JP2007006083A - 画像処理装置 - Google Patents

Abstract

【課題】画像処理装置で出力禁止がなされた場合に、これに対する対応をユーザに分かりやすくする。
【解決手段】出力文書生成部１６は、ユーザからの入力文書１００を解析し、ルールＤＢ１８に登録された出力禁止ルールのどれかに該当するか否かを判定する。そして、該当する場合、そのルールに対応するメッセージＭ１を含む出力文書Ｂを作成し、制御部１４に渡す。このメッセージは、その入力文書１００が絶対に出力不可能なものか否か、出力できるとすればどのような方法を用いればよいか、等を示したものであり、ルールＤＢ１８に登録されている。制御部１４は、そのようなメッセージＭ１を含む出力文書Ｂを受け取った場合、出力部２０にその出力文書Ｂを渡して印刷出力させる。
【選択図】図３

Description

本発明は、ユーザから出力指示された文書の画像を生成して出力する複写機、複合機、プリンタ、ファクシミリ、スキャナ等の画像処理装置に関し、特に機密文書等のように、印刷その他の出力に制限を加える必要がある文書の出力制限に関する。

例えば特許文献１には、複写機等の画像処理装置において社内機密文書等の不正コピーを防止するための技術が開示される。この技術では、機密文書作成時に、記録用紙上に視認性の低い黄色のトナーでマークを付加し、複写処理時にそのマークが読み取られた場合、当該文書は機密文書であるとして、全面黒による出力を行なう等の機密保持処理を行う。また、特許文献１には、画像処理装置に印影を登録可能とし、画像処理装置が文書からその印影を読み取った場合、それを機密文書として機密保持処理を行う点が示される。また、特許文献１には、機密文書の複写がなされようとした際に処理を強制的に中断し、さらに次の行程における現像器により、用紙上に「これは機密書類であるため複写できません」旨のメッセージを付加して出力する点が示される。

特開平１１−１２２４８５号公報

機密文書等には様々な種類があり、印刷・複写出力等の禁止の必要性の度合いは種類毎に異なる。例えば、社内機密文書の中にも画面上の閲覧のみを認め紙に印刷することが完全に禁じられるものもあれば、しかるべき者の承認を得れば紙への印刷が認められるものもある。ところが、特許文献１の技術は、機密文書であれば全て一律に機密保持処理を行い、同じメッセージを出力するだけなので、ユーザは出力しようとした文書が絶対に出力が認められないものなのか、しかるべき手段を講じれば出力が認められる場合があるのかを知ることができないと言う問題がある。

本発明は、ユーザから出力指示された文書の画像を生成し、出力する画像処理装置であって、出力が制限される文書の条件を示す複数の出力制限ルールと、出力制限ルールごとに対応するユーザへのメッセージデータとを記憶したルール記憶手段と、前記文書が前記出力制限ルールにいずれかに抵触するか否かを判定する判定手段と、前記判定手段で前記文書が前記出力制限ルールに抵触すると判定された場合、該文書の出力を制限すると共に、前記文書が抵触する出力制限ルールに対応するメッセージデータをユーザに提示する出力制限制御手段と、を備える画像処理装置を提供する。

好適な例では、メッセージデータには、例えば、対応する出力制限ルールによる出力制限に対しユーザが取り得る対処を示す情報が含まれる。

また別の好適な例では、画像処理装置は、出力制限を行った場合にその旨を通知する通知先の情報を記憶した通知先記憶手段を更に備え、前記出力制限制御手段は、前記判定手段で前記文書が前記出力制限ルールに抵触すると判定された場合、更に前記通知先記憶手段に記憶された通知先にその抵触に関する情報を通知する。

以下、図面を参照して、本発明の好適な実施の形態について説明する。

図１〜図３を参照して、本実施形態の画像処理装置１０の構成及び処理について説明する。図１は本実施形態の画像処理装置の機能ブロック図、図２はその画像処理装置内のルールＤＢ（詳細は後述）に登録されるルール情報、図３はその画像処理装置の処理の流れを説明するための図である。

この例では、画像処理装置１０は、複写機、プリンタ、スキャナ又はファクシミリ装置、又はそれらの機能を併せ持つ複合機であるとするが、これはあくまで一例に過ぎない。画像処理装置１０は、それら複写機、プリンタ等の各種装置のうちのいずれであっても構わない。

画像処理装置１０において、入力部１２は、処理対象となる入力文書１００（図３では入力文書Ａ）を受け取る手段である（図３の（１））。例えば画像処理装置１０が複写機やスキャナ、ファクシミリの場合、入力文書１００は紙原稿であり、入力部１２はそれを読み取る画像読取機構である。この場合、入力部１２は、読み取った原稿の画像データを制御部１４に渡す。また、画像処理装置１０がプリンタの場合、入力文書１００はページ記述言語や画像データ等の形で表現された原稿データであり、入力部１２はそのデータをクライアントコンピュータから受け取る手段である。この場合入力部１２は、入力された原稿データを制御部１４に渡すか、或いは原稿データを出力部２０が処理可能な画像データ形式のデータに変換した上で制御部１４に渡す（図３の（２））。複合機の場合、紙原稿及び原稿データの両方を入力文書１００として受け入れる。

制御部１４は、画像処理装置１０のジョブ制御を行うユニットであり、ジョブ制御のために入力部１２，出力文書生成部１６，出力部２０及び通知部２２などといった画像処理装置１０内の各部を制御する。制御部１４は、典型的にはジョブ制御プログラムを画像処理装置１０内のプロセッサに実行させることにより実現できる。

出力部２０は、入力部１２に入力された入力文書１００に対する当該画像処理装置での処理結果を出力するユニットである。例えば画像処理装置が複写機やプリンタの場合、出力部２０は、画像を用紙に印刷する印刷機構である。また、ファクシミリの場合出力部２０は画像をファクシミリ送信する送信機構であり、スキャナの場合出力部２０は読み取られた画像をファイルとして画像処理装置１０内の不揮発性記憶装置に蓄積したり、或いはあらかじめ登録されたコンピュータにそのファイルを送信したりする機構である。複合機の場合は、それら各機能に対応した出力部２０が設けられる。

出力文書生成部１６は、出力部２０から出力させる出力文書データを生成する手段である。特に出力文書生成部１６は、入力文書１００が出力禁止対象に該当するかどうかの判定、及びその判定の結果出力禁止対象に該当すると判定した場合の処理の機能を備える。出力禁止対象か否か、及び出力禁止対象である場合にとるべき処理は、ルールＤＢ（データベース）１８に登録されたルールに基づき判定する。

図２にルールＤＢ１８が管理する出力禁止ルール情報の一例を示す。この例では、ルールＤＢ１８の各レコードは、カテゴリ２０２，出力禁止ルール２０４，メッセージ２０６及び通知フラグ２０８を有する。

カテゴリ２０２の欄には、出力禁止ルールの適用対象箇所の種類を示す情報が登録される。例えばカテゴリ「文書」は、ルールの適用対象が文書本体（内容部）であることを示す。またカテゴリ「属性」はルール適用対象が文書本体に付属する属性（プロパティ）データであることを示す。この他、ルール適用対象が文書ファイル名であることを示すカテゴリ「ファイル名」など、様々なカテゴリを設定することができる。

出力禁止ルール２０４の欄には、入力文書１００が出力禁止対象であるか否かを判定するルールの識別名が登録される。本実施形態では、ルールＤＢ１８には複数の出力禁止ルール２０４が登録されている。

出力禁止ルール２０４のうち例えば「社外秘」は、入力文書１００が社外秘文書に該当する条件を表したルールである。ルール「社外秘」は、例えば入力文書１００の画像中に「社外秘」を示す特徴的な画像（例えば社外秘を示す文字列、マーク或いはバーコード等のコード情報。この特徴的な画像は当該ルール中に記述される）が含まれている場合や、入力文書１００を示すページ記述言語データ中（例えば属性情報中）に「社外秘」を示す所定のデータ（これはルール中に記述される）が含まれている場合などに、当該入力文書１００を出力禁止対象と判定する等のルールである。出力文書生成部１６は、この判定のために、文書の画像中から文字列を求めるＯＣＲ（光学文字認識）機能を備える。ルール「図面」は、入力文書１００の画像中やページ記述言語データ中に、出力禁止対象の「図面」であること、又は出力禁止対象の図面番号などを示す文字列やマーク、コード情報等が含まれている場合に、出力禁止と判定するルールである。ルール「私的文書」は、業務以外の活動を示唆する文言（例えば該当する文言のリストをこのルールに記述しておけばよい）が入力文書１００中に高い割合で現れた場合や、業務用の文書に組み込まれる所定の文字列やマーク、或いは属性データが入力文書１００の画像やページ記述言語データ中にない場合などに、入力文書１００を出力禁止と判定する。また、画像処理装置の中には、ユーザから指定されたＵＲＬ(Uniform Resoure Locator) からウェブページをダウンロードし、印刷等の出力を行う機能を持つものがあるが、出力を許可するウェブページを規定するルール（例えば出力を許可するウェブページのドメインを列挙したり、逆に出力禁止のドメインを列挙したりしたものなど）も、この出力禁止ルール２０４の一例である。また、入力文書１００の属性データ（作成者名や文書名、ファクシミリ送信宛先など）や、その入力文書１００の出力を指示したユーザの情報（ユーザ名や、ユーザが属するグループ、ユーザに与えられた権限の情報）を利用して、出力禁止の判定を行うこともできる。この場合、出力禁止ルールには、出力禁止に該当する文書属性やユーザの情報を特定する条件が記述される。もちろん、それら文書、文書属性、ユーザ等に関する条件を適宜組み合わせたものを出力禁止ルールとすることもできる。図２では、これら各ルールの識別名のみ示したが、画像処理装置１０にはそれら各ルールの内容を記述した実体データももちろん登録されている。

なお、出力禁止ルールの適用先は１つのカテゴリに限定されるわけではない。例えば「『機密』という文字列を含む場合に出力禁止とする」というルールがあった場合、このルールは「文書」、「属性」、「ファイル名」のいずれにも適用可能である。

メッセージ２０６は、当該出力禁止ルール２０４に該当した場合に、ユーザに提示するメッセージのデータが登録される。本実施形態では、出力禁止の処理を採った場合、単に入力文書が出力できない旨を示すだけのメッセージではなく、その出力禁止に対しユーザがとり得る対処を示唆するメッセージを提示する。このようなメッセージのユーザへの提示は、画像処理装置１０の出力部２０から印刷出力してもよいし、画像処理装置１０のユーザインタフェース用のディスプレイ（液晶パネルなど）に表示してもよいし、リモートのマシンからのプリント指示の場合には、そのリモートマシンにそのメッセージを送ってもよい。

そのようなメッセージとしては、例えば、当該入力文書が絶対に出力禁止のものなのか、それとも適切な手段を講じれば出力が認められるものなのかを示す文章やマークなどを例示することができる。ユーザは、このようなメッセージを見ることで、当該入力文書が絶対に出力禁止のものであれば、その文書を出力しようという無駄な試みを回避することができる。また、適切な手段を講じれば出力可能なのであれば、その手段を講じるなどの対処をとることもできる。ルール「社外秘」に対応するメッセージ中の「閲覧のみ可能です」という文言は、そのようなメッセージの一例である。このメッセージを見れば、ユーザは、入力文書はウェブページや紙文書での閲覧のみが許されたものと知ることができるので、印刷や複写、ファクシミリ送信、スキャンデータのファイル出力等の出力を試みても無駄なことが分かる。

また、別の観点から言えば、本実施形態では、当該入力文書が適切な手段を講じれば出力可能である場合、その手段を示す文章やマークなどを含むメッセージを出力する。これにより、ユーザは、その文書をどうしても出力したい場合、そのメッセージにしたがって適切な処置を講じることができる。例えば、図２の例では、ルール「図面」に対応するメッセージ中の「どうしても出力したい場合は管理者に依頼してください」という文言がその一例である。ユーザは、このメッセージを見て、管理者に当該文書の出力を依頼したり、あるいは管理者から当該文書の出力の権限を付与してもらう（例えば画像処理装置１０にその権限を設定してもらうなど）などの対処をとることができる。

本実施形態では、このようなメッセージを出力禁止ルールごとに用意することで、出力禁止の理由に応じた適切なメッセージをユーザに提示することができる。また、このメッセージの中に、出力禁止ルールの内容（例えば出力禁止の理由）を示すことで、ユーザはどのような理由で出力禁止になったかを知ることができる。したがって、ユーザに文書の出力管理のポリシーを周知することが可能になる。

また、ルールＤＢ１８の通知フラグ２０８は、当該出力禁止ルールに該当した場合に、その旨を所定の通知先に通知するか否かを示す。通知先は、例えば画像処理装置１０を管理する管理者やオフィス或いは企業内の情報管理部門の担当者のメールアドレスや、管理者或いは情報管理部門に設置されたプリンタ等の画像処理装置などである。通知先の情報は通知先情報ＤＢ２４に登録されている。例えば図３の例では、通知先情報ＤＢ２４には、通知先として管理部門の複合機のＩＰアドレスと管理者のメールアドレスとが登録されている。このような通知により、管理者或いは管理部門に対し情報セキュリティ管理のための有益な情報を提供することができる。

再び出力文書生成部１６の説明に戻ると、出力文書生成部１６は、制御部１４から入力文書１００のデータを受け取り（図３の（３））、このデータを解析することにより、ルールＤＢ１８に登録されたルールの中にその入力文書が該当するものがあるか否かを判定する。この判定自体は周知技術で実現できるので説明を省略する。

そして、該当するルールがなければ、当該入力文書は出力禁止でないので、出力文書生成部１６は、その入力文書の画像を表す出力文書データＢを生成し、制御部１４に返す。一方、該当するルールがあれば、その文書は出力禁止なので、出力文書生成部１６は、そのルールに対応するメッセージ２０６を示す出力文書データＢ（例えば図３の例では文書Ｍ１）を作成して制御部１４に返す。このデータに、該当したルール（「社外秘」又は「図面」など）を示す情報（言い換えれば出力禁止と判定した理由）を含めることも好適である。なお、出力文書データＢには、その文書データＢが出力禁止のメッセージであるのか、ユーザに出力指示された入力文書１００（Ａ）であるのかを示す情報を付けて送ることも好適である。また、その該当するルールに対応する通知フラグ２０８が「通知する」であれば、出力文書生成部１６は、通知先情報ＤＢ２４に登録された通知先への通知指示Ｃを制御部１４に送る（以上、図３の（４））。

なお、１つの入力文書１００（Ａ）に対して複数のルールが該当した場合、例えば、出力文書データＢには、該当するルールに対応するメッセージ（及びそのルールを示す情報）を全て列挙すればよい。また、この場合、それら該当するルールのうちの１つでも通知フラグ２０８が「通知する」であれば、制御部１４に対して所定の通知先への通知指示Ｃを行う。

制御部１４は、出力文書生成部１６から受け取った出力文書Ｂを出力部２０に渡すとともに、その出力文書Ｂの出力先を指示する（図３の（５））。この場合、出力文書Ｂが入力文書Ａに対応するものであれば、ユーザが指示した出力先（例えば印刷や複写の場合はプリント出力部、ファクシミリ送信の場合はファクシミリ出力部）を指示する。これに対し、出力文書Ｂが出力禁止に対応するメッセージである場合は、出力先としてプリント出力部を指示する。出力部２０は、指示された出力先に該当する出力部からその出力文書Ｂを出力する（図３の（６））。

また制御部１４は、出力禁止の旨の通知を指示する通知指示Ｃを出力文書生成部１６から受けた場合、通知部２２に対してその通知を指示する（図３の（７））。この指示には、入力文書Ａ、出力文書Ｂ（すなわち出力禁止に関するメッセージ）、及びこのジョブの属性情報Ｄが含まれる。属性情報Ｄには、例えば、出力禁止と判定したルールの内容（禁止の理由）や、入力文書Ａのファイル名（もし分かれば）、当該画像処理装置１０の識別情報、当該ジョブを投入したユーザの識別情報（もし分かれば）、などが含まれる。また、ファクシミリ送信の場合、宛先ＦＡＸ番号などを属性情報Ｄに含めることが有益である。ただし、これはあくまで一例であり、属性情報Ｄはこれらの全てを含まなければならないわけではないし、これら以外の情報を含んでいけないわけでもない。

通知部２２は、制御部１４からの通知指示に従って通知内容データＥを生成し、その通知内容データＥを、通知先情報ＤＢ２４から求めた通知先に対して送信する（図３の（８））。作成する通知内容データＥには、出力禁止と判定した理由等を示した属性情報Ｄ、出力禁止について説明するメッセージを示した出力文書Ｂ、及び入力文書Ａそのもののデータとが含まれる。このような通知内容データＥを受け取った管理者や管理部門は、どのような文書の出力が試みられて、その出力が禁止されたのかを知ることができる。特に、通知内容データＥには、入力文書Ａの画像が含まれるので、どのような文書が出力されようとしたのか、管理側で容易に把握できる。また、画像処理装置１０やその出力を指示したユーザの識別情報などが属性情報Ｄに含まれる場合は、どの装置で、或いはだれが、そのような出力を試みたかを管理側が把握できる。

なお、通知部２２は、通知内容データＥを、通知先の種別に応じた形式にして送信する。例えば、通知先が複合機である場合、通知部２２は、その通知内容データＥの画像を印刷する印刷指示を作成し、その複合機に対して送信する。通知先が電子メールのアドレスである場合は、例えば、その通知内容データＥのファイルを添付ファイルとして含んだ電子メールを作成し、通知先に送信する。

なお、ルールＤＢ１８や通知先情報ＤＢ２４の登録情報は、設定部２６を介して追加、削除、又は変更することができる。

以上説明したように、本実施形態によれば、画像処理装置１０が入力文書に対し出力禁止の措置をとった場合に、ユーザは出力部２０から出力される文書からその入力文書が絶対に出力できないのか否かを知ることができ、更に出力できる方法がある場合にはその方法を知ることができるので、ユーザの利便性が向上する。また本実施形態では、出力禁止の措置をとった場合、その禁止に関する情報を所定の通知先に通知するので、画像処理装置１０からの情報漏洩やその兆候の監視を行うことができる。

以上に説明した実施形態はあくまで一例に過ぎない。例えば、以上では、出力禁止のためのメッセージを出力部２０から印刷物として出力したが、この代わりに、画像処理装置１０の備えるユーザインタフェース用の画面にそのメッセージを表示してもよいし、リモートからのプリント指示の場合には指示元のユーザに対してそのメッセージをメールで送信したり、指示元のパーソナルコンピュータのプリンタドライバに対してそのメッセージを送り、プリンタドライバのユーザインタフェース画面にそのメッセージを表示されるようにしてもよい。また、メッセージの印刷出力と、ユーザインタフェース画面表示或いはリモートのコンピュータへの通知との両方を行ってもよい。

また、出力禁止の措置をとった場合の通知先を、該当する出力禁止ルールごとに設定できるようにすることもできる。これにより、出力禁止ルールごとに、そのルールに該当する文書出力に関心のある部門に適切に通知を行うことができる。

また、以上の例では、入力文書１００の出力を禁止する場合を例にとったが、本実施形態の処理は、禁止以外の場合にも適用可能である。例えば、画像処理装置１０が提供するいくつかの出力態様（印刷、ファクシミリ送信など）のうちの一部を禁止したり、或いは入力文書１００のうちの一部を黒塗り等の方法で隠して出力したり、入力文書１００の画像に対して出力制限対象である旨を示す画像を重畳して出力したりするなどといった様々な出力制限を行う場合でも、その出力に合わせて上述と同様のメッセージを出力したり画面表示したりすることができ、またそのような制限を行った旨を管理者に通知することもできる。

実施の形態の画像処理装置の構成例を示す機能ブロック図である。 ルールＤＢが管理する出力禁止ルール情報の一例を示す図である。 実施の形態の画像形成装置の処理の流れを説明するための図である。

符号の説明

１０ 画像処理装置、１２ 入力部、１４ 制御部、１６ 出力文書生成部、１８ ルールＤＢ、２０ 出力部、２２ 通知部、２４ 通知先情報ＤＢ、２６ 設定部。

Claims (9)

1. ユーザから出力指示された文書の画像を生成し、出力する画像処理装置であって、
   出力が制限される文書の条件を示す複数の出力制限ルールと、出力制限ルールごとに対応するユーザへのメッセージデータとを記憶したルール記憶手段と、
   前記文書が前記出力制限ルールにいずれかに抵触するか否かを判定する判定手段と、
   前記判定手段で前記文書が前記出力制限ルールに抵触すると判定された場合、該文書の出力を制限すると共に、前記文書が抵触する出力制限ルールに対応するメッセージデータをユーザに提示する出力制限制御手段と、
   を備える画像処理装置。
2. 前記メッセージデータには、対応する出力制限ルールによる出力制限に対しユーザが取り得る対処を示す情報が含まれることを特徴とする請求項１記載の画像処理装置。
3. 前記メッセージデータには、対応する出力制限ルールによる出力制限が解除の可能性があるものか否かを示す情報が含まれることを特徴とする請求項２記載の画像処理装置。
4. 前記メッセージデータには、対応する出力制限ルールに抵触した文書を出力するための方策を示す情報が含まれることを特徴とする請求項２記載の画像処理装置。
5. 前記メッセージデータには、対応する出力制限ルールの内容の説明が含まれることを特徴とする請求項１記載の画像処理装置。
6. 出力制限を行った場合にその旨を通知する通知先の情報を記憶した通知先記憶手段を更に備え、
   前記出力制限制御手段は、前記判定手段で前記文書が前記出力制限ルールに抵触すると判定された場合、更に前記通知先記憶手段に記憶された通知先にその抵触に関する情報を通知する、
   ことを特徴とする請求項１記載の画像処理装置。
7. 前記出力制限制御手段が前記通知先に通知する前記抵触に関する情報には、前記出力制限ルールに抵触した前記文書の画像データが含まれることを特徴とする請求項６記載の画像処理装置。
8. 前記出力制御手段は、前記判定手段で前記文書が前記出力制限ルールに抵触すると判定された場合、前記通知先として記憶された印刷装置に対し、前記出力制限ルールに抵触した前記文書の画像データを含む抵触状況情報の印刷指示を行うことを特徴とする請求項７記載の画像処理装置。
9. 前記通知先記憶手段は、前記出力制限ルールごとに対応する通知先を記憶し、
   前記出力制限制御手段は、前記判定手段で前記文書が前記出力制限ルールに抵触すると判定された場合、更に前記文書が抵触する出力制限ルールに対応する通知先にその抵触に関する情報を通知する、
   ことを特徴とする請求項６記載の画像処理装置。

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