣ１−１は送信者が入力した暗号化パスワードをワークフローサーバ２に送信する。ワークフローサーバ２の暗号化処理部２６１は、受信した暗号化パスワードが所定の制約条件、たとえば、暗号化パスワードの文字数や英数特所文字の３種類が混載しているかなどの制約条件を満たしているか否かを判定する。暗号化処理部２６１は、制約条件を満たしていない場合には再度暗号化パスワードを要求する画面をＰＣ１−１に表示させ、制約条件を満たしている場合には受信した暗号化パスワードを用いて添付ファイルに暗号化処理を施すようにすればよい。

また、承認者が暗号化パスワードを指定する場合には、承認処理が終了した後に暗号化処理部２６１が暗号化パスワードを要求する画面をＰＣ１−２に表示させて暗号化パスワードの入力を承認者に要求するようにすればよい。

また、暗号化パスワードを自動生成する場合には、暗号化処理部２６１は、生成した暗号化パスワードをＰＣ１−１またはＰＣ１−２に表示させるか、電子メールサーバ３を介して送信者宛または承認者宛に暗号化パスワードを含む暗号化パスワード通知を送信して送信者または承認者に通知する。

暗号化処理部２６１は生成した暗号化済み添付ファイルを電子メール文書に対応付けて送信情報記憶部２３に登録する。一方、取得した暗号化規制情報が暗号化規制ありを示す場合、暗号化処理部２６１は、添付ファイルに対して規制対象とならない安全保護を施して暗号化済み添付ファイルを生成する（ステップＳ４０２）。安全保護としては、たとえば、パスワード付圧縮などの安全対策などがある。この場合も、パスワードは、暗号化パスワードと同様に、送信者または承認者がパスワードを指定するか、暗号化処理部２６１が自動生成すればよい。暗号化処理部２６１は、生成した暗号化済み添付ファイルを電子メール文書に対応付けて送信情報記憶部２３に登録する。

なお、宛先相手が複数登録されている場合、暗号化処理部２６１は、それぞれの宛先相手に対応した暗号化または安全保護を添付ファイルに施す。また、宛先相手が社内の場合（インターネット６を介さずにネットワーク４のみを経由して送信可能な場合）には、暗号化規制情報に依存することなく、添付ファイルに暗号化や安全保護を施すことなく添付ファイルをそのままとしてもよい。

送信方式判断部２６２は、暗号化済み添付ファイルのデータ量と予め定められたデータ量閾値とを比較する（ステップＳ４０３）。暗号化済みの添付ファイルのデータ量がデータ量閾値より大きい場合（ステップＳ４０３，Ｙｅｓ）、送信方式判断部２６２は、電子メール文書名を含む送信通知をデータ交換サーバ送信部２６４に出力する。

データ交換サーバ送信部２６４は、送信通知に含まれる電子メール文書名が示す電子メール文書と、この電子メール文書に対応付けられた暗号化処理済みの添付ファイルと、宛先相手の宛先アドレスを示す宛先情報と、送信者を示す送信元アドレスとをデータ交換サーバ５、７に送信する（ステップＳ４０４）。

具体的には、データ交換サーバ送信部２６４は、電子メール文書名が示す電子メール文書に対応付けられた宛先相手を送信情報記憶部２３から取得する。データ交換サーバ送信部２６４は、取得した宛先相手を検索キーとして社外アドレス管理ＤＢ２１の宛先情報２１１および社内アドレス管理ＤＢ２２の宛先情報２２１を検索し、検索キーと一致した宛先相手に対応付けて宛先アドレス２１２，２２２に登録されている宛先アドレスを取得する。

また、データ交換サーバ送信部２６４は、送信通知に含まれる電子メール文書名が示す電子メール文書に対応付けて送信情報記憶部２３に登録されている暗号化済み添付ファイルを取得する。さらにデータ交換サーバ送信部２６４は、送信通知に含まれる電子メール文書名が示す電子メール文書に対応付けて送信情報記憶部２３に登録されている送信者名を検索キーとして社内アドレス管理ＤＢ２２の宛先情報２２１を検索し、検索キーと一致した宛先相手に対応付けて宛先アドレス情報２２２に登録されている宛先アドレスを送信元アドレスとして取得する。

データ交換サーバ送信部２６４は、社内アドレス管理ＤＢ２２から宛先アドレスを取得した場合には、電子メール文書、暗号化済み添付ファイル、宛先アドレス、および送信元アドレスをデータ交換サーバ５に送信し、社外アドレス管理ＤＢ２１から宛先アドレスを取得した場合には、電子メール文書、暗号化済み添付ファイル、宛先アドレス、および送信元アドレスをデータ交換サーバ７に送信する。データ交換サーバ送信部２６４は、電子メール文書に対応付けて、暗号化済み添付ファイル、承認者、宛先アドレス、送信元アドレス、およびデータ交換サーバ５，７に送信したことを承認送信記録部２７に登録する（ステップＳ４０５）。

一方、暗号化処理済の添付ファイルのデータ量がデータ閾値以下の場合（ステップＳ４０３，Ｎｏ）、送信方式判断部２６２は、電子メール文書名を含む送信通知をメール送信部２６３に出力する。

メール送信部２６３は、送信通知に含まれる電子メール文書名が示す電子メール文書と、この電子メール文書に対応付けられた暗号化処理済みの添付ファイルと、宛先相手の宛先アドレスを示す宛先情報と、送信者を示す送信元アドレスとを電子メールサーバ３，９に送信する（ステップＳ４０６）。メール送信部２６３は、電子メール文書に対応付けて、暗号化済み添付ファイル、承認者、宛先アドレス、送信元アドレス、および電子メールサーバ３，９に送信したことを承認送信記録部２７に登録する（ステップＳ４０５）。

つぎに、データ交換サーバ５、７の詳細について説明する。データ交換サーバ５，７は、それぞれ同じ機能を備えている。図９に示したデータ交換サーバ７の構成を示すブロック図を参照して、データ交換サーバの機能について説明する。図９において、データ交換サーバ７は、データ記憶部７２、受信記録部７３、データ受信処理部７１、ダウンロード記録部７４、ダウンロード処理部７５、および抹消処理部７６を備えている。

データ記憶部７２は、受信処理によって受信された暗号化処理済の添付ファイルを格納する。受信記録部７３は、電子メール文書、暗号化済みの添付ファイル、および宛先情報の受信記録を記憶する。データ受信処理部７１は、ワークフローサーバ２からの電子メール文書、暗号化処理済みの添付ファイル、および宛先情報を受信するデータ受信処理を行なう。データ受信処理部７１は、受信処理部７１１、格納処理部７１２、メール追記処理部７１３、およびメール送信部７１４を備えている。

受信処理部７１１は、ワークフローサーバ２が送信した電子メール文書、暗号化済みの添付ファイル、および宛先情報を受信して受信記録を受信記録部７３に登録する。格納処理部７１２は、受信処理部７１１によって受信された暗号化済みの添付ファイルをデータ記憶部７２に格納する。メール追記処理部７１３は、格納処理部７１２によってデータ記憶部７２に記憶された暗号化済みの添付ファイルの格納場所を示すＵＲＬを電子メール文書に追記する。メール送信部７１４は、メール追記処理部７１３によってＵＲＬが追記された電子メール文書（ＵＲＬ付電子メール文書）を宛先情報に含まれる全ての宛先アドレスに送信する。

ダウンロード記録部７４は、ＵＲＬ付電子メール文書を送信した宛先アドレスの受信者から暗号化済み添付ファイルがダウンロードされたことを記憶する。ダウンロード処理部７５は、受信者からのアクセスによる暗号化済み添付ファイルのダウンロード処理を行なって、ダウンロードされたことをダウンロード記録部７４に記憶させる。抹消処理部７６は、ダウンロードされた暗号化済み添付ファイルの抹消処理を行なう。

つぎに、図１、図９、および図１０〜図１２のフローチャートを参照して、データ交換サーバ５，７の詳細な動作について説明する。まず、図１０のフローチャートを参照して、データ受信処理の動作について説明する。インターネット６を介してワークフローサーバ２からの電子メール文書、暗号化済み添付ファイル、および宛先情報を受信すると、受信処理部７１１は、受信記録を受信記録部７３に登録する（ステップＳ５００，Ｓ５０１）。受信記録としては、受信した電子メール文書名、受信日時、暗号化済み添付ファイル名、宛先情報、および送信元アドレスが挙げられる。受信処理部７１１は、受信した暗号化済み添付ファイルを格納処理部７１２に出力するとともに、電子メール文書および宛先情報（宛先アドレス）をメール追記処理部７１３に出力する（ステップＳ５０２）。

格納処理部７１２は、入力された暗号化済み添付ファイルをデータ記憶部７２に格納する（ステップＳ５０３）。格納処理部７１２は、暗号化済み添付ファイルを格納したＵＲＬを取得する（ステップＳ５０４）。格納処理部７１２は、取得したＵＲＬをメール追記処理部７１３に通知する。また、格納処理部７１２は、取得したＵＲＬを受信記録に対応付けて受信記録部７３に登録する。

メール追記処理部７１３は、通知されたＵＲＬを受信処理部７１１からの電子メール文書に追記する（ステップＳ５０５）。ＵＲＬの追記は、電子メール文書の末尾とすることが好ましい。メール追記処理部７１３は、ＵＲＬを追記した電子メール文書（ＵＲＬ付電子メール文書）をメール送信部７１４に出力する。

メール送信部７１４は、ＵＲＬ付電子メール文書を宛先情報に含まれる全ての宛先アドレスに送信する。データ交換サーバ５は、社内用のデータ交換サーバであるのでネットワーク４を介して社内の受信者（この場合は、ＰＣ１−３を利用する受信者）にＵＲＬ付電子メールを送信して（ステップＳ５０６）データ受信処理を終了する。

つぎに、図１１のフローチャートを参照して、データ交換サーバ５，７のダウンロード処理の動作について説明する。先のデータ受信処理によって送信されたＵＲＬ付電子メールを受信することにより、社内の受信者はＰＣ１−３を用いてデータ交換サーバ５にアクセスし、社外の受信者はＰＣ１０を用いてデータ交換サーバ７にアクセスしてＵＲＬ付電子メールに追記されているＵＲＬを指定する。ダウンロード処理部７５は、ＰＣ１−３，１０からのアクセスがあると、指定されたＵＲＬに格納された暗号化済み添付ファイルをデータ記憶部７２から読み出してＰＣ１−３，１０に送信して暗号化済み添付ファイルをダウンロードする（ステップＳ６００，６０１）。

なお、セキュリティーを向上するために、ＵＲＬを指定された際にＰＣ１−３，１０にメールアドレスを要求し、ＰＣ１−３，１０から受信したメールアドレスが指定されたＵＲＬに格納された暗号化済み添付ファイルとともにワークフローサーバ２から受信した宛先情報の宛先アドレスのいずれかと一致しているかを確認し、一致している場合のみ暗号化済み添付ファイルを送信するようにしてもよい。

ダウンロード処理部７５は、送信した暗号化済み添付ファイルに対応付けて送信先（営業秘密情報の宛先アドレス）、およびダウンロード時刻を含むダウンロード記録をダウンロード記録部７４に登録して（ステップＳ６０２）ダウンロード処理を終了する。

受信者は、予め送信者から通知された暗号化パスワードを用いてＰＣ１−３，１０にダウンロードされた暗号化済み添付ファイルに復号化処理を施して送信者からの添付ファイル（営業秘密文書）を確認する。

つぎに、図１２のフローチャートを参照して、データ交換サーバ５，７がデータ記憶部７２に格納した暗号化済み添付ファイルを抹消する抹消処理の動作について説明する。抹消処理部７６は、予め定められた周期毎に、データ記憶部７２に記憶されている暗号化済み添付ファイルがダウンロードされたか否かを確認する（ステップＳ７００）。

具体的には、抹消処理部７６は、受信記録部７３に登録されている受信記録と、ダウンロード記録部７４に登録されているダウンロード記録とを取得する。抹消処理部７６は、受信記録の暗号化済み添付ファイル名を検索キーとしてダウンロード記録の暗号化済み添付ファイルを検索して、検索キーと一致する暗号化済み添付ファイルを抽出する。抹消処理部７６は、抽出した暗号化済み添付ファイルに対応付けられた宛先アドレス、すなわちダウンロード記録に登録されている宛先アドレスと受信記録の宛先情報の宛先アドレスとを比較する。抹消処理部７６は、受信記録の宛先情報の宛先アドレスとダウンロード記録に登録されている宛先アドレスとがすべて一致した場合には、暗号化済み添付ファイルのダウンロードを促すＵＲＬ付電子メール文書の送信先である受信者が全て暗号化済み添付ファイルをダウンロードしており、暗号化済み添付ファイルのダウンロードが完了したと認識する。

抹消処理部７６は、受信記録の宛先情報の宛先アドレスとダウンロード記録に登録されている宛先アドレスとが不一致の場合には、暗号化済み添付ファイルのダウンロードを促すＵＲＬ付電子メール文書の送信先である受信者の中で暗号化済み添付ファイルをダウンロードしていない受信者がおり、暗号化済み添付ファイルのダウンロードが未完了であると認識する。

暗号化済み添付ファイルのダウンロードが完了している場合（ステップＳ７００，Ｙｅｓ）、抹消処理部７６は、当該暗号化済み添付ファイルの受信日時と現在日時とを比較して、受信してから所定の期間が経過したか否かを判定する（ステップＳ７０１）。所定の期間が経過している場合、抹消処理部７６は、受信記録に対応付けて受信記録部７３に登録されているＵＲＬを取得し、取得したＵＲＬに格納されている暗号化済み添付ファイルをデータ記憶部７２から抹消して（ステップＳ７０２）抹消処理を終了する。所定の期間が経過していない場合、抹消処理部７６は、暗号化済み添付ファイルを抹消することなく抹消処理を終了する。

一方、暗号化済み添付ファイルのダウンロードが未完了の場合（ステップＳ７００，Ｎｏ）、抹消処理部７６は、督促メールを送信済みであるか否かを判定する（ステプＳ７０３）。督促メールを送信済みではない場合、抹消処理部７６は、暗号化済み添付ファイルのダウンロードを催促する旨を通知する督促メールを生成し、生成した督促メールを暗号化済み添付ファイルをダウンロードしていない受信者に送信して（ステップＳ７０４）ダウンロード処理を終了する。具体的には、抹消処理部７６は、受信記録の宛先情報の宛先アドレスの中からダウンロード記録に登録されている宛先アドレスに含まれていない宛先アドレスを抽出し、抽出した宛先アドレスに対して督促メールを送信する。抹消処理部７６は、暗号化添付ファイルに対応付けて督促メールを送信したことを記憶する。

督促メールを送信済みの場合、抹消処理部７６は、ダウンロードが未完了である旨を通知する状況メールを生成し、生成した状況メールを暗号化済み添付ファイルの送信者に送信して（ステップＳ７０５）抹消処理を終了する。具体的には、抹消処理部７６は、暗号化済み添付ファイルに対応付けられて受信記録に登録されている送信元アドレスを抽出し、抽出した送信元アドレスに状況メールを送信する。状況メールにダウンロードを行っていない受信者のアドレスを含めるようにすれば、複数の受信者がいる場合、送信者がダウンロードを行っていない受信者を認識しやすくなる。

以上説明したように、この実施の形態においては、ワークフローサーバ２の送信情報登録処理部２４が、送信者が指定した電子メール文書に対応付けて営業秘密文書、宛先相手、承認者、および送信者名を含む送信情報を送信情報記憶部２３に登録するとともに、電子メールサーバ３を介して送信情報の承認を依頼する承認依頼通知を承認者宛に送信し、ワークフローサーバ２の承認処理部２５が、送信情報記憶部２３に登録された送信情報が承認者によって修正された場合、送信情報記憶部２３に登録された送信情報を承認者によって修正された送信情報に更新するとともに、承認者によって承認された送信情報のステータスを承認済みにし、ワークフローサーバ２の送信処理部２６が、ステータスが承認済みの営業秘密文書に暗号化または安全保護を施して暗号化済み営業秘密文書を生成し、生成した暗号化済み営業秘密文書のデータ量が予め定められたデータ量閾値以下の場合には電子メール文書、暗号化済み営業秘密文書、宛先相手を示す情報、および送信者を示す情報を電子メールサーバ３，９に送信して暗号化済み営業秘密文書を電子メール文書に添付して宛先相手に送信させ、生成した暗号化済み営業秘密文書のデータ量がデータ量閾値より大きい場合には、電子メール文書、暗号化済み営業秘密文書、宛先相手を示す情報、および送信者を示す情報をデータ交換サーバ５，７に送信するようにしているため、営業秘密文書を電子データとして送信する際に、承認漏れや宛先誤りを防止するとともに、営業秘密文書に適切な暗号処理を施して送信相手に送信することができる。

また、この実施の形態においては、ワークフローサーバ２の送信情報登録処理部２４は、社外アドレス管理ＤＢ２１および社内アドレス管理ＤＢ２２に登録されている宛先相手を表示して宛先相手および承認者を指定させ、社内アドレス管理データベースに登録されている宛先相手を表示して承認者を指定させるようにしているため、送信者による宛先相手や承認者の登録ミスを防止するとともに、登録漏れを防止することができる。

さらに、この実施の形態においては、ワークフローサーバ２は、宛先相手に対応付けて宛先アドレス、当該宛先相手が属する会社との守秘義務契約の有無を示す守秘義務契約情報、および当該宛先相手に営業秘密文書を送信する際に輸出管理者の承認が必要であるか否かを示す輸管承認情報が登録される社外アドレス管理ＤＢ２１と、宛先相手に対応付けて宛先アドレス、当該宛先相手への通信における暗号化規制の有無を示す暗号化規制情報および当該宛先相手に営業秘密文書を送信する際に輸出管理者の承認が必要であるか否かを示す輸管承認情報が登録される社内アドレス管理ＤＢ２２とを備え、送信処理部２６は、送信情報記憶部２３に登録された宛先相手に対応付けて社外アドレス管理ＤＢ２１または社内アドレス管理ＤＢ２２の暗号化規制情報が暗号化規制がないことを示している場合には営業秘密文書に予め定められた暗号化処理を施して暗号化済み営業秘密文書を生成し、送信情報記憶部２３に登録された宛先相手に対応付けて社外アドレス管理ＤＢ２１または社内アドレス管理ＤＢ２２の暗号化規制情報が暗号化規制があることを示している場合には営業秘密文書に暗号化とは異なる安全保護を施して暗号化済み営業秘密文書を生成するようにしているため、送信者は宛先相手を指定するだけで、営業秘密文書に指定した宛先相手に応じた暗号化または安全保護を施すことができ、営業秘密文書に適切な暗号処理を施して送信相手に送信することができる。

また、この実施の形態においては、ワークフローサーバ２の承認処理部２５は、送信情報登録処理部２４によって受け付けた宛先相手に対応付けられて社外アドレス管理ＤＢ２１の守秘義務契約情報を表示して承認者に確認させるとともに、送信情報登録処理部２４によって受け付けた宛先相手に対応付けられて社外アドレス管理ＤＢ２１または社内アドレス管理ＤＢ２２の輸管承認情報が輸出管理者の承認が必要であることを示している場合、または承認者によって新たな承認者が指定されたい場合には、電子メールサーバを介して輸出管理者または新たに指定された承認者宛に承認依頼通知を送信するようにしているため、承認者による電子メール文書、営業秘密文書、および宛先相手の承認漏れを防止することができる。

さらに、この実施の形態においては、データ交換サーバ５，９の抹消処理部７６が、データ記憶部７２に保持している暗号化済み営業秘密文書がダウンロードされた後に当該暗号化済み営業秘密文書をデータ記憶部７２から抹消するようにしているため、不必要に暗号化済み営業秘密文書がデータ交換サーバ５，９に保持されることがなく、営業秘密文書の漏洩を防止することができる。

以上のように、本発明にかかる電子文書送信システムは、ネットワークを介して秘密文書を送信するシステムに有用であり、特に、秘密文書に承認処理が必要な場合に適している。

この発明における電子文書送信システムの構成を示す概略図である。 図１に示したワークフローサーバの構成を示すブロック図である。 図２に示した社外アドレス管理ＤＢに登録される社外メールアドレス関連情報の登録項目を示す図である。 図２に示した社内アドレス管理ＤＢに登録される社内メールアドレス関連情報の登録項目を示す図である。 ワークフローサーバの動作を説明するためのフローチャートである。 ワークフローサーバの送信情報登録処理の動作を説明するためのフローチャートである。 ワークフローサーバの承認処理の動作を説明するためのフローチャートである。 ワークフローサーバの送信処理の動作を説明するためのフローチャートである。 図１に示したデータ交換サーバの構成を示すブロック図である。 データ交換サーバのデータ受信処理の動作を説明するためのフローチャートである。 データ交換サーバのダウンロード処理の動作を説明するためのフローチャートである。 データ交換サーバの抹消処理の動作を説明するためのフローチャートである。

符号の説明

１−１，１−２，１−３，１０ ＰＣ
２ ワークフローサーバ
３，９ 電子メールサーバ
４，８ ネットワーク
５，７ データ交換サーバ
６ インターネット
２１ 社外アドレス管理ＤＢ
２２ 社内アドレス管理ＤＢ
２３ 送信情報記憶部
２４ 送信情報登録処理部
２５ 承認処理部
２６ 送信処理部
２７ 承認送信記録部
７１ データ受信処理部
７２ データ記憶部
７３ 受信記録部
７４ ダウンロード記録部
７５ ダウンロード処理部
７６ 抹消処理部
２１１，２２１ 宛先情報
２１２，２２２ 宛先アドレス情報
２１３ 守秘義務契約情報
２１４，２２４ 居住国情報
２１５，２２５ 暗号化規制情報
２１６，２２６ 輸管承認情報
２４１，２５１ メール文書登録部
２４２，２５２ ファイル添付部
２４３，２５３ 宛先設定部
２４４，２５４ 承認者設定部
２４５ 承認依頼部
２５５ 承認登録処理部
２５６ 否認処理部
２６１ 暗号化処理部
２６２ 送信方式判断部
２６３，７１４ メール送信部
２６４ データ交換サーバ送信部
７１１ 受信処理部
７１２ 格納処理部
７１３ メール追記処理部

Claims (9)

1. 電子メールを配信する電子メールサーバと、電子文書を一時保持するデータ交換サーバと、登録された電子メール文書、電子文書、および宛先相手を承認するワークフローサーバとを有する電子文書送信システムにおいて、
   前記ワークフローサーバは、
   承認した電子文書のデータ量に応じて該電子文書を前記電子メールサーバまたは前記データ交換サーバを介して宛先相手に送信すること、
   を特徴とする電子文書送信システム。
2. 前記ワークフローサーバは、
   電子メール文書に対応付けて電子文書、宛先相手、承認者、および送信者名を含む送信情報が登録される送信情報記憶部と、
   送信者が指定した送信情報を送信情報記憶部に登録するとともに、前記電子メールサーバを介して前記送信情報の承認を依頼する承認依頼通知を前記承認者宛に送信する送信情報登録処理部と、
   前記送信情報登録処理部によって登録された送信情報が前記承認者によって修正された場合、前記送信情報記憶部に登録された送信情報を前記承認者によって修正された送信情報に更新するとともに、前記承認者によって承認された送信情報のステータスを承認済みにする承認処理部と、
   ステータスが承認済みの送信情報の電子文書に暗号化または安全保護を施して暗号化済み電子文書を生成し、生成した暗号化済み電子文書のデータ量が予め定められたデータ量閾値以下の場合には電子メール文書、暗号化済み電子文書、宛先相手を示す情報、および送信者を示す情報を前記電子メールサーバに送信して前記暗号化済み電子文書を電子メール文書に添付して宛先相手に送信させ、生成した暗号化済み電子文書のデータ量が前記データ量閾値より大きい場合には、電子メール文書、暗号化済み電子文書、宛先相手を示す情報、および送信者を示す情報を前記データ交換サーバに送信する送信処理部と、
   を備え、
   前記データ交換サーバは、
   前記暗号化済み電子文書を一時保持するデータ記憶部と、
   前記ワークフローサーバから受信した暗号化済み電子文書を前記データ記憶部に保持させるとともに、前記データ記憶部が暗号化済み電子文書を保持している領域を示す領域情報を、前記電子メール文書に追記して宛先相手に送信するデータ受信処理部と、
   前記領域情報が示す領域にアクセスの要求があると、前記データ記憶部の領域情報が示す領域に保持されている暗号化済み電子文書を送信するダウンロード処理部と、
   を備えることを特徴とする請求項１に記載の電子文書送信システム。
3. 前記ワークフローサーバは、
   宛先相手に対応付けて宛先アドレス、当該宛先相手が属する会社との守秘義務契約の有無を示す守秘義務契約情報、および当該宛先相手に電子文書を送信する際に輸出管理者の承認が必要であるか否かを示す輸管承認情報が登録される社外アドレス管理データベースと、
   宛先相手に対応付けて宛先アドレス、当該宛先相手への通信における暗号化規制の有無を示す暗号化規制情報および当該宛先相手に電子文書を送信する際に輸出管理者の承認が必要であるか否かを示す輸管承認情報が登録される社内アドレス管理データベースと、
   をさらに備え、
   前記送信処理部は、
   前記送信情報記憶部に登録された宛先相手に対応付けて前記社外アドレス管理データベースまたは前記社内アドレス管理データベースの暗号化規制情報が暗号化規制がないことを示している場合には前記電子文書に予め定められた暗号化処理を施して暗号化済み電子文書を生成し、前記送信情報記憶部に登録された宛先相手に対応付けて前記社外アドレス管理データベースまたは前記社内アドレス管理データベースの暗号化規制情報が暗号化規制があることを示している場合には前記電子文書に安全保護を施して暗号化済み電子文書を生成すること、
   を特徴とする請求項２に記載の電子文書送信システム。
4. 前記送信情報登録処理部は、
   前記社外アドレス管理データベースおよび前記社内アドレス管理データベースに登録されている宛先相手を表示して宛先相手および承認者を指定させ、前記社内アドレス管理データベースに登録されている宛先相手を表示して承認者を指定させること、
   を特徴とする請求項３に記載の電子文書送信システム。
5. 前記承認処理部は、
   前記送信情報登録処理部によって受け付けた宛先相手に対応付けられて前記社外アドレス管理データベースの守秘義務契約情報を表示して前記承認者に確認させるとともに、前記送信情報登録処理部によって受け付けた宛先相手に対応付けられて前記社外アドレス管理データベースまたは前記社内アドレス管理データベースの輸管承認情報が輸出管理者の承認が必要であることを示している場合、または前記承認者によって新たな承認者が指定されたい場合には、前記電子メールサーバを介して輸出管理者または新たに指定された承認者宛に承認依頼通知を送信すること、
   を特徴とする請求項３または４に記載の電子文書送信システム。
6. 前記送信処理部は、
   前記送信情報登録処理部によって受け付けた宛先相手に対応付けられて前記社外アドレス管理データベースまたは前記社内アドレス管理データベースの宛先アドレスを宛先相手を示す情報とし、前記送信情報登録処理部によって受け付けた送信社名と一致する前記社内アドレス管理データベースの宛先相手に対応付けられた宛先アドレスを送信者を示す情報とするとともに、前記電子メールサーバまたは前記データ交換サーバに送信した電子メール文書、暗号化済み電子文書、宛先アドレス、および送信アドレスを送信したことを記録すること、
   を特徴とする請求項３〜５のいずれか一つに記載の電子文書送信システム。
7. 前記データ交換サーバは、
   前記データ記憶部に保持している暗号化済み電子文書がダウンロードされた後に当該暗号化済み電子文書を前記データ記憶部から抹消する抹消処理部、
   をさらに備えることを特徴とする請求項２〜６のいずれか一つに記載の電子文書送信システム。
8. 前記抹消処理部は、
   前記データ記憶部に保持している暗号化済み電子文書がダウンロードされていない場合には、ダウンロードを催促する旨を通知する督促メールを生成して当該暗号化済み電子文書の宛先相手に送信すること、
   を特徴とする請求項７に記載の電子文書送信システム。
9. 前記抹消処理部は、
   前記督促メールを送信してから予め定められた時間が経過した後に当該暗号化済み電子文書がダウンロードされていない場合、ダウンロードがされていない旨を示す状況メールを生成して当該暗号化済み電子文書の送信者に送信すること、
   を特徴とする請求項７または８に記載の電子文書送信システム。

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