JP2005038145A - Approval route decision method and program for electronic approval system - Google Patents
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Abstract
Description
本発明は、データ処理装置を使用した承認フロー管理に関する。 The present invention relates to approval flow management using a data processing apparatus.
企業等の組織において、稟議が必要な各種文書を回付し、検図者あるいは決済者が印を押して承認を与える、あるいは否決する業務が行われている。申請書などの起案された書類は、一般的に、予め定められた承認経路に従って回付され、各承認者によって承認処理がなされる。業務の効率化や環境保護などの観点から、最近、組織内おける承認処理を、電子的に行う電子承認システムが使用されるようになってきている。電子承認システムは、ネットワークによって接続されたコンピュータ間において、電子データとしての文書を通信し、ユーザが各コンピュータにおいて起案処理あるいは承認処理を実行することによって行われる。 In an organization such as a company, various documents that require deliberation are circulated, and a checker or a settlement operator stamps and gives approval or rejects. Documents drafted such as application forms are generally circulated according to a predetermined approval route, and are approved by each approver. From the viewpoint of business efficiency and environmental protection, an electronic approval system for electronically performing approval processing in an organization has recently been used. The electronic approval system is performed by communicating a document as electronic data between computers connected by a network, and a user executing a drafting process or an approval process in each computer.
図２０に従来の電子承認システムの構成の一例を示す。操作クライアント２５１はパーソナルコンピューター（ＰＣ）等の情報処理端末であり、ＬＡＮを介してＤＢサーバ２５２と接続されている。操作クライアント２５１から承認要求がなされると、指定された承認フローに従って、承認を行うユーザの操作クライアント２５１に通知され、検図、決済処理が行われて承認処理が完了する。
FIG. 20 shows an example of the configuration of a conventional electronic approval system. The
ＤＢサーバ２５２のユーザＤＢ２５３には、図２１に示すように、各操作クライアントのユーザＩＤ及び所属部門を特定する部門ＩＤが登録されている。部門ＩＤはそれぞれ、総務部、経理部等の各部門によって異なるものとなっており、同じ部門に所属するユーザは同じ部門ＩＤとなる。承認ルートＤＢ２５４には、各部門と対応づけられた承認ルートＩＤと、各承認ルート上の検図者及び決済者が定義されている。例えば、図２２に示す様に、部門ＩＤがＧＲ００１の場合、２つの承認ルートＩＤが関連付けられ、それぞれの承認ルートには異なる検図者のユーザＩＤ及び承認者のユーザＩＤが定義されている。
In the
ＤＢ管理部２５５は、ＤＢサーバ２５２のデータの登録、更新、削除などの処理を行う。ＤＢサーバ及び操作クライアントのファイル転送処理部２５６、２５７は、承認対象となる文書データの転送処理を実行する。承認処理部２５８は、データ・ベースに登録されたデータに基づいて承認処理を行う。操作クライアントの承認ルート選択／承認フロー処理部２５９は、起案における承認ルートの選択、回付文書の承認処理などを実行する。
The
承認フローは以下のように行われる。まず、起案者は操作クライアント２５１を操作してネットワークにログインし、文書ＤＢ２６０に承認を要求する文書データを登録する。システムのログインにより認証された起案者のユーザＩＤから、ユーザＤＢ２５３を参照して、部門ＩＤが特定される。部門ＩＤから１つ又は複数の承認ルートＩＤが特定され、特定された承認ルートが操作クライアント２５１を通してユーザに提示される。ユーザは提示された承認ルートの中から適切な承認ルートを選択する。このようにして承認ルートＩＤを決定されると、承認ルートＩＤに基づいて検図者及び決裁者のユーザＩＤが決定され、文書データが順次、検図者もしくは決裁者のユーザＩＤに対応する操作クライアント２５１に送信される。承認処理が完了すると、承認完了通知が起案者に送信される。検図や決済において否決されると、その通知が起案者に送られ、起案者は再度文書の書き直し等を行う。
The approval flow is performed as follows. First, the drafter operates the
しかしながら、上述の電子承認システムにおいては、文書の種類の増加に伴い承認フローの種類が多くなると、操作クライアントのユーザが適切な承認フローを選択することが困難となる。ユーザが承認ルートの選択を誤ると、文書が正しい承認ルートを流れず、業務の妨げとなる。特に、文書の内容によって承認フローを変えることが必要であると、ユーザによる誤った承認ルート選択の可能性が高くなる。 However, in the above-described electronic approval system, when the number of types of approval flows increases as the number of types of documents increases, it becomes difficult for the user of the operation client to select an appropriate approval flow. If the user selects the approval route incorrectly, the document does not flow through the correct approval route, which hinders business. In particular, if it is necessary to change the approval flow according to the contents of the document, the possibility of an incorrect approval route selection by the user increases.
他の従来技術として、作成された文書の種類に応じて回議ルートを決定するワークフロー・システムが提案されている（例えば、特許文献１参照）。ワークフロー・システムは、複数種類のルート・コードのそれぞれについて文書回議順番およびリンク・データを定めたルート・テーブルと、複数種類の文書の種類のそれぞれを特定する文書種類特定コードとルート・コードとを対応させたルート選択テーブルと、複数の社員のそれぞれを特定する社員特定コードのそれぞれと、社員の所属する部署コード及びその役職を特定するポジションコードとを対応させたアサイン・テーブルとを持つ。 As another conventional technique, a workflow system that determines a recollection route according to the type of document created has been proposed (see, for example, Patent Document 1). The workflow system includes a route table that defines the document circulation order and link data for each of a plurality of types of route codes, and a document type identification code and a route code for identifying each of the plurality of types of documents. There is a route selection table that is associated with each other, an employee identification code that identifies each of a plurality of employees, and an assignment table that associates a department code to which the employee belongs and a position code that identifies its position.
まず、作成されるべき文書の種類に従ってルート選択テーブルからルート・コードが読出される。読出されたルート・コードから、ルート・テーブルを参照して、承認処理を行う承認者の部署コード、ポジションコード、及び回議の順番が読み出され決定される。読出された部署コード及びポジションコードに従って、アサイン・テーブルから文書を回議すべき構成員が特定される。承認者の部署は、文書を作成したユーザの所属部署、あるいは文書の種類によって一つに決定される。 First, a route code is read from the route selection table according to the type of document to be created. From the read route code, referring to the route table, the department code, the position code, and the order of reconsideration of the approver who performs the approval process are read and determined. In accordance with the read department code and position code, the member who should circulate the document is specified from the assignment table. The approver's department is determined as one according to the department to which the user who created the document belongs or the type of the document.
上記システムによれば、承認ルートは部門及び役職によって決定されるので、人事異動が行われた場合に、少ない労力で回議ルートを人事異動後のものに対応させることができる。しかし、このシステムにおいては文書の回議ルートは、起案者の所属部署により決定される、もしくは起案者によって選択された文書種類によって個別に決定されるため、様々な起案者の所属と起案文書に適応した文書回議ルートによって文書回付を行うことができない。例えば、部門をまたがったプロジェクト文書などを回付する、あるいは同一文書を内容にとって異なるルートで回付することができない。又、文書種類が増加するにつれ、回議ルート管理が複雑化する。 According to the above system, since the approval route is determined by the department and the job title, when the personnel change is performed, the recollection route can be made to correspond to the one after the personnel change with a little effort. However, in this system, the document recollection route is determined by the department of the drafter or individually by the document type selected by the drafter, so it can be applied to the affiliations and draft documents of various drafters. Document circulation cannot be performed by the document circulation route. For example, it is not possible to circulate project documents across departments, or to circulate the same document with different routes for the contents. Further, as the number of document types increases, the management of the recollection route becomes complicated.
従って、本発明の一つの目的は、文書に応じた適切な承認ルートによって文書回付を行うことができる電子承認システム、そのシステムにおける承認ルート決定方法及びそのプログラムを提供することである。本発明の他の目的は、組織内の横断的な回議ルートによる文書承認フローを行うことができる電子承認フローを提供することである。本発明の他の目的は、ユーザと文書との関係に応じた承認ルートによって文書回付を行うことができる電子承認フローを提供することである。 Accordingly, an object of the present invention is to provide an electronic approval system that can perform document circulation by an appropriate approval route corresponding to a document, an approval route determination method in the system, and a program thereof. Another object of the present invention is to provide an electronic approval flow capable of performing a document approval flow through a cross-sectional recourse route within an organization. Another object of the present invention is to provide an electronic approval flow that can perform document circulation by an approval route corresponding to the relationship between a user and a document.
本発明の一つの態様は、電子文書の承認フローを実行する電子承認システムにおいて、承認を要求された承認文書の承認ルートを決定する方法であって、起案者システムから、前記承認文書の文書カテゴリを特定するデータを取得するステップと、前記起案者システムから、起案者が属する複数のグループから選択されたグループを特定するデータを取得するステップと、予め登録されたテーブルから、権限によって承認者を特定する承認ルールであって前記文書カテゴリに対応する承認ルールを選択するステップと、前記グループを特定するデータによって特定されたグループに属するユーザであって、前記決定された承認ルールの権限に対応するユーザを、予め登録されたテーブルから選択するステップと、を有する。この構成を有することによって、ユーザの所属に応じた適切な承認ルートの決定を効率的に行うことができる。 One aspect of the present invention is a method for determining an approval route of an approval document requested for approval in an electronic approval system for executing an approval flow of an electronic document, the document category of the approval document from the drafter system. Obtaining data for identifying a group, a step for obtaining data for identifying a group selected from a plurality of groups to which the drafter belongs, and a pre-registered table from the drafter system, A step of selecting an approval rule corresponding to the document category, and a user belonging to a group specified by the data specifying the group, and corresponding to the authority of the determined approval rule Selecting a user from a pre-registered table. By having this configuration, it is possible to efficiently determine an appropriate approval route according to the user's affiliation.
上記方法において、前記起案者システムにおいて、前記複数のグループを表示するステップをさらに備え、前記グループを特定するデータは、前記表示された複数のグループから選択されたグループを特定することが好ましい。又、前記起案者システムから取得した起案者を特定するデータから、前記起案者が複数のグループに属することを決定するステップと、前記起案者が複数のグループに属する場合、前記起案者システムにグループを特定するための画面を表示することを要求するステップと、をさらに備えることが好ましい。これによって、グループ選択を効果的に行うことができる。 In the above method, it is preferable that the drafter system further includes a step of displaying the plurality of groups, and the data specifying the group specifies a group selected from the displayed plurality of groups. A step of determining that the drafter belongs to a plurality of groups from data specifying the drafter acquired from the drafter system; and, if the drafter belongs to a plurality of groups, the group in the drafter system It is preferable to further comprise a step of requesting to display a screen for specifying the Thereby, group selection can be performed effectively.
本発明の他の態様は、電子文書の承認フローを実行する電子承認システムにおいて、承認を要求された承認文書の承認ルートを決定する処理をコンピュータに実行させるプログラムであって、前記コンピュータに、起案者システムから、前記承認文書の文書カテゴリを特定するデータを取得するステップと、前記起案者システムから、起案者が属する複数のグループから選択されたグループを特定するデータを取得するステップと、権限によって承認者を特定する承認ルールであって、前記文書カテゴリに対応する承認ルールを決定するステップと、前記グループを特定するデータによって特定されたグループに属するユーザから、前記決定された承認ルールの権限に対応するユーザを特定するステップと、を実行させる。この構成を有することによって、ユーザの所属に応じた適切な承認ルートの決定を効率的に行うことができる。さらに、前記起案者システムにおける前記複数のグループの表示を要求するステップを実行させ、前記グループを特定するデータは、前記表示された複数のグループから選択されたグループを特定することが好ましい。これによって、グループ選択を効果的に行うことができる。 Another aspect of the present invention is a program for causing a computer to execute a process for determining an approval route of an approval document requested to be approved in an electronic approval system for executing an approval flow of an electronic document. Obtaining data identifying a document category of the approved document from the author system, obtaining data identifying a group selected from a plurality of groups to which the drafter belongs, from the drafter system, and by authority An approval rule for specifying an approver, the step of determining an approval rule corresponding to the document category, and a user belonging to the group specified by the data for specifying the group, to the authority of the determined approval rule Identifying a corresponding user. By having this configuration, it is possible to efficiently determine an appropriate approval route according to the user's affiliation. Furthermore, it is preferable that the step of requesting display of the plurality of groups in the drafter system is executed, and the data specifying the group specifies a group selected from the plurality of displayed groups. Thereby, group selection can be performed effectively.
本発明の他の態様は、電子文書の承認フローを実行する電子承認システムにおいて、承認を要求された承認文書の承認ルートを決定する方法であって、起案者システムから、前記承認文書の文書カテゴリを特定するデータを取得するステップと、予め登録されているテーブルから、権限によって承認者を特定する承認ルールであって前記文書カテゴリに対応する承認ルールを選択するステップと、起案者が属する複数のグループにおいて前記文書カテゴリによって特定されるグループのユーザから、前記決定された承認ルールの権限に対応するユーザを、予め登録されているテーブルから選択するステップと、を有する。この構成を有することによって、ユーザの所属に応じた適切な承認ルートの決定を効率的に行うことができる。 Another aspect of the present invention is a method for determining an approval route of an approval document requested to be approved in an electronic approval system that executes an approval flow of an electronic document, the document category of the approval document from the drafter system. A step of acquiring data for specifying a document, a step of selecting an approval rule corresponding to the document category from an already registered table and specifying an approver by authority, Selecting a user corresponding to the authority of the determined approval rule from a group registered in advance from among users of the group specified by the document category in the group. By having this configuration, it is possible to efficiently determine an appropriate approval route according to the user's affiliation.
本発明の他の態様は、承認を要求された承認文書の承認ルートを決定する処理をコンピュータに実行させるプログラムであって、前記コンピュータに、起案者システムから、前記承認文書の文書カテゴリを特定するデータを取得するステップと、権限によって承認者を特定する承認ルールであって前記文書カテゴリに対応する承認ルールを決定するステップと、起案者が属する複数のグループにおいて前記文書カテゴリによって特定されるグループのユーザから、前記決定された承認ルールの権限に対応するユーザを特定するステップと、を実行させる。この構成を有することによって、ユーザの所属に応じた適切な承認ルートの決定を効率的に行うことができる。 Another aspect of the present invention is a program for causing a computer to execute a process for determining an approval route of an approval document requested to be approved, wherein the computer specifies a document category of the approval document from a drafter system. A step of obtaining data, an approval rule for identifying an approver by authority and determining an approval rule corresponding to the document category, and a plurality of groups to which the drafter belongs belong to a group specified by the document category A step of identifying a user corresponding to the authority of the determined approval rule from the user. By having this configuration, it is possible to efficiently determine an appropriate approval route according to the user's affiliation.
本発明の他の態様は、組織内の電子文書の承認フローを実行する電子承認システムにおいて、承認を要求された承認文書の承認ルートを決定する方法であって、起案者システムから、前記承認文書の文書カテゴリを特定するデータを取得するステップと、権限によって承認者を特定する承認ルールであって、前記文書カテゴリに対応する承認ルールを予め登録されたテーブルから選択するステップと前記起案者システムから取得したデータに基づき、前記文書が属するグループを、予めテーブルの同一カテゴリに登録された、組織を構成する部門及び部門から独立して構成されるプロジェクトから選択するステップと、選択されたグループに属するユーザから、前記決定された承認ルールの権限に対応するユーザを特定するステップと、を有する。これによって、組織内の横断的な回議ルートによる文書承認フローを効率的に管理することができる。前記選択するステップは、予め登録されているデータに従って前記起案者が属するグループが選択されることができる。 Another aspect of the present invention is a method for determining an approval route of an approval document requested for approval in an electronic approval system for executing an approval flow of an electronic document in an organization, wherein the approval document is sent from the drafter system. Obtaining data specifying a document category, an approval rule for specifying an approver by authority, selecting an approval rule corresponding to the document category from a pre-registered table, and the drafter system Based on the acquired data, a step of selecting a group to which the document belongs from a department that is registered in the same category of the table in advance and that is configured independently of the department, and that belongs to the selected group. Identifying a user corresponding to the authority of the determined approval rule from the user. That. This makes it possible to efficiently manage the document approval flow by the cross-sectional circulation route within the organization. In the selecting step, a group to which the drafter belongs may be selected according to pre-registered data.
本発明の他の態様は、承認を要求された承認文書の承認ルートを決定する処理をコンピュータに実行させるプログラムであって、前記コンピュータに、起案者システムから、前記承認文書の文書カテゴリを特定するデータを取得するステップと、権限によって承認者を特定する承認ルールであって、前記文書カテゴリに対応する承認ルールを決定するステップと起案者から取得したデータに基づき、前記文書が属するグループを、組織を構成する部門及び部門から独立して構成されるプロジェクトを含む群から選択するステップと、選択されたグループに属するユーザから、前記決定された承認ルールの権限に対応するユーザを特定するステップと、を実行させる。これによって、組織内の横断的な回議ルートによる文書承認フローを効率的に管理することができる。 Another aspect of the present invention is a program for causing a computer to execute a process for determining an approval route of an approval document requested to be approved, wherein the computer specifies a document category of the approval document from a drafter system. A step of acquiring data, an approval rule for specifying an approver by authority, a step of determining an approval rule corresponding to the document category, and a group to which the document belongs based on the data acquired from the drafter Selecting from a group including a department that constitutes and a project that is configured independently of the department, and identifying a user corresponding to the authority of the determined approval rule from users belonging to the selected group; Is executed. This makes it possible to efficiently manage the document approval flow by the cross-sectional circulation route within the organization.
本発明の他の態様は、組織内の電子文書の承認フローを実行する電子承認システムにおいて、コンピュータに、組織を構成する部門及び部門から独立して構成されるプロジェクトを同一カテゴリ内に記憶するグループ・テーブルと、文書カテゴリと対応して権限によって承認者を特定する承認ルールを記憶する承認ルール・テーブルと、ユーザと当該ユーザが属するグループを特定するユーザ・テーブルと、起案者システムから、前記承認文書の文書カテゴリを特定するデータを取得する手段と、前記前記文書カテゴリに対応する承認ルールを前記承認ルール・テーブルから選択する手段と前記起案者システムから取得したデータに基づき、前記文書が属するプロジェクトを、前記グループ・テーブルから選択する手段と、前記ユーザ・テーブルに基づき、前記選択されたプロジェクトに属するユーザから、前記決定された承認ルールの権限に対応するユーザを決定する手段、として機能させるためのプログラム。これによって、組織内の横断的な回議ルートによる文書承認フローを効率的に管理することができる。 Another aspect of the present invention is a group that stores, in an electronic approval system for executing an approval flow for an electronic document in an organization, a department that constitutes the organization and a project that is configured independently of the department in the same category. An approval rule table for storing an approval rule for identifying an approver by authority corresponding to a document category, a user table for specifying a user and a group to which the user belongs, and the approval system from the drafter system. Means for acquiring data identifying a document category of the document, means for selecting an approval rule corresponding to the document category from the approval rule table, and a project to which the document belongs based on the data acquired from the drafter system Means for selecting from the group table; andthe user table. Based on Le, from a user belonging to the selected project, program for functioning as a means for determining a user corresponding to the authority of the determined approval rule. This makes it possible to efficiently manage the document approval flow by the cross-sectional circulation route within the organization.
本発明の他の態様は、電子文書の承認フローを実行する電子承認システムにおいて、承認を要求された承認文書の承認ルートを決定する方法であって、起案者システムから、前記承認文書の文書カテゴリを特定するデータを取得するステップと、権限によって承認者を特定する承認ルールを、前記文書カテゴリに対応して予めテーブルに登録された複数の承認ルールから、前記起案者システムから取得したデータに応じて選択するステップと、前記グループを特定するデータによって特定されたグループに属するユーザであって、前記選択された承認ルールの権限に対応するユーザを、予め登録されたテーブルから選択するステップと、を有する。 Another aspect of the present invention is a method for determining an approval route of an approval document requested to be approved in an electronic approval system that executes an approval flow of an electronic document, the document category of the approval document from the drafter system. A step of acquiring data for specifying an approval rule and an approval rule for specifying an approver by authority according to the data acquired from the drafter system from a plurality of approval rules registered in advance in the table corresponding to the document category. And selecting a user who belongs to the group specified by the data for specifying the group and that corresponds to the authority of the selected approval rule from a pre-registered table. Have.
本発明の他の態様は、承認を要求された承認文書の承認ルートを決定する処理をコンピュータに実行させるプログラムであって、前記コンピュータに、起案者システムから、前記承認文書の文書カテゴリを特定するデータを取得するステップと、権限によって承認者を特定する承認ルールを、前記文書カテゴリに対応する複数の承認ルールから前記起案者システムから取得したデータに応じて決定するステップと、前記グループを特定するデータによって特定されたグループに属するユーザであって、前記決定された承認ルールの権限に対応するユーザを特定するステップと、を有する。 Another aspect of the present invention is a program for causing a computer to execute a process for determining an approval route of an approval document requested to be approved, wherein the computer specifies a document category of the approval document from a drafter system. A step of acquiring data, a step of determining an approval rule for specifying an approver by authority according to data acquired from the drafter system from a plurality of approval rules corresponding to the document category, and specifying the group Identifying a user who belongs to the group specified by the data and corresponds to the authority of the determined approval rule.
本発明によれば、電子承認システムを使用して、適切な承認ルートによって文書回付を行うことができる。 According to the present invention, document circulation can be performed by an appropriate approval route using an electronic approval system.
以下に、本発明を適用可能な実施の形態が説明される。以下の説明は、本発明の実施形態を説明するものであり、本発明が以下の実施形態に限定されるものではない。説明の明確化のため、以下の記載は、適宜、省略及び簡略化がなされている。又、明らかなように、当業者であれば、以下の実施形態の各要素を本発明の範囲において容易に変更、追加、変換することが可能である。 Hereinafter, embodiments to which the present invention can be applied will be described. The following description is to describe the embodiment of the present invention, and the present invention is not limited to the following embodiment. For clarity of explanation, the following description is omitted and simplified as appropriate. As will be apparent, those skilled in the art can easily change, add, and convert each element of the following embodiments within the scope of the present invention.
図１は、本実施形態に係る電子承認システム１００における、ハードウェア及びネットワークの概略構成を示す構成図である。図１において、１０１は文書の承認フローにおける各種承認処理を実行するプログラムがインストールされている承認フロー・サーバである。１０２は承認フローにおいて、ユーザが起案処理あるいは承認処理などを行うプログラムがインストールされる操作クライアントである。操作クライアント１０２には、必要に応じて、承認フロー処理のためのプログラムが承認フロー・サーバ１０１からダウンロードされる。本形態においては、４つの操作クライアントが例示されている。承認フロー・サーバ１０１及び操作クライアント１０２はＬＡＮなどのネットワークを介して通信可能に接続されている。
FIG. 1 is a configuration diagram showing a schematic configuration of hardware and a network in an
ユーザは、操作クライアント１０２において、承認を要求する文書の起案処理を実行する。起案文書は、承認フロー・サーバ１０１を介して各承認者の操作クライアント１０２に回付される。各操作クライアント１０２によって一連の承認処理が実行されると、文書の承認フローが完了する。本形態において、回付文書について各操作クライアント１０２よって実行されるアクティビティは承認処理と称される。承認処理は、以下の形態において、検図処理、あるいは、決裁処理の双方を含む。 In the operation client 102, the user executes drafting processing for a document that requires approval. The draft document is circulated to the operation client 102 of each approver via the approval flow server 101. When a series of approval processes are executed by each operation client 102, the document approval flow is completed. In this embodiment, an activity executed by each operation client 102 for a circulation document is referred to as an approval process. The approval process includes both an inspection process and an approval process in the following embodiment.
図２は、承認フロー・サーバ１０１及び操作クライアント１０２のハードウェア構成の一例を示している。承認フロー・サーバ１０１及び操作クライアント１０２は典型的なコンピュータ・システムが利用可能であり、中央処理装置（ＣＰＵ）２０１とメモリ２０４とを含んでいる。ＣＰＵとメモリとは、バスを介して補助記憶装置としてのハードディスク装置２１３に接続される。フレキシビルディスク装置２２０、ハードディスク装置２１３、ＣＤ−ＲＯＭドライブ２２６等の記憶媒体駆動装置は、フレキシビルディスク・コントローラ２１９、ＩＤＥコントローラ２２５などの各種コントローラを介してバスに接続される。
FIG. 2 shows an example of the hardware configuration of the approval flow server 101 and the operation client 102. The approval flow server 101 and the operation client 102 can use a typical computer system, and include a central processing unit (CPU) 201 and a
フレキシビルディスク装置等の記憶媒体駆動装置には、フレキシビルディスク等の可搬型記憶媒体が挿入される。記憶媒体にはオペレーティングシステムと共同してＣＰＵ２０１等に命令を与え、本実施形態を実施するためのコンピュータ・プログラムを記憶することができる。コンピュータ・プログラムは、メモリ２０４にロードされることによって実行される。コンピュータ・プログラムは圧縮し、又、複数に分割して記憶媒体に記憶することができる。
A portable storage medium such as a flexivir disk is inserted into a storage medium drive such as a flexiville disk apparatus. The storage medium can store a computer program for implementing this embodiment by giving instructions to the
ハードウェア構成は、典型的には、ユーザ・インターフェース・ハードウェアを備える。ユーザ・インターフェース・ハードウェアとしては、例えば、入力をするためのポインティング・デバイス（マウス２０７、ジョイスティック等）またはキーボード２０６や視覚データをユーザに提示するための表示装置２１１がある。シリアルポート２１５を介してモデムを接続することが可能であり、シリアルポート２１５、モデムまたはトークンリングや通信アダプタ２１８を介してネットワークに接続し、他のコンピュータ・システムと通信を行うことができる。
The hardware configuration typically comprises user interface hardware. Examples of user interface hardware include a pointing device (
図３は、承認フロー・サーバ１０１及び操作クライアント１０２の論理構成を示すブロック図である。承認フロー・サーバ１０１は、複数のデータ・テーブルもしくはフォルダ３１１−３１６を備えるデータ・ベース３１０を有している。各データ・テーブルは、複数種類のデータを関連付けて記憶する。３２０はデータ・ベース管理部（以下ＤＢ管理部）であって、データ・ベース３１０に記憶されるデータの登録、削除、更新、選択など、データ・ベースの管理を行う。３３０は承認フロー処理部であって、承認ルートの決定、承認フロー管理など承認フローに関する各種処理を実行する。
FIG. 3 is a block diagram showing a logical configuration of the approval flow server 101 and the operation client 102. The approval flow server 101 has a
３４０は承認フロー・データ通信部であって、回付される承認フローのためのデータについて、操作クライアント１０２との間の通信処理を実行する。操作クライアント１０２は、文書承認フローのためのデータを表示及び入力するためのブラウザ３５０を備えている。ブラウザ３５０は、承認フロー・データ通信部３４０との間においてデータの通信を行うと共に、ユーザが処理を行うためのデータ入出力を行う。
An approval flow /
データ・ベース３１０は記憶媒体あるいはメモリにデータを記憶することによって、他の論理構成は、プログラム及び必要なデータがメモリ上に展開され、プログラムに従ってＣＰＵが他のハードウェア構成と共同して処理を実行することによって、図２に示されたハードウェアにおいて機能することができる。尚、本形態において、承認フロー・サーバは一つのサーバ・システム内に実装された例が開示されているが、各論理構成を複数のシステムに分散して実装することが可能である。
The
データ・ベース３１０は、ユーザ・テーブル３１１、権限テーブル３１２、承認ルール・テーブル３１３、文書テーブル３１４、及び文書−承認ルール・テーブル３１５を有している。さらに、承認ルートに従って回付される文書を登録する文書登録フォルダ３１６を備えている。図４は、ユーザ・テーブル３１１の一例を示している。ユーザ・テーブル３１１は、ユーザの所属に関するデータを備えており、ユーザの所属グループが特定される。具体的には、各ユーザを特定するユーザＩＤとグループを特定するグループＩＤとが、関連付けられて登録されている。グループＩＤは組織内の様々なグループに対応して定義される。グループは、組織を構成する部門、及び各部門にまたがって、部門から独立して構成されるプロジェクトを含んでいる。プロジェクトは、異なる複数の部門の部員から構成することが可能であり、グループのカテゴリ内において、部門と別に定義することができる。同一カテゴリ内において部門とプロジェクトを定義することによって、横断的な承認ルートを効率的に管理することができる。
The
各ユーザＩＤには、１つ、もしくは２以上のグループＩＤを対応付けることができる。いずれのグループにも属さないユーザは、ユーザＩＤのみが定義され、対応グループＩＤは登録されない。例えば、図４において、ユーザ「ＵＳＥＲ００１」とグループ「ＧＲ００１」が対応づけられている。「ＧＲ００１」は、備考にあるように、例えば総務部に対応する。ユーザ「ＵＳＥＲ００３」は、グループ「ＧＲ００２」（営業部）及びプロジェクト「ＰＬ００１」（Ａプロジェクト）と関連付けられており、このユーザがこれら２つのグループに属することが定義されている。ユーザを複数のグループと対応付けることによって、ユーザからの承認文書に対応する適切な承認ルートを選択し、効率的に管理することができる。 Each user ID can be associated with one or more group IDs. For users who do not belong to any group, only the user ID is defined, and the corresponding group ID is not registered. For example, in FIG. 4, the user “USER001” and the group “GR001” are associated with each other. “GR001” corresponds to, for example, the general affairs department as described in the remarks. The user “USER003” is associated with the group “GR002” (sales department) and the project “PL001” (A project), and it is defined that this user belongs to these two groups. By associating the user with a plurality of groups, an appropriate approval route corresponding to the approval document from the user can be selected and efficiently managed.
図５は権限テーブル３１２の一例を示している。権限テーブル３１２はユーザの権限を定義する。権限は、組織あるいはグループ内における役職など、ユーザに付与される役割を定義し、承認フローにおいて承認者を特定するキーとして使用される。具体的には、権限テーブル３１２には、ユーザＩＤと権限を特定する権限ＩＤが対応付けられて登録されている。例えば、図５において、ユーザ「ＵＳＲ０３４」は権限「ＡＵＴ００１」が定義されている。備考に示すように、権限「ＡＵＴ００１」は社長職に対応する。あるいは、ユーザ「ＵＳＲ２３５」には、権限「ＡＵＴ００３」（プロジェクト・リーダ）及び権限「ＡＵＴ００４」（課長職）が対応付けられており、このユーザには２つの権限が付与されていることが登録されている。 FIG. 5 shows an example of the authority table 312. The authority table 312 defines user authority. The authority defines a role given to the user, such as a title in an organization or group, and is used as a key for identifying an approver in the approval flow. Specifically, in the authority table 312, a user ID and an authority ID that specifies the authority are associated and registered. For example, in FIG. 5, the authority “AUT001” is defined for the user “USR034”. As shown in the remarks, the authority “AUT001” corresponds to the presidential position. Alternatively, the user “USR235” is associated with the authority “AUT003” (project leader) and the authority “AUT004” (section manager), and it is registered that the user is granted two authorities. ing.
図６は承認ルール・テーブル３１３の一例を示している。承認ルール・テーブル３１３は、承認フローにおける承認ルートを定義する。承認ルートはユーザの権限を使用して定義され、特定の承認処理（検図処理、決済処理）に権限が対応付けされることによって、承認ルートが定義される。具体的には、図６に示すように、承認ルール・テーブル３１３は、承認ルールを識別する承認ルールＩＤと、各承認ルールＩＤに対応づけられた承認ルートが登録されている。承認ルートは、ルート上の承認処理（検図処理、決済処理）と、その処理を割り当てられた権限を特定することで定義される。例えば、本例においては、検図処理と決済処理が承認処理といて定義され、各検図処理と決裁処理を行う権限が、それぞれに対応付けられて登録されている。 FIG. 6 shows an example of the approval rule table 313. The approval rule table 313 defines an approval route in the approval flow. The approval route is defined using the authority of the user, and the approval route is defined by associating the authority with a specific approval process (inspection process, settlement process). Specifically, as shown in FIG. 6, the approval rule table 313 registers an approval rule ID for identifying an approval rule and an approval route associated with each approval rule ID. The approval route is defined by specifying an approval process (inspection process, settlement process) on the route and an authority to which the process is assigned. For example, in this example, the inspection process and the settlement process are defined as approval processes, and the authority to perform each inspection process and approval process is registered in association with each other.
典型的には、検図処理が完了した後に決済処理が行われる。複数の検図処理が定義可能であり、検図処理は順次もしくは平行して実行することができる。又、全ての検図処理、あるいは、いずれかの検図処理が完了することによって、決裁処理に移行するルールを採用することができる。本例の図６において、例えば、承認ルール「ＲＬ０１２」は、第１検図処理が「ＡＵＴ００４」、第２検図処理が「ＡＵＴ００２」、決済処理が「ＡＵＴ００１」の各権限者に割り当てられている。承認ルール「ＲＬ０２３」において、決裁処理は「ＡＵＴ００３」に割り当てられ、検図処理は行われない。 Typically, the payment process is performed after the inspection process is completed. A plurality of inspection processes can be defined, and the inspection processes can be executed sequentially or in parallel. Further, it is possible to adopt a rule that shifts to an approval process when all the inspection processes or one of the inspection processes is completed. In FIG. 6 of this example, for example, the approval rule “RL012” is assigned to each authorized person whose first inspection process is “AUT004”, second inspection process is “AUT002”, and settlement process is “AUT001”. Yes. In the approval rule “RL023”, the approval process is assigned to “AUT003”, and the inspection process is not performed.
図７は文書テーブル３１４の一例を示している。文書テーブル３１４は、回付される文書の文書カテゴリを定義する。文書カテゴリは、例えば、見積書、仕様書、旅費精算書などのカテゴリを含むことができる。本例の文書テーブル３１４には、実際に承認フローを流れる文書を特定する文書ＩＤ、回付文書が属するカテゴリを特定する文書カテゴリＩＤが登録されている。各文書ＩＤには、いずれか一つの文書カテゴリが対応付けられている。さらに、文書テーブル３１４には、プロジェクトを特定するプロジェクトＩＤが登録される。特定のプロジェクトに属する文書については、文書ＩＤと対応付けてプロジェクトＩＤが登録される。例えば、図７において、文書「ＤＯＣ０３００１」の文書カテゴリは「ＦＬ００３」であり、さらに、文書「ＤＯＣ０３００１」はＡプロジェクト「ＰＬ００１」に属する。各文書ＩＤに対応する文書データ及び文書承認に関するデータは、登録文書フォルダ３１６内に登録される。
FIG. 7 shows an example of the document table 314. The document table 314 defines the document category of the distributed document. Document categories can include categories such as, for example, quotations, specifications, travel expenses. In the document table 314 of this example, a document ID for specifying a document that actually flows through the approval flow and a document category ID for specifying a category to which a circulation document belongs are registered. Each document ID is associated with any one document category. Further, a project ID that identifies a project is registered in the document table 314. For documents belonging to a specific project, a project ID is registered in association with the document ID. For example, in FIG. 7, the document category of the document “DOC03001” is “FL003”, and the document “DOC03001” belongs to the A project “PL001”. Document data corresponding to each document ID and data related to document approval are registered in the registered
図８は、文書−承認ルール・テーブル３１５の一例を示している。文書−承認ルール・テーブル３１５は、各文書カテゴリに割り当てられる承認ルールを定義する。これによって、文書カテゴリに応じて承認ルートが決定される。具体的には、文書−承認ルール・テーブル３１５には、文書カテゴリＩＤ、及び各文書カテゴリＩＤに対応する承認ルールＩＤが登録されている。例えば、文書カテゴリ「ＦＬ００１」には承認ルール「ＲＬ０１２」が、文書カテゴリ「ＦＬ００３」には承認ルール「ＲＬ０２３」が割り当てられている。又、一つの文書カテゴリに複数の承認ルールを対応付けることができる。いくつかの文書カテゴリには、起案者に応じた複数の承認ルールが割り当てることができる。例えば、文書カテゴリ「ＦＬ１０２」には、起案者がＧＲ０３４である場合には承認ルール「ＲＬ０１２」が、起案者がＧＲ０３４以外である場合には承認ルール「ＲＬ０１３」が割り当てられる。 FIG. 8 shows an example of the document-approval rule table 315. The document-approval rule table 315 defines the approval rule assigned to each document category. As a result, an approval route is determined according to the document category. Specifically, in the document-approval rule table 315, a document category ID and an approval rule ID corresponding to each document category ID are registered. For example, an approval rule “RL012” is assigned to the document category “FL001”, and an approval rule “RL023” is assigned to the document category “FL003”. A plurality of approval rules can be associated with one document category. Several document categories can be assigned multiple approval rules depending on the drafter. For example, the approval rule “RL012” is assigned to the document category “FL102” when the drafter is GR034, and the approval rule “RL013” is assigned when the drafter is other than GR034.
文書承認要求処理について、図９を参照して説明する。起案者は、操作クライアント１０２上でブラウザ３５０を操作して、承認フロー・サーバ１０１にアクセスする。承認フロー処理部３３０は、起案者の認証処理を完了した後、ブラウザ３５０からの要求に応答して文書起案処理のためのファイルを生成し、ブラウザに送信することを承認フロー・データ通信部３４０に要求する。認証処理は、承認フロー処理部３３０とブラウザ３５０との間において行うことができる。ブラウザ３５０は承認フロー・データ通信部３４０から送信されたファイルを表示する。起案処理においては、起案者のＩＤから起案者が関連する文書カテゴリのみを操作クライアントに表示することができる。これによって、望ましくない文書の承認要求を防ぐことができる。
The document approval request process will be described with reference to FIG. The drafter operates the
起案者の入力によって承認文書が選択され、必要な場合はプロジェクトＩＤが入力される（Ｓ９０１）。入力データは承認フロー・サーバ１０１に送信され、承認処理部３３０から、選択された文書に対応する予め登録されている文書フォームが操作クライアント１０２に送信される。ブラウザ３５０を使用して文書フォームにデータが入力され、承認フロー・サーバ１０１に送信される。文書フォームは、例えば、登録文書フォルダ３１６に登録されており、起案者からの要求に応答して選択され、送信される。
An approval document is selected by the input of the drafter, and a project ID is input if necessary (S901). The input data is transmitted to the approval flow server 101, and a document form registered in advance corresponding to the selected document is transmitted from the
操作クライアント１０２から送信されたデータは、承認フロー・データ通信部３４０を介して、承認フロー処理部３３０に渡される。承認フロー処理部３３０は、承認要求の他に、ユーザＩＤ、文書カテゴリＩＤ、及び文書フォームに入力された文書データを操作クライアント１０２から取得している。又、必要に応じて、プロジェクトＩＤが操作クライアント１０２から承認フロー・サーバ１０１に送信されている。
Data transmitted from the operation client 102 is passed to the approval
承認フロー処理部３３０は、文書カテゴリＩＤに対応する承認ルールＩＤを、ＤＢ管理部３２０を介してデータ・ベース３１０から取得する（Ｓ９０２）。対応する承認ルールＩＤは、文書−承認ルール・テーブル３１５から選択することができる。承認フロー処理部３３０は、必要なデータを、ＤＢ管理部３２０を介してデータ・ベース３１０から取得する。承認ルール・テーブル３１３を参照して、承認ルールＩＤをキーとして、承認ルートに関するデータを取得する。このデータは、承認ルートにおける承認処理及び各処理に対応づけられた権限ＩＤを含む。ユーザ・テーブル３１１によってグループが決定され、承認ルート上の権限ＩＤに対応するユーザＩＤが、権限テーブル３１２から選択される（Ｓ９０３）。承認フロー処理部３３０は、権限ＩＤを含む承認ルールと承認者のユーザＩＤから、承認ルートを動的に決定する（Ｓ９０４）。文書及び承認ルートなどの取得、決定されたデータは、メモリに一時的に記憶される。承認要求のあった文書に関する承認ルートが決定されると、操作クライアント１０２による承認処理が開始される（Ｓ９０５）。
The approval
上記承認フロー決定処理の一具体例を説明する。例えば、ユーザＩＤ「ＵＳＲ００１」を有する起案者が、文書カテゴリ「ＦＬ００１」の文書の承認要求を承認フロー・サーバに送信した場合、承認フロー処理部３３０は、図８に示すように、文書カテゴリ「ＦＬ００１」をキーとして文書−承認ルール・テーブル３１５から承認ルール「ＲＬ０１２」を決定する。さらに、図６に示すように、承認ルール・テーブル３１３から、決定された承認ルールＩＤに従う各承認処理（検図処理、決済処理）と対応する権限ＩＤ「ＡＵＴ００４」、「ＡＵＴ００２」、「ＡＵＴ００１」を決定する。
A specific example of the approval flow determination process will be described. For example, when the drafter having the user ID “USR001” transmits an approval request for the document of the document category “FL001” to the approval flow server, the approval
ユーザ・テーブル３１１によって、図４に示すように、承認フロー処理部３３０は、ユーザ「ＵＳＲ００１」のグループ「ＧＲ００１」を決定する。権限ＩＤ「ＡＵＴ００４」、「ＡＵＴ００２」及び「ＡＵＴ００１」と、グループＩＤ「ＧＲ００１」をキーとして、図４及び５に示すように、権限テーブル３１２とユーザ・テーブル３１１から、承認ルールに含まれる権限ＩＤに対応するユーザＩＤを決定することができる。
As illustrated in FIG. 4, the approval
承認ルートが決定されると、承認フロー処理部３３０は承認のために必要なファイルを承認者の操作クライアント１０２に送信することを承認フロー・データ通信部３４０に要求する。承認フロー処理部３３０は、承認者のユーザＩＤを特定して、承認者による承認処理のために必要なファイルを承認フロー・データ通信部３４０に渡す。承認フロー・データ通信部３４０は取得したファイルを承認者の操作クライアント１０２に送信する。承認者はブラウザ３５０を使用して、承認処理のために必要なデータを入力する。入力されたデータは承認フロー・データ通信部３４０を介して承認フロー処理部３３０に送信される。
When the approval route is determined, the approval
承認フロー処理部３３０は承認フローにおけるステータス・データを一時的に保持する。ステータス・データは、承認フローにおける承認プロセスの進捗状況に関するデータを含む。このデータによって、各承認者による承認有無の状況が表される。承認フロー処理部３３０は、承認ルートとステータス・データに従って、各承認者に必要なファイルを送信することを決定し、各承認者から取得したデータに従って承認フローを管理する。全ての承認者による承認処理が完了すると、起案者の操作クライアント１０２に承認完了の通知が送信され、文書及び承認処理に関するデータがデータ・ベース３１０に登録される。特定の承認者によって否認された場合、その旨の通知が起案者の操作クライアント１０２に送信され、承認フローは終了する。
The approval
起案者から承認を要求された文書が、プロジェクトに属する文書カテゴリに対応する場合、プロジェクト文書処理が実行される。図１０を参照して、承認フロー処理部３３０は、文書カテゴリＩＤから、承認要求された文書がプロジェクトに属する文書であるかを決定する。プロジェクト文書である場合、起案者の操作クライアント１０２からプロジェクトＩＤを取得しているかを決定する（Ｓ１００１）。取得している場合、プロジェクトＩＤに基づいて、承認者を決定することができる（Ｓ１００２）。例えば、図６に示すように、文書カテゴリ「ＦＬ００３」はプロジェクト・リーダによる決済処理が必要である。プロジェクトＩＤは各プロジェクトに対応するグループＩＤと一致している。
When the document requested to be approved by the drafter corresponds to the document category belonging to the project, project document processing is executed. Referring to FIG. 10, the approval
承認フロー処理部３３０は、ユーザ・テーブル３１１及び権限テーブル３１２から、該当するプロジェクト・リーダのユーザＩＤを決定することができる。例えば、権限テーブル３１２から各プロジェクト・リーダのユーザＩＤを特定し、さらに、ユーザ・テーブル３１１から各プロジェクト・リーダのグループＩＤ（プロジェクトＩＤ）を特定することによって、要求されているプロジェクトのプロジェクト・リーダ（要求されているプロジェクトＩＤに対応するプロジェクト・リーダのユーザＩＤ）を特定することができる。
The approval
例えば、例えば、プロジェクトに属さないユーザ「ＵＳＲ００２」が、プロジェクトＩＤ「ＰＬ００２」を特定して、文書カテゴリ「ＦＬ００３」の文書承認を要求した場合、承認フロー処理部は、「ＦＬ００３」をキーとして文書−承認ルール・テーブルから承認ルール「ＲＬ０２３」を決定し、さらに、承認ルール・テーブルから、権限「ＡＵＴ００３」による決済が必要であることを決定する。グループ「ＰＬ００２」と権限「ＡＵＴ００３」に基づいて、権限テーブルと、ユーザ・テーブルを参照することによって、承認フロー処理部は、グループ「ＰＬ００２」の権限「ＡＵＴ００３」を有するユーザ「ＵＳＲ２３５」を特定することができる。 For example, for example, when the user “USR002” who does not belong to the project specifies the project ID “PL002” and requests document approval of the document category “FL003”, the approval flow processing unit uses the document “FL003” as a key. -Determine the approval rule "RL023" from the approval rule table, and further determine from the approval rule table that payment by the authority "AUT003" is required. By referring to the authority table and the user table based on the group “PL002” and the authority “AUT003”, the approval flow processing unit identifies the user “USR235” having the authority “AUT003” of the group “PL002”. be able to.
起案者の操作クライアント１０２からプロジェクトＩＤを取得していない場合（Ｓ１００１）、承認フロー処理部３３０はユーザ・テーブル３１１から起案者の所属グループＩＤを取得することによって、起案者の所属するプロジェクトを特定する（Ｓ１００３）。さらに、上記と同様の処理によって、該当するプロジェクト・リーダのユーザＩＤを決定することができる。例えば、ユーザ「ＵＳＲ００３」が、文書カテゴリ「ＦＬ００３」の文書承認を要求した場合、ユーザ「ＵＳＲ００３」はプロジェクト「ＰＬ００１」に属することがユーザ・テーブルに登録されているので、上記と同様に、承認フロー処理部は承認ルート上の承認者を特定することができる。本形態によれば、文書カテゴリに対応して、権限を使用した承認ルールが決定されているので、組織改変に容易に対応することが可能であり、効率的に承認フロー管理を行うことができる。又、起案者と承認対象文書に応じて承認ルートが自動的に決定されるので、誤った承認ルート選択を防ぐことができる。
If the project ID is not acquired from the drafter's operation client 102 (S1001), the approval
本形態において、文書カテゴリに複数の承認ルールが割り当てられている場合、承認ルール特定処理が実行される。一つの文書カテゴリに、条件によって選択される複数の承認ルールを割り当てることができる。これによって、例えば、起案者の所属によって承認方法を変えることができる。例えば、図８に示された文書−承認ルール・テーブル３１５において、文書カテゴリ「ＦＬ１０２」は、起案者の所属グループに応じて選択される「ＲＬ０１２」と「ＲＬ０１３」の２つの承認ルールが割り当てられている。承認フロー処理部３３０は、起案者に応じて、適切な承認ルートを選択し、決定する必要がある。
In this embodiment, when a plurality of approval rules are assigned to the document category, an approval rule specifying process is executed. A plurality of approval rules selected according to conditions can be assigned to one document category. Thus, for example, the approval method can be changed depending on the affiliation of the drafter. For example, in the document-approval rule table 315 shown in FIG. 8, the document category “FL102” is assigned two approval rules “RL012” and “RL013” selected according to the group to which the drafter belongs. ing. The approval
図１１を参照して、承認フロー処理部３３０は、起案者の操作クライアント１０２から取得したユーザＩＤをキーとして、ユーザ・テーブル３１１から対応するグループＩＤを取得する。取得したグループＩＤに応じて、文書−承認ルール・テーブル３１５に、承認要求されている文書カテゴリに対応して登録されている複数の承認ルールから、適切な一つの適切な承認ルールを決定する。図１１に示すように、起案者のグループＩＤが特定のＩＤであるかを決定する（Ｓ１１０１）。特定のＩＤである場合、対応する承認ルールを適用する（Ｓ１１０２）。特定のＩＤでない場合、対応する承認ルールを適用する（Ｓ１１０３）。例えば、図８において、起案者のブラウザから文書カテゴリ「ＦＬ１０２」の文書を取得した場合、ユーザ・テーブル３１１からユーザＩＤに対応するグループＩＤを取得し、グループＩＤが「ＧＲ０３４」である場合は承認ルール「ＲＬ０１２」を選択し、グループＩＤが「ＧＲ０３４」でない場合は承認ルール「ＲＬ０１２」を選択する。一つの文書カテゴリに関して、起案者に応じて複数の承認ルートを定義することができ、効率的に承認ルート管理を行うことができる。
Referring to FIG. 11, the approval
本形態において、起案者が２以上のグループに属する場合、起案者が回付文書のグループを選択することによって、適切な承認ルートを決定することができる。例えば、第１技術部と第２技術部が部門として登録され、起案者が第１技術部と第２技術部を兼任しており、システム上第１及び第２技術部の両部門に属する場合、起案者の選択によって適切な承認ルートを決定することができる。承認フロー決定処理において、図１２を参照して、承認フロー処理部３３０は、ユーザ・テーブル３１１を参照して、起案者のユーザＩＤに対応するグループＩＤを取得する（Ｓ１２０１）。文書カテゴリＩＤとの関係から、グループＩＤの選択が必要であるかを決定する（Ｓ１２０２）。必要でなければ通常の処理を行う（Ｓ１２０３）。必要な場合、承認フロー処理部３３０はグループＩＤを使用してグループ選択のためのファイルを生成し、承認フロー・データ通信部３４０を介して、グループ選択のためのファイルを起案者のブラウザ３５０に送信する（Ｓ１２０４）。
In this embodiment, when the drafter belongs to two or more groups, the drafter can determine an appropriate approval route by selecting a group of circulation documents. For example, the first technical department and the second technical department are registered as departments, and the drafter serves as both the first technical department and the second technical department, and belongs to both the first and second technical departments in the system. The appropriate approval route can be determined by the selection of the drafter. In the approval flow determination process, with reference to FIG. 12, the approval
図１３は、要求に応じて起案者の操作クライアント１０２に表示される、グループ選択画面を示している。起案者は、画面指示に従って選択した承認文書が属するグループをクリックして入力し、承認フロー・サーバ１０１に選択したグループＩＤを送信する（Ｓ１２０５）。承認フロー処理部３３０は、選択されたグループＩＤを、承認フロー・データ通信部３４０を介して取得する。グループＩＤに従って、承認フロー処理部３３０は、承認要求文書カテゴリに対応する承認ルートを決定する（Ｓ１２０６）。グループＩＤが決定された後の承認ルートの決定処理は、上記と同様に行うことができる。これによって、ユーザの所属に対応して承認フローを効率的に処理、管理することができる。
FIG. 13 shows a group selection screen displayed on the drafter operation client 102 in response to a request. The drafter clicks and inputs the group to which the selected approval document belongs according to the screen instruction, and transmits the selected group ID to the approval flow server 101 (S1205). The approval
あるいは、操作クライアント１０２は、起案者の属するグループを表示する代わりに、起案者が属するグループに対する、全ての承認ルートとそれぞれの承認ルートを特定する承認ルートＩＤを表示することができる。起案者は、画面指示に従って承認ルート選択し、承認フロー・サーバ１０１に選択された承認ルートＩＤが送信される。承認フロー処理部３３０は、選択された承認ルートＩＤによって特定される承認ルートによって、承認フローを実行することができる。
Alternatively, instead of displaying the group to which the drafter belongs, the operation client 102 can display the approval route IDs for specifying all the approval routes and the respective approval routes for the group to which the drafter belongs. The drafter selects an approval route according to the screen instruction, and the selected approval route ID is transmitted to the approval flow server 101. The approval
あるいは、起案者が複数のグループに属している場合、文書カテゴリをグループ毎に用意することによって、起案者による上記グループＩＤの選択処理を行うことなく、承認ルートを決定する構成とすることができる。例えば、起案者がＡグループとＢグループの２つのグループに属している場合、テーブル内の文書カテゴリごとに、Ａグループに対応する文書、Ｂグループに対応する文書のそれぞれが登録される。各文書に対応する承認ルールがデータ・ベース３１０に登録される。起案者が操作クライアントから、一方の文書カテゴリを選択して承認処理を要求することによって、承認フロー処理部３３０は、文書カテゴリＩＤと起案者のグループＩＤから、一意に承認ルールを決定することができる。これによって、承認要求後の起案者によるグループ選択を行うことなく承認ルールを決定することができ、ユーザによる処理を省略することができる。
Alternatively, when the drafter belongs to a plurality of groups, by preparing a document category for each group, the approval route can be determined without performing the group ID selection process by the drafter. . For example, when the drafter belongs to two groups of the A group and the B group, a document corresponding to the A group and a document corresponding to the B group are registered for each document category in the table. Approval rules corresponding to each document are registered in the
上記例において承認ルートは動的に決定されたが、承認ルートを予めデータ・ベース３１０の承認ルート・テーブルに登録しておくことができる。承認ルートを動的に生成する場合と比較して、起案者の操作クライアント１０２から文書承認の要求を受信してからの処理を低減することができる。図１４は、承認ルート・テーブルの一例を示している。承認ルートは、文書カテゴリ及び起案者の組に対応して定義されている。
In the above example, the approval route is dynamically determined, but the approval route can be registered in the approval route table of the
具体的には、承認ルート・テーブルにおいて、承認ルートＩＤによって承認ルートが識別される。各承認ルートＩＤに対応して、文書カテゴリＩＤ、起案者のユーザＩＤ、及び、承認ルート上の承認者である検図者及び決裁者のそれぞれのＩＤが必要に応じて予め登録されている。検図者及び決裁者は、承認ルール・テーブルと異なり、ユーザＩＤによって定義されている。一つの文書カテゴリに対応して複数の承認ルートが定義されうる。例えば、文書カテゴリ「ＦＬ００１」には、承認ルート「ＲＴ００１００１」と「ＲＴ００１００２」が対応付けられている。例えば、起案者の所属グループが異なれば同一種類の文書であっても承認ルートが異なりうるため、文書カテゴリＩＤとユーザＩＤに応じて、承認ルートが適切に選択される。 Specifically, the approval route is identified by the approval route ID in the approval route table. Corresponding to each approval route ID, the document category ID, the user ID of the drafter, and the IDs of the examiner and the approver who are approvers on the approval route are registered in advance as necessary. The examiner and the approver are defined by the user ID, unlike the approval rule table. A plurality of approval routes can be defined corresponding to one document category. For example, the approval route “RT001001” and “RT001002” are associated with the document category “FL001”. For example, if the drafter belongs to different groups, the approval route can be different even for the same type of document, and therefore the approval route is appropriately selected according to the document category ID and the user ID.
承認フローに先立って、承認ルート・テーブルの登録処理が実行される。図１５を参照して、承認フロー処理部３３０は、ユーザ・テーブル３１１から取得されるユーザＩＤ、及び、文書テーブル３１４から取得される文書カテゴリＩＤの各組み合わせについて、必要な承認ルートを決定する（Ｓ１５０１）。承認ルートは、文書カテゴリとユーザの組み合わせの内、必要な組み合わせについて決定される（Ｓ１５０２）。承認ルートの決定処理は、上記動的な決定処理と同様に行うことができ、文書−承認ルール・テーブル３１５、承認ルール・テーブル３１３、ユーザ・テーブル３１１、権限テーブル３１２の各テーブルを参照して、承認フロー処理部３３０によって承認ルールが決定される。定義された承認ルートは、ＤＢ管理部３２０を介して、データ・ベース３１０の承認ルート・テーブル（不図示）に登録される（Ｓ１５０３）。全ての必要な組み合わせについて処理を繰り返し、承認ルート・テーブルを完成する。
Prior to the approval flow, an approval route table registration process is executed. Referring to FIG. 15, the approval
起案者からの文書承認要求の処理において、図１６を参照して、まず起案者が操作クライアント１０２において、承認要求文書の文書カテゴリを選択し、文書データと共に承認フロー・サーバに送信する（Ｓ１６０１）。承認フロー処理部３３０は、起案者のユーザＩＤと起案者が選択した文書カテゴリＩＤを取得すると、この２つのデータをキーとして、承認ルート・テーブルから対応する承認ルートを選択する（Ｓ１６０２）。承認ルート・テーブルから取得した承認ルートに関するデータを下に、承認フロー動作が実行される（Ｓ１６０３）。
In the processing of the document approval request from the drafter, referring to FIG. 16, the drafter first selects the document category of the approval request document in the operation client 102 and transmits it to the approval flow server together with the document data (S1601). . Upon obtaining the drafter's user ID and the document category ID selected by the drafter, the approval
図１７は、承認ルート・テーブルの他の例を示している。本例の承認ルートは、文書カテゴリとグループの組み合わせによって定義される。各承認ルートＩＤに対応して、文書カテゴリＩＤ、グループＩＤ、及び、承認ルート上の承認者である検図者及び決裁者のＩＤそれぞれが、必要に応じて予め登録されている。検図者及び決裁者は、ユーザＩＤによって定義されている。 FIG. 17 shows another example of the approval route table. The approval route in this example is defined by a combination of a document category and a group. Corresponding to each approval route ID, the document category ID, the group ID, and the IDs of the examiner and the approver who are the approvers on the approval route are registered in advance as necessary. The examiner and the approver are defined by the user ID.
承認フローに先立って、承認ルート・テーブルの登録処理が実行される。図１８を参照して、承認フロー処理部３３０は、ユーザ・テーブル３１１から取得するグループＩＤ及び文書テーブル３１４から取得される文書カテゴリＩＤの各組み合わせについて、必要な承認ルートを決定する（Ｓ１８０１）。決定された気味あわせについて承認ルートを決定、定義する（Ｓ１８０２）。承認ルートの決定は、上記と同様に処理することができるは、ＤＢ管理部３２０を介して、データ・ベース３１０の承認ルート・テーブルに承認ルートが登録される（Ｓ１８０３）。全ての必要な組み合わせについて処理を繰り返し、承認ルート・テーブルを完成する。
Prior to the approval flow, an approval route table registration process is executed. Referring to FIG. 18, the approval
起案者からの文書承認要求の処理において、図１９を参照して、まず起案者が文書テーブルに登録されている文書カテゴリから承認要求文書を選択し、承認フロー・サーバに送信する（Ｓ１９０１）。承認フロー処理部３３０は、すでに取得している起案者のユーザＩＤを使用して、グループＩＤをユーザ・テーブルから決定する。起案者が選択した文書カテゴリＩＤとグループＩＤをキーとして、承認ルート・テーブルから対応する承認ルートを選択する（Ｓ１９０２）。承認ルート・テーブルから取得した承認ルートに関するデータを基に、承認フロー動作が実行される。以上のように承認ルートを予め登録しておくことによって、起案処理後の承認ルート設定処理を省略することができ、効率的な承認フロー処理を行うことができる。
In the process of the document approval request from the drafter, referring to FIG. 19, the drafter first selects an approval request document from the document category registered in the document table and transmits it to the approval flow server (S1901). The approval
１０１ 承認フロー・サーバ、１０２ 操作クライアント、３１０ データ・ベース、３１１ ユーザ・テーブル、３１２ 権限テーブル、３１３ 承認ルール・テーブル、３１４ 文書テーブル、３１５ 文書−承認ルール・テーブル、３１６ 文書登録フォルダ、３２０ データ・ベース管理部、３３０ 承認フロー処理部、３４０ 承認フロー・データ通信部、３５０ ブラウザ 101 Approval flow server, 102 Operation client, 310 Data base, 311 User table, 312 Authority table, 313 Approval rule table, 314 Document table, 315 Document-Approval rule table, 316 Document registration folder, 320 Data Base management unit, 330 Approval flow processing unit, 340 Approval flow / data communication unit, 350 Browser
Claims (13)
起案者システムから、前記承認文書の文書カテゴリを特定するデータを取得するステップと、
前記起案者システムから、起案者が属する複数のグループから選択されたグループを特定するデータを取得するステップと、
予め登録されたテーブルから、権限によって承認者を特定する承認ルールであって前記文書カテゴリに対応する承認ルールを選択するステップと、
前記グループを特定するデータによって特定されたグループに属するユーザであって、前記決定された承認ルールの権限に対応するユーザを、予め登録されたテーブルから選択するステップと、
を有する承認ルート決定方法。 In an electronic approval system that executes an electronic document approval flow, a method for determining an approval route of an approval document requested for approval,
Obtaining data identifying the document category of the approved document from the drafter system;
Obtaining from the drafter system data identifying a group selected from a plurality of groups to which the drafter belongs;
Selecting an approval rule corresponding to the document category, which is an approval rule for identifying an approver by authority from a pre-registered table;
Selecting a user who belongs to the group specified by the data for specifying the group and corresponds to the authority of the determined approval rule from a pre-registered table;
An approval route determination method having:
前記グループを特定するデータは、前記表示された複数のグループから選択されたグループを特定する、請求項１に記載の承認ルート決定方法。 The drafter system further comprises displaying the plurality of groups,
The approval route determination method according to claim 1, wherein the data specifying the group specifies a group selected from the plurality of displayed groups.
前記起案者が複数のグループに属する場合、前記起案者システムにグループを特定するための画面を表示することを要求するステップと、
をさらに備える請求項２に記載の承認ルート決定方法。 Determining from the data identifying the drafter obtained from the drafter system that the drafter belongs to a plurality of groups;
If the drafter belongs to a plurality of groups, requesting the drafter system to display a screen for identifying the group;
The approval route determination method according to claim 2, further comprising:
起案者システムから、前記承認文書の文書カテゴリを特定するデータを取得するステップと、
前記起案者システムから、起案者が属する複数のグループから選択されたグループを特定するデータを取得するステップと、
権限によって承認者を特定する承認ルールであって、前記文書カテゴリに対応する承認ルールを決定するステップと、
前記グループを特定するデータによって特定されたグループに属するユーザから、前記決定された承認ルールの権限に対応するユーザを特定するステップと、
を実行させるプログラム。 In an electronic approval system that executes an approval flow for an electronic document, a program for causing a computer to execute a process for determining an approval route of an approval document that is requested to be approved.
Obtaining data identifying the document category of the approved document from the drafter system;
Obtaining from the drafter system data identifying a group selected from a plurality of groups to which the drafter belongs;
An approval rule for identifying an approver by authority, and determining an approval rule corresponding to the document category;
Identifying a user corresponding to the authority of the determined approval rule from users belonging to the group identified by the data identifying the group;
A program that executes
前記グループを特定するデータは、前記表示された複数のグループから選択されたグループを特定する請求項４に記載のプログラム。 And executing a step of requesting display of the plurality of groups in the drafter system,
The program according to claim 4, wherein the data for specifying the group specifies a group selected from the plurality of displayed groups.
起案者システムから、前記承認文書の文書カテゴリを特定するデータを取得するステップと、
予め登録されているテーブルから、権限によって承認者を特定する承認ルールであって前記文書カテゴリに対応する承認ルールを選択するステップと、
起案者が属する複数のグループにおいて前記文書カテゴリによって特定されるグループのユーザから、前記決定された承認ルールの権限に対応するユーザを、予め登録されているテーブルから選択するステップと、
を有する承認ルート決定方法。 In an electronic approval system that executes an electronic document approval flow, a method for determining an approval route of an approval document requested for approval,
Obtaining data identifying the document category of the approved document from the drafter system;
Selecting an approval rule corresponding to the document category, which is an approval rule for identifying an approver by authority from a pre-registered table;
Selecting, from a pre-registered table, a user corresponding to the authority of the determined approval rule from the users of the group specified by the document category in a plurality of groups to which the drafter belongs;
An approval route determination method having:
起案者システムから、前記承認文書の文書カテゴリを特定するデータを取得するステップと、
権限によって承認者を特定する承認ルールであって前記文書カテゴリに対応する承認ルールを決定するステップと、
起案者が属する複数のグループにおいて前記文書カテゴリによって特定されるグループのユーザから、前記決定された承認ルールの権限に対応するユーザを特定するステップと、
を実行させるプログラム。 A program for causing a computer to execute a process for determining an approval route of an approval document requested to be approved.
Obtaining data identifying the document category of the approved document from the drafter system;
Determining an approval rule for identifying an approver by authority and corresponding to the document category;
Identifying a user corresponding to the authority of the determined approval rule from a group of users specified by the document category in a plurality of groups to which the drafter belongs;
A program that executes
起案者システムから、前記承認文書の文書カテゴリを特定するデータを取得するステップと、
権限によって承認者を特定する承認ルールであって、前記文書カテゴリに対応する承認ルールを予め登録されたテーブルから選択するステップと
前記起案者システムから取得したデータに基づき、前記文書が属するグループを、予めテーブルの同一カテゴリに登録された、組織を構成する部門及び部門から独立して構成されるプロジェクトから選択するステップと、
選択されたグループに属するユーザから、前記選択された承認ルールの権限に対応するユーザを特定するステップと、
を有する、承認ルート決定方法。 A method for determining an approval route of an approval document requested for approval in an electronic approval system that executes an approval flow of an electronic document in an organization,
Obtaining data identifying the document category of the approved document from the drafter system;
An approval rule for identifying an approver by authority, the step of selecting an approval rule corresponding to the document category from a pre-registered table, and a group to which the document belongs based on data acquired from the drafter system, Selecting from the departments that are registered in the same category of the table in advance and that are configured independently from the departments that make up the organization;
Identifying a user corresponding to the authority of the selected approval rule from users belonging to the selected group;
An approval route determination method.
起案者システムから、前記承認文書の文書カテゴリを特定するデータを取得するステップと、
権限によって承認者を特定する承認ルールであって、前記文書カテゴリに対応する承認ルールを決定するステップと
起案者から取得したデータに基づき、前記文書が属するグループを、組織を構成する部門及び部門から独立して構成されるプロジェクトを含む群から選択するステップと、
選択されたグループに属するユーザから、前記決定された承認ルールの権限に対応するユーザを特定するステップと、
を実行させるプログラム。 A program for causing a computer to execute a process for determining an approval route of an approval document requested to be approved.
Obtaining data identifying the document category of the approved document from the drafter system;
An approval rule for identifying an approver by authority, the step of determining an approval rule corresponding to the document category, and the group to which the document belongs is determined from the departments and departments constituting the organization based on the data acquired from the drafter. Selecting from a group comprising independently configured projects;
Identifying a user corresponding to the authority of the determined approval rule from users belonging to the selected group;
A program that executes
組織を構成する部門及び部門から独立して構成されるプロジェクトを同一カテゴリ内に記憶するグループ・テーブルと、
文書カテゴリと対応して権限によって承認者を特定する承認ルールを記憶する承認ルール・テーブルと、
ユーザと当該ユーザが属するグループを特定するユーザ・テーブルと、
起案者システムから、前記承認文書の文書カテゴリを特定するデータを取得する手段と、
前記前記文書カテゴリに対応する承認ルールを前記承認ルール・テーブルから選択する手段と
前記起案者システムから取得したデータに基づき、前記文書が属するプロジェクトを、前記グループ・テーブルから選択する手段と、
前記ユーザ・テーブルに基づき、前記選択されたプロジェクトに属するユーザから、前記決定された承認ルールの権限に対応するユーザを決定する手段、
として機能させるためのプログラム。 In the electronic approval system that executes the approval flow of electronic documents in the organization,
A group table for storing departments constituting an organization and projects configured independently from the departments in the same category;
An approval rule table that stores approval rules that identify approvers by authority in correspondence with document categories;
A user table that identifies the user and the group to which the user belongs;
Means for obtaining data identifying the document category of the approved document from the drafter system;
Means for selecting an approval rule corresponding to the document category from the approval rule table; means for selecting a project to which the document belongs based on data acquired from the drafter system; from the group table;
Means for determining a user corresponding to the authority of the determined approval rule from users belonging to the selected project based on the user table;
Program to function as.
起案者システムから、前記承認文書の文書カテゴリを特定するデータを取得するステップと、
権限によって承認者を特定する承認ルールを、前記文書カテゴリに対応して予めテーブルに登録された複数の承認ルールから、前記起案者システムから取得したデータに応じて選択するステップと、
前記グループを特定するデータによって特定されたグループに属するユーザであって、前記選択された承認ルールの権限に対応するユーザを、予め登録されたテーブルから選択するステップと、
を有する承認ルート決定方法。 In an electronic approval system that executes an electronic document approval flow, a method for determining an approval route of an approval document requested for approval,
Obtaining data identifying the document category of the approved document from the drafter system;
Selecting an approval rule for identifying an approver according to authority from a plurality of approval rules registered in advance in a table corresponding to the document category according to data acquired from the drafter system;
Selecting a user who belongs to the group specified by the data for specifying the group and corresponds to the authority of the selected approval rule from a pre-registered table;
An approval route determination method having:
起案者システムから、前記承認文書の文書カテゴリを特定するデータを取得するステップと、
権限によって承認者を特定する承認ルールを、前記文書カテゴリに対応する複数の承認ルールから前記起案者システムから取得したデータに応じて決定するステップと、
前記グループを特定するデータによって特定されたグループに属するユーザであって、前記決定された承認ルールの権限に対応するユーザを特定するステップと、
を有するプログラム。 A program for causing a computer to execute a process for determining an approval route of an approval document requested to be approved.
Obtaining data identifying the document category of the approved document from the drafter system;
Determining an approval rule for identifying an approver by authority according to data acquired from the drafter system from a plurality of approval rules corresponding to the document category;
Identifying users belonging to the group identified by the data identifying the group and corresponding to the authority of the determined approval rule;
A program with
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