JP2005173756A - 業務運営用システム - Google Patents

Abstract

【課題】業務マニュアルを閲覧しただけで該業務マニュアルに則って適切に業務を運営することができ、研修にかかる費用や時間を低減させることができ、従業員等が多人数であっても一人一人の業務内容を適切に管理することができるようにする。
【解決手段】業務フロー及び５Ｗ１Ｈの事項を備える業務マニュアル、並びに、前記５Ｗ１Ｈの事項の実施結果が入力されるファイルを格納するデータベース１５が接続されたサーバと、前記業務マニュアルを表示する表示手段、及び、前記ファイルに入力する入力手段を備える端末とを有し、前記業務マニュアルは、商品毎に、かつ、階層化されて構成され、商品コードが指定されると該当する業務マニュアルの少なくとも最上位階層の業務フローが前記端末の表示手段に表示される。
【選択図】図１

Description

本発明は、業務運営用システムに関するものである。

従来、各種の業務を運営する企業等の組織においては、業務を運営するための手順、方法等が記載された業務マニュアルを電子化し、コンピュータ端末を操作することにより閲覧可能とすることによって、企業等に属する多数の従業員等が、一つの業務マニュアルを共有することができるようになっている（例えば、特許文献１参照。）。これにより、例えば、サーバ等の記憶手段に業務マニュアルを格納し、イントラネット、インターネット等のネットワークを介して、各従業員等がパーソナルコンピュータ等のコンピュータ端末を操作して前記サーバにアクセスすることによって、遠隔地からでも随時最新の業務マニュアルを閲覧することができる。
特開平４−１８２８５６号公報

しかしながら、前記従来のシステムにおいては、業務マニュアルをコンピュータ端末から閲覧可能な状態とするだけであるので、従業員等に業務マニュアルに則って適切に業務を運営させることができなかった。一般的に、企業等において遂行される業務は、多岐に亘（わた）り、複雑化しているので、業務マニュアルに記載されている業務を運営するための手順、方法等も、同様に、多岐に亘り、複雑化しているので、一読しただけで理解することは困難である。そのため、従業員等は、業務マニュアルを閲覧しただけでは該業務マニュアルに則って適切に業務を運営することができなかった。この場合、企業等の業務が円滑に遂行されず、顧客に対して提供する商品やサービスの品質が低下してしまう。

そこで、企業等においては、従業員等に対する研修を実施して、業務マニュアルに記載されている手順、方法等を理解させているが、研修にかかる費用や時間が膨大なものとなり、企業等の負担するコストが高くなってしまう。

また、一般的に、従業員等は業務に慣れてくると業務マニュアルに記載されている手順、方法等を遵守せずに、独自に変更した手順、方法等によって業務を運営する傾向がある。この場合、企業等の業務が全体として円滑に運営されず、顧客に対して提供する商品やサービスの品質が低下してしまうが、従業員等が多人数であると、一人一人の業務内容を適切に管理することが困難であり、誰がどのように業務を運営しているのかを把握することができなかった。

さらに、近年においては、顧客ニーズ、社会環境等の変化が著しいために、業務を運営するための手順、方法等も頻繁に変更される。これに伴い、業務マニュアルも頻繁に変更されるが、前述されたように、従業員等は業務マニュアルを閲覧しただけでは該業務マニュアルに則って適切に業務を運営することができないので、研修を実施する必要がある。そのため、研修を頻繁に実施する必要があり、企業等の負担するコストが高くなってしまう。

さらに、新人の従業員等は、研修を受けても業務に慣れるまでに時間がかかるので、企業等の業務が円滑に運営されるまでに時間がかかってしまう。一方、古参の従業員等は、変更された業務に慣れるまでに時間がかかるので、業務内容に変更があると、業務が円滑に運営されるまでに時間がかかってしまう。

さらに、どの業務を優先的に運営するか、すなわち、業務運営プライオリティをどのように決定するか等の業務運営方針については、古参の従業員等であっても、企業等の業務運営方針を的確に把握していないことがある。従業員等が多人数であっても、一人一人が企業等の業務運営方針に従って、業務を運営する必要がある。

さらに、企業等における業務量が多いと、各業務の進捗（ちょく）状況を適切に管理することが困難であり、どの業務がどの程度進捗しているのかを把握することが困難であった。そして、すべての業務の進捗状況を管理するためにかかる費用や時間が膨大なものとなり、企業等の負担するコストが高くなってしまう。

さらに、一般的に、従業員等は業務に慣れてくると、業務の本質を考えることなく業務を運営する傾向があり、問題が生じた場合、適切に対処することができなくなってしまう。

さらに、業務を円滑に運営するためには、様々なノウハウが必要であるが、従来の業務マニュアルには、業務を運営する過程で修得されるノウハウが記載されていない。そのため、すべての従業員等によって業務を運営するために必要なノウハウを共有することができなかった。

さらに、企業等の規模が大きかったり、広い地域に拡散して業務を運営する必要がある場合、前述された各種の問題はより深刻なものとなる。

本発明は、前記従来のシステムにおける問題点を解決して、業務マニュアルを閲覧しただけで該業務マニュアルに則って適切に業務を運営することができ、研修にかかる費用や時間を低減させることができ、従業員等が多人数であっても一人一人の業務内容を適切に管理することができ、業務を運営するための手順、方法等が頻繁に変更されても研修を実施する必要がなく、業務に慣れるまでに時間を短縮することができ、従業員等が多人数であっても一人一人が企業等の業務運営方針に従って業務を運営することができ、該業務の進捗状況を管理することができ、従業員等に常に業務の本質を考えさせることができ、業務を運営する過程で修得されるノウハウを共有することができ、企業等の規模が大きかったり、広い地域に拡散して業務を運営する場合でも円滑に業務を運営することができる業務運営用システムを提供することを目的とする。

本発明の業務運営用システムにおいては、業務フロー及び５Ｗ１Ｈの事項を備える業務マニュアル、並びに、前記５Ｗ１Ｈの事項の実施結果が入力されるファイルを格納するデータベースが接続されたサーバと、前記業務マニュアルを表示する表示手段、及び、前記ファイルに入力する入力手段を備える端末とを有し、前記業務マニュアルは、商品毎に、かつ、階層化されて構成され、商品コードが指定されると該当する業務マニュアルの少なくとも最上位階層の業務フローが前記端末の表示手段に表示される。

本発明の他の業務運営用システムにおいては、さらに、前記端末の表示手段は、前記業務マニュアルの５Ｗ１Ｈの事項に対応する入力欄を表示し、該入力欄に入力された実施結果が前記ファイルに入力される。

本発明の更に他の業務運営用システムにおいては、さらに、前記データベースは、取引毎の業務フローを含む業務進捗表を格納し、前記端末の表示手段に表示された業務進捗表の中から該当する取引の業務フローにおける業務内容項目を選択すると、該業務内容項目の実施結果の入力欄が表示される。

本発明の更に他の業務運営用システムにおいては、さらに、前記業務進捗表は業務運営プライオリティを示す。

本発明の更に他の業務運営用システムにおいては、さらに、前記業務進捗表は業務の担当者毎に構成され、前記入力欄に入力された実施結果が次の担当者の業務進捗表に反映される。

本発明の更に他の業務運営用システムにおいては、さらに、前記サーバは、前記業務マニュアルの内容と前記ファイルに入力された実施結果とを比較し、該実施結果が前記業務マニュアルの内容から乖（かい）離している場合に乖離している旨の通知を前記端末の表示手段に表示させる。

本発明の更に他の業務運営用システムにおいては、取引毎の業務フローを含む業務進捗表を格納するデータベースが接続されたサーバと、前記業務進捗表を表示する表示手段、及び、入力手段を備える端末とを有し、前記端末の表示手段に表示された業務進捗表の中から該当する取引の業務フローにおける業務内容項目を選択すると、該業務内容項目の実施結果の入力欄が表示される。

本発明によれば、業務運営用システムにおいては、業務フロー及び５Ｗ１Ｈの事項を備える業務マニュアル、並びに、前記５Ｗ１Ｈの事項の実施結果が入力されるファイルを格納するデータベースが接続されたサーバと、前記業務マニュアルを表示する表示手段、及び、前記ファイルに入力する入力手段を備える端末とを有し、前記業務マニュアルは、商品毎に、かつ、階層化されて構成され、商品コードが指定されると該当する業務マニュアルの少なくとも最上位階層の業務フローが前記端末の表示手段に表示される。

この場合、新人教育や業務変更等における従業員の研修にかかる時間と費用を低減し、業務の遂行を支援することができる。また、企業等の方針通りに業務が行われるように管理することができる。さらに、インターネットを使う場合には、企業等の規模や地理的な条件に関係なく業務を円滑に進めることができる。

さらに、従業員を短時間で教育し、業務遂行支援ができるので、従業員を均質化し、更に従業員の管理を行うことができる。そのため、今までにはなかった業務支援専門のビジネスを行うことができる。あるいは、他の企業等の業務を代行するサービスが行えるので、今までにはなかった専門のビジネスを行うことができる。

以下、本発明の実施の形態について図面を参照しながら詳細に説明する。

図１は本発明の実施の形態における業務運営用システムの構成を示す図、図２は本発明の実施の形態における業務マニュアルデータベースのデータファイル構成を示す第１の図、図３は本発明の実施の形態における業務マニュアルデータベースのデータファイル構成を示す第２の図、図４は本発明の実施の形態におけるマスターデータベースのデータファイル構成を示す第１の図、図５は本発明の実施の形態におけるマスターデータベースのデータファイル構成を示す第２の図、図６は本発明の実施の形態における入力データベースのデータファイル構成を示す第１の図、図７は本発明の実施の形態における入力データベースのデータファイル構成を示す第２の図である。

図１において、１０は業務運営用システムであり、サーバとしての業務運営用サーバ１１、ネットワーク１２、端末としての業務用端末１３ａ及び業務用端末１３ｂ、端末としての管理用端末１４ａ及び管理用端末１４ｂ、並びに、業務マニュアルデータベース１５ａ、マスターデータベース１５ｂ及び入力データベース１５ｃを備えるデータベース１５を有する。なお、前記業務用端末１３ａ及び業務用端末１３ｂ並びに管理用端末１４ａ及び管理用端末１４ｂを統合的に説明する場合には、それぞれ、業務用端末１３及び管理用端末１４として説明する。そして、該業務用端末１３及び管理用端末１４の数は、単数であっても、また、三つ以上であってもよく、任意に設定することができる。

ここで、前記業務運営用システム１０は、各種の原材料、部品、最終製品等を製造する製造業、各種の商品の卸し売り又は小売りを行う販売業、各種サービスを提供するサービス業等の各業種に属する企業、団体、組合、事務所等が、その業務を運営するために使用するコンピュータシステムである。そして、前記業務運営用システム１０は、いかなる業種におけるいかなる企業、団体、組合、事務所等によって使用されるものであってもよいが、本実施の形態においては、説明の都合上、一般的な個人が自己の小説、随筆、歌集、写真集等の文芸作品を出版する、いわゆる個人出版に関連したサービスを提供する企業によって使用されるものである場合について説明する。

そして、前記業務用端末１３は、ＣＰＵ、ＭＰＵ等の演算手段、半導体メモリ、磁気ディスク等の記憶手段、キーボード、マウス、ジョイスティック、タッチパネル、ペン入力タブレット等の入力手段、ＣＲＴ、液晶ディスプレイ、ＬＥＤ（Ｌｉｇｈｔ Ｅｍｉｔｔｉｎｇ Ｄｉｏｄｅ）ディスプレイ等の表示手段、入出力インターフェイス、通信インターフェイス等を備えるコンピュータであり、前記企業に雇用されている従業員のように、業務を実際に運営する者が操作するようになっている。なお、前記業務用端末１３は、例えば、パーソナルコンピュータであるが、携帯電話機、ＰＨＳ（Ｐｅｒｓｏｎａｌ Ｈａｎｄｙ−Ｐｈｏｎｅ Ｓｙｓｔｅｍ）電話機、ＰＤＡ（Ｐｅｒｓｏｎａｌ Ｄｉｇｉｔａｌ Ａｓｓｉｓｔａｎｔ）、電子手帳、ゲーム機等であってもよく、通信機能を有しネットワーク１２に接続可能なものであれば、いかなるものであってもよい。

また、前記管理用端末１４は、ＣＰＵ、ＭＰＵ等の演算手段、半導体メモリ、磁気ディスク等の記憶手段、キーボード、マウス、ジョイスティック、タッチパネル、ペン入力タブレット等の入力手段、ＣＲＴ、液晶ディスプレイ、ＬＥＤディスプレイ等の表示手段、入出力インターフェイス、通信インターフェイス等を備えるコンピュータであり、前記企業の役員、管理者等のように、従業員等の業務内容を管理する者が操作するようになっている。なお、前記管理用端末１４は、例えば、パーソナルコンピュータであるが、携帯電話機、ＰＨＳ電話機、ＰＤＡ、電子手帳、ゲーム機等であってもよく、通信機能を有しネットワーク１２に接続可能なものであれば、いかなるものであってもよい。

さらに、前記ネットワーク１２は、無線又は有線の専用通信回線網又は公衆通信回線網、インターネット、イントラネット、ＬＡＮ（Ｌｏｃａｌ Ａｒｅａ Ｎｅｔｗｏｒｋ）、ＷＡＮ（Ｗｉｄｅ Ａｒｅａ Ｎｅｔｗｏｒｋ）、ＶＰＮ（Ｖｉｒｔｕａｌ Ｐｒｉｖａｔｅ Ｎｅｔｗｏｒｋ）、電話回線網、携帯電話回線網等いかなる種類のネットワークであってもよいし、複数種類のネットワークを結合したものであってもよい。ここで、前記ネットワーク１２がインターネットを含むものである場合、企業の規模や地理的な条件に関係なく、業務を円滑に進めることができる。

さらに、前記業務運営用サーバ１１は、ＣＰＵ、ＭＰＵ等の演算手段、半導体メモリ、磁気ディスク等の記憶手段、キーボード、ジョイスティック、タッチパネル、ペン入力タブレット等の入力手段、ＣＲＴ、液晶ディスプレイ、ＬＥＤディスプレイ等の表示手段、入出力インターフェイス、通信インターフェイス等を備えるコンピュータであり、前記ネットワーク１２に接続される。なお、前記業務運営用サーバ１１は、必ずしも単一のサーバでなくてもよく、複数のサーバを有機的に結合した分散型サーバであってもよいし、他の大型コンピュータと一体的に構成されたものであってもよいし、大型コンピュータの内部に構築されたシステムの一つであってもよい。

さらに、前記データベース１５は、半導体メモリ、磁気ディスク等の記憶手段、入出力インターフェイス、通信インターフェイス等を備えるデータベースであり、前記業務運営用サーバ１１に接続され、業務マニュアルデータベース１５ａ、マスターデータベース１５ｂ及び入力データベース１５ｃを備える。なお、前記データベース１５は、独立して構成されたものでなくてもよく、前記業務運営用サーバ１１の記憶手段内に構築されたものであってもよい。また、業務マニュアルデータベース１５ａ、マスターデータベース１５ｂ及び入力データベース１５ｃは、それぞれ独立して構成されたものであってもよい。そして、前記業務マニュアルデータベース１５ａは、業務マニュアルを格納するものであり、図２及び３に示されるようなデータファイル構成を有する。ここでは、前記業務マニュアルが、いわゆる個人出版に関連したサービスを提供する企業によって使用される業務マニュアルである場合について説明する。

この場合、業務マニュアルは、５Ｗ１Ｈ（ｗｈｅｎ、ｗｈｅｒｅ、ｗｈｏ、ｗｈａｔ、ｗｈｙ及びｈｏｗ）の事項を含んでいる。すなわち、（１）何時（ｗｈｅｎ）：業務を終了させるまでの標準時間、（２）どこで（ｗｈｅｒｅ）：業務を担当する部署名、（３）誰が（ｗｈｏ）：業務担当者名、（４）何を（ｗｈａｔ）：業務の内容（テキスト）、（５）なぜ（ｗｈｙ）：業務の実施理由・目的（テキスト）、（６）どのように（ｈｏｗ）：業務の実施ノウハウ（テキスト）、等の事項を含むように構成される。

また、業務マニュアルは、実際に業務を運営した結果として、５Ｗ１Ｈの事項を記入する欄を含んでいる。すなわち、（１）何時（ｗｈｅｎ）：業務を終了させた日時、（２）どこで（ｗｈｅｒｅ）：業務を担当する部署名、（３）誰が（ｗｈｏ）：業務担当者名（担当者の業務用端末１３のＩＤ番号）、（４）何を（ｗｈａｔ）：業務の内容がマニュアル通りできたかどうかの担当者報告欄、（５）なぜ（ｗｈｙ）：業務の実施理由・目的がマニュアル通りできたかどうかの担当者所見欄、（６）どのように（ｈｏｗ）：業務の実施方法がマニュアル通りできたかどうかの担当者所見欄等の欄を含むように構成される。

そして、前記マスターデータベース１５ｂは、業務マニュアルデータベース１５ａに格納されているマスターファイル以外のマスターファイル、すなわち、その他のマスターファイルを格納するものであり、図４及び５に示されるようなデータファイル構成を有する。

この場合、前記その他のマスターファイルは、商品マスターファイルを備える。そして、一つ一つの取引毎に取引コード（原稿募集業務では“広告コード”を、受注業務、制作業務及び販売業務では“作品コード”を取引コードという）が定められ、取引の種類毎に商品コードが定められている。また、商品マスターファイルは、商品コードの他に、前記業務マニュアルにおける５Ｗ１Ｈの事項の中の少なくとも二項目を含んでいる。すなわち、（１）商品コード、（２）何時（ｗｈｅｎ）：業務を終了させるまでの標準時間、（３）何を（ｗｈａｔ）：業務の内容（テキスト）等の事項を含むように構成される。

また、前記入力データベース１５ｃは、図６及び７に示されるようなデータファイル構成を有し、取引コード、商品コード及び取引開始時の他、少なくとも前記業務マニュアルに対応した５Ｗ１Ｈの事項を実際に実施した結果を入力することができる欄を含んでいる。すなわち、（１）何時（ｗｈｅｎ）：業務を終了させた日時、（２）どこで（ｗｈｅｒｅ）：業務を担当する部署名、（３）誰が（ｗｈｏ）：業務担当者名（担当者の業務用端末１３のＩＤ番号）、（４）何を（ｗｈａｔ）：業務の内容がマニュアル通りできたかどうかの担当者報告欄、（５）なぜ（ｗｈｙ）：業務の実施理由・目的がマニュアル通りできたかどうかの担当者所見欄、（６）どのように（ｈｏｗ）：業務の実施方法がマニュアル通りできたかどうかの担当者所見欄、（７）取引コード、（８）商品コード、（９）取引開始時等の欄を含むように構成される。そして、一つ一つの取引毎に取引コードが定められ、取引の種類毎に商品コードが定められ、該商品コードから標準処理時間テーブルを呼び出し、業務を終了させるまでの時間等のデータを実際の入力データと比較することができる。

本実施の形態において、前記業務運営用サーバ１１は、前記個人出版に関連したサービスを提供する企業の業務処理を実行する。また、前記企業の従業員は、業務用端末１３を操作して業務運営用サーバ１１にアクセスすることによって、前記業務マニュアルデータベース１５ａに格納された業務マニュアルを閲覧したり、該業務マニュアルの所定箇所に書き込んだりすることができる。さらに、前記マスターデータベース１５ｂに格納されたマスターファイルを閲覧することもできる。

次に、前記構成の業務運営用システム１０の動作について説明する。

図８は本発明の実施の形態における端末の表示手段の画面を示す第１の図、図９は本発明の実施の形態における端末の表示手段の画面を示す第２の図、図１０は本発明の実施の形態における端末の表示手段の画面を示す第３の図、図１１は本発明の実施の形態における端末の表示手段の画面を示す第４の図、図１２は本発明の実施の形態における端末の表示手段の画面を示す第５の図、図１３は本発明の実施の形態における端末の表示手段の画面を示す第６の図、図１４は本発明の実施の形態における端末の表示手段の画面を示す第７の図、図１５は本発明の実施の形態における端末の表示手段の画面を示す第８の図、図１６は本発明の実施の形態における端末の表示手段の画面を示す第９の図、図１７は本発明の実施の形態における端末の表示手段の画面を示す第１０の図、図１８は本発明の実施の形態における端末の表示手段の画面を示す第１１の図、図１９は本発明の実施の形態における業務運営用システムの動作を示すフローチャートである。

ここでは、前記業務マニュアルが、いわゆる個人出版に関連したサービスを提供する企業によって使用される業務マニュアルである場合について説明する。本実施の形態において、業務マニュアルは、複数の階層を構成するように階層化されており、上位の階層に含まれる業務内容項目を選択すると、該業務内容項目に含まれるより下位の階層における業務内容項目が展開されるようになっている。すなわち、業務を大きな観点からみていくつかの業務内容項目に分類分けし、各業務内容項目に属する業務をより小さな観点からみていくつかの業務内容項目にさらに分類分けし、さらに、各業務内容項目に属する業務をより小さな観点からみていくつかの業務内容項目に分類分けするようにして構成されている。なお、階層の数は、二つであってもよいし、四つ以上であってもよいが、ここでは、三つである場合について説明する。この場合、前記業務マニュアルにおける最上位の階層の業務フローは全体フローと称され、中間の階層の業務フローはステップフローと称され、最下位の階層の業務フローは項目フローと称されるものとする。

そして、業務フローは、業務用端末１３の表示手段に表示される。なお、業務用端末１３の表示手段の画面サイズが小さく、業務フローのすべてを一つの画面に表示することができない場合には、スクロールすることによって、表示することが望ましい。

本実施の形態において、前記入力データベース１５ｃに実際に業務を運営した結果として、５Ｗ１Ｈの事項を記入する場合、担当者は、業務用端末１３を操作して、社員パスワードを入力する。そして、該社員パスワードは、ネットワーク１２を介して、業務運営用サーバ１１に送信される。該業務運営用サーバ１１は、前記社員パスワードを受信すると、データベース１５のマスターデータベース１５ｂにアクセスして、前記社員パスワード及び直轄部署の照会を行う。そして、前記社員パスワード及び直轄部署が正しいことが確認されると、業務運営用サーバ１１がマスターデータベース１５ｂから取得したデータに基づき、業務用端末１３の表示手段に商品名選択画面が表示される。

続いて、前記担当者が商品名選択画面に表示された商品名を選択すると、プログラムに基づき、図８に示されるような業務マニュアルを表示するための画面が表示される。該画面には、最上層、すなわち、最上位の階層の業務フローである全体フロー（表１−Ａの箇所）が含まれる。なお、全体フローは、選択された商品によって相違し、あらかじめプログラムに組み込まれている。そして、選択された商品名に対応する商品コードが、マスターデータベース１５ｂから取得され、取得された商品コードに応じた画面が表示される。図８は、商品が一般原稿共同出版であり、商品コードが１１である例を示している。また、すべての業務の流れを時間的な観点から管理するために、各業務事項の下には、最初の業務事項を開始してからの標準処理時間が示されている。

続いて、前記担当者が図８に示される画面において、全体フローに示される業務選択ボタンの中から「原稿募集」ボタンを押して「原稿募集」を選択すると、図９に示されるような画面が表示される。該画面には、第２層、すなわち、中間の階層の業務フローであるステップフロー（表１−Ｂ−１の箇所）が含まれる。なお、「受注」、「制作」及び「販売」を選択した場合には、「受注」、「制作」及び「販売」のステップフローがそれぞれ表示される。そして、前記担当者が「原稿募集」ボタンを押した後に「業務マニュアル」ボタンを押すと、「原稿募集」についての業務マニュアル（表１−Ｂ−２の箇所）が表示される。また、前記担当者が「原稿募集」ボタンを押した後に「業務進捗表」ボタンを押すと、図１０に示されるように、「原稿募集」についての業務進捗表（表１−Ｂ−３の箇所）が表示される。なお、所望の項目の選択は、業務用端末１３のマウス等の入力手段を操作し、例えば、所望の項目にカーソル、ポインタ等を当ててボタンをクリックして押すことによって行うことができる。

続いて、前記担当者が図９又は１０に示される画面において、ステップフローに示される業務選択ボタンの中から「出稿計画・申し込み」ボタンを押すと、図１１に示されるような第３層、すなわち、最下位の階層の業務フローである項目フロー（表１−Ｃ−１の箇所）が表示される。そして、前記担当者が「出稿計画・申し込み」ボタンを押した後に「業務マニュアル」ボタンを押すと、「出稿計画・申し込み」についての業務マニュアル（表１−Ｃ−２の箇所）が表示される。該業務マニュアルは５Ｗ１Ｈの事項を備えている。なお、「内容企画・原稿作成」、「広告制作」、「入稿・掲載」及び「反響調査」を選択した場合には、「内容企画・原稿作成」、「広告制作」、「入稿・掲載」及び「反響調査」についての業務マニュアルがそれぞれ表示される。また、前記担当者が「出稿計画・申し込み」ボタンを押した後に「業務進捗表」ボタンを押すと、図１２に示されるように、「出稿計画・申し込み」についての業務進捗表（表１−Ｃ−３の箇所）が表示される。なお、「内容企画・原稿作成」、「広告制作」、「入稿・掲載」及び「反響調査」を選択した場合には、「内容企画・原稿作成」、「広告制作」、「入稿・掲載」及び「反響調査」についての業務進捗表がそれぞれ表示される。さらに、前記担当者が、「出稿計画・申し込み」ボタンを押した後に「入力画面」ボタンを押すと、図１３に示されるように、「出稿計画・申し込み」についての入力画面（表１−Ｃ−４の箇所）が表示される。なお、「内容企画・原稿作成」、「広告制作」、「入稿・掲載」及び「反響調査」を選択した場合には、「内容企画・原稿作成」、「広告制作」、「入稿・掲載」及び「反響調査」についての入力画面がそれぞれ表示される。

続いて、前記担当者が図１１〜１３に示される画面において、項目フローに示される業務選択ボタンの中から「掲載日選定」ボタンを押した後に「業務マニュアル」ボタンを押すと、図１４に示されるような「掲載日選定」についての業務マニュアル（表１−Ｄ−１の箇所）が表示される。該業務マニュアルは５Ｗ１Ｈの事項を備えている。なお、「予算を検討」、「掲載媒体選定」、「掲載スペース選定」及び「掲載申し込み」を選択した場合には、「予算を検討」、「掲載媒体選定」、「掲載スペース選定」及び「掲載申し込み」についての業務マニュアルがそれぞれ表示される。また、前記担当者が「掲載日選定」ボタンを押した後に「業務進捗表」ボタンを押すと、図１５に示されるように、「掲載日選定」についての業務進捗表（表１−Ｄ−２の箇所）が表示される。なお、「予算を検討」、「掲載媒体選定」、「掲載スペース選定」及び「掲載申し込み」を選択した場合には、「予算を検討」、「掲載媒体選定」、「掲載スペース選定」及び「掲載申し込み」についての業務進捗表がそれぞれ表示される。このように、項目名で絞り込んで業務を行うと、同じ業務をまとめて行うことができ、業務効率が向上する。

なお、前記担当者が、前記業務進捗表において「掲載日選定」ボタンを押して「掲載日選定」を選択した後に「入力画面」ボタンを押すと、図１６に示されるような「掲載日選定」についての入力画面（表１−Ｄ−３の箇所）が表示される。また、項目フローに示される業務選択ボタンの中から「掲載日選定」ボタンを押して「掲載日選定」を選択した後に「入力画面」ボタンを押しても、図１６に示されるような「掲載日選定」についての入力画面（表１−Ｄ−３の箇所）が表示される。該入力画面には、「掲載日選定」が未だ入力されていない広告媒体（広告コード：１０００１７）のみが表示される。このように、項目業務まで絞り込んで業務を行うので、同じ業務をまとめて行うことができ、業務効率が向上する。なお、「予算を検討」、「掲載媒体選定」、「掲載スペース選定」及び「掲載申し込み」を選択した場合には、「予算を検討」、「掲載媒体選定」、「掲載スペース選定」及び「掲載申し込み」についての入力画面がそれぞれ表示される。

ところで、図９に示されるように、ステップフロー（表１−Ｂ−１の箇所）が示された画面において、ステップフローに示される業務選択ボタンを選択せずに、各種の画面を選択して表示させることができる。同様に、前記担当者が「業務マニュアル」ボタンを押すと、図１１及び１４において表１−Ｃ−２及び表１−Ｄ−１の箇所に示されるような業務マニュアルが業務用端末１３の表示手段に表示される。なお、表１−Ｂ−２、表１−Ｃ−２及び表１−Ｄ−１の箇所に示されるような業務マニュアルの内容は、業務運営用サーバ１１がデータベース１５の業務マニュアルデータベース１５ａにアクセスして取得する。

また、図９に示されるように、ステップフロー（表１−Ｂ−１の箇所）が示された画面において、前記担当者が、ステップフローに示される業務選択ボタンを選択せずに、「業務進捗表」ボタンを押すと、図１０、１２及び１５において表１−Ｂ−３、表１−Ｃ−３及び表１−Ｄ−２の箇所に示されるような業務進捗表が業務用端末１３の表示手段に表示される。この場合、業務進捗表の画面の表示態様は、プログラムに格納されている。そして、商品によって表示態様が異なるので、マスターデータベース１５ｂの商品マスターファイルに格納されている商品コードに基づいて前記表示態様が決定される。該表示態様の中に含まれる業務名としては、商品マスターファイルのステップ業務名・項目業務名を表示する。取引毎（原稿募集の場合は広告コード毎）に業務進捗表を表示するためには入力データベース１５ｃの業務処理時刻データファイル及び業務マニュアルデータベース１５ａの標準処理時間テーブルに基づいて、それぞれの業務の遅滞状況を計算する。この場合、前記入力データベース１５ｃの業務処理時刻データファイルに入力された前業務の終了時刻と、該当業務の終了時刻（業務運営用サーバ１１のクロックに基づき、担当者が終了ボタンを押した時点で自動的に入力される）との差をプログラムで計算する。そして、前記差を業務処理時間として、業務マニュアルデータベース１５ａの標準処理時間テーブルに含まれる標準処理時間と比較する。なお、業務遅滞状況は、業務進捗表の画面に表示された基準で表示され、業務全体の遅滞時間が最も長い取引（原稿募集の場合は広告媒体）を最上位として、順次表示される。

そして、図１７に示されるように、業務進捗表（表１−Ｃ−３の箇所）が示されている画面において、前記担当者が業務進捗表における広告コード１０００１３の「出稿計画・申し込み」ボタンを押した後に、入力画面（表２−Ａの箇所）における「入力画面」ボタンを押すと、図１３に示されるような「出稿計画・申し込み」についての入力画面（表１−Ｃ−４の箇所）が表示される。また、図１８に示されるように、業務進捗表（表１−Ｄ−２の箇所）が示されている画面において、前記担当者が業務進捗表における広告コード１０００１７の「掲載日選定」ボタンを押した後に、入力画面（表２−Ｂの箇所）における「入力画面」ボタンを押すと、図１６に示されるような「掲載日選定」についての入力画面（表１−Ｄ−３の箇所）が表示される。

さらに、図９に示されるように、ステップフロー（表１−Ｂ−１の箇所）が示された画面において、前記担当者が、ステップフローに示される業務選択ボタンを選択せずに、「入力画面」ボタンを押すことによって、前記入力画面を表示させることもできる。該入力画面には、５Ｗ１Ｈ（ｗｈｅｎ、ｗｈｅｒｅ、ｗｈｏ、ｗｈａｔ、ｗｈｙ及びｈｏｗ）の事項のそれぞれに対応する入力欄が表示される。ここで、ｗｈｅｎには、「終了」ボタンが押された時刻が、業務運営用サーバ１１のクロックに基づいて入力される。この場合、前記入力データベース１５ｃの業務処理時刻データファイルに入力された前業務の終了時刻と、該当業務の終了時刻との差をプログラムで計算する。そして、該差を業務処理時間として、業務マニュアルデータベース１５ａの標準処理時間テーブルに含まれる標準処理時間と比較する。なお、実際にかかった業務処理時間が前記業務マニュアルの内容から乖離している場合には、乖離している旨の通知を表示手段に表示させる。例えば、実際にかかった業務処理時間が前記標準処理時間よりも長いときは、「業務名」や「→」にアンダーラインを付して表示する。そして、ｗｈｅｒｅ及びｗｈｏには、部署や担当者のパスワードが、マスターデータベース１５ｂから取得したデータに基づいて入力される。また、ｗｈａｔには、実施された業務が業務項目毎に入力される。さらに、ｈｏｗには、業務マニュアルと同じように業務を実施することができたか否かが入力される。

そして、入力画面における入力が最後まで終了すると、前記担当者は「終了」ボタンを押す。なお、入力画面における入力が最後まで終了しない場合には「登録」ボタンを押して入力を終了することができる。そして、入力されたデータは、入力データベース１５ｃの入力内容データファイル、終了・登録データ入力ファイル、業務処理時刻データファイル及びマニュアル内容確認データファイルに格納され、処理が終了する。

これにより、業務進捗表は業務の担当者毎に構成され、前記入力欄に入力された実施結果が次の担当者の業務進捗表に反映される。例えば、広告担当者マスターを見ると、「出稿計画・申し込み」ステップ業務の担当者と、次の「内容企画・原稿作成」業務の担当者とは異なる。ここで、担当者が、例えば、図１２に示されるように、全体フローに示される「出稿計画・申し込み」の業務進捗表（表１−Ｃ−３の箇所）における広告コード１０００１３の「掲載申し込み」を、図１３に示されるような入力画面（表１−Ｃ−４）から入力して「終了」ボタンを押す。すると、入力データベース１５ｃの広告／終了・登録データ入力ファイルの広告コード１０００３における「出稿計画・申し込み」ステップコードの欄に、「１」の終了フラッグが立つ。そのため、次の「内容企画・原稿作成」業務の担当者が、業務用端末１３の表示手段に業務進捗表を表示させると、広告担当者マスターで担当する項目業務について、広告／終了・登録データ入力ファイルにおいて空欄になっていて、かつ、前の「出稿計画・申し込み」ステップコードの欄に「１」の終了フラッグが立っている取引が検索されて表示される。

また、業務マニュアルは、管理用端末１４の表示手段にも表示されるようになっている。これにより、企業の役員、管理者等も業務マニュアルを閲覧することができる。

次に、フローチャートについて説明する。
ステップＳ１ 業務用端末１３に社員パスワードが入力されると、業務運用サーバ１１は、データベース１５ｂにアクセスして、前記社員パスワードの直轄部署の照会を行う。
ステップＳ２ 業務用端末１３の表示手段に商品名選択画面が表示され、担当者は商品名を選択する。
ステップＳ３ 業務用端末１３の表示手段に最上層の全体フローが表示される。
ステップＳ４ 全体フローの業務選択ボタンを押す。
ステップＳ５ 業務用端末１３の表示手段に第２層のステップフローが表示される。業務選択ボタンを選択した場合はステップＳ６に進み、各種の画面を選択した場合はステップＳ９に進む。
ステップＳ６ ステップフローの業務選択ボタンを押す。
ステップＳ７ 業務用端末１３の表示手段に第３層の項目フローが表示される。
ステップＳ８ 項目フローの業務選択ボタンを押す。
ステップＳ９ 画面を選択する。「業務マニュアル」を選択した場合はステップＳ１０に進み、「業務進捗表」を選択した場合はステップＳ１２に進み、「入力画面」を選択した場合はステップＳ１５に進む。
ステップＳ１０ 「業務マニュアル」ボタンを押す。
ステップＳ１１ 業務用端末１３の表示手段に業務マニュアルが表示される。
ステップＳ１２ 「業務進捗表」ボタンを押す。
ステップＳ１３ 業務用端末１３の表示手段に業務進捗表が表示される。
ステップＳ１４ 「業務進捗表」にある業務選択ボタンを押す。
ステップＳ１５ 「入力画面」ボタンを押す。
ステップＳ１６ 業務用端末１３の表示手段に入力画面が表示される。
ステップＳ１７ 入力欄に入力する。
ステップＳ１８ 入力画面の途中は「登録」を押し、最後まで入力したら「終了」ボタンを押して処理を終了する。

このように、従業員のように業務を実際に運営する担当者が業務用端末１３を操作して、又は、従業員等の業務内容を管理する者が管理用端末１４を操作して、実際に業務を運営した結果を入力データベース１５ｃに記入すると、業務運営用サーバ１１は、取引の種類毎に定められた商品コードに基づいて、マスターデータベース１５ｂに格納された商品マスターファイル等を呼び出し、業務を終了させるまでの時間等のデータに関して、業務マニュアルデータベース１５ａに格納された業務マニュアルと入力データベース１５ｃに入力されたデータとを比較する。

ここで、前記マスターデータベース１５ｂは、前述されたように、取引コード、商品コード及び取引開始時の他、少なくとも前記業務マニュアルに対応した５Ｗ１Ｈの事項を実際に実施した結果を入力することができる欄を含んでいる。そのため、例えば、次の（１）〜（３）のようなことができる。
（１）業務運営用サーバ１１は、業務マニュアルで規定された標準的な業務における所要時間と、実際にかかった時間とを比較することによって、業務の遅滞を確認することができるように表示させる。そのため、従業員等の業務内容を管理する者は、業務の遅滞を容易に管理することができる。例えば、業務が遅滞している場合、業務運営用サーバ１１は、業務進捗表の遅滞業務が「赤色」等の注意を喚起する色に変更する。業務マニュアルにおける５Ｗ１Ｈの事項の中で、業務の開始時点から該当業務までの標準作業時間と該当業務を行うための標準作業時間が「何時（ｗｈｅｎ）」に対応する。そこで、「何時（ｗｈｅｎ）」に関し、業務運営用サーバ１１は、内蔵する時計に基づいて、業務の開始時点から該当業務までの標準作業時間と、業務の開始時点から現在までの時間とを比較し、遅滞が生じている取引の進捗表のうち取引自体の遅滞が生じている場合は、例えば、各ステップを結ぶ線を赤い色で表示させる。また、現在実施中である業務に関し、業務の開始時点から現在までの時間が、該当業務を行うための標準作業時間よりも長い場合、すなわち、遅滞が生じている場合、業務運営用サーバ１１は、遅滞が生じているステップや項目事項の名称を赤い色で表示させる。
（２）従業員等の業務内容を管理する者は、「何時（ｗｈｅｎ）」以外の５Ｗ１Ｈの事項についても、業務の実施状況と業務マニュアルに記載された標準的な事柄とを比較することによって、業務内容を管理することができる。
（３）業務を実際に運営する者は、入力画面に所定の事柄を入力することによって、実施報告を５Ｗ１Ｈの形式で行うことができる。

本実施の形態において、業務運営用サーバ１１は、業務マニュアルの内容に変更があった場合、変更の履歴を表示することができるようになっている。これにより、業務マニュアルの内容に変更があったことを容易に把握することができる。なお、変更の履歴を表示する期間又は回数は、適宜制限することができる。例えば、変更があった後一定期間を経過した場合には変更の履歴を表示しないようにしたり、変更の履歴の表示が所定回数以上行われないようにすることができる。

また、本実施の形態において、一つの取引を複数の担当者で行う場合、一人の担当者が実際に業務を運営した結果を入力データベース１５ｃに記入すると、記入された結果が次の担当者の業務進捗表に自動的に反映されるようになっている。例えば、入力データベース１５ｃにおける５Ｗ１Ｈの事項の中で、「業務（ｗｈａｔ）」に関しての記入が完了すると、業務運営用サーバ１１は、「終了」と判断して、次の項目の担当者を検索し、該担当者の業務用端末１３の表示手段に記入された結果が反映された業務進捗表を表示させることもできる。

さらに、業務運営用サーバ１１が、業務マニュアルデータベース１５ａに格納された業務マニュアルと入力データベース１５ｃに入力されたデータとを比較するので、例えば、次の（１）及び（２）のようなことができる。
（１）業務の実施状況が入力データベース１５ｃに入力され記録として残されるので、業務マニュアル通りに業務が行われていない場合であっても、該業務を停止させることなく、従業員等の業務内容を管理したり、該業務内容の改善を行うことができる。
（２）業務マニュアル通りに業務が行われていない場合、すなわち、実施結果が業務マニュアルの内容から乖離している場合、担当者の業務用端末１３や管理者の管理用端末１４に乖離している旨の通知として、「注意」や「警告」を表示させることができる。これにより、管理者は担当者の業務を停止させることもできる。なお、業務マニュアルの業務内容項目が欠落していたり、業務手順が違っていたりするときも、担当者の業務用端末１３や管理者の管理用端末１４に「注意」や「警告」を表示させることができる。

なお、前記業務進捗表は、業務運営プライオリティに基づいた表示形態を有するものであってもよい。業務を実際に運営する者一人一人に対して作成された業務進捗表のそれぞれにおいて、重要度や遅滞の度合いの大きな業務程上方に表示されるようにすることができる。この場合、あらかじめ定められた「業務重要度」や前述された実施に遅滞が生じたことを示すアンダーラインに基づいて、重要度や遅滞の度合いを定めることができる。例えば、業務運営用サーバ１１は、業務の開始時点から該当業務までの標準作業時間と、実際の業務開始時点から現在までの時間とを比較して、遅滞している取引の業務進捗表を画面の上方に表示する。

さらに、本実施の形態においては、業務マニュアルが階層化されているので、次の（１）及び（２）のようなことができる。
（１）一般的に、業務を細分化して管理しなければ、細かな業務の実施日時や業務毎に担当者が相違するという状況に対応することができないが、細かな業務を業務マニュアルに羅列すると、業務全体を掌握しにくいので、新人教育等には利用することができない。しかし、本実施の形態においては、業務マニュアルが階層化されているので、細かな業務の実施日時や業務毎に担当者が相違するという状況に対応することができ、かつ、新人教育等にも利用することができる。
（２）一般的に、少なくとも部署毎の業務を明確にするため、細かな業務を部署毎にまとめる必要があるが、本実施の形態においては、業務マニュアルが階層化されているので、業務を部署単位等で管理することができる。

また、前記業務マニュアルは、業務について目的や理由を知りたいときには、例えば、マウスの右ボタンをクリックすることによって、該当業務の５Ｗ１Ｈの事項を選択するための画面を表示させ、マウスの左ボタンをクリックすることによって「理由（ｗｈｙ）」を選択すると、「理由（ｗｈｙ）」の事項が表示されるようにすることもできる。さらに、業務についてノウハウを知りたいときには、マウスの右ボタンをクリックすることによって、該当業務の５Ｗ１Ｈの事項を選択するための画面を表示させ、マウスの左ボタンをクリックすることによって「方法（ｈｏｗ）」を選択すると、「方法（ｈｏｗ）」の事項が表示されるようにすることもできる。

このように、本実施の形態においては、業務マニュアルは、５Ｗ１Ｈの事項を含み、複数の階層を構成するように階層化されている。そのため、業務マニュアルを閲覧しただけで該業務マニュアルに則って適切に業務を運営することができ、研修にかかる費用や時間を低減させることができる。

また、前記業務マニュアルは、業務について目的や理由を知りたいときには「理由（ｗｈｙ）」の事項が表示され、業務についてノウハウを知りたいときには、「方法（ｈｏｗ）」の事項が表示されるようになっている。そのため、従業員等が多人数であっても一人一人が企業等の業務運営方針に従って業務を運営することができ、業務の進捗状況を管理することができ、従業員等に常に業務の本質を考えさせることができる。

また、入力データベース１５ｃは、取引コード、商品コード及び取引開始時の他、少なくとも前記業務マニュアルに対応した５Ｗ１Ｈの事項を実際に実施した結果を入力することができる欄を含んでいる。そのため、従業員等が多人数であっても一人一人の業務内容を適切に管理することができる。また、業務を運営するための手順、方法等も頻繁に変更されても研修を実施する必要がなく、業務に慣れるまでに時間を短縮することができる。さらに、業務を運営する過程で修得されるノウハウを共有することができ、企業等の規模が大きかったり、広い地域に拡散して業務を運営する場合でも円滑に業務を運営することができる。

なお、本発明は前記実施の形態に限定されるものではなく、本発明の趣旨に基づいて種々変形させることが可能であり、それらを本発明の範囲から排除するものではない。

本発明の実施の形態における業務運営用システムの構成を示す図である。 本発明の実施の形態における業務マニュアルデータベースのデータファイル構成を示す第１の図である。 本発明の実施の形態における業務マニュアルデータベースのデータファイル構成を示す第２の図である。 本発明の実施の形態におけるマスターデータベースのデータファイル構成を示す第１の図である。 本発明の実施の形態におけるマスターデータベースのデータファイル構成を示す第２の図である。 本発明の実施の形態における入力データベースのデータファイル構成を示す第１の図である。 本発明の実施の形態における入力データベースのデータファイル構成を示す第２の図である。 本発明の実施の形態における端末の表示手段の画面を示す第１の図である。 本発明の実施の形態における端末の表示手段の画面を示す第２の図である。 本発明の実施の形態における端末の表示手段の画面を示す第３の図である。 本発明の実施の形態における端末の表示手段の画面を示す第４の図である。 本発明の実施の形態における端末の表示手段の画面を示す第５の図である。 本発明の実施の形態における端末の表示手段の画面を示す第６の図である。 本発明の実施の形態における端末の表示手段の画面を示す第７の図である。 本発明の実施の形態における端末の表示手段の画面を示す第８の図である。 本発明の実施の形態における端末の表示手段の画面を示す第９の図である。 本発明の実施の形態における端末の表示手段の画面を示す第１０の図である。 本発明の実施の形態における端末の表示手段の画面を示す第１１の図である。 本発明の実施の形態における業務運営用システムの動作を示すフローチャートである。

符号の説明

１０ 業務運営用システム
１１ 業務運営用サーバ
１２ ネットワーク
１３、１３ａ、１３ｂ 業務用端末
１４、１４ａ、１４ｂ 管理用端末
１５ データベース

Claims (7)

1. （ａ）業務フロー及び５Ｗ１Ｈの事項を備える業務マニュアル、並びに、前記５Ｗ１Ｈの事項の実施結果が入力されるファイルを格納するデータベースが接続されたサーバと、
   （ｂ）前記業務マニュアルを表示する表示手段、及び、前記ファイルに入力する入力手段を備える端末とを有し、
   （ｃ）前記業務マニュアルは、商品毎に、かつ、階層化されて構成され、
   （ｄ）商品コードが指定されると該当する業務マニュアルの少なくとも最上位階層の業務フローが前記端末の表示手段に表示されることを特徴とする業務運営用システム。
2. （ａ）前記端末の表示手段は、前記業務マニュアルの５Ｗ１Ｈの事項に対応する入力欄を表示し、
   （ｂ）該入力欄に入力された実施結果が前記ファイルに入力される請求項１に記載の業務運営用システム。
3. （ａ）前記データベースは、取引毎の業務フローを含む業務進捗表を格納し、
   （ｂ）前記端末の表示手段に表示された業務進捗表の中から該当する取引の業務フローにおける業務内容項目を選択すると、該業務内容項目の実施結果の入力欄が表示される請求項２に記載の業務運営用システム。
4. 前記業務進捗表は業務運営プライオリティを示す請求項３に記載の業務運営用システム。
5. 前記業務進捗表は業務の担当者毎に構成され、前記入力欄に入力された実施結果が次の担当者の業務進捗表に反映される請求項３に記載の業務運営用システム。
6. 前記サーバは、前記業務マニュアルの内容と前記ファイルに入力された実施結果とを比較し、該実施結果が前記業務マニュアルの内容から乖離している場合に乖離している旨の通知を前記端末の表示手段に表示させる請求項１〜５のいずれか１項に記載の業務運営用システム。
7. （ａ）取引毎の業務フローを含む業務進捗表を格納するデータベースが接続されたサーバと、
   （ｂ）前記業務進捗表を表示する表示手段、及び、入力手段を備える端末とを有し、
   （ｃ）前記端末の表示手段に表示された業務進捗表の中から該当する取引の業務フローにおける業務内容項目を選択すると、該業務内容項目の実施結果の入力欄が表示されることを特徴とする業務運営用システム。
   

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