JP2006185151A

JP2006185151A - Information processor, control method of information processor, and program

Info

Publication number: JP2006185151A
Application number: JP2004377706A
Authority: JP
Inventors: Tsutomu Imada; 努今田; Isao Kato; 勲加藤
Original assignee: Hitachi Ltd
Current assignee: Hitachi Ltd
Priority date: 2004-12-27
Filing date: 2004-12-27
Publication date: 2006-07-13

Abstract

<P>PROBLEM TO BE SOLVED: To provide an information processor capable of confirming the location of documents which are not computerized in an office or the like, a control method of the information processor, and a program. <P>SOLUTION: The information processor is constituted of a document management server 200 communicably connected with a plurality of terminals 100 provided with readers 300 for receiving the identification information of a radio IC chip 500 and provided with a circulation management table for correlating the identification information of the radio IC chip 500 mounted on a circulation object 600 to be successively browsed by respective users using the respective terminals 100 with the identification information of the user holding the circulation object 600 and storing the resultant data, and a reader management table ot the like for correlating the identification information of the respective readers 300 provided to the respective terminals 100 with the identification information of the respective users using the respective terminals 100 respectively and storing the resultant data. <P>COPYRIGHT: (C)2006,JPO&NCIPI

Description

本発明は、情報処理装置、情報処理装置の制御方法、及びプログラムに関する。 The present invention relates to an information processing apparatus, a control method for the information processing apparatus, and a program.

近年、情報技術の進歩に伴い、様々な文書類が電子化されるようになった。これにより、オフィス等において複数の担当者間で回覧される回覧書類や複数の担当者による決裁が必要な業務書類等は電子データとしてコンピュータ上で取り扱うことができるようになった。 In recent years, with the advancement of information technology, various documents have been digitized. As a result, circulation documents circulated among a plurality of persons in charge in offices and business documents that require approval by a plurality of persons in charge can be handled as electronic data on a computer.

これらの電子化された文書類（電子文書）を管理するシステムとしてワークフローを用いたシステムが広く利用されている。このシステムでは、電子文書の起案者によりあらかじめ定義されたワークフローに従って電子文書が回覧され、処理状況が管理される。 As a system for managing these digitized documents (electronic documents), a system using a workflow is widely used. In this system, an electronic document is circulated according to a workflow defined in advance by the drafter of the electronic document, and the processing status is managed.

しかし、現実の業務においては、一式の回覧書類や業務書類の中には電子化できない書類等を含む場合が多く、これらは従来通り回覧経路を示す紙等を付けて担当者間で回覧されている。このような従来の回覧処理は、通常、各担当者の机上にそれぞれ置かれた書類トレイ等に回覧書類や業務書類を入れることで実施されている。さらに「未決」や「既決」、場合によっては「保留」等の各書類トレイを各担当者の机上に設けることにより、各担当者が保持している書類の処理状況を示すことも行われている。 However, in actual business, a set of circulation documents and business documents often include documents that cannot be digitized, and these are circulated among the persons in charge with paper indicating the circulation route as usual. Yes. Such a conventional circulation process is usually carried out by putting a circulation document or business document in a document tray or the like placed on the desk of each person in charge. In addition, by providing document trays such as “Undecided”, “Determined”, and “Pending” in some cases on the desk of each person in charge, the processing status of the documents held by each person in charge is indicated. Yes.

このように、情報技術が進歩した今日においても電子化されない書類が溢れている。そしてこのような電子化されない書類は一度紛失すると探し出すのが容易ではないことから、電子化されない各書類に無線ＩＣチップを取り付けておき、書類を探し出す際には、無線ＩＣリーダによって無線ＩＣチップに記憶された識別情報を読み取ることによって、紛失した書類を探し出すことを可能にする技術も開発されている（例えば特許文献１を参照）。
特開２００４−６６５７２号公報 In this way, even today, when information technology has advanced, there are a lot of documents that are not digitized. Since it is not easy to find such non-electronicized documents once they are lost, a wireless IC chip is attached to each non-electronicized document. A technique has also been developed that makes it possible to search for lost documents by reading stored identification information (see, for example, Patent Document 1).
JP 2004-66572 A

ところが、現実の業務において書類の紛失に気付くのは、その書類が必要になった後であることが多い。またその書類の所在が分からなくなったことに気付いても直ちに必要な書類でなければそのまま放っておくこともある。そのため、紛失した書類の探索は多くの場合切迫した状況の中で行われることになる。またその場合、紛失した書類が見つかったとしても、その書類を保持していた担当者があいにく不在であった場合には、その書類を持ち出しても良いかどうかを判断することができない。さらには、紛失した書類を探し出す場合だけではなく、処理期限の決められた業務書類の処理が滞っている場合に、誰が処理を停滞させているのかを知りたい場合もある。
このようなことから、電子化されない書類の所在を把握しておくことを可能とする技術が求められている。 However, it is often the case that documents are lost in real work after they are needed. Also, if you find out that the document is lost, you may leave it as it is if it is not necessary. As a result, lost documents are often searched in an urgent situation. In that case, even if a lost document is found, if the person in charge holding the document is unattended, it cannot be determined whether the document can be taken out. Furthermore, not only when searching for lost documents, but also when there is a delay in processing a business document whose processing deadline has been determined, there may be a case where it is desired to know who has stopped processing.
For this reason, there is a need for a technique that makes it possible to grasp the location of documents that are not digitized.

本発明は上記課題を鑑みてなされたものであり、電子化されない書類の所在を確認できる情報処理装置、情報処理装置の制御方法、及びプログラムを提供することを主たる目的とする。 SUMMARY An advantage of some aspects of the invention is that it provides an information processing apparatus, a control method for the information processing apparatus, and a program that can confirm the location of a document that is not digitized.

上記課題を解決するために、本発明は、無線ＩＣチップから送信される前記無線ＩＣチップの識別情報を受信する無線ＩＣリーダを備えた複数の情報処理端末と通信可能に接続され、前記各情報処理端末をそれぞれ使用する各使用者により順次閲覧される回覧物に装着される無線ＩＣチップの識別情報と、前記回覧物を保持中の使用者の識別情報と、を対応付けて記憶する回覧管理テーブルと、各情報処理端末が備える各無線ＩＣリーダの識別情報と、各情報処理端末を使用する各使用者の識別情報と、をそれぞれ対応付けて記憶する無線ＩＣリーダ管理テーブルと、前記回覧物に装着された前記無線ＩＣチップから前記無線ＩＣチップの識別情報を受信した無線ＩＣリーダを備える情報処理端末から、前記無線ＩＣチップの識別情報及び前記無線ＩＣリーダの識別情報を受信する識別情報受信部と、前記無線ＩＣリーダ管理テーブルに前記受信した無線ＩＣリーダの識別情報と対応付けて記憶される使用者の識別情報を、前記回覧物を保持中の使用者の識別情報として、前記回覧管理テーブルに記憶する回覧管理テーブル更新部と、を備えることを特徴とする情報処理装置に関する。 In order to solve the above-described problems, the present invention is configured to be communicably connected to a plurality of information processing terminals including a wireless IC reader that receives identification information of the wireless IC chip transmitted from a wireless IC chip. Circulation management that stores the identification information of the wireless IC chip attached to the circulation that is sequentially browsed by each user who uses the processing terminal and the identification information of the user holding the circulation in association with each other. A wireless IC reader management table that stores a table, identification information of each wireless IC reader included in each information processing terminal, and identification information of each user who uses each information processing terminal, and the circulation From the information processing terminal including a wireless IC reader that has received the wireless IC chip identification information from the wireless IC chip mounted on the wireless IC chip, the wireless IC chip identification information and the previous An identification information receiving unit that receives identification information of a wireless IC reader, and a user identification information that is stored in the wireless IC reader management table in association with the received identification information of the wireless IC reader. The present invention relates to an information processing apparatus comprising: a circulation management table update unit stored in the circulation management table as user identification information.

その他、本願が開示する課題、及びその解決方法は、発明を実施するための最良の形態の欄、及び図面により明らかにされる。 In addition, the problems disclosed by the present application and the solutions thereof will be clarified by the column of the best mode for carrying out the invention and the drawings.

電子化されない書類の所在を確認できる情報処理装置、情報処理装置の制御方法、及びプログラムを提供することができる。 An information processing apparatus capable of confirming the location of a document that is not digitized, a control method for the information processing apparatus, and a program can be provided.

＝＝＝全体構成例＝＝＝
本実施の形態に係る書類管理システムの全体構成を図１に示す。本実施の形態に係る書類管理システムは、複数の利用者端末（特許請求の範囲に記載の情報処理端末に相当する）１００と、書類管理サーバ（特許請求の範囲に記載の情報処理装置に相当する）２００とがＬＡＮ（Local Area Network）等を通じて通信可能に接続されてなる。 === Example of Overall Configuration ===
FIG. 1 shows an overall configuration of a document management system according to the present embodiment. The document management system according to the present embodiment includes a plurality of user terminals (corresponding to information processing terminals described in claims) 100 and a document management server (corresponding to information processing devices described in claims). 200) is communicably connected via a LAN (Local Area Network) or the like.

利用者端末１００は、オフィス等における各担当者（特許請求の範囲に記載の使用者に相当する）によりそれぞれ使用されるコンピュータである。各担当者は自分に割り当てられた利用者端末１００を使用してそれぞれの担当業務を遂行する。図１に示すように、本実施の形態においては、各利用者端末１００は各担当者の机上に設置されている。 The user terminal 100 is a computer used by each person in charge in an office or the like (corresponding to a user described in claims). Each person in charge uses the user terminal 100 assigned to him / her to perform his / her duties. As shown in FIG. 1, in the present embodiment, each user terminal 100 is installed on the desk of each person in charge.

また各担当者の机上には回覧物６００を保管しておくためのトレイが置かれている。オフィス内における回覧書類や業務書類等の回覧物６００は各担当者の机上のトレイに順次置かれる。閲覧の終わった回覧書類や処理の終わった業務書類は、次の担当者の机上に設置されたトレイに置かれる。トレイは図１に示すように各担当者につき複数設置されるようにすることができる。その場合、各トレイは、例えば、まだ閲覧していない回覧書類や未処理の業務書類を入れておくためのトレイ（未決トレイあるいは未読トレイ）、既に閲覧し終わった回覧書類や処理済みの業務書類を入れておくためのトレイ（既決トレイあるいは既読トレイ）、さらには処理中あるいはペンディングにしている業務書類を入れておくためのトレイ（保留トレイ）とすることができる。 A tray for storing the circulation 600 is placed on the desk of each person in charge. Circulations 600 such as circulation documents and business documents in the office are sequentially placed on a tray on each person's desk. Circulation documents that have been browsed and business documents that have been processed are placed on a tray set on the desk of the next person in charge. As shown in FIG. 1, a plurality of trays can be installed for each person in charge. In that case, each tray is, for example, a tray (undecided tray or unread tray) for storing circulation documents that have not been browsed or unprocessed business documents, circulation documents that have already been browsed, or processed business documents. Can be used as a tray for storing business documents (determined tray or read tray), and a tray for storing business documents being processed or pending (holding tray).

また本実施の形態においては、各トレイには無線ＩＣリーダ３００が設けられている。無線ＩＣリーダ３００は無線ＩＣチップ５００から送信される無線ＩＣチップ５００の識別情報を受信するための装置である。回覧書類や業務書類等の各担当者により順次閲覧される回覧物６００には、図１に示すように無線ＩＣチップ５００が装着されており、その回覧物６００がトレイに置かれると、回覧物６００に装着された無線ＩＣチップ５００から送信される無線ＩＣチップ５００の識別情報が、そのトレイに設置された無線ＩＣリーダ３００により読み取られる。無線ＩＣリーダ３００は利用者端末１００が備える装置であり、無線ＩＣリーダ３００により読み取られた無線ＩＣチップ５００の識別情報は、利用者端末１００から書類管理サーバ２００に送信される。その際に、無線ＩＣチップ５００の識別情報を読み取った無線ＩＣリーダ３００の識別情報も合わせて送信される。また、その無線ＩＣリーダ３００が設置されるトレイの種類（例えば未決トレイ、既決トレイ等）を示す情報やその無線ＩＣリーダ３００を備える利用者端末１００を使用する担当者の識別情報等も合わせて送信するようにすることもできる。詳しくは後述する。なお各担当者により順次閲覧される回覧物６００は、書類であってもよいし物品であってもよい。また以下において回覧物６００を書類６００と記す場合もある。 In this embodiment, a wireless IC reader 300 is provided for each tray. The wireless IC reader 300 is a device for receiving identification information of the wireless IC chip 500 transmitted from the wireless IC chip 500. As shown in FIG. 1, a wireless IC chip 500 is mounted on a circulation 600 that is sequentially viewed by each person in charge such as circulation documents and business documents, and when the circulation 600 is placed on a tray, The identification information of the wireless IC chip 500 transmitted from the wireless IC chip 500 mounted on 600 is read by the wireless IC reader 300 installed on the tray. The wireless IC reader 300 is a device provided in the user terminal 100, and the identification information of the wireless IC chip 500 read by the wireless IC reader 300 is transmitted from the user terminal 100 to the document management server 200. At this time, the identification information of the wireless IC reader 300 that has read the identification information of the wireless IC chip 500 is also transmitted. In addition, information indicating the type of tray on which the wireless IC reader 300 is installed (for example, undecided tray, determined tray, etc.), identification information of a person in charge using the user terminal 100 including the wireless IC reader 300, and the like are also included. It can also be transmitted. Details will be described later. The circulation item 600 sequentially viewed by each person in charge may be a document or an article. In the following, the circulation 600 may be referred to as a document 600.

無線ＩＣチップ５００は、ＣＰＵ（Central Processing Unit）やメモリ、アンテナを備えている。アンテナが所定の無線信号を受けると、その無線信号のエネルギーを電力源としてメモリに記憶されたデータをアンテナから送信する。メモリに記憶されるデータには、無線通信のための制御情報の他、当該無線ＩＣチップ５００に固有の識別情報が含まれる。無線ＩＣチップ５００に固有の識別情報は、無線ＩＣチップ５００の製造時に書き込まれるものであり、各無線ＩＣチップ５００に一意に割り当てられる。無線ＩＣチップ５００はＲＦＩＤ（Radio Frequency IDentification）とも呼ばれるが、ミリメートルあるいはマイクロメートル単位の大きさしかない。そのため用紙製造時に用紙の中に漉き込んでしまうことも可能である。もちろん無線ＩＣチップ５００が漉き込まれていない用紙や、物品に対しては、例えば接着テープ等で後から無線ＩＣチップ５００を貼り付けることにより装着することも可能である。 The wireless IC chip 500 includes a CPU (Central Processing Unit), a memory, and an antenna. When the antenna receives a predetermined radio signal, data stored in the memory is transmitted from the antenna using the energy of the radio signal as a power source. The data stored in the memory includes identification information unique to the wireless IC chip 500 in addition to control information for wireless communication. Identification information unique to the wireless IC chip 500 is written when the wireless IC chip 500 is manufactured, and is uniquely assigned to each wireless IC chip 500. The wireless IC chip 500 is also called RFID (Radio Frequency IDentification), but has only a size of millimeter or micrometer. For this reason, it is possible to insert into the paper when the paper is manufactured. Of course, it is also possible to attach the wireless IC chip 500 to a paper or an article on which the wireless IC chip 500 is not inserted by attaching the wireless IC chip 500 later with an adhesive tape or the like.

書類管理サーバ２００は、各担当者により回覧される回覧文書や各担当者により処理される業務文書等の回覧物６００の管理を行うためのコンピュータである。詳細は後述するが、書類管理サーバ２００は回覧物６００の管理を行うための各種テーブルを備える。そして利用者端末１００から送信されてくる無線ＩＣチップ５００の識別情報や無線ＩＣリーダ３００の識別情報等により上記テーブルを随時更新し、回覧物６００の管理を行う。また本実施の形態に係る書類管理サーバ２００はワークフローの管理も行う。書類管理サーバ２００は、利用者端末１００から送信されてくる無線ＩＣチップ５００の識別情報や無線ＩＣリーダ３００の識別情報等により上記テーブルを随時更新し、ワークフローの管理を行う。 The document management server 200 is a computer for managing a circulation item 600 such as a circulation document circulated by each person in charge and a business document processed by each person in charge. Although details will be described later, the document management server 200 includes various tables for managing the circulation 600. Then, the above-mentioned table is updated as needed with the identification information of the wireless IC chip 500 and the identification information of the wireless IC reader 300 transmitted from the user terminal 100, and the circulation 600 is managed. The document management server 200 according to the present embodiment also manages workflows. The document management server 200 updates the table as needed based on the identification information of the wireless IC chip 500 and the identification information of the wireless IC reader 300 transmitted from the user terminal 100, and manages the workflow.

ワークフローにおける担当者の遷移は、書類６００の所在である処理ポイントの変化に対応する。またワークフローにおける処理状況の遷移は、書類６００を格納しているトレイの変化に対応する。このようにして、本実施の形態に係る書類管理システムにより、ワークフロー上で書類６００の所在と共に処理状況を確認することが可能となる。本実施の形態に係る書類管理システムにより管理されるワークフローの情報は、権限が与えられた者により参照可能にすることもできる。 The transition of the person in charge in the workflow corresponds to the change of the processing point where the document 600 is located. The transition of the processing status in the workflow corresponds to the change in the tray storing the document 600. In this way, the document management system according to the present embodiment makes it possible to confirm the processing status together with the location of the document 600 on the workflow. The workflow information managed by the document management system according to the present embodiment can be referred to by an authorized person.

さらに本実施の形態に係る書類管理システムにおいては、無線ＩＣリーダ３００により読み取られた無線ＩＣチップ５００の識別情報を利用者端末１００から書類管理サーバ２００に送信するタイミングを、新たな無線ＩＣチップ５００の識別情報を取得した時、すなわちトレイに新たな書類が格納された時にするようにすることができる。これにより、処理状況または担当者が変更するタイミング、すなわち書類６００を保持中の者の遷移または処理状況の遷移に合わせて書類管理システムがワークフロー情報を更新することが可能となり、リアルタイムで書類６００の所在及び処理状況を確認することが可能となる。 Further, in the document management system according to the present embodiment, the timing at which the identification information of the wireless IC chip 500 read by the wireless IC reader 300 is transmitted from the user terminal 100 to the document management server 200 is changed to the new wireless IC chip 500. When the identification information is acquired, that is, when a new document is stored in the tray. This enables the document management system to update the workflow information in accordance with the processing status or the timing when the person in charge changes, that is, the transition of the person holding the document 600 or the transition of the processing status. The location and processing status can be confirmed.

また本実施の形態に係る書類管理システムにおいては、回覧物６００に装着された無線ＩＣチップ５００の識別情報が、予め定められた回覧期限を超過しても書類管理サーバ２００に送信されない場合には、回覧物６００の起案者や上記ワークフロー情報で設定された回覧物６００のあるべき担当者に期限超過の旨の通知情報を送信する様にすることもできる。また、上記ワークフロー情報で設定された回覧物６００の回覧順序の各回覧ポイント以外の回覧ポイントから無線ＩＣチップ５００の識別情報が送信された場合には、回覧物６００の起案者やワークフロー情報で設定された回覧物６００のあるべき担当者に誤配である旨の通知情報を送信するようにすることもできる。 In the document management system according to the present embodiment, when the identification information of the wireless IC chip 500 mounted on the circulation 600 is not transmitted to the document management server 200 even if a predetermined circulation time limit is exceeded. The notice information indicating that the deadline has been exceeded may be transmitted to the drafter of the circulation 600 or the person in charge of the circulation 600 set in the workflow information. In addition, when the identification information of the wireless IC chip 500 is transmitted from a circulation point other than each circulation point in the circulation order of the circulation 600 set in the workflow information, it is set in the drafter of the circulation 600 and the workflow information. It is also possible to send notification information to the person in charge of the circulation item 600 to the effect that it is incorrect.

この予め定めた回覧期限や回覧順序はワークフロー管理テーブル７１０に記憶される。回覧期限は最終的な回覧期限でも良いし、担当者毎に設定された回覧期限としても良い。回覧順序は正規ルートの他に代替ルートを設定してもよい。代替ルートを設定した場合には、書類管理サーバ２００が、正規ルートにおける各回覧ポイントからではなく、代替ルートにおける各代替ポイントから回覧物６００の所在通知を取得することで、以降の回覧ルートを代替ルートに自動切り替えし、各担当者に通知する機能を持たせても良い。さらにワークフロー情報に回覧物６００の優先度の情報を持たせ、優先度の高い回覧物６００に関する通知の場合は、特別な通知を行う様にすることもできる。 The predetermined circulation time limit and circulation order are stored in the workflow management table 710. The circulation deadline may be a final circulation deadline or a circulation deadline set for each person in charge. As the circulation order, an alternative route may be set in addition to the regular route. When the alternative route is set, the document management server 200 substitutes the subsequent circulation route by acquiring the location notification of the circulation 600 from each alternative point in the alternative route instead of from each circulation point in the regular route. A function of automatically switching to the route and notifying each person in charge may be provided. Furthermore, the priority information of the circulation item 600 may be included in the workflow information, and a special notification may be performed in the case of notification regarding the circulation item 600 having a high priority.

このようにすることにより、本実施の形態に係る書類管理システムにおいては、電子化された書類のワークフローと同様に電子化されない書類６００の回覧をワークフローで管理することが可能となり、回覧物６００の所在と共に処理状況を確認することが可能となる。また、書類６００を別のトレイに移す処理を、電子化された書類における遷移と同様に扱うことが可能となり、回覧物６００の処理状況または所在場所が変更するタイミングで所在や処理状況を取得することが可能となり、リアルタイムで書類６００の所在及び処理状況を確認することが可能となる。さらに、ワークフローに設定された回覧期限が超過した場合や回覧順序から外れた場合に関係者に通知するイベントを設定することで、回覧物６００があるべき場所から外れた場合ことや期限が超過したことを検知した場合には回覧物６００の起案者や本来の担当者に通知して注意を促したり、代替ルートを設定する等の臨機応変な対応が可能となる。 By doing so, in the document management system according to the present embodiment, it becomes possible to manage the circulation of the non-digitized document 600 by the workflow as in the case of the digitized document workflow. The processing status can be confirmed along with the location. Further, the process of moving the document 600 to another tray can be handled in the same way as the transition in the digitized document, and the location and the processing status are acquired at the timing when the processing status or the location of the circulation 600 is changed. This makes it possible to check the location and processing status of the document 600 in real time. In addition, by setting an event to notify interested parties when the circulation deadline set in the workflow has been exceeded or out of the circulation order, the circulation 600 has been removed from the place where it should be or the deadline has been exceeded. When this is detected, it becomes possible to notify the drafter or the original person in charge of the circulation 600 to call attention, or to set an alternative route, for example, in response to circumstances.

さらに、回覧物６００の起案者や本来の担当者に対して行われる上記通知は、回覧物６００の優先度に応じて行われるようにすることができる。通知の方法としては、電子メールの送信や、電子掲示板への氏名掲示、該当する担当者により使用されている利用者端末１００のディスプレイへの警告表示、ブザー吹鳴等とすることができる。 Further, the notification given to the drafter of the circulation item 600 or the original person in charge can be made according to the priority of the circulation item 600. As a notification method, e-mail transmission, name display on an electronic bulletin board, warning display on the display of the user terminal 100 used by a corresponding person in charge, buzzer sounding, etc. can be used.

＝＝＝機器構成＝＝＝
次に書類管理サーバ２００及び利用者端末１００のそれぞれのハードウェア構成について説明する。書類管理サーバ２００及び利用者端末１００はいずれもコンピュータであり、ハードウェア構成は基本的に同様である。そのため、これらのハードウェア構成をひとつのブロック図にまとめて図２に示す。 === Device configuration ===
Next, the hardware configurations of the document management server 200 and the user terminal 100 will be described. The document management server 200 and the user terminal 100 are both computers, and the hardware configuration is basically the same. Therefore, these hardware configurations are summarized in one block diagram and shown in FIG.

＜書類管理サーバの構成＞
書類管理サーバ２００は、ＣＰＵ２１０、メモリ２２０、ポート２３０、記録媒体読取装置２４０、入力装置２５０、出力装置２６０、記憶装置２８０を備える。また無線ＩＣリーダ３００を備えることもできる。 <Configuration of document management server>
The document management server 200 includes a CPU 210, a memory 220, a port 230, a recording medium reading device 240, an input device 250, an output device 260, and a storage device 280. A wireless IC reader 300 can also be provided.

ＣＰＵ２１０は書類管理サーバ２００の全体の制御を司るもので、記憶装置２８０に記憶される本実施の形態に係る各種の動作を行うためのコードから構成される書類管理サーバ制御プログラム（特許請求の範囲に記載のプログラムに相当する）８１０をメモリ２２０に読み出して実行することにより、書類管理サーバ２００としての各種機能を実現する。例えばＣＰＵ２１０により書類管理サーバ制御プログラム８１０が実行され、メモリ２２０やポート２３０、入力装置２５０、出力装置２６０、記憶装置２８０等のハードウェア機器と協働することにより、特許請求の範囲に記載の識別情報受信部、回覧管理テーブル更新部、紛失判定部、誤配判定部、回覧終了判定部が実現される。メモリ２２０は例えば半導体記憶装置により構成することができる。 The CPU 210 is responsible for overall control of the document management server 200, and is a document management server control program comprising codes for performing various operations according to the present embodiment stored in the storage device 280. 810) (corresponding to the program described in the above) is read into the memory 220 and executed, thereby realizing various functions as the document management server 200. For example, the document management server control program 810 is executed by the CPU 210 and cooperates with hardware devices such as the memory 220, the port 230, the input device 250, the output device 260, the storage device 280, and the like. An information reception unit, a circulation management table update unit, a loss determination unit, a misdistribution determination unit, and a circulation end determination unit are realized. The memory 220 can be constituted by a semiconductor memory device, for example.

また記録媒体読取装置２４０は、記録媒体４００に記録されているプログラムやデータを読み取るための装置である。読み取られたプログラムやデータはメモリ２２０や記憶装置２８０に格納される。従って、例えば記録媒体４００に記録された書類管理サーバ制御プログラム８１０を、記録媒体読取装置２４０を用いて上記記録媒体４００から読み取って、メモリ２２０や記憶装置２８０に記憶するようにすることができる。 The recording medium reading device 240 is a device for reading programs and data recorded on the recording medium 400. The read program and data are stored in the memory 220 and the storage device 280. Therefore, for example, the document management server control program 810 recorded on the recording medium 400 can be read from the recording medium 400 using the recording medium reading device 240 and stored in the memory 220 or the storage device 280.

記録媒体４００としてはフレキシブルディスクや磁気テープ、コンパクトディスク等を用いることができる。記録媒体読取装置２４０は書類管理サーバ２００に内蔵されている形態とすることもできるし、外付されている形態とすることもできる。 As the recording medium 400, a flexible disk, a magnetic tape, a compact disk, or the like can be used. The recording medium reading device 240 may be built in the document management server 200 or may be externally attached.

記憶装置２８０は、例えばハードディスク装置や半導体記憶装置等とすることができる。記憶装置２８０には、書類管理サーバ制御プログラム８１０や書類管理テーブル７００、ワークフロー管理テーブル７１０、無線ＩＣリーダ管理テーブル７２０が記憶される。なお特許請求の範囲に記載の回覧管理テーブルは、書類管理テーブル７００及びワークフロー管理テーブル７１０により実現される。記憶装置２８０に書類管理サーバ制御プログラム８１０や書類管理テーブル７００、ワークフロー管理テーブル７１０、無線ＩＣリーダ管理テーブル７２０が記憶される様子を図４に示す。 The storage device 280 can be, for example, a hard disk device or a semiconductor storage device. The storage device 280 stores a document management server control program 810, a document management table 700, a workflow management table 710, and a wireless IC reader management table 720. The circulation management table described in the claims is realized by the document management table 700 and the workflow management table 710. FIG. 4 shows how the document management server control program 810, the document management table 700, the workflow management table 710, and the wireless IC reader management table 720 are stored in the storage device 280.

書類管理テーブル７００は、１件の書類６００について、キー項目として”タグＩＤ”、”書類名称”、”起案者ＩＤ”、”起案日”、”優先度”、”回覧期限”、”最新所有者ＩＤ”、”状態”を管理するテーブルである。これらのうち、”タグＩＤ”、”書類名称”、”起案者ＩＤ”、”起案日”、”優先度”、”回覧期限”の各欄に記載される各情報は、書類管理サーバ２００を操作するオペレータ等により入力される情報である。また、”最新所有者ＩＤ”、”状態”の各欄は、書類管理サーバ２００が書類管理サーバ制御プログラム８１０を実行することにより書き込まれる情報である。書類管理テーブル７００を図５に示す。 The document management table 700 has “tag ID”, “document name”, “drafter ID”, “draft date”, “priority”, “circulation deadline”, “latest possession” as key items for one document 600. This is a table for managing the user ID "and" status ". Among these, each information described in the columns of “tag ID”, “document name”, “drafter ID”, “draft date”, “priority”, and “circulation deadline” is stored in the document management server 200. This is information input by an operator who operates the device. In addition, each column of “latest owner ID” and “state” is information written when the document management server 200 executes the document management server control program 810. A document management table 700 is shown in FIG.

”タグＩＤ”欄には、回覧物６００に装着される無線ＩＣチップ５００の識別情報が記載される。”タグＩＤ”欄には無線ＩＣリーダ３００を用いて読み取った回覧物６００に装着された無線ＩＣチップ５００の識別情報を記載するようにすることもできる。”書類名称”欄には、回覧物６００の名称が記載される。”起案者ＩＤ”欄には、例えば回覧文書の管理者や業務文書の起案者など、回覧物６００の管理者の識別情報が記載される。回覧物６００の管理者の識別情報は例えば従業員番号等とすることができる。”起案日”欄には回覧物６００の回覧を開始した日時を特定するための情報、あるいは書類管理テーブル７００に当該回覧物６００に関する入力を行った日時を特定するための情報が記載される。”優先度”欄には回覧物６００の重要度を示す情報が記載される。図５に示す例では、回覧物６００の重要度に応じて１から５の数値が”優先度”欄に記載されている。”回覧期限”欄には回覧物６００の最終回覧期限を示す情報が記載される。”最新所有者ＩＤ”には、回覧物６００を保持中の担当者の識別情報が記載される。”状態欄”には、回覧物６００が現在どういう状態にあるかを示す情報が記載される。図５に示すように例えば「回覧中」、「回覧完了」、「未回覧」とすることができる。さらには「紛失」、「誤配送」等とすることもできる。回覧物６００の状態は後述するワークフロー管理テーブル７１０に記載された情報に基づいて判定することができる。 In the “tag ID” column, identification information of the wireless IC chip 500 attached to the circulation 600 is described. In the “tag ID” column, identification information of the wireless IC chip 500 mounted on the circulation 600 read using the wireless IC reader 300 may be described. In the “document name” column, the name of the circulation 600 is described. In the “drafter ID” column, for example, identification information of the manager of the circulation item 600 such as a circulation document manager or business document drafter is described. The identification information of the manager of the circulation 600 can be, for example, an employee number. In the “draft date” column, information for specifying the date and time when the circulation 600 starts to be circulated, or information for specifying the date and time when the entry related to the circulation 600 is entered in the document management table 700 is described. In the “priority” column, information indicating the importance of the circulation 600 is described. In the example shown in FIG. 5, numerical values from 1 to 5 are described in the “priority” column according to the importance of the circulation 600. In the “circulation deadline” column, information indicating the final circulation deadline of the circulation 600 is described. In the “latest owner ID”, identification information of a person in charge holding the circulation 600 is described. In the “status column”, information indicating what state the circulation 600 is currently in is written. As shown in FIG. 5, for example, “circulation in progress”, “circulation completed”, and “uncirculated” can be set. Furthermore, it may be “lost”, “misdelivered”, or the like. The state of the circulation item 600 can be determined based on information described in a workflow management table 710 described later.

ワークフロー管理テーブル７１０は、１本のワークフロー毎にワークフローＩＤを設定し、回覧順序や処理遷移状態、処理時間等を管理するテーブルである。ワークフロー管理テーブル７１０を図６に示す。図６に示すように、ワークフロー管理テーブル７１０は、”ワークフローＩＤ”、”書類ＩＤ”、”回覧者ＩＤ”、”回覧順位”、”回覧期限”、”状態”、”受付時間”、”完了時間”の各欄を備える。これらのうち、”ワークフローＩＤ”、”書類ＩＤ”、”回覧者ＩＤ”、”回覧順位”、”回覧期限”の各欄に記載される各情報は、書類管理サーバ２００を操作するオペレータ等により入力される情報である。また”状態”、”受付時間”、”完了時間”の各欄は、書類管理サーバ２００が書類管理サーバ制御プログラム８１０を実行することにより書き込まれる情報である。 The workflow management table 710 is a table that sets a workflow ID for each workflow and manages the circulation order, process transition state, processing time, and the like. A workflow management table 710 is shown in FIG. As shown in FIG. 6, the workflow management table 710 includes “workflow ID”, “document ID”, “circulator ID”, “circulation ranking”, “circulation deadline”, “state”, “reception time”, and “completion”. Each column of “Time” is provided. Among these, the information described in each column of “workflow ID”, “document ID”, “circulator ID”, “circulation order”, and “circulation deadline” is determined by an operator who operates the document management server 200. Information to be entered. The columns of “status”, “acceptance time”, and “completion time” are information written when the document management server 200 executes the document management server control program 810.

”ワークフローＩＤ”欄にはワークフローを識別するための情報が記載される。各ワークフローについて、その業務遂行に携わる各担当者の識別情報すなわち回覧物６００を閲覧する各担当者の識別情報や、各担当者間で回覧される書類の識別情報、処理期限などが定められる。各ワークフローにおいて回覧される回覧物６００は一つとは限らず、一つのワークフローにおいて複数の回覧物６００が回覧されることもある。またワークフローＩＤは、オペレータにより入力された情報とするのではなく、書類管理サーバ２００が書類管理サーバ制御プログラム８１０を実行することにより定められる値とすることもできる。 Information for identifying the workflow is described in the “workflow ID” column. For each workflow, identification information of each person in charge of performing the business, that is, identification information of each person who browses the circulation 600, identification information of documents circulated among the persons in charge, processing deadline, and the like are determined. The circulations 600 circulated in each workflow are not limited to one, and a plurality of circulations 600 may be circulated in one workflow. The workflow ID may not be information input by the operator but may be a value determined by the document management server 200 executing the document management server control program 810.

”書類ＩＤ”欄には当該ワークフローにおいて回覧される回覧物６００の識別情報が記載される。”書類ＩＤ”欄に記載される情報は、書類管理テーブル７００における”タグＩＤ”欄に記載される情報と対応する。このため、無線ＩＣリーダ３００を用いて読み取った回覧物６００に装着された無線ＩＣチップ５００の識別情報が書類管理テーブル７００の”タグＩＤ”欄に記載される際に、ワークフロー管理テーブル７１０の”書類ＩＤ”欄にも上記無線ＩＣチップ５００の識別情報が記載されるようにすることもできる。 In the “document ID” column, identification information of the circulation 600 circulated in the workflow is described. The information described in the “Document ID” column corresponds to the information described in the “Tag ID” column in the document management table 700. Therefore, when the identification information of the wireless IC chip 500 mounted on the circulation 600 read using the wireless IC reader 300 is written in the “tag ID” column of the document management table 700, “ The identification information of the wireless IC chip 500 can also be written in the “document ID” column.

”回覧者ＩＤ”欄には、回覧物６００が回覧される各担当者の識別情報が記載される。”回覧者ＩＤ”欄に記載されていない担当者に回覧物６００が配布された場合には、その回覧物６００は誤配されたことになる。 In the “circulator ID” column, identification information of each person in charge of the circulation 600 is described. When the circulation item 600 is distributed to a person in charge who is not described in the “circulator ID” column, the circulation item 600 is misdistributed.

”回覧順位”欄には、回覧物６００の回覧経路を指定するための情報が記載される。図６に示す例では、回覧順位「１」の担当者が最初に回覧物６００を閲覧し、その後に回覧順位「２」の担当者が回覧物６００を閲覧することが示される。そして以下同様に、回覧順位「３」の担当者、回覧順位「４」の担当者、というように順次回覧物６００の閲覧がなされてゆくことが指定される。また、複数の担当者の回覧順位を同一にすることもできる。この場合は、回覧順位が同一の担当者間ではいずれの者が先に回覧物６００を閲覧してもよいことが指定される。 In the “circulation order” column, information for designating the circulation route of the circulation 600 is described. In the example illustrated in FIG. 6, the person in charge of the circulation order “1” first browses the circulation 600, and then the person in charge of the circulation order “2” browses the circulation 600. In the same manner, it is specified that the circulation 600 is sequentially browsed such that the person in charge of the circulation order “3” and the person in charge of the circulation order “4”. Further, the circulation order of a plurality of persons in charge can be made the same. In this case, it is specified that any person in charge with the same circulation order may view the circulation 600 first.

”回覧期限”欄には、各担当者が回覧物６００を閲覧する期限、あるいは業務遂行の期限を示す情報が記載される。 In the “circulation deadline” column, information indicating the deadline for each person in charge to view the circulation 600 or the deadline for performing the business is described.

”状態”欄には、各担当者が前記回覧物を閲覧したかどうかを示す情報、つまり各担当者の回覧物６００の閲覧状態あるいは、業務処理の遂行状態を示す情報が記載される。”状態”欄に記載される情報は各担当者の机上に置かれたトレイの種別に対応させることができ、「未決」、「既決」の他に保留トレイを設定した場合には「保留」という状態を設定することもできる。 In the “status” column, information indicating whether each person in charge has browsed the circulation, that is, information indicating the browsing state of the circulation 600 of each person in charge or the execution state of the business process is described. The information described in the “Status” column can correspond to the type of tray placed on the desk of each person in charge. If “Hold” is set in addition to “Pending” and “Pending”, “Hold” is set. You can also set the state.

”受付時間”欄には、例えば、各担当者の机上の未決トレイに回覧物６００が置かれ、そのトレイに設けられた無線ＩＣリーダ３００により読み取られた回覧物６００に装着された無線ＩＣチップ５００の識別情報を利用者端末１００から受信した時刻を示す情報が記載される。 In the “reception time” column, for example, the circulation 600 is placed in an undecided tray on the desk of each person in charge, and the wireless IC chip mounted on the circulation 600 read by the wireless IC reader 300 provided on the tray. Information indicating the time at which 500 pieces of identification information are received from the user terminal 100 is described.

”完了時間”欄には、例えば、各担当者の机上の既決トレイに回覧物６００が置かれ、そのトレイに設けられた無線ＩＣリーダ３００により読み取られた回覧物６００に装着された無線ＩＣチップ５００の識別情報を利用者端末１００から受信した時刻を示す情報が記載される。 In the “completion time” column, for example, the circulation 600 is placed on a determined tray on the desk of each person in charge, and the wireless IC chip mounted on the circulation 600 read by the wireless IC reader 300 provided on the tray. Information indicating the time at which 500 pieces of identification information are received from the user terminal 100 is described.

無線ＩＣリーダ管理テーブル７２０は、各無線ＩＣリーダ３００を管理するためのテーブルである。無線ＩＣリーダ管理テーブル７２０を図７に示す。各無線ＩＣリーダ３００には識別情報が付与され、利用者端末１００を通じて、または直接書類管理サーバ２００に識別情報が送信される。無線ＩＣリーダ３００の識別情報は、どの担当者の場所にあるか、またどの処理状況であるか、を示す情報と共に書類管理サーバ２００の無線ＩＣリーダ管理テーブル７２０に格納される。無線ＩＣリーダ３００で読み取られた無線ＩＣチップ５００の識別情報は、その無線ＩＣリーダ３００を備える利用者端末１００から書類管理サーバ２００に、その無線ＩＣリーダ３００の識別情報と対応付けて送信される。 The wireless IC reader management table 720 is a table for managing each wireless IC reader 300. A wireless IC reader management table 720 is shown in FIG. Identification information is given to each wireless IC reader 300, and the identification information is transmitted to the document management server 200 through the user terminal 100 or directly. The identification information of the wireless IC reader 300 is stored in the wireless IC reader management table 720 of the document management server 200 together with information indicating which person is in charge and in what processing status. The identification information of the wireless IC chip 500 read by the wireless IC reader 300 is transmitted from the user terminal 100 including the wireless IC reader 300 to the document management server 200 in association with the identification information of the wireless IC reader 300. .

図７に示すように無線ＩＣリーダ管理テーブル７２０は”無線ＩＣリーダＩＤ”、”トレイ種別”、”利用者端末ＩＤ”、”使用者ＩＤ”、”使用者氏名”、”所属”の各欄を備える。上記各欄に記載される各情報は、書類管理サーバ２００を操作するオペレータ等により入力される。 As shown in FIG. 7, the wireless IC reader management table 720 includes columns for “wireless IC reader ID”, “tray type”, “user terminal ID”, “user ID”, “user name”, and “affiliation”. Is provided. Each information described in each column is input by an operator who operates the document management server 200 or the like.

”無線ＩＣリーダＩＤ”欄には、各無線ＩＣリーダ３００の識別情報が記載される。”トレイ種別”欄には、各無線ＩＣリーダ３００が、担当者の机上に置かれた「未決」トレイ、「既決」トレイ、「保留」トレイのいずれに装着されているのかを示す情報が記載される。これにより、例えば書類管理サーバ２００が利用者端末１００から、回覧物６００に装着された無線ＩＣチップ５００の識別情報と共に、無線ＩＣリーダ３００の識別情報として「０００３」を受信した場合には、書類管理サーバ２００は、上記回覧物６００が「保留」トレイに置かれたと判定することができる。”利用者端末ＩＤ”欄には、各無線ＩＣリーダ３００を備える利用者端末１００の識別情報が記載される。”使用者ＩＤ”欄には、各利用者端末１００を使用する各担当者の識別情報が記載される。”使用者氏名”欄には、上記”使用者ＩＤ”欄に記載された識別情報により特定される担当者の氏名が記載される。”所属”欄には、上記各担当者が所属する部署名が記載される。 In the “wireless IC reader ID” column, identification information of each wireless IC reader 300 is described. In the “tray type” column, information indicating whether each wireless IC reader 300 is mounted on the “undecided” tray, “determined” tray, or “hold” tray placed on the desk of the person in charge is described. Is done. Thus, for example, when the document management server 200 receives “0003” as the identification information of the wireless IC reader 300 along with the identification information of the wireless IC chip 500 mounted on the circulation 600 from the user terminal 100, the document The management server 200 can determine that the circulation 600 has been placed in the “hold” tray. In the “user terminal ID” column, identification information of the user terminal 100 including each wireless IC reader 300 is described. In the “user ID” column, identification information of each person in charge who uses each user terminal 100 is described. In the “user name” column, the name of the person in charge specified by the identification information described in the “user ID” column is described. In the “affiliation” column, the department name to which each person in charge belongs is described.

図２に戻って、入力装置２５０は書類管理サーバ２００へのデータ入力等のために用いられる装置でありユーザインタフェースとして機能する。入力装置２５０としては例えばキーボードやマウス等を用いることができる。
出力装置２６０は情報を外部に出力するための装置でありユーザインタフェースとして機能する。出力装置２６０としては例えばディスプレイやプリンタ等を用いることができる。
ポート２３０は通信を行うための装置である。例えば利用者端末１００等の他のコンピュータとの通信は、ポート２３０を介して行われるようにすることができる。また例えば、書類管理サーバ制御プログラム８１０をポート２３０を通じて他のコンピュータから受信して、メモリ２２０や記憶装置２８０に記憶するようにすることもできる。 Returning to FIG. 2, the input device 250 is a device used for data input to the document management server 200 and functions as a user interface. For example, a keyboard or a mouse can be used as the input device 250.
The output device 260 is a device for outputting information to the outside and functions as a user interface. For example, a display or a printer can be used as the output device 260.
The port 230 is a device for performing communication. For example, communication with other computers such as the user terminal 100 can be performed via the port 230. Further, for example, the document management server control program 810 can be received from another computer through the port 230 and stored in the memory 220 or the storage device 280.

＜利用者端末＞
次に、利用者端末１００の構成について説明する。利用者端末１００は、ＣＰＵ１１０、メモリ１２０、ポート１３０、記録媒体読取装置１４０、入力装置１５０、出力装置１６０、記憶装置１８０、無線ＩＣリーダ３００を備える。これらの各装置の機能は、上述した書類管理サーバ２００が備える各装置と同様である。 <User terminal>
Next, the configuration of the user terminal 100 will be described. The user terminal 100 includes a CPU 110, a memory 120, a port 130, a recording medium reading device 140, an input device 150, an output device 160, a storage device 180, and a wireless IC reader 300. The functions of these devices are the same as those of the devices included in the document management server 200 described above.

図３に示すように、利用者端末１００が備える記憶装置１８０には、本実施の形態に係る各種の動作を行うためのコードから構成される利用者端末制御プログラム８００が記憶される。
ＣＰＵ１１０が利用者端末制御プログラム８００をメモリ１２０に読み出して実行することにより、利用者端末１００としての各種機能が実現される。 As shown in FIG. 3, a storage device 180 included in the user terminal 100 stores a user terminal control program 800 that includes codes for performing various operations according to the present embodiment.
Various functions as the user terminal 100 are realized by the CPU 110 reading the user terminal control program 800 into the memory 120 and executing it.

＝＝＝処理の流れ＝＝＝
次に、本実施の形態に係る書類管理システムにおいて書類の管理が行われる際の処理の流れについて説明する。 === Flow of processing ===
Next, the flow of processing when document management is performed in the document management system according to the present embodiment will be described.

＜登録受け付け処理＞
まず書類６００の起案者は、回覧を行う書類６００に無線ＩＣチップ５００を取り付ける。そして書類管理サーバ２００は、起案者により入力される無線ＩＣチップ５００のＩＤ、書類名称、起案者ＩＤ、起案日、優先度、回覧期限の各情報を受け付けて、書類管理テーブル７００に記憶する。 <Registration acceptance process>
First, the drafter of the document 600 attaches the wireless IC chip 500 to the document 600 to be circulated. Then, the document management server 200 accepts the wireless IC chip 500 ID, document name, drafter ID, draft date, priority, and circulation time limit information input by the drafter and stores them in the document management table 700.

次に書類管理サーバ２００は、書類の回覧ルートの設定を受け付ける。書類管理サーバ２００は、起案者により入力されるワークフローＩＤ、書類ＩＤ、回覧者ＩＤ、回覧順位、回覧期限の各情報を受け付けて、ワークフロー管理テーブル７１０に記憶する。ここで回覧順位は必ずしも一意である必要は無く、例えば同じ順位の担当者が複数であってもよく、この場合は同順位の担当者であればどの順番で回覧してもよい。また、回覧者ごとに回覧期限を設定することもできる。 Next, the document management server 200 accepts the setting of the circulation route of the document. The document management server 200 receives the workflow ID, document ID, circulator ID, circulation ranking, and circulation time limit information input by the drafter and stores them in the workflow management table 710. Here, the circulation order does not necessarily need to be unique. For example, there may be a plurality of persons in charge with the same rank. In this case, the persons in charge with the same rank may be circulated in any order. In addition, a circulation time limit can be set for each reader.

＜回覧状況管理処理＞
そして書類管理システムは書類６００の回覧状況の管理を開始する。
上記のようにして登録処理が行われた書類６００が図１に示す最初の回覧者である担当者Ａの机上にある未決トレイに格納されると、無線ＩＣリーダ３００により書類６００に装着された無線ＩＣチップ５００の識別情報が読み取られる。そして読み取られた無線ＩＣチップ５００の識別情報は、上記未決トレイに装着される無線ＩＣリーダ３００と接続されている担当者Ａが使用する利用者端末１００から、上記無線ＩＣリーダ３００の識別情報と共に書類管理サーバ２００に送信される。ここで、上記未決トレイが担当者Ａの未決トレイであるという情報は、無線ＩＣリーダ管理テーブル７２０に記憶されている。もちろん上記未決トレイが担当者Ａの未決トレイであるという情報は利用者端末１００で管理しても良い。この場合には、利用者端末１００が書類管理サーバ２００に無線ＩＣチップ５００の識別情報を送信する際には、上記無線ＩＣチップ５００の識別情報は、担当者Ａの未決トレイに設けられた無線ＩＣリーダ３００により読みたれた旨を示す情報と共に送信される。 <Circulation status management process>
Then, the document management system starts managing the circulation status of the document 600.
When the document 600 subjected to the registration process as described above is stored in the pending tray on the desk of the person A who is the first circulator shown in FIG. 1, the document 600 is attached to the document 600 by the wireless IC reader 300. The identification information of the wireless IC chip 500 is read. The read identification information of the wireless IC chip 500 is sent together with the identification information of the wireless IC reader 300 from the user terminal 100 used by the person in charge A connected to the wireless IC reader 300 mounted on the undecided tray. It is transmitted to the document management server 200. Here, the information that the above-mentioned pending tray is the pending tray of the person in charge A is stored in the wireless IC reader management table 720. Of course, the information that the above-mentioned pending tray is the pending tray of the person in charge A may be managed by the user terminal 100. In this case, when the user terminal 100 transmits the identification information of the wireless IC chip 500 to the document management server 200, the identification information of the wireless IC chip 500 is the wireless information provided in the pending tray of the person in charge A. It is transmitted together with information indicating that it has been read by the IC reader 300.

そうすると書類管理サーバ２００は、無線ＩＣリーダ管理テーブル７２０を参照して、上記利用者端末１００から送信された無線ＩＣリーダ３００の識別情報と対応付けて記憶される担当者の識別情報を検索する。そして書類管理サーバ２００は書類管理テーブル７００を更新する。つまり、書類管理テーブル７００において、上記利用者端末１００から送信された無線ＩＣチップ５００の識別情報と対応付けて記憶される回覧物６００の最新所有者の識別情報を、上記担当者の識別情報に更新する。さらに、書類管理サーバ２００は、無線ＩＣチップ５００の識別情報、担当者、トレイの種別情報、書類受付時刻から、書類管理テーブル７００及びワークフロー管理テーブル７１０の各データを更新する。 Then, the document management server 200 refers to the wireless IC reader management table 720 and searches for identification information of the person in charge stored in association with the identification information of the wireless IC reader 300 transmitted from the user terminal 100. Then, the document management server 200 updates the document management table 700. That is, in the document management table 700, the identification information of the latest owner of the circulation item 600 stored in association with the identification information of the wireless IC chip 500 transmitted from the user terminal 100 is used as the identification information of the person in charge. Update. Further, the document management server 200 updates each data in the document management table 700 and the workflow management table 710 from the identification information of the wireless IC chip 500, the person in charge, the tray type information, and the document reception time.

このようにしておけば、書類管理テーブル７００の”最新所有者ＩＤ”欄には、回覧物６００を保持中の担当者の識別情報を記憶しておくようにすることができる。これにより、回覧物６００の所在を管理することが可能となる。 In this way, the “latest owner ID” field of the document management table 700 can store the identification information of the person in charge holding the circulation 600. Thereby, the location of the circulation item 600 can be managed.

また担当者Ａが書類６００を閲覧し決裁処理を終了したという情報は、書類６００が既決トレイに置かれることにより、上記処理と同様の処理によりワークフロー管理テーブル７１０の”状態”欄に記憶される。つまり既決トレイの無線ＩＣリーダ３００が、書類６００に装着された無線ＩＣチップ５００の識別情報を読み取り、上記と同様の処理でワークフロー管理テーブル７１０のデータが更新される。 The information that the person in charge A browses the document 600 and finishes the approval process is stored in the “status” column of the workflow management table 710 by the same process as the above process when the document 600 is placed in the determined tray. . That is, the wireless IC reader 300 in the determined tray reads the identification information of the wireless IC chip 500 mounted on the document 600, and the data in the workflow management table 710 is updated by the same processing as described above.

ここで書類管理サーバ２００に決裁済み書類の回覧支援イベントを設定することも可能である。例えばワークフロー管理テーブル７１０において、担当者Ａの状態が決裁完了に更新された場合に、次の担当者Ｂを検索し、担当者Ｂまたは担当者Ａ、またはそれぞれの部署の事務支援者に対し「担当者Ａの書類６００を担当者Ｂに送付要」の旨の通知を送るイベントを設定しておけば、速やかに書類６００を担当者Ｂに回覧することが可能となる。 Here, it is also possible to set a circulation support event for approved documents in the document management server 200. For example, in the workflow management table 710, when the state of the person in charge A is updated to the completion of approval, the next person in charge B is searched, and the person in charge of B or person A, or the administrative supporter of each department is notified. By setting an event for sending a notification that “the person 600 needs to send the document 600 of the person in charge A to the person in charge B”, it is possible to quickly circulate the document 600 to the person in charge B.

また、各トレイに付属する無線ＩＣリーダ３００が、書類６００に装着された無線ＩＣチップ５００の識別情報を定期的に読み取って書類管理サーバ２００に送信するイベントを設定することにより、書類移動のタイミングで情報が取得できない場合でもワークフロー情報を最新状態に更新することが可能となり、いつどの書類がどこにあるかを把握し、管理することができる。最終回覧者まで書類が渡り、回覧あるいは決裁が完了した場合には、起案者宛てに書類６００のワークフローが完了した旨の通知を発行するイベントを設定しても良い。 In addition, the wireless IC reader 300 attached to each tray sets an event for periodically reading the identification information of the wireless IC chip 500 mounted on the document 600 and transmitting it to the document management server 200, so that the timing of document movement is set. Even if the information cannot be acquired by the above, the workflow information can be updated to the latest state, and it is possible to grasp and manage when and where the document is. When the document passes to the final reader and the circulation or approval is completed, an event may be set to issue a notification to the drafter that the workflow of the document 600 is completed.

＜紛失判定処理＞
次に本実施の形態に係る書類管理システムにおいて、書類６００が回覧途中で紛失した場合の処理の流れを説明する。
書類６００が回覧途中で紛失した場合の処理フローチャートを図８に示す。 <Loss determination process>
Next, in the document management system according to the present embodiment, a processing flow when the document 600 is lost during circulation will be described.
FIG. 8 shows a processing flowchart when the document 600 is lost during circulation.

まず、各トレイの無線ＩＣリーダ３００は、定期的に書類６００に装着された無線ＩＣチップ５００の識別情報を読み取り、書類管理サーバ２００に送信する（S1000）。書類管理サーバ２００は、各利用者端末１００から送信された各無線ＩＣチップ５００の識別情報を、ワークフロー管理テーブル７１０に記載された回覧中書類情報つまり書類ＩＤと照合する（S1010）。そしてワークフロー管理テーブル７１０に登録はされているが、無線ＩＣリーダ３００から読み取れない無線ＩＣチップ５００の識別情報がある場合、すなわちいずれの利用者端末１００からも、上記無線ＩＣチップ３００の識別情報を所定期間受信しない場合には（S1020）、書類管理サーバ２００は、上記書類６００が紛失したと判定する。この場合書類管理サーバ２００は、まず該当書類６００の起案者や最新所有者の情報を書類管理テーブル７００より取得する（S1030）。そして書類管理サーバ２００は予め設定したイベントにより、上記起案者や最新所有者に対して、書類６００が紛失した旨の通知を発行する（S1040）。 First, the wireless IC reader 300 of each tray periodically reads the identification information of the wireless IC chip 500 mounted on the document 600 and transmits it to the document management server 200 (S1000). The document management server 200 compares the identification information of each wireless IC chip 500 transmitted from each user terminal 100 with the circulating document information described in the workflow management table 710, that is, the document ID (S1010). If there is identification information of the wireless IC chip 500 that is registered in the workflow management table 710 but cannot be read from the wireless IC reader 300, that is, the identification information of the wireless IC chip 300 is obtained from any user terminal 100. When the document is not received for a predetermined period (S1020), the document management server 200 determines that the document 600 is lost. In this case, the document management server 200 first acquires information on the drafter and latest owner of the document 600 from the document management table 700 (S1030). Then, the document management server 200 issues a notification that the document 600 has been lost to the drafter and the latest owner according to a preset event (S1040).

このようにすることにより、書類６００が紛失したことを直ちに発見することができるようになる。そのため、紛失した書類６００をあわてて探すようなことを防止することが可能となる。さらに書類６００が盗難されかけている場合など、書類６００が不正に持ち出されようとしている場合でも、書類６００が紛失したことが直ちに通知されるので、機密書類の外部流出を防止することも可能となる。 In this way, it is possible to immediately detect that the document 600 has been lost. Therefore, it is possible to prevent the lost document 600 from being searched for. In addition, even when the document 600 is about to be taken out illegally, such as when the document 600 is being stolen, it is immediately notified that the document 600 has been lost. Become.

＜誤配送判定処理＞
次に本実施の形態に係る書類管理システムにおいて、書類６００がワークフローに定義されていない担当者に配送された場合の処理の流れを説明する。
書類６００がワークフローに定義されていない担当者に配送されてしまった場合の処理フローチャートを図９に示す。 <Error delivery determination process>
Next, the flow of processing when the document 600 is delivered to a person in charge who is not defined in the workflow in the document management system according to the present embodiment will be described.
FIG. 9 shows a processing flowchart when the document 600 is delivered to a person in charge who is not defined in the workflow.

まず、書類管理サーバ２００は、無線ＩＣリーダ３００により読み取られた回覧物６００に装着された無線ＩＣチップ３００の識別情報を利用者端末１００から受信する（S2000）。そうすると書類管理サーバ２００は、該当する回覧物６００のワークフロー情報、つまり回覧者ＩＤをワークフロー管理テーブル７１０より取得する。そしてトレイの所有者と回覧物６００の次の回覧者の情報を取得する（S2010）。ここで、回覧者がワークフロー情報の定義した回覧者とは異なっている場合、つまり書類６００を保持中の使用者の識別情報が、書類６００が回覧される各担当者の識別情報のいずれでもない場合には（S2020）、書類６００が誤配されたと判定する。この場合、書類管理サーバ２００は書類管理テーブル７００より起案者やあらかじめ定義された通知発行先担当者を示す情報を取得し（S2030）、予め設定したイベントにより上記起案者や通知発行先担当者に通知を発行する（S2040）。また書類管理サーバ２００は、上記通知発行先担当者に、書類６００が誤配送された旨の通知を発行し、書類６００を正しい回覧ルートに戻すよう促すこともできる。なお通知発行先担当者はあらかじめ指定することが可能であり、書類６００を誤配送された担当者や書類６００の直前の決裁者や庶務担当者などとしても良い。 First, the document management server 200 receives the identification information of the wireless IC chip 300 attached to the circulation 600 read by the wireless IC reader 300 from the user terminal 100 (S2000). Then, the document management server 200 acquires the workflow information of the corresponding circulation item 600, that is, the reader ID from the workflow management table 710. Then, information on the owner of the tray and the next reader of the circulation 600 is acquired (S2010). Here, when the reader is different from the reader defined by the workflow information, that is, the identification information of the user holding the document 600 is not any of the identification information of each person in charge of circulation of the document 600. In this case (S2020), it is determined that the document 600 has been misdistributed. In this case, the document management server 200 obtains information indicating the drafter and a predefined notification issuer in charge from the document management table 700 (S2030), and sends the information to the drafter and the notification issuer according to a preset event. A notification is issued (S2040). Further, the document management server 200 can issue a notification that the document 600 has been misdelivered to the person in charge of the notification issuance, and urge the document management server 200 to return the document 600 to the correct circulation route. Note that the person in charge of issuing the notification can be designated in advance, and may be a person in charge of misdelivery of the document 600, an authorizer immediately before the document 600, a person in charge of general affairs, or the like.

このようにすることにより、書類６００が誤配送されたことを直ちに発見することができるようになる。これにより、ワークフローにおけるイベントと同様に関係者に注意を促したり、代替ルートを設定する等の臨機応変な対応が可能となる。 In this way, it is possible to immediately find out that the document 600 has been misdelivered. As a result, it is possible to respond flexibly, such as alerting the parties concerned and setting an alternative route, as in the event in the workflow.

＜回覧終了判定処理＞
次に本実施の形態に係る書類管理システムにおいて、書類６００の回覧終了の通知を送る処理の流れを説明する。
書類６００の回覧が完了となる場合の処理フローチャートを図１０に示す。 <Circuit end determination process>
Next, in the document management system according to the present embodiment, a flow of processing for sending a notice of the completion of circulation of the document 600 will be described.
FIG. 10 shows a processing flowchart when the circulation of the document 600 is completed.

まず、書類管理サーバ２００は、既決トレイに格納された書類６００に装着された無線ＩＣチップ３００の識別情報を、利用者端末１００から受信する（S3000）。そうすると書類管理サーバ２００はワークフロー管理テーブル７１０の状態欄、及び完了時間欄にそれぞれ書類６００の決裁が完了した旨の情報及びその時刻を示す情報を記録する（S3010）。ここで、ワークフロー情報に次の回覧者がおらず、最終決裁者であった場合、すなわち書類６００が回覧される全ての担当者について、書類６００を閲覧した旨の情報が記憶されている場合には（S3020）、書類６００の回覧が終了したと判定し、書類管理テーブル７００の書類６００の状態欄を回覧完了とする（S3030）。そして書類管理サーバ２００は、予め設定したイベントにより書類６００の起案者宛てに、回覧完了の通知を発行する（S3040）。 First, the document management server 200 receives the identification information of the wireless IC chip 300 mounted on the document 600 stored in the determined tray from the user terminal 100 (S3000). Then, the document management server 200 records information indicating that the approval of the document 600 is completed and information indicating the time in the status column and the completion time column of the workflow management table 710 (S3010). Here, when there is no next circulator in the workflow information and the final decision maker, that is, information indicating that the document 600 has been viewed is stored for all persons in charge of the document 600 being circulated. (S3020), it is determined that the circulation of the document 600 has been completed, and the circulation of the status column of the document 600 in the document management table 700 is completed (S3030). Then, the document management server 200 issues a notice of circulation completion to the drafter of the document 600 by a preset event (S3040).

このようにすることにより、書類６００の回覧が完了したことを直ちに発見することが可能となる。これにより、回覧が完了した書類６００を直ちに回収し保管するなど、書類の的確な管理が可能となる。 In this way, it is possible to immediately find out that the circulation of the document 600 has been completed. This makes it possible to accurately manage the document, such as immediately collecting and storing the document 600 that has been circulated.

＜トレイが１種類の場合の処理＞
次に、本実施の形態に係る書類管理システムにおいて、各担当者のトレイを１種類で運用する形態について説明する。この場合は、各担当者のトレイに書類６００が初めて入れられた際、すなわち各担当者のトレイに設けられた無線ＩＣリーダ５００により読み取られた無線ＩＣチップ３００の識別情報が、初めて読み取られた情報である場合を「未決」状態への遷移タイミングとし、ワークフローに定義した次の担当者のトレイで同様に初めての無線ＩＣチップ５００の識別情報を取得した状態を、前担当者つまりそれまで書類６００を保持中であった担当者の「既決」状態への遷移タイミングとすると共に、現担当者の「未決」状態への遷移タイミングとしてワークフロー管理テーブル７１０に記憶する。 <Processing for one type of tray>
Next, in the document management system according to the present embodiment, a mode in which one person's tray is used for each person in charge will be described. In this case, the identification information of the wireless IC chip 300 read by the wireless IC reader 500 provided in each person's tray when the document 600 is first placed in each person's tray is read. If it is information, the transition timing to the “undecided” state is used, and the state in which the identification information of the first wireless IC chip 500 is similarly acquired in the tray of the next person in charge defined in the workflow is the previous person, that is, the document until then. 600 is stored in the workflow management table 710 as the transition timing to the “determined” state of the person in charge holding 600 and the transition timing to the “undecided” state of the current person in charge.

トレイを１種類で運用する形態の処理フローチャートを図１１に示す。
まず担当者Ａのトレイに書類６００が置かれると、トレイに設けられた無線ＩＣリーダ３００により上記書類６００に装着された無線ＩＣチップ５００の識別情報が受信されて、利用者端末１００から書類管理サーバ２００に送信される（S4000）。そうすると書類管理サーバ２００は、書類管理テーブル７００に最新所有者ＩＤを記憶すると共に、ワークフロー管理テーブル７１０に状態「未決」を記憶する（S4010）。担当者Ａが決裁を終えたら、書類６００を担当者Ｂのトレイに置く。そうすると担当者Ｂのトレイに設けられた無線ＩＣリーダ３００により、書類６００に装着された無線ＩＣチップ３００の識別情報が読み取られて（S4020）、上記識別情報が担当者Ｂの利用者端末１００から書類管理サーバ２００に送信される。そして書類管理サーバ２００は、担当者Ａが決裁完了した旨の情報と、担当者Ｂが未決の状態になった旨の情報をそれぞれワークフロー管理テーブル７１０に書き込む（S4030）。 FIG. 11 shows a processing flowchart of a mode in which one tray is operated.
First, when the document 600 is placed on the tray of the person in charge A, the identification information of the wireless IC chip 500 mounted on the document 600 is received by the wireless IC reader 300 provided on the tray, and the document management is performed from the user terminal 100. It is transmitted to the server 200 (S4000). Then, the document management server 200 stores the latest owner ID in the document management table 700 and stores the status “undecided” in the workflow management table 710 (S4010). When the person in charge A finishes the approval, the document 600 is placed on the tray of the person in charge B. Then, the identification information of the wireless IC chip 300 mounted on the document 600 is read by the wireless IC reader 300 provided on the tray of the person in charge B (S4020), and the identification information is read from the user terminal 100 of the person in charge B. It is transmitted to the document management server 200. Then, the document management server 200 writes information indicating that the person in charge A has completed the approval and information indicating that the person in charge B is in an undecided state in the workflow management table 710 (S4030).

このようにすることにより、各担当者の机上にトレイが一つした設けられない場合であっても、電子化されない書類の管理を行うことが可能となる。 This makes it possible to manage documents that are not digitized even when there is no single tray on the desk of each person in charge.

以上、本実施の形態に係る書類管理システムについて説明したが、本実施の形態に係る書類管理システムにおいては、電子化された書類のワークフローと同様に、電子化されない書類６００の回覧をワークフローで管理することが可能となり、回覧物６００の所在と共に処理状況を確認することが可能となる。また、電子化されない書類６００を別トレイに移す処理を、電子化された書類における遷移と同様に扱うことが可能となり、回覧物６００の処理状況または所在場所が変更するタイミングで所在や処理状況を取得することが可能となり、リアルタイムで書類６００の所在及び処理状況を確認することが可能となる。さらに、ワークフローに設定した回覧期限や回覧順序から外れた場合に関係者に通知するイベントを設定することで、回覧物６００があるべき場所から外れた場合ことを検知して、回覧物６００の起案者や本来の担当者に通知して関係者に注意を促したり、代替ルートを設定する等の臨機応変な対応が可能となる。 Although the document management system according to the present embodiment has been described above, in the document management system according to the present embodiment, the circulation of the non-digitalized document 600 is managed by the workflow in the same way as the electronic document workflow. It becomes possible to check the processing status together with the location of the circulation 600. In addition, it is possible to handle the process of transferring the non-digitalized document 600 to another tray in the same manner as the transition in the electronicized document, and the location and processing status can be changed at the timing when the processing status or location of the circulation 600 is changed. It is possible to obtain the document 600 and confirm the location and processing status of the document 600 in real time. Furthermore, by setting an event to notify the parties concerned when the circulation deadline or circulation order set in the workflow is out, it is detected that the circulation 600 is out of the place where it should be, and the circulation 600 is drafted. It is possible to respond flexibly such as notifying the person in charge and the person in charge of the original person to call attention to the person concerned or setting an alternative route.

以上発明を実施するための最良の形態について説明したが、上記実施の形態は本発明の理解を容易にするためのものであり、本発明を限定して解釈するためのものではない。本発明はその趣旨を逸脱することなく変更、改良され得ると共に、本発明にはその等価物も含まれる。 Although the best mode for carrying out the invention has been described above, the above embodiment is intended to facilitate understanding of the present invention and is not intended to limit the present invention. The present invention can be changed and improved without departing from the gist thereof, and the present invention includes equivalents thereof.

本実施の形態に係る書類管理システムの全体構成を示す図である。It is a figure showing the whole document management system composition concerning this embodiment. 本実施の形態に係る書類管理サーバ、利用者端末の構成を示す図である。It is a figure which shows the structure of the document management server and user terminal which concern on this Embodiment. 本実施の形態に係る利用者端末の記憶装置を示す図である。It is a figure which shows the memory | storage device of the user terminal which concerns on this Embodiment. 本実施の形態に係る書類管理サーバの記憶装置を示す図である。It is a figure which shows the memory | storage device of the document management server which concerns on this Embodiment. 本実施の形態に係る書類管理テーブルを示す図である。It is a figure which shows the document management table which concerns on this Embodiment. 本実施の形態に係るワークフロー管理テーブルを示す図である。It is a figure which shows the workflow management table which concerns on this Embodiment. 本実施の形態に係る無線ＩＣリーダ管理テーブルを示す図である。It is a figure which shows the radio | wireless IC reader management table which concerns on this Embodiment. 本実施の形態に係る書類管理システムにおいて書類の紛失を管理する処理の流れを示すフローチャートである。It is a flowchart which shows the flow of a process which manages the loss of a document in the document management system which concerns on this Embodiment. 本実施の形態に係る書類管理システムにおいて書類の誤配送を管理する処理の流れを示すフローチャートである。It is a flowchart which shows the flow of a process which manages the misdelivery of a document in the document management system which concerns on this Embodiment. 本実施の形態に係る書類管理システムにおいて書類の回覧完了を管理する処理の流れを示すフローチャートである。It is a flowchart which shows the flow of a process which manages the completion of circulation of a document in the document management system which concerns on this Embodiment. 本実施の形態に係る書類管理システムにおいて、各担当者の机上に設けられるトレイが一つの場合の処理の流れを示すフローチャートである。In the document management system concerning this embodiment, it is a flow chart which shows the flow of processing in case one tray provided on the desk of each person in charge is one.

符号の説明Explanation of symbols

１００利用者端末
２００書類管理サーバ
３００無線ＩＣリーダ
４００記録媒体
５００無線ＩＣチップ
６００回覧物
７００書類管理テーブル
７１０ワークフロー管理テーブル
７２０無線ＩＣリーダ管理テーブル
８００利用者端末制御プログラム
８１０書類管理サーバ制御プログラム DESCRIPTION OF SYMBOLS 100 User terminal 200 Document management server 300 Wireless IC reader 400 Recording medium 500 Wireless IC chip 600 Circulation 700 Document management table 710 Workflow management table 720 Wireless IC reader management table 800 User terminal control program 810 Document management server control program

Claims

無線ＩＣチップから送信される前記無線ＩＣチップの識別情報を受信する無線ＩＣリーダを備えた複数の情報処理端末と通信可能に接続され、
前記各情報処理端末をそれぞれ使用する各使用者により順次閲覧される回覧物に装着される無線ＩＣチップの識別情報と、前記回覧物を保持中の使用者の識別情報と、を対応付けて記憶する回覧管理テーブルと、
各情報処理端末が備える各無線ＩＣリーダの識別情報と、各情報処理端末を使用する各使用者の識別情報と、をそれぞれ対応付けて記憶する無線ＩＣリーダ管理テーブルと、
前記回覧物に装着された前記無線ＩＣチップから前記無線ＩＣチップの識別情報を受信した無線ＩＣリーダを備える情報処理端末から、前記無線ＩＣチップの識別情報及び前記無線ＩＣリーダの識別情報を受信する識別情報受信部と、
前記無線ＩＣリーダ管理テーブルに前記受信した無線ＩＣリーダの識別情報と対応付けて記憶される使用者の識別情報を、前記回覧物を保持中の使用者の識別情報として、前記回覧管理テーブルに記憶する回覧管理テーブル更新部と、
を備えることを特徴とする情報処理装置。 Connected to a plurality of information processing terminals including a wireless IC reader for receiving identification information of the wireless IC chip transmitted from the wireless IC chip;
The identification information of the wireless IC chip attached to the circulation that is sequentially browsed by each user who uses each information processing terminal and the identification information of the user holding the circulation are stored in association with each other. A circulation management table,
A wireless IC reader management table for storing the identification information of each wireless IC reader provided in each information processing terminal and the identification information of each user using each information processing terminal in association with each other;
The wireless IC chip identification information and the wireless IC reader identification information are received from an information processing terminal including a wireless IC reader that has received the wireless IC chip identification information from the wireless IC chip mounted on the circulation. An identification information receiving unit;
User identification information stored in association with the received identification information of the wireless IC reader in the wireless IC reader management table is stored in the circulation management table as identification information of the user holding the circulation. A circulation management table update unit,
An information processing apparatus comprising:

前記識別情報受信部が、いずれの情報処理端末からも、前記無線ＩＣチップの識別情報を所定期間受信しない場合には、前記回覧物が紛失したと判定する紛失判定部と、
を備えることを特徴とする請求項１に記載の情報処理装置。 When the identification information receiving unit does not receive the identification information of the wireless IC chip from any information processing terminal for a predetermined period, a loss determination unit that determines that the circulation is lost,
The information processing apparatus according to claim 1, further comprising:

前記回覧管理テーブルには、前記各情報処理端末をそれぞれ使用する各使用者により順次閲覧される回覧物に装着される無線ＩＣチップの識別情報と、前記回覧物が回覧される各使用者の識別情報と、前記回覧物を保持中の使用者の識別情報と、が対応付けて記憶され、
前記回覧物を保持中の使用者の識別情報が、前記回覧物が回覧される各使用者の識別情報のいずれでもない場合には、前記回覧物が誤配されたと判定する誤配判定部と、
を備えることを特徴とする請求項１に記載の情報処理装置。 The circulation management table includes identification information of wireless IC chips attached to circulations sequentially browsed by each user using each information processing terminal, and identification of each user to whom the circulation is circulated. Information and identification information of the user holding the circulation are stored in association with each other,
A misdistribution determination unit that determines that the circulation is misdistributed when the identification information of the user holding the circulation is not any of the identification information of each user to whom the circulation is circulated; ,
The information processing apparatus according to claim 1, further comprising:

前記回覧管理テーブルには、前記各情報処理端末をそれぞれ使用する各使用者により順次閲覧される回覧物に装着される無線ＩＣチップの識別情報と、前記回覧物が回覧される各使用者の識別情報と、前記各使用者が前記回覧物を閲覧したかどうかを示す情報と、前記回覧物を保持中の使用者の識別情報と、が対応付けて記憶され、
前記回覧管理テーブル更新部は、
前記無線ＩＣリーダ管理テーブルに前記受信した無線ＩＣリーダの識別情報と対応付けて記憶される使用者の識別情報を、前記回覧物を保持中の使用者の識別情報として、前記回覧管理テーブルに記憶すると共に、それまで前記回覧物を保持中であった使用者について前記回覧物を閲覧した旨の情報を前記回覧管理テーブルに記憶する
ことを特徴とする請求項１に記載の情報処理装置。 The circulation management table includes identification information of wireless IC chips attached to circulations sequentially browsed by each user using each information processing terminal, and identification of each user to whom the circulation is circulated. Information, information indicating whether each user has browsed the circulation, and identification information of the user holding the circulation are stored in association with each other,
The circulation management table update unit
User identification information stored in association with the received identification information of the wireless IC reader in the wireless IC reader management table is stored in the circulation management table as identification information of the user holding the circulation. The information processing apparatus according to claim 1, wherein information indicating that the user has been holding the circulation until then has browsed the circulation is stored in the circulation management table.

前記回覧物が回覧される全ての使用者について、前記回覧物を閲覧した旨の情報が記憶されている場合には、前記回覧物の回覧が終了したと判定する回覧終了判定部と、
を備えることを特徴とする請求項４に記載の情報処理装置。 For all users to whom the circulation is circulated, when information indicating that the circulation has been browsed is stored, a circulation end determination unit that determines that the circulation of the circulation has been completed,
The information processing apparatus according to claim 4, further comprising:

無線ＩＣチップから送信される前記無線ＩＣチップの識別情報を受信する無線ＩＣリーダを備えた複数の情報処理端末と通信可能に接続され、前記各情報処理端末をそれぞれ使用する各使用者により順次閲覧される回覧物に装着される無線ＩＣチップの識別情報及び前記回覧物を保持中の使用者の識別情報を対応付けて記憶する回覧管理テーブルと、各情報処理端末が備える各無線ＩＣリーダの識別情報及び各情報処理端末を使用する各使用者の識別情報をそれぞれ対応付けて記憶する無線ＩＣリーダ管理テーブルと、を備える情報処理装置の制御方法であって、
前記回覧物に装着された前記無線ＩＣチップから前記無線ＩＣチップの識別情報を受信した無線ＩＣリーダを備える情報処理端末から、前記無線ＩＣチップの識別情報及び前記無線ＩＣリーダの識別情報を受信し、
前記無線ＩＣリーダ管理テーブルに前記受信した無線ＩＣリーダの識別情報と対応付けて記憶される使用者の識別情報を、前記回覧物を保持中の使用者の識別情報として、前記回覧管理テーブルに記憶する
ことを特徴とする情報処理装置の制御方法。 Communication with a plurality of information processing terminals including a wireless IC reader that receives identification information of the wireless IC chip transmitted from the wireless IC chip, and sequentially viewed by each user using each information processing terminal A circulation management table for storing the identification information of the wireless IC chip mounted on the circulation and the identification information of the user holding the circulation in association with each other, and the identification of each wireless IC reader included in each information processing terminal A wireless IC reader management table that stores information and identification information of each user who uses each information processing terminal in association with each other,
Receiving the identification information of the wireless IC chip and the identification information of the wireless IC reader from an information processing terminal including a wireless IC reader that has received the identification information of the wireless IC chip from the wireless IC chip mounted on the circulation. ,
User identification information stored in association with the received identification information of the wireless IC reader in the wireless IC reader management table is stored in the circulation management table as identification information of the user holding the circulation. A method for controlling an information processing apparatus.

無線ＩＣチップから送信される前記無線ＩＣチップの識別情報を受信する無線ＩＣリーダを備えた複数の情報処理端末と通信可能に接続され、前記各情報処理端末をそれぞれ使用する各使用者により順次閲覧される回覧物に装着される無線ＩＣチップの識別情報及び前記回覧物を保持中の使用者の識別情報を対応付けて記憶する回覧管理テーブルと、各情報処理端末が備える各無線ＩＣリーダの識別情報及び各情報処理端末を使用する各使用者の識別情報をそれぞれ対応付けて記憶する無線ＩＣリーダ管理テーブルと、を備える情報処理装置に、
前記回覧物に装着された前記無線ＩＣチップから前記無線ＩＣチップの識別情報を受信した無線ＩＣリーダを備える情報処理端末から、前記無線ＩＣチップの識別情報及び前記無線ＩＣリーダの識別情報を受信する手順と、
前記無線ＩＣリーダ管理テーブルに前記受信した無線ＩＣリーダの識別情報と対応付けて記憶される使用者の識別情報を、前記回覧物を保持中の使用者の識別情報として、前記回覧管理テーブルに記憶する手順と、
を実行させるためのプログラム。
Communication with a plurality of information processing terminals including a wireless IC reader that receives identification information of the wireless IC chip transmitted from the wireless IC chip, and sequentially viewed by each user using each information processing terminal A circulation management table for storing the identification information of the wireless IC chip mounted on the circulation and the identification information of the user holding the circulation in association with each other, and the identification of each wireless IC reader included in each information processing terminal An information processing apparatus comprising: a wireless IC reader management table that stores information and identification information of each user who uses each information processing terminal in association with each other;
The wireless IC chip identification information and the wireless IC reader identification information are received from an information processing terminal including a wireless IC reader that has received the wireless IC chip identification information from the wireless IC chip mounted on the circulation. Procedure and
User identification information stored in association with the received identification information of the wireless IC reader in the wireless IC reader management table is stored in the circulation management table as identification information of the user holding the circulation. And the steps to
A program for running