JP2007109115A - 期限切れオブジェクトの処理プログラム、期限切れオブジェクトの処理システムおよび期限切れオブジェクトの処理方法 - Google Patents

Abstract

【課題】オブジェクトの保存期限の管理およびそのオブジェクトの保存期限が到来した場合の対応を自動的に行うことができるようにし、あわせて操作者にとって真に不要なオブジェクトのみを削除することができる期限切れオブジェクトの処理プログラムを提供する。
【解決手段】オブジェクトの属性として、そのオブジェクトのＩＤ、そのオブジェクトが登録されている登録場所、そのオブジェクトの保存期限およびそのオブジェクトの保存期限が到来した場合の対応であるルールを記憶する属性記憶機能と、前記属性記憶機能によって記憶されている保存期限が到来した場合は、前記ルールに従って、そのオブジェクトを処理する期限切れ処理機能を有している。
【選択図】図１

Description

本発明は、コンピュータに、保存期限が過ぎたオブジェクトに対して処理を行う期限切れオブジェクトの処理プログラム、期限切れオブジェクトの処理システムおよび期限切れオブジェクトの処理方法に関する。

文書管理システムでは、文書が蓄積されすぎてディスク容量が不足するのを未然に防ぐために、管理者がシステム内の不要文書をまとめて削除することを支援する期限管理機能がある。その文書管理システムの期限管理機能は、文書に指定された期限を過ぎると、文書に対して、削除・移動・コピー等のアクションを自動で行うものである。

例えば、特許文献１ではファイル作成時にファイル作成者に保存期限を設定させ、保存期限が到来したファイルをシステムが自動的に削除する手法が記載されている。すなわち、予めファイル作成者が保存期限を設定でき、その期限が到来したファイルは自動的に削除されるので、操作員による誤消去を防止できるばかりではなく、媒体の有効活用やファイル管理上の混乱を防止することを目的としている。そして、その目的を達成するために、ファイル作成時にファイルの保存期限を設定させ、それを媒体中の管理テーブルに格納し、その後、その媒体中のファイルにアクセスする際に、コンピュータ中の現在日時と媒体中の保存期限を突き合わせ、保存期限が到来したかどうかを判別し、保存期限が到来したファイルを削除するようにしたものである。

また、非特許文献１には、保存期限設定として、文書やフォルダ、キャビネットには保存期限が設定可能であり、期限を過ぎた場合には、自動的にゴミ箱への移動や削除が行えることが記載されている。

特許文献２には、文書に対するアクセスの経過を、その文書の履歴として保存することで、過去のその文書の状態や、その文書に対して行った作業でその文書を検索可能とすることを目的としたものであり、履歴保存手段では、文書編集手段による編集の過程を編集履歴として保存し、文書検索手段による検索の過程を検索履歴として保存し、履歴検索条件入力手段では、文書をその作成・更新履歴内の操作に対し、前後状態・機能名・日時・実行者、検索履歴に対し、キー・結果・日時・検索者の組合せで検索が行え、履歴検索手段では、入力された履歴検索条件とその組合せに適合する履歴を検索し、該当する文書を取り出すことができる装置が記載されている。
特開平５−３３４１４１号公報 特許第２５８１３７５号公報 「ｉｍａｇｅＷＡＲＥ Ｄｏｃｕｍｅｎｔ Ｍａｎａｇｅｒ Ｗｏｒｋｇｒｏｕｐ／Ｅｎｔｅｒｐｒｉｓｅ（商標）」の機能紹介、［ｏｎｌｉｎｅ］、［平成１７年９月３０日検索］、インターネット＜ ＵＲＬ ： http://cweb.canon.jp/Product/appli/dmanager/w-function.html ＞

しかしながら、特許文献１のような従来の技術では、システムが自動的に文書を削除してしまうため、管理者・操作者にとって不要でない文書まで削除してしまうという問題点があった。また、非特許文献１のような従来の技術では、まだユーザが利用したい文書も移動してしまい、利用できなくなってしまうという問題があった。

また、公知となっているわけではないが、ゴミ箱や期限切れフォルダ等の一時保管場所に期限切れ文書のショートカットを作成しておくという機能が容易に考えられるが、管理者が複数文書を一括で削除を行う際に、ショートカットしか削除されず、元データを一括で削除できない、また、管理者が削除するか否かを判断する時に、ショートカットでは文書の属性情報を見ることができない、という問題点がある。更に、この他に、期限切れ文書を管理者が検索する方法も容易に考えられる。しかし、この場合も、システム内の文書が多いほど、検索に時間がかかってしまう、という問題点がある。

本発明は、このような従来の技術が有する問題点に着目してなされたもので、オブジェクトの保存期限の管理およびそのオブジェクトの保存期限が到来した場合の対応を自動的に行うことができるようにし、あわせて操作者にとって真に不要なオブジェクトのみを削除することができる仕組みを設け、その上その削除も容易に行うことができるようにし、または保存期限が到来したにもかかわらず操作者にとっては必要なオブジェクトであった場合には、復帰することも簡便にできるようにした期限切れオブジェクトの処理プログラム、期限切れオブジェクトの処理システムおよび期限切れオブジェクトの処理方法を提供することを目的としている。
なお、本願におけるオブジェクトとは、文書管理システム内に存在し、操作者が作成・操作することができる情報を意味する。例えば、文書管理システム内の文書やフォルダなどがオブジェクトに該当する。

かかる目的を達成するための本発明の要旨とするところは、次の各項の発明に存する。
［１］ コンピュータに、保存期限が到来したオブジェクトに対して処理を行う期限切れオブジェクトの処理プログラムであって、
前記コンピュータに、
オブジェクトの属性として、そのオブジェクトのＩＤ、そのオブジェクトが登録されている登録場所、そのオブジェクトの保存期限およびそのオブジェクトの保存期限が到来した場合の対応であるルールを記憶する属性記憶機能と、
前記属性記憶機能によって記憶されている保存期限が到来した場合は、前記ルールに従って、そのオブジェクトを処理する期限切れ処理機能
を実現させることを特徴とする期限切れオブジェクトの処理プログラム。

［２］ コンピュータに、保存期限が到来したオブジェクトに対して処理を行う期限切れオブジェクトの処理プログラムであって、
前記コンピュータに、
オブジェクトの属性として、そのオブジェクトのＩＤ、そのオブジェクトの登録されている登録場所、そのオブジェクトの保存期限およびそのオブジェクトの保存期限が到来した場合に複製を記憶する期限切れ登録場所を記憶する属性記憶機能と、
前記属性記憶機能によって記憶されている保存期限が到来した場合は、そのオブジェクトの属性である登録場所に前記期限切れ登録場所を登録する期限切れ処理機能
を実現させることを特徴とする期限切れオブジェクトの処理プログラム。

［３］ 前記登録場所には複数の登録場所を記憶することができることを特徴とする［２］記載の期限切れオブジェクトの処理プログラム。

［４］ コンピュータに、保存期限が到来したオブジェクトに対して処理を行う期限切れオブジェクトの処理プログラムであって、
前記コンピュータに、
保存期限が到来したオブジェクトを登録している期限切れフォルダ機能と、
前記期限切れフォルダに登録されているオブジェクトに対して、操作者によりアクセスされたにもかかわらず削除されなかった場合は、そのオブジェクトを前記期限切れフォルダから削除する復帰機能
を実現させることを特徴とする期限切れオブジェクトの処理プログラム。

［５］ コンピュータに、保存期限が到来したオブジェクトに対して処理を行う期限切れオブジェクトの処理プログラムであって、
前記コンピュータに、
オブジェクトの属性として、そのオブジェクトのＩＤ、そのオブジェクトの登録されている登録場所、そのオブジェクトの保存期限およびそのオブジェクトの保存期限が到来した場合に複製を記憶する期限切れ登録場所を記憶する属性記憶機能と、
前記属性記憶機能により記憶されている登録場所として、期限切れ登録場所が登録されているオブジェクトに対して、操作者によりアクセスされたにもかかわらず削除されなかった場合は、そのオブジェクトの前記属性記憶機能により記憶されている登録場所から前記期限切れ登録場所を削除する復帰機能
を実現させることを特徴とする期限切れオブジェクトの処理プログラム。

［６］ 保存期限が到来したオブジェクトに対して処理を行う期限切れオブジェクトの処理システムであって、
オブジェクトの属性として、そのオブジェクトのＩＤ、そのオブジェクトが登録されている登録場所、そのオブジェクトの保存期限およびそのオブジェクトの保存期限が到来した場合の対応であるルールを記憶する属性記憶手段と、
前記属性記憶手段によって記憶されている保存期限が到来した場合は、前記ルールに従って、そのオブジェクトを処理する期限切れ処理手段
を具備することを特徴とする期限切れオブジェクトの処理システム。

［７］ 保存期限が到来したオブジェクトに対して処理を行う期限切れオブジェクトの処理システムであって、
オブジェクトの属性として、そのオブジェクトのＩＤ、そのオブジェクトの登録されている登録場所、そのオブジェクトの保存期限およびそのオブジェクトの保存期限が到来した場合に複製を記憶する期限切れ登録場所を記憶する属性記憶手段と、
前記属性記憶手段によって記憶されている保存期限が到来した場合は、そのオブジェクトの属性である登録場所に前記期限切れ登録場所を登録する期限切れ処理手段
を具備することを特徴とする期限切れオブジェクトの処理システム。

［８］ 保存期限が到来したオブジェクトに対して処理を行う期限切れオブジェクトの処理システムであって、
保存期限が到来したオブジェクトを登録している期限切れフォルダ手段と、
前記期限切れフォルダに登録されているオブジェクトに対して、操作者によりアクセスされたにもかかわらず削除されなかった場合は、そのオブジェクトを前記期限切れフォルダから削除する復帰手段
を具備することを特徴とする期限切れオブジェクトの処理システム。

［９］ 保存期限が到来したオブジェクトに対して処理を行う期限切れオブジェクトの処理システムであって、
オブジェクトの属性として、そのオブジェクトのＩＤ、そのオブジェクトの登録されている登録場所、そのオブジェクトの保存期限およびそのオブジェクトの保存期限が到来した場合に複製を記憶する期限切れ登録場所を記憶する属性記憶手段と、
前記属性記憶手段により記憶されている登録場所として、期限切れ登録場所が登録されているオブジェクトに対して、操作者によりアクセスされたにもかかわらず削除されなかった場合は、そのオブジェクトの前記属性記憶手段により記憶されている登録場所から前記期限切れ登録場所を削除する復帰手段
を具備することを特徴とする期限切れオブジェクトの処理システム。

［１０］ 期限切れオブジェクトの処理システムで行われる処理方法であって、
前記期限切れオブジェクトの処理システムは、オブジェクトの属性として、そのオブジェクトのＩＤ、そのオブジェクトが登録されている登録場所、そのオブジェクトの保存期限およびそのオブジェクトの保存期限が到来した場合の対応であるルールを記憶する属性記憶手段を少なくとも具備し、
前記属性記憶手段によって記憶されている保存期限が到来した場合は、前記ルールに従って、そのオブジェクトを処理する
ことを特徴とする期限切れオブジェクトの処理方法。

［１１］ 期限切れオブジェクトの処理システムで行われる処理方法であって、
前記期限切れオブジェクトの処理システムは、オブジェクトの属性として、そのオブジェクトのＩＤ、そのオブジェクトの登録されている登録場所、そのオブジェクトの保存期限およびそのオブジェクトの保存期限が到来した場合に複製を記憶する期限切れ登録場所を記憶する属性記憶手段を少なくとも具備し、
前記属性記憶手段によって記憶されている保存期限が到来した場合は、そのオブジェクトの属性である登録場所に前記期限切れ登録場所を登録する
ことを特徴とする期限切れオブジェクトの処理方法。

［１２］ 期限切れオブジェクトの処理システムで行われる処理方法であって、
保存期限が到来したオブジェクトを期限切れフォルダに登録し、
前記期限切れフォルダに登録されているオブジェクトに対して、操作者によりアクセスされたにもかかわらず削除されなかった場合は、そのオブジェクトを前記期限切れフォルダから削除する
ことを特徴とする期限切れオブジェクトの処理方法。

［１３］ 期限切れオブジェクトの処理システムで行われる処理方法であって、
前記期限切れオブジェクトの処理システムは、オブジェクトの属性として、そのオブジェクトのＩＤ、そのオブジェクトの登録されている登録場所、そのオブジェクトの保存期限およびそのオブジェクトの保存期限が到来した場合に複製を記憶する期限切れ登録場所を記憶する属性記憶手段を少なくとも具備し、
前記属性記憶手段により記憶されている登録場所として、期限切れ登録場所が登録されているオブジェクトに対して、操作者によりアクセスされたにもかかわらず削除されなかった場合は、そのオブジェクトの前記属性記憶手段により記憶されている登録場所から前記期限切れ登録場所を削除する
ことを特徴とする期限切れオブジェクトの処理方法。

前記本発明は次のように作用する。
本発明における期限切れオブジェクトの処理プログラム、期限切れオブジェクトの処理システムおよび期限切れオブジェクトの処理方法は、コンピュータに、保存期限が到来したオブジェクトに対して処理を行う。

オブジェクトの属性として、そのオブジェクトのＩＤ、そのオブジェクトが登録されている登録場所、そのオブジェクトの保存期限およびそのオブジェクトの保存期限が到来した場合の対応であるルールを記憶している。そして、属性記憶機能によって記憶されている保存期限が到来した場合は、対応するルールに従って、そのオブジェクトを処理する。これによって、オブジェクトの保存期限の管理およびそのオブジェクトの保存期限が到来した場合の対応を自動的に行うことができるようにし、あわせて操作者にとって真に不要なオブジェクトのみを削除することができるようになる。

また、属性記憶機能によって記憶されている保存期限が到来した場合は、そのオブジェクトの属性である登録場所に期限切れ登録場所を追加登録することによって、そのオブジェクトが従来から登録されている登録場所と期限切れ登録場所という複数の登録場所を記憶することができる。これによって、オブジェクトの保存期限の管理およびそのオブジェクトの保存期限が到来した場合の対応を自動的に行うことができるようにし、あわせて操作者にとって真に不要なオブジェクトのみを削除することができるようになる。さらに、操作者は、期限切れ登録場所に登録されているオブジェクトに対して操作を行うのみでよいので、不要なオブジェクトを削除することも容易に行うことができる。

また、期限切れフォルダには、保存期限が到来したオブジェクトを登録しており、その期限切れフォルダに登録されているオブジェクトに対して、操作者によりアクセスされたにもかかわらず削除されなかった場合は、そのオブジェクトを前記期限切れフォルダから削除することによって、保存期限が到来したオブジェクトではあるが、その時の操作者にとっては不要ではないオブジェクトを復帰させることができるようになる。

また、オブジェクトの属性として、そのオブジェクトのＩＤ、そのオブジェクトの登録されている登録場所、そのオブジェクトの保存期限およびそのオブジェクトの保存期限が到来した場合に複製を記憶する期限切れ登録場所を記憶しており、記憶されている登録場所として、期限切れ登録場所が登録されているオブジェクトに対して、操作者によりアクセスされたにもかかわらず削除されなかった場合は、そのオブジェクトの登録場所から期限切れ登録場所を削除することによって、保存期限が到来したオブジェクトではあるが、その時の操作者にとっては不要ではないオブジェクトを復帰させることができるようになる。

本発明にかかる期限切れオブジェクトの処理プログラム、期限切れオブジェクトの処理システムおよび期限切れオブジェクトの処理方法によれば、オブジェクトの保存期限およびそのオブジェクトの保存期限が到来した場合の対応を記憶し、その対応を自動的に行うことができるようにし、あわせて操作者にとって真に不要なオブジェクトのみを削除することができるようにした。そして、前述の効果に加えてその削除も容易に行うことができるようにしたことによって、保存期限が到来したオブジェクトに対しての操作性、利便性がより一層向上した。

また、保存期限が到来したにもかかわらず操作者にとっては必要なオブジェクトであった場合には、復帰することも簡便にできるようにした。

以下、図面に基づき本発明の好適な一実施の形態を説明する。
各図は本発明の一実施の形態を示している。図１は、本発明の一実施の形態である文書管理システムの概念的なモジュール構成図を示している。

なお、モジュールとは、一般的に論理的に分離可能なソフトウェア、ハードウェア等の部品を指す。したがって、本実施の形態におけるモジュールはプログラムにおけるモジュールのことだけでなく、ハードウェア構成におけるモジュールも指す。したがって、本実施の形態は、システム、プログラムおよび方法の説明をも兼ねている。また、モジュールは機能にほぼ一対一に対応しているが、実装においては、１モジュールを１プログラムで構成してもよいし、複数モジュールを１プログラムで構成してもよい。逆に１モジュールを複数プログラムで構成してもよい。また、複数モジュールは１コンピュータによって実行されてもよいし、分散または並列環境におけるコンピュータによって１モジュールが複数コンピュータで実行されてもよい。また、以下、「接続」とは物理的な接続の他、論理的な接続を含む。

また、システムとは、複数のコンピュータ、ハードウェア、装置等がネットワーク等で接続されて構成されるほか、１つのコンピュータによって実現される場合も含まれる。
オブジェクトとは、コンピュータが処理対象にできるものであり、テキスト、画像、音声、動画等が含まれる。以下、本実施の形態においては、オブジェクトとして文書を主に例示して説明する。文書には、もちろんのことながらテキスト、画像、音声、動画等が含まれる場合もある。

なお、文書管理システムが実現されるコンピュータとは、図２に示すように、一般的なコンピュータであり、パーソナルコンピュータ等がある。プログラムを実行するＣＰＵ３１０と、そのプログラムやデータを記憶するメモリ３２０と、ＨＤＤ等により構成されている補助記憶装置３３０と、キーボード、マウス等のデータを入力する入力装置３４０と、ＣＲＴや液晶ディスプレイ等の出力装置３５０、結果等を紙等に出力するための印刷装置３６０、他のコンピュータ等と通信を行うためのネットワークインタフェース３８０、そして、それらをつないでデータのやりとりをするためのバス３７０により構成されている。これらのコンピュータがネットワークインタフェース３８０を介して複数台互いにネットワークによって接続されていてもよい。

本実施の形態である文書管理システム１００は、保存期限が到来した文書に対して処理を行うものであって、図１に示すように、文書管理システム１００は、文書を管理等する文書保存部１１０と、フォルダを管理するフォルダ属性保存部１２０と、文書保存部１１０内にはファイル保存部１１１と属性保存部１１２があり、属性保存部１１２が記憶している期限属性を定期的に検索する検索部モジュール１３０と、期限切れルール属性に応じて文書の属性を変更する属性変更部モジュール１４０と、文書を復帰させる復帰モジュール１５０とを備えている。
そして、ネットワークを介して、文書管理システム１００はクライアント２０１〜クライアント２０３に接続されている。すなわち、サーバである文書管理システム１００とクライアント２０１〜２０３から構成されている。

文書保存部１１０は、文書を管理・記憶する。そして、文書保存部１１０内には、機能的にファイル保存部１１１と属性保存部１１２がある。ファイル保存部１１１は文書の実体であるファイルを記憶する。属性保存部１１２は、そのファイル保存部１１１に対応して、その文書の属性を記憶する。
つまり、本文書管理システム１００は、文書の属性を文書の本体であるファイルと独立して管理・記憶している。つまり、属性保存部１１２は、ファイル保存部１１１に記憶されている全ての文書の属性をまとめて記憶しており、文書の実体とは別個に記憶している。これによって、文書の実体を複製することなく、１つの文書を複数の登録場所に登録することができるようになる。

属性保存部１１２が記憶する文書の属性として、図６に示すように、その文書を一意に指し示す文書ＩＤ、その文書の文書名であるタイトル、その文書の保存期限である期限、その文書が登録されている登録場所およびその文書の保存期限が到来した場合の対応である期限切れルールがある。なお、登録場所属性として、複数の登録場所を記憶することができる。これらがテーブルとして管理・記憶されている。なお、登録場所とは、その文書の実体が登録されている位置を示すものであり、一般に親、フォルダと言う。

フォルダ属性保存部１２０は、文書が登録されている場所、つまりフォルダの属性を管理・記憶する。フォルダ属性保存部１２０が記憶するフォルダの属性として、図８に示すように、そのフォルダを一意に指し示すフォルダＩＤ、そのフォルダの名称であるタイトル、そのフォルダが登録されている登録場所（親、フォルダ）がある。なお、フォルダ内には文書の他にフォルダがあることもあり、階層構造になることもある。その階層の一番上位にあるフォルダをルートフォルダといい、ルートフォルダは他のフォルダに属することがないので、その登録場所はＮｕｌｌで表す。

検索部モジュール１３０は、属性保存部１１２内に記憶されている期限属性を定期的に検索し、期限切れ文書を発見する。その際には、図示しない時計モジュールによって現在の時刻情報を得て、その時刻情報と期限属性の期限とを比較することによって、その文書が期限切れか否かを判断することができる。そして、その発見した期限切れ文書の文書ＩＤを属性変更部モジュール１４０に渡す。

属性変更部モジュール１４０は、検索部モジュール１３０によって渡された文書ＩＤを受け取り、その文書ＩＤに対応する期限切れルール属性に指定されている登録場所（フォルダＩＤ）を、登録場所属性に追加する。つまり、期限切れ文書はもとのフォルダにも登録されているが、期限切れフォルダにも登録されている状態になる。文書は、二つのフォルダを持った状態になる。

復帰モジュール１５０は、属性変更部モジュール１４０によって期限切れフォルダに登録されている文書に対して操作者がアクセスした場合であって、その文書を見たにもかかわらず削除しなかった場合には、不要な文書ではないとして、その期限切れフォルダから削除することを行う。つまり、属性保存部１１２に記憶されている登録場所から属性変更部モジュール１４０によって登録された期限切れ登録場所を削除する。
そして、操作者はクライアント２０１〜クライアント２０３を用いて、ネットワークに接続されている文書管理システム１００を使用する。

次に作用・働き（動作）を説明する。
本実施の形態である文書管理システム１００は、保存期限が到来した文書に対して処理を行う。
文書の属性として、前述したように図６で示す文書ＩＤ、タイトル、期限、登録場所、期限切れルールを記憶している。

図３は、期限切れ前の階層構造を示す。ルートフォルダには、フォルダＡ、フォルダＢ、期限切れフォルダの３つのフォルダがあり、フォルダＡには文書Ａと文書Ｂの２つの文書があり、フォルダＢには文書Ｃが登録されており、期限切れフォルダ内には何も無い。「文書Ａ」と「文書Ｃ」には期限が設定されており、共に期限切れ後に「期限切れフォルダ」に登録場所を追加するルールが設定されているとする。

図６は、属性保存部１１２が記憶している期限切れが発生する前の状態を示しており、文書として３つの文書がある（Ｄｏｃｕｍｅｎｔ−１、Ｄｏｃｕｍｅｎｔ−２、Ｄｏｃｕｍｅｎｔ−３）。それぞれの文書名は文書Ａ、文書Ｂ、文書Ｃである。そして、それぞれの文書に保存期限が設定されているとする。登録場所は、それぞれＦｏｌｄｅｒ−２、Ｆｏｌｄｅｒ−２、Ｆｏｌｄｅｒ−３である。すなわち、Ｆｏｌｄｅｒ−２には文書Ａと文書Ｂという２つの文書が登録されている。Ｆｏｌｄｅｒ−３には文書Ｃという１つの文書が登録されている。そして、期限切れルールは、文書Ａと文書ＣにＦｏｌｄｅｒ−４が登録されている。つまり、期限切れとなった場合には、それぞれの文書はＦｏｌｄｅｒ−４に登録することが示されている。この状態を図示すると、図３の状態となる。なお、Ｆｏｌｄｅｒ−１はルートフォルダに、Ｆｏｌｄｅｒ−２はフォルダＡに、Ｆｏｌｄｅｒ−３はフォルダＢに、Ｆｏｌｄｅｒ−４は期限切れフォルダに、それぞれ対応している（図８参照）。

属性保存部１１２に記憶されている保存期限が到来した場合、つまり検索部モジュール１３０によって保存期限が到来した文書が検索されると、対応するルールに従って、属性変更部モジュール１４０がその文書を処理する。これによって、文書の保存期限およびその文書の保存期限が到来した場合の対応を自動的に行うことができるようにし、あわせて操作者にとって真に不要な文書のみを削除することができるようになる。

また、より具体的に説明すると、属性保存部１１２に記憶されている保存期限が到来した場合、つまり検索部モジュール１３０によって保存期限が到来した文書が検索されると、属性変更部モジュール１４０は、その文書の属性である登録場所に期限切れフォルダを追加登録することによって、その文書が従来から登録されている登録場所と期限切れフォルダという複数の登録場所を記憶することができる。

これによって、文書の保存期限およびその文書の保存期限が到来した場合の対応を自動的に行うことができるようにし、保存期限が到来したとしても即座に削除していないので、操作者が後に確認することができ、操作者にとって真に不要な文書のみを削除することができるようになる。さらに、操作者は、期限切れ登録場所に登録されている文書に対して操作を行うのみでよいので、不要な文書を削除することも容易に行うことができる。そして、属性のみを追加登録するので、ファイルの実体を複製するのとは異なり、ファイル容量が増大してしまうという問題点も解決できる。保存期限が切れた後には、操作者・管理者がフォルダインタフェースを介することによって一括して削除作業をしやすくなる。

また、期限切れフォルダに登録された文書は、本来削除される可能性の高いものである。そのために、文書の実体の複製を作成することは、資源を余分に消費することになる。そこで、実体と属性とを分けて管理・記憶し、実体を複製することなく、文書の登録場所属性に期限切れフォルダを追加登録することにした。したがって、ここでの複製とは、実体を複製することではなく、文書の登録場所属性に期限切れフォルダを追加登録することである。

なお、期限切れフォルダ内の文書を削除する際に、「実体を削除するか、リンクを削除するか」を本文書管理システム１００は操作者に尋ねるようにしている。この場合、「実体を削除する」を選択すれば、文書そのものが削除される。一方、「リンクを削除する」を選択すれば、期限切れフォルダのみから文書が削除される。つまり文書は復帰することになる。

図４は、期限切れ後の階層構造を示す。図３の状態から「文書Ａ」の期限が切れた後、「文書Ａ」は「フォルダＡ」内の文書であると共に、「期限切れフォルダ」内の文書となり、「文書Ｃ」の期限が切れた後、「文書Ｃ」は「フォルダＢ」内の文書であると共に、「期限切れフォルダ」内の文書となる。

図７は、属性保存部１１２が記憶している期限切れ後の状態を示している。図６の状態と異なる点は、文書Ａの登録場所として、Ｆｏｌｄｅｒ−２に加えてＦｏｌｄｅｒ−４の２つのフォルダが登録されており、文書Ｃの登録場所として、Ｆｏｌｄｅｒ−３に加えてＦｏｌｄｅｒ−４の２つのフォルダが登録されている点である。この状態を図示すると、図４の状態となる。

図８は、フォルダ属性保存部１２０に記憶されているフォルダ属性のテーブルを示している。属性として、フォルダを一意に指し示すフォルダＩＤ、そのフォルダの名称であるタイトル、そのフォルダの登録場所の３つの属性がテーブルとして管理・記憶されている。フォルダＩＤには、Ｆｏｌｄｅｒ−１、Ｆｏｌｄｅｒ−２、Ｆｏｌｄｅｒ−３、Ｆｏｌｄｅｒ−４があり、それぞれそのタイトルは、ルートフォルダ、フォルダＡ、フォルダＢ、期限切れフォルダであり、その登録場所は、Ｎｕｌｌ、Ｆｏｌｄｅｒ−１、Ｆｏｌｄｅｒ−１、Ｆｏｌｄｅｒ−１である。これを図示すると、図３のフォルダ間の関係になる。

図５は、「文書Ａ」、「文書Ｃ」の期限切れ後に操作者が「フォルダＡ」、「フォルダＢ」、「期限切れフォルダ」にアクセスした時のシステムの画面表示を示す。「期限切れフォルダ」から、「文書Ａ」、「文書Ｃ」を閲覧することができる。操作者がフォルダにアクセスした際、文書管理システム１００はフォルダのＩＤから、そのＩＤを登録場所として持つオブジェクトを属性保存部１１２内にある属性データの一覧から抽出し、抽出した文書の属性を表示している。

図９は、期限切れ文書をチェックする手順を示すフローチャートである。
ステップＳ９１０では、検索部モジュール１３０が属性保存部１１２に記憶されている文書属性テーブルを検索し、期限が設定されており、現在の時刻で期限が到来しているか否かをチェックする。

期限が設定されていない場合または期限は設定されているがその期限は未だ到来していない場合（ステップＳ９１０でｎｏの場合）は、次の文書に対して処理を行う。

期限が到来している場合（ステップＳ９１０でｙｅｓの場合）は、検索部モジュール１３０から処理を渡された属性変更部モジュール１４０によって、ステップＳ９２０で、その文書に対応する期限切れルールに従って、登録場所を決定する。

次に、ステップＳ９３０で、期限切れルールに登録されている登録場所（期限切れフォルダ）を登録場所属性に追加登録する。
そして、この一連の処理をすべての文書に対して行う。

なお、この処理は、文書管理システムが定期的（例えば、毎日○時○分、毎週○曜日等）に行うようにしてもよいし、期限が到来した際にイベントが発生し、処理を行うようにしてもよい。

図１０は、いったんは期限切れフォルダに登録された文書（期限切れ文書）を復帰する処理の手順を示すフローチャートである。

ステップＳ１０１０では、期限切れフォルダ内の文書にアクセスがあったか否かを判断する。具体的には、文書に対する操作を全てログとして登録しており、このログを検索することによって、期限切れフォルダ内にある文書に対してアクセスがあったか否かを判断することができる。

その文書にアクセスがなかった場合（ステップＳ１０１０でｎｏの場合）は、次の文書に対して処理を行う。

その文書にアクセスがあった場合（ステップＳ１０１０でｙｅｓの場合）は、ステップＳ１０２０で文書の登録場所属性から期限切れフォルダを削除する。つまり、期限切れ文書から期限切れ文書ではない一般の文書に復帰させる。この理由は、設定された期限を過ぎた文書であるので、期限切れフォルダに登録されている文書であるが、この文書にアクセスがあったにもかかわらず本格的な削除がされなかったということは、その文書に対して未だ需要があるということを示しており、最初に設定した期限が不当であったということもありえるので、その文書は期限切れ文書としては扱うべきでないからである。
そして、この一連の処理をすべての文書に対して行う。

また、期限切れフォルダ内にある文書に対してアクセスがあったか否かの判断を期限を設定した操作者がその文書にアクセスしたか否かで判断するようにしてもよい。期限を設定した操作者以外の者がアクセスしたとしても削除すべきか否かの判断はできないからである。

前記実施の形態においては、ネットワークによって接続されているクライアント・サーバー形式を示したが、他の形態のシステム構成であってもよい。例えば、一つのコンピュータ内に全ての構成が備わっており、その一つのコンピュータ内で完結したシステムであってもよい。

また、期限切れ文書に追加される登録場所に期限削除機能があってもよい。期限削除機能とは指定された期限を過ぎた時に、自動でその文書を削除する機能である。この一括削除の場合に、文書内のテキストに対する検索と組み合わせることにより、あるキーワードを含んでいる文書は削除しないというようにしてもよい。例えば、あるプロジェクト名が記載された文書は削除しないというような処理も可能になる。また、文書サイズが大きいもののみを削除対象とすることもできる。その場合、文書の属性として文書サイズも記憶されている。

また、前記実施の形態においては、ルールとして期限切れフォルダのみが登録されていたが、これを次のような処理にしてもよい。
（１）ゴミ箱に入れる。
（２）ゴミ箱に入れずに削除する。
（３）文書の実体を移動する。
（４）検索式がルールとして登録されており、その検索式により検索された文書のみを期限切れフォルダに移動する。
（５）期限が到来したことをメール等を用いて操作者に通知する。
また、特に上記（５）の処理に追加して、本文書管理システム１００が期限切れ文書の登録場所の追加を操作者に通知する機能を有していてもよい。その通知する機能としては、メールによって通知する、期限切れ文書の登録場所への追加の都度にメッセージを発するようにしてもよい。

また、期限切れフォルダそのものにルールを適用するようにしてもよい。その場合は、フォルダ属性保存部１２０内にフォルダに対しての期限とその期限が到来した場合のルールが記憶されており、文書の場合と同様にフォルダに対して処理を行うようにする。具体的には、期限切れフォルダ内に一定期間保存された文書は一括削除する等のルールが適用されるようにしてもよい。

また、期限切れ文書を復帰する際に、単に文書を復帰させるとしたが、これを期限属性を延長するようにしてもよい。

なお、本文書管理システム１００を実現するプログラムについては、記録媒体に格納することも可能であり、その場合は、以下の発明としても把握することができる。

コンピュータに、保存期限が到来したオブジェクトに対して処理を行う期限切れオブジェクトの処理プログラムを記録したコンピュータ読み取り可能な記録媒体であって、
前記コンピュータに、
オブジェクトの属性として、そのオブジェクトのＩＤ、そのオブジェクトが登録されている登録場所、そのオブジェクトの保存期限およびそのオブジェクトの保存期限が到来した場合の対応であるルールを記憶する属性記憶機能と、
前記属性記憶機能によって記憶されている保存期限が到来した場合は、前記ルールに従って、そのオブジェクトを処理する期限切れ処理機能
を実現させることを特徴とする期限切れオブジェクトの処理プログラムを記録したコンピュータ読み取り可能な記録媒体。

コンピュータに、保存期限が到来したオブジェクトに対して処理を行う期限切れオブジェクトの処理プログラムを記録したコンピュータ読み取り可能な記録媒体であって、
前記コンピュータに、
オブジェクトの属性として、そのオブジェクトのＩＤ、そのオブジェクトの登録されている登録場所、そのオブジェクトの保存期限およびそのオブジェクトの保存期限が到来した場合に複製を記憶する期限切れ登録場所を記憶する属性記憶機能と、
前記属性記憶機能によって記憶されている保存期限が到来した場合は、そのオブジェクトの属性である登録場所に前記期限切れ登録場所を登録する期限切れ処理機能
を実現させることを特徴とする期限切れオブジェクトの処理プログラムを記録したコンピュータ読み取り可能な記録媒体。

コンピュータに、保存期限が到来したオブジェクトに対して処理を行う期限切れオブジェクトの処理プログラムを記録したコンピュータ読み取り可能な記録媒体であって、
前記コンピュータに、
保存期限が到来したオブジェクトを登録している期限切れフォルダ機能と、
前記期限切れフォルダに登録されているオブジェクトに対して、操作者によりアクセスされたにもかかわらず削除されなかった場合は、そのオブジェクトを前記期限切れフォルダから削除する復帰機能
を実現させることを特徴とする期限切れオブジェクトの処理プログラムを記録したコンピュータ読み取り可能な記録媒体。

コンピュータに、保存期限が到来したオブジェクトに対して処理を行う期限切れオブジェクトの処理プログラムを記録したコンピュータ読み取り可能な記録媒体であって、
前記コンピュータに、
オブジェクトの属性として、そのオブジェクトのＩＤ、そのオブジェクトの登録されている登録場所、そのオブジェクトの保存期限およびそのオブジェクトの保存期限が到来した場合に複製を記憶する期限切れ登録場所を記憶する属性記憶機能と、
前記属性記憶機能により記憶されている登録場所として、期限切れ登録場所が登録されているオブジェクトに対して、操作者によりアクセスされたにもかかわらず削除されなかった場合は、そのオブジェクトの前記属性記憶機能により記憶されている登録場所から前記期限切れ登録場所を削除する復帰機能
を実現させることを特徴とする期限切れオブジェクトの処理プログラムを記録したコンピュータ読み取り可能な記録媒体。

「プログラムを記録したコンピュータ読み取り可能な記録媒体」とは、プログラムのインストール、実行、プログラムの流通などのために用いられる、プログラムが記録されたコンピュータで読み取り可能な記録媒体をいう。

なお、記録媒体としては、例えば、デジタル・バーサタイル・ディスク（ＤＶＤ）であって、ＤＶＤフォーラムで策定された規格である「ＤＶＤ−Ｒ、ＤＶＤ−ＲＷ、ＤＶＤ−ＲＡＭ等」、ＤＶＤ＋ＲＷで策定された規格である「ＤＶＤ＋Ｒ、ＤＶＤ＋ＲＷ等」、コンパクトディスク（ＣＤ）であって、読出し専用メモリ（ＣＤ−ＲＯＭ）、ＣＤレコーダブル（ＣＤ−Ｒ）、ＣＤリライタブル（ＣＤ−ＲＷ）等、光磁気ディスク（ＭＯ）、フレキシブルディスク（ＦＤ）、磁気テープ、ハードディスク、読出し専用メモリ（ＲＯＭ）、電気的消去および書換可能な読出し専用メモリ（ＥＥＰＲＯＭ）、フラッシュ・メモリ、ランダム・アクセス・メモリ（ＲＡＭ）等が含まれる。

そして、上記のプログラムまたはその一部は、上記記録媒体に記録して保存や流通等させることが可能である。また、通信によって、例えば、ローカル・エリア・ネットワーク（ＬＡＮ）、メトロポリタン・エリア・ネットワーク（ＭＡＮ）、ワイド・エリア・ネットワーク（ＷＡＮ）、インターネット、イントラネット、エクストラネット等に用いられる有線ネットワーク、あるいは無線通信ネットワーク、さらにはこれらの組合せ等の伝送媒体を用いて伝送することが可能であり、また、搬送波に乗せて搬送することも可能である。

さらに、上記のプログラムは、他のプログラムの一部分であってもよく、あるいは別個のプログラムと共に記録媒体に記録されていてもよい。

本発明の一実施の形態に係る概念的なモジュール構成図である。 本発明の一実施の形態である文書管理システムが実現されるコンピュータを示す図である。 期限切れ前の階層構造を示す図である。 期限切れ後の階層構造を示す図である。 期限切れ後の画面表示を示す図である。 期限切れ前の文書属性を管理するテーブルである。 期限切れ後の文書属性を管理するテーブルである。 フォルダを管理するテーブルである。 期限切れ文書をチェックする手順を示すフローチャートである。 復帰処理の手順を示すフローチャートである。

符号の説明

１００…文書管理システム
１１０…文書保存部
１１１…ファイル保存部
１１２…属性保存部
１２０…フォルダ属性保存部
１３０…検索部モジュール
１４０…属性変更部モジュール
１５０…復帰モジュール
２０１…クライアント
２０２…クライアント
２０３…クライアント
３１０…ＣＰＵ
３２０…メモリ
３３０…補助記憶装置
３４０…入力装置
３５０…出力装置
３６０…印刷装置
３７０…バス
３８０…ネットワークインタフェース

Claims (13)

1. コンピュータに、保存期限が到来したオブジェクトに対して処理を行う期限切れオブジェクトの処理プログラムであって、
   前記コンピュータに、
   オブジェクトの属性として、そのオブジェクトのＩＤ、そのオブジェクトが登録されている登録場所、そのオブジェクトの保存期限およびそのオブジェクトの保存期限が到来した場合の対応であるルールを記憶する属性記憶機能と、
   前記属性記憶機能によって記憶されている保存期限が到来した場合は、前記ルールに従って、そのオブジェクトを処理する期限切れ処理機能
   を実現させることを特徴とする期限切れオブジェクトの処理プログラム。
2. コンピュータに、保存期限が到来したオブジェクトに対して処理を行う期限切れオブジェクトの処理プログラムであって、
   前記コンピュータに、
   オブジェクトの属性として、そのオブジェクトのＩＤ、そのオブジェクトの登録されている登録場所、そのオブジェクトの保存期限およびそのオブジェクトの保存期限が到来した場合に複製を記憶する期限切れ登録場所を記憶する属性記憶機能と、
   前記属性記憶機能によって記憶されている保存期限が到来した場合は、そのオブジェクトの属性である登録場所に前記期限切れ登録場所を登録する期限切れ処理機能
   を実現させることを特徴とする期限切れオブジェクトの処理プログラム。
3. 前記登録場所には複数の登録場所を記憶することができることを特徴とする請求項２記載の期限切れオブジェクトの処理プログラム。
4. コンピュータに、保存期限が到来したオブジェクトに対して処理を行う期限切れオブジェクトの処理プログラムであって、
   前記コンピュータに、
   保存期限が到来したオブジェクトを登録している期限切れフォルダ機能と、
   前記期限切れフォルダに登録されているオブジェクトに対して、操作者によりアクセスされたにもかかわらず削除されなかった場合は、そのオブジェクトを前記期限切れフォルダから削除する復帰機能
   を実現させることを特徴とする期限切れオブジェクトの処理プログラム。
5. コンピュータに、保存期限が到来したオブジェクトに対して処理を行う期限切れオブジェクトの処理プログラムであって、
   前記コンピュータに、
   オブジェクトの属性として、そのオブジェクトのＩＤ、そのオブジェクトの登録されている登録場所、そのオブジェクトの保存期限およびそのオブジェクトの保存期限が到来した場合に複製を記憶する期限切れ登録場所を記憶する属性記憶機能と、
   前記属性記憶機能により記憶されている登録場所として、期限切れ登録場所が登録されているオブジェクトに対して、操作者によりアクセスされたにもかかわらず削除されなかった場合は、そのオブジェクトの前記属性記憶機能により記憶されている登録場所から前記期限切れ登録場所を削除する復帰機能
   を実現させることを特徴とする期限切れオブジェクトの処理プログラム。
6. 保存期限が到来したオブジェクトに対して処理を行う期限切れオブジェクトの処理システムであって、
   オブジェクトの属性として、そのオブジェクトのＩＤ、そのオブジェクトが登録されている登録場所、そのオブジェクトの保存期限およびそのオブジェクトの保存期限が到来した場合の対応であるルールを記憶する属性記憶手段と、
   前記属性記憶手段によって記憶されている保存期限が到来した場合は、前記ルールに従って、そのオブジェクトを処理する期限切れ処理手段
   を具備することを特徴とする期限切れオブジェクトの処理システム。
7. 保存期限が到来したオブジェクトに対して処理を行う期限切れオブジェクトの処理システムであって、
   オブジェクトの属性として、そのオブジェクトのＩＤ、そのオブジェクトの登録されている登録場所、そのオブジェクトの保存期限およびそのオブジェクトの保存期限が到来した場合に複製を記憶する期限切れ登録場所を記憶する属性記憶手段と、
   前記属性記憶手段によって記憶されている保存期限が到来した場合は、そのオブジェクトの属性である登録場所に前記期限切れ登録場所を登録する期限切れ処理手段
   を具備することを特徴とする期限切れオブジェクトの処理システム。
8. 保存期限が到来したオブジェクトに対して処理を行う期限切れオブジェクトの処理システムであって、
   保存期限が到来したオブジェクトを登録している期限切れフォルダ手段と、
   前記期限切れフォルダに登録されているオブジェクトに対して、操作者によりアクセスされたにもかかわらず削除されなかった場合は、そのオブジェクトを前記期限切れフォルダから削除する復帰手段
   を具備することを特徴とする期限切れオブジェクトの処理システム。
9. 保存期限が到来したオブジェクトに対して処理を行う期限切れオブジェクトの処理システムであって、
   オブジェクトの属性として、そのオブジェクトのＩＤ、そのオブジェクトの登録されている登録場所、そのオブジェクトの保存期限およびそのオブジェクトの保存期限が到来した場合に複製を記憶する期限切れ登録場所を記憶する属性記憶手段と、
   前記属性記憶手段により記憶されている登録場所として、期限切れ登録場所が登録されているオブジェクトに対して、操作者によりアクセスされたにもかかわらず削除されなかった場合は、そのオブジェクトの前記属性記憶手段により記憶されている登録場所から前記期限切れ登録場所を削除する復帰手段
   を具備することを特徴とする期限切れオブジェクトの処理システム。
10. 期限切れオブジェクトの処理システムで行われる処理方法であって、
    前記期限切れオブジェクトの処理システムは、オブジェクトの属性として、そのオブジェクトのＩＤ、そのオブジェクトが登録されている登録場所、そのオブジェクトの保存期限およびそのオブジェクトの保存期限が到来した場合の対応であるルールを記憶する属性記憶手段を少なくとも具備し、
    前記属性記憶手段によって記憶されている保存期限が到来した場合は、前記ルールに従って、そのオブジェクトを処理する
    ことを特徴とする期限切れオブジェクトの処理方法。
11. 期限切れオブジェクトの処理システムで行われる処理方法であって、
    前記期限切れオブジェクトの処理システムは、オブジェクトの属性として、そのオブジェクトのＩＤ、そのオブジェクトの登録されている登録場所、そのオブジェクトの保存期限およびそのオブジェクトの保存期限が到来した場合に複製を記憶する期限切れ登録場所を記憶する属性記憶手段を少なくとも具備し、
    前記属性記憶手段によって記憶されている保存期限が到来した場合は、そのオブジェクトの属性である登録場所に前記期限切れ登録場所を登録する
    ことを特徴とする期限切れオブジェクトの処理方法。
12. 期限切れオブジェクトの処理システムで行われる処理方法であって、
    保存期限が到来したオブジェクトを期限切れフォルダに登録し、
    前記期限切れフォルダに登録されているオブジェクトに対して、操作者によりアクセスされたにもかかわらず削除されなかった場合は、そのオブジェクトを前記期限切れフォルダから削除する
    ことを特徴とする期限切れオブジェクトの処理方法。
13. 期限切れオブジェクトの処理システムで行われる処理方法であって、
    前記期限切れオブジェクトの処理システムは、オブジェクトの属性として、そのオブジェクトのＩＤ、そのオブジェクトの登録されている登録場所、そのオブジェクトの保存期限およびそのオブジェクトの保存期限が到来した場合に複製を記憶する期限切れ登録場所を記憶する属性記憶手段を少なくとも具備し、
    前記属性記憶手段により記憶されている登録場所として、期限切れ登録場所が登録されているオブジェクトに対して、操作者によりアクセスされたにもかかわらず削除されなかった場合は、そのオブジェクトの前記属性記憶手段により記憶されている登録場所から前記期限切れ登録場所を削除する
    ことを特徴とする期限切れオブジェクトの処理方法。

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