JP2006135496A - Document registration system - Google Patents
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Abstract
Description
本発明は、文書送信機能を持つ複合機から文書を文書格納アプリケーションを介して文書管理システムに登録するといった文書登録システムに関するものであり、また文書登録時に、登録文書のＵＲＬ通知を電子メールで行うことを特徴としたシステム関するものである。 The present invention relates to a document registration system in which a document is registered from a multifunction peripheral having a document transmission function to a document management system via a document storage application. At the time of document registration, a URL notification of a registered document is performed by e-mail. It is related to the system characterized by this.
従来の文書登録システムでの電子メールによる文書のＵＲＬ通知は、文書登録受け付けた文書管理システム側で処理される技術が提案されている。この場合、文書の保存先に関連づけて設定されたメールアドレスにのみ電子メールが送信される。 A technique has been proposed in which document URL notification by e-mail in a conventional document registration system is processed on the side of the document management system that accepts document registration. In this case, the e-mail is transmitted only to the e-mail address set in association with the document storage destination.
また、複合機もしくは文書格納アプリケーションで同様のＵＲＬ通知を行うには、予め宛先に設定されたメールアドレスにのみ通知を行う手段が提案されていた。 In addition, in order to perform the same URL notification in the multifunction peripheral or the document storage application, a means for notifying only to a mail address set in advance as a destination has been proposed.
また、メール通知自体も、文書管理システム側で、行っていた。（特許文献１参照）
本来、文書管理システム等は企業等の業務システムとして運用されるものである。そのため、文書管理システムに登録・管理される文書は、文書の内容によって閲覧の必要があるユーザがある程度特定される。しかしながら、上記従来例では、予め設定されたメールアドレスに通知を行うことは可能だが、例えば同じ保存先であっても、登録する文書ごとに、ＵＲＬ通知を行うメールアドレスを任意に選択することは出来なかった。そのため、文書によっては閲覧の必要のないユーザにまで電子メールによる通知が行われるため、ネットワーク上のトラフィックを不必要に増大させ、また、不必要なメール受信によるユーザの時間的、作業的負荷が生じるといった課題があった。 Originally, a document management system or the like is operated as a business system of a company or the like. For this reason, in the document registered and managed in the document management system, the user who needs to browse is specified to some extent according to the content of the document. However, in the above-described conventional example, it is possible to notify a preset mail address, but it is possible to arbitrarily select a mail address for URL notification for each document to be registered, for example, even in the same storage location. I could not do it. For this reason, notifications are sent by e-mail to users who do not need to browse depending on the document, so that traffic on the network is unnecessarily increased, and the user's time and work load due to unnecessary mail reception is reduced. There was a problem that occurred.
本発明では、上記従来例を鑑みなされ、複数の機能をあわせ持つ複合機において、スキャン機能で読み取った文書を複合機の持つネットワーク機能によって文書管理システムへ文書を登録する文書登録システムであって、文書登録時、複合機において、ＵＲＬ通知機能の指定とＵＲＬ通知先となる任意のメールアドレスが選択され、その内容をスキャンジョブファイルに記述し、文書と共に文書管理システムに送信し、文書管理システムでは、複合機から文書格納アプリケーションへ文書とスキャンジョブが送信されてきた場合、受信した文書登録後に、スキャンジョブにＵＲＬ通知機能の指定があった場合に、Ｗｅｂブラウザからインターネットを介し文書管理システム内の文書を閲覧するためのＷｅｂアプリケーションの実行指示と文書ＩＤを組み合わせたＵＲＬ形式の文字列を電子メール本文に記述し、指定されたメールアドレスに電子メールを送信する処理を行う。 In the present invention, a document registration system which is made in view of the above-described conventional example and registers a document read by a scan function in a multifunction peripheral having a plurality of functions in a document management system by a network function of the multifunction peripheral, When registering a document, the multifunction device selects a URL notification function designation and an arbitrary e-mail address as a URL notification destination, describes the contents in a scan job file, sends it to the document management system together with the document, When a document and a scan job are transmitted from the multifunction peripheral to the document storage application, and a URL notification function is specified for the scan job after registration of the received document, the Web browser is connected to the document management system via the Internet. Web application execution instructions and documents for viewing documents A string of URL format that combines D described in the e-mail text, performs a process of sending an email to a specified email address.
以上、説明した本発明により、文書登録のたびに、任意のユーザに対し、メール通知を行なうことができるため、文書閲覧の必要がないユーザにもメール通知が届くのを防ぐ効果がある。 As described above, according to the present invention described above, an e-mail notification can be made to an arbitrary user every time a document is registered, so that an e-mail notification can be prevented from reaching even a user who does not need to view the document.
また、メール通知の内容に文書を特定しＷｅｂブラウザ表示するＵＲＬが記述されているため、文書管理システムユーザの文書閲覧に要する操作手順が簡素化され、作業効率があがるといった効果がある。 In addition, since the URL for specifying the document and displaying it in the Web browser is described in the contents of the mail notification, the operation procedure required for browsing the document by the document management system user is simplified and the work efficiency is improved.
以下、図面を参照して本発明の実施例を説明する。 Embodiments of the present invention will be described below with reference to the drawings.
図１は本実施例の構成概念を示すブロック図であり、１は、複合機を示す。複合機には、１１スキャナ、１２操作パネル、１３コントローラ、１４プリンタ、１５ＦＡＸ、１６ＨＤが備わっている。本発明の特徴には特に関係ないが、複合機の基本機能であるコピー機能は、１１スキャナでの文書読み取りから、読み取った文書を即時１４プリンタで印刷する処理を１３コントローラが制御し実行ものである。１３コントローラは、基本ソフトやアプリケーションソフトを搭載し、複合機が複合機内の機器および搭載されたソフトウェアを動作させものであり、機器制御の他にもコンピュータとしての基本構造である、メモリやＣＰＵ（演算装置）等を備え、必要に応じ１６ＨＤを制御操作するものである。 FIG. 1 is a block diagram showing a configuration concept of the present embodiment. Reference numeral 1 denotes a multifunction peripheral. The multifunction machine includes 11 scanners, 12 operation panels, 13 controllers, 14 printers, 15 FAX, and 16 HD. Although not particularly related to the features of the present invention, the copy function, which is a basic function of the multifunction peripheral, is executed by the 13 controllers controlling the process of immediately printing the read document with 14 printers after reading the document with 11 scanners. is there. The 13 controller is equipped with basic software and application software, and the multifunction device operates the devices in the multifunction device and the installed software. In addition to device control, the basic structure as a computer is the memory and CPU ( Arithmetic unit) and the like, and controls the 16HD as necessary.
２は、文書管理システム用ＰＣを示し、このＰＣ内で文書管理システムが構築、運用されているものとする。文書管理システムそのものは、文書や文書に関するデータ、またユーザ情報を実際に保存する管理サーバと、管理サーバにユーザ認証によって接続し、文書や情報を検索・閲覧する文書管理クライアント、さらに、文書管理クライアントの文書の検索閲覧機能と同様の機能を備え、さらに本発明の特徴であるＵＲＬ通知に関して、ＵＲＬ通知後、ユーザＰＣによってそのＵＲＬが指定された場合に、ネットワークを介して文書を表示するＷＥＢアプリケーションを備える。これらは全てＰＣ上で動作するアプリケーションソフトウェアとして構築されている。本実施例の説明では、２文書管理システムＰＣは１つに集約して図表しているが、実際に文書管理クライアント、および、Ｗｅｂアプリケーションは、文書管理サーバと接続可能なネットワークＰＣ上に存在すれば、その機能を果たすことはいうまでもない。
３ユーザＰＣ環境は、本発明の特徴である文書格納アプリケーションからＵＲＬ通知の電子メールを受けるユーザのＰＣ環境を意味する。３１Ｗｅｂブラウザは、ユーザがＵＲＬ通知を受けた際に、実際に電子メールによる通知内容であるＵＲＬをＷｅｂブラウザに指定し、文書の閲覧を行うため、明示的に図示してある。ＷｅｂブラウザやＰＣ環境については、本発明における位置付けのみを示すものである。特にＷｅｂブラウザについては今日の一般のＰＣ環境では、ＰＣの基本ソフトの一部として構築されているものであり、そのＰＣ環境においてネットワークおよびインターネットもしくはイントラネット等使用可能な環境が設定されていることが本発明の文書登録システムの前提条件である。 The three-user PC environment means a PC environment of a user who receives a URL notification e-mail from the document storage application, which is a feature of the present invention. The 31 Web browser is explicitly shown in order to specify the URL, which is the content of notification by e-mail, to the Web browser and browse the document when the user receives the URL notification. For the Web browser and the PC environment, only the positioning in the present invention is shown. In particular, with regard to the Web browser, in today's general PC environment, it is constructed as a part of basic PC software, and an environment that can be used such as a network and the Internet or an intranet is set in the PC environment. It is a precondition of the document registration system of this invention.
４は、複合機、文書管理システム、ユーザＰＣ環境を有機的に結合するネットワークまたはインターネットを示す。
５は、本発明の特徴である文書格納システムにおける電子メールによるＵＲＬ通知の電子メール処理をおこなうメールサーバを意味する。 Reference numeral 5 denotes a mail server that performs e-mail processing of URL notification by e-mail in the document storage system, which is a feature of the present invention.
図２は本実施例図１の１３コントローラで動作するソフトウェアの構成図である。ＢＩＯＳおよび基本は、複合機の構成要素である各ハードウェア（スキャナ、プリンタＦＡＸ等）の動作制御を行う。またネットワーク上の通信は、例えばＴＣＰ／ＩＰを使って行われ、基本ソフトによってそのプロトコルのハンドリングが行われる。アプリケーションは、本発明で言えば文書格納アプリケーションを意味し、文書アプリケーションは文書管理システムとの通信、文書の格納等の機能や、本発明の特徴であるＷｅｂサービスへのアクセス、および操作パネルへの各種情報表示や操作パネルからの入力を受け付ける。図２に示すソフトウェア構成をコントローラに備える複合機では、本発明で提案する文書格納アプリケーションのほかにも、基本ソフト部とのデータ通信が可能なアプリケーションは動作可能である。 FIG. 2 is a block diagram of software operating on the 13 controller of FIG. The BIOS and basic control the operation of each hardware (scanner, printer FAX, etc.) that is a component of the multifunction peripheral. Communication on the network is performed using TCP / IP, for example, and the protocol is handled by basic software. In the present invention, the application means a document storage application. The document application communicates with a document management system, stores a document, and the like, accesses to a Web service that is a feature of the present invention, and an operation panel. Accepts various information displays and input from the operation panel. In the multifunction peripheral having the software configuration shown in FIG. 2, in addition to the document storage application proposed in the present invention, an application capable of data communication with the basic software unit can operate.
図３は文書格納アプリケーションによる文書管理システムへ文書を送信する際の宛先を作成する処理のフローチャートである。 FIG. 3 is a flowchart of processing for creating a destination when a document is transmitted to the document management system by the document storage application.
図４は、本実施例の複合機の文書とスキャンジョブ送信の処理フローである流れ図を示す。 FIG. 4 is a flowchart illustrating a processing flow of document and scan job transmission of the multifunction peripheral according to the present exemplary embodiment.
図５は、本実施例での文書登録時の文書格納アプリケーションの処理フローである流れ図を示す。 FIG. 5 is a flowchart showing the processing flow of the document storage application at the time of document registration in this embodiment.
以下に図３に従って、宛先の設定処理について詳細説明を行う。 The destination setting process will be described in detail below with reference to FIG.
まず、ステップｓ１０００１において、文書格納アプリケーションの宛先登録機能を開始する。この文書格納アプリケーションの宛先登録機能は、複合機のアプリケーションソフトとして動作するもので文書格納アプリケーションの文書登録処理を行うソフトウェアとは、独立したソフトウェアとして構成され実行されるものである。つまり、文書格納アプリケーションには、この宛先登録を処理するソフトウェアと、複合機から送信されてきた文書を文書 格納アプリケーションに登録する文書登録ソフトウェアの２つが含まれる。そして、宛先登録を処理するソフトウェアの実行開始方法は、複合機の操作パネル上に表示された文書格納アプリケーションの宛先登録機能のソフトウェアアイコンをユーザが選択し実行することで処理が開始される。複合機側では、宛先登録機能のソフトウェアアイコンを操作画面に表示し、入力待ち状態を保ち、ユーザ操作による入力イベントを判断し、ソフトウェアの実行を開始する。この操作パネルに対するユーザの操作をソフトウェアで判断する処理については、一般的な方法を用いることで実現可能であるため、説明は省略する。この宛先作成スタート時には、宛先登録を処理するソフトウェアはメモリ確保、初期化、宛先ファイルのオープン等の初期設定処理が行われる。 First, in step s10001, the destination registration function of the document storage application is started. The destination registration function of the document storage application operates as application software of the multifunction peripheral, and is configured and executed as software independent of the software that performs document registration processing of the document storage application. In other words, the document storage application includes two pieces of software: a software for processing the destination registration, and a document registration software for registering the document transmitted from the multifunction peripheral in the document storage application. The method for starting execution of the software for processing the destination registration starts when the user selects and executes the software icon of the destination registration function of the document storage application displayed on the operation panel of the multifunction peripheral. On the multifunction device side, a software icon for the destination registration function is displayed on the operation screen, the input waiting state is maintained, an input event by a user operation is determined, and execution of the software is started. The process for determining the user's operation on the operation panel by software can be realized by using a general method, and thus description thereof is omitted. At the start of destination creation, the destination registration software performs initial setting processing such as memory reservation, initialization, and destination file opening.
次にステップＳ１０１３では、宛先作成処理が新規作成かそれ以外の設定かを判断する。新規作成の場合処理はステップＳ１００２に進む。それ以外の設定の場合、処理はステップＳ１０１４へ進む。 Next, in step S1013, it is determined whether the destination creation process is new creation or other settings. In the case of new creation, the process proceeds to step S1002. In the case of other settings, the process proceeds to step S1014.
ステップＳ１０１４では文書登録システム管理者のメールアドレスを設定する。この文書管理システム管理者のメールアドレスは、文書管理システムへの文書の登録エラー時、または、文書登録成功時でスキャンジョブを実行しない場合のメール通知の送信先として使用される。本発明の実施例の説明では、本発明の特徴に特に関係ない機能等は便宜上省略するためステップＳ１０１４の処理は文書登録システム管理者のメールアドレス設定のみに集約している。 In step S1014, the mail address of the document registration system administrator is set. This e-mail address of the document management system administrator is used as an e-mail notification destination when a document registration error in the document management system or when a scan job is not executed due to successful document registration. In the description of the embodiments of the present invention, functions and the like that are not particularly relevant to the features of the present invention are omitted for the sake of convenience, so that the processing in step S1014 is concentrated only on the mail address setting of the document registration system administrator.
次にステップＳ１００２では、宛先登録を処理するソフトウェアが文書管理システムに接続する。接続では、文書格納アプリケーションが予め文書格納アプリケーションからの文書管理システムアクセス用に文書管理システムに登録したユーザの認証によって接続する。文書管理システムは、通常ユーザがＰＣ画面上で行う操作をソフトウェア間で実行できるようＡＰＩ手段を設けているため、そのＡＰＩをとおしてユーザ認証を行い文書管理システムへの接続を行う。 In step S1002, software for address registration connects to the document management system. In connection, the document storage application connects by authentication of a user registered in the document management system in advance for accessing the document management system from the document storage application. Since the document management system is provided with API means so that a user can normally perform operations on the PC screen between software, user authentication is performed through the API and connection to the document management system is performed.
次にステップＳ１００３では、保存先情報をする。これは文書管理システムが持つ記憶手段であるキャビネットおよびフォルダの情報を取得する。本実施例の文書登録システムにおける文書管理システムは、記憶システムをキャビネットとフォルダのツリー構造によって構成する。キャビネット・フォルダ情報取得後、文書格納アプリケーションの宛先登録機能は、取得した情報を操作パネル上に表示し、ユーザ操作による保存先の選択操作を促す。 In step S1003, storage destination information is set. This obtains information on cabinets and folders which are storage means possessed by the document management system. In the document management system in the document registration system of this embodiment, the storage system is configured by a tree structure of cabinets and folders. After the cabinet / folder information is acquired, the destination registration function of the document storage application displays the acquired information on the operation panel and prompts the user to select a storage destination.
次にステップＳ１００４では、宛先選択を行う。操作パネル上からユーザ操作によって選択されたキャビネットフォルダ名を宛先ファイルに記述する形式にエンコーディングし内部記憶に一時保存しする。 In step S1004, destination selection is performed. The cabinet folder name selected by the user operation from the operation panel is encoded into a format described in the destination file and temporarily stored in the internal storage.
次のステップＳ１００５では、宛先名称設定を行う。この宛先名称は、文書格納アプリケーションの宛先登録機能で既に登録されている宛先を編集する際の画面表示に使用される。 In the next step S1005, a destination name is set. This destination name is used for screen display when editing a destination already registered by the destination registration function of the document storage application.
次にステップＳ１００６では、送信プロトコルを設定する。本実施例では複合機上で、基本ソフトと文書格納アプリケーション間の文書の通信方法と、通信する際に使用するユーザ名、パスワード、ファイルの受け渡しフォルダ等について設定を行う。これは、予めデフォルト設定されている通信方式を設定し、既に登録されているユーザ名、パスワード、ファイルの受け渡し用フォルダと重複設定しないものをプログラムで自動生成することで設定する方法でよい。 In step S1006, a transmission protocol is set. In this embodiment, a document communication method between the basic software and the document storage application, a user name used for communication, a password, a file transfer folder, and the like are set on the multifunction peripheral. This may be a method of setting a communication method set in advance as a default and automatically generating a program that does not overlap with a registered user name, password, and file transfer folder.
次にステップＳ１００７では、宛先作成後複合機に複合機の文書送信機能の宛先として登録され、実際の文書送信時に複合機上の操作パネルに表示される表示名をユーザの入力により設定する。 In step S1007, after the destination is created, the display name registered in the multifunction peripheral as the destination of the document transmission function of the multifunction peripheral and displayed on the operation panel of the multifunction peripheral during actual document transmission is set by user input.
ステップＳ１００４から、ステップＳ１００７までは、複合機の操作パネル上に必要な入力項目や選択項目を表示し、その画面上でのユーザ操作によって、必要な設定項目の内容が決められる。 From step S1004 to step S1007, necessary input items and selection items are displayed on the operation panel of the multifunction peripheral, and the contents of necessary setting items are determined by user operation on the screen.
次にステップＳ１００８では、上記、保存先、宛先、送信プロトコル、表示名を宛先ファイルに書き込む形式で登録する。言い換えると上記設定内容を宛先ファイルに所定の記述方式で追加することを意味する。宛先ファイルについては、複合機のＨＤ上でアプリケーションが使用可能な記憶領域上に構成された所定のフォルダに保存される。 In step S1008, the storage destination, destination, transmission protocol, and display name are registered in a format for writing to the destination file. In other words, this means that the setting contents are added to the destination file by a predetermined description method. The destination file is stored in a predetermined folder configured on a storage area that can be used by the application on the HD of the multifunction device.
次に、ステップＳ１００９では、宛先作成終了かどうか判断する。終了しない場合には、処理はステップＳ１００４の操作パネルに文書管理システムのキャビネットフォルダを表示し、ユーザ選択を促す処理が行われた状態にもどり、ステップＳ１００４以降の処理を繰り返すことで、新しい宛先の登録を続行する。 Next, in step S1009, it is determined whether destination creation is complete. If not completed, the process displays the cabinet folder of the document management system on the operation panel in step S1004, returns to the state in which the process for prompting user selection is performed, and repeats the processes in and after step S1004, so that a new destination is selected. Continue registration.
ステップＳ１００９で、宛先作成終了する場合、処理はステップＳ１０１１に進む。 If the destination creation ends in step S1009, the process proceeds to step S1011.
ステップＳ１０１０では、ステップＳ１００８で登録された宛先のみを、複合機に登録するためのアドレスブック形式で別途生成され一時保存する。ここでは、送信プロトコル、表示名設定が実際にアドレスブックの内容に反映される。 In step S1010, only the destination registered in step S1008 is separately generated and temporarily stored in the address book format for registration in the multifunction peripheral. Here, the transmission protocol and display name settings are actually reflected in the contents of the address book.
次にステップＳ１０１１では、ステップＳ１０１１で生成されたアドレスブックを複合機の文書送信機能の宛先に登録する。 In step S1011, the address book generated in step S1011 is registered as a destination of the document transmission function of the multifunction machine.
次に、文書登録時の複合機の処理について、図４を参照し説明を行う。 Next, the processing of the multifunction machine at the time of document registration will be described with reference to FIG.
図４を参照する説明では、複合機上の文書登録処理について説明を行う。ステップによっては、文書格納アプリケーションとの連携動作部分があるが、それについては、各ステップで説明する。 In the description with reference to FIG. 4, the document registration processing on the multifunction peripheral will be described. Depending on the step, there is a cooperative operation part with the document storage application, which will be described in each step.
また、図４を参照した説明で複合機と称しているのは、厳密には、複合機のコントローラ上で実現される基本ソフトウェアが、通常のソフトウェア処理として行なわれる、ＣＰＵでの演算、メモリへのデータ一時記憶、ＨＤへのデータ保存、アプリケーションとのデータ送受信、ネットワークを介した通信先とのデータ送受信などを処理することを意味する。 In the description with reference to FIG. 4, what is called a multi-function device is strictly speaking, basic software realized on a controller of the multi-function device is performed as normal software processing, and is operated by a CPU and stored in a memory. Data temporary storage, data storage in HD, data transmission / reception with an application, data transmission / reception with a communication destination via a network, and the like.
まず、ステップＳ２００１で、複合機上の処理がスタートする。基本的には電源投入によって、各種初期化処理を経たのち、複合機全体の操作が可能な状態になることを示す。複合機上のアプリケーションとして動作する文書格納アプリケーションも初期化され実行可能な状態になる。 First, in step S2001, processing on the multifunction peripheral starts. Basically, it shows that the entire MFP can be operated after various initialization processes by turning on the power. A document storage application that operates as an application on the multifunction peripheral is also initialized and becomes executable.
次にステップＳ２００２では、起動された複合機が処理を受け付ける状態になることを示す。これは複合機の基本機能であるプリンタ、ＦＡＸ、コピー、スキャンの処理入力待ちであること示す。コピー、スキャンについては、操作パネルで選択画面を表示し、ユーザから所望の機能の実行命令を受け付ける。ＦＡＸはＦＡＸ回線によるＦＡＸ受信可能状態を保持する。プリンタもユーザＰＣ環境やネットワーク上のプリントサーバからの印刷命令を受け付ける状態であることを示す。このステップＳ２００２では、各機能実行の命令を待つ状態を保持するとともに、複合機の電源ＯＦＦ等も受け付け、何らかの命令があった場合に、処理は次のステップへ進む。 In step S2002, the activated MFP is in a state of accepting processing. This indicates that the printer is waiting for input of processing of the basic functions of the multifunction device, such as printer, FAX, copy, and scan. For copy and scan, a selection screen is displayed on the operation panel, and an execution command for a desired function is received from the user. The FAX holds a state in which FAX reception via the FAX line is possible. This also indicates that the printer is in a state of accepting a print command from the user PC environment or a print server on the network. In step S2002, a state of waiting for an instruction to execute each function is held, and powering off of the multifunction peripheral is also accepted. If there is any instruction, the process proceeds to the next step.
次に、ステップＳ２００３で、複合機を終了するかどうかの判断を行う。これは複合機という機器であるため電源ＯＦＦ等のユーザ操作によって終了処理を実行し、終了の場合、処理はＳ２００４へ進み終了する。特に複合機を終了しない場合は、処理はステップＳ２００５へ進む。 Next, in step S2003, it is determined whether to end the multifunction peripheral. Since this is a multifunction device, the termination process is executed by a user operation such as turning off the power, and in the case of termination, the process proceeds to S2004 and ends. In particular, if the multifunction peripheral is not terminated, the process proceeds to step S2005.
ステップＳ２００５では、ステップＳ２００２で入力された命令が本発明の特徴であるスキャン処理かどうか判断する。つまり、複合機の操作パネル上で、ユーザによってスキャン機能が選択されたかどうかの判断を行う。 In step S2005, it is determined whether the command input in step S2002 is a scan process that is a feature of the present invention. That is, it is determined whether or not the user has selected the scan function on the operation panel of the multi-function peripheral.
ステップＳ２００５で、スキャン処理ではなかった場合には、次にステップＳ２００６へ処理は進む。 If it is determined in step S2005 that the scan process has not been performed, the process proceeds to step S2006.
ステップ２００６では、命令のあったそれぞれの処理を実行し、再度ステップＳ２００２へ戻り次の処理待ち状態となる。 In step 2006, the respective processes for which the instruction has been issued are executed, and the process returns to step S2002 again to wait for the next process.
本発明は、複合機でスキャンされた文書を文書格納アプリケーションを経て文書管理システムに登録する処理に関するものなので、以降のステップＳ２００７から、その特徴に関する説明を行う。 Since the present invention relates to processing for registering a document scanned by a multi-function peripheral in a document management system via a document storage application, the characteristics will be described from the following step S2007.
ステップＳ２００７では、複合機の操作パネル上にスキャン文書を送付するための宛先一覧を表示する。この宛先は、文書格納アプリケーションによってステップＳ１０１１で登録されたものや、もしくは機器上で直接登録されたものが、操作パネル上に表示される。ステップＳ１００７で表示名を設定しているのは、この宛先一覧表示時に、他の宛先と区別したユニークな宛先の表示名を複合機上に表示ささることで、ユーザの操作性を向上させる目的で実行している機能である。 In step S2007, a list of destinations for sending the scanned document is displayed on the operation panel of the multifunction peripheral. This destination is displayed on the operation panel as registered by the document storage application in step S1011 or directly registered on the device. The reason why the display name is set in step S1007 is that the display name of the unique destination distinguished from other destinations is displayed on the multi-function peripheral when the destination list is displayed, thereby improving the user operability. This is the function that is being executed.
本発明では、便宜上、宛先として文書格納アプリケーションからステップＳ１００７で登録されたもののみが機器操作パネルに表示されるものとして説明を進める。 In the present invention, for the sake of convenience, the description will be made assuming that only the document storage application registered in step S1007 as the destination is displayed on the device operation panel.
次に、ステップＳ２００８では、宛先選択を行う。これは機器操作パネルに表示された宛先一覧に対してユーザが選択操作を行うことによって実行される。 Next, in step S2008, destination selection is performed. This is executed by the user performing a selection operation on the destination list displayed on the device operation panel.
次に、ステップＳ２００９では、ＵＲＬ通知指定が行なわれる。これも複合機の操作パネル上に機能名を表示し、ユーザ操作によって機能実行が指定された場合、内部のプログラム処理として、ＵＲＬ通知を行なうことを一時記憶する。 Next, in step S2009, URL notification is designated. This also displays the function name on the operation panel of the multifunction peripheral, and temporarily stores that URL notification is performed as an internal program process when the function execution is designated by a user operation.
次にステップＳ２０１０でＵＲＬ通知機能が指定されたかどうかの判断を行なう。ステップＳ２００９で説明した一時記憶を判断し、ＵＲＬ通知機能を実行する場合には、処理はステップＳ２０１１に進む。ＵＲＬ通知機能を実行しない場合には、処理はステップＳ２０１６へ進む。 In step S2010, it is determined whether the URL notification function is designated. If the temporary storage described in step S2009 is determined and the URL notification function is executed, the process proceeds to step S2011. If the URL notification function is not executed, the process proceeds to step S2016.
ステップＳ２０１１では、ステップＳ２００８で選択された宛先情報を複合機の基本ソフト部から文書格納アプリケーションに通知する。この通知を受けた文書格納アプリケーションは、ステップ３００２からステップ３０１２までの処理を実行し、複合機へメールアドレス一覧を返す。このメールアドレス一覧はプログラムの一時記憶する際のリスト形式もしくは、所定の配列メモリにメールアドレスデータを保存した形でデータ送受信が行なわれる。とにかくソフトウェア間にデータの受け渡しができる環境であれば、特にその具体的な方法について説明する必要がないことは言うまでもない。 In step S2011, the destination information selected in step S2008 is notified from the basic software unit of the multifunction peripheral to the document storage application. Upon receiving this notification, the document storage application executes the processing from step 3002 to step 3012 and returns a mail address list to the multifunction peripheral. This mail address list is transmitted / received in a list format for temporarily storing a program or in a form in which mail address data is stored in a predetermined array memory. Anyway, it is needless to say that there is no need to explain the specific method in an environment where data can be exchanged between software.
ステップＳ２０１２では、複合機は文書格納アプリケーションから送付されたメールアドレスの一覧を受ける。 In step S2012, the multifunction peripheral receives a list of mail addresses sent from the document storage application.
次に、ステップＳ２０１３では、文書格納アプリケーションから取得したメールアドレス一覧を複合機の操作パネル上に表示する。 In step S2013, the mail address list acquired from the document storage application is displayed on the operation panel of the multifunction machine.
次にステップＳ２０１４では、メールアドレス選択を行なう。これは操作パネル上でユーザが選択したメールアドレスを選択されたものだけ、一時記憶に保持する処理である。 In step S2014, a mail address is selected. This is a process of temporarily storing only the mail address selected by the user on the operation panel.
次にステップＳ２０１５では、Ｓ２００９でのＵＲＬ通知機能指定とＳ２０１４で選択されたメールアドレスの内容をもってスキャンジョブファイルを作成する。このスキャンジョブファイルがセクションおよびプロパティ・データ形式等で記述されるなど、文書格納アプリケーション側で解釈できる形態で記述されていればよい。 In step S2015, a scan job file is created with the URL notification function designation in step S2009 and the contents of the mail address selected in step S2014. The scan job file may be described in a format that can be interpreted by the document storage application, such as a section and property data format.
上記、ステップＳ２０１１からステップＳ２０１５までの処理が、本発明の特徴の一つであるスキャンジョブに関する処理であり、複合機上でＵＲＬ通知機能が指定された場合にのみ実行される。 The processing from step S2011 to step S2015 is processing related to a scan job that is one of the features of the present invention, and is executed only when the URL notification function is designated on the multifunction peripheral.
次に、ステップＳ２０１６でスキャンが実行される。ユーザが原稿台もしくはフィーダ装置に実際によみとる紙原稿を置き、複合機の装置が持つスタートボタンがユーザに押下されることで、実際の紙原稿の読取を画像データの生成を行う。このスキャン処理によって生成された画像データは、ステップＳ２００５の判断で、処理がスキャン処理であることを複合機が認識していることから、スキャン後送信される文書として扱われる。 Next, a scan is executed in step S2016. When the user places a paper document that is actually read on the document table or the feeder device, and the user presses the start button of the multifunction device, the actual paper document is read and image data is generated. The image data generated by the scanning process is handled as a document transmitted after scanning because the MFP recognizes that the process is the scanning process at the determination in step S2005.
次に、ステップＳ２０１７でスキャンされた文書が文書格納アプリケーションに送付される。送付処理は、ステップＳ１０１１で複合機に登録されたアドレスブックの送信プロトコル設定に従って実行される。 Next, the document scanned in step S2017 is sent to the document storage application. The sending process is executed according to the transmission protocol setting of the address book registered in the MFP in step S1011.
次に、ステップＳ２０１８で、ＵＲＬ通知機能が指定されているかどうかの判断を行なう。指定されていた場合処理はステップＳ２０１９へ進む。指定されていない場合、処理はステップＳ２００２へ戻る。 Next, in step S2018, it is determined whether the URL notification function is designated. If so, the process advances to step S2019. If not specified, the process returns to step S2002.
ステップＳ２０１９では、ステップＳ２０１５で作成されたスキャンジョブを送信プロトコル設定に従って文書格納アプリケーションに送付する。 In step S2019, the scan job created in step S2015 is sent to the document storage application according to the transmission protocol setting.
以上、図４を参照した説明によって、ＵＲＬ通知機能を指定した場合の文書登録では、複合機からが文書とスキャンジョブが文書格納アプリケーションに送付されることがわかる。また、スキャンジョブを作成するための処理もＵＲＬ通知機能が指定された場合も行なわれることがわかる。 As described above, it can be understood from the description with reference to FIG. 4 that the document and the scan job are sent from the multifunction peripheral to the document storage application in the document registration when the URL notification function is designated. It can also be seen that the process for creating the scan job is also performed when the URL notification function is designated.
次に、図５を参照し、文書格納アプリケーション側の文書登録処理について説明する。 Next, document registration processing on the document storage application side will be described with reference to FIG.
まず、ステップＳ３００１で文書格納アプリケーションの登録処理がスタートする。 First, in step S3001, the document storage application registration process starts.
具体的には、図３の説明時に述べた文書格納アプリケーションの文書登録処理を行うソフトウェアが複合機起動ご更に基本ソフトから起動され、その際にソフトウェアの基本的な初期設定処理が実行される。 Specifically, software for performing document registration processing of the document storage application described in the description of FIG. 3 is started from the MFP and from the basic software, and at that time, basic initialization processing of the software is executed.
次に、ステップＳ３００２では、文書格納アプリケーションは、終了、もしくは、複合機からの文書入力、または複合機から宛先通知の処理待ちの状態となる。処理の入力が合った場合に次のステップへ処理が進む。 In step S <b> 3002, the document storage application ends or waits for a document input from the multifunction peripheral or a destination notification process from the multifunction peripheral. If the process input matches, the process proceeds to the next step.
次にステップＳ３００３では、Ｓ３００２で終了処理が指定されたかどうかの判断を行う。終了する場合、複合機の機器および基本ソフトの終了処理に連動し、処理がステップ文書格納アプリケーションも終了命令を受けることでソフトウェアの終了処理を行い、ステップＳ３００４で終了する。 In step S3003, it is determined whether an end process has been designated in step S3002. In the case of termination, in conjunction with the termination processing of the multifunction device and the basic software, the processing is also terminated when the step document storage application receives the termination command, and the processing ends in step S3004.
終了しない場合、処理は、ステップＳ３００５へ進む。 If not, the process advances to step S3005.
ステップＳ３００５では、ステップＳ３００２で入力のあった処理で終以外の処理、つまり複合機からの文書入力か、宛先通知かを判断する。文書入力の場合、文書格納アプリケーションは複合機から送信プロトコルに従って送信されてきた文書またはスキャンジョブを受信し、ステップＳ３０１３以降の文書登録処理へ進む。 In step S3005, it is determined whether the process input in step S3002 is a process other than the end, that is, whether the document is input from the multifunction peripheral or the destination is notified. In the case of document input, the document storage application receives a document or scan job transmitted from the multifunction peripheral according to the transmission protocol, and proceeds to document registration processing in step S3013 and subsequent steps.
ステップＳ３００５で、宛先通知があった場合、文書格納アプリケーションは、最終的に複合機へメールアドレス一覧を送信するためのステップＳ３００８からの処理に進む。複合機が宛先通知を文書格納アプリケーションに送付する処理については、図４の説明で述べた通りである。 If there is a destination notification in step S3005, the document storage application finally proceeds to the process from step S3008 for transmitting the mail address list to the multifunction peripheral. The processing for the MFP to send the destination notification to the document storage application is as described in the explanation of FIG.
ここからの説明では、ステップＳ３００６からステップＳ３０１２まで、複合機からの宛先通知に対し、メールアドレス一覧を複合機に返すまでの処理について、流れ図に従って詳細に説明する。 In the following description, from step S3006 to step S3012, the processing until the mail address list is returned to the multifunction device in response to the destination notification from the multifunction device will be described in detail according to the flowchart.
ステップＳ３００６では、宛先通知による宛先情報を文書格納アプリケーション側で受信し、宛先情報を一時記憶に保持する。宛先情報とは、複合機の文書送信処理上のステップＳ２００８で選択された宛先情報が示されることを意味する。文書格納アプリケーションでは、複合機に登録したアドレスブックの宛先と文書管理システムの保存先を対応付け、宛先ファイルとして保存しているため、その宛先ファイルから宛先情報を検索することで、文書管理システムの保存先情報をさらに取得し、一時記憶に保持する。 In step S3006, the destination information by the destination notification is received on the document storage application side, and the destination information is held in the temporary storage. The destination information means that the destination information selected in step S2008 on the document transmission processing of the multifunction peripheral is indicated. In the document storage application, the address book destination registered in the MFP and the storage destination of the document management system are associated with each other and stored as a destination file. By searching for destination information from the destination file, the document management system Further save destination information is acquired and stored in temporary storage.
次にステップＳ３００７では、文書管理システムへ接続する。文書格納アプリケーションと文書管理システムの接続については図３の詳細説明で述べたとおりである。 In step S3007, the document management system is connected. The connection between the document storage application and the document management system is as described in the detailed description of FIG.
次にステップＳ３００８では、ステップＳ３００６で一時記憶に保持している文書管理システムの保存先であるキャビネットの指定する。これは、文書管理システムの指定したキャビネットに対してユーザ情報取得等の処理をアクセス可能にするソフトウェア上の手続きを意味する。 In step S3008, the cabinet that is the storage destination of the document management system held in the temporary storage in step S3006 is designated. This means a procedure on software that makes it possible to access processing such as user information acquisition to a cabinet designated by the document management system.
次に、ステップＳ３００９では、Ｓ３００８で指定したキャビネットに登録してあるユーザ情報を取得する。ユーザ情報は、文書管理システムのアクセスをユーザ認証設定するために登録されている情報であり、ユーザ情報にはユーザ名、パスワード、そのユーザのメールアドレス一つのオブジェクトとして登録されている。 Next, in step S3009, user information registered in the cabinet specified in S3008 is acquired. The user information is information registered for setting user authentication for access to the document management system. The user information is registered as an object having a user name, a password, and a mail address of the user.
次に、ステップＳ３０１０で、文書格納アプリケーションから文書管理システムへの接続を解除する。 In step S3010, the document storage application is disconnected from the document management system.
次に、ステップＳ３０１１で、文書管理システムから取得したユーザ情報から、メールアドレスに関する情報のみ抽出し、リスト化することで、一時記憶に保持する。 Next, in step S3011, only information related to the mail address is extracted from the user information acquired from the document management system and is stored in a temporary storage by listing it.
次に、ステップＳ３０１２では、Ｓ３０１１で作成したメールアドレスリストを複合機に送付する。 In step S3012, the mail address list created in step S3011 is sent to the multifunction machine.
このステップＳ３００３からＳ３０１２にかけての処理は、複合機からの宛先通知を基点に処理されるものなので、ステップＳ３０１２で文書格納アプリケーションがメールアドレスリストを複合機に送付する時、複合機側では、メールアドレス一覧情報が送付されてくるものとして受信体制をとっていることはいうまでもなく、それがステップＳ２０１２である。 Since the processing from step S3003 to S3012 is performed based on the destination notification from the multifunction device, when the document storage application sends the mail address list to the multifunction device in step S3012, the multifunction device side sends the mail address. Needless to say, the list information is sent as a receiving system, and this is step S2012.
ステップＳ３０１２の後、処理はサイロＳ３００２へ戻り、処理入力待ちとなる。 After step S3012, the process returns to silo S3002 and waits for process input.
以上説明してきたＳ３００２からＳ３０１２までの文書格納アプリケーションの処理によって、文書登録処理とは別のプロセスとして複合機側でスキャンジョブを構成するためのメールアドレス情報複合機に返す処理が実現できる。 By the processing of the document storage application from S3002 to S3012 described above, the process of returning to the mail address information MFP for configuring the scan job on the MFP side as a process different from the document registration process can be realized.
次に、ステップＳ３００５からの文書登録処理について説明する。 Next, the document registration process from step S3005 will be described.
ステップＳ３００５では、処理が宛先通知か、文書登録かを判断する。この判断で処理が文書登録だった場合、処理はステップＳ３００６に進む。文書格納アプリケーションでは、複合機との文書送信のため通信プロトコル設定を行っていることは前述の通りである。この送信プロトコルでは、複合機と文書格納アプリケーションとで文書やスキャンジョブのデータ受け渡しを行なうフォルダが設定されているため、文書格納アプリケーションはそのフォルダを監視している。そしてそのフォルダに複合機から文書の書き込みがあった場合、それを文書登録処理開始と判断する。 In step S3005, it is determined whether the process is destination notification or document registration. If it is determined that the process is document registration, the process advances to step S3006. As described above, in the document storage application, the communication protocol is set for document transmission with the multifunction peripheral. In this transmission protocol, a folder for transferring data of a document or a scan job is set between the multifunction peripheral and the document storage application. Therefore, the document storage application monitors the folder. If a document is written in the folder from the multifunction peripheral, it is determined that the document registration process is started.
次にステップＳ３０１３では、宛先の読込みを行う。ステップＳ３０１２に説明で、送信プロトコルに設定されたフォルダの処理について説明したが、図３でも説明したように文書格納アプリケーションの宛先作成機能によって宛先は複数設定できるため、その宛先ごとにフォルダを構成する。このステップＳ３０１３では、文書格納アプリケーションは、複合機から文書が入力されたフォルダ情報を宛先ファイルの送信プロトコル設定で参照し、それに対応した文書管理システムの文書保存先を宛先として読み込む。 In step S3013, the destination is read. The processing of the folder set as the transmission protocol has been described in step S3012, but a plurality of destinations can be set by the destination creation function of the document storage application as described in FIG. 3, and thus a folder is configured for each destination. . In step S3013, the document storage application refers to the folder information in which the document is input from the multifunction peripheral in the destination file transmission protocol setting, and reads the document storage destination of the corresponding document management system as the destination.
次に、ステップＳ３０１４では、複合機から送付された文書を文書格納アプリケーションに読み込む。 In step S3014, the document sent from the multifunction device is read into the document storage application.
次に、ステップＳ３０１５では、文書管理システムへ接続する。文書格納アプリケーションから文書管理システムへの接続については前述と同様である。 In step S3015, the document management system is connected. The connection from the document storage application to the document management system is the same as described above.
次に、ステップＳ３０１６では、接続した文書管理システムで、さらに、ステップＳ３０１３で読み込んだ保存先を指定する。保存先には文書管理システムのキャビネットフォルダが設定されているため、このステップで、文書を登録する具体的なキャビネットフォルダを指定することになる。 In step S3016, the storage destination read in step S3013 is further designated in the connected document management system. Since the cabinet folder of the document management system is set as the storage destination, a specific cabinet folder for registering the document is designated in this step.
次にステップＳ３０１７では、ステップＳ３０１６で指定したキャビネットフォルダへステップＳ３０１４で読み込んだ文書を登録する。 In step S3017, the document read in step S3014 is registered in the cabinet folder designated in step S3016.
次にステップＳ３０１８で、文書管理システムから文書登録処理の終了通知を取得する。文書格納アプリケーションは、文書管理システムに対し文書管理システムの提供するＡＰＩ手段を介して文書登録処理等を実行するため、その処理結果を取得することを意味する。 In step S3018, a document registration processing end notification is acquired from the document management system. Since the document storage application executes document registration processing or the like via the API means provided by the document management system to the document management system, it means that the processing result is acquired.
次に、ステップＳ３０１９では、文書管理システムから取得した終了通知を判断する。文書登録処理がエラーの場合、処理はステップＳ３０２３へ進み、エラー通知のための電子メール本文を作成する。文書登録処理が正常終了の場合、処理はステップＳ３０２０に進む。 Next, in step S3019, the end notification acquired from the document management system is determined. If the document registration process is an error, the process advances to step S3023 to create an e-mail text for error notification. If the document registration process ends normally, the process proceeds to step S3020.
ステップＳ３０２０では、複合機から文書とともにスキャンジョブが送付されてきたか確認し、スキャンジョブが送付されていた場合、さらにそのスキャンジョブの内容を読みだし、内容に間違いがないか確認の上スキャンジョブ実行の要否を判断する。スキャンジョブが送信されていなかった場合、もしくは、スキャンジョブの内容に誤りがあった場合には、処理はステップＳ３０２３に進み、文書登録が正常終了したことを通知するための電子メール本文を作成する。ステップＳ３０２０の判断がスキャンジョブありで、スキャンジョブの内容に誤りがない場合、処理はステップＳ３０２１に進む。 In step S3020, it is confirmed whether a scan job has been sent together with the document from the multi-function peripheral. If a scan job has been sent, the contents of the scan job are further read to confirm that the contents are correct and the scan job is executed. Judging whether or not is necessary. If the scan job has not been transmitted or if the scan job has an error, the process advances to step S3023 to create an e-mail body for notifying that the document registration has been completed normally. . If the determination in step S3020 is that there is a scan job and there is no error in the content of the scan job, the process proceeds to step S3021.
ステップＳ３０２１では、文書管理システムから登録した文書の文書ＩＤを取得する。これも文書管理システムの提供するＡＰＩ手段を介して処理を行う。この文書ＩＤは文書管理システムのＷｅｂアプリケーションが文書を特定するプロパティ情報である。言い換えれば、文書ＩＤと文書管理システムの持つＷｅｂアプリケーションの実行ファイルとでＵＲＬを構成し、そのＵＲＬをブラウザから指定することで、Ｗｅｂブラウザ上で文書を閲覧可能にするのが文書ＩＤである。文書ＩＤとＷｅｂアプリケーションの実行ファイルとで構成されるＵＲＬ例を以下に示す。 In step S3021, the document ID of the registered document is acquired from the document management system. This is also processed through the API means provided by the document management system. This document ID is property information for identifying a document by the Web application of the document management system. In other words, it is a document ID that allows a document to be viewed on a Web browser by configuring a URL with a document ID and an execution file of a Web application possessed by the document management system and designating the URL from the browser. An example of a URL composed of a document ID and a Web application execution file is shown below.
ＵＲＬ例 ： ｈｔｔｐ：／／＊＊＊．＊＊＊．＊＊＊．＊＊＊／ｉＷ／Ｗｅｂａｐｐｌｉ．ｅｘｅ 文書ＩＤ
この「＊＊＊．＊＊＊．＊＊＊．＊＊＊」はＷｅｂアプリケーションの存在するＷｅｂサーバのインターネット上のネットワークアドレスを示すが、これは、ＵＲＬを指定する際の一般的な記述なため詳細説明を省略する。「／ｉＷ／Ｗｅｂａｐｐｌｉ．ｅｘｅ」は文書管理システムのＷｅｂアプリケーションの実行ファイルを意味する。
URL example: http: // ***. ***. ***. *** / iW / Webappli. exe Document ID
This “***. ***. ***. ***. ***” indicates the network address on the Internet of the Web server where the Web application exists. This is a general description when specifying a URL. Therefore, detailed description is omitted. “/IW/Webappli.exe” means an executable file of the Web application of the document management system.
文書ＩＤはＷｅｂアプリケーションが文書ＩＤを解釈できる形態であればよい。 The document ID may be in any form that allows the Web application to interpret the document ID.
上記ＵＲＬがユーザＰＣのＷｅｂブラウザで指定された場合、Ｗｅｂアプリケーションは、Ｗｅｂブラウザ上にユーザ認証画面を表示し、認証された場合に、文書管理サーバーから文書の表示データをロードしＷｅｂブラウザ上に文書を表示する。 When the URL is specified by the Web browser of the user PC, the Web application displays a user authentication screen on the Web browser, and when authenticated, loads the display data of the document from the document management server and displays it on the Web browser. Display the document.
次に、ステップＳ３０２２では、文書管理システムとの接続を解除する。この時点で文書登録処理における文書格納アプリケーションと文書管理システムの通信が終了することを意味する。 In step S3022, the connection with the document management system is released. This means that the communication between the document storage application and the document management system in the document registration process ends at this point.
次にステップＳ３０２３では電子メール本文を作成する。そのＳ３０２３は説明の便宜上一つの処理ブロックとして表記しているが、ステップＳ３０１９から処理がＳ３０２３にきた場合には、エラー通知のメール本文を作成し、Ｓ３０２０から処理はＳ３０２３にきた場合は、文書登録成功通知のめ‐ル本文を作成し、さらにステップＳ３０２２から処理がＳ３０２３にきた場合は、Ｓ３０２１説明したＵＲＬを表記しかつ文書登録が成功したことをユーザに通知するメール本文を作成する。ステップＳ３０２２から処理が来た場合にはスキャンジョブに指定されたメールアドレスをメールの送信先に指定する。Ｓ３０１９／Ｓ３０２０から処理はＳ３０２３にきた場合は、文書格納アプリケーションの宛先作成機能ステップＳ１０１４で設定された文書登録システム管理者のメールアドレスをメールの送信先に指定する。 In step S3023, an e-mail body is created. The S3023 is shown as one processing block for convenience of explanation, but if the process comes from step S3019 to S3023, an error notification mail body is created, and if the process comes from S3020 to S3023, it is registered as a document. A message body for the success notification is created, and if the process proceeds from step S3022 to step S3023, an e-mail body is created in which the URL described in step S3021 is described and the document registration is successful. When the processing comes from step S3022, the mail address specified in the scan job is specified as the mail transmission destination. When the processing from S3019 / S3020 comes to S3023, the mail address of the document registration system administrator set in step S1014 of the destination creation function of the document storage application is designated as the mail transmission destination.
次にステップＳ３０２４で、ステップＳ３０２３で作成した電子メールを送信する。電子メール送信にあたっては、メールサーバがネットワーク内外へのメールの配送を処理する。 In step S3024, the e-mail created in step S3023 is transmitted. When sending e-mail, the mail server handles mail delivery to and from the network.
以上、ステップＳ３０２０からＳ３０２４までの処理は、本発明の特徴である文書格納アプリケーションによるスキャンジョブの実行処理を示すものである。 As described above, the processing from step S3020 to S3024 shows the scan job execution processing by the document storage application, which is a feature of the present invention.
以上のように、本実施形態の文書登録システムは、スキャナ、ＦＡＸ、プリンタ、コピー、ネットワーク送信機能をあわせ持つ複合機において、スキャン機能で読み取った文書を複合機の持つネットワーク機能によって文書管理システムへ文書を登録する文書登録システムに関するもので、複合機には機器内部の処理や操作パネル表示等を制御するソフトウェアが動作するための基本ソフトとアプリケーションソフト実行環境が備わっており、複合機上にインストールされた文書格納アプリケーションが文書管理システムへの文書登録を行う文書登録システムである。 As described above, the document registration system according to the present embodiment is a multifunction device having a scanner, a FAX, a printer, a copy, and a network transmission function, and the document read by the scan function is transferred to the document management system by the network function of the multifunction device. This is related to a document registration system for registering documents. The MFP has basic software and application software execution environment for operating software that controls internal device processing and operation panel display, and is installed on the MFP. The registered document storage application is a document registration system for registering a document in the document management system.
そして、本文書登録システムにおける文書管理システムは、文書や文書に関するデータ、またはユーザ情報を実際に保存する管理サーバと、管理サーバにユーザ認証によって接続し、文書や情報を検索・閲覧する文書管理クライアント、さらに、文書管理クライアントの文書の検索閲覧機能と同様の機能を備え、さらに本発明の特徴であるＵＲＬ通知に関して、ＵＲＬ通知後、ユーザＰＣによってそのＵＲＬが指定された場合に、ネットワークを介して文書を表示するＷＥＢアプリケーションを備える。また、文書管理システムはＡＰＩ手段を備え、他のソフトウェアと同一ＰＣ上またはネットワークを介してデータ送受信や命令の実行を行うＡＰＩ手段を備える。 The document management system in this document registration system includes a management server that actually stores a document, data related to the document, or user information, and a document management client that connects to the management server by user authentication and searches and browses the document and information. Further, it has a function similar to the document search / browsing function of the document management client. Further, regarding the URL notification that is a feature of the present invention, when the URL is designated by the user PC after the URL notification, it is transmitted via the network. A WEB application for displaying a document is provided. The document management system also includes API means, and API means for performing data transmission / reception and command execution on the same PC or network as other software.
また、この文書登録システムにおいて、文書登録時に、複合機から文書格納アプリケーションへは、複合機内部の基本ソフトとアプリケーションソフトとの情報通信手段によって、登録する文書とスキャンジョブが送信される。この送信ステップ後、文書格納アプリケーションは文書をネットワークによる通信手段と文書管理システムの持つＡＰＩ手段により文書管理システムにユーザ認証することで接続し、保存先を選択後、文書を登録する。またスキャンジョブに記述されたジョブ（文書格納アプリケーションが処理可能な機能）を実行する。 In this document registration system, at the time of document registration, a document to be registered and a scan job are transmitted from the multifunction peripheral to the document storage application by information communication means between the basic software and application software inside the multifunction peripheral. After this transmission step, the document storage application connects the document by authenticating the document to the document management system by the network communication means and the API means of the document management system, selects the save destination, and registers the document. A job described in the scan job (a function that can be processed by the document storage application) is executed.
この文書登録時、複合機は、そのスキャンジョブとして、文書格納アプリケーションによるＵＲＬ通知機能を指定する。これは複合機の操作画面上で、ＵＲＬ通知機能と、またＵＲＬ通知先となる任意のメールアドレスが選択され、その内容をスキャンジョブファイルに記述し、文書と共に文書格納アプリケーションに送信する。 At the time of document registration, the multifunction peripheral designates a URL notification function by the document storage application as the scan job. This is done by selecting a URL notification function and an arbitrary mail address as a URL notification destination on the operation screen of the multi-function peripheral, describing the contents in a scan job file, and transmitting it together with the document to the document storage application.
文書格納アプリケーションでは、宛先作成機能部と文書登録プロセスを備える。文書登録は、宛先作成機能が作成した宛先情報に従って処理されるため、文書格納アプリケーションは、文書登録処理の運用を始める前に、予め、宛先作成機能によって宛先を作成する。その宛先では、複合機から文書格納システムへの文書の送信プロトコル、文書管理システムへの文書の保存先、宛先名、複合機上に表示される表示名が関連付けされて宛先ファイルとして保持される。また宛先作成機能では、通常処理の結果通知を行なうために、文書登録システム管理者のメールアドレス設定も保持する。宛先ファイルにおける、複合機と文書格納アプリケーションとの文書の送信プロトコルと表示名はさらにアドレスブックという形態で宛先ファイルから分割され、保持される。このアドレスブックは複合機の文書送信機能の宛先として複合機内に登録される。この手順によって、宛先が構築されたあと、文書格納アプリケーションの文書登録処理によって、文書登録が実行可能となる。その文書登録プロセスでは、複合機上で宛先を選択し文書送信を実行することで、まず複合機は複合機に登録された宛先の送信プロトコルに従い、文書格納アプリケーションへ文書やスキャンジョブの送信を行う。さらに文書格納アプリケーションは宛先に記録された文書管理システムへの保存先を読み出し、その保存先に文書を保存する処理を行う。この文書格納アプリケーションにおける文書登録プロセス時に、複合機から文書格納アプリケーションへ文書とスキャンジョブが送信されてきた場合、文書格納アプリケーションでは、文書管理システムへの文書登録後に、スキャンジョブを実行する。つまり、スキャンジョブにＵＲＬ通知機能の指定があった場合に、文書格納アプリケーションは、文書管理システムへ登録した文書固有のＩＤを文書管理システムから取得し、Ｗｅｂブラウザからインターネットを介し文書管理システム内の文書を閲覧するためのＷｅｂアプリケーションの実行指示と文書ＩＤを組み合わせたＵＲＬ形式の文字列を電子メール本文に記述し、電子メールを送信する処理を行う。 The document storage application includes a destination creation function unit and a document registration process. Since document registration is processed according to the destination information created by the destination creation function, the document storage application creates a destination beforehand by the destination creation function before starting the operation of the document registration process. In the destination, the transmission protocol of the document from the multifunction peripheral to the document storage system, the storage destination of the document in the document management system, the destination name, and the display name displayed on the multifunction peripheral are associated and held as a destination file. The destination creation function also holds the mail address setting of the document registration system administrator in order to notify the result of normal processing. The transmission protocol and display name of the document between the multifunction peripheral and the document storage application in the destination file are further divided from the destination file in the form of an address book and held. This address book is registered in the multifunction device as a destination of the document transmission function of the multifunction device. According to this procedure, after the destination is constructed, document registration can be executed by the document registration process of the document storage application. In the document registration process, by selecting a destination on the multifunction device and executing document transmission, the multifunction device first transmits a document or scan job to the document storage application according to the destination transmission protocol registered in the multifunction device. . Further, the document storage application reads the storage destination stored in the document management system and stores the document in the storage destination. When a document and a scan job are transmitted from the multifunction peripheral to the document storage application during the document registration process in the document storage application, the document storage application executes the scan job after registering the document in the document management system. In other words, when the URL notification function is specified in the scan job, the document storage application acquires the document-specific ID registered in the document management system from the document management system, and from the web browser via the Internet, A URL format character string combining a Web application execution instruction for browsing a document and a document ID is described in the body of the email, and processing for sending the email is performed.
また、スキャンジョブに指定するメールアドレスの選択に際しては、まず、文書管理システムでは、文書システムを利用するユーザを登録する。ユーザには、ユーザ名、パスワード、メールアドレスが設定され、さらにユーザごとにアクセス権限が指定されている。このアクセス権限とは、例えば、文書管理システムにおける文書の保存形態をキャビネット／フォルダ形式で行っているような文書管理システムで、ユーザ毎にアクセス可能なキャビネットやフォルダが指定されていることを意味する。 In selecting a mail address to be designated for a scan job, first, a user who uses the document system is registered in the document management system. A user name, password, and e-mail address are set for each user, and access authority is specified for each user. This access authority means that, for example, a cabinet or folder that can be accessed is designated for each user in a document management system in which the document storage system in the document management system performs the storage form of a cabinet / folder. .
複合機から文書格納アプリケーションに文書とともに送付するスキャンジョブに指定される内容として、ＵＲＬ通知機能実行の有無と、ＵＲＬ通知機能を実行する際のメール送信先となるメールアドレスが記述される。その際、複合機でのスキャンジョブへのメールアドレスの指定方法としては、操作パネル上に文書送信先となる宛先を表示し、ユーザ操作による選択を促す。複合機では、ユーザが宛先を選択したら、次にＵＲＬ通知を行うかどうかユーザに選択を促す画面を操作パネルに表示する。ＵＲＬ通知が選択さらた場合、ＵＲＬ通知を実行することをスキャンジョブに記録し、さらに、宛先を文書格納アプリケーションに通知する。文書格納アプリケーションは、宛先に設定された文書管理システムの文書保存先情報を読み出し、文書管理システムから文書保存先にアクセス権のあるユーザ情報を取得し、さらにそのユーザ情報からメールアドレスを抽出し、複合機に返す。複合機では、文書格納アプリケーションから受けたメールアドレスを操作パネル上に一覧表示し、ユーザにＵＲＬ通知を行うためのメールアドレス選択操作を促し、操作結果を受け付ける。ユーザの操作によって選択されたメールアドレスをスキャンジョブに記録していく。最終的に、複合機は、スキャン実行によって文書を読み取り、その読み取った文書と上記処理によって作成したスキャンジョブを文書格納アプリケーションに送信する。 As contents specified for the scan job sent from the multifunction peripheral to the document storage application together with the document, the presence / absence of execution of the URL notification function and the mail address as the mail transmission destination when the URL notification function is executed are described. At this time, as a method for specifying the mail address for the scan job in the multifunction peripheral, a destination as a document transmission destination is displayed on the operation panel to prompt selection by a user operation. In the multifunction device, when the user selects a destination, a screen prompting the user to select whether or not to perform next URL notification is displayed on the operation panel. When the URL notification is selected, the execution of the URL notification is recorded in the scan job, and the destination is notified to the document storage application. The document storage application reads out the document storage destination information of the document management system set as the destination, acquires user information having access rights to the document storage destination from the document management system, further extracts an email address from the user information, Return to the MFP. The MFP displays a list of email addresses received from the document storage application on the operation panel, prompts the user to select an email address for URL notification, and accepts the operation result. The mail address selected by the user's operation is recorded in the scan job. Finally, the multifunction peripheral reads the document by executing the scan, and transmits the read document and the scan job created by the above processing to the document storage application.
上記処理によって、文書登録時に任意のメールアドレスにＵＲＬ通知を行い、スキャンジョブを構成する。 By the above processing, a URL is notified to an arbitrary mail address at the time of document registration, and a scan job is configured.
１ 複合機
１１ スキャナ
１２ 操作パネル
１３ コントローラ
１４ プリンタ
１５ ＦＡＸ
１６ ハードディスク
２ 文書管理システム用ＰＣ
３ 他のＰＣ
３１ Ｗｅｂブラウザ
４ ネットワーク
５ メールサーバ
DESCRIPTION OF SYMBOLS 1 Multifunction machine 11 Scanner 12 Operation panel 13 Controller 14 Printer 15 FAX
16
3 Other PC
31
Claims (1)
文書登録時、複合機において、ＵＲＬ通知機能の指定とＵＲＬ通知先となる任意のメールアドレスが選択され、その内容をスキャンジョブファイルに記述し、文書と共に文書管理システムに送信し、
文書管理システムでは、複合機から文書格納アプリケーションへ文書とスキャンジョブが送信されてきた場合、受信した文書登録後に、スキャンジョブにＵＲＬ通知機能の指定があった場合に、Ｗｅｂブラウザからインターネットを介し文書管理システム内の文書を閲覧するためのＷｅｂアプリケーションの実行指示と文書ＩＤを組み合わせたＵＲＬ形式の文字列を電子メール本文に記述し、指定されたメールアドレスに電子メールを送信する処理を行うことを特徴とする文書登録システム。 A document registration system for registering a document read by the scan function to a document management system by a network function of the multifunction device in a multifunction device having a plurality of functions,
At the time of document registration, the multifunction device selects a URL notification function designation and an arbitrary e-mail address as a URL notification destination, describes its contents in a scan job file, and sends it to the document management system together with the document.
In the document management system, when a document and a scan job are transmitted from the multifunction device to the document storage application, or when a URL notification function is specified for the scan job after registration of the received document, the document is transmitted from the Web browser via the Internet. A URL format character string combining a Web application execution instruction for browsing a document in the management system and a document ID is described in the email body, and the email is sent to the designated email address. Feature document registration system.
Priority Applications (1)
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Applications Claiming Priority (1)
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-
2004
- 2004-11-04 JP JP2004320562A patent/JP2006135496A/en not_active Withdrawn
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