JP2005259015A - 文書開示装置、文書開示システム、プログラム及び記憶媒体 - Google Patents

Abstract

【課題】 閲覧要求者に応じて文書の開示レベルのコントロールを簡易に実現できるようにする。
【解決手段】 文書データベース１８には、文書に対応づけて特定の組織内における所属を登録している。文書開示部１２は、この文書の閲覧要求があると、閲覧要求者の所属を認証する。そして、各所属をノードとする組織の木構造における閲覧要求された文書について登録がされた所属と、認証された所属との関係を判定し、この関係を開示条件表１６に照らして、文書にマスキングを施し、あるいは文書全体をそのまま開示する。
【選択図】 図１

Description

本発明は、文書群の中から要求に応じて文書を開示する文書開示装置、この文書開示装置を備えた文書開示システム、文書開示装置をコンピュータに実現するプログラム、及びこのプログラムを記憶している記憶媒体に関する。

自動的に伏せ字等の処理を行なう技術として、特許文献１〜５の技術が知られている。

特開２００１−１４２８９３公報 特開２００２−２５９３６３公報 特開２００２−２５９３６８公報 特開平１１−１４３８７１号公報 特開２００２−３１２３６２公報

個人や組織の名称や電話番号、メールアドレス等の個人や組織を特定できる情報は、それがプライバシーに関わる情報であるため、その取り扱いには注意を要する。特に、近年、組織内外の情報共有をすすめ、業務を効率化する動きがあり、情報共有によって情報が当事者以外へ広く流出しやすい環境にある。

そして、最近のプライバシーや機密情報を重視する流れから、これらの情報を含む文書については、文書自体の共有化をやめるケースもあり、情報共有をさまたげる要因となる。

また、情報の共有をすすめる場合には、これらのプライバシーや機密情報として問題のある箇所を人手で消去する、マスクする等の作業を行う必要があり、コストがかかり、また見落としが発生する可能性がある。

これらの不具合について、対象文書を画像情報として処理することが知られている。しかし、画像の問題部分をマスクする手段は、スキャナー、複写機等に搭載されている場合もあるが、基本的には人手でその領域を指定することになるのであり、作業の手間がかかってしまうという不具合がある。

また、画像ではなく、情報の単位として問題部分を処理する技術も知られている。すなわち、表形式のデータの特定の欄をマスキングする技術（例えば、オービックの勘定奉行シリーズ（これらは商標である））や、文書作成時に指定する技術（例えば、ジャストシステムの一太郎（これらは商標である））が存在する。しかし、これら表形式の情報の場合は、それ以外の形式のデータには対応ができないという不具合がある。

これに対し、自動的に伏せ字等の処理を行なう技術として、特許文献１〜３に開示の技術が知られている。この特許文献１〜３の技術では、情報の固有名詞部分に形態素解析等の処理を行なって自動抽出し、その部分を伏せ字等で加工する技術を提案している。この場合、情報開示を受ける対象者に関する情報がなく、どのような対象者に対しても伏せ字加工を行なうようにしている。そのため、文書の作成者や当事者とそれ以外の人物とでは、情報をマスキングするか否かの取り扱いが異なるはずであるのに、人物の違いには対応できないという不具合がある。

また、特許文献４に開示の技術では、文書を閲覧する側がプロファイルを持ち、そのプロファイルの情報に基づいて、登録されている文書についてぼかしを施す技術が開示されている。この技術では、情報の閲覧要求者側の条件によって情報の開示範囲をコントロールできるが、情報の閲覧側にはプロファイルが必要であるといった不具合があり、また、文書の登録者、作成者か、それ以外の人物かという人物の違いは考慮されていないという不具合がある。

これに対し、特許文献５に開示の技術では、逆に、文書登録者の所属組織の情報を用い、文書作成者の所属組織と比較して、情報のマスキングを行なうか否かを決定している。この技術では、情報のマスキングを行なうか否かの決定に組織の情報を利用してはいる。しかしながら、開示可能な組織の所属者を予めすべて記述しておく必要があるため、煩雑であるという不具合がある。

また、組織情報だけでマスキングすべき表現を規定しており、すべての文書に関して同一の取り扱いとなってしまい、文書の種類に関しては考慮がなされていないという不具合もある。

本発明の目的は、閲覧要求者に応じて文書の開示レベルのコントロールを簡易に実現できるようにすることである。

本発明の別の目的は、文書の種類に応じて文書の開示のレベルを容易にコントロールすることができるようにすることである。

本発明は、複数の文書からなる文書群の各文書と対応づけて特定の組織内における所属を特定して登録している手段と、前記文書の閲覧要求を受け付ける手段と、前記閲覧要求を行なった者の所属を認証する手段と、前記各所属をノードとした前記組織の階層構造を示す木構造における前記閲覧要求された文書について前記登録がされた所属と前記認証された所属との関係を判定する手段と、前記関係により前記閲覧要求された文書の開示のレベルを判断する手段と、前記判断したレベルに応じて前記閲覧要求された文書の開示を許可し、又は前記文書の開示の許可若しくは禁止を行なう手段と、を備えている文書開示装置である。

別の面から見た本発明は、複数の文書からなる文書群の各文書と対応づけて特定の組織内における所属を特定して登録している手段と、前記文書の閲覧要求を受け付ける手段と、前記閲覧要求を行なった者の所属を認証する手段と、前記各所属をノードとした前記組織の階層構造を示す木構造における前記閲覧要求された文書について前記登録がされた所属と前記認証された所属との関係を判定する手段と、前記関係により前記閲覧要求された文書の開示のレベルを判断する手段と、前記判断したレベルに応じて前記閲覧要求された文書の開示を許可し、又は前記文書の開示の許可若しくは禁止を行なう手段と、をコンピュータに実行させるコンピュータに読み取り可能なプログラムである。

別の本発明は、複数の文書からなる文書群の中から当該文書の閲覧要求を受け付ける手段と、前記閲覧要求のあった文書の種類を特定する手段と、前記文書の種類ごとに前記閲覧要求された文書の開示を許可するレベル、又は当該文書の開示の許可若しくは禁止について予め設定している手段と、前記閲覧要求があったときは前記特定された文書の種類に対応して前記設定されている文書の開示を許可するレベル、又は当該文書の開示の許可若しくは禁止に応じて当該文書を開示し又は禁止する手段と、を備えている文書開示装置である。

別の面から見た本発明は、複数の文書からなる文書群の中から当該文書の閲覧要求を受け付ける手段と、前記閲覧要求のあった文書の種類を特定する手段と、前記文書の種類ごとに前記閲覧要求された文書の開示を許可するレベル、又は当該文書の開示の許可若しくは禁止について予め設定している手段と、前記閲覧要求があったときは前記特定された文書の種類に対応して前記設定されている文書の開示を許可するレベル、又は当該文書の開示の許可若しくは禁止に応じて当該文書を開示し又は禁止する手段と、をコンピュータに実行させるコンピュータに読み取り可能なプログラムである。

閲覧要求を行なった者の所属を認証する本発明によれば、閲覧要求者に文書をどの程度開示するかの判断は閲覧要求者の組織内の所属から行なうので、組織内の個々の人物ごとに文書をどの程度開示するかを設定する煩雑さがなく、簡易に利用できるシステムを提供できる。

文書の種類を特定する本発明によれば、文書の種類に応じて文書の開示のレベルを容易にコントロールすることができる。

発明を実施するための最良の一形態について説明する。

図１は、本実施の形態の文書開示システム１の概略構成を示す機能ブロック図である。文書開示システム１は、例えば、文書開示装置となるサーバ２とクライアント３とがＬＡＮその他のネットワーク４を介して接続されて構成される。

このシステム１では、サーバ２に対して、ネットワーク４を介して、文書作成者（登録者、管理者）がクライアント３で文書を登録し、サーバ２に登録された文書に対して閲覧要求のある文書閲覧要求者がクライアント３で閲覧を実施することを前提としている。

図２は、サーバ２、クライアント３の電気的な接続を示すブロック図である。図２に示すように、このサーバ２、クライアント３は、各種演算を行ない、装置の各部を集中的に制御するＣＰＵ２１１と、各種のＲＯＭ、ＲＡＭからなるメモリ２１２とが、バス２１３で接続されている。

バス２１３には、所定のインターフェースを介して、ハードディスクなどの磁気記憶装置２１４と、キーボード、マウスなどの入力装置２１５と、表示装置２１６とが接続され、また、ネットワーク２０１と通信を行なう所定の通信インターフェース２１９が接続されている。なお、記憶媒体２１７としては、ＣＤ，ＤＶＤなどの光ディスク、光磁気ディスク、フレキシブルディスクなどの各種メディアを用いることができる。また、記憶媒体読取装置２１８は、具体的には記憶媒体２１７の種類に応じて光ディスク装置、光磁気ディスク装置、フレキシブルディスク装置などが用いられる。

サーバ２、クライアント３は、それぞれ記憶媒体２１７から、プログラム２２０を読み取って、磁気記憶装置２１４にインストールする。これらのプログラム２０はインターネットなどのネットワーク２０１等を介してダウンロードしてインストールするようにしてもよい。このインストールにより、サーバ２、クライアント３はそれぞれ後述するような処理を実行することが可能となる。なお、プログラム２２０は、所定のＯＳ上で動作するものであってもよい。

図１に示すように、サーバ２は、前述のようにインストールされたプログラム２２０に基づいて実行する処理により、文書登録部１１、文書開示部１２を実現し、また、磁気記憶装置２１４内に文書データベース１８を構築する。

文書データベース１８は、電子データ化された多数の文書からなる文書群を登録している。

文書登録部１１では、作成された文書を、文書作成者（あるいは登録者、管理者）が文書を文書データベース１８に登録する際に、文書と、その登録に必要な諸情報とを対応付けて登録する。特に、特定の組織、例えば、この文書開示システム１を運営している組織の各部署をノードとする組織の木構造における文書作成者の所属を特定する情報、例えば、所属する部署名と、組織の木構造の中での階層位置などを必要な情報として登録する。

部署名、階層位置の登録は、組織情報登録部１３によって、前述の木構造の情報である組織階層情報１４から部署名、階層位置を取得し、これを文書と対応づけて登録することができる。文書と対応して部署名、階層位置を登録するときには、このように組織階層情報１４を参照して部署名を抽出してもよいし、組織階層情報１４を用いなくてもよい。部署名以外には、文書作成者、登録者、管理者などを文書と一緒に登録してもよい。

文書開示部１２は、クライアント３からの文書の閲覧要求があったときに、まず、クライアント３の所属する所属（部署名、階層位置）がいずれであるかを認証する。この認証は、例えば、文書の閲覧要求を行なったクライアント３がいずれであるかを判断し、あらかじめクライアント３ごとにその所属を登録した所定のテーブルをルックアップするなどして行う。

そして、この認証後は、開示条件判定部１５によって、その閲覧要求者の所属と、閲覧要求された文書と関連付けて登録されている所属との関係を判断する。

そして、マスキング部１７は、開示条件判定部１５で判断された所属間の関係のレベルに応じて、閲覧要求された文書の開示を許可し、又は、文書の開示を許可若しくは禁止する。すなわち、所属間の関係のレベルにより、段階的に秘密性を解除してもよいし、あるいは、所属間の関係のレベルにより、ある場合は文書の開示を許可し、ある場合は禁止してもよい。あるいは、これらを組み合わせてもよい。所属間の関係のレベルにより文書の開示についてどのような取り扱いをするかは、開示条件表１６にしたがって判断することができる。

図３は、文書登録部１１内の組織情報登録部１３が実行する処理の流れを示すフローチャートである。すなわち、文書を文書データベース１８に登録する際に、文書に対応付けて文書作成者などの所属も登録する。そこで、まず、文書登録者が過去に登録した部署名が存在するか否かを判断する（ステップＳ１）。これは、文書データベース１８内の文書に文書登録者が登録されていれば、その文書登録者名の文書と関連付けて登録されている部署名を検索するなどして判断することができる。このような登録があったときは（ステップＳ１のＹ）、その登録された部署名を文書登録者のクライアント３に提示する（ステップＳ２）。登録者がこの部署名でよいと判断して所定の操作を行なうと（ステップＳ２のＹ）、その部署名の情報が登録文書と関連付けて登録される（ステップＳ４）。

登録者が、その部署名でよいと判断しない場合（あるいは過去に登録した組織情報がない場合）には（ステップＳ３のＮ）、登録者に部署名を集積（あるいは入力）させる（ステップＳ５）。

文書登録者が過去に登録した部署名がないときは（ステップＳ１のＮ）、組織階層情報１４が登録されているか否かを判断する（ステップＳ６）。組織階層情報１４が登録されていない（あるいは合致する組織がない）場合には（ステップＳ６のＹ）、登録者が入力した部署名の階層位置を、スペース、区切り文字（スラッシュ等）で分割し、階層位置を抽出する（ステップＳ７）。組織階層情報１４が登録されている場合には（ステップＳ６のＮ）、登録者が入力した部署名から組織階層情報１４が示す組織内の階層位置を抽出する（ステップＳ８）。そして、ステップＳ７，８のいずれの場合も、登録者の所属する部署名の組織内での階層位置を登録者に提示し（ステップＳ９）、登録者がその組織内での階層位置でよいと判断してその意思表示をしたときは（ステップＳ１０のＹ）、その組織内での階層位置も登録しようとする文書と関連付けて登録される（ステップＳ１１）。登録者がその組織内での階層位置でよいと判断してその意思表示をしたときは（ステップＳ１０のＮ）、登録者から組織内での階層位置の修正を受け付けて（ステップＳ１２）、ステップＳ１０に戻る。

図４は、開示条件判定部１５が実行する処理のフローチャートである。すなわち、組織内の各部署をノードとする木構造における閲覧要求された文書について登録がされた所属と認証された所属との関係を判定する場合には、判定すべき関係は、木構造におけるノード間のステップ数又はパスの距離である所属間の距離である。よって、組織階層情報１４を参照して閲覧要求者の認証された所属と、閲覧要求された文書について登録されている所属とを比較する（ステップＳ２１）。そして、開示条件表１６を参照して、両所属間の距離から文書開示について行なうべき処理を決定して（ステップＳ２２）、文書の開示のレベルを判断する。そして、その処理を実行して（ステップＳ２３）、判断したレベルに応じて閲覧要求された文書の開示を許可する（あるいは文書の開示の許可若しくは禁止を行なう）。

また、組織内の各部署をノードとする木構造における閲覧要求された文書について登録がされた所属と認証された所属との関係を判定する場合には、閲覧要求された文書について登録がされている所属と、閲覧要求者の認証された所属との異同を判断するようにしてもよい。この場合は、両者が同一の場合には、文書全体を開示し、同一でない場合は、プライバシーや機密に関する情報などをマスキングし、あるいは、文書全体を非開示とする。

さらに、組織内の各部署をノードとする木構造における閲覧要求された文書について登録がされた所属と認証された所属との関係を判定する場合には、閲覧要求された文書について登録がされている所属より、閲覧要求者の認証された所属が下位にあるか否かを判断するようにしてもよい。この場合は、閲覧要求者の所属が閲覧要求された文書について登録がされている所属より下位である場合に、当該文書を開示し、それ以外の場合には、プライバシーや機密に関する情報などをマスキングするなどする。なお、これらの場合は、開示条件表１６は用いなくてもよい。

そのうえ、文書登録者が文書登録の際に、その文書の開示を許可する組織内の所属を予め特定して文書と関連付けて登録しておき、閲覧要求者の所属がその登録されている所属の中に存在するか否かにより、文書開示を許可し、あるいは制限するようにしてもよい。

次に、以上説明した文書開示システム１が実行する処理を具体例により説明する。

図５は、組織階層情報１４に登録されている組織の木構造の一例を説明するものである。この木構造２１は、「○×株式会社」をトップノードとし（各ノードは白丸で示している）、その下位のノードとして「販売本部」「デザインセンター」が位置し、さらに「販売本部」の下位には「第１営業部」「第２営業部」が位置し、「デザインセンター」の下位には「第１でデザイン部」「第２デザイン部」が位置している。そして、「第１営業部」の下位には「営業１課」「営業２課」「営業３課」が位置している。

図５の例で、木構造２１において、所属の間の距離、すなわちノード間のステップ数又はパスの距離は、起点となるノードから終点となるノードまでのノードの数を数えて求める。例えば、「第１デザイン部」から「営業３課」までの距離は“５”、「営業３課」から「第２営業部」までの距離は“３”である。

組織階層情報１４では、図５の例のような組織の木構造２１において、各部署の「所属」は、「第２営業部」「デザインセンター」「営業１課」といったノードを示す「部署名」と各ノードとなる部署の木構造２１における「階層位置」、例えば、「営業１課」は、トップノードから数えて４番目の階層にあり、２番目の階層である「販売本部」の下位で、３番目の階層である「第１営業部」の下位である（けして、「デザインセンター」や「第１デザイン部」の下位ではない）という情報により特定されている。すなわち、これらの情報が部署ごとに組織階層情報１４に登録されている。

図６は、開示条件表１６の一例を示す説明図である。図６の例では、組織内の各部署をノードとする木構造における閲覧要求された文書について登録がされた所属と閲覧要求者の認証された所属との「距離」と、その距離において文書開示をどのように行なうのかを示す「処理」とが関連付けられて登録されている。この例では、閲覧要求者の所属が、閲覧要求のあった文書に設定されている所属と比べて、同一か下位であれば、文書全体をそのまま「開示」するが、組織の木構造の上位から比較した場合に最下位一つだけが異なる場合には、文書の所定部分に「マスキング」処理を行なって開示をする。また、「上記以外」、すなわち、「距離」が大きく離れている場合には、文書そのものを「非開示」とする。

図３の処理において、例えば、図５の例で、文書登録者が「第１営業部部長」であるときは、その所属は「販売本部 第１営業部」である。ステップＳ７では、「販売本部／第１営業部」のように部署名をスラッシュで区切り、ステップＳ１１で登録することになる。

次に、文書閲覧の際の例を説明する。前述の例で、閲覧要求された文書に登録されている文書登録者は、「販売本部/第１営業部」である。

よって、図７のフローチャートに示す様に、図６の例で、所属が同一の場合、すなわち、閲覧要求者の所属も「販売本部/第１営業部」であるときは（ステップＳ３１のＹ）、当該文書はマスキング処理を行なわずに、そのまま閲覧要求者に開示される（ステップＳ３２）。

閲覧要求者の所属が文書に登録されている所属より下位に位置する場合（ステップＳ３１のＹ）、例えば、閲覧要求者の所属が「販売本部／第１営業部／第３営業課」である場合は、その所属が文書に登録されている所属より下位に位置するので、当該文書はマスキング処理を行なわずに、そのまま閲覧要求者に開示される（ステップＳ３２）。

閲覧要求者の所属が異なる場合、例えば、閲覧要求者の組織が「販売本部／第２営業部」である場合は、所属は異なる。「販売本部」の部分は同じであるが、その下位が異なる。閲覧可能な所属の下位に位置しないが、最下位の１組織のみ異なるので（ステップＳ３３のＹ）、文書に所定のマスキング処理を施して開示する（ステップＳ３４）。

これら以外の場合は（ステップＳ３３のＮ）、当該文書はまったく開示されない（ステップＳ３５）。

次に、文書に施すマスキングについて説明する。文書データベース１８に登録する文書の一例が、
-----------------------------------------------
決定依頼書

以下の物件を購入したく、ご決定ください。

目的：部署内の情報共有を安全かつ円滑に行なう。
相手先名：ＡＢＣ工業
金額：1,000,000円
対象物件：文書開示装置
-----------------------------------------------
であったとする。

この文書をマスキングして開示すべき場合は、例えば、
-----------------------------------------------
決定依頼書

以下の物件を購入したく、ご決定ください。

目的：部署内の情報共有を安全かつ円滑に行なう。
相手先名：ＡＢＣ工業
金額：■■■■■■
対象物件：文書開示装置
-----------------------------------------------
のようになる。

この例は、特定の取引の金額に関する情報は、同一会社組織内においても広く開示するのには適さない情報であるとして、金額の部分だけにマスキングを施したものである（■■■■■■で示す）。

マスキング自体は、該当箇所全体を上記のように反転表示してもよいし、表現の一部のみをマスキングしてもよい。例えば、上記の例で「ＡＢＣ工業」がマスキング対象である場合には「■■■工業」のように、表現の末尾部分の語だけにする等も考えられる。他には、先頭一文字のイニシャルに変更する（当該文字部分のテキストデータからイニシャルを判断することができる）、シソーラスを用いて上位の表現にする（「ＡＢＣ工業」を「製造業」に変更するなど）（シソーラスは、サーバ２において用意しておいてもよいし、インターネットその他のネットワークを介して外部のシソーラスにアクセスしてもよい）、あるいは該当する表現の表す意味のカテゴリー名、意味分類名にする（「ＡＢＣ工業」なら「メーカー」など）などが考えられる。

また、例えば、閲覧要求者の所属が「デザインセンター」である場合、文書の閲覧可能な所属とは全く異なるので、この場合は文書全体を非開示とする。

以上のように、文書登録者（作成者、管理者）が文書に付与した文書登録者などの所属と、閲覧要求者の所属との木構造２１における距離を判断するだけで、文書開示の可否、程度をコントロールすることができる。よって、以上の処理を行なうのには、文書開示システム１を利用する会社などの組織の全員のプロファイル情報をすべて予め登録しておくような煩雑な処理は不要であり、木構造２１を構成する各部署の情報だけを予め登録しておけばよい。また、登録者と閲覧要求者の関係によってより適切な情報開示のコントロールを行なえる。

別の実施の形態について説明する。

図８は、この実施の形態である文書開示システム１の機能ブロック図である。図１の例と同一符号のブロックは前述の図１の例と同様の機能であるため、詳細な説明は省略する。また、サーバ２、クライアント３の電気的な接続は、図２と同様である。

この文書開示システム１が、図１のものと相違する点は、マスキング文書種別情報３１を備えている点である。マスキング文書種別情報３１は、文書データベース１８の登録文書の種類ごとにマスキングすべき情報は何であるかを定義したテーブルである。そして、文書登録部１１においては、登録する文書に関連付けて当該文書の種類も登録する。これは、あらかじめユーザがマニュアル的に選択して登録してもよいし、文書登録部１１が当該文書のタイトルなどの文字列から自動的に文書の種類を判断し、登録者の承認のもとに登録するようにしてもよい。

図９は、開示条件判定部１５、マスキング処理部１２が実行する処理のフローチャートである。まず、閲覧要求のあった文書に対して、文書の種類を参照し（文書の種類は、例えば、当該文書のタイトルの文字列判断できる。また、文書登録の際に文書登録者が文書のデータとともに登録するようにしてもよい。）（ステップＳ４１）、マスキング文書種別情報３１から、当該の文書の種類が存在するかどうかを調べる（ステップＳ４２）。あれば（ステップＳ４３のＹ）、当該文書に対してマスキング文書種別情報３１で指定されている部分にマスキングを行なう（前述のように他の文字列に置き換えてもよい）（ステップＳ４４）。なければ（ステップＳ４３のＮ）、そのままマスキングを行なわずに文書全体を開示する（ステップＳ４５）。

この例では、文書登録者の所属や文書の閲覧要求者の所属を特定する必要はないので、文書登録部１１では、組織階層情報１４を用いずに、文書のデータを文書登録者の所属と無関係に登録してよいし、開示条件判定部１５においても、文書のマスキング文書種別情報３１のみから文書にマスキングを行なうか否かを判断するようにすることができる。また、組織階層情報１４も用い、文書にマスキングを施すか否かを、文書登録者の所属と文書の閲覧要求者の所属との距離と、マスキング文書種別情報３１の情報とを併用して判断してもよい。例えば、文書登録者の所属と文書の閲覧要求者の所属との距離から判断してマスキングを施すべき場合で、かつ、マスキング文書種別情報３１に当該の文書の種類が存在する場合だけ、文書にマスキングを施すことなどが考えられる。

以下、本実施の形態を具体的に説明する。

図１０は、マスキング文書種別情報３１の一例を示す説明図である。図１０の例では、「文書の種類」とマスキングすべき情報の種類、意味、カテゴリー（マスキング情報）を対応づけて登録している。これに基づき、マスキングを行なうべきか否か、また、行なう場合には文書のどの情報をマスキングするかを判定する。マスキングを行なう文書の種類はすべてここに記述する。

ここで、閲覧要求された文書が以下の「決定依頼書」であった場合は、
-----------------------------------------------
決定依頼書

以下の物件を購入したく、ご決定ください。

目的：部署内の情報共有を安全かつ円滑に行なう。
相手先名：ＡＢＣ工業
金額：1,000,000円
対象物件：文書開示装置
-----------------------------------------------
次のように処理する。

まず、当該文書のタイトルなどから「文書の種類」が決定依頼書であると判断できる（ステップＳ４１）。そこで、マスキング文書種別情報３１を参照して、「決定依頼書」が「文書の種類」として登録されているか否かを判断し（ステップＳ４２）、登録がなければ（ステップＳ４３のＮ）、マスキングは不要である（ステップＳ４５）。ここでは、「決定依頼書」が「文書の種類」として存在するので、「マスキング情報」を調べ、「金額」「企業名」が登録されているので、当該文書の「金額」「企業名」を文書中の文字列から判断して（例えば、○○円とあれば「金額」、○○工業とあれば「企業名」と判断できる）、その文字列をマスキングする（ステップＳ４４）。

本文書に対して、企業名や金額についてマスキングすると、
-----------------------------------------------
決定依頼書

以下の物件を購入したく、ご決定ください。

目的：部署内の情報共有を安全かつ円滑に行なう。
相手先名：■■■■■
金額：■■■■■■
対象物件：文書開示装置
-----------------------------------------------
のようになる。

また、
----------------------------------------------------------------------------
ＩＴニュース

日本ＩＴ協会が発表したＰＣの売り上げ予測が前年を上回ることを発表した。
本協会の調査では、景気の回復とブローバンド環境の普及が大きく寄与していると
報告している。企業の設備投資は相変わらず横ばいか減少状態であるが、家庭用の
ＰＣ及びその周辺機器の売り上げの伸びが貢献した模様である。
（以下略）
----------------------------------------------------------------------------
という文書例で説明する。

本例では、文書の登録時に、文書と関連付けて文書登録者が「文書の種類」を登録する。この例では、本文書は「社外動向資料」という文書の種類で文書に関連付けて登録する。本文書は、文書の種類が「社外動向資料」であるので、マスキング文書種別情報３１を参照し、「社外動向資料」があるかどうかを調べる。マスキング文書種別情報３１に記述されていないので、文書のマスキングは不要と判断され、文書全体をそのまま開示する。

このように、文書開示システム１では、マスキング文書種別情報３１に、文書の種類に対応して文書の開示を許可するレベル、又は当該文書の開示の許可若しくは禁止を設定する。具体的には、本例では前述のようにマスキングすべき文書の種類のみをマスキング文書種別情報３１に登録している。そして、閲覧要求のあった文書の種類を特定し、マスキング文書種別情報３１を参照して、その文書の開示を許可するレベル、又は当該文書の開示の許可若しくは禁止（この例ではマスキングの有無のみ）を判断して、その判断に従って、文書の開示あるいは開示の禁止（この例ではマスキングの有無）を実行するようにしている。

したがって、本文書開示システム１によれば、外部の情報を収集しただけの文書など、文書の種類によってマスキングが不要な場合もあり、これらの文書をいたずらにマスキングせずに、情報開示、情報共有を行なうことができ、適切な文書情報の開示のコントロールを行なうことができる。

また、マスキングを施すべきとしてマスキング文書種別情報３１に登録されている文書の種類ごとに、その種類の文書でマスキングを施すべき情報の種類もマスキング情報として登録しているので、文書の種類ごとに適切な情報にマスキングを行なうことができる。

別の実施の形態について説明する。

図１１は、この実施の形態である文書開示システム１の機能ブロック図である。図８の例と同一符号のブロックは前述の図８の例と同様の機能であるため、詳細な説明は省略する。また、サーバ２、クライアント３の電気的な接続は、図２と同様である。

本実施例の文書開示システム１が図８のものと相違するのは、マスキング処理部１７が文書登録部１１に用意され、マスキング文書種別情報３１に代えてマスキング表現対応表４１が文書データベース１８に対応して用意されていることである。

文書登録部１１では、文書の文書データベース１８への登録時に、前述の図１の実施の形態の場合と同様に、文書登録者（あるいは管理者、作成者）の所属を文書と関連付けて登録する。

また、この例では文書の登録の際に、図１２のフローチャートに示すように、登録しようとする文書の本文からマスキングの対象となる機密やプライバシーに関する表現を抽出し（ステップＳ５１）、抽出部分は伏せ字や別表現に置き換えて文書を文書データベース１８へ登録する（ステップＳ５２）。また、そのマスキングの対象となる表現（オリジナル表現）と、その抽出元の文書内における位置情報（文書内位置）を、文書を登録する際の識別標識（文書ＩＤ）と関連付けてマスキング表現対応表４１に登録する（ステップＳ５３）。マスキングの対象となる機密やプライバシーに関する表現を抽出するには、例えば、○○円とあれば「金額」、○○工業とあれば「企業名」と判断できるので、このような特定の文字列が出現したら機密やプライバシーに関する表現である判断すればよい。よって、そのような文字列を予め設定して、そのような表現の抽出に用いるようにする。

このようにして文書データベース１８に登録した文書の閲覧要求があった場合には、文書開示部１２では、開示条件判定部１５が、閲覧要求者の所属を図１の例と同様に認証し、この認証した所属と文書に登録されている所属との関係を判断して、図１の例と同様に文書を開示するか、しないか、開示するとしてマスキングするかを判断する。

そして、図１３のフローチャートに示すように、マスキングせずに文書を開示する場合には（ステップＳ６１のＹ）、マスキング表現対応表４１の当該文書に対応する文書ＩＤに付されている文書内位置とオリジナル表現を参照し、当該文書の文書内位置で指定されている位置オリジナル表現を合成し（ステップＳ６２）、もって、文書登録の前の状態のマスキングのない完全な文書に戻して開示する（ステップＳ６３）。元の表現に戻して表示を行なう。マスキングして文書を開示する場合には（ステップＳ６１のＮ）、マスキング表現対応表４１を用いずに、マスキングされた状態で文書データベース１８に登録されている文書をそのまま開示する（ステップＳ６３）。

以下、本実施の形態をさらに具体的に説明する。

図１４は、マスキング表現対応表４１の例である。ここでは、文書ＩＤと文書内位置とを対応づけて格納している。なお、マスキング表現対応表４１は、機密性が高いので、暗号化等をして保管しておく方法をとることもできる。

例えば、以下の文書、
-----------------------------------------------
決定依頼書

以下の物件を購入したく、ご決定ください。

目的：部署内の情報共有を安全かつ円滑に行なう。
相手先名：ＡＢＣ工業
金額：1,000,000円
対象物件：文書開示装置
-----------------------------------------------
が登録されるとする。

文書とともに図１の例のように文書登録者などの所属も登録するが、ここでは、例えば「販売本部 第１営業部」が所属として登録されているものとする（スラッシュを階層の区切りとすると「販売本部／第１営業部」となる）。

ここでは、企業名、金額の情報をマスキングする。文書の登録時に、マスキングを行い、以下の文書、
-----------------------------------------------
決定依頼書

以下の物件を購入したく、ご決定ください。

目的：部署内の情報共有を安全かつ円滑に行なう。
相手先名：○○○工業
金額：○○○○○○円
対象物件：文書開示装置
-----------------------------------------------
が文書データベース１８に格納される。

それとともに、マスキングする前の表現をマスキング表現対応表４１に格納すると、
--------------------------------------
文書ＩＤ 文書内位置 オリジナル
1 119 ＡＢＣ工業
1 129 1,000,000円
--------------------------------------
のようになる。この例では、例えば、文書内位置は先頭からのバイト数としている。

本文書に対して閲覧要求があった場合には、開示条件判定部１５が、閲覧要求者の認証された所属と、文書に登録されている所属とを比較する。例えば、閲覧要求者の所属が「販売本部／第１営業部／第３営業課」である場合には、当該文書の閲覧可能な部署「販売本部／第１営業部」より下位にある。図１以下を参照して説明した前述の例では、この場合には文書全体の開示が可能であるので、登録済みの文書に対して、マスキング表現対応表を４１用いることで、登録前の元の表現に戻し、その結果を閲覧要求者へ開示する。このとき、例えば、マスキング表現対応表４１が暗号化されていれば、開示条件判定部１５の判定結果とともに暗号を解除する処理を行なう。
また、閲覧要求者の組織が「販売本部／第２営業部」の場合には、最下位の部署名だけが異なるので、マスキング表現対応表４１を用いた登録前の元の文書への復元処理は行なわずに、マスキングしたままの文書を開示する。

以上のように、本例によれば、文書データベース１８への登録文書は基本的に事前にマスキング処理が施されているので、図１以下の例に比較して、機密性の高い業務や文書に関して、より情報開示を厳しくコントロールすることができる。

本発明の一実施の形態である文書開示システムの機能ブロック図である。 文書開示システムのサーバ、クライアントの電気的な接続のブロック図である。 文書登録部が実行する処理のフローチャートである。 文書開示部が実行する処理のフローチャートである。 組織階層情報の説明図である。 開示条件表の説明図である。 文書開示部が実行する処理のフローチャートである。 本発明の別の実施の形態である文書開示システムの機能ブロック図である。 文書開示部が実行する処理のフローチャートである。 マスキング文書種別情報の説明図である。 本発明の別の実施の形態である文書開示システムの機能ブロック図である。 文書登録部が実行する処理のフローチャートである。 文書開示部が実行する処理のフローチャートである。 マスキング表現対応表の説明図である。

符号の説明

１ 文書開示システム
２ サーバ、文書開示装置
３ クライアント
４ ネットワーク
２１ 木構造
２１７ 記憶媒体
２２０ プログラム

Claims (20)

1. 複数の文書からなる文書群の各文書と対応づけて特定の組織内における所属を特定して登録している手段と、
   前記文書の閲覧要求を受け付ける手段と、
   前記閲覧要求を行なった者の所属を認証する手段と、
   前記各所属をノードとした前記組織の階層構造を示す木構造における前記閲覧要求された文書について前記登録がされた所属と前記認証された所属との関係を判定する手段と、
   前記関係により前記閲覧要求された文書の開示のレベルを判断する手段と、
   前記判断したレベルに応じて前記閲覧要求された文書の開示を許可し、又は前記文書の開示の許可若しくは禁止を行なう手段と、
   を備えている文書開示装置。
2. 前記関係は、前記木構造における前記ノード間のステップ数又はパスの距離である、請求項１に記載の文書開示装置。
3. 前記関係は、前記閲覧要求された文書について前記登録がされた所属と前記認証された所属との異同である、請求項１に記載の文書開示装置。
4. 前記関係は、前記閲覧要求された文書について前記登録がされた所属が前記認証された所属より前記木構造の階層において下位にあるか否かである、請求項１に記載の文書開示装置。
5. 前記判断したレベルに応じて前記閲覧要求された文書の開示を許可するときは、当該レベルに応じて当該閲覧要求された文書の全体を開示し又は部分的にマスキングして開示する、請求項１〜４のいずれかの一に記載の文書開示装置。
6. 前記文書を前記文書群に登録するときは当該文書と対応づけて前記組織内における所属を特定して登録する手段を、さらに備えている請求項１〜５のいずれかの一に記載の文書開示装置。
7. 前記判断したレベルに応じて前記閲覧要求された文書の開示を許可するときに、当該文書の一部のみを開示しないときは開示しない部分をマスキングし又は別の文字に置き換える、請求項１〜６のいずれかの一に記載の文書開示装置。
8. 前記別の文字への置き換えを行なうときは当該文字を当該文字のイニシャル、上位概念の表現又はカテゴリー名に置き換える、請求項７に記載の文書開示装置。
9. 前記文書群に文書の所定の表現を削除して登録する手段と、
   前記削除後の表現と当該表現の前記削除前の文書中での位置を示す位置情報と前記文書の識別標識とを関連付けて登録する手段と、
   を備え、
   前記判断したレベルに応じて前記閲覧要求された文書の開示を許可するときは、前記閲覧要求された文書に当該文書から前記削除を行なった前記表現を識別標識により抽出し前記位置情報により当該文書に合成して開示し、又は前記合成を行なわないで開示する、
   請求項１〜８のいずれかの一に記載の文書開示装置。
10. 複数の文書からなる文書群の中から当該文書の閲覧要求を受け付ける手段と、
    前記閲覧要求のあった文書の種類を特定する手段と、
    前記文書の種類ごとに前記閲覧要求された文書の開示を許可するレベル、又は当該文書の開示の許可若しくは禁止について予め設定している手段と、
    前記閲覧要求があったときは前記特定された文書の種類に対応して前記設定されている文書の開示を許可するレベル、又は当該文書の開示の許可若しくは禁止に応じて当該文書を開示し又は禁止する手段と、
    を備えている文書開示装置。
11. 前記文書の種類を特定する手段は、前記閲覧要求がされた文書と関連付けて登録されている当該文書の種類から特定する、請求項１０に記載の文書開示装置。
12. 前記文書の種類を特定する手段は、前記閲覧要求がされた文書と関連付けて登録されている当該文書の種類から特定する、請求項１０に記載の文書開示装置。
13. 前記設定する手段は、前記文書の種類に対応して前記設定されている文書の開示を許可するレベルとして当該文書の所定部分にマスキングを施すことを設定しているときは、当該マスキングを施すべき情報の種類も当該文書の種類と関連付けて設定している、請求項１０〜１２のいずれかの一に記載の文書開示装置。
14. 請求項１〜１３のいずれかの一に記載の文書開示装置なるサーバと、
    １又は複数のクライアントと、
    前記サーバと前記クライアントとの通信を可能とするネットワークと、
    を備えている文書開示システム。
15. 複数の文書からなる文書群の各文書と対応づけて特定の組織内における所属を特定して登録している手段と、
    前記文書の閲覧要求を受け付ける手段と、
    前記閲覧要求を行なった者の所属を認証する手段と、
    前記各所属をノードとした前記組織の階層構造を示す木構造における前記閲覧要求された文書について前記登録がされた所属と前記認証された所属との関係を判定する手段と、
    前記関係により前記閲覧要求された文書の開示のレベルを判断する手段と、
    前記判断したレベルに応じて前記閲覧要求された文書の開示を許可し、又は前記文書の開示の許可若しくは禁止を行なう手段と、
    をコンピュータに実行させるコンピュータに読み取り可能なプログラム。
16. 前記関係は、前記木構造における前記ノード間のステップ数又はパスの距離である前記所属間の距離である、請求項１５に記載のプログラム。
17. 前記関係は、前記閲覧要求された文書について前記登録がされた所属と前記認証された所属との異同である、請求項１５に記載のプログラム。
18. 前記関係は、前記閲覧要求された文書について前記登録がされた所属が前記認証された所属より前記木構造の階層において下位にあるか否かである、請求項１５に記載のプログラム。
19. 複数の文書からなる文書群の中から当該文書の閲覧要求を受け付ける手段と、
    前記閲覧要求のあった文書の種類を特定する手段と、
    前記文書の種類ごとに前記閲覧要求された文書の開示を許可するレベル、又は当該文書の開示の許可若しくは禁止について予め設定している手段と、
    前記閲覧要求があったときは前記特定された文書の種類に対応して前記設定されている文書の開示を許可するレベル、又は当該文書の開示の許可若しくは禁止に応じて当該文書を開示し又は禁止する手段と、
    をコンピュータに実行させるコンピュータに読み取り可能なプログラム。
20. 請求項１５〜１９のいずれかの一に記載されているプログラムを記憶している、記憶媒体。
    

Images