JP2007201765A - Document processor, control method and program therefor - Google Patents
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Abstract
Description
本発明は、形成の対象となるページデータを含むドキュメントデータを蓄積し、又は出力するドキュメント処理装置、その制御方法及びプログラムに関する。 The present invention relates to a document processing apparatus that stores or outputs document data including page data to be formed, a control method thereof, and a program.
紙などの記録媒体上に画像を形成する画像形成装置などにおいて、形成の対象となる複数のページデータを含むドキュメントデータを取得し、取得したドキュメントデータをハードディスク等の記憶部に格納することで蓄積可能なドキュメント処理装置がある。このようなドキュメント処理装置は、後にユーザの要求に応じて蓄積されているドキュメントデータを媒体上に形成するなどして出力することができる。 In an image forming apparatus that forms an image on a recording medium such as paper, document data including a plurality of page data to be formed is acquired and stored by storing the acquired document data in a storage unit such as a hard disk There are possible document processing devices. Such a document processing apparatus can output document data stored in response to a user's request later on a medium.
上記のようなドキュメント処理装置を複数使用している場合、蓄積されたドキュメントデータを必要とするユーザは、必要なドキュメントデータがどのドキュメント処理装置に蓄積されているか把握しておき、当該データが蓄積されたドキュメント処理装置の設置場所まで行ってドキュメントデータの形成された記録媒体を取得しなければならない。また、ドキュメントデータが記憶部の内部に形成されたフォルダなどの格納領域に格納されている場合、ユーザは格納領域名やドキュメント名などにより特定される当該データの記憶部内の格納場所を把握しておき、この格納場所の情報をドキュメント処理装置に対して指定して当該データを出力させる必要がある。 When a plurality of document processing apparatuses as described above are used, a user who needs the accumulated document data knows in which document processing apparatus the necessary document data is accumulated, and the data is accumulated. It is necessary to go to the place where the document processing apparatus is installed to obtain a recording medium on which document data is formed. In addition, when document data is stored in a storage area such as a folder formed inside the storage unit, the user knows the storage location in the storage unit of the data specified by the storage area name or the document name. In addition, it is necessary to specify the storage location information to the document processing apparatus and output the data.
このような問題に関して、例えば複製原稿を生成する際にオリジナル原稿の格納先に関する情報を埋め込む技術が提案されている（特許文献１参照）。この技術においては、複製原稿を読み取ってオリジナル原稿のデータにアクセスすることで、オリジナル原稿のデータが更新されている場合には複製原稿を再生成する。これにより、ユーザはデータが更新されている場合に最新の情報を入手することができる。また、記録媒体上に印刷された予約情報を光学的に読み取ってコンテンツデータを特定し、当該コンテンツデータを取得して出力する技術がある（特許文献２参照）。この技術によれば、ユーザは予め入手した予約情報の記録された記録媒体を用いて、所望のコンテンツデータを取得することができる。
しかしながら、特許文献１に記載の技術においては、複製原稿はオリジナル原稿の全体を表すものであるため、ユーザは自分の必要とする情報を含んだ記録媒体の全体を常に所持し、使用する場所に持ち運ばなければならず、利便性が低い。一方、特許文献２に記載の技術においては、予約情報の記録された記録媒体のみを画像出力装置の設置場所まで持っていくことでコンテンツデータを取得することができるが、当該記録媒体はコンテンツデータ取得後には不要になってしまい、無駄が生じる。 However, in the technique described in Patent Document 1, since the duplicate document represents the entire original document, the user always possesses the entire recording medium including the information required by the user and uses it in a place where it is used. It must be carried and is not convenient. On the other hand, in the technique described in Patent Document 2, content data can be acquired by bringing only the recording medium on which the reservation information is recorded to the installation location of the image output apparatus. After acquisition, it becomes unnecessary and wasteful.
本発明は上記実情に鑑みてなされたものであって、その目的の一つは、蓄積されたドキュメントデータをユーザの要求に応じて出力する場合に、ユーザの利便性を向上でき、記録媒体の消費を低減できるドキュメント処理装置、その制御方法及びプログラムを提供することにある。 The present invention has been made in view of the above circumstances, and one of its purposes is to improve the convenience of the user when outputting the stored document data in response to the user's request. An object of the present invention is to provide a document processing apparatus that can reduce consumption, a control method thereof, and a program.
上記課題を解決するための本発明に係るドキュメント処理装置は、形成の対象となる複数のページデータを含むドキュメントデータを取得し、当該取得したドキュメントデータを処理対象として、当該処理対象となったドキュメントデータを蓄積する蓄積手段と、前記処理対象となったドキュメントデータに含まれるページデータから代表となるページデータを選択し、当該選択したページデータに基づく画像を代表画像として生成する代表画像生成手段と、前記生成した代表画像を形成するとともに、前記処理対象となったドキュメントデータの蓄積場所を表すコンピュータ可読な参照情報を記録した記録媒体を、ドキュメント検索キー媒体として生成するキー媒体生成手段と、を含み、前記ドキュメント検索キー媒体が、当該媒体上に形成されている代表画像を含むドキュメントデータの検索処理に供されることを特徴とする。 A document processing apparatus according to the present invention for solving the above-described problem obtains document data including a plurality of page data to be formed, and uses the obtained document data as a processing target to process the document. Storage means for storing data; representative image generation means for selecting representative page data from page data included in the document data to be processed, and generating an image based on the selected page data as a representative image; Key medium generating means for generating, as a document search key medium, a recording medium on which computer-readable reference information representing the storage location of the document data to be processed is recorded, as well as forming the generated representative image The document search key medium is formed on the medium. Characterized in that it is subjected to a search process of document data including the representative image being.
また、上記ドキュメント処理装置において、前記キー媒体生成手段は、さらに前記処理対象となったドキュメントデータをユーザが利用する際の制限条件を表すコンピュータ可読な利用制限情報を記録したドキュメント検索キー媒体を生成することとしてもよい。 In the document processing apparatus, the key medium generation unit further generates a document search key medium that records computer-readable use restriction information representing restriction conditions when the user uses the document data to be processed. It is good to do.
さらに、上記ドキュメント処理装置において、前記利用制限情報は、ユーザが前記ドキュメントデータを記録媒体上に形成可能な期限日時を表す期限日時情報と、ユーザが前記ドキュメントデータを記録媒体上に形成する部数の上限値を表す出力部数制限情報と、ユーザが前記ドキュメントデータを利用できる利用形態の制限に関する利用形態制限情報と、の少なくともいずれか一つを含むこととしてもよい。 Further, in the document processing apparatus, the usage restriction information includes deadline date / time information indicating a deadline date / time when the user can form the document data on the recording medium, and a number of copies of the user forming the document data on the recording medium. It is possible to include at least one of output number restriction information indicating an upper limit value and use form restriction information relating to a use form restriction in which the user can use the document data.
また、本発明に係る別のドキュメント処理装置は、ドキュメントデータを蓄積する蓄積手段にアクセス可能に接続され、前記蓄積手段に蓄積されているドキュメントデータに含まれるページデータのうち、代表となるページデータに基づく画像が代表画像として形成され、当該ドキュメントデータの蓄積場所を表す参照情報が記録された記録媒体から、当該記録された参照情報を読み取る参照情報読み取り手段と、当該読み取った参照情報に基づき、前記蓄積手段の対応する蓄積場所からドキュメントデータを読み出すドキュメントデータ読み出し手段と、当該読み出したドキュメントデータのうち、前記代表画像に対応するページデータ以外のページデータに基づく画像を記録媒体上に形成する画像形成手段と、を含み、前記参照情報の記録された記録媒体と、前記形成された記録媒体とが、ドキュメントデータ全体の出力結果としてユーザの用に供されることを特徴とする。 Another document processing apparatus according to the present invention is connected to storage means for storing document data so as to be accessible, and is representative page data among the page data included in the document data stored in the storage means. Based on the read reference information, the reference information reading means for reading the recorded reference information from the recording medium on which the reference information representing the storage location of the document data is recorded. Document data reading means for reading document data from a corresponding storage location of the storage means, and an image for forming an image based on page data other than page data corresponding to the representative image among the read document data on a recording medium Forming the reference information. And the recording medium is a recording medium which is the formation, characterized in that it is provided for use in a user as an output result of the entire document data.
また、本発明に係るドキュメント処理装置の制御方法は、形成の対象となる複数のページデータを含むドキュメントデータを取得し、当該取得したドキュメントデータを処理対象として、当該処理対象となったドキュメントデータを蓄積手段に蓄積させるステップと、前記処理対象となったドキュメントデータに含まれるページデータから代表となるページデータを選択し、当該選択したページデータに基づく画像を代表画像として生成するステップと、画像形成手段に、前記生成した代表画像を形成させるとともに、前記処理対象となったドキュメントデータの蓄積場所を表すコンピュータ可読な参照情報を記録した記録媒体を、ドキュメント検索キー媒体として生成させるステップと、を含み、前記ドキュメント検索キー媒体が、当該媒体上に形成されている代表画像を含むドキュメントデータの検索処理に供されることを特徴とする。 Further, the control method of the document processing apparatus according to the present invention acquires document data including a plurality of page data to be formed, sets the acquired document data as a processing target, and sets the document data as the processing target. Storing in the storage means, selecting representative page data from page data included in the document data to be processed, generating an image based on the selected page data as a representative image, and image formation Forming a generated representative image, and generating a recording medium on which computer-readable reference information indicating a storage location of the document data to be processed is recorded as a document search key medium. The document search key medium is the medium. Characterized in that it is subjected to a search process of document data including the representative image formed thereon.
また、本発明に係るプログラムは、形成の対象となる複数のページデータを含むドキュメントデータを取得し、当該取得したドキュメントデータを処理対象として、当該処理対象となったドキュメントデータを蓄積手段に蓄積させる手段、前記処理対象となったドキュメントデータに含まれるページデータから代表となるページデータを選択し、当該選択したページデータに基づく画像を代表画像として生成する手段、及び画像形成手段に、前記生成した代表画像を形成させるとともに、前記処理対象となったドキュメントデータの蓄積場所を表すコンピュータ可読な参照情報を記録した記録媒体を、ドキュメント検索キー媒体として生成させる手段、としてコンピュータを機能させ、前記ドキュメント検索キー媒体が、当該媒体上に形成されている代表画像を含むドキュメントデータの検索処理に供されることを特徴とする。 Further, the program according to the present invention acquires document data including a plurality of page data to be formed, and stores the acquired document data as a processing target in the storage unit. Means for selecting representative page data from the page data included in the document data to be processed, and generating an image based on the selected page data as a representative image; The document search is performed by forming a representative image and causing the computer to function as a document search key medium that generates a recording medium on which computer-readable reference information representing a storage location of the document data to be processed is recorded. A key medium is formed on the medium. Characterized in that it is subjected to a search process of document data including the representative images are.
以下、本発明の実施の形態について、図面を参照しながら説明する。図１は、本発明の実施の形態に係るドキュメント処理装置を含むドキュメント管理システムの概略の構成を表す全体図である。図１に示すように、本実施形態においてはドキュメント蓄積装置１０とドキュメント出力装置２０とが通信ネットワーク３０を介して相互にデータ通信可能に接続されている。ドキュメント蓄積装置１０及びドキュメント出力装置２０は、例えば複写機などであって、本発明におけるドキュメント処理装置に相当する。なお、本実施形態においてドキュメント蓄積装置１０とドキュメント出力装置２０が実行する機能は、一つのドキュメント処理装置に含まれることとしてもよい。
Hereinafter, embodiments of the present invention will be described with reference to the drawings. FIG. 1 is an overall view showing a schematic configuration of a document management system including a document processing apparatus according to an embodiment of the present invention. As shown in FIG. 1, in the present embodiment, a document storage device 10 and a document output device 20 are connected to each other via a
ドキュメント蓄積装置１０は、図１に示すように、制御部１１、記憶部１２、通信部１３及び画像形成部１４を含んで構成されている。
As shown in FIG. 1, the document storage device 10 includes a
制御部１１は、ＣＰＵ等であって、記憶部１２に記憶されているプログラムに従って動作する。本実施の形態においては、形成の対象となるドキュメントデータを取得し、画像形成部１４を制御して後に当該ドキュメントデータの検索処理に供されるドキュメント検索キー媒体を生成する処理を行う。制御部１１が実行する処理の内容については、後に詳しく述べる。
The
記憶部１２は、制御部１１によって実行されるプログラムを保持するコンピュータで読み取り可能な記憶媒体であって、ＲＡＭやＲＯＭ等のメモリ素子とディスクデバイス等との少なくとも一方を含んで構成されている。また、記憶部１２は、制御部１１のワークメモリとしても動作する。さらに本実施の形態においては、形成の対象となるドキュメントデータを蓄積する蓄積手段として機能する。
The
通信部１３は、例えばネットワークカード等であり、制御部１１からの指示に従って、通信ネットワーク３０を介して情報を送信する。また、通信部１３は、通信ネットワーク３０を介して到来する情報を受信して制御部１１に出力する。
The
画像形成部１４は、制御部１１の制御に基づいて、制御部１１が出力する画像データを紙などの記録媒体上に形成する。これにより、画像形成部１４はドキュメント検索キー媒体を生成する。
The
また、ドキュメント出力装置２０は、制御部２１、記憶部２２、通信部２３、画像形成部２４、操作部２５及び画像読み取り部２６を含んで構成されている。
The document output device 20 includes a
制御部２１は、ＣＰＵ等であって、記憶部２２に記憶されているプログラムに従って動作する。本実施の形態においては、ドキュメント検索キー媒体を読み取って得られる情報に基づいてドキュメントデータを読み出し、当該ドキュメントデータを出力する処理を行う。制御部２１が実行する処理の内容については、後に詳しく述べる。
The
記憶部２２は、制御部２１によって実行されるプログラムを保持するコンピュータで読み取り可能な記憶媒体であって、ＲＡＭやＲＯＭ等のメモリ素子とディスクデバイス等との少なくとも一方を含んで構成されている。また、記憶部２２は、制御部２１のワークメモリとしても動作する。
The
通信部２３は、例えばネットワークカード等であり、制御部２１からの指示に従って、通信ネットワーク３０を介して情報を送信する。また、通信部２３は、通信ネットワーク３０を介して到来する情報を受信して制御部１１に出力する。ドキュメント出力装置２０は、通信部２３により通信ネットワーク３０を介してドキュメント蓄積装置１０と接続されており、これによりドキュメントデータを蓄積するドキュメント蓄積装置１０の記憶部１２にアクセスできる。
The
画像形成部２４は、制御部２１の制御に基づいて、制御部２１が出力する画像データを紙などの記録媒体上に形成する。操作部２５は、例えば操作ボタンやタッチパネル等を含んで構成されており、ユーザの指示操作の内容を制御部２１に対して出力する。また、画像読み取り部２６は、例えばスキャナ等であって、制御部２１の制御に基づいて、記録媒体上に形成された画像の読み取りを行う。
The
ここで、ドキュメント蓄積装置１０がドキュメントデータを取得し、ドキュメント検索キー媒体を生成する処理の一例について、図２のフロー図に基づいて説明する。 Here, an example of processing in which the document storage device 10 acquires document data and generates a document search key medium will be described based on the flowchart of FIG.
まず、ドキュメント蓄積装置１０の制御部１１は、形成の対象となるドキュメントデータＤを取得する（Ｓ１）。ドキュメントデータＤは、文章やスプレッドシート、図面、写真など様々なデータを含んだものであってよく、ここでは複数のページデータを含んでいるものとする。以降の処理においては、このドキュメントデータＤが処理対象となる。
First, the
ここで制御部１１は、例えば以下の方法によりドキュメントデータＤを取得できる。すなわち、通信ネットワーク３０に接続されたパーソナルコンピュータ等のユーザ端末が、ユーザの操作指示に基づいて、ドキュメントデータＤを当該データを蓄積する制御命令とともにドキュメント蓄積装置１０に対して送信する。この送信されたドキュメントデータＤを通信部１３を介して受け入れることで、制御部１１はドキュメントデータＤを取得できる。あるいは、ドキュメント蓄積装置１０がスキャナ等の画像読み取り部（不図示）を備える場合、ユーザの操作指示に基づいて当該画像読み取り部が複数枚の記録媒体上に形成された画像を読み取って制御部１１に対して出力し、制御部１１が出力された画像データを受け入れることで、ドキュメントデータＤを取得することとしてもよい。
Here, the
次に制御部１１は、Ｓ１の処理で取得したドキュメントデータＤを、記憶部１２内の所定の方法により決定した格納領域に記憶させることにより、蓄積する（Ｓ２）。制御部１１は、格納領域を例えばユーザの明示の指示に基づいて決定してもよいし、ドキュメントデータＤを蓄積させる操作指示を行ったユーザを特定するユーザＩＤなどのユーザ情報に基づいて決定することとしてもよい。あるいは、制御部１１は、特定の一つの格納領域に取得したドキュメントデータを常に記憶させることとしてもよい。
Next, the
続いて制御部１１は、ドキュメントデータＤに含まれるページデータから代表となるページデータを選択し、当該選択したページデータに基づく画像を代表画像として生成する（Ｓ３）。制御部１１は、例えばドキュメントデータＤの内容を表すページデータを代表となるページデータとして選択する。具体例として、制御部１１は第１ページ目のページデータを代表となるページデータとして選択してもよい。あるいは、「目次」などの所定の文字列を含むページデータを選択することとしてもよい。また、ユーザの指定するページデータを代表となるページデータとして選択してもよい。そして、選択したページデータの内容を記録媒体上に形成するための画像を代表画像として生成する。
Subsequently, the
さらに制御部１１は、Ｓ３の処理により生成された代表画像を用いて、ドキュメント検索キー媒体Ｍを生成する。具体的には、まずドキュメントデータＤの蓄積場所を表すコンピュータ可読な蓄積場所参照情報を取得する（Ｓ４）。ここで蓄積場所参照情報は、Ｓ２の処理で制御部１１がドキュメントデータＤを蓄積した蓄積場所を表す情報であって、例えば当該データを蓄積するドキュメント処理装置（ここではドキュメント蓄積装置１０）を特定する装置特定情報と、当該装置内の格納場所を特定する格納場所特定情報とを含んでなる。
Further, the
装置特定情報は、例えば特定されるドキュメント処理装置の装置名や装置ＩＤであってもよいし、または通信ネットワーク３０上における当該装置のネットワークアドレス（例えばＩＰアドレスやホスト名など）であってもよい。また、当該装置に対応づけられたＵＲＬ（Uniform Resource Locator）であってもよい。また、格納場所特定情報は、例えば当該装置内の格納領域に対応づけられたフォルダ名や、当該ドキュメントデータを特定するドキュメント名などのドキュメント特定情報などを含んでなる。
The device specifying information may be, for example, a device name or device ID of a specified document processing device, or may be a network address (for example, an IP address or a host name) of the device on the
次に制御部１１は、Ｓ３の処理で生成した代表画像に、Ｓ４の処理で取得した蓄積場所参照情報を含めて形成対象画像を生成する（Ｓ５）。ここで、制御部１１は例えば蓄積場所参照情報をバーコードや２次元コードなどのコード化画像として代表画像の所定位置に配置することで、形成対象画像を生成してもよい。また、文字列画像として代表画像の所定位置に配置してもよい。
Next, the
しかし、単にコード化画像や文字列画像を代表画像上に配置して形成対象画像を生成すると、記録媒体上に形成された画像にはドキュメントデータの内容を表す画像のほかに蓄積場所参照情報を表す画像が含まれてしまうこととなり、画像全体の見栄えに悪影響を及ぼす場合がある。そこで、制御部１１は蓄積場所参照情報を公知の電子透かし技術を用いて代表画像に埋め込むことにより、形成対象画像を生成することとしてもよい。これにより、蓄積場所参照情報は、人間の目では判別し難い態様で形成対象画像に埋め込まれることとなり、形成対象画像はドキュメントデータの内容の一部を表す代表画像と一見して区別できないものとなる。
However, if an image to be formed is generated by simply placing a coded image or character string image on the representative image, the storage location reference information is included in the image formed on the recording medium in addition to the image representing the contents of the document data. The image to represent will be included, and it may have a bad influence on the appearance of the whole image. Therefore, the
続いて制御部１１は、画像形成部１４に対してＳ５の処理で生成した形成対象画像を出力する（Ｓ６）。画像形成部１４は、制御部１１から入力されるこの形成対象画像の画像データに基づいて、記録媒体上に画像を形成する。これにより、代表画像が形成されるとともに、ドキュメントデータＤの蓄積場所を表す参照情報が記録されたドキュメント検索キー媒体Ｍが生成される。
Subsequently, the
ユーザは、生成されたドキュメント検索キー媒体Ｍを所持し、ドキュメントデータＤの全体が必要な場合にドキュメント出力装置２０にドキュメント検索キー媒体Ｍを読み取らせて、ドキュメントデータＤを出力させることにより、例えばドキュメントデータＤの全体が形成された記録媒体を得ることができる。これにより、例えばユーザは会議に参加する際に会議に必要な資料を全部持ち運ぶ必要はなくなり、１枚のドキュメント検索キー媒体を持っていくだけで、会議室に設置されたドキュメント処理装置を用いて会議参加者全員のために必要な会議資料をその場で準備することができる。また、このドキュメント検索キー媒体Ｍを用いることにより、ドキュメントデータＤがどのドキュメント処理装置のどの格納領域に蓄積されているかを憶えておらずともドキュメントデータＤの形成された記録媒体を取得でき、利便性を向上できる。 The user possesses the generated document search key medium M, causes the document output device 20 to read the document search key medium M when the entire document data D is necessary, and outputs the document data D, for example. A recording medium on which the entire document data D is formed can be obtained. As a result, for example, when a user joins a conference, the user does not have to carry all the materials necessary for the conference, and only takes one document retrieval key medium and uses the document processing apparatus installed in the conference room. The necessary meeting materials can be prepared on the spot for all participants. Further, by using the document search key medium M, it is possible to obtain a recording medium on which the document data D is formed without having to remember which storage area of which document processing apparatus the document data D is stored. Can be improved.
続いて、ドキュメント出力装置２０が出力要求のあったドキュメントデータを出力する処理の一例について、図３のフロー図に基づいて説明する。 Next, an example of a process in which the document output apparatus 20 outputs document data requested to be output will be described based on the flowchart of FIG.
まず、ドキュメント出力装置２０の制御部２１は、ユーザの操作部２５に対する指示操作に基づくドキュメントデータＤの出力要求を受け付ける（Ｓ１１）。ここで、当該出力要求は、ドキュメント検索キー媒体Ｍの読み取りを伴うものである旨の指定を含んでもよいし、またそれ以外のものであってもよい。
First, the
次に制御部２１は、Ｓ１１の処理による出力要求の対象であるドキュメントデータＤの蓄積場所を表す蓄積場所参照情報を取得する（Ｓ１２）。ここで、出力要求がドキュメント検索キー媒体Ｍの読み取りを伴うものとして指定されていない場合、制御部２１は例えばユーザの操作部２５に対する指示操作等により蓄積場所参照情報を取得する。
Next, the
一方、出力要求がドキュメント検索キー媒体Ｍの読み取りを伴うものとして指定されている場合、制御部２１は画像読み取り部２６を制御してドキュメント検索キー媒体Ｍに形成された形成画像を読み取させる。そして、読み取って得られた画像に対して所定の画像解析処理を行うことにより、ドキュメント検索キー媒体Ｍに記録された蓄積場所参照情報を取得する。例えば蓄積場所参照情報がコード化画像として記録されている場合、制御部２１は読み取った画像に対してコード化されたデータを復元する復元処理を行うことにより、蓄積場所参照情報を読み取る。また、電子透かし技術を用いて蓄積場所参照情報が埋め込まれている場合、制御部２１はデータの埋め込みに用いられた電子透かし技術に応じた抽出処理を行って、蓄積場所参照情報を抽出する。
On the other hand, when the output request is designated as accompanied by reading of the document search key medium M, the
続いて制御部２１は、Ｓ１２の処理により取得した蓄積場所参照情報に基づいて、対応する蓄積場所からドキュメントデータＤを読み出す検索処理を行う（Ｓ１３）。具体的に、制御部２１は、例えば蓄積場所参照情報に含まれる装置特定情報及び格納場所特定情報によりドキュメントデータＤの蓄積場所を特定し、特定された蓄積場所にアクセスする。
Subsequently, the
具体例として、装置特定情報により特定されるドキュメント処理装置がドキュメント出力装置２０自身である場合、記憶部２２にアクセスし、格納場所特定情報により特定される格納場所からドキュメントデータを読み出す。また、装置特定情報により特定されるドキュメント処理装置が自分自身以外の場合、通信ネットワーク経由で装置特定情報により特定されるドキュメント処理装置にアクセスし、格納場所特定情報により特定される格納場所に格納されたドキュメントデータを送信するよう要求する。ここでは、ドキュメントデータＤはドキュメント蓄積装置１０の記憶部１２に蓄積されているので、ドキュメント出力装置２０は通信ネットワーク３０を介してドキュメント蓄積装置１０に対してドキュメントデータＤの格納場所を指定した取得要求を送信する。そして、ドキュメント蓄積装置１０は記憶部１２の指定された格納場所からドキュメントデータＤを読み出し、ドキュメント出力装置２０に対して送信する。これにより、制御部２１はドキュメントデータＤを読み出すことができる。
As a specific example, when the document processing device specified by the device specifying information is the document output device 20 itself, the
次に、制御部２１は、Ｓ１１の処理における出力要求がドキュメント検索キー媒体Ｍの読み取りを伴うものとして指定されたか否かにより、以降の処理を分岐させ、取得したドキュメントデータＤの出力対象範囲を変更する。
Next, the
出力要求がドキュメント検索キー媒体Ｍの読み取りを伴うものとして指定されなかった場合、制御部２１はＳ１３の処理で読み出したドキュメントデータＤに含まれるページデータの全体に基づく画像を出力する（Ｓ１４）。具体例として、制御部２１は画像形成部２４に対して当該画像を出力することにより、記録媒体上に画像を形成させる。これにより、ユーザはドキュメントデータＤの内容が形成された記録媒体を取得できる。
If the output request is not designated as accompanying the reading of the document search key medium M, the
一方、Ｓ１１の処理における出力要求がドキュメント検索キー媒体の読み取りを伴うものとして指定された場合、制御部２１はＳ１３の処理で読み出したドキュメントデータＤに含まれる複数のページデータのうち、ドキュメント検索キー媒体Ｍに形成されていた代表画像に対応するページデータ以外のページデータに基づく画像を出力する（Ｓ１５）。
On the other hand, when the output request in the process of S11 is designated as accompanied by reading of the document search key medium, the
ここで、制御部２１は、例えばドキュメント蓄積装置１０の制御部１１がＳ３の処理において代表となるページデータを選択したのと同様の方法で、代表画像に対応するページデータを決定する。あるいは、Ｓ１２の処理でドキュメント検索キー媒体Ｍを読み取って得られた画像と、ドキュメントデータＤに含まれる各ページデータに基づく画像のそれぞれとが類似する画像であるか否かを判定することにより、代表画像に対応するページデータを決定してもよい。そして、制御部２１は決定したページデータを出力対象外データとしてドキュメントデータＤに含まれる出力対象のページデータから除外し、それ以外のページデータに基づいて出力対象となる画像を生成し、画像形成部２４を制御して記録媒体上に当該画像を形成させるなどの方法で出力する。
Here, for example, the
例えばドキュメントデータＤが１ページ目から１０ページ目までの１０個のページデータを含んでなり、代表となるページデータとして１ページ目のページデータが選択され、当該１ページ目のページデータを表す画像が代表画像としてドキュメント検索キー媒体Ｍに形成されていたものとする。この場合、Ｓ１５の処理においてドキュメント出力装置２０は、ドキュメントデータＤに含まれる２ページ目から１０ページ目までの９個のページデータに基づく画像を記録媒体上に形成する。これにより、各ページデータの内容が表された９枚の記録媒体が生成される。この９枚の記録媒体と、１ページ目のページデータに基づく画像が形成され、蓄積場所参照情報の記録されたドキュメント検索キー媒体Ｍとを併せることで、ユーザはドキュメントデータＤ全体の出力結果である、１ページ目から１０ページ目までの１０個のページデータの内容をそれぞれ表す１０枚の記録媒体を得ることができる。 For example, the document data D includes 10 page data from the first page to the tenth page, and the page data of the first page is selected as the representative page data, and the image represents the page data of the first page. Is formed on the document search key medium M as a representative image. In this case, in the process of S15, the document output device 20 forms an image based on the nine page data from the second page to the tenth page included in the document data D on the recording medium. As a result, nine recording media representing the contents of each page data are generated. By combining these nine recording media with the document search key medium M on which the image based on the page data of the first page is formed and the storage location reference information is recorded, the user can obtain the output result of the entire document data D. It is possible to obtain 10 recording media each representing the contents of 10 page data from the first page to the tenth page.
この方法によれば、ドキュメント検索キー媒体Ｍはドキュメント出力装置２０に読み取られることでユーザがドキュメントデータを取得する用に供されるとともに、当該ドキュメントデータの出力結果そのものの一部としてもユーザの用に供されることとなる。これにより、ドキュメントデータ出力の際に消費される記録媒体の枚数を減らすことができる。 According to this method, the document search key medium M is read by the document output device 20 so that the user can obtain the document data, and the user can also use the document search key medium M as a part of the output result of the document data. It will be offered to. As a result, the number of recording media consumed when outputting document data can be reduced.
なお、ここで、Ｓ１１の出力要求においてドキュメントデータＤを複数の部数出力することが要求された場合、ドキュメント出力装置２０は複数の部数のうちの１部についてのみ代表画像に対応するページデータを出力対象から除外することとし、残りの部数については代表画像に対応するページデータの全体を出力対象とすることとしてもよい。 Here, when it is requested to output a plurality of copies of the document data D in the output request of S11, the document output device 20 outputs page data corresponding to the representative image for only one of the plurality of copies. It may be excluded from the target, and for the remaining number of copies, the entire page data corresponding to the representative image may be output.
また、これまでの説明においては、ドキュメント検索キー媒体Ｍには代表画像が形成されるとともに蓄積場所参照情報のみが記録されることとしたが、これ以外の情報が記録されることとしてもよい。具体的に、制御部１１は、例えばドキュメントデータＤをユーザが利用する際の制限条件を表すコンピュータ可読な利用制限情報を併せてドキュメント検索キー媒体に記録することとしてもよい。ここで、利用制限情報は、例えばユーザがドキュメントデータＤを記録媒体上に形成可能な期限日時を表す期限日時情報と、ユーザがドキュメントデータＤを記録媒体上に形成する部数の上限値を表す出力部数制限情報と、ユーザがドキュメントデータＤを利用できる利用形態の制限に関する利用形態制限情報と、の少なくともいずれか一つを含む情報である。これらの情報は、ユーザによって明示に指定されるものであってもよいし、蓄積されるドキュメントデータに対応づけられる属性情報に基づいて決定されてもよい。
In the above description, the representative image is formed and only the storage location reference information is recorded on the document search key medium M. However, other information may be recorded. Specifically, for example, the
具体例として、期限日時情報がドキュメント検索キー媒体Ｍに記録された場合、ドキュメント出力装置２０は、期限日時情報を読み取るとともに、期限日時情報を読みとった時点を表す現在日時情報を内蔵タイマ等に基づいて取得する。そして、期限日時情報と現在日時情報とを比較し、現在日時が期限日時以降である場合には、ドキュメントデータＤの出力を制限する。これにより、ドキュメントデータＤの出力期限をドキュメント検索キー媒体Ｍ上に記録された情報に基づいて管理し、ユーザによる期限を過ぎた出力を制限することができる。 As a specific example, when the expiration date / time information is recorded in the document search key medium M, the document output device 20 reads the expiration date / time information and the current date / time information indicating the time point when the expiration date / time information is read based on a built-in timer or the like. Get. Then, the expiration date / time information is compared with the current date / time information, and if the current date / time is after the expiration date / time, the output of the document data D is restricted. Thereby, the output time limit of the document data D can be managed based on the information recorded on the document search key medium M, and the output after the time limit by the user can be limited.
また、出力部数制限情報がドキュメント検索キー媒体Ｍに記録された場合、ドキュメント出力装置２０は、読み取った出力部数制限情報とユーザより出力要求のあった部数の情報とを比較し、出力要求のあった部数が出力部数制限情報により表される部数の上限値を上回る場合、ドキュメントデータＤの出力を中止したり、出力部数制限情報により表される部数のみを記録媒体上に形成したりする。これにより、ユーザによる上限値を超えた部数の出力を制限することができる。 When the output copy limit information is recorded on the document search key medium M, the document output device 20 compares the read output copy limit information with the information on the number of copies requested by the user, and determines whether there is an output request. When the number of copies exceeds the upper limit of the number of copies represented by the output copy number restriction information, the output of the document data D is stopped, or only the number of copies represented by the output copy number restriction information is formed on the recording medium. Thereby, the output of the number of copies exceeding the upper limit value by the user can be limited.
また、利用形態制限情報としては、例えばユーザの出力にパスワードが必要な旨を表す情報がある。このような情報が記録されたドキュメント検索キー媒体Ｍを所持するユーザは、ドキュメント出力装置２０に対して出力要求を行った場合に、パスワードの入力を要求される。ドキュメント出力装置２０は、ユーザの入力したパスワードを例えばドキュメント蓄積装置１０に送信し、ドキュメント蓄積装置１０の保持するユーザ管理データベースに含まれるパスワード情報と照合することにより認証処理を行う。そして、認証の結果正しいパスワードが入力されたと判定した場合のみドキュメントデータＤを出力し、それ以外の場合は出力を制限する。これにより、例えばドキュメント検索キー媒体Ｍを不正に入手したユーザがドキュメントデータＤを出力させることにより、機密情報が漏洩するなどの問題を防ぐことができる。 In addition, as usage pattern restriction information, for example, there is information indicating that a password is required for user output. A user who possesses a document search key medium M on which such information is recorded is requested to input a password when making an output request to the document output device 20. The document output device 20 transmits the password input by the user to the document storage device 10, for example, and performs authentication processing by comparing it with password information included in the user management database held by the document storage device 10. The document data D is output only when it is determined that the correct password has been input as a result of the authentication, and in other cases, the output is limited. Thereby, for example, when a user who has illegally obtained the document search key medium M causes the document data D to be output, problems such as leakage of confidential information can be prevented.
さらに、ドキュメント検索キー媒体Ｍには蓄積場所参照情報が複数記録されることとしてもよい。具体的には、例えばユーザの指定に基づいて複数の蓄積場所にドキュメントデータＤが蓄積された場合、それぞれの蓄積場所を表す蓄積場所参照情報が１枚のドキュメント検索キー媒体Ｍに記録される。ドキュメント出力装置２０は、ドキュメント検索キー媒体Ｍを読み取って得られた複数の蓄積場所参照情報のいずれかを所定の条件により選択し、選択した蓄積場所参照情報に基づいて対応する蓄積場所にアクセスし、ドキュメントデータＤを読み取る。また、選択した蓄積場所参照情報に基づいて蓄積場所にアクセスした際に、ドキュメントデータＤの読み取りに失敗した場合、他の蓄積場所参照情報に基づいて別の蓄積場所にアクセスし、ドキュメントデータＤを読み取ってもよい。 Furthermore, a plurality of storage location reference information may be recorded on the document search key medium M. Specifically, for example, when document data D is stored in a plurality of storage locations based on user designation, storage location reference information representing each storage location is recorded on one document search key medium M. The document output device 20 selects any one of a plurality of storage location reference information obtained by reading the document search key medium M according to a predetermined condition, and accesses the corresponding storage location based on the selected storage location reference information. Document data D is read. Further, when reading the document data D fails when accessing the storage location based on the selected storage location reference information, another document storage location is accessed based on the other storage location reference information, and the document data D is stored in the storage location reference information. You may read.
以上説明した本実施の形態によれば、ドキュメント蓄積装置１０はドキュメントデータの内容の一部を表す代表画像を形成するとともに、蓄積場所参照情報を記録したドキュメント検索キー媒体を生成し、ドキュメント出力装置２０は当該ドキュメント検索キー媒体を読み取ってドキュメントデータを検索し、出力する。これにより、ユーザは１枚のドキュメント検索キー媒体を持ち運ぶだけで容易にドキュメントデータの出力結果を入手することができ、利便性を向上できる。また、ドキュメント検索キー媒体をユーザの必要なドキュメントデータの出力結果の一部として利用することができ、記録媒体の消費を低減することができる。 According to the present embodiment described above, the document storage device 10 forms a representative image representing a part of the contents of the document data, generates a document search key medium recording the storage location reference information, and outputs the document output device. 20 reads the document search key medium to search and output the document data. As a result, the user can easily obtain the output result of the document data simply by carrying one document search key medium, and the convenience can be improved. Further, the document search key medium can be used as a part of the output result of the document data required by the user, and the consumption of the recording medium can be reduced.
なお、ドキュメント蓄積装置１０は、蓄積するドキュメントデータに対してアクセス制限などに関する属性情報を対応づけて記憶することとしてもよい。この属性情報は、例えばユーザごとのアクセス可否に関する情報や、当該ドキュメントデータの有効期限の情報、出力部数の上限値の情報などである。そして、ドキュメント蓄積装置１０は、ドキュメント出力装置２０より出力対象となるドキュメントデータの送信要求があったり、ユーザが直接ドキュメント蓄積装置１０に対してドキュメントデータの出力要求を行ったりした場合に、当該属性情報に基づいてドキュメントデータの出力を許可するか否か判定することとしてもよい。また、有効期限を過ぎたり、出力要求のあった部数が出力部数の上限値に達したりした場合、ドキュメントデータを削除したり、それ以降の出力要求に対する出力を制限したりすることとしてもよい。これにより、セキュリティを向上できる。 Note that the document storage device 10 may store attribute information related to access restrictions or the like in association with stored document data. This attribute information is, for example, information on whether access is possible for each user, information on the expiration date of the document data, information on the upper limit value of the number of copies. The document storage device 10 receives the attribute when the document output device 20 requests to send document data to be output, or when the user directly requests the document storage device 10 to output document data. It may be determined whether to permit output of document data based on the information. Further, when the expiration date has passed or the number of copies requested for output reaches the upper limit value of the number of copies, the document data may be deleted or the output for subsequent output requests may be limited. Thereby, security can be improved.
１０ ドキュメント蓄積装置、１１，２１ 制御部、１２，２２ 記憶部、１３，２３ 通信部、１４，２４ 画像形成部、２０ ドキュメント出力装置、２５ 操作部、２６ 画像読み取り部、３０ 通信ネットワーク。 DESCRIPTION OF SYMBOLS 10 Document storage device, 11, 21 Control part, 12, 22 Storage part, 13, 23 Communication part, 14, 24 Image formation part, 20 Document output device, 25 Operation part, 26 Image reading part, 30 Communication network.
Claims (6)
当該処理対象となったドキュメントデータを蓄積する蓄積手段と、
前記処理対象となったドキュメントデータに含まれるページデータから代表となるページデータを選択し、当該選択したページデータに基づく画像を代表画像として生成する代表画像生成手段と、
前記生成した代表画像を形成するとともに、前記処理対象となったドキュメントデータの蓄積場所を表すコンピュータ可読な参照情報を記録した記録媒体を、ドキュメント検索キー媒体として生成するキー媒体生成手段と、
を含み、
前記ドキュメント検索キー媒体が、当該媒体上に形成されている代表画像を含むドキュメントデータの検索処理に供されることを特徴とするドキュメント処理装置。 Acquires document data including multiple page data to be formed, and uses the acquired document data as a processing target.
Storage means for storing the document data to be processed;
Representative image generation means for selecting representative page data from page data included in the document data to be processed, and generating an image based on the selected page data as a representative image;
A key medium generating unit that forms the generated representative image and generates a recording medium that records computer-readable reference information representing a storage location of the document data to be processed as a document search key medium;
Including
A document processing apparatus, wherein the document search key medium is used for a search process of document data including a representative image formed on the medium.
前記蓄積手段に蓄積されているドキュメントデータに含まれるページデータのうち、代表となるページデータに基づく画像が代表画像として形成され、当該ドキュメントデータの蓄積場所を表す参照情報が記録された記録媒体から、当該記録された参照情報を読み取る参照情報読み取り手段と、
当該読み取った参照情報に基づき、前記蓄積手段の対応する蓄積場所からドキュメントデータを読み出すドキュメントデータ読み出し手段と、
当該読み出したドキュメントデータのうち、前記代表画像に対応するページデータ以外のページデータに基づく画像を記録媒体上に形成する画像形成手段と、
を含み、
前記参照情報の記録された記録媒体と、前記形成された記録媒体とが、ドキュメントデータ全体の出力結果としてユーザの用に供されることを特徴とするドキュメント処理装置。 It is connected to a storage means for storing document data so as to be accessible,
Among the page data included in the document data stored in the storage means, an image based on the representative page data is formed as a representative image, and from a recording medium on which reference information indicating the storage location of the document data is recorded A reference information reading means for reading the recorded reference information;
Document data reading means for reading out document data from the corresponding storage location of the storage means based on the read reference information;
Image forming means for forming an image based on page data other than the page data corresponding to the representative image of the read document data on a recording medium;
Including
The document processing apparatus, wherein the recording medium on which the reference information is recorded and the formed recording medium are provided for a user as an output result of the entire document data.
前記キー媒体生成手段は、さらに前記処理対象となったドキュメントデータをユーザが利用する際の制限条件を表すコンピュータ可読な利用制限情報を記録したドキュメント検索キー媒体を生成することを特徴とするドキュメント処理装置。 The document processing apparatus according to claim 1, wherein
The key medium generating means further generates a document search key medium in which computer-readable use restriction information representing restriction conditions when a user uses the document data to be processed is recorded. apparatus.
前記利用制限情報は、ユーザが前記ドキュメントデータを記録媒体上に形成可能な期限日時を表す期限日時情報と、ユーザが前記ドキュメントデータを記録媒体上に形成する部数の上限値を表す出力部数制限情報と、ユーザが前記ドキュメントデータを利用できる利用形態の制限に関する利用形態制限情報と、の少なくともいずれか一つを含む
ことを特徴とするドキュメント処理装置。 The document processing apparatus according to claim 3,
The usage restriction information includes deadline date and time information that represents a deadline date and time when the user can form the document data on a recording medium, and output copy number restriction information that represents an upper limit of the number of copies that the user forms the document data on the recording medium And at least one of usage pattern restriction information regarding restrictions on usage patterns in which the user can use the document data.
当該処理対象となったドキュメントデータを蓄積手段に蓄積させるステップと、
前記処理対象となったドキュメントデータに含まれるページデータから代表となるページデータを選択し、当該選択したページデータに基づく画像を代表画像として生成するステップと、
画像形成手段に、前記生成した代表画像を形成させるとともに、前記処理対象となったドキュメントデータの蓄積場所を表すコンピュータ可読な参照情報を記録した記録媒体を、ドキュメント検索キー媒体として生成させるステップと、
を含み、
前記ドキュメント検索キー媒体が、当該媒体上に形成されている代表画像を含むドキュメントデータの検索処理に供されることを特徴とするドキュメント処理装置の制御方法。 Acquires document data including multiple page data to be formed, and uses the acquired document data as a processing target.
Storing the document data to be processed in the storage means;
Selecting representative page data from page data included in the document data to be processed, and generating an image based on the selected page data as a representative image;
Causing the image forming means to form the generated representative image and generating a recording medium on which computer-readable reference information representing a storage location of the document data to be processed is recorded as a document search key medium;
Including
A method for controlling a document processing apparatus, wherein the document search key medium is used for a search process of document data including a representative image formed on the medium.
当該処理対象となったドキュメントデータを蓄積手段に蓄積させる手段、
前記処理対象となったドキュメントデータに含まれるページデータから代表となるページデータを選択し、当該選択したページデータに基づく画像を代表画像として生成する手段、及び
画像形成手段に、前記生成した代表画像を形成させるとともに、前記処理対象となったドキュメントデータの蓄積場所を表すコンピュータ可読な参照情報を記録した記録媒体を、ドキュメント検索キー媒体として生成させる手段、
としてコンピュータを機能させ、
前記ドキュメント検索キー媒体が、当該媒体上に形成されている代表画像を含むドキュメントデータの検索処理に供されることを特徴とするプログラム。
Acquires document data including multiple page data to be formed, and uses the acquired document data as a processing target.
Means for storing the document data to be processed in the storage means;
Means for selecting representative page data from page data included in the document data to be processed, generating an image based on the selected page data as a representative image, and generating the representative image in the image forming means; And a means for generating, as a document search key medium, a recording medium on which computer-readable reference information representing a storage location of the document data to be processed is recorded,
Function as a computer
A program characterized in that the document search key medium is used for search processing of document data including a representative image formed on the medium.
Priority Applications (1)
| Application Number | Priority Date | Filing Date | Title |
|---|---|---|---|
| JP2006017256A JP2007201765A (en) | 2006-01-26 | 2006-01-26 | Document processor, control method and program therefor |
Applications Claiming Priority (1)
| Application Number | Priority Date | Filing Date | Title |
|---|---|---|---|
| JP2006017256A JP2007201765A (en) | 2006-01-26 | 2006-01-26 | Document processor, control method and program therefor |
Publications (1)
| Publication Number | Publication Date |
|---|---|
| JP2007201765A true JP2007201765A (en) | 2007-08-09 |
Family
ID=38455904
Family Applications (1)
| Application Number | Title | Priority Date | Filing Date |
|---|---|---|---|
| JP2006017256A Pending JP2007201765A (en) | 2006-01-26 | 2006-01-26 | Document processor, control method and program therefor |
Country Status (1)
| Country | Link |
|---|---|
| JP (1) | JP2007201765A (en) |
Cited By (2)
| Publication number | Priority date | Publication date | Assignee | Title |
|---|---|---|---|---|
| JP2009301307A (en) * | 2008-06-13 | 2009-12-24 | Konica Minolta Business Technologies Inc | Representative image extraction method and job analyzing program |
| JP2010130410A (en) * | 2008-11-28 | 2010-06-10 | Oki Data Corp | Image processor |
-
2006
- 2006-01-26 JP JP2006017256A patent/JP2007201765A/en active Pending
Cited By (3)
| Publication number | Priority date | Publication date | Assignee | Title |
|---|---|---|---|---|
| JP2009301307A (en) * | 2008-06-13 | 2009-12-24 | Konica Minolta Business Technologies Inc | Representative image extraction method and job analyzing program |
| JP4640713B2 (en) * | 2008-06-13 | 2011-03-02 | コニカミノルタビジネステクノロジーズ株式会社 | Representative image extraction method and job analysis program |
| JP2010130410A (en) * | 2008-11-28 | 2010-06-10 | Oki Data Corp | Image processor |
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