JP2008176715A - 情報管理システム - Google Patents

Abstract

【課題】 文書共有システムにおいて、共有のフォルダに対してユーザ独自の文書の振り分け条件を設定しておくことで、共有フォルダに登録される文書が振り分け条件に合致した場合、ユーザが作成した独自のフォルダに文書を振り分けることを可能とし、所望の文書を容易に参照することを可能とすることを目的とする。
【解決手段】 登録ユーザにしか参照することができないフォルダに対して、共有フォルダ内の文書のリンクを作成する。
【選択図】 図１１

Description

本発明は、情報管理方法及び情報管理システムに関し、特に情報管理システムに登録される文書情報を分類し、特定のフォルダに格納して管理する情報管理方法及び情報管理システムに関するものである。

従来、文書共有システムにおいて、登録する文書の格納のためにフォルダ構成を作成し、作成したフォルダに文書を格納している。また、このフォルダ構成は、文書共有システムにおいては複数のユーザが共有しているため、複数のユーザがこのフォルダ構成に新たにフォルダを作成し、文書を登録することが可能である。しかしながら、複数のユーザがフォルダや文書を自由に登録できること等から、フォルダや文書の構成の管理が複雑になることが多く、ユーザは所望のフォルダや文書を参照するために、検索等をおこなって探さなければならないため、効率的に参照できることが求められている。

こうした要望に応えるために、解決策のひとつとして、フォルダ構成の中の適切なフォルダに文書を保存すると、複数のフォルダに対応する内容を有する文書を、対応するフォルダにそれぞれ保存したのと同じ状態に管理して、該文書の編集に伴うフォルダ間の同一性を維持する方法がある（例えば特許文献１参照）。この方法は、複数のフォルダで同一の文書を、同一性を持たせて管理するという利点を有している。
特開２００４−２２０３４７号公報

しかしながら、上述した従来の技術は、複数のフォルダで同一の文書を、同一性を持たせて管理することは可能であり、フォルダごとに文書を分類して管理するには便利な方法であるが、それぞれのフォルダも文書管理システム内の複数のユーザで共有するため、フォルダ構成としてはより複雑になりかねないという問題がある。

本発明は、上述した課題を解決するために、自分だけが参照できる他のユーザと共有しないユーザ独自のフォルダを作成するための情報管理方法と、を有することを特徴とする。

また、上述した課題を解決するために、従来の他のユーザと共有する通常のフォルダに文書が登録された際、前記他のユーザと共有しないユーザ独自フォルダに所望の文書を振り分けるための振り分け条件を設定するための情報管理方法と、前記振り分け条件に従って、前記振り分け条件を設定したフォルダに登録される文書のリンクを前記ユーザ独自フォルダに自動的に作成するための情報管理方法と、を有することを特徴とする。

本発明によれば、複数のユーザが使用する文書共有システムにおいて、自分だけが参照することができる他のユーザと共有しないユーザ独自フォルダを作成し、通常フォルダに対して作成したユーザ独自フォルダへの文書の振り分け条件を指定することによって、通常フォルダに文書が登録された際、登録された文書がユーザ独自フォルダへの振り分け条件に合致する文書であった場合に、自動的にユーザ独自フォルダに該文書のリンクが作成されるため、ユーザは所望の文書を容易に参照することが可能となる。

以下、図面を参照して本発明の実施形態を詳細に説明する。

図１は、本発明の実施形態である文書共有システムの構成を示す図である。

図１に示すように、本実施形態は文書管理サーバ１０１及びクライアント端末１０２（１）、１０２（２）、・・・、１０２（Ｎ）が、ネットワーク１００を介して常時接続、またはクライアント端末によるダイアルアップ接続される構成を表している。なお、クライアント端末１０２（１）、１０２（２）、・・・、１０２（Ｎ）は、各々同様な構成をしているため、ここでは説明の簡略化のため、複数クライアント端末１０２（１）、１０２（２）、・・・、１０３（Ｎ）の中で特定されたクライアント端末１０２を示す場合は、クライアント端末１０２（Ｘ）や１０２（Ｙ）と記す。また、複数クライアント端末１０２（１）、１０２（２）、・・・、１０２（Ｎ）の全体を指す場合は、単にクライアント端末１０２と記すこととする。

クライアント端末１０２は、本実施形態における文書共有システムの利用者であるユーザが、例えば自宅や会社から直接操作をおこなうための情報端末装置（図２の説明において詳しく記述する、ＣＰＵ、ＲＯＭ、ＲＡＭ、ＨＤＤ等から構成されるコンピュータシステム）である。文書共有システムのユーザは、クライアント端末１０２に保持している文書共有システムを利用するためのアプリケーションやＷＥＢブラウザ等を用いてネットワーク１００を介して文書管理サーバ１０１にアクセスし、文書管理サーバ１０１に文書を送信して文書共有システムに文書を格納することや、文書管理サーバ１０１に格納されている文書情報等を取得することができる。

文書管理サーバ１０１は、クライアント端末１０２と通信をおこなう機能を有する情報処理装置であり、クライアント端末１０２からネットワーク１００を介して送信される文書を受信し、文書管理サーバ内の所定の後述する図３の情報格納装置３２０に文書を格納することや、情報格納装置３２０内の文書の検索や取得をおこなう機能を有する情報処理装置である。

ネットワーク１００は、本実施形態ではインターネットを例に説明するが、ＬＡＮ（Ｌｏｃａｌ Ａｒｅａ Ｎｅｔｗｏｒｋ）等の他のネットワークシステムであっても構わない。

図２は、本発明の実施形態として例に挙げた文書管理サーバ１０１及びクライアント端末１０２の情報処理装置の内部構成を示す図である。なお、本実施例では文書管理サーバ１０１及びクライアントシステム１０２において必要とされる内部構成については、ほぼ同一の構成であるので説明の簡略化のために同一の図で説明をすることとする。

２０１は、情報処理装置の演算・制御をつかさどる中央演算装置（以下、ＣＰＵと記す）である。

２０２は、ランダムアクセスメモリ（以下、ＲＡＭと記す）であり、ＣＰＵ２０１の主メモリとして、また実行プログラムの領域や該プログラムの実行エリア並びにデータエリアとして機能する。

２０３は、ＣＰＵ２０１の動作処理手順を記憶しているリードオンリーメモリ（以下、ＲＯＭと記す）である。ＲＯＭ２０３には情報処理装置の機器制御をおこなうシステムプログラムである基本ソフト（ＯＳ）を記録したプログラムＲＯＭと、システムを稼動させるために必要な情報等が記録されているデータＲＯＭがある。ＲＯＭ２０３の代わりに後述のＨＤＤ２０９を用いる場合もある。

２０４は、フレキシブルディスクドライブ（ＦＤＤ）やＣＤ−ＲＯＭドライブのような外部記憶メディアのデータ入出力装置であり、それぞれに対応した記憶メディアの情報を入出力する機能を有する。以下、総称してＣＤ−ＲＯＭと記す。

２０５は、ネットワークインターフェース（ＮＥＴＩＦ）であり、後述するモデム２０６を介して外部ネットワークに接続するものである。ＮＥＴＩＦ２０５は、ネットワークを介して情報処理装置間のデータ転送をおこなうための制御や接続状況の診断をおこなう。

２０６は、モデム等の信号変換器であり、外部ネットワークと情報処理装置とを電話回線等を介して接続し、データの通信をおこなう機器である。以下、モデムと記す。

２０７は、ビデオＲＡＭであり、情報処理装置の稼動状態を示す後述するＣＲＴ２０８の画面に表示される画像を展開し、その表示の制御をおこなう機能を有する。以下、ＶＲＡＭと記す。

２０８は、表示装置であり、例えばＣＲＴ等のディスプレイ装置である。以下、ＣＲＴと記す。

２０９は、後述する外部入力装置２１０及び２１２からの入力信号を制御するコントローラ（以下、ＫＢＣと記す）である。

２１０は、情報記憶装置の利用者が入力操作をおこなうためのキーボード（以下、ＫＢと記す）である。

２１１は、情報記憶装置の利用者が入力操作をおこなうためのポインティングデバイス（以下、マウスと記す）である。

２１２は、ハードディスクドライブ（以下、ＨＤＤと記す）であり、アプリケーションプログラムや各種データ保存用に用いられる。本実施例におけるアプリケーションプログラムとは、本実施例を構成する各種処理手段を実行するソフトウェアプログラム等のことである。

２００は、上述した各ユニット間を接続するための伝送バス（アドレスバス、データバス、入出力バス及び制御バス）である。

図３は、本実施形態の文書共有システムにおける文書管理サーバ１０１内で動作する処理モジュール群及び情報を格納する格納装置群、それらの処理モジュール群及び格納装置間の制御及び情報の流れを説明するための図である。同図において、３１０は処理モジュールであり、図２に示したＲＯＭ２０３、ＦＤＤ２０４またはＨＤＤ２１２より読み込まれてＲＡＭ２０２に展開され、ＣＰＵ２０１で使用されるアプリケーションプログラムまたはプログラムの一部として動作するモジュールである。

図３において、３２０は情報格納装置であり、ファイルシステムまたはデータベースシステムを用いて文書管理サーバ１０１におけるＲＡ２０２、ＦＤＤ２０４またはＨＤＤ２１２の少なくとも一つを用いて情報を格納する。また、情報処理装置３２０に格納された情報へは、特定のキーや条件で直接特定の情報へのアクセスが可能である。

情報処理装置（文書管理サーバ１０１及びクライアント端末１０２）とその中の処理モジュールや情報格納装置との関係は、自動起動されるかもしくは操作者がＫＢ２１０より入力した情報や指示によりＫＢＣ２０９を通じて、必要に応じてＲＡＭ２０２に展開しＣＰＵ２０１へ伝えられる。ＣＰＵ２０１で演算し、情報格納装置に格納された情報をＲＯＭ２０３、ＦＤＤ２０４、ＨＤＤ２１２或いはＲＡＭ２０２等よりＲＡＭ２０２に展開しＣＰＵ２０１へ伝え、ＣＰＵ２０１で演算した結果を必要ある場合、ＲＡＭ２０２、ＨＤＤ２１２ＦＤＤ２０４等に存在する情報格納装置にその演算結果の情報を書き込む。また同時に、ＣＰＵ２０１での演算した結果を、必要がある場合、ＶＲＡＭ２０７を介してＣＲＴ２０８に結果の情報を表示するものである。ＣＰＵ２０１、ＲＡＭ２０２、ＲＯＭ２０３、ＮＥＴＩＦ２０５、ＶＲＡＭ２０７、ＫＢＣ２０９、ＨＤＤ２１２、ＦＤＤ２０４間の伝送は伝送バス２００を通じておこなわれる。

図３において、クライアント端末１０２から文書ファイルを登録する文書共有システムのユーザは、インターネット閲覧可能なネットワーク閲覧手段３０１を用いて文書管理サーバ１０１に対して、文書名や文書のコメント等の登録文書情報と該登録文書ファイルを指定してアップロードすることにより文書を登録する。

文書管理サーバ１０１の画面処理部３１１は、クライアント端末１０２がネットワーク閲覧手段３０１を用いて閲覧する画面情報を生成する手段であり、ユーザはＷｅｂブラウザや該文書共有システムを利用できるアプリケーションを用いて該画面情報を閲覧することができる。

文書／フォルダ登録処理部３１２は、登録文書ファイル及び登録文書に対して設定した文書情報を受け付ける。ユーザから文書の登録処理を受け付けると、文書の管理番号を発行すると共に、ユーザがアップロードした該登録文書ファイルを情報格納装置３２０中の文書／フォルダ情報格納部３２１の後述する図４の文書／フォルダ情報テーブル４００へ管理番号を関連付けて格納する。また、ユーザがユーザ独自フォルダを作成する時に、ユーザ独自フォルダの作成要求を受け付ける。ユーザ独自フォルダの作成要求を受け付けると、通常のフォルダと同様、ユーザ独自フォルダの管理番号を発行すると共に、フォルダ情報を情報格納装置３２０中の文書／フォルダ情報格納部３２１の後述する図４の文書／フォルダ情報テーブル４００へ管理番号を関連付けて格納する。

振り分け条件処理部３１３は、ユーザが任意のフォルダに対して設定した、ユーザ独自フォルダへの振り分け条件の設定情報を受け付ける。ユーザから振り分け条件の設定情報を受け付けると、ユーザ独自フォルダの管理番号と振り分け元のフォルダとの関連付け及び振り分け条件を、情報格納装置３２０中の振り分け条件格納部３２２の後述する図５の振り分け条件テーブル５００へ格納する。

関連付け情報処理部３１４は、ユーザ独自フォルダへの振り分け条件を設定したフォルダにユーザ独自フォルダへの振り分け条件に合致した文書が登録されると、ユーザ独自フォルダの管理番号と前記文書の管理番号を関連付けて、情報格納装置３２０中の関連付け情報格納部３２３の後述する図６の関連付けテーブル６００へ格納する。

図４は、文書管理サーバ１０１の情報格納装置３２０内の文書／フォルダ格納部３２１に格納される文書／フォルダ情報テーブル４００の構成例を表す図である。

文書管理テーブル４００は、ユーザからフォルダやユーザ独自フォルダの作成、または文書の登録要求を受けた時にレコードが作成される。また、文書やフォルダまたはユーザ独自フォルダが参照される時に本テーブルのレコードが参照される。

４０１は、文書／フォルダ管理番号を表し、文書やフォルダが作成される時に文書管理サーバ１０１中の文書／フォルダ登録処理部３１２が自動的に発番するシステム上でユニークな管理番号である。

４０２は、文書／フォルダ名を表し、文書やフォルダを作成する時にクライアント端末１０２のユーザが指定するか、または文書管理サーバ１０１中の文書／フォルダ登録処理部３１２が自動的に生成するものである。

４０３は、文書／フォルダ区分を表し、文書やフォルダを作成する時に使用し、文書やフォルダ、ユーザ独自フォルダを本文書管理テーブル４００内で扱う場合に使用するものであり、文書やフォルダまたはユーザ独自フォルダを別々のテーブルで管理する場合は特に必要としない。

４０４、４０５及び４０６は、文書やフォルダまたはユーザ独自フォルダを管理する上で便利な項目で、本発明を説明するためのものであって、実際には必ずしも同じ項目であるとは限らず、別の項目であっても構わない。

図５は、文書管理サーバ１０１の情報格納装置３２０内の振り分け条件格納部３２２に格納される振り分け条件テーブル５００の構成例を表す図である。

振り分け条件テーブル５００は、ユーザが任意のフォルダに対して文書を振り分け条件を設定した時に、レコードが作成される。また、クライアント端末１０２のユーザが、フォルダに文書を登録すると本テーブルが参照され、該当するフォルダがないか検索処理がおこなわれる。

５０１は、振り分け元フォルダ管理番号を表し、ユーザが任意のフォルダに対して文書の振り分け条件を設定した時に、前述の図４の文書／フォルダ管理番号４０１の該当するフォルダ管理番号を取得したものである。後述する図１１のユーザが選択した任意のフォルダ１１０１に対応する管理番号である。

５０２は、ユーザ管理番号を表し、ユーザが任意のフォルダに対して文書の振り分け条件を設定した時の、そのユーザのユーザ管理番号である。ユーザ管理番号５０２は、クライアント端末１０２を操作する文書共有システムのユーザであり、システム上でユニークな管理番号である。

５０３は、ユーザ独自フォルダの管理番号を表し、ユーザが任意のフォルダに対して文書の振り分け条件を設定すると、前述の図４の文書／フォルダ情報テーブル４００で管理されている文書／フォルダ管理番号５０１から該当する文書の振り分け先の管理番号を取得したものである。後述する図１１の振り分け先ユーザ独自フォルダ１１０２に対応する管理番号である。

５０４は、振り分け条件を表し、ユーザが任意のフォルダに対して文書の振り分け条件を設定する時に登録される振り分け条件である。振り分け条件は、前述の図４の文書／フォルダ情報テーブル４００で管理されている項目等を使用し、例えば文書の作成者４０５や文書を登録した登録日４０６の値を振り分け条件として設定する。振り分け条件についての詳細は、後述する図１１の１１０３で説明をする。

本テーブルの項目の構成は、本発明の説明をするためのものであって、実際には必ずしも同じ項目であるとは限らず、別の項目であっても構わない。

図６は、文書管理サーバ１０１の情報格納装置３２０内の振り分け文書情報格納部３２３に格納される振り分け文書テーブル６００の構成例を表す図である。

振り分け文書テーブル６００は、ユーザが任意のフォルダに対して文書を登録した時に、前述の図５の振り分け元管理番号５０１に該当するフォルダの管理番号があるかどうかを検索し、該当する管理番号があった場合に対応するユーザ独自フォルダの管理番号５０３と、該文書の管理番号４０１を関連付けるために使用される。

６０１は、ユーザ独自フォルダの管理番号を表し、ユーザが任意のフォルダに文書を登録した時に、そのフォルダの管理番号４０１に対応するデータが前述の図５の振り分け元のフォルダ管理番号５０１にあるかどうかを検索し、あった場合に対応するユーザ独自フォルダの管理番号５０３を取得し、本テーブルの本項目に登録される。

６０２は、文書の管理番号を表し、ユーザが任意のフォルダに文書を登録した時に文書管理サーバ１０１の文書／フォルダ処理部３１２によって発番される管理番号であり、前述の図４の４０１で管理されている。

図７は、文書管理サーバ１０１がクライアント端末１０２（Ｘ）からユーザ独自フォルダの作成要求を受けてから、登録完了までの一連の処理の概要を順に示したものである。

ステップＳ７０１は、文書管理サーバ１０１がプログラムＲＯＭ２０３からＲＡＭ２０２に読み込まれて利用可能となるプログラムである画面処理部３１１が、クライアント端末１０２（Ｘ）のユーザに対して通常のフォルダの作成と同じようにユーザ独自フォルダの作成画面等を送信し、ユーザはその画面を利用してユーザ独自フォルダの情報等を設定し、ユーザ独自フォルダの作成を指示する処理を表している。

ステップＳ７０２は、文書管理サーバ１０１がプログラムＲＯＭ２０３からＲＡＭ２０２に読み込まれて利用可能となるプログラムである文書／フォルダ処理部３１２が、ステップＳ７０１で受信したユーザ独自フォルダ情報を情報格納装置３２０内の文書／フォルダ情報格納部３２１に格納するために管理番号を発番する処理を表す。

ステップＳ７０３は、ステップＳ７０２で発番された管理番号を用いて、ユーザ独自フォルダ及びユーザ独自フォルダ情報を、情報格納装置３２０内の文書／フォルダ格納部３２１に格納する処理を表す。

ステップＳ７０４は、ステップＳ７０３の処理でユーザ独自フォルダの作成に成功した場合、クライアント端末１０２に対してユーザ独自フォルダの作成の完了を通知する処理を表す。

ステップＳ７０５は、文書管理サーバ１０１がプログラムＲＯＭ２０３からＲＡＭ２０２に読み込まれて利用可能となるプログラムである画面処理部３１１が、クライアント端末１０２（Ｘ）のユーザに対してユーザ独自フォルダの作成の完了を表す情報を送信し、ユーザはその画面を参照してユーザ独自フォルダが作成されたことを確認する処理を表す。

図８は、クライアント端末１０２（Ｘ）のユーザが任意のフォルダに対して既に作成されているユーザ独自フォルダへの振り分け設定をおこない、文書管理サーバ１０１が設定情報の登録を完了させるまでの一連の処理の概要を順に示したものである。

ステップＳ８０１は、クライアント端末１０２（Ｘ）のユーザが、例えば後述する図１１のような文書共有システムのフォルダ構成を表す画面１１００に表示されている任意のフォルダ１１０１を選択する処理を表す。

ステップＳ８０２は、クライアント端末１０２（Ｘ）のユーザが、ステップＳ８０１で選択したフォルダに対して、既にクライアント端末１０２（Ｘ）のユーザによって作成されているユーザ独自フォルダへの文書の振り分け設定をおこなうことを、文書管理サーバ１０１に対して指示する処理を表す。

ステップＳ８０３は、クライアント端末１０２（Ｘ）からステップＳ８０２の指示を受け、文書管理サーバ１０１がプログラムＲＯＭ２０３からＲＡＭ２０２に読み込まれて利用可能となるプログラムである画面処理部３１１が、クライアント端末１０２（Ｘ）のユーザに対して後述する図１１のユーザ独自フォルダへの振り分け条件の設定画面１１００のような情報を送信し、その画面を利用してユーザ独自フォルダの設定条件等の設定を促すことを表す。

ステップＳ８０４は、クライアント端末１０２（Ｘ）のユーザがステップＳ８０３によって文書管理サーバ１０１から受信したユーザ独自フォルダの振り分け条件の設定項目に対して設定をおこない、設定した値で文書の振り分け処理をおこなうように文書管理サーバ１０１に指示する処理を表す。

ステップＳ８０５は、文書管理サーバ１０１がプログラムＲＯＭ２０３からＲＡＭ２０２に読み込まれて利用可能となるプログラムである振り分け条件処理部３１２が、ステップＳ８０４でクライアント端末１０２（Ｘ）のユーザが設定したユーザ独自フォルダへの振り分け条件を、情報格納装置３２０中の振り分け情報格納部３２２の図５の振り分け条件テーブル５００に格納する処理を表す。

ステップＳ８０６は、ステップＳ８０５の処理でユーザ独自フォルダへの振り分け条件の登録に成功した場合、クライアント端末１０２（Ｘ）に対してユーザ独自フォルダへの振り分け条件の登録の完了を通知する処理を表す。

ステップＳ８０７は、文書管理サーバ１０１がプログラムＲＯＭ２０３からＲＡＭ２０２に読み込まれて利用可能となるプログラムである画像処理部３１１が、クライアント端末１０２（Ｘ）のユーザに対してユーザ独自フォルダへの文書の振り分け設定の登録が完了したことを確認する処理を表す。

図９は、任意のクライアント端末１０２（Ｘ）のユーザが任意のフォルダに対して文書を登録し、そのフォルダにユーザ独自フォルダへの振り分け条件が設定されているかを判定し、ユーザ独自フォルダに振り分けられるまでの一連の処理の概要を順に示したものである。

ステップＳ９０１は、クライアント端末１０２（Ｘ）のユーザから任意のフォルダに対して文書の登録指示を受ける処理を表す。

ステップＳ９０２は、文書の登録指示がされたフォルダに文書の振り分け条件が設定されているかをチェックする処理を表す。文書の振り分け条件が設定されているかのチェックは、全ユーザ分おこなわれる。

ステップＳ９０３は、前述の図５の振り分け条件テーブル５００で、対象フォルダに文書の振り分け条件が設定されているかどうかの判断を表す。対象のフォルダに文書の振り分け条件が設定されていなければ、これら一連の処理の流れは終了する。

ステップＳ９０４は、ステップＳ９０３で対象のフォルダに振り分け条件が設定されていた場合の処理で、対象のフォルダ管理番号が、前述の図５の振り分け条件テーブル５００の振り分け元フォルダ管理番号５０１に登録されているものから、文書の振り分け先である独自フォルダ管理番号５０３を取得する処理を表す。

ステップＳ９０５は、ステップＳ９０３で対象のフォルダに振り分け条件が設定されていて、その振り分け先の独自フォルダの管理番号５０３と、前述の図４の文書／フォルダ情報テーブル４００に登録された文書の管理番号４０１とを関連付けして、前述の図６の振り分け文書テーブル６００に登録する処理を表す。

図１０は、クライアント端末１０２のユーザが操作する文書共有システムの画面の一例を表すもので、一般的な文書共有システムで使用するフォルダの階層構成を表した画面である。

１００１は、フォルダの階層構造を表し、一般的な文書共有システムにおいて、他のユーザと共有するフォルダを表す。１００１の個々のフォルダ情報は、前述の図４の文書／フォルダ情報テーブル４００によって管理されている。

１００２は、本発明によるユーザ独自フォルダを表し、作成したユーザのみ参照可能であり、他のユーザはこのフォルダを参照することができない。１００２の個々のユーザ独自フォルダの情報は、前述の図４の文書／フォルダ情報テーブル４００によって管理されている。

１００１のフォルダに対して１００２のユーザ独自フォルダに文書が振り分けられるように文書の振り分け条件を設定した後、前記１００１のフォルダに文書が登録されると、前記文書が振り分け条件に合致した場合に１００２のユーザ独自フォルダに文書が振り分けられる。

図１１は、クライアント端末１０２のユーザが操作する文書共有システムの画面の一例を表すもので、任意のフォルダに対して本発明におけるユーザ独自フォルダへの文書の振り分け条件の設定をおこなうための画面である。

１１０１は、クライアント端末１０２のユーザがユーザ独自フォルダへの振り分け条件を設定する任意のフォルダを表す。フォルダ１１０１の情報は、前述の図４の文書／フォルダ情報テーブル４００によって管理されている。

１１０２は、１１０１で指定したフォルダに文書が登録された時に、その文書が振り分けられるユーザ独自フォルダを指定する入力欄である。図１１の画面例では入力欄になっているのは、本発明を説明するためのものであって、実際には選択型等の別のリソースであっても構わない。

１１０３は、１１０１で指定したフォルダに文書が登録された時に、その文書を１１０２で指定するユーザ独自フォルダへ振り分けるための条件を入力する欄である。１１０３の振り分け条件で入力される値は、前述の図５の振り分け条件５０４で管理されている。図１１の画面例では、文書名、コメント、作成者、作成日、キーワードを入力欄として設けているが、これは本発明を説明するためのものであって、実際には別の項目を振り分け条件として指定できるようにしても構わない。

図１２は、クライアント端末１０２のユーザが操作する文書共有システムの画面の一例を表すもので、任意のフォルダに対して本発明におけるユーザ独自フォルダへの文書の振り分けがおこなわれ、前記ユーザ独自フォルダ内の文書を一覧で画面上に表示させたもの例である。

１２０１は、フォルダの階層構造を表し、一般的な文書共有システムにおいて、他のユーザと共有するフォルダを表す。

１２０２は、本発明によるユーザ独自フォルダを表し、作成したユーザのみ参照可能なフォルダである。ユーザ独自フォルダ１２０２は、フォルダ階層構造１２０１内のひとつまたは複数のフォルダに対して設定した文書の振り分け条件に従って、そのフォルダに登録される文書のリンクがユーザ独自フォルダ１２０２内のひとつまたは複数に作成される。

１２０３は、前記ユーザ独自フォルダ１２０２内に格納されている文書のリンク一覧であり、ユーザがフォルダ階層構造１２０１内のひとつまたは複数のフォルダに対して設定した文書の振り分け条件に該当する文書のリンクの一覧を表す。

１２０４は、ユーザ独自フォルダに振り分けられた文書のリンクであり、前述の図４の文書／フォルダ情報テーブル４００の文書／フォルダ名４０２で管理される該文書の文書名を表す。

１２０５は、ユーザ独自フォルダに振り分けられた文書のリンクであり、該文書の振り分け元のフォルダパスを表す。

１２０６は、ユーザ独自フォルダに振り分けられた文書のリンクであり、前述の図４の文書／フォルダ情報テーブル４００の作成者４０５で管理される該文書の振り分け元のフォルダに該文書を登録した登録者名を表す。

図１２の画面例では、文書名、リンク元フォルダ、登録者を表示項目として設けているが、これは本発明を説明するためのものであって、実際には別の項目を表示できるようにしても構わない。

本発明の実施形態に係る文書共有システムの構成を示すブロック図である。 文書共有システムにおける、文書管理サーバ１０１及びクライアント端末１０２の具体的な構成例を示す図である。 処理モジュール群及び情報を格納する格納装置群、それらの処理モジュール群及び格納装置間の制御及び情報の流れを示す図である。 本実施形態における、文書管理サーバ１０１の情報格納装置３２０内に格納する文書／フォルダ情報の一例を示す図である。 本実施形態における、文書管理サーバ１０１の情報格納装置３２０内に格納するフォルダに対して設定する文書の振り分け条件の情報の一例を示す図である。 本実施形態における、文書管理サーバ１０１の情報格納装置３２０内に格納するユーザ独自フォルダと振り分け元の文書を関連付ける情報の一例を示す図である。 本実施例における、ユーザ独自フォルダを作成する際に、クライアント端末１０２と文書管理サーバ１０１間でおこなわれる処理の流れの一例を示すフローチャートである。 本実施例における、共有のフォルダに対して設定されるユーザ独自フォルダへの文書の振り分け条件の設定をおこなう際に、クライアント端末１０２と文書管理サーバ１０１間でおこなわれる処理の流れの一例を示すフローチャートである。 本実施例における、ユーザ独自フォルダへの文書の振り分け条件が設定されているフォルダに文書が登録された際に、文書管理サーバ１０１内での処理の流れの一例を示すフローチャートである。 クライアント端末１０２を使用して、文書共有システムのユーザが操作する画面の一例を示す図である。 クライアント端末１０２を使用して、文書共有システムのユーザが操作する、ユーザ独自フォルダへの文書の振り分け条件の設定をおこなうための画面の一例を示す図である。 クライアント端末１０２を使用して、文書共有システムのユーザが操作する、ユーザ独自フォルダ内の文書のリンク一覧を参照するための画面の一例を示す図である。

Claims (5)

1. クライアント端末のユーザから登録を指示された文書を、文書管理サーバの情報格納装置に登録して管理をおこない、複数のユーザで文書の共有をおこなう文書共有システムであって、
   前記ユーザが、文書共有システム上のフォルダ構成内で、他のユーザが参照できない、そのユーザ独自のフォルダの作成を指示する手段と、
   前記ユーザからのフォルダの作成指示に従って、前記情報格納装置に前記フォルダを作成する手段と、
   を提供することを特徴とする情報管理システム。
2. 請求項１に記載の情報管理システムにおいて、文書共有システム上の共有フォルダに対して文書が登録された時に、前記文書のリンクが前記ユーザ独自フォルダに自動的に作成されるように、文書の振り分け条件の設定を指示する手段と、
   前記ユーザからの文書の振り分け条件の設定指示に従って、前記情報格納装置に前記文書の振り分け条件の設定を登録する手段と、
   を提供することを特徴とする情報管理システム。
3. 請求項１に記載の情報管理システムにおいて、前記共有フォルダに対して文書が登録された時に、登録された文書が前記ユーザ独自フォルダへの文書の振り分け条件に当てはまるかどうかを判断する手段と、
   前記判断手段によって、文書の振り分け条件に当てはまると判断された時に、前記文書のリンクを前記ユーザ独自フォルダに自動的に作成する手段と、
   前記ユーザ独自フォルダに作成されたリンクを前記ユーザが参照可能とする手段と、
   を提供することを特徴とする情報管理システム。
4. 請求項１に記載の情報管理システムにおいて、前記ユーザが前記ユーザ独自フォルダ内に作成された前記リンクの操作をおこなうことを可能とする手段と、
   前記編集可能なリンクの操作をおこなった時、リンクに対応した請求項３に記載の前記共有フォルダ内に格納された文書に対しても操作をおこなうことを可能とする手段と、
   を提供することを特徴とする情報管理システム。
5. 請求項１に記載の情報管理システムにおいて、前記ユーザ独自フォルダ内に格納されているリンクは、前記ユーザ独自フォルダを作成した前記ユーザによる検索を可能とする手段と、
   を提供することを特徴とする情報管理システム。

Images