JP2005267096A

JP2005267096A - Data accumulation apparatus, data accumulation system, data accumulation method, computer program and recording medium

Info

Publication number: JP2005267096A
Application number: JP2004076972A
Authority: JP
Inventors: Takashi Oomiyama; 隆志大見山
Original assignee: Ricoh Co Ltd
Current assignee: Ricoh Co Ltd
Priority date: 2004-03-17
Filing date: 2004-03-17
Publication date: 2005-09-29

Abstract

<P>PROBLEM TO BE SOLVED: To improve the security of confidential data in a data accumulation apparatus in a networked environment. <P>SOLUTION: Upon data transfer (S1), the transferred data are saved in a fixed magnetic disk device (S2). If the transfer data are confidential data, in addition to the data body, information on existence time and information on erasure/saving are also saved. Whether there are data with existence time information added is checked periodically (S3), and if there are confidential data, the existence time information is also checked (S4). If there are confidential data whose existence time 120 has passed, processing depends on whether the added information indicates saving or erasure. The confidential data with erasure information are erased from the fixed magnetic disk (S6). The confidential data with saving information are recorded onto a magneto-optical disk by a magneto-optical disk writing device in the data accumulation apparatus (S7) and then erased from the fixed magnetic disk (S8). <P>COPYRIGHT: (C)2005,JPO&NCIPI

Description

本発明は、ネットワーク接続環境にあるパーソナルコンピュータ、画像形成装置、ファクシミリなどのデータを、同じくネットワーク接続環境にある記憶手段に蓄積するデータ蓄積装置、このデータ蓄積装置を含むデータ蓄積システム、前記ネットワーク接続環境にある記憶手段に前記データを蓄積するデータ蓄積方法、このデータ蓄積方法をコンピュータに実行するためのコンピュータプログラム及びこのコンピュータプログラムを記録した記録媒体に関する。 The present invention relates to a data storage device for storing data of a personal computer, image forming apparatus, facsimile, etc. in a network connection environment in a storage means also in the network connection environment, a data storage system including the data storage device, and the network connection The present invention relates to a data storage method for storing the data in a storage means in an environment, a computer program for executing the data storage method in a computer, and a recording medium on which the computer program is recorded.

近年、環境問題が叫ばれる中、オフィスでのペーパーレス化が急速に進んでいる。しかし、ペーパーレスの促進に不可欠な、スキャナを用いた電子ファイリングの操作性の向上が思うように進まないため、ペーパーレス化が進まないのが現状である。このようなスキャナの操作性の問題を解決するために、オペレータに意識させることなく、コピーした文書を自動的に画像データとして保存する文書管理システムが例えば特許文献１に記載されている。 In recent years, paperless offices are rapidly becoming paperless as environmental problems are screamed. However, since the improvement of the operability of electronic filing using a scanner, which is indispensable for promoting paperlessness, does not progress as expected, the current situation is that paperlessness does not progress. In order to solve such a problem of the operability of the scanner, for example, Patent Document 1 discloses a document management system that automatically stores a copied document as image data without making the operator aware of it.

この発明は、コピー処理などの際に読み取った画像データを保存しておき、必要な時に画像データを読み出せるように構成した文書管理システムにおいて、コピー処理などを行おうとしているオペレータに、その文書画像の画像データが自動保存されることを知らせて、その文書の機密度に関して注意を促すことにより、オペレータの知らないうちに機密文書が外部の記憶装置などに保存されてしまうのを防止して、機密文書の漏洩を防止するようにしたものである。 In the document management system configured to store image data read at the time of copy processing and the like and read the image data when necessary, an operator who wants to perform the copy processing can receive the document. By notifying that the image data of the image is automatically saved and calling attention to the confidentiality of the document, it is possible to prevent the confidential document from being saved in an external storage device or the like without the operator's knowledge. This is to prevent leakage of confidential documents.

また、特許文献２に記載された発明では、情報の蓄積規則と分割規則とを保持する管理装置、入力された情報を分割規則に従って分割するか否かを決定し、分割する場合は少なくとも２つ以上のデータに分割し、蓄積規則に従って情報または分割されたデータを蓄積装置のいずれかに送信する入力装置、受信した情報または分割されたデータを蓄積する蓄積装置、蓄積規則と分割規則を用いて各蓄積装置から情報または分割されたデータを収集し、収集した情報または分割されたデータを統合し、統合された情報を出力する出力装置がネットワークを介して接続され、管理情報が悪意の第三者に不正にアクセスされても機密性の喪失が起こらないようにしている。
特開２００１−２６６１１２号公報特開２００１−３３７９１８号公報 In the invention described in Patent Document 2, a management device that holds an information accumulation rule and a division rule is determined, and whether to divide input information according to the division rule is determined. An input device that divides the data into the above data and transmits information or divided data according to the accumulation rule to one of the accumulation devices, a storage device that accumulates the received information or divided data, and uses accumulation rules and division rules Information or divided data is collected from each storage device, the collected information or divided data is integrated, and an output device that outputs the integrated information is connected via a network, and the management information is malicious. The loss of confidentiality does not occur even if the user gains unauthorized access.
JP 2001-266112 A JP 2001-337918 A

しかし、引用文献１記載の発明では、前述のようにコピー処理などを行おうとしているオペレータに、その文書画像の画像データが自動保存されることを知らせて、その文書の機密度に関して注意を促し、オペレータの知らないうちに機密文書が外部の記憶装置などに保存されてしまうのを防止しているが、意図して外部の記憶装置に格納したときに、その格納した外部の記憶装置に対するセキュリティについては全く触れられていない。 However, in the invention described in the cited document 1, the operator who is going to perform the copying process or the like as described above is informed that the image data of the document image is automatically saved, and urges attention regarding the sensitivity of the document. The confidential document is prevented from being stored in an external storage device or the like without the operator's knowledge, but when it is intentionally stored in the external storage device, the security for the stored external storage device is prevented. Is not mentioned at all.

また、引用文献２記載の発明では、複数のデータ蓄積装置に機密データを分割して管理し、万一データを不正入手されても全てを揃えないとデータが復元されにくくはしているが、データ蓄積装置には多くの機密データが存在しておりその全てのデータに対してセキュリティ性を確保することはデータ蓄積装置がネットワークに接続されている以上、不正アクセスまたは不注意による機密データ流出を完全に防ぐことは困難である。 Further, in the invention described in the cited document 2, confidential data is divided and managed in a plurality of data storage devices, and even if the data is illegally obtained, the data is difficult to be restored unless all are arranged. There is a lot of confidential data in the data storage device. Ensuring security for all of the data can prevent confidential data from leaking due to unauthorized access or carelessness as long as the data storage device is connected to the network. It is difficult to prevent completely.

本発明は、このような従来技術の実情に鑑みてなされたもので、その目的は、ネットワーク接続環境におけるデータ蓄積装置内の機密データのセキュリティ性をより向上させることにある。 The present invention has been made in view of such a state of the prior art, and an object thereof is to further improve the security of confidential data in the data storage device in a network connection environment.

前記目的を達成するため、第１の手段は、ネットワークに接続され、ネットワークを介して転送されてくるデータを記録し、蓄積するデータ蓄積装置において、転送直後にデータを記録する第１のデータ記録手段と、前記第１の記録手段に記録されたデータのうち所定のデータを記録する第２の記録手段とを備えていることを特徴とする。 In order to achieve the object, the first means is a first data recording unit for recording data immediately after the transfer in the data storage device connected to the network and recording and storing the data transferred through the network. Means and a second recording means for recording predetermined data among the data recorded in the first recording means.

第２の手段は、第１の手段において、前記所定のデータが機密データであることを特徴とする。 The second means is characterized in that, in the first means, the predetermined data is confidential data.

第３の手段は、第２の手段において、前記機密データには、存在時間を示す情報と、存在時間経過後に消去するか保存するかを示す情報とがデータ本体に付加されていることを特徴とする。 The third means is characterized in that, in the second means, the confidential data includes information indicating an existing time and information indicating whether the confidential data is to be erased or stored after the existing time has elapsed. And

第４の手段は、第１の手段において、前記所定のデータを前記第１の記録手段から前記第２の記録手段に移行させる制御手段を備えていることを特徴とする。 According to a fourth means, in the first means, there is provided control means for transferring the predetermined data from the first recording means to the second recording means.

第５の手段は、第１の手段において、前記第１のデータ記録手段は固定磁気ディスク装置であることを特徴とする。 A fifth means is characterized in that, in the first means, the first data recording means is a fixed magnetic disk device.

第６の手段は、第１の手段において、前記第２のデータ記録手段はリムーバブルな記録媒体と、その記録媒体へのデータの書き込み装置とからなることを特徴とする。 A sixth means is characterized in that, in the first means, the second data recording means comprises a removable recording medium and a device for writing data to the recording medium.

第７の手段は、第１の手段において、前記第２のデータ記録手段はリムーバブルな記録媒体と、その記録媒体からのデータ装置の読み出しがネットワーク側から不能に設定された前記記録媒体の駆動装置とからなることを特徴とする。 A seventh means is the first means, wherein the second data recording means is a removable recording medium, and the recording medium driving device in which reading of the data device from the recording medium is disabled from the network side. It is characterized by the following.

第８の手段は、第１の手段において、前記第１のデータ記録手段にはネットワークを介して参照可能な状態でデータが記録されていることを特徴とする。 The eighth means is characterized in that, in the first means, data is recorded in the first data recording means in a state where it can be referred to via a network.

第９の手段は、第１の手段において、前記第２のデータ記録手段にはネットワークからは遮断され、ネットワーク側から参照不能な状態でデータが記録されていることを特徴とする。 A ninth means is characterized in that, in the first means, data is recorded in the second data recording means so as to be blocked from the network and inaccessible from the network side.

第１０の手段は、第１ないし第９のいずれかの手段に係るデータ蓄積装置と、前記ネットワークに接続されたパーソナルコンピュータおよび画像形成装置の少なくとも一方を含んでなることを特徴とする。 A tenth means includes a data storage device according to any one of the first to ninth means, and at least one of a personal computer and an image forming apparatus connected to the network.

第１１の手段は、第１０の手段において、前記画像形成装置が、プリンタ機能、複写機能、ファクシミリ機能の少なくとも１つの機能を備えたデジタル複合機からなることを特徴とする。 An eleventh means is characterized in that, in the tenth means, the image forming apparatus comprises a digital multi-function peripheral having at least one of a printer function, a copying function, and a facsimile function.

第１２の手段は、ネットワークから転送されてきたデータを第１の記録手段に記録する第１の工程と、第１の記録手段に記録されたデータのうち、機密データを検索する第２の工程と、前記第２の工程で検索された機密データの存在時間と存在時間経過後に消去するか保存するかを確認する第３の工程と、前記第３の工程で存在時間が確認された時、当該存在時間経過後にデータを消去する場合には前記第１の記録手段から該当する機密データを消去する第４の工程と、前記第４の工程で存在時間が確認された時、当該存在時間経過後にデータを保存する場合には前記第１の記録手段から前記第２の記録手段に該当する機密データを移動させるとともに、第１の記録手段の対応する機密データを消去する第５の工程とを含んでいることを特徴とする。 The twelfth means includes a first step of recording data transferred from the network in the first recording means, and a second step of searching for confidential data among the data recorded in the first recording means. And the third step of confirming whether the confidential data retrieved in the second step is erased or stored after the lapse of the present time, and when the existence time is confirmed in the third step, When erasing data after the elapse of the existence time, a fourth step of erasing the corresponding confidential data from the first recording means, and when the existence time is confirmed in the fourth step, the existence time elapses. When data is stored later, the confidential data corresponding to the second recording means is moved from the first recording means and the corresponding confidential data of the first recording means is erased. Features including To.

第１３の手段は、第１２の手段において、前記第５の工程で機密データを移動させた第２の記録手段が、当該第２の記録手段によって読み出し不能に設定されていることを特徴とする。 The thirteenth means is characterized in that, in the twelfth means, the second recording means that has moved the confidential data in the fifth step is set to be unreadable by the second recording means. .

第１４の手段は、第１２の手段において、前記第５の工程で機密データを移動させた第２の記録手段が、当該第２の記録手段から記録媒体を取り出すことができるリムーバブルな記録媒体にデータの書き込みを行う書き込み装置からなることを特徴とする。 A fourteenth means is a removable recording medium according to the twelfth means, wherein the second recording means that has moved the confidential data in the fifth step can take out the recording medium from the second recording means. It comprises a writing device for writing data.

第１５の手段は、第１２ないし第１４のいずれかの手段に係るデータ消去方法をコンピュータで実行するための手順をコンピュータプログラムが備えていることを特徴とする
第１６の手段は、第１５の手段に係るコンピュータプログラムがコンピュータによって読み込まれ、実行可能に記録媒体に記録されていることを特徴とする。 The fifteenth means is characterized in that a computer program includes a procedure for executing a data erasing method according to any one of the twelfth to fourteenth means by a computer. The computer program according to the means is read by a computer and recorded on a recording medium so as to be executable.

なお、以下の実施例において、データ蓄積装置は符号６に、第１のデータ記録手段は固定ディスク装置６５に、第２のデータ記録手段は光磁気ディスク書き込み装置６６及び光磁気ディスク６７に、機密データは符号１００に、存在時間を示す情報は符号１２０に、消去するか保存するかを示す情報は符号１３０に、データ本体は符号１１０に、制御手段はＣＰＵ６１に、第１の工程はステップＳ２に、第２の工程はステップＳ３に、第３の工程はステップＳ４に、第４の工程はステップＳ５及びＳ６に、第５の工程はステップＳ５，Ｓ７及びＳ８にそれぞれ対応する。 In the following embodiments, the data storage device is classified as 6, the first data recording means as the fixed disk device 65, and the second data recording means as the magneto-optical disk writing device 66 and the magneto-optical disk 67. The data is denoted by reference numeral 100, the information indicating the time of existence is denoted by reference numeral 120, the information indicating whether to erase or save is denoted by reference numeral 130, the data body is denoted by reference numeral 110, the control means is designated by CPU 61, and the first step is step S2. The second process corresponds to step S3, the third process corresponds to step S4, the fourth process corresponds to steps S5 and S6, and the fifth process corresponds to steps S5, S7 and S8.

本発明によれば、ネットワーク接続環境におけるデータ蓄積装置内の機密データのセキュリティ性をより向上させることができる。 ADVANTAGE OF THE INVENTION According to this invention, the security property of the confidential data in the data storage apparatus in a network connection environment can be improved more.

以下、図面を参照し、本発明を実施するための最良の形態について説明する。 The best mode for carrying out the present invention will be described below with reference to the drawings.

図１は本発明の実施例に係るネットワーク分散環境におけるデータ蓄積システムのシステム構成を示す図である。図１において、ネットワーク分散環境ではプリンタなどのスキャナ１、複写機、プリンタ、ファクシミリ等の複合機能を有するデジタル複合機（以下、ＭＦＰと略称する。ＭＦＰはMulti Function Peripheralの略である)２、ＰＣからなるクライアントＡ３、クライアントＢ４、ブローカ５及びデータ蓄積装置６がネットワーク（イーサネット−登録商標）７上に配置されている。これらの端末はソフトウエアより動作する。ここで、スキャナ１、ＭＦＰ２やクライアントＰＣ３，４は、スタンドアロンや１対１の接続で利用されることもある。 FIG. 1 is a diagram showing a system configuration of a data storage system in a network distributed environment according to an embodiment of the present invention. In FIG. 1, in a network distributed environment, a scanner 1 such as a printer, a digital multifunction peripheral (hereinafter, abbreviated as MFP; MFP is an abbreviation for Multi Function Peripheral) 2, a PC having a complex function such as a copying machine, a printer, and a facsimile machine, a PC A client A 3, a client B 4, a broker 5 and a data storage device 6 are arranged on a network (Ethernet-registered trademark) 7. These terminals operate from software. Here, the scanner 1, the MFP 2, and the client PCs 3 and 4 may be used in a stand-alone or one-to-one connection.

図２はシステムのハードウエア構成の要部を示すブロック図である。同図において、ネットワーク７には、ＭＦＰ２、ＰＣ３、ブローカ５、及びデータ蓄積装置６が接続されている。スキャナ１はＭＦＰ２からプリントエンジン、記憶装置２９、ディスクドライバ３０、ＤＳＰ３３を省略したものも同等であるので、ここでの説明は省略する。 FIG. 2 is a block diagram showing the main part of the hardware configuration of the system. In the figure, an MFP 2, a PC 3, a broker 5, and a data storage device 6 are connected to a network 7. Since the scanner 1 is the same as the MFP 2 in which the print engine, the storage device 29, the disk driver 30, and the DSP 33 are omitted, description thereof is omitted here.

ＭＦＰ２において、プロセッサ（ＣＰＵ）２１はイメージ入出力装置の各々の全体の制御を実行し、その制御下にはＲＯＭ２２、ＲＡＭ２３、ＮＶＲＡＭ２４、操作パネル２５及びパネル制御部２６、スキャン／プリントエンジン２７及びエンジン制御部２８、記憶装置２９及びディスクドライバ３０、通信制御部３１、モデム３２、ＤＳＰ（digital signal processor）３３が接続されている。 In the MFP 2, a processor (CPU) 21 executes overall control of each of the image input / output devices, and under the control, a ROM 22, a RAM 23, an NVRAM 24, an operation panel 25 and a panel control unit 26, a scan / print engine 27 and an engine. A control unit 28, a storage device 29, a disk driver 30, a communication control unit 31, a modem 32, and a DSP (digital signal processor) 33 are connected.

ＲＯＭ２２には予めプログラムコード、フォント及びその他の静的なデータが格納されている。ＲＡＭ２３はデータを一時的に記憶するために用いられ、ＮＶＲＡＭ２４はデータを不揮発性で記憶するために用いられる。操作パネル２５及びパネル制御部２６はユーザとのインタフェースを司り、スキャン／プリントエンジン２７及びエンジン制御部２８はイメージデータの入出力装置として紙原稿の読み取りと転写紙への印刷を行う。記憶装置２９及びディスクドライバ３０は大量のイメージデータ等を蓄積したり、データベースを記憶するために用いられる。 The ROM 22 stores program codes, fonts, and other static data in advance. The RAM 23 is used for temporarily storing data, and the NVRAM 24 is used for storing data in a nonvolatile manner. The operation panel 25 and the panel control unit 26 serve as an interface with the user, and the scan / print engine 27 and the engine control unit 28 read a paper document and print on a transfer sheet as an image data input / output device. The storage device 29 and the disk driver 30 are used for accumulating a large amount of image data and the like and storing a database.

通信制御部３１は外部機器との間で通信を行うためにイーサネット等のネットワーク６に接続され、パラレルインターフェース、シリアルインターフェースなどによるピアトゥピアの接続形態も可能である。モデム３２は公衆回線を介して外部機器との間で通信を行うために用いられる。ＤＳＰ３３は、ディジタル信号処理のプロセッサであり、矩形の画像データに対する処理を行う。処理の内容としては画像の補正、画像の加工、画像の圧縮などである。そのアルゴリズムはＤＳＰ固有な言語によって記述され、ソフトウエアとして組み込まれている。 The communication control unit 31 is connected to a network 6 such as Ethernet in order to communicate with an external device, and a peer-to-peer connection form such as a parallel interface or a serial interface is also possible. The modem 32 is used to communicate with an external device via a public line. The DSP 33 is a digital signal processing processor and performs processing on rectangular image data. The processing contents include image correction, image processing, image compression, and the like. The algorithm is written in a DSP-specific language and incorporated as software.

ブローカ５はネットワーク７に接続されている入出力装置に必要な機能情報や管理情報を維持し、クライアント（ここではＰＣ）３，４とスキャナ１及びＭＦＰ２との間の接続を確立する役目を有するミドルウエアである。このブローカ５はＣＰＵ５１、ＲＯＭ５２、ＲＡＭ５３、通信制御部５４、及びデータベース５５を有する。なお、このブローカ５はＰＣ３，４、ＭＦＰ２のどちら側に位置してもよい。 The broker 5 maintains the function information and management information necessary for the input / output devices connected to the network 7, and has a role of establishing a connection between the clients (here, PCs) 3, 4 and the scanner 1 and the MFP 2. Middleware. The broker 5 includes a CPU 51, a ROM 52, a RAM 53, a communication control unit 54, and a database 55. The broker 5 may be located on either the PC 3, 4 or MFP 2 side.

アドレス帳などの情報も、このブローカ上で管理される場合が多い。それは、分散したシステム上に一意に存在するアドレス帳として一元管理が可能であるからである。 Information such as an address book is often managed on this broker. This is because unified management is possible as an address book that uniquely exists on a distributed system.

データ蓄積装置６は、ネットワーク７に接続されているクライアント（ここではＰＣ）３，４、スキャナ１および／またはＭＦＰ２から送られてきたデータを記憶し、蓄積する機能を有する。このデータ蓄積装置６は、内部に制御手段としてＣＰＵ１、ＲＯＭ６２、ＲＡＭ６３及び通信制御部６４を備え、データ蓄積手段として固定磁気ディスク装置６５、光磁気ディスク６７および光磁気ディスク６７にデータを書き込むための光磁気ディスク書き込み装置６６を備えている。 The data storage device 6 has a function of storing and storing data transmitted from clients (here, PCs) 3, 4 connected to the network 7, the scanner 1 and / or the MFP 2. The data storage device 6 includes a CPU 1, a ROM 62, a RAM 63 and a communication control unit 64 as control means, and is used for writing data to the fixed magnetic disk device 65, magneto-optical disk 67 and magneto-optical disk 67 as data storage means. A magneto-optical disk writing device 66 is provided.

前述の図１に示したようにネットワーク７上に、画像文書サーバ１，２、ブローカ５、クライアントＰＣ３，４、及びデータ蓄積装置６が配置されたネットワーク環境におけるデータ蓄積処理システムにおける動作について説明する。 The operation of the data storage processing system in the network environment in which the image document servers 1 and 2, the broker 5, the client PCs 3 and 4, and the data storage device 6 are arranged on the network 7 as shown in FIG. 1 will be described. .

このシステムでは、利用者は、スキャナ１あるいはＭＦＰ２の原稿読み取り部に紙文書をセットし、宛先を指定し、スタートキー押下することにより、特定のクライアントＰＣ、あるいはデータ蓄積装置７へ読み取った画像文書を送ることができる。また、クライアントＰＣ２，３も前記スキャナ１やＭＦＰ２から送られてきたデータに加工を施したデータや、自身で作成したデータをデータ蓄積装置７へ送ることができる。 In this system, a user sets a paper document in the document reading unit of the scanner 1 or the MFP 2, designates a destination, and presses a start key to read an image document read into a specific client PC or data storage device 7. Can send. Further, the client PCs 2 and 3 can also send data obtained by processing the data sent from the scanner 1 or MFP 2 or data created by itself to the data storage device 7.

ここで、通常、スキャナ１あるいはＭＦＰ２で圧縮処理が施されて、画像がネットワーク６上を通過し、クライアントＰＣ３，４側でその画像を見ることが可能となる。しかし、クライアントＰＣ３，４側で、施された圧縮処理に対応する伸長処理プログラムが保有されていなければ、配信されてきた画像を見ることはできない。そこで、クライアントＰＣ３，４側で解凍処理が可能な、圧縮ソフトウエア（ミドルウエア）を画像文書サーバ１，２側にダウンロードし、画像文書を圧縮することにより、クライアントＰＣ３，４側で必ず、配信されてきた画像を見ることが可能となる。 Here, usually, compression processing is performed by the scanner 1 or the MFP 2 so that the image passes through the network 6 and can be viewed on the client PCs 3 and 4 side. However, if the client PCs 3 and 4 do not have a decompression processing program corresponding to the applied compression processing, the distributed images cannot be viewed. Therefore, by downloading compression software (middleware) that can be decompressed on the client PCs 3 and 4 side to the image document servers 1 and 2 and compressing the image document, the client PCs 3 and 4 always deliver them. It becomes possible to see the image that has been made.

図３は図２のデータ蓄積装置６におけるデータ記憶手段としての固定磁気ディスク装置６５、光磁気ディスク書き込み装置６６及び光磁気ディスク６７とデータとの関係を示す図である。この実施例では、ＰＣ３，４、スキャナ１、ＭＦＰ２のいずれかからデータ蓄積装置６に記録されるデータのうち、機密データにはデータ本体１００に付加して存在時間１１０と消去または保存１２０の情報がデータ登録者により追加されている。 FIG. 3 is a diagram showing the relationship between data and a fixed magnetic disk device 65, a magneto-optical disk writing device 66, and a magneto-optical disk 67 as data storage means in the data storage device 6 of FIG. In this embodiment, among the data recorded in the data storage device 6 from any of the PCs 3 and 4, the scanner 1, and the MFP 2, the confidential data is added to the data body 100 and information about the existence time 110 and the erasure or storage 120 is added. Has been added by the data registrant.

すなわち、機密データには
１）常に頻繁に参照されるデータ
２）時間がたつと参照される頻度が下がるデータ
３）時間がたつと不用になるデータ
４）記録は残さないといけないがいつ参照されるか分からないデータ
など、情報の種類に応じて、あるいは機密の程度に応じて種々のデータがある。そのため、セキュリティ機能があるとはいえ、これらさまざまな機密データの特性を考慮せずに外部からネットワーク７を介して何らかの手段で参照可能な状態にしてあることが多い。このため、多くの機密データを同じような条件で保存しておくことは不正アクセスまたは不注意による機密データの流出の危険がある。すなわち、この固定磁気ディスク装置６５に存在する機密データはパスワードなどのセキュリティ機能を介して外部からネットワーク経由で参照が可能な状態である。ここで機密の設定と処理が問題となる。 That is, for confidential data, 1) data that is frequently referenced 2) data that decreases in frequency as time passes 3) data that becomes useless over time 4) records must be kept, There are various types of data depending on the type of information or the degree of confidentiality, such as unknown data. Therefore, although there is a security function, it is often in a state where it can be referred to by some means from the outside via the network 7 without considering the characteristics of these various confidential data. For this reason, storing a lot of confidential data under the same conditions has a risk of leakage of confidential data due to unauthorized access or carelessness. That is, the confidential data existing in the fixed magnetic disk device 65 can be referred to from the outside via a network via a security function such as a password. Here, the secret setting and processing becomes a problem.

そこで、機密データを登録するユーザは図３に示したように機密データの特性に応じてデータ本体１１０に存在時間１２０と消去または保存１３０の情報を追加した機密データ１００をネットワーク７を介してデータ蓄積装置６に転送するようにし、図４のフローチャートのように処理するようにしている。 Therefore, as shown in FIG. 3, the user who registers the confidential data receives the confidential data 100 in which the existence time 120 and the information of deletion or storage 130 are added to the data body 110 according to the characteristics of the confidential data via the network 7. The data is transferred to the storage device 6 and processed as shown in the flowchart of FIG.

この処理では、データ蓄積装置６は、まず、ＰＣ３，４、スキャナ１あるいはＭＦＰ２のいずれかからデータ転送があると（ステップＳ１−Ｙ）、まず固定磁気ディスク装置６５にその転送されてきたデータを保存する（ステップＳ２）。そして、転送データが機密データ１００であれば、データ本体１１０に存在時間を示す情報１２０と消去あるいは保存を示す情報１３０とが付加されているので、データ本体１１０に加えて存在時間の情報１２０、消去／保存の情報１３０も同時に保存される（図５）。そこで、所定の時間間隔で存在時間の情報１２０が付加されたデータがあるかどうかをチェックし（ステップＳ３）、付加されたデータがなければ機密データ１００ではないのでそのまま処理を終える。 In this process, the data storage device 6 first receives data transferred from any of the PCs 3 and 4, the scanner 1 or the MFP 2 (step S 1 -Y), and first transfers the transferred data to the fixed magnetic disk device 65. Save (step S2). If the transfer data is the confidential data 100, the information 120 indicating the existence time and the information 130 indicating the deletion or storage are added to the data body 110. Therefore, in addition to the data body 110, the existence time information 120, Erase / save information 130 is also saved simultaneously (FIG. 5). Therefore, it is checked whether there is data to which the existence time information 120 is added at a predetermined time interval (step S3), and if there is no added data, it is not the confidential data 100, so the processing ends.

一方、機密データ１００があればさらに存在時間の情報１２０をチェックする（ステップＳ４）。なお、固定磁気ディスク装置６５に保存された機密データ１００については、データの存在時間１１０と消去または保存１２０の情報はデータ本体１１０と別の領域で記録するようにしてもよく、この場合には、データ本体１１０とデータの存在時間の情報１１０と消去または保存の情報１２０との関係が管理されていればよい。 On the other hand, if there is confidential data 100, the existence time information 120 is further checked (step S4). For the confidential data 100 stored in the fixed magnetic disk device 65, the data existence time 110 and the information of the erasure or storage 120 may be recorded in a separate area from the data body 110. In this case, The relationship between the data body 110, the data existence time information 110, and the deletion or storage information 120 may be managed.

ステップＳ４で付加されている存在時間１２０が経過した機密データ１００があれば、さらに保存か消去の付加情報１３０から処理が分けられ、消去情報を持つ（ステップＳ５−Ｙ）機密データはそこで固定磁気ディスク６５上から消去される（ステップＳ６）。また、消去情報ではなく保存情報を持つ（ステップＳ５−Ｎ）機密データはデータ蓄積装置９に備えられている光磁気ディスク書き込み装置６６により光磁気ディスク６７に記録され（ステップＳ７）固定磁気ディスク６５上から消去される（ステップＳ８）。この状態を図５に示す。 If there is the confidential data 100 for which the existence time 120 added in step S4 has passed, the processing is further divided from the additional information 130 for storage or deletion, and the confidential data having the deletion information (step S5-Y) is fixed magnetic. The disk 65 is erased (step S6). Further, the confidential data having the storage information instead of the erasure information (step S5-N) is recorded on the magneto-optical disk 67 by the magneto-optical disk writing device 66 provided in the data storage device 9 (step S7). It is erased from above (step S8). This state is shown in FIG.

なお、このデータ蓄積装置６には光磁気ディスク６７上のデータをネットワーク７側から読み出す機能は存在しない。例えば、光磁気ディスク読込み手段が物理的に存在しない。あるいは、光磁気ディスク読込み手段が存在しても、ネットワークからは完全に遮断された独立のシステムであり、ローカルでしか処理できないようにする。 The data storage device 6 does not have a function of reading data on the magneto-optical disk 67 from the network 7 side. For example, the magneto-optical disk reading means does not physically exist. Alternatively, even if the magneto-optical disk reading means is present, it is an independent system completely cut off from the network and can be processed only locally.

これは、機密データ１００が設定された存在時間１２０経過後に固定磁気ディスク装置６５から光磁気ディスク６７に移された段階でネットワーク７上から物理的に完全に遮断されることを意味する。この光磁気ディスク６７に記録されたデータを参照するには、このデータ蓄積装置６に実際に訪れなければならない。一般にこの種のデータ蓄積装置６は厳重に管理された領域に設置されているため安易に外部の人間が立ち入ることは困難でありセキュリティ上極めて安全である。 This means that the confidential data 100 is physically completely blocked from the network 7 when it is moved from the fixed magnetic disk device 65 to the magneto-optical disk 67 after the set existence time 120 has elapsed. In order to refer to the data recorded on the magneto-optical disk 67, it is necessary to actually visit the data storage device 6. In general, since this type of data storage device 6 is installed in a strictly controlled area, it is difficult for an outside person to enter easily and it is extremely safe in terms of security.

なお、ここではリムーバブルの記憶媒体として光磁気ディスク６７を例示しているが、その他、記憶媒体で、取り外し可能なものであれば全て適用することができる。その場合には、容量が大きいものであればより好適であるが、あまりに多すぎるのも問題があり、ネットワーク全体の情報使用量に応じて適切なものを選択することが望ましい。 Although the magneto-optical disk 67 is illustrated here as a removable storage medium, any other storage medium that can be removed can be applied. In that case, it is more suitable if the capacity is large, but there is a problem that it is too much, and it is desirable to select an appropriate one according to the information usage of the entire network.

なお、これらの制御は、データ蓄積装置６に備えられているＣＰＵ６１がＲＡＭ６３をワークエリアとして使用し、ＲＯＭ６２に格納されたプログラムにしたがって実行する。プログラムデータは例えば外部接続端子に接続された記録媒体駆動装置を介して記録媒体から固定磁気ディスク装置６５にダウンロードされ、あるいはバージョンアップされる。この場合、プログラムデータを記憶した記録媒体は例えばＣＤ−ＲＯＭやＳＤカードなどのリムーバブルな媒体が使用され、これらの記録媒体を介して配布することもできる。また、ネットワークを介して図示しないサーバのホームページなどからダウンロードすることもできる。 These controls are executed by a CPU 61 provided in the data storage device 6 according to a program stored in the ROM 62 using the RAM 63 as a work area. For example, the program data is downloaded from the recording medium to the fixed magnetic disk device 65 via the recording medium driving device connected to the external connection terminal, or upgraded. In this case, a removable medium such as a CD-ROM or an SD card is used as the recording medium storing the program data, and the program data can be distributed via these recording media. It can also be downloaded from a homepage of a server (not shown) via a network.

以上のように、常に頻繁に参照される機密データにはより長い存在時間を設定し、時間がたつと参照される頻度が下がる機密データにはその頻度が下がる時間を存在時間として設定する。また、時間がたつと不用になるデータには不要となる時間とその後、消去の設定をし、記録は残さないといけないが、いつ参照されるか分からないデータには短い存在時間とその後保存の設定をすれば不正アクセスまたは不注意によって機密データが外部に流出する危険は最小限度に抑制できる。 As described above, a longer existence time is set for confidential data that is frequently referred to, and a time for which the frequency is reduced is set as the existence time for confidential data that is referred to with time. In addition, it is necessary to set a time that is unnecessary for data that becomes unnecessary over time, and then delete it, and keep a record. If configured, the risk of leaking confidential data to the outside due to unauthorized access or carelessness can be minimized.

以上のように本実施例によれば、
１）データ記録手段を分けたのでそのデータの特性に応じてセキュリティ強度の異なる記録手段を選択できる。
２）データ記録手段を固定磁気ディスク装置としたので記録されるデータは参照、消去などが容易であり且つ低コストで提供できる。
３）データ記録手段を光磁気ディスクとしたので容易に記録媒体を追加でき、データ保存性も高い。
４）ネットワークを介して参照可能な状態でデータが記録されるのでデータ検索性、参照性が良い。
５）ネットワークからは遮断され参照不可能な状態でデータが記録されるので、セキュリティ性が高い。
６）データにはデータ本体のほかに存在時間とその後消去か保存かの処理情報が付加されているのでデータの特性に応じてその扱いを適切に制御できる。
７）データの処理情報に応じて第１の記録手段から第２の記録手段にデータを移動させるので、データごとによりセキュリティ性を高い状態に保存することができる。
などの効果を奏する。 As described above, according to this embodiment,
1) Since the data recording means is divided, it is possible to select recording means having different security strengths according to the characteristics of the data.
2) Since the data recording means is a fixed magnetic disk device, the recorded data can be easily referred to and erased and can be provided at low cost.
3) Since the data recording means is a magneto-optical disk, a recording medium can be easily added and the data storage property is high.
4) Since data is recorded in a state where it can be referred to via a network, data searchability and referenceability are good.
5) Since data is recorded in a state where it is blocked from the network and cannot be referenced, the security is high.
6) In addition to the data body, the data is added with the existing time and processing information for erasure or storage thereafter, so that the handling can be appropriately controlled according to the characteristics of the data.
7) Since the data is moved from the first recording means to the second recording means in accordance with the data processing information, the security can be saved in a higher state for each data.
There are effects such as.

本発明の実施例に係るネットワーク分散環境におけるデータ蓄積システムのシステム構成を示す図である。It is a figure which shows the system configuration | structure of the data storage system in the network distributed environment which concerns on the Example of this invention. 本発明の実施例に係るシステムのハードウエア構成の要部を示すブロック図である。It is a block diagram which shows the principal part of the hardware constitutions of the system which concerns on the Example of this invention. 図２のデータ蓄積装置におけるデータ記憶手段としての固定磁気ディスク装置、光磁気ディスク書き込み装置及び光磁気ディスクと機密データとの関係を示す図である。It is a figure which shows the relationship between a fixed magnetic disk apparatus as a data storage means in the data storage apparatus of FIG. 2, a magneto-optical disk writing apparatus, a magneto-optical disk, and confidential data. 図２のデータ蓄積装置におけるデータの処理手順を示すフローチャートである。It is a flowchart which shows the data processing procedure in the data storage apparatus of FIG. 図２の状態から機密データを固定磁気ディスク装置に格納する状態を示す図である。It is a figure which shows the state which stores confidential data in a fixed magnetic disk apparatus from the state of FIG. 図５の状態から機密データを光磁気ディスクに移動させるときの状態を示す図である。It is a figure which shows the state when moving confidential data to the magneto-optical disk from the state of FIG.

符号の説明Explanation of symbols

１スキャナ
２ＭＦＰ
３，４ＰＣ
５ブローカ
６データ蓄積装置
６１ＣＰＵ尾
６２ＲＯＭ
６３ＲＡＭ
６４通信制御部
６５固定磁気ディスク装置
６６光磁気ディスク書き込み装置
６７光磁気ディスク
７ネットワーク
１００機密データ
１１０データ本体
１２０存在時間
１３０消去／保存情報 1 Scanner 2 MFP
3, 4 PC
5 Broker 6 Data storage device 61 CPU tail 62 ROM
63 RAM
64 Communication control unit 65 Fixed magnetic disk device 66 Magneto-optical disk writing device 67 Magneto-optical disk 7 Network 100 Confidential data 110 Data body 120 Time of existence 130 Erase / save information

Claims

ネットワークに接続され、ネットワークを介して転送されてくるデータを記録し、蓄積するデータ蓄積装置において、
転送直後にデータを記録する第１のデータ記録手段と、
前記第１の記録手段に記録されたデータのうち所定のデータを記録する第２の記録手段と、
を備えていることを特徴とするデータ蓄積装置。 In a data storage device that is connected to a network and records and stores data transferred through the network,
First data recording means for recording data immediately after transfer;
Second recording means for recording predetermined data among data recorded in the first recording means;
A data storage device comprising:

前記所定のデータが機密データであることを特徴とする請求項１記載のデータ蓄積装置。 2. The data storage device according to claim 1, wherein the predetermined data is confidential data.

前記機密データには、存在時間を示す情報と、存在時間経過後に消去するか保存するかを示す情報とがデータ本体に付加されていることを特徴とする請求項２記載のデータ蓄積装置。 3. The data storage device according to claim 2, wherein the confidential data includes information indicating an existing time and information indicating whether to delete or store the existing data after the existing time has elapsed.

前記所定のデータを前記第１の記録手段から前記第２の記録手段に移行させる制御手段を備えていることを特徴とする請求項１記載のデータ蓄積装置。 2. The data storage apparatus according to claim 1, further comprising a control unit that shifts the predetermined data from the first recording unit to the second recording unit.

前記第１のデータ記録手段は固定磁気ディスク装置であることを特徴とする請求項１記載のデータ蓄積装置。 2. The data storage device according to claim 1, wherein the first data recording means is a fixed magnetic disk device.

前記第２のデータ記録手段はリムーバブルな記録媒体と、その記録媒体へのデータの書き込み装置とからなることを特徴とする請求項１記載のデータ蓄積装置。 2. The data storage device according to claim 1, wherein the second data recording means comprises a removable recording medium and a device for writing data to the recording medium.

前記第２のデータ記録手段はリムーバブルな記録媒体と、その記録媒体からのデータ装置の読み出しがネットワーク側から不能に設定された前記記録媒体の駆動装置とからなることを特徴とする請求項１記載のデータ蓄積装置。 2. The second data recording means comprises a removable recording medium and a driving device for the recording medium in which reading of the data device from the recording medium is disabled from the network side. Data storage device.

前記第１のデータ記録手段にはネットワークを介して参照可能な状態でデータが記録されていることを特徴とする請求項１記載のデータ蓄積装置。 2. The data storage device according to claim 1, wherein data is recorded in the first data recording means in a state that can be referred to via a network.

前記第２のデータ記録手段にはネットワークからは遮断され、ネットワーク側から参照不能な状態でデータが記録されていることを特徴とする請求項１記載のデータ蓄積装置。 2. The data storage device according to claim 1, wherein said second data recording means records data in a state where it is cut off from the network and cannot be referred to from the network side.

請求項１ないし９のいずれか１項に記載のデータ蓄積装置と、
前記ネットワークに接続されたパーソナルコンピュータおよび画像形成装置の少なくとも一方を含んでなることを特徴とするデータ蓄積システム。 A data storage device according to any one of claims 1 to 9,
A data storage system comprising at least one of a personal computer and an image forming apparatus connected to the network.

前記画像形成装置が、プリンタ機能、複写機能、ファクシミリ機能の少なくとも１つの機能を備えたデジタル複合機からなることを特徴とする請求項１０記載のデータ蓄積システム。 11. The data storage system according to claim 10, wherein the image forming apparatus comprises a digital multi-function peripheral having at least one of a printer function, a copying function, and a facsimile function.

ネットワークから転送されてきたデータを第１の記録手段に記録する第１の工程と、
第１の記録手段に記録されたデータのうち、機密データを検索する第２の工程と、
前記第２の工程で検索された機密データの存在時間と存在時間経過後に消去するか保存するかを確認する第３の工程と、
前記第３の工程で存在時間が確認された時、当該存在時間経過後にデータを消去する場合には前記第１の記録手段から該当する機密データを消去する第４の工程と、
前記第４の工程で存在時間が確認された時、当該存在時間経過後にデータを保存する場合には前記第１の記録手段から前記第２の記録手段に該当する機密データを移動させるとともに、第１の記録手段の対応する機密データを消去する第５の工程と、
を含んでいることを特徴とするデータ蓄積方法。 A first step of recording data transferred from the network in a first recording means;
A second step of searching for confidential data among the data recorded in the first recording means;
A third step of confirming the existence time of the confidential data retrieved in the second step and whether to delete or store the confidential data after the passage of the existence time;
A fourth step of erasing corresponding confidential data from the first recording means when erasing data after the existence time has elapsed when the existence time is confirmed in the third step;
When the existence time is confirmed in the fourth step, the confidential data corresponding to the second recording means is moved from the first recording means to save the data after the existence time has passed, A fifth step of erasing confidential data corresponding to one recording means;
The data storage method characterized by including.

前記第５の工程で機密データを移動させた第２の記録手段が、当該第２の記録手段によって読み出し不能に設定されていることを特徴とする請求項１２記載のデータ蓄積方法。 13. The data storage method according to claim 12, wherein the second recording unit that has moved the confidential data in the fifth step is set to be unreadable by the second recording unit.

前記第５の工程で機密データを移動させた第２の記録手段が、当該第２の記録手段から記録媒体を取り出すことができるリムーバブルな記録媒体にデータの書き込みを行う書き込み装置からなることを特徴とする請求項１２記載のデータ蓄積方法。 The second recording means that has moved the confidential data in the fifth step comprises a writing device that writes data to a removable recording medium from which the recording medium can be taken out from the second recording means. The data storage method according to claim 12.

請求項１２ないし１４のいずれか１項に記載のデータ消去方法をコンピュータで実行するための手順を備えていることを特徴とするコンピュータプログラム。 15. A computer program comprising a procedure for executing the data erasing method according to claim 12 on a computer.

請求項１５記載のコンピュータプログラムがコンピュータによって読み込まれ、実行可能に記録されていることを特徴とする記録媒体。

16. A recording medium, wherein the computer program according to claim 15 is read by a computer and recorded so as to be executable.