JP2008070952A - 情報処理装置及びプリント配布プログラム - Google Patents

Abstract

【課題】複数の配布先へのネットワーク経由での書類配布をより簡単に実行し得る情報処理装置を提供する。
【解決手段】ユーザインターフェース画面上での、画像形成装置に対応したプリンタアイコンに対する所定のファイルに対応したファイルアイコンのドロップ操作又はペースト操作に応じて、画像形成装置に対しファイルに関する印刷指示を行う機能を備えた情報処理装置にて、上記ドロップ操作又はペースト操作に応じて、設定された１つ又は複数の配布先側で使用されるプリント出力先への印刷指示が開始させられるプリンタアイコンを設定し、プリンタアイコンに対するファイルアイコンのドロップ操作又はペーストに応じて、ファイルから上記配布先に関する情報を抽出し、該配布先に関する情報に基づき、該配布先側で使用されるプリント出力先を設定し、設定されたプリント出力先に対して上記ファイルの印刷指示を行う。
【選択図】図５

Description

本発明は、ユーザインターフェース画面上での、画像形成装置に対応したプリンタアイコンに対する所定のファイルに対応したファイルアイコンのドロップ操作又はペースト操作に応じて、画像形成装置に対しファイルに関する印刷指示を行う機能を備えた情報処理装置、及び、該情報処理装置から複数の配布先へプリント配布するためのプリント配布プログラムに関する。

従来、例えば特開２０００−２９３３３２号公報（特許文献１）には、ＰＣにおけるユーザインターフェース画面上での所定のアイコンに対するファイルアイコンのドラッグアンドドロップ操作に応じて、ネットワーク上の所定の宛先にファイルアイコンに対応したファイルを送信し、同時にプリント出力を行う技術が提案されている。

特開２０００−２９３３３２号公報

しかしながら、上記特許文献１に開示される技術では、アイコンに設定された宛先は所定の宛先であり、送信元のＰＣ側で予め設定する必要があり、例えば会議報告書等の書類を複数の出席者にネットワーク経由で配布しようとする場合には、配布先毎に宛先に関する情報を設定する必要があり、効率が悪いという問題がある。

この発明は、上記技術的課題に鑑みてなされたもので、複数の配布先にネットワーク経由で書類を配布しようとする場合に、配布をより簡単に行うことができる情報処理装置及びプリント配布プログラムを提供することを目的とする。

そこで、本願の請求項１に係る発明は、ネットワーク上で、情報処理装置，各情報処理装置によりプリント出力先として使用される画像形成装置及びネットワーク管理装置と通信可能に接続された情報処理装置であって、ユーザインターフェース画面上での、画像形成装置に対応したプリンタアイコンに対する所定のファイルに対応したファイルアイコンのドロップ操作又はペースト操作に応じて、該画像形成装置に対しファイルに関する印刷指示を行う機能を備えた情報処理装置において、上記ファイルアイコンのドロップ操作又はペースト操作に応じて、設定された１つ又は複数の配布先側で使用されるプリント出力先への印刷指示を開始させるプリンタアイコンを設定する配布用プリンタアイコン設定手段と、該配布用プリンタアイコン設定手段により設定されたプリンタアイコンに対するファイルアイコンのドロップ操作又はペーストに応じて、該ファイルから上記配布先に関する情報を抽出する配布先情報抽出手段と、該配布先抽出手段により抽出された配布先に関する情報に基づき、該配布先側で使用されるプリント出力先を設定するプリント出力先設定手段と、該プリント出力先設定手段により設定されたプリント出力先に対して上記ファイルの印刷指示を行う印刷指示手段と、を有していることを特徴としたものである。

また、本願の請求項２に係る発明は、上記請求項１に係る発明において、上記配布先情報抽出手段による配布先に関する情報の抽出後、上記ネットワーク管理装置と通信し、該ネットワーク管理装置側で管理される情報から上記配布先側で使用されるプリント出力先に関する情報を取得するプリント出力先情報取得手段を有していることを特徴としたものである。

更に、本願の請求項３に係る発明は、上記請求項２に係る発明において、上記プリント出力先情報取得手段により取得されるプリント出力先に関する情報は、カラー又はモノクロのタイプ，機能，プリンタ状況，ジョブスプール量に関する情報の少なくとも１つを含んでいることを特徴としたものである。

また、更に、本願の請求項４に係る発明は、上記請求項１〜３に係る発明のいずれかにおいて、上記配布先情報抽出手段は、上記配布対象となるファイル内の文字情報を認識することを特徴としたものである。

また、更に、本願の請求項５に係る発明は、上記請求項１〜４に係る発明のいずれかにおいて、上記印刷指示手段による印刷指示と併せて、上記配布先側で使用される情報処理装置へファイル送信を行うファイル送信手段を有していることを特徴としたものである。

また、更に、本願の請求項６に係る発明は、上記請求項１〜５に係る発明のいずれかにおいて、上記配布先に対して該配布先側で使用されるプリント出力先への印刷指示の許可を確認する許可確認手段を有しており、上記印刷指示手段は、上記許可確認手段により確認のとれた配布先に関して印刷指示を行うことを特徴としたものである。

また、更に、本願の請求項７に係る発明は、上記請求項１〜６に係る発明のいずれかにおいて、上記配布対象となるファイルがカラーファイル又はモノクロファイルのいずれであるかを判定するファイルタイプ判定手段を有しており、上記プリント出力先設定手段は、上記ファイルタイプ判定手段により判定されたファイルタイプを考慮して、プリント出力先を設定することを特徴としたものである。

また、更に、本願の請求項８に係る発明は、上記請求項１〜７に係る発明のいずれかにおいて、上記配布先情報抽出手段によりファイルから配布先に関する情報が抽出されなかった場合に、該配布先に関する情報を手入力で設定可能とする手入力モードを設定する第１の手入力モード設定手段を有していることを特徴としたものである。

また、更に、本願の請求項９に係る発明は、上記請求項２〜８に係る発明のいずれかにおいて、上記プリント出力先情報取得手段により、上記ネットワーク管理装置側で管理される情報から上記配布先側で使用されるプリント出力先に関する情報が取得されなかった場合に、該配布先側で使用されるプリント出力に関する情報を手入力で設定可能とする手入力モードを設定する第２の手入力設定モードを有していることを特徴としたものである。

また、更に、本願の請求項１０に係る発明は、上記請求項５〜９に係る発明のいずれかにおいて、上記配布先に関する情報として、該配布先の所属先に関する情報が含まれており、所定の所属先に属さない配布先に対して、上記印刷指示手段による印刷指示が不可とされ、上記ファイル送信手段によるファイル送信のみ可能とされることを特徴としたものである。

また、更に、本願の請求項１１に係る発明は、上記請求項６〜１０に係る発明のいずれかにおいて、上記許可確認手段は、上記配布先に対して、印刷指示の許可を確認するに加えて、該配布先側で使用される情報処理装置での印刷指示対象となるファイルのスプールの要求を確認するものであり、上記許可確認手段により配布先側で使用される情報処理装置でのスプールの要求が確認された場合に、上記印刷指示手段はプリント出力先に対する印刷指示を行わない一方、上記ファイル送信手段は配送先へスプール用のファイルを送信することを特徴としたものである。

また、更に、本願の請求項１２に係る発明は、ネットワーク上で、上記請求項１１に記載の情報処理装置を含む情報処理装置，各情報処理装置によりプリント出力先として使用される画像形成装置及びネットワーク管理装置と通信可能に接続された情報処理装置において、所定の条件が満たされた場合に、設定されたプリント出力先への印刷指示が開始させられるプリンタアイコンを設定するプリンタアイコン設定手段と、上記請求項１１に記載の情報処理装置側に設けられた許可確認手段による許可確認に対して、印刷指示対象となるファイルのスプールを要求した場合に、配布元から送信されてきたファイルのスプール量を、上記プリンタアイコン設定手段により設定されたプリンタアイコンとともに視覚的に表示するスプール量表示手段と、を有しており、上記プリンタアイコンとともに表示されたスプール量が所定値に達した場合に、プリンタアイコンに関して設定されたプリント出力先に対するスプールされたファイルの印刷指示が開始させられることを特徴としたものである。

また、更に、本願の請求項１３に係る発明は、ネットワーク上で、情報処理装置，画像形成装置及びネットワーク管理装置と通信可能に接続された情報処理装置であって、ユーザインターフェース画面上での、画像形成装置に対応したプリンタアイコンに対する所定のファイルに対応したファイルアイコンのドロップ操作又はペースト操作に応じて、該画像形成装置に対しファイルに関する印刷指示を行う機能を備えた情報処理装置に、上記ファイルアイコンのドロップ操作又はペースト操作に応じて、設定された１つ又は複数の配布先側で使用されるプリント出力先への印刷指示を開始させるプリンタアイコンを設定する手順と、設定されたプリンタアイコンに対するファイルアイコンのドロップ操作又はペーストに応じて、該ファイルから上記配布先に関する情報を抽出する手順と、抽出された配布先に関する情報に基づき、該配布先側で使用されるプリント出力先を設定する手順と、設定されたプリント出力先に対して上記ファイルの印刷指示を行う手順と、を実行させるプリント配布プログラムである。

本願の請求項１に係る発明によれば、上記配布対象となるファイルのドラッグアンドドロップ操作に応じて、配布先に関する情報がファイルから抽出され、該配布先に関する情報に基づき、配布先側で使用されるプリント出力先へファイルの印刷指示が自動的に実行されるため、配布元側で配布先を設定する作業を要することなく、ファイルに含まれた配布先に対するプリント配布を容易に行うことができる。

また、本願の請求項２に係る発明によれば、上記配布先側で使用されるプリント出力先に関する情報がネットワーク管理装置から取得されるため、配布先側で使用されるプリント出力先として、適切なプリント出力先を設定することができる。

更に、本願の請求項３に係る発明によれば、配布先側で使用されるプリント出力先が、カラー又はモノクロのタイプ，機能，プリンタ状況，ジョブスプール量に関する情報に基づき設定されるため、プリント出力先として、適切なプリント出力先を設定することができる。

また、更に、本願の請求項４に係る発明によれば、上記配布対象となるファイル内の文字情報を認識することで、配布先に関する情報が抽出されるため、配布対象となるファイルとして、特別な識別子が含まれたファイルを要することなく、通常のファイルを用いることができる。

また、更に、本願の請求項５に係る発明によれば、配布先に対して、プリント結果の配布に加え、ファイル自体の配布を行うことができる。

また、更に、本願の請求項６に係る発明によれば、プリント配布を実施する上で、情報保護や必要最小限のプリント配布を実現することができる。

また、更に、本願の請求項７に係る発明によれば、ファイルタイプを判定した上で、それに基づき、配布先側で使用されるプリント出力先を設定するため、プリント出力先として、適切なプリント出力先を設定することができる。

また、更に、本願の請求項８に係る発明によれば、配布先に関する情報が抽出されなかった場合にも、ユーザによる手入力が可能とされて対応することができる。

また、更に、本願の請求項９に係る発明によれば、上記配布先側で使用されるプリント出力先に関する情報が取得されなかった場合にも、ユーザによる手入力が可能とされて対応することができる。

また、更に、本願の請求項１０に係る発明によれば、情報保護の実現を図り、例えば社外の配布先等、所定の所属先に属さない配布先に対しては、ファイル送信のみ可能とし、プリント出力先への印刷指示は不可とすることができる。

また、更に、本願の請求項１１に係る発明によれば、配布先側でプリント結果を頻繁に取りに行く手間を軽減すべく、配布先側での印刷指示対象となるファイルのスプールの要求があれば、プリント出力先に対する印刷指示を行わず、配送先へスプール用のファイルを送信することができる。

また、更に、本願の請求項１２に係る発明によれば、配布対象となったファイルをスプールし、所定のスプール量に達したときに、まとめて印刷指示するため、配布先側でプリント結果を頻繁に取りに行く手間を軽減することができる。

また、更に、本願の請求項１３に係る発明によれば、上記配布対象となるファイルのドラッグアンドドロップ操作に応じて、配布先に関する情報がファイルから抽出され、該配布先に関する情報に基づき、配布先側で使用されるプリント出力先へファイルの印刷指示が自動的に実行されるため、配布元側で配布先を設定する作業を要することなく、ファイルに含まれた配布先に対するプリント配布を容易に行うことができる。

以下、本発明の実施形態について、添付図面を参照しながら説明する。
図１は、本発明の実施形態に係る情報処理装置を含むネットワークの構成を示す図である。このネットワーク１は、複数台の情報処理装置１０Ａ，１０Ｂ，１０Ｃ，１０Ｄと、ネットワーク１上の各構成からの要求に応じてサービスを提供したり、それら各構成に関する情報を管理したりするネットワーク管理装置２０と、各情報処理装置１０Ａ，１０Ｂ，１０Ｃ，１０Ｄのユーザが通常使用する複数台の画像形成装置３０Ａ，３０Ｂ，３０Ｃ，３０Ｄと、が接続されている。情報処理装置１０Ａ，１０Ｂ，１０Ｃ，１０Ｄとしては、汎用のパーソナルコンピュータが用いられ、ネットワーク管理装置２０としては、サーバコンピュータ（以下、ネットワーク管理装置をサーバという）が用いられ、また、画像形成装置３０Ａ，３０Ｂ，３０Ｃ，３０Ｄとしては、プリンタ又は多機能複合機が用いられる。本実施形態では、画像形成装置３０Ａ，３０Ｂ，３０Ｃ，３０Ｄとして、共に、プリンタが用いられる例を取り上げる。

これらの各構成は、ネットワークバスを介してデータ送受信可能に接続されており、例えば、情報処理装置１０Ａ，１０Ｂ，１０Ｃ，１０Ｄからサーバ２０に対して問合せを行い、ネットワーク１上の他の構成についての必要な情報を取得することができる。また、例えば情報処理装置１０Ａからネットワーク１上の他の情報処理装置１０Ｂ，１０Ｃ，１０Ｄにファイルを送信して保存させたり、各画像形成装置３０Ｂ，３０Ｃ，３０Ｄにプリント対象となるファイルを送信してプリントさせたりすることができる。ここで、プリント対象となるファイルとは、情報処理装置１０Ａのオペレーティングシステム（以下、ＯＳと表記）やアプリケーションプログラムが発行する描画命令が、各画像形成装置３０Ａ，３０Ｂ，３０Ｃ，３０Ｄ側で処理可能とされるページ記述言語に変換されてなる描画命令であっても、あるいは、ＯＳやアプリケーションプログラムが発行する描画命令が、ビットマップイメージに展開されてなるビットマップデータであっても、若しくは、ＰＤＦやＴＩＦＦ等の形式のファイルであってもよい。

なお、本実施形態では、ネットワーク１として、ＬＡＮ（Local Area Network）等の専用回線を用いたネットワークが取り上げられるが、これに限定されることなく、一般回線を用いたネットワーク、又は、無線通信によるネットワークであってもよい。

また、各画像形成装置３０Ａ，３０Ｂ，３０Ｃ，３０Ｄは、原稿を走査して取得した画像ファイル、又は、情報処理装置１０Ａ，１０Ｂ，１０Ｃ，１０Ｄからの印刷指示に伴い送信されてきたプリント対象となるファイルに基づき、用紙等の印刷媒体上に画像を形成する。更に、特に図示しないが、ネットワーク１はインターネットに接続されており、画像形成装置３０Ａ，３０Ｂ，３０Ｃ，３０Ｄは、原稿を走査して取得した画像ファイルを、例えば遠隔の情報処理装置へインターネット経由で送信したり、遠隔の情報処理装置からインターネット経由でファイルを受信し、そのファイルに基づきプリント出力したりすることも可能である。

図２は、情報処理装置１０Ａの基本的な内部構成を示すブロック図である。なお、情報処理装置１０Ｂ，１０Ｃ，１０Ｄも、以下に示す情報処理装置１０Ａと同様の内部構成を有するものとする。この情報処理装置１０Ａは、基本ソフトウェアであるオペレーティングシステム（ＯＳ）等のプログラムに基づき、情報処理装置１０Ａ内の各構成を制御するＣＰＵ１１と、情報処理装置１０Ａの起動時に実行されるブートプログラムを記録するＲＯＭ１２と、プログラムの実行に必要なワークエリアのバッファエリアとして利用されるＲＡＭ１３と、ＯＳやアプリケーションプログラムや各種のデータを格納するハードディスク（図中の「ＨＤ」）１４と、各種情報を視覚的に表示するモニタ１５と、マウスやキーボード等の入力デバイス１６と、外部機器との間で各種データの送受信を行なうためのインターフェース部（図中の「Ｉ／Ｆ」）１７と、ＣＤ−ＲＯＭやＤＶＤ−ＲＯＭ等の光ディスク１９を読み取る光ディスクドライブ１８と、を有している。

この情報処理装置１０Ａでは、文書ファイル，画像ファイル等の各種ファイルがそれぞれハードディスク１４に規定された所定のディレクトリ（以下、フォルダという）に格納され、ファイルに対応したファイルアイコン又はファイルを格納するフォルダに対応したフォルダアイコンが、その名称とともに、モニタ１５により表示されるようになっている。ユーザは、これらのファイルアイコン又はフォルダアイコンをキーボードやマウス等の入力デバイスによりワンクリックすることで選択したり、ダブルクリックすることで開いたり、ドラッグアンドドロップすることで他のフォルダ内に格納させたりすることができる。なお、かかる仕様は、Ｗｉｎｄｏｗｓ（登録商標）やＭａｃ ＯＳ等の汎用ＯＳにおいて従来周知である。

また、情報処理装置１０Ａでは、ＯＳにより例えばモニタ１５に表示されるユーザインターフェース画面の表示や文書ファイルの保存などの各種の機能が提供されるようになっており、ＯＳは、その中核部分であるカーネルとは切り離して所定のハードウェアを制御し得るソフトウェア形態のデバイスドライバを複数有している。これらデバイスドライバの１つとして、情報処理装置１０Ａ側でファイルの出力先であるプリンタを認識し、各種のプリント条件の設定及びプリンタ制御が可能であるプリンタドライバプログラム（以下、プリンタドライバという）がインストールされている。プリンタドライバは、一般的に、プリンタ本体販売時に同梱されているＣＤ−ＲＯＭやＤＶＤ−ＲＯＭ等の光ディスク１９等の外部記録媒体が読み取られることで、若しくは、インターネットを介してダウンロードされることで、情報処理装置１０Ａにインストールされる。

このプリンタドライバの機能に基づき、情報処理装置１０Ａでは、基本的に、モニタ１５に表示されるユーザインターフェース画面上で、所定のファイルに対応したファイルアイコン又はファイルを格納するフォルダに対応したフォルダアイコン（不図示）が、モニタ１５上に設定されたプリンタアイコンＰ１及びＰ２の画像形成装置のいずれかに対応したプリンタアイコン上にドラッグアンドドロップされるのに応じて、ドラッグアンドドロップ先のプリンタアイコンに対応した画像形成装置に対し印刷指示が実行されるようになっている。かかる印刷指示機能は、従来周知である。

図３には、情報処理装置１０Ａのモニタ１５に表示されたユーザインターフェース画面上で行われるプリンタアイコンに対するファイルアイコンのドラッグアンドドロップ操作を概略的に示す。ここでは、ユーザインターフェース画面上に配布出力用のプリンタアイコンＰ１及び通常出力用のプリンタアイコンＰ２が設定されている。例えば、プリンタアイコンＰ２へのファイルアイコンｄ１又はｄ２のドラッグアンドドロップ操作に応じて、そのファイルアイコンに対応したファイルが、ジョブデータとして、情報処理装置１０Ａが通常使用している画像形成装置３０Ａへ送信され、プリント出力が行われる。この技術は従来周知であるが、本実施形態では、更に、例えば図４に示すような会議報告書を複数の会議出席者に配布しようとする場合に、配布対象となるファイルに対応したファイルアイコンｄ１又はｄ２のプリンタアイコンＰ１へのドラッグアンドドロップ操作に応じて、ファイルに含まれる会議出席者の名前（図４中の「ＡＡＡ」さん，「ＢＢＢ」さん，「ＣＣＣ」さん，「ＤＤＤ」さん，「ＥＥＥ」さん，「ＦＦＦ」さん，「ＲＲＲ」さん，「ＳＳＳ」さん）やその所属（社内又は社外）等の配布先情報が読み取られ、それに基づき、配送先に関する配布先情報が自動的に取得され、配布先へのプリント出力に際して用いられることで、煩雑な配布先情報の設定作業を省略する工夫がなされている。
なお、配布対象となるファイルは、例えば文書作成用アプリケーションで作成された文書ファイル、又は、スキャナ等による読込みに伴い作成された画像ファイルのいずれであってもよい。

以下では、図３に示すようなドラッグアンドドロップ操作に応じて、情報処理装置１０Ａで実行されるプリント配布処理について詳しく説明する。図５，６及び７は、かかるプリント配布処理に関する一連のフローチャートである。この処理では、まず、プリンタアイコンへのファイルのドラッグアンドドロップ操作が検出されたか否か判断される（＃１１）。その結果、検出されていない場合には、再度ステップ＃１１が繰り返され、他方、検出された場合には、ドラッグアンドドロップ操作の対象となるファイル内の配布先情報が読み取られる（＃１２）。具体的には、ファイル内の文字や印鑑が読み取られ、プリント配布先やその所属（社内又は社外）等の配布先情報が取得される。例えばファイルが会議報告書であった場合に、配布先とは、その会議の出席者に該当し、また、配布先の所属とは、例えば社内又は社外に該当する。なお、かかるファイル内の配布先情報の読み取りに際しては、例えば、予め「出席者」や「参加者」等のキーワードが登録され、かかるキーワードが読み取られた場合に、その周辺領域が配布先の読み取り領域として設定される。

ステップ＃１２の後、サーバ２０への問い合わせが行われ（＃１３）、ステップ＃１２で取得された配布先情報の各々とサーバ２０側で管理される情報とが一致するかしないかが判定される（＃１４）。そして、配布先情報が情報処理装置１０Ａのモニタ１５に表示される（＃１５）。このとき、互いに一致すると判定された配布先情報については、配布先及びその所属に加えて、サーバ２０側で管理される配布先のアドレス情報が追加されて表示される。本実施形態では、配布先に関するアドレス情報として、例えば、配布先となるユーザが所有する電子メールアドレスが設定される。また、一方、互いに一致しないと判定された配布先情報については、情報処理装置１０Ａ側で読み取られた配布先情報のみが表示される。図８には、この段階で情報処理装置１０Ａのモニタ１５に表示される情報テーブルを示す。具体的には、配布先「ＦＦＦ」及び「ＳＳＳ」に関する情報が、情報処理装置１０Ａとサーバ２０との間で一致せず、その結果、情報処理装置１０Ａ側で読み取られた配布先「ＦＦＦ」及びその所属「社内」，配布先「ＳＳＳ」及びその所属「社外」が表示される。

その後、配布先情報の手入力が要求されるか否かが判断され（＃１６）、その結果、手入力が要求されないと判断された場合には、ステップ＃１９へ直接進み、他方、手入力が要求されたと判断された場合には、情報処理装置１０Ａのユーザが配布先情報を手入力し得る手入力モードが設定される（＃１７）。この手入力モード設定時には、未入力の項目に該当する箇所が、例えば他の箇所とは別の色で表示させられる若しくは点滅させられることにより、視覚的に判別可能とされてもよい。ステップ＃１７の後、例えばユーザインターフェース画面上に設けられたＯＫボタンがクリックされ、手入力が完了したか否かが判断される（＃１８）。その結果、手入力が完了していないと判断された場合には、ステップ＃１８が繰り返され、他方、手入力が完了したと判断された場合には、ステップ＃１９へ進む。図９には、配布先情報の手入力が完了した段階で情報処理装置１０Ａのモニタ１５に表示される情報テーブルを示す。ここには、図７に示す状態から、配布先「ＦＦＦ」に関するアドレス情報「[email protected]」及び配布先「ＳＳＳ」に関するアドレス情報「[email protected]」が手入力された後の情報テーブルが示されている。

なお、例えば、ステップ＃１２でファイルから読み取ることができなかった配布先情報がある場合にも、情報処理装置１０Ａ側で配布先情報が任意に手入力可能とされてもよい。この場合、配布先情報としては、配布先，所属及びアドレス情報が全て手入力されても、あるいは、配布先及び所属のみが入力されて、それ以降、それらの情報に基づき、サーバ側の情報が採用されてもよい。また、詳細は後述するが、本実施形態では、配布先の所属が「社外」である場合には、情報保護を意図して、配布先が使用する画像形成装置への印刷指示が不可とされ、配布先が使用する情報処理装置へのファイル送信のみ可能とされる。

続いて、ステップ＃１９では、配布先に関する使用プリンタ及び各種プリンタ情報が設定される。ここで、各配布先に関する使用プリンタとしては、例えば、配布先となるユーザが利用する情報処理装置からの使用頻度が高いプリンタ、又は、各情報処理装置側で設定されている優先度の高いプリンタ、若しくは、配布対象となるファイルのタイプ（カラーファイル又はモノクロファイル）に適したプリンタが設定され、また、プリンタ情報としては、例えば、設定された使用プリンタの状態及びそのタイプ（カラー又は白黒（ＢＷ））をあらわす情報が設定される。なお、これに限定されることなく、プリンタ情報としては、プリンタ側でのジョブスプール量等の他の情報が取得され、それ以降でプリンタを設定する判断基準とされてもよい。その後、それら配布先に関する使用プリンタ及び各種プリンタ情報がモニタ１５に表示される（＃２０）。図１０には、この段階で情報処理装置１０Ａのモニタ１５に表示される情報テーブルを示す。ステップ＃２０の後、符号Ａを経由して、図６中のステップ＃２１へ進む。

ステップ＃２１では、配布先に関する使用プリンタ及び各種プリンタ情報の手入力が要求されるか否かが判断される。その結果、手入力が要求されないと判断された場合には、ステップ＃２４へ直接進み、他方、手入力が要求されたと判断された場合には、情報処理装置１０Ａのユーザが配布先に関する使用プリンタ及び各種プリンタ情報を手入力し得る手入力モードが設定される（＃２２）。この手入力モード設定時には、ステップ＃１７と同様に、未入力の項目に該当する箇所が、例えば他の箇所とは別の色で表示させられる若しくは点滅させられることにより、視覚的に判別可能とされてもよい。

ステップ＃２２の後、例えばユーザインターフェース画面上に設けられたＯＫボタンがクリックされ、手入力が完了したか否かが判断される（＃２３）。その結果、手入力が完了していないと判断された場合には、ステップ＃２３が繰り返され、他方、手入力が完了したと判断された場合には、ステップ＃２４へ進む。図１０には、配布先に関する使用プリンタ及び各種プリンタ情報の手入力が完了した段階で情報処理装置１０Ａのモニタ１５に表示される情報テーブルを示す。ここには、図９に示す状態から、配布先「ＦＦＦ」に関する使用プリンタ及び各種プリンタ情報として「プリンタ８」が手入力された後の情報テーブルが示されている。なお、特に図示しないが、「プリンタ８」の手入力に応じて、サーバ２０側で管理される情報に基づき、プリンタ８の状態及びタイプが情報処理装置１０Ａのモニタ１５に表示される情報テーブルに反映されてもよい。

続いて、ステップ＃２４では、複数台の使用プリンタをもつ配布先があるか否かが判断される。図１０に示す情報テーブルでは、配布先「ＣＣＣ」，「ＤＤＤ」，「ＥＥＥ」に関して複数台のプリンタが挙げられており、これらの配布先「ＣＣＣ」，「ＤＤＤ」，「ＥＥＥ」が複数の使用プリンタをもつ配布先として判断される。その結果、複数台の使用プリンタをもつ配布先がないと判断された場合には、ステップ＃２７へ直接に進み、他方、複数台の使用プリンタをもつ配布先があると判断された場合には、続いて、情報処理装置１０Ａのユーザが複数台の使用プリンタのうちから１つを選択し得る選択モードが設定される（＃２５）。その後、例えばユーザインターフェース画面上に設けられたＯＫボタンがクリックされ、選択が完了したか否かが判断される（＃２６）。その結果、選択が完了していないと判断された場合には、ステップ＃２６が繰り返され、他方、選択が完了したと判断された場合には、ステップ＃２７へ進む。図１１には、この段階で情報処理装置１０Ａのモニタ１５に表示される情報テーブルを示す。ここでは、各配布先に対してそれぞれ１台の使用プリンタが対応するように設定されている。

続いて、ステップ＃２７では、配布先の使用プリンタへの印刷指示と同時に、ファイル送信が必要とされるか否かが判断される。その結果、例えば、情報処理装置１０Ａのモニタ１５に表示されるユーザインターフェース画面上に設けられたファイル送信チェックボックスにおけるチェックが検出されることで、ファイル送信が必要とされると判断された場合には、ファイル送信フラグがオンされた上で（＃２８）、ステップ＃２９へ進み、他方、ファイル送信が必要とされないと判断された場合には、ステップ＃２９へ直接に進む。

ステップ＃２９では、プリント出力が要求されたか否かが判断される。プリント出力が要求されていないと判断された場合には、ステップ＃２９が繰り返され、他方、例えば、情報処理装置１０Ａのモニタ１５に表示されるユーザインターフェース画面上に設けられた印刷指示実行ボタンがクリックされることで、プリント出力が要求されたと判断された場合には、続いて、配布先に対して、印刷指示及びファイル送信に関する問い合わせが行われる（＃３０）。具体的には、情報保護や必要最小限のプリント配布の実現を図り、配布先が使用するプリンタへの印刷指示、及び、配布先へのファイル送信に先立ち、配布先がそれを許可するか否かについて確認が行われる。

図１２，１３及び１４には、それぞれ、かかる問い合わせに際して配布先となる情報処理装置のモニタに表示されるユーザインターフェース画面上の許可確認用ダイアログボックスを示す。図１２は、例えば配送先「ＣＣＣ」が使用するプリンタ２への印刷指示の許可確認用ダイアログボックスであり、また、図１３は、例えば配送先「ＣＣＣ」が使用するプリンタ２での印刷指示に加え、配送先「ＣＣＣ」へのファイル送信の許可確認用ダイアログボックスであり、更に、図１４は、前述したように、配送先の所属が「社外」であり、情報保護の観点からファイル送信のみが可能とされる場合に用いられる配送先へのファイル送信の許可確認用ダイアログボックスである。なお、図１２〜１４に示すユーザインターフェース画面には、許可確認用ダイアログボックス以外に、通常出力用のプリンタアイコンｐ１が示されている。ステップ＃３０の後、符号Ｂを介して、図７中のステップ＃３１へ進む。

続いて、ステップ＃３１では、配布先から許可の回答を受けたか否かが判断され（＃３１）、その結果、許可の回答を受けたと判断された場合には、その配布先について、情報処理装置１０Ａのモニタ１５に表示される情報テーブル上に許可状況（ＯＫ）が反映される（＃３２）。他方、ステップ＃３１において、許可の回答を受けていないと判断された場合には、続いて、配布先から不許可の回答を受けたか否かが判断される（＃４０）。その結果、不許可の回答を受けたと判断された場合には、ステップ＃４２へ進み、他方、ステップ＃４０の結果、不許可の回答を受けていないと判断された場合には、更に、配布先への問い合わせから所定時間が経過したか否かが判断される（＃４１）。

ステップ＃４１の結果、所定時間が経過していないと判断された場合には、ステップ＃３１へ戻り、それ以降のステップが繰り返され、他方、所定時間が経過したと判断された場合、その配布先については許可が得られなかったと判定され、ステップ＃４２へ進む。ステップ＃４２では、その配布先について、情報処理装置１０Ａのモニタ１５に表示される情報テーブル上に許可状況（ＮＧ）が反映される（＃４２）。以上で、処理が終了される。なお、図１５には、全ての配布先に関する許可状況が情報処理装置１０Ａのモニタ１５に表示される情報テーブルに反映された状態を示す。ここでは、配布先「ＡＡＡ」，「ＣＣＣ」，「ＤＤＤ」，「ＥＥＥ」から許可の回答を受け、他方、配布先「ＢＢＢ」，「ＦＦＦ」から不許可の回答を受けた結果が反映されている。なお、配布先「ＲＲＲ」及び「ＳＳＳ」については、前述したように、所属が「社外」であって、プリント出力先への印刷指示が認められないため、プリンタ情報は表示されていない。

また、ステップ＃３２の後には、ファイル送信フラグがオンされているか否かが判断され（＃３３）、その結果、フラグがオフされていると判断された場合には、対応するプリント出力先への印刷指示が実行され（＃３４）、その後、ステップ＃３８へ進む。他方、フラグがオンされていると判断された場合には、更に、配布先の所属が社外であるか否かが判断され（＃３５）、その結果、社内であると判断された場合には、対応するプリント出力先への印刷指示及び配布先へのファイル送信が行われた上で（＃３６）、ステップ＃３８へ進み、他方、社外であると判断された場合には、配布先へのファイル送信が行われた上で（＃３７）、ステップ＃３８へ進む。

ステップ＃３８では、プリント出力先からプリント完了報告があるか否かが判断され、その結果、プリント完了報告がないと判断された場合には、ステップ＃３８が繰り返され、他方、プリント完了報告があったと判断された場合には、続いて、プリント結果が表示される（＃３９）。図１６には、この段階で情報処理装置１０Ａのモニタ１５に表示される情報テーブルを示す。ここでは、配布先「ＡＡＡ」の使用するプリンタ１，配布先「ＣＣＣ」の使用するプリンタ２及び配布先「ＥＥＥ」の使用するプリンタ５からプリント結果報告があり、それを反映して表示される状態が示されている。以上で処理が終了される。

なお、図５，６及び７のフローチャートであらわされるプリント配布処理は、情報処理装置１０ＡのＲＯＭ１２又はハードディスクドライブ１４に格納されるプログラムが読み出されることで実行されるが、かかるプログラムは、情報処理装置のＣＰＵ１１による制御の基になるプログラムの一部として予め組み込まれるものであっても、あるいは、ファイル送信プログラムとして、例えば図２に示すＣＤ−ＲＯＭ，ＤＶＤ−ＲＯＭ等の光ディスク１９又はフロッピー（登録商標）ディスク等の外部記録媒体を用いて若しくはインターネット経由でダウンロードすることで、情報処理装置１０Ａにインストールされ、ハードディスクドライブ１４に追加的に格納されるものであってもよい。また、本実施形態では、印刷指示と併せたファイル送信，配布先への許可確認，配布先の所属に基づく印刷指示可否の判定等の幾つかの特徴が、１つのプリント配布処理として組み込まれたが、各特徴を個々に若しくは一部の組合せで適用することも可能である。

ところで、例えば会議出席の頻度の高い人物に関しては、会議毎にプリント配布が行われると、その人物が頻繁にプリンタまでプリント結果を取りに行く必要がある。これに対処して、配布先が使用する情報処理装置側で配布対象となるファイルをスプールしておき、所定のスプール量になったときに、まとめて印刷指示を行うようにしてもよい。図１７は、配布先の情報処理装置で実行されるプリントスプール処理についてのフローチャートである。なお、本実施形態では、情報処理装置１０Ａにインストールされたプログラムと同じプログラムが他の情報処理装置にも組み込まれており、このプリントスプール処理は、そのプログラムの一部に基づき実行されるようになっている。

この処理では、まず、プリント配布元となる情報処理装置１０Ａから印刷指示に関する許可確認の問い合わせがあったか否かが判断される（＃５１）。その結果、問い合わせがないと判断された場合には、ステップ＃５１が繰り返され、他方、問い合わせがあったと判断された場合には、続いて、許可確認用ダイアログボックスが表示される（＃５２）。図１８には、許可確認用ダイアログボックスの一例を示す。このダイアログボックスでは、図１２に示す許可確認用ダイアログボックスと異なり、例えば、ファイルのスプールを要求するためのチェックボックスが設けられるとともに、スプール上限数の入力ボックスが設けられている。この図に示すようにチェックボックスにチェックが入れられた上で、許可の回答が配布元の情報処理装置１０Ａへ返信された場合には、情報処理装置１０Ａからプリント出力先への印刷指示が行われる代わりに、配布先へのファイル送信が行われる。

ステップ＃５２の後、許可又は不許可の指示があったか否かが判断され（＃５３）、その結果、図１８に示す「許可する」又は「許可しない」のボタンがクリックされていないと判断された場合には、ステップ＃５３が繰り返され、他方、それらボタンの一方がクリックされたと判断された場合には、スプール要求があるか否かが判断される（＃５４）。

ステップ＃５４の結果、例えば、図１８に示す許可確認用ダイアログボックス上に設けられたチェックボックスにチェックが入っておらず、スプールが要求されていないと判断された場合には、ステップ＃６４へ進み、他方、チェックボックスにチェックが入れられ、スプールが要求されていると判断された場合には、続いて、ステップ＃５３で判断された指示が「許可する」の指示であったか否かが判断される（＃５５）。

ステップ＃５５の結果、「許可する」の指示であったと判断された場合には、ステップ＃５６へ進み、他方、「許可しない」の指示であった場合には、ステップ＃６４へ進む。ステップ＃６４では、スプール要求を伴わない配布元への回答が行われ、それ以降、前述したような配布元の情報処理装置１０Ａによる処理に従った処理（通常処理）が実行される（＃６５）。

ステップ＃５６では、スプール要求を伴う配布元への回答が行われる。なお、かかる配布元への回答に応じて、情報処理装置１０Ａは、プリント出力先へ印刷指示を行う代わりに、配布先へファイル送信を行うこととなる。ステップ＃５６の後、スプール対象のファイルが受信されたか否かが判断される（＃５７）。その結果、ファイルが受信されていないと判断された場合には、ステップ＃５７が繰り返され、他方、ファイルが受信されたと判断された場合には、続いて、受信されたファイルがスプールされる（＃５８）。

スプール後、配布先におけるファイルのスプール数をカウントするカウンタアップ（ｎ→ｎ＋１）が行われ（＃５９）、それに伴い、配布先の情報処理装置のモニタに表示されるプリンタアイコンに付加されたスプール数ｎをあらわす数字の表示が切り替えられる（＃６０）。なお、図１８には、具体的に、プリンタアイコンにスプール数ｎをあらわす数字「７」が付加されて示されている。

その後、スプール数ｎが予め設定された規定値に達したか否かが判断され（＃６１）、その結果、スプール数ｎが規定値に達していないと判断された場合には、処理が終了され、他方、スプール数ｎが規定値に達したと判断された場合には、スプールされたファイルについて印刷指示が行われる（＃６２）。その後、カウンタリセット（ｎ→０）が行われた上で（＃６３）、処理が終了される。

なお、プリント配布元は、情報処理装置１０Ａに限らず、配布先の情報処理装置以外であれば、いずれの情報処理装置であってもよく、すなわち、スプール数ｎは、１つの情報処理装置から受信されたファイルの総数に限らず、異なる情報処理装置から受信されたファイルの総数であってもよい。また、プリンタアイコンとともに表示される情報としては、スプールしたファイル数に限らず、スプールしたページ数，部数、若しくは、他人の印刷待ち数が表示されてもよい。かかる場合にも、図１２に示すような許可確認用ダイアログボックスにおいて、上限数を設定することができる。

このように、印刷指示の対象となるファイルを一時的にスプールしておき、スプール数が規定値に達した場合に、それらをプリント出力するようにすることで、例えば会議出席頻度の高い配布先のユーザが、プリント出力の度にプリンタまでプリント結果を取りに行く手間を軽減することができる。

なお、本発明は、例示された実施形態に限定されるものでなく、本発明の要旨を逸脱しない範囲において、種々の改良及び設計上の変更が可能であることは言うまでもない。

本発明の実施形態に係る情報処理装置を含むネットワークの構成を示す図である。 上記情報処理装置の基本的な内部構成を示すブロック図である。 上記情報処理装置のモニタ上で実行されるプリンタアイコンへのファイルのドラッグアンドドロップ操作を概略的に示す図である。 配布対象となるファイルの一例である会議報告書を示す図である。 図３に示すドラッグアンドドロップ操作に応じて上記情報処理装置で実行されるプリント配布処理についての第１のフローチャートである。 図３に示すドラッグアンドドロップ操作に応じて上記情報処理装置で実行されるプリント配布処理についての第２のフローチャートである。 図３に示すドラッグアンドドロップ操作に応じて上記情報処理装置で実行されるプリント配布処理についての第３のフローチャートである。 図５中のステップ＃１５の段階で情報処理装置のモニタに表示される情報テーブルの一例を示す図である。 配布先情報の手入力が完了した段階で情報処理装置のモニタに表示される情報テーブルの一例を示す図である。 図５中のステップ＃２０の段階で情報処理装置のモニタに表示される情報テーブルの一例を示す図である。 使用プリンタの選択が完了した段階で情報処理装置のモニタに表示される情報テーブルの一例を示す図である。 配布元の情報処理装置からの問い合わせに際して、配布先の情報処理装置側に表示される印刷指示の許可確認用ダイアログボックスの一例を示す図である。 配布元の情報処理装置からの問い合わせに際して、配布先の情報処理装置側に表示される印刷指示及びファイル送信の許可確認用ダイアログボックスの一例を示す図である。 配布元の情報処理装置からの問い合わせに際して、配布先の情報処理装置側に表示されるファイル送信の許可確認用ダイアログボックスの一例を示す図である。 全ての配布先に関する許可状況が情報処理装置のモニタに表示される情報テーブルに反映された状態を示す図である。 図７中のステップ＃３９の段階で情報処理装置のモニタに表示される情報テーブルの一例を示す図である。 配布先の情報処理装置で実行されるファイルのプリントスプール処理についてのフローチャートである。 プリントスプール処理に対応した許可確認用ダイアログボックスの一例を示す図である。

符号の説明

１…ネットワーク，１０Ａ，１０Ｂ，１０Ｃ，１０Ｄ…情報処理装置，１１…ＣＰＵ，１２…ＲＯＭ，１３…ＲＡＭ，１４…ハードディスク，１５…モニタ，１６…入力デバイス，１７…インターフェース部，１８…光ディスクドライブ，２０…サーバ，３０Ａ，３０Ｂ，３０Ｃ，３０Ｄ…画像形成装置。

Claims (13)

1. ネットワーク上で、情報処理装置，各情報処理装置によりプリント出力先として使用される画像形成装置及びネットワーク管理装置と通信可能に接続された情報処理装置であって、ユーザインターフェース画面上での、画像形成装置に対応したプリンタアイコンに対する所定のファイルに対応したファイルアイコンのドロップ操作又はペースト操作に応じて、該画像形成装置に対しファイルに関する印刷指示を行う機能を備えた情報処理装置において、
   上記ファイルアイコンのドロップ操作又はペースト操作に応じて、設定された１つ又は複数の配布先側で使用されるプリント出力先への印刷指示が開始させられるプリンタアイコンを設定する配布用プリンタアイコン設定手段と、
   上記配布用プリンタアイコン設定手段により設定されたプリンタアイコンに対するファイルアイコンのドロップ操作又はペースト操作に応じて、該ファイルから上記配布先に関する情報を抽出する配布先情報抽出手段と、
   上記配布先抽出手段により抽出された配布先に関する情報に基づき、該配布先側で使用されるプリント出力先を設定するプリント出力先設定手段と、
   上記プリント出力先設定手段により設定されたプリント出力先に対して上記ファイルの印刷指示を行う印刷指示手段と、を有していることを特徴とする情報処理装置。
2. 更に、上記配布先情報抽出手段による配布先に関する情報の抽出後、上記ネットワーク管理装置と通信し、該ネットワーク管理装置側で管理される情報から上記配布先側で使用されるプリント出力先に関する情報を取得するプリント出力先情報取得手段を有していることを特徴とする請求項１記載の情報処理装置。
3. 上記プリント出力先情報取得手段により取得されるプリント出力先に関する情報は、カラー又はモノクロのタイプ，機能，プリンタ状況，ジョブスプール量に関する情報の少なくとも１つを含んでいることを請求項２記載の情報処理装置。
4. 上記配布先情報抽出手段は、上記配布対象となるファイル内の文字情報を認識することを特徴とする請求項１〜３のいずれか一に記載の情報処理装置。
5. 上記印刷指示手段による印刷指示と併せて、上記配布先側で使用される情報処理装置へファイル送信を行うファイル送信手段を有していることを特徴とする請求項１〜４のいずれか一に記載の情報処理装置。
6. 更に、上記配布先に対して該配布先側で使用されるプリント出力先への印刷指示の許可を確認する許可確認手段を有しており、
   上記印刷指示手段は、上記許可確認手段により確認のとれた配布先に関して印刷指示を行うことを特徴とする請求項１〜５のいずれか一に記載の情報処理装置。
7. 上記配布対象となるファイルがカラーファイル又はモノクロファイルのいずれであるかを判定するファイルタイプ判定手段を有しており、
   上記プリント出力先設定手段は、上記ファイルタイプ判定手段により判定されたファイルタイプを考慮して、プリント出力先を設定することを特徴とする請求項１〜６のいずれか一に記載の情報処理装置。
8. 上記配布先情報抽出手段によりファイルから配布先に関する情報が抽出されなかった場合に、該配布先に関する情報を手入力で設定可能とする手入力モードを設定する第１の手入力モード設定手段を有していることを特徴とする請求項１〜７のいずれか一に記載の情報処理装置。
9. 上記プリント出力先情報取得手段により、上記ネットワーク管理装置側で管理される情報から上記配布先側で使用されるプリント出力先に関する情報が取得されなかった場合に、該配布先側で使用されるプリント出力に関する情報を手入力で設定可能とする手入力モードを設定する第２の手入力設定モードを有していることを特徴とする請求項２〜８のいずれか一に記載の情報処理装置。
10. 上記配布先に関する情報として、該配布先の所属先に関する情報が含まれており、所定の所属先に属さない配布先に対して、上記印刷指示手段による印刷指示が不可とされ、上記ファイル送信手段によるファイル送信のみ可能とされることを特徴とする請求項５〜９のいずれか一に記載の情報処理装置。
11. 上記許可確認手段は、上記配布先に対して、印刷指示の許可を確認するに加えて、該配布先側で使用される情報処理装置での印刷指示対象となるファイルのスプールの要求を確認するものであり、
    上記許可確認手段により配布先側で使用される情報処理装置でのスプールの要求が確認された場合に、上記印刷指示手段はプリント出力先に対する印刷指示を行わない一方、上記ファイル送信手段は配送先へスプール用のファイルを送信することを特徴とする請求項６〜１０のいずれか一に記載の情報処理装置。
12. ネットワーク上で、上記請求項１１に記載の情報処理装置を含む情報処理装置，各情報処理装置によりプリント出力先として使用される画像形成装置及びネットワーク管理装置と通信可能に接続された情報処理装置において、
    所定の条件が満たされた場合に、設定されたプリント出力先への印刷指示が開始させられるプリンタアイコンを設定するプリンタアイコン設定手段と、
    上記請求項１１に記載の情報処理装置側に設けられた許可確認手段による許可確認に対して、印刷指示対象となるファイルのスプールを要求した場合に、配布元から送信されてきたファイルのスプール量を、上記プリンタアイコン設定手段により設定されたプリンタアイコンとともに視覚的に表示するスプール量表示手段と、を有しており、
    上記プリンタアイコンとともに表示されたスプール量が所定値に達した場合に、プリンタアイコンに関して設定されたプリント出力先に対するスプールされたファイルの印刷指示が開始させられることを特徴とする情報処理装置。
13. ネットワーク上で、情報処理装置，画像形成装置及びネットワーク管理装置と通信可能に接続された情報処理装置であって、ユーザインターフェース画面上での、画像形成装置に対応したプリンタアイコンに対する所定のファイルに対応したファイルアイコンのドロップ操作又はペースト操作に応じて、該画像形成装置に対しファイルに関する印刷指示を行う機能を備えた情報処理装置に、
    上記ファイルアイコンのドロップ操作又はペースト操作に応じて、設定された１つ又は複数の配布先側で使用されるプリント出力先への印刷指示が開始させられるプリンタアイコンを設定する手順と、
    設定されたプリンタアイコンに対するファイルアイコンのドロップ操作又はペーストに応じて、該ファイルから上記配布先に関する情報を抽出する手順と、
    抽出された配布先に関する情報に基づき、該配布先側で使用されるプリント出力先を設定する手順と、
    設定されたプリント出力先に対して上記ファイルの印刷指示を行う手順と、を実行させるプリント配布プログラム。

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