JP2004355520A - Business activity support method and business activity support program - Google Patents

Abstract

<P>PROBLEM TO BE SOLVED: To allow persons taking charge of subjects, work conditions of the persons, etc. to be easily recognized by referring to a work DB in a business activity support method and a business activity support program for supporting works executed by accepting subjects relating to business. <P>SOLUTION: The method has steps of; registering indicated distributed contents and persons taking charge in the work DB provided in a common area, correspondingly to subjects in response to a distribution indication and designation of persons taking charge; automatically informing the persons of distributed contents correspondingly to the registration; and recursively repeating processing of making the informed persons confirm informed distributed contents by referring to the work DB and registering distributed contents and persons taking charge in the work DB in response to distribution support and designation of the persons about the distributed contents when necessary. <P>COPYRIGHT: (C)2005,JPO&NCIPI

Description

【０００１】
【発明の属する技術分野】
本発明は、業務に関する案件を受付けて行う作業を支援する業務活動支援方法および業務活動支援プログラムに関するものである。
【０００２】
【従来の技術】
従来、１つの案件が発生した場合、当該案件の担当者（受付者）は、自分で回答が可能であれば１人で当該案件に対する作業を行って回答を返答するが、１人で解決できなければ当該担当者の知識内で１つの作業としてあるいは作業を複数に分割して他の人に依頼する。依頼された人は、案件の担当者と同様に、自分が回答可能であれば１人で作業を行い、１人で解決できない、あるいは手一杯であるなどの理由で、当該依頼された人の知識内で他の人に作業を代ってもらったり、更に、作業を分割するなどして複数の人との共同作業で解決したりしていた。例えばコンタクトセンタでは、顧客からのコンタクト窓口の担当者がＦＡＱシステムなどを利用してその場で回答できる場合には当該案件に回答し、回答できないときは他の部署に問合せて依頼したりなどしていた。
【０００３】
これらの際に、担当者は顧客から依頼された案件について他の人に依頼したときは自身のパソコンなどに記憶したりし、更に依頼を受けた人は自身のパソコンに記憶したりしていた。
【０００４】
また、共同で文書を作成していくような協調作業の場合には、文書を作成する作業（タスク）の情報（タスク情報）と、タスク間の関係と、タスクのために必要な情報（文書）へポイントを公開文書として管理することで、各自の分担タスクを決めてネットワーク上の共有格納領域を通じて交換し合いながらまとめ、文書を作成していく技術がある（特許文献１）
【０００５】
【特許文献１】
特開平１０−６３７４７号公報の〔００１０〕から〔００１３〕および図１など参照。
【０００６】
【発明が解決しようとする課題】
しかし、上述した前者では、案件を受付けた担当者、更に、当該担当者から依頼を受けた他の担当者などがそれぞれ他の担当者に個別に案件の作業依頼を電子メールなどで通知したり、管理したりする必要があり、大変であると共に、案件を受付けた担当者が依頼した他の担当者の案件の作業状況を問合せたりする手間などが必要となってしまうという問題があった。
【０００７】
また、上述した後者のワークフロー管理では、上述した案件を受付けた担当者が自身で作業あるいは他の複数の担当者に分割依頼したり、更に他の担当者が自身で作業あるいは他の担当者に分割依頼したりする際に、その通知および管理が大変などの問題があった。
【０００８】
本発明は、これらの問題を解決するため、案件を受付けた担当者が当該案件および振り分けたときの振分内容、担当者を共有域の作業ＤＢに階層構造で自動登録および担当者に自動通知すると共に、各担当者が案件の作業状況（未着手、作業中、完了など）を当該作業ＤＢに登録し、作業ＤＢを参照して案件を担当する担当者、作業状況などを簡易に把握可能にすることを目的としている。
【０００９】
【課題を解決するための手段】
図１を参照して課題を解決するための手段を説明する。
【００１０】
図１において、システム１は、プログラムに従い各種処理を実行するものであって、ここでは、受付手段１１、振分手段１２、登録手段１３、通知手段１４、作業状況管理手段１５、作業ＤＢ１６などから構成されるものである。
【００１１】
受付手段１１は、業務に関する案件を受付けるものである。
振分手段１２は、受付けた案件を担当者に振り分けたり、作業を指定された担当者に振分けたりなどするものである。
【００１２】
登録手段１３は、案件、振分けされた作業、担当者などを作業ＤＢ１６に登録したりなどするものである。
【００１３】
通知手段１４は、振分指示された担当者などに通知するものである。
とうろ
作業状況管理手段１５は、案件および作業の状況を管理するものである。
【００１４】
作業ＤＢ１６は、案件、案件を振り分けた作業、担当者および作業状況などを登録して管理するものである。
【００１５】
次に、動作を説明する。
システム１を構成する受付手段１１が顧客からの業務に関する案件の依頼を受付け、振分手段１２が受付けた案件について振分指示および担当者の指定に対応して共有域に設けた作業ＤＢ１６に当該案件に対応づけて指示された振分内容および担当者を登録し、通知手段１４が作業ＤＢ１６に登録された担当者に振分内容を自動通知し、通知を受けた担当者が作業ＤＢ１６を参照して通知された振分内容を確認し、必要に応じて当該振分内容について振分指示および担当者の指定を行うと、作業ＤＢに振分内容および担当者を登録して通知することを再帰的に繰り返すようにしていている。
【００１６】
この際、登録手段１３が案件に対応づけて振分内容および担当者を階層構造で作業ＤＢ１６に登録するようにしている。
【００１７】
また、作業ＤＢ１６中の案件および当該案件の振分内容に対応づけて、作業状況（未着手、作業中、完了などの状況）を登録するようにしている。
【００１８】
また、作業状況管理手段１５が作業ＤＢ１６中の案件および当該案件の振分内容の作業状況を参照し、所定期日に間に合いそうにない案件あるいは当該案件の振分内容の担当者に作業催促を通知するようにしている。
【００１９】
また、作業ＤＢ中の案件および当該案件の振分内容について履歴を保存するようにしている。
【００２０】
従って、案件を受付けた担当者が当該案件および振り分けたときの振分内容、担当者を共有域の作業ＤＢ１６に階層構造で自動登録および担当者に自動通知すると共に、案件の作業状況（未着手、作業中、完了など）を当該作業ＤＢに登録することにより、作業ＤＢ１６を参照して案件を担当する担当者、作業状況などを簡易に把握などすることが可能となる。
【００２１】
【発明の実施の形態】
次に、図１から図８を用いて本発明の実施の形態および動作を順次詳細に説明する。
【００２２】
図１は、本発明のシステム構成図を示す。
図１において、システム１は、プログラムをコンピュータにローディングして起動し、ネットワーク２を介して複数の端末３と接続し、各種処理を実行するものであって、ここでは、受付手段１１、振分手段１２、登録手段１３、通知手段１４、作業状況管理手段１５、作業ＤＢ１６、担当ＤＢ１７、およびユーザマスタ１８などから構成されるものである。
【００２３】
受付手段１１は、顧客が端末３を操作してネットワーク２を介してシステム１に接続し、業務に関する案件を依頼したときに当該案件を受付けるものであって、例えばコールセンタなどのシステムであり、受付けた案件を作業ＤＢ１６に登録したり、担当ＤＢ１７を検索して該当担当者に通知したりなどするものである。
【００２４】
振分手段１２は、受付けた案件について、振分内容および担当者が指定されたときに、作業ＤＢ１６に案件の振分内容（作業）を当該案件に対応づけて階層構造で登録したり、担当者（振分担当者）を登録しりなどするものである。
【００２５】
登録手段１３は、案件、振分けされた作業、担当者などを作業ＤＢ１６に登録したりなどするものである。
【００２６】
通知手段１４は、案件、案件の振分内容、担当者（案件の担当者、案件を降り分けた作業の担当者）が作業ＤＢ１６に登録されたときに、自動的に担当者に案件および振分内容（作業）を電子メールなどで通知するものである。
【００２７】
作業状況管理手段１５は、作業ＤＢ１６に階層構造で登録された案件、振分内容（作業）の作業状況（未着手、作業中、作業完了など）を登録して管理したり、期限が近づいたときに催促の電子メールを担当者に通知したりなどするものである。
【００２８】
作業ＤＢ１６は、案件、案件を振り分けた振分内容（作業）、担当者および作業状況を登録して管理するものである（例えば図４（ｂ）参照）。
【００２９】
担当ＤＢ１７は、案件（作業、商談カテゴリなど）に対応づけて担当者を登録したものである（例えば図４の（ａ）参照）。
【００３０】
ユーザマスタ１８は、担当者の通知先（電子メールアドレス）、権限（作業ＤＢ１６に登録された案件、作業（振分内容）、履歴などの参照、更新などの権限）を登録したものである。
【００３１】
次に、図２のフローチャートの順番に従い、図１の構成の動作を詳細に説明する。
【００３２】
図２は、本発明の動作説明フローチャートを示す。システムは図１のシステム１に対応する。端末（顧客Ｘ，受付者２など）は、図１で、顧客Ｘ，受付者２が操作する端末３にそれぞれ対応する。
【００３３】
図２において、Ｓ１は、顧客Ｘが商談相談を行う。
Ｓ２は、システムが案件を登録する。
【００３４】
Ｓ３は、受付・確認する。これらＳ１、Ｓ２、Ｓ３は、顧客Ｘが端末３を操作してネットワーク（あるいは公衆回線）を介してセンタのシステム１に接続し、業務に関する案件である、ここでは、商談をシステム１側の受付者（営業担当者）などと行い、受付者が顧客Ｘの商談内容を案件として確認し作業ＤＢ１６に登録する。
【００３５】
Ｓ４は、担当検索する。これは、受付けた案件について、後述する図４の（ａ）の担当ＤＢ１７を検索して担当者を検索（ここでは、担当者Ａと検索）する。
【００３６】
Ｓ５は、振分指示する。これは、Ｓ４で検索した担当者に受付けた案件の振分指示する。
【００３７】
Ｓ６は、システム１が作業登録する。これは、作業ＤＢ１６中の案件にＳ５で振分指示された担当者を登録する。
【００３８】
Ｓ７は、作業通知を行う。これは、Ｓ６で作業ＤＢ１６に登録した担当者に電子メールなどで当該登録した作業指示を通知する。
【００３９】
Ｓ８は、状況更新する。これな、Ｓ６で作業ＤＢ１６に登録した作業について当該担当者の状況を更新、ここでは、作業指示した状態なので未着手に更新する。
【００４０】
Ｓ９は、作業確認する。これは、Ｓ７で通知を受けた担当者Ａ（例えば図６、図７で後述する中村課長）が端末３を操作して共有域の作業ＤＢ１６を参照し、自身（担当者Ａ）に振り分けられた作業を確認する。
【００４１】
Ｓ１０は、作業指示を行う。これは、Ｓ９で通知を受けた担当者Ａ（中村課長）が、例えば担当者Ａ１（前田）と担当者Ａ２（加藤）の２人に振り分けて作業指示を行う。
【００４２】
Ｓ１１は、システム１が作業登録する。これは、後述する図７の（ｃ）の右側に示すように、担当者Ａ１（前田）と作業内容（振分内容）を作業ＤＢ１６に登録する。同様に、担当者Ａ２（加藤）と作業内容（振分内容）を作業ＤＢ１６に登録する。
【００４３】
Ｓ１２は、作業通知する。これは、Ｓ１１で登録した担当者Ａ１，Ａ２に作業内容（振分内容）をそれぞれ電子メールで通知する。
【００４４】
Ｓ１３は、状況更新する。これは、Ｓ１２で通知した担当者Ａ１，Ａ２の作業状況を更新、ここでは、通知した直後であるので、未着手に更新する。
【００４５】
Ｓ１４は、作業確認する。これは、通知を受けた担当者Ａ１が作業ＤＢ１６を参照し、振り分けられた作業（振分内容）を確認する。
【００４６】
Ｓ１５、Ｓ１６は、担当者Ａ１が作業回答し、システム１が回答登録する。これらは、担当者Ａ１が振り分けられた作業を行い、作業回答を作業ＤＢ１６に登録する。
【００４７】
Ｓ１７は、回答通知する。これは、作業ＤＢ１６に作業回答が登録されたことに対応して、回答通知を、ここでは、担当者Ａに電子メールなどで自動的に行う。
【００４８】
Ｓ１８は、状況更新する。これは、回答登録したことに対応して作業ＤＢ１６中の回答登録された作業の状況を回答済み（作業完了）と更新する。
【００４９】
Ｓ１９は、回答確認する。これは、電子メールなどで通知を受けた上位担当者（ここでは、担当者Ａ）が下位の担当者Ａ１に降り分けた作業が完了したことを確認する。
【００５０】
Ｓ２０は、Ｓ７で作業通知された、ここでは、担当者Ｂが確認する。
Ｓ２１は、回答確認する。これは、担当者ＢがＳ１７で回答通知された内容を確認する。
【００５１】
Ｓ２２は、作業確認する。これは、Ｓ１２で作業通知を受けた担当者、ここでは、担当者Ａ２が降り分けられた作業について、作業ＤＢ１６を参照して確認する。
【００５２】
Ｓ２３、Ｓ２４は、担当者Ａ２が作業回答し、システム１が回答登録する。これらは、担当者Ａ２が振り分けられた作業を行い、作業回答を作業ＤＢ１６に登録する。
【００５３】
Ｓ２５は、回答通知する。これは、作業ＤＢ１６に作業回答が登録されたことに対応して、回答通知を、ここでは、担当者Ａ、Ｂに電子メールなどで自動的に行う。
【００５４】
Ｓ２６は、状況更新する。これは、回答登録したことに対応して作業ＤＢ１６中の回答登録された作業の状況を回答済み（作業完了）と更新する。
【００５５】
Ｓ２７は、回答確認する。これは、電子メールなどで通知を受けた上位担当者（ここでは、担当者Ａ）が下位の担当者Ａ２に降り分けた作業が完了したことを確認する。
【００５６】
Ｓ２８は、Ｓ７で作業通知された、ここでは、担当者Ｂが確認する。
Ｓ２９は、担当者Ｂが顧客対応する。これは、担当者Ｂが当該案件について必要に応じて顧客との対応を行う。
【００５７】
Ｓ３０、Ｓ３１は、作業回答し、回答登録する。これらは、担当者Ｂが顧客への作業回答を作成して（まとめて）作業ＤＢ１６に登録する。
【００５８】
Ｓ３２は、回答通知する。これは、回答が作業ＤＢ１６に登録された旨を電子メールなどで、こでは、担当者Ａ，受付者Ｚに通知する。
【００５９】
Ｓ３３は、状況更新する。案件の状況を更新（ここでは、回答登録済みなどと更新）する。
【００６０】
Ｓ３４は、通知を受けた受付者Ｚが案件の回答登録済みを確認する。
Ｓ３５、Ｓ３６、Ｓ３７は、通知を受けた担当者Ａが回答確認し、作業回答を作業ＤＢ１６に登録する。
【００６１】
Ｓ３８は、回答通知する。
Ｓ３９は、状況更新する。作業ＤＢ１６中の案件の状況を、回答登録済みに更新する。
【００６２】
Ｓ４０は、回答確認する。これは、受付け者Ｚが案件の回答登録済みを確認する。そして、顧客に案件の回答を送付などする。
【００６３】
以上によって、顧客から業務に関する案件を受付けた場合に、共有域に設けた作業ＤＢ１６に当該案件、担当者を登録すると担当者に自動通知し、更に、通知を受けた担当者が当該案件の作業を振り分けて作業ＤＢ１６に階層的に登録すると自動的に振分内容（作業）を振分指示された担当者に自動通知することを繰り返すと共に、通知を受けた各担当者は作業を行い、作業回答を作業ＤＢ１６に登録すると作業状況を更新および関係者（上位者など）に回答登録を自動通知することにより、案件を複数の担当者でそれぞれ振り分けて作業を行うことが可能となる共に、作業回答を自動的に関係者が受取って確認したり、更に、作業ＤＢ１６を参照して案件の作業担当者、作業状況を簡易に確認したりすることが可能となる。
【００６４】
図３は、本発明の動作説明フローチャート（状況報告／催促）を示す。
図３において、Ｓ４１は、顧客Ｘが状況確認する。
【００６５】
Ｓ４２は、受付・確認する。これらＳ４１、Ｓ４２は、顧客Ｘが図１の端末３を操作して案件の状況の確認依頼（あるいは電話で案件の状況の確認依頼）を行い、これを受付者Ｚが受付ける。
【００６６】
Ｓ４３は、案件検索する。これは、Ｓ４１、Ｓ４２で受付けた案件について、作業ＤＢ１６を検索して当該案件の状況を表示などさせる。
【００６７】
Ｓ４４は、状況報告する。これは、案件の現状の状況（例えば案件の作業中など）を顧客Ｘに報告（通知）する。
【００６８】
Ｓ４５、Ｓ４６は、催促を登録する。これらは、作業ＤＢ１６から検索して表示させた案件の作業について、遅延している作業（担当者）に催促を登録（作業ＤＢ１６の案件の作業（担当者）催促の情報を登録）する。
【００６９】
Ｓ４７は、催促通知する。これは、Ｓ４６で催促登録したことに対応して、自動的に、該当担当者に作業の催促の電子メールを送付する。
【００７０】
Ｓ４８は、担当者Ａが催促確認する。これは、Ｓ４７で自動送信された催促電子メールを見た担当者Ａが自身に振り分けられた作業について催促を受けた旨を確認する。
【００７１】
Ｓ４９は、作業指示する。これは、Ｓ４８で催促を受けた担当者Ａ、例えば中村課長が当該作業を振り分けて作業指示した担当者Ａ１（前田）に作業指示を通知し、作業を至急実行などさせる。
【００７２】
以上によって、顧客から案件の回答の催促があった場合に、共有域の作業ＤＢ１６を検索して該当案件の作業の作業状況を表示して進捗状況を顧客に回答したり、更に、当該案件の催促を登録すると作業状況の遅延している担当者に催促の電子メールを自動通知して作業の実施を促すことが可能となる。
【００７３】
図４は、本発明のＤＢ例を示す。
図４の（ａ）は、担当ＤＢ例を示す。担当ＤＢ１７は、顧客から依頼のあった案件の担当者を登録したものであって、例えば案件の場合には、図示の下記の情報を対応づけて登録したものである。
【００７４】
・商談カテゴリ：
・担当者：
ここで、商談カテゴリは、案件が商談の場合のものであって、商談のカテゴリとして例えば図示のコンタクトセンタ、ナレッジＰＫＧなどに対応づけて担当者（ここでは。受付担当者）を登録したものである。担当者は商談カテゴリに属する顧客からの案件があった場合に最初に担当者する担当者である。当該担当者は更に適切な担当者に案件の作業を振り分けて指示などする。
【００７５】
以上のように、案件である、例えば商談カテゴリに対応づけて担当者（受付担当者）を登録することにより、顧客からの案件について該当カテゴリの担当者が受付けて作業を振り分けて該当担当者に作業実施させることが可能となる。
【００７６】
図４の（ｂ）は、作業ＤＢ例を示す。作業ＤＢ１６は、共有域に設けて担当者がそれぞれ参照可能なものであって、ここでは、図示の下記の情報を対応づけて登録したものである。
【００７７】
・作業種別：
・依頼ＩＤ：
・状況：
・タイトル：
・作業者：
・依頼元：
・上位作業者：
・回答：
・その他（案件、作業の期限など）：
ここで、作業種別は案件、作業の種別であって、案件は顧客から依頼を受けた業務に関する案件であり、作業は案件の回答を作成するために必要な振り分けた作業である。依頼ＩＤは顧客から依頼された案件のＩＤおよび振り分けた作業に付与した枝番をあわせて階層構造にしたものである。状況は案件および作業の状況（未着手、着手、作業中、終了などの作業状況）である。タイトルは案件、作業に付与したタイトルである。作業者は案件、作業を担当する作業者である。依頼元は上位の依頼元である。上位作業者は上位の作業者である。回答は作業の回答結果のＩＤである（当該ＩＤに対応づけて実際の回答結果が登録されている）。その他（案件、作業の期限など）は、案件、作業などの期限を登録したものであって、期限が近づいても状況に作業終了が登録されていなかったり、回答が登録されていなかったりすると、自動的に催促電子メールを送付するためのものである。
【００７８】
以上のように、案件および案件に対応づけて振り分けた作業を階層構造で登録すると共に案件、作業毎に状況、作業者、依頼元、上位作業者、回答などを作業ＤＢ１６に登録して管理することにより、各担当者は共有域の作業ＤＢ１６を検索して表示し、案件、作業の担当者、状況、回答などを容易に認識することが可能となると共に、顧客に作業状況を返答したり、遅延した作業について催促したりすることが可能となる。
【００７９】
図４の（ｃ）は、ユーザＤＢ例を示す。ユーザＤＢ１８は、ユーザの対応づけて図示の情報を対応づけて登録したものである。
【００８０】
・氏名：
・通知先：
・権限：
・その他：
ここで、氏名は担当者の氏名である。通知先は担当者（氏名）に案件、振り分けられた作業などを通知する通知先であって、例えば電子メールアドレスである。権限は、作業ＤＢ１６に登録されている内容を参照、更新する権限を登録したものである（例えば各担当者は自身の作業、回答、状況などを更新可能であり、上位担当者は下位担当者（依頼した担当者）の作業、回答、状況などを更新可能であるという権限である）。
【００８１】
図５は、商談案件の例を示す。これは、顧客から依頼を受けた業務に関する案件のうちの、商談に関する例であって、図示の下記の情報を設定したものである。
【００８２】
・案件名：
・商談ＩＤ：
・商談状況：案件依頼
・起案日時：
・商談のきっかけ：
・商談規模：
・商談内容：
・添付ファイル：資料１，２
・締め切り：
・最終更新日時：
・最終更新者：
・最終更新者部署：
・最終更新者役職：
・その他：
以上のように、案件が商談の場合に、その内容を顧客から依頼を受けて設定することにより、商談の受付けを行うことが可能となる。そして、商談内容について、既述した図４の（ａ）の担当ＤＢ１７を検索して担当者を抽出し、当該抽出した担当者に図５の商談案件を通知することが可能となる。通知を受けた担当者が自身あるいは作業を振り分けて該当担当者に依頼などする（図２参照）。
【００８３】
次に、図６および図７を用い、案件を複数の作業に振り分けおよび担当者を指定して作業ＤＢ１６に登録し、登録された担当者に作業を自動通知するときの手順を詳細に説明する。
【００８４】
図６および図７は、本発明の説明図を示す。
図６の（ａ）は、図４の（ｂ）の▲１▼の案件、２つの作業を作業ＤＢ１６に登録したときの状態を模式的に示す。右側に作業ＤＢ１６を階層構造的に示し、上段から
・Ａ０５９ 渡邊（受付者Ｚ）
カスタマセンターシステムの構築および導入
・Ａ０５９−０００２ 岸田（担当者Ｂ）
商談対応
・Ａ０５９−０００１ 中村課長（担当者Ａ）
提案書作成
と表示されている（図４の（ｂ）の▲３▼の３つのエントリの情報、図２の上段の受付者Ｚ，担当者Ｂ，Ａ参照）。
【００８５】
左側の画面は、中村課長（担当者Ａ）の作業”提案書作成”の作業内容を表示したものである。
【００８６】
以上の状態で、中村課長（担当者Ａ）がここでは、前田（担当者Ａ１）に作業を振り分ける場合には、上段の選択ボタンからここでは、”作業依頼”を選択すると、図６の（ｂ）の画面の内容の未表示の画面が表示される。
【００８７】
図６の（ｂ）は、振り分ける作業、担当者〔前田）の内容を入力した状態を示す。中村課長（担当者Ａ）は、振り分ける作業の内容、担当者である”前田”などを入力して図示の状態にする。そして、下段の登録ボタンを押下すると、作業ＤＢ１６に図６の（ｂ）の振分け作業、担当者Ａ１（前田）が追加登録され、図７の（ｃ）の右側の状態ＤＢ１６を模式的に表した第４段目のエントリに、図６の（ｂ）の内容が追加登録されると共に、中村課長（担当者Ａ）の作業状況が作業中に更新される。
【００８８】
図７の（ｃ）は、中村課長（担当者Ａ）が前田（担当者Ａ１）と作業を追加登録した後の状態を示す。右側の作業ＤＢ１６を模式的に表した第４行目に前田（担当者Ａ１）と作業状況”未着手”が追加登録されている。また、左側の画面は、作業情報を示す。
【００８９】
以上のように、中村課長（担当者Ａ）が図６の（ａ）の作業依頼を受けた状態で、図６の（ｂ）に振り分ける作業および担当者Ａ１（前田）を入力して登録ボタンを押下すると、図７の（ｃ）のように作業ＤＢ１６に当該中村課長（担当者Ａ）の下に追加登録（階層構造で下に追加登録）すると共に、中村課長（担当者Ａ）の作業状況を作業中に自動更新することが可能となる。
【００９０】
図８は、本発明の説明図（作業、回答、履歴）を示す。
図８の（ａ）は、作業Ａ１の例を示す。これは、前田（担当者Ａ１）が振り分けられた作業１の例であって、作業ＤＢ１６の案件の当該作業１に対応づけて登録されているものである。
【００９１】
図８の（ｂ）は、作業回答の例を示す。
図８の（ｂ−１）は、作業履歴（作業Ａ１）の例を示す。図示の３つが作業Ａ１の作業履歴として作業ＤＢ１６の作業Ａ１に対応づけて蓄積されている様子を示す。
【００９２】
図８の（ｂ−２）は、図８の（ｂ−１）の最上段の正式回答の詳細内容の例を示す。
【００９３】
以上のように、作業毎に作業履歴を作業ＤＢ１６の案件の該当作業に対応づけて登録しておくことにより、作業の過去の履歴を必要に応じて表示し、作業の行われた過程や作業開始時に有効な情報として利用して作業を迅速に行うことなどが可能となる。
【００９４】
（付記１）
業務に関する案件を受付けて行う作業を支援する業務活動支援方法において、受付けた案件について、振分指示および担当者の指定があったときに、共有域に設けた作業ＤＢに当該案件に対応づけて指示された振分内容および担当者を登録するステップと、
前記登録したことに対応して該当担当者に振分内容を自動通知するステップと、
前記通知を受けた担当者が前記作業ＤＢを参照して通知された振分内容を確認し、必要に応じて当該振分内容について振分支持および担当者の指定があったときに当該作業ＤＢに当該振分内容および担当者を登録することを再帰的に繰り返すステップと
を有する営業活動支援方法。
【００９５】
（付記２）
前記案件に対応づけて振分内容および担当者を階層構造で前記作業ＤＢに登録したことを特徴とする付記１記載の営業活動支援方法。
【００９６】
（付記３）
前記作業ＤＢ中の案件および当該案件の振分内容に対応づけて、作業状況（未着手、作業中、完了などの状況）を登録することを特徴とする付記１あるいは付記２記載の営業活動支援方法。
【００９７】
（付記４）
前記作業ＤＢ中の案件および当該案件の振分内容の作業状況を参照し、所定期日に間に合いそうにない案件あるいは当該案件の振分内容の担当者に作業催促を通知することを特徴とする付記１から付記３のいずれかに記載の営業活動支援方法。
【００９８】
（付記５）
前記作業ＤＢ中の案件および当該案件の振分内容について履歴を保存したことを特徴とする付記１から付記４のいずれかに記載の営業活動支援方法。
【００９９】
（付記６）
業務に関する案件を受付けて行う作業を支援する業務活動支援プログラムにおいて、
コンピュータに、
受付けた案件について、振分指示および担当者の指定があったときに、共有域に設けた作業ＤＢに当該案件に対応づけて指示された振分内容および担当者を登録するステップと、
前記登録したことに対応して該当担当者に振分内容を自動通知するステップと、
前記通知を受けた担当者が前記作業ＤＢを参照して通知された振分内容を確認し、必要に応じて当該振分内容について振分支持および担当者の指定があったときに当該作業ＤＢに当該振分内容および担当者を登録することを再帰的に繰り返すステップと
して動作させる営業活動支援プログラム。
【０１００】
【発明の効果】
以上説明したように、本発明によれば、案件を受付けた担当者が当該案件および振り分けたときの振分内容、担当者を共有域の作業ＤＢ１６に階層構造で自動登録および担当者に自動通知すると共に、各担当者が案件の作業状況（未着手、作業中、完了など）を当該作業ＤＢに登録する構成を採用しているため、共有域の作業ＤＢ１６を参照して案件を担当する担当者および各担当者の作業状況を簡易に把握などすることが可能となると共に、顧客からの案件の進捗状況の問合せ時に作業ＤＢ１６を参照して迅速に進捗状況を回答したり、作業の実施を催促したりなどすることが可能となる。
【図面の簡単な説明】
【図１】本発明のシステム構成図である。
【図２】本発明の動作説明フローチャートである。
【図３】本発明の動作説明フローチャート（状況報告／催促）である。
【図４】本発明のＤＢ例である。
【図５】本発明の商談案件の例である。
【図６】本発明の説明図（依頼、その１）である。
【図７】本発明の説明図（依頼、その２）である。
【図８】本発明の説明図（作業、回答、履歴）である。
【符号の説明】
１：システム
１１：受付手段
１２：振分手段
１３：登録手段
１４：通知手段
１５：作業状況管理手段
１６：作業ＤＢ
１７：担当ＤＢ
１８：ユーザＤＢ
２：ネットワーク
３：端末[0001]
TECHNICAL FIELD OF THE INVENTION
The present invention relates to a business activity support method and a business activity support program for supporting work performed by accepting an item related to a business.
[0002]
[Prior art]
Conventionally, when one case occurs, the person in charge of the case (recipient) responds to the case by himself if he can answer himself, but he can solve it alone. If not, the request is made to another person as one work or divided into a plurality of works within the knowledge of the person in charge. The requested person, like the person in charge of the case, works by himself if he / she can answer, and because the person cannot solve the problem or is full, They had other people take over the work within their knowledge, and they also split the work and solved it in collaboration with multiple people. For example, in a contact center, if a contact person in charge of a customer can respond on the spot using a FAQ system, etc., he / she will respond to the matter concerned. I was
[0003]
At this time, the person in charge stored the information on his or her personal computer when he or she requested another person for the case requested by the customer, and the person who received the request stored it on his or her personal computer. .
[0004]
In the case of collaborative work in which a document is created jointly, information on the task (task) for creating the document (task information), relationships between the tasks, and information necessary for the task (document) There is a technique for creating a document by managing points as public documents, deciding tasks to be assigned to each person, exchanging the shared tasks through a shared storage area on a network, and creating a document (Patent Document 1).
[0005]
[Patent Document 1]
See [0010] to [0013] of JP-A-10-63747 and FIG.
[0006]
[Problems to be solved by the invention]
However, in the former case described above, the person in charge of accepting the matter, and other persons in charge of the request from the person in charge, individually notify the other persons in charge of the work request of the matter by e-mail or the like. However, there is a problem that the person in charge of receiving the case has to work to inquire about the work status of the case of another person requested by the person in charge of receiving the case.
[0007]
Also, in the latter workflow management described above, the person in charge of accepting the above-mentioned matter works on his own or requests a division to a plurality of other persons, or another person works on his own or assigns another person. When making a division request, there has been a problem that the notification and management are difficult.
[0008]
According to the present invention, in order to solve these problems, the person in charge of receiving the case automatically assigns the contents of the case and the distribution of the case and the person in charge to the work DB in the shared area in a hierarchical structure, and automatically notifies the person in charge. At the same time, each person can register the work status of the matter (not started, working, completed, etc.) in the work DB and refer to the work DB to easily grasp the person in charge of the matter, work status, etc. It is intended to be.
[0009]
[Means for Solving the Problems]
Means for solving the problem will be described with reference to FIG.
[0010]
In FIG. 1, a system 1 executes various processes according to a program. In this example, a system includes a receiving unit 11, a distribution unit 12, a registration unit 13, a notification unit 14, a work status management unit 15, a work DB 16, and the like. It is composed.
[0011]
The receiving means 11 receives an item related to a business.
The distribution means 12 distributes the received matter to a person in charge, or distributes the work to a designated person in charge.
[0012]
The registration means 13 is for registering the case, the assigned work, the person in charge, and the like in the work DB 16.
[0013]
The notifying means 14 is for notifying the person in charge who has been instructed to sort.
Toro work status management means 15 manages the status of a case and work.
[0014]
The work DB 16 registers and manages a case, a work to which the case is sorted, a person in charge, a work state, and the like.
[0015]
Next, the operation will be described.
The receiving means 11 of the system 1 receives a request for a case relating to a business from a customer, and the work DB 16 provided in the shared area in response to the distribution instruction and the designation of the person in charge of the case received by the distribution means 12. The distribution contents and the person in charge instructed in association with the case are registered, and the notification means 14 automatically notifies the person in charge registered in the work DB 16 of the distribution contents, and the person who received the notification refers to the work DB 16. After confirming the distribution contents notified and specifying the distribution instruction and the person in charge for the distribution contents as required, the distribution contents and the person in charge are registered in the work DB and notified. I try to repeat it recursively.
[0016]
At this time, the registration means 13 registers the distribution contents and the person in charge in the work DB 16 in a hierarchical structure in association with the case.
[0017]
In addition, the work status (status such as “not started”, “work in progress”, “completed”, etc.) is registered in association with the case in the work DB 16 and the distribution contents of the case.
[0018]
Further, the work status management means 15 refers to the work status in the work DB 16 for the case and the distribution contents of the case, and urges a person who is not likely to be in time for the predetermined date or a person in charge of the distribution contents of the case. I am trying to notify you.
[0019]
In addition, a history of the matter in the work DB and the distribution contents of the matter is stored.
[0020]
Therefore, the person in charge of receiving the case automatically registers the matter and the distribution contents when the case is distributed, the person in charge in the work DB 16 in the shared area in a hierarchical structure, and automatically notifies the person in charge of the case. , Working, completed, etc.) in the work DB, it is possible to easily grasp the person in charge of the matter, the work status, and the like with reference to the work DB 16.
[0021]
BEST MODE FOR CARRYING OUT THE INVENTION
Next, the embodiment and operation of the present invention will be sequentially described in detail with reference to FIGS.
[0022]
FIG. 1 shows a system configuration diagram of the present invention.
In FIG. 1, a system 1 loads a program into a computer, starts the program, connects to a plurality of terminals 3 via a network 2, and executes various kinds of processing. It comprises means 12, registration means 13, notification means 14, work status management means 15, work DB 16, charge DB 17, user master 18, and the like.
[0023]
The accepting means 11 is for accepting a case when the customer operates the terminal 3 to connect to the system 1 via the network 2 and requests a matter relating to the business, and is, for example, a system such as a call center. The registered matter is registered in the work DB 16, or the responsible DB 17 is searched to notify the corresponding person in charge.
[0024]
When the distribution contents and the person in charge are specified for the received case, the distribution means 12 registers the distribution contents (work) of the case in the work DB 16 in a hierarchical structure in association with the case, The person (distributor) is registered.
[0025]
The registration means 13 is for registering the case, the assigned work, the person in charge, and the like in the work DB 16.
[0026]
The notifying means 14 automatically notifies the person in charge of the case and the assignment when the matter, the contents of the assignment of the case, and the person in charge (the person in charge of the case, the person in charge of the work that separated the case) are registered in the work DB 16. The content (work) is notified by e-mail or the like.
[0027]
The work status management unit 15 registers and manages the work status (unstarted, in progress, completed, etc.) of the matter and distribution contents (work) registered in the work DB 16 in a hierarchical structure, or the deadline is approaching. Sometimes, a reminder e-mail is notified to the person in charge.
[0028]
The work DB 16 is for registering and managing the matter, the distribution contents (work) to which the matter is assigned, the person in charge, and the work status (for example, see FIG. 4B).
[0029]
The charge DB 17 is for registering a charge in association with a case (work, negotiation category, etc.) (see, for example, FIG. 4A).
[0030]
The user master 18 has registered therein a notification destination (e-mail address) and a right (a right registered in the work DB 16 such as a case, a work (distribution content), a reference to a history, and an update).
[0031]
Next, the operation of the configuration of FIG. 1 will be described in detail according to the order of the flowchart of FIG.
[0032]
FIG. 2 is a flowchart illustrating the operation of the present invention. The system corresponds to system 1 in FIG. The terminals (customer X, receptionist 2, etc.) correspond to the terminals 3 operated by the customer X and receptionist 2 in FIG.
[0033]
In FIG. 2, in step S1, the customer X consults the negotiation.
In step S2, the system registers the case.
[0034]
In S3, reception and confirmation are performed. These S1, S2, and S3 are cases in which the customer X operates the terminal 3 to connect to the center system 1 via a network (or a public line), and is a business-related matter. The receptionist confirms the negotiation contents of the customer X as a case and registers it in the work DB 16.
[0035]
In step S4, a responsible search is performed. In this case, for the received case, the responsible person 17 is searched by searching the responsible DB 17 of FIG. 4A described later (here, the person in charge A is searched).
[0036]
S5 issues a distribution instruction. This instructs the person in charge searched in S4 to sort the received case.
[0037]
In step S6, the system 1 registers the work. This registers the person in charge assigned in S5 to the case in the work DB16.
[0038]
In step S7, a work notification is issued. This notifies the person in charge registered in the work DB 16 in S6 of the registered work instruction by e-mail or the like.
[0039]
In step S8, the status is updated. However, the status of the person in charge of the work registered in the work DB 16 in S6 is updated. In this case, since the work has been instructed, the status is updated to “not started”.
[0040]
In step S9, the operation is confirmed. This is because the person in charge A (for example, Manager Nakamura, which will be described later with reference to FIGS. 6 and 7), which has been notified in S7, operates the terminal 3 to refer to the work DB 16 in the shared area and is assigned to himself (person in charge A). Check your work.
[0041]
S10 issues a work instruction. In this case, the person in charge A (Manager Nakamura), who has been notified in S9, assigns work instructions to, for example, person A1 (Maeda) and person A2 (Kato).
[0042]
In S11, the system 1 registers the work. This registers the person in charge A1 (Maeda) and the work contents (distribution contents) in the work DB 16 as shown on the right side of FIG. Similarly, the person in charge A2 (Kato) and the work contents (distribution contents) are registered in the work DB 16.
[0043]
In step S12, the operation is notified. This notifies the persons A1 and A2 registered in S11 of the work contents (distribution contents) by e-mail.
[0044]
In step S13, the status is updated. This is to update the work statuses of the persons in charge A1 and A2 notified in S12. In this case, immediately after the notification, the work status is updated to “not started”.
[0045]
In step S14, the operation is confirmed. In this case, the person in charge A1 who has received the notification refers to the work DB 16 and confirms the assigned work (contents of distribution).
[0046]
In S15 and S16, the person in charge A1 answers the work, and the system 1 registers the answer. In these operations, the person in charge A1 performs the assigned work, and registers the work answer in the work DB 16.
[0047]
In step S17, a reply is notified. In this case, in response to the registration of the work answer in the work DB 16, a reply notification is automatically sent to the person in charge A here by e-mail or the like.
[0048]
In step S18, the status is updated. This updates the status of the work whose answer is registered in the work DB 16 to “answered (work completed)” in response to the answer registration.
[0049]
A step S19 checks the answer. This confirms that the work in which the higher-level staff (in this case, the manager A) notified by e-mail or the like has descended to the lower-level staff A1 has been completed.
[0050]
In S20, the work is notified in S7. Here, the person in charge B confirms the work.
A step S21 checks the answer. In this case, the person in charge B confirms the content of the response notification in S17.
[0051]
In step S22, the operation is confirmed. This is because the person in charge who received the work notification in S12, here, the person in charge, A2, confirms the separated work by referring to the work DB16.
[0052]
In S23 and S24, the person in charge A2 answers the work, and the system 1 registers the answer. For these, the person in charge A2 performs the assigned work, and registers the work answer in the work DB 16.
[0053]
In step S25, a response is notified. In this case, in response to the registration of the work answer in the work DB 16, a reply notification is automatically sent to the persons in charge A and B here by e-mail or the like.
[0054]
In step S26, the status is updated. This updates the status of the work whose answer is registered in the work DB 16 to “answered (work completed)” in response to the answer registration.
[0055]
A step S27 checks the answer. This is to confirm that the work in which the higher-level person (in this case, the person in charge A) notified by e-mail or the like has descended to the lower-level person in charge A2 has been completed.
[0056]
In step S28, the work is notified in step S7, and here, the person in charge B confirms.
In step S29, the person in charge B handles the customer. In this case, the person in charge B responds to the customer as necessary for the case.
[0057]
In steps S30 and S31, the work is answered and registered. For these, the person in charge B creates a work answer to the customer (collectively) and registers it in the work DB 16.
[0058]
In step S32, a response is notified. In this case, the fact that the answer has been registered in the work DB 16 is notified by an e-mail or the like.
[0059]
In step S33, the status is updated. Update the status of the matter (in this case, update to answer registered etc.).
[0060]
In S34, the receiver Z who has received the notification confirms that the answer to the matter has been registered.
In S35, S36, and S37, the person in charge A who has received the notification confirms the answer, and registers the work answer in the work DB 16.
[0061]
In step S38, a reply is notified.
In step S39, the status is updated. The status of the case in the work DB 16 is updated to “response registered”.
[0062]
In step S40, the answer is confirmed. This confirms that the recipient Z has already registered the answer to the case. Then, a response to the case is sent to the customer.
[0063]
As described above, when an item related to a business is received from a customer, the relevant person and the person in charge are registered in the work DB 16 provided in the common area, and the person in charge is automatically notified. When the distribution is performed and registered hierarchically in the work DB 16, the contents of the distribution (work) are automatically notified automatically to the person in charge of the distribution, and each person who receives the notification performs the work. When the answer is registered in the work DB 16, the work status is updated and the related person (such as a superior) is automatically notified of the answer registration, so that the work can be distributed to a plurality of persons, and the work can be performed. It is possible for the concerned person to automatically receive and confirm the answer, and to easily confirm the person in charge of the matter and the work status with reference to the work DB 16.
[0064]
FIG. 3 is a flowchart for explaining the operation of the present invention (status report / reminder).
In FIG. 3, in S41, the customer X checks the situation.
[0065]
S42 accepts and confirms. In these steps S41 and S42, the customer X operates the terminal 3 in FIG. 1 to make a request for confirmation of the status of the case (or a request for confirmation of the status of the case by telephone), and the recipient Z accepts the request.
[0066]
In step S43, a case is searched. In this case, the work DB 16 is searched for the case accepted in S41 and S42, and the status of the case is displayed.
[0067]
A step S44 reports the situation. This reports (notifies) the current situation of the case (for example, the case where the case is being worked on) to the customer X.
[0068]
In steps S45 and S46, a reminder is registered. These registers the reminder to the delayed work (person in charge) for the work of the matter searched and displayed from the work DB 16 (registers the information of the reminder of the work (person in charge) of the matter in the work DB 16).
[0069]
In step S47, a reminder is issued. In response to the reminder registration in S46, an e-mail for a reminder to work is automatically sent to the relevant person.
[0070]
In S48, the person in charge A confirms the reminder. This confirms that the person in charge A who saw the reminder e-mail automatically transmitted in S47 has received a reminder for the work assigned to him / her.
[0071]
S49 gives a work instruction. This means that the person in charge A, for example, the section manager Nakamura who received the reminder in S48, notifies the work instruction to the person in charge A1 (Maeda) who assigned the work and instructed the work, and executed the work immediately.
[0072]
As described above, when the customer prompts for the answer of the matter, the work DB 16 in the common area is searched, the work status of the work of the corresponding matter is displayed, and the progress is answered to the customer. When the reminder is registered, it is possible to automatically notify the reminder e-mail to the person in charge of the work situation and to prompt the person to perform the work.
[0073]
FIG. 4 shows a DB example of the present invention.
FIG. 4A shows an example of the charge DB. The charge DB 17 is for registering a person in charge of a case requested by a customer. For example, in the case of a case, the charge DB 17 is registered in association with the following information shown in the figure.
[0074]
・ Business category:
・ Contact person:
Here, the negotiation category is a case where the matter is a negotiation, and a person in charge (here, a person in charge of reception) is registered as the category of the negotiation, for example, in association with the illustrated contact center, knowledge PKG, or the like. is there. The person in charge is the person in charge first when there is an item from a customer belonging to the negotiation category. The person in charge assigns and directs the work of the case to an appropriate person in charge.
[0075]
As described above, by registering a person in charge (receptionist) in association with a case, for example, an negotiation category, the person in charge of the relevant category accepts a case from a customer, sorts work, and assigns the work to the person in charge. Work can be performed.
[0076]
FIG. 4B shows an example of the work DB. The work DB 16 is provided in the shared area and can be referred to by each person in charge. In this case, the following information shown in the drawing is registered in association with the information.
[0077]
・ Work type:
・ Request ID:
·Status:
·title:
·worker:
・ Requester:
・ Top workers:
·Answer:
・ Others (items, work deadlines, etc.):
Here, the work type is a case and a work type. The case is a case related to a job requested by a customer, and the work is a work that is allocated to create a response to the case. The request ID has a hierarchical structure in which the ID of the case requested by the customer and the branch number assigned to the assigned work are combined. The status is the status of the project and the work (work status such as unstarted, started, in progress, and finished). The title is the title given to the case and the work. The worker is a worker who is in charge of the matter and the work. The requester is a higher-order requester. The upper worker is the upper worker. The answer is the ID of the answer to the work (the actual answer is registered in association with the ID). Others (Matters, work deadlines, etc.) are for registering deadlines for matters, works, etc., and if the deadline is approaching, if the work end is not registered in the situation or the answer is not registered, This is for automatically sending a reminder e-mail.
[0078]
As described above, the matter and the work assigned to the matter are registered in a hierarchical structure, and the situation, the worker, the requester, the upper worker, the answer, and the like are registered and managed in the work DB 16 for each matter. Thereby, each person in charge can search and display the work DB 16 in the common area, easily recognize the matter, the person in charge of the work, the situation, the answer, etc., and reply to the customer about the work situation. It is possible to urge about the delayed work.
[0079]
FIG. 4C shows an example of the user DB. The user DB 18 is a database in which the illustrated information is registered in association with the user.
[0080]
·Full name:
·Notification destination:
·Authority:
・ Others:
Here, the name is the name of the person in charge. The notification destination is a notification destination for notifying the person in charge (name) of the matter, the assigned work, and the like, and is, for example, an e-mail address. The authority is the authority that refers to and updates the contents registered in the work DB 16 (for example, each person in charge can update his / her own work, answer, situation, etc. (The person in charge of the request) can update the work, answer, status, etc.)
[0081]
FIG. 5 shows an example of a negotiation matter. This is an example relating to a negotiation among the items relating to the business requested by the customer, and is set with the following information shown in the figure.
[0082]
·Project Title:
・ Business ID:
-Business negotiation status: Item request-Draft date:
・ Opportunities for negotiations:
・ Business scale:
・ Business contents:
・ Attached file: Documents 1 and 2
·deadline:
·Last Modified:
・ Last updated by:
・ Last updated department:
・ Last updated:
・ Others:
As described above, when the matter is a negotiation, the negotiation can be accepted by setting the content upon receiving a request from the customer. Then, with regard to the contents of the negotiation, it is possible to search for the responsible person DB 17 shown in FIG. 4A and extract the responsible person, and to notify the extracted responsible person of the negotiation matter shown in FIG. The person in charge who received the notification sorts his or her work and makes a request to the person in charge (see FIG. 2).
[0083]
Next, with reference to FIGS. 6 and 7, a procedure for distributing a case to a plurality of works, specifying a person in charge, registering the matter in the work DB 16, and automatically notifying the registered person of the work will be described in detail. .
[0084]
6 and 7 show explanatory views of the present invention.
FIG. 6A schematically shows a state when two cases (1) and two works are registered in the work DB 16 in (b) of FIG. The work DB 16 is shown in a hierarchical structure on the right side. From the top, A059 Watanabe (Recipient Z)
Construction and introduction of customer center system ・ A059-0002 Kishida (person in charge B)
Business negotiations, A059-0001 Nakamura (Manager A)
It is displayed that the proposal is created (see the information of the three entries (3) in FIG. 4 (b), see Recipient Z, Person in charge B, A at the top of FIG. 2).
[0085]
The screen on the left shows the work contents of the work "Proposal creation" by the manager Nakamura (person in charge A).
[0086]
In this state, when the section manager Nakamura (person in charge A) assigns the work to Maeda (person in charge A1), if "work request" is selected from the upper selection button here, (FIG. 6) An undisplayed screen of the contents of the screen of b) is displayed.
[0087]
FIG. 6B shows a state in which the contents of the work to be sorted and the person in charge (Maeda) have been input. The section manager Nakamura (person in charge A) inputs the contents of the work to be sorted, the person in charge, such as "Maeda", and makes the state shown in the figure. Then, when the lower registration button is pressed, the distribution work of FIG. 6B and the person in charge A1 (Maeda) are additionally registered in the work DB 16, and the status DB 16 on the right side of FIG. The contents of FIG. 6B are additionally registered in the entry in the fourth row, and the work status of Manager Nakamura (person in charge A) is updated during the work.
[0088]
FIG. 7C shows a state after the manager Nakamura (person in charge A) has additionally registered work with Maeda (person in charge A1). Maeda (person in charge A1) and the work status “not yet started” are additionally registered in the fourth row schematically representing the work DB 16 on the right side. The screen on the left shows work information.
[0089]
As described above, in the state where the section manager Nakamura (person in charge A) receives the work request in FIG. 6A, the work to be assigned to FIG. 6B and the person in charge A1 (Maeda) are input and the registration button is pressed. When is pressed, as shown in FIG. 7 (c), additional registration (additional registration in a hierarchical structure) under the section manager Nakamura (person A) in the work DB 16 and work by section manager Nakamura (person A) It is possible to automatically update the status while working.
[0090]
FIG. 8 shows explanatory diagrams (operations, answers, and histories) of the present invention.
FIG. 8A shows an example of the work A1. This is an example of work 1 to which Maeda (person in charge A1) is assigned, and is registered in association with the work 1 of the case in the work DB 16.
[0091]
FIG. 8B shows an example of the work answer.
FIG. 8B-1 shows an example of the work history (work A1). The figure shows that the three shown are accumulated as the work history of the work A1 in association with the work A1 in the work DB 16.
[0092]
(B-2) of FIG. 8 shows an example of the detailed content of the formal answer at the top of (b-1) of FIG.
[0093]
As described above, by registering the work history for each work in association with the corresponding work of the case in the work DB 16, the past history of the work is displayed as necessary, and the process and the work performed are performed. It is possible to use the information as effective information at the time of start and to perform work quickly.
[0094]
(Appendix 1)
In a business activity support method for supporting a work performed by accepting a matter related to a work, when a received instruction is designated by a distribution instruction and a person in charge, the received matter is associated with the work DB provided in the common area. Registering the instructed distribution contents and the person in charge;
Automatically notifying the person in charge of the distribution in response to the registration,
The person in charge who received the notification refers to the work DB to check the notified contents of the distribution, and, when necessary, supports the distribution and specifies the work DB when the person in charge is designated. Recursively repeating the registration of the distribution contents and the person in charge in the sales activity support method.
[0095]
(Appendix 2)
The sales activity support method according to claim 1, wherein the contents of the distribution and the person in charge are registered in the work DB in a hierarchical structure in association with the case.
[0096]
(Appendix 3)
The sales activity support according to Supplementary Note 1 or 2, wherein a work status (a status such as “not started”, “work in progress”, “completed”, etc.) is registered in association with the case in the work DB and the contents of distribution of the case. Method.
[0097]
(Appendix 4)
By referring to the work status of the matter and the contents of distribution of the matter in the work DB, a work reminder is notified to a person who is unlikely to meet a predetermined date or a person in charge of the contents of distribution of the matter. The sales activity support method according to any of Supplementary Notes 1 to 3.
[0098]
(Appendix 5)
5. The business activity support method according to any one of supplementary notes 1 to 4, wherein a history of the case and the distribution contents of the case in the work DB is stored.
[0099]
(Appendix 6)
In the business activity support program that supports work that accepts matters related to business,
On the computer,
Registering, in the work DB provided in the shared area, the distribution contents and the person instructed in association with the case when the distribution instruction and the person in charge are specified for the accepted case;
Automatically notifying the person in charge of the distribution in response to the registration,
The person in charge who received the notification refers to the work DB to check the notified contents of the distribution, and, when necessary, supports the distribution and specifies the work DB when the person in charge is designated. A sales activity support program that operates as a step of recursively repeating the registration of the distribution contents and the person in charge.
[0100]
【The invention's effect】
As described above, according to the present invention, the person in charge of accepting a case automatically registers the matter and the contents of the assignment and the person in charge in the work DB 16 of the shared area in a hierarchical structure and automatically notifies the person in charge. In addition, since each staff member is configured to register the work status of the matter (not started, working, completed, etc.) in the work DB, the person in charge of the matter with reference to the work DB 16 in the shared area is used. It is possible to easily grasp the work status of each person and each person in charge, and to promptly reply to the progress status by referring to the work DB 16 when inquiring the progress status of the case from the customer, and to perform the work. It becomes possible to urge and the like.
[Brief description of the drawings]
FIG. 1 is a system configuration diagram of the present invention.
FIG. 2 is a flowchart illustrating the operation of the present invention.
FIG. 3 is a flowchart (status report / reminder) for explaining the operation of the present invention.
FIG. 4 is a DB example of the present invention.
FIG. 5 is an example of a negotiation case of the present invention.
FIG. 6 is an explanatory diagram (request, part 1) of the present invention.
FIG. 7 is an explanatory diagram (request, part 2) of the present invention.
FIG. 8 is an explanatory diagram (operation, answer, history) of the present invention.
[Explanation of symbols]
1: System 11: Receiving means 12: Distributing means 13: Registering means 14: Notification means 15: Work status management means 16: Work DB
17: DB in charge
18: User DB
2: Network 3: Terminal

Claims (5)

業務に関する案件を受付けて行う作業を支援する業務活動支援方法において、受付けた案件について、振分指示および担当者の指定があったときに、共有域に設けた作業ＤＢに当該案件に対応づけて指示された振分内容および担当者を登録するステップと、
前記登録したことに対応して該当担当者に振分内容を自動通知するステップと、
前記通知を受けた担当者が前記作業ＤＢを参照して通知された振分内容を確認し、必要に応じて当該振分内容について振分指示および担当者の指定があったときに当該作業ＤＢに当該振分内容および担当者を登録することを再帰的に繰り返すステップと
を有する営業活動支援方法。In a business activity support method for supporting a work performed by accepting a matter related to a work, when a received instruction is designated by a distribution instruction and a person in charge, the received matter is associated with the work DB provided in the common area. Registering the instructed distribution contents and the person in charge;
Automatically notifying the person in charge of the distribution in response to the registration,
The person in charge who received the notification refers to the work DB to check the notified distribution contents, and, if necessary, specifies a distribution instruction and a person in charge for the distribution contents, and the relevant work DB. Recursively repeating the registration of the distribution contents and the person in charge in the sales activity support method. 前記案件に対応づけて振分内容および担当者を階層構造で前記作業ＤＢに登録したことを特徴とする請求項１記載の営業活動支援方法。2. The sales activity support method according to claim 1, wherein the distribution contents and the persons in charge are registered in the work DB in a hierarchical structure in association with the case. 前記作業ＤＢ中の案件および当該案件の振分内容に対応づけて、作業状況（未着手、作業中、完了などの状況）を登録することを特徴とする請求項１あるいは請求項２記載の営業活動支援方法。3. The business according to claim 1 or 2, wherein a work status (a status such as "not started", "work in progress", and "completed") is registered in association with the case in the work DB and the distribution contents of the case. Activity support method. 前記作業ＤＢ中の案件および当該案件の振分内容の作業状況を参照し、所定期日に間に合いそうにない案件あるいは当該案件の振分内容の担当者に作業催促を通知することを特徴とする請求項１から請求項３のいずれかに記載の営業活動支援方法。By referring to the work status of the case and the distribution contents of the case in the work DB, a work reminder is notified to a person who is not likely to meet a predetermined date or a person in charge of the distribution contents of the case. The business activity support method according to any one of claims 1 to 3. 業務に関する案件を受付けて行う作業を支援する業務活動支援プログラムにおいて、
コンピュータに、
受付けた案件について、振分指示および担当者の指定があったときに、共有域に設けた作業ＤＢに当該案件に対応づけて指示された振分内容および担当者を登録するステップと、
前記登録したことに対応して該当担当者に振分内容を自動通知するステップと、
前記通知を受けた担当者が前記作業ＤＢを参照して通知された振分内容を確認し、必要に応じて当該振分内容について振分支持および担当者の指定があったときに当該作業ＤＢに当該振分内容および担当者を登録することを再帰的に繰り返すステップと
して動作させる営業活動支援プログラム。In the business activity support program that supports work that accepts matters related to business,
On the computer,
Registering, in the work DB provided in the shared area, the distribution contents and the person instructed in association with the case when the distribution instruction and the person in charge are specified for the accepted case;
Automatically notifying the person in charge of the distribution in response to the registration,
The person in charge who received the notification refers to the work DB to check the notified contents of the distribution, and, when necessary, supports the distribution and specifies the work DB when the person in charge is designated. A sales activity support program that operates as a step of recursively repeating the registration of the distribution contents and the person in charge.

Images