JP2008102763A - メール管理方法、メールシステム及びメールシステムでの表示方法 - Google Patents

Abstract

【課題】利用者の利便性を確保すると共に、負担を少なくすることができ、かつ、システム管理者が、組織全体のメール容量を少なく抑えつつコントロールしやすいようにする。
【解決手段】ネットワーク130により接続されたメールサーバ110と利用者が使用するクライアント120とを備える。クライアント120は、主記憶装置121内に、メール表示操作部122、メール使用量管理部123、メール使用量表示部124、送信済みメール管理部125を有する。メール表示操作部122は、メール送信時にメールデータ量と宛先人数との組み合わせにより、送信メールのデータ量及び宛先人数を制御し、メール使用量管理部123は、利用者のメール使用状況を管理し、メール使用量表示部124は、利用者のメール使用状況を表示し、送信済みメール管理部125は、利用者が無駄なメール送信先を選択するための情報を提供する。
【選択図】図１

Description

本発明は、メール管理方法、メールシステム及びメールシステムでの表示方法に係り、特に、電子メール送信時の添付ファイル等の送信するメールのサイズを適切に管理することを可能にしたメール管理方法、メールシステム及びメールシステムでの表示方法に関する。

メール送信時に、送信するメールのサイズを管理する従来技術として、例えば、特許文献１等に記載された技術が知られている。この従来技術は、メールサーバの制限容量を元に送信メールのデータ量を管理し、そのデータ量のメールを送信することが可能か否かを判別するというものである。
特開２００１−３５８８５号公報

前述した従来技術は、メールサーバの制限容量を元に、あるデータ量のメールを送信することが可能か否かを判別することができるものであるが、複数人にメールを送信する場合等の総データ容量について配慮されていない。一般に、システムを運用する上で、組織全体のメール容量を削減し、コストを下げることが求められているが、前述した従来技術は、メールサーバの制限容量を元に送信メールのデータ量を管理しているだけで、適切なシステムの運用を実施することができないものである。

このため、前述した従来技術は、組織全体のメール容量を削減し、コストを下げるというようなことができないという問題点を生じさせている。このような問題を解決するため、システム管理者によってメールサイズを制限するようにすることも可能であるが、この場合、とシステムの利用者に負担をかけることになってしまう。

例えば、システム管理者が、利用者が１メールにつき、１０人に１０ＭＢ、合計１００ＭＢのデータを送付するものと見積り、メールサーバでの１つのメールの送信時のメールデータ量を１０ＭＢに制限した場合、利用者は、２人に２０ＭＢ、合計４０ＭＢのメールを送付しようとした場合に、メールサーバで制限されるので、メールを分割して送付する必要が生じ、システムの利用者に負担をかけることになり、また、逆に、利用者が１００人のそれぞれに５ＭＢ、合計５００ＭＢのメールを送信使用とする場合、メールサーバの制限内なので、システム管理者の意図とは異なるが、送付することができてしうことになる。

また、前述した従来技術は、複数人を対象に同報を行い、同報のメンバで返信が何度となく繰り返された場合、メールを読まないメンバにもメールを送付し続けという、無駄なメールの送信を抑制することができなかった。

前述したように、従来技術は、システム管理者が目指すメールデータ容量を実現しようとすると、利用者に負担をかけ、利用者が快適にシステムを利用とするためには、メール送信時のデータ制限量を増加させなければならず、組織全体のメール容量を的確に制御することができないという問題点を有している。

また、前述した従来技術は、組織でのメールの長期間の保存が必要となった場合、組織でのメール容量そのものの低減が必要となるが、前述のように、組織全体のメール容量を的確に制御することができないという問題点を有している。

本発明の目的は、前述したような従来技術の問題点を解決し、利用者の利便性を確保し、利用者の負担を少なくすることができ、かつ、システム管理者が、組織全体のメール容量を少なく抑えつつコントロールしやすいようにしたメール管理方法及びメールシステムを提供することにある。

本発明によれば前記目的は、電子メールの送信を管理するメール管理方法において、メールサーバとクライアントとがネットワークを介して接続され、前記メールサーバは、送信メールのサイズによりメール送信の制限を行う制限テーブルを有して送信メールの管理を行うメール管理部を備え、前記クライアントは、メール表示操作部を備え、前記クライアントのメール表示操作部は、メール送信時、前記サーバのメール管理部を介して前記制限テーブルの内容を参照し、添付ファイルのサイズとメール送信時の宛先人数との組み合わせにより送信メールの送信を制御することにより達成される。

本発明によれば、利用者の利便性を確保したまま、無駄なメールの送信を制御することができ、組織全体のメール保存容量を抑えることができる。

以下、本発明によるメール管理方法及びメールシステムの実施形態を図面により詳細に説明する。

図１は本発明の一実施形態によるメールシステムの構成を示すブロック図である。図１において、１１０はメールサーバ、１１１、１２１は主記憶装置、１１２はメール管理部、１１３、１２６はＣＰＵ、１１４はメールデータ部、１１５は管理テーブル部、１１６はディスク装置、１２０はクライアント、１２２はメール表示操作部、１２３はメール使用量管理部、１２４はメール使用量表示部、１２５は送信済みメール管理部、１２７は入出力装置、１３０はネットワークである。

本発明の実施形態によるメールシステムは、ネットワーク１３０により接続されたサーバ１１０とクライアント１２０とにより構成されている。なお、図１には、サーバ１１０とクライアント１２０とがそれぞれ１台だけ示しているが、これらは複数台設けられてよい。

メールサーバ１１０は、情報処理装置内に構築され、電子メールに関するサービスを提供するサーバであり、主記憶装置１１１、ＣＰＵ１１３を備えて構成され、ディスク装置１１６が接続されている。主記憶装置１１１には、メール管理部１１２が格納されており、ディスク装置１１６には、メールデータ部１１４、管理テーブル部１１５が格納されている。メール管理部１１２は、ディスク装置１１６に格納されているプログラムを主記憶装置１１１に読み込み、ＣＰＵ１１３により実行することにより実現されるものである。

クライアント１２０は、利用者が操作してメールサーバ１１０のサービスを呼び出すことによってメール機能を提供するＰＣ等に代表されるコンピュータにより構成されるクライアントであり、主記憶装置１２１、ＣＰＵ１２６、図示しないディスク装置を備えて構成され、入出力装置１２８が接続されている。主記憶装置１２１には、メール表示操作部１２２、メール使用量管理部１２３、メール使用量表示部１２４、送信済みメール管理部１２５が格納され、これらは、図示しないディスク装置に格納されているプログラムを主記憶装置１２１に読み込み、ＣＰＵ１２６により実行することにより実現されるものである。

入出力装置１２７は、キーボード、マウス等の入力装置及び表示装置、印刷装置である。ネットワーク１３０は、例えば、インターネット等のオープンなネットワークや、社内ネットワーク（イントラネット）等のローカルなネットワーク、あるいは、それらを組み合わせたものでよい。

前述した本発明の実施形態によるメールシステムは、Ｗｅｂシステムとして実現し、利用者がインターネットブラウザによって操作するものとして操作するものとして構成することもできる。また、図１に示す例は、ネットワークにより接続されたクライアント−サーバシステムの、それぞれの計算機にメール蓄積部等の要素を割り当てることにより、実現した例を示したが、本発明は、複数要素を１台の計算機に割り付けてもよく、スタンドアロンシステムに前述のすべての要素を割り当てて構成してもよい。

なお、クライアント１２０は、利用者がクライアント１２０を操作する際に、ユーザＩＤやパスワード等を用いて利用者が正当な利用者本人であることを確認するログイン機能を備えているものとする。

図２は管理テーブル部１１５に含まれる宛先制限テーブル２１０の構成例を示す図である。この宛先制限テーブル２１０は、添付ファイルサイズ部２１１、警告宛先数部２１２、上限宛先数部２１３により構成される。添付ファイルサイズ部２１１には、メール送信時の添付ファイルサイズ分類が、警告宛先数部２１２には、添付ファイルサイズ部２１１に格納された値毎に警告メッセージを表示する宛先数が、上限宛先数部２１３には、添付ファイルサイズ部２１１に格納された値毎に宛先数の上限を指定する値が格納されている。

この宛先制限テーブル２１０の１行目のレコードは、添付ファイルサイズが１００ＫＢ以下の場合、警告宛先数、及び、上限宛先数がないことを示している。また、１００ＫＢを超えるメールを送信しようとする場合、宛先制限テーブル２１０の２行目のレコードから、宛先数が５を超える場合、警告メッセージを表示し、宛先数が１０を超える場合、送信すべきではないことを表している。なお、添付ファイルサイズ部２１１に示す添付ファイルのサイズに代って、添付ファイルを含まないメール本文のサイズ、メール本文と添付ファイルとを合計したサイズ、または、添付ファイル数等にしてもよい。

図３は警告メッセージの表示例を示す図である。図３（ａ）に示す警告メッセージ３１０は、１０００ＫＢを超えるメールを６人以上の相手先に送信しようとしたときに表示されるメッセージの例であり、図２に示す管理テーブル部１１５の３行目のレコードに該当したときに表示される画面例である。ここでは、例として、「サイズ１０００ＫＢを超えるメールを６人以上に送ることはできません。宛先を厳選するか、ファイルを添付せずにＵＲＬを送付するなどの工夫をして下さい。」等を表示している。この場合、ユーザは、表示画面内に表示された「ＯＫ」ボタンをマウス等によりクリックすることにより、メール編集画面に戻って、メールの再編集を行うことができる。

図３（ｂ）に示す警告メッセージ３１１は、１００ＫＢを超え１０００ＫＢ未満のメールを６人以上１０人未満の相手先に送信しようとしたときに表示されるメッセージの例であり、図２に示す管理テーブル部１１５の２行目のレコードに該当したときに表示される画面例である。ここでは、例として、「サイズ１００ＫＢを超えるメールを６人以上に送るのは好ましくありません。宛先を厳選するか、ファイルを添付せずにＵＲＬを送付するなどの工夫をして下さい。」等を表示している。この場合、ユーザは、表示画面内に表示された「送信する」のボタンをマウス等によりクリックすることにより、送信のメールを送信することができ、また、「編集する」のボタンをクリックすることにより、メール編集画面に戻って、メールの再編集を行うことができる。

図４は利用者がクライアント１２０を利用してメール送信の操作を行った場合のメール表示操作部１２２での処理動作を説明するフローチャートであり、次に、これについて説明する。ここでの処理は、メール表示操作部１２２が、図２に示す宛先制限テーブル２１０を参照し、必要に応じて警告メッセージを表示するか送信を拒否するメッセージを表示する処理の例である。

（１）利用者がクライアント１２０を利用してメールの編集作業を行ってメールを作成し、送信ボタンをクリックしてメール送信の操作を行うと、メール表示操作部１２２は、利用者が作成したメールのメールの容量と宛先数とを調べ、メールサーバ１１０のメール管理部１１２を介して管理テーブル１１５内の図２に示す宛先制限テーブル２１０の条件と比較する（ステップ４０１〜４０３）。

（２）ステップ４０３での比較の結果、まず、メールの容量に応じた上限宛先数を超えているか否かを調べ、超えている場合、図３（ａ）に例示したような警告メッセージ３１０を表示し、ユーザの「ＯＫ」ボタンのクリックによりステップ４０１からの処理に戻って処理を続ける（ステップ４０４、４０５）。

（３）ステップ４０４の調べで上限宛先数を超えていなかった場合、メールの容量に応じた警告宛先数を超えているか否かを調べ、超えている場合、図３（ｂ）に例示したような警告メッセージ３１１を表示する（ステップ４０６、４０７）。

（４）ユーザが警告メッセージに表示された「編集する」のボタンのクリックによりメール編集を選択したか否かを判定し、メール編集が選択された場合、ステップ４０１からの処理に戻って処理を続ける（ステップ４０８）。

（５）ステップ４０６の調べでメールの容量に応じた警告宛先数を超えていなかった場合、あるいは、ステップ４０８の判定で、メール編集が選択されなかった、すなわち、「送信する」のボタンがクリックされた場合、メール送信の処理を行う（ステップ４０９）。

前述において、例えば、メールサイズが１０００ＫＢ、宛先数が６である場合、ステップ４０４の調べの結果からステップ４０５に進み、警告メッセージ３１０が表示される。また、メールサイズが５００ＫＢ、宛先数が６である場合、ステップ４０６の調べの結果からステップ４０７に進み、警告メッセージ３１１が表示される。

図５は管理テーブル部１１５に含まれるメール使用量を示すメール使用量テーブル５１０、個人及びグループのメール使用量制限を示す使用量制限テーブル５２０、メンバの所属情報を示すメンバ情報テーブル５３０の構成例を示す図である。

メール使用量テーブル５１０は、個人単位及びグループ単位に作成され、図５（ａ）に示すように、送信時間を格納する時間部５１１と、送信メールデータ量を格納するデータ量部５１２とにより構成される。このメール使用量テーブル５１０には、残りデータ量を格納するカラム等があってもよく、また、グループ単位で作成する場合、使用者を格納するカラム等があってもよい。

使用量制限テーブル５２０は、図５（ｂ）に示すように、個人種別及びグループ種別を格納する種別部５２１と、種別毎の１日の制限容量を格納する制限容量部５２２と、種別毎の１日の警告容量を格納する警告容量部５２３とにより構成される。なお、種別部５２１には、種別を一意に識別できるＩＤ等を格納してもよい。この使用量制限テーブル５２０において、その２行目に示すレコードの内容は、役員の情報であって、役員は１日にメールデータを１５ＭＢ送付することができ、１日のメール送付合計量が警告容量として設定されている９ＭＢを超えた達した場合に、警告画面を表示するということを表している。また、使用量制限テーブル５２０の３行目に示すレコードの情報は、経理部の情報であって、所属グループが経理部であるメンバが共有して使用できるメールデータ量を示し、経理部として１日にメールデータを１００ＭＢ送付することができ、１日のメール送付合計量が６０ＭＢを超えて警告容量に達した場合に、警告画面を表示するということを表している。

メンバ情報テーブル５３０は、図５（ｃ）に示すように、メンバを格納するメンバ部５３１と、個人種別を格納する個人種別部５３２と、所属グループ種別を格納する所属グループ種別部５３３とにより構成される。なお、メンバ部５３１には、個人を一意に識別できるＩＤ等を格納してもよい。

このメンバ情報テーブル５３０において、２行目のレコードは、「大崎さん」が営業部に所属する役員であることを示している。そして、例えば、「渋谷さん」がメールを送信する場合、個人種別部５３２と、所属グループ種別部５３３とから、「渋谷さん」の個人種別は一般従業員、所属グループは営業部と識別され、図５（ｂ）に示す使用料制限テーブル５２０から個人のメール使用量は、種別部５２１の一般従業員５２４に該当するので、制限容量は、制限容量部５２２の５２５に該当するので１０ＭＢ、警告容量は、警告容量部５２３の５２６に該当するので６ＭＢとなる。同様に、所属グループのメール使用量は、種別部５２１の営業部５２７に該当するので、制限容量は、制限容量部５２２の５２８に該当するので２００ＭＢ、警告容量は、警告容量部５２３の５２９に該当するので１２０ＭＢとなる。

図６は利用者がクライアント１２０を利用してメール送信の操作を行った場合のメール使用量管理部１２３での処理動作を説明するフローチャートであり、次に、これについて説明する。ここでの処理は、メール使用量管理部１２２が、図５に示すメール使用量テーブル５１０、使用量制限テーブル５２０、メンバ情報テーブル５３０を参照し、必要に応じて警告メッセージを表示するか送信を拒否するメッセージを表示する処理の例である。

（１）利用者がクライアント１２０を利用してメールの編集作業を行ってメールを作成し、送信ボタンをクリックしてメール送信の操作を行うと、メール使用量管理部１２３は、メールサーバ１１０のメール管理部１１２を介して管理テーブル１１５内のメール使用量テーブル５１０、使用量制限テーブル５２０、メンバ情報テーブル５３０からデータを取得する（ステップ４０１、４０２、６１１）。

（２）次に、ステップ６１１の処理で取得したデータのうち、メール使用量テーブル５１０の時間カラム５１１で当日に該当するデータ量カラム５１２に示すデータの量の総和と、今回、ユーザが送信しようとするメールデータの和を使用量制限テーブル５２０に示す種別カラム５２１のうち個人種別の制限容量カラム５２２と比較し、メール使用量テーブル５１０のデータ量カラム５１２に示すデータの量の総和と、ユーザが送信しようとするメールデータとの和が使用量制限テーブル５２０の制限容量カラム５２２の制限量を超えているか否か、すなわち、個人の制限容量を超えたか否かを判定する（ステップ６１２）。

（３）ステップ６１２の判定で、データ量カラム５１２に示すデータの量の総和と、ユーザが送信しようとするメールデータとの和が制限容量カラム５２２を超えていなかった場合、すなわち、個人の制限容量を超えていなかった場合、比較対照を、制限容量カラム５２２でなく警告容量カラム５２３とし、データ量カラム５１２に示すデータの量の総和と、ユーザが送信しようとするメールデータとの和を警告容量カラム５２３の警告量と比較し、データ量カラム５１２に示すデータの量の総和とユーザが送信しようとするメールデータとの和が警告容量カラム５２３の警告量を超えていなかった場合、すなわち、個人の警告容量を超えていなかった場合、メール送信の処理を行う（ステップ６１３、６２０）。

（４）ステップ６１２の判定で、データ量カラム５１２に示すデータの量の総和と、ユーザが送信しようとするメールデータとの和が制限容量カラム５２２を超えていた場合、すなわち、個人の制限容量を超えていた場合、グループの制限内でメールが送信できるか否かを判別する。ここでは、比較対照を個人の制限容量として、これとグループの残り制限容量との和とを比較する。グループの残り制限容量とは、制限容量カラム５２２に示す所属グループ制限容量からの所属グループの１日の使用量の和を差し引いた値である。そして、データ量カラム５１２に示すデータの量の総和と、ユーザが送信しようとするメールデータとの和が個人の制限容量とグループの残り制限容量との和を超えているか否かを判定し、データ量カラム５１２に示すデータの量の総和と、ユーザが送信しようとするメールデータとの和が個人の制限容量とグループの残り制限容量との和を超えていた場合、その旨を表示すると共にメールの再編集を指示し、ステップ４０１からの処理に戻って処理を続ける（ステップ６１４）。

（５）ステップ６１４の判定で、データ量カラム５１２に示すデータの量の総和と、ユーザが送信しようとするメールデータとの和が個人の制限容量とグループの残り制限容量との和を超えていなかった場合、比較対照としてのグループの制限容量の部分を、グループの警告容量とし、データ量カラム５１２に示すデータの量の総和と、ユーザが送信しようとするメールデータとの和が個人の制限容量とグループの残り警告容量との和を超えているか否かを判定する（ステップ６１５）。

（６）ステップ６１３の判定で、データ量カラム５１２に示すデータの量の総和とユーザが送信しようとするメールデータとの和が警告容量カラム５２３の警告量を超えていた場合、すなわち、個人の警告容量を超えていた場合、図９に示して後述するような警告メッセージの画面が表示される。ここでの表示は、「個人使用量警告値を超えているが、編集するか、送信するか」の内容等とする（ステップ６１６）。

（７）ステップ６１５の判定で、データ量カラム５１２に示すデータの量の総和と、ユーザが送信しようとするメールデータとの和が個人の制限容量とグループの残り警告容量との和を超えていなかった場合、図９に示して後述するような警告メッセージを変形した画面が表示される。ここでの表示は、「個人制限使用量を既に超え、グループの警告使用量は超えていないが、編集するか、送信するか」の内容等とする（ステップ６１７）。

（８）ステップ６１５の判定で、データ量カラム５１２に示すデータの量の総和と、ユーザが送信しようとするメールデータとの和が個人の制限容量とグループの残り警告容量との和を超えていた場合、図９に示して後述するような警告メッセージを変形した画面が表示される。ここでの表示は、「個人制限使用量を既に超え、グループの警告使用量も超えているが、編集するか、送信するか」の内容等とする（ステップ６１８）。

（９）ステップ６１６、６１７、６１８での警告メッセージの表示で、ユーザが編集を選択したか否かを判定し、編集を選択した場合、ステップ４０１からの処理に戻って処理を続け、ユーザが送信を選択した場合、メール送信の処理を行う（ステップ６１９、６２０）。

前述の処理において、例えば、「渋谷さん」のように、営業部に所属する一般従業員で、本日の使用量が個人が９ＭＢ、グループが１５０ＭＢ、送信するメールが２ＭＢの場合、ステップ６１２で、本日の個人使用量と送信しようとするメールデータの和が１１ＭＢとなり、個人の制限容量１０ＭＢを超えているので、ステップ６１４に進む。ステップ６１４では、本日の個人使用量と送信しようとするメールデータの和が個人の制限容量１０ＭＢとグループの残り制限容量５０ＭＢの和を超えないので、ステップ６１５に進む。但し、グループの残り制限容量は、営業部の制限容量２００ＭＢからグループの本日の使用量１５０ＭＢを差し引いた値である。ステップ６１５では、本日の個人使用量と送信しようとするメールデータの和が制限容量１０ＭＢとグループの残り警告容量である−３０ＭＢの和を超えるので、ステップ６１８に進む。但し、グループの残り警告容量は、営業部の警告容量１２０ＭＢからグループの本日の使用量１５０ＭＢを差し引いた値である。

なお、図６により説明した処理では、１日の使用量としたが、１日未満、１日を超える期間等、任意に定めた一定期間の使用量を対象としてもよい。

図７は利用者がクライアント１２０を利用してメール使用量表示の操作を行った場合のメール使用量表示部１２４での処理動作を説明するフローチャートであり、次に、これについて説明する。ここでの処理は、メール使用量表示部１２４が、メール使用量管理部１２２、メールサーバ１１０のメール管理部１１２を介して、管理テーブル１１５内の図５に示すメール使用量テーブル５１０、使用量制限テーブル５２０、メンバ情報テーブル５３０を参照し、図８に示して後述するようなメール使用量表示画面を表示する処理の例である。

（１）まず、利用者は、図１０により後述するメール作成画面の使用状況ボタン１０１４をクリックする等によりメール使用量表示を選択する。この選択は、図６のステップ６１６、６１７、６１８等の処理を契機としてもよい（ステップ７１１）。

（２）利用者がメール使用量表示を選択すると、メール使用量表示部１２４は、個人単位に作成しているメール使用量テーブル５１０から、時間と、時間毎のメールデータ使用量とを取得すると共に、グループ単位に作成しているメール使用量テーブル５１０から、時間と、時間毎のメールデータ使用量を取得する（ステップ７１２、７１３）。

（３）次に、メール使用量表示部１２４は、使用量制限テーブル５２０及びメンバ情報テーブル５３０から、個人及びグループの１日の制限容量、警告容量を取得する（ステップ７１４）。

（４）その後、メール使用量表示部１２４は、ステップ７１２、７１３、７１４の処理で取得した情報を元に時間毎のメール使用量グラフ、個人の現在までの制限容量に対する使用割合グラフ、所属グループの現在までの制限容量に対する使用割合グラフを作成して表示する（ステップ７１５）。

前述した処理において、個人及び所属グループの現在までの制限容量に対する使用割合グラフにより、警告容量を示してもよい。また、所属グループが複数ある場合、第２、第３の所属グループの現在までの制限容量に対する使用割合グラフを表示してもよい。

図８は前述したフローのステップ７１５の処理で表示するメール使用量表示画面の例を示す図である。

メール使用量表示画面８１０には、縦軸をメール使用量、横軸を時間とした時間毎の個人のメール使用量グラフ８１１と、個人の現在までの制限容量に対する使用割合グラフ８１２と、所属グループの現在までの制限容量に対する使用割合グラフ８１３とが表示される。なお、図示していないが、個人の警告容量のグラフ、所属グループの警告容量のグラフを表示してもよい。また、所属グループが複数ある場合には、第２、第３の所属グループの現在までの制限容量に対する使用割合グラフを表示してもよい。

なお、図８に示す例は、１日の使用量についての表示例であるが、１日未満、１日を超える期間等、任意に定めた一定期間の使用量を対象としてもよい。

前述したようなメール使用量表示画面８１０を表示することにより、１日のメール使用量の傾向と、個人の残りメール使用許可量、グループの残りメール使用許可量を利用者が視覚的に捉えることが可能となる。

図９は警告メッセージの例を示す図である。この警告メッセージ９１０は、図５（ｂ）に示して説明した警告容量５２３に該当した際に表示される画面であり、図６により説明したフローのステップ６１６、６１７、６１８で表示されるメッセージの例である。なお、図６で説明したように、メッセージの内容は変形される。

図１０はメール作成画面の例を示す図である。メール作成画面１０１０は、メールの主題記入部１０１１と、宛先指定部１０１２と、添付ファイル指定部１０１３と、メール本文の記入部１０１６と、「本人使用状況」ボタン１０１４と、「参照状況」ボタン１０１５とにより構成される。「本人使用状況」ボタン１０１４は、使用状況を表示させる契機となるボタンであり、クリックすることにより、図８により説明したメール使用量画面８１０が表示される。また、「参照状況」ボタン１０１５は、例えば、宛先指定部１０１２に宛先が指定されている場合に、指定されている宛先の過去の既読情報を表示させる契機となるボタンであり、クリックすることにより、図１３により後述する送付後情報概略画面１３１０が表示される。

図１１は管理テーブル部１１５に含まれる送付後情報を格納する同報メンバ開封状況テーブル１１１０と同報メンバ添付参照状況テーブル１１２０との構成例を示す図である。

同報メンバ開封状況テーブル１１１０は、図１１（ａ）に示すように、メール送信回を示すＮｏ部と、送信者を含む同報メンバ毎のメール開封までの時間を格納する部分とにより構成される。図示する同報メンバ開封状況テーブル１１１０において、Ｎｏ部が２である２行目のレコードに示す内容は、送信者が「大塚さん」であるメールを、「渋谷さん」が送付後１７分で開封、「大崎さん」が送付後１時間で開封、「神保さん」が送付後１時間で開封、「神田さん」が送付後２分で開封したことを示しているものとする。また、この同報メンバ開封状況テーブル１１１０において、１１１１は「神田さん」が１度目のメールの送信者であることを示しており、１１１２は「神田さん」が２度目のメールを２分で開封したことを示している。さらに、１１１３は「神保さん」が１２度目のメールを読まずに削除したことを示している。

同報メンバ添付参照状況テーブル１１２０は、図１１（ｂ）に示すように、メール送信回を示すＮｏ部と、送信者を含む同報メンバ毎の添付ファイルの参照の有無を格納する部分とにより構成される。この同報メンバ添付参照状況テーブル１１２０の格納状況は、添付ファイル参照を「○」、添付ファイル未参照を「×」、添付ファイルなしを「−」により示している。なお、添付ファイルの参照状況を示すものは「○」、「×」、「−」ではなくてもよい。

図１１（ｂ）に示す同報メンバ添付参照状況テーブル１１２０において、１１２１は「神保さん」が１度目のメールの添付ファイルを参照したことを示し、１１２２は「神保さん」が２度目のメールの添付ファイルを参照していない、または、破棄したことを示している。また、１１２３は１２度目のメールに添付ファイルが存在しなかったことを示している。

前述した同報メンバ開封状況テーブル１１１０及び同報メンバ添付参照状況テーブル１１２０は、メールの信が繰り返され、同報メンバが増加した場合、メンバが加される。

なお、前述した同報メンバ開封状況テーブル１１１０及び同報メンバ添付参照状況テーブル１１２０は、同報メンバが複数人いて、複数回返信が繰り返された場合を示しているが、新規にメールを作成した場合、指定された宛先の過去の情報を示すテーブルであってもよく、また、宛先は１人であってもよい。

図１２は利用者がクライアント１２０を利用してメール使用量表示の操作を行った場合の送信済みメール管理部１２５での処理動作を説明するフローチャートであり、次に、これについて説明する。ここでの処理は、送信済みメール管理部１２５が、メール表示管理部１２２、メールサーバ１１０のメール管理部１１２を介して、管理テーブル１１５内の図１１に示して説明した同報メンバ開封状況テーブル１１１０、同報メンバ添付参照状況テーブル１１２０を参照し、図１３に示して後述するような送付後情報画面を表示する処理の例である。

（１）利用者がクライアント１２０を利用してメール使用量表示の操作を行った場合、送信済みメール管理部１２５は、メール作成画面、または、送信上限不正による警告画面を表示する。この画面上には、送付後詳細情報の表示を選択するための送付後詳細状況表示ボタン等が設けられている（ステップ１２１１）。

（２）ユーザが送付後詳細情報を参照するために、送付後詳細状況表示ボタンをクリックして送付後詳細状況を選択したか否かを判定し、送付後詳細状況を選択しなかった場合、何もせずにここでの処理を終了する（ステップ１２１２）。

（３）ステップ１２１２の判定で、ユーザが送付後詳細状況を選択した場合、宛先が指定済であるか否かを確認し、指定されていなかった場合、「宛先を指定してください。」等のメッセージを表示して、ステップ１２１１からの処理に戻って処理を続ける（ステップ１２１４）。

（４）ステップ１２１３の確認で、宛先が指定済であった場合、送信済みメール管理部１２５は、図１１に示す同報メンバ開封状況テーブル１１１０、同報メンバの添付参照状況テーブル１１２０の情報を取得し、取得した情報により、図１３（ａ）に示して後述する送付後情報概略画面１３１０を表示する。送付後情報概略画面１３１０には、指定した宛先を削除できるチェックボックス等の他に、宛先削除を反映するためのボタンや反映させないためのボタン、図１３（ｂ）に示して後述する送付後情報詳細画面１３２０の表示を選択するボタン等が設けられている（ステップ１２１５、１２１６）。

（５）ユーザが表示された送付後情報概略画面１３１０に設けられた送付後情報詳細画面１３２０の表示を選択するボタンをクリックしたか否かを判定し、送付後情報詳細画面１３２０の表示を選択した場合、送付後情報詳細画面１３２０を表示する（ステップ１２１７、１２１８）。

（６）ステップの判定で、送付後情報詳細画面１３２０の表示を選択しなかった場合、送付後情報概略画面１３１０で、送付後情報詳細画面以外を選択したが否か、すなわち、送付後情報概略画面１３１０で、宛先削除を反映させる選択、あるいは、反映をキャンセルする選択がされたかを判定する（ステップ１２１９）。

（７）ステップ１２１９の判定で、宛先削除のチェックボックスにチェックが入れられ、ＯＫボタンがクリックされた場合、例えば、宛先削除が送付後情報概略画面１３１０で選択されている場合、削除内容を、メール作成画面１０１０等に反映させる（ステップ１２２０）。

（８）ステップ１２１９の判定で、キャンセルボタンがクリックされ、キャンセルが選択された場合、または、ステップ１２２０の処理の後、送付後情報概略画面１３１０を閉じ、送付後情報詳細画面１３２０が閉じていない場合、送付後情報省略画面１３２も閉じてここでの処理を終了する（１２２１）。

図１３は送付後情報表示画面の例を示す図であり、図１３（ａ）に送付後情報概略画面１３１０の例を、図１３（ｂ）に送付後情報詳細画面１３２０の例を示している。なお、これらの画面例は、同報メンバが複数人いて、複数回返信を繰り返された場合を示しているが、新規にメールを作成した場合、指定された宛先の過去の情報を示す画面であってもよい。また、宛先は１人でもよい。

送付後情報概略画面１３１０は、図１３（ａ）に示すように、同報メンバ表示部１３１１、削除メンバ選択部１３１２、メンバ返信回数部１３１３、受信メール削除回数部１３１４、受信メール開封平均時間部１３１５、添付参照状況部１３１６により構成されている。また、送付後情報詳細画面１３２０は、図１３（ｂ）に示すように、同報メンバ表示部１３２１、送信回毎の情報表示部１３２２、メンバ返信回数部１３２３、受信メール削除回数部１３２４、受信メール開封平均時間部１３２５、添付参照状況部１３２６により構成されている。

前述した２つの画面１３１０、１３２０の例において、同報メンバ表示部１３１１、１３２１は、同報メンバを表示する欄であり、複数回返信が繰り返された場合は、メンバに自分を含んでもよい。また、画面１３１０の例における削除メンバ選択部１３１２は、図１０に示して説明したメール作成画面１０１０の宛先指定部１０１２に指定されたメンバを削除する場合に、削除メンバを指定する欄である。図示例では、同報メンバ表示部１３１１の４行目の「神保さん」が宛先指定部１０１２からの削除が指定されているとして示している。図１３（ａ）では、チェックボックスで指定するよう示しているが、別の手段でもよい。

画面１３１０、１３２０の例において、メンバ返信回数部１３１３、１３２３は、返信が繰り返された場合に、返信が繰り返されているメールに対して、メンバが返信した回数を示している。なお、新規にメールを作成した場合は、過去にメール送信者に対し返信した回数を表示しても良い。また、受信メール削除回数部１３１４、１３２４は、メールを読まずに削除した回数であり、受信メール開封平均時間部１３１５、１３２５は、メールを開封するまでにかかった時間の平均値を示している。添付参照状況部１３１６、１３２６は、添付ファイルの参照状況であり、「○」は添付ファイルを参照した回数、「×」はメールの添付ファイルを参照していない、または、破棄した回数を示している。図示例では、「○」、「×」で添付ファイルの参照状況を示しているが、「○」、「×」でなくてもよい。

画面１３１０の例におけるＯＫボタン１３１７は、削除メンバ選択部１３１２の指定を反映するボタンであり、削除メンバ選択部１３１２で選択されているメンバはＯＫボタン１３１７をクリックすることにより宛先指定部１０１２から表示が削除される。また、キャンセルボタン１３１８は、削除メンバ選択部１３１２の選択の有無に関わらず、画面を閉じるためのボタンである。キャンセルボタン１３１８をクリックした場合、ＯＫボタン１３１７の場合と異なり、削除メンバ選択部１３１２でメンバが選択されていても、宛先指定部１０１２の表示は変わらない。詳細状況表示ボタン１３１９は、送付後情報詳細画面１３２０を表示させるためのボタンである。

画面１３２０の例における送信回毎の情報表示部１３２２は、送信回数毎の、メンバのメール参照状況を表示するものであって、上段には送信回毎のメール開封までの時間が、下段には添付参照状況が表示され。図示例では、送信回ごとの情報表示部１３２２は、第１回、第２回、第１２回の情報を表示しており、第３回から第１１回は省略しているが、実際は省略されていない。なお、すべての送信回の情報を表示するのではなく、一部のみを表示してもよい。送信回毎の情報表示部１３２２の上段の送信回毎のメール開封時間は、メール開封までの時間、送信者かどうか、メールを読まずに削除したかどうかを表すものであり、メール開封までの時間は開封時間、送信者の場合は「送信者」、メールを読まずに削除した場合は「削除」と表すこととする。送信回毎の情報表示部１３２２の下段の添付参照状況は、添付ファイル参照を「○」、添付ファイル未参照を「×」、添付ファイルなしを「−」として表している。

例えば、同報メンバ表示部１３２１の３行目の「大塚さん」は、第１回のメールを５分で開封、添付ファイルを参照し、第２回のメールは送信者となり、メールには添付ファイルがあったことを示し、第１２回のメールは送信者となり、メールには添付ファイルがなかったことを示している。同様に、４行目の「神保さん」は第１回のメールを２６時間で開封、添付ファイルを参照し、第２回のメールは１時間で開封したが、添付ファイルは参照していないことを示し、第１２回のメールを開封せずに削除したことを示している。

前述で説明したような送付後情報概略画面１３１０及び送付後情報詳細画面１３２０の情報をユーザに与えることにより、メールを送付しても、情報が伝達されない宛先に対し、ユーザは、事前にメール送付をしないという選択を行うことができ、結果的に、無駄なメールの送付を防止することができる。

図１４はメールデータ部１１４に含まれる添付ファイル取得状況を格納する添付ファイル取得状況テーブルの構成及び添付ファイルの取得状況を知らせるメッセージの例を示す図である。

添付ファイル取得状況テーブル１４００は、図１４（ａ）に示すように、添付ファイルサイズ部１４０１、添付ファイル名部１４０２により構成される。添付ファイルサイズ部１４０１には、メールに添付したファイルのサイズが格納され、添付ファイル名部１４０２には、メールに添付したファイルの名前が格納される。

このような添付ファイル取得状況テーブル１４００により、メール送信時に、宛先に指定されたユーザが同一のファイルを既に取得しているか否かを確認することができ、同一のファイルを宛先ユーザが取得していた場合にメッセージを表示し、添付ファイルを送付しないようにすることが可能となる。このことによって、同一のファイルの重複した送信を防止することができ、結果として、組織のメールデータ量を削減することができる。

この場合のメッセージの例をメッセージ１４１０として図１４（ｂ）に示している。こり例でのメッセージ１４１０は、メールを送信したユーザに、添付されたファイルが既に他のメンバから送付済のものであるから削除した旨を知らせるメッセージである。

なお、前述した添付ファイル取得状況テーブル１４００には、添付ファイルサイズ部１４０１、添付ファイル名部１４０２の他に、ファイルを識別するためのファイル作成者部、ファイル作成日部等が設けられていてもよい。

前述した本発明の実施形態は、添付ファイルの条件と宛先数、１日の使用量、送信済みメール情報についてそれぞれ説明したが、添付ファイルの条件と宛先数、１日の使用量、送信済みメール情報を組み合わせてもよい。組み合わせることにより、より効果的に、利用者の利便性を確保し、利用者の負担が少ないうえに、システム管理者が、組織全体のメール容量を少なく抑えつつコントロールしやすい機能を提供することができる。

前述した本発明の実施形態での各処理は、プログラムにより構成し、本発明が備えるＣＰＵに実行させることができ、また、それらのプログラムは、ＦＤ、ＣＤＲＯＭ、ＤＶＤ等の記録媒体に格納して提供することができ、また、ネットワークを介してディジタル情報により提供することができる。

本発明の一実施形態によるメールシステムの構成を示すブロック図である。 管理テーブル部に含まれる宛先制限テーブルの構成例を示す図である。 警告メッセージの表示例を示す図である。 利用者がクライアントを利用してメール送信の操作を行った場合のメール表示操作部での処理動作を説明するフローチャートである。 管理テーブル部に含まれるメール使用量を示すメール使用量テーブル、個人及びグループのメール使用量制限を示す使用量制限テーブル、メンバの所属情報を示すメンバ情報テーブルの構成例を示す図である。 利用者がクライアントを利用してメール送信の操作を行った場合のメール使用量管理部での処理動作を説明するフローチャートである。 利用者がクライアントを利用してメール使用量表示の操作を行った場合のメール使用量表示部での処理動作を説明するフローチャートである。 図７に示したフローのステップの処理で表示するメール使用量表示画面の例を示す図である。 警告メッセージの例を示す図である。 メール作成画面の例を示す図である。 管理テーブル部に含まれる送付後情報を格納する同報メンバ開封状況テーブルと同報メンバ添付参照状況テーブルとの構成例を示す図である。 利用者がクライアントを利用してメール使用量表示の操作を行った場合の送信済みメール管理部での処理動作を説明するフローチャートである。 送付後情報表示画面の例を示す図である。 メールデータ部に含まれる添付ファイル取得状況を格納する添付ファイル取得状況テーブルの構成及び添付ファイルの取得状況を知らせるメッセージの例を示す図である。

符号の説明

１１０ メールサーバ
１１１、１２１ 主記憶装置
１１２ メール管理部
１１３、１２６ ＣＰＵ
１１４ メールデータ部
１１５ 管理テーブル部
１１６ ディスク装置
１２０ クライアント
１２２ メール表示操作部
１２３ メール使用量管理部
１２４ メール使用量表示部
１２５ 送信済みメール管理部
１２７ 入出力装置
１３０ ネットワーク

Claims (6)

1. 電子メールの送信を管理するメール管理方法において、
   メールサーバとクライアントとがネットワークを介して接続され、前記メールサーバは、送信メールのサイズによりメール送信の制限を行う制限テーブルを有して送信メールの管理を行うメール管理部を備え、前記クライアントは、メール表示操作部を備え、
   前記クライアントのメール表示操作部は、メール送信時、前記サーバのメール管理部を介して前記制限テーブルの内容を参照し、添付ファイルのサイズとメール送信時の宛先人数との組み合わせにより送信メールの送信を制御することを特徴とするメール管理方法。
2. 前記制限テーブルには、添付ファイルのサイズとメール送信時の宛先人数との組み合わせに応じて警告を発する警告宛先数、メールの送信行わない上限宛先数が規定されており、前記送信メールの送信の制御は、前記組み合わせが警告宛先数を越えた場合に、前記メール表示操作部を介して警告のメッセージを表示させ、前記組み合わせが上限宛先数を越えた場合に、前記メール表示操作部を介して送信メールの再編集を指示するメッセージを表示させる制御であることを特徴とする請求項１記載のメール管理方法。
3. 前記クライアントは、メール使用量管理手段を有し、前記サーバは、個人毎、個人が所属するグループ毎に、一定期間における送信メールの容量を制限容量と警告容量とにより規定するメール使用量制限テーブルを有し、
   前記クライアントのメール使用量管理手段は、メール送信時、前記サーバのメール管理部を介して前記メール使用量制限テーブルの内容を参照し、一定期間における送信メールの容量が警告容量を越えた場合、前記メール表示操作部を介して警告のメッセージを表示させ、一定期間における送信メールの容量が制限容量を越えた場合、前記メール表示操作部を介して送信メールの再編集を指示するメッセージを表示させることを特徴とする請求項１記載のメール管理方法。
4. 前記クライアントは、メール使用量表示手段を有し、前記サーバは、個人毎、個人が所属するグループ毎に、送信したメールの容量を管理するメール使用量テーブルを有し、
   前記クライアントのメール使用量表示手段は、ユーザからの指示により、前記サーバのメール管理部を介して前記メール使用量テーブルの内容を参照し、メール送信容量を時間軸に沿って示したグラフ、個人の一定期間内の使用可能容量に対する現在の使用量の割合、グループの一定期間内の使用可能容量に対する現在の使用量の割合の少なくとも１つを、前記メール表示操作部を介して表示させることを特徴とする請求項１記載のメール管理方法。
5. 電子メールの送信を管理してメールの送信を制御するメールシステムにおいて、
   メールサーバとクライアントとがネットワークを介して接続され、前記メールサーバは、送信メールのサイズによりメール送信の制限を行う制限テーブルを有して送信メールの管理を行うメール管理部を備え、前記クライアントは、メール表示操作部を備え、
   前記クライアントのメール表示操作部は、メール送信時、前記サーバのメール管理部を介して前記制限テーブルの内容を参照し、添付ファイルのサイズとメール送信時の宛先人数との組み合わせにより送信メールの送信を制御することを特徴とするメールシステム。
6. 電子メールの送信を管理してメールの送信を制御するメールシステムでの表示方法において、
   メールサーバとクライアントとがネットワークを介して接続され、前記メールサーバは、送信メールのサイズによりメール送信の制限を行う制限テーブルを有して送信メールの管理を行うメール管理部を備え、前記クライアントは、メール表示操作部を備え、前記制限テーブルには、添付ファイルのサイズとメール送信時の宛先人数との組み合わせに応じて警告を発する警告宛先数、メールの送信行わない上限宛先数が規定されており、
   前記クライアントのメール表示操作部は、メール送信時、前記サーバのメール管理部を介して前記制限テーブルの内容を参照し、添付ファイルのサイズとメール送信時の宛先人数との組み合わせが、警告宛先数を越えた場合に、警告のメッセージを表示させ、前記組み合わせが上限宛先数を越えた場合に、送信メールの再編集を指示するメッセージを表示させることを特徴とするメールシステムでの表示方法。

Images