JP2005173756A - 業務運営用システム - Google Patents
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Abstract
【課題】業務マニュアルを閲覧しただけで該業務マニュアルに則って適切に業務を運営することができ、研修にかかる費用や時間を低減させることができ、従業員等が多人数であっても一人一人の業務内容を適切に管理することができるようにする。
【解決手段】業務フロー及び5W1Hの事項を備える業務マニュアル、並びに、前記5W1Hの事項の実施結果が入力されるファイルを格納するデータベース15が接続されたサーバと、前記業務マニュアルを表示する表示手段、及び、前記ファイルに入力する入力手段を備える端末とを有し、前記業務マニュアルは、商品毎に、かつ、階層化されて構成され、商品コードが指定されると該当する業務マニュアルの少なくとも最上位階層の業務フローが前記端末の表示手段に表示される。
【選択図】図1
【解決手段】業務フロー及び5W1Hの事項を備える業務マニュアル、並びに、前記5W1Hの事項の実施結果が入力されるファイルを格納するデータベース15が接続されたサーバと、前記業務マニュアルを表示する表示手段、及び、前記ファイルに入力する入力手段を備える端末とを有し、前記業務マニュアルは、商品毎に、かつ、階層化されて構成され、商品コードが指定されると該当する業務マニュアルの少なくとも最上位階層の業務フローが前記端末の表示手段に表示される。
【選択図】図1
Description
本発明は、業務運営用システムに関するものである。
従来、各種の業務を運営する企業等の組織においては、業務を運営するための手順、方法等が記載された業務マニュアルを電子化し、コンピュータ端末を操作することにより閲覧可能とすることによって、企業等に属する多数の従業員等が、一つの業務マニュアルを共有することができるようになっている(例えば、特許文献1参照。)。これにより、例えば、サーバ等の記憶手段に業務マニュアルを格納し、イントラネット、インターネット等のネットワークを介して、各従業員等がパーソナルコンピュータ等のコンピュータ端末を操作して前記サーバにアクセスすることによって、遠隔地からでも随時最新の業務マニュアルを閲覧することができる。
特開平4−182856号公報
しかしながら、前記従来のシステムにおいては、業務マニュアルをコンピュータ端末から閲覧可能な状態とするだけであるので、従業員等に業務マニュアルに則って適切に業務を運営させることができなかった。一般的に、企業等において遂行される業務は、多岐に亘(わた)り、複雑化しているので、業務マニュアルに記載されている業務を運営するための手順、方法等も、同様に、多岐に亘り、複雑化しているので、一読しただけで理解することは困難である。そのため、従業員等は、業務マニュアルを閲覧しただけでは該業務マニュアルに則って適切に業務を運営することができなかった。この場合、企業等の業務が円滑に遂行されず、顧客に対して提供する商品やサービスの品質が低下してしまう。
そこで、企業等においては、従業員等に対する研修を実施して、業務マニュアルに記載されている手順、方法等を理解させているが、研修にかかる費用や時間が膨大なものとなり、企業等の負担するコストが高くなってしまう。
また、一般的に、従業員等は業務に慣れてくると業務マニュアルに記載されている手順、方法等を遵守せずに、独自に変更した手順、方法等によって業務を運営する傾向がある。この場合、企業等の業務が全体として円滑に運営されず、顧客に対して提供する商品やサービスの品質が低下してしまうが、従業員等が多人数であると、一人一人の業務内容を適切に管理することが困難であり、誰がどのように業務を運営しているのかを把握することができなかった。
さらに、近年においては、顧客ニーズ、社会環境等の変化が著しいために、業務を運営するための手順、方法等も頻繁に変更される。これに伴い、業務マニュアルも頻繁に変更されるが、前述されたように、従業員等は業務マニュアルを閲覧しただけでは該業務マニュアルに則って適切に業務を運営することができないので、研修を実施する必要がある。そのため、研修を頻繁に実施する必要があり、企業等の負担するコストが高くなってしまう。
さらに、新人の従業員等は、研修を受けても業務に慣れるまでに時間がかかるので、企業等の業務が円滑に運営されるまでに時間がかかってしまう。一方、古参の従業員等は、変更された業務に慣れるまでに時間がかかるので、業務内容に変更があると、業務が円滑に運営されるまでに時間がかかってしまう。
さらに、どの業務を優先的に運営するか、すなわち、業務運営プライオリティをどのように決定するか等の業務運営方針については、古参の従業員等であっても、企業等の業務運営方針を的確に把握していないことがある。従業員等が多人数であっても、一人一人が企業等の業務運営方針に従って、業務を運営する必要がある。
さらに、企業等における業務量が多いと、各業務の進捗(ちょく)状況を適切に管理することが困難であり、どの業務がどの程度進捗しているのかを把握することが困難であった。そして、すべての業務の進捗状況を管理するためにかかる費用や時間が膨大なものとなり、企業等の負担するコストが高くなってしまう。
さらに、一般的に、従業員等は業務に慣れてくると、業務の本質を考えることなく業務を運営する傾向があり、問題が生じた場合、適切に対処することができなくなってしまう。
さらに、業務を円滑に運営するためには、様々なノウハウが必要であるが、従来の業務マニュアルには、業務を運営する過程で修得されるノウハウが記載されていない。そのため、すべての従業員等によって業務を運営するために必要なノウハウを共有することができなかった。
さらに、企業等の規模が大きかったり、広い地域に拡散して業務を運営する必要がある場合、前述された各種の問題はより深刻なものとなる。
本発明は、前記従来のシステムにおける問題点を解決して、業務マニュアルを閲覧しただけで該業務マニュアルに則って適切に業務を運営することができ、研修にかかる費用や時間を低減させることができ、従業員等が多人数であっても一人一人の業務内容を適切に管理することができ、業務を運営するための手順、方法等が頻繁に変更されても研修を実施する必要がなく、業務に慣れるまでに時間を短縮することができ、従業員等が多人数であっても一人一人が企業等の業務運営方針に従って業務を運営することができ、該業務の進捗状況を管理することができ、従業員等に常に業務の本質を考えさせることができ、業務を運営する過程で修得されるノウハウを共有することができ、企業等の規模が大きかったり、広い地域に拡散して業務を運営する場合でも円滑に業務を運営することができる業務運営用システムを提供することを目的とする。
本発明の業務運営用システムにおいては、業務フロー及び5W1Hの事項を備える業務マニュアル、並びに、前記5W1Hの事項の実施結果が入力されるファイルを格納するデータベースが接続されたサーバと、前記業務マニュアルを表示する表示手段、及び、前記ファイルに入力する入力手段を備える端末とを有し、前記業務マニュアルは、商品毎に、かつ、階層化されて構成され、商品コードが指定されると該当する業務マニュアルの少なくとも最上位階層の業務フローが前記端末の表示手段に表示される。
本発明の他の業務運営用システムにおいては、さらに、前記端末の表示手段は、前記業務マニュアルの5W1Hの事項に対応する入力欄を表示し、該入力欄に入力された実施結果が前記ファイルに入力される。
本発明の更に他の業務運営用システムにおいては、さらに、前記データベースは、取引毎の業務フローを含む業務進捗表を格納し、前記端末の表示手段に表示された業務進捗表の中から該当する取引の業務フローにおける業務内容項目を選択すると、該業務内容項目の実施結果の入力欄が表示される。
本発明の更に他の業務運営用システムにおいては、さらに、前記業務進捗表は業務運営プライオリティを示す。
本発明の更に他の業務運営用システムにおいては、さらに、前記業務進捗表は業務の担当者毎に構成され、前記入力欄に入力された実施結果が次の担当者の業務進捗表に反映される。
本発明の更に他の業務運営用システムにおいては、さらに、前記サーバは、前記業務マニュアルの内容と前記ファイルに入力された実施結果とを比較し、該実施結果が前記業務マニュアルの内容から乖(かい)離している場合に乖離している旨の通知を前記端末の表示手段に表示させる。
本発明の更に他の業務運営用システムにおいては、取引毎の業務フローを含む業務進捗表を格納するデータベースが接続されたサーバと、前記業務進捗表を表示する表示手段、及び、入力手段を備える端末とを有し、前記端末の表示手段に表示された業務進捗表の中から該当する取引の業務フローにおける業務内容項目を選択すると、該業務内容項目の実施結果の入力欄が表示される。
本発明によれば、業務運営用システムにおいては、業務フロー及び5W1Hの事項を備える業務マニュアル、並びに、前記5W1Hの事項の実施結果が入力されるファイルを格納するデータベースが接続されたサーバと、前記業務マニュアルを表示する表示手段、及び、前記ファイルに入力する入力手段を備える端末とを有し、前記業務マニュアルは、商品毎に、かつ、階層化されて構成され、商品コードが指定されると該当する業務マニュアルの少なくとも最上位階層の業務フローが前記端末の表示手段に表示される。
この場合、新人教育や業務変更等における従業員の研修にかかる時間と費用を低減し、業務の遂行を支援することができる。また、企業等の方針通りに業務が行われるように管理することができる。さらに、インターネットを使う場合には、企業等の規模や地理的な条件に関係なく業務を円滑に進めることができる。
さらに、従業員を短時間で教育し、業務遂行支援ができるので、従業員を均質化し、更に従業員の管理を行うことができる。そのため、今までにはなかった業務支援専門のビジネスを行うことができる。あるいは、他の企業等の業務を代行するサービスが行えるので、今までにはなかった専門のビジネスを行うことができる。
以下、本発明の実施の形態について図面を参照しながら詳細に説明する。
図1は本発明の実施の形態における業務運営用システムの構成を示す図、図2は本発明の実施の形態における業務マニュアルデータベースのデータファイル構成を示す第1の図、図3は本発明の実施の形態における業務マニュアルデータベースのデータファイル構成を示す第2の図、図4は本発明の実施の形態におけるマスターデータベースのデータファイル構成を示す第1の図、図5は本発明の実施の形態におけるマスターデータベースのデータファイル構成を示す第2の図、図6は本発明の実施の形態における入力データベースのデータファイル構成を示す第1の図、図7は本発明の実施の形態における入力データベースのデータファイル構成を示す第2の図である。
図1において、10は業務運営用システムであり、サーバとしての業務運営用サーバ11、ネットワーク12、端末としての業務用端末13a及び業務用端末13b、端末としての管理用端末14a及び管理用端末14b、並びに、業務マニュアルデータベース15a、マスターデータベース15b及び入力データベース15cを備えるデータベース15を有する。なお、前記業務用端末13a及び業務用端末13b並びに管理用端末14a及び管理用端末14bを統合的に説明する場合には、それぞれ、業務用端末13及び管理用端末14として説明する。そして、該業務用端末13及び管理用端末14の数は、単数であっても、また、三つ以上であってもよく、任意に設定することができる。
ここで、前記業務運営用システム10は、各種の原材料、部品、最終製品等を製造する製造業、各種の商品の卸し売り又は小売りを行う販売業、各種サービスを提供するサービス業等の各業種に属する企業、団体、組合、事務所等が、その業務を運営するために使用するコンピュータシステムである。そして、前記業務運営用システム10は、いかなる業種におけるいかなる企業、団体、組合、事務所等によって使用されるものであってもよいが、本実施の形態においては、説明の都合上、一般的な個人が自己の小説、随筆、歌集、写真集等の文芸作品を出版する、いわゆる個人出版に関連したサービスを提供する企業によって使用されるものである場合について説明する。
そして、前記業務用端末13は、CPU、MPU等の演算手段、半導体メモリ、磁気ディスク等の記憶手段、キーボード、マウス、ジョイスティック、タッチパネル、ペン入力タブレット等の入力手段、CRT、液晶ディスプレイ、LED(Light Emitting Diode)ディスプレイ等の表示手段、入出力インターフェイス、通信インターフェイス等を備えるコンピュータであり、前記企業に雇用されている従業員のように、業務を実際に運営する者が操作するようになっている。なお、前記業務用端末13は、例えば、パーソナルコンピュータであるが、携帯電話機、PHS(Personal Handy−Phone System)電話機、PDA(Personal Digital Assistant)、電子手帳、ゲーム機等であってもよく、通信機能を有しネットワーク12に接続可能なものであれば、いかなるものであってもよい。
また、前記管理用端末14は、CPU、MPU等の演算手段、半導体メモリ、磁気ディスク等の記憶手段、キーボード、マウス、ジョイスティック、タッチパネル、ペン入力タブレット等の入力手段、CRT、液晶ディスプレイ、LEDディスプレイ等の表示手段、入出力インターフェイス、通信インターフェイス等を備えるコンピュータであり、前記企業の役員、管理者等のように、従業員等の業務内容を管理する者が操作するようになっている。なお、前記管理用端末14は、例えば、パーソナルコンピュータであるが、携帯電話機、PHS電話機、PDA、電子手帳、ゲーム機等であってもよく、通信機能を有しネットワーク12に接続可能なものであれば、いかなるものであってもよい。
さらに、前記ネットワーク12は、無線又は有線の専用通信回線網又は公衆通信回線網、インターネット、イントラネット、LAN(Local Area Network)、WAN(Wide Area Network)、VPN(Virtual Private Network)、電話回線網、携帯電話回線網等いかなる種類のネットワークであってもよいし、複数種類のネットワークを結合したものであってもよい。ここで、前記ネットワーク12がインターネットを含むものである場合、企業の規模や地理的な条件に関係なく、業務を円滑に進めることができる。
さらに、前記業務運営用サーバ11は、CPU、MPU等の演算手段、半導体メモリ、磁気ディスク等の記憶手段、キーボード、ジョイスティック、タッチパネル、ペン入力タブレット等の入力手段、CRT、液晶ディスプレイ、LEDディスプレイ等の表示手段、入出力インターフェイス、通信インターフェイス等を備えるコンピュータであり、前記ネットワーク12に接続される。なお、前記業務運営用サーバ11は、必ずしも単一のサーバでなくてもよく、複数のサーバを有機的に結合した分散型サーバであってもよいし、他の大型コンピュータと一体的に構成されたものであってもよいし、大型コンピュータの内部に構築されたシステムの一つであってもよい。
さらに、前記データベース15は、半導体メモリ、磁気ディスク等の記憶手段、入出力インターフェイス、通信インターフェイス等を備えるデータベースであり、前記業務運営用サーバ11に接続され、業務マニュアルデータベース15a、マスターデータベース15b及び入力データベース15cを備える。なお、前記データベース15は、独立して構成されたものでなくてもよく、前記業務運営用サーバ11の記憶手段内に構築されたものであってもよい。また、業務マニュアルデータベース15a、マスターデータベース15b及び入力データベース15cは、それぞれ独立して構成されたものであってもよい。そして、前記業務マニュアルデータベース15aは、業務マニュアルを格納するものであり、図2及び3に示されるようなデータファイル構成を有する。ここでは、前記業務マニュアルが、いわゆる個人出版に関連したサービスを提供する企業によって使用される業務マニュアルである場合について説明する。
この場合、業務マニュアルは、5W1H(when、where、who、what、why及びhow)の事項を含んでいる。すなわち、(1)何時(when):業務を終了させるまでの標準時間、(2)どこで(where):業務を担当する部署名、(3)誰が(who):業務担当者名、(4)何を(what):業務の内容(テキスト)、(5)なぜ(why):業務の実施理由・目的(テキスト)、(6)どのように(how):業務の実施ノウハウ(テキスト)、等の事項を含むように構成される。
また、業務マニュアルは、実際に業務を運営した結果として、5W1Hの事項を記入する欄を含んでいる。すなわち、(1)何時(when):業務を終了させた日時、(2)どこで(where):業務を担当する部署名、(3)誰が(who):業務担当者名(担当者の業務用端末13のID番号)、(4)何を(what):業務の内容がマニュアル通りできたかどうかの担当者報告欄、(5)なぜ(why):業務の実施理由・目的がマニュアル通りできたかどうかの担当者所見欄、(6)どのように(how):業務の実施方法がマニュアル通りできたかどうかの担当者所見欄等の欄を含むように構成される。
そして、前記マスターデータベース15bは、業務マニュアルデータベース15aに格納されているマスターファイル以外のマスターファイル、すなわち、その他のマスターファイルを格納するものであり、図4及び5に示されるようなデータファイル構成を有する。
この場合、前記その他のマスターファイルは、商品マスターファイルを備える。そして、一つ一つの取引毎に取引コード(原稿募集業務では“広告コード”を、受注業務、制作業務及び販売業務では“作品コード”を取引コードという)が定められ、取引の種類毎に商品コードが定められている。また、商品マスターファイルは、商品コードの他に、前記業務マニュアルにおける5W1Hの事項の中の少なくとも二項目を含んでいる。すなわち、(1)商品コード、(2)何時(when):業務を終了させるまでの標準時間、(3)何を(what):業務の内容(テキスト)等の事項を含むように構成される。
また、前記入力データベース15cは、図6及び7に示されるようなデータファイル構成を有し、取引コード、商品コード及び取引開始時の他、少なくとも前記業務マニュアルに対応した5W1Hの事項を実際に実施した結果を入力することができる欄を含んでいる。すなわち、(1)何時(when):業務を終了させた日時、(2)どこで(where):業務を担当する部署名、(3)誰が(who):業務担当者名(担当者の業務用端末13のID番号)、(4)何を(what):業務の内容がマニュアル通りできたかどうかの担当者報告欄、(5)なぜ(why):業務の実施理由・目的がマニュアル通りできたかどうかの担当者所見欄、(6)どのように(how):業務の実施方法がマニュアル通りできたかどうかの担当者所見欄、(7)取引コード、(8)商品コード、(9)取引開始時等の欄を含むように構成される。そして、一つ一つの取引毎に取引コードが定められ、取引の種類毎に商品コードが定められ、該商品コードから標準処理時間テーブルを呼び出し、業務を終了させるまでの時間等のデータを実際の入力データと比較することができる。
本実施の形態において、前記業務運営用サーバ11は、前記個人出版に関連したサービスを提供する企業の業務処理を実行する。また、前記企業の従業員は、業務用端末13を操作して業務運営用サーバ11にアクセスすることによって、前記業務マニュアルデータベース15aに格納された業務マニュアルを閲覧したり、該業務マニュアルの所定箇所に書き込んだりすることができる。さらに、前記マスターデータベース15bに格納されたマスターファイルを閲覧することもできる。
次に、前記構成の業務運営用システム10の動作について説明する。
図8は本発明の実施の形態における端末の表示手段の画面を示す第1の図、図9は本発明の実施の形態における端末の表示手段の画面を示す第2の図、図10は本発明の実施の形態における端末の表示手段の画面を示す第3の図、図11は本発明の実施の形態における端末の表示手段の画面を示す第4の図、図12は本発明の実施の形態における端末の表示手段の画面を示す第5の図、図13は本発明の実施の形態における端末の表示手段の画面を示す第6の図、図14は本発明の実施の形態における端末の表示手段の画面を示す第7の図、図15は本発明の実施の形態における端末の表示手段の画面を示す第8の図、図16は本発明の実施の形態における端末の表示手段の画面を示す第9の図、図17は本発明の実施の形態における端末の表示手段の画面を示す第10の図、図18は本発明の実施の形態における端末の表示手段の画面を示す第11の図、図19は本発明の実施の形態における業務運営用システムの動作を示すフローチャートである。
ここでは、前記業務マニュアルが、いわゆる個人出版に関連したサービスを提供する企業によって使用される業務マニュアルである場合について説明する。本実施の形態において、業務マニュアルは、複数の階層を構成するように階層化されており、上位の階層に含まれる業務内容項目を選択すると、該業務内容項目に含まれるより下位の階層における業務内容項目が展開されるようになっている。すなわち、業務を大きな観点からみていくつかの業務内容項目に分類分けし、各業務内容項目に属する業務をより小さな観点からみていくつかの業務内容項目にさらに分類分けし、さらに、各業務内容項目に属する業務をより小さな観点からみていくつかの業務内容項目に分類分けするようにして構成されている。なお、階層の数は、二つであってもよいし、四つ以上であってもよいが、ここでは、三つである場合について説明する。この場合、前記業務マニュアルにおける最上位の階層の業務フローは全体フローと称され、中間の階層の業務フローはステップフローと称され、最下位の階層の業務フローは項目フローと称されるものとする。
そして、業務フローは、業務用端末13の表示手段に表示される。なお、業務用端末13の表示手段の画面サイズが小さく、業務フローのすべてを一つの画面に表示することができない場合には、スクロールすることによって、表示することが望ましい。
本実施の形態において、前記入力データベース15cに実際に業務を運営した結果として、5W1Hの事項を記入する場合、担当者は、業務用端末13を操作して、社員パスワードを入力する。そして、該社員パスワードは、ネットワーク12を介して、業務運営用サーバ11に送信される。該業務運営用サーバ11は、前記社員パスワードを受信すると、データベース15のマスターデータベース15bにアクセスして、前記社員パスワード及び直轄部署の照会を行う。そして、前記社員パスワード及び直轄部署が正しいことが確認されると、業務運営用サーバ11がマスターデータベース15bから取得したデータに基づき、業務用端末13の表示手段に商品名選択画面が表示される。
続いて、前記担当者が商品名選択画面に表示された商品名を選択すると、プログラムに基づき、図8に示されるような業務マニュアルを表示するための画面が表示される。該画面には、最上層、すなわち、最上位の階層の業務フローである全体フロー(表1−Aの箇所)が含まれる。なお、全体フローは、選択された商品によって相違し、あらかじめプログラムに組み込まれている。そして、選択された商品名に対応する商品コードが、マスターデータベース15bから取得され、取得された商品コードに応じた画面が表示される。図8は、商品が一般原稿共同出版であり、商品コードが11である例を示している。また、すべての業務の流れを時間的な観点から管理するために、各業務事項の下には、最初の業務事項を開始してからの標準処理時間が示されている。
続いて、前記担当者が図8に示される画面において、全体フローに示される業務選択ボタンの中から「原稿募集」ボタンを押して「原稿募集」を選択すると、図9に示されるような画面が表示される。該画面には、第2層、すなわち、中間の階層の業務フローであるステップフロー(表1−B−1の箇所)が含まれる。なお、「受注」、「制作」及び「販売」を選択した場合には、「受注」、「制作」及び「販売」のステップフローがそれぞれ表示される。そして、前記担当者が「原稿募集」ボタンを押した後に「業務マニュアル」ボタンを押すと、「原稿募集」についての業務マニュアル(表1−B−2の箇所)が表示される。また、前記担当者が「原稿募集」ボタンを押した後に「業務進捗表」ボタンを押すと、図10に示されるように、「原稿募集」についての業務進捗表(表1−B−3の箇所)が表示される。なお、所望の項目の選択は、業務用端末13のマウス等の入力手段を操作し、例えば、所望の項目にカーソル、ポインタ等を当ててボタンをクリックして押すことによって行うことができる。
続いて、前記担当者が図9又は10に示される画面において、ステップフローに示される業務選択ボタンの中から「出稿計画・申し込み」ボタンを押すと、図11に示されるような第3層、すなわち、最下位の階層の業務フローである項目フロー(表1−C−1の箇所)が表示される。そして、前記担当者が「出稿計画・申し込み」ボタンを押した後に「業務マニュアル」ボタンを押すと、「出稿計画・申し込み」についての業務マニュアル(表1−C−2の箇所)が表示される。該業務マニュアルは5W1Hの事項を備えている。なお、「内容企画・原稿作成」、「広告制作」、「入稿・掲載」及び「反響調査」を選択した場合には、「内容企画・原稿作成」、「広告制作」、「入稿・掲載」及び「反響調査」についての業務マニュアルがそれぞれ表示される。また、前記担当者が「出稿計画・申し込み」ボタンを押した後に「業務進捗表」ボタンを押すと、図12に示されるように、「出稿計画・申し込み」についての業務進捗表(表1−C−3の箇所)が表示される。なお、「内容企画・原稿作成」、「広告制作」、「入稿・掲載」及び「反響調査」を選択した場合には、「内容企画・原稿作成」、「広告制作」、「入稿・掲載」及び「反響調査」についての業務進捗表がそれぞれ表示される。さらに、前記担当者が、「出稿計画・申し込み」ボタンを押した後に「入力画面」ボタンを押すと、図13に示されるように、「出稿計画・申し込み」についての入力画面(表1−C−4の箇所)が表示される。なお、「内容企画・原稿作成」、「広告制作」、「入稿・掲載」及び「反響調査」を選択した場合には、「内容企画・原稿作成」、「広告制作」、「入稿・掲載」及び「反響調査」についての入力画面がそれぞれ表示される。
続いて、前記担当者が図11〜13に示される画面において、項目フローに示される業務選択ボタンの中から「掲載日選定」ボタンを押した後に「業務マニュアル」ボタンを押すと、図14に示されるような「掲載日選定」についての業務マニュアル(表1−D−1の箇所)が表示される。該業務マニュアルは5W1Hの事項を備えている。なお、「予算を検討」、「掲載媒体選定」、「掲載スペース選定」及び「掲載申し込み」を選択した場合には、「予算を検討」、「掲載媒体選定」、「掲載スペース選定」及び「掲載申し込み」についての業務マニュアルがそれぞれ表示される。また、前記担当者が「掲載日選定」ボタンを押した後に「業務進捗表」ボタンを押すと、図15に示されるように、「掲載日選定」についての業務進捗表(表1−D−2の箇所)が表示される。なお、「予算を検討」、「掲載媒体選定」、「掲載スペース選定」及び「掲載申し込み」を選択した場合には、「予算を検討」、「掲載媒体選定」、「掲載スペース選定」及び「掲載申し込み」についての業務進捗表がそれぞれ表示される。このように、項目名で絞り込んで業務を行うと、同じ業務をまとめて行うことができ、業務効率が向上する。
なお、前記担当者が、前記業務進捗表において「掲載日選定」ボタンを押して「掲載日選定」を選択した後に「入力画面」ボタンを押すと、図16に示されるような「掲載日選定」についての入力画面(表1−D−3の箇所)が表示される。また、項目フローに示される業務選択ボタンの中から「掲載日選定」ボタンを押して「掲載日選定」を選択した後に「入力画面」ボタンを押しても、図16に示されるような「掲載日選定」についての入力画面(表1−D−3の箇所)が表示される。該入力画面には、「掲載日選定」が未だ入力されていない広告媒体(広告コード:100017)のみが表示される。このように、項目業務まで絞り込んで業務を行うので、同じ業務をまとめて行うことができ、業務効率が向上する。なお、「予算を検討」、「掲載媒体選定」、「掲載スペース選定」及び「掲載申し込み」を選択した場合には、「予算を検討」、「掲載媒体選定」、「掲載スペース選定」及び「掲載申し込み」についての入力画面がそれぞれ表示される。
ところで、図9に示されるように、ステップフロー(表1−B−1の箇所)が示された画面において、ステップフローに示される業務選択ボタンを選択せずに、各種の画面を選択して表示させることができる。同様に、前記担当者が「業務マニュアル」ボタンを押すと、図11及び14において表1−C−2及び表1−D−1の箇所に示されるような業務マニュアルが業務用端末13の表示手段に表示される。なお、表1−B−2、表1−C−2及び表1−D−1の箇所に示されるような業務マニュアルの内容は、業務運営用サーバ11がデータベース15の業務マニュアルデータベース15aにアクセスして取得する。
また、図9に示されるように、ステップフロー(表1−B−1の箇所)が示された画面において、前記担当者が、ステップフローに示される業務選択ボタンを選択せずに、「業務進捗表」ボタンを押すと、図10、12及び15において表1−B−3、表1−C−3及び表1−D−2の箇所に示されるような業務進捗表が業務用端末13の表示手段に表示される。この場合、業務進捗表の画面の表示態様は、プログラムに格納されている。そして、商品によって表示態様が異なるので、マスターデータベース15bの商品マスターファイルに格納されている商品コードに基づいて前記表示態様が決定される。該表示態様の中に含まれる業務名としては、商品マスターファイルのステップ業務名・項目業務名を表示する。取引毎(原稿募集の場合は広告コード毎)に業務進捗表を表示するためには入力データベース15cの業務処理時刻データファイル及び業務マニュアルデータベース15aの標準処理時間テーブルに基づいて、それぞれの業務の遅滞状況を計算する。この場合、前記入力データベース15cの業務処理時刻データファイルに入力された前業務の終了時刻と、該当業務の終了時刻(業務運営用サーバ11のクロックに基づき、担当者が終了ボタンを押した時点で自動的に入力される)との差をプログラムで計算する。そして、前記差を業務処理時間として、業務マニュアルデータベース15aの標準処理時間テーブルに含まれる標準処理時間と比較する。なお、業務遅滞状況は、業務進捗表の画面に表示された基準で表示され、業務全体の遅滞時間が最も長い取引(原稿募集の場合は広告媒体)を最上位として、順次表示される。
そして、図17に示されるように、業務進捗表(表1−C−3の箇所)が示されている画面において、前記担当者が業務進捗表における広告コード100013の「出稿計画・申し込み」ボタンを押した後に、入力画面(表2−Aの箇所)における「入力画面」ボタンを押すと、図13に示されるような「出稿計画・申し込み」についての入力画面(表1−C−4の箇所)が表示される。また、図18に示されるように、業務進捗表(表1−D−2の箇所)が示されている画面において、前記担当者が業務進捗表における広告コード100017の「掲載日選定」ボタンを押した後に、入力画面(表2−Bの箇所)における「入力画面」ボタンを押すと、図16に示されるような「掲載日選定」についての入力画面(表1−D−3の箇所)が表示される。
さらに、図9に示されるように、ステップフロー(表1−B−1の箇所)が示された画面において、前記担当者が、ステップフローに示される業務選択ボタンを選択せずに、「入力画面」ボタンを押すことによって、前記入力画面を表示させることもできる。該入力画面には、5W1H(when、where、who、what、why及びhow)の事項のそれぞれに対応する入力欄が表示される。ここで、whenには、「終了」ボタンが押された時刻が、業務運営用サーバ11のクロックに基づいて入力される。この場合、前記入力データベース15cの業務処理時刻データファイルに入力された前業務の終了時刻と、該当業務の終了時刻との差をプログラムで計算する。そして、該差を業務処理時間として、業務マニュアルデータベース15aの標準処理時間テーブルに含まれる標準処理時間と比較する。なお、実際にかかった業務処理時間が前記業務マニュアルの内容から乖離している場合には、乖離している旨の通知を表示手段に表示させる。例えば、実際にかかった業務処理時間が前記標準処理時間よりも長いときは、「業務名」や「→」にアンダーラインを付して表示する。そして、where及びwhoには、部署や担当者のパスワードが、マスターデータベース15bから取得したデータに基づいて入力される。また、whatには、実施された業務が業務項目毎に入力される。さらに、howには、業務マニュアルと同じように業務を実施することができたか否かが入力される。
そして、入力画面における入力が最後まで終了すると、前記担当者は「終了」ボタンを押す。なお、入力画面における入力が最後まで終了しない場合には「登録」ボタンを押して入力を終了することができる。そして、入力されたデータは、入力データベース15cの入力内容データファイル、終了・登録データ入力ファイル、業務処理時刻データファイル及びマニュアル内容確認データファイルに格納され、処理が終了する。
これにより、業務進捗表は業務の担当者毎に構成され、前記入力欄に入力された実施結果が次の担当者の業務進捗表に反映される。例えば、広告担当者マスターを見ると、「出稿計画・申し込み」ステップ業務の担当者と、次の「内容企画・原稿作成」業務の担当者とは異なる。ここで、担当者が、例えば、図12に示されるように、全体フローに示される「出稿計画・申し込み」の業務進捗表(表1−C−3の箇所)における広告コード100013の「掲載申し込み」を、図13に示されるような入力画面(表1−C−4)から入力して「終了」ボタンを押す。すると、入力データベース15cの広告/終了・登録データ入力ファイルの広告コード10003における「出稿計画・申し込み」ステップコードの欄に、「1」の終了フラッグが立つ。そのため、次の「内容企画・原稿作成」業務の担当者が、業務用端末13の表示手段に業務進捗表を表示させると、広告担当者マスターで担当する項目業務について、広告/終了・登録データ入力ファイルにおいて空欄になっていて、かつ、前の「出稿計画・申し込み」ステップコードの欄に「1」の終了フラッグが立っている取引が検索されて表示される。
また、業務マニュアルは、管理用端末14の表示手段にも表示されるようになっている。これにより、企業の役員、管理者等も業務マニュアルを閲覧することができる。
次に、フローチャートについて説明する。
ステップS1 業務用端末13に社員パスワードが入力されると、業務運用サーバ11は、データベース15bにアクセスして、前記社員パスワードの直轄部署の照会を行う。
ステップS2 業務用端末13の表示手段に商品名選択画面が表示され、担当者は商品名を選択する。
ステップS3 業務用端末13の表示手段に最上層の全体フローが表示される。
ステップS4 全体フローの業務選択ボタンを押す。
ステップS5 業務用端末13の表示手段に第2層のステップフローが表示される。業務選択ボタンを選択した場合はステップS6に進み、各種の画面を選択した場合はステップS9に進む。
ステップS6 ステップフローの業務選択ボタンを押す。
ステップS7 業務用端末13の表示手段に第3層の項目フローが表示される。
ステップS8 項目フローの業務選択ボタンを押す。
ステップS9 画面を選択する。「業務マニュアル」を選択した場合はステップS10に進み、「業務進捗表」を選択した場合はステップS12に進み、「入力画面」を選択した場合はステップS15に進む。
ステップS10 「業務マニュアル」ボタンを押す。
ステップS11 業務用端末13の表示手段に業務マニュアルが表示される。
ステップS12 「業務進捗表」ボタンを押す。
ステップS13 業務用端末13の表示手段に業務進捗表が表示される。
ステップS14 「業務進捗表」にある業務選択ボタンを押す。
ステップS15 「入力画面」ボタンを押す。
ステップS16 業務用端末13の表示手段に入力画面が表示される。
ステップS17 入力欄に入力する。
ステップS18 入力画面の途中は「登録」を押し、最後まで入力したら「終了」ボタンを押して処理を終了する。
ステップS1 業務用端末13に社員パスワードが入力されると、業務運用サーバ11は、データベース15bにアクセスして、前記社員パスワードの直轄部署の照会を行う。
ステップS2 業務用端末13の表示手段に商品名選択画面が表示され、担当者は商品名を選択する。
ステップS3 業務用端末13の表示手段に最上層の全体フローが表示される。
ステップS4 全体フローの業務選択ボタンを押す。
ステップS5 業務用端末13の表示手段に第2層のステップフローが表示される。業務選択ボタンを選択した場合はステップS6に進み、各種の画面を選択した場合はステップS9に進む。
ステップS6 ステップフローの業務選択ボタンを押す。
ステップS7 業務用端末13の表示手段に第3層の項目フローが表示される。
ステップS8 項目フローの業務選択ボタンを押す。
ステップS9 画面を選択する。「業務マニュアル」を選択した場合はステップS10に進み、「業務進捗表」を選択した場合はステップS12に進み、「入力画面」を選択した場合はステップS15に進む。
ステップS10 「業務マニュアル」ボタンを押す。
ステップS11 業務用端末13の表示手段に業務マニュアルが表示される。
ステップS12 「業務進捗表」ボタンを押す。
ステップS13 業務用端末13の表示手段に業務進捗表が表示される。
ステップS14 「業務進捗表」にある業務選択ボタンを押す。
ステップS15 「入力画面」ボタンを押す。
ステップS16 業務用端末13の表示手段に入力画面が表示される。
ステップS17 入力欄に入力する。
ステップS18 入力画面の途中は「登録」を押し、最後まで入力したら「終了」ボタンを押して処理を終了する。
このように、従業員のように業務を実際に運営する担当者が業務用端末13を操作して、又は、従業員等の業務内容を管理する者が管理用端末14を操作して、実際に業務を運営した結果を入力データベース15cに記入すると、業務運営用サーバ11は、取引の種類毎に定められた商品コードに基づいて、マスターデータベース15bに格納された商品マスターファイル等を呼び出し、業務を終了させるまでの時間等のデータに関して、業務マニュアルデータベース15aに格納された業務マニュアルと入力データベース15cに入力されたデータとを比較する。
ここで、前記マスターデータベース15bは、前述されたように、取引コード、商品コード及び取引開始時の他、少なくとも前記業務マニュアルに対応した5W1Hの事項を実際に実施した結果を入力することができる欄を含んでいる。そのため、例えば、次の(1)〜(3)のようなことができる。
(1)業務運営用サーバ11は、業務マニュアルで規定された標準的な業務における所要時間と、実際にかかった時間とを比較することによって、業務の遅滞を確認することができるように表示させる。そのため、従業員等の業務内容を管理する者は、業務の遅滞を容易に管理することができる。例えば、業務が遅滞している場合、業務運営用サーバ11は、業務進捗表の遅滞業務が「赤色」等の注意を喚起する色に変更する。業務マニュアルにおける5W1Hの事項の中で、業務の開始時点から該当業務までの標準作業時間と該当業務を行うための標準作業時間が「何時(when)」に対応する。そこで、「何時(when)」に関し、業務運営用サーバ11は、内蔵する時計に基づいて、業務の開始時点から該当業務までの標準作業時間と、業務の開始時点から現在までの時間とを比較し、遅滞が生じている取引の進捗表のうち取引自体の遅滞が生じている場合は、例えば、各ステップを結ぶ線を赤い色で表示させる。また、現在実施中である業務に関し、業務の開始時点から現在までの時間が、該当業務を行うための標準作業時間よりも長い場合、すなわち、遅滞が生じている場合、業務運営用サーバ11は、遅滞が生じているステップや項目事項の名称を赤い色で表示させる。
(2)従業員等の業務内容を管理する者は、「何時(when)」以外の5W1Hの事項についても、業務の実施状況と業務マニュアルに記載された標準的な事柄とを比較することによって、業務内容を管理することができる。
(3)業務を実際に運営する者は、入力画面に所定の事柄を入力することによって、実施報告を5W1Hの形式で行うことができる。
(1)業務運営用サーバ11は、業務マニュアルで規定された標準的な業務における所要時間と、実際にかかった時間とを比較することによって、業務の遅滞を確認することができるように表示させる。そのため、従業員等の業務内容を管理する者は、業務の遅滞を容易に管理することができる。例えば、業務が遅滞している場合、業務運営用サーバ11は、業務進捗表の遅滞業務が「赤色」等の注意を喚起する色に変更する。業務マニュアルにおける5W1Hの事項の中で、業務の開始時点から該当業務までの標準作業時間と該当業務を行うための標準作業時間が「何時(when)」に対応する。そこで、「何時(when)」に関し、業務運営用サーバ11は、内蔵する時計に基づいて、業務の開始時点から該当業務までの標準作業時間と、業務の開始時点から現在までの時間とを比較し、遅滞が生じている取引の進捗表のうち取引自体の遅滞が生じている場合は、例えば、各ステップを結ぶ線を赤い色で表示させる。また、現在実施中である業務に関し、業務の開始時点から現在までの時間が、該当業務を行うための標準作業時間よりも長い場合、すなわち、遅滞が生じている場合、業務運営用サーバ11は、遅滞が生じているステップや項目事項の名称を赤い色で表示させる。
(2)従業員等の業務内容を管理する者は、「何時(when)」以外の5W1Hの事項についても、業務の実施状況と業務マニュアルに記載された標準的な事柄とを比較することによって、業務内容を管理することができる。
(3)業務を実際に運営する者は、入力画面に所定の事柄を入力することによって、実施報告を5W1Hの形式で行うことができる。
本実施の形態において、業務運営用サーバ11は、業務マニュアルの内容に変更があった場合、変更の履歴を表示することができるようになっている。これにより、業務マニュアルの内容に変更があったことを容易に把握することができる。なお、変更の履歴を表示する期間又は回数は、適宜制限することができる。例えば、変更があった後一定期間を経過した場合には変更の履歴を表示しないようにしたり、変更の履歴の表示が所定回数以上行われないようにすることができる。
また、本実施の形態において、一つの取引を複数の担当者で行う場合、一人の担当者が実際に業務を運営した結果を入力データベース15cに記入すると、記入された結果が次の担当者の業務進捗表に自動的に反映されるようになっている。例えば、入力データベース15cにおける5W1Hの事項の中で、「業務(what)」に関しての記入が完了すると、業務運営用サーバ11は、「終了」と判断して、次の項目の担当者を検索し、該担当者の業務用端末13の表示手段に記入された結果が反映された業務進捗表を表示させることもできる。
さらに、業務運営用サーバ11が、業務マニュアルデータベース15aに格納された業務マニュアルと入力データベース15cに入力されたデータとを比較するので、例えば、次の(1)及び(2)のようなことができる。
(1)業務の実施状況が入力データベース15cに入力され記録として残されるので、業務マニュアル通りに業務が行われていない場合であっても、該業務を停止させることなく、従業員等の業務内容を管理したり、該業務内容の改善を行うことができる。
(2)業務マニュアル通りに業務が行われていない場合、すなわち、実施結果が業務マニュアルの内容から乖離している場合、担当者の業務用端末13や管理者の管理用端末14に乖離している旨の通知として、「注意」や「警告」を表示させることができる。これにより、管理者は担当者の業務を停止させることもできる。なお、業務マニュアルの業務内容項目が欠落していたり、業務手順が違っていたりするときも、担当者の業務用端末13や管理者の管理用端末14に「注意」や「警告」を表示させることができる。
(1)業務の実施状況が入力データベース15cに入力され記録として残されるので、業務マニュアル通りに業務が行われていない場合であっても、該業務を停止させることなく、従業員等の業務内容を管理したり、該業務内容の改善を行うことができる。
(2)業務マニュアル通りに業務が行われていない場合、すなわち、実施結果が業務マニュアルの内容から乖離している場合、担当者の業務用端末13や管理者の管理用端末14に乖離している旨の通知として、「注意」や「警告」を表示させることができる。これにより、管理者は担当者の業務を停止させることもできる。なお、業務マニュアルの業務内容項目が欠落していたり、業務手順が違っていたりするときも、担当者の業務用端末13や管理者の管理用端末14に「注意」や「警告」を表示させることができる。
なお、前記業務進捗表は、業務運営プライオリティに基づいた表示形態を有するものであってもよい。業務を実際に運営する者一人一人に対して作成された業務進捗表のそれぞれにおいて、重要度や遅滞の度合いの大きな業務程上方に表示されるようにすることができる。この場合、あらかじめ定められた「業務重要度」や前述された実施に遅滞が生じたことを示すアンダーラインに基づいて、重要度や遅滞の度合いを定めることができる。例えば、業務運営用サーバ11は、業務の開始時点から該当業務までの標準作業時間と、実際の業務開始時点から現在までの時間とを比較して、遅滞している取引の業務進捗表を画面の上方に表示する。
さらに、本実施の形態においては、業務マニュアルが階層化されているので、次の(1)及び(2)のようなことができる。
(1)一般的に、業務を細分化して管理しなければ、細かな業務の実施日時や業務毎に担当者が相違するという状況に対応することができないが、細かな業務を業務マニュアルに羅列すると、業務全体を掌握しにくいので、新人教育等には利用することができない。しかし、本実施の形態においては、業務マニュアルが階層化されているので、細かな業務の実施日時や業務毎に担当者が相違するという状況に対応することができ、かつ、新人教育等にも利用することができる。
(2)一般的に、少なくとも部署毎の業務を明確にするため、細かな業務を部署毎にまとめる必要があるが、本実施の形態においては、業務マニュアルが階層化されているので、業務を部署単位等で管理することができる。
(1)一般的に、業務を細分化して管理しなければ、細かな業務の実施日時や業務毎に担当者が相違するという状況に対応することができないが、細かな業務を業務マニュアルに羅列すると、業務全体を掌握しにくいので、新人教育等には利用することができない。しかし、本実施の形態においては、業務マニュアルが階層化されているので、細かな業務の実施日時や業務毎に担当者が相違するという状況に対応することができ、かつ、新人教育等にも利用することができる。
(2)一般的に、少なくとも部署毎の業務を明確にするため、細かな業務を部署毎にまとめる必要があるが、本実施の形態においては、業務マニュアルが階層化されているので、業務を部署単位等で管理することができる。
また、前記業務マニュアルは、業務について目的や理由を知りたいときには、例えば、マウスの右ボタンをクリックすることによって、該当業務の5W1Hの事項を選択するための画面を表示させ、マウスの左ボタンをクリックすることによって「理由(why)」を選択すると、「理由(why)」の事項が表示されるようにすることもできる。さらに、業務についてノウハウを知りたいときには、マウスの右ボタンをクリックすることによって、該当業務の5W1Hの事項を選択するための画面を表示させ、マウスの左ボタンをクリックすることによって「方法(how)」を選択すると、「方法(how)」の事項が表示されるようにすることもできる。
このように、本実施の形態においては、業務マニュアルは、5W1Hの事項を含み、複数の階層を構成するように階層化されている。そのため、業務マニュアルを閲覧しただけで該業務マニュアルに則って適切に業務を運営することができ、研修にかかる費用や時間を低減させることができる。
また、前記業務マニュアルは、業務について目的や理由を知りたいときには「理由(why)」の事項が表示され、業務についてノウハウを知りたいときには、「方法(how)」の事項が表示されるようになっている。そのため、従業員等が多人数であっても一人一人が企業等の業務運営方針に従って業務を運営することができ、業務の進捗状況を管理することができ、従業員等に常に業務の本質を考えさせることができる。
また、入力データベース15cは、取引コード、商品コード及び取引開始時の他、少なくとも前記業務マニュアルに対応した5W1Hの事項を実際に実施した結果を入力することができる欄を含んでいる。そのため、従業員等が多人数であっても一人一人の業務内容を適切に管理することができる。また、業務を運営するための手順、方法等も頻繁に変更されても研修を実施する必要がなく、業務に慣れるまでに時間を短縮することができる。さらに、業務を運営する過程で修得されるノウハウを共有することができ、企業等の規模が大きかったり、広い地域に拡散して業務を運営する場合でも円滑に業務を運営することができる。
なお、本発明は前記実施の形態に限定されるものではなく、本発明の趣旨に基づいて種々変形させることが可能であり、それらを本発明の範囲から排除するものではない。
10 業務運営用システム
11 業務運営用サーバ
12 ネットワーク
13、13a、13b 業務用端末
14、14a、14b 管理用端末
15 データベース
11 業務運営用サーバ
12 ネットワーク
13、13a、13b 業務用端末
14、14a、14b 管理用端末
15 データベース
Claims (7)
- (a)業務フロー及び5W1Hの事項を備える業務マニュアル、並びに、前記5W1Hの事項の実施結果が入力されるファイルを格納するデータベースが接続されたサーバと、
(b)前記業務マニュアルを表示する表示手段、及び、前記ファイルに入力する入力手段を備える端末とを有し、
(c)前記業務マニュアルは、商品毎に、かつ、階層化されて構成され、
(d)商品コードが指定されると該当する業務マニュアルの少なくとも最上位階層の業務フローが前記端末の表示手段に表示されることを特徴とする業務運営用システム。 - (a)前記端末の表示手段は、前記業務マニュアルの5W1Hの事項に対応する入力欄を表示し、
(b)該入力欄に入力された実施結果が前記ファイルに入力される請求項1に記載の業務運営用システム。 - (a)前記データベースは、取引毎の業務フローを含む業務進捗表を格納し、
(b)前記端末の表示手段に表示された業務進捗表の中から該当する取引の業務フローにおける業務内容項目を選択すると、該業務内容項目の実施結果の入力欄が表示される請求項2に記載の業務運営用システム。 - 前記業務進捗表は業務運営プライオリティを示す請求項3に記載の業務運営用システム。
- 前記業務進捗表は業務の担当者毎に構成され、前記入力欄に入力された実施結果が次の担当者の業務進捗表に反映される請求項3に記載の業務運営用システム。
- 前記サーバは、前記業務マニュアルの内容と前記ファイルに入力された実施結果とを比較し、該実施結果が前記業務マニュアルの内容から乖離している場合に乖離している旨の通知を前記端末の表示手段に表示させる請求項1〜5のいずれか1項に記載の業務運営用システム。
- (a)取引毎の業務フローを含む業務進捗表を格納するデータベースが接続されたサーバと、
(b)前記業務進捗表を表示する表示手段、及び、入力手段を備える端末とを有し、
(c)前記端末の表示手段に表示された業務進捗表の中から該当する取引の業務フローにおける業務内容項目を選択すると、該業務内容項目の実施結果の入力欄が表示されることを特徴とする業務運営用システム。
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-
2003
- 2003-12-09 JP JP2003409867A patent/JP2005173756A/ja active Pending
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