JP2005049982A - Document management method, program, and device, and recording medium - Google Patents
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Abstract
Description
【0001】
【発明の属する技術分野】
本発明は、文書管理方法、文書管理プログラム、記録媒体及び文書管理装置に関する。
【0002】
【従来の技術】
近年、元の電子文書の所在場所を示すドキュメントID(例えば、URL(Uniform Resource Locators))を付加してプリントしたPUI(Paper User Interaction)紙ドキュメントに関する提案がいくつかなされている。
【0003】
例えば、ユーザがPUI紙ドキュメントの語句や画像に所定のマーキング(例えば丸で囲む)を行うと、それを読み取ったシステムは読み取ったPUI紙ドキュメントと元の電子文書のビットマップ展開との差分を取ってマーキングされた語句や画像等を元の電子文書上で特定するシステムがある。
【0004】
また、元の電子文書がハイパーテキストであった場合、PUI紙ドキュメントのタグの付加された語句や画像(通常語句をアンダーライン表示する)に特定のマーキング(例えば丸で囲む)を行うと、それを読み取ったシステムは読み取ったPUI紙ドキュメントと元の電子文書のビットマップ展開との差分を取ることによってマーキングされた語句や画像等を元の電子文書上で特定し、タグからリンク先情報(通常URL)を得るシステムもある。
【0005】
また、PUI紙ドキュメントのキーワードとなる語句に所定のマーキング(例えばアンダーライン)を行うと、それを読み取ったシステムは読み取ったPUI紙ドキュメントと元の電子文書のビットマップ展開との差分を取ることによってマーキングされた語句を元の電子文書上で特定し、それをキーワードとしてサーチエンジンを起動するシステムもある。
【0006】
【発明が解決しようとする課題】
しかしながら、上記従来のシステム等では、ユーザIDに関連付けて加筆情報と元の電子文書とが管理されていない問題があった。
【0007】
本発明は、上記の点に鑑みなされたもので、ユーザIDに関連付けて加筆情報と元の電子文書とを管理することを目的とする。
【0008】
【課題を解決するための手段】
そこで、上記問題を解決するため本発明は、ユーザを識別するユーザ識別情報を取得するユーザ識別情報取得段階と、会議に係る情報を管理する会議管理手段より、対応する会議に係る文書データを識別する文書データ識別情報を取得する文書データ識別情報取得段階と、会議に係る紙ドキュメントに付加された加筆情報と、前記ユーザ識別情報と、前記会議に係る文書データとを関連付けて管理する管理段階とを有することを特徴とする。
【0009】
なお、ユーザ識別情報は、例えば後述するPUIユーザIDに対応する。また、会議管理手段は、例えば後述する会議スケジュール管理部に対応する。また、文書データ識別情報は、例えば後述するPUIドキュメントIDに対応する。また、紙ドキュメントは、例えば後述するPUI紙ドキュメントに対応する。
【0010】
また、本発明は、加筆情報が付加された紙ドキュメントに係るデータを取得する紙ドキュメントデータ取得段階と、会議に係る情報を管理する会議管理手段に対して、少なくともユーザを識別するユーザ識別情報を含む、会議に係る照合要求を送信する照合要求送信段階と、前記加筆情報と、前記ユーザ識別情報と、前記会議に係る文書データとを関連付けて管理する管理段階とを有することを特徴とする。
【0011】
本発明によれば、ユーザIDに関連付けて加筆情報と元の電子文書とを管理することができる。
【0012】
また、上記課題を解決するための手段として、本発明は、文書管理プログラム、記録媒体及び文書管理装置としてもよい。
【0013】
【発明の実施の形態】
以下、本発明の実施の形態について図面に基づいて説明する。
(第一実施例―ワークフロー)
図1は、本発明の実施に係るPUI−電子ワークフローシステムの概念図(その1)である。
【0014】
図1に示されるように、PUI−電子ワークフローシステムは、ネットワークを介して接続されたPUIサーバ1と、ワークフローサーバ2と、文書ファイルサーバ3と、少なくとも1台以上のPUI−MFP(Multi Function Printer)4と、少なくとも1台以上のクライアントPC5とから構成される。
【0015】
図1に示されるシステムでは、元のPUI文書ファイルを識別するPUIドキュメントIDやユーザを識別するPUIユーザIDを付加されたPUI紙ドキュメントは、次の審査・承認者に回覧される。
【0016】
PUI−MFP4で読み取られたPUI紙ドキュメントの画像情報は、例えばPUIサーバ1においてコメント、サイン、押印等の新たな加筆情報が分離される。ここで、PUIサーバ1は、PUI−MFP4で読み取られたPUI紙ドキュメントの画像情報と、元の電子ドキュメントプラス前の審査・承認者の加筆情報との差分を抽出することによって、新たな加筆情報を分離する。
【0017】
加筆情報は、加筆を行ったユーザを識別するPUIユーザIDとPUIドキュメントIDと共に元の電子ドキュメントと関連付けられてPUI文書ファイルとして例えば文書ファイルサーバ3において管理される。
【0018】
図1に示されるようにPUI紙ドキュメントを回覧し、審査・承認を行うことによって、後述する方法に比べて何度もPUI紙ドキュメントをプリントする手間が避けられる。また、加筆情報は審査・承認の度に電子化され文書ファイルサーバ3等において管理されるので、回覧途中でPUI紙ドキュメントが紛失しても支障が少なくて済む。以下、図1に示したワークフローを単にType−Aともいう。
【0019】
なお、PUIサーバ1やワークフローサーバ2や文書ファイルサーバ3及びPUI−MFP4等はそれぞれ別の装置であってもよいし、全てが同じ装置内に実装されていてもよい。また、例えば、文書ファイルサーバ3とPUIサーバ1とだけが同じ装置内で他のサーバ等は別々の装置としてもよい。以下においても同様である。
【0020】
また、図1には図示していないが、認証サーバ等をPUI−電子ワークフローシステムに接続してユーザの認証等に利用するようにしてもよい。
【0021】
以下、PUI−電子ワークフローシステムを使用した審査・承認の他の例を、図2を用いて説明する。図2は、本発明の実施に係るPUI−電子ワークフローシステムの概念図(その2)である。
【0022】
図2に示されるPUI−電子ワークフローシステムは、図1と同様に、ネットワークを介して接続されたPUIサーバ1と、ワークフローサーバ2と、文書ファイルサーバ3と、少なくとも1台以上のPUI−MFP4と、少なくとも1台以上のクライアントPC5とから構成される。
【0023】
図2に示されるシステムでは、元のPUI文書ファイルを識別するPUIドキュメントIDやユーザを識別するPUIユーザIDを付加されたPUI紙ドキュメントは、PUI−MFP4で読み取りを行った後、次の審査・承認者からの要求に基づいて新たなPUI紙ドキュメントとしてPUI−MFP4より印字出力される。
【0024】
上述したようにPUI−MFP4で読み取られたPUI紙ドキュメントの画像情報は、例えばPUIサーバ1においてコメント、サイン、押印等の新たな加筆情報が分離される。ここで、PUIサーバ1は、PUI−MFP4で読み取られたPUI紙ドキュメントの画像情報と、元の電子ドキュメントプラス前の審査・承認者の加筆情報との差分を抽出することによって、新たな加筆情報を分離する。
【0025】
加筆情報は、加筆を行ったユーザを識別するPUIユーザIDとPUIドキュメントIDと共に元の電子ドキュメントと関連付けられてPUI文書ファイルとして例えば文書ファイルサーバ3において管理される。
【0026】
図2に示した方法は、図1に示した方法と比べて、PUI紙ドキュメントを回覧するのではなく、ネットワークを介して接続されたPUI−MFP4よりPUI紙ドキュメントを印字出力し、審査・承認等を行うため、紙ドキュメントによるワークフローであるにも関わらず、回覧時間のロスが少なく、また遠隔地に渡るワークフローを実現することができる。以下、図2に示したワークフローを単にType−Bともいう。
【0027】
以下、PUI−電子ワークフローシステムを使用した審査・承認の他の例を、図3を用いて説明する。図3は、本発明の実施に係るPUI−電子ワークフローシステムの概念図(その3)である。
【0028】
図3に示されるPUI−電子ワークフローシステムは、図1及び図2と同様に、ネットワークを介して接続されたPUIサーバ1と、ワークフローサーバ2と、文書ファイルサーバ3と、少なくとも1台以上のPUI−MFP4と、少なくとも1台以上のクライアントPC5とから構成される。
【0029】
図3に示されるシステムでは、元のPUI文書ファイルを識別するPUIドキュメントIDやユーザを識別するPUIユーザIDを付加されたPUI紙ドキュメントは、PUI−MFP4で読み取りを行った後、次の審査・承認者に回覧してもよいし、次の審査・承認者が遠隔地にいるような場合は、PUI−MFP4で読み取りを行った後、次の審査・承認者からの要求に基づいて新たなPUI紙ドキュメントとしてPUI−MFP4より印字出力されるようにしてもよい。
【0030】
上述したようにPUI−MFP4で読み取られたPUI紙ドキュメントの画像情報は、例えばPUIサーバ1においてコメント、サイン、押印等の新たな加筆情報が分離される。ここで、PUIサーバ1は、PUI−MFP4で読み取られたPUI紙ドキュメントの画像情報と、元の電子ドキュメントプラス前の審査・承認者の加筆情報との差分を抽出することによって、新たな加筆情報を分離する。
【0031】
加筆情報は、加筆を行ったユーザを識別するPUIユーザIDとPUIドキュメントIDと共に元の電子ドキュメントと関連付けられてPUI文書ファイルとして例えば文書ファイルサーバ3において管理される。
【0032】
図3に示されるような方法と取ることによって同じ事業所内では、紙ドキュメント自体を回覧させ、審査・承認を行って、他の事業所において、審査・承認が必要な場合は、PUI紙ドキュメントをPUI−MFP4に読み込ませて、ネットワークを介して接続された他の事業所のPUI−MFP4より印字出力させ、審査・承認を要求することができる。
【0033】
なお、審査・承認を行うユーザはワークフローサーバ2等より審査・承認を行う旨の要求の電子メールをクライアントPC5で受け取ってからPUI−MFP4より印字出力したPUI紙ドキュメント又は他のユーザから受け取ったPUI紙ドキュメントに対して審査・承認に係る加筆を行ってPUI−MFPに読み込ませてもよいし、クライアントPC5等を用いてクライアントPC5のディスプレイ上で電子押印等を行い、審査・承認するようにしてもよい。
【0034】
以下、PUIサーバ1のハードウェア構成を、図4を用いて説明する。図4は、PUIサーバの一例のハードウェア構成図である。
【0035】
図4に示されるように、PUIサーバ1のハードウェア構成は、それぞれバスで相互に接続されている入力装置11と、表示装置12と、ドライブ装置13と、記録媒体14と、ROM(Read Only Memory)15と、RAM(Random Access Memory)16と、CPU(Central Processing Unit)17と、インターフェース装置18と、HDD(Hard Disk Drive)19とから構成されている。
【0036】
入力装置11は、PUIサーバ1の利用者が操作するキーボード及びマウス等で構成され、PUIサーバ1に各種操作信号を入力するのに用いられる。
【0037】
表示装置12は、PUIサーバ1の利用者が利用するディスプレイ等で構成され、各種情報を表示する。
【0038】
インターフェース装置18は、PUIサーバ1をネットワーク等に接続するインターフェースである。
【0039】
後述する各フローに係る処理を行うPUIサーバ1のサーバプログラム等は、例えば、CD−ROM等の記録媒体14によってPUIサーバ1に提供されるか、ネットワークを通じてダウンロードされる。記録媒体14は、ドライブ装置13にセットされ、前記サーバプログラム等が記録媒体14からドライブ装置13を介してROM15にインストールされる。
【0040】
ROM15は、データや前記サーバプログラム等を格納する。RAM16は、PUIサーバ1の起動時にROM15から前記サーバプログラム等を読み出して格納する。CPU17は、RAM16に読み出され、格納された前記サーバプログラム等に従って処理を実行する。
【0041】
HDD19は、データやファイルを格納する。
【0042】
なお、クライアントPC5、ワークフローサーバ2、文書ファイルサーバ3及び後述する認証サーバ、PUI文書管理サーバ等のハードウェア構成は、図4に示したPUIサーバ1のハードウェア構成と同様である。
【0043】
以下、PUI−MFP4の機能構成及びハードウェア構成の一例を図5及び図6を用いて説明する。
【0044】
図5は、PUI−MFPの機能構成を示すブロック図である。
【0045】
図5において、PUI−MFP4は、プロッタ1201と、スキャナ1202と、ファクシミリ等のハードウェアリソース1203等を有するとともに、プラットフォーム1220とアプリケーション1230とから構成されるソフトウェア群1210と、PUI−MFP起動部1240とを備えている。
【0046】
PUI−MFP起動部1240は、PUI−MFP4の電源投入時に先ず始めに実行され、プラットフォーム1220やアプリケーション1230を起動する。
【0047】
プラットフォーム1220は、アプリケーション1230からの処理要求を解釈して、ハードウェア資源の獲得要求を発生させる下記に示すコントロールサービス1250と、一又は複数のハードウェア資源の管理をおこない、コントロールサービス1250からの獲得要求を調停するシステムリソースマネージャー(SRM(System Resource Manager)1223)と、OS1221とを有する。
【0048】
このコントロールサービス1250は、複数のサービスモジュールにより形成され、具体的には、SCS(System Control Service)1222と、ECS(Engine Control Service)1224と、MCS(Memory Control Service)1225と、OCS(Operation panel Control Service)1226と、FCS(FAX Control Service)1227と、NCS(Network Control Service)1228と、IMH(Imaging Memory Handler)1229とがある。なお、このプラットフォーム1220は、あらかじめ定義された関数により前記アプリケーションからの処理要求を受信可能とするアプリケーションプログラムインターフェースを有する。
【0049】
OS1221は、UNIX(登録商標)等のオペレーティング・システムであり、プラットフォーム1220並びにアプリケーション1230の各ソフトウェアをそれぞれプロセスとして並列実行する。オープンソースのUNIX(登録商標)を用いることにより、プログラムの安全性を確保できるとともに、ネットワーク対応可能となり、ソースコードの入手も容易となる。さらに、OS、TCP/IPのロイヤリティが不要であり、アウトソーシングも容易となる。
【0050】
SRM1223は、SCS1222とともにシステムの制御及びリソースの管理を行うものであり、スキャナやプロッタ等のエンジン部、メモリ、HDDファイル、ホストI/O(セントロニクスI/F、ネットワークI/F、IEEE1394I/F、RS232CI/F等)のハードウェア資源を利用する上位層からの要求にしたがって調停をおこない、実行制御する。
【0051】
具体的には、このSRM1223は、要求されたハードウェア資源が利用可能で存在するかどうか(他の要求により利用されていないかどうか)を判断し、利用可能であれば要求されたハードウェア資源が利用可能である旨を上位層に伝える。また、上位層からの要求に対してハードウェア資源の利用スケジューリングをおこない、要求内容(例えば、プリンタエンジンによる紙搬送と作像動作、メモリ確保、ファイル生成等)を直接実施するようにしてもよい。
【0052】
SCS1222は、アプリ管理(機能1)、操作部制御(機能2)、システム画面表示(ジョブリスト画面、カウンタ表示画面等)(機能3)、LED表示(機能4)、リソース管理(機能5)、割り込みアプリ制御(機能6)等の複数の機能を行なう。具体的には、アプリ管理(機能1)では、アプリの登録と、その情報を他のアプリに通知する処理を行う。操作部制御(機能2)では、アプリの操作部使用権の排他制御を行う。システム画面表示(機能3)では、操作部使用権を持つアプリからの要求内容に応じて、エンジン部の状態に対応する警告画面の表示を行う。LED表示(機能4)では、警告LED、アプリキー等のシステムLEDの表示制御を行う。リソース管理(機能5)では、アプリ(ECS)がジョブを実行するにあたって、排他しなければならないエンジンリソース(スキャナ、ステープル等)の排他制御のためのサービスを行う。割り込みアプリ制御(機能6)では、特定のアプリを優先動作させるための制御及びサービスを行う。
【0053】
ECS1224は、プロッタ1201と、スキャナ1202と、その他ハードウェアリソース1203等のエンジン部を制御するものであり、画像読み込みと印刷動作、状態通知、ジャムリカバリ等を行う。
【0054】
MCS1225は、メモリ制御を行うものであり、具体的には、画像メモリの取得及び開放、ハードディスク装置(HDD)の利用、画像データの圧縮及び伸張等を行う。
【0055】
OCS1226は、オペレータと本体制御間の情報伝達手段となる操作パネルを制御するモジュールであり、オペレータのキー操作イベントを本体制御に通知する処理、各アプリがGUIを構築するためのライブラリ関数を提供する処理、構築されたGUI情報をアプリ別に管理する処理、操作パネル上への表示反映処理等を行う。
【0056】
FCS1227は、システムコントローラの各アプリ層からPSTN/ISDN網を使ったファクシミリ送受信、BKM(バックアップSRAM)で管理されている各種ファクシミリデータの登録/引用、ファクシミリ読み取り、ファクシミリ受信印刷、融合送受信を行うためのAPI(Application Progaram Interface)1205を提供する。
【0057】
NCS1228は、ネットワークI/Oを必要とするアプリケーションに対して共通に利用できるサービスを提供するためのモジュール群であり、ネットワーク側から各プロトコルによって受信したデータを各アプリケーションに振り分けたり、アプリケーションからデータをネットワーク側に送信する際の仲介を行う。
【0058】
IMH1229は、イメージデータを仮想メモリ領域(ユーザ仮想空間)から物理メモリへマップする。プロセスの起動に応じて、システムコールを行ない、プロセス用の仮想メモリ領域をマップしたり、マップした仮想メモリ領域をプロセスの終了時に開放する処理等を行なう。
【0059】
アプリケーション1230は、ページ記述言語(PDL)、PCL及びポストスクリプト(PS)を有するプリンタ用のアプリケーションであるプリンタアプリ1211と、コピー用アプリケーションであるコピーアプリ1212と、ファクシミリ用アプリケーションであるファックスアプリ1213と、スキャナ用アプリケーションであるスキャナアプリ1214と、PUI−MFP用アプリケーションであるPUI−MFPアプリ1215を有する。各アプリケーション1211〜1215は、プラットフォーム1220上の各プロセスを利用して動作実行し得るため、画面制御、キー操作制御及びジョブ生成等を行う画面表示制御プログラムがその主体となる。なお、NCS1228により接続されたネットワークを介して新たなアプリケーションをネットワーク経由で搭載することもできる。また、各アプリケーションはアプリケーションごとに追加又は削除することができる。
【0060】
PUI−MFPアプリ1215は、例えば読み取ったPUI紙ドキュメントよりPUIドキュメントID及び/又はPUIユーザID及び/又はPUI−MFP4を識別するMFP−ID(以下、これらを併せて単にPUIマークともいう)を取得してPUIサーバ1等に提供したり、PUIサーバ1等より取得したPUI文書ファイルとPUIマークとを合成したりする。
【0061】
なお、図示していないが、PUI−MFP4にPUIサーバ1及び/又は文書ファイルサーバ3及び/又はワークフローサーバ2及び/又は会議スケジュールサーバ6等の機能を実装するようにしてもよい。このような構成の場合、アプリケーション1230にそれぞれの機能を提供するアプリが実装される。
【0062】
PUI−MFP4は、各アプリで共通的に必要となる処理をプラットフォーム1220で一元的に処理する。
【0063】
図6は、PUI−MFPのハードウェア構成を示すブロック図である。
【0064】
図6に示すように、このPUI−MFP4は、オペレーションパネル1310、FAXコントロールユニット(FCU)1530、エンジン部1350(スキャナ1202等が接続される)及びプロッタ1201とコントローラ1300のASIC1301とをPCI(Peripheral Component Interconnect)バス1309等で接続した構成となる。
【0065】
コントローラ1300は、ASIC1301にMEM−C1302、HDD(Hard Disk Drive)1303などを接続するとともに、このASIC1301とCPU1304とをCPUチップセットのNB1305を介して接続している。このように、NB1305を介して接続する理由は、CPU1304自体のインターフェースが公開されていないためである。
【0066】
ここで、このASIC1301とNB1305は、単にPCIを介して接続されているのではなく、AGP1308を介して接続されている。このようにAGP1308を介して接続することとした理由は、このPUI−MFP4が図5に示したプラットフォーム1220やアプリケーション1230を形成する複数のプロセスを実行制御する関係上、これらを低速のPCIで接続したのでは、パフォーマンスが低下するからである。
【0067】
CPU1304は、PUI−MFP4の全体制御を行うものであり、具体的には、OS1221上でプラットフォーム1220を形成するSCS1222、SRM1223、ECS1224、MCS1225、OCS1226、FCS1227、NCS1228をそれぞれプロセスとして起動して実行させるとともに、アプリケーション1230を形成するプリンタアプリ1211、コピーアプリ1212、ファックスアプリ1213、スキャナアプリ1214、PUI−MFPアプリ1215を起動して実行させる。
【0068】
NB1305は、CPU1304とMEM−P1306、SB1307、NIC(Network Interface Card)1341、USB(Universal Serial Bus)1330、IEEE13941340、セントロニクス1342、ASIC1301とを接続するためのブリッジである。
【0069】
MEM−P1306は、PUI−MFP4の描画用メモリなどとして用いるシステムメモリであり、SB1307は、NB1305とROMPCIデバイス、周辺デバイスとを接続するためのブリッジである。MEM−C1302は、コピー用画像バッファ、符号バッファとして用いるローカルメモリであり、ASIC1301は、画像処理用のハードウェア要素を有する画像処理用途向けのICである。
【0070】
HDD1303は、画像データの蓄積、プログラムの蓄積、フォントデータの蓄積、フォームの蓄積、文書の蓄積を行うストレージであり、オペレーションパネル1310は、操作者からの入力操作の受け付け並びに操作者に向けた表示を行う操作部である。
【0071】
ASIC1301には、MEM−C1302を接続するためのRAMインターフェースと、HDD1303を接続するためのハードディスクインターフェースが設けられ、これらの記憶部に対して画像データの入出力を行う場合には、入出力先がRAMインターフェース又はハードディスクインターフェースに切り替えられる。
【0072】
AGP1308は、グラフィック処理を高速化するために提案されたグラフィックスアクセラレーターカード用のバスインターフェースであり、システムメモリに高スループットで直接アクセスすることにより、グラフィックスアクセラレーターカードを高速にする。
【0073】
以下、PUI紙ドキュメントに付加されているPUIマークの一例を、図7を用いて説明する。図7は、PUIマークの一例を説明するための図である。
【0074】
図7に示されるようにPUI紙ドキュメントには、元のPUI文書ファイルを識別するドキュメント固有のコード(PUIドキュメントID)と、ユーザを識別するユーザ固有のコード(PUIユーザID)と、PUI紙ドキュメントの読み込み及び/又はプリントを許可及び/又は行ったPUI−MFP4を識別するPUI−MFP4固有のコード(MFP−ID)と、ページ番号とが付加されている。
【0075】
なお、PUIユーザIDとMFP−IDとを関連付けて例えば図7に示されるYYYYYY/ZZZZZZをユーザIDとしてもよい。このようにすることによって所定のPUI−MFP4で、PUI紙ドキュメントを読み込み及び/又はプリントすることが可能なユーザを指定することができる。
【0076】
また、ページ番号を付加することによって、同じPUI文書ファイルであっても、どのページかを判定することができる。
【0077】
以下、審査・承認の可否に関する加筆情報の例を図8及び図9を用いて説明する。図8は、審査・承認の可否に関する加筆情報を説明するための図(その1)である。
【0078】
図8に示されるように、PUI紙ドキュメントに「可」の押印欄と、「否」の押印欄を設けることによってPUIサーバ1及び/又はPUI−MFP4等は、差分抽出した押印画像の位置に基づいて審査・承認の可否を判断することができる。
【0079】
また、図9は、審査・承認の可否に関する加筆情報を説明するための図(その2)である。
【0080】
図9に示されるように、PUI紙ドキュメントに「可・否」の押印欄を設けることによってPUIサーバ1及び/又はPUI−MFP4等は差分抽出した加筆画像に対してOCR処理等を行って、「可」又は「否」の認識を行い、審査・承認の可否を判断することができる。
【0081】
以下、図1から図3等を用いて説明したシステムを構成する各装置の機能構成を図10から図14を用いて説明する。なお、図10及び図11は、PUIに係る主要な機能をPUI−MFP4に組み込み、残りの機能を、PUIサーバ1と文書ファイルサーバ3とを組み合わせたPUI文書管理サーバに組み込んだ一例を示している。一方、図12及び図13は、PUIに係る主要な機能をPUIサーバ1に組み込み、文書ファイルサーバ3とは独立させた一例を示している。
【0082】
また、図10及び図12ではPUI紙ドキュメントの出力に係る機能構成を示し、図11及び図13ではPUI紙ドキュメントの入力(読み込み)に係る機能構成を示してある。
【0083】
図10は、PUI紙ドキュメントの出力に係る機能構成を説明するための図(その1)である。
【0084】
図10に示されるように、PUI−MFP4は、ICカードリーダ/入力制御部28と、入力情報取得・制御部29と、画像合成部30と、プリンタ出力部31とを有する。
【0085】
ICカードリーダ/入力制御部28は、ICカードの読み取り及び/又は読み取った情報の制御を行う制御部であって、例えばユーザによって入力されたICカードよりPUIユーザIDを読み取って、PUI文書管理サーバ等に送信する。
【0086】
入力情報取得・制御部29は、操作パネルを介して入力された入力情報を取得及び/又は制御する取得制御部であって、例えば操作パネルを介して入力されたPUIユーザIDやパスワード及びユーザがPUI紙ドキュメントの出力を要求するMFP−ID等を取得して、例えばPUI文書管理サーバ等に送信する。
【0087】
画像合成部30は、画像を合成する合成部であって、例えばPUI文書管理サーバ等より受信したPUIユーザID、MFP―ID、PUIドキュメントID、PUI文書ファイルに基づいて、PUI文書ファイルにPUIユーザID、MFP―ID、PUIドキュメントIDを付加し、PUI紙ドキュメント画像を合成する。
【0088】
プリンタ出力部31は、画像をドキュメントとして印字出力する印字出力部であって、例えば画像合成部30で合成したPUI紙ドキュメント画像をPUI紙ドキュメントとして印字、出力する。
【0089】
また、図10に示されるように、PUI文書管理サーバは、情報取得・比較部21と、ユーザ認証部22と、ドキュメントID取得部23と、PUI文書ファイル管理部24と、PUI文書ファイル検索部25と、PUI文書ファイル蓄積部26と、プリンタ制御部27と、ワークフロー登録部32と、ワークフロー照合要求部42とを有する。
【0090】
情報取得・比較部21は、PUI−MFP4及び/又はクライアントPC5等より識別情報(例えば、PUIユーザID及び/又はMFP―ID)やパスワードを取得したり、取得した識別情報を比較したりする。
【0091】
ユーザ認証部22は、情報取得・比較部21が取得したPUIユーザIDを含むユーザの認証要求を認証サーバに送信し、認証サーバより認証結果を受信する。なお、前記認証要求にはパスワードを含めるようにしてもよい。
【0092】
ワークフロー照合要求部42は、ワークフローサーバ2に対してワークフローの照合を要求する要求部であって、例えば情報取得・比較部21が取得したPUIユーザIDを含むワークフローの照合要求をワークフローサーバ2に送信し、照合結果を受信する。なお、前記ワークフローの照合要求にはMFP−IDを含めるようにしてもよい。
【0093】
ドキュメントID取得部23は、ワークフローサーバ2よりPUIドキュメントIDを取得する取得部であって、例えば情報取得・比較部21が取得したPUIユーザIDを含むPUIドキュメントIDの取得要求をワークフローサーバ2に送信し、PUIドキュメントIDを受信する。なお、前記PUIドキュメントIDの取得要求にMFP−IDを含めるようにしてもよい。
【0094】
PUI文書ファイル管理部24は、PUI文書ファイル蓄積部26において蓄積されているPUI文書ファイルを管理する管理部であって、例えばドキュメントID取得部23より受け取ったPUIユーザID、MFP−ID、PUIドキュメントIDを一時保持し、PUIドキュメントIDを含んだPUI文書の検索・取得要求をPUI文書ファイル検索部25に対して行う。また、PUI文書ファイル管理部24は、例えばPUI文書ファイル検索部25より受け取ったPUI文書ファイルと、前記一時保持していたPUIユーザIDと、MFP−IDと、PUIドキュメントIDとをプリント制御部27に渡して、プリントの要求を行う。
【0095】
PUI文書ファイル検索部25は、PUIドキュメントIDに基づいて、PUI文書ファイル蓄積部26を検索する検索部であって、例えばPUI文書ファイル管理部24からの検索・取得要求に含まれるPUIドキュメントIDに基づいて、PUI文書ファイル蓄積部26を検索し、対応するPUI文書ファイルをPUI文書ファイル管理部24に提供する。
【0096】
PUI文書ファイル蓄積部26は、PUI文書ファイルを蓄積するストレージである。なお、PUI文書ファイル蓄積部26において蓄積されるPUI文書ファイルの構造は、後述する図14等を用いて説明を行う。
【0097】
プリント制御部27は、PUI−MFP4に対するプリント要求を制御する制御部であって、例えばPUI文書ファイル管理部24から提供されたPUIユーザID、MFP−ID、PUIドキュメントID及びPUI文書ファイルをPUI−MFP4に送信してPUI紙ドキュメントの印字を要求する。
【0098】
ワークフロー登録部32は、ワークフローサーバ2に審査・承認に係るステータスを登録する登録部であって、例えばプリント済み等のステータスをワークフローサーバ2に登録する。
【0099】
また、図10に示されるように、ワークフローサーバ2は、ワークフロー管理部50と、ワークフローテーブル51と、ステータステーブル52と、ドキュメントテーブル53とを有する。
【0100】
ワークフロー管理部50は、ワークフローに係るステータスやドキュメント等を管理する管理部であって、例えばPUI文書管理サーバより受信したPUIユーザIDを含むワークフローの照合要求に応じて、照合を行って照合結果をPUI文書管理サーバに送信したり、PUI文書管理サーバ等より受信したPUIユーザIDを含むPUIドキュメントIDの取得要求に応じて対応するPUIドキュメントIDを取得して該PUIドキュメントIDをPUI文書管理サーバに送信したりする。
【0101】
ここで、ワークフローテーブル51は、PUI紙ドキュメントがどのワークフローのものなのかを判定するテーブルである。また、ステータステーブル52は、個々のワークフローの進捗状態を管理するテーブルである。また、ドキュメントテーブル53は、ワークフローの対象となるPUIドキュメントIDを管理するテーブルである。
【0102】
上述したようにType−Aのワークフローの場合、第1審査者は回覧用のPUI紙ドキュメントの生成を行う。また、Type−Bのワークフローの場合、全ての審査者・承認者は、毎回PUI紙ドキュメントの出力を行う。なお、Type−Bの場合、審査・承認の要求は例えばワークフローサーバ2が、ユーザのクライアントPC5に電子メール等で通知するようにしてもよい。このような構成の場合、ユーザはクライアントPC5を用いてPUIユーザID、パスワード及び/又はPUI紙ドキュメントを出力するPUI−MFP4を指定してPUI紙ドキュメントを出力してもよいし、PUI−MFPにおいて、ICカードを読み込ませ、PUIユーザIDを入力したり、PUI−MFP4の操作パネルを操作してPUIユーザID及び/又はパスワードを入力したりするようにしてもよい。
【0103】
以下では、PUI紙ドキュメントの入力に係る機能構成の一例を、図11を用いて説明する。図11は、PUI紙ドキュメントの入力に係る機能構成を説明するための図(その1)である。
【0104】
図11に示されるように、PUI−MFP4は、ICカードリーダ/入力制御部28と、入力情報取得・制御部29と、スキャナ読み取り部34と、PUIマーク認識部35と、OCR/バーコード認識部36と、画像ノイズフィルター部37と、画像歪補正部38と、パターンマッチング部39と、画像差分抽出部40と、画像展開部41とを有する。
【0105】
なお、ICカードリーダ/入力制御部28及び入力情報取得・制御部29は、図10において説明したのと同様である。
【0106】
スキャナ読み取り部34は、PUI紙ドキュメントを読み取って、PUIマーク認識部35にPUI紙ドキュメント画像を渡す。PUIマーク認識部35は、スキャナ読み取り部34より渡されたPUI紙ドキュメント画像より予め定められた位置情報及び/又はフォント情報及び/又は様式情報等に基づいて図7に示したようなPUIドキュメントID及び/又はPUIユーザID及び/又はMFP−ID等をPUIマークと認識し、PUI紙ドキュメント画像をOCR/バーコード認識部36に渡す。
【0107】
OCR/バーコード認識部36は、PUIマーク認識部35において認識したPUIマークを読み取って、読み取ったPUIマーク、例えばPUIユーザIDとMFP−IDとPUIドキュメントIDと、を例えばPUI文書管理サーバ等に送信し、PUI紙ドキュメント画像を画像ノイズフィルター部37に渡す。
【0108】
画像ノイズフィルター部37は、PUI紙ドキュメント画像より画像ノイズを除去し、ノイズを除去したPUI紙ドキュメント画像を画像歪補正部38に渡す。画像歪補正部38は、PUI紙ドキュメント画像の歪を補正し、PUI紙ドキュメント画像をパターンマッチング部39に渡す。
【0109】
一方、画像展開部41は、例えばPUI文書管理サーバ等より受信したPUI文書ファイルを、PUI紙ドキュメント画像に展開し、パターンマッチング部39に渡す。
【0110】
パターンマッチング部39では、画像歪補正部38より渡された、加筆情報が付加されているPUI紙ドキュメント画像と、例えばPUI文書管理サーバより渡されたPUI紙ドキュメント画像とのパターンマッチングを行う。
【0111】
画像差分抽出部40は、パターンマッチング部39においてパターンマッチングした結果に基づいて、画像の差分を抽出し、抽出した画像の差分を例えばPUI文書管理サーバに送信する。また、画像差分抽出部40は、パターンマッチング部39においてパターンマッチングした結果に基づいて、ワークフローの審査・承認に係る可否情報を抽出し、抽出した可否情報を例えばPUI文書管理サーバに送信する。
【0112】
また、図11に示されるようにPUI文書管理サーバは、情報取得・比較部21と、ユーザ認証部22と、PUI文書ファイル管理部24と、PUI文書ファイル検索部25と、PUI文書ファイル蓄積部26と、ワークフロー登録部32と、加筆情報登録部33と、ワークフロー照合要求部42とを有する。
【0113】
なお、ユーザ認証部22と、PUI文書ファイル検索部25と、PUI文書ファイル蓄積部26とは、図10において説明したのと同様である。
【0114】
情報取得・比較部21は、PUI−MFP4のICカードリーダ/入力制御部28よりPUIユーザIDを取得したり、PUI−MFP4の入力情報取得・制御部29よりPUIユーザID、パスワード、MFP―ID等を取得したりする。また、情報取得・比較部21は、PUI−MFP4のOCR/バーコード認識部36より、OCR/バーコード認識部36がPUI紙ドキュメント画像より読み取ったPUIユーザID及び/又はMFP−IDを取得する。
【0115】
情報取得・比較部21は、例えばICカードリーダ/入力制御部28より取得したPUIユーザIDと、OCR/バーコード認識部36より取得したPUIユーザIDとを比較して同じPUIユーザIDかどうか照合を行う。また、情報取得・比較部21は、例えば入力情報取得・制御部29より取得したMFP−IDとOCR/バーコード認識部36より取得したMFP−IDとを比較して同じMFP−IDかどうかの照合を行う。PUIユーザIDやMFP−IDの照合を行うことによって、よりセキュアなシステムを提供することができる。
【0116】
ワークフロー照合要求部42は、上述したようにワークフローサーバ2に対してワークフローの照合を要求する要求部であって、例えば情報取得・比較部21が取得したPUIユーザIDを含むワークフローの照合要求をワークフローサーバ2に送信し、照合結果を受信する。また、正しいワークフローである旨の照合結果を受信したワークフロー照合要求部42は、PUIユーザIDと、MFP−IDと、PUI−MFP4より受け取ったPUIドキュメントIDとをワークフロー登録部32に渡す。
【0117】
ワークフロー登録部32は、ワークフローサーバ2に審査・承認に係るステータスを登録する登録部であって、例えば画像差分抽出部40より可否情報を受信すると、該可否情報と、PUIユーザIDと、MFP−IDと、PUIドキュメントIDとを含むワークフローの登録要求をワークフローサーバ2に送信する。また、ワークフロー登録部32は、ワークフロー照合要求部42より渡されたPUIユーザIDと、MFP−IDと、PUIドキュメントIDとをPUI文書ファイル管理部24に渡して対応するPUI文書ファイルの取得を要求する。
【0118】
加筆情報登録部33は、加筆情報を登録する登録部であって、例えば画像差分抽出部40が抽出した画像差分に含まれる加筆情報を、PUI文書ファイル管理部24が一時保持しているPUIユーザIDと、MFP−IDと、PUIドキュメントIDとに基づいてPUI文書ファイル蓄積部26に登録する。
【0119】
また、図11に示されるように、ワークフローサーバ2は、ワークフロー管理部50と、ワークフローテーブル51と、ステータステーブル52と、ドキュメントテーブル53とを有する。なお、ワークフローテーブル51と、ステータステーブル52と、ドキュメントテーブル53とは、図10において説明したのと同様である。
【0120】
また、ワークフロー管理部50は、図10において説明したように、ワークフローに係るステータスやドキュメント等を管理する管理部であって、例えばPUI文書管理サーバからの可否情報と、PUIユーザIDと、MFP−IDと、PUIドキュメントIDとを含むワークフローの登録要求に応じてステータステーブル52に審査・承認に係る可否情報を登録したりする。
【0121】
上述したようにType−A及びType−Bの審査者・承認者は、PUI紙ドキュメントに加筆を行った後、PUI−MFP4においてPUI紙ドキュメントの読み込みを行い、PUI−MFP4及び/又はPUI文書管理サーバ等において加筆情報を抽出し、登録を行う。なお、Type−Aの場合は、PUI紙ドキュメントをPUI−MFP4に読み込ませた後、次の審査者・承認者に回覧する。
【0122】
以下、図10と比べてPUIに係る主要な機能をPUIサーバ1に組み込み、PUIサーバ1と文書ファイルサーバ3とを独立させた場合の各装置の機能構成の一例を、図12を用いて説明する。
【0123】
図12は、PUI紙ドキュメントの出力に係る機能構成を説明するための図(その2)である。
【0124】
図12に示されるように、PUIサーバ1は、情報取得・比較部21と、ユーザ認証部22と、ドキュメントID取得部23と、プリント制御部27と、ワークフロー登録部32と、ワークフロー照合要求部42とを有する。また、図12に示される文書ファイルサーバ3は、PUI文書ファイル管理部24と、PUI文書ファイル検索部25と、PUI文書ファイル蓄積部26とを有する。なお、各機能は、図10において説明したのと同様である。
【0125】
図12に示されるように、PUIに係る主要な機能をPUIサーバ1に組み込み、文書ファイルサーバ3と独立させた構成としてもよい。
【0126】
また、同様に図11と比べてPUIに係る主要な機能をPUIサーバ1に組み込み、PUIサーバ1と文書ファイルサーバ3とを独立させた場合の各装置の機能構成の一例を、図13を用いて説明する。
【0127】
図13は、PUI紙ドキュメントの入力に係る機能構成を説明するための図(その2)である。
【0128】
図13に示されるようにPUI−MFP4は、ICカードリーダ/入力制御部28と、入力情報取得・制御部29と、スキャナ読み取り部34と、PUIマーク認識部35とを有する。
【0129】
また、図13に示されるようにPUIサーバ1は、情報取得・比較部21と、ユーザ認証部22と、ワークフロー登録部32と、OCR/バーコード認識部36と、画像ノイズファイルター部37と、画像歪補正部38と、パターンマッチング部39と、画像差分抽出部40と、画像展開部41と、ワークフロー照合要求部42とを有する。
【0130】
また、図13に示されるように文書ファイルサーバ3は、PUI文書ファイル管理部24と、PUI文書ファイル検索部25と、PUI文書ファイル蓄積部26と、加筆情報登録部33とを有する。
【0131】
なお、各機能は、図11において説明したのと同様である。図13に示されるように、PUIに係る主要な機能をPUIサーバ1に組み込み、文書ファイルサーバ3と独立させた構成としてもよい。
【0132】
以下、PUI文書ファイルの構造の一例を、図14を用いて説明する。図14は、PUI文書ファイルの構造の一例を説明するための図である。
【0133】
図14に示されるように、PUI文書ファイルは文書プロパティと原本イメージとから構成され、加筆情報が追加される度に加筆プロパティと加筆イメージとが付加される。
【0134】
なお、文書プロパティには文書ID(PUIドキュメントID)と、タイトルと、作成者(PUIユーザID)と、作成日と、該PUI文書ファイルのアクセス権とが含まれる。また、加筆プロパティには加筆対象文書の文書ID(PUIドキュメントID)と、加筆IDと、親の加筆IDと、加筆者(PUIユーザID)と、加筆日とが含まれる。
【0135】
例えば、ワークフローにおいては、図14に示される第1回加筆イメージには、第一審査者の加筆データが含まれ、第2回加筆イメージには、第二審査者の加筆データが含まれる。
【0136】
また、後述する第二実施例において説明する会議の場合は、図14に示される第1回加筆イメージには、会議参加者Aの加筆データが含まれ、第2回加筆イメージには、前記会議参加者Aと同じ会議に出席した会議参加者Bの加筆データが含まれる。
【0137】
なお、PUI文書ファイルは、図14に示したように、複合文書の形でPUI文書ファイル蓄積部26に蓄積されていてもよいし、データーベースのテーブルにおいて、蓄積及び/又は管理されていてもよい。以下では、PUI文書ファイル及び/又は加筆情報をテーブルにおいて蓄積及び/又は管理する一例を図15及び図16を用いて説明する。
【0138】
図15は、PUI文書ファイルに係るテーブルの一例を説明するための図である。
【0139】
図15(A)に示されるようにPUI文書プロパティテーブルは、文書IDと、タイトルと、作成日と、作成者と、アクセス権と、ファイル名とを項目として含む。
【0140】
文書IDには例えば、PUI文書ファイルを識別するPUIドキュメントIDが格納される。なお、PUIドキュメントIDに対応した文書IDを格納するようにしてもよい。タイトルには、当該PUI文書ファイルのタイトルが格納される。作成日には、当該PUI文書ファイルを作成した作成日が格納される。作成者には、当該PUI文書ファイルを作成した作成者のPUIユーザIDが格納される。なお、図15においては説明の簡略化のため、作成者の名前がそのまま格納されている。アクセス権には、当該PUI文書ファイルに対するアクセス権が格納される。ファイル名には、当該PUI文書ファイルのファイル名が格納される。
【0141】
また図15(B)に示されるようにPUI文書原本イメージテーブルは、文書IDと、ページ番号と、ファイル名とを項目として含む。
【0142】
文書IDには例えば、当該PUI文書ファイルを識別するPUIドキュメントIDが格納される。なお、PUIドキュメントIDに対応した文書IDを格納するようにしてもよい。ページ番号には、当該PUI文書ファイルのページ番号が格納される。ファイル名には、ページ番号に対応させた当該PUI文書ファイルのファイル名が格納される。
【0143】
図16は、加筆情報に係るテーブルの一例を説明するための図である。
【0144】
図16(A)に示されるようにPUI加筆プロパティテーブルは、文書IDと、加筆IDと、親加筆IDと、加筆日と、加筆者とを項目として含む。
【0145】
文書IDには例えば、当該PUI文書ファイルを識別するPUIドキュメントIDが格納される。なお、PUIドキュメントIDに対応した文書IDを格納するようにしてもよい。加筆IDには、加筆情報を識別する識別子が格納される。親加筆IDには、親の加筆情報を識別する識別情報が格納される。加筆日には、加筆を行った日付が格納される。加筆者には、加筆を行った加筆者のPUIユーザIDが格納される。なお、図16においては説明の簡略化のため、加筆者の名前がそのまま格納されている。
【0146】
また、図16(B)に示されるようにPUI加筆イメージテーブルは、文書IDと、加筆IDと、ページ番号と、ファイル名とを項目として含む。
【0147】
文書IDには例えば、当該PUI文書ファイルを識別するPUIドキュメントIDが格納される。なお、PUIドキュメントIDに対応した文書IDを格納するようにしてもよい。加筆IDには、加筆情報を識別する識別子が格納される。ページ番号には、当該PUI文書ファイルのページ番号が格納される。ファイル名には、ページ番号に対応させた当該PUI文書ファイルのファイル名が格納される。
【0148】
図15及び図16に示したようにPUI文書ファイルの原本及び/又は該原本に対する加筆情報を、データーベースのテーブルにおいて蓄積及び/又は管理することもできる。
【0149】
以下、PUI紙ドキュメントの出力の一例を、図17を用いて説明する。図17は、PUI紙ドキュメントの出力を説明するためのシーケンス図(その1)である。なお、図17において各装置は、図12に示したような機能構成をしているものとして説明を行う。なお、このことは本発明の実施を制限するものではない。
【0150】
始めに、ワークフローサーバ2のワークフロー管理部50は、ステータステーブル52等を参照し、例えば審査の要求に係るメールを、対応するワークフローの処理を行う審査者AのクライアントPC5に送信する(図17のシーケンスS1。)。
【0151】
審査者AのクライアントPC5は、ワークフローサーバ2より審査の要求に係るメールを受信すると、例えばディスプレイ等に審査の要求に係るメールを受信した旨を表示する。審査者Aは、審査の要求に係るメールを確認すると、例えばPUIユーザIDやパスワード、及びPUI紙ドキュメントを出力するPUI−MFPを識別するMFP−ID等を入力し、自身が行う審査に係るPUI紙ドキュメントの出力を要求する。
【0152】
審査者Aより前記要求を受け取ったクライアントPC5は、例えばPUIユーザIDと、パスワードと、MFP−IDとを含んだPUI紙ドキュメントの出力要求をPUIサーバ1に送信する(図17のシーケンスS2。)。
【0153】
前記要求を受信したPUIサーバ1の情報取得・比較部21は、例えばPUIユーザID及びパスワードをユーザ認証部22に渡す。ユーザ認証部22は、PUIユーザID及びパスワードを含む認証要求を認証サーバに送信する(図17のシーケンスS3。)。
【0154】
認証サーバは受信した認証要求に含まれるパスワード及びPUIユーザIDに基づいて、認証を行い、認証結果をPUIサーバ1に送信する(図17のシーケンスS4。)。
【0155】
認証サーバより認証が成功した旨の認証結果を受信したPUIサーバ1のユーザ認証部22は、PUIユーザID及びMFP−IDをワークフロー照合要求部42に渡し、ワークフローの照合を要求する。ワークフロー照合要求部42は、ユーザ認証部22からの要求に基づいてPUIユーザID及びMFP−IDを含むワークフローの照合要求をワークフローサーバ2に送信する(図17のシーケンスS5。)。
【0156】
PUIサーバ1よりワークフローの照合要求を受信したワークフローサーバ2のワークフロー管理部50は、ワークフローテーブル51を参照し、ワークフローの照合を行い、ワークフローの照合結果をPUIサーバ1に送信する(図17のシーケンスS6。)。
【0157】
正しいワークフローである旨の照合結果を受信したPUIサーバ1のワークフロー照合要求部42は、PUIユーザIDと、MFP−IDとをドキュメントID取得部23に渡して、PUIドキュメントIDの取得を要求する。該要求を受け取ったドキュメントID取得部23は、PUIユーザIDと、MFP−IDとを含む該ワークフローに係るPUIドキュメントIDの取得要求をワークフローサーバ2に送信する(図17のシーケンスS7。)。
【0158】
PUIドキュメントIDの取得要求を受信したワークフローサーバ2のワークフロー管理部50は、PUIドキュメントIDの取得要求に含まれるPUIユーザID及び/又はMFP−IDに基づいてドキュメントテーブル53等を参照し、対応するPUIドキュメントIDを取得して、PUIサーバ1に送信する(図17のシーケンスS8。)。
【0159】
ワークフローサーバ2よりPUIドキュメントIDを取得したPUIサーバ1のドキュメントID取得部23は、該PUIドキュメントIDと、PUIユーザIDと、MFP−IDとを含む対応するPUI文書ファイルの取得要求を文書ファイルサーバ3に送信する(図17のシーケンスS9。)。
【0160】
PUIドキュメントIDと、PUIユーザIDと、MFP−IDとを含む対応するPUI文書ファイルの取得要求を受信した文書ファイルサーバ3のPUI文書ファイル管理部24は、PUIユーザIDと、MFP−IDと、PUIドキュメントIDとを一時保持し、PUIドキュメントIDをPUI文書ファイル検索部25に渡して、PUI文書ファイルの検索を要求する。
【0161】
PUI文書ファイル管理部24は、PUI文書ファイル検索部25より、PUIドキュメントIDに対応するPUI文書ファイルを取得すると、該PUI文書ファイルと、前記一時保持していたPUIユーザIDと、MFP−IDと、PUIドキュメントIDとをPUIサーバ1に送信する(図17のシーケンスS10。)。
【0162】
文書ファイルサーバ3よりPUI文書ファイルと、PUIドキュメントIDと、PUIユーザIDと、MFP−IDとを受信したPUIサーバ1のプリント制御部27は、PUI文書ファイルと、PUIドキュメントIDと、PUIユーザIDと、MFP−IDとを含むPUI紙ドキュメントの印字出力の要求をMFP−IDに対応するPUI−MFP4に送信する(図17のシーケンスS11。)。
【0163】
前記要求を受け取ったPUI−MFP4の画像合成部30は、PUIサーバ1より受信したPUIユーザID、MFP―ID、PUIドキュメントID、PUI文書ファイルに基づいて、PUI文書ファイルにPUIユーザID、MFP―ID、PUIドキュメントIDを付加したPUI紙ドキュメント画像を合成する。
【0164】
PUI−MFP4のプリンタ出力部31は、画像合成部30で合成したPUI紙ドキュメント画像をPUI紙ドキュメントとして印字出力する。
【0165】
一方、PUIサーバ1のワークフロー登録部32は、例えばPUI−MFP4よりPUI紙ドキュメントの印字出力が完了した旨の情報を取得すると、PUIユーザIDと、MFP−IDと、PUIドキュメントIDとを含むステータス(例えばプリント済)の登録要求をワークフローサーバ2に送信する(図17のシーケンスS12。)。
【0166】
ワークフローサーバ2のワークフロー管理部50は、PUIサーバ1より受信したステータスの登録要求に含まれるPUIユーザIDと、MFP−IDと、PUIドキュメントIDとに基づいて、ステータステーブル52に、例えば対応するPUI文書ファイルのプリント出力が完了した旨のステータスを登録する。
【0167】
図17に示したような処理を行うことによって、例えば、ワークフローサーバ2より審査の通知を受け取った審査者は、当該自身が行う審査に係る対応するPUI紙ドキュメントを指定したPUI−MFP4において印字出力することができる。
【0168】
以下、PUI紙ドキュメントの読み込みの一例を、図18及び図19を用いて説明する。図18は、PUI紙ドキュメントの読み込みを説明するためのシーケンス図(その1)である。また、図19は、PUI紙ドキュメントの読み込みを説明するためのシーケンス図(その2)である。なお、図18及び図19において各装置は、図13に示したような機能構成をしているものとして説明を行う。なお、このことは本発明の実施を制限するものではない。
【0169】
始めにコメント、サイン、押印等の加筆を行った審査者Aは、PUI紙ドキュメントを、PUI−MFP4に読み込ませる。
【0170】
該PUI−MFP4では、スキャナ読み取り部34がPUI紙ドキュメントを読み取って、PUIマーク認識部35にPUI紙ドキュメント画像を渡す。PUIマーク認識部35は、スキャナ読み取り部34より提供されたPUI紙ドキュメント画像より、予め定められた位置情報及び/又はフォント情報及び/又は様式情報等に基づいて図7に示したようなPUIドキュメントID及び/又はPUIユーザID及び/又はMFP−ID等をPUIマークと認識し、PUIマークの認識に係る認識情報及びPUI紙ドキュメント画像をPUIサーバ1に送信する(図18のシーケンスS20。)。
【0171】
PUIサーバ1のOCR/バーコード認識部36は、受信したPUIマークの認識情報及びPUI紙ドキュメント画像に基づいて、PUI紙ドキュメント画像よりPUIユーザIDと、MFP−IDと、PUIドキュメントIDとを読み取る。また、OCR/バーコード認識部36は、例えば図13に示したように、読み取ったPUIユーザIDとMFP−IDとを情報取得・比較部21に渡す。また、OCR/バーコード認識部36は、読み取ったPUIドキュメントIDをワークフロー照合要求部42に渡す。また、OCR/バーコード認識部36は、PUI紙ドキュメント画像を画像ノイズフィルター部37に渡す(図18及び図19のA。)。
【0172】
一方、審査者Aは、ICカードをPUI−MFP4に読み込ませたり、PUI−MFP4の操作パネルを操作したりすることによって、PUIユーザID、パスワード、PUI紙ドキュメントを読み込ませたPUI−MFP4を識別するMFP−ID等を入力する。
【0173】
PUI−MFP4のICカードリーダ/入力制御部28は、PUIユーザIDを取得すると、該PUIユーザIDをPUIサーバ1に送信する(図18のシーケンスS21。)。
【0174】
また、PUI−MFP4の入力情報取得・制御部29は、操作パネルを介して入力されたパスワード及びMFP−ID等を取得すると、該パスワード及びMFP−IDをPUIサーバ1に送信する(図18のシーケンスS22。)。
【0175】
シーケンスS21及びシーケンスS22においてパスワードと、PUIユーザIDと、MFP−IDとをPUI−MFP4より受信したPUIサーバ1の情報取得・比較部21は、例えばシーケンスS21において受信したPUIユーザIDと、OCR/バーコード認識部36より渡されたPUI紙ドキュメント画像に付加されていたPUIユーザIDとを比較して同じPUIユーザIDかどうかを確認することによって、PUIユーザIDの照合を行う。
【0176】
また、PUIサーバ1の情報取得・比較部21は、シーケンスS22において受信したMFP−IDと、OCR/バーコード認識部36より渡されたPUI紙ドキュメント画像に付加されていたMFP−IDとを比較して同じMFP−IDかどうかを確認することによって、MFP−IDの照合を行う。
【0177】
照合の結果、どちらも同じものであると判定すると、PUIサーバ1の情報取得・比較部21は、前記取得したパスワードと、PUIユーザIDと、MFP−IDとをPUIサーバ1のユーザ認証部22に渡す。
【0178】
PUIサーバ1のユーザ認証部22は、パスワード及びPUIユーザIDを含む認証要求を認証サーバに送信する(図18のシーケンスS23。)。
【0179】
認証サーバは受信した認証要求に含まれるパスワード及びPUIユーザIDに基づいて、認証を行い、認証結果をPUIサーバ1に送信する(図18のシーケンスS24。)。
【0180】
認証サーバより認証が成功した旨の認証結果を受信したPUIサーバ1のユーザ認証部22は、PUIユーザID及びMFP−IDをワークフロー照合要求部42に渡し、ワークフローの照合を要求する。PUIサーバ1のワークフロー照合要求部42は、ユーザ認証部22からの要求に基づいてPUIユーザIDとMFP−IDとPUIドキュメントIDとを含むワークフローの照合要求をワークフローサーバ2に送信する(図18のシーケンスS25。)。
【0181】
PUIサーバ1よりワークフローの照合要求を受信したワークフローサーバ2のワークフロー管理部50は、ワークフローテーブル51を参照し、ワークフローの照合を行い、ワークフローの照合結果をPUIサーバ1に送信する(図18のシーケンスS26。)。
【0182】
正しいワークフローである旨の照合結果を受信したPUIサーバ1のワークフロー照合要求部42は、PUIユーザIDと、MFP−IDと、PUIドキュメントIDとをワークフロー登録部32に渡してPUI文書ファイルの取得を要求する。該要求を受け取ったPUIサーバ1のワークフロー登録部32は、PUIユーザIDと、MFP−IDと、PUIドキュメントIDとをコピーし、一時保持すると共にPUIユーザIDと、MFP−IDと、PUIドキュメントIDとを含む対応するPUI文書ファイルの取得要求を文書ファイルサーバ3に送信する(図18のシーケンスS27。)。
【0183】
PUIドキュメントIDと、PUIユーザIDと、MFP−IDとを含む対応するPUI文書ファイルの取得要求を受信した文書ファイルサーバ3のPUI文書ファイル管理部24は、PUIユーザIDと、MFP−IDと、PUIドキュメントIDとを一時保持し、PUIドキュメントIDをPUI文書ファイル検索部25に渡して、対応するPUI文書ファイルの検索を要求する。
【0184】
PUI文書ファイル管理部24は、PUI文書ファイル検索部25より、PUIドキュメントIDに対応するPUI文書ファイルを取得すると、該PUI文書ファイルをPUIサーバ1に送信する(図18のシーケンスS28。)。
【0185】
PUIサーバ1の画像展開部41は、受信したPUI文書ファイルをPUI紙ドキュメント画像に展開し、該PUI紙ドキュメント画像をPUIサーバ1のパターンマッチング部39に渡す(図18及び図19のB)。なお、該PUI紙ドキュメント画像には例えば原本イメージと前の審査・承認者が存在した場合は前の審査・承認者の加筆情報とが含まれている。
【0186】
ここで、図19に示されるようにOCR/バーコード認識部36よりPUI紙ドキュメント画像を渡されたPUIサーバ1の画像ノイズフィルター部37は、PUI紙ドキュメント画像より画像ノイズを除去し、ノイズを除去したPUI紙ドキュメント画像を画像歪補正部38に渡す。
【0187】
PUIサーバ1の画像歪補正部38は、PUI紙ドキュメント画像の歪を補正し、PUI紙ドキュメント画像をパターンマッチング部39に渡す。
【0188】
PUIサーバ1のパターンマッチング部39は、画像歪補正部38より渡された、加筆情報が付加されているPUI紙ドキュメント画像と、例えば文書ファイルサーバ3より受信したPUI紙ドキュメント画像とのパターンマッチングを行う。
【0189】
PUIサーバ1の画像差分抽出部40は、パターンマッチング部39においてパターンマッチングした結果に基づいて、画像の差分を抽出する。
【0190】
また、PUIサーバ1の画像差分抽出部40は、抽出した画像差分よりユーザが加筆した加筆情報を抽出し、文書ファイルサーバ3に送信する(図18及び図19のC(シーケンスS29)。)。
【0191】
また、PUIサーバ1の画像差分抽出部40は、抽出した画像差分より図8及び/又は図9に示したようなユーザがサイン及び/又は押印した審査・承認に係る可否情報を抽出する。
【0192】
PUIサーバ1の画像差分抽出部40は、抽出した可否情報をPUIサーバ1のワークフロー登録部32に渡す。
【0193】
ワークフロー登録部32は、前記コピーしておいたPUIユーザIDと、MFP−IDと、PUIドキュメントIDと、前記画像差分抽出部40より渡された可否情報とを含む審査・承認の可否情報の登録要求をワークフローサーバ2に送信する(図18及び図19のD(シーケンスS30)。)。
【0194】
図18のD(シーケンスS30)に示されるように、審査・承認の可否情報の登録要求を受信したワークフローサーバ2のワークフロー管理部50は、PUIサーバ1より受信したワークフローの登録要求に含まれるPUIユーザIDと、MFP−IDと、PUIドキュメントIDとに基づいて、ステータステーブル52に、例えば対応するPUI文書ファイルの審査がOKであった旨のステータスを登録する。
【0195】
一方、図18のC(シーケンスS29)に示されるように、文書ファイルサーバ3のPUI文書ファイル管理部24は、受信した加筆情報と、前記一時保持していたPUIユーザIDと、MFP−IDと、PUIドキュメントIDとを加筆情報登録部33に渡して、加筆情報の登録を要求する。該要求を受け取った加筆情報登録部33は、PUIドキュメントIDに基づいて、加筆情報と、PUIユーザIDと、MFP−IDとをPUI文書ファイル蓄積部26に登録する。
【0196】
図18及び図19に示したような処理を行うことによって、審査及び/又は承認を行った審査者及び/又は承認者は加筆情報を自身のPUIユーザIDと関連付けて元の原本と共に管理することができる。
【0197】
以下、ワークフローサーバ2における処理の一例を図20及び図21を用いて説明する。図20は、Type−Aの場合のワークフローサーバの処理の一例を説明するためのフローチャートである。
【0198】
ステップS100において、ワークフロー管理部50は、図17に示したaからa’までの処理を行う。
【0199】
ステップS100に続いてステップS101に進み、ワークフロー管理部50は、図18に示したbからb’までの処理を行う。
【0200】
ステップS101に続いてステップS102に進み、ワークフロー管理部50は、例えばPUIサーバ1より受信した可否情報の登録要求に含まれる可否情報に基づいて、審査及び/又は承認が可決されたのか否決されたのかを判定する。審査及び/又は承認が可決されたと判定すると(ステップS102においてYES)、ステップS103に進み、審査及び/又は承認が否決されたと判定すると(ステップS102においてNO)、差し戻し処理を行う。
【0201】
ステップS103では、ワークフロー管理部50が、ステータステーブル52等を参照し、次の審査及び/又は承認者に対して審査及び/又は承認の要求メールを送信する。
【0202】
ステップS103に続いてステップS104に進み、ワークフロー管理部50は、図18に示したbからb’までの処理を行う。
【0203】
ステップS104に続いてステップS105に進み、ワークフロー管理部50は、例えばPUIサーバ1より受信した可否情報の登録要求に含まれる可否情報に基づいて、審査及び/又は承認が可決されたのか否決されたのかを判定する。審査及び/又は承認が可決されたと判定すると(ステップS105においてYES)、ステップS106に進み、審査及び/又は承認が否決されたと判定すると(ステップS105においてNO)、差し戻し処理を行う。
【0204】
ステップS106では、ワークフロー管理部50が、ステータステーブル52等を参照し、ワークフローのステータスを確認する。ステップS106に続いてステップS107に進み、ワークフロー管理部50は、ステップS106においてステータステーブル52等を参照し、確認したステータスに基づいて、最終的な承認が既に済んでいるかどうかを判定する。最終的な承認が既に済んでいると判定すると(ステップS107においてYES)、ステップS108に進み、最終的な承認がまだ済んでいないと判定すると(ステップS107においてNO)、ステップS103からの処理を繰り返す。
【0205】
ステップS108では、ワークフロー管理部50が、ワークフローテーブル51等に、対応するワークフローが終了した旨を登録する。
【0206】
ワークフローサーバ2が、図20に示すような処理を行うことによって、利用者は図1に示したようにPUI紙ドキュメントを回覧し、審査・承認を行うことができる。
【0207】
図21は、Type−Bの場合のワークフローサーバの処理の一例を説明するためのフローチャートである。
【0208】
ステップS110において、ワークフロー管理部50は、図17に示したaからa’までの処理を行う。
【0209】
ステップS110に続いてステップS111に進み、ワークフロー管理部50は、図18に示したbからb’までの処理を行う。
【0210】
ステップS111に続いてステップS112に進み、ワークフロー管理部50は、例えばPUIサーバ1より受信した可否情報の登録要求に含まれる可否情報に基づいて、審査及び/又は承認が可決されたのか否決されたのかを判定する。審査及び/又は承認が可決されたと判定すると(ステップS112においてYES)、ステップS113に進み、審査及び/又は承認が否決されたと判定すると(ステップS112においてNO)、差し戻し処理を行う。
【0211】
ステップS113では、ワークフロー管理部50が、ステータステーブル52等を参照し、ワークフローのステータスを確認する。ステップS113に続いてステップS114に進み、ワークフロー管理部50は、ステップS113においてステータステーブル52等を参照し、確認したステータスに基づいて、最終的な承認が既に済んでいるかどうかを判定する。最終的な承認が既に済んでいると判定すると(ステップS114においてYES)、ステップS115に進み、最終的な承認がまだ済んでいないと判定すると(ステップS114においてNO)、ステップS110からの処理を繰り返す。
【0212】
ステップS115では、ワークフロー管理部50が、ワークフローテーブル51等に、対応するワークフローが終了した旨を登録する。
【0213】
ワークフローサーバ2が、図21に示すような処理を行うことによって、利用者は図2に示したように、PUI紙ドキュメントを回覧するのではなく、ネットワークを介して接続されたPUI−MFP4よりPUI紙ドキュメントを印字出力し、審査・承認等を行うため、紙ドキュメントによるワークフローであるにも関わらず、回覧時間のロスが少なく、また遠隔地に渡るワークフローを実現することができる。
(第二実施例―会議)
以下、本発明の実施に係るPUI−電子会議システムの一例を、図22を用いて説明する。図22は、本発明の実施に係るPUI−電子会議システムの概念図である。
【0214】
図22に示されるようにPUI−電子会議システムは、ネットワークを介して接続されたPUIサーバ1と、文書ファイルサーバ3と、PUI−MFP4と、少なくとも1台以上のタブレットPCと、電子ホワイトボードと、会議スケジュールサーバ6とから構成される。なお、タブレットPCや電子ホワイトボードは必ずしもシステムに含まれなくてもよい。
【0215】
図22に示されるシステムでは、各会議参加者のPUIドキュメントID等が付加されたPUI紙ドキュメントは、例えば各会議参加者によって事前に印字出力され、会議室に持ち込まれるか、又は各会議参加者によって会議室にあるPUI−MFP4において印字出力される。
【0216】
会議参加者は会議中、PUI紙ドキュメントにコメント等を記述し、会議が終了した後、例えば会議室に設置されているPUI−MFP4に自分が加筆を行ったPUI紙ドキュメントを読み込ませる。
【0217】
PUI−MFP4で読み取られたPUI紙ドキュメントの画像情報は、例えばPUI−MFP4又はPUIサーバ1においてコメント等の新たな加筆情報が分離される。ここで、PUI−MFP4又はPUIサーバ1は、PUI−MFP4で読み取られたPUI紙ドキュメントの画像情報と、元の電子ドキュメントとの差分を抽出することによって、新たな加筆情報を分離する。
【0218】
分離された加筆情報は、加筆を行ったユーザを識別するPUIユーザIDとPUIドキュメントIDと共に元の電子ドキュメントと関連付けられてPUI文書ファイルとして例えば文書ファイルサーバ3等において管理される。
【0219】
なお、図22に示される電子会議システムでは、会議参加者がPUI紙ドキュメントに加筆した加筆情報と共に他の会議参加者がタブレットPCを用いて加筆した情報や会議の主催者が電子ホワイトボード等において書かれたコメント等も元の電子ドキュメントと関連付けられて例えば文書ファイルサーバ3において管理するようにしてもよい。なお、タブレットPCや電子ホワイトボードにおける加筆情報は通常ベクトル画像であるため、PUIサーバ1等においてビットマップに変換してPUI文書ファイルと同様の形式にあわせて文書ファイルサーバ3等において管理してもよい。
【0220】
上述したように図22に示されるシステムでは、PUIユーザIDに関連付けて加筆情報と元の電子文書とを管理することができる。したがって、例えば、ある会議参加者が加筆したコメントだけを会議毎に抽出したり、ある会議に出席した全ての会議参加者のコメントを抽出したりすることができる。
【0221】
なお、PUIサーバ1や会議スケジュールサーバ6や文書ファイルサーバ3及びPUI−MFP4等はそれぞれ別の装置であってもよいし、全てが同じ装置内に実装されていてもよい。また、例えば、文書ファイルサーバ3とPUIサーバ1とだけが同じ装置内で他のサーバ等は別々の装置としてもよい。以下においても同様である。
【0222】
また、図1には図示していないが、認証サーバ等をPUI−電子会議システムに接続してユーザの認証等に利用するようにしてもよい。
【0223】
なお、PUIサーバ1のハードウェア構成は第一実施例の図4に示したのと同様である。また、会議スケジュールサーバ6や文書ファイルサーバ3も第一実施例の図4に示したPUIサーバ1のハードウェア構成と同様である。また、PUI−MFP4の機能及びハードウェア構成も第一実施例の図5及び図6において説明したものと同様である。また、PUIマークも第一実施例の図7において説明したものと同様である。
【0224】
以下、図22を用いて説明したシステムを構成する各装置の機能構成を図23から図26を用いて説明する。なお、図23及び図25は、PUIに係る主要な機能をPUI−MFP4に組み込み、残りの機能を、PUIサーバ1と文書ファイルサーバ3とを組み合わせたPUI文書管理サーバに組み込んだ一例を示している。一方、図24及び図26は、PUIに係る主要な機能をPUIサーバ1に組み込み、文書ファイルサーバ3とは独立させた一例を示している。
【0225】
また、図23及び図25ではPUI紙ドキュメントの出力に係る機能構成を示し、図24及び図26ではPUI紙ドキュメントの入力(読み込み)に係る機能構成を示してある。
【0226】
図23は、PUI紙ドキュメントの出力に係る機能構成を説明するための図(その3)である。
【0227】
図23に示されるようにPUI−MFP4は、ICカードリーダ/入力制御部28と、入力情報取得・制御部29と、画像合成部30と、プリンタ出力部31とを有する。
【0228】
ICカードリーダ/入力制御部28は、ICカードの読み取り及び/又は読み取った情報の制御を行う制御部であって、例えばユーザによって入力されたICカードよりPUIユーザIDを読み取って、PUI文書管理サーバ等に送信する。
【0229】
入力情報取得・制御部29は、操作パネルを介して入力された入力情報を取得及び/又は制御する取得制御部であって、例えば操作パネルを介して入力されたPUIユーザIDやパスワード及びユーザがPUI紙ドキュメントの出力を要求するMFP−ID及び/又は該MFP−IDと対応させた会議室のID等を取得して、例えばPUI文書管理サーバ等に送信する。なお、以下では説明の簡略化のためMFP−IDに対応させた会議室のIDを単にMFP−IDともいう。
【0230】
画像合成部30は、画像を合成する合成部であって、例えばPUI文書管理サーバ等より受信したPUIユーザID、MFP―ID、PUIドキュメントID、PUI文書ファイルに基づいて、PUI文書ファイルにPUIユーザID、MFP―ID、PUIドキュメントIDを付加し、PUI紙ドキュメント画像を合成する。
【0231】
プリンタ出力部31は、画像をドキュメントとして印字出力する印字出力部であって、例えば画像合成部30で合成したPUI紙ドキュメント画像をPUI紙ドキュメントとして印字、出力する。
【0232】
また、図23に示されるように、PUI文書管理サーバは、情報取得・比較部21と、ユーザ認証部22と、ドキュメントID取得部23と、PUI文書ファイル管理部24と、PUI文書ファイル検索部25と、PUI文書ファイル蓄積部26と、プリンタ制御部27と、会議スケジュール照合要求部43とを有する。
【0233】
情報取得・比較部21は、PUI−MFP4及び/又はクライアントPC5等より識別情報(例えば、PUIユーザID及び/又はMFP―ID)やパスワードを取得したり、取得した識別情報を比較したりする。
【0234】
ユーザ認証部22は、情報取得・比較部21が取得したPUIユーザIDを含むユーザの認証要求を認証サーバに送信し、認証サーバより認証結果を受信する。なお、前記認証要求にはパスワードを含めるようにしてもよい。
【0235】
会議スケジュール照合要求部43は、会議スケジュールサーバ6に対して会議スケジュールの照合を要求する要求部であって、例えば情報取得・比較部21が取得したPUIユーザIDを含む会議スケジュールの照合要求を会議スケジュールサーバ6に送信し、会議スケジュールの照合結果を受信する。なお、前記会議スケジュールの照合要求にはMFP−IDを含めるようにしてもよい。
【0236】
ドキュメントID取得部23は、会議スケジュールサーバ6よりPUIドキュメントIDを取得する取得部であって、例えば情報取得・比較部21が取得したPUIユーザIDを含むPUIドキュメントIDの取得要求を会議スケジュールサーバ6に送信し、PUIドキュメントIDを受信する。なお、前記PUIドキュメントIDの取得要求にMFP−IDを含めるようにしてもよい。
【0237】
PUI文書ファイル管理部24は、PUI文書ファイル蓄積部26において蓄積されているPUI文書ファイルを管理する管理部であって、例えばドキュメントID取得部23より受け取ったPUIユーザID、MFP−ID、PUIドキュメントIDを一時保持し、PUIドキュメントIDを含んだPUI文書の検索・取得要求をPUI文書ファイル検索部25に対して行う。また、PUI文書ファイル管理部24は、例えばPUI文書ファイル検索部25より受け取ったPUI文書ファイルと、前記一時保持していたPUIユーザIDと、MFP−IDと、PUIドキュメントIDとをプリント制御部27に渡して、プリントの要求を行う。
【0238】
PUI文書ファイル検索部25は、PUIドキュメントIDに基づいて、PUI文書ファイル蓄積部26を検索する検索部であって、例えばPUI文書ファイル管理部24からの検索・取得要求に含まれるPUIドキュメントIDに基づいて、PUI文書ファイル蓄積部26を検索し、対応するPUI文書ファイルをPUI文書ファイル管理部24に提供する。
【0239】
PUI文書ファイル蓄積部26は、PUI文書ファイルを蓄積するストレージである。なお、PUI文書ファイル蓄積部26において蓄積されるPUI文書ファイルの構造は、第一実施例において説明したのと同様である。
【0240】
プリント制御部27は、PUI−MFP4に対するプリント要求を制御する制御部であって、例えばPUI文書ファイル管理部24から提供されたPUIユーザID、MFP−ID、PUIドキュメントID及びPUI文書ファイルをPUI−MFP4に送信してPUI紙ドキュメントの印字を要求する。
【0241】
また、図23に示されるように、会議スケジュールサーバ6は、会議スケジュール管理部60と、タイムテーブル61と、会議室テーブル62と、参加者テーブル63と、ドキュメントテーブル64とを有する。
【0242】
会議スケジュール管理部60は、会議のスケジュールや会議の参加者、会議に使用されるドキュメント等に係る情報を管理する管理部であって、例えばPUI文書管理サーバより受信したPUIユーザIDを含む会議スケジュールの照合要求に応じて、照合を行って照合結果をPUI文書管理サーバに送信したり、PUI文書管理サーバ等より受信したPUIユーザIDを含むPUIドキュメントIDの取得要求に応じて対応するPUIドキュメントIDを取得して該PUIドキュメントIDをPUI文書管理サーバに送信したりする。
【0243】
ここで、タイムテーブル61は、会議室における会議のスケジュールを管理するテーブルである。また、会議室テーブル62は、会議室を識別するテーブルである。また、参加者テーブル63は、会議毎の参加者を管理するテーブルである。また、ドキュメントテーブル64は、会議毎のPUIドキュメントIDを管理するテーブルである。
【0244】
上述したように会議の参加者はPUI−MFP4を用いて当該自身のPUIユーザIDが付加されたPUI紙ドキュメントを印字、出力する。
【0245】
以下では、PUI紙ドキュメントの入力に係る機能構成の一例を、図24を用いて説明する。図24は、PUI紙ドキュメントの入力に係る機能構成を説明するための図(その3)である。なお、以下では説明の簡略化のため、会議の参加者が各々会議室に設置されているPUI−MFP4を用いて加筆したPUI紙ドキュメントを読み込ませるものとして説明を行う。なお、このことは本発明の実施を制限するものではない。
【0246】
図24に示されるように、PUI−MFP4は、ICカードリーダ/入力制御部28と、入力情報取得・制御部29と、スキャナ読み取り部34と、PUIマーク認識部35と、OCR/バーコード認識部36と、画像ノイズフィルター部37と、画像歪補正部38と、パターンマッチング部39と、画像差分抽出部40と、画像展開部41とを有する。
【0247】
なお、ICカードリーダ/入力制御部28及び入力情報取得・制御部29は、図23において説明したのと同様である。
【0248】
スキャナ読み取り部34は、PUI紙ドキュメントを読み取って、PUIマーク認識部35にPUI紙ドキュメント画像を渡す。PUIマーク認識部35は、スキャナ読み取り部34より渡されたPUI紙ドキュメント画像より予め定められた位置情報及び/又はフォント情報及び/又は様式情報等に基づいて図7に示したようなPUIドキュメントID及び/又はPUIユーザID及び/又はMFP−ID等をPUIマークと認識し、PUI紙ドキュメント画像をOCR/バーコード認識部36に渡す。
【0249】
OCR/バーコード認識部36は、PUIマーク認識部35において認識したPUIマークを読み取って、読み取ったPUIマーク、例えばPUIユーザIDとMFP−IDとPUIドキュメントIDと、を例えばPUI文書管理サーバ等に送信し、PUI紙ドキュメント画像を画像ノイズフィルター部37に渡す。
【0250】
画像ノイズフィルター部37は、PUI紙ドキュメント画像より画像ノイズを除去し、ノイズを除去したPUI紙ドキュメント画像を画像歪補正部38に渡す。画像歪補正部38は、PUI紙ドキュメント画像の歪を補正し、PUI紙ドキュメント画像をパターンマッチング部39に渡す。
【0251】
一方、画像展開部41は、例えばPUI文書管理サーバ等より受信したPUI文書ファイルを、PUI紙ドキュメント画像に展開し、パターンマッチング部39に渡す。
【0252】
パターンマッチング部39では、画像歪補正部38より渡された、加筆情報が付加されているPUI紙ドキュメント画像と、例えばPUI文書管理サーバより渡されたPUI紙ドキュメント画像とのパターンマッチングを行う。
【0253】
画像差分抽出部40は、パターンマッチング部39においてパターンマッチングした結果に基づいて、画像の差分を抽出し、抽出した画像の差分を例えばPUI文書管理サーバに送信する。
【0254】
また、図24に示されるようにPUI文書管理サーバは、情報取得・比較部21と、ユーザ認証部22と、PUI文書ファイル管理部24と、PUI文書ファイル検索部25と、PUI文書ファイル蓄積部26と、加筆情報登録部33と、会議スケジュール照合要求43とを有する。
【0255】
なお、ユーザ認証部22と、PUI文書ファイル検索部25と、PUI文書ファイル蓄積部26とは図23において説明したのと同様である。
【0256】
情報取得・比較部21は、PUI−MFP4のICカードリーダ/入力制御部28よりPUIユーザIDを取得したり、PUI−MFP4の入力情報取得・制御部29よりPUIユーザID、パスワード、MFP―ID等を取得したりする。また、情報取得・比較部21は、PUI−MFP4のOCR/バーコード認識部36より、OCR/バーコード認識部36がPUI紙ドキュメント画像より読み取ったPUIユーザID及び/又はMFP−IDを取得する。
【0257】
情報取得・比較部21は、例えばICカードリーダ/入力制御部28より取得したPUIユーザIDと、OCR/バーコード認識部36より取得したPUIユーザIDとを比較して同じPUIユーザIDかどうか照合を行う。また、情報取得・比較部21は、例えば入力情報取得・制御部29より取得したMFP−IDとOCR/バーコード認識部36より取得したMFP−IDとを比較して同じMFP−IDかどうかの照合を行う。PUIユーザIDやMFP−IDの照合を行うことによって、よりセキュアなシステムを提供することができる。
【0258】
会議スケジュール照合要求部43は、会議スケジュールサーバ6に対して会議スケジュールの照合を要求する要求部であって、例えば情報取得・比較部21が取得したPUIユーザIDを含む会議スケジュールの照合要求を会議スケジュールサーバ6に送信し、会議スケジュールの照合結果を受信する。会議スケジュールサーバ6より正しい会議スケジュールである旨の照合結果を受信すると、会議スケジュール照合要求部43は、PUIドキュメントIDと、PUIユーザIDと、MFP−IDとを含む対応するPUI文書ファイルの取得要求をPUI文書ファイル管理部24に要求する。
【0259】
加筆情報登録部33は、加筆情報を登録する登録部であって、例えば画像差分抽出部40が抽出した画像差分に含まれる加筆情報を、PUI文書ファイル管理部24が一時保持しているPUIユーザIDと、MFP−IDと、PUIドキュメントIDとに基づいてPUI文書ファイル蓄積部26に登録する。
【0260】
上述したように会議の参加者は、各々会議室に設置されているPUI−MFP4を用いて自身が加筆したPUI紙ドキュメントを読み込ませる。
【0261】
以下、図23と比べてPUIに係る主要な機能をPUIサーバ1に組み込み、PUIサーバ1と文書ファイルサーバ3とを独立させた場合の各装置の機能構成の一例を、図25を用いて説明する。
【0262】
図25は、PUI紙ドキュメントの出力に係る機能構成を説明するための図(その4)である。
【0263】
図25に示されるようにPUIサーバ1は情報取得・比較部21と、ユーザ認証部22と、ドキュメントID取得部23と、プリント制御部27と、会議スケジュール照合要求部43とを有する。また図25に示されるように文書ファイルサーバ3は、PUI文書ファイル管理部24と、PUI文書ファイル検索部25と、PUI文書ファイル蓄積部26とを有する。なお、各機能は、図23において説明したのと同様である。
【0264】
図25に示されるように、PUIに係る主要な機能をPUIサーバ1に組み込み、文書ファイルサーバ3と独立させた構成としてもよい。
【0265】
また、同様に図24と比べてPUIに係る主要な機能をPUIサーバ1に組み込み、PUIサーバ1と文書ファイルサーバ3とを独立させた場合の各装置の機能構成の一例を、図26を用いて説明する。
【0266】
図26は、PUI紙ドキュメントの入力に係る機能構成を説明するための図(その4)である。
【0267】
図26に示されるようにPUI−MFP4は、ICカードリーダ/入力制御部28と、入力情報取得・制御部29と、スキャナ読み取り部34と、PUIマーク認識部35とを有する。
【0268】
また、図26に示されるようにPUIサーバ1は、情報取得・比較部21と、ユーザ認証部22と、OCR/バーコード認識部36と、画像ノイズファイルター部37と、画像歪補正部38と、パターンマッチング部39と、画像差分抽出部40と、画像展開部41と、会議スケジュール照合要求部43とを有する。
【0269】
また、図26に示されるように文書ファイルサーバ3は、PUI文書ファイル管理部24と、PUI文書ファイル検索部25と、PUI文書ファイル蓄積部26と、加筆情報登録部33とを有する。
【0270】
なお、各機能は、図24において説明したのと同様である。図26に示されるように、PUIに係る主要な機能をPUIサーバ1に組み込み、文書ファイルサーバ3と独立させた構成としてもよい。
【0271】
以下、会議スケジュールサーバ6より会議開催の通知メールを受け取った会議の参加者が所定のPUI−MFP4においてPUI紙ドキュメントを出力する一例を、図27を用いて説明する。図27は、PUI紙ドキュメントの出力を説明するためのシーケンス図(その2)である。なお、図27において各装置は、図25に示したような機能構成をしているものとして説明を行う。なお、このことは本発明の実施を制限するものではない。
【0272】
始めに、会議スケジュールサーバ6の会議スケジュール管理部60は、タイムテーブル61や参加者テーブル63等を参照し、会議が開催される旨の会議開催通知メールを、対応する会議参加者AのクライアントPC5に送信する(図27のシーケンスS41。)。
【0273】
会議参加者AのクライアントPC5は、会議スケジュールサーバ6より会議が開催される旨の会議開催通知メールを受信すると、例えばディスプレイ等に会議開催通知メールを受信した旨を表示する。会議参加者Aは会議開催通知メールを確認すると、例えばPUIユーザIDやパスワード、及びPUI紙ドキュメントを出力するPUI−MFPを識別するMFP−IDを入力し、自身が参加する会議に係るPUI紙ドキュメントの出力を要求する。
【0274】
会議参加者Aより前記要求を受け取ったクライアントPC5は、PUIユーザIDと、パスワードと、MFP−IDとを含んだPUI紙ドキュメントの出力要求をPUIサーバ1に送信する(図27のシーケンスS42。)。
【0275】
前記要求を受信したPUIサーバ1の情報取得・比較部21は、例えばPUIユーザID及びパスワードをユーザ認証部22に渡す。ユーザ認証部22は、PUIユーザID及びパスワードを含む認証要求を認証サーバに送信する(図27のシーケンスS43。)。
【0276】
認証サーバは受信した認証要求に含まれるパスワード及びPUIユーザIDに基づいて、認証を行い、認証結果をPUIサーバ1に送信する(図27のシーケンスS44。)。
【0277】
認証サーバより認証が成功した旨の認証結果を受信したPUIサーバ1のユーザ認証部22は、PUIユーザID及びMFP−IDを会議スケジュール照合要求部43に渡し、会議スケジュールの照合を要求する。会議スケジュール照合要求部43は、ユーザ認証部22からの要求に基づいてPUIユーザID及びMFP−IDを含む会議スケジュールの照合要求を会議スケジュールサーバ6に送信する(図27のシーケンスS45。)。
【0278】
PUIサーバ1より会議スケジュールの照合要求を受信した会議スケジュールサーバ6の会議スケジュール管理部60は、タイムテーブル61、会議室テーブル62、参加者テーブル63等を参照し、会議スケジュールの照合を行い、会議スケジュールの照合結果をPUIサーバ1に送信する(図27のシーケンスS46。)。
【0279】
正しい会議スケジュールである旨の照合結果を受信したPUIサーバ1の会議スケジュール照合要求部43は、PUIユーザIDと、MFP−IDとをドキュメントID取得部23に渡して、PUIドキュメントIDの取得を要求する。該要求を受け取ったドキュメントID取得部23は、PUIユーザIDと、MFP−IDとを含む対応する会議に係るPUIドキュメントIDの取得要求を会議スケジュールサーバ6に送信する(図27のシーケンスS47。)。
【0280】
PUIドキュメントIDの取得要求を受信した会議スケジュールサーバ6の会議スケジュール管理部60は、PUIドキュメントIDの取得要求に含まれるPUIユーザID及び/又はMFP−IDに基づいてドキュメントテーブル64等を参照し、対応するPUIドキュメントIDを取得して、PUIサーバ1に送信する(図27のシーケンスS48。)。
【0281】
会議スケジュールサーバ6よりPUIドキュメントIDを取得したPUIサーバ1のドキュメントID取得部23は、該PUIドキュメントIDと、PUIユーザIDと、MFP−IDとを含む対応するPUI文書ファイルの取得要求を文書ファイルサーバ3に送信する(図27のシーケンスS49。)。
【0282】
PUIドキュメントIDと、PUIユーザIDと、MFP−IDとを含む対応するPUI文書ファイルの取得要求を受信した文書ファイルサーバ3のPUI文書ファイル管理部24は、PUIユーザIDと、MFP−IDと、PUIドキュメントIDとを一時保持し、PUIドキュメントIDをPUI文書ファイル検索部25に渡して、PUI文書ファイルの検索を要求する。
【0283】
PUI文書ファイル管理部24は、PUI文書ファイル検索部25より、PUIドキュメントIDに対応するPUI文書ファイルを取得すると、該PUI文書ファイルと、前記一時保持していたPUIユーザIDと、MFP−IDと、PUIドキュメントIDとをPUIサーバ1に送信する(図27のシーケンスS50。)。
【0284】
文書ファイルサーバ3よりPUI文書ファイルと、PUIドキュメントIDと、PUIユーザIDと、MFP−IDとを受信したPUIサーバ1のプリント制御部27は、PUI文書ファイルと、PUIドキュメントIDと、PUIユーザIDと、MFP−IDとを含むPUI紙ドキュメントの印字出力の要求をMFP−IDに対応するPUI−MFP4に送信する(図27のシーケンスS51。)。
【0285】
前記要求を受け取ったPUI−MFP4の画像合成部30は、PUIサーバ1より受信したPUIユーザID、MFP―ID、PUIドキュメントID、PUI文書ファイルに基づいて、PUI文書ファイルにPUIユーザID、MFP―ID、PUIドキュメントIDを付加したPUI紙ドキュメント画像を合成する。
【0286】
PUI−MFP4のプリンタ出力部31は、画像合成部30で合成したPUI紙ドキュメント画像をPUI紙ドキュメントとして印字出力する。
【0287】
図27に示したような処理を行うことによって、例えば、会議スケジュールサーバ6より会議開催の通知メールを受信した会議参加者は、当該自身が参加する会議に係る対応するPUI紙ドキュメントを指定したPUI−MFP4において印字出力することができる。
【0288】
以下、例えば会議が開催される会議室に設置されているPUI−MFP4等を用いて、会議の参加者がICカードを読み込ませたり、PUI−MFP4の操作パネル等を操作してパスワードや紙ドキュメントを出力するPUI−MFP4のMFP−ID等を入力したりして、PUI紙ドキュメントを出力する一例を、図28を用いて説明する。
【0289】
図28は、PUI紙ドキュメントの出力を説明するためのシーケンス図(その3)である。なお、図28において各装置は、図25に示したような機能構成をしているものとして説明を行う。なお、このことは本発明の実施を制限するものではない。
【0290】
始めに、会議の参加者である会議参加者Aは、会議室等に設置されているPUI−MFP4にICカードを入力して読み込ませたり、PUI−MFP4の操作パネル等を介してパスワードや紙ドキュメントを出力するPUI−MFP4のMFP−ID等を入力したりして、紙ドキュメントの出力を要求する。
【0291】
PUI−MFP4のICカードリーダ/入力制御部28は、PUIユーザIDを取得すると、該PUIユーザIDをPUIサーバ1に送信する(図28のシーケンスS60。)。
【0292】
また、PUI−MFP4の入力情報取得・制御部29は、操作パネルを介して入力されたパスワード及びMFP−ID等を取得すると、該パスワード及びMFP−IDをPUIサーバ1に送信する(図28のシーケンスS61。)。
【0293】
シーケンスS60及びシーケンスS61においてパスワードとPUIユーザIDと、MFP−IDとをPUI−MFP4より受信したPUIサーバ1の情報取得・比較部21は、例えばPUIユーザID及びパスワードをユーザ認証部22に渡す。ユーザ認証部22は、PUIユーザID及びパスワードを含む認証要求を認証サーバに送信する(図28のシーケンスS62。)。
【0294】
以下、シーケンスS63からシーケンスS70までの処理は図27において説明したシーケンスS44からシーケンスS51までの処理と同様である。
【0295】
図28に示したような処理を行うことによって、例えば、会議の参加者は会議室に設置されてあるPUI−MFP4を操作し、対応するPUI紙ドキュメントを印字出力することができる。
【0296】
以下、PUI紙ドキュメントの読み込みの一例を、図29及び図30を用いて説明する。図29は、PUI紙ドキュメントの読み込みを説明するためのシーケンス図(その3)である。また、図30は、PUI紙ドキュメントの読み込みを説明するためのシーケンス図(その4)である。なお、図29及び図30において各装置は、図26に示したような機能構成をしているものとして説明を行う。なお、このことは本発明の実施を制限するものではない。
【0297】
始めに、コメント等の加筆を行った会議参加者Aは、PUI紙ドキュメントを、例えば会議室に設置されているPUI−MFP4に読み込ませる。
【0298】
該PUI−MFP4では、スキャナ読み取り部34がPUI紙ドキュメントを読み取って、PUIマーク認識部35にPUI紙ドキュメント画像を渡す。PUIマーク認識部35は、スキャナ読み取り部34より提供されたPUI紙ドキュメント画像より、予め定められた位置情報及び/又はフォント情報及び/又は様式情報等に基づいて図7に示したようなPUIドキュメントID及び/又はPUIユーザID及び/又はMFP−ID等をPUIマークと認識し、PUIマークの認識に係る認識情報及びPUI紙ドキュメント画像をPUIサーバ1に送信する(図29のシーケンスS80。)。
【0299】
PUIサーバ1のOCR/バーコード認識部36は、受信したPUIマークの認識情報及びPUI紙ドキュメント画像に基づいて、PUI紙ドキュメント画像よりPUIユーザIDと、MFP−IDと、PUIドキュメントIDとを読み取る。OCR/バーコード認識部36は、例えば図26に示したように、読み取ったPUIユーザIDとMFP−IDとを情報取得・比較部21に渡す。また、OCR/バーコード認識部36は、読み取ったPUIドキュメントIDを会議スケジュール照合要求部43に渡す。また、OCR/バーコード認識部36は、PUI紙ドキュメント画像を画像ノイズフィルター部37に渡す(図29及び図30のA。)。
【0300】
一方、会議参加者Aは、ICカードをPUI−MFP4に読み込ませたり、PUI−MFP4の操作パネルを操作したりすることによって、PUIユーザID、パスワード、PUI紙ドキュメントを読み込ませたPUI−MFP4を識別するMFP−ID等を入力する。
【0301】
PUI−MFP4のICカードリーダ/入力制御部28は、PUIユーザIDを取得すると、該PUIユーザIDをPUIサーバ1に送信する(図29のシーケンスS81。)。
【0302】
また、PUI−MFP4の入力情報取得・制御部29は、操作パネルを介して入力されたパスワード及びMFP−ID等を取得すると、該パスワード及びMFP−IDをPUIサーバ1に送信する(図29のシーケンスS82。)。
【0303】
シーケンスS81及びシーケンスS82においてパスワードと、PUIユーザIDと、MFP−IDとをPUI−MFP4より受信したPUIサーバ1の情報取得・比較部21は、例えばシーケンスS81において受信したPUIユーザIDと、OCR/バーコード認識部36より渡されたPUI紙ドキュメント画像に付加されていたPUIユーザIDとを比較して同じPUIユーザIDかどうかを確認することによって、PUIユーザIDの照合を行う。
【0304】
また、PUIサーバ1の情報取得・比較部21は、シーケンスS82において受信したMFP−IDとOCR/バーコード認識部36より渡されたPUI紙ドキュメント画像に付加されていたMFP−IDとを比較して同じMFP−IDかどうかを確認することによって、MFP−IDの照合を行う。
【0305】
照合の結果、どちらも同じものであると判定すると、PUIサーバ1の情報取得・比較部21は、前記取得したパスワードと、PUIユーザIDと、MFP−IDとをPUIサーバ1のユーザ認証部22に渡す。
【0306】
PUIサーバ1のユーザ認証部22は、パスワード及びPUIユーザIDを含む認証要求を認証サーバに送信する(図29のシーケンスS83。)。
【0307】
認証サーバは受信した認証要求に含まれるパスワード及びPUIユーザIDに基づいて、認証を行い、認証結果をPUIサーバ1に送信する(図29のシーケンスS84。)。
【0308】
認証サーバより認証が成功した旨の認証結果を受信したPUIサーバ1のユーザ認証部22は、PUIユーザID及びMFP−IDを会議スケジュール照合要求部43に渡し、会議スケジュールの照合を要求する。PUIサーバ1の会議スケジュール照合要求部43は、ユーザ認証部22からの要求に基づいてPUIユーザIDとMFP−IDとPUIドキュメントIDとを含む会議スケジュールの照合要求を会議スケジュールサーバ6に送信する(図29のシーケンスS85。)。
【0309】
PUIサーバ1より会議スケジュールの照合要求を受信した会議スケジュールサーバ6の会議スケジュール管理部60は、タイムテーブル61、会議室テーブル62、参加者テーブル63等を参照し、会議スケジュールの照合を行い、会議スケジュールの照合結果をPUIサーバ1に送信する(図29のシーケンスS86。)。
【0310】
正しい会議スケジュールである旨の照合結果を受信したPUIサーバ1の会議スケジュール照合要求部43は、PUIユーザIDと、MFP−IDと、PUIドキュメントIDとを含む対応するPUI文書ファイルの取得要求を文書ファイルサーバ3に送信する(図29のシーケンスS87。)。
【0311】
PUIドキュメントIDと、PUIユーザIDと、MFP−IDとを含む対応するPUI文書ファイルの取得要求を受信した文書ファイルサーバ3のPUI文書ファイル管理部24は、PUIユーザIDと、MFP−IDと、PUIドキュメントIDとを一時保持し、PUIドキュメントIDをPUI文書ファイル検索部25に渡して、PUI文書ファイルの検索を要求する。
【0312】
PUI文書ファイル管理部24は、PUI文書ファイル検索部25より、PUIドキュメントIDに対応するPUI文書ファイルを取得すると、該PUI文書ファイルをPUIサーバ1に送信する(図29のシーケンスS88。)。
【0313】
PUIサーバ1の画像展開部41は、受信したPUI文書ファイルをPUI紙ドキュメント画像に展開し、該PUI紙ドキュメント画像をPUIサーバ1のパターンマッチング部39に渡す(図29及び図30のB)。なお、該PUI紙ドキュメント画像には例えば原本イメージが含まれている。
【0314】
ここで、図30に示されるようにOCR/バーコード認識部36よりPUI紙ドキュメント画像を渡されたPUIサーバ1の画像ノイズフィルター部37は、PUI紙ドキュメント画像より画像ノイズを除去し、ノイズを除去したPUI紙ドキュメント画像を画像歪補正部38に渡す。
【0315】
PUIサーバ1の画像歪補正部38は、PUI紙ドキュメント画像の歪を補正し、PUI紙ドキュメント画像をパターンマッチング部39に渡す。
【0316】
PUIサーバ1のパターンマッチング部39は、画像歪補正部38より渡された、会議参加者によるコメント等の加筆情報が付加されているPUI紙ドキュメント画像と、例えばPUI文書管理サーバより受信した原本のPUI紙ドキュメント画像とのパターンマッチングを行う。
【0317】
PUIサーバ1の画像差分抽出部40は、パターンマッチング部39においてパターンマッチングした結果に基づいて、画像の差分を抽出する。
【0318】
また、PUIサーバ1の画像差分抽出部40は、抽出した画像差分より、会議の参加者が加筆した加筆情報を抽出し、文書ファイルサーバ3に送信する(図29及び図30のC(シーケンスS89)。)。
【0319】
文書ファイルサーバ3のPUI文書ファイル管理部24は、図29のC(シーケンスS89)に示されるように、受信した加筆情報と、前記一時保持していたPUIユーザIDと、MFP−IDと、PUIドキュメントIDとを加筆情報登録部33に渡して、加筆情報の登録を要求する。該要求を受け取った加筆情報登録部33は、PUIドキュメントIDに基づいて、加筆情報と、PUIユーザIDと、MFP−IDとをPUI文書ファイル蓄積部26に登録する。
【0320】
図29及び図30に示したような処理を行うことによって、会議参加者の加筆情報を該会議参加者のPUIユーザIDと関連付けて元の原本と共に管理することができる。
【0321】
以上、本発明の好ましい実施例について詳述したが、本発明は係る特定の実施形態に限定されるものではなく、特許請求の範囲に記載された本発明の要旨の範囲内において、種々の変形・変更が可能である。
【0322】
【発明の効果】
上述の如く、本発明によればユーザIDに関連付けて加筆情報と元の電子文書とを管理することができる。
【0323】
【図面の簡単な説明】
【図1】本発明の実施に係るPUI−電子ワークフローシステムの概念図(その1)である。
【図2】本発明の実施に係るPUI−電子ワークフローシステムの概念図(その2)である。
【図3】本発明の実施に係るPUI−電子ワークフローシステムの概念図(その3)である。
【図4】PUIサーバの一例のハードウェア構成図である。
【図5】PUI−MFPの機能構成を示すブロック図である。
【図6】PUI−MFPのハードウェア構成を示すブロック図である。
【図7】PUIマークの一例を説明するための図である。
【図8】審査・承認の可否に関する加筆情報を説明するための図(その1)である。
【図9】審査・承認の可否に関する加筆情報を説明するための図(その2)である。
【図10】PUI紙ドキュメントの出力に係る機能構成を説明するための図(その1)である。
【図11】PUI紙ドキュメントの入力に係る機能構成を説明するための図(その1)である。
【図12】PUI紙ドキュメントの出力に係る機能構成を説明するための図(その2)である。
【図13】PUI紙ドキュメントの入力に係る機能構成を説明するための図(その2)である。
【図14】PUI文書ファイルの構造の一例を説明するための図である。
【図15】PUI文書ファイルに係るテーブルの一例を説明するための図である。
【図16】加筆情報に係るテーブルの一例を説明するための図である。
【図17】PUI紙ドキュメントの出力を説明するためのシーケンス図(その1)である。
【図18】PUI紙ドキュメントの読み込みを説明するためのシーケンス図(その1)である。
【図19】PUI紙ドキュメントの読み込みを説明するためのシーケンス図(その2)である。
【図20】Type−Aの場合のワークフローサーバの処理の一例を説明するためのフローチャートである。
【図21】Type−Bの場合のワークフローサーバの処理の一例を説明するためのフローチャートである。
【図22】本発明の実施に係るPUI−電子会議システムの概念図である。
【図23】PUI紙ドキュメントの出力に係る機能構成を説明するための図(その3)である。
【図24】PUI紙ドキュメントの入力に係る機能構成を説明するための図(その3)である。
【図25】PUI紙ドキュメントの出力に係る機能構成を説明するための図(その4)である。
【図26】PUI紙ドキュメントの入力に係る機能構成を説明するための図(その4)である。
【図27】PUI紙ドキュメントの出力を説明するためのシーケンス図(その2)
【図28】PUI紙ドキュメントの出力を説明するためのシーケンス図(その3)
【図29】PUI紙ドキュメントの読み込みを説明するためのシーケンス図(その3)である。
【図30】PUI紙ドキュメントの読み込みを説明するためのシーケンス図(その4)である。
【符号の説明】
1 PUIサーバ
2 ワークフローサーバ
3 文書ファイルサーバ
4 PUI−MFP
5 クライアントPC
6 会議室スケジュールサーバ
11 入力装置
12 表示装置
13 ドライブ装置
14 記録媒体
15 ROM(Read Only Memory)
16 RAM(Random Access Memory)
17 CPU(Central Processing Unit)
18 インターフェース装置
19 HDD(Hard Disk Drive)
21 情報取得・比較部
22 ユーザ認証部
23 ドキュメントID取得部
24 PUI文書ファイル管理部
25 PUI文書ファイル検索部
26 PUI文書ファイル蓄積部
28 ICカードリーダ/入力制御部
29 入力情報取得・制御部
30 画像合成部
31 プリンタ出力部
32 ワークフロー登録部
33 加筆情報登録部
34 スキャナ読み取り部
35 PUIマーク認識部
36 OCR/バーコード認識部
37 画像ノイズフィルター部
38 画像歪補正部
39 パターンマッチング部
41 画像展開部
42 ワークフロー照合要求部
43 会議スケジュール照合要求部
50 ワークフロー管理部
51 ワークフローテーブル
52 ステータステーブル
53 ドキュメントテーブル
60 会議スケジュール管理部
61 タイムテーブル
62 会議室テーブル
63 参加者テーブル
64 ドキュメントテーブル[0001]
BACKGROUND OF THE INVENTION
The present invention relates to a document management method, a document management program, a recording medium, and a document management apparatus.
[0002]
[Prior art]
In recent years, some proposals have been made regarding a PUI (Paper User Interaction) paper document printed with a document ID (for example, URL (Uniform Resource Locators)) indicating the location of the original electronic document.
[0003]
For example, when a user performs a predetermined marking (for example, circled) on a phrase or image of a PUI paper document, the system that reads the mark takes a difference between the read PUI paper document and the bitmap development of the original electronic document. There is a system for identifying a marked word or image on an original electronic document.
[0004]
In addition, if the original electronic document is hypertext, if a specific marking (for example, circled) is applied to a word or image (ordinary words are underlined) of a PUI paper document, The system that reads the URL identifies the marked words, images, etc. on the original electronic document by taking the difference between the read PUI paper document and the bitmap development of the original electronic document. Some systems obtain a URL.
[0005]
In addition, when a predetermined marking (for example, underline) is performed on a word or phrase that is a keyword of the PUI paper document, the system that reads the marking performs a difference between the read PUI paper document and the bitmap development of the original electronic document. There is also a system in which a marked phrase is specified on an original electronic document and a search engine is started using the marked phrase as a keyword.
[0006]
[Problems to be solved by the invention]
However, the above-described conventional system or the like has a problem that the additional information and the original electronic document are not managed in association with the user ID.
[0007]
The present invention has been made in view of the above points, and an object of the present invention is to manage writing information and an original electronic document in association with a user ID.
[0008]
[Means for Solving the Problems]
Therefore, in order to solve the above problem, the present invention identifies the document data related to the corresponding meeting from the user identification information acquisition stage for acquiring the user identification information for identifying the user and the meeting management means for managing the information related to the meeting. A document data identification information acquisition stage for acquiring document data identification information to be performed, a management stage for associating and managing additional information added to a paper document related to a meeting, the user identification information, and the document data related to the meeting; It is characterized by having.
[0009]
The user identification information corresponds to, for example, a PUI user ID described later. The conference management unit corresponds to, for example, a conference schedule management unit described later. The document data identification information corresponds to, for example, a PUI document ID described later. The paper document corresponds to, for example, a PUI paper document described later.
[0010]
The present invention also provides at least user identification information for identifying a user to a paper document data acquisition stage for acquiring data related to a paper document to which additional information is added, and a meeting management means for managing information related to a meeting. A verification request transmission step of transmitting a verification request related to the conference, and a management step of managing the association information, the user identification information, and the document data related to the conference in association with each other.
[0011]
According to the present invention, it is possible to manage the writing information and the original electronic document in association with the user ID.
[0012]
Further, as means for solving the above problems, the present invention may be a document management program, a recording medium, and a document management apparatus.
[0013]
DETAILED DESCRIPTION OF THE INVENTION
Hereinafter, embodiments of the present invention will be described with reference to the drawings.
(First Example-Workflow)
FIG. 1 is a conceptual diagram (part 1) of a PUI-electronic workflow system according to an embodiment of the present invention.
[0014]
As shown in FIG. 1, the PUI-electronic workflow system includes a
[0015]
In the system shown in FIG. 1, the PUI paper document to which the PUI document ID for identifying the original PUI document file and the PUI user ID for identifying the user are added is circulated to the next examiner / approver.
[0016]
From the PUI paper document image information read by the PUI-
[0017]
The rewriting information is associated with the original electronic document together with the PUI user ID and PUI document ID for identifying the user who performed rewriting, and managed as a PUI document file in the
[0018]
By circulating the PUI paper document as shown in FIG. 1 and performing the examination and approval, it is possible to avoid the trouble of printing the PUI paper document many times compared to the method described later. In addition, the added information is digitized each time it is examined and approved, and is managed by the
[0019]
The
[0020]
Although not shown in FIG. 1, an authentication server or the like may be connected to the PUI-electronic workflow system and used for user authentication or the like.
[0021]
Hereinafter, another example of examination / approval using the PUI-electronic workflow system will be described with reference to FIG. FIG. 2 is a conceptual diagram (part 2) of the PUI-electronic workflow system according to the embodiment of the present invention.
[0022]
The PUI-electronic workflow system shown in FIG. 2 includes a
[0023]
In the system shown in FIG. 2, the PUI paper document to which the PUI document ID for identifying the original PUI document file and the PUI user ID for identifying the user are added is read by the PUI-
[0024]
As described above, for the PUI paper document image information read by the PUI-
[0025]
The rewriting information is associated with the original electronic document together with the PUI user ID and PUI document ID for identifying the user who performed rewriting, and managed as a PUI document file in the
[0026]
Compared with the method shown in FIG. 1, the method shown in FIG. 2 does not circulate the PUI paper document, but prints out the PUI paper document from the PUI-
[0027]
Hereinafter, another example of examination / approval using the PUI-electronic workflow system will be described with reference to FIG. FIG. 3 is a conceptual diagram (part 3) of the PUI-electronic workflow system according to the embodiment of the present invention.
[0028]
The PUI-electronic workflow system shown in FIG. 3 is similar to FIGS. 1 and 2 in that a
[0029]
In the system shown in FIG. 3, the PUI paper document to which the PUI document ID for identifying the original PUI document file and the PUI user ID for identifying the user are added is read by the PUI-
[0030]
As described above, for the PUI paper document image information read by the PUI-
[0031]
The rewriting information is associated with the original electronic document together with the PUI user ID and PUI document ID for identifying the user who performed rewriting, and managed as a PUI document file in the
[0032]
By taking the method shown in Fig. 3, the paper office itself is circulated and reviewed and approved in the same office, and if other offices require examination and approval, the PUI paper document is It can be read by the PUI-
[0033]
It should be noted that a user who conducts examination / approval receives an email requesting examination / approval from the
[0034]
Hereinafter, the hardware configuration of the
[0035]
As shown in FIG. 4, the hardware configuration of the
[0036]
The
[0037]
The
[0038]
The
[0039]
A server program or the like of the
[0040]
The
[0041]
The
[0042]
The hardware configuration of the
[0043]
Hereinafter, an example of a functional configuration and a hardware configuration of the PUI-
[0044]
FIG. 5 is a block diagram showing a functional configuration of the PUI-MFP.
[0045]
In FIG. 5, the PUI-
[0046]
The PUI-
[0047]
The
[0048]
The
[0049]
The
[0050]
The SRM1223 controls the system and manages resources together with the SCS1222, and includes an engine unit such as a scanner and a plotter, a memory, an HDD file, a host I / O (centronics I / F, network I / F, IEEE 1394 I / F, RS232CI / F, etc.) arbitration is performed according to a request from a higher layer using hardware resources, and execution control is performed.
[0051]
Specifically, the
[0052]
The
[0053]
The
[0054]
The MCS 1225 performs memory control. Specifically, the MCS 1225 acquires and releases an image memory, uses a hard disk device (HDD), compresses and decompresses image data, and the like.
[0055]
The
[0056]
[0057]
The
[0058]
The
[0059]
The
[0060]
The PUI-
[0061]
Although not shown, functions such as the
[0062]
The PUI-
[0063]
FIG. 6 is a block diagram illustrating a hardware configuration of the PUI-MFP.
[0064]
As shown in FIG. 6, the PUI-
[0065]
The
[0066]
Here, the
[0067]
The
[0068]
The
[0069]
The MEM-
[0070]
The
[0071]
The
[0072]
The
[0073]
Hereinafter, an example of the PUI mark added to the PUI paper document will be described with reference to FIG. FIG. 7 is a diagram for explaining an example of the PUI mark.
[0074]
As shown in FIG. 7, the PUI paper document includes a document-specific code (PUI document ID) for identifying the original PUI document file, a user-specific code (PUI user ID) for identifying the user, and the PUI paper document. A code unique to the PUI-MFP 4 (MFP-ID) for identifying the PUI-
[0075]
Note that, for example, YYYYYY / ZZZZZZ shown in FIG. 7 may be used as the user ID in association with the PUI user ID and the MFP-ID. By doing so, it is possible to designate a user who can read and / or print a PUI paper document with a predetermined PUI-
[0076]
Further, by adding a page number, it is possible to determine which page is the same even in the same PUI document file.
[0077]
Hereinafter, examples of additional information relating to whether examination / approval is possible will be described with reference to FIGS. FIG. 8 is a diagram (No. 1) for explaining additional information regarding whether or not examination / approval is possible.
[0078]
As shown in FIG. 8, the
[0079]
FIG. 9 is a diagram (part 2) for explaining the additional information regarding whether or not examination / approval is possible.
[0080]
As shown in FIG. 9, the
[0081]
Hereinafter, the functional configuration of each apparatus constituting the system described with reference to FIGS. 1 to 3 will be described with reference to FIGS. 10 to 14. 10 and 11 show an example in which main functions related to PUI are incorporated into the PUI-
[0082]
10 and 12 show a functional configuration related to the output of the PUI paper document, and FIGS. 11 and 13 show a functional configuration related to the input (reading) of the PUI paper document.
[0083]
FIG. 10 is a diagram (No. 1) for describing a functional configuration relating to output of a PUI paper document.
[0084]
As shown in FIG. 10, the PUI-
[0085]
The IC card reader /
[0086]
The input information acquisition /
[0087]
The
[0088]
The
[0089]
As shown in FIG. 10, the PUI document management server includes an information acquisition /
[0090]
The information acquisition /
[0091]
The
[0092]
The workflow
[0093]
The document
[0094]
The PUI document
[0095]
The PUI document
[0096]
The PUI document
[0097]
The
[0098]
The
[0099]
As illustrated in FIG. 10, the
[0100]
The
[0101]
Here, the workflow table 51 is a table for determining which workflow the PUI paper document belongs to. The status table 52 is a table for managing the progress state of each workflow. The document table 53 is a table for managing the PUI document ID that is the target of the workflow.
[0102]
As described above, in the case of the Type-A workflow, the first examiner generates a PUI paper document for circulation. In the case of a Type-B workflow, all examiners / approvers output a PUI paper document every time. In the case of Type-B, for example, the
[0103]
Hereinafter, an example of a functional configuration related to input of a PUI paper document will be described with reference to FIG. FIG. 11 is a diagram (No. 1) for describing a functional configuration related to input of a PUI paper document.
[0104]
As shown in FIG. 11, the PUI-
[0105]
The IC card reader /
[0106]
The
[0107]
The OCR /
[0108]
The image
[0109]
On the other hand, the
[0110]
The
[0111]
The image
[0112]
11, the PUI document management server includes an information acquisition /
[0113]
The
[0114]
The information acquisition /
[0115]
The information acquisition /
[0116]
As described above, the workflow
[0117]
The
[0118]
The retouching
[0119]
As shown in FIG. 11, the
[0120]
Further, as described in FIG. 10, the
[0121]
As described above, the examiner / approver of Type-A and Type-B adds to the PUI paper document, reads the PUI paper document in the PUI-
[0122]
Hereinafter, an example of the functional configuration of each device when the main functions related to PUI are incorporated in the
[0123]
FIG. 12 is a diagram (No. 2) for describing a functional configuration relating to output of a PUI paper document.
[0124]
As shown in FIG. 12, the
[0125]
As shown in FIG. 12, the main functions related to PUI may be incorporated in the
[0126]
Similarly, FIG. 13 shows an example of the functional configuration of each device when main functions related to PUI are incorporated in the
[0127]
FIG. 13 is a diagram (No. 2) for describing a functional configuration related to input of a PUI paper document.
[0128]
As shown in FIG. 13, the PUI-
[0129]
As shown in FIG. 13, the
[0130]
As shown in FIG. 13, the
[0131]
Each function is the same as described in FIG. As shown in FIG. 13, the main functions related to PUI may be incorporated in the
[0132]
Hereinafter, an example of the structure of the PUI document file will be described with reference to FIG. FIG. 14 is a diagram for explaining an example of the structure of a PUI document file.
[0133]
As shown in FIG. 14, the PUI document file is composed of a document property and an original image, and a writing property and a writing image are added each time writing information is added.
[0134]
The document properties include a document ID (PUI document ID), a title, a creator (PUI user ID), a creation date, and an access right for the PUI document file. Further, the writing property includes a document ID (PUI document ID), a writing ID, a parent writing ID, a writing person (PUI user ID), and a writing date of the writing target document.
[0135]
For example, in the workflow, the first retouched image shown in FIG. 14 includes the first examiner's retouched data, and the second rewritten image includes the second examiner's retouched data.
[0136]
In the case of the meeting described in the second embodiment to be described later, the first rewriting image shown in FIG. 14 includes the rewriting data of the conference participant A, and the second rewriting image includes the meeting. The retouched data of the conference participant B who attended the same conference as the participant A is included.
[0137]
As shown in FIG. 14, the PUI document file may be stored in the PUI document
[0138]
FIG. 15 is a diagram for explaining an example of a table related to the PUI document file.
[0139]
As shown in FIG. 15A, the PUI document property table includes a document ID, a title, a creation date, a creator, an access right, and a file name as items.
[0140]
For example, a PUI document ID for identifying a PUI document file is stored in the document ID. Note that a document ID corresponding to the PUI document ID may be stored. The title stores the title of the PUI document file. The creation date stores the creation date when the PUI document file is created. In the creator, the PUI user ID of the creator who created the PUI document file is stored. In FIG. 15, the name of the creator is stored as it is for the sake of simplicity. The access right stores the access right for the PUI document file. The file name stores the file name of the PUI document file.
[0141]
Further, as shown in FIG. 15B, the PUI document original image table includes a document ID, a page number, and a file name as items.
[0142]
The document ID stores, for example, a PUI document ID that identifies the PUI document file. Note that a document ID corresponding to the PUI document ID may be stored. The page number stores the page number of the PUI document file. The file name stores the file name of the PUI document file associated with the page number.
[0143]
FIG. 16 is a diagram for explaining an example of a table related to the writing information.
[0144]
As shown in FIG. 16A, the PUI retouching property table includes a document ID, a rewriting ID, a parent rewriting ID, a rewriting date, and a rewriter as items.
[0145]
The document ID stores, for example, a PUI document ID that identifies the PUI document file. Note that a document ID corresponding to the PUI document ID may be stored. In the writing ID, an identifier for identifying the writing information is stored. The parent rewriting ID stores identification information for identifying parent rewriting information. The date of writing is stored in the writing date. The writer stores the PUI user ID of the writer who performed the writing. In FIG. 16, the name of the author is stored as it is for simplicity of explanation.
[0146]
Further, as shown in FIG. 16B, the PUI retouched image table includes a document ID, a retouching ID, a page number, and a file name as items.
[0147]
The document ID stores, for example, a PUI document ID that identifies the PUI document file. Note that a document ID corresponding to the PUI document ID may be stored. In the writing ID, an identifier for identifying the writing information is stored. The page number stores the page number of the PUI document file. The file name stores the file name of the PUI document file associated with the page number.
[0148]
As shown in FIGS. 15 and 16, the original PUI document file and / or retouching information for the original can be stored and / or managed in a database table.
[0149]
Hereinafter, an example of the output of the PUI paper document will be described with reference to FIG. FIG. 17 is a sequence diagram (part 1) for explaining the output of the PUI paper document. In FIG. 17, each device is described as having a functional configuration as shown in FIG. 12. Note that this does not limit the implementation of the present invention.
[0150]
First, the
[0151]
When the
[0152]
The
[0153]
The information acquisition /
[0154]
The authentication server performs authentication based on the password and the PUI user ID included in the received authentication request, and transmits the authentication result to the PUI server 1 (sequence S4 in FIG. 17).
[0155]
The
[0156]
The
[0157]
The workflow
[0158]
Upon receiving the PUI document ID acquisition request, the
[0159]
The document
[0160]
The PUI document
[0161]
When the PUI document
[0162]
Upon receiving the PUI document file, the PUI document ID, the PUI user ID, and the MFP-ID from the
[0163]
The
[0164]
The
[0165]
On the other hand, when the
[0166]
Based on the PUI user ID, MFP-ID, and PUI document ID included in the status registration request received from the
[0167]
By performing the processing as shown in FIG. 17, for example, the examiner who has received the notice of examination from the
[0168]
Hereinafter, an example of reading a PUI paper document will be described with reference to FIGS. FIG. 18 is a sequence diagram (part 1) for explaining reading of a PUI paper document. FIG. 19 is a sequence diagram (part 2) for explaining the reading of the PUI paper document. 18 and 19, each device is described as having the functional configuration as shown in FIG. Note that this does not limit the implementation of the present invention.
[0169]
First, the examiner A who added comments, signatures, seals, etc. causes the PUI-
[0170]
In the PUI-
[0171]
The OCR /
[0172]
On the other hand, the examiner A identifies the PUI-
[0173]
When obtaining the PUI user ID, the IC card reader /
[0174]
Further, when the input information acquisition /
[0175]
The information acquisition /
[0176]
The information acquisition /
[0177]
If it is determined that both are the same as a result of the collation, the information acquisition /
[0178]
The
[0179]
The authentication server performs authentication based on the password and the PUI user ID included in the received authentication request, and transmits the authentication result to the PUI server 1 (sequence S24 in FIG. 18).
[0180]
The
[0181]
The
[0182]
The workflow
[0183]
The PUI document
[0184]
When acquiring the PUI document file corresponding to the PUI document ID from the PUI document
[0185]
The
[0186]
Here, as shown in FIG. 19, the image
[0187]
The image
[0188]
The
[0189]
The image
[0190]
Moreover, the image
[0191]
Further, the image
[0192]
The image
[0193]
The
[0194]
As shown in D (sequence S30) of FIG. 18, the
[0195]
On the other hand, as shown in C (sequence S29) of FIG. 18, the PUI document
[0196]
By performing the processing as shown in FIG. 18 and FIG. 19, the examiner and / or the approver who performed the examination and / or approval manages the added information with the original original in association with the own PUI user ID. Can do.
[0197]
Hereinafter, an example of processing in the
[0198]
In step S100, the
[0199]
Progressing to step S101 following step S100, the
[0200]
Progressing to step S102 following step S101, the
[0201]
In step S103, the
[0202]
Progressing to step S104 following step S103, the
[0203]
Proceeding to step S105 following step S104, the
[0204]
In step S106, the
[0205]
In step S108, the
[0206]
When the
[0207]
FIG. 21 is a flowchart for explaining an example of processing of the workflow server in the case of Type-B.
[0208]
In step S110, the
[0209]
Progressing to step S111 following step S110, the
[0210]
Progressing to step S112 following step S111, the
[0211]
In step S113, the
[0212]
In step S115, the
[0213]
When the
(Second Example-Meeting)
Hereinafter, an example of the PUI-electronic conference system according to the embodiment of the present invention will be described with reference to FIG. FIG. 22 is a conceptual diagram of a PUI-electronic conference system according to an embodiment of the present invention.
[0214]
As shown in FIG. 22, the PUI-electronic conference system includes a
[0215]
In the system shown in FIG. 22, the PUI paper document to which the PUI document ID and the like of each conference participant is added is printed out in advance by each conference participant and brought into the conference room, or each conference participant Is printed out in the PUI-
[0216]
During the conference, the conference participant writes a comment or the like in the PUI paper document, and after the conference ends, for example, the PUI paper document that he has added is read into the PUI-
[0217]
From the PUI paper document image information read by the PUI-
[0218]
The separated rewriting information is associated with the original electronic document together with the PUI user ID and PUI document ID for identifying the user who performed rewriting, and managed as a PUI document file, for example, in the
[0219]
In the electronic conference system shown in FIG. 22, information added by conference participants to the PUI paper document as well as information added by other conference participants using the tablet PC and the conference organizer on the electronic whiteboard, etc. The written comment or the like may be associated with the original electronic document and managed in the
[0220]
As described above, the system shown in FIG. 22 can manage the rewriting information and the original electronic document in association with the PUI user ID. Therefore, for example, it is possible to extract only the comments added by a certain conference participant for each conference, or extract the comments of all conference participants who attended a certain conference.
[0221]
Note that the
[0222]
Although not shown in FIG. 1, an authentication server or the like may be connected to the PUI-electronic conference system and used for user authentication or the like.
[0223]
The hardware configuration of the
[0224]
Hereinafter, the functional configuration of each device constituting the system described with reference to FIG. 22 will be described with reference to FIGS. 23 and 25 show an example in which main functions related to PUI are incorporated into the PUI-
[0225]
23 and 25 show a functional configuration related to the output of the PUI paper document, and FIGS. 24 and 26 show a functional configuration related to the input (reading) of the PUI paper document.
[0226]
FIG. 23 is a diagram (No. 3) for describing a functional configuration relating to output of a PUI paper document.
[0227]
As shown in FIG. 23, the PUI-
[0228]
The IC card reader /
[0229]
The input information acquisition /
[0230]
The
[0231]
The
[0232]
Also, as shown in FIG. 23, the PUI document management server includes an information acquisition /
[0233]
The information acquisition /
[0234]
The
[0235]
The conference schedule
[0236]
The document
[0237]
The PUI document
[0238]
The PUI document
[0239]
The PUI document
[0240]
The
[0241]
As shown in FIG. 23, the
[0242]
The conference
[0243]
Here, the time table 61 is a table for managing a conference schedule in the conference room. The conference room table 62 is a table for identifying a conference room. The participant table 63 is a table for managing participants for each conference. The document table 64 is a table for managing the PUI document ID for each conference.
[0244]
As described above, the conference participants use the PUI-
[0245]
Hereinafter, an example of a functional configuration related to input of a PUI paper document will be described with reference to FIG. FIG. 24 is a diagram (No. 3) for describing a functional configuration relating to input of a PUI paper document. In the following description, for simplification of description, it is assumed that a conference participant reads a PUI paper document added using the PUI-
[0246]
As shown in FIG. 24, the PUI-
[0247]
The IC card reader /
[0248]
The
[0249]
The OCR /
[0250]
The image
[0251]
On the other hand, the
[0252]
The
[0253]
The image
[0254]
Further, as shown in FIG. 24, the PUI document management server includes an information acquisition /
[0255]
The
[0256]
The information acquisition /
[0257]
The information acquisition /
[0258]
The conference schedule
[0259]
The retouching
[0260]
As described above, each participant in the conference reads the PUI paper document added by himself using the PUI-
[0261]
Hereinafter, an example of the functional configuration of each apparatus when the main functions related to PUI are incorporated in the
[0262]
FIG. 25 is a diagram (No. 4) for describing a functional configuration relating to output of a PUI paper document.
[0263]
As shown in FIG. 25, the
[0264]
As shown in FIG. 25, main functions related to PUI may be incorporated in the
[0265]
Similarly, FIG. 26 shows an example of the functional configuration of each apparatus when the main functions related to PUI are incorporated in the
[0266]
FIG. 26 is a diagram (No. 4) for describing a functional configuration relating to input of a PUI paper document.
[0267]
As shown in FIG. 26, the PUI-
[0268]
26, the
[0269]
26, the
[0270]
Each function is the same as described in FIG. As shown in FIG. 26, the main functions related to PUI may be incorporated in the
[0271]
Hereinafter, an example in which a conference participant who has received a conference notification mail from the
[0272]
First, the conference
[0273]
When the
[0274]
The
[0275]
The information acquisition /
[0276]
The authentication server performs authentication based on the password and the PUI user ID included in the received authentication request, and transmits the authentication result to the PUI server 1 (sequence S44 in FIG. 27).
[0277]
The
[0278]
The conference
[0279]
The conference schedule
[0280]
Upon receiving the PUI document ID acquisition request, the conference
[0281]
The document
[0282]
The PUI document
[0283]
When the PUI document
[0284]
Upon receiving the PUI document file, the PUI document ID, the PUI user ID, and the MFP-ID from the
[0285]
The
[0286]
The
[0287]
By performing the processing as shown in FIG. 27, for example, the conference participant who has received the conference notification mail from the
[0288]
Hereinafter, for example, using a PUI-
[0289]
FIG. 28 is a sequence diagram (part 3) for explaining the output of the PUI paper document. In FIG. 28, description will be given assuming that each device has a functional configuration as shown in FIG. Note that this does not limit the implementation of the present invention.
[0290]
First, a conference participant A who is a conference participant inputs an IC card into a PUI-
[0291]
When acquiring the PUI user ID, the IC card reader /
[0292]
Further, when the input information acquisition /
[0293]
The information acquisition /
[0294]
Hereinafter, the processing from sequence S63 to sequence S70 is the same as the processing from sequence S44 to sequence S51 described in FIG.
[0295]
By performing the process as shown in FIG. 28, for example, a conference participant can operate the PUI-
[0296]
Hereinafter, an example of reading a PUI paper document will be described with reference to FIGS. 29 and 30. FIG. FIG. 29 is a sequence diagram (part 3) for explaining reading of the PUI paper document. FIG. 30 is a sequence diagram (part 4) for explaining the reading of the PUI paper document. 29 and 30, each device is described as having the functional configuration as shown in FIG. Note that this does not limit the implementation of the present invention.
[0297]
First, the conference participant A who has added comments or the like causes the PUI paper document to be read into, for example, the PUI-
[0298]
In the PUI-
[0299]
The OCR /
[0300]
On the other hand, the conference participant A loads the PUI-
[0301]
When obtaining the PUI user ID, the IC card reader /
[0302]
In addition, when the input information acquisition /
[0303]
The information acquisition /
[0304]
The information acquisition /
[0305]
If it is determined that both are the same as a result of the collation, the information acquisition /
[0306]
The
[0307]
The authentication server performs authentication based on the password and the PUI user ID included in the received authentication request, and transmits the authentication result to the PUI server 1 (sequence S84 in FIG. 29).
[0308]
The
[0309]
The conference
[0310]
The conference schedule
[0311]
The PUI document
[0312]
When acquiring the PUI document file corresponding to the PUI document ID from the PUI document
[0313]
The
[0314]
Here, as shown in FIG. 30, the image
[0315]
The image
[0316]
The
[0317]
The image
[0318]
Moreover, the image
[0319]
As shown in C (sequence S89) of FIG. 29, the PUI document
[0320]
By performing the processing as shown in FIGS. 29 and 30, it is possible to manage the rewriting information of the conference participant together with the original original in association with the PUI user ID of the conference participant.
[0321]
The preferred embodiments of the present invention have been described in detail above, but the present invention is not limited to such specific embodiments, and various modifications can be made within the scope of the gist of the present invention described in the claims.・ Change is possible.
[0322]
【The invention's effect】
As described above, according to the present invention, it is possible to manage the writing information and the original electronic document in association with the user ID.
[0323]
[Brief description of the drawings]
FIG. 1 is a conceptual diagram (part 1) of a PUI-electronic workflow system according to an embodiment of the present invention.
FIG. 2 is a conceptual diagram (part 2) of the PUI-electronic workflow system according to the embodiment of the present invention.
FIG. 3 is a conceptual diagram (part 3) of the PUI-electronic workflow system according to the embodiment of the present invention.
FIG. 4 is a hardware configuration diagram of an example of a PUI server.
FIG. 5 is a block diagram illustrating a functional configuration of a PUI-MFP.
FIG. 6 is a block diagram illustrating a hardware configuration of a PUI-MFP.
FIG. 7 is a diagram for explaining an example of a PUI mark.
FIG. 8 is a diagram (part 1) for explaining additional information regarding whether examination / approval is permitted;
FIG. 9 is a diagram (No. 2) for explaining the additional information on whether examination / approval is permitted or not;
FIG. 10 is a diagram (No. 1) for describing a functional configuration relating to output of a PUI paper document;
FIG. 11 is a diagram (No. 1) for describing a functional configuration related to input of a PUI paper document;
FIG. 12 is a diagram (No. 2) for describing a functional configuration relating to output of a PUI paper document;
FIG. 13 is a diagram (No. 2) for describing a functional configuration related to input of a PUI paper document;
FIG. 14 is a diagram for explaining an example of the structure of a PUI document file.
FIG. 15 is a diagram for explaining an example of a table related to a PUI document file.
FIG. 16 is a diagram for explaining an example of a table related to writing information.
FIG. 17 is a sequence diagram for explaining the output of a PUI paper document (part 1);
FIG. 18 is a sequence diagram for explaining reading of a PUI paper document (part 1);
FIG. 19 is a sequence diagram (part 2) for explaining reading of a PUI paper document;
FIG. 20 is a flowchart for explaining an example of processing of the workflow server in the case of Type-A.
FIG. 21 is a flowchart for explaining an example of processing of the workflow server in the case of Type-B.
FIG. 22 is a conceptual diagram of a PUI-electronic conference system according to an embodiment of the present invention.
FIG. 23 is a diagram (No. 3) for describing a functional configuration relating to output of a PUI paper document;
FIG. 24 is a diagram (No. 3) for describing a functional configuration relating to input of a PUI paper document;
FIG. 25 is a diagram (No. 4) for describing a functional configuration relating to output of a PUI paper document;
FIG. 26 is a diagram (No. 4) for describing a functional configuration relating to input of a PUI paper document;
FIG. 27 is a sequence diagram for explaining the output of a PUI paper document (part 2);
FIG. 28 is a sequence diagram for explaining the output of a PUI paper document (part 3);
FIG. 29 is a sequence diagram (part 3) for explaining reading of the PUI paper document;
FIG. 30 is a sequence diagram (part 4) for explaining reading of a PUI paper document;
[Explanation of symbols]
1 PUI server
2 Workflow server
3 Document file server
4 PUI-MFP
5 Client PC
6 meeting room schedule server
11 Input device
12 Display device
13 Drive device
14 Recording media
15 ROM (Read Only Memory)
16 RAM (Random Access Memory)
17 CPU (Central Processing Unit)
18 Interface device
19 HDD (Hard Disk Drive)
21 Information acquisition / comparison department
22 User Authentication Department
23 Document ID acquisition unit
24 PUI document file management
25 PUI document file search section
26 PUI document file storage
28 IC card reader / input control unit
29 Input information acquisition / control unit
30 Image composition part
31 Printer output section
32 Workflow Registration Department
33 Additional information registration department
34 Scanner reading unit
35 PUI mark recognition unit
36 OCR / Barcode Recognition Unit
37 Image noise filter section
38 Image distortion correction unit
39 Pattern matching section
41 Image development unit
42 Workflow verification request part
43 Meeting schedule verification request part
50 Workflow Management Department
51 Workflow table
52 Status table
53 Document Table
60 Meeting Schedule Management Department
61 Timetable
62 meeting room table
63 Participant Table
64 Document table
Claims (19)
会議に係る情報を管理する会議管理手段より、対応する会議に係る文書データを識別する文書データ識別情報を取得する文書データ識別情報取得段階と、
会議に係る紙ドキュメントに付加された加筆情報と、前記ユーザ識別情報と、前記会議に係る文書データとを関連付けて管理する管理段階と
を有することを特徴とする文書管理方法。A user identification information acquisition stage for acquiring user identification information for identifying a user;
A document data identification information acquisition stage for acquiring document data identification information for identifying document data related to a corresponding meeting from a meeting management means for managing information related to the meeting;
A document management method, comprising: a management step of managing, in association with additional information added to a paper document related to a conference, the user identification information, and document data related to the conference.
会議に係る情報を管理する会議管理手段に対して、少なくともユーザを識別するユーザ識別情報を含む、会議に係る照合要求を送信する照合要求送信段階と、前記加筆情報と、前記ユーザ識別情報と、前記会議に係る文書データとを関連付けて管理する管理段階と
を有することを特徴とする文書管理方法。A paper document data acquisition stage for acquiring data relating to a paper document to which additional information is added;
A collation request transmitting step for transmitting a collation request relating to a conference including at least user identification information for identifying a user, to the conference management means for managing information related to the conference, the additional information, the user identification information, A document management method comprising: managing a document data related to the conference in association with each other.
ユーザを識別するユーザ識別情報を取得するユーザ識別情報取得手順と、
会議に係る情報を管理する会議管理手段より、対応する会議に係る文書データを識別する文書データ識別情報を取得する文書データ識別情報取得手順と、
会議に係る紙ドキュメントに付加された加筆情報と、前記ユーザ識別情報と、前記会議に係る文書データとを関連付けて管理する管理手順と
を実行させるための文書管理プログラム。On the computer,
A user identification information acquisition procedure for acquiring user identification information for identifying a user;
Document data identification information acquisition procedure for acquiring document data identification information for identifying document data related to a corresponding meeting from a meeting management means for managing information related to the meeting;
A document management program for executing a management procedure for associating and managing additional information added to a paper document related to a conference, the user identification information, and document data related to the conference.
加筆情報が付加された紙ドキュメントに係るデータを取得する紙ドキュメントデータ取得手順と、
会議に係る情報を管理する会議管理手段に対して、少なくともユーザを識別するユーザ識別情報を含む、会議に係る照合要求を送信する照合要求送信手順と、前記加筆情報と、前記ユーザ識別情報と、前記会議に係る文書データとを関連付けて管理する管理手順と
を実行させるための文書管理プログラム。On the computer,
A paper document data acquisition procedure for acquiring data relating to a paper document with additional information added;
A meeting management means for managing information related to the meeting, including a user identification information identifying at least a user, a matching request transmission procedure for transmitting a matching request related to the meeting, the additional information, the user identification information, A document management program for executing a management procedure for associating and managing document data related to the conference.
会議に係る情報を管理する会議管理手段より、対応する会議に係る文書データを識別する文書データ識別情報を取得する文書データ識別情報取得手段と、
会議に係る紙ドキュメントに付加された加筆情報と、前記ユーザ識別情報と、前記会議に係る文書データとを関連付けて管理する管理手段と
を有することを特徴とする文書管理装置。User identification information acquisition means for acquiring user identification information for identifying a user;
Document data identification information acquisition means for acquiring document data identification information for identifying document data related to a corresponding meeting from a meeting management means for managing information related to the meeting;
A document management apparatus, comprising: management means that associates and manages additional information added to a paper document related to a conference, the user identification information, and document data related to the conference.
会議に係る情報を管理する会議管理手段に対して、少なくともユーザを識別するユーザ識別情報を含む、会議に係る照合要求を送信する照合要求送信手段と、前記加筆情報と、前記ユーザ識別情報と、前記会議に係る文書データとを関連付けて管理する管理手段と
を有することを特徴とする文書管理装置。Paper document data acquisition means for acquiring data relating to a paper document to which additional information is added;
To the conference management means for managing information related to the conference, at least including user identification information for identifying the user, verification request transmission means for transmitting a verification request related to the conference, the additional information, the user identification information, A document management apparatus comprising management means for managing the document data related to the conference in association with each other.
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