JP2005227892A - プロジェクト管理システム、プロジェクト管理方法およびプロジェクト管理プログラム - Google Patents

Abstract

【課題】 日本企業の実態に合い、効果的かつ効率的に進捗管理を行うことができるとともに、知識の共有化のための文書の吸い上げが同時に行えるプロジェクト管理システムを提供することを目的とする。
【解決手段】 プロジェクトを構成するタスクとその成果物である文書とを対応付けて管理する手段と、上記文書の作成状況から対応する上記タスクの進捗率を算出する手段とを備える。
【選択図】 図１

Description

本発明はプロジェクト管理システム、プロジェクト管理方法およびプロジェクト管理プログラムに関する。

従来より、業務の進捗管理を効果的かつ効率的に行うことを目的として、「ＭＳ−ＰＲＯＪＥＣＴ」（商標）等のプロジェクト管理ツールが多数市販されるに至っている（例えば、非特許文献１、２参照。）。なお、この種のプロジェクト管理ツールを大別すると、ソフト開発の工程管理システムから派生したソフト開発管理系のプロジェクト管理ツールと、製造業の工程管理システムから派生した生産管理系のプロジェクト管理ツールと、建設業の工程管理システムから派生した建設工程管理系のプロジェクト管理ツールとがある。
「ひと目でわかるMicrosoft Project Version 2002」日経BPソフトプレス 「Microsoft Projectでマスターするプロジェクトマネジメント実践の極意」アスキー

ところで、上述した「ＭＳ−ＰＲＯＪＥＣＴ」（商標）等のプロジェクト管理ツールは、欧米における業務の中から生まれてきたものであることもあって、日本企業の業務に合っておらず、日程計画表の清書ツールとして使われているだけで、本来の進捗管理ツールとして使いこなしているユーザは極めて少ない。すなわち、ほとんどのユーザは、
（１）ホワイトボードに日程計画を書く。

（２）プロジェクト管理ツールを使用して清書する。

（３）清書した日程計画表を印刷しメンバーに配布する。

（４）メンバーからの報告をもとにホワイトボードに進捗状況を書き込む。
といった作業を行っており、いわゆる「壁張り管理」が行われているのが実態である。

これは、欧米ではリーダーがメンバーのタスクを細部まで明確に定めて厳格に管理を行うものであるのに対し、日本ではメンバーの自主性をある程度尊重し、比較的大雑把な指示のもと、会議やレビュー等のマイルストーンをチェックポイントにして大まかな管理を行っていることからきている。

従って、プロジェクトを構成するタスクを詳細に細分化することを要求される従来のプロジェクト管理ツールでは、リーダーが十分に落とし込みを行えないとともに、管理点が多くなり過ぎて全体の見通しが悪くなるという問題が顕在化する。更に、昨今では短納期のプロジェクトが増加し、複数のプロジェクトを同じリーダーやメンバーが並行して遂行することが多くなっているが、これが見通しの悪さに更に拍車をかける結果となっている。

また、上述したプロジェクト管理ツールが有効に使われていない他の理由として、割り当てられた各タスクの進捗率をその都度に手入力しなければならないという点がある。このため、入力を忘れ、あるいは意図的に入力をさぼることで実態を反映しないデータとなってしまうものである。更に、進捗率は入力する者の主観によって決められるため、数値に大きなバラツキが発生することも、管理の信頼性を低下させる理由の一つとなっている。

一方、企業内における知識（知的財産）の共有化の必要性がかねてより重要視されているが、欧米におけるように会社のオフィスで作成した文書は会社のものであって管理するのはあたりまえという環境（文化）とは異なり、日本では個人が文書を保管していて、プロジェクトの流れの中で作成された文書を吸い上げて管理する仕組みがほとんどないというのが現状である。

本発明は上記の従来の問題点に鑑み提案されたものであり、その目的とするところは、日本企業の実態に合い、効果的かつ効率的に進捗管理を行うことができるとともに、知識の共有化のための文書の吸い上げが同時に行えるプロジェクト管理システム、プロジェクト管理方法およびプロジェクト管理プログラムを提供することにある。

上記の課題を解決するため、本発明のプロジェクト管理システムにあっては、請求項１に記載されるように、プロジェクトを構成するタスクとその成果物である文書とを対応付けて管理する手段と、上記文書の作成状況から対応する上記タスクの進捗率を算出する手段とを備えるようにしている。これにより、管理の単位が細か過ぎず、外見上明確な文書となり、日本企業における業務の実態に即した見通しの良い効果的かつ効率的なものとすることができる。更に、タスクの成果物である文書の作成と連動して進捗率が自動的かつ客観的に把握され、入力の手間が負担になることもなく、評価にバラツキが生ずることもない。また、タスクの成果物である文書が常にシステムの管理下にあり、知識の共有化も同時に達成することができる。

また、請求項２に記載されるように、上記タスクの進捗率は、上記文書の初期作成から完成までの作成状況の段階に対応して判断するようにすることができる。これにより、進捗率を容易に把握することが可能になる。

また、請求項３に記載されるように、上記文書の作成状況の段階と進捗率の増加幅とを任意に設定可能とするようにすることができる。これにより、業務の実態に即した調整が可能となる。

また、請求項４に記載されるように、上記文書の作成状況として、着手して仮登録した段階、文書番号を仮採番した段階、メンバーへのレビュー完了の段階、レビュー結果を反映して修正した段階、審査中の段階、承認済の段階、および、配布済の段階を含むようにすることができる。これにより、一般的な文書の作成状況を適切に把握することができる。

また、請求項５に記載されるように、上記タスクおよび文書を進捗率とともに一覧表示するようにすることができる。これにより、単一もしくは複数のプロジェクトの全体を見渡して進捗を管理することができる。

また、請求項６に記載されるように、上記一覧表から上記文書を指定することで対応する文書内容を表示するようにすることができる。これにより、タスクの成果物である文書内容を容易に参照することができる。

また、請求項７に記載されるように、上記プロジェクトのマイルストーンとなる行事予定を管理し表示するようにすることができる。これにより、タスクの進捗のチェックポイントとなる行事等を明確に示すことができる。

また、請求項８に記載されるように、上記文書の初期作成にあたって参考となる作成済の文書を参照可能に提示するようにすることができる。これにより、文書作成の能率を向上させることができ、知識の共有化の成果を発揮することができる。

また、請求項９に記載されるように、プロジェクトを構成するタスクとその成果物である文書とを対応付けて管理する工程と、上記文書の作成状況から対応する上記タスクの進捗率を算出する工程とを備えるプロジェクト管理方法として構成することができる。

また、請求項１０に記載されるように、プロジェクトを構成するタスクとその成果物である文書とを対応付けて管理する手順と、上記文書の作成状況から対応する上記タスクの進捗率を算出する手順とをコンピュータに実行させるプロジェクト管理プログラムとして構成することができる。

本発明のプロジェクト管理システム、プロジェクト管理方法およびプロジェクト管理プログラムにあっては、日本企業の実態に合い、効果的かつ効率的に進捗管理を行うことができるとともに、知識の共有化のための文書の吸い上げが同時に行えるという効果がある。

以下、本発明の実施形態を図面を参照して説明する。

図１は本発明の一実施形態にかかるプロジェクト管理システムの構成図である。

図１において、プロジェクト管理システムは、プロジェクト管理のための主たる制御機能を有するとともに文書の審査・承認のためのドキュメントフロー（ワークフロー）の制御機能を有するプロジェクト管理サーバ兼ドキュメントフローサーバ１と、文書を蓄積して集中的に管理する文書管理サーバ２と、コピー、プリンタ、ファクシミリ、スキャナ等の機能を有した多機能複写機３と、プロジェクトのリーダーが使用するパーソナルコンピュータ等のクライアント４と、プロジェクトのメンバーが使用するパーソナルコンピュータ等のクライアント５とが、ネットワーク６を介して相互に接続されて構成されている。

図２は図１におけるプロジェクト管理サーバ兼ドキュメントフローサーバ１と文書管理サーバ２の内部構成の例を示したものである。

図２において、プロジェクト管理サーバ兼ドキュメントフローサーバ１は、プロジェクト管理のための主たる制御機能を有するプロジェクト管理部１１と、文書の審査・承認のためのドキュメントフローの制御機能を有するドキュメントフロー管理部１２と、処理の過程で参照もしくは設定される各種情報１３〜１６を含んでいる。

プロジェクト管理部１１は、接続してくるユーザの権限をアカウント情報１３を参照してチェックするユーザ認証部１１１と、プロジェクトのリーダーの入力を受け付けてプロジェクトを定義する情報をプロジェクト定義情報１４に設定するプロジェクト設定部１１２と、プロジェクトのリーダーの入力を受け付けてプロジェクトを構成するタスクを定義する情報をタスク定義情報１５に設定するタスク設定部１１３と、プロジェクトのリーダーもしくはメンバーの入力を受け付けてマイルストーンとなる行事予定もしくは個人の作業予定をスケジュール情報１６に設定するスケジュール設定部１１４とを含んでいる。

ここで、プロジェクト設定部１１２により設定されるプロジェクト定義情報１４には、プロジェクト名、そのプロジェクトに含まれるタスク名のリスト、プロジェクトのメンバー名のリスト等が含まれる。また、タスク設定部１１３により設定されるタスク定義情報１５には、タスク名、そのタスクの成果物である文書名、担当するメンバー名等が含まれる。

更に、プロジェクト管理部１１は、タスクの成果物である文書の作成状況の各段階に応じて評価される進捗率の増加幅を設定する進捗率増加幅設定部１１５と、各タスクに対応付けられた文書の作成状況を検出する文書作成状況検出部１１６と、文書作成状況検出部１１６によって検出された文書の作成状況に基づき、進捗率増加幅設定部１１５で設定された進捗率の増加幅を考慮してタスクの進捗率を算出する進捗率算出部１１７と、プロジェクト定義情報、タスク定義情報、スケジュール情報を進捗率とともに一覧表に整形する一覧表作成部１１８とを含んでいる。

一方、文書管理サーバ２は、ネットワーク６を介してプロジェクト管理サーバ兼ドキュメントフローサーバ１もしくはクライアント４、５（図１）からのリクエストに応じて文書情報の読み出しもしくは書き込みを行う文書管理部２１と、知識の共有化の一環として既に作成済の文書を蓄積する参考文書情報２２と、プロジェクトを構成するタスクの成果物である文書を蓄積する成果文書情報２３とを含んでいる。

以下、上記の図１および図２の実施形態の動作について説明する。

先ず、プロジェクトのスタート時に、プロジェクトのリーダーはリーダー用のクライアント４を操作し、プロジェクト管理サーバ兼ドキュメントフローサーバ１にログインする。この際、プロジェクト管理サーバ兼ドキュメントフローサーバ１のユーザ認証部１１１はアカウント情報１３を用いて権限のチェックを行う。プロジェクトのリーダーとしての権限が確認された場合、プロジェクトの設定、タスクの設定、マイルストーンの設定等のリーダーとしての操作が許可される。

権限が確認されたプロジェクトのリーダーは、プロジェクト管理部１１のプロジェクト設定部１１２の制御のもと、プロジェクトを定義するプロジェクト名、タスク一覧、メンバー名等を決定して入力し、これらの情報はプロジェクト設定部１１２によりプロジェクト定義情報１４に格納される。なお、既に設定されたプロジェクト定義を更新することも可能である。また、既に定義されたプロジェクト定義をテンプレートとして再利用することも可能である。

次いで、プロジェクトのリーダーは、プロジェクト管理部１１のタスク設定部１１３の制御のもと、タスクの内容、成果物である文書名、文書作成にあたって参考となる作成済の文書名、メンバー名、納期等を設定する。これらの情報はタスク設定部１１３によりタスク定義情報１５に格納される。

次いで、プロジェクトのリーダーは、プロジェクト管理部１１の進捗率増加幅設定部１１５の制御のもと、タスクの成果物である文書の作成状況の各段階に応じて評価される進捗率の増加幅を設定する。

図３は進捗率増加幅の設定例を示す図であり、ここでは文書の作成状況を、
（１）着手して仮登録（文書内容は未公開）した段階
（２）文書番号を仮採番（文書内容は公開）した段階
（３）メンバーへのレビュー完了の段階
（４）レビュー結果を反映して修正した段階
（５）審査中の段階
（６）承認済の段階
（７）配布済の段階
の段階に分け、それぞれについて適切な増加幅を設定し、配布済の段階となった際に文書が完成したものとして進捗率が１００％となるようにしている。なお、進捗率を増加させるトリガーとなるステータスの事象および増加幅は業務の実態に即して任意に設定することができる。

図１および図２に戻り、プロジェクトのリーダーは、必要に応じて、プロジェクト毎のマイルストーンとなる行事予定（スケジュール）を設定することができる。これはプロジェクト管理部１１のスケジュール設定部１１４の制御のもとに行われ、入力された行事予定はスケジュール情報１６に格納される。

以上のプロジェクト、タスク、スケジュールの設定が終わった後、プロジェクトのリーダーは、メンバーに作業を依頼する。なお、この依頼は口頭や電子メールで伝えてもよいし、プロジェクト管理サーバ兼ドキュメントフローサーバ１のプロジェクト管理部１１の機能の一環として自動的に行われるようにしてもよい。

一方、プロジェクトのメンバーは、メンバー用のクライアント５を操作し、プロジェクト管理サーバ兼ドキュメントフローサーバ１にログインする。この際、プロジェクト管理サーバ兼ドキュメントフローサーバ１のユーザ認証部１１１はアカウント情報１３を用いて権限のチェックを行う。

プロジェクトのメンバーとしての権限が確認された場合、そのメンバーの権限の範囲内での操作として、メンバーに参照が許可された範囲のプロジェクト定義、タスク定義を参照することが可能であるとともに、個人の作業予定を設定することができる。個人の作業予定については、プロジェクト管理部１１のスケジュール設定部１１４の制御のもと、スケジュール情報１６に格納される。

業務遂行にあたり、プロジェクトのメンバーは、依頼されたタスクの内容に従って文書を作成する。この際、プロジェクトのリーダーによってタスク定義の際に設定された参考文書を元に文書を作成することができる。これは、プロジェクトのメンバーの操作するクライアント５からの要求に基づき、文書管理サーバ２の文書管理部２１が参考文書情報２２から該当する参考文書を取得してクライアント５に送り返すことで可能になる。

プロジェクトのメンバーが新規もしくは参考文書を元に文書を作成し、文書管理サーバ２にタスクと関連付けて仮登録することで、以後、その文書の作成状況がプロジェクト管理サーバ兼ドキュメントフローサーバ１のプロジェクト管理部１１によって管理されることになる。なお、文書作成を行うアプリケーション（ワープロソフト）へのアドオン機能等により、アプリケーションの終了時にタスクとの関連付けを求め、既にタスクとの関連付けがされている文書については自動的に文書管理サーバ２に保管するように制御することができる。

作成が開始された文書は、その後の業務の流れに沿って、文書番号の仮採番→メンバーへのレビュー→レビュー結果を反映しての修正→審査→承認→配布といったステータスを経ることになるが、これらの文書作成状況はプロジェクト管理サーバ兼ドキュメントフローサーバ１のプロジェクト管理部１１の文書作成状況検出部１１６によって検出される。すなわち、文書番号の仮採番、メンバーへのレビュー、レビュー結果を反映しての修正、配布等については文書管理サーバ２の文書管理部２１の制御のもと、ステータスを示す情報の入力が求められることで検出することが可能である。また、審査、承認については、プロジェクト管理サーバ兼ドキュメントフローサーバ１のドキュメントフロー管理部１２のステータス情報から検出することが可能である。

プロジェクト管理サーバ兼ドキュメントフローサーバ１のプロジェクト管理部１１内の進捗率算出部１１７では、文書作成状況検出部１１６によって検出された文書の作成状況に基づき、進捗率増加幅設定部１１５で設定された進捗率の増加幅を考慮し、現時点での進捗率を算出する。例えば、図４において、タスク「価格表作成」に対応する文書が承認済の段階である場合、進捗状況（進捗率）として「１００％」を算出し、タスク「発売通知作成」に対応する文書が仮登録の段階である場合、進捗状況（進捗率）として「１０％」を算出する。

このように、タスクの成果物である文書の作成と連動して進捗率が自動的かつ客観的に把握されるため、入力の手間が負担になることもなく、評価にバラツキが生ずることもないものである。

次に、プロジェクトのリーダーが、自己の管理するプロジェクトの進捗状況を把握するため、リーダー用のクライアント４を操作し、プロジェクト管理サーバ兼ドキュメントフローサーバ１にログインして一覧表の表示を求めた場合、プロジェクト管理部１１の一覧表作成部１１８は、一覧表のデータを生成し、クライアント４の画面上に表示させる。

図５は一覧表示の画面例を示す図であり、領域ａにタスク、担当、成果物、参考文書がリスト形式で表示され、領域ｂに各タスクの計画および実績を示すガントチャート（バーチャート）とともに進捗状況（進捗率）が表示されるようになっている。また、領域ｃにはマイルストーンとなる行事予定が表示されている。なお、領域ｃは個人用のマイタスクを開いている場合には個人の作業予定を示すＴｏＤｏリストが表示される。また、ボタンｄ、ｅをクリックすることで、日程表のスケールが、例えば、「週」「１ヶ月」「３ヶ月」といった単位で切り替えることができるようになっている。更に、タブｆをクリックすることで、表示するプロジェクトを切り替えることができるようになっている。また、複数のプロジェクトの進捗状況を集約して表示させることも可能である。

一方、成果物を示すアイコン、例えばアイコンｇをクリックすることで、ワープロ等のアプリケーションを起動し、その文書内容を表示させることができる。図６は一覧表示から起動される文書内容表示画面の例を示したものである。

プロジェクトのリーダーは、一覧表示から各タスクの進捗状況を判断することになるが、管理の単位が細か過ぎず、外見上明確な文書であるため、単一もしくは複数のプロジェクトを容易に見通すことができ、効果的かつ効率的な管理を行うことができる。

一方、上記の進捗管理を通して、タスクの成果物である文書がすべてシステムの管理下に置かれるため、知識の共有化も同時に達成することができるものである。

以上、本発明の好適な実施の形態により本発明を説明した。ここでは特定の具体例を示して本発明を説明したが、特許請求の範囲に定義された本発明の広範な趣旨および範囲から逸脱することなく、これら具体例に様々な修正および変更を加えることができることは明らかである。すなわち、具体例の詳細および添付の図面により本発明が限定されるものと解釈してはならない。

本発明の一実施形態にかかるプロジェクト管理システムの構成図である。 プロジェクト管理サーバ兼ドキュメントフローサーバおよび文書管理サーバの構成図である。 進捗率増加幅の設定例を示す図である。 文書作成状況と進捗率の関係の例を示す図である。 一覧表示の画面例を示す図である。 一覧表示から起動される文書内容表示画面の例を示す図である。

符号の説明

１ プロジェクト管理サーバ兼ドキュメントフローサーバ
１１ プロジェクト管理部
１１１ ユーザ認証部
１１２ プロジェクト設定部
１１３ タスク設定部
１１４ スケジュール設定部
１１５ 進捗率増加幅設定部
１１６ 文書作成状況検出部
１１７ 進捗率算出部
１１８ 一覧表作成部
１２ ドキュメントフロー管理部
１３ アカウント情報
１４ プロジェクト定義情報
１５ タスク定義情報
１６ スケジュール情報
２ 文書管理サーバ
２１ 文書管理部
２２ 参考文書情報
２３ 成果文書情報
３ 多機能複写機
４ クライアント
５ クライアント
６ ネットワーク

Claims (10)

1. プロジェクトを構成するタスクとその成果物である文書とを対応付けて管理する手段と、
   上記文書の作成状況から対応する上記タスクの進捗率を算出する手段とを備えたことを特徴とするプロジェクト管理システム。
2. 上記タスクの進捗率は、上記文書の初期作成から完成までの作成状況の段階に対応して判断することを特徴とする請求項１に記載のプロジェクト管理システム。
3. 上記文書の作成状況の段階と進捗率の増加幅とを任意に設定可能とすることを特徴とする請求項２に記載のプロジェクト管理システム。
4. 上記文書の作成状況として、着手して仮登録した段階、文書番号を仮採番した段階、メンバーへのレビュー完了の段階、レビュー結果を反映して修正した段階、審査中の段階、承認済の段階、および、配布済の段階を含むことを特徴とする請求項２または３のいずれか一項に記載のプロジェクト管理システム。
5. 上記タスクおよび文書を進捗率とともに一覧表示することを特徴とする請求項１乃至４のいずれか一項に記載のプロジェクト管理システム。
6. 上記一覧表から上記文書を指定することで対応する文書内容を表示することを特徴とする請求項５に記載のプロジェクト管理システム。
7. 上記プロジェクトのマイルストーンとなる行事予定を管理し表示することを特徴とする請求項１乃至６のいずれか一項に記載のプロジェクト管理システム。
8. 上記文書の初期作成にあたって参考となる作成済の文書を参照可能に提示することを特徴とする請求項１乃至７のいずれか一項に記載のプロジェクト管理システム。
9. プロジェクトを構成するタスクとその成果物である文書とを対応付けて管理する工程と、
   上記文書の作成状況から対応する上記タスクの進捗率を算出する工程とを備えたことを特徴とするプロジェクト管理方法。
10. プロジェクトを構成するタスクとその成果物である文書とを対応付けて管理する手順と、
    上記文書の作成状況から対応する上記タスクの進捗率を算出する手順とをコンピュータに実行させることを特徴とするプロジェクト管理プログラム。

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