JP2007047916A - 文書管理装置 - Google Patents

Abstract

【課題】 文書管理システムにおける、文書の探索や分類および複数文書に対する操作の利便性を向上させることを目的とする文書管理装置の提供。
【解決手段】 文書を階層構造上に分類する手段と階層を持たないグループに分類する手段とを有し、各分類を連動して表示させる構成とした。
【選択図】 図３

Description

本発明は、電子化された文書を管理する文書管理装置に関し、特に、文書の分類および目的の文書の探索および複数の文書に対する操作を支援する技術に関するものである。

従来の文書管理システムは、一般的に、文書をフォルダやディレクトリといった階層毎に分類して管理するようになっており、目的の文書を見つけるためには、階層を辿る必要がある。このため、浅い階層や現在参照中の階層と同じ系列にある階層に所望の文書がある場合は比較的容易に見つけることができるが、階層の異なる系列の深い階層に配置されている文書を探索するためには階層構造を元から辿らなければならず、多くの手間を要する。たとえ、目的の文書が配置されている階層の名称を知っていたとしても、それが階層構造のどの系列を辿ればよいかを知らないと同様の手間が掛かる。また、このことは、文書を保存・分類する場所を選択するときにも同様に発生する。

これを改善する方法としては、文書管理システムにおいて基本的な機能である文書の検索という機能を用いる方法がある。文書の検索機能は、一般的に、検索する属性の種類の指定、検索キーの入力、検索ボタンの押下といった手順で行われる。このとき、適切な属性を選択して適切な検索キーを入力しなかった場合、目的の文書が見つからない、または、膨大な数の文書が候補として提示されてしまう等の事態により、余計に手間が掛かるといった恐れがある。このため、文書の検索機能を使いこなすためには、ユーザにある程度の熟練を強いることになる。

さらに、検索キーの入力時には、ほとんどの場合、それまで操作していたマウスから手を離し、キーボードを打たなくてはならず、利用者によってはこのことが煩雑であると感じることも多い。加えて、検索結果は、一時的に表示されるのみで、文書管理システムを後で再度利用する場合には、検索をもう一度やり直さなくてはならない。

また、このように階層構造で文書を管理するシステムでは、文書を分類する階層構造の体系は一つであるため、複数の分類体系に対応できない。例えば、複数の文書に関して、あるときは作成日で分類しておきたいかもしれないし、またあるときは文書の用途で分類しておきたいかもしれない。このようなときには、一方の分類方法はあきらめることになるため、結果として必要なときにさまざまな分類に散在している文書を探すことになり、苦労することになる。

このような問題を改善するために、例えば特許文献１や特許文献２に記載の方法が考えられている。

特許文献１に記載の方法は、一つまたは複数の文書へのリンクを持つショートカットを用いることで、階層構造を辿ることなく、容易に所望の文書を取り出すことが可能である。

また、特許文献２に記載の方法は、複数の文書を分類という論理的集合として、一つの文書と同じ単位で扱うことによって、複数の文書に対する一括処理や、ある分類に属する文書の一覧を高速に取得することが可能である。
特開２００２−１１６９３４号公報 特開平７−１１０８０９号公報

しかしながら、特許文献１に記載の方法は、ショートカットから文書への一方向のリンクしかないため、ある文書から同じショートカットに登録されている他の文書を辿ることができない。そのため、ショートカットを一つの分類グループとして扱うには不十分であるおそれがある。

また、特許文献２に記載の方法は、基本的にフォルダを文書としてみなすものであり、目的の文書・分類を探索するために、階層を辿るという煩雑さは解消されない。

さらに、検索結果の再利用に関しては、検索結果を保存する方法や特許文献１でショートカットを用いる方法があるが、いずれも検索結果の一覧を一方向に参照するだけであり、ある文書から以前行った検索結果を呼び出すという方向の参照はできない。

本発明は上記の問題点を鑑みてなされたものであり、文書の探索や分類および複数文書に対する操作の利便性を向上させる文書管理装置を提供することを目的とする。

上述した課題を解決するために、本発明は、少なくとも文書を格納し、格納した文書を取り出すことができる文書管理装置において、
階層構造による分類を用いて文書を分類する階層分類手段と、
前記階層構造による分類に加えて階層を持たないグループに文書を分類するグループ分類手段と、
前記階層構造による分類をツリー表示する階層構造表示手段と、
前記グループを一覧表示するグループ一覧表示手段と、
同一階層分類内の文書をリスト表示する手段と、
同一グループ内の文書をリスト表示する手段と、
を有することを特徴とする。

本発明によって、階層構造上の１箇所だけでなく、階層構造上の複数箇所および階層構造とは別の複数のグループに文書を分類することができるため、文書の分類や探索に関して、ユーザの利便性を大きく向上させることができる。また、グループ内の文書に一括して操作を行うことで、階層構造上は散在している複数の文書に対しても、容易に一括処理を行うことができ、ユーザの利便性を向上させることができる。

さらに、ある文書に関連する階層、グループ、文書の情報を容易に得ることができるため、ユーザの利便性を向上させることができる。

本発明の実施例について図を用いて説明する。

図１は、本実施例で用いる文書管理システムを実現するデジタルコンピュータのハードウェア構成例を示すブロック図である。

図１において、ＣＰＵ１０１は、ＲＯＭ１０３のプログラム用ＲＯＭに記憶された、あるいはハードディスク（ＨＤ）１１３からＲＡＭ１０２にロードされたＯＳや後述する付随処理優先度決定部等のプログラムを実行する。ＲＡＭ１０２はＣＰＵ１０１の主メモリ、ワークエリア等として機能する。キーボードコントローラ（ＫＢＣ）１０５は、キーボード（ＫＢ）１１１からのキー入力やポインティングデバイスとしてのマウス１１０からの入力を制御する。ＣＲＴコントローラ（ＣＲＴＣ）１０６は表示部１１２の表示を制御する。なお、この表示部１１２はＣＲＴに限定されず、例えば、液晶のディスプレイ等でも良い。

ディスクコントローラ（ＤＫＣ）１０７は、ブートプログラム、種々のアプリケーション、ユーザデータ等を記憶するハードディスク（ＨＤ）１１３や不図示のフレキシブルディスク等の外部記憶装置との間でのアクセスを制御する。ＰＲＴＣ１０８は、プリンタが接続されたときにプリンタとの間の信号の交換を制御する。ＮＣ１０９はネットワークに接続されて、ネットワークに接続された他の機器との通信制御処理を実行する。

図２は、本実施例における文書管理システムのソフトウェア構成図である。

図２において、２０１は、ユーザからの操作要求などの入力情報の受け付けや、本システムで管理されている文書や分類などの情報および操作結果の表示を行うユーザインタフェース部であり、階層ブラウザ２０２とグループブラウザ２０３とから実現される。２０４は、本システムで管理する文書およびそれらの属性情報、検索用のインデックスなどを格納するデータベースである。２０５は、ユーザからの操作要求の処理や文書登録時の検索インデックス作成などを行う処理制御部である。

図２におけるユーザインタフェース部２０１、処理制御部２０５は、それぞれＲＯＭ１０３に記憶され、ＣＰＵ１０１によって実行されるか、または、ハードディスク（ＨＤ）１１３に記憶され、ＲＡＭ１０２にロードされ、ＣＰＵ１０１によって実行される。データベース２０４は、ハードディスク（ＨＤ）１１３に記憶される。また、ユーザインタフェース部２０１はキーボードコントローラ（ＫＢＣ）１０５を介してマウス１１０およびキーボード１１１の入力を受け付け、ＣＲＴコントローラ（ＣＲＴＣ）１０６を介して処理結果等をＣＲＴ１１２に表示する。

図３は、ユーザインタフェース部２０１が、ＣＲＴ１１２に表示する画面の例である。

３００は、本システムのユーザインタフェースが表示されるウィンドウである。３０１は、文書のコピー、削除などの操作を行うためのメニューを表示するメニューバーである。３０２は、文書のコピー、削除などの操作を行うためのショートカットアイコンを表示するツールバーである。３０３は、グループブラウザである。３０４は、階層ブラウザである。３０５は、ツリービューである。３０６は、文書一覧ビューである。

次に、本システムに格納される文書およびフォルダ、グループの持つ情報について説明する。

図４は、文書の情報を保持する文書テーブルの例である。

文書テーブルは、１文書につき１レコードを持ち、各レコードは、文書ＩＤ、文書名、所属フォルダ、所属グループ、文書本体のアドレスなどの情報を持つ。文書ＩＤは、各文書を一意に識別するＩＤである。所属フォルダは、文書が所属しているフォルダのＩＤの配列である。フォルダに属していない場合はｎｕｌｌである。所属グループは、文書が所属しているグループのＩＤの配列である。グループに属していない場合はｎｕｌｌである。文書本体のアドレスは、文書本体が格納されているデータベース内のアドレスである。

図５は、フォルダの情報を保持するフォルダテーブルの例である。

フォルダテーブルは、１フォルダにつき１レコードを持ち、各レコードは、フォルダＩＤ、フォルダ名、親フォルダＩＤ、保持文書を持つ。フォルダＩＤは、各フォルダを一意に識別するＩＤである。親フォルダＩＤは、当該フォルダが所属しているフォルダのＩＤである。一番上の階層のフォルダはｒｏｏｔフォルダと呼ばれ、親フォルダＩＤはｎｕｌｌである。保持文書は、当該フォルダに所属している文書のＩＤの配列である。保持文書は、各処理の高速化のために保持しているが、なくても良い。

図６は、グループの情報を保持するグループテーブルの例である。

グループテーブルは、１グループにつき１レコードを持ち、各レコードは、グループＩＤ、グループ名、保持文書を持つ。グループＩＤは、各フォルダを一意に識別するＩＤである。保持文書は、当該フォルダに所属している文書のＩＤの配列である。保持文書は、各処理の高速化のために保持しているが、なくても良い。

図４、図５、図６の各テーブルおよび文書本体は、データベース２０４に格納される。上記のようなデータ構造を持つことによって、各文書は複数のフォルダおよび複数のグループに所属させることができ、様々な観点による分類が可能となる。

次に階層ブラウザおよびグループブラウザの動作について説明する。

階層ブラウザ３０４は、ツリービュー３０５と文書一覧ビュー３０６とから構成される。ツリービュー３０５は、フォルダテーブルのフォルダＩＤと親フォルダＩＤとの値を使用して、階層構造をツリー表示する。ツリービュー３０５でフォルダを選択すると、文書一覧ビュー３０６に選択したフォルダに所属している文書が一覧表示される。所望のフォルダや文書を探索する場合は、ツリービュー３０５において、フォルダの選択と開閉とを繰り返しながら階層構造を辿る。フォルダを選択するには、当該フォルダのアイコン又はフォルダ名をクリックする。

フォルダを開き、ツリービュー３０５に当該フォルダの下位フォルダを表示させるには、閉じた状態になっている当該フォルダのアイコン又はフォルダ名をダブルクリックするか、当該フォルダを選択した状態で、メニューから「開く」を選択する。反対に、フォルダを閉じ、ツリービュー３０５に当該フォルダの下位フォルダを表示しないようにするには、開いた状態になっている当該フォルダのアイコン又はフォルダ名をダブルクリックするか、当該フォルダを選択した状態で、メニューから「閉じる」を選択する。

階層ブラウザでは、以上のような操作により、階層を辿って所望の文書やフォルダの情報を得ることになる。

グループブラウザ３０３は、グループテーブルの情報と、グループテーブルの各グループが持つ保持文書の値で参照される文書テーブルの各文書の情報を用いて、グループに属する文書をグループ毎にリスト表示する。デフォルトの状態では、全グループと各グループに属する全文書がグループ毎に並んでいる。グループ名をダブルクリックするか、グループを選択した状態でメニューから「開く」または「閉じる」を選択することで、当該グループに所属する文書の表示／非表示を切り替えることが可能である。グループの並び順は、辞書順（デフォルト）、文字コード順、作成日時順、最終更新日時順、文書数順などのいずれかの昇順または降順から選択することができる。

グループブラウザでは、以上のようにフォルダ単位で表される階層構造による分類とは別に、文書をグループ単位でフラットに参照できるため、階層を辿る際の手間が軽減でき、階層ブラウザの欠点を補うことができる。

次に、グループの作成方法およびグループへの分類方法について説明する。

グループの作成は、メニューから「グループの新規作成」を選択するか、複数のファイルを選択した状態で何らかの操作を行ったときに表示されるグループを作成するかどうかを尋ねるグループ作成の確認ダイアログ（図７参照）で「はい」を選択することによって表示される、グループ作成ウィンドウ（図８参照）において作成することができる。また、文書の検索を行った際にも図７のようなグループ作成の確認ダイアログが表示され、そこで「はい」を選択することにより、グループ作成ウィンドウにおいて、検索結果の文書でグループを作成することが可能である。

既存グループへの分類の方法は、各ブラウザ上で文書を選択し、当該文書をグループブラウザの分類先グループの所へドラッグアンドドロップするか、文書を選択し、メニューから「グループに追加」を選択して表示されるグループ選択ダイアログ（図９参照）で入力するか、分類先のグループを選択している状態で、メニューから「文書を追加」を選択して表示される文書選択ダイアログ（図１０、図１１参照）で入力する。文書選択ダイアログはグループ表示（図１０参照）と階層表示（図１１参照）をラジオボタンによって切り替えることができる。

次に、文書を保存するときの操作について説明する。

文書の保存は、文書保存ダイアログ（図１２参照）で行う。保存先としては、グループかフォルダかを選択できる。図１２は保存先としてグループを選択しているところである。文書選択ダイアログと同様に階層表示によってフォルダを選択することもできる。

次に、グループが選択されたときに実行できる操作の例について説明する。

ユーザがグループブラウザ上でグループを選択すると、選択されたグループ名とそのグループに所属している文書が選択された状態となる。このときに実行できる操作とその動作例は以下のとおりである。

「削除」
グループ内の文書を全て削除し、グループも削除する。削除される文書が他のグループやフォルダに属していても、削除されるのは当該削除グループ内の文書のみである。

「完全削除」
グループ内の文書を全て削除し、グループも削除する。削除される文書が他のグループやフォルダに属している場合、それらの文書も削除され、文書の実体が本文書管理システム内から完全に削除される。

「グループ移動」
移動先のグループに移動元のグループ内の全文書が移動され、移動元のグループはなくなる。移動先のグループに同一文書ＩＤの文書があった場合には、それらは一つに纏められる。

「フォルダ移動」
移動元のグループ内の全文書が、移動先のフォルダに所属するようになる。このとき、各文書は、移動先以外のフォルダには所属しなくなる。また、移動元のグループには変更は発生しない。つまり、複数のフォルダに散在しているグループ内の文書を移動先のフォルダに集中することになる。移動先のフォルダに同一の文書ＩＤを持つ文書が合った場合にはそれらは一つに纏められる。

図１３は、グループ１を選択した状態である。

ここで、選択したグループを移動先であるフォルダ３へドラッグアンドドロップ、または、メニューで「フォルダ移動」を選択し、フォルダ選択ダイアログでフォルダ３を選択する（図１４参照）ことで、グループ１に所属する全文書を図１５のようにフォルダ３に集中させることができる。不図示であるが、“文書Ｅ．ｘｌｓ”は図１３の段階ではフォルダ４およびフォルダ５に所属していたが、図１５の段階で所属するフォルダはフォルダ３のみになっている。

「コピー」
コピー先のフォルダまたはグループに、グループ内の文書が全てコピーされる。コピー先の指定は、フォルダまたはグループの選択ダイアログ（図１６参照）で行う。移動先に同一の（文書ＩＤの）文書があった場合は、それらは一つになる。

以上のような操作を可能にすることで、複数の様々な階層のフォルダに散在している複数の文書を容易に一括して操作することができる。

次に、階層ブラウザとグループブラウザの連携動作について説明する。

階層ブラウザの文書一覧ビューで文書を選択した場合、グループブラウザは、当該文書の所属するグループを開いた状態にして表示し、それ以外のグループは表示しないようにする。一方、グループブラウザで文書を選択した場合、階層ブラウザは、当該文書の所属するフォルダを開いた状態で表示し、それ以外のフォルダは閉じた状態で表示する。このとき文書一覧ビュー３０６で表示するのは、当該文書の所属するフォルダの中で、ツリービューの現在の表示順において一番上に表示されるフォルダに所属する文書の一覧が表示される。このように階層ブラウザおよびグループブラウザが連携して動作することで、選択した文書と同グループに所属する文書、同階層に所属する文書を簡単に得ることができる。

ハードウェアの構成図である。 ソフトウェアの構成図である。 画面の例を示す図である。 文書テーブルの例を示す図である。 フォルダテーブルの例を示す図である。 グループテーブルの例を示す図である。 グループ作成確認ダイアログを示す図である。 グループ作成ダイアログを示す図である。 グループ選択ダイアログを示す図である。 グループ表示状態の文書選択ダイアログを示す図である。 階層表示状態の文書選択ダイアログを示す図である。 文書保存ダイアログを示す図である。 移動の例（移動前）を示す図である。 フォルダ選択ダイアログを示す図である。 移動の例（移動後）を示す図である。 フォルダまたはグループの選択ダイアログを示す図である。

符号の説明

３００ ユーザインタフェースが表示されるウィンドウ
３０１ メニューバー
３０２ ツールバー
３０３ グループブラウザ
３０４ 階層ブラウザ
３０５ ツリービュー
３０６ 文書一覧ビュー

Claims (7)

1. 少なくとも文書を格納し、格納した文書を取り出すことができる文書管理装置において、
   階層構造による分類を用いて文書を分類する階層分類手段と、
   前記階層構造による分類に加えて階層を持たないグループに文書を分類するグループ分類手段と、
   前記階層構造による分類をツリー表示する階層構造表示手段と、
   前記グループを一覧表示するグループ一覧表示手段と、
   同一階層分類内の文書をリスト表示する手段と、
   同一グループ内の文書をリスト表示する手段と、
   を有することを特徴とする文書管理装置。
2. 請求項１に記載の文書管理装置において、
   文書は少なくとも一つのグループか一つのフォルダに属することを特徴とする文書管理装置。
3. 請求項１または２に記載の文書管理装置において、
   文書は複数のグループと複数のフォルダとに属することができることを特徴とする文書管理装置。
4. 請求項１から３のいずれかに記載の文書管理装置において、
   グループが選択された際、グループ内の全文書が選択されたことにする手段と、
   複数の文書に同時に操作を行うことができる手段と、
   を有することを特徴とする文書管理装置。
5. 請求項４に記載の文書管理装置において、
   複数の文書を選択して操作を行った場合に、選択された文書が分類されるグループを作成することを利用者に促す手段と、
   を有することを特徴とする文書管理装置。
6. 請求項１から５のいずれかに記載の文書管理装置において、
   少なくともキーワードを指定することによって文書を検索する手段と、
   検索された文書が分類されるグループを作成することを利用者に促す手段と、
   を有することを特徴とする文書管理装置。
7. 請求項１から６のいずれかに記載の文書管理装置において、
   前記階層構造表示手段において文書を選択した際、選択された文書の情報に基づき、前記グループ一覧表示手段が連動して動作することと、
   前記グループ一覧表示手段において文書を選択した際、選択された文書の情報に基づき、前記階層構造表示手段が連動して動作することと、
   を特徴とする文書管理装置。