JP2007128370A - 文書管理サーバー、文書管理システム、文書管理方法、文書管理プログラム - Google Patents

Abstract

【課題】利用者に煩雑な操作を強いることなく紙媒体に記録された情報をテキストデータ化し、これを複数の利用者により効率的に共有することができる文書管理システム等を提供すること
【解決手段】文書管理サーバー４０は、データ変換手段４３を備え、複写装置２０により紙媒体の複写が行われたときに複写装置２０が生成した画像データを取得してこれをテキストデータに変換する。キーワード抽出手段４４がテキストデータからキーワードを抽出し、データベースアクセス手段４５がテキストデータとキーワードを対応付けて文書情報データベース５０に登録する。
【選択図】図１

Description

本発明は、紙媒体に記録された情報を電子データ化して管理および利用する技術に関し、特に情報の電子化のための作業量を軽減することができる文書管理方法等に関する。

紙資料はそれを入手した者が原本を保管し、必要に応じて複写機などで複写したコピーを関係者に配布して利用していた。この場合、原本を所持している者と仕事上で交流がなければ、紙資料の存在を知ることができず、有益な情報があるにも関わらず、それを利用することができないという問題点があった。
このような、紙資料の不便さを解消するための技術として、たとえば、複写機等を用いた文書管理システムが特許文献１に記載されている。この文書管理システムでは、印刷するデータにこのデータを特定する付加情報を加えて電子化データとして保管し、付加情報に基づいて文書データを検索する。

特開２００４−１１２５６７

しかし、上記の従来の文書管理システムでは、電子化データは画像データであるから、付加情報により電子化データと画像データを関連付けることはできるものの、電子データをテキストとして検索することはできない。
そのため、テキスト検索を行う場合には、たとえば、スキャナーなどの装置を使って紙資料の内容を画像データ化し、このデータをＯＣＲソフトに取り込んでテキストデータに変換し、テキストデータに適当なインデックスを付けてデータベースに登録するといった複雑な手順を踏まなければならなかった。

そこで、本発明は、利用者に煩雑な操作を強いることなく紙媒体に記録された情報をテキストデータ化し、これを複数の利用者により効率的に共有することができる文書管理システム等を提供することをその目的とする。

本発明の、文書管理サーバーは、データ変換手段を備え、複写装置により紙媒体の複写が行われたときに複写装置が取得した画像データを取得してこれをテキストデータに変換する。キーワード抽出手段がテキストデータからキーワードを抽出し、データベース登録手段がテキストデータとキーワードを対応付けて文書情報データベースに登録する。ここで、「紙媒体」とは、紙に限らず、合成樹脂製のフィルム等その表面に文字や図形を人間が肉眼で認識できるように記録する一切の記録媒体を言う（請求項１ないし請求項５）。

上記文書管理サーバーによれば、画像データの取得は、利用者が紙媒体の複写を複写装置を利用して行った際に自動的に行われる。また、画像データのテキストデータへの変換とテキストデータからのキーワードの抽出は、データ変換手段とキーワード抽出手段により自動的に行われる。
そのため、利用者に煩雑な操作を強いることなく紙媒体に記録された情報をテキストデータ化することができる。
また、テキストデータとキーワードはデータベース登録手段により自動的に文書情報データベースに登録されるから、テキストデータを複数の利用者により効率的に共有することができる。

上記文書管理サーバーにおいて、利用者端末から受信した検索キーワードをキーとして文書情報データベースを検索し、検索キーワードと一致するキーワードを含むテキストデータを取得しこのテキストデータを利用者端末に送信するデータベース検索手段を備えるようにしてもよい（請求項２）。
このようにすれば、文書情報データベースに登録されているキーワードを用いて検索することができるから、テキストデータ全体を検索する場合に比べ、検索を高速に行うことができる。

上記文書管理サーバーにおいて、データベース検索手段は、検索キーワードを含むテキストデータのタイトル一覧を取得してこれを利用者端末に送信し、タイトル一覧から利用者端末が選択したタイトルに対応するテキストデータを利用者端末に送信するようにしてもよい（請求項３）。
このようにすれば、利用者端末と文書管理サーバーとの間で送受信されるデータの量を削減することができる。

上記文書管理サーバーにおいて、データベース登録手段は、複写を行った利用者を特定する複写者ＩＤをテキストデータと対応付けて文書情報データベースに登録し、文書管理サーバーは、複写者ＩＤと検索キーワードを送信した利用者を特定する利用者ＩＤとが一致するテキストデータのキーワードから頻出キーワードを抽出し、この頻出キーワードに関連する語句を含み、かつ、複写者ＩＤが利用者ＩＤと異なるテキストデータを利用者端末に送信するようにしてもよい（請求項４）。
このようにすれば、検索キーワードを送信した利用者以外の利用者が過去に複写を行った紙媒体に記録された情報から、検索キーワードを送信した利用者が興味を持つ可能性が高い情報を選択することができる。

上記文書管理サーバーにおいて、文書情報データベースには、複写機を使用する事業者以外の者から提供された外部テキストデータも登録されていて、データベース検索手段は、外部テキストデータも検索対象に含めるようにしてもよい（請求項５）。
このようにすれば、より広い範囲の情報を検索し利用者に提供することができる。

本発明の文書管理システムは、複写装置と文書管理サーバーと文書情報データベースとにより構成される。
複写装置は、画像データ取得手段と画像データ送信手段を備え、複写の対象となった紙媒体から画像データを取得して文書管理サーバーに送信する
文書管理サーバーは、データ変換手段を備え、複写装置から受信した画像データをテキストデータに変換する。キーワード抽出手段がテキストデータからキーワードを抽出し、データベース登録手段がテキストデータとキーワードを対応付けて文書情報データベースに登録する。（請求項６ないし請求項１０）。

上記文書管理システムによれば、画像データの取得は、利用者が紙媒体の複写を複写装置を利用して行った際に自動的に行われる。また、画像データのテキストデータへの変換とテキストデータからのキーワードの抽出は、データ変換手段とキーワード抽出手段により自動的に行われる。
そのため、利用者に煩雑な操作を強いることなく紙媒体に記録された情報をテキストデータ化することができる。
また、テキストデータとキーワードはデータベース登録手段により自動的に文書情報データベースに登録されるから、テキストデータを複数の利用者により効率的に共有することができる。

上記文書管理システムにおいて、文書情報データベースに登録されたテキストデータを利用する利用者が操作する利用者端末を備え、利用者端末は、文書情報データベースに登録されたテキストデータを検索するための検索キーワードを文書管理サーバーに送信する検索キーワード送信手段を備え、文書管理サーバーは、利用者端末から受信した検索キーワードをキーとして文書情報データベースを検索し、検索キーワードと一致するキーワードを含むテキストデータを取得しこのテキストデータを利用者端末に送信するデータベース検索手段を備えるようにしてもよい（請求項７）。
このようにすれば、文書情報データベースに登録されているキーワードを用いて検索することができるから、テキストデータ全体を検索する場合に比べ、検索を高速に行うことができる。

上記文書管理システムにおいて、データベースアクセス手段は、検索キーワードを含むテキストデータのタイトル一覧を取得してこれを利用者端末に送信し、タイトル一覧から利用者端末が選択したタイトルに対応するテキストデータを利用者端末に送信するようにしてもよい（請求項８）。
このようにすれば、利用者端末と文書管理サーバーとの間で送受信されるデータの量を削減することができる。

上記文書管理システムにおいて、画像データ送信手段は、複写を行った利用者を特定する複写者ＩＤを文書管理サーバーに送信し、検索キーワード送信手段は、検索キーワードを指定した利用者を特定する利用者ＩＤを文書管理サーバーに送信し、文書管理サーバーは、複写者ＩＤと利用者ＩＤとが一致するテキストデータのキーワードから頻出キーワードを抽出し、この頻出キーワードに関連する語句を含み、かつ、複写者ＩＤが利用者ＩＤと異なるテキストデータを利用者端末に送信する頻出キーワード抽出手段を備えるようにしてもよい（請求項９）。
このようにすれば、検索キーワードを送信した利用者以外の利用者が過去に複写を行った紙媒体に記録された情報から、検索キーワードを送信した利用者が興味を持つ可能性が高い情報を選択することができる。

上記文書管理システムにおいて、文書情報データベースには、複写機を使用する事業者以外の者から提供された外部テキストデータも登録されており、データベース検索手段は、外部テキストデータも検索対象に含め、タイトル一覧には、外部テキストデータのタイトルも含まれるようにしてもよい（請求項１０）。
このようにすれば、より広い範囲の情報を検索し利用者に提供することができる。

本発明の文書管理方法は、紙媒体に記録された情報の複写を行った複写装置から情報を画像として電子データ化した画像データを受信し、画像データからテキストを抽出し画像データをテキストデータに変換するデータ変換工程と、テキストデータからキーワードを抽出するキーワード抽出工程と、テキストデータとキーワードを対応付けて文書情報データベースに登録するデータベース登録工程と、情報を利用する利用者が操作する利用者端末から受信した検索キーワードをキーとして文書情報データベースを検索し、検索キーワードと一致するキーワードを含むテキストデータを取得しこのテキストデータを利用者端末に送信するデータベース検索工程とを備える（請求項１１）。

上記文書管理方法によれば、画像データの取得は、利用者が紙媒体の複写を複写装置を利用して行った際に自動的に行われる。また、画像データのテキストデータへの変換とテキストデータからのキーワードの抽出は、データ変換工程とキーワード抽出工程で自動的に行われる。
そのため、利用者に煩雑な操作を強いることなく紙媒体に記録された情報をテキストデータ化することができる。
また、テキストデータとキーワードはデータベース登録工程で自動的に文書情報データベースに登録されるから、テキストデータを複数の利用者により効率的に共有することができる。
さらに、データベース検索工程では、文書情報データベースに登録されているキーワードを用いて検索することができるから、テキストデータ全体を検索する場合に比べ、検索を高速に行うことができる。

本発明の文書管理プログラムは、コンピュータに、紙媒体に記録された情報の複写を行った複写装置から情報を画像として電子データ化した画像データを受信し、画像データからテキストを抽出し画像データをテキストデータに変換するデータ変換機能と、テキストデータからキーワードを抽出するキーワード抽出機能と、テキストデータとキーワードを対応付けて文書情報データベースに登録するデータベース登録機能と、情報を利用する利用者が操作する利用者端末から受信した検索キーワードをキーとして文書情報データベースを検索し、検索キーワードと一致するキーワードを含むテキストデータを取得しこのテキストデータを利用者端末に送信するデータベース検索機能とを実行させる（請求項１２）。

上記文書管理プログラムによれば、画像データの取得は、利用者が紙媒体の複写を複写装置を利用して行った際に自動的に行われる。また、画像データのテキストデータへの変換とテキストデータからのキーワードの抽出は、データ変換機能とキーワード抽出機能により自動的に行われる。
そのため、利用者に煩雑な操作を強いることなく紙媒体に記録された情報をテキストデータ化することができる。
また、テキストデータとキーワードはデータベース登録機能により自動的に文書情報データベースに登録されるから、テキストデータを複数の利用者により効率的に共有することができる。
さらに、データベース検索機能は、文書情報データベースに登録されているキーワードを用いて検索することができるから、テキストデータ全体を検索する場合に比べ、検索を高速に行うことができる。

本発明によれば、画像データの取得は、利用者が紙媒体の複写を複写装置を利用して行った際に自動的に行われる。また、画像データのテキストデータへの変換とテキストデータからのキーワードの抽出も自動的に行われる。
そのため、利用者に煩雑な操作を強いることなく紙媒体に記録された情報をテキストデータ化することができる。
また、テキストデータとキーワードはデータベース自動的に文書情報データベースに登録されるから、テキストデータを複数の利用者により効率的に共有することができる。

以下、図を参照しながら本発明の第１の実施形態である文書管理システム１０の構成と動作について説明する。
図１は、文書管理システム１０の構成を示すブロック図である。
文書管理システム１０は、ユーザー企業１に設置された複写機２０と利用者端末３０および文書管理サービス事業者２に設置された文書管理サーバー４０と文書情報データベース（ＤＢ）５０と事業者情報ＤＢ５１と利用者情報ＤＢ５２を備えている。文書管理サービス事業者２は、文書管理サービスの提供者であり、ユーザー企業１は、文書管理サービス事業者２と利用契約を結んだサービスの利用者である。

複写機（複写装置）２０は、たとえば、ＰＰＣ式複写機、ファクシミリ送受信機、プリンタ機能とコピー機能を備えた複合機能プリンタ、ハンディースキャナーなどの紙媒体に記録された情報を電子的な画像データとして取得する機能と、通信機能とを備えた機器である。複写機２０は、図１には１台だけを図示しているが複数台設置されていてもよい。
利用者端末３０は、ユーザー企業１に所属する利用者が文書管理システム１０を利用するために用いる端末装置で、たとえばパーソナルコンピューターや携帯電話機などの通信機能を備えインターネット３に接続可能な情報端末装置である。利用者端末３０も、複数台設置されていてもよい。
複写機２０と利用者端末３０は、それぞれ、ユーザーＬＡＮ(Local Area Network)４とインターネット３を介して、文書管理サーバー４０との間で通信をすることができる。

文書管理サーバー４０は、たとえば通信機能とデータベースアクセス機能を備えたサーバコンピュータであり、文書データをＯＣＲ（Optical Character Recognition）機能などを利用してテキストデータ化する機能と、テキスト化されたデータを分析しこのデータから主なキーワードを抽出する機能を備える。また、文書管理サーバー４０は、利用者端末３０からの要求に応じて、後述の文書情報ＤＢ５０を検索し、タイトル一覧等の情報を利用者端末３０に送信する機能も備えている。
文書情報ＤＢ５０は、文書管理サーバー４０によりテキスト化されたデータを蓄積するデータベース、事業者情報ＤＢ５１は、文書管理サービスを使用するユーザー企業に関する情報を蓄積するデータベース、利用者情報ＤＢ５２は、ユーザー企業に属し文書管理サービスを利用する利用者に関する情報を蓄積するデータベースである。これらのデータベースの詳細は、後述する。

図２は、複写機２０の構成を示す機能ブロック図である。
制御手段２１は、たとえば、図示しないＣＰＵがオペレーティングシステムやデバイスドライバを実行することにより実現され、複写機２０の各部の動作を制御する。
複写手段（画像データ取得手段）２２は、たとえば、紙媒体を透過した光をフォトダイオード等の撮像素子により電気信号に変換し、この信号をビットマップ等の電子的な画像データに変換する。データ取得手段２２は、取得した画像データを記憶手段２５に一時的に格納する。
入力手段２３は、たとえば、タッチパネルにより構成され、利用者はこれを用いて利用者ＩＤを入力する。
通信手段（画像データ送信手段）２４は、たとえばＩＥＥＥ(Institute of Electrical and Electronic Engineers)８０２．３の通信方式をサポートするＬＡＮアダプタであり、ユーザーＬＡＮ３とインターネット３を介してデータ取得手段２２が取得した画像データを文書管理サーバー４０に送信する。
記憶手段２５は、たとえばハードディスク装置により構成され、ユーザー企業１を特定する情報である事業者ＩＤ２５ａと複写機２０を特定する情報である機器ＩＤ２５ｂがあらかじめ格納されている。

図３は、利用者端末３０の構成を示す機能ブロック図である。
制御手段３１は、たとえば、図示しないＣＰＵがオペレーティングシステムやデバイスドライバを実行することにより実現され、利用者端末３０の各部の動作を制御する。
入力手段３２は、たとえばキーボードにより構成され、利用者が利用者ＩＤ等の情報を入力するために使用する。
出力手段３３は、たとえば液晶ディスプレイ装置により構成され、文書管理サーバ４０から送信されたデータ等を利用者が視認できるように表示する。
データベースアクセス手段（検索キーワード送信手段）３４は、たとえばＣＰＵにより実行されるデータベースアクセス用のクライアントソフトウェアにより実現される。データベースアクセス手段３４は、通信手段３５を介して、たとえばＳＱＬにより文書情報ＤＢ５０に問い合わせ（クエリー）を発行し、検索等を行う。
データベースアクセス手段３４の別の実現方法としては、たとえばＣＰＵにより実行され、文書管理サーバー４０で実行されるＷｅｂアプリケーションソフトウェアと連携して動作するＷｅｂブラウザにより実現することもできる。この場合、データベース操作機能はＷｅｂアプリケーションが担い、データベースアクセス手段３４は、利用者が検索キーワードを入力したり、検索結果を確認したりするためのユーザーインターフェイスとして機能する。
通信手段３５は、たとえばＩＥＥＥ８０２．３の通信方式をサポートするＬＡＮアダプタであり、ユーザーＬＡＮ３とインターネット３を介して文書管理サーバー４０との間で情報の送受信を行う。
記憶手段３６は、たとえばハードディスク装置により構成され、利用者端末が設置されている事業者を特定する情報である事業者ＩＤ３６ａがあらかじめ記憶されている。なお、事業者ＩＤ３６ａは、記憶手段３６ａには記憶しておかず、利用者が文書管理システム１０を利用する都度入力するようにしてもよい。

図４は、文書管理サーバー４０の構成を示す機能ブロック図である。
制御手段４１は、たとえば、図示しないＣＰＵがオペレーティングシステムやデバイスドライバを実行することにより実現され、文書管理サーバー４０の各部の動作を制御する。
入力手段４２は、たとえばキーボードにより構成され、文書管理サーバー４０の管理者が、管理上必要なコマンド等を入力するために使用する。
データ変換手段４３は、たとえばＯＣＲソフトウェアをＣＰＵが実行することにより実現される。データ変換手段４３は、複写機２０から受信し記憶手段４４に格納されている画像データ４７ａを読み出して画像から文字を抽出し、たとえばユニコードで表現されたテキストデータに変換する。データ変換手段４３は、生成したテキストデータを記憶手段４７に格納する。
キーワード抽出手段４４は、記憶手段４７からテキストデータを読み出して、このデータからキーワードを抽出し、記憶手段４７に格納する。
データベースアクセス手段（データベース登録手段、データベース検索手段）４５は、たとえば、ＣＰＵにより実行されるデータベース操作ソフトウェアにより実現され、たとえばＳＱＬを用いて文書情報ＤＢ５０、事業者情報ＤＢ５１、利用者情報５２に対してデータの登録、問い合わせの発行等を行う。また、利用者端末３０のデータベースアクセス手段３４が、データベース操作機能を持たない場合には、Ｗｅｂアプリケーションとして構成し、利用者端末３０に検索キーワード等を入力するユーザーインターフェイスを提供する。
データベースアクセス手段４５は、記憶手段４７からテキストデータ、キーワードを読み出し、これらのデータを通信手段４６を介して送信し文書情報ＤＢ５０に登録する。
通信手段４６は、たとえばＩＥＥＥ８０２．３の通信方式をサポートするＬＡＮアダプタであり、事業者ＬＡＮ４とインターネット３を介して複写機２０および利用者端末３０との間で情報の送受信を行う。通信手段４６は、また、事業者ＬＡＮ４０を介して文書情報ＤＢ５０、事業者情報ＤＢ５１、利用者情報ＤＢ５２と通信を行う。

図５は、文書管理サービス事業者２に設置されている各データベースのデータ構造を示す図である。
図５（ａ）を参照すると、事業者情報ＤＢ５１には、事業者ＩＤ５１ａに関連付けて、事業者名５１ｂ、住所５１ｃ、電話番号５１ｄが登録されている。これらのデータは、事業者がサービスに加入した際に、文書管理サービス事業者２によって登録される。
事業者ＩＤ５１ａは、文書サービスシステム１０を利用する事業者を特定する情報で、サービスへの加入時に文書管理サービス事業者により利用事業者に交付さる。
事業者名５１ｂは、事業者ＩＤ５１ａに対応する事業者の名称を示す文字列である。
住所５１ｃは、事業者ＩＤ５１ａに対応する事業者の住所を示す文字列である。
住所５１ｄは、事業者ＩＤ５１ａに対応する事業者の電話番号を示す文字列である。

図５（ｂ）を参照すると、利用者情報ＤＢ５２には、利用者ＩＤ５２ａに関連付けて、事業者ＩＤ５２ｂと氏名５２ｃが登録されている。これらのデータは、事業者がサービスに加入した際に、または新たな利用者の追加があった際に、文書管理サービス事業者２によって登録される。
利用者ＩＤ５２ａは、利用者個人を特定するための情報で、事業者がサービスへ加入した際に文書管理サービス事業者により利用者一人一人に交付される。
事業者ＩＤ５２ｂは、利用者ＩＤ５２ａに対応する利用者が属する事業者の事業者ＩＤである。
氏名５２ｃは、利用者ＩＤ５２ａに対応する利用者の氏名を示す文字列である。

図５（ｃ）を参照すると、文書情報ＤＢ５０には、文書ＩＤ５０ａに関連付けて、事業者ＩＤ５０ｂ、利用者ＩＤ５０ｃ、機器ＩＤ５０ｄ、テキスト５０ｅ、複数のキーワード５０ｇが登録されている。これらのデータは、文書管理サーバー４０からテキストデータとそれに付随するデータを受信した際に、１レコードずつ追加される。
文書ＩＤ５０ａは、文書管理サーバー４０から受信したテキストデータを特定するための情報で、たとえば受信順に付された通し番号である。
事業者ＩＤ５０ｂは、文書ＩＤ５０ａに対応するテキストデータを送信した機器が設置されている事業者の事業者ＩＤ（複写者ＩＤ）である。
利用者ＩＤ５０ｃは、文書ＩＤ５０ａに対応するテキストデータの抽出元となった紙文書の複写を行った利用者の利用者ＩＤである。
機器ＩＤ５０ｄは、文書ＩＤ５０ａに対応するテキストデータを抽出元となった画像データを取得した機器を特定するための情報であり、たとえば、機器の製造時に付与された製造番号である。
タイトル５０ｅは、文書ＩＤ５０ａに対応するテキストデータのタイトルを示す文字列である。
テキスト５０ｆは、文書ＩＤ５０ａに対応するテキストデータの内容である文字列である。
キーワード５０ｇは、文書ＩＤ５０ａに対応するテキストデータから文書管理サーバー４０が抽出したキーワードを示す文字列である。

次に、文書管理システム１０の動作について説明する。
図６は、文書管理システム１０のデータ登録動作を示すシーケンス図である。
利用者が複写機２０に利用者ＩＤを入力して紙資料の複写をする。利用者ＩＤは、制御手段２１によって記憶手段２５に格納される。複写が行われたときに、複写機２０のデータ取得手段２２は、複写の対象となった紙資料に記録されたデータを画像データとして取得し（Ｓ１０１）、この画像データを記憶手段２５に格納する。複写機２０の通信手段２４は、記憶手段２５から画像データ、利用者ＩＤ、あらかじめ格納されている事業者ＩＤ２３ａと機器ＩＤ２３ｂ（以下、これら４個のデータを「登録データ」を呼ぶ）を読み出して、インターネット３を介して文書管理サーバー４０に送信する（Ｓ１０２）。文書管理サーバー４０は、登録データを通信手段４６で受信し、記憶手段４７に格納する。このとき、文書管理サーバー４０の制御部４１は、受信したテキストデータに対応する文書ＩＤを生成し記憶手段４７に格納する。

文書管理サーバー４０のデータ変換手段４３は、記憶手段４７から画像データを読み出して、たとえばユニコード表現されたテキストデータに変換し（Ｓ１０３）、後続の処理のために記憶手段４７に格納する。この変換処理は、ＯＣＲソフトウェア等に用いられている公知の方法で行うことができる。
文書管理サーバー４０のキーワード抽出手段４４は、記憶手段４７からテキストデータを読み出して、このデータからキーワードを抽出し（Ｓ１０４）、記憶手段４７に格納する。このステップで、キーワード抽出手段４４が、たとえば、テキストデータの最初の何文字かをテキストデータのタイトルとして抽出するようにしてもよい。
データベースアクセス手段４５は、文書ＩＤ、事業者ＩＤ、利用者ＩＤ、機器ＩＤ、タイトル、テキストデータ、キーワードを記憶手段４７から読み出し、通信手段４６を介して文書情報ＤＢ５０に送信し、登録する（Ｓ１０５）。

図７は、文書情報ＤＢ５０にデータが蓄積された後、利用者が検索を行う場合の文書管理システム１０の動作を示すシーケンス図である。
利用者端末３０のデータベースアクセス手段３４は、入力手段３２を介して利用者により入力された検索キーワードを取得する（Ｓ１１１）。データベースアクセス手段３４は、記憶手段３６にあらかじめ記憶されている事業者ＩＤ３６ａを読み出し、検索キーワードとともに通信手段３５を介して、文書管理サーバー４０に送信する（Ｓ１１２）。
文書管理サーバー４０は、文書情報データベースを検索し、受信したキーワードと事業者ＩＤの両方を含むレコードのタイトル一覧を取得し（Ｓ１１３）、これを通信手段３４を介して利用者端末３０に送信する（Ｓ１１４）。
タイトル一覧を通信手段３５により受信した利用者端末３０は、これを出力手段３３に表示し利用者に提示する。データベースアクセス手段３４は、入力手段３２を介して利用者により入力された選択タイトルを取得する（Ｓ１１５）。データベースアクセス手段３４は、通信手段３５を介して選択タイトルを文書管理サーバー４０に送信する（Ｓ１１６）。
文書管理サーバー４０のデータベースアクセス手段４５は、選択タイトルを検索キーとして文書情報ＤＢ５０を検索し、選択タイトルと対応するテキストデータを取得し（Ｓ１１７）、利用者端末３０に送信する（Ｓ１１８）。

図８は、文書情報データベース５０に情報が蓄積された後、利用者が興味を持つと思われるデータを自動的に選択して利用者に提示する場合の文書管理システム１０の動作を示すシーケンス図である。
利用者端末３０のデータベースアクセス手段３４は、記憶手段３６にあらかじめ格納されている事業者ＩＤ３６ａと、入力手段３２により利用者が入力した利用者ＩＤを取得する（Ｓ１２１）。データベースアクセス手段３４は、これら２個のデータを通信手段３５を介して文書管理サーバー４０に送信する（Ｓ１２２）。
文書管理サーバー４０のデータベースアクセス手段４５は、利用者ＩＤと事業者ＩＤを検索キーとして文書情報データベース５０を検索し、利用者ＩＤのフィールドが検索キーと一致するレコードに含まれるキーワードの集合を取得する（Ｓ１２３）
頻出キーワード抽出手段４８は、Ｓ１２３で取得したキーワードの集合から頻出キーワードを抽出する。これは、たとえば、あらかじめ定めた閾値よりも出現回数の多いものを頻出キーワードと判定することにより行う（Ｓ１２４）。

データベースアクセス手段４５は、頻出キーワードと関連するキーワードを含み、かつ、利用者ＩＤのフィールドが利用者端末から受信したものと一致せず、事業者ＩＤのフィールドが利用者端末から受信したものと一致するレコードのタイトルの一覧を取得する（Ｓ１２５）。ここで、頻出キーワードと関連するキーワードの判定は、たとえば、文書管理サーバー４０または文書情報ＤＢ５０のいずれかにシソーラス（類義語辞書）をそなえ、このシソーラスで頻出キーワードと関連語とされている語を「関連するキーワード」と判定することができる。データベースアクセス手段４５は、タイトル一覧を利用者端末３０に送信する（Ｓ１２６）。
タイトル一覧を通信手段３５により受信した利用者端末３０は、これを出力手段３３に表示し利用者に提示する。データベースアクセス手段３４は、入力手段３２を介して利用者により入力された選択タイトルを取得する（Ｓ１２７）。データベースアクセス手段３４は、通信手段３５を介して選択タイトルを文書管理サーバー４０に送信する（Ｓ１２８）。
文書管理サーバー４０のデータベースアクセス手段４５は、選択タイトルを検索キーとして文書情報ＤＢ５０を検索し、選択タイトルと対応するテキストデータを取得し（Ｓ１２９）、利用者端末３０に送信する（Ｓ１３０）。

文書管理システム１０によれば、画像データの取得は、利用者が紙媒体の複写を複写機２０を利用して行った際に自動的に行われる。また、画像データのテキストデータへの変換とテキストデータからのキーワードの抽出は、データ変換手段４３とキーワード抽出手段４４により自動的に行われる。
そのため、利用者に煩雑な操作を強いることなく紙媒体に記録された情報をテキストデータ化することができる。
また、テキストデータとキーワードはデータベースアクセス手段により自動的に文書情報ＤＢ５０に登録されるから、テキストデータを複数の利用者により効率的に共有することができる。

文書管理システム１０によれば、データベースアクセス手段４５は、文書情報ＤＢ５０に登録されているキーワードを用いて検索することができるから、テキストデータ全体を検索する場合に比べ、検索を高速に行うことができる。

文書管理システム１０によれば、データベースアクセス手段４５は、テキストデータを送信する前にタイトル一覧を利用者端末３０に送信し、利用者端末３０により選択されたテキストデータを送信するから利用者端末３０と文書管理サーバー４０との間で送受信されるデータの量を削減することができる。

文書管理システム１０によれば、頻出キーワード抽出手段４８が、検索キーワードを送信した利用者が過去に複写をした紙媒体から取得したテキストデータから頻出キーワードを抽出する。データベースアクセス手段４５は、頻出キーワードに関連のある語をキーワードとして含むテキストデータの一覧を利用者端末１０に送信する。
そのため、検索キーワードを送信した利用者は、他の利用者が過去に複写を行った紙媒体に記録された情報から、自分が興味を持つ情報を選択し、取得することができる。利用者はキーワードと自己の利用者ＩＤを送信するだけでよいから、利用者がテキストデータの取得元となった紙資料の存在を知らない場合でも、その資料に記録された情報を取得することができる。

次に、図を参照しながら本発明の第２の実施形態である文書管理システム１１の構成と動作について説明する。文書管理システム１１は、その構成の多くが文書管理システム１０と共通するので、文書管理システム１０と異なる点を中心に説明する。
図９は、文書管理システム１１の構成を示すブロック図である。
文書管理システム１１は、図１の文書管理システム１の構成要素に加えて、コンテンツ提供サービス事業者６に設置されたコンテンツ配信サーバー６０とコンテンツＤＢ６１とを備えている。コンテンツ配信サーバー６０とコンテンツＤＢ６１は、コンテンツ事業者ＬＡＮ７を介してインターネット３に接続されている。

コンテンツ配信サーバー６０は、通信機能とデータベースアクセス機能とを備えたサーバコンピュータで、インターネット３を介して他の機器から送信された配信要求に応じて、コンテンツＤＢ６１に登録されている文書等の電子的データ（以下、コンテンツと言う）を要求元の機器に送信する。
コンテンツＤＢ６１は、配信用のコンテンツを格納したデータベースである。図１１（ａ）に、コンテンツＤＢ６１のデータ構造の一例を示す。
コンテンツＤＢ６１には、コンテンツＩＤ６１ａに関連付けて、タイトル６１ｂ、日付６１ｃ、テキスト６１ｄ、キーワード６１ｅが登録されている。
コンテンツＩＤ６１ａは、登録されているコンテンツを特定する情報であり、たとえば、データの取得順に付された通し番号である。
タイトル６１ｂは、コンテンツのタイトルを示す文字列である。
日付６１ｃは、コンテンツが作成された年月日を示す文字列である。
テキスト６１ｄは、コンテンツの内容である文字列である。
キーワード６１ｅは、テキスト６１ｄに含まれるキーワードである。キーワードは複数登録することができる。

図１０は、図９の文書管理サーバー４０ａの構成を示す機能ブロック図である。
文書管理サーバー４０ａは、図４に示した文書管理サーバー４０の各構成要素に加えて課金処理手段４９と課金処理ＤＢ６２を備えている。
課金処理手段４９は、コンテンツ配信サーバーから取得して利用者端末３０に配信したコンテンツについての課金処理を実行する。
図１１（ｂ）に、課金処理ＤＢ６２のデータ構造の一例を示す。
課金処理ＤＢ６２には、コンテンツＩＤ６２ａに関連付けて、事業者ＩＤ６２ｂ、利用回数６２ｃ、単価６２ｄ、利用額６２ｅが登録されている。
コンテンツＩＤ６２ａは、配信したコンテンツを特定する情報で、図１１（ａ）のコンテンツＩＤ６１ａに対応する。
事業者ＩＤ６２ｂは、コンテンツの配信を受けた事業者を特定する情報で、図５（ａ）の事業者ＩＤ５１ａに対応する。
利用回数６２ｃは、コンテンツＩＤ６２ａに対応するコンテンツが事業者ＩＤ６２ｂに対応する事業者に配信された回数を示す数値である。
単価６２ｄは、コンテンツ毎にあらかじめ定められた配信１回あたりの利用料金である。
利用額６２ｅは、コンテンツ毎に集計された利用料金で、利用回数６２ｃと単価６２ｄを乗じて得られた数値である。

複写機２０と利用者端末３０の構成は、図２および図３に示した文書管理システム１０の場合と同様であるから説明を省略する。文書情報ＤＢ５０、事業者ＤＢ５１、利用者情報ＤＢ５２のデータ構造もそれぞれ図５（ｃ）、（ａ）、（ｂ）に示したものと同様であるから説明を省略する。

図１２は、文書管理システム１１の動作を示すシーケンス図である。文書情報ＤＢ５０には、図６に示したものと同様の手順でテキストデータ等が蓄積されているという前提で説明する。
利用者端末３０のデータベースアクセス手段３４は、入力手段３２を介して利用者により入力された検索キーワードを取得する（Ｓ１４１）。データベースアクセス手段３４は、記憶手段３６にあらかじめ記憶されている事業者ＩＤ３６ａを読み出し、検索キーワードとともに通信手段３５を介して、文書管理サーバー４０に送信する（Ｓ１４２）。これを受信した文書管理サーバー４０の通信手段４６は、検索キーワードをコンテンツ配信サーバー６０に転送する（Ｓ１４３）。
コンテンツ配信サーバー６０は、受信した検索キーワードをキーとしてコンテンツＤＢ６１を検索し、検索キーワードと一致するキーワードを含むコンテンツのタイトル一覧を取得し（Ｓ１４４）、これを文書管理サーバー４０に送信する（Ｓ１４５）。
文書管理サーバー４０のデータベースアクセス手段４５は、図７のＳ１１３に示したものと同様の手順で文書情報ＤＢ６０を検索し、検索キーワードと一致するキーワードを含むテキストデータのタイトル一覧を取得する（Ｓ１４６）。データベースアクセス手段４５は、このタイトル一覧とコンテンツ配信サーバー６０から受信したタイトル一覧を通信手段４６を介して利用者端末３０に送信する（Ｓ１４７）。

タイトル一覧を通信手段３５により受信した利用者端末３０は、これを出力手段３３に表示し利用者に提示する。データベースアクセス手段３４は、入力手段３２を介して利用者により入力されたコンテンツまたはテキストデータの選択タイトルを取得する（Ｓ１４８）。ここでは、選択タイトルとしてコンテンツＤＢに格納されているコンテンツのタイトルが選択されてものとして説明する。利用者端末３０のデータベースアクセス手段３４は、通信手段３５を介して選択タイトルを文書管理サーバー４０に送信する（Ｓ１４９）。これを受信したコンテンツ配信サーバー４０の通信手段４５は、選択タイトルをコンテンツ配信サーバー６０に転送する（Ｓ１５０）。
コンテンツ配信サーバー６０は、選択タイトルを検索キーとしてコンテンツＤＢ６１を検索し、選択タイトルと対応するコンテンツを取得し（Ｓ１５１）、これを文書管理サーバー４０に送信する（Ｓ１５２）。
文書管理サーバー４０のデータベースアクセス手段４５は、受信したコンテンツを文書情報ＤＢに登録し（Ｓ１５３）、通信手段４６は、利用者端末３０に送信する（Ｓ１５４）。
課金処理手段４９は、課金ＤＢ６２の送信したコンテンツに対応するレコードの利用回数６２ｃに１を加算するとともに更新後の利用回数６２ｃと単価６２ｄを乗じて得られた数値で利用額６２ｅを更新する（Ｓ１５５）。

文書管理システム１１によれば、データベースアクセス手段４５が、コンテンツＤＢ６１に登録されているコンテンツも検索するから、利用者は、ユーザー企業１の社内で収集された情報だけでなく、コンテンツ提供サービス事業者６から提供された情報も利用することができる。

本発明の第１の実施形態である文書管理システムの全体図である。 図１の複写機の機能ブロック図である。 図１の利用者端末の機能ブロック図である。 図１の文書管理サーバーの機能ブロック図である。 図５（ａ）は、事業者情報ＤＢのデータ構造を示す図である。図５（ｂ）は、利用者情報ＤＢのデータ構造を示す図である。図５（ｃ）は、文書情報ＤＢのデータ構造を示す図である。 図１の文書管理システムのデータ登録動作を示すシーケンス図である。 図１の文書管理システムのデータ検索動作を示すシーケンス図である。 図１の文書管理システムのデータ検索動作を示すシーケンス図である。 本発明の第２の実施形態である文書管理システムの全体図である。 図９の文書管理サーバーの機能ブロック図である。 図１１（ａ）は、コンテンツＤＢのデータ構造を示す図である。図５（ｂ）は、課金ＤＢのデータ構造を示す図である。 図９の文書管理システムのデータ検索動作を示すシーケンス図である。

符号の説明

１０、１１ 文書管理システム
２０ 複写機（複写装置）
２１ 制御手段
２２ 複写手段（画像データ取得手段）
２３ 入力手段
２４ 通信手段（画像データ送信手段）
２５ 記憶手段
３０ 利用者端末
３１ 制御手段
３２ 入力手段
３３ 出力手段
３４ データベースアクセス手段（検索キーワード送信手段）
３５ 通信手段
３６ 記憶手段
４０、４０ａ 文書管理サーバー
４１ 制御手段
４２ 入力手段
４３ データ変換手段
４４ キーワード抽出手段
４５ データベースアクセス手段（データベース登録手段、データベース検索手段）
４６ 通信手段
４７ 頻出キーワード抽出手段
５０ 文書情報ＤＢ
５１ コンテンツＤＢ

Claims (12)

1. 紙媒体に記録された情報を管理する文書管理サーバーにおいて、
   前記紙媒体に記録された情報の複写を行った複写装置から前記情報を画像として電子データ化した画像データを受信し、前記画像データからテキストを抽出し前記画像データをテキストデータに変換するデータ変換手段と、
   前記テキストデータからキーワードを抽出するキーワード抽出手段と、
   前記テキストデータと前記キーワードを対応付けて文書情報データベースに登録するデータベース登録手段とを備えたことを特徴とした文書管理サーバー。
2. 利用者端末から受信した検索キーワードをキーとして前記文書情報データベースを検索し、前記検索キーワードと一致するキーワードを含む前記テキストデータを取得しこのテキストデータを前記利用者端末に送信するデータベース検索手段を備えたことを特徴とした請求項１に記載の文書管理サーバー。
3. 前記データベース検索手段は、前記検索キーワードを含む前記テキストデータのタイトル一覧を取得してこれを前記利用者端末に送信し、前記タイトル一覧から前記利用者端末が選択したタイトルに対応する前記テキストデータを前記利用者端末に送信することを特徴とした請求項２に記載の文書管理サーバー。
4. 前記データベース登録手段は、前記複写を行った利用者を特定する複写者ＩＤを前記テキストデータと対応付けて前記文書情報データベースに登録し、
   前記複写者ＩＤと前記検索キーワードを送信した前記利用者を特定する利用者ＩＤとが一致する前記テキストデータの前記キーワードから頻出キーワードを抽出し、この頻出キーワードに関連する語句を含み、かつ、前記複写者ＩＤが前記利用者ＩＤと異なるテキストデータを前記利用者端末に送信する頻出キーワード抽出手段を備えたことを特徴とした請求項２または請求項３に記載の文書管理サーバー。
5. 前記文書情報データベースには、前記複写機を使用する事業者以外の者から提供された外部テキストデータも登録されていて、前記データベース検索手段は、前記外部テキストデータも検索対象に含めることを特徴とした請求項２ないし請求項４のいずれかひとつに記載の文書管理サーバー。
6. 紙媒体に記録された情報の複写を行う複写装置と、前記情報を管理する文書管理サーバーと、電子データ化された前記情報を格納する文書情報データベースを備えた文書管理システムにおいて、
   前記複写装置は、
   前記複写を行う際に前記情報を画像データとして取得する画像データ取得手段と、
   前記画像データを前記文書管理サーバーへ送信する画像データ送信手段とを備え、
   前記文書管理サーバーは、
   前記複写装置から受信した前記画像データからテキストを抽出し前記画像データをテキストデータに変換するデータ変換手段と、
   前記テキストデータからキーワードを抽出するキーワード抽出手段と、
   前記テキストデータと前記キーワードを前記文書情報データベースに登録するデータベース登録手段とを備えたことを特徴とした文書管理システム。
7. 前記文書情報データベースに登録されたテキストデータを利用する利用者が操作する利用者端末を備え、
   前記利用者端末は、
   前記文書情報データベースに登録された前記テキストデータを検索するための検索キーワードを前記文書管理サーバーに送信する検索キーワード送信手段を備え、
   前記文書管理サーバーは、
   前記利用者端末から受信した前記検索キーワードをキーとして前記文書情報データベースを検索し、前記検索キーワードと一致するキーワードを含む前記テキストデータを取得しこのテキストデータを前記利用者端末に送信するデータベース検索手段を備えたことを特徴とした請求項６に記載の文書管理システム。
8. 前記データベースアクセス手段は、前記検索キーワードを含むテキストデータのタイトル一覧を取得してこれを前記利用者端末に送信し、前記タイトル一覧から前記利用者端末が選択したタイトルに対応する前記テキストデータを前記利用者端末に送信することを特徴とした請求項７に記載の文書管理システム。
9. 前記画像データ送信手段は、前記複写を行った前記利用者を特定する複写者ＩＤを前記文書管理サーバーに送信し、
   前記検索キーワード送信手段は、前記検索キーワードを指定した前記利用者を特定する利用者ＩＤを前記文書管理サーバーに送信し、
   前記文書管理サーバーは、
   前記複写者ＩＤと前記利用者ＩＤとが一致する前記テキストデータの前記キーワードから頻出キーワードを抽出し、この頻出キーワードに関連する語句を含み、かつ、前記複写者ＩＤが前記利用者ＩＤと異なるテキストデータを前記利用者端末に送信する頻出キーワード抽出手段を備えたことを特徴とした請求項７または請求項８に記載の文書管理システム。
10. 前記文書情報データベースには、前記複写機を使用する事業者以外の者から提供された外部テキストデータも登録されており、
    前記データベース検索手段は、前記外部テキストデータも検索対象に含め、前記タイトル一覧には、前記外部テキストデータのタイトルも含まれることを特徴とした請求項７ないし請求項９のいずれかひとつに記載の文書管理システム。
11. 紙媒体に記録された情報を管理する方法において、
    前記紙媒体に記録された情報の複写を行った複写装置から前記情報を画像として電子データ化した画像データを受信し、前記画像データからテキストを抽出し前記画像データをテキストデータに変換するデータ変換工程と、
    前記テキストデータからキーワードを抽出するキーワード抽出工程と、
    前記テキストデータと前記キーワードを対応付けて文書情報データベースに登録するデータベース登録工程と、
    前記情報を利用する利用者が操作する利用者端末から受信した検索キーワードをキーとして前記文書情報データベースを検索し、前記検索キーワードと一致するキーワードを含む前記テキストデータを取得しこのテキストデータを前記利用者端末に送信するデータベース検索工程とを備えたことを特徴とした文書管理方法。
12. 紙媒体に記録された情報を管理するプログラムにおいて、
    コンピュータに、
    前記紙媒体に記録された情報の複写を行った複写装置から前記情報を画像として電子データ化した画像データを受信し、前記画像データからテキストを抽出し前記画像データをテキストデータに変換するデータ変換機能と、
    前記テキストデータからキーワードを抽出するキーワード抽出機能と、
    前記テキストデータと前記キーワードを対応付けて文書情報データベースに登録するデータベース登録機能と、
    前記情報を利用する利用者が操作する利用者端末から受信した検索キーワードをキーとして前記文書情報データベースを検索し、前記検索キーワードと一致するキーワードを含む前記テキストデータを取得しこのテキストデータを前記利用者端末に送信するデータベース検索機能とを実行させることを特徴とした文書管理プログラム。

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